Referat Skatemøte 24. juni 2015 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i E-forvaltning (Skate)

Transkript

1 Referat Skatemøte 24. juni 2015 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i E-forvaltning (Skate) Deltakelse Møtested: Difi, Grev Wedels plass 9. Møterom Plenum 1 Møtetid: 09:00 11:30 Medlemmer av Skate Ingelin Killengreen, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR) Hans Christian Holte, Skattedirektoratet (SKD) Anne Cathrine Frøstrup, Statens kartverk (Kartverket) Tone Marie Nybø Solheim, Kommunenes sentralforbund (KS) Arild Sundberg, Program for IKT-samordning i kommunesektoren (KS KommIT) Kjersti Monland, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) Olav Slåttebrekk, pva Bjørn Guldvog, Helsedirektoratet (Helse) Torbjørn Hægeland, Statistisk sentralbyrå (SSB) Marianne Andreassen, Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) Inga Bolstad, Arkivverket Bisittere Tone Bringedal, Difi Geir Jacobsen, BR Karl-Olav Wroldsen, SKD Olav Petter Aarrestad, Kartverket Line Richardsen, KS Tone Marie Nybø Solheim, KS Ingunn Midttun Godal, NAV Norunn Elin Saure, pva Christine Bergland, Helse Ingunn Cowan, Lånekassen Tor Anton Gaarder, Arkivverket I tillegg møtte David Norheim, BR (sak 10/15) Ketil Ingebrigtsen, BR (sak 10/15) Hilde Majala, BR (sak 11/15) Therese Gill Lian, NAV (sak 12/15) Sekretariat Ellen Strålberg, Difi Vidar Holmane, Difi Gry Johanne Østby, Difi 1

2 Saksliste Faste saker Godkjenning agenda Godkjenning referat forrige møte Ingelin Killengreen Saker til behandling 08/15 Halvårsleveranse fra Skates styringssystem, samlet status på behov og utviklingsplaner første halvår 2015 Skates arbeidsutvalg/vidar Holmane 09/15 Prosjekt Målbilder og strategier for fellesløsninger i offentlig sektor, leveranse 2 Difi/Vidar Holmane 10/15 Foranalyse informasjonsforvaltning og utveksling, sluttleveranse BR/David Norheim 11/15 Foranalyse Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter, sluttleveranse BR/Arnt Kristiansen 12/15 Foranalyse Fullmakter og annen representasjon for innbyggere, foreløpig leveranse NAV/Therese Gill Lian 13/15 Kort vurdering av aktuelle tiltak innenfor prioriterte områder, innspill til neste leveranse fra prosjekt Målbilder og strategier Skates arbeidsutvalg/vidar Holmane Korte orienteringssaker 14/15 Fornyelse av saksbehandlingssystemer - Brsys BR/Lars Peder Brekk 15/15 Fremtidig samordning av digitaliseringsarbeid i kommunal sektor KS/Line Richardsen 16/15 Faglig samling for Skate status Difi/Ingelin Killengreen 2

3 Faste saker Godkjenning av agenda Agendaen ble godkjent. Godkjenning av referat Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. Saker til behandling 08/15 Halvårsleveranse fra Skates styringssystem Skates arbeidsutvalg/vidar Holmane Killengreen innledet med å si at det er lagt ned mye arbeid i leveransen, og at det har vært en utfordring å beslutte hvilket detaljeringsnivå denne type saksfremlegg skal ligge på når det presenteres for Skate. I og med at det er første gang «halvårsleveransen» fremmes for Skate, er det ønskelig med tilbakemelding også på form og detaljeringsnivå på saksframlegget. Arbeidsutvalget har dette halvåret jobbet med delprosessene i styringssystemet som ble vedtatt i Skatemøtet 22.april. To delprosesser; «Motta og kvalifisere behov» og «Rapportere status på tiltak og utviklingsplaner» er kjørt i parallell. Arbeidsutvalget har også arbeidet med en delprosess som de har kalt «Samlet vurdering». Halvårsleveransen er en oppsummering av arbeidet så langt. Evt. tiltak vil bli fremmet som beslutningssak i neste møte (september), og Skate får fremlagt alle tiltak for prioritering i møtet i november. Kommentarer til leveransen Kriteriesettet for vurderingene må være tydelige og videreutvikles. De er grunnlaget for prioriteringene som skal gjøres. Det er utført et godt stykke arbeid, og detaljeringsnivået i det fremlagte materialet er bra. Det er positivt at standardisering inngår i arbeidet. Skate tar oversikten over status på behov og gjeldende utviklingsplaner til orientering. 09/15 Prosjekt Målbilder og strategier for fellesløsninger i offentlig sektor Difi/Vidar Holmane I Skate-møtet 22.februar ble det besluttet at det skulle utarbeides målbilder og strategier for fellesløsninger i offentlig sektor. 3

