Elektronisk Samhandlingsavtale

Transkript

1 RAMMEAVTALE NR: Marin gassolje DEL II VEDLEGG G -ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 1 av 26 Elektronisk Samhandlingsavtale Versjon 3.0 Utarbeidet for Forsvarssektoren og Forsvarssektorens leverandører

2 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 2 av 26 Innhold INNHOLD SAMHANDLINGSAVTALEN OG DE SAMHANDLENDE PARTENE FORMÅL AVTALEPARTENE OPPSTART AV ELEKTRONISK SAMHANDLING ANSVAR FOR TEKNISKE LØSNINGER KONTRAKTSFORHOLD TIL TREDJEPARTS LEVERANDØRER HENVENDELSER VEDRØRENDE SAMHANDLINGSAVTALEN TEKNISKE LØSNINGER FOR SAMHANDLING KONTAKTPERSONER VED MELDINGSSENTRALEN BRUK AV ELEKTRONISK VAREKATALOG KRAV TIL INNHOLD I PRODUKTKATALOG OBLIGATORISKE FELTER VALGFRIE FELTER ENDRINGER I PRODUKTKATALOG SAMHANDLINGSPROSESSER SAMHANDLINGSPROSESSER FOR GODKJENNING AV PRODUKTKATALOG FREMSENDING AV PRODUKTKATALOG KVALITETSSIKRING AV KATALOG GODKJENNING AV PRODUKTKATALOG SAMHANDLINGSPROSESSER FOR AVROP ALTERNATIVER FOR LEVERANDØR BESTILLING KRAV TIL INNHOLD I BESTILLING ARBEIDSPROSESS BESTILLING ORDREBEKREFTELSE KRAV TIL INNHOLD I ORDREBEKREFTELSE ARBEIDSPROSESS ORDREBEKREFTELSE SAMHANDLINGSPROSESSER FOR FORSENDELSE OG VAREMOTTAK SAMHANDLINGSPROSESSER FOR MOTTAK AV ELEKTRONISK FAKTURA LEVERANDØRENS AKTIVERING INNGÅENDE ELEKTRONISK FAKTURA TIL FORSVARSSEKTOREN KRAV TIL INNHOLD I FAKTURA

3 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 3 av KRAV TIL LEVERANDØR FOR AVLEVERING AV FAKTURA TIL FORSVARSSEKTOREN DEFINISJONER OG FORKORTELSER Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene 1.1 Formål Formålet med dokumentet er å regulere den praktiske gjennomføringen av elektronisk samhandling, både funksjonelt og teknisk, mellom Forsvarssektoren og Leverandør. Samhandlingsavtalen skal bidra til at prosesser, informasjonsflyt og innhold, ansvar og tidsfrister blir entydig definert på et overordnet, ikke-teknisk nivå mellom Forsvarssektoren og Leverandør som et eget vedlegg til den kommersielle avtalen. Samhandlingsavtalen vil ikke regulere det totale forretningsforholdet mellom partene, men er underordnet de forhold som er regulert i den kommersielle avtalen. Kontrakt ID henspeiler til den kommersielle avtalen som ligger til grunn for samhandlingen. Kontrakt ID 1.2 Avtalepartene Siden Samhandlingsavtalen er et vedlegg til den kommersielle avtalen mellom partene er det viktig at det er samsvar mellom de avtalepartene som angis i de to dokumentene. Avtale om elektronisk samhandling er inngått mellom følgende parter: Rolle Forsvarssektoren Leverandør Virksomhetens navn Organisasjonsnummer ID Forsvarsdepartement et, Forsvaret, Forsvarsbygg, Forsvarets Forskningsinstitutt NSM Forsvarssektoren 1.3 Oppstart av elektronisk samhandling Blant de overordnede målsetningene med en Samhandlingsavtale er ønsket om effektiv innføring av e-handel. Ett av virkemidlene for å få til dette er at partene er enig om en måldato for når e-handel skal starte, det vil si når de første elektroniske meldingene skal utveksles. Med 3

4 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 4 av 26 oppstart av elektronisk handel menes at Forsvarssektorens brukere kan bestille produkter fra Leverandørens elektroniske varekatalog gjennom Forsvarssektorens valgte applikasjoner for innkjøpsportaler (Forsvarets Forsyningsportal (FFP) og Forsvarsbyggs innkjøpsportal) og at Leverandøren er i stand til å fremsende elektroniske fakturaer i henhold til krav i denne Samhandlingsavtalen. Partene skal tilrettelegge sine tekniske løsninger, rutiner og organisasjon slik at elektronisk samhandling kan skje senest fra Oppstartsdato for elektronisk samhandling 4

