Referat Skatemøte 27. september 2017 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning (Skate)

Transkript

1 Referat Skatemøte 27. september 2017 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning (Skate) Møtested: Difi, Grev Wedels plass 9. Møterom 5001, 5.etg Møtetid: 09:00 11:30 Deltakelse Medlemmer av Skate Steffen Sutorius, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR) Karl Olav Wroldsen pva Hans Christian Holte, Skattedirektoratet (SKD) Anne Cathrine Frøstrup, Statens kartverk (Kartverket) Line Richardsen pva Inger Østensjø, KS Arild Sundberg, Program for IKT-samordning i kommunesektoren (KS KommIT) Torbjørn Larsen pva Sigrun Vågeng, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) Jan Arild Lyngstad pva Bjørn Guldvog, Helsedirektoratet (Helse) Christine Bergland, Direktoratet for e-helse (ehelse) Jørn Leonhardsen pva Christine Meyer, Statistisk sentralbyrå (SSB) Marianne Andreassen, Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) Inga Bolstad, Arkivverket Cato Rindal pva Odd Reidar Humlegård, Politidirektoratet (POD) Bisittere Grete Orderud, Difi Cat Holten, BR Lise Karlsen, BR Inger-Mari Ouren pva Karl Olav Wroldsen, SKD Olav Petter Aarrestad, Kartverket Astrid Øksenvåg pva Line Richardsen, KS Håkon Røstad, NAV Norunn Saure, ehelse Ingunn Cowan, Lånekassen Øyvind Akerhaugen, Arkivverket Sekretariat Jan Sørgård, Difi Cathrine Eide, Difi Gry Johanne Østby, Difi I tillegg møtte Øyvind Roseth, SKD, under sak 16/17 Anders Hemnes, SKD, under sak 16/17 Torgeir Strypet, Difi, under sak 22/17 1

2 Saksliste Faste saker Godkjenning agenda Godkjenning referat forrige møte Steffen Sutorius Saker til behandling 15/17 Plan for saker i Skate høsten /17 Tjenestestrategi for det moderniserte Folkeregisteret SKD/Hans Christian Holte 17/17 Sluttbehandling veikartsak: Videreføre foranalyse Fullmakter innbyggere 18/17 Status veikartsaker Skates arbeidsutvalg/skatesekretariatet 19/17 Felles prioritering av nye tiltak 218 veikartarbeidet Skates arbeidsutvalg/skatesekretariatet 20/17 Deltakelse Skate 2018 og 2019 Orienteringssaker 21/17 Digitaliseringsstrategien orientering om endelig versjon og prioriteringer 22/17 einnsyn Eventuelt ehelse Behandlingen av Difi produktstrategi for Digital postkasse Difi Oppfølging av tidligere sak om identitetsforvaltning Difi Direktør/topplederdeltakelse i Skate 2

3 Faste saker Godkjenning av agenda For å få bedre sammenheng mellom samkjøringen av Digitaliseringsstrategien og veikartarbeidet ble det foreslått å ta sak 21/17 Digitaliseringsstrategien før sak 19/17 Felles prioritering av nye tiltak veikartarbeidet. Agendaen ble godkjent med foreslått endring i saksrekkefølge. Godkjenning av referat Referatet ble godkjent. Godkjenning av referat Referatet ble godkjent. Saker til behandling 15/17 Plan for saker i Skate høsten 2017 Skates saksliste settes nå opp for et halvt år av gangen og suppleres med lister over prioriterte saker og aktuelle saker i påfølgende periode. Skates arbeidsutvalg har utarbeidet et forslag til Difis direktør som er leder av Skate. Saksframlegget er Difis direktør sin konklusjon og anbefaling til Skate for saker på skatemøtene i andre halvår 2017 samt prioriterte og aktuelle saker i Innspill BR ønsker at sluttbehandling av tiltaket KoFuVi (Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter) settes opp som prioritert sak i Tiltaket skal være ferdig medio ehelse viser til sin sak under eventuelt angående digital postkasse for innbygger og ber om at det tas med i den endelige saksplanleggingen for Skate-møtene Skatemøtene i andre halvår 2017 planlegges og følges opp i henhold til saksframlegget, eventuelt justert etter en vurdering av ehelse sitt innspill under eventuelt. Listen over prioriterte og aktuelle saker for 2018 utvides med sluttbehandling av KoFuVi. Listen bør danne grunnlaget for saksplanen som utarbeides for første halvår /17 Tjenestestrategi for det moderniserte Folkeregisteret SKD/ Karl Olav Wroldsen og Øyvind Roseth I 2016 ble det besluttet at det skulle utarbeides en tjenestestrategi for et modernisert folkeregister. Det foreligger nå en godkjent versjon av tjenestestrategien samt en plan for operasjonalisering. 3