4 Arbeidet består av tre hovedleveranser. Den første leveransen ble levert i april, som Skates innspill til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter. Den omfattet visjon og åtte overordnede målbilder, samt skisse til noen sentrale strategier som legges til grunn for det videre arbeidet. På grunnlag av målbildene har KMD formulert 11 overordnede strategiske prinsipper som inngår i arbeidet med ny stortingsmelding Digital agenda. Hovedleveransen til dette møtet omfatter premisser, visjon, målbilder, strategier og tiltak som skal legges til grunn i det videre arbeidet. Det er lagt opp til at den enkelte Skatevirksomhet fram til september vurderer halvårsleveransen, og at nødvendige beslutninger tas i septembermøtet. Skisse til strategi og handlingsplan for fellesløsninger i offentlig sektor skal presenteres i septembermøtet, og ferdig utkast skal behandles i novembermøtet. Kommentarer til leveransen Arbeidet er solid og i tråd med det som ble lagt frem i forrige møte. Innholdet bør tas til etterretning. Godt grunnlag for videre arbeid som i neste omgang kan gjøres forpliktende. Det systematiske arbeidet legger til rette for gode rammer på tvers. Vi er kommet et godt stykke videre i ambisjonen om å se helhet, men dette arbeidet er fortsatt i prosess. Arkitekturprinsippene et tydelig eksempel på at det fortsatt er behov for avklaringer. Brukerreiser som tilnærming er bra; nå antakelig modnet og kan følges opp framover. Tempo og framdrift er en viktig dimensjon; hvor lang tid skal vi bruke på å utrede og avklare, hvordan skal vi klare å være i forkant av utviklingen? Vi må prioritere det viktigste, og samtidig ha planer for et stykke frem i tid, f.eks fem år. Skate tar forslag til visjon, felles funksjonelle målbilder, overordnete arkitekturmålbilder og mulige strategier og overordnete tiltak for å realisere målbildene til etterretning. 10/15 Foranalyse informasjonsforvaltning og utveksling BR/David Norheim Mandat, gjennomføring og aktuelle tiltak ble skissert. Foranalysen har basert seg på Difis rapport fra 2013 om informasjonsforvaltning. Foranalysen har konkretisert aktuelle tiltak og sortert disse under tre «trinn» hvor hvert trinn representerer et økt ambisjonsnivå. Til septembermøtet vil prosjektet skissere et lite antall tiltak som bør gjennomføres på kort sikt. Et tiltak vil være en felles katalog over data som finnes i forvaltningen. Dette er den høyest prioriterte løsningen og første trinn i 4

5 utviklingen. Man vil fremme forslag til mandat for et forprosjekt for realisering av en slik felles datakatalog i septembermøtet. Kommentarer til leveransen Dette er et svært viktig område som må prioriteres høyt, eller aller høyest. Viktigheten ble understreket av en rekke av virksomhetene. Skate tar status og leveransen fra foranalysen til etterretning. 11/15 Foranalyse Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter BR/Hilde Majala Mandat, gjennomføring og aktuelle tiltak ble skissert. De fleste tiltakene vil bli anbefalt håndtert ved oversendelse til relevant forvalter. Prosjektet vil også fremme forslag til mandat for et forprosjekt for felles løsning for digital kontaktinformasjon. Foranalysen har utredet tre konsepter for dette, og anbefaler en løsning basert på kombinasjonskonseptet. Dette konseptet er mest realistisk, enklest å realisere og vil gi best effekt på kortest tid. Det er utredet forvaltningsmodeller, ikke tekniske løsninger. Konseptet innebærer at en sentralforvalter står ansvarlig for den generiske kontaktinformasjonen og fullmakter, og tilgjengeliggjør alle data i et enhetlig grensesnitt. Skate tar status og leveransen fra foranalysen til etterretning. 12/15 Foranalyse Fullmakter og annen representasjon for innbyggere NAV/Therese Gill Lian Mandat, gjennomføring og aktuelle tiltak ble skissert. Foranalysen har jobbet utfra følgende problemstilling: «Hvordan digitalisere hele kommunikasjonsløpet også i de tilfeller der innbyggeren er representert ved en fullmektig». Problemstillingen er kompleks og trenger en stor grad av modning. Frem mot septembermøtet anbefales det å jobbe videre med følgende områder: Tilgjengeliggjøre datagrunnlag for vergemål, foreldreansvar, omsorgsovertakelser og advokater 5

