Referat Skatemøte 31. mai 2017 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning (Skate)

Transkript

1 Referat Skatemøte 31. mai 2017 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning (Skate) Møtested: Difi, Grev Wedels plass 9. Møterom 5001, 5.etg Møtetid: 09:00 11:30 Deltakelse Medlemmer av Skate Steffen Sutorius, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR) Nina Funnemark pva Hans Christian Holte, Skattedirektoratet (SKD) Jan Stensby pva Anne Cathrine Frøstrup, Statens kartverk (Kartverket) Line Richardsen pva Inger Østensjø, Kommunenes sentralforbund (KS) Line Richardsen pva Arild Sundberg, Program for IKT-samordning i kommunesektoren (KS KommIT) Håkon Røstad pva Torbjørn Larsen, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) Bjørn Guldvog, Helsedirektoratet (Helse) Ikke til stede Helge T Blindheim pva Christine Bergland, Direktoratet for e-helse (ehelse) Christine Meyer, Statistisk sentralbyrå (SSB) Ingunn Cowan pva Marianne Andreassen, Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) Inga Bolstad, Arkivverket Håkon Skulstad pva Odd Reidar Humlegård, Politidirektoratet (POD) Bisittere Grete Orderud, Difi Ikke til stede Cat Holten, BR Lise Karlsen, BR Ikke til stede Karl Olav Wroldsen, SKD Olav Petter Aarrestad, Kartverket- Ikke til stede Jan Arild Lyngstad, Helse Ikke til stede Norunn Saure, ehelse Ikke til stede Jørn Leonhardsen, SSB Ikke til stede Øyvind Akerhaugen, Arkivverket Cato Rindal, POD Sekretariat Jan Sørgård, Difi Gry Johanne Østby, Difi I tillegg møtte Jon Berge Holden, Difi Marius Mølmen Moen, UDI Joachim Fugleberg, Arkivverket Vigdis Olsen, SKD 1

2 Saksliste Faste saker Godkjenning agenda Godkjenning referat forrige møte Steffen Sutorius Saker til behandling 09/17 Identitetsforvaltning - Helhetsbildet hva er utfordringene? - Hvordan realisere «unik norsk ID» Skates arbeidsutvalg/skatesekretariatet og arbeidsgruppe under AU 10/17 Status veikartsaker strategi, behov og handlingsplan Skates arbeidsutvalg/skatesekretariatet 11/17 Digital postkasse til innbyggerne - Diskusjon om digitaliseringsrundskrivets krav til bruk av postkassen Difi/Steffen Sutorius Orienteringssaker 12/17 Foranalyse dokumentasjonsforvaltning og arkiv Arkivverket/Inga Bolstad 13/17 Ny digitaliseringsstrategi for kommunesektoren KS/Line Richardsen 14/17 Samordning av Folkeregisteret og Kontakt- og reservasjonsregisteret SKD/Nina Funnemark Eventuelt SKD Modernisering av Folkeregisteret og konsumenter Difi Varighet på Skate-møtene 2

