Referat Skatemøte 6. desember 2017 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning (Skate)

Transkript

1 Referat Skatemøte 6. desember 2017 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning (Skate) Møtested: Difi, Grev Wedels plass 9. Møterom 5001, 5.etg Møtetid: 09:00 11:30 Deltakelse Medlemmer av Skate Steffen Sutorius, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR) Nina Funnemark pva Hans Christian Holte, Skattedirektoratet (SKD) Anne Cathrine Frøstrup, Statens kartverk (Kartverket) Inger Østensjø, KS Arild Sundberg, Program for IKT-samordning i kommunesektoren (KS KommIT) Torbjørn Larsen pva Sigrun Vågeng, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) Jan Arild Lyngstad pva Bjørn Guldvog, Helsedirektoratet (Helse) Christine Bergland, Direktoratet for e-helse (ehelse) Jørn Leonhardsen pva Birger Vikøren, Statistisk sentralbyrå (SSB) Marianne Andreassen, Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) Inga Bolstad, Arkivverket Håkon Skulstad pva Odd Reidar Humlegård, Politidirektoratet (POD) ikke tilstede Bisittere Grete Orderud, Difi Torgeir Strypet, Difi Cat Holten, BR Lise Karlsen, BR Karl Olav Wroldsen, SKD Olav Petter Aarrestad, Kartverket Line Richardsen, KS Håkon Røstad, NAV Norunn Saure, ehelse Ingunn Cowan, Lånekassen Øyvind Akerhaugen, Arkivverket Sekretariat Cathrine Silju Eide, Difi Gry Johanne Østby, Difi I tillegg møtte Marianne Henriksen, under sak 23/17 Trine Lind, KS, under sak 24/17 1

2 Saksliste Faste saker Godkjenning agenda Godkjenning referat forrige møte Steffen Sutorius Saker til behandling 23/17 Koordineringsgruppe på direktoratsnivå for identitetsforvaltningsarbeidet SKD/Hans Christian Holte 24/17 Sluttbehandling veikartsak: ST 1.1/1.2 Utrede enhetlig tverrsektoriell tilnærming og konkretisere metoder for enhetlig tverrsektoriell tilnærming KS/Trine Lind 25/17 Status veikarttiltak pr AU/Skatesekretariatet 26/17 Tilbakemelding og aksept av ansvar for nye veikarttiltak /17 Samkjøring av digitaliseringsstrategien og veikartarbeidet 28/17 Møte og saksplan for Skate /17 Produktstrategi digital postkasse til innbyggere Eventuelt Difi Referatene fra Skatemøtene Difi Difis forslag til KMD om sammensetning av Skate Difi Digitaliseringskonferansen

3 Faste saker Godkjenning av agenda Agendaen ble godkjent. Godkjenning av referat Referatet ble godkjent. Saker til behandling 23/17 Koordineringsgruppe på direktoratsnivå for identitetsforvaltningsarbeidet SKD/Marianne Henriksen I Skatemøtet 31.mai 2017 anbefalte Skate at det ble etablert en koordineringsgruppe på direktoratsnivå for å sikre koordinering av identitetsforvaltningsarbeidet. SKD ble bedt om å initiere gruppen og forslå forankring. På bakgrunn av dette har SKD laget et utkast til mandat for en koordineringsgruppe (KoID) med tilhørende referansegruppe og arbeidsutvalg. KoID skal være en rådgivende gruppe som skal bidra til at identitetsforvaltningen i Norge blir samordnet og gir gevinster for offentlig sektor, innbyggerne og næringslivet. Innspill Referansegruppen bør møtes hyppigere enn det som er foreslått. Skate gir sin tilslutning til at det etableres en koordineringsgruppe på direktoratsnivå for å sikre koordinering av identitetsforvaltningsarbeidet. Vedlagt utkast til mandat legges til grunn. SKD bes ta initiativ til å opprette og kalle inn en slik gruppe. Koordineringsgruppen vedtar selv endelig mandat. Koordineringsgruppen orienterer Skate jevnlig om sitt arbeid. Referansegruppen møtes 2 ganger per år og oftere ved behov. 24/17 Sluttbehandling veikartsak: ST 1.1/1.2 Utrede enhetlig tverrsektoriell tilnærming og konkretisere metoder for enhetlig tverrsektoriell tilnærming KS/Trine Lind Prosjektet for tiltakene ST 1.1 og ST 1.2 startet opp i 2016, og har jobbet med brukerreisene Ny i Norge og Ny bedrift. Prosjektet har på bakgrunn av dette utarbeidet et forslag til rammeverk som beskriver anbefalt tilnærming til utvikling og styring av tverrsektorielle sluttbrukertjenester. Rammeverket beskriver også roller og ansvar, kritiske faktorer for god styring og tiltak. 3

