KONTRAKT NR.: FRAM Føreropplæring VEDLEGG G: ELEKTRONISK FAKTURERING. Elektronisk fakturering

Transkript

1 Elektronisk fakturering 1

2 Innhold KONTRAKT NR.: FRAM Føreropplæring INNHOLD INNLEDNING ELEKTRONISK FAKTURERING OG PARTENE FORMÅL AVTALEPARTENE SAMHANDLINGSPROSESSER FOR MOTTAK AV ELEKTRONISK FAKTURA LEVERANDØRENS AKTIVERING INNGÅENDE ELEKTRONISK FAKTURA TIL FORSVARSSEKTOREN KRAV TIL INNHOLD I FAKTURA KRAV TIL LEVERANDØR FOR AVLEVERING AV FAKTURA TIL FORSVARSSEKTOREN

3 1 Innledning Myndighetens uttalte mål er at Statlige etater og Helseforetak skal være i stand til å motta elektronisk faktura, på standard format fra Videre sier myndighetene at alle offentlige virksomheter (også kommunal sektor) skal motta elektronisk faktura på standard format fra og med Gjeldende fra samme dato skal næringsvirksomheter være i stand til å sende elektronisk faktura på samme standard format. 2 Elektronisk fakturering og partene 2.1 Formål Formålet med dokumentet er å regulere den praktiske gjennomføringen av elektronisk fakturering, både funksjonelt og teknisk, mellom Forsvarssektoren og Leverandør. Kontrakt ID henspeiler til den kommersielle avtalen som ligger til grunn for samhandlingen. Kontrakt ID FRAM Føreropplæring 2.2 Avtalepartene Siden Elektronisk fakturering er et vedlegg til den kommersielle avtalen mellom partene er det viktig at det er samsvar mellom de avtalepartene som angis i de to dokumentene. Avtale om elektronisk fakturering er inngått mellom følgende parter: Rolle Forsvarssektoren Leverandør Virksomhetens navn Organisasjonsnummer ID Forsvaret Forsvarssektoren 2.3 Samhandlingsprosesser for mottak av elektronisk faktura Fakturering er en samhandlingsprosess som initieres av Leverandør for å sende en elektronisk faktura til Forsvarssektoren som betalingskrav for leverte varer og tjenester. Forsvarssektoren er ansvarlig for at leverandøren får tilgang til all relevant informasjon og dokumentasjon vedrørende Forsvarssektorens krav til standarder og validerings kriterier og faktura innhold. Det vises til gjeldende implementeringsguide (IG) for elektronisk fakturaleveranse til Forsvarssektoren. Forsvarssektoren benytter en ekstern tjenesteleverandør som Meldingssentral for elektronisk samhandling med leverandører. Meldingssentralen utfører input kontroll og validering av innholdet i elektroniske fakturaer fra leverandører. Meldingssentralen produseres et fakturabilde (image) i TIFF format med alle fakturadetaljer, samt en konteringsfil. Dette gjøres tilgjengelig for Forsvarssektorens regnskapsadministrasjon (FRA) for behandling i forsvarets økonomisystem. 3

4 Leverandøren er ikke forpliktet til å være kunde av Meldingssentralen, men må kunne kommunisere elektronisk med sentralen. Figur 1: Fakturaflyt for elektronisk faktura Fakturaløsning mottak Leverandører Fakt. utsteder Fakt. utsteder Andre Andre FMS/VAN FMS/VAN Avtalt faktura format (XML) Elektronisk Samhandlingsavtale (Vedlegg F) Datasjekk Faktura feilrapport som e-post til faktura utsteder fakturafil Meldingssentral Inputkontroll Validering Konvertering til nytt fakturafil format FRA gjør oppslag mot meldingstranser og feiltransaksjonshistorikk i Meldingssentralen Faktura bilde Godkjente fakturaer Forsvaret faktura mottak Forsvarets Regnskapsadministrasjon - FRA Leverandørens aktivering inngående elektronisk faktura til Forsvarssektoren. Arbeidssteg Kommentar Normal ledetid Leverandør velger selv faktureringssekvens. 1 Behandling av forretningsdokumentet (faktura) i selgers interne faktureringssystem 2 Fakturakontroll i Meldingssentralen Faktura skal være tilgjengelig i Forsvarssektorens elektroniske postkasse, i Meldingssentralen, innen kl dagen etter fakturadato. Fakturaen blir kontrollert og validert av Meldingssentralen i flg. krav Forsvarssektoren har spesifisert som et Dagen etter fakturadato Utførende Leverandør Meldingsentral 4

