PA- bok. for Holsts gate 3. (prosjektadministrativ håndbok) Innvendig rehabilitering med bl.a. nytt el-anlegg og HC- heis

Transkript

1 PA- bok (prosjektadministrativ håndbok) for Holsts gate 3 Innvendig rehabilitering med bl.a. nytt el-anlegg og HC- heis Versjon nr.: Dato: Beskrivelse av viktigste endringer: Skrevet av: Bjørn Stensrud

2 01.00 Innledning Hensikten med PA-boken Revisjon av PA-boken Distribusjon av PA-boken Orientering om prosjektet Organisering av prosjektet Adresseliste Korrespondanse Møterutiner Prosjektmøter (pm) Brukermøter (brm) Prosjekteringsmøter (prm) Særmøter (sm) Byggemøter (bm) Vernerunder(vr) Interne møter HMS HMS-Plan HMS - oppfølging Endring /avvik Fakturering Faktureringsrutiner Fakturaoppsett Faktureringsplan Tegningsrutiner Distribusjon av tegninger Koordinering og kontroll av arbeidstegninger Tegningsleveringsplan Endringsskjema Revisjon Antikvariske avviksmeldinger Vedlegg... 13

3 01.00 Innledning Hensikten med PA-boken PA- bok er en forkortelse for prosjekt administrativ håndbok. PA-boken omfatter de prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer som er nødvendig for en god gjennomføring av, og å holde en forretningsmessig orden i prosjektet. Mål: - få etablert et felles administrativt opplegg for prosjektet - gi deltakerne god og formålstjening informasjon - avklage hvilke rutiner og retningslinjer som gjelder for prosjektet Alle impliserte parter forpliktes til å følge de til enhver tid gjeldene bestemmelser i PA-boken Revisjon av PA-boken PA-boken vil bli revidert og supplert gjennom hele prosjektperioden, for best mulig tilpasning til ulike prosjektfaser Distribusjon av PA-boken PA-boken er opprettet og vil bli fulgt opp av kulturetaten eller vår prosjektleder/byggleder. Endringer vil bli sendt de som har mottatt PA-boken. PA-boken er distribuert til følgende representanter for tiltakshaver/oppdragsgiver: Virksomhet Navn og e postadresse Dato: Bjørn Stensrud Byantikvaren Herdis Sletmo PA-boken er distribuert til følgende rådgivere: Virksomhet Navn og e postadresse Dato: Enerhaugen Arkitektkontor Harald Krokstrand PA-boken er distribuert til følgende entreprenører: Virksomhet Navn og e postadresse Dato:

4 02.00 Orientering om prosjektet Prosjektbetegnelse: Holsts gate 3 Innvendig rehabilitering med bl.a. nytt el-anlegg og HC- heis Tiltakshaver: Organisering av prosjektet Oslo kommune ved er tiltakshaver for dette prosjektet. Avdeling Kultureiendommer v/ Lars Inge Merok Olsen/Anne Olaisen er prosjektansvarlig (PA). Se vedlagte organisasjonskart. Enerhaugen Arkitektkontor A/S er kontrahert for å utføre prosjekteringsarbeidet ved dette prosjektet. Arbeidsomfanget omfatter innvendig rehabilitering og HC tilrettelegging. Firma er kontrahert som generalentreprenør (GE) for å utføre prosjektet. Arbeidsomfanget omfatter alle bygningsmessige arbeider Enerhaugen Arkitektkontor A/S er utpekt som koordinator for arbeidsmiljøspørsmål i prosjekteringsfasen (KP). KPs ansvar og myndighet er beskrevet i vedlagte Avtaledokument. Koordinator for arbeidsmiljøspørsmål under prosjekteringen. Jf. prosjekteringsgrunnlaget og avtaler for Holsts gate 3 Byggherre er utpekt som koordinator for arbeidsmiljøspørsmål i gjennomføringen av prosjektet (KU). KUs ansvar og myndighet er beskrevet i vedlagte Avtaledokument. Koordinator for arbeidsmiljøspørsmål under gjennomføringen av et prosjekt Retningslinjer for mediekontakt s prosjekter tiltrekker seg interesse fra media. For å sikre en helhetlig og korrekt presentasjon av prosjektet, er det viktig at Byggherren styrer all kontakt med media. Henvendelser fra media til rådgivere, leverandører, entreprenører og andre utenfor Byggherrens prosjektledelse skal derfor automatisk videresendes Vurdering av eventuell rollekonflikt ved valg av KP/KU Byggherre skal i dette avsnittet vurdere om de som utpekes om KP/KU har andre plikter som kan komme i konflikt med rollen som koordinator, og som vil gjøre det vanskelig å gjennomføre pliktene nevnt i 14 og 15 i Byggherreforskriften. Det anbefales å velge KU fra et annet firma enn for eksempel hovedbedrift, for eksempel prosjekteringskonsulent.

