Saksliste saker til behandling 32/6 Forvaltningsrevisjonsrapport PP-tjenesten i Frogn kommune 3 33/6 Forvaltningsrevisjonsrapport om oppfølging av pol

Transkript

1 Møteinnkalling Frogn kontrollutvalg 6. desember 26 kl. 4 Møterom Oscarsborg 2.etg i Rådhuset Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Ås Knut Erik Robertsen/s./ Lene H. Lilleheier/s./ leder sekretær FIKS - Follo interkommunale kontrollutvlagssekretariat fiks@follofiks.no

2 Saksliste saker til behandling 32/6 Forvaltningsrevisjonsrapport PP-tjenesten i Frogn kommune 3 33/6 Forvaltningsrevisjonsrapport om oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune 37 34/6 Rådmannens redegjørelse - Prosjektering av omsorgsboliger i 59 35/6 Rådmannens oppfølging - forvaltningsrevisjonsrapport om beredskap 94 36/6 Rådmannens tilbakemelding - oppfølging rapport om Samhandlingsreformen 37/6 Oppsummering revisjon høsten /6 Møte med Follo landbrukskontor 3 39/6 Oppfølging av kontrollutvlagets vedtak 33 4/6 Kontrollutvalgets deltakelse på konferanser i /6 Kontrollutvalgets møteplan /6 Forlengelse av avtalen med KPMG om regnskapsrevisjon 44 43/6 Orienteringssaker 76 Eventuelt

3 KONTROLLUTVALGET I FROGN Forvaltningsrevisjonsrapport PP-tjenesten i Frogn kommune Saksbehandler: Lene H. Lilleheier ehandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 6/65-5 Møtedato Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: ) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om PP-tjenesten i Frogn kommune til orientering. 2) Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet av oppfølgingen innen 2 måneder. Vedlegg: DO - Forvaltningsrevisjon_PP-tjenesten i Frogn.pdf SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget vedtok i møte den 6. juni jf. sak 2/6, DOs forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon av PP-tjenesten i Frogn kommune. I rapporten som nå foreligger fra DO, se er revisors hovedkonklusjon at kommunen har tilfredsstillende rutiner for å fange opp behovet for spesialpedagogisk hjelp i skole og barnehage, men at lang saksbehandlingstid kan føre til at det tar lang tid fra behovet blir fanget opp til det tilbys spesialundervisning. Revisjonen peker spesielt på at kommunen: - Har like beskrivelser i skole og barnehage for hvilke tiltak som skal settes i verk ved behov for spesialpedagogisk hjelp. - Har skoler og barnehager som uttrykker tilfredshet med PP-tjenestens tilgjengelighet og individrettet arbeid. - Har hensiktsmessige rutiner for å avdekke behov for spesialundervisning, og for å involvere PP-tjenesten på et tidlig tidspunkt. - Har begrenset kapasitet til PP-tjenestens systemrettede arbeid i barnehagene. Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 95, 43 Ås esøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

4 - Har én PP- rådgiver per skole, med økt fokus på systemrettet arbeid. Revisors vurdering er at dette bør styrkes ytterligere. - ør se nærmere på PP-tjenestens ressurssituasjon, som etter revisors vurdering er presset. Saksmengde og - omfang har økt de senere årene. Sammenlignet med tre andre kommuner ligger Frogn lavere enn to av disse på antall PP-rådgivere per barn. - Har en gjennomsnittlig saksbehandlingstid som er lenger enn angitt i Utdanningsdirektoratets veileder. Det er ventelister på sakkyndig utredning, noe som bryter med elevens individuelle rett til spesialundervisning. - Ligger over landsgjennomsnittet i andel elever med spesialundervisning, og har hatt en økning i andelen på % fra Ligger under landsgjennomsnittet hva gjelder andel lærerressurser til spesialundervisning. - Har flere elever som får spesialundervisning i små grupper sammenlignet med resten av landet. - Ikke har brukerundersøkelser for barn og foresatte som omfattes av PPtjenesten. Revisor anbefaler at kommunen iverksetter følgende tiltak:. Kommunen bør vurdere å gjennomgå den interne organiseringen av arbeidet i PP-tjenesten, og se dette i sammenheng med ressurssituasjonen. 2. Innføre brukerundersøkelser for barn og foresatte som omfattes av kommunens spesialundervisning. Rådmannens høringsuttalelse er tatt inn på side 27 i rapporten. Sekretariatet har spurt revisjonen om rådmannen har mottatt hele rapporten og ikke bare faktadelen. DO har bekreftet at rådmannen mottok den endelige rapporten til uttalelse. Sekretariatets kommentar: Vi mener rapporten stort sett er fyldig og godt fundert, men at enkelte deler har svake punkter. Revisors svar på problemstilling nr. 4 om brukernes tilfredshet er ikke vurdert i mangel på tilstrekkelige revisjonskriterier. Her savner vi blant annet tilbakemelding/intervju med FAU-representanter/SU-representanter som ble skissert i prosjektplanen. Vi spør oss også om i hvilken grad Eleveundersøkelsen det vises til i rapporten gir svar på hvor tilfredse elevene er med spesialundervisning. Revisor har avdekket at saksbehandlingstiden er lenger enn angitt i Utdanningsdirektoratets veileder, og gitt «rødt lys» ved vurderingen. Vi stiller Side 2 av 3

5 spørsmål ved om dette punktet skulle inngått som en del av anbefalingene til kommunen. Vi mener for øvrig at revisor har fulgt opp prosjektplanen. Ås, 29. november 26 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Side 3 av 3

6 Forvaltningsrevisjon PP-tjenesten i Frogn kommune Oslo, 2. oktober 26 Rapporten er utarbeidet for oppdragsgiver, og dekker kun de formål som med denne er avtalt. All annen bruk og distribusjon skjer for oppdragsgivers regning og risiko. DO vil ikke kunne gjøres ansvarlig overfor en tredjepart.

7 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune Sammendrag og forslag til tiltak Innledning Kort om PP-tjenesten i Frogn kommune Definisjoner Metode Generelt om revisjonskriterier Kommunens tilrettelegging av spesialpedagogikk Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Vurdering Konklusjon ehandling av søknader i tråd med regelverket Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Vurdering Konklusjon Tjenesteutførelsen Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Vurdering Konklusjon rukerperspektivet Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Vurdering Konklusjon Rådmannens høringssvar Referanseliste... 3 Side 2 av 3

8 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune Sammendrag og forslag til tiltak DO har på oppdrag for kontrollutvalget i Frogn kommune gjennomført en forvaltningsrevisjon av PPtjenesten. Formålet med revisjonen var å undersøke om kommunen sikrer barn med særlige behov nødvendig og forsvarlig pedagogisk og psykologisk hjelp. Vår hovedkonklusjon er at kommunen har tilfredsstillende rutiner for å fange opp behov for spesialpedagogisk bistand i skolene og barnehagene, men at lang saksbehandlingsfrist kan medføre at det tar lang tid fra barnas behov fanges opp til at skolene og barnehagene tilbyr elevene et tilpasset undervisningsopplegg. Andelen elever med vedtak om spesialundervisning har vært relativt stabil i Frogn kommune. Når det gjelder oppfølging av PP-tjenestens sakkyndige anbefalinger er det etablert praksis for å videreføre dette i skolenes og barnehagenes vedtak om spesialundervisning, noe revisjonen anser som positivt. Videre anses også balansen mellom tilpasset opplæring og spesialundervisning å være hensiktsmessig, selv om revisjonen ser et potensial for bedre ressursutnyttelse ved å organisere større deler av spesialundervisningen innenfor den ordinære klassen. Revisjonen har også vurdert brukertilfredshet på bakgrunn av PP-tjenesten, skolene og barnehagenes inntrykk av foresatte og barns tilbakemeldinger, resultater fra Elevundersøkelsen og omfanget av klager til Fylkesmannen. På et generelt grunnlag er tilbakemeldingene positive, men revisjonen anbefaler kommunen å ta i bruk brukerundersøkelser for både foresatte og elever for å få en mer objektiv måling på kvalitet og tilfredshet. På grunnlag av våre vurderinger anbefaler revisjonen følgende forslag til tiltak: Kommunen bør vurdere å gjennomgå den interne organiseringen av arbeidet i PP-tjenesten, og se dette i sammenheng med ressurssituasjonen Innføre brukerundersøkelser for barn og foresatte som omfattes av kommunens spesialundervisning Side 3 av 3

