Eiendomsforvaltning. Forvaltningsrevisjon - Skien kommune 2015 ::

Transkript

1 Eiendomsforvaltning Forvaltningsrevisjon - Skien kommune 2015 ::

2 Innhold Sammendrag... 1 Bestilling og bakgrunn Innledning Kontrollutvalgets bestilling Problemstillinger og revisjonskriterier Noen sentrale begreper Avgrensning Metode og kvalitetssikring Høring Eiendomsforvaltning i Skien Organisasjon Bygg Politiske mål og system for styring Fakta om politisk bestemte mål og system for styring Revisors vurdering av politisk bestemte mål og system for styring Verdibevarende vedlikehold Fakta om verdibevarende vedlikehold Revisors vurdering av verdibevarende vedlikehold Konklusjoner og anbefalinger Konklusjoner Anbefalinger Litteratur og kildereferanser Vedlegg 1: Rådmannens høringsuttalelse Vedlegg 2: Revisjonskriterier Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Forside: pixabay.com ii

3 Sammendrag Bestilling og bakgrunn Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i Skien i møtene , sak 03/14, og , sak 46/14. Videre vises det til vedtak i kontrollutvalget om rullering av plan for forvaltningsrevisjon, sak 42/13, og til bystyrets behandling av Plan for forvaltningsrevisjon, sak 29/12. Vi har undersøkt følgende problemstillinger: Har Skien kommune overordnede politisk bestemte mål og et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen? Har kommunen et verdibevarende vedlikehold av bygningene sine? Politiske bestemte mål og system for styring Vi fant at Skien kommune mangler overordnede politisk bestemte mål og strategier for eiendomsforvaltningen. Når det gjelder system for styring, fant vi at Skien har et årshjul som starter med årsbudsjett og økonomiplan, forsetter med månedsrapportering og tertialrapportering gjennom året, og avrundes med årsmelding og årsregnskap. Kommunalområdet Byutvikling, drift og kultur (heretter BDK) og Eiendom 1 synes å være en integrert del av dette styringssystemet gjennom sin utviklings- og virksomhetsplan som inngår i årsbudsjettet og som det rapporteres på gjennom året. Vi fant at kommunen har vedlikeholdsplaner slik NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle, om eiendomsforvaltning i kommunesektoren» anbefaler. Mer konkret har Renhold, Vaktmester/drift og Byggadministrasjon/vedlikehold hatt hver sine planer for det enkelte bygg, samt hver sine årsplaner. Fra årsskifte 2014/2015 har Eiendom tatt i bruk et nytt elektronisk system der en skal samle alle opplysninger om det enkelte bygg på ett sted. Etter vår vurdering kan dette gjøre det enklere å lage færre og mer helhetlige planer. Basert på den skriftlige rapporteringen, fant vi at politisk nivå i hovedsak informeres om oppnådde målsetninger, men i begrenset grad om utfordringer, risikoområder, krevende prioriteringer osv. 1 Eiendom er en del av BDK, og har det administrative og utførende ansvaret for eiendomsforvaltningen. Se avsnitt 2.1. for ytterligere beskrivelse. 1

4 Administrasjonen opplyser at de i tillegg til den skriftlige rapporteringen, rapporterer muntlig om ulike sider ved eiendomsforvaltningen. Det er vanskelig for oss å vurdere omfanget av og innholdet i den muntlige rapporteringen, men en slik rapporteringspraksis skaper etter vår vurdering usikkerhet om politisk nivå har tilstrekkelig kjennskap til situasjonen i eiendomsforvaltningen, og et betryggende grunnlag for sine beslutninger. Vi mener at opplysninger om utfordringer, risikoområder og krevende prioriteringer er såpass viktig at politisk nivå bør få det skriftlig. Verdibevarende vedlikehold For å kunne si noe om vedlikeholdet på formålsbygg 2, har vi sett nærmere på følgende: arealeffektivisering, kompetanse og personellressurser, organisering, vedlikeholdsplaner og midler avsatt til vedlikehold. Vi har også sett på omfanget og utgiftene til leie av formålsbygg. Arealet på formålsbyggene har holdt seg stabilt de senere årene, mens arealet på leide bygg har gått noe ned. Etter vår vurdering er det vanskelig å se at dette er i tråd med sentrale politiske føringer om arealeffektivisering. Samtidig ser vi at det tar tid å fortette bruken av formålsbyggene, avhende eiendom, avvikle leieavtaler osv. Vi vil også vise til administrasjonens opplysninger om at de har avventet den politiske sluttbehandlingen av Kommuneplanens arealdel våren 2015, før eiendom vil bli avhendet. Nå når den politiske behandlingen er i sluttfasen, kan en forvente at arealeffektiviseringen vil øke. Etter egen vurdering har Eiendom nok personell med tilstrekkelig kompetanse til å utføre de oppgavene de har ansvar for. Samtidig opplever de at de nærmere seg en nedre grense der ytterligere reduksjoner kan gå ut over kvaliteten. Når det gjelder organisering, fant vi at Eiendom har gjort flere grep for å strømlinjeforme arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold. Blant annet har de systematisert kontakten med brukerne 3, slått sammen avdelinger, og tatt i bruk et elektronisk system der opplysninger om hvert bygg og opplysninger om alt som gjøres på bygget blir registrert. Etter vår vurdering synes dette å være viktige bidrag i det interne utviklings- og omstillingsarbeidet. Vi fant at kommunen har to typer vedlikeholdsplaner en for hvert bygg som viser faktisk vedlikeholdsbehov, og en årlig plan der en tar utgangspunkt i tildelte midler og fordeler dem på ulike tiltak. Etter vår vurdering bør vedlikeholdsplanene for det 2 Begrepet formålsbygg er en samlebetegnelse på alle bygg som benyttes til kommunale velferdstjenester: skoler, barnehager, sykehjem, institusjoner, kulturbygg, idrettshaller, svømmehaller, grendehus og administrasjonsbygg. 3 I denne rapporten vil ordet «brukerne» først og fremst gjelde de kommunale tjenesteenhetene som bruker formålsbyggene i sin virksomhet, herunder sykehjem, barnehager, skoler osv. 2