5 04.00 Adresseliste Rolle Firma Adresse Kontakt Mobil E-post TEL (dir) Byggherre / oppdragsgiv er (PA Fritjof Nansens plass 4 / PB 1453 Vika 0116 OSLO Anne Olaisen anne.olaisen@kul.oslo.kommune.no Myndighet bevaring Byantikvaren Maridalsveien 3 Postboks 2094 Grünerløkka 0505 Oslo Herdis Sletmo Herdis.sletmo@bya.oslo.kommune.no Grunneier utomhus/ nabo: Sagene Skole Birmanns gate Oslo Olav Knutsen Olav.knutsen@ude.oslo.kommune.no Byggeleder (BL): : Enerhaugen Arkitektkontor Fjellgata 30J Postboks 6645 Rodeløkka 0502 Harald Krokstrand h.krokstrand@enerhaugen.com Konsulent murerarbeid er Generalentr eprenør Korrespondanse All korrespondanse skal i overskriften merkes med prosjektbetegnelsen: Holsts gate 3 og som undertekst skal det anføres hva saken gjelder, og hvert brev skal kun omhandle én sak. Byggherre (PA), prosjektleder (PL) og byggeleder (BL) skal ha kopi av all korrespondanse og alle møtereferat. Det skal framgå klart av saken hvem som har fått tilsendt kopi Møterutiner De som på møter blir pålagt en oppgave, er forpliktet til å utføre denne uten å avvente referat. Referat fra møter skal normalt foreligge innen 3 dager og senest 1 uke, etter at møtet ble avholdt. Ved regelmessige møter skal det utarbeides en langsiktig møteplan. Byggherre og prosjektleder skal ha kopi av alle referat. Byggeleder skal ha kopi av alle byggemøtereferat forutsatt at det ikke er han som skriver referatet.

6 Det skal skrives referat fra alle møter og referatet skal angi konklusjoner vedrørende hvert punkt som behandles før det tas ut av referatet. Såfremt en sak ikke kan avklares i møtet, skal saken følges opp i etterfølgende møter av samme art, inntil saken er avklart og konklusjonen foreligger Prosjektmøter (pm) Prosjektleder avholder ved behov prosjektmøter med byggherren. Innkalling til prosjektmøter skjer skriftlig; fortrinnsvis i referat fra foregående møte. Møtedeltakere: - Byggherrens prosjektansvarlig (PA) - Byggherrens prosjektleder / prosjekteringsleder (PL) - Evt brukerrepresentanter (BR) - Evt. Rådgivere Referat fra prosjektmøter skrives av PL og distribueres til: - Møtedeltakere - Møtedeltakere med forfall - Evt. Andre berørte parter Prosjektmøter bør avholdes i forkant av prosjekteringsmøter for å avtale/avklare forhold som kan være relevante for prosjekteringsmøtene. Brukerne deltar ikke i prosjekteringsmøter, men holdes om nødvendig orientert om viktige prosjekteringsbeslutninger ved tilsendelse av referat Brukermøter (brm) Prosjektleder avholder regelmessige brukermøter med representanter for aktuelle brukergrupper, drifts- og vedlikeholdspersonale etc.; normalt 1 gang hver måned. Referat fra brukermøter skrives av ansvarlig for møteinnkallingen og distribueres til: Møtedeltakerne Prosjektansvarlig (PA) Prosjektleder (PL) Byggeleder (BL) Prosjekteringsmøter (prm) Prosjekteringsgruppeleder avholder ved behov prosjekteringsmøter. Innkalling til prosjektmøter skjer skriftlig; fortrinnsvis i referat fra foregående møte. Møtedeltakere: - Prosjekteringsgruppeleder (PGL) - Fagkonsulenter som er en del av prosjektgruppen (RIB, RIV, RIE, ARK ) - Evt. andre rådgivere etter behov - Byggherrens HMS-koordinator under prosjekteringsfasen (KP)

