ARKIVRUTINER FOR GISKE KOMMUNE. [ajourført oktober 2011]

Transkript

1 1 ARKIVRUTINER FOR GISKE KOMMUNE [ajourført oktober 2011] []

2 2 INNHALD Føremål Omfang Ansvar / mynde Generelt Systemeigar Ansvar for arkivdanning Arkivleiar Ansvar for papirarkiv Ansvar for rutinar Ansvar for tilgjenge og datasikkerheit Roller Arkivtenesta sine roller Avklaring av omgrep Omgrep Forkortingar Lover Overgang til fullelektronisk arkiv Overlappingsperiode Elektronisk arkivkombinert med papirbasert arkiv Oppbevaring av papirdokument i ein overgangsperiode Langtidslagring Postrutinar Postmottak Arkivavgrensing Post til direkte distribusjon Anbod spesielle rutinar ved behandling Mottak, opning og fordeling av post Returpost Behandling av telefaks, elektronisk post og SMS Journalføring Journalføringsplikt Skrivereglar i Websak Oppretting av arkivsak Arkivkode (klassering) Saksansvarleg Saksmappenummer Jf sak (prosjekt) Vedlegg Forfallsdato Avsendar sin referanse Kopi til Tilleggsopplysningar Behandlingskode for saksbehandlarar som ikkje er knytte til Websak Side:

3 Statuskodar Offentlegheit Dokument som ikkje er offentlege Tilgangskoding av dokument og saker Interne dokument generelt Interne dokument og publikum / presse Interne dokument og politikarar Interne dokument og part i sak Dokument som inneheld opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt Unntak på grunn av innhald i eit dokument Oppretting av personregister Personopplysningslova Offentleg journal postliste Krav om offentlegheit Kvalitetssikring av postjournal Publisering av offentleg journal på Intranett og Internett Innsynsrett og tilgjenge Innsynsrett med avgrensa tilgjenge Avslutning og avskriving Utlån av arkivmateriale Bevaring og kassasjon Nødprosedyre ved utilgjengeleg system Definisjonar Intern kontroll / avviksbehandling

4 4 ARKIVRUTINAR FOR GISKE KOMMUNE 1. FØREMÅL Arkivrutinane i Giske kommune skal gi arkivtenesta ei generell rettleiing i det daglege arbeidet med saks- og dokumentbehandlinga. Rutinane skal gi leiarar og saksbehandlarar informasjon om ansvaret og oppgåvene som arkivtenesta har og om det ansvaret som kvar einskild har i offentleg forvaltning. Rutinane skal vere grunnlaget for dei krava som arkivplanen i Giske kommune stiller. Rutinane bygger på lover og forskrifter som har betyding for arkivarbeid og saksbehandling i offentleg sektor. 2. OMFANG Denne rutinen gjeld for alle som skriv saker/brev, inklusive e-post, i Giske kommune. All slik korrespondanse skal skrivast/leggast inn i Websak eller aktuelt fagsystem. Dette gjeld også for tilsette i ytre einingar. 3. ANSVAR / MYNDE 3.1 Generelt Giske kommune brukar arkivsystemet Websak, og all journalføring skal føregå elektronisk. Alle einingar journalfører i same database, og eit dokument vert berre journalført ein stad. Klientopplysningar vert journalførte i eigne fagsystem. Arkivleiar er ansvarleg for det elektroniske arkivet, og har saman med dei arkivansvarlege i fellesekspedisjonen, mynde til å sjå til at alle i organisasjonen følgjer dei vedtekne rutinane. 3.2 Ansvar for arkivdanning I fylgje kommunelova er rådmannen hovudansvarleg for all arkivdanning. Arbeidet med tilrettelegging og oppfølging av arkivtenesta er delegert til arkivleiar. 3.3 Arkivleiar Arkivleiar har ansvar for å kvalitetssikre det elektronisk arkivet. Arkivleiar er ansvarleg for oppdatert og godkjend postjournal på intranett og internett. Arkivleiar har ansvar for å gå gjennom innhaldet i kommunen si offisielle e-postkasse minst ein gonger per dag, og har ansvar for skanning av innkomne dokument og konvertering til arkivformat.