5 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 5 av Ansvar for tekniske løsninger Forsvarssektoren og Leverandør er selv ansvarlig for fremføring av data gjennom sine respektive interne infrastrukturer. Samhandlingsavtalen kan omfatte partenes interne infrastruktur og tjenester levert av tredjeparter. Partene har en aktiv opplysningsplikt om forhold som vedrører tilgjengelighet av de tjenester og tekniske e-handelsløsninger som partene etablerer etter denne avtalen og som påvirker partenes mulighet til å gjennomføre elektronisk samhandling. Dersom en part gjør, eller planlegger å gjøre, endringer i sine tjenester og tekniske e- handelsløsninger som påvirker partens mulighet til å gjennomføre elektronisk samhandling, skal den andre part informeres så snart beslutning om slike endringer er fattet, dog senest 20 arbeidsdager før endringen iverksettes. Adgangen til å gjøre endringer bestemmes av den kommersielle avtalen. Dersom en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling og dette ikke er avtalt på forhånd, betraktes avtalen som misligholdt. 1.5 Kontraktsforhold til tredjeparts leverandører Samhandlingsavtalen gir rammebetingelser for eventuelle tjenester partene anskaffer fra eventuelle tredjepartsleverandører. I dette ligger for eksempel at markedsplasser, meldingssentraler og katalogfabrikker ikke betraktes som selvstendige aktører i selve samhandlingsforholdet, men som et verktøy i den praktiske/tekniske gjennomføringen av elektronisk handel. Siden Samhandlingsavtalen setter rammer for de tjenester både Forsvarssektoren og Leverandør avroper fra tredjeparts aktører, skal Samhandlingsavtalen gjøres tilgjengelig for relevante parter så snart som mulig etter inngåelse. 1.6 Henvendelser vedrørende Samhandlingsavtalen All kommunikasjon vedrørende denne Samhandlingsavtalen skal rutes gjennom det personell som er angitt i den kommersielle avtalen. Merkantilt ansvarlig i Forsvaret Telefon E-post <sett inn navn> <sett inn nummer>?@mil.no 1.7 Tekniske løsninger for samhandling For å realisere elektronisk samhandling har Forsvarssektoren inngått avtale med en meldingssentral og varekatalogfabrikk. Meldingssentralen kan tilby konvertering mellom alternative tekniske systemer, for eksempel med hensyn til meldingsstandarder eller kommunikasjonsprotokoller. Forsvarsektoren og Leverandør er ikke avhengig av å benytte samme tekniske plattform. All kommunikasjon mot Forsvarssektoren vil kanaliseres gjennom meldingssentralen. Leverandør er ikke forpliktet til å benytte seg av samme meldingssentral og varekatalogfabrikk som Forsvarssektoren. Forsvarssektoren forutsetter imidlertid at Leverandør 5

6 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 6 av 26 er i stand til å kommunisere med vår meldingssentral og katalogfabrikk. Det kan i visse tilfeller være minimale avvik mellom praktisk utarbeidelse av elektroniske løsningsalternativer for Forsvaret og Forsvarsbygg. Dette skal ikke ha noen innvirkning på implementering av elektronisk samhandlingsavtale. Meldingssentralen er behjelpelig med å kartlegge konverteringsløsninger. 1.8 Kontaktpersoner ved Meldingssentralen Leveranser og avtaler: Kjell Tore Olsen, Salgssjef IT Drift, mobil E-post: kjell.tore.olsen@edb.com 2 Bruk av elektronisk varekatalog Leverandør plikter å tilby sine varer og tjenester i form av elektroniske varekataloger. Produkter og tjenester som tilbys skal, sammen med priser, kunne legges ut på den elektroniske innkjøpsløsningen som Forsvarssektoren velger. Dette innebærer at Leverandør må etablere en elektronisk katalog og gjøre denne tilgjengelig for Forsvarssektoren. Leverandøren og Forsvarssektoren skal avtalefeste kvalitet og omfang på informasjonen i varekatalogen Leverandøren er ansvarlig for omfang og kvalitet uavhengig om tjenesten utføres av Leverandøren eller en tredjepart. 2.1 Krav til innhold i produktkatalog Forsvarssektoren stiller krav til kvalitet på varekataloger. Kravene til katalogkvalitet overfor Leverandør kan variere fra leverandør til leverandør. En vurdering av kvalitetsnivå inngår som et obligatorisk element i prosessen med å tilrettelegge en produktkatalog for Forsvarssektoren, samt at det er etablert egne prosesser som gjør at Forsvarssektoren /Leverandør kan initiere en slik vurdering etter behov. Forsvarssektorens krav til kvalitet i den elektroniske katalogen som etableres av Leverandør uttrykkes i form av krav til kvalitetsnivå. Produkter/tjenester og prisene skal presenteres og beskrives på en lettforståelig måte som er tilpasset elektronisk handel. Presentasjonen av produktene/tjenestene skal også inneholde informasjon for å gjøre det enklere for rekvirenter å fatte en korrekt kjøpsbeslutning. Produkt/tjenesteinformasjon og prisinformasjon skal legges inn i det format og i den form som spesifisert for den elektroniske innkjøpsløsningen til Forsvarssektoren. 2.2 Obligatoriske felter Varekatalogen er beskrevet med et antall obligatoriske felter, det vil si informasjonsfelter som en Leverandør alltid må benytte. I hvilken grad disse feltene kreves benyttet må avtales mellom Forsvarssektoren og Leverandør. Dette avtales i form av kvalitetsnivå. Leverandøren plikter dermed å levere en varekatalog som tilfredstiller kvalitetsnivåene. Felt Bruk (ja/nei) Anmerkning/utstrekning av bruk 6

7 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 7 av 26 Produktnummer 100% Produktnavn 100% UNSPSC 100% ISO kode (engelsk) 100% Pris 100% Prisede salgsenheter 100% Salgsenhet 100% Momssats 100% Ordreintervall 100% Minste ordrekvantum 100% Leveringstid 100% Produktbeskrivelse 100% Synonymer 100% Bilde 100% Produsent 100% 2.3 Valgfrie felter I tillegg er det beskrevet en rekke valgfrie informasjonsfelter. Dette er felter som bidrar til å øke anvendeligheten for rekvirentene hos Forsvarssektoren. I hvilken grad disse feltene kreves benyttet må avtales mellom Forsvarssektoren og Leverandør. Dette avtales i form av kvalitetsnivå. Leverandøren plikter dermed å levere en varekatalog som tilfredstiller kvalitetsnivåene. Felt Produsentens artikkelnummer Basisenhet Basisenhet/Salgsenhet Relatert produkt Risiko Vedlegg navn Vedlegg beskrivelse NATO Nummer EAN Nummer Bruk (ja/nei) Anmerkning/utstrekning av bruk 2.4 Endringer i produktkatalog Ved bruk av katalogordre må partene etablere støtte for samhandlingsprosesser for etablering, vedlikehold og kvalitetssikring av produktkataloger. Leverandøren plikter å utarbeide og sammenstille Forsvarssektorens produktkatalog. Forsvarssektorens produktkatalog skal være 7