5 Validering av inputdata minimum i input- datafeltene. Disse input-data feltene i XML-faktura filen valideres for gyldig data innhold: InvoiceType InvoiceStatus InvoiceNumber InvoiceDate PriceType OrgNumber VatID AccountNumber BuyersOrderNumber Ref Code Text Currency KIDNumber Leverandør Forsvarssektor en 1. Dersom ett eller flere felt inneholder feil, genereres en e-post feilmelding til leverandørens oppgitte mottaksadresse. MELDING OM AVVIST FAKTURA som inneholder: Dato og klokkeslett (Timestamp) Avsender Mottaker Liste over hvilke felt som inneholder feil Feltnavn og de overnevnte input data XML feltene med datainnhold (verdier). Leverandør får da oppgitt hva som må korrigeres i den aktuelle fakturatransaksjonen før den sendes på nytt Ref. pkt 3 Nysending av faktura. 2. Fakturaer som godkjennes i Meldingssentralen blir overført til Forsvarets Regnskapsadministrasjon (FRA). En feiltransaksjonslogg fil (fakturaer) legges ut i Meldingssentralen som en akkumulert transaksjonshistorikk slik at Forsvaret kan bruke denne for spørringer og kontroll. Leverandør plikter å informere Meldingssentralen om hvilken e-postadresse feilmeldingen skal stilles til. 3 Nysending av feilfaktura Hvis faktura blir avvist er det leverandørens ansvar å skaffe tilveie en ny faktura basert på de samme krav som Dagen etter faktura- Leverandør 5

6 stilles og med oppdatert fakturadato og forfallsdato. dato 4 Garantert behandlingstid for faktura hos meldingssentral. Fremgår av SLA med Meldingssentralen. Garantert fremføringstid gjennom meldingssentralen er 90 minutter. 90 minutter Meldingssentral 5 Aktivering Leverandøren skal varsle Meldingssentralen senest 4 dager før leverandøren starter opp sine testforsendelser. Teststart skal avtales mellom alle parter. Leverandøren får nå 4 dagers testperiode og kvalitetssjekk i samarbeid med Forsvarssektoren og Meldingssentralen. Forsvarssektoren skal skriftlig godkjenne resultatet av testperioden før produksjon starter. 4 dager Leverandør 6 Test av elektronisk faktura levering 7 Endringer / Varsel Alle leverandører har krav på en 4 dagers testperiode. I denne perioden skal alle berørte parter ha nødvendige ressurser til oppfølging, overvåking og feilretting. Leverandøren skal bevisst legge inn feil i en forsendelse for å teste mottak av e- post feilmelding. Leverandøren skal sende fakturaer i både små og store forsendelser, dette for å teste gjennomkjøring og output kapasiteter og input strukturer til Forsvarssektoren. Dersom leverandør planlegger endringer i sine løsninger og systemer som påvirker leverandørens utgående faktura produksjon og fakturamottaker, Forsvarets regnskapsadministrasjon (FRA), skal slik endring varsles til FRA og Meldingssentralen 20 dager innen endringen iverksettes. Ref. Avtalens pkt 1.4 Ansvar for tekniske løsninger. Årsaken er at FRA og Meldingssentral skal kunne justere sine rutiner. Etter en slik endring iverksettes en 4 dagers testperiode. Forsvarssektoren skal godkjenne testen før leverandør sender elektroniske fakturaer til Forsvarssektoren Alle parter 20 dager Leverandør E-post for varsling av feilfaktura til leverandør Etter nærmere avtale 6

7 2.3.2 Krav til innhold i faktura Fakturaformatet som leverandører skal benytte for å overføre elektroniske fakturafiler er basert på e2b XML fakturaformat versjon 3.0 eller nyere. Dette omfatter p.t.: versjon: , ref. for nedlasting av filformat Valideringsfelt Fakturaen blir kontrollert og validert av Meldingssentralen i flg. krav Forsvarssektoren har spesifisert som et minimum i input datafeltene. Disse data feltene valideres for gyldig data innhold: Norsk beskrivelse XML element Merknad Faktura/kreditnota InvoiceType Lovlige verdier er 380 = faktura, 381 = kreditnota. Faktura med andre verdier avvises Faktura status InvoiceStatus 9 = Orginal 53 = Test Fakturastatus <>9 og 53 avvises Fakturanummer InvoiceNumber Fakturautsteders fakturanummer evt Kreditnotanummer, numerisk Fakturadato InvoiceDate Dato for utstedelse av faktura, ikke eldre enn 1 dag før dagens dato. numerisk datoforma DD.MM.YYYY, eks Rabatthåndtering: PriceType For leverandører med rammeavtale skal PriceType = AAA benyttes (Nettopris med rabatt/gebyr) Organisasjonsnummer OrgNumber Numerisk, 9 siffer valideres med MD5 HASH MVA nummer VatID MVA nummer påkrevd for mva.pliktige leverandører (eks. MVA NO) Leverandørs bankkontonummer AccountNumber (11 siffer) Valideres iht. modulus kontroll 11. Hvis modulus kontroll 11 feiler returneres fakturaen til leverandør. Referanser BuyersOrderNumber Forsvarssektorens bestillingsnummer eller leverandørs ordrenummer. evt. andre referansenumre fra andre systemer (ingen krav til format). Forsvarets referanse (Egendefinert) Ref Påkrevd referanse til attestant i Forsvarssektoren. Fakturaer uten ansattnummer avvises. Kode som angir type Code Lovlig verdi: Ansattnummer ref. Selve referanseverdien Text Ansattnummer til attestant i Forsvarssektoren, numerisk 3 til 6 siffer, (eks ) Valutakode Currency ISO Alpha kode, 3 tegn ISO 4217 (eks. NOK) 7