5 enkelte bygg og den felles årlige vedlikeholdsplanen i større grad samkjøres slik at en får en samlet oversikt over tilstand, vedlikeholdsbehov, kostnadsoverslag og prioriteringsvurderinger osv. For å danne oss et bilde av omfanget av midler satt av til eiendomsforvaltning i Skien kommune, sammenliknet vi med anbefalingene i en fdv-nøkkel fra Holte AS. Vi brukte også Kostratall til å se utviklingen over tid, og sammenlikne med andre kommuner og gjennomsnittet for kostragruppen. Vi fant at kommunen brukte om lag halvparten av anbefalingene i fdv-nøkklen, at utgifter til eiendomsforvaltningen gikk ned fra 2010 til 2013 og så økte den noe i 2014, og at Skien kommune ligger i nedre sjikt sammenliknet med andre kommuner. Vi mener dette er et sentralt funn, fordi det indikerer at Skien kommune ikke setter av tilstrekkelig med midler til et godt verdibevarende vedlikehold i et langsiktig perspektiv. Etter vår vurdering tilsier selve omfanget av leiearealet og utgiftene kommunen har på dette området, at en bør vurdere om disse midlene blir brukt på hensiktsmessig måte. Slike vurderinger bør være et element i det interne utviklings- og omstillingsarbeidet knyttet til forventningene om framtidige reduserte økonomiske rammer, jf. Utviklingsog virksomhetsplanen Anbefalinger Vi mener kommunen bør: utarbeide en langsiktig strategi for eiendomsforvaltningen av kommunale formålsbygg, sikre at den skriftlige rapporteringen til politisk nivå gir et nyansert og helhetlig bilde av situasjonen i eiendomsforvaltningen, utvikle et operativt planverk som omfatter både de faglige og økonomiske sidene av eiendomsforvaltningen, vurdere om midlene til leie av formålsbygg blir brukt på en hensiktsmessig måte, vurdere om de kommunale formålsbyggene vedlikeholdes i tilstrekkelig grad. Vi vil takke for godt samarbeid med administrasjonen i forbindelse med informasjonsinnhentingen. 5.mai

6 1 Innledning 1.1 Kontrollutvalgets bestilling Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i Skien i møtene , sak 03/14, og , sak 46/14. Videre vises det til vedtak i kontrollutvalget om rullering av plan for forvaltningsrevisjon, sak 42/13, og til bystyrets behandling av Plan for forvaltningsrevisjon, sak 29/12. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel Problemstillinger og revisjonskriterier Rapporten handler om følgende problemstillinger: Har Skien kommune overordnede politisk bestemte mål og et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen? Har kommunen et verdibevarende vedlikehold av bygningene sine? Det finnes ikke krav i lov eller forskrift om hvordan kommunen skal drive sin eiendomsforvaltning, men det finnes en rekke lover som regulerer krav til bygget og til den virksomheten som drives i bygget. 4 Slike krav har betydning for utforming av nye bygg og hva som må holdes ved like i eksisterende bygg, men gir ikke en samlet oversikt over hvordan kommunen skal drive god eiendomsforvaltning. Selv om det ikke er direkte fastsatt i lov eller forskrift, er det laget dokumenter som gir føringer for hva som er god eiendomsforvaltning: NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle, om eiendomsforvaltning i kommunesektoren» «God kommunal eiendomsforvaltning, fordypning for folkevalgte», Direktoratet for byggkvalitet, 2011 «Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold, en veileder for folkevalgte og rådmenn», KS 2008 «Bedre eierskap i kommunene», Forum for Offentlige Bygg og Eiendommer (FOBE) Eksempel på slike lover med tilhørende forskrifter er plan- og byggingsloven, brannvernloven, forurensningsloven, energiloven, kulturminneloven, opplæringsloven, barnehageloven, folkehelseloven og helse- og omsorgstjenesteloven. 4

7 «Vedlikehold i kommunesektoren Fra forfall til forbilde», MULTICONSULT og PricewaterhouseCoopers 2008 på oppdrag fra KS Revisjonskriteriene 5 i denne forvaltningsrevisjonen er hentet fra disse dokumentene. Kriteriene er angitt under hver problemstilling nedenfor, og er nærmere omtalt i vedlegg Noen sentrale begreper Vi bruker omgrepene forvalting, drift, vedlikehold og utvikling/oppgradering gjennom hele rapporten. Vi vil derfor si noe om hva som ligger i disse begrepene. Forvaltning Forvaltning omfatter alle oppgaver i tilknytning til ledelse og administrasjon av en eiendom. Det omfatter budsjett og regnskap, planarbeid, ledelse av personell, ansvar for helse, miljø og sikkerhet (HMS) og andre forhold som er regulert gjennom lov og forskrift. Det omfatter også kostnader som ikke er avhengige av byggets bruk, som utgifter til forsikringer, skatter og faste avgifter. Drift Drift er alle oppgavene og rutinene som er nødvendige for at et bygg skal fungere best mulig funksjonelt, teknisk og økonomisk. Det omfatter generell drift og ettersyn med bygningsdeler og installasjoner, og gjelder de tjenestene som må gjøres daglig for å tilfredsstille brukernes behov, for eksempel renhold, avfallshåndtering, energibruk, vakt og sikring. Vedlikehold Vedlikehold er oppgaver som er nødvendige for å opprettholde et fastsatt kvalitetsnivå på bygget og de tekniske installasjonene. Målet er at bygget som helhet fungerer godt for brukervirksomhetene. Det er vanlig å skille mellom forebyggende og løpende vedlikehold. Forebyggende eller verdibevarende vedlikehold handler om å hindre forfall som følge av jevn og normal slitasje. Dette er planlagte, periodiske tiltak som forebygger senere reparasjoner og skader. Løpende eller tilfeldig vedlikehold omfatter arbeid som ikke er planlagt, men som må utføres for å rette opp ikke-forutsigbare skader eller mangler som følge av for eksempel uvær, hærverk, ledningsbrudd osv. Utvikling eller oppgradering Utvikling eller oppgradering (begge begrepene vil bli benyttet) gjelder tiltak som øker 5 Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som skal undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som revisjonen foretar, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere samsvar, avvik eller svakheter. 5

8 kvaliteten på et bygg. En målrettet og systematisk utvikling som tar sikte på å holde et bygg oppdatert over tid, vil forlenge byggets tekniske, funksjonelle og økonomiske levetid, og gi store ressurs- og miljømessige gevinster sammenliknet med å rive og bygge nytt. Begrepsbruken I praksis kan det være vanskelig å skille klart mellom disse fire oppgavene. Ofte er renhold skilt fra andre driftsoppgaver, men blir regnet som en vesentlig del av arbeidet med å forlenge levetida til et bygg. I mange kommuner har vaktmesterne ansvar for både drifts- og vedlikeholdsoppgaver, mens i andre kommuner skilles det tydeligere mellom disse oppgavene. Da har vaktmesterne driftsansvar, mens andre noen ganger en egen vedlikeholdsavdeling har vedlikeholdsansvar. Videre kan det være uklart hva som legges i begrepet vedlikehold. Skal en kun ta med de gjøremålene som går direkte til å forlenge levetiden til tak, fasader, vinder, dører, ventilasjonsanlegg, toalett, brannvarslingsanlegg m.m., eller skal en også regne med rensing av tak, takrenner og kummer, siden det reduserer faren for fuktskader, og feiing av gårdsplass og inngangsparti siden det reduserer slitasjen på golvet inne. I budsjettsammenheng kan det også være vanskelig å skille mellom disse fire oppgavene. Det er vanlig å bruke kr/ m 2 for å si hvor mye midler som settes av til drift og vedlikehold. Men det er ikke alltid klart hva summen inneholder. Noen kommuner legger en videre definisjon av vedlikehold til grunn, mens bruker en smalere definisjon. Videre blir lønnen til de ansatte som utfører drifts- og vedlikeholdsoppgavene noen ganger regnet med og andre ganger ikke. Det kan også være uklart hva som skal føres som vedlikehold i driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet. Det gjelder særlig tiltakene forebyggende vedlikehold og utviklingstiltak. Begge deler er knyttet til en gradvis kvalitetsheving når eldre bygningsdeler og komponenter blir skiftet ut med nye. Regnskapsforskriften bruker begrepet «samme standard» for å gjøre det mer tydelig hva som skal plasseres hvor. Dersom for eksempel et vindu, som hadde vanlig standard i 1970, blir byttet ut med et som har vanlig standard i 2015, likevel får en høyere standard på grunn av kvalitetsutviklingen, skal det klassifiseres som drift. I praksis ser vi at det kan oppstå en gråsone der en vurderer om slike tiltak bør finansieres over investeringsbudsjettet eller driftsbudsjettet. 1.4 Avgrensning I samråd med kontrollutvalget, har vi sett nærmere på eide og leide formålsbygg. Vi har ikke sett på utleieboliger. Utleieboligene er en såpass stor og særegen del av Skien kommunes eiendomsforvaltning, at det egner seg som et eget forvaltningsrevisjonsprosjekt. 6