5 5 3.4 Ansvar for papirarkiv Arkivleiar er ansvarleg for alle papirarkiv. 3.5 Ansvar for tilgjenge og datasikkerheit IKT-avdelinga har ansvaret for at kommunen sitt elektroniske sak/arkivsystem er operativt til ei kvar tid, og har ansvar for sikkerheit i form av kontroll av dagleg backup osv. Dette skal fylgjast opp av arkivleiar. 4 ROLLER 4.1 Arkivtenesta sine roller Det viktigaste målet for arkivtenesta er å vere ein god reiskap for saksbehandlarane i det daglege arbeidet. Rask tilgang til dokument og informasjon i saksbehandlinga sparer både tid og pengar. Alle saksdokument skal registrerast i arkivsystemet. Arkivtenesta er også ansvarleg for å sikre arkiv som har monaleg kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan bli tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida. Jf. arkivlova sin formålsparagraf: 1. Som arkivansvarleg /arkivpersonale skal du Ha oversikt over kvar enkelt registrert sak, kven som er saksbehandlar og om saka er under behandling eller avslutta. Fylgje opp saksbehandlinga i samband med journalføring slik at kommunen si postliste er komplett på intranett og internett. Stå føre utlån av saksmapper frå papirarkivet. I samarbeid med IT.avdlinga stå føre informasjon og opplæring i sak/arkivsystemet. kjenne til og arbeide etter lover og reglar som gjeld for arkivarbeid 5 AVKLARING AV OMGREP 5.1 Omgrep Ofte brukte omgrep i arkivrutinane: Websak er Giske kommune sitt system for elektronisk - journalføring - arkiv - saksbehandling Arkivsak inneheld ein eller fleire journalpostar med dei dokumenta som er knytte saman under eit felles saksnummer og sakstittel.

6 6 Journalpost er registrerte opplysningar om eit saksdokument med eventuelle vedlegg. I Websak er ein journalpost alltid knytt til ei arkivsak. Dokument er brev, notat eller anna medium som lagrar informasjon som er relevant for ei sak. Saksdokument med vedlegg som høyrer til, er knytt til ein journalpost. Avskriving av eit dokument vil seie å registrere opplysningar om når og korleis behandlinga av eit inngåande dokument eller internt notat som krev svar, er avslutta. Saksbehandlar er i Websak-samanheng eit samleomgrep for alle som mottek arkivverdige og ikkje journalførte dokument, skriv notat, brev og saker i Websak. Alle som skriv/behandlar brev og dokument for Giske kommune, utøver offentleg mynde på vegne av kommunen, og er saksbehandlarar Det inneber også at den politiske leiinga i kommunen ved ordføraren kjem inn under omgrepet saksbehandlar. 5.2 Forkortingar Forkortingar som ofte er brukte i arkivrutinane: SB saksbehandlar? SA saksansvarleg ARK arkivtenesta LE leiar SF stedfortreder MS møtesekretær RÅD rådmann ORD ordførar 6. LOVER Arkivrutinane har heimel i følgjande lover: Lov om kommunar og fylkeskommunar Formålet med denne lov er å legge til rette for funksjonelt kommunalt og fylkeskommunalt folkestyre, og for ein rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale og fylkeskommunale fellesinteresser innanfor ramma av det nasjonale fellesskap og med sikte på ein bærekraftig utvikling. Forvaltningslova / offentlegheitslova Denne loven gjelder den verksemd som drives av forvaltningsorgan når ikkje anna er bestemt i lov eller i medhald av lov. Som forvaltningsorgan regnast i loven eit kvart organ for stat eller kommune. Private rettssubjekter regnes også som forvaltningsorgan i saker hvor det treffes enkeltvedtak eller utferdiger forskrifter. Private rettssubjekt som mottar driftsstøtte (ca.

7 7 50 % av driftsutgiftene) frå det offentlige, skal når ikkje anna er bestemt med lov eller forskrift gi innsyn etter reglene i denne lov. Personopplysningslova Loven gjelder for personregister og personopplysningar i organ for stat og kommune og i privat næringsverksemd, foreiningar og stiftelsar. Arkivlova Føremålet med denne lova er å trygge arkiv som har monaleg kulturelt eller forskningsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida. Særlover Særlover blir brukte i Giske kommune, men desse blir ikkje tekne med i denne handboka. Denne handboka skal følgjast så sant det ikkje er i strid med særlovene. 7. OVERGANG TIL FULLELEKTRONISK ARKIV 7.1 Overlappingsperiode Det blir oppretta nye arkivdelar som tek over for dei eksisterande. Nye dokument i ei eksisterande sak betyr at ein må flytte heile arkivsaka over i den nye arkivdelen. Kommunen har skanna dokument sidanmedio 2003 så i dei fleste sakene vil alle dokument vere lagra elektronisk. Der det finst dokument som ikkje er skanna, kan dette gjerast ved overflytting. 7.2 Elektronisk arkiv kombinert med papirbasert arkiv Hovudregelen er at alle hovuddokument i ei sak må vere lagra elektronisk for at saka skal vere fullelektronisk. Alle vedlegg knytt til ein journalpost i ei elektronisk sak skal vere lagra elektronisk. Større rapportar og liknande vert arkiverte på papir. Dersom hovuddokumentet er i ein ukurant størrelse og form, skal første sida skannast, og papirversjonen leverast saksbehandlar som seinare leverer dokumentet til arkivtenesta for oppbevaring i arkivdel for papir. Modulen for elektronisk arkiv tillet at deler av saksarkivet framleis vert arkivert på papir. Dersom det er dokument i ei elektronisk sak som er på papir, synleggjer ein dette ved å hake av i avkryssingsboksen papir på sak- eller journalpostnivå. I kommunen vil det vere dokument som må oppbevarast på papir. Eksempel på dette er kontraktar, målebrev og avtalar.

