GENERALFORSAMLING BORETTSLAGET TRONDHEIMSVEIEN 5

Transkript

1 GENERALFORSAMLING BORETTSLAGET TRONDHEIMSVEIEN 5 28 juni 2017

2 INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING Det innkalles til ordinær generalforsamling i Borettslaget Trondheimsveien 5 Tid og sted: 28juni 2017, kl 1900 Trondheimsveien 5D - Akersalen Sak 1: Konstituering a Valg av møteleder Styret innstiller USBL b Valg av sekretær Styret innstiller USBL c Valg av 2 seksjonseiere til å undertegne protokollen sammen med styreleder og møtelederen Styret innstiller: d Opplysninger om fremmøtte med stemmerett Antall fremlagte fullmakter: Totalt: e Godkjenning av innkalling Innkallingen godkjennes f Godkjenning av saksliste Sakslisten godkjennes g Godkjenning av forretningsorden forretningsorden godkjennes Sak 2: Godkjenning av årsoppgjøret a Godkjenning av årsmelding for 2016 fra styret Se vedlagte årsmelding Årsmeldingen godkjennes b Godkjenning av årsregnskapet for 2016 Se vedlagte regnskap Årets årsregnskap viser et overskudd med kr ,- Disponible midler utgjør ved utløpet av året kr ,- Revisor rapport deles ut under generalforsamlingen Regnskapet godkjennes Overskuddet tillegges borettslagets egenkapital Sak 3: Godtgjørelse til styret Dagens styregodtgjørelse opprettholdes på samme nivå, kr ,-

3 Sak 4: Endring av vedtekter Styret ønsker å slette siste ledd (setning) av borettslagets vedtekter paragraf 3,2: Borettslagets styre vil ellers legge til grunn en liberal praksis for aksept av overlating av bruk til andre Styret er av den oppfatning at denne setningen verken er nødvendig eller beskriver den nåværende praksis Styret følger borettslagsloven, våre vedtekter og anbefalinger fra rådgiver i USBL, når det gjelder bruksoverlating Borettslagets vedtekter paragraf 3,2 siste ledd slettes Sak 5: Andre saker 51 Endring av åpningstidene på solterrassen Andel 48 foreslår å utvide åpningstiden på solterrassen til kl 24:00, i det minste i sommerhalvåret Det er kjedelig å bli kastet ut derfra på fine sommerkvelder mens det ennå er lyst ute, spesielt for oss som ikke har egen balkong Dersom borettslaget er bekymret for støy, kunne det eventuelt feks bli laget en regel om at det skal være rolig etter kl 23, men man kan likevel sitte der til kl 24, så lenge man er stille Styrets kommentar: Forskrift om Politivedtekt, Oslo Kommune beskriver bla; om natten mellom kl 2300 og 0800 og på søndager og helligdager skal ikke støy fra musikk eller annen sjenerende støy forekomme Styret har mottatt klager på sjenerende støy fra beboere i leilighetene under terrassen Styret er derfor av den oppfatning at dersom borettslaget skal gå utover Forskrift om Politivedtekt, må det iverksettes sikringstiltak som hindrer sjenerende støy eller musikk etter 2300 Saken avvises 52 Tilkobling av brannalarmen til brannvesenet Andel 57 har meldt inn forslag om at borettslagets brannalarm bør kobles til brannvesenet Styret har også diskutert dette på et styremøte, og er av samme oppfatning Borettslagets brannalarm kobles opp mot alarmmottak Styret bes endre husordensreglene, slik at det ved evt falsk alarm er den andel som har utløst falsk brannalarm som er ansvarlig for å dekke alle kostnader som følger av falsk alarm og utrykning fra brannvesenet 53 Kollektiv internett og/eller TV signaler Dagens 3årige avtale om kollektiv internett og TV signaler fra GET AS utløp 30april 2017 Styret har muntlig avtalt videreføring av denne avtalen ut 2017 Styret har innhentet tilbud fra 4 leverandører, både internett alene og internett + TV Tilbudene bygger enten på eksisterende kabler eller utskifting og innføring av fiber inn til samtlige leiligheter Se vedlagte sammenstilling av de mottatte tilbudene