3 Faste saker Godkjenning av agenda På grunn av manglende tid til å diskutere alle sakene i Skate, tok Difis direktør ut to orienteringssaker som var på opprinnelig plan. Dette omfattet orienteringer fra Difi om sakene einnsyn og meldingsutveksling. Difis direktør har også signalisert til Skates arbeidsutvalg at han ønsker at Skate skal få flere saker til behandling/beslutning og færre orienteringssaker. SKD meldte inn en orienteringssak under eventuelt om nytt Folkeregisteret og planlagte håndtering av konsumentsiden. Difi hadde også en kort sak under eventuelt om varighet på Skate-møtene. Agendaen ble godkjent. Godkjenning av referat Referatet ble godkjent. Saker til behandling 09/17 Identitetsforvaltning Skates arbeidsutvalg/skatesekretariatet og arbeidsgruppe under AU/Jon Berge Holden Saken gjelder Alle i forvaltningen som avgjør rettigheter og plikter knyttet til personer har behov for en bedre identitetsforvaltning enn i dag. Det er mange utfordringer og igangsatte tiltak på idforvaltningsområdet, men tiltakene er ikke godt nok koordinert. Skates arbeidsutvalg har med bistand fra en arbeidsgruppe med deltakere fra Difi, SKD, UDI og POD tydeliggjort helhetsbildet og foreslått tre strategier som har til hensikt å gjøre forvaltningen bedre rustet til å hindre misbruk av identiteter. Strategiene er: Tilrettelegge for sterk identitetskontroll Hindre fiktive identiteter i folkeregisteret biometrisøk Bedre koordinering på både departementsnivå og direktoratsnivå Man må også prioritere slik at innsatsen gir tidlig nytte, jf. misbrukserfaringer. Det anses å være særlige utfordringer mht. påståtte EØS-borgere bruk av falske id-bevis bruk av andres id-bevis Refleksjoner og innspill Flere påpekte at det er et godt forarbeid som er gjort, at saken er svært viktig for mange og at forslagene er gode 3

4 Dette er glitrende eksempel på hvordan Skate-samarbeidet kan fungere for å få en sammenheng og helhetlig vurdering av problemstillinger og tiltak som ellers blir håndtert for fragmentert i ulike departementer og direktorat Noen reiste spørsmål om hva kostandene er ved å gjøre dette og hvordan skal det finansieres? Det er mange aktører og mange ulike behov i ulike sammenhenger. Flere kommenterte at spørsmålet heller bør være: hva koster det å la være å gjøre noe på området? Andre poengterte at mange av tiltakene er i gang og i stor grad finansiert, men at hovedutfordringen ligger i å se de i sammenheng og få bedre koordinering Noen stilte spørsmål ved om en koordineringsgruppe på direktoratsnivå er sterkt nok eller om et koordineringsansvar bør plasseres tydeligere hos ett direktorat. Det var enighet om at dette var en vurdering som naturlig lå under siste beslutningspunkt, og som SKD bør gjøre som en del av oppfølgingen av dette punktet. Skate ber KMD ta opp med JD og ev. andre relevante departementer 1. at forvaltningen og relevante private aktører ved behov må kunne gjennomføre sterk identitetskontroll av personer som er bosatt i Norge eller som skal ha større økonomiske ytelser fra det offentlige. Dette innebærer - Alle i ovennevnte målgruppe må kunne få et sterkt identitetsbevis, enten nasjonalt idkort eller et annet. Beviset må kunne brukes for å få e-id. - Aktørene må gjøres i stand til å avdekke falske identitetsbevis og bruk av andres identitetsbevis, eksempelvis gjennom en taps- og verifikasjonstjeneste med fingeravtrykkssjekk (match-on-card) - Relevante aktører må få lovhjemmel til å gjennomføre sterk identitetskontroll, alternativt at rettslige begrensninger for dette må fjernes 2. at man vurderer om aktører bør få plikt til å gjennomføre identitetskontroll, for å redusere misbrukstilfeller hos andre aktører 3. at biometri må kunne registreres i ett eller flere sentrale registre, på en slik måte at gode biometrisøk er mulig (en-til-mange-søk). Dette vil redusere faren for registrering av fiktive identiteter og danne grunnlag for at personen registreres med status «unik» i folkeregisteret. Det må vurderes nærmere hvilken type biometri som er egnet, og nærmere innretning av registeret og søket herunder vurdering av risikoreduserende effekt og nødvendig ressursinnsats for manuell håndtering av tvilstilfeller og maskinelle feilvurderinger. 4. at punktene over sees i sammenheng og at de relevante departementene samlet og koordinert er tydelige i kommunikasjonene om hva som kommer på plass når For å sikre koordinering av identitetsforvaltningsarbeidet anbefaler Skate at det etableres en koordineringsgruppe på direktoratsnivå. SKD vil ta initiativ til å opprette en slik gruppe og foreslå forankring. 4