8 8 Merknader vert knytt til det enkelte dokument eller dokumentversjon. 7.3 Oppbevaring av papirdokument i ein overgangsperiode For nye saker som skal lagrast elektronisk, skal papirversjonen av dokumenta i ein prøveperiode oppbevarast i permar etter dokumentdato Før kassasjon av papirdokument skal arkivtenesta simulere ei avlevering av det elektroniske arkivet i samarbeid med IKA. Når prøveperioden er avslutta, vert papirversjonen oppbevart i permar (kasser) etter dokumentdato, og kassert etter avtale med IKA. Det er arkivtenesta som utfører papirarkivering. 7.4 Langtidslagring Alle dokument som skal langtidslagrast, skal lagrast på formata PDF eller TIFF 8. POSTRUTINAR 8.1 Postmottak Rådmannen har bestemt at Giske kommune skal ha eit sentralt postmottak med elektronisk arkivering. All inngåande post til Giske kommune, inklusive ytre einingar, dvs. skular, barnehagar, omsorgsdistrikt og institusjonar, skal leverast til arkivtenesta. Arkivtenesta sorterar, opnar, arkivavgrensar, skannar og journalfører all post til kommunen. 8.2 Arkivavgrensing Med arkivavgrensing meiner ein dokument som fell inn under definisjonen arkiv i 2 i arkivlova, men som ikkje skal saksbehandlast eller har verdi som dokumentasjon. Desse dokumenta blir levert direkte til den saksbehandlar som er ansvarleg for saksområdet. Rundskriv blir ført i eige felt som er oppretta på V-disken til dette føremålet. Første omgang med arkivavgrensing skjer ved grovsortering og fordeling av posten. I samband med postopninga skjer ein ny omgang med arkivavgrensing før journalføring tek til. Iflg. arkivforskrifta 3-19 skal følgjande materiale skillast ut ved arkivavgrensing: Trykksaker Anna mangfalda og allment tilgjengeleg materiale Blankettar som ikkje er utfylte. Det er utgjevaren som har arkivansvaret. Personleg adressert post med mindre det føreligg fullmakt frå medarbeidar som ynskjer at arkivtenesta opnar slik post

9 9 Faktura Post som er adressert til arbeidstakarorganisasjonar C-post/massekorsband Anbod/tilbod som vert journalførte ved anbodsopning Meldingar til lønskontoret, lønsmeldingar/eigenmeldingar/sjukemeldingar Bilag som ikkje er viktig bakgrunnsmateriale til ei sak Førespurnad om informasjonsmateriale så lenge desse ikkje krev offisielle svar Kopiar av inngåande brev når originalen er registrert frå før Melding om adresseendring Reklame/produktopplysningar vert sende til rette vedkomande eller blir kasta Hotell- og reisebestillingar Kursinvitasjonar, - påmeldingar, - stadfestingar Offisielle invitasjonar til kommunen Skriv til generell informasjon med kortvarig verdi (opning av ny bankfilial, rutetabell og liknande. Ikkje arkivverdig e-post E-post som er jobbrelatert, men som ikkje har betyding for saksbehandling eller dokumentasjon Pressemeldingar/ rundskriv / informasjonsmateriell vert registrerte etter behov. All arkivuverdig post blir levert til aktuell mottakar. 8.3 Post til direkte distribusjon I tillegg til all arkivuverdig post, jf. Kap. om arkivavgrensing, skal all post som arkivtenesta tydeleg ser inneheld klientopplysningar leverast direkte til mottakar Anbod spesielle rutinar ved behandling Anbod skal ikkje opnast før dato og klokkeslett for anbodsopninga. Konvolutten vert påført dato og eventuelt klokkeslett for mottak, og levert direkte til ansvarleg instans. Det er viktig å gjere den som gjev anbod merksam på at konvolutten må merkast med Anbod slik at denne ikkje vert opna ved eit uhell. Ansvarleg instans ser til at forskriftene i samband med anbod vert fylgde. Etter anbodsopning skal desse leverast arkivtenesta saman med anbodsprotokollen for journalføring. Ønskjer den som leverer anbod kvittering, vert dette levert straks. 8.4 Mottak, opning og fordeling av post Arkivtenesta opnar all post til kommunen, også e-post til det sentrale postmottaket, jf forskrift om arkiv 3.2. Arkivtenesta vurderer, registrerer og skannar posten i Websak før den blir vidaresend elektronisk til saksbehandlar og eventuelt leiar for fagområdet. Personleg adressert post vert levert uopna til adressaten dersom ein ikkje har inngått avtale med adressaten om at arkivtenesta kan opne slik post. Dette gjeld også post

