Topp Kvalitet Ren Idrettsglede

Transkript

1 Husk at uansett rolle man har så representerer man Vind Idrettslag. Vi blir alltid målt etter hvordan vi møter- og opptrer ovenfor våre gjester. Er vi blide og imøtekommende ovenfor alle og forståelsesfulle om noen har noe negativt å komme med, så får alle en positiv opplevelse. «You only get one chance to make a good first impression Oscar Wilde Funksjonsbeskrivelser Ansvarlige Turneringsleder. Koordinere cupkomiteen Innkalle til, lede møter og lage referater Kontakt mot media Melde inn cup/påmelding Innkalling til cup møte Sørge for at alle gruppeledere får gjennomført sine oppgaver til riktig tid. Rune Sørmo, Salgssteder: a) Kiosk Vindhytta. b) Grilltelt 1 utenfor Vindhytta. c) Grilltelt 2 på ballsletta. d) Kafételt på ballsletta. e) Kioskvogn i nordenden av ballsetta. f) Plassering av samarbeidspartnere som skal selge egne varer. Sport1 Amundsen, Pizzabakeren osv. Annette Jacobsen, Roar Sommerstad, Aleksander Mellemberg, Felles: Skilting: Vipps/kort/kontant. Walkie-talkier disponible på alle salgssteder. Innkjøp av varer. Kjølebil fra Toten Kjøtt? Isbil/isdisker fra Brusformidlingen? Sørge for nok kaffemaskiner, som renses før turneringsstart. I tillegg skal det: g) Fylles inn varer i alle salgssteder.

2 Baner og anlegg: Uken før turnering: Klippe alle gressområder. Se over grillene, evt. utbedre. Sørge for at vi har 4 gassflasker Kent Brenden, Lars Aage Myhre, Fredag kveld: Sette opp og merke baner. Hente mål som lånes fra naboklubber. BM Skattum stiller med 2 biler til dette. Rigge 3er baner. Skilte og merke parkeringsplasser. Merke av område for boblefotball og hoppeslott med stolper og sperrebånd. Merke alle baner med banenummer/navn. Rigge opp reklame rundt sponsrede baner. Henge opp banekart. Sørge for nok kabeltromler. Sette opp parkering forbudt skilt langs Vestre Totenveg. Disse lånes fra kommunelageret. Mens turnering pågår: Rydding inne og ute, tømme søppelsekker kaste dem i container, tømme flaskedunker. (nye sekker på bord i storsalen) Fylle på toalett og tørkepapir på alle toaletter og garderober. Merke baner på nytt ved behov. Utføre reparasjoner osv. når det sukker opp behov for dette. Vi sorterer avfallet: Plastikkemballasje i sekker. Papp i egen container Panteflasker i egne dunker, sekker til disse legges i storsalen under cupen Restavfall i egne dunker, sekker til disse legges i storsalen under cupen. Søndag ettermiddag/kveld: Som for punkt a) men alt skal rigges ned og kjøres på plass. Mandag morgen: Bestille tømming av avfallscontainere. Eventuelt annet som skal leveres etter arrangementet.

3 Dommeransvarlig. Kurs i forkant av turneringen. Servering (dele ut bonger) Betaling Tildele dommere i turneringssystemet. Utstyre dommerne med vester, kampoversikter og kampkort. Oppgjør med dommere etter endt dag(er). Robin L. Gjerde, Vebjørn H. Sveum, Dokumentasjon/evaluering etter endt cup Parkering: Arnstein Kolve, Salg av billetter og anvisning av P-plass. a) På øvre bane. b) På grusbanen. c) På jordet øst for Vestre Totenveg d) Ved Kløverstua. e) PÅ Kopperud Skole (hvis behov) Her må det eventuelt settes inn skyttelbusser. f) Walkie/Talkie tilgjengelig på alle lokasjoner. g) Dokumentasjon/evaluering etter endt cup. Aktiviteter / rydding: Boblefotball: 8 oppblåsbare baller som fylles med egen kompressor. 50,- pr person pr. 10 minutter. Organisere kø og ta betalt samt følge med og hjelpe de som ender opp/ned og ikke får reist seg opp osv. Hjelpe til med forefallende rydding osv hvis behov og kapasitet. Morten H. Pedersen, Andreas Lotterud, Hoppslott: Montering? Pris? Antall personer inne i slottet om gangen? Aldersgrense?

4 Førstehjelp: Møt opp i 1 etasje i speakerbua. Beskrivelse av oppgaver kommer fra Anne Eichler Jensen Merking av område og være godt tilgjengelige Utstyr Egne vaktlister med kvalifisert personell Jobbe ut en kriseplan Behovsdekke hva som trengs av utstyr Melde behov til administrasjon for bestilling av utstyr iht tidsfrister Lørdag: Anne Line Nygård, Søndag: Anne Eichler Jensen, Frivilligkoordinator. a) Dugnadskalender sendes alle foreldrekontakter og legges ut på før påske hvert år med antall personer hvert lag skal stille med på årets arrangementer. b) Til Gjøvik Cup skal fortrinnsvis lag 11 år og eldre settes til oppgaver slik at foreldre de yngste kan følge sine barn på cup. c) Onsdag før turneringsstart samles alle frivillige på Vindhytta for gjennomgang av helgen. Invitasjon til dette sendes ut av DL når alle navn er mottatt fra de respektive lagenes foreldrekontakter. d) Når de frivillige ankommer Vind til dugnad skal de alltid innom storsalen for å sjekke inn, ved å signere ved siden av sitt eget navn på dugnadsoversikten, og få på seg hver sin «Vind frivillig» t-skjorte. e) Oppgaver den enkelte skal utføre er tildelt på forhånd. f) Alle instrukser henger i storsalen samt på alle arbeidsstasjoner under hele cupen. g) Man forholder seg hele tiden til de ansvarlige for hver enkel funksjon. h) Etter endt vakt sjekker man ut og leverer t- skjorten til vask. i) Frivillig t-skjorter vaskes og er klare for bruk neste dag. Morten H. Pedersen, Andreas Lotterud, Ketil Gjerde, j) Dokumentasjon/evaluering etter endt cup.

5 Økonomi. Sørge for vekslepenger. Gjøre klart pengeskrin til alle salgssteder. Gjøre klar pengevesker til parkering, boblefotball og hoppeslott. Lade ipad er og izettle terminaler samt bankterminal. Hente kontanter på salgsstedene, telle disse og sette inn på konto. Sørge for at det gjennom hele turneringen er tilstrekkelig med veksel alle steder. Kolbjørn Asphaug, Aase Bjerkeset, Linda Sletmoen, Sekretariat. Tone Pettersen, Sammen med DL bestille premier senest 1. juni. Rigge og pynte scene. Registrering av lag/laglister Premieutdeling Oppdatert informasjon rundt kampoppsett o.l. Speakertjeneste Påmeldinger/kampoppsett. Pål Odnæssveen, Sette opp ny turnering i påmeldingssystemet. Sende invitasjoner til forrige års deltakerlag. Invitere klubber i østlandsområdet. Lage kampoppsettet. Bistå dommeransvarlig hvordan dommere legges inn og tildeles kamper. Utskrift dommerkort og kvitteringer for bruk til oppgjør med dommerne. Marked/sponsor. Andras Lotterud, Facebook og avis annonsering E-post utsendelser til klubber. Salg av banesponsorer Produksjon av banekart, banenummer/navn osv. Markedsmateriell. Program for Gjøvik Cup. Innkjøp. Koordinering av leverandører og utstyr til salgsboder osv. Koordinering av salgsboder og aktiviteter.