5 10/17 Status veikartsaker strategi, behov og handlingsplan Skates arbeidsutvalg/skatesekretariatet/jan Sørgård Saken gjelder Alle pågående tiltak i Skates veikart har levert sine kvartalsvise statusrapporter. Disse er behandlet i Skates arbeidsutvalg (AU). AU har utarbeidet oppsummert innstiling til Skate. Denne er sendt til Skate-virksomhetene for intern forankring før Skatemøtet. Tilbakemeldingene fra virksomhetene er tilgjengelige på Skates samhandlingsområde. Ett av tiltakene, Foranalyse dokumentasjonsforvaltning og arkiv, er ferdig etter siste Skate-møte, sluttbehandlet i AU og presenteres som egen sak for Skate senere i dag. Tre av tiltakene skal være ferdig til sommeren. Disse skal behandles i Skate-møtet 27.september Det har kommet to tilbakemeldinger i forankringsrunden. Brønnøysundregistrene (BR) har presisert sin statusrapport på tiltaket KoFuVi etter behandlingen i AU, og fremmer et alternativt forslag til konklusjon i Skate på dette tiltaket. Skattedirektoratet har i sin tilbakemelding gitt noen generelle merknader og forbedringsforslag til arbeidet med tiltakene i Skate-regi. Brønnøysundregistrenes (BR) alternative forslag til merknad og tiltak vedtas for tiltaket KoFuVi. For øvrig følges innstillingen fra Skates arbeidsutvalg. Skate beslutter at videre oppfølging av alle pågående veikartsaker denne perioden gjøres i henhold til BR og arbeidsutvalgets innstilling/merknad for den enkelte veikartsak, se oversiktstabell. - Status gul: Tiltak som angitt i tabellen iverksettes - Status grønn: Prosjektene videreføres i tråd med sine planer Skattedirektoratets generelle merknader til arbeidet med tiltakene i veikartarbeidet behandles av Skates arbeidsutvalg. 11/17 Digital postkasse til innbyggerne - Diskusjon om digitaliseringsrundskrivets krav til bruk av postkassen Difi/Steffen Sutorius Saken gjelder Skate har bedt om at kravene i digitaliseringsrundskrivet rundt Digital postkasse til innbyggerne blir tatt opp i Skate. Digitaliseringsrundskrivet regulerer bl.a. bruken av fellesløsninger i staten, herunder Digital postkasse til innbyggere. Rundskrivet sier i dag: «Virksomheten skal bruke Digital postkasse til innbyggere for utsending av post til innbyggere som har valgt digital postkasse, og som ikke har reservert seg. Kravet om bruk av digital postkasse til innbyggere gjelder alle tjenester hvor det sendes brev til innbyggerne. Eventuelle unntak fra dette skal være basert på gjennomført risiko- og sårbarhetsvurdering på samme måte som for bruk av andre IKT-løsninger». 5