4 54 Innflyttingsgebyr Andel 89 foreslår at det pålegges et innflyttingsgebyr opp til maks 4* rettsgebyret ved innflytting (gjelder også hybler), eierskifte, gjeldende fra Innflyttingsgebyret skal øremerkes egen konto, og skal dekke kostnadene for å utbedre den forringelse av fellesareal flytting medfører ved ekstra slitasje (særlig fellesdører og heiser), samt programmering av dørklokker, produksjon av postkasseskilt, etc Sak 6: Økning av fellesutgiftene Styret anbefaler ingen økning i fellesutgiftene Sak 7: Budsjett Se vedlagte budsjett Styrets budsjettet for 2017 tatt til etterretning Sak 8: Valg Styreleder for 2 år: Styremedlem for 2 år (3 personer): Styremedlem for 1år (1 person): Varamedlem for 1 år (2 personer): Valgkomite for 1 år (normalt 2-3 personer) Valgkomiteens innstilling vil bli gitt ved starten av generalforsamlingen Vedlegg: 1) Forretningsorden 2) Årsmelding ) Regnskap ) Budsjett 2017 STYRET MINNER OM BEBOERMØTE ETTER GENERALFORSAMLINGEN

5 Forretningsorden - Generalforsamlingen ledes av en valgt møteleder - Protokollen føres av en valgt referent Protokollen undertegnes av referent, styreleder samt to valgte andelseiere - Ingen andelseiere har rett til ordet mer enn tre ganger i samme sak Gjelder ikke forslagsstiller - Møteleder har rett til å foreslå forkorting av taletiden og foreslå strek med de inntegnede talere Etter strek kan forslag ikke fremmes eller trekkes tilbake - Forslag utenom de på sakslisten oppsatte saker, kan ikke fremmes - Med de unntak som følger av borettslagsloven eller borettslagets vedtektene avgjøres alle saker med alminnelig flertall av de avgitte stemmer Blanke stemmer anses som ikke avgitt - Ved stemmelikhet gjør møtelederens stemme utslaget Har han eller hun ikke stemt, eller det gjelder valg, avgjøres saken ved loddtrekning - Alle avstemninger eller valg foregår skriftlig dersom mer enn en andelseier forlanger det VEDLEGG TIL SAK GENERALFORSAMLING NY KOLLEKTIV AVTALE INTERNETT OG/ELLER TV SIGNALER Styret har mottatt tilbud fra 4 leverandører: Get (som vi har i dag), Canal Digital, NextGenTel og OpenNet De forskjellige leverandørene har gitt tilbud på litt forskjellige pakkeløsninger, som dessverre ikke er 100% sammenlignbare internetthastighetene som tilbys er forskjellige, samt antallet tv-kanaler (i de pakkene som inkluderer TV) Get Canal Digital NextGenTel OpenNet Kun tilknytning* 129 kr/mnd Kun internett 199 kr/mnd 288 kr/mnd 229 kr/mnd Internett+TV 359 kr/mnd 349 kr/mnd 487 kr/mnd 378 kr/mnd * NextGenTel har som eneste tilbyder, gitt pris på kun tilknytning (uten hverken internett eller TV hver beboer må da selv anskaffe abonnement på internett og/eller TV direkte fra NextGenTel) Hastigheten på internettforbindelsene, antallet TV-kanaler samt bindingstiden i de forskjellige tilbydernes pakker, varierer: Get: 50 mbit/s internett, og 50 TV-kanaler 3 års bindingstid Tillegg for 100 mbit/s (kun internett): 50 kr/mnd Tillegg for 80 mbit/s (pakke med internett+tv): 79 kr/mnd Canal Digital: 30 mbit/s internett, og 54 TV-kanaler 5 års bindingstid Tillegg for 100 mbit/s: 199 kr/mnd NextGenTel: 100 mbit/s internett, og 20 TV-kanaler 5 års bindingstid OpenNet: 100 mbit/s internett, og 15 TV-kanaler 5 års bindingstid Dersom man velger å beholde Get som leverandør, vil det ikke være behov for nye kabler Ny avtale kan dermed iverksettes umiddelbart De tre andre tilbyderne, må skifte ut kablene i bygget Canal Digital og OpenNet vil i størst mulig grad legge kablene skjult i eksisterende kabelrør NextGenTel har sagt at de kommer til å legge alle nye kabler åpent (utenpå veggene) inne i leilighetene