6 Definere og prioritere egnede tjenesteområder for vergemål og fullmakter, som går på tvers av etater Fortsette utredning av løsningsalternativer for innhenting, lagring og tilgjengeliggjøring av representasjonsforhold og gjennom dette styrke beslutningsgrunnlaget for valg av løsning Skate tar status og leveransen fra foranalysen til etterretning. 13/15 Kort vurdering av aktuelle tiltak innenfor prioriterte områder Skates arbeidsutvalg/vidar Holmane I henhold til mandatet for prosjekt Målbilder og strategier skal det i Skates møte i september framlegges en skisse til en felles handlingsplan, som så skal ferdigstilles og besluttes i november. Denne skal omfatte felles strategier og en samlet oversikt over alle tiltak som bidrar i å dekke behovene og realisere målbildene. Det er ønskelig å få eventuelle foreløpige innspill eller føringer fra Skate til videre arbeid fram mot skissen til handlingsplan som skal legges fram i september. Ingelin Killengreen foreslo følgende oppsummering og oppfølging: «Leveransene fra målbilde/ strategiprosjektet og foranalysene tas til etterretning. Arbeidet følges opp med sikte på å ta nødvendige beslutninger i septembermøtet. Det er grunn til å rose alle som har medvirket til å utarbeide det solide materialet som er fremlagt. Arbeidet har vært omfattende og ressurskrevende. Skate har så langt ikke gitt klare rammer for omfang, ressursbruk og detaljeringsgrad. Dette er utfordrende for dem som har utarbeidet materialet. Det vil alltid være en balansegang mellom kvalitet og tempo, og tilsvarende en balansegang mellom det faglig sett optimale og det som er hensiktsmessig for fremleggelse til beslutning på direktørnivå i Skate. Parallelt med videre arbeid i prosjektene, foreslås det at Difi tar initiativ til at bisitterne vurderer disse problemstillingene og utarbeider forslag til føringer for arbeid i prosjekt- og arbeidsgrupper i regi av Skate. Resultatet presenteres på septembermøtet.» Skate har i tillegg følgende innspill: De som jobber i prosjekt- og arbeidsgrupper må vite hva sluttleveransen skal brukes til og vinkle arbeid og leveranser deretter. 6

7 Detaljeringsnivå er én diskusjon, en annen diskusjon er på hvilket nivå Skate skal styre. Rammebetingelser og strategisk styring, eller behov og tiltak, eller begge deler. I så fall, hva er viktigst. Det må være et mål at alle analyser leder fram til handling. Arbeidsutvalget har i hovedsak funnet et riktig nivå på presentasjonene, men det er ønskelig å ha med mer om hva som kreves for å gjennomføre tiltakene. Dette er samhandling satt i system, og det er veldig viktig å videreutvikle det. Det er viktig å ha et strategisk perspektiv på beslutningene som tas. Det er viktig at foranalysene fortsetter frem mot septembermøtet. Prosjektlederne har behov for å diskutere videre fremdrift, og det kan bisitterne bidra til. Vi bør få opp klare anbefalinger som kan danne grunnlag for prioriteringer i septembermøtet. Nå er det vanskelig å se hva vi skal løse for hvem og vi trenger tydelighet rundt ressursbehov. Det er ønskelig med kriterier for prioritering. Prosess og kriterier må være synkronisert med budsjettprosessene. Skate tar leveransene fra alle tre foranalysene til etterretning, og ber om at prosjektledelsen for hver av foranalysene arbeider videre i samsvar med tilbakemeldingene som ble gitt i møtet. Difi tar initiativ til at bisitterne utarbeider forslag til konkrete føringer for det videre arbeidet. Bisitternes forslag fremmes som egen sak til septembermøtet. Korte orienteringssaker 14/15 Fornyelse av saksbehandlingssystemer - Brsys Lars Peder Brekk Det ble gitt en kort status på arbeidet med å etablere en ny felles elektronisk saksbehandlingsløsning for registertjenestene som forvaltes av Brønnøysundregistrene. Siktemålet er å oppnå raskere saksbehandling. Tiltaket inngår i den samlede oversikten over utviklingsplaner. 15/15 Fremtidig samordning av digitaliseringsarbeid i kommunal sektor Line Richardsen Det ble gitt en kort orientering om framtidig samordning av digitaliseringsarbeidet i kommunal sektor. KS har gjort noen strategiske grep for å bidra til økt digitalisering i kommunesektoren. Det jobbes med en digitaliseringsstrategi for kommunesektoren, interessepolitikk på 7

8 digitaliseringsområdet og KommIT som program, og KS er nå i gang med å se på helheten mellom alle tre områdene. 16/15 Faglig samling for Skate - status Ingelin Killengreen Skate besluttet i aprilmøtet at sekretariatet skulle undersøke interessen for en faglig samling, til erstatning for CEO-briefen på Gartner Symposium. En del har gitt tilbakemelding om at det er interessant, samtidig har enkelte vanskelig for å få innplassert en slik samling i kalenderen i løpet av Det er kommet noen innspill på aktuelle temaer. Difi arbeider videre med saken. Møtet ble avsluttet kl 11:25 8