4 Arbeidet har hatt stort fokus på bred involvering av brukere og etatene som er berørt av brukerreisene, og førsteutkastet har vært ute til forankring i Skate-virksomhetene. 1. Leveransen fra tiltakseier godkjennes med følgende endringer: a) Tiltakseier (KS) og Difi justerer sammen rammeverket for utvikling og styring av tverrsektorielle sluttbrukertjenester (sluttrapportens kapittel 2 og 3) slik at rammeverket blir bedre harmonisert med Prosjektveiviseren fra Difi. b) Den delen av rammeverket som går på tverrsektoriell porteføljestyring og finansiering og prioritering av tverrsektorielle tiltak tas ut av rammeverket. Dette omfatter noe tekst i innledningen i kapittel 3, kapittel 3.1 og hele kapittel Oppfølging av forslag til rammeverk c) Difi publiserer en revidert versjon av rammeverket på Difi sine hjemmesider. d) Skatevirksomhetene oppfordres til å teste ut rammeverket og å sende tilbakemeldinger til Difi på erfaringer med og forbedringsbehov i rammeverket. e) Etter noen piloteringer inviterer Difi relevante aktører til en første revisjon av rammeverket. Difi tar deretter stilling til når rammeverket bør skifte status til endelig versjon, samt hva som er en hensiktsmessig forvaltningsmodell av rammeverket f) Forslaget om porteføljestyring på nasjonalt nivå (innledningsvis i rapportens kapittel 3 og 3.1) og forslaget om «Finansiering og prioritering av tverrsektorielle tiltak» (kapittel 4), behandles av Difi som innspill til Digitaliseringsstrategiens tiltak «En sterkere nasjonal prioritering og finansiering av tverrgående digitaliseringstiltak» 25/17 Status veikarttiltak pr AU/Cathrine Silju Eide, Skatesekretariatet Status for pågående tiltak initiert av Skate og forankret i Skates strategi og handlingsplan. Statusoversikt og innstilling er utarbeidet av Skates arbeidsutvalg (AU) basert på statusrapporter fra tiltakseierne. Det vises til oversiktstabell i saksframlegget. Videre oppfølging av alle pågående veikartsaker gjennomføres i henhold til arbeidsutvalgets innstilling, se oversiktstabell. Tiltak som er godkjent som ferdig anses som avsluttet. Eventuell oppfølging av disse skjer i samsvar med beslutning i egen sak om sluttbehandling av tiltakene. For tiltak som ikke er ferdig: - Status gul: Tiltak som angitt i tabellen iverksettes - Status grønn: Prosjektene videreføres i tråd med sine planer 26/17 Tilbakemelding og aksept av ansvar for nye veikarttiltak 2018 Skatesekretariatet/Cathrine Silju Eide I Skatemøtet 27.september 2017 prioriterte Skate nye tiltak i veikartsarbeidet med oppstart i Skate besluttet også at tiltakseierne som ble utpekt skulle sende en bekreftelse og forpliktende 4

5 tilbakemelding på at tiltaket vil starte opp og at nødvendige ressurser vil bli avgitt. Skatesekretariatet har mottatt positive tilbakemeldinger fra alle de tre foreslåtte tiltakseierne. Skate tar de positive bekreftelsene og forpliktende tilbakemeldingene fra de foreslåtte tiltakseierne til orientering. Tiltakseierne skal rapportere kvartalsvis til Skate i forkant av Skatemøtene i maler og etter frister fra Skatesekretariatet. Ved første rapportering skal tiltakseierne tydeliggjøre avtalt resultat, planlagt sluttdato og kostnadsramme. Det skal senere hovedrapporteres på avvik på disse områdene. 27/17 Samkjøring av digitaliseringsstrategien og veikartarbeidet Skate har ønsket at Difis Digitaliseringsstrategi i offentlig sektor og Skates veikartarbeidet blir samkjørt under digitaliseringsstrategien. På bakgrunn av dette foreslår Difi at veikartarbeidet blir integrert i digitaliseringsstrategien ved at tiltak i veikartarbeidet som er besluttet startet eller igangsatt overføres til digitaliseringsstrategien under det strategiske satsningsområdet «Felles fundament». Behovskatalogen fra veikartarbeidet vil også overføres, og danne utgangspunkt for tilsvarende prioriteringsgrunnlag for digitaliseringsstrategien. Digitaliseringsstrategien vil være gjenstand for jevnlige revisjoner som sterkt involverer både Skate, AU og andre representanter fra Skatevirksomhetene. Saksframlegg med vedlegg viser foreslått styringsmodell med utdypninger av roller, ansvar og prosesser i videreutvikling og gjennomføring av strategien. Refleksjoner og innspill Det var ingen innvendinger til hvordan digitaliseringsstrategien og veikartarbeidet var foreslått integrert. Det viste seg å ikke være samsvar mellom hvordan illustrasjonen av styringsmodellen ble eller kunne bli oppfattet og Difis intensjoner og konkretiseringer i saksframleggets vedlegg 1. Flere oppfattet illustrasjonen av styringsmodellen til å gjelde noe mer enn digitaliseringsstrategien, og gav uttrykk for at modellen da gav feil signal. Dette skapte også usikkerhet rundt rollene til Difi, Skate og Skate-virksomhetene. Det ble påpekt at o Skate kan ikke ha et operativt ansvar for tiltak o Alle tiltakseierne har egne linjer underlagt egne departement eller styrer o Bruken av begrepet styringsråd på Skate er uheldig o Skate er et samarbeidsråd Difi bes ta med seg synspunkt og innspill i Skatemøtet og komme tilbake med et nytt saksframlegg for denne saken på neste Skatemøte. 5