9 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune. Innledning Kontrollutvalget i Frogn kommune har engasjert DO AS (DO) til å gjøre en forvaltningsrevisjon av pedagogisk-psykologiske tjenesten (PP-tjenesten) i kommunen. Formålet er å undersøke om kommunen sikrer barn med særlige behov nødvendig og forsvarlig pedagogisk og psykologisk hjelp. Følgende problemstillinger lå til grunn for denne forvaltningsrevisjonen: Tema: Kvalitet i PP-tjenesten Problemstillinger Hvordan fanges barn med behov for spesialpedagogisk hjelp opp av kommunen? A) ) C) Finnes tilstrekkelige rutiner i barnehage og skole Er ressurssituasjonen tilstrekkelig til å møte behovet? Etterlever PP-tjenesten saksbehandlingsfrister og hvordan samarbeider de ulike enhetene i kommunen? I hvilken grad følges PP-tjenestens anbefalinger opp gjennom enkeltvedtak og rapportering? Har kommunens spesialpedagogikk en god balanse mellom tilpasset opplæring og spesialundervisning? Hva er tilfredsheten blant brukerne (barn og foresatte) av PPT-tjenester? Kort om PP-tjenesten i Frogn kommune PP-tjenesten gir råd, veiledning og hjelp til barn (-6 år), foreldre og personale i skoler og barnehager. Det kan for eksempel være fagvansker, lærevansker, atferdsvansker, mistrivsel på skolen eller hjemme. Henvisning kan skje fra skoler og barnehager og foreldre må gi sitt skriftlige samtykke til henvisningen. Foreldrene kan også selv ta kontakt med tjenesten for bistand. PP-tjenesten er organisert under resultatområde arn-, unge- og familieenheten og består av seks årsverk (inklusive leder) som arbeider med pedagogisk-psykologisk arbeid. Internt i PP-tjenesten i Frogn kommune har vær saksbehandler ansvaret for kontakten med èn eller flere skoler og barnehager..2. Definisjoner PP-tjenesten = Pedagogisk Psykologisk Tjeneste (PPT) GSI = Grunnskolens Informasjonssystem IOP= Individuell opplæringsplan Alle elever som får spesialundervisning skal etter Opplæringsloven 5-5 ha en IOP. Denne skal utarbeides på bakgrunn av den sakkyndige vurderingen fra PPT samt vedtaket om spesialundervisning. Enkeltvedtak: Et enkeltvedtak er en avgjørelse som gjelder rettighetene og pliktene til en eller flere bestemte personer, jf. forvaltningsloven 2b. Når skolen skal fatte et enkeltvedtak skal saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven følges med mindre opplæringsloven har særskilte reguleringer. Dersom skolen mener elevens rett er oppfylt, og det ikke er behov for tiltak skal det også fattes et enkeltvedtak. Eleven/foreldrene vil kunne klage på enkeltvedtaket. Enkeltvedtak skal være skriftlige. Spesialpedagogisk hjelp: Ifølge barnehagelovens 9a har barn under opplæringspliktig alder som har særlige behov for spesialpedagogisk hjelp, rett til slik hjelp. Hjelpen kan gis av den PP-tjenesten. Formålet med spesialpedagogisk hjelp er å gi barn tidlig hjelp og støtte i utvikling og læring av for eksempel språklige og sosiale ferdigheter. Dette er en individuell rett som innebærer at barn som Side 4 av 3

10 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune ikke har begynt på skole, og som oppfyller vilkåret i barnehageloven, har krav på dette. Det er ingen nedre grense for rett til spesialpedagogisk hjelp. Tilpasset opplæring: Ifølge Opplæringslovens formålsparagraf -3 skal opplæringen tilpasses evnene og forutsetningene hos den enkelte eleven. Gjennom tilpasset opplæring skal det så langt som mulig forsøkes å gi alle elever et godt utbytte av opplæringen, innenfor rammen av det ordinære undervisningstilbudet. Spesialundervisning: Der en tilpasning innenfor rammen av det ordinære undervisningstilbudet ikke er tilstrekkelig til at den enkelte elev får et tilfredsstillende utbytte av undervisningen kan spesialundervisning bli aktuelt. Spesialundervisning innebærer at det på bakgrunn av et enkeltvedtak settes i gang med særskilte tiltak, hjemlet i opplæringsloven Metode DO AS benytter RSK Standard for forvaltningsrevisjon i gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter. Rapporten er bygget opp med faktabeskrivelse, vurderinger og konklusjon for hver problemstilling. I tilknytning til vurderingene er det benyttet symboler som et visuelt uttrykk for vår subjektive oppfatning av resultatet av gjennomgangen. Symbolbruken og beskrivelsen av denne illustreres i figur 3. Figur Visualisering av subjektiv oppfatning av kvalitet Symbol Vurdering av kvalitet Kvaliteten må forbedres Det analyserte forholdet møter ikke den forventede standard eller krav i forhold til målekriteriene Kvaliteten bør forbedres Det analyserte forholdet møter ikke alle aksepterte standarder eller krav i forhold til målekriteriene. Kvaliteten er tilfredsstillende Det analyserte forholdet møter de fleste aksepterte standarder og krav. Analyser, vurderinger, konklusjoner og forslag til tiltak er basert på innhentet dokumentasjon og intervju av følgende ansatte i kommunen og i én private barnehager: - Leder UF-enheten Avdelingsleder PPT Fem PP-rådgivere Spesial pedagogisk team arnehagestyrere ved tre barnehager (to kommunale og en privat barnehage) Rektor ved tre skoler (to barneskoler og en ungdomsskole) Alle intervjuer har blitt kvalitetssikret og godkjent av informantene. Dessuten sendes rapporten til rådmannen på høring for kvalitetssikring av faktabeskrivelsen. Dette styrker rapportens pålitelighet. Det vil imidlertid alltid være en risiko for at forhold som ikke er omfattet av revisjonen kunne ha medført andre vurderinger og konklusjoner. Vårt arbeid er gjennomført innenfor en begrenset tidsramme og tidsperiode, og omfanget og fullstendigheten av analysene som er foretatt må ses i lys av dette. Vi kan ikke gå god for at alle relevante forhold er avdekket eller analysert. Det har blitt benyttet stikkprøvekontroller som én av undersøkelsesmetodene for å si noe om saksbehandlingen av sakkyndige vurderinger og eventuelle vedtak. Ut i fra lister over alle registrerte Side 5 av 3

11 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune saker i 24 og 25 gjennomførte vi et tilfeldig uttrekk av 9 søknader. Kontrollen besto i å se på dato for inntaksmøte i PPT, inntakssamtale med foreldre, dato for når sakkyndig vurdering er sendt til skole/barnehage og dato for når rektor/enhetsleder for barnehager har fattet vedtak. DO har dog ikke utfordret de faglige vurderingene, men sett på den praktiske innretningen i saksgangen. VI har i tillegg benyttet oss av offentlig tilgjengelig statistikk fra KOSTRA og GSI, hvor vi har sammenlignet Frogn kommune med andre kommuner, gjennomsnittet for kommuner i Akershus samt gjennomsnittet for landets kommuner. I analyser hvor vi har sammenlignet Frogn kommune med andre kommuner så har vi valgt ut følgende tre kommuner: Askim kommune Ås kommune Grimstad kommune Disse kommunene er valgt ut på bakgrunn av behovet for grunnskoletjenester, slik det er beregnet av Kommunal- og moderniseringsdepartementet. De tre kommunene har en tilsvarende behovsprofil som Frogn kommune og er derfor sammenlignbare på et overordnet nivå..3 Generelt om revisjonskriterier Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de normene og standardene som er relevante på området for den aktuelle forvaltningsrevisjonen. Revisjonskriterienes funksjon er å gi det normative grunnlaget for analysen av avvik og svakheter. Følgende revisjonskriterier er knyttet til problemstillingene: - LOV Lov om grunnskolen og den videregående opplæringa (opplæringslova) LOV Lov om barnehager (barnehageloven) LOV Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Pt.prp.nr. 46 (997-98) Om lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) NOU 29:8 Rett til opplæring Veileder til opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning, Utdanningsdirektoratet Veileder i lokalt arbeid med læreplaner, Utdanningsdirektoratet Side 6 av 3