9 Når vi snakker om eiendom og eiendomsforvaltning i vår rapport, mener vi bygg med tilhørende grunnareal. Særlig for barnehager og skoler er utearealene viktige. Vi tar det derfor med, men går ikke inn i de særskilte utfordringene som gjelder forvaltningen av uteareal. Andre former for fast eiendom, som infrastrukturanlegg, veier, ledninger for vann og avløp, anlegg for avløp, elektrisitetsforsyning og telekommunikasjon, parker og idrettsanlegg i friluft har vi holdt utenfor. Vi utelater også grunneiendommer, kirkebygg og eiendommer som er selvstendige rettssubjekter (IKS og AS). For å se utviklingen over tid har vi valgt et tidsperspektiv på ca. fem år fra 2010 til Metode og kvalitetssikring I denne revisjonen har vi benyttet ulike metoder for å hente inn informasjon. Vi har: hatt intervju med kommunalsjef, eiendomssjef, og ledere for renhold, drift, vedlikehold og håndverk, gått gjennom ulike kommunale og nasjonale dokumenter. Valg av metode og tiltak for kvalitetssikring er omtalt nærmere i vedlegg 3 til rapporten. Forvaltningsrevisjonen er utført av forvaltningsrevisor Hildegunn Rafdal. Oppdragsansvarlig er Kirsti Torbjørnson. 1.6 Høring Rapporten er presentert i et høringsmøte med administrasjonen i kommunen og sendt på høring 14. april Kommunen hadde ingen merknader. Rådmannens høringsuttalelse ligger i vedlegg 1. 7 Vi tar med opplysninger om eiendomsforvaltningen i 2014 i den grad det finnes gode kilder. 7

10 2 Eiendomsforvaltning i Skien 2.1 Organisasjon Skien kommune er politisk organisert med bystyre, formannskap og fire hovedutvalg. Hovedutvalg for teknisk sektor er delegert ansvar for alle saker som omhandler eiendomsforvaltning. Det forutsettes at sakene behandles i samsvar med de økonomiske rammene som bystyret har vedtatt. 8 På øverste administrative nivå er kommunen organisert med rådmann og fire kommunalsjefer. De leder hver sine kommunalområder: 1. Oppvekst, 2. Helse og velferd, 3. NAV og 4. Byutvikling, drift og kultur. Byutvikling, drift og kultur (BDK) ble opprettet ved at to enheter ble slått sammen. Kommunalsjefen opplyser at hensikten med disse endringene, var at organiseringen av administrasjonen skulle flates ut og at man skulle redusere antall ledere. BDK består per i dag av 11 enheter: Administrasjon Landbruk og geodata Drift og anlegg Vann og avløp Bibliotek Kulturskole Kultur- og fritidstjenester Utviklingsstab kultur Plan- og byggesak Utviklingsstab samfunn Næring og miljø Eiendom Eiendom har blant annet ansvar for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale formålbygg og utleieboliger. Det er deler av denne enheten vi i hovedsak reviderer. Samlet netto utgifter for Eiendom for 2014 var nesten 158 mill. kr. De største enkeltpostene er lønn på ca. 50 mill. kr, og kostnader til innleie av lokaler på ca. 49 mill. kr. Lederens formelle tittel er enhetsleder, men hun kalles vanligvis eiendomssjef. Hun har det økonomiske ansvaret og det overordnede faglige og personellmessige ansvaret. 8 Kilde: Delegasjons- og saksbehandlingsreglementet for Skien kommune, ajourført

11 I løpet av de siste 2-3 årene har Eiendom gjennomgått flere organisatoriske endringer. Ved årsskriftet 2014/2015 var Eiendom delt inn i fem avdelinger: 1. Boligkontoret håndterer kjøp og salg av utleieboliger, håndterer alle leiekontrakter, har ansvar for all oppfølging inn mot leietakerne, og all oppfølging med drifts- og vedlikeholdsbehov. 2. Prosjekt utreder og styrer rehabiliterings- og nybyggingsprosjekter, gjelder større tiltak som finansieres over investeringsbudsjettet. 3. Renhold har ansvar for renholdet i alle kommunalt eide og innleide formålsbygg. I tillegg leveres det tjenester til private aktører, herunder Skien boligbyggelag, Maribakkane bofellesskap og Kontorbygg AS. For ytterligere beskrivelse, se avsnitt Håndverk har ansvar for vedlikehold av utleieboligene. I tillegg gjør de enkelte vedlikeholdstiltak på formålsbyggene. Enheten ledes av en fagansvarlig og to formenn en malerformann og en snekkerformann. Totalt sett er det 13,8 årsverk fordelt på 14 personer. 5. Forvaltning, drift og vedlikehold (heretter FDV) har ansvar for all øvrig virksomhet innen eiendomsforvaltningen. FDV ble opprettet , og består av det som tidligere het Byggadministrasjon og Vaktmester/drift 9. En viktig endring i den nye organiseringen er at vaktmesterne skal følge opp og ha ansvar for all aktivitet på «sine» bygg. I tillegg til ordinære vaktmestertjenester, skal de ha kontakt med offentlige myndigheter, ivareta eierrollen ved tilsyn, bestille entreprenører når det skal utføres mindre arbeider på bygget, og ha kontakt med brukerne. For ytterligere beskrivelse, se avsnitt Bygg Vi har mottatt flere dokumenter fra Skien kommune om status for eide, innleide og utleide bygg. Opplysningene som gis i dette avsnittet bygger på disse dokumentene Eide bygg I august 2014 eide Skien kommune om lag 130 formålsbygg, og ved årsskifte 2014/15 eide kommunen 895 utleieboliger. Høsten 2014 hadde formålsbyggene et samlet areal på mer enn m 2. Det omfatter blant annet 31 skoler, 21 barnehager, 9 sykehjem, 7 grendehus og 5 9 Flere steder i rapporten vil vi bruke de gamle navnene på disse avdelingene, siden nåværende organisering er ny. 9