6 28/17 Møte og saksplan for Skate 2018 Følgende datoer foreslås til Skatemøter i 2018: kl. 09:00 11:30 (ordinært Skate-møte) kl. 09:00 15:00 (fagdag «Sikkerhet og skyløsninger») kl. 09:00 11:30 (ordinært Skate-møte) kl. 09:00 11:30 (ordinært Skate-møte) kl. 09:00 11:30 (ordinært Skate-møte) I tidligere saker om saksplanen er agendaen fylt opp lang tid i forkant av Skate-møtene. Difi mener det er behov for større fleksibilitet til å sette inn aktuelle saker. Forslag til saksplan for Skate første halvår 2018 legger til rette for det. Forslaget fremgår av saksframlegget og ble presentert i møtet. Refleksjoner og innspill Tema for fagdagen bør presiseres til «Informasjonssikkerhet og skyløsninger» Skate gir sin tilslutning til Difis forslag til møteplan for Skate 2018 saksplan for første halvår 2018 Tema for fagdagen blir «Informasjonssikkerhet og skyløsninger». 29/17 Produktstrategi digital postkasse til innbyggere Difi har gjennom 2017 utarbeidet en produktstrategi for digital postkasse til innbyggere. Prosessen har hatt bred involvering. Produktstrategien gir retningen for hvordan den digitale postkassen skal utvikle seg de neste fem årene. Skatevirksomhetene har fått tilsendt produktstrategien i henhold til saksframlegget. Hovedretningen fremgår av presentasjonen som ble vist i møtet og som følger vedlagt referatet. 1. Det gis tilslutning til at revidert produktstrategi kan sluttbehandles på vanlig måte i styringsrådet for Difis felleskomponenter Det gis tilslutning til at Difi gjennomfører et videre løp for å se på rammebetingelser for bruk av digital postkasse, inkludert innspill til Digitaliseringsrundskrivet, for å se på muligheten for større fleksibilitet i forhold til bruk av postkassen når det finnes andre egnede informasjonssystem. Arbeidet forankres i Skate. Eventuelt 1) Referatene fra Skatemøtene 6

7 Difi foreslår å justere formen på referatene fra Skatemøtene. Formen på referatene fra Skate-møtene justeres. De skal heretter inneholde kort om bakgrunn for saken, henvisninger til vedlagte saksframlegg og presentasjoner i Skate-møtene, gjenspeiling av hovedelement i diskusjoner som gir andre beslutninger enn forslaget, samt Skates beslutning. Presentasjoner vist i Skate-møtene skal nå publiseres på Difi.no sammen med referatene. 2) Difis forslag til KMD om sammensetning av Skate Difi orienterte om at de nå har sendt sitt forslag til KMD om sammensetningen av Skate fra Saken ble diskutert i Skate-møtet der Skate gav sine innspill til Difi. Difi håper KMD tar endelig beslutning og oppnevning før jul. Kommentar KS presiserte at både Inger Østensjø, KS, og Arild Sundberg, Oslo kommune, vil representere kommunesektoren i Skate. Saken tas til orientering. 3) Digitaliseringskonferansen 2018 Difi viste avslutningsvis et lysbilde for å minne Skate-direktørene om Digitaliseringskonferansen Tema er «Sammen mot 2025». Konferansen blir 6. og 7. juni.. Møtet ble avsluttet kl. 11:30 7