6 921 Borettslaget Trondheimsveien 5 Årsmelding 2016 Styret har etter generalforsamling 2016 bestått av følgende representanter: Verv Verv Navn Adresse Styreleder Kjetil Andreas Andersen Trondheimsveien 5B, 223 Nestleder Paul Maric Trondheimsveien 5D, 404 Styremedlem Anne Cathrine Christophersen Trondheimsveien 5B, 218 Styremedlem Ketil Aaberg Johansen Trondheimsveien 5D, 705 Styremedlem Dagfinn Lie Trondheimsveien 5D, 209 Styremedlem Christopher Sanchez Trondheimsveien 5D, 707 Styremedlem Bente Otterstad Trondheimsveien 5B, 423 Varamedlem Arnfinn Nygård Trondheimsveien 5D, 901 Varamedlem Inger Johanne Skar Trondheimsveien 5D, 211 Varamedlem Maryia Akkuratnova Trondheimsveien 5B, 421 Styret i Borettslaget Trondheimsveien 5 består av 2 kvinne og 5 menn Borettslaget har ingen ansatte Borettslaget følger likestillingsloven og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser Overdragelser 20 andeler har det siste året skiftet eiere Bruksoverlating 17 andeler er registrert bruksoverlatt pr 3112 Dessverre har vi flere andelseiere som fysisk har bruksoverlatt andelen til andre, uten å søke ihht vedtekter og husordensregler Styret jobber kontinuerlig med både oppfølgning av gamle og nye tilfeller av bruksoverlating De Juridiske eiere Borettslaget har pr 3112 ingen juridiske eiere Virksomhetens art Borettslaget Trondheimsveien 5 er organisert etter de bestemmelser som følger av loven, og har til formål å drive eiendommen i samråd med og til beste for eierne Borettslaget ligger i Oslo kommune Borettslagets organisasjonsnummer er Det er 108 boliger og ingen næringslokaler i borettslaget Forretningsførsel og revisjon Forretningsfører er Boligbyggelaget Usbl Revisor er BDO, Postboks 1704 Vika, 0121 Oslo Forsikring Borettslagets eiendommer er fullverdiforsikret i Gjensidige Forsikring, avtale nr , gjennom Sameiet Trondheimsveien 5 A-E Ved skadesaker skal henvendelse gjøres til styret Privat innbo/eiendeler må forsikres ved egen polise Ytre miljø Styret er ikke kjent med at virksomheten påvirker det ytre miljø negativt HMS/Internkontroll Styret har ansvar for å ivareta arbeidet med helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften i boligselskapet Borettslaget har felles HMS system med Sameiet Trondheimsveien 5 A-E Dette er et logisk og fornuftig samarbeid Oppfølgning av HMS for sameiet gjøres av styret i borettslaget i samarbeid med styret i sameiet Se vedlagte oversikt over registrerte HMS aktiviteter I året som er gått er det utført lovpålagte egenkontroller på disse risikoområder i boligselskapet: - Egenkontroll bygning, 2 stk

7 - Informasjon til andelseiere vedr batteribytte selvstendige røykvarslere, forebyggende tiltak mot frosne vannrør og forbud mot oppskyting av fyrverkeri - Egenkontroll av håndslukkere - Ekstern kontroll brannalarmanlegg og alarmklokker - Ekstern kontroll og oppfølgning av heisene (4 stk) - Ekstern kontroll og oppfølgning av heisenes oppkobling til alarmsentral (12 stk) - Ekstern kontroll og oppfølgning av overvåkningskamera - Ekstern kontroll og oppfølging av tekniske rom og berederrom (2 stk) - Ekstern kontroll og oppfølgning av ventilasjonsanlegg (2 stk) De øvrige egen/ekstern kontroller er registrert i Sameiet Trondheimsveien 5 A-E Individuell nedbetaling av fellesgjeld (IN) Selskapet har avtale om IN med banken og Usbl Såfremt det er flytende rente på lånet er det anledning til å nedbetale på fellesgjelden to ganger i året; 15 mars og 15 septemberusbl må kontaktes senest to uker før nedbetaling Minstebeløp for nedbetaling er kr ,- pr gang Økonomi I samsvar med regnskapslovens 3-3 bekreftes det at forutsetningen om fortsatt drift er til stede og denne forutsetningen er lagt til grunn ved utarbeidelsen av regnskapet Årets årsregnskap viser et overskudd med kr ,- Disponible midler utgjør ved utløpet av året kr ,- For øvrig vises til noter samt kommentarer under regnskapsbehandling på generalforsamlingen Felleskostnadene ble ikke justert fra Styret foreslår at overskuddet tillegges egenkapitalen Det bekreftes i denne sammenheng at alle inntekter og utgifter selskapet har, er medtatt i det framlagte årsregnskap Renten på borettslaget felleslån var ved årets begynnelse 2,20% og har gått jevnlig nedover Ved årets slutt var renten 2,05% Lånet avdragsfrie periode gikk ut i mars måned Andelseierne startet derfor med nedbetaling av avdrag fra 1januar Det har ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets slutt som påvirker resultat eller selskapets stilling Styrets arbeid: Det sittende styret har i denne perioden hatt 7 styremøter og behandlet 52 styresaker Styret har gjennomført ett beboermøte (etter generalforsmalingen) og en dugnad/rydde kveld hvor styret stilte kontainer til disposisjon Det er i perioden, i tillegg til ordinært styrehonorar, ikke utbetalt annen godtgjørelser til styrets medlemmer Styret har jobbet med følgende saker i året som gikk: Oversikt over andelseiere og beboere Å holde en 100% oversikt over samtlige andelseiere inkludert mobil og epost, samt oversikt over beboere i vårt borettslag krever mye arbeid og kontinuerlig kontakt med både USBL og nye og gamle andelseiere USBL sin offisielle oversikt oppdateres ikke før alle formelle papirer er på plass, noe som ikke skjer før 4-6uker etter overtakelse Styret har som mål å ønske samtlige nye andelseiere velkommen før de flytter inn Vi sender ut eget velkomstbrev med nyttig informasjon i forkant av innflytting Dette får vi meget gode tilbakemeldinger på, ikke bare fra andelseierne, men også fra eiendomsmeglerne Ny hjemmeside og digitalt arbeidsverktøy for styret