4 Forankring av interessenter har vært viktig i prosessen og kommer til å være viktig i forbindelse med operasjonaliseringen. Dette er en viktig sak for forvaltningen Bra at prosessen har vært åpen og god Det er bra at Folkeregisteret som felleskomponent også har fokus på private bedrifter. Vi som forvalter offentlige tjenester må også ha fokus på næringslivet som skal bruke løsningene. SKD må sikre god involvering av brukervirksomhetene også videre Det ble reist spørsmål om kostnader og prising ved tilgang til informasjon fra Folkeregisteret. SKD presiserte at det vil tilbys et sett av standardtjenester som dekker det de fleste har bruk for. Disse vil være gratis for brukervirksomhetene. De virksomhetene som har behov for tilleggstjenester som må skreddersys må selv dekke kostnadene for dette. SKD må tydelig sette premissene for leverandørene de benytter i tilgjengeliggjøring av informasjonen Skate gir sin tilslutning til tjenestestrategien og ber om å bli involvert i det videre arbeidet med operasjonalisering 17/17 Sluttbehandling veikartsak: Videreføre foranalyse Fullmakter innbyggere og Grete Orderud I 2015 ble det gjennomført en foranalyse av fullmakt og annen representasjon for innbyggere, med NAV som tiltakseier. Analysen kom ikke med en klar anbefaling om veien videre når det gjelder fullmaktsløsning. I januar 2016 ble Difi bedt om å være tiltakseier for å unngå at prosessen stoppet opp. Difi har laget et notat som oppsummerer arbeidet og som gir en anbefaling om videre arbeid. Saken er behandlet i Skates arbeidsutvalg og har vært gjennom en skriftlig forankringsrunde med Skatevirksomhetene. NAV har presisert at de mener at det er behov for å fullføre behovsanalysen som ble påbegynt i foranalysen før valg av løsningskonsept. Det er viktig at behovsanalysen som er påbegynt blir sluttført i oppfølgingen av tidligere og nå Difis arbeid. Dette er et komplekst landskap og det er viktig at behovsanalysen ikke tas lett på. Man har samtidig et godt grunnlag i det som alt er gjort. Dette er et eksempel hvor mange typer lovgivninger bør harmoniseres. Mandatet for oppfølgingen bør spesifisere hvordan det er tenkt håndtert. Det oppfordres til å være tydelig i oppfølgingstiltaket på hvem, hva og hvordan. Det er viktig at Skatevirksomhetene stiller opp og bidrar med ressurser i oppfølgingstiltaket. 4