10 10 som er adressert til politikarar. Dersom skrivet viser seg å vere til kommunen, skal adressaten straks levere posten til arkivtenesta. Same rutine skal brukast for telefaks, SMS-meldingar og elektronisk post. Arkivuverdig materiale vert skilt ut, påført mottattdato, og fordelt utan registrering. Dette er etter forskrift om arkiv 3-19, jf. kap. om arkivavgrensing. Rek. Sending skal opnast med to av arkivpersonalet til stades, og leverast personleg dersom det er referert til namn. Rek. dokument skal påførast REK øvst i venstre hjørne. 8.5 Returpost All post som kjem i retur skal leverast arkivtenesta for vidare behandling. 8.6 Behandling av telefaks, elektronisk post og SMS Telefaks, elektronisk post og SMS skal behandlast som annan post med omsyn til journalføring og arkivering. Kommunen skal ha ei felles e-postadresse og arkivtenesta skal opne denne posten minst 2 gonger pr. dag. Jf. forskrift til arkivlova 3-2 Det er kommunen si offisielle e-postadresse som skal kome fram på malane på utgåande brev og telefaks. Arkivverdig e-post som kjem direkte til saksbehandlar skal straks journalførast og leggast inn i aktuell arkivsak av saksbehandlar, eller sendast arkivet for journalføring. Informasjon som ikkje skal vere offentleg tilgjengeleg, skal ikkje sendast på telefaks. Det same gjeld for e-post dersom ikkje det elektroniske systemet er sikra mot uautorisert innsyn. Dette kan sikrast ved kryptering av dokumenta, jf. Riksarkivarens bestemmelse om dette. 9 JOURNALFØRING 9.1 Journalføringsplikt Etter arkivforskrifta 2-6 første ledd er det journalføringsplikt for alle dokument som etter offentlegheitslova 2 og 3 er å rekne for saksdokument for organet, likeeins dersom dei er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon for kommunen. Dette gjeld også e-post, telefaks og SMS. 9.2 Skrivereglar i Websak Det ligg føre eigne skrivereglar for måten å skrive tittel på sak og dokument i websak. Det same gjeld for forkortingar, dato/tid og språk. 9.3 Oppretting av arkivsak

11 11 Arkivsak er ein eller fleire journalpostar med tilhøyrande dokument som er knytte saman under ein felles identitet. Ei sak kan starte med at nokon utanfrå vender seg til kommunen, skriftleg eller munnleg, eller på initiativ frå kommunen sjølv. Dersom eit dokument ikkje høyrer til ei eksisterande arkivsak, må ny arkivsak opprettast. Arkivet kjem med forslag til arkivkode, og saksbehandlar skal kontrollere at dette er rett. Saksbehandlar som skal opprette ny arkivsak, kan reservere saka sjølv, eller be arkivet om hjelp. Som hovudregel gjeld at den saksbehandlaren som startar ei sak i Websak, skal ha saksansvaret og har også arkivansvaret for saka. Ein journalpost kan syne til fleire dokument, men berre eit kan vere hovuddokument. Eit og same dokument kan knytast til fleire journalpostar via dokumentlinkar Arkivkode (klassering) Giske kommune brukar K-kodar for saksarkivet. Aktuelle kodar på ei sak er objektkode, sekundærkode og tilleggskode. Det er saka som avgjer arkivkoden, og ikkje det enkelte dokument. Saka skal plasserast på emnet det dreier seg om. Dersom saka inneheld fleire emne, er hovudprinsippet at saka vert lagt på hovudemnet. Klassering av sak kan gjerast enten av saksbehandlar eller arkivet. Startar saka med eit eigenprodusert dokument, er det naturleg at saksbehandlar klasserar eller rådfører seg med arkivet. Er fyrste dokumentet i ei sak eit inngåande dokument, er det arkivet som klasserer. I tvilstilfelle skal arkivtenesta rådføre seg med saksbehandlar. Er saksbehandlar usamd i klasseringa, må eventuelle rettingar skje i samråd med arkivet Saksansvarleg Saksansvarleg er den som har totalansvar for å behandle saka. Denne må vere oppretta som saksbehandlar i Websak. Det er systemansvarleg som opprettar saksbehandlarar Saksmappenummer Når det vert oppretta ny sak, er det journalsystemet som automatisk oppretter saksnummer Jf. Sak (prosjekt) Dersom ei oppretta sak har samanheng med eller bør vise til tidlegare oppretta sak, skal ein setje inn kryssreferanse Vedlegg