8 For å forenkle administrasjon og oppfølgning av styres saker og oversikter over avtaler osv, har styret valgt styretcom som portalløsning Styret har jobbet med innføringen av denne og portalen forventes å være innført fra 1januar 2017 Sameiet Trondheimsveien 5 A-E Borettslaget har ett meget godt samarbeid med sameiet, særlig om det ytre vedlikeholdet og felles HMS rutiner Styret anbefaler alle å lese sameiets årsmelding Bakgården Vel Hele bakgården fremstår i dag som ett trygt og attraktivt uteområder Styret oppfordrer våre beboere til å benytte området oftere Samarbeidet med de øvrige interessentene i bakgården har i år fungert bedre, men det er fremdeles behov for enda bedre samarbeid Aktiviteten har derfor vært lav Ny vaktmesteravtale er på plass Lydutfordringer SüdØst Styret har ikke gjennomført støymålinger inneværende år Uteserveringen er ihht tidligere målinger innenfor de grenser som er satt av Oslo Kommune Etter at SüdØst gjenåpnet diskoteket i kjelleren har styret mottatt klager på støy som forplanter seg opp i 5B Lydutfordringer Grillterrassen Arbeidet med utbedring av trinnlydsisolasjonen under terrassegulvet ble påbegynt i 2016, og forventes fullført ila 2017 Dersom lydmålinger viser at utbedringene har ført til at forskriftenes krav til trinnlydsisolasjon innfris, vil styret arbeide med å få på plass en egnet løsning for grilling på terrassen Lydutfordringer Akersalen Styret har vært i kontakt med eierne av alle andelene som ligger inntil (vegg i vegg, eller rett over) Akersalen Alle berørte andelseiere gav uttrykk for at de plages av støy fra Akersalen Styret har derfor gjennomført målinger av luftlydisolasjon mellom de fire andelene som ligger vegg i vegg med Akersalen, samt en av andelene som ligger rett over den Målingene viste at forskriftenes krav til luftlydisolasjon oppfylles, med unntak av til leilighet 211 Støyproblemene skyldes således (med ovennevnte ene unntak) ikke bygningstekniske feil eller mangler, men at eier og/eller brukere av Akersalen spiller for høy musikk Styret har derfor meldt inn saken til bydelslegen, med krav om at eier av Akersalen må redusere lydnivået slik at naboene ikke sjeneres av støy Styret vil iverksette tiltak for å utbedre luftlydisolasjonen mellom Akersalen og leilighet 211, dette forventes utført ila 2017 Ferdigstillelse attest Arbeidet med ferdigattest har dessverre stoppet opp Styret har en forventing at denne saken blir løst og avsluttet ila 2017 Vektertjenester Borettslaget avtale med vektertjenester (4 ganger pr uke, ifm med rosignal ) fungerer tilfredsstillende Styret mottar rapport etter hvert besøk, med påfølgende oppfølgning av avvik Generell orden og renhold Styret er av den oppfatning at den generelle orden og renhold av borettslaget er tilfredsstillende Vi følger nøye opp både renholder, matteleverandør og vaktmester Små feil og mangler løses fortløpende Støre oppgaver tar noe lengre tid grunnet innhenting av anbud og leverandører Dører og låser utbedres kontinuerlig Dører ut til trapperom (rømningsveier) smøres og justeres jevnlig Styret er opptatt av at ytterdørene alltid skal fungere tilfredsstillende og være låst Dette påfører borettslaget moderate utgifter til låsesmed til alle tider av døgnet For å holde borettslagets digitale låssystemet a jour er styret avhengig av at andelseierne har kontroll over egne nøkler og umiddelbart melder ifra om tap eller tyveri av nøkkel Styreleder kontaktes for batteribytte når systemnøklene begynner å pipe Vinduer Styret har jevnlig utført utbedring av vinduer, og gitt beboerne opplæring i enkelt vedlikehold Det ble innhentet tilbud på utvendig maling av alle vinduer, dette er planlagt utført i 2017