5 BR tar over rollen som tiltakseier for Skatetiltak: Etablere en felles løsning for håndtering av fullmakter for innbyggere. Man starter nå i konseptfasen, med blant annet konkret behovsanalyse og vurdering av alternative løsninger. Konseptvalg og beslutning om gjennomføring fremmes for Skate andre halvår En viktig forutsetning for det videre arbeid er at de viktigste interessentene og behovshaverne (NAV, Direktoratet for ehelse, KS og Skattedirektoratet) støtter BR i det videre arbeid. Prosjektet etableres med en ekstern styringsgruppe hvor nøkkelinteressenter er representert. Difi skal ha samordningsansvar for tilgang til strukturert informasjon om vergemål, advokatregisteret og omsorgsoverdragelser. 18/17 Status veikartsaker Skates arbeidsutvalg/skatesekretariatet Status veikartsaker gjelder status for pågående tiltak initiert av Skate og forankret i Skates strategi og handlingsplan fra Tiltakseierne leverer statusrapporter kvartalsvis. Disse behandles i Skates arbeidsutvalg som utformer en samlet statusoversikt med arbeidsutvalgets innstilling til Skate. Statusoversikten er sendt Skatevirksomhetene for intern forankring før dette Skatemøtet. Det er ikke mottatt tilbakemeldinger fra forankringsrunden før møtet. Merknaden som er tatt inn om konsekvenser ved manglende ressurstilgang på ST 4.1 «Felles rammeverk for informasjonsforvaltning» er helt riktig. Dette tiltaket har vært oppe i Skate og blitt prioritert høyest flere ganger, men vi greier ikke gjennomføre hvis vi ikke kan løfte engasjementet internt i virksomhetene og bidra med ressurser. Det samme gjelder ST 4.2 «Felles datakatalog» og oppfølgingen av det, da disse tiltakene henger tett sammen. Det er viktig at tiltakseiere blir tydeligere på behov og bestillingene til virksomhetene. Hvis resursbidragene inn i tiltakene ikke er i henhold til hva som er lovet, må dette løftes til relevant ledernivå. Skate beslutter at videre oppfølging av alle pågående veikartsaker denne perioden gjøres i henhold til arbeidsutvalgets innstilling/merknad for den enkelte veikartsak, se oversiktstabell. Status gul: Tiltak som angitt i tabellen iverksettes Status grønn: Prosjektene videreføres i tråd med sine planer. 21/17 Digitaliseringsstrategien orientering om endelig versjon og prioriteringer og Grete Orderud 5

6 Difi har ferdigstilt en felles digitaliseringsstrategi i offentlig sektor basert på dialog med og innspill fra Skate. Oppdraget til Difi er å få omstilling til å skje. Gjennomføringen av digitaliseringsstrategien er et viktig virkemiddel for å oppnå dette. Strategien inneholder et målbilde, fire strategiske satsningsområder og en handlingsplan. Den peker ut retning for en offentlig forvaltning som er endringsvillig, deler og gjenbruker informasjon sikkert, effektivt og har enkel dialog med brukerne. Orderud orienterte om endelig versjon og prioritering av tiltak - jf. vedlagt presentasjon. Strategien er blitt veldig bra og det er fint å se hvordan Skates innspill er ivaretatt. Vi ønsker oss et tydeligere Difi og det får vi gjennom denne strategien. Strategien bidrar også til et felleskap i digitaliseringen av offentlig sektor. I kommunikasjonen rundt strategien bør Difi legge vekt på å kommunisere at den er for offentlig sektor og har tilslutning i Skate, slik at den ikke blir oppfattet som kun Difis interne strategi. Difi må bruke Skate som rådgivende organ for tiltakene. Skate bør få en rolle i oppfølgingen av strategien. En hovedutfordring for å lykkes er å få offentlig sektor til å tenke nytt med hensyn til finansiering av digitaliseringstiltak. Dagens finansieringsmekanismer og holdningene rundt disse er ikke tilpasse den omstillingstakt som forventes. Det er spesielt viktig å få departementene til å tenke nytt om finansiering både innen egen sektor og i samarbeid med andre departement. Det er viktig at Skates veikartarbeid kommer inn under Digitaliseringsstrategien så vi ikke jobber i forskjellige spor. Det ble fremmet et ønske fra noen om å få mer informasjon om hva som ligger i de prosjektene som skal igangsettes. o Difi vil sende fullversjonen av Digitaliseringsstrategien til de som etterspurte dette og de som senere ønsker å få fullversjonen Skate tar saken tas til orientering 19/17 Felles prioritering av nye tiltak 2018 veikartarbeidet Skates arbeidsutvalg/skatesekretariatet I samsvar med Skates rutine for prioritering av nye tiltak i veikartarbeidet, har Skates arbeidsutvalg gjennomført en prioriteringsprosess for Den har vært basert på Skates strategi, handlingsplan og behovskatalog det som samlet kalles veikartarbeidet. Det har vært god forankring med Skatevirksomhetene underveis i prosessen, og det er lagt til rette for at veikartarbeidet samkjøres med Digitaliseringsstrategien. Arbeidsutvalget anbefaler oppstart av 4 nye tiltak i Skate-regi i