12 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune 2. Kommunens tilrettelegging av spesialpedagogikk Problemstilling Hvordan fanges barn med behov for spesialpedagogisk hjelp opp av kommunen A. Finnes tilstrekkelige rutiner i barnehage og skole. Er ressurssituasjonen tilstrekkelig til å møte behovet C. Etterlever PP-tjenesten saksbehandlingsfrister og hvordan samarbeider de ulike enhetene i kommunen? 2.. Revisjonskriterier Det følger av opplæringsloven (oppll) 5-6 at «kvar kommune og kvar fylkeskommune skal ha ei pedagogisk-psykologisk tjeneste». Det følger av bestemmelsens annet ledd at PP-tjenesten skal sørge for at det utarbeides sakkyndig vurdering. Dette omtales i veileder til loven som individrettet arbeid. PP-tjenesten skal samarbeide med andre kommunale, fylkeskommunale og statlige hjelpeinstanser, men ansvaret for å fange opp barns behov for spesialpedagogisk hjelp kan i utgangspunktet ligge på en rekke instanser i og utenfor kommunen, slik som helsestasjon, foreldre, barnehage, skole osv. Oppdages vanskene tidlig, kan varigheten av tiltakene og konsekvensene begrenses. Forhold som blir viktig å få kartlagt under denne problemstillingen er blant annet hvilke prosedyrer barnehagene, skolene og PP-tjenesten følger for å avdekke et barns behov for spesialpedagogisk hjelp og om det arbeides systematisk hos de som har ansvar for avdekking og oppfølging av barn i førskole- og skolepliktig alder. Det å avdekke behov for tilrettelagt undervisning for barn krever kunnskap og kompetanse knyttet til en rekke forhold innen det spesialpedagogiske fagfeltet og kan dreie seg om alt fra atferdsvansker, syn- og hørselsproblemer, motoriske utfordringer, lese- og skrivevansker, mobbing osv. Det blir derfor viktig å få innsikt i hva kommunen foretar seg når et behov er avdekket. Vi er for eksempel kjent med at enkelte kommuner har utviklet egne kvalitetssikringssystemer med beskrivelse av prosedyrer som skal iverksettes før det er aktuelt å søke om spesialpedagogisk hjelp, rutiner for henvisning, sakkyndig uttalelse og enkeltvedtak. arnehageloven og opplæringsloven stiller krav om at PP-tjenesten skal bistå barnehagen og skolen i arbeidet med kompetanse- og organisasjonsutvikling for å tilrettelegge for barn med særlige behov. I den grad PP-tjenesten i Frogn kommune blir oppfattet som et ressurssenter hvor ansatte med oppfølgingsansvar for førskole- og skolebarn kan få råd, veiledning og hjelp, kan dette være et uttrykk for at kravene er oppfylt. Det gis ikke normtall på ressursbruk til den kommunale PP-tjenesten. Vår vurdering av ressurssituasjon er basert på informasjon fra intervjuer og tall på antall årsverk i PP-tjenesten opp mot antall barn i kommunen. Disse tallene sammenligner vi også med et utvalg andre kommuner. I henhold til opplæringslovens 5-3 har kommunen ansvaret for at det utarbeides en sakkyndig vurdering og at det fattes enkeltvedtak om spesialpedagogisk hjelp. Opplæringsloven setter ingen tidsfrister for PP-tjenestens behandling av saker for spesialundervisning, men Utdanningsdirektoratet har angitt en veiledende saksbehandlingstid på tre måneder, avhengig av sakens kompleksitet. Videre legger direktoratet til grunn at saksbehandlingen må skje innen rimelig tid og at det ikke er adgang til å innføre ventelister for utredning om en elevs behov for spesialundervisning». En slik venteliste vil stride mot elevens individuelle rett til spesialundervisning» heter det i Utdanningsdirektoratets veileder. Veilederen Spesialundervisning, Utdanningsdirektoratet 25 Side 7 av 3

13 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune Utover kravene i opplæringsloven og de veiledende fristene gitt av Utdanningsdirektoratet, vil også forvaltningsloven (fvl) krav om at enkeltvedtak skal avgjøres «uten ugrunnet opphold» gjelde. Av dette følger at PP-tjenesten snarest mulig skal gi et foreløpig svar dersom et enkeltvedtak ikke kan vedtas innen én måned etter at PP-tjenesten har mottatt henvisningen. Det betyr at PP-tjenesten skal gi melding tilbake til barnehagen/skolen dersom deres saksbehandlingstid fører til at vedtaksmyndigheten ikke kan behandle saken innen én måned. Foreldrene skal samtidig orienteres. I vurderingen av saksbehandlingstider vil revisjonen vurdere om PP-tjenesten, for et utvalg saker, har sendt foreløpig svar innen tre uker etter at henvisningen er mottatt. Videre vil vi undersøke saksbehandlingstiden hos PP-tjenesten for disse sakene, og den samlede saksbehandlingstiden fra henvisning til skolens vedtak. Resultatene fra disse stikkprøvekontrollene, sammenstilt med informasjon fra intervjuer med PP-tjenesten, skolene og barnehagene vil kunne gi oss informasjon om PP-tjenesten i praksis har ventelister. Ansvaret for å fange opp et barns behov for spesialpedagogisk hjelp involverer en rekke instanser i kommunen. Når et ansvar i praksis er fordelt på flere instanser kan det føre med seg samordningsproblemer. Vi vil derfor også vurdere hvorvidt kommunen har lagt til rette for samarbeid og samordning der det er tilgrensede, og eventuelt overlapp i ansvar og oppgaver. Følgende spørsmål bør derfor besvares: Finnes det tilstrekkelige rutiner for å fange opp barns behov for spesialpedagogisk hjelp og følges disse opp på en tilfredsstillende måte? Er ressurssituasjonen tilstrekkelig til å møte behovet? Etterlever PPT saksbehandlingsfrister og hvordan samarbeider de ulike enhetene i kommunen? 2.2 Faktabeskrivelse A) Rutiner og prosedyrer for å fange opp barns behov for spesialpedagogisk hjelp arnehagene og skolene informerer om at det er høy bevissthet blant de ansatte når det gjelder å observere barns utvikling og eventuelle behov for ytterligere oppfølging. De beskriver et kontinuerlig arbeid på dette området, hvor behov for spesialpedagogisk hjelp er ett av flere forhold som blir vurdert. Arbeidet i barnehagene arns behov for spesialpedagogiske tiltak avdekkes først og fremst gjennom observasjoner og samtaler med foreldre. Lederne ved barnehagene som revisjonen har vært i kontakt med har beskrevet en rutine der de ansatte involverer pedagogisk leder raskt dersom det er mistanke om behov for nærmere utredning og særskilte tiltak. PP-tjenesten har beskrevet at de utfører rutinebesøk i barnehagene to til tre ganger i året. Det er i disse møtene at sakene blir tatt opp og diskutert, men dersom det oppstår en hastesak vil PPtjenesten bli involvert også utenom disse møtene. arnehagene som revisjonen har hatt samtaler med mener at PP-tjenesten er tilgjengelige for å diskutere konkrete saker. Etter rutinebesøket prøves det ut nye tiltak før, eller parallelt med at det utarbeides en eventuell henvisning til PP-tjenesten. Deretter gjennomføres nytt møte der PP-tjenesten foresatte og barnehageansatte går gjennom resultatene fra barnehagens observasjoner og vurderinger. Dersom det er grunn til videre utredning sendes utfylt henvisningsskjema med pedagogisk rapport fra barnehagestyrer til PP-tjenesten. Når det har blitt definert et behov for henvisning til PP-tjenesten starter den videre prosessen på generelt grunnlag med et oppstartsmøte. PP-tjenesten har også tilbakemeldingsmøter i prosessen. Side 8 av 3