8 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 8 av 26 dynamisk og reflektere endringer i Forsvarssektorens behov. Dette innebærer for Leverandøren har et ansvar for å holde produkt-/tjenestekatalogen til enhver tid i oppdatert og korrekt stand i henhold til den kommersielle avtalen. Forsvarssektorens produktkatalog og endringer av denne skal godkjennes av Forsvarssektoren s kontaktpersoner. Frekvensen og forutsetningene for prisoppdateringer og andre endringer i produktkatalogen er i hovedsak et tema for den kommersielle avtalen. Det må derfor forutsettes at de endringene/ oppdateringer som gjøres i en produktkatalog er i henhold til den kommersiell avtalen mellom partene. Tidspunkt for når en katalogendring skal tre i kraft er regulert i den kommersielle avtalen mellom partene. Det viktigste er å regulere de endringer som vedrører vareutvalg og pris. I forhold til offentlige økonomireglement er det pris på bestillingstidspunkt som skal legges til grunn, da det er her forpliktelsen gjøres. Endringer av varekataloger gjøres med en frekvens estimert til 3 Samhandlingsprosesser De samhandlingsprosessene (meldingsutvekslingsprosessene) og elektroniske forretningsdokumenter som støttes av FFP er listet nedenfor. Denne listen er utformet slik at Forsvarssektoren og Leverandør må ta stilling til - hvilke samhandlingsprosesser de skal implementere støtte for i sin elektroniske samhandling, - hvor lang tid man skal tillate for den enkelte samhandlingsprosess, og - hvilke forretningsdokumenter som skal utveksles for hver av samhandlingsprosessene Følgende samhandlingsprosesser støttes av elektronisk meldingsutveksling mellom partene: A Samhandlingsprosess Dokument/melding Bruk Prosesstid Anmerkning Godkjenning av produktkatalog Produktkatalog B Bestilling Innkjøpsordre C Aksept av ordre Ordrebekreftelse D Forsendelse Pakkseddel omfattes ikke av meldingsutvekslingen mellom partene E Varemottak Varemottak omfattes ikke av meldingsutvekslingen mellom partene F Fakturering Faktura 8

9 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 9 av 26 Bruk = Bruk = Nei Prosesstid Anmerkning Innebærer at Forsvarssektoren og Leverandør skal implementere støtte for den aktuelle samhandlingsprosessen/forretningsdokumentet. Innebærer at Forsvarssektoren og Leverandør ikke vil implementere støtte for den aktuelle samhandlingsprosessen/forretningsdokumentet. Dette er ikke til hinder for at prosessen realiseres i form av en tradisjonell utveksling av papirdokumenter. Uttrykker den maksimale tid som Forsvarssektoren og Leverandør tillater for gjennomføring av den aktuelle samhandlingsprosessen Angir eventuelle begrensninger og utdypende forklaringer til bruken den aktuelle samhandlingsprosessen/forretningsdokumentet. 3.1 Samhandlingsprosesser for godkjenning av produktkatalog De aktiviteter som inngår ved etablering og oppdatering av en produktkatalog er avhengig av den konkrete situasjon partene er i. I korte trekk består samhandling med varekataloger av tre forskjellige forretningsprosesser: Forretningsprosess Fremsending av produktkatalog Kvalitetssikre katalog Beskrivelse Denne prosessen benyttes for å etablere en ny produktkatalog. Prosessen vil også bli benyttet i etablerte handelsforhold dersom det er gjort vesentlige endringer i produktkatalogen, eller noen av dens deler. Produktkatalogen blir kvalitetssikret av Katalogfabrikken før den gjøres tilgjengelig for Forsvarssektoren. Denne prosessen benyttes for å vurdere kvaliteten på en katalog i forhold til definerte kvalitetskrav under pkt 2. flg. Godkjenning av produktkatalog Produktkatalogen blir evaluert og godkjent av Forsvarssektoren før den gjøres tilgjengelig for handel Denne prosessen benyttes for vurdere om katalogen er i henhold til de merkantile forpliktelser i den kommersielle avtalen. Figur 1: Prosessflyt for etablering, vedlikehold og godkjenning av varekataloger. 9

10 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 10 av Fremsending av produktkatalog De konkrete arbeidsstegene som kan inngå ved etablering av en ny produktkatalog er listet i nedenstående tabell: Arbeidssteg Kommentar Maksimal ledetid 1 Etablere/oppdatere produktkatalog 2 Overføring av katalog Total gjennomløpstid for godkjenning av ny produktkatalog Leverandør etablerer eller vedlikeholder katalog med anvisninger fra Katalogfabrikk Leverandør overfører katalogen til Forsvarssektorens katalogfabrikk Utførende 5 dager Leverandør 1 dag Leverandør 6 dager Kvalitetssikring av katalog De konkrete arbeidsstegene som kan inngå i kvalitetssikring av produktkatalog er listet i nedenstående tabell: Arbeidssteg Kommentar Maksimal ledetid 1 Verifisering av katalog 2 Kvalitetsnivå vurdering Katalogfabrikken verifiserer at katalogen er utført i henhold til tekniske krav Katalogfabrikken evaluerer katalogen i henhold til kvalitetsnivå. 3 Korreksjoner Leverandør gjør eventuelle korreksjoner i produkt- og/eller prisfil på grunnlag av manuell gjennomgang 4 Endelig vurdering og overføring Total gjennomløpstid for kvalitetssikring av Katalogfabrikken kvalitetssikrer Katalogen og overfører denne til Forsvarssektoren 2 virkedager 2 virkedager 5 virkedager Utførende Katalogfabrikk Katalogfabrikk Leverandør 1 virkedag Katalogfabrikk 10 dager 10