6 Flere Skate-virksomheter har pekt på at de ikke lenger sender brev til innbyggerne eller ønsker å gjøre det, men at de lager kommunikasjonsløsninger med innbyggerne som er integrert i egne digitale tjenester. De mener det da er vanskelig å tolke dagens rundskrivstekt, samtidig som flere kun ønsker å bruke Digital postkasse til innbyggere i de tilfeller virksomhetene selv mener det er hensiktsmessig. I forbindelse med revisjon av Digitaliseringsrundskrivet har KMD bedt Difi om innspill. Difi har involvert Skate og fått og behandlet innspill fra Skatevirksomheten gjennom Skates arbeidsutvalg. Det er imidlertid Difi som er ansvarlig for de endelige vurderingene og det som oversendes KMD. I Difis innspill til KMD er bestemmelsen om unntak forankret i risiko- og sårbarhetsvurderinger flyttet til fellesløsninger generelt. Denne delen gjelder derfor for Digital postkasse på samme måte som før, selv om punktet er foreslått flyttet i rundskrivet. Kravet er for øvrig myket opp ved at det nå foreslås at «kravet om bruk av digital postkasse til innbyggere gjelder alle tjenester hvor det sendes brev som har viktig dokumentasjonsverdi for innbyggere. Slike brev kan være både vedtak og andre viktige henvendelser». Videre er ansvaret for å vurdere hva dette omfatter overlatt til den enkelte virksomhet, ved at det foreslås at «Virksomheten skal vurdere hvilke brev som har viktig dokumentasjonsverdi for innbygger» Difis endelige forslag til justert tekst til neste års Digitaliseringsrundskriv ble oversendt KMD 8.mai. Refleksjoner og innspill Flere var sterkt kritisk til Difis forslag til ny tekst. De mente forslaget ikke går langt nok i oppmykningen av dagens krav, og ikke ivaretar hvordan det offentlige bør kommunisere med brukerne. Digital postkasse har en viktig verdi der man ikke har andre muligheter for å kommunisere digitalt med innbyggerne, men i moderne løsninger er kommunikasjonen med innbyggerne integrert i de digitale tjenestene til virksomhetene. Da er kravet om bruk av digital postkasse uhensiktsmessig og hemmende for digitaliseringen, samtidig som det gir merkostnad for virksomhetene. Flere mente at det nye begrepet «brev som har viktig dokumentasjonsverdi» ikke er godt. Noen mente det er uklart hva dette er. Andre mente at jussen er klar på hva som har dokumentasjonsverdi, og at virksomheter blir forpliktet til å sende brev til postkassen selv om de mener at andre digitale kommunikasjonsformer er bedre. Difi presiserte at forslaget innebærer at det er den enkelte virksomhet som nå skal vurdere hva som har viktig dokumentasjonsverdi og dermed hva som skal sendes til postkassen til innbyggeren. Difi har heller ingen prinsipielle innvendinger mot at brev blir digitalisert bort. Noen gav uttrykk for at de forstod Difis forslag som et forsøk på å få politiske føringer fra toppen til å møte spesielle krav fra virksomhetene Noen mente at det er et dilemma i denne saken at teknologi og kunnskap om digitalisering flytter seg fortere enn politiske vedtak. Denne løsningen vil ikke holde seg, for den forandrer en moderne kundedialog. 6

7 Flere mente at det fremover er viktig at Difi blir en aktiv rådgiver mot departementsnivå om hva som er riktig digitalisering. Det er også viktig at Difi videreformidler Skates synspunkter. Skatevirksomhetene tar Difis forslag til justering av digitaliseringsrundskrivet til orientering. Tettere samspill mellom DPI og virksomhetenes egne løsninger følges opp som del av Difis pågående strategiarbeidet for DPI. Orienteringssaker 12/17 Foranalyse dokumentasjonsforvaltning og arkiv Arkivverket/Inga Bolstad Foranalysen som nå er ferdig er et tiltak i Skates veikartarbeid. Digital dokumentasjonsforvaltning er en forutsetning for at virksomheter skal kunne dokumentere at arbeidsprosesser og saksbehandling er utført på en forsvarlig måte. Manglende dokumentering av aktiviteter vil blant annet kunne hindre digitalisering av tjenester og svekke innbyggeres tillit til forvaltningen. Det er gjennomført en foranalyse hvor formålet var todelt: Gi et felles kunnskapsgrunnlag for dokumentasjonsforvaltning og arkiv Identifisere forslag til tiltak for å dekke kartlagte behov Utfordringer i dagens situasjon Regelverk og standarder er for komplisert Samhandling med andre fagmiljø fungerer ikke Dokumentasjonen gjenspeiler ikke virksomhetsprosessene Verktøy for arkivering er isolert For å sikre gjennomførbarhet og sammenheng er de identifiserte tiltakene delt opp i tre trinn: Trinn 1: innebærer etablering av en veileder som skal gjøre det mulig å identifisere dokumentasjonsbehov i prosesser. Omfanget på veiledere bør begrenses for enklest mulig gjennomføring av tiltaket. Begreper, ansvar og arkitekturprinsipper inngår i tiltak 1. Trinn 2: innebærer å bygge ut veilederen med nye elementer, herunder et styringsdokument som operasjonaliserer krav til styring av arbeidet med dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Elementene i trinn 2 vil samlet kunne utgjøre en beste-praksis på området. Trinn 3: innebærer en formell standardisering der hvor dette er vurdert som hensiktsmessig. Standardisering bør baseres på beste-praksis. Foranalysens anbefaling om å gjennomføre trinn 1 nå, følges opp i Skates rutine for felles prioritering av nye tiltak for Skate tar saken til orientering. 7