14 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune PP-rådgiverne har beskrevet deres rutiner for behandling etter at henvisningen foreligger hos PPtjenesten. Saken blir tatt opp på førstkommende inntaksmøte, som gjennomføres ukentlig. Her fordeles den til PP-rådgiver etter kapasitet, kompetanse og kvalifikasjoner. Deretter sendes et foreløpig svar til barnehagen og foreldrene med forventet dato for oppstart og informasjon om PPtjenesten. PP-rådgiver forbereder tester og observasjoner og har kontakt med foreldre og barnehagepersonalet underveis i utredningsarbeidet. Saksbehandler utarbeider sakkyndig vurdering av eventuelle individuelle og systemorienterte behov. Den sakkyndige vurderingen sendes til vedtaksmyndighet (enhetsleder for barnehager) med kopi til foreldrene. Vedtaket inneholder et timeantall, samt anbefalinger til mulige tiltak som bør gjennomføres. Etter vedtaket er fattet kommer spesialpedagogisk team (SPT) inn i bildet. En av barnehagene som revisjonen intervjuet opplever det som en utfordringer at PPT trekker seg ut etter utredningen er klar, ettersom PPT gjennom en utredning har god forståelse for barnets utfordringer. I tillegg til de faste besøkene har kommunen organisert et tverrfaglig observasjonskorps (Kvello) som besøker alle barnehagene én gang i året. Her observeres barn av deltagere fra PP-tjenesten, Fysio- ergoterapi, barnevern og helsestasjonstjenesten. Formålet med denne metoden er å fange opp barn som kan ha behov for noe ekstra utover det tilbudet som allerede er levert av barnehagene. Dette kan inkludere en vurdering om barnet befinner seg i en risikogruppe, eller om barnet er i en tidlig fase av vanskeutvikling og kan derfor ha behov for bistand. Arbeidet i skolene Skolene vi har møtt har beskrevet at de gjennomfører interne møter én gang i uken, i såkalte TOmøter2. I disse møtene er kontaktlærer og skolenes interne spesialpedagogiske ressurser representert. Her legges det frem informasjon om eleven og det diskuteres mulige løsninger og tiltak. Dersom det er grunnlag for det, meldes eleven til utvidet TO-møte, hvor også PP-tjenesten er representert. Her legger skolen frem hva de har observert og prøvd ut av tiltak overfor eleven. Formålet med disse møtene er å komme frem til hvilke tiltak og tilrettelegginger skolen fortsatt kan prøve og eventuelt avklare om det er grunnlag for å henvise eleven til PP-tjenesten. Foreldrene deltar ikke i utvidet TO-teammøtet, men skolene sørger for involvering av foreldrene i forkant. I mange tilfeller er det også slik at det er foreldrene som har tatt initiativ til utredning av barnet. Skolene har beskrevet at de besitter diverse testkompetanse, slik at enkelte utfordringer kan utredes før det blir en henvisning til PP-tjenesten. Skolene har beskrevet en rutine der skolens rektor og foreldrene alltid signerer henvisningen før den sendes til PP-tjenesten. Når det har blitt definert et behov for henvisning til PP-tjenesten er den videre prosessen betinget av selve saken, men på generelt grunnlag starter PP-tjenesten med et oppstartsmøte som består av representanter fra skolene, som inkluderer kontaktlærer og foreldre. Foreldrene har også mulighet til å be om et separat møte med PP-tjenesten om dette er ønskelig. Når henvisningen foreligger vil saken tas opp i inntaksmøtet og gjennomgå lik rutine for fordeling og oppfølging som sakene fra barnehagene. Etter observasjon, testing og vurdering utarbeides sakkyndig vurdering som, ved behov, vil inkludere et antall timer med spesialundervisning som PPT mener elven bør ha. I tillegg inneholder sakkyndig vurdering beskrivelser av mål og innhold for opplæringen, samt metodikk og kompetanse hos den som skal utføre opplæringen. PP-tjenesten kaller deretter inn til et tilbakemeldingsmøte der de legger frem sin anbefaling. PP-tjenesten forteller at de ser enhver anbefaling i sammenhengen med andre lignende saker i kommunen for av hensyn til likebehandlingsprinsippet. Når sakkyndig vurdering er overlevert barnehagen eller skolen er PP-tjenesten sin videre rolle betinget av saken. Fra og med dette tidspunkt kan Spesial pedagogisk team sammen med barnehagen eller TO-teamet på skolen overta 2 TO-møte står for tilpasset opplæring Side 9 av 3

15 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune oppfølgingen. Det påpekes derimot at PP-tjenesten tilbyr og yter oppfølging i enkeltsaker etter sakkyndig vurdering er gjennomført. Omfanget av dette er betinget av saken og avtales individuelt i hver enkelt sak. PP-tjenesten påpeker også at i saker hvor sakkyndig vurdering konkluderer med nei til spesialundervisning eller spesialpedagogisk hjelp, forekommer det også at PP-tjenesten følger opp saken med veiledning til barn, barnehage/skole og/eller foresatte i en avgrenset periode. ) Er ressurssituasjonen tilstrekkelig til å møte behovet? PP-tjenesten består av seks fagstillinger (PP-rådgivere) som alle har utdanning på masternivå. Dette inkluderer om lag 2 prosent av leders stilling som er forbeholdt rådgivning. Revisjonen får opplyst om at antall stillinger i PP-tjenesten har vært uendret fra 2 med unntak av i 23 hvor kommunen fikk tilført én stilling til PP-tjenesten. I perioden fra 2 til 25 har antallet barn i alderen -5 år i kommunen sunket med %, slik som vist i figuren under. Figur 2: Utvikling i antall barn i alderen -5 år per kommune I tabellen nedenfor har vi sammenlignet antall barn i aldersgruppen -5 år med antall fagstillinger i PP-tjenesten i Frogn kommune og sammenlignbare kommuner. Denne viser at antallet barn per PPrådgiver er høyere i Frogn kommune enn i de andre kommunene med unntak av Grimstad kommune. efolkning -5 år Antall fagstillinger i PP-tjenesten Antall barn per årsverk Kommune Frogn ,2 576 Askim 299 6,7 446 Ås ,8 565 Grimstad ,5 7 Side av 3

16 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune Tabell - Antall årsverk fagstillinger i PP-tjenesten per kommune sammenlignet med antall barn i alderen -5 år, i Kilde: SS og GSI Revisjonen får opplyst at PP-tjenestens opplever at sakene på generelt grunnlag er blitt mer tidkrevende å utrede sammenlignet med tidligere. De forklarer dette med at sakenes natur har endret seg og at det oftere oppstår tilfeller som karakteriseres som alvorlige, nå enn tidligere. elastningen og kravene til PP-tjenesten oppleves dermed å ha økt over tid, mens bemanningen har forblitt tilnærmet uendret. På nasjonalt nivå har myndighetene de siste årene vektlagt det systemrettede arbeidet i spesialpedagogikken. Som vi har vært inne på under pkt. 2. skal PP-tjenesten hjelpe skolen og barnehagen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringen bedre til rette for elever med særskilte behov. Det er noe variasjon mellom de tre barnehagene når det gjelder hvorvidt de opplever PP-tjenesten som et ressurssenter hvor de kan få råd, veiledning og hjelp. To av barnehagene opplever at PPtjenesten er tilgjengelige og på «tilbudssiden» dersom de har spørsmål om enkeltsaker, og at PPtjenesten ville ha stilt opp dersom det var behov for mer systemrettet arbeid i barnehagen. Den tredje barnehagen opplever at PP-tjenesten jobber for lite systemrettet, og etterlyser mer kurs og veiledning. En av barnehagene nevner også at det er utfordringer i forbindelse med overgangen fra PPtjenesten og SPT. arnehagen opplever at det er mangelfull dialog og informasjonsflyt i overføringen mellom disse tjenestene. arnehagene mener også at som skillet mellom tjenestene har blitt større med årene, og at dette ofte fører til at barnehagen og foreldre må gi utfyllende informasjon flere ganger. Dette mener de også forsinker igangsettelsen fra SPT. arnehagene opplever også at et par timer til observasjon, samt observasjon gjennom Kvello, i året ikke er nok til å gjøre en helhetlig observasjon og at disse besøkene ofte ikke avdekker forhold barnehagen ikke var klar over fra før. De skolene vi har intervjuet opplever stort sett samarbeidet med PP-tjenesten som godt. Selv om det i hovedsak har vært det individrettete arbeidet som har vært i fokus, har PP-tjenesten de siste årene arbeidet noe mer systemrettet, blant annet gjennom kursing og foredrag på skolene. PP-tjenesten har formidlet at de ønsker å følge opp og veiledet mer på enkeltsaker etter endt utredning og vedtak. PP-tjenesten vurderer at denne måten å jobbe på vil være kompetansehevende på systemnivå. C) Etterlever PP-tjenesten saksbehandlingsfrister og hvordan samarbeider de ulike enhetene i kommunen? Ifølge PP-tjenestens interne arbeidsplan har de som mål at nye henvisninger skal være ferdig utredet i løpet av måned og sakkyndige vurderinger kan være gyldig i tre år før de skal revurderes. I høringsrunden fremkom det opplysninger om at kommunen har som mål å overholde Utdanningsdirektoratet sin veileder som angir en anbefalt frist på 3 måneder fra henvisningen mottas til ferdig vedtak. Som en kontroll av saksbehandlingstiden for sakkyndig vurdering gjennomførte DO stikkprøver av henvisninger som var sendt PP-tjenesten. Saksbehandlingstid vil ha nøye sammenheng med kompleksiteten i sakene, og lang saksbehandlingstid er derfor ikke nødvendigvis uttrykk for uforsvarlig saksbehandling, regelverksbrudd eller ressursutfordringer i tjenesten. Det må understrekes at DO ikke har hatt forutsetninger til å vurdere verken det faglige innholdet eller kompleksiteten i sakene. Ut i fra lister over alle registrerte saker i 24 og 25 gjennomførte vi et tilfeldig uttrekk av 9 søknader. Kontrollen besto i å analysere antall uker mellom henvisningsdato og foreløpig svar, mellom henvisningsdato og påbegynt sak, mellom henvisningsdato Side av 3