11 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 11 av 26 produktkatalog Godkjenning av produktkatalog De konkrete arbeidsstegene som kan inngå i godkjenning av produktkatalog er listet i nedenstående tabell: Arbeidssteg Kommentar Maksimal ledetid 1 Godkjenning av produktkatalog Forsvarssektorens formelle gjennomgang og godkjenning av produktkatalogen. Gjennomløpstiden kan settes til 0 dersom Forsvarssektoren gjør bruk av automatisk godkjenning. 2 Korreksjoner Leverandør gjør eventuelle korreksjoner i produkt- og/eller prisfil på grunnlag av manuell gjennomgang 4 virkedager 5 virkedager Utførende Forsvarssek toren Leverandør 3 Opplasting i Forsvarssektorens innkjøpsapplikasjon Total gjennomløpstid for godkjenning av produktkatalog Forsvarssektoren publiserer katalog i løsning. 1 virkedag Forsvarssek toren 3.2 Samhandlingsprosesser for avrop For å gjennomføre avrop på en etablert rammeavtale er det identifisert samhandlings prosesser mellom Forsvarssektoren og Leverandør. Disse prosessene er illustrert i figuren nedenfor. Figur 2: Prosesskart for avrop 11

12 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 12 av Alternativer for Leverandør Følgende tjenestealternativer er aktuelle for Leverandør: - Leverandørportal; innebærer at Leverandør gjør bruk av meldingssentralens portal. Tjenestenivået realiserer en fullverdig toveis kommunikasjon mellom Forsvarssektoren og Leverandør. Tjenestenivået gir imidlertid begrensede muligheter for effektivisering og rasjonalisering hos Leverandør i det informasjon ikke blir overført til Leverandørs interne systemløsninger. - Integrert, innebærer at Leverandør integrerer sine interne systemløsninger mot Forsvarssektoren. Dette innebærer blant annet at Leverandør selv må ta ansvar for tilrettelegging og gjennomføring av en del aktiviteter, herunder: Import/eksport av ordredata i eget ordrebehandlingssystem Fremføring av meldinger gjennom egen intern infrastruktur 3.3 Bestilling En bestilling er første trinn i avropet av produkter fra Forsvarssektorens avtaler. Bestillingen initierer en innkjøpsordre som sendes til leverandør. Leverandør forplikter seg til å motta innkjøpsordre enten gjennom leverandørportalen eller ved meldingsutveksling direkte mot Leverandørens datasystem. Forsvarsbygg leverer ordrens dokumentformat i FBs flatfilmal, FBs XML, D96A og EDIFACT D93A. Formatene kan endres og eventuelle endringer vil bli varslet Krav til innhold i bestilling En innkjøpsordre fra Forsvarssektoren vil, i tillegg til en rekke andre opplysninger, inneholde følgende informasjonselementer: Informasjonselement Beskrivelse Obligatorisk Anmerkning Generelt Innkjøpsordrenummer Tidspunkt Bestillerinformasjon Bestillers navn Bestillers ansattnummer Bestillers telefonnummer Bestillers faksnummer Bestillers moblinummer Forsvarssektorens referanse og unike bestillingsnummer. Tidspunkt og dato for opprettelse av ordre. Navnet på den som har bestillingsfullmakt i Forsvarssektoren Ansattnummer benyttes for å identifisere den enkelte rekvirent i regnskapsystemet. Nei Nei Nei 12

13 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 13 av 26 Bestillers e-post adresse Adresseinformasjon Leveringsadresse ID Leveringsadresse Gatenavn Leveringsadresse Postnummer Leveringsadresse By Leveringsadresse Land Fakturaadresse ID Fakturaadresse Gatenavn Fakturaadresse Postnummer Fakturaadresse By Fakturaadresse Land Leverandørdata Leverandør ID Leverandørens Navn Leverandørens Adresse Produktinformasjon Produkt ID Produktbeskrivelse Antall En identifikator som angir hvilken leveringsadresse som benyttes i denne innkjøpsordren. Leveringsadresse angir for hvert kjøp hvor varene skal leveres. En identifikator som angir hvilken fakturaadresse som benyttes i denne innkjøpsordren. Fakturaadresse angir for hvert kjøp hvor varene skal leveres Refererer til leverandørens ID i samhandlingsavtalen. Unik identifikator av produktet hentet fra leverandørens varekatalog. Antallet salgsenheter som rekvirenten bestiller. Pris Pris for produktene i bestillingen. MVA Valuta 13