12 idrettshaller. Kommunen eier også 11 bygg/bygningsdeler som driftes av Skien fritidspark KF, 6 bygg/bygningsdeler på flyplassen og 12 bygg på stevneplassen på Falkum. Enkelte kommunalt eide formålsbygg leies ut til private aktører. Det gjelder Stavdal skole som leies ut til Melum barnehage, Kilebygda skole som leies ut til en montessoriskole, og flere bygg på flyplassen. To av byggene/bygningsdelene som brukes i ruteflytrafikken, leies ut til det heleide kommunale selskapet Skien lufthavn AS. To av byggene leies ut til private aktører/klubber 10. Flere kommunalt eide formålsbygg står tomme. Det omfatter blant annet Valebø skole, Sneltvedt skole, Søtvedt skole, deler av gamle Lunde barneskole og Lunde ungdomsskole, Klyve prestebolig, Travegata 14, SPT Bøle, Skien sykehjem og Uthaugen spesialskole avd. Kjørbekk. Flere av disse skal etter planen selges. Administrasjonen opplyser at for noen av byggene avventer en bystyrets behandling av kommuneplanens arealdel før de kan legges ut for salg. Videre opplyses det at Eiendom i stor grad har mistet fdv-midler til byggene som står tomme Leide bygg I september 2014 leide Skien kommune inn 26 bygg eller arealer i bygg for å huse ulike kommunale tjenester. De innleide formålsbyggene har et samlet areal på om lag m 2. To av de innleide byggene/arealene, leies ut til andre. Det gjelder blant annet NAVbygget på nesten 5200 m2 som leies av Torggata 18. Av dette leier Skien kommune ut 1650 m 2, blant annet til NAV Telemark og til Karrieresenteret som driftes av Telemark fylkeskommune. Deler av NAV-bygget står tomt. Administrasjonen opplyser at de ikke har anledning til å leie ut disse arealene til eksterne leietakere av informasjonssikkerhetshensyn. Åtte av de innleide byggene eies av Kontorbygg AS eller selskaper som er heleid av Kontorbygg AS. 11 Det utgjør om lag m 2. De største byggene/arealene ligger i Kverndalen og Kaffehuset, og huser kommunal administrasjon. I tillegg leier kommunen arealer i to bygg som eies av selskaper der Kontorbygg AS har mindre eierandeler, eller der Kontorbygg AS har leid inn lokalene og så leier ut til Skien kommune. Til sammen utgjør det om lag m 2. Det største arealet ligger i Skagerak arena og brukes av Voksenopplæringen. Samlet leier Skien kommune m 2 av Kontorbygg AS. 10 Vi har fått opplyst at Skien lufthavn AS leier terminal- og kafebygget og en hangar for 1 kr per år, og at de private aktørene/klubbene leier gratis mot en forpliktelse om å vedlikeholde byggene. 11 Kontorbygg AS er heleid av Skien kommune. 10

13 Ved årsskiftet 2014/15 leide kommunen inn 63 boliger. Disse leies ut igjen til innbyggere som ikke kan ivareta sin interesser i boligmarkedet, og som kommunen skal hjelpe med å skaffe bolig, jf. helse- og omsorgstjenesteloven og sosialtjenesteloven. 11

14 3 Politiske mål og system for styring Har Skien kommune overordnede politisk bestemte mål og et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen? Revisjonskriterier Politisk bestemte mål og strategier 12, og planer for eiendommene og for forvaltningen av dem, bør være skriftlig og vedtas formelt. For at eiendomsforvaltningen skal kunne foregå på en rasjonell, målrettet og effektiv måte i forhold til de overordene målene, må det stilles krav til eiendomsforvaltningens system for planlegging og styring på forvaltningsnivået. Det trengs et godt kunnskapsgrunnlag for å kunne gjøre riktige prioriteringer. Et minimumskrav til eiendomsforvalterne er at de rapporterer tilstand på all kommunal bygningsmasse, med forslag om prioriteringer og kostnadsanslag. Rapporteringen bør være en del av kommunens årsrapport. 3.1 Fakta om politisk bestemte mål og system for styring Politisk bestemte mål og strategier Vi har gått gjennom alle saker som har blitt behandlet i bystyret, formannskapet og Hovedutvalget for teknisk sektor (heretter HOTS) i perioden Gjennomgangen viser at bystyret ikke har vedtatt overordnede og langsiktige mål og strategier for forvaltningen av kommunale formålsbygg, slik det er beskrevet i vedlegg 2 Revisjonskriterier. Samtidig finner vi at politisk nivå fatter vedtak som gir styringssignaler på enkelte områder innen eiendomsforvaltning. Eksempler på det er: HOTS, møte , sak 170/11. På bakgrunn av et vedtak i Hovedutvalg for oppvekst (HOOP), se sak 62/11, orienterer administrasjonen om at de vil legge fram en langsiktig prioritert oversikt over vedlikeholdsbehov/rehabiliteringsbehov for skoler, barnehager og avlastningsboliger innen sommeren 2012 for innarbeiding i budsjett HOTS tar saken til orientering, og skriver: «HOTS ønsker tettere oppfølging av eiendomsenhetens drift og investeringer. ( ) Administrasjonen bes legges frem forslag til rapport som fremlegges hovedutvalget minst hvert kvartal. 12 Mål er en beskrivelse av en ønsket framtidig tilstand, og strategier handler om hva som bør gjøres for å nå målene. 12