17 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune og sakkyndig vurdering og mellom henvisningsdato og vedtak. Med utgangspunkt i denne informasjonen vil stikkprøvene kunne si noe om: Ventelister: tiden fra mottatt henvisning til oppstart av utredning ved inntakssamtale med foresatte Utredningstid: tid fra oppstart til utsendelse av sakkyndig vurdering Saksbehandlingstid: tid fra mottatt henvisning til utsendelse av sakkyndig vurdering Henvisningsdato Antall uker fra henvisningsdato til foreløpig svar Antall uker fra henvisningsdato til saken er påbegynt Antall uker fra henvisningsdato til sakkyndig vurdering Antall uker fra henvisningsdato til vedtak er fattet Mindre enn en uke 32 uker 4 uker 44 uker ( mnd) uker 6 uker 42 uker Ikke aktuelt uke 22 uker 29 uker 33 uker (ca. 8 mnd) uker Avslag uker 6 uker Ikke aktuelt Ikke aktuelt uker 28 uker 4 uker 46 uker mnd) uke uker 22 uker 3 uker (7,5 mnd) uker 22 uker Ikke aktuelt Ikke aktuelt uke 3 uker Avslag Avslagsvedtak mangler fra skole Mindre enn en uke 33 uker 46 uker 53 uker (ca. 3 mnd) uker 5 uker uker 4 uker (3,5 mnd) uker 29 uker 44 uker 46 uker mnd) uker 9 uker 36 uker 73 uker (ca. 8,25 mnd).3.24 Mindre enn en uke 22 uker 3 uker 3 uker (ca. 8 mnd) uker 24 uker Ikke aktuelt Ikke aktuelt uker 25 uker 52 uker 53 uker (ca. 3 mnd) Mindre enn en uke Ikke aktuelt Ikke aktuelt Ikke aktuelt Side 2 av 3 (,5 (,5

18 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune Henvisningsdato Antall uker fra henvisningsdato til foreløpig svar Antall uker fra henvisningsdato til saken er påbegynt Antall uker fra henvisningsdato til sakkyndig vurdering Antall uker fra henvisningsdato til vedtak er fattet uker 7 uker 27 uker 29 uker (ca. 7 mnd) Mindre enn en uke 23 uker 3 uker 32 uker (ca. 8 mnd) Tabell 2 - Resultater fra stikkprøvekontroll av et tilfeldig utvalg henvisninger til PP-tjenestens i perioden Kilde: Frogn kommune Oversikten over viser at PP-tjenesten i alle saker hvor en henvisning har ført til et vedtak om spesialundervisning, har PP-tjenesten brukt over 3 måneder på saksbehandlingen. Vi ser i tillegg at tiden fra foreløpig svar til utredningen er startet i over halvparten av sakene, er over 2 uker. Lang saksbehandlingstid er også bekreftet av PP-tjenesten, samt de skolene og barnehagene revisjonen har snakket med. Det må understrekes at det er forhold enn ressurssituasjonen hos PPtjenesten som påvirker saksbehandlingstiden. Forhold som har blitt nevnt er foreldrenes og andre eksterne aktørers responstid underveis i utredningen. 2.3 Vurdering Problemstilling Hvordan fanges barn med behov for spesialpedagogisk hjelp opp av kommunen Revisjonen mener at barnehagene og skolene som vi har hatt samtaler med har beskrevet gode rutiner for å fange opp barn med behov for spesialpedagogisk hjelp. Det at både skolene og barnehagene har lik beskrivelse av hvilke tiltak som iverksettes styrker vår vurdering av at kommunen jobber systematisk og enhetlig på dette området. Vi mener at rutinene som er beskrevet legger opp til at det gjøres et grundig arbeid med kartlegging og tiltak rundt hvert barn før det eventuelt besluttes å søke sakkyndig vurdering hos PP-tjenesten. Arbeidet som legges ned i forkant av henvisning anses også ressurseffektivt da det vil være med på å redusere antall henvisninger som sendes i retur. Grønn Revisjonen vektlegger også tilbakemeldingene fra skolene og barnehagene som viser at de er svært tilfreds med PP-tjenesten når det gjelder tilgjengelighet i det individrettede arbeidet. Rutiner og prosedyrer for avdekking av behov for spesialpedagogisk hjelp i barnehagene Revisjonen mener at barnehagene som vi har vært i kontakt med har etablert hensiktsmessige rutiner for å avdekke behov for spesialpedagogisk hjelp. Videre mener vi at de har beskrevet rutiner for å kartlegge og involvere PP-tjenesten på et tidlig tidspunkt. Systemrettet arbeid i barnehagene Side 3 av 3 Grønn

19 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune Dagens systemrettede tiltak i barnehagene begrenser seg i all hovedsak til to årlige møter med hver barnehage. PP-tjenesten har bekreftet at de i begrenset grad har jobbet systemrettet overfor barnehagene. arnehagene som vi har hatt samtaler med har etterspurt mer veiledning og kursing, og vårt inntrykk er at PP-tjenesten også ser behovet for denne typen innsats, men at nedprioriteringen skyldes kapasitetsutfordringer. Gul All den tid det er ventelister og stor etterspørsel etter PP-rådgivere på det individrettede området vil det være krevende å sette av tilstrekkelig med ressurser til systemrettet arbeid. På den annen side ser vi at systemrettet innsats, gjennom kompetanseheving og veiledning, på sikt kan bidra til å avlaste PP-tjenesten. Systemrettet arbeid i skolene Skolene som revisjonen har hatt samtaler med har beskrevet at PP-tjenesten i de senere år har jobbet mer systemrettet enn tidligere. Revisjonen vurderer det som positivt at PP-tjenesten har fordelt én rådgiver pr skole, da dette legger til rette for kontinuitet og forutsigbarhet i oppfølgingsarbeidet. Revisjonen vektlegger at arbeidet kan styrkes ytterligere. Dette mener vi på bakgrunn av at PP-rådgiverne selv har vært inne på at det ikke utføres tilstrekkelig systemrettet arbeid i skolene. Gul Ressurssituasjonen Informasjonen som vi har bygget våre vurderinger av ressurssituasjonen på er i hovedsak begrenset til informasjon innhentet gjennom intervju og observasjoner, og våre vurderinger må ses i lys av dette. For å ha et tilstrekkelig grunnlag for å konkludere på ressurssituasjonen i PP-tjenesten ville vi ha måttet gjennomføre kartlegginger og analyser som går utover hva en forvaltningsrevisjon innebærer, herunder ressurs- og prosesskartlegginger, statistiske og komparative analyser av et representativt utvalg kommuner samt analyser av oppgave- og ansvarsfordeling mellom ansatte og mellom tjenesteområder. N.a Det har imidlertid fremkommet informasjon som tilsier at PP-tjenesten har en presset ressurssituasjon. Saksmengde og sakomfang har økt i løpet av de siste årene, mens bemanningssituasjonen har vært nærmest uforandret. Når vi sammenligner med tre andre kommuner ser vi at tjenesten ligger lavere enn to av disse når det gjelder antall PP-rådgivere pr barn. Samtidig registrerer vi at kommunen har ventelister på behandling av henvisninger, og det rapporteres om for liten kapasitet til å prioritere systemrettet arbeid. Saksbehandlingsfrister Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i PP-tjenesten er lengre enn det Utdanningsdirektoratet har angitt i sin veileder. PP-tjenesten har ventelister på sakkyndig utredning, noe som bryter med elevens individuelle rett til spesialundervisning og dermed ikke er i overensstemmelse med veilederens føringer. 2.4 Konklusjon Revisjonen mener kommunen har tilfredsstillende rutiner for å fange opp barn med behov for spesialpedagogisk hjelp i Frogn kommune, både i skole og barnehage. Samtidig viser DOs stikkprøvekontroll at det forekommer ventelister for utredning av en elevs behov for spesialundervisning, noe som kan ha sammenheng med PP-tjenestens ressurssituasjon. Side 4 av 3 Rød