14 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 14 av Arbeidsprosess Bestilling Følgende steg vil normalt inngå i en meldingsutvekslingsprosess ved bestilling: Arbeidssteg Kommentar Normal ledetid Utførende 1 Etablering, behandling og godkjenning av rekvisisjon. 2 Fremføring av forretningsdokumentet (innkjøpsordre) gjennom Forsvarssektoren s interne infrastruktur. 3 Fremføring av forretningsdokumentet (innkjøpsordre) via meldingssentral. 4 Garantert behandlingstid for et forretningsdokument (bestillingsmeldingen). 5 Fremføring av forretningsdokumentet (innkjøpordre) gjennom internett fra meldingssentralen til Leverandør. Først ved avslutning av dette arbeidssteget foreligger det et forretningsdokument (innkjøpsordre) klar til avsendelse i Forsvarssektoren s innkjøpssystem. Forsvarssektoren benytter en integrert løsning for fremføring av innkjøpsordre. Dette innbefatter bruk av eksterne tredjeparter. Eventuell gjennomløpstid vil i så fall fremgå av SLA med den aktuelle tjenesteleverandør. Først i det bestillingen forlater Forsvarssektoren interne infrastruktur defineres den som sendt fra Forsvarssektoren. Internett kan i dag betraktes som en pålitelig infrastruktur som ikke påfører forsinkelse i kommunikasjonen. Fremgår av SLA med meldingssentral. Garantert fremføringstid gjennom meldingssentralen er 10 minutter når Forsvarssektoren benytter leverandørportal eller integrert løsning. Internett kan i dag betraktes som en pålitelig infrastruktur som ikke påfører forsinkelse i kommunikasjonen. Innkjøpsordren defineres som mottatt av Leverandør i det den blir tilgjengelig i leverandørportal eller i Leverandørs interne infrastruktur. Dersom Leverandør benytter filserver defineres forretningsdokumentet som mottatt i Innkjøpsordre vil sendes fra Forsvarssektor en ca hvert 90. minutt. Klokkeslett for overføring vil spesifiseres nærmere. Normal ledetid begynner når akkumulerte ordre sendes fra Forsvarssektor en. Forsvarsse ktoren Forsvarsse ktoren 0 minutter Forsvarsse ktoren 10 minutter Meldingsse ntral 0 minutter Meldingssentral 14

15 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 15 av 26 6 Fremføring av forretningsdokumentet (innkjøpsordre) gjennom Leverandørs interne infrastruktur Total gjennomløpstid for innkjøpsordre det det er ankommet Leverandørs definerte server. Fremføring gjennom Leverandørs infrastruktur kan, i tillegg til Leverandørs interne datanett, innbefatte bruk av eksterne tredjeparter (formidlingssentraler eller andre markedsplassoperatører). Eventuell gjennomløpstid vil i så fall fremgå av SLA med den aktuelle tjenesteleverandør. Leverandør 3.4 Ordrebekreftelse Ved bestilling skal Leverandør benytte ordrebekreftelsen for å: - akseptere bestillingen i sin helhet slik den er mottatt. Dersom Forsvarssektoren mottar en Ordrebekreftelse med status Bekreftet avsluttes prosessen med en juridisk bindende forpliktelse for begge parter. - avvise bestillingen i sin helhet. Dersom Forsvarssektoren mottar en Ordrebekreftelse med status Avslått avsluttes prosessen uten en juridisk bindende forpliktelse for noen av parter. - akseptere deler av bestillingen, men med enkelte varelinjer med status Avslått. I juridisk forstand vil de varelinjene som er Bekreftet danne en bindende forpliktelse for begge parter. Forsvarsbygg mottar følgende dokumentformat på ordrebekreftelsen: FBs flatfilmal, FBs XML. EDIFACT D96A og EDIFACT D93A. Formatene kan endres og eventuelle endringer vil bli varslet Krav til innhold i ordrebekreftelse En innkjøpsordre fra Forsvarssektoren vil inneholde følgende informasjonselementer: Informasjonselement Beskrivelse Obligatorisk Anmerkning Leverandør ID Innkjøpsordrenumm er Varelinjenummer Leverandørens unike identifikator. Definert under punkt 2.2. Refererer til Forsvarssektorens unike identifikator av innkjøpsordren. Denne verdien angir hvilken posisjon varelinjen har i innkjøpsordren. Status Bekreftet/Avslått Kommentar Kommentar på hele ordren eller den enkelte varelinje. Nei 15

16 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 16 av Arbeidsprosess Ordrebekreftelse Den normale arbeidsprosessen ved en aksept av ordre består av følgende arbeidssteg: Arbeidssteg Kommentar Normal ledetid 2 Fremføring av svarmeldingen (ordrebekreftelsen) gjennom Leverandørs interne infrastruktur 3 Fremføring av svarmeldingen (ordrebekreftelsen) gjennom Internett fra Leverandør til Forsvarets meldingssentral. 4 Garantert behandlingstid for svarmeldingen (ordrebekreftelsen) hos Arbeidssteget omfatter alle aktiviteter hos Leverandør som er nødvendig fra forretningsdokumentet (bestillingen) er mottatt til forretningssvaret (ordrebekreftelsen) er klar til utsendelse, uavhengig av om aktivitetene gjøres manuelt eller er automatisert. Dette arbeidssteget kan omfatte en rekke aktiviteter, som for eksempel levering av forretningsdokumentet (bestillingen) til riktig saksbehandler, kontroll av leveringsevne (lager, utkjøring, personell, etc.), kontroll av leveringsbetingelser (pris, mengde, kvalitet, sted, etc.), registrering av forretningsdokumentet (bestillingen) i Leverandørs interne system og lage respons til Forsvarssektoren Forutsatt aksept hos Leverandør vil det ved avslutning av dette arbeidssteget være etablert en forpliktelse i Leverandørs systemer som kan måles opp mot ordreavslutningstidspunkt. Kan innbefatte bruk av eksterne tredjeparter. Eventuell gjennomløpstid vil i så fall fremgå av SLA med den aktuelle tjenesteleverandør. Først i det ordrebekreftelsen forlater Leverandørs interne infrastruktur defineres den som sendt fra Leverandør. Internett kan i dag betraktes som en pålitelig infrastruktur som ikke påfører forsinkelse i kommunikasjonen. Fremgår av SLA med meldingssentral. Garantert fremføringstid gjennom meldingssentralen er 10 minutter når Forsvarssektoren benytter leverandørportal eller integrert løsning. 60 minutter 0 minutter 10 minutter Utførende Leverandør Leverandør Leverandør 1 Behandling av forretningsdokumentet (bestillingen) i selges interne ordresystem/erpsystem Meldingssentral 16