7 Det er viktig at det ikke er noe motsetning mellom veikartarbeidet og Digitaliseringsstrategien og den samkjøring som er skissert i saksframlegget er bra BR informerte om at de har foreslått API-katalogen som et satsningsforslag i Statsbudsjettet Skate prioriterer understående nye tiltak i Skate-regi med oppstart i Utpekt tiltakseier må innen sende en bekreftelse og forpliktende tilbakemelding på at tiltaket vil starte opp og at nødvendige ressurser blir avgitt. Denne sendes Skatesekretariatet og forbehandles i AU før Skate orienteres i Skate-møtet Skate ber om at tiltakseierne i det videre arbeidet med beslutningsgrunnlagene 1. presiserer en kort beskrivelse av mål og leveranse i de enkelte tiltakene nedenfor. Dette er nødvendig for å få god styring, rapportering og oppfølging opp mot Skate 2. følger de anbefalinger som er gitt av Skates arbeidsutvalg i AUs prioriteringsmøte Tiltakseier for tiltaket «Løsning fullmakter innbyggere» må sikre at nødvendige avklaringer rundt behov blir gjennomført som en del av konseptfasen. Sentrale tjenesteeiere må bidra med tilstrekkelige ressurser. 20/17 Deltakelse Skate 2018 og 2019 I henhold til Skates mandat og gjeldende periode for oppnevning av Skates medlemmer, skal KMD i løpet av høsten 2017 beslutte sammensetningen av Skate for perioden 2018 og Felleskomponentforvalterne og KS er faste medlemmer i Skate, mens øvrige medlemmer rullerer i 2 års perioder. I henhold til mandatet skal Difi foreslå sammensetningen av Skate etter innspill fra medlemmene i Skate. På bakgrunn av dette har Difi gjennomført en foreløpig vurdering som framkommer i saksframlegget og som ble gjennomgått i møtet. Difi bad om synspunkt og innspill fra Skates medlemmer. 7

8 Helsedirektoratet hadde ikke innvendinger mot å gå ut av Skate så lenge Direktoratet for e- helse fortsatte i Skate. Disse to direktoratene skal uansett ha et tett samarbeid om digitalisering i helsesektoren. SSB støtter forslaget om å gjøre Skate mindre, da det vil gjøre Skate mer effektivt. SSB har derfor ingen innvendinger mot at de går ut av Skate, men ønsker å bli invitert inn ved spesielt relevante saker. Noen sa at det er viktig å ha med representanter i Skate som også har fokus på næringslivet. Flere støttet at utdanningssektoren burde inn i Skate. Noen støttet at det nye Utdanningsdirektoratet ble Skate-medlem. Andre mente at det nye forvaltningsorganet for høyere utdanning, der deler av Uninett skal inn, var en bedre kandidat ut fra det fokus Skate skal ha. Noen stilte spørsmål ved om Skate-deltagelse nå kommer for tidlig for begge disse forvaltningsorganene, da de begge skal gjennom sammenslåingsprosesser denne høsten og formelt etableres fra Noen mente at UDI var en kandidat som var viktig og burde prioriteres. Andre mente at UDI kunne inviteres inn som observatør eller i spesielt relevante saker. Det kom ulike syn på om Datatilsynet burde bli medlem av Skate. Noen talte for det, andre mente det ikke var naturlig ut fra Skates mandat og Datatilsynets rolle. Noen mente at Datatilsynet kanskje kunne inviteres inn som observatør eller på spesielt relevante saker. KS/Kommit sa at Kommit-rådet kom til å bestå, og at Kommit derfor ikke er gått over fra å være et program til å bli en del av den faste virksomheten i KS, slik det fremgår av saksframlegget. De mente at KS burde ha to representanter i Skate. Noen viste til at de har god erfaring med representanter fra faktiske kommuner, og støttet Difis foreløpige konklusjon om at en av de nye deltakerne bør være en toppleder fra en stor kommune, i tillegg til en representant fra KS. Noen mente at KS uansett burde foreslå hvem som skulle representere kommunesektoren. Difi bes vurdere de innspill som er kommet fra Skate i dette møtet før Difi konkluderer og sender sine anbefalinger til Kommunal- og moderniseringsdepartementet Orienteringssaker 22/17 einnsyn og Torgeir Strypet Difi fikk i 2015 oppdraget med å utvikle løsningen einnsyn. Den vil erstatte fellesløsningen EPJ (elektronisk postjournal) i staten. Arbeidet er i rute og løsningen vil bli lansert i januar Arbeidet har vært et samarbeid mellom Difi og Oslo kommune. einnsyn vil dekke dagens brukere av EPJ og gi muligheter til å dekke andre fra både stat og kommune. Man kan dermed på sikt få en felles innsynstjeneste for både statlig og kommunal sektor. Hensikten med einnsyn er å effektivisere håndteringen av postjournaler og innsynskrav i virksomhetene, 8