8 13/17 Ny digitaliseringsstrategi for kommunesektoren KS/Line Richardsen Digitaliseringsstrategien for kommuner og fylkeskommuner er utarbeidet med bakgrunn i vedtak i hovedstyret i KS høsten 2015, der det heter at KS skal «styrke det interessepolitiske og strategiske arbeidet med digitalisering, og samtidig videreføre det medlemsbaserte utviklingsarbeidet der det er nødvendig og ønskelig». Digitaliseringsarbeidet innrettes etter Overordnede mål i digitaliseringsstrategien Modell for organisering og styring av digitaliseringsarbeidet i kommunal sektor Mekanismer for finansiering Strategien har følgende satsningsområder Brukeren i sentrum Digitalisering som driver for innovasjon og økt produktivitet Styrket digital kompetanse og deltagelse Effektiv digitalisering av offentlig sektor Informasjonssikkerhet, personvern og dokumentforvaltning Det pågår flere viktige og interessante prosjekt der en rekke statlige virksomheter er medaktører. Revidert budsjett KMD har i 2017 satt av 25 mill. kroner til en KS-administrert ordning for finansiering av kommunale IKT-prosjekter som er initiert og styrt av kommunene selv. For 2018 tar KMD sikte på å sette av 100 mill. kroner Det vil være en forutsetning for støtten fra KMD at kommunesektoren bidrar med egne midler Statlige virksomhetene tar et større ansvar for å utvikle helhetlige digitale løsninger som også kommunesektoren kan benytte Departementet vil utrede en modell for å finansiere IKT-prosjekter hvor utviklingskostnadene primært tilfaller staten, mens gevinstene i stor grad vil havne i kommunene. Ordningen skal forankres i konsultasjonsordningen mellom staten og KS. Arbeidet vil bli presentert i statsbudsjettet for 2018 Satsingsområdene i Digital agenda for Norge har stor betydning for kommunal sektor. Det er derfor viktig at kommunal sektor opptrer koordinert og samordnet. KS har en viktig rolle i å sørge for samordning og koordinering av kommunal sektor på digitaliseringsområdet og bidra til samordning mellom kommunal sektor og staten i digitaliseringsarbeidet i offentlig sektor. Skate tar saken til orientering. 14/17 Samordning av Folkeregisteret og Kontakt- og reservasjonsregisteret SKD/ Nina Funnemark og Vigdis Olsen Digital kontaktinformasjon om borgere, som e-postadresse og telefonnummer, forvaltes og distribueres i dag i Kontakt- og reservasjonsregisteret som eies av Difi. Digital kontaktinformasjon 8