17 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 17 av 26 meldingssentral. 5 Fremføring av svarmeldingen (ordrebekreftelsen) gjennom Internett fra meldinssentral til Forsvarssektoren 6 Fremføring av svarmeldingen (ordrebekreftelsen) gjennom Forsvarssektorens interne infrastruktur 7 Behandling og vurdering av ordrebekreftelsen i Forsvarets innkjøpssystem Total gjennomløpstid for godkjenning av ny produktkatalog Internett kan i dag betraktes som en pålitelig infrastruktur som ikke påfører forsinkelse i kommunikasjonen. Ordrebekreftelsen defineres som mottatt av Forsvarssektoren i det den blir tilgjengelig i Forsvarssektoren s interne infrastruktur. Kan innbefatte bruk av eksterne tredjeparter. Eventuell gjennomløpstid vil i så fall fremgå av SLA med den aktuelle tjenesteleverandør. Først i dette arbeidssteget blir ordrebekreftelsen tilgjengelig for saksbehandler for Forsvaret. 0 minutter Denne aktivitet en vil finne sted ca hvert 90. minutt. Meldingssentral Forsvarssek toren 0 Forsvarssek minutter toren 3.5 Samhandlingsprosesser for forsendelse og varemottak Disse to prosessene inngår som en naturlig og vesentlig del av et hvert avrop. Det er imidlertid ikke etablert noen form for elektronisk meldingsutveksling fra Forsvarssektorens side for å støtte for disse prosessene. 3.6 Samhandlingsprosesser for mottak av elektronisk faktura Fakturering er en samhandlingsprosess som initieres av Leverandør for å sende en elektronisk faktura til Forsvarssektoren som betalingskrav for leverte varer og tjenester. Forsvarssektoren er ansvarlig for at leverandøren får tilgang til all relevant informasjon og dokumentasjon vedrørende Forsvarssektorens krav til standarder og validerings kriterier og faktura innhold. Det vises til gjeldende implementeringsguide (IG) for elektronisk fakturaleveranse til Forsvarssektoren. Forsvarssektoren benytter en ekstern tjenesteleverandør som Meldingssentral for elektronisk samhandling med leverandører. Meldingssentralen utfører input kontroll og validering av innholdet i elektroniske fakturaer fra leverandører. Meldingssentralen produseres et fakturabilde (image) i TIFF format med alle fakturadetaljer, samt en konteringsfil. Dette gjøres tilgjengelig for Forsvarssektorens regnskapsadministrasjon (FRA) for behandling i forsvarets økonomisystem. Leverandøren er ikke forpliktet til å være kunde av Meldingssentralen, men må kunne kommunisere elektronisk med sentralen. 17

18 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 18 av 26 Figur 1: Fakturaflyt for elektronisk faktura Leverandører Fakturaløsning mottak Fakt. utsteder Fakt. utsteder Andre Andre FMS/VAN FMS/VAN Avtalt faktura format (XML) Elektronisk Samhandlingsavtale (Vedlegg F) Datasjekk Faktura feilrapport som e-post til faktura utsteder fakturafil Meldingssentral Inputkontroll Validering Konvertering til nytt fakturafil format FRA gjør oppslag mot meldingstranser og feiltransaksjonshistorikk i Meldingssentralen Faktura bilde Godkjente fakturaer Forsvaret faktura mottak Forsvarets Regnskapsadministrasjon - FRA. 18

19 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 19 av Leverandørens aktivering inngående elektronisk faktura til Forsvarssektoren. Arbeidssteg Kommentar Normal ledetid Leverandør velger selv faktureringssekvens. 1 Behandling av forretningsdokumentet (faktura) i selgers interne faktureringssystem 2 Fakturakontroll i Meldingssentralen Validering av inputdata Faktura skal være tilgjengelig i Forsvarssektorens elektroniske postkasse, i Meldingssentralen, innen kl dagen etter fakturadato. Fakturaen blir kontrollert og validert av Meldingssentralen i flg. krav Forsvarssektoren har spesifisert som et minimum i input- datafeltene. Disse input-data feltene i XML-faktura filen valideres for gyldig data innhold: InvoiceType InvoiceStatus InvoiceNumber InvoiceDate PriceType OrgNumber VatID AccountNumber BuyersOrderNumber Ref Code Text Currency KIDNumber Dagen etter fakturadato Utførende Leverandør Meldingsentral Leverandør Forsvarssektor en 1. Dersom ett eller flere felt inneholder feil, genereres en e-post feilmelding til leverandørens oppgitte mottaksadresse. MELDING OM AVVIST FAKTURA som inneholder: Dato og klokkeslett (Timestamp) Avsender Mottaker Liste over hvilke felt som inneholder feil Feltnavn og de overnevnte input data XML feltene med datainnhold (verdier). Leverandør får da oppgitt hva som må korrigeres i den aktuelle fakturatransaksjonen før den sendes på nytt 19