9 USBL fondet Styrer har søkt og mottatt støtte til forprosjekt uteområdet Solterrassen (50% av utgiftene inntil kr) og oppheng av historiske bilder i inngangsparti 5D (50% av utgiftene, inntil kr) Begge tilskuddene har en varighet ut 2017 Styret vil derfor iverksette begge prosjektene snarest mulig ICE mobilantenner på taket Sameiet har i 2016 sagt opp avtalen med ICE, som har plassert en basestasjon for mobiltelefoni på bygningen Dette pga at ICE uten forvarsel har skiftet ut antennene, noe som har medført problemer med signalforstyrrelser for beboere i nærheten av antennene Oppsigelsesperioden utløper 31august 2017, og ICE skal innen den tid fjerne alle antenner og utstyr fra bygget Planlagt vedlikehold de nærmeste årene Internett tilgang på solterrassen (2017) Utbedring av sprekker i murvegg kjeller (2017) Rengjøring av ventilasjonsanlegget (2017) Bytting av lysarmatur i korridorer til led-lys (2018) Oppgradering av solterrassen (2018) Utbedringer grillterrassen (2017) Maling av vinduer utvendig (2017) Styret har inngått følgende avtaler Forretningsføreravtale - USBL Forretningsføreravtale, tillegg: myndighet til å godkjenne andelseiere - USBL Forretningsføreravtale, tillegg: myndighet til å godkjenne bruksoverlating USBL HMS Bevar HMS USBL IN-ordning USBL Felleslån Handelsbanken Tilleggslån, Heisbytte Handelsbanken Energi, nettleie Hafslund Varmtvannsberedere, service og vedlikehold Assemblin AS Brannanlegg, service og vedlikeholdsavtale Schneider Electric Ventilasjon, service og vedlikeholdsavtale Bryn Byggklima Leveranse av TV signaler Get AS Renovasjon Oslo Kommune, renholds etaten Renhold av søppelcontainere Niwi Miljøtiltak Vask og renhold Rene Trapper AS Vask matter inngangsparti Initial Overvåkningskamera, service og vedlikehold NOKAS Vektertjenester NOKAS Dører og låser Aker Lås og Nøkkel Låssystem Trioving Cliq Elektriske installasjoner Leithe & Christensen Heis, service og vedlikehold, 24timers alarmovervåking KONE Heis Hjemmeside Styretcom Vaktmestertjenester Gamle Oslo Servicesentral Avtale om utgiftsfordeling bakgården (stiftelsesprotokoll) Bakgården velforening, Andre avtaler som også påvirker borettslaget Bakgården Velforening Energiutgifter bakgården Akershave Eiendom AS Vaktmestertjenester bakgården Gamle Oslo Servicesentral Overvåkningskamera søppelrommet, service og vedlikehold Akershave Eiendom AS (Skan-kontroll) Sameiet Trondheimsveien 5 A-E Forretningsføreravtale USBL Forsikring Gjensidige

10 Takras overvåkning og vedlikehold Rasfareno Sprinkelanlegg, service og vedlikehold Assemblin AS Grunnvannspumper, service og vedlikehold Assemblin AS Vaktmestertjenester Borettslaget Triondheimsveien5 Utleie av plass til mobilsendere ICE Norge AS Tagging, avtale om fjerning Asker Vedlikehold (Grafittifjerningno) Vi håper at borettslaget Trondheimsveien 5 fortsatt kan styres med samme entusiasme som før Til dette trengs imidlertid stadig interesserte beboere som er villige til å ta i et tak Styret legger ikke skjul på at det er mye arbeid forbundet med å være med i borettslagets styre Styret anbefale alle interesserte beboere å stille opp, enten som styremedlem eller resursperson for borettslaget Det er både spennende, lærerikt og sosialt Grünerløkka, 9 mai 2017 Kjetil Andreas Andersen Styreleder Bente Otterstad Styremedlem Ketil Aaberg Johansen Styremedlem Paul Maric Nestleder Anne Cathrine Christophersen Styremedlem Dagfinn Lie Styremedlem Christopher Sanchez Styremedlem