12 12 Talet på vedlegg skal registrerast. Tittelfeltet skal beskrive innhaldet i vedlegget. Ved behov for ytterligare opplysningar om innhald i vedlegget, skal dette registrerast som merknad. Både tittel og merknadsopplysningar skal vere søkbare. Det er derfor viktig at ein er nøye med tittel og merknad på kvart vedlegg Forfallsdato Dersom forfallsdato er oppført i dokumentet, skal denne registrerast. Er forfallsfrist ikkje nemnd i dokumentet, vert forfallsdato automatisk sett til 3 veker frå journaldato. Forfallsdato må vere påført for at forfallslistene skal vere rette Avsendar sin referanse Denne skal alltid påførast dersom den er påført i eit inngåande skriv med type I Kopi til Inngåande post Arkivtenesta skal registrere kopi internt der dette er logisk. Det er saksansvarleg som har ansvar for at dokumentet blir fordelt rett. Utgåande post Det er saksbehandlar sitt ansvar å fordele elektroniske eigenproduserte dokument Tilleggsopplysningar Her registrerer ein opplysningar som utfyller dokumentbeskrivelsen. Opplysningane vil ikkje kome fram i journalen. Eks.: Motteke dokument som er udatert eller heilt klart feildatert, ved manglande vedlegg, mottek pr. e-post eller faks. 9.4 Statuskodar Saksstatus Journalstatus Ein må ha oppretta arkivsak før ein kan registrere journalpostar som skal knytast til saka. Når saka skal avsluttast, vert ho sperra for alle nye registreringar. J journalført eller kontrollert av arkivtenesta M midlertidig journalført av arkivtenesta S registrert eller ajourført av saksbehandlar eller leder R reservert av saksbehandlar

13 13 B under behandling X saka er unnateke frå prosesstyring (inga oppfølging) U saka går ut F ferdig frå saksbehandlar eller leder, klar for ekspedering E ekspedert av saksbehandlar, leder eller annan instans A registrering vert avslutta etter kvalitetskontroll av arkivtenesta 10 OFFENTLEGHEIT I fylgje kommunelova 4 er kommunen pålagd å drive aktiv informasjon om verksemda si. Det vil seie at kommunen er pålagt å sørgje for at allmenta får tilgang til den informasjonen som er nødvendig for eit levande lokaldemokrati. Ønskje om arbeidsro og frykt for kritikk må ikkje vere til hinder for dette. Meiroffentlegheit skal ligge til grunn ved gradering. Med meiroffentlegheit meiner ein at saker/dokument som i utgangspunktet kan unntakast frå offentlegheit, skal vere offentlege så langt dei ikkje inneheld opplysningar som underlagt teieplikt.. Alle tilsette i kommunen skal derfor praktisere meiroffentlegheit i alle saker/dokument som kan ha interesse for allmenta. Når arkivtenesta journalfører ei sak, skal akrivtenesta alltid foreslå gradering. Det er saksbehandlar sitt ansvar å sjå til at graderinga er påført rett avskjerming og kode, og at dokumentet/saka skal vere unnateke offentlegheit Dokument som ikkje er offentlege Tilgangskoding av dokument og saker Offentlegheitslova sin intensjon er at alle dokument i utgangspunktet skal vere offentlege så sant dei ikkje skal unntakast i medhald av lov. Heile saker skal berre unntakast dersom eit eller fleire dokument er unnateke frå offentlegheit og dei attverande dokumenta gir ei feil framstilling av saka. Skjerming er leiar/saksbehandlar sitt ansvar. Arkivtenesta skal foreslå avskjerming av dokument i samband med journalføring. Saksbehandlar har ansvaret for rett avskjerming. Eit dokument vert tilgjengeleg i den offentlege journalen etter to dagar. Kodar som blir bruket ved unntak av dokument er: U- saker eller dokument underlagt teielplikt. P- saker i personalarkiv PS saker for personalsjef E- elevsaker spes.ped. FS - førskule spes.ped.