20 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 20 av 26 Ref. pkt 3 Nysending av faktura. 2. Fakturaer som godkjennes i Meldingssentralen blir overført til Forsvarets Regnskapsadministrasjon (FRA). En feiltransaksjonslogg fil (fakturaer) legges ut i Meldingssentralen som en akkumulert transaksjonshistorikk slik at Forsvaret kan bruke denne for spørringer og kontroll. Leverandør plikter å informere Meldingssentralen om hvilken e-postadresse feilmeldingen skal stilles til. 3 Nysending av feilfaktura 4 Garantert behandlingstid for faktura hos meldingssentral. Hvis faktura blir avvist er det leverandørens ansvar å skaffe tilveie en ny faktura basert på de samme krav som stilles og med oppdatert fakturadato og forfallsdato. Fremgår av SLA med Meldingssentralen. Garantert fremføringstid gjennom meldingssentralen er 90 minutter. 5 Aktivering Leverandøren skal varsle Meldingssentralen senest 4 dager før leverandøren starter opp sine testforsendelser. Teststart skal avtales mellom alle parter. Leverandøren får nå 4 dagers testperiode og kvalitetssjekk i samarbeid med Forsvarssektoren og Meldingssentralen. Forsvarssektoren skal skriftlig godkjenne resultatet av testperioden før produksjon starter. 6 Test av elektronisk faktura levering Alle leverandører har krav på en 4 dagers testperiode. I denne perioden skal alle berørte parter ha nødvendige ressurser til oppfølging, overvåking og feilretting. 90 minutter Leverandør Dagen etter fakturadato Meldingssentral 4 dager Leverandør Alle parter Leverandøren skal bevisst legge inn feil i en forsendelse for å teste mottak av e- post feilmelding. Leverandøren skal sende fakturaer i både små og store forsendelser, dette for å teste gjennomkjøring og output kapasiteter og 20

21 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 21 av 26 input strukturer til Forsvarssektoren. 7 Endringer / Varsel Dersom leverandør planlegger endringer i sine løsninger og systemer som påvirker leverandørens utgående faktura produksjon og fakturamottaker, Forsvarets regnskapsadministrasjon (FRA), skal slik endring varsles til FRA og Meldingssentralen 20 dager innen endringen iverksettes. Ref. Avtalens pkt 1.4 Ansvar for tekniske løsninger. Årsaken er at FRA og Meldingssentral skal kunne justere sine rutiner. Etter en slik endring iverksettes en 4 dagers testperiode. Forsvarssektoren skal godkjenne testen før leverandør sender elektroniske fakturaer til Forsvarssektoren 20 dager Leverandør E-post for varsling av feilfaktura til leverandør Etter nærmere avtale Krav til innhold i faktura Fakturaformatet som leverandører skal benytte for å overføre elektroniske fakturafiler er basert på e2b XML fakturaformat versjon 3.0 eller nyere. Dette omfatter p.t.: versjon: , ref. for nedlasting av filformat Valideringsfelt Fakturaen blir kontrollert og validert av Meldingssentralen i flg. krav Forsvarssektoren har spesifisert som et minimum i input datafeltene. Disse data feltene valideres for gyldig data innhold: Norsk beskrivelse XML element Merknad Faktura/kreditnota InvoiceType Lovlige verdier er 380 = faktura, 381 = kreditnota. Faktura med andre verdier avvises Faktura status InvoiceStatus 9 = Orginal 53 = Test Fakturastatus <>9 og 53 avvises Fakturanummer InvoiceNumber Fakturautsteders fakturanummer evt Kreditnotanummer, numerisk 21

22 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 22 av 26 Fakturadato InvoiceDate Dato for utstedelse av faktura, ikke eldre enn 1 dag før dagens dato. numerisk datoforma DD.MM.YYYY, eks Rabatthåndtering: PriceType For leverandører med rammeavtale skal PriceType = AAA benyttes (Nettopris med rabatt/gebyr) Organisasjonsnummer OrgNumber Numerisk, 9 siffer valideres med MD5 HASH MVA nummer VatID MVA nummer påkrevd for mva.pliktige leverandører (eks. MVA NO) Leverandørs bankkontonummer Referanser Forsvarets referanse (Egendefinert) AccountNumber (11 siffer) Valideres iht. modulus kontroll 11. Hvis modulus kontroll 11 feiler returneres fakturaen til leverandør. BuyersOrderNumber Forsvarssektorens bestillingsnummer eller leverandørs ordrenummer. evt. andre referansenumre fra andre systemer (ingen krav til format). Ref Påkrevd referanse til attestant i Forsvarssektoren. Fakturaer uten ansattnummer avvises. Kode som angir type Code Lovlig verdi: Ansattnummer ref. Selve referanseverdien Text Ansattnummer til attestant i Forsvarssektoren, numerisk 3 til 6 siffer, (eks ) Valutakode Currency ISO Alpha kode, 3 tegn ISO 4217 (eks. NOK) KID-nummer KIDNumber Valideres dersom benyttet av leverandøren. Hvis utfylt valideres først mot modulus kontroll 10. Hvis denne kontrollen er ok godkjennes KID. Hvis feil i modulus kontroll 10 foretas moduluskontroll 11. Hvis modulus kontroll 11 feiler returneres fakturaen til leverandør. Hvis modulus kontroll 11 er godkjent aksepteres fakturaen. I tillegg skal totalbeløp på faktura ikke være null. Ved avvik mellom bestillingsbeløp og fakturabeløp på under 2 % av fakturabeløp, eller ved beløpsavvik på under kr ,- vil det normalt ikke være nødvendig å gjøre attestasjon eller anvisning på nytt etter varemottak. Dersom avviket er større enn oppgitte grenser, vil dette medføre at manuell fakturabehandling må utføres. Ved større avvik eller mangler ved faktura i forhold til avtalt format, pris, oppsett og lignende, kan dette medføre avvisning. 22