15 Bystyret, møte , sak 171/11 Årsbudsjett 2012 og økonomiplan I vedlegget fra HOTS står det: «HOTS ber om tettere oppfølging av FDV i eiendomsenheten. Det legges fram egen sak som følger opp dette.» HOTS, møte , sak 12/12. For å følge opp en felles klima- og energiplan Skien har sammen med Porsgrunn, ble det vedtatt å konkurranseutsette en EPC-kontrakt (Energy Performance Contracting) for et utvalg bygg. Tiltakene fordeles over flere år og finansieres ved låneopptak. Det forventes at tiltakene vil gi reduserte energikostnader. Dette mindreforbruket skal brukes til å betjene lånet. Bystyret, møte , sak 105/12, vedtok en rekke tiltak for skape bedre balanse mellom inntekter og aktiviteter samlet sett for kommunen. 13 I den forbindelse fikk Bydrift/Eiendom blant annet i oppdrag å jobbe med to delprosjekter: Prosjekt nr. 14. Gjennomgå kommunes bruk av arealer til kommunale tjenester, og prosjekt nr. 15. Vurdere omfanget av egen regi i Teknisk sektor. I møte , sak 188/12 rapporteres det på status på dette arbeidet. For prosjekt 14 foreslås det en arealeffektivisering ved salg av bygg, oppsigelse av leiekontrakter og fremleie. Prosjektgruppa mener det vil kunne redusere driftsog vedlikeholdskostnader og leiekostnader med 2,2 mill. kr per år. For prosjekt 15 står det at prosjektgruppen har vurdert alle ansvarsområdene til Bydrift, men at de kan ikke foreslå konkrete og bindende tiltak som gir innsparinger. De mener det trengs ytterligere avklaringer før en kan utarbeide et konkurransegrunnlag som gjør det mulig sammenlikne med den måten kommunen løser oppgavene på i dag. HOTS, møte , sak 110/12, orienteres om at Miljørettet helsevern har gitt pålegg om oppgraderinger/utbedringer på tre skoler og i fire barnehager. På Klyve skole er arbeidene omfattende: «da flere av byggene er i dårlig forfatning. ( ) Dersom ikke påleggene gjennomføres varsles det stenging av skolen.» Videre står det: «Det er ikke midler til å dekke alle disse utbedringene innenfor vedlikeholdsbudsjettet til Eiendom. ( ) Budsjettsituasjonen i Eiendom er slik at det ikke kan utføres tilstrekkelig vedlikehold slik at bygningsmassen opprettholder verdi og kvalitet/funksjonalitet. Det utføres for lite forbyggende vedlikehold.» HOTS tar saken til orientering og vil følge det opp utover høsten Det fikk navnet «Prosjekt ned 60 millioner!», og vedtaket bygger på en rapport skrevet av det private firmaet Agenda Kaupang, som var hyret inn for å analysere den økonomiske situasjonen i kommunen. Deres hovedkonklusjon var at kostnadene overstiger inntektene, og at kommunen bør skalere ned virksomheten på en rekke områder, og/eller øke inntektene. 13

16 Bystyret, møte , sak 190/12 Årsbudsjett 2013 og økonomiplan , vedtok å sette av 20 mill. kr på investeringsbudsjettet for å følge opp påleggene fra Miljørettet helsevern. HOTS, møte , sak 95/13, orienteres om status for rehabilitering og vedlikehold av skoler og barnehager i perioden , inkludert bruken av de ovennevnte 20 mill. kr, og en generell oversikt over de vedlikeholds- og rehabiliteringsarbeidet som er utført i skoler og barnehager de siste to årene. Videre står det: «Når det gjelder HOOP - bestilling i sak 62/11 «framlegg av langsiktig plan, med en kostnadsoversikt og prioriteringsrekkefølge, for rehabilitering av kommunale skoler. Løpende vedlikehold skal være en del av planen, samt fokus på universell utforming», altså framtidige planer for vedlikehold og rehabilitering, vil eiendomsavdelingen komme tilbake med en sak vedrørende dette ved en senere anledning.» HOOP, møte , sak 8/14. Det vises til en bestilt kartlegging av behov for oppgradering i skoler og barnehager. Videre ligger det ved en vedlikeholdsplan for hver barnehage og skole med tiltak og kostnadsoverslag. Planen har et fireårig perspektiv. HOOP tok saken til orientering. Bystyrets fatter også beslutninger om enkeltbygg. Slike beslutninger kan deles i to hovedgrupper. Den ene handler i hovedsak om investeringer og gjelder nybygging, utbygging, ombygging eller rehabilitering. 14 Den andre typen beslutninger handler om hva som skal skje når byggene ikke lenger er i bruk Planleggings- og styringssystem For å danne oss et bilde av styringslinjene og planleggingsarbeidet innen eiendomsforvaltning, vil vi se nærmere på arbeidet med årsbudsjett og økonomiplan, samt utviklings- og virksomhetsplaner og handlingsprogrammer. Disse dokumentene har et tidsperspektiv på ett og fire år. Delegasjon Delegasjons- og saksbehandlingsreglement for Skien kommune 16 gjelder for bystyret, formannskapet, de faste hovedutvalgene og administrasjonen ved rådmannen. I reglementet står det: 14 Eksempler på slike investeringer er Gulset barnehage, Lunde barneskole, Kongerød ungdomsskole, Menstad flerbrukshall, Lyngbakken sykehjem, Klosterskogen rehabiliteringssenter, Samba/HABU, Krisesenteret, Skien brannstasjon og Skien kulturskole. 15 Eksempler på slike bygg er Voksenopplæringens lokaler på Klosterskogen, Tannklinikken på Klosterskogen, Bratsberg barnehage, Valebø skole, Klovholt skole, Heikleiv og Tiurvegen avlastningsboliger, Gisholt skole, Uthauen skole, SPT Bøle og Menstad gård. 16 Kilde: Delegasjons- og saksbehandlingsreglement for Skien kommune, sist ajourført Bakgrunn: Dette reglementet ble første gang behandlet i bystyret i september 2013, og vedtatt i oktober 14

17 «I medhold av kommunelovens 10 nr. 2 og 25 nr. 4 delegeres myndighet til å treffe vedtak i formannskap og hovedutvalg i alle saker innenfor deres respektive fag- og arbeidsområder med mindre det følger av lov hva som skal vedtas av bystyret selv, reglement eller delegasjonsvedtak.» Det er listet opp 15 sakstyper der bystyret skal treffe vedtak selv. Blant disse har følgende saker størst betydning for eiendomsforvaltningen: saker av prinsipiell betydning, årsbudsjett og økonomiplan, sektor- og temaplaner, samt oppstart av større byggeprosjekter. Formannskapet har i hovedsak innstillende myndighet, men kan tildeles avgjørelsesmyndighet i de sakene der bystyret gir dem fullmakt. HOTS har ansvar for: Vann, avløp og renovasjon, uteområder og byrom, tomteprosjekter for bolig- og næringsutbygging, reguleringsplaner, byggesaker, og samarbeid med private som ønsker avtale med kommunen om utbyggingsprosjekter, samt eiendomsforvaltning. Utvalget er delegert myndighet i alle saker innenfor sitt ansvarsområde dersom sakene ikke er lagt til bystyret eller delegert til rådmannen. Myndigheten er begrenset av at sakene skal behandles i samsvar med de økonomiske rammene som bystyret har vedtatt. Budsjettarbeid og utviklings- og virksomhetsplaner Skien kommune praktiserer rammebudsjettering. De ulike trinnene i den politiske budsjettprosessen i Skien kommune er i hovedsak som følger: 1. Rådmannen gir bystyret innspill til budsjett og økonomiplan i oktober. 2. Senere samme måned behandler formannskapet rådmannens forslag til fordeling av budsjettrammer på hovedutvalgsområdene. 3. Deretter ligger budsjettarbeidet i hovedutvalgene. De syr sammen et forslag som inneholder budsjettrammer og hovedlinjer for aktiviteter og tiltak. 4. Så går budsjettutkastet tilbake til formannskapet for ny behandling før det endelig vedtas av bystyret i desember. Administrasjonens oppgaver i denne prosessen er å utarbeide ulike dokumenter i forkant, underveis og i etterkant dels som grunnlagsdokumenter for politiske beslutninger og dels som oppfølging av politiske vedtak. Ved opprettelsen av BDK , ble utformingen av ovennevnte dokumenter noe endret. I presentasjonen nedenfor vil vi gjennomgå dokumentene for 2013 og Før vi gjør det, vil vi trekke fram ett forhold fra perioden da Bydrift var eget kommunalområde. I flere fremlagte virksomhetsplaner for HOTS gjør Bydrift oppmerksom på at de mener de får knappe midler til drift og vedlikehold. I f.eks. samme år, jf. sakene 108/13 og 120/13. I saksutredningen fra rådmannen står det at det er gjort få realitetsendringer, men en har sett behov for å samle og oppdatere reglementet. 15