14 14 VO vaksenopplæring spes.ped. L- leiarsaker O- offenlig, men ikkje publisert. Saker/dokument har kan også 3 nivå for skjerming. 1- Berre det fysiske dokumentet blir skjerma 2- Det fysiske dokument samt line to i tittelline vert skjerma 3- Det fysiske dokumentett, line 2 og avsender/mottakar vert skjerma Interne dokument generelt Det er viktig å hugs at interne dokument kan ikkje skal unntakast frå offentlegheit, jf. offentlegheitslova Interne dokument og publikum / presse Alle interne dokument av offisiell karakter, interne dokument som er ein del av eit saksframlegg i ei utvalssak og interne dokument som er avgjerande for saksbehandlar sin konklusjon og tilhøyrer arkivsaker som ikkje er unnateke frå offentlegheit i utgangspunktet, skal vere offentlege Interne dokument og politikarar Politikarar skal ha tilgang til, og få oversikt over alle interne dokument som er avgjerande for den saka dei skal eller har vore med på å vedta. Dette gjeld også interne dokument som er unnateke offentlegheit Interne dokument og part i sak Alle partar i ei sak skal i utgangspunktet ha tilgang til alle interne dokument i saka. Det skal vere svært tungtvegande grunnar for at eit internt dokument ikkje skal kunne gjevast ut til partane i ei sak Dokument som inneheld opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt Opplysningar i saker/dokument som er underlagt teieplikt, skal unntakast frå offentlegheit. Hensikta er ikkje å unnata heile dokument frå offentlegheit, men å sørgje for at uvedkomande ikkje får kjennskap til opplysningar som ikkje er offentlege. Ein skal alltid opplyse om lov og som heimlar unntaket. Jf. offentlegheitslova Unntak på grunn av innhald i eit dokument Teieplikt har også som mål å verne om riket si sikkerheit eller hindre at

15 15 opplysningar som kan vere til skade for forretningsmessige tiltak blir offentlege. I einskilde høve kan nyttast på inngåande dokument frå privatpersonar, utan at det Er direkte heimel for det (nettetikk). Dette må vurderast nøye i kvart tilfelle Oppretting av personregister - Personopplysningsloven Registrering av personopplysningar skal vere sakleg grunngjeve. Personalarkivet i kommunen er friteke frå meldeplikt til Datatilsynet. Personopplysningslova 31 fastset når og korleis melding om oppretting av personregister og behandling av personopplysningar skal meldast til Datatilsynet. (Jf. Elles Handbok for informasjonssikkerheit.) 11 OFFENTLEG JOURNAL (POSTLISTE) 11.1 Krav om offentlegheit Alle kan krevje innsyn i offentlege dokument. Utgåande dokument er i utgangspunktet offentlege når dei er ferdigbehandla av saksbehandlar og eventuelt avsende frå kommunen så sant dei ikkje kan unntakas offentlegheit i medhald av lov. Inngåande dokument er offentlege dersom dei ikkje kan unntakas offentlegheit i medhald av lov. Giske kommune sender offentleg postliste til media dagen etter journalføring. Utdrag av offentleg postliste vert lagt ut på internett to dagar etter journalføring Kvalitetssikring av postjournal Rutinar der ein har god oversikt over inn- og utgåande dokument er ein viktig lekk i god forvaltningsskikk. Ei slik oversikt skal vise kva som har hendt i ei sak, og sørgje for at innbyggarane i kommunen sjølv får ivareta sine interesser på ein forsvarleg måte. Arkivleiar eller stedfortreder i arkivtenesta har ansvar for at postjournalen blir kvalitetssikra før den vert lagt ut på internett. Med kvalitetssikring meiner ein kontroll. med at journalen er ført etter dei krav som vert stilte i lov og forskrifter, og at personvernet er ivareteke Publisering av offentleg journal på Intranett og Internett Den offentlege journalen skal løpande vere tilgjengeleg på intranett og internett i tre månadar. Informasjon om alle journalførde dokument vil vise i den offentlege journalen. Eigenproduserte dokument type U, N, X og S vert gjort tilgjengeleg ved at Acos Drum kopierer alle offentlege dokument med ein gitt status over på ein eigen webservar.