23 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 23 av 26 Fakturaer som ikke godkjennes blir rapportert og oversendt som e-post til vareleverandørens oppgitte e-postadresse (som regel til en felles avdelingsadresse). Leverandører som leverer elektronisk faktura til Forsvarssektoren plikter å opplyse Meldingssentralen om aktuell e-post adresse i Samhandlingsavtalen med Forsvaret. Kopier av avviste fakturaer legges ut på et eget filområde i Meldingssentralen og er tilgjengelig for oppslag av Forsvaret. Forsvarssektoren sørger for å gi sine leverandører informasjon om sine krav til elektroniske fakturaer mht innhold og format definisjoner. Fakturaer som godkjennes av Meldingssentralen i input-kontroll og validering videreformidles til Forsvarets Regnskapsadministrasjon og behandles som leverandørtransaksjoner i Forsvarssektorens økonomisystem Faktura bildelayout På grunnlag av den godkjente XML faktura-filen genererer Meldingssentralen to outputelementer: 1. En bildefil av fakturainformasjonen i TIFF format (tilsv. et scannet bilde av en faktura) som benyttes av saksbehandlere i Forsvarssektoren. 2. En Sumfil (konteringsfil) som input transaksjon for oppdatering i økonomisystemet (SAP). 23

24 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 24 av 26 Sumfil for kontering i SAP - <Invoice> - <HEADER> <Project>PROGOLF</Project> <Classify>Faktura</Classify> <XBLNR>282070</XBLNR> <Invoicedate> </Invoicedate> <ORGNO> </ORGNO> <Duedate> </Duedate> <Currency>NOK</Currency> <KID> </KID> <Brutto> </Brutto> <BKTXT>1/9916</BKTXT> <BUKRS>F100</BUKRS> <KONTONR> </KONTONR> <Validator>E-FAKTURA</Validator> </HEADER> </Invoice> Krav til leverandør for avlevering av faktura til Forsvarssektoren Etter at elektronisk faktura mottak er satt i ordinær produksjon, forplikter leverandør seg til å avlevere elektronisk faktura til Forsvarssektoren. Alle leverandørens egne kostnader forbundet med elektronisk samhandling fram til Forsvarssektoren systemløsning bæres av leverandøren. Dette gjelder bl.a. forsendelse og konvertering av filer i samhandlingsprosessen. Dette gjelder også kostnader som påvirker den elektroniske samhandlingen hvis og når leverandøren gjennomfører endringer i sine interne rutiner eller elektroniske prosesser eller systemer. Leverandøren bærer også kostnadene for produsering av en grafisk fremstilling av den elektroniske fakturafilen. Dette vedlegget skal følge fakturafilen. 4 Definisjoner og forkortelser Begrep Kommersiell avtale Samhandlingsavtale Samhandlingsprosess IKT Definisjon I dette dokumentet henviser begrepet kommersiell avtale til den forretningsmessige avtalen som ligger til grunn for handel mellom Forsvarssektoren og leverandør. I mange tilfeller vil det den kommersielle avtalen være en rammeavtale. En avtale mellom to eller flere parter (Forsvarssektoren og Leverandør) som identifiserer eller beskriver de spesifikke regler og retningslinjer som gjelder for elektronisk samhandling mellom partene. En aktivitet som utføres mellom to eller flere parter i den hensikt å oppnå et definert resultat. Informasjons- og kommunikasjonsteknologi 24

25 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 25 av 26 Forsvarets regnskapsadministrasjon (FRA) Innkjøpsapplikasjon Meldingssentralen Katalogtjeneste Forsvarssektoren katalogtjeneste Forretningsmeldinger Meldingsformat SLA Leverandørportal Integrasjon XML Mottar, behandler og bokfører fakturaer produsert av Forsvarets leverandører. Et dataprogram for bestilling av varer og tjenester Forsvarssektorens systemleverandør som tilrettelegger for elektronisk meldingsformidling av ulike typer elektroniske Forretningsmeldinger til og fra Forsvarssektoren. Systemer, prosesser, teknologi og ressurser for å etablere, forvalte og kvalitetssikre elektroniske vare-/tjenestekataloger. Er vanligvis benyttet sammen med løsninger for elektronisk handel over Internett. Den katalogtjeneste som Forsvarssektoren benytter for å håndtere Forsvarets kataloger. Et sett av informasjonselementer som partene utveksler som ledd i en forretningsaktivitet. Med elektroniske forretningsmeldinger menes datafiler med transaksjonsinformasjon på maskinlesbart format. Oppsett av en Forretningsmelding som en datafil. Service Level Agreement. Også kjent som SNA; Service Nivå Avtale; en omforent avtale mellom kunde og leverandør som sikrer felles forståelse av en tjenestes innhold, omfang, prioriteringer og ansvar Web-grensesnitt mot meldingssentral, der leverandørene får tilgang til funksjonalitet for å se på sine bestillinger fra Forsvarssektoren, samt har mulighet for å sende ordrebekreftelser på bestillinger. Knytte sammen to systemer for å foreta utveksling av informasjon mellom disse. Norsk Internett sted der XML formatet e2b er beskrevet. Utbredt og mye brukt format i norske e-handelsløsninger. Extensible Markup Language for definisjon av meldingsinnhold / format /overføring i e-handelsløsninger på Internett. 25

26 VEDLEGG F: ELEKTRONISK SAMHANDLINGSAVTALE Side 1 av 26 1