18 saksframlegget til virksomhetsplan og budsjett for 2011 står det: «Vår målsetning er å utnytte midlene på best mulig måte da redusert innsats på vedlikehold vil føre til økt forfall som vil forringe kommunens realkapital.». HOTS vedtok plan og budsjett i møte , sak 51/ BDK la fram Utviklings- og virksomhetsplan 2013 for HOTS i møte sak 15/13. Dette var i tråd med vedtaket HOTS gjorde i forbindelse med budsjettbehandlingen høsten 2012, jf. møte , sak 145/12. Planen ble vedtatt. Utviklings- og virksomhetsplanen gir først en samlet oversikt over økonomi, medarbeidere og organisasjon. Deretter omtales hver enhet i egne kapitler. Kapittelet om Eiendom omfatter økonomi, medarbeidere, prioritere forbedringsområder, politiske føringer og en virksomhets- og aktivitetsplan for Forbedringsområder har åtte utviklingsmål. Fem skal gjøres ferdige i 2013, og tre er løpende. Eksempler på det førstnevnte er: gjennomgå organiseringen av Eiendom, synliggjøre hvilke tjenester som skal leveres til brukerne, og starte med et nytt FDVsystem. Eksempler på det sistnevnte er: fokusere på arbeidsmiljø og være attraktiv som arbeidsplass. Politiske føringer inneholder 15 tiltak. De aller fleste er knyttet til investeringer, herunder å ferdigstille byggeprosjekter og kjøpe boliger. Enkelte tiltak er knyttet til forvaltning, drift og vedlikehold, herunder følge opp pålegg fra Miljørettet helsevern i Grenland 17 om utbedringer i enkelte skoler og barnehager, og gjennomføre tiltak for energieffektivisering. Virksomhets-/aktivitetsplan er delt inn i mål og tiltak for hver avdeling i Eiendom. Vi ser nærmere på målene for de enhetene som direkte jobber med forvaltning, drift og vedlikehold av eide formålsbygg. Renhold: Jobbe for god kvalitet, lave kostnader og lavt sykefravær, samt effektivisere små stillinger og bruk av vikarer. Vaktmester/drift: ha forsvarlig, økonomisk og energivennlig drift av bygningsmassen, samt forta rask utbedring av skader. Bygg- og boenheten 18 : Utarbeide korte- og langsiktige vedlikeholdsplaner, samt utføre konkrete utbedringstiltak på enkelte formålsbygg. Administrasjon/ledelse: følge opp prosjekt 14 om arealeffektvisering, jf. Agenda Kaupang-rapporten. 17 På nettsiden til Porsgrunn kommune står det at Miljørettet helsevern i Grenland er et interkommunalt samarbeid mellom kommunene Bamble, Drangedal, Kragerø, Porsgrunn, Siljan og Skien. De har blant annet ansvar for å føre tilsyn med at ulike typer virksomheter planlegges, etableres, drives og avvikles iht. til lov- og forskriftskrav. 18 Denne enheten ble senere delt inn i Boligkontoret og Byggadministrasjon. Fra ble Byggadministrasjon slått sammen med Vaktmester/drift til en FDV-avdeling, jf. beskrivelsen i kapittel 2. 16

19 2014 I forbindelse med budsjettet for 2014 utarbeidet BDK Kommunalt handlingsprogram kommunalområdet Byutvikling, drift og kultur. Det inneholder økonomiske rammer som bygger på signaler gitt i fase 1 og 2 i budsjettprosessen, se ovenfor, samt utfordringer og mål for hele programperioden. De økonomiske rammene det tas utgangspunkt i, er en flat videreføring fra 2013 til 2014 og en forventet reduksjon i For å møte denne situasjonen, vil BDK ha en kritisk gjennomgang av prioriteringer og ressursbruk, og skaffe seg god kjennskap til brukernes behov, slik at tjenestene oppleves hensiktsmessige. Kapittelet om Eiendom omfatter en beskrivelse av målgrupper, kjernevirksomhet, nøkkeltall for 2012, status, utfordringer og mål, og prioriteringer. Enheten skal: Videreføre dagens forvaltnings- og tjenesteoppgaver og yte god service og god kvalitet til alle brukerne i Skien kommune ( ).» Vi ser at de samme målsetningene som er nedfelt i Utviklings- og virksomhetsplanen for 2013, ligger til grunn for arbeidet i den fireårige programperioden. I tillegg trekkes det fram følgende mer konkrete utfordringer og mål: Eiendomsforvaltning: jobbe med arealeffektivisering, videreføre prosjektet for energieffektivisering, ta i bruk et nytt elektronisk FDV-system hvor all informasjon om drift og vedlikehold legges inn. Renhold: Vurdere å redusere renholdsfrekvenser med sikte på økonomisk innsparing. Vaktmester/drift: vurdere mulighetene for å overta ytterligere oppgaver knyttet til byggene. Byggadministrasjon/Vedlikehold: utarbeide gode vedlikeholdsplaner som skal kommuniseres ut til alle enheter. Programmet ble vedtatt i HOTS i møte , sak 98/13 med enkelte bemerkninger. I en av bemerkningene bes administrasjonen belyse i løpet av første halvår i 2014 hvordan kapitalkostnader og vedlikehold for egeneide bygg beregnes. Etter at HOTS behandlet dette programmet, ble det oversendt til formannskap og bystyret. Kommunalsjefen sier at: «Det er fordi det (fler)årige handlingsprogrammet vi utarbeider, fungerer som vårt budsjett- og økonomiplanforslag. De øvrige kommunalområdene gjør det samme. Når budsjett og økonomiplan behandles i bystyret, er handlingsprogrammet fra BDK del av det totale budsjettet. Når budsjettet er vedtatt, lages den årlige utviklings- og virksomhetsplanen. Den er mer konkret på økonomi, mål og aktiviteter for ett år. Vårt arbeid er forankret i disse planene. Dette er de sentrale styringsdokumentene for BDK.» BDK la fram Utviklings- og virksomhetsplan 2014 for HOTS i møte , sak 11/14. Planen ble vedtatt. Den har i stor grad lik oppbygning som planen for 2013 både den 17