20 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune 3 ehandling av søknader i tråd med regelverket Problemstilling 2 I hvilken grad følges PP-tjenestens anbefalinger opp gjennom enkeltvedtak og rapportering 3. Revisjonskriterier Det er skoleeier som har myndighet til å fatte enkeltvedtak om spesialundervisning og som har ansvar for at det foreligger en sakkyndig vurdering før vedtaket fattes, jfr. oppll Den sakkyndige vurderingen skal inneholde både en utredning og en tilrådning. Vurderingen skal beskrive eleven og behovet for spesialundervisning og hvordan opplæringstilbudet skal gis. Videre skal den beskrive elevens utbytte av ordinærundervisning, elevens lærevansker, realistiske læringsmål for eleven, og hvilken opplæring som gir eleven et forsvarlig tilbud. Det skal på bakgrunn av den sakkyndige vurderingen fattes et enkeltvedtak. Foreldrene har rett til å uttale seg før vedtaket blir fattet, og deres uttalelse skal tillegges stor vekt. Særlig gjelder dette dersom vedtaket avviker fra den sakkyndige vurderingen gitt av PP-tjenesten. Vedtak om spesialundervisning skal klart og tydelig beskrive spesialundervisningens innhold, organisering og omfang. Dersom vedtaket avviker fra den sakkyndige vurderingen, skal avviket beskrives og begrunnes i enkeltvedtaket. Følgende spørsmål bør derfor besvares: Hvordan følges PP-tjenestens anbefalinger opp gjennom enkeltvedtak og rapportering? Er det systematiske forskjeller i hvordan oppfølging og rapportering foregår? I hvilken grad begrunnes vedtak som ikke følger PP-tjenestens anbefalinger? Følges kravene til IOP og rapportering? Følger vedtakene krav til utforming 3.2 Faktabeskrivelse Hvordan følges PP-tjenestens anbefalinger opp gjennom enkeltvedtak og rapportering? Selve myndigheten til å fatte vedtak om spesialundervisning er i Frogn kommune gitt til de den enkelte rektor, samt enhetsleder for barnehagene. Revisjonen har fått opplyst fra barnehagene, skolene og fra PP-tjenesten at de anbefalinger som gis i sakkyndig vurdering blir vedtatt. Vi har fått opplyst at der PP-tjenesten tidligere oppga intervaller i antall timer la skolene seg ofte på minimumsrammen av det antall timer som ble anbefalt. PPtjenesten skal ha gått bort fra denne praksisen og oppgir nå et konkret antall timer i sin anbefaling. Den innholdsmessige kvaliteten i vurderingene er ikke gjenstand for revisjon, men vår oppfatning er at vurderingene fremstår som fyldige, gjennomarbeidede og tydelige når det gjelder barnets behov og hvilke tiltak skolen eller barnehagen PP-tjenesten mener bør iverksettes for å møte behovene. Dette er også tilbakemeldingen fra samtlige intervjuer revisjonen har hatt med barnehager og skoler. Er det systematiske forskjeller i hvordan oppfølging og rapportering foregår? arnehagene som revisjonen har hatt samtaler med beskriver en rutine for at det utarbeides spesialpedagogisk plan på bakgrunn av den sakkyndige vurderingen og vedtaket. Denne oppdateres årlig eller oftere med informasjon om innholdet i den spesialpedagogiske hjelpen barnet har mottatt og en vurdering av barnets utvikling. PP-tjenesten er ansvarlig for å arkivere sakene, men spiller en mindre betydelig rolle i forbindelse med å følge opp vedtaket som er gjort. arnehagene Side 5 av 3

21 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune har en lik beskrivelse av hvordan rutinene praktiseres. I høringsuttalelsen påpeker kommune at PPtjenesten sin rolle også kan inkludere bistand i enkeltsaker med regelmessige samarbeidsmøter, samt veiledning i utforming av individuelle opplæringsplaner. PP-tjenesten opplyser også at de tilbyr skolene årlige evalueringssamtaler i saker hvor skolen eller foresatte er usikre på om hvorvidt barnet har utbytte av spesialpedagogisk hjelp. Måten det rapporteres på mål og innhold i spesialundervisningen, samt utvikling hos den enkelte elev er gjennom individuell opplæringsplan, en såkalt IOP. Den individuelle opplæringsplanen utarbeides av skolen på bakgrunn av den sakkyndige vurderingen til PP-tjenesten og vedtaket om spesialundervisning. Skolene som revisjonen har hatt kontakt med har beskrevet sine rutiner for utarbeidelse av IOP og årlige oppdateringer av disse. Rutinemessig skal skolene sende de individuelle opplæringsplanene til PP-tjeneste én gang i året, men de er da ikke gjenstand for kontroll fra PP-tjenestens side. PP-tjenesten er kun arkiveringsansvarlig for planene. PP-tjenesten gjør imidlertid vurderinger av planene ved rehenvisning og opplyser at de i denne forbindelse har blitt mer bevisst på å påpeke og kommentere forhold svakheter ved rapporteringen. De opplyser at det som følge av systematiske tilbakemeldinger har skjedd en kvalitetsheving av planene. I hvilken grad begrunnes vedtak som ikke følger PP-tjenestens anbefalinger? PP-tjenesten, skolene og barnehagene har opplyst at PP-tjenesten sin tilrådning i all hovedsak følges. Ved tilfeller hvor skolene eller barnehagene ikke følger tilrådning fra PP-tjenesten så begrunnes avvik. Følges kravene til IOP og rapportering? Grunnskolene i Frogn kommune benytter standardiserte versjoner av IOP. Ferdig IOP skal foreligge til skolestart i august og kan følgelig justeres i takt med elevens utvikling. Revisjonen har blitt forelagt malen på IOP for barn i barneskole og i ungdomsskolen som i klare trekk redegjør for mål, innhold, arbeidsmåter, vurderingsformer og organisering. Det vises til hvor PP-tjenestens tilråding skal føres, samt timer og organisering og at organisering av den individuelle opplæringen skal skje i henhold til denne. IOPer gjennomgås med elev og foresatt 2. juni hvert år hvor foresatte skriver under. Årsrapporten sendes med underskrifter fra skolen til PP-tjenesten med kopi til foresatte. Selve IOPen arkiveres av PPT, men etter at en IOP er laget så har ikke PP-tjenesten ressurser til å følge opp denne gjennom året. Vi får opplyst at enkelte saksbehandlere i tilfeldige perioder gjennomgår utvalgte IOPer. Ved en eventuell revurdering så vil PPT gjennomgå den siste vedtatte IOPen.. september hvert år skal en IOP være utarbeidet for den enkelte elev. Side 6 av 3

22 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten 3.3 Frogn kommune Vurdering Problemstilling 2 I hvilken grad følges PP-tjenestens anbefalinger opp gjennom enkeltvedtak og rapportering Oppfølging av PP-tjenestens anbefalinger På bakgrunn av opplysninger fremkommet gjennom intervjuer med PP-tjenesten, skoler og barnehager vurderer vi at kommunen har praksis for alltid å følge PP-tjenestens anbefalinger. Grønn Revisjonen vektlegger at PP-tjenesten har tatt ansvaret for å styrke kvaliteten i rapporteringen fra skoler og barnehager, og at de ser at dette har hatt effekt. 3.4 Konklusjon Vedtaksmyndighet følger opp PP-tjenestens anbefalinger gjennom enkeltvedtak og rapportering. Side 7 av 3