8 KID-nummer KIDNumber Valideres dersom benyttet av leverandøren. Hvis utfylt valideres først mot modulus kontroll 10. Hvis denne kontrollen er ok godkjennes KID. Hvis feil i modulus kontroll 10 foretas moduluskontroll 11. Hvis modulus kontroll 11 feiler returneres fakturaen til leverandør. Hvis modulus kontroll 11 er godkjent aksepteres fakturaen. I tillegg skal totalbeløp på faktura ikke være null. Ved avvik mellom bestillingsbeløp og fakturabeløp på under 2 % av fakturabeløp, eller ved beløpsavvik på under kr ,- vil det normalt ikke være nødvendig å gjøre attestasjon eller anvisning på nytt etter varemottak. Dersom avviket er større enn oppgitte grenser, vil dette medføre at manuell fakturabehandling må utføres. Ved større avvik eller mangler ved faktura i forhold til avtalt format, pris, oppsett og lignende, kan dette medføre avvisning. Fakturaer som ikke godkjennes blir rapportert og oversendt som e-post til vareleverandørens oppgitte e-postadresse (som regel til en felles avdelingsadresse). Leverandører som leverer elektronisk faktura til Forsvarssektoren plikter å opplyse Meldingssentralen om aktuell e-post adresse i Samhandlingsavtalen med Forsvaret. Kopier av avviste fakturaer legges ut på et eget filområde i Meldingssentralen og er tilgjengelig for oppslag av Forsvaret. Forsvarssektoren sørger for å gi sine leverandører informasjon om sine krav til elektroniske fakturaer mht innhold og format definisjoner. Fakturaer som godkjennes av Meldingssentralen i input-kontroll og validering videreformidles til Forsvarets Regnskapsadministrasjon og behandles som leverandørtransaksjoner i Forsvarssektorens økonomisystem Faktura bildelayout På grunnlag av den godkjente XML faktura-filen genererer Meldingssentralen to output-elementer: 1. En bildefil av fakturainformasjonen i TIFF format (tilsv. et scannet bilde av en faktura) som benyttes av saksbehandlere i Forsvarssektoren. 2. En Sumfil (konteringsfil) som input transaksjon for oppdatering i økonomisystemet (SAP). 8

9 Sumfil for kontering i SAP - <Invoice> - <HEADER> <Project>PROGOLF</Project> <Classify>Faktura</Classify> <XBLNR>282070</XBLNR> <Invoicedate> </Invoicedate> <ORGNO> </ORGNO> <Duedate> </Duedate> <Currency>NOK</Currency> <KID> </KID> <Brutto> </Brutto> <BKTXT>1/9916</BKTXT> <BUKRS>F100</BUKRS> <KONTONR> </KONTONR> <Validator>E-FAKTURA</Validator> </HEADER> </Invoice> 9

10 2.3.3 Krav til leverandør for avlevering av faktura til Forsvarssektoren Etter at elektronisk faktura mottak er satt i ordinær produksjon, forplikter leverandør seg til å avlevere elektronisk faktura til Forsvarssektoren. Alle leverandørens egne kostnader forbundet med elektronisk samhandling fram til Forsvarssektoren systemløsning bæres av leverandøren. Dette gjelder bl.a. forsendelse og konvertering av filer i samhandlingsprosessen. Dette gjelder også kostnader som påvirker den elektroniske samhandlingen hvis og når leverandøren gjennomfører endringer i sine interne rutiner eller elektroniske prosesser eller systemer. Leverandøren bærer også kostnadene for produsering av en grafisk fremstilling av den elektroniske fakturafilen. Dette vedlegget skal følge fakturafilen. 10