9 inngår ikke i dagens Folkeregister. Det er heller ikke del av dagens scope til Prosjekt Modernisering av Folkeregisteret. Finansdepartementet har i oppdragsbrev av mai 2016 bedt Skatteetaten å lede en arbeidsgruppe som skal utrede om registrering av innbyggernes digitale kontaktinformasjon bør inkluderes i et modernisert folkeregister, eller om disse opplysningene fortsatt bør registreres i et selvstendig kontakt- og reservasjonsregister (KRR). Arbeidet har vært organisert som et prosjekt med deltakelse både fra Skatteetaten og Difi (egen styringsgruppe). Prosjektet har utredet tre alternativer ved siden av dagens situasjon, 0-alternativet. For alle alternativer skjer innsamling av informasjon fra innbyggerne gjennom ID-porten, som i dag. Kort om alternativene: 1a: Digital kontaktinformasjon lagres og distribueres fra Folkeregisteret. KRRs oppgaver er uendret. 1b: Det etableres en felles oppslagstjeneste for digital og fysisk kontaktinformasjon. Distribusjon skjer gjennom denne felles oppslagstjenesten. Digital kontaktinformasjon lagres ikke i Folkeregisteret. Forvaltning av digital kontaktinformasjon skjer som i dag av Difi (KRR). 2: Digital kontaktinformasjon forvaltes og distribueres fra Folkeregisteret. Dette alternativet innebærer at Kontakt- og reservasjonsregisterets oppgaver overføres til Folkeregisteret. Alternativ 1a er det anbefalte forslaget. Skattedirektoratet og Difi står samlet bak anbefalingen. Alternativet vil sikre økt samordning mellom de to registrene, og at modernisert Folkeregister kan tilby en komplett tjeneste med kontaktinformasjon til brukerne. Det er identifisert et potensial for merverdi ved at ulike typer kontaktinformasjon distribueres fra ett og samme register/oppslagstjeneste, og at dette skjer som en del av øvrige tjenester fra Folkeregisteret. Alternativ 1 gir lav kostnad og lav risiko for prosjektet Modernisering av folkeregisteret. Samtidig er alternativet ikke til hinder for at man på sikt kan etablere alternativ 1b for flere register i forvaltingen samlet, herunder de som er nevnt her. Anbefalingen ble sendt til Finansdepartementet den Skate tar saken til orientering. Eventuelt SKD/Nina Funnemark Modernisering av Folkeregisteret - Konsumenter o For å sikre moderniseringsprosjektets gjennomføringsevne er det behov for å tydeliggjøre ansvarsdelingen mellom Skattedirektoratet og konsumenter av folkeregisteropplysninger. 9

10 o o o o Nina Funnemark ga en kort orientering om folkeregisterets verdikjede, prosjektets omfang, hvordan SKD grupperer konsumentsiden og at SKD vil tilgjengeliggjøre informasjon som gjøre det enklere for konsumentene å utføre sin del for å ta i bruk opplysninger fra det moderniserte folkeregisteret SKD er i ferd med å utarbeide en tjenestestrategi for det moderniserte folkeregisteret. Den skal være ferdig i juni 2017 og vil gi et godt grunnlag for å planlegge tilpassingen som alle må gjøre. SKD ønsker å fremme tjenestestrategien som en egen sak på første Skate-møte til høsten, og da komme nærmere inn på innholdet. : Skate har ingen innvendinger til SKDs orientering og SKDs forslag om å fremme innholdet i den nye tjenestestrategien for folkeregisteret som en egen sak på første Skate-møte til høsten Difi/Steffen Sutorius Varighet Skate-møtene o Difi reiste spørsmål ved om det var sterke innvendinger til å utvide Skatemøtene fra 2 ½ time som i dag til 3 timer. o Det var ønskelig fra flere å ikke øke lengden på møtene. Det er viktig med korte spissede saker og presentasjoner, at man holder seg innenfor gitte tidsrammer og at virksomhetene forbereder seg godt i forkant. Økes tidsrammen kan dette skli ut. o : Skate øker ikke varigheten på Skate-møtene nå. Møtet ble avsluttet kl. 11:25 10