7 Ved behov skal også disse innkalles: - Byggherrens prosjektansvarlig (PA) - Prosjektleder (PL) - Byggherrens byggeleder (BL) - brukerrepresentanter (BR) - Andre Prosjekteringsmøter skal behandle: - Saker som krever prosjekteringsmessig koordinering - Saker som krever prosjekteringsmessig avklaring. Referat fra prosjekteringsmøter skrives av PGL og distribueres til: - Møtedeltakerne - Møtedeltakere med forfall - Evt. andre berørte parter - Byggherrens prosjektansvarlig (PA) - Prosjektleder (PL) Særmøter (sm) Særmøter avholdes etter behov for avklaring av spesielle saker. Møtet innkalles, ledes og refereres av den av part som har størst interesse av en avklaring eller etter avtale en av byggherrens representanter. Særmøter skal kun behandle saker ihht til innkalling. Referat fra særmøter sendes møtedeltakerne, byggherren (PA), prosjektleder (PL) samt andre berørte parter Byggemøter (bm) Prosjektleder avholder regelmessige byggemøter; hver 14.dag eller etter annen avtale med PL. Innkalling til byggemøter skjer skriftlig; fortrinnsvis i referat fra foregående møte. Byggemøter avholdes på byggeplassen eller annet nærmere avtale sted. Møtedeltakere: - Byggherrens prosjektleder (PL) - Byggherrens byggeleder (BL) - Byggherrens HMS-koordinator under gjennomføringsfasen (KU) - Entreprenørens prosjektleder(e) og evt. produksjonsleder - Byggherrens rådgivere; etter vurdering av PL - Entreprenørens underentreprenører; etter vurdering av PL - Alternativt vurderes også brukergruppens representant å delta (BR)

8 Byggemøter obligatoriske tema: - Status framdrift. - Status endringer/avvik - Uavklarte saker fra tidligere møter - Nye saker som krever avklaring - Status HMS/SHA Entreprenøren skal utarbeide detaljerte 3-ukersplaner, som oppdateres til hvert møte. Aktuelle risikovurderinger og HMS-tiltak skal framgå av planene. Referat fra byggemøter skrives av PL, alternativt BL og distribueres til: - Møtedeltakerne - Møtedeltakere med forfall - Evt. andre berørte parter (brukere) - Byggherrens prosjektansvarlig (PA) - Prosjektleder (PL) - Brukergruppens representant (BR) Interne møter Entreprenøren avholder interne møter etter behov, for nødvendige avklaringer med prosjekterende og evt. underentreprenører. Byggherren (PA), prosjektleder (PL) og byggeleder (BL) har møterett til interne særmøter og skal har kopi av referat Vernerunder (vr) Entreprenøren gjennomfører reglemessige vernerunder; hver 14.dag eller etter annen avtale med PL. Deltakere: - Byggherrens byggeleder (BL) - Byggherrens HMS-koordinator under gjennomføringsfasen (KU) - Entreprenørens prosjektleder(e) og evt. produksjonsleder - Entreprenørens underentreprenører; etter behov - Byggherren (PA); etter egen vurdering - Prosjektleder (PL); etter egen vurdering Vernerundene skal vurdere: - Registrerte avvik fra HMS-planen; årsak og aktuelle tiltak - Generell kjennskap til og etterfølging av HMS-planen for aktuelle arbeider - Skade- og ulykkesrisiko ved utførelse og gjennomføring av planlagte arbeider - Løpende kartlegging og risikovurdering - Gode og sikre arbeidsrutiner - Klare ansvarsforhold på arbeidsplassen - Godt samarbeidsklima på byggeplassen - Ryddighet på byggeplassen