23 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune 4 Tjenesteutførelsen Problemstilling 3 Har kommunens spesialpedagogikk spesialundervisning? 4. en god balanse mellom tilpasset opplæring og Revisjonskriterier Retten til tilpasset opplæring er hjemlet i opplæringslovens -3 hvor det heter at «opplæringa skal tilpassast evnene og føresetnadene hjå den enkelte eleven, læringen og lærekandidaten». I noen tilfeller kan det også være nødvendig med spesialundervisning for å oppfylle plikten til tilpasset opplæring. Prinsippet om tilpasset opplæring favner derfor både ordinær opplæring og spesialundervisning. St.meld. 8 (2-2) presiserer at balansen mellom tilpasset opplæring og spesialundervisning er viktig. Etter forarbeidene 3 skal prinsippet om likeverdig opplæring være grunnprinsippet i den norske skole. "Tilpasset opplæring handler om å skape god balanse mellom evnene og forutsetningene til den enkelte elev og fellesskapet». Departementet mener at "flere skoler bør gjøre mer innenfor rammen av tilpasset opplæring før elevers behov for spesialundervisning eventuelt utredes av PP-tjenesten. Målet blir i stortingsmeldingen beskrevet som at flere elever skal få undervisning innenfor det ordinære opplæringstilbudet, men at lovens krav om at elever som har behov for spesialundervisning skal få det, skal gå foran. Med Kunnskapsløftet og etterfølgende stortingsmeldinger har det blitt lagt vekt på å utvikle en mer inkluderende skole hvor flere elever lærer mer; «Når kvaliteten på den vanlige opplæringen øker, øker også utbyttet for alle som er involvert. Det reduserer dermed behovet for ekstra tiltak som spesialundervisning.» En viktig utfordring er dermed å sørge for at den vanlige opplæringen får så høy kvalitet som mulig. Dette forutsetter nært samarbeid mellom alle som er involvert i opplæringen for alle grupper av barn4, både på barneskole og ungdomskolenivå. Under denne problemstillingen vil vi undersøke hvordan andelen elever med spesialundervisning har utviklet seg i perioden Videre vil vi undersøke andel lærerressurser til spesialundervisning. Fordeling av antall timer med spesialpedagog og assistenttimer per elev sier også noe om behov og ressursbruk. Samtlige data for Frogn kommune vil bli sammenlignet med et utvalg sammenlignbare kommuner og landsgjennomsnitt. Følgende spørsmål bør derfor besvares: Hvordan har andelen elever med spesialundervisning utviklet seg over tid? Hvordan har andelen lærerressurser til spesialundervisning utviklet seg over tid? Hvordan er fordelingen mellom antall timer til spesialundervisning og assistenttimer per elev? 3 4 Pt.prp.nr. 46 (997-98) NOU 29:8 Rett til opplæring s. 26, kap Side 8 av 3

24 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten 4.2 Frogn kommune Faktabeskrivelse Hvordan har andelen elever med spesialundervisning utviklet seg over tid? Som vist i figuren nedenfor har den totale andelen elever med spesialundervisning i Frogn steget med nesten ett prosentpoeng fra 8,6 % 2 til 9,4 % 25, noe som har gjort at Frogn har gått fra å ligge jevnt med landsgjennomsnittet i perioden 2-22 til å være over landsgjennomsnittet på 7,9 % i 25. Den største økningen har vært blant de eldre elevene fra 5. trinn og oppover, mens det på.4. trinn har vært en liten økning i andelen elever med vedtak om spesialundervisning. Som tidligere nevnt har revisjonen fått oppgitt at PP-tjenestene og skolene opplever at saksomfanget har økt i nyere tid og at det ofte er mer krevende saker som må håndteres. Figur 3 - Andelen elever med spesialundervisning i kommunale og private skoler i Frogn og på landsbasis Kilde: KOSTRA Hvordan har andelen lærerressurser til spesialundervisning utviklet seg over tid? Revisjonen har sett på tall fra GSI over andelen lærertimer som går med til spesialundervisning, både som andel av den totale mengden lærertimer i skolene samt hvor mange timer hver elev med vedtak om spesialundervisning får i gjennomsnitt i Tabell 3. En sammenligning med resultatene på landsbasis viser at Frogn i 25 lå noe lavere på begge områdene. Andel lærertimer som går med til spesialundervisning av total mengde læretimer Frogn kommune 4,2 % Gjennomsnittlig antall timer spesialundervisning per elev med vedtak 83 timer Landet utenom Oslo 7,5 % 3 timer Tabell 3 - Oversikt over timer til spesialundervisning som andel av total mengde lærertimer og gjennomsnittlig per elev med vedtak i 25. Kilde: GSI En annen faktor som påvirker lærerressursene i skolen er hvordan spesialundervisningen legges opp og utføres på hver skole. På et generelt grunnlag skal spesialundervisning gjennomføres i klassen så Side 9 av 3

25 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune langt det er mulig og forsvarlig. Samtidig er det i stor grad opp til hver enkelt skole hvordan de velger å organisere spesialundervisningen, og hvordan dette er organisert er også noe PP-tjenesten tar med i sin sakkyndige vurdering og tilråding, slik at eleven skal sikres et best mulig læringsutbytte i sitt læringsmiljø. Oversikten i figuren under viser at andelen spesialundervisning i klassen har økt de siste årene, samtidig som andelen spesialundervisning i små grupper har gått ned. Figur 4: Organisering av spesialundervisning i Frogn kommune, kilde GSI Ser vi på tallene fra Frogn sammenlignet med resten av landet i Tabell 4, har Frogn en merkbart lavere andel elever som får undervisning i den ordinære klassen og tilsvarende høyere andel elever som får spesialundervisning i små grupper eller alene. Det er vanskelig å tallfeste den nøyaktige ressurskostnaden knyttet til de forskjellige formene for organisering av spesialundervisningen, men det er liten tvil om at det totalt sett vil være mer ressurskrevende å gi spesialundervisning i form av én til én undervisning, sammenlignet med å gi det i små grupper eller i den ordinære klassen. Organisering av spesialundervisning Frogn kommune Landet I klassen I grupper på 6 eller flere I grupper på 2 til 5 elever Alene 7 % 5% 6 % 7 % 32 % % 45 % 3 % Tabell 4 - Organisering av spesialundervisning i Frogn og på landsbasis i 24. Kilde: GSI og Utdanningsdirektoratet Hvordan er fordelingen mellom antall timer til spesialundervisning og assistenttimer per elev? En oversikt over utviklingen i antall elever og timer spesialundervisning med lærer i figuren under viser at spesielt antallet elever som får 76-9 timer spesialundervisning med lærer har gått ned fra 2 i 23 til 2 i 25. Side 2 av 3

26 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune Figur 5: Utvikling i fordeling av timer spesialundervisning med lærer per år Kilde: GSI Samme type oversikt over fordelingen av timer spesialundervisning med assistent viser en nedgang i antallet elever som får spesialundervisning med assistent fra total 28 elever i 23 til 94 elever i 25. Figur 6: Utvikling i fordeling av timer spesialundervisning med assistent per år Kilde: GSI Side 2 av 3

27 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten 4.3 Frogn kommune Vurdering Problemstilling 3 Har kommunens spesialpedagogikk en god balanse mellom tilpasset opplæring og spesialundervisning Forholdet mellom tilpasset opplæring og spesialundervisning Analysene viser at færre elever i Frogn kommune får spesialundervisning i den ordinære klassen sammenlignet med gjennomsnittet for landets kommuner. Samtidig viser tall fra 23 til 25 at Frogn kommune har økt andelen elever som får spesialundervisning i den ordinære klassen. Største andelen av elevene som får spesialundervisning får dette i mindre grupper på mellom to og fem elever. Fra et faglig ståsted har ikke revisjonen forutsetninger til å vurdere hvordan spesialundervisningen best bør organiseres. Det kan derfor være gode grunner, faglig sett, til at kommunen har organisert spesialundervisningen hovedsakelig i mindre grupper, men vi gjør oppmerksom på at denne organiseringen er kostnadsdrivende. Kommunen opplyser at de har som mål å øke spesialundervisningen i den ordinære klassen. 4.4 n.a Konklusjon Kommunen har organisert spesialundervisningen i hovedsak gjennom mindre grupper, men har som mål å dreie denne til mer tilpasset opplæring i den ordinære klassen. Dette vil kunne være kostnadsbesparende for kommunen. Side 22 av 3