9 forbedre brukskvaliteten og søkefunksjonaliteten for sluttbruker og forbedre sikkerhet og personvern i løsningen. Ved at virksomhetene får mulighet til fulltekstpublisering av dokumenter og forbedret håndtering av skjermingsverdige dokumenter forventer man at behandlingstiden knyttet til innsynskrav vil bli effektivisert. Det er forventet en potensiell innsparing på millioner årlig i offentlig sektor som følge av effektiviserte prosesser ved bruk av einnsyn. Dette er en spennende fellesløsning med et stort potensial Hovedutfordringen er kompetanse og kultur i virksomhetene både rundt hva som må skjermes og hva som er og bør gjøres offentlig og lett tilgjengelig Kulturutfordringene er viktige og noe virksomhetene må arbeide systematisk med når de tar i bruk fulltekstpublisering. einnsyn kan brukes som dagens OEP kun med postjournaler, og gradvis utvides med fulltekstpublisering etter hvert som virksomhetene får arbeidet med kompetanse, kultur og enge rutiner Skate tar saken til orientering Eventuelt 1) Oppfølging av Skate-sak 09/17 Identitetsforvaltning og Grete Orderud Det ble vist til Skatemøtet og sak 09/17 Identitetsforvaltning, der en av konklusjonene var at Skate bad KMD ta opp enkelte forhold med JD og andre relevant departement. Difi har formidlet Skates beslutning til KMD og har hatt et oppfølgingsmøte med KMD på departementets oppfordring. KMD gav etter sommeren et svar der de sier de vil følge opp enkelte punkter, mens de på andre punkter ber om at behovet dokumenteres. Skates arbeidsutvalg har behandlet dette svarbrevet og besluttet å aktivere tidligere benyttet arbeidsgruppe for å dokumentere behovet. Dette er noe arbeidskrevende og kommer brått på, men arbeidsgruppen bør ha som mål å legge fram et forslag som kan behandles i AU før jul. Difi mener det er viktig å få utarbeidet dokumentasjonen KMD ber om og få svart departementet innen rimelig tid i en sak Skate har initiert. Arbeidet bør derfor prioriteres av virksomheter som har medlemmer i arbeidsgruppen. Skatevirksomheter som ikke har vært med i arbeidsgruppen tidligere, men som har spesiell interesse av resultatet og mulighet til å bidra i arbeidsgruppen bes melde det til Difi. Skatevirksomhetene med deltakere i arbeidsgruppen oppfordres til å prioritere dette arbeidet høyt slik at vi får svart KMD innen rimelig tid i en sak Skate har initiert. AUs konklusjon på 9

10 behovsdokumentasjonen kvalitetssikres av Difi før den sendes KMD, og trenger ikke egen behandling i Skate. 2) Produktstrategien for Digital postkasse ehelse/christine Bergland Difi har laget en produktstrategi for Digital postkasse til innbyggerne som er sendt ut på høring med høringsfrist fredag 29.september. Det er ifølge ehelse flere i Skate som er uenig i produktstrategiens tilnærming til digitaliseringsutfordringene. ehelse mener at saken burde vært oppe i Skate tidligere og ønsker at den kommer på agendaen i Skate i desembermøtet. Difis direktør ser på saken og vurderer videre involvering av Skate når Difi har sett på høringssvarene. 3) Direktør/topplederdeltagelse i Skate Difis direktør presiserte avslutningsvis at Skate er et direktør-fora der topplederne i virksomhetene er unevnt av KMD. Omfanget av fravær fra en del toppledere gjør det nødvendig å minne om dette, og be om at hovedregelen er at de direktørene som er utnevnt til å være medlemmer i Skate møter i Skate-møtene. Møtet ble avsluttet kl. 11:30 10