9 - Sikre produkter og sikkert verktøy/utstyr - Sikre kapperutiner og kappesteder - Støvspredning og støy - Avfallshåndtering - Framdrift og framdriftsplaner Referat fra vernerundene skrives av GE og distribueres til: - Deltakerne - Deltakere med forfall - Byggherrens prosjektansvarlig (PA) - Prosjektleder (PL) Ved avvik skal følgende vurderes: - Grundigere opplæring om HMS-planen - Forbedring av rigg - Modifisering av verktøy/utstyr - Grundigere opplæring i bruk av utstyr og oppfølging av arbeidsrutiner - Etablering av skriftlige rutiner HMS-koordinator under gjennomføringsfasen (KU) er ansvarlig for at relevante saker tas opp i vernerundene. Konklusjoner fra vernerundene skal kunne spores til byggeplassadferd, beskrivelser og evt. tegninger. Byggherren (PA) og prosjektleder (PL) har møterett til vernerunder. Byggherreforskriften HMS HMS-Plan AHA-planen for dette prosjektet består av følgende: - PA-bok med definering av ansvarsforhold (fullmakter), adresselister, avvikshåndtering etc. - SHA- plan - SHA Organisasjonskart - Risikoanalyse - Avviksskjema - Riggplan - Protokoll overleveringsmøte SHA-plan for utførende - Forhåndsmelding til arbeidstilsynet - Kontrollskjema v/etablering av byggeplass - Kontrollskjema for utført Kontroll KU - Månedsrapport for GE: status for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø

10 Oppslag på byggeplassen: - Organisasjonskart - Fremdriftsplan - Riggplan - Varslingsplan for ulykker og nestenulykker - Forhåndsmelding til arbeidstilsynet HMS og SHA skal være en fast sak på alle Byggemøter Overnevnte dokumenter vil være tilgjengelige via prosjektleder (PL) HMS - oppfølging Byggherrens oppfølging gjøres gjennom byggemøtene, se SHA kapittel og SHA plan Endring /avvik Endringsvarsel: Rådgivere og entreprenører kan utarbeide e-varsler. Varslingen er uavhengig av skjema bruk, men må være dokumentert. E-varsel skal sendes BL Endringsmelding: BL utarbeider e-melding, som videresendes PL for godkjenning. Avviksmelding: Den som avdekker avvik utarbeider avviksmelding. Ved forhold som har økonomisk konsekvens benyttes e-varsel. Endringsordre (bestilling) forutsettes initiert av oppdragsgiver, øvrige avvik/endringer er endringsmelding. Endringsmeldinger benevnes med aktuell leverandørforkortelse og påfølgende tresifret løpenummer, start med 001;for eksempel. EM001. Aktuelle leverandørforkortelser: PG: Prosjekteringsgruppen ARK: Arkitekten RIE: Rådgivende elektrokonsulent RIV: Rådgivende vvs-ingeniør GE: Generalentreprenør TE: Totalentreprenør Utfylt endringsskjema oversendes prosjektleder (PL) for vurdering med anbefaling til prosjektansvarlig (PA). Dersom rekvirent er annen enn leverandør, sendes endringsskjemaet via

11 aktuell leverandør for utfylling av økonomiske og framdriftsmessige konsekvenser av endringen, før videresending til PL. Bestilling foreligger først når oppdragsansvarlig PL/PA har signert og bestillingsnummer er påført skjemaet. Bestillingsnummeret er samme som for endringsmelding/endringsordre. Kopi av bestilling utstedt av byggherre/prosjektansvarlig, oversendes aktuell leverandør via PL. PL skal ha oversikt over posisjon og status for samtlige endringsskjema som er gjennomført til enhver tid. NB: Endringer som medfører tillegg må ikke iverksettes før godkjent bestilling/rekvisisjon foreligger. Oppdragsgiver PA dekker kun tilleggsarbeider basert på egne bestillinger/rekvisisjoner Fakturering Faktureringsrutiner Alle fakturaer stiles til byggherren (PA) ved: Fakturasentralen Oslo kommune Pb 6532 Etterstad 0606 OSLO og merkes med prosjektbetegnelsen; Holsts gate 3- rehab PAs prosjektnummer: Bestillingsnummer: Dersom det ikke foreligger en bestilling, må ressursnr (knyttet opp mot saksbehandler i økonomiavd.) benyttes. Alle fakturaer skal sendes i original via prosjektleder (PL) eventuelt byggeleder (BL) for kontroll og attestasjon. Byggeleder sørger for evt. uttalelse/vurdering fra aktuell rådgivere og videresending til byggherren (PA)v/fakturasentralen. Fakturaene må ikke bli liggende lenger enn nødvendig hos PL (30 dagers betalingsfrist) før de behandles og videresendes til PA. Fakturaer som er feil returneres leverandøren umiddelbart for makulering. Faktura som ikke blir returnert pga at den må gjennomgås nærmere for å avklare om den er riktig må aldri bli liggende lenger enn 1 mnd fra fakturadato før den sendes til PA (v/fakturasentralen). Fakturaen må da ikke anbefales utbetalt men merkes med at utbetaling kan skje etter nærmere avklaring. Det skal sendes separate fakturaer for:

12 - Kontraktsarbeider - Endringer (tillegg/fradrag) - Pris-/lønnsendringer (dersom avtalt) NB: Endringer som medfører tillegg må ikke iverksettes før godkjent bestilling/rekvisisjon foreligger fra PA. Oppdragsgiver betaler kun for tilleggsarbeider basert på egne bestillinger/rekvisisjoner. Sluttfaktura skal være merket spesielt Fakturaoppsett 1. Fakturaer knyttet til oppdrag som honoreres etter medgått tid skal dokumenteres med timelister og eventuelt underbilag. 2. Endringsfakturaer skal dokumenteres med godkjent endringsmelding og omfatte kun én melding. 3. For oppdrag utført etter en forhåndsavtalt pris, skal følgende opplysninger spesifiseres: - Opprinnelig kontraktssum - Tidligere fakturert - Gjenstående kontraktssum - Á kontobeløp til utbetaling (se også vedlagte eksempel på avdragsnota) 4. Sluttfakturaen skal være merket spesielt Faktureringsplan Rådgivere og entreprenører skal utarbeide faktureringsplan som styringsverktøy for fakturering av egne kontraktsarbeider. Faktureringsplanen skal være basert på gjeldende framdriftsplan. Faktureringsplanen må godkjennes av prosjektleder (PL) før den gjøres gjeldende som felles referanse ved fakturering Tegningsrutiner Distribusjon av tegninger Byggherrens rådgivere er ansvarlig for distribuering av tegninger. Alle tegninger sendes til de respektive firmaers hovedkontor. Tegningsutsendelser skal vedlegges rådgivers ajourførte tegnings-/distribusjonsliste. PA-bokens distribusjonsliste for tegningsutsendelser skal følges.

13 Koordinering og kontroll av arbeidstegninger Alle rådgivere/entreprenører skal kontrollere egne fagtegninger jfr NS3430 pkt Produksjonstegninger skal være merket arbeidstegning. Entreprenørene skal kontrollere alle produksjonstegninger tidsnok til at de prosjekterende rekker å korrigere tegningene før disse skal benyttes for produksjon på byggeplassen. Entreprenøren skal signere på produksjonstegningene for å markere at disse er kontrollert og godkjent før disse benyttes i produksjonen Tegningsleveringsplan Byggherren rådgivere utarbeider nye arbeidstegninger for prosjektet. Entreprenøren skal på tegningsleveringsplanene, angi dato for når entreprenøren må ha de enkelte tegningene klare for bruk i produksjonen Endringsskjema Entreprenøren skal benytte PA-bokens endringsskjema ved uklarheter, mangler på tegning, uavklarte forhold, beskjeder, krav om tilleggsarbeider etc. Se for øvrig PA-bokens avsnitt rutiner for endringer og avvik Revisjon Revidert tegningsliste skal følge hver tegningsrevisjon. Reviderte tegninger skal påføres revisjonsdato, indeks, beskrivelse og signatur. Siste revisjon skal markeres med ring/sky. Om nødvendig skal det redegjøres for konsekvensene av tegningsrevisjoner i supplerende følgeskriv/endringsskjema Antikvariske avviksmeldinger Vedlegg - HMS-plan/ SHA-plan - Eksempel på endringsmelding - Eksempel på distribusjonsliste for tegningsutsendelse - Eksempel på avdragsnota