16 16 Enkelte arkivdelar er heilt unnateke frå publisering på internett. Dette gjeld personal, skatt, elev, flyktning og lån/tilskot. Overføring av offentleg journal vert generert ein gong pr. arbeidsdag. Programmet vert køyrt med default to døgns forseinking Innsynsrett og til gjenge Innsynsrett for partar vert regulert i forvaltningslova. I 2e vert ein part definert som ein person som ei avgjerd rettar seg mot eller som saka elles gjeld direkte. Forvaltningslova 18 og 19 gir reglar for partane sin rett til å gjere seg kjende med dokumenta i saka. Forvaltningslova 20 tredje ledd, gir reglar om korleis delar av eit dokument kan bli gjort kjent for ein part. Alle dokument som ikkje er unnateke offentlegheit vil av omsyn til innsynsretten bli tilgjengelege på internett. Kommunen legg ikkje ut inngåande skriv sjølv om desse er offentlege. Offentlege inngåande skriv kan ein be om innsyn i via telefon, faks eller e-post Innsynsrett med avgrensa tilgjenge Dersom eit dokument inneheld opplysningar av privat karakter, t.d. personnummer eller duf -nummerr skal dette ikkje leggast ut på Internett. Det skal gå fram at dokumentet kan utleverast ved personleg frammøte i kommunen. Denne type dokument skal ha kode O (off. ikkje publisert) 12 Avslutning og avskriving Når saksbehandlar er ferdig med eit dokument, set han på status F for Ferdig eller E for Ekspedert. Dersom dette er siste dokument i saka, skal arkivet kontrollere og avslutte saka ved å sete A for Avslutt. Saksbehandlar melder frå i merknadsfeltet om at saka skal avsluttast ved å merke av ØA. For dokument som skal arkiverast på papir, er det arkivtenesta som legg saksmappa i arkivet. 13 Utlån av arkivmateriale 17 Ved utlån av saker frå papirarkivet skal det brukast lånekort både fysisk og elektronisk. Utlån av saksmappa skal alltid skje gjennom arkivet. Utlån av materiale skal leverast tilbake innan 4 veker. Når saksbehandlingstida krev av tida blir lengre, må arkivet få melding om dette. Utlånt materiale er lånaren sitt ansvar til lånet er avskrive. Lånaren pliktar å sjå til at mappa er fullstendig og at orden i mappa ikkje blir øydelagt. Når utlånt materiale blir returnert, skal arkivet kontrollere at mappa er fullstendig og avskrive utlånet. Ved vidare utlån skal ein gi melding til arkivet slik at utlån vert endra. I elektronisk journal skal ein nytte utlånsfelt.

17 17 14 Bevaring og kassasjon I eit elektronisk arkiv kan kassasjon av saker der det er angitt kassasjonsår, utførast i ein automatisk operasjon. Ikkje arkivverdige dokument som er lagde i mappa, SGK ikkje journalførte dokument, kan fjernast (arkivavgrensast) av saksbehandlar, eller gjerast om til arkivdokument ved avslutning av saka. Dette skal gjerast i samarbeid med arkivpersonale. Arkivdelar som er papirbaserte vert bevarte/kasserte etter Riksarkivarens sine retningslinjer for bevaring. 15 Nødprosedyre ved utilgjengeleg system Dersom journal- og arkivsystemet er utilgjengeleg over lengre tid enn 48 timar, skal arkivtenesta sete i verk nødprosedyre slik den er beskrive nedanfor. Føring av midlertidig journal Arkivtenesta fører ein midlertidig papirjournal over inn- og utgåande dokument, som inneheld opplysningar som går fram av arkivlova 2-7. Skjema for midlertidig journalføring skal finnast i arkivhandboka. Behandling av innkomne og interne dokument Arkivtenesta registrerer innkomne dokument, både eksterne og interne, i den midlertidige papirjournalen. Deretter vert det teke kopi av originaldokumenta. Originalen vert oppbevart i arkivet til nødprosedyren er avslutta og dokumentet kan registrerast i Websak. Kopien vert påført påskrifta Dokumentet manglar saks- og dokumentnummer og er ikkje skanna på grunn av at systemet nede. Dokumentet blir lagt inn i systemet så snart det er mogeleg. Kopiane vert deretter fordelte til saksbehandlar. Når systemet igjen er tilgjengeleg, registrerer ein originaldokumenta i Websak på grunnlag av den midlertidige journalen. Dokumentet blir påført sak- og dokumentnummer frå Websak og arkivdel og saksbehandlar frå den midlertidige journalen. Dokumenta vert så skanna og fordelte til saksbehandlar. Saksbehandlar kasserar kopiane så framt desse ikkje er påførte noteringar som er av betyding for saka. I så fall må kopien arkiverast, eventuelt må påføringane registrerast som merknader i Websak. Behandling av utgåande dokument Saksbehandlar produserar dokumenta i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller anna hensiktsmessig system. Som referanse ( vår ref. ) registrerer saksbehandlar saksnummer der dokumentet inngår i ei sak som er oppretta. For nye saker eller saker der saksnummer ikkje er tilgjengeleg registrerer ein løpenummer. Løpenummeret får ein ved å vende seg til arkivtenesta.