20 innledende fellesdelen og kapitlet om Eiendom. Samtidig er det enkelte endringer: antall forbedringsmål er redusert til tre, og en av dem er felles for hele enheten: bedre kunde- og brukerkunnskap som grunnlag for systematisk utvikling av tjenestene. Flere av de politiske føringene er de samme, eller er av samme type som for Videre er bemerkningene til planen fra HOTS, se ovenfor, tatt inn i planen. Virksomhets-/aktivitetsplan er også for dette året delt inn i mål og tiltak for hver enhet i Eiendom unntatt for Byggadministrasjon/vedlikehold. For Renhold videreføres mål fra året før, for Vaktmester/drift legges det vekt på oppfølging av prosjektet om energieffektivisering og samarbeidsavtaler med brukerne, mens administrasjonen skal gjennomføre samarbeidsmøter med Oppvekst, starte en tilsvarende møteserie med Helse og velferd, og sende ut en ny brukerundersøkelse. Planarbeid i Eiendom På lik linje med de andre enhetene i BDK, tildeles Eiendom en budsjettramme. Eiendom lager ikke en egen virksomhetsplan for enheten, men hver avdeling, herunder Renhold, Vaktmester/drift osv., lager planer for sine ansvarsområder. Lederen for Eiendom opplyser at hun bruker de årlige Utviklings- og virksomhetsplanene og tildelt budsjettramme som arbeidsverktøy. Hun sier: «Det er dette vi jobber etter, og rapporterer på. Opplysningene nedenfor bygger i hovedsak på informasjon gitt i intervju. Renhold, Vaktmester/drift og Byggadministrasjon/vedlikehold har egne planer knyttet til sine ansvarsområder på hvert bygg. Ved årsskiftet tok Eiendom i bruk et nytt elektronisk system kalt ISY. Formålet er å samle informasjon om formålsbygg og utleieboliger på ett sted. Renhold før ISY: Lager renholdsplaner for hvert bygg. Både renholderne og brukerne har hver sitt eksemplar av planen. Renholdsplanene inneholder opplysninger om bygget, og om hvilke oppgaver som skal utføres hver dag, uke, måned, halvår og år. Samtidig skal renholderne drive behovsrettet renhold. Det vil si at renholderen selv vurderer hvilke tiltak som skal utføres innenfor den tidsrammen som er satt for renhold på det enkelte bygg. Renhold med langt intervall halvårlig og årlig skal dokumenteres. Renhold etter innføring av ISY: Ledelsen bruker en modul for renhold til å beregne tidsbruk og lage renholdsplaner. Renholderne har ikke tilgang til ISY, så de renholdsplanene som lages i ISY skal fortsatt være på papir. Videre skal det dokumenterte renholdet gjøres på samme måte som tidligere. Vaktmester/drift før ISY: Lager en årsplan for ettersyn. Det viser hvilke bygningsdeler og installasjoner som skal ha ettersyn og når det skal gjøres. Ettersynet settes opp i prioritert rekkefølge, og deles inn i daglig, ukentlig, månedlig osv. intervaller. Mindre 18

21 driftsoppgaver utføres ved behov. Større tiltak utføres enten av private firmaer eller meldes til Byggadministrasjon/vedlikehold. Vaktmester/drift etter innføring av ISY: Enkelte grunnopplysninger om bygget er lagt inn i ISY. Etter planen skal alle slike opplysninger legges inn i løpet av første halvår i 2015, herunder byggeår, areal, materialer, byggetegninger, branntegninger, serviceavtaler, forsikringer osv. Hver vaktmester har tilgang til modulene «Mine bygninger» og «Mine oppgaver» på egen PC. Fra tidlig i 2015 registrerer vaktmesterne alt de gjør i ISY. Videre skal de registrere når det er behov for drifts- og vedlikeholdstiltak. Tidligere utførte driftsoppgaver, serviceavtaler og -rapporter osv. legges ikke inn i ISY. 19 Byggadministrasjon/vedlikehold før ISY: Skien kommune har i lengre tid laget vedlikeholdsplaner for alle kommunalt eide formålsbygg. Planene bygger på utvendig og innvendig befaring, og innspill fra brukerne og ansatte i Eiendom som jobber ute på formålsbyggene. Planene oppdateres med noen års mellomrom, og omfatter alle tiltak som regnes som byggfaglig nødvendig vedlikehold. Videre lages det årlige planer. Her tas det utgangspunkt i tildelte midler, og så settes det opp en prioritert liste over vedlikeholdstiltak. Ett unntak fra denne planstrukturen er vedlikeholdsplanen som ble langt fram for HOOP i februar 2014, se avsnitt Den gir en oversikt over vedlikeholdsbehov med kostnadsoverslag for skoler og barnehager, og gjelder fram til Byggadministrasjon/vedlikehold etter innføring av ISY: Årsplanen for 2015 er lagt inn. Eksisterende vedlikeholdsplaner per bygg blir værende i papir. Når de oppdateres, skal de legges inn i ISY. FDV: Årsskiftet 2014/15 er startpunktet både for den nye avdelingen og for bruken av ISY. Fra dette tidspunktet skal det som skjer med et bygg registreres. Over tid bygges det opp en historikk som kan brukes til å gjøre byggtekniske tilstandsanalyser og lage vedlikeholdsplaner. Vi får opplyst at det er mulig å kople ISY sammen med kommunens regnskapssystem slik at kostnader per tiltak også kan registreres, men dette er foreløpig på planleggingsstadiet System for rapportering Rapportering til politisk nivå Bystyret, formannskapet og hovedutvalgene får månedlige rapporter på økonomi. Videre rapporteres det tertialvis til hovedutvalgene opp mot den ettårige Utviklings- 19 Unntaket her er tilsynsrapportene fra 2014 som etter planen skal legges inn i ISY. 19