28 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune 5 rukerperspektivet Problemstilling 4 Hva er tilfredsheten blant brukerne (barn og foresatte) av PP -tjenester 5. Revisjonskriterier I følge kommunens egen serviceerklæring skal PP-tjenesten «i samarbeid med andre veiledningstjenester hjelpe barn, foresatte og personale med å utvikle gode læringsvilkår for barn/elever som trenger særlig hjelp. Tjenesten skal videre medvirke til tverrfaglig samarbeid om forebyggende tiltak for barn og unge i oppvekstmiljøet». Dette vil utgjøre et viktig revisjonskriterium under denne problemstillingen. Kommunen gjennomfører ikke brukerundersøkelser av PP-tjenesten, derfor vil vurderingene baseres på PP-tjenesten og skolenes egen oppfatning av tilfredsheten blant barn og foresatte som omfattes av spesialpedagogiske tiltak. Vi vil også se på resultater fra Elevundersøkelsen som et uttrykk for elevens trivsel på skolene. Videre vil vi også innhente informasjon om eventuelle klager til fylkesmannen i løpet av de siste årene Med utgangspunkt i ovenstående vil vi dermed undersøke følgende: Hvordan PP-tjenesten og skolene opplever tilbakemeldinger fra foresatte Resultater fra elevundersøkelsen vurdering for læring Eventuelle klager til fylkesmannen 5.2 Faktabeskrivelse Hvordan PP-tjenesten og skolene opplever tilbakemeldinger fra barn og foresatte Resultater fra elevundersøkelsen vurdering for læring For å si noe om hvordan elever i Frogn oppfatter lærernes tilpasning av undervisningen har vi sett på resultatene fra Elevundersøkelsen som er koblet til den nasjonale satsingen «Vurdering for læring» 5. Målet med denne satsingen er å videreutvikle lærernes vurderingspraksis gjennom økt kompetanse og forståelse for vurdering som et redskap for læring. Et viktig virkemiddel er å involvere elevene selv i vurderingsarbeidet og i hvordan opplæringen best mulig kan tilpasses for å forbedre elevens progresjon. Oversikten i tabellen under viser at det er varierende resultater mellom skolene i Frogn. For den samlede skåren på vurdering for læring skiller det for eksempel,5 karakterpoeng mellom Seiersten ungdomsskole og Sogsti skole. En grunn til den store forskjellen er at Seiersted skole er en ungdomsskole som på landsbasis skårer lavere en barneskoler. 5 Side 23 av 3

29 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune Enhet Dal skole Drøba k Monte ssori skole Drøba k skole Dyrløk keåse n skole Heer skole Seiersted ungdomsk ole Sogsti skole Vurdering for læring samlet 4,4 3,7 3,9 3,65 3,9 3 4,5 Får du være med og foreslå hva det skal legges vekt på når arbeidet ditt skal vurderes? Får du være med og vurdere skolearbeidet ditt? 4, 2,85 3,7 3, 3,8 2,2 4,2 3,8 3,45 2,7 3 3,8 2,2 4,3 Forklarer lærerne godt nok hva det legges vekt på når skolearbeidet ditt vurderes? Forklarer lærerne hva som er målene i de ulike fagene slik at du forstår dem? Forteller lærerne deg hva som er bra med arbeidet du gjør? 4,8 4,5 4,2 4 4,3 3,7 4,7 4,6 4 4,4 4, 4,2 3,6 4,7 4,5 4, 4,6 3,95 4, 3,2 4,6 Hvor ofte får du tilbakemeldinger fra lærerne som du kan bruke til å bli bedre i fagene? Jeg får hjelp av lærerne til å tenke gjennom hvordan jeg utvikler meg i faget Snakker lærerne med deg om hva du bør gjøre for å bli bedre i fagene? 4,8 3,55 3,7 3,65 3,8 3, 4,2 4, 3,65 3,6 3,7 3,8 2,7 4,6 4,2 3,85 4 3,65 3,8 3,3 4,5 Tabell 5 Gjennomsnittlige resultater fra Elevundersøkelsen for skolene i Frogn. Kilde: Skoleporten Samtidig skal det sies at snittet på Seiersted ungdomskole kun ligger,3 poeng bak gjennomsnittet for. trinn Nasjonalt, noe som Tabell 5 viser. Resultatene viser videre at tilbakemeldingene fra elevene på 7. trinn i Frogn til sammen er, til,2 poeng bedre enn de er på fylkesbasis og på nasjonalt nivå. Enhetsnivå Frogn Akershus Nasjonalt Frogn Akershus Nasjonalt Trinn Trinn 7 Trinn 7 Trinn 7 Trinn Trinn Trinn Vurdering for læring samlet 4, 3,7 4 3,6 3,9 3,5 3 2,3 3,2 2,6 3,3 2,6 3,9 3,6 3,5 2,2 2,4 2,5 4,4 4,3 4,3 3,7 3,8 3,8 Forklarer lærerne hva som er målene i de ulike fagene slik at du forstår dem? Forteller lærene deg hva som er bra med arbeidet du gjør? Hvor ofte får du tilbakemeldinger fra lærerne som du kan bruke til å bli bedre i fagene? 4,5 4,4 4,4 3,6 3,7 3,8 4,4 4,2 4,2 3,3 3,6 3,6 4 3,8 3,8 3, 3, 3, Jeg får hjelp av lærerne til å tenke gjennom hvordan jeg utvikler meg i faget 4, 3,9 3,9 2,8 3, 3, Får du være med og foreslå hva det skal legges vekt på når arbeidet ditt skal vurderes? Får du være med og vurdere skolearbeidet ditt? Forklarer lærerne godt nok hva det legges vekt på når skolearbeidet ditt vurderes? Side 24 av 3

30 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Snakker lærerne med deg om hva du bør gjøre for å bli bedre i fagene? Frogn kommune 4, 4, 4, 3,3 3,5 3,5 Tabell 6 Gjennomsnittlige resultater fra Elevundersøkelsen for skolene i Frogn, Akershus og nasjonalt. Kilde: Skoleporten Eventuelle klager til fylkesmannen Revisjonen får opplyst at det ikke har vært noen klager knyttet til vedtak om spesialundervisning. Det blir forklart at praksisen med å godta PP-tjenestens vurderinger og videreføre disse i vedtakene sannsynligvis henger sammen med den lave klageandelen. 5.3 Vurdering Problemstilling 4 Hva er tilfredsheten blant brukerne (barn og foresatte) av PP-tjenester Tilbakemeldinger fra foresatte Revisjonen har kun PP-tjenesten, skolenes og barnehagenes oppfatning av foresattes tilbakemeldinger å forholde seg til, men disse virker i alt å være positive. De fleste forteller at foresatte og elever er fornøyd når de får bistand fra PPT. Eventuelle klager fra foreldre og barn er i all hovedsak rettet mot lang ventetid. i.a Samtidig vil revisjonen anbefale at det ses nærmere på å utvikle en form for brukerundersøkelse, da det potensielt kan være forhold som ikke kommer frem i den daglige kontakten. Tilbakemeldinger fra elever Resultatene fra Elevundersøkelsen viser at Frogn i stor grad skårer litt under de andre kommunene i Akershus og på landsbasis når det gjelder å involvere elevene i vurdering av egen læring på. trinn. På 7. trinn skårer derimot kommunen bedre enn gjennomsnittet for kommuner i Akershus og gjennomsnittet for landet. Samtidig vil revisjonen anbefale skoleledelsen å se nærmere på de store forskjellene internt på skolene i Frogn og hva som kan være årsaken til dette. i.a Tilbakemeldinger fra skolene og barnehagene i.a De skolene og barnehagene revisjonen har snakket med mener at de sakkyndige utredningene som PP-tjenesten gjennomfører er av høy faglig kvalitet. Det er til nå ikke gjennomført «brukerundersøkelser» der skolene og barnehagene har vært involvert. Dette mener vi kunne gitt verdifull informasjon for PP-tjenesten