18 18 Arkivkopi i papirform av det utgåande dokumentet vert sendt til arkivtenesta. Arkivtenesta journalfører dei utgåande dokumenta i den midlertidige journalen. Når systemet igjen er tilgjengeleg, registrerer arkivtenesta utgåande dokument i Websak på grunnlag av kopi av dokumenta og registreringane i den midlertidige papirjournalen. Dokumenta vert knytte til elektronisk arkiv enten ved skanning av kopiane av utgåande dokument eller ved å arkivere dei elektroniske filene. 16 DEFINISJONAR Arkiv: Dokument som ein mottek eller produserer som ledd i verksemda. Oppbevaringsstad for arkiv. Arkivansvarleg: Den som har det daglege ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ, og som leiar organet si arkivteneste. Jf Arkivbegrensning: Å halde utanfor eller fjerne frå arkivet dokument som ikkje skal saksbehandlast eller har verdi som dokumentasjon. (Arkivforskrifta 3-18) Arkivdanning: Å danne eller skape arkiv. Arkivdel: Ein vilkårleg definert del av eit arkiv, der alt materialet er inndelt og ordna etter eit og Same ordningsprinsipp som primærkode. Kan vere identisk med ein arkivserie. Arkivformat: Standardisert format for elektronisk lagring og langtidslagring av dokument. Arkivnøkkel: System for ordning av arkiv. I Giske kommune brukar vi K-kodar. Arkivplan: Samla oversikt over arkiv og arkivfunksjonar i eit organ. Arkivsak: Inneheld ein eller fleire journalpostar med dokument som høyrer til denne, og som er knytt saman med ein felles identitet (saksnummer). Arkivskapar: Ei organisatorisk eining eller ein person som skapar arkiv som lekk i ei verksemd. Depotarkiv: Eldre eller avslutta arkiv i medhald til arkivforskrifta 5. Dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lytting, framvising eller overføring. Dokumentasjon: Dokument som stadfestar eller syner, dvs. dokumenterer at ei handling har funne stad. Elektronisk dokument: Eit dokument som er lagra på eit elektronisk medium og tilrettelagt for gjenfinning prossesering og kommunikasjon med hjelp av ein datamaskin.

19 19 Elektronisk lagring: Lagring av dokument og annan arkivrelatert informasjon, på eit godkjent elektronisk medium. Elektronisk saksgang: At saksgangen vert styrt, kontrollert og dokumentert i eit elektronisk system. Format: Organisering og koding av teikn, struktur og layoout i eit elektronisk dokument. Fysisk utforming av eit dokument (vanlegvis på papir). Gradering: Påføring av kode etter lov og instruks for å skjerme mot uautorisert innsyn. Journalføring: Systematisk og fortløpande registrering av opplysningar i ein journal om inn- og utgåande dokument samt interne dokument som inngår i saksbehandlinga. Journalpost: Ei enkel registrering i ein journal, dvs. opplysningane om eit saksdokument med Eventuelle vedlegg. I elektroniske journalar skal ein journalpost alltid vere knytt til ei sak. Klassering: Påføre eit saksdokument arkivkode etter arkivnøkkelen. NOARK: Standart for elektronisk journal- og arkivsystem. Offentleg journal / postliste: Ein kopi av journalen som vert lagt fram m.a. for media og på kommunen si heimeside Opplysningar som er unnateke frå offentlegheit er kryssa ut. Part: Person eller verksemd som ei avgjerd rettar seg mot. Partsinnsyn: At den som er part i ei sak får gjere seg kjend med innhaldet i dokumenta. Personregister: Etter personopplysningslova 2, register m. m. der personopplysningar er lagra systematisk slik at ein kan finne igjen opplysningane om den enkelte. Postliste: Ei liste over journalførde saksdokument som er mottekne i eit visst tidsrom. Presedens: Prinsipielt viktig avgjerd som er regeldannande for behandling av liknande saker. Restanse: Motteke dokument som ikkje er avskrive. Sak: Sjå forklaring på arkivsak. Ein må ikkje blande saman arkivsak og politisk sak. Sakarkiv: Den delen av arkivet som inneheld saksdokument som er ordna etter arkivnøkkel. Saksjournal: Journal der journalpostane alltid er knytte til ei sak og ordna etter saker. Skanning: Omforming (konvertering) av eit papirdokument til eit digitalt (elektronisk) Bildeformat.

20 20 Utval: Felles uttrykk på kollegiale organ som styre, råd, komite og utval jf. Arkivforskrifta INTERN KONTROLL / AVVIKSBEHANDLING Rådmannen vil i samarbeid med arkivtenesta føre kontroll med at denne rutinen vert Fylgd. Dette vert først og fremst kontrollert av arkivtenesta som sørgjer for å avslutte saker, og rett arkivering av alle saker og dokument, men også ved å ta ut rapportar og brukarstøtte. Ved avvik kontaktar ein ansvarleg leiar/saksbehandlar for å sikre rutinen og rett bruk av WebSak Godkjent dato Revidert dato Endring Godkjent av Revidert av Arkivgruppe Pkt lagt inn kodar for skjerming Arkivleiar