22 og virksomhetsplanen. Det tredje tertialet er årsmeldingen, og den går til hvert politisk nivå i kommunen. Administrasjonen opplyser at de i tillegg til de skriftlige rapportene, rapporterer muntlig til politisk nivå om ulike forhold, herunder om eiendomsforvaltningen. Nedenfor gjennomgår vi den skriftlige rapporteringen i de årene BDK har eksistert. Her også vil vi nevne ett forhold fra perioden da Bydrift var eget kommunalområde. I flere rapporter gjøres HOTS oppmerksomme på at Bydrift mener de får knappe midler til drift og vedlikehold. F.eks. i saksframlegget til rapportering 3.kvartal 2011 står det: «Vi er bekymret for det lave vedlikeholdsbudsjettet for områdene vei, grøntanlegg og eiendom. Behovene er store, men budsjettmidlene er begrenset. Dette vil føre til at etterslepet på vedlikehold vil øke i årene som kommer.» HOTS tok rapporteringen til orientering i møte , sak 125/ Rapporten fra BDK på 1. tertial 2013 har nesten lik utforming som planen. Hver enhet i BDK rapporterer på regnskap og sykefravær for perioden. De bruker trafikklysfarger for å angi status for framdrift på forbedringsområdene, de politiske føringene og virksomhetene/aktivitetene som ligger i Utviklings- og virksomhetsplanen. HOTS tok rapporteringen til orientering i møte , sak 60/13. Eiendom vurderer det slik at regnskapet ligger godt an i forhold til budsjettet etter 1. tertial, og rapporterer grønt på nesten alle tiltakene. To av tiltakene er markert med gult: gjennomføre vedlikeholdstiltak på Rådhusplassen, og gjennomføre arealeffektivisering. I rapporteringen for 2. tertial legger Eiendom til grunn at ingenting tyder på at de vil bruke mer enn budsjettert. Status for gjennomføringen av tiltakene er lik som i 1. tertial. HOTS tok rapporten til orientering i møte , sak 90/13. I Årsmelding 2013 rapporterer hvert kommunalområde på økonomi, sykefravær og gjennomførte tiltak. BDK rapporterer om et samlet underforbruk på 7,3 mill. kr og et sykefravær som ligger under seks prosent. Hver enhet rapporterer på grad av måloppnåelse. Eiendom rapporter slik på: forbedringsområdene i Utviklings- og virksomhetsplanen. F.eks. om målet å: «..synliggjøre hvilke tjenester som skal leveres til brukerne», blir det rapportert at det er gjennomført samarbeidsmøter med alle skoler og barnehager for å lage gode rutiner, og avklare roller og ansvar. de politiske føringene som ligger i Utviklings- og virksomhetsplanen. Her rapporteres det i begrenset grad i årsmeldingen. Bystyret blir i stor grad orientert om status på dette området gjennom året: om investeringsprosjekter, salg av bygg og sluttrapporter om byggeprosjekter osv. 20

23 på virksomhets-/aktivitetstiltakene. F. eks. har Vaktmester/drift mål om: «Forsvarlig, økonomisk og energivennlig drift av bygningsmassen». De rapporterer: «Jobbet mye med fokus på service. Det ble også jobbet godt med rutiner og avklaringer ihht arbeidsoppgaver.» Bystyre tok saken til orientering i møte , sak 98/ Tertialrapportene for 2014 har nesten lik oppbygging som rapportene for I 1. tertial rapporterer Eiendom et samlet netto merforbruk i regnskapet for perioden. 20 Det rapporteres grønt på forbedringsområdene, de politiske føringene og virksomhetene/aktivitetene. HOTS tok saken til orientering i møte , sak 43/14. I 2. tertial rapporterer Eiendom om et samlet netto mindreforbruk. Det henger sammen med at bestilt vedlikehold skal utføres i 3. tertial, at lønn til sommervikarer skal utbetales i 3. tertial, og at energibudsjettet sannsynligvis vil gå med overskudd. Det rapporteres grønt på forbedringsområdene, de politiske føringene og virksomhetene/aktivitetene bortsett fra på ett område: bystyret skulle fått sluttregnskap for Lunde barneskole i 2. tertial, men det kommer først i 3. tertial. HOTS tok saken til orientering i møte , sak 77/14. I tillegg til disse fastlagte rapporteringene, mottar politisk nivå rapporter fra BDK/Eiendom i enkeltsaker. Hovedlinjer for kommunikasjon i administrasjonen Administrasjonen i Skien kommune har en gjennomgående kommunikasjonsstruktur slik at informasjon kan flyte mellom nivåene fra rådmann til utførende personell. I BDK er møteintervallene fastlagte, flere av temaene er faste/typiske, og det skrives referat. Kommunalsjefen for BDK samler enhetslederne til møte hver 14. dag. Hun orienterer fra rådmannen, de gjennomgår økonomien, og enhetslederne kan melde inn saker til drøfting eller beslutning. Enhetslederen for Eiendom har tilsvarende møter med lederne for Renhold, Vaktmester/drift og Håndverk. Renhold og Vaktmester/drift har sjeldnere møter med tjenesteyterne, men temaene er i stor grad de samme. Ved opprettelsen av FDV ble dette endret. De har nå faste møter hver måned. Det er også jevnlig uformell kontakt på tvers av avdelingene både mellom lederne og mellom utførende personell. 20 Årsakene er dels et merforbruk på vedlikehold, og dels er enkelte leieinntekter vanskelig å periodisere riktig. 21

24 3.2 Revisors vurdering av politisk bestemte mål og system for styring NOUen om kommunal eiendomsforvaltning, peker på at politisk forankrede mål som legges til grunn for en langsiktig og systematisk planlegging av den kommunale eiendomsforvaltningen, gir en rekke gevinster. Flere kartlegginger viser at de kommunene som har fastsatt mål og ambisjonsnivå og styrer etter disse i noen år, er de som oppnår best resultat over tid. Først og fremst gir langsiktig og systematisk eiendomsforvaltning lavere kostnader til drift, vedlikehold og utvikling, fordi en unngår dyre skippertak, det er sjeldnere behov for større rehabiliteringer og byggene lever lenger. Videre gir det mer tilfredse brukere. De vil oppleve at byggene holder en jevn god standard, at drift, vedlikehold og utvikling er forutsigbart, og at byggene gradvis tilpasses endrede behov over tid. Politisk forankrede mål og strategier for eiendomsforvaltningen bør omfatte formålet med å eie eiendom, framgangsmåter for å skaffe, forvalte, utvikle og avhende eiendom, samt mål og rammevilkår for forvaltningsnivået. 21 I neste omgang bør målene og strategiene ligge til grunn for en konkret plan for hvordan drift, vedlikehold og utvikling av hvert bygg skal være, inkludert prioriteringer og kostnadsoverslag. Videre bør rapporteringen gi politisk nivå et solid grunnlag for deres beslutninger knyttet til mål, prioriteringer, tildelinger og tiltak Politiske bestemte mål og strategier Bystyret i Skien har ikke behandlet egne mål og strategier for eiendomsforvaltningen i kommunen. Samtidig ser vi vedtak som gir tydelig styringsinformasjon til administrasjonen på enkelte områder innen eiendomsforvaltning. Eksempler på det er klima- og energiplanen som inneholder konkrete tiltak for energieffektivisering, og oppfølgingen av Agenda Kaupang-rapporten, hvor ett av målene er arealeffektivisering Planleggings- og styringssystem Vi legger til grunn at årsbudsjettet med økonomiplanen, de ettårige utviklings- og virksomhetsplanene og det flerårige handlingsprogrammet er det sentrale systemet for politisk styring av eiendomsforvaltningen i Skien kommune. Kommunen har etter vår vurdering en gjennomarbeidet prosess for å få på plass budsjettrammer og utviklings- og virksomhetsplaner. Videre synes det som utviklingsog virksomhetsplanene og handlingsprogrammet er hensiktsmessige som styringsdokumenter. Dette understøttes av enhetslederen for Eiendom som sier at ledergruppen arbeider etter disse dokumentene. 21 Se vedlegg 2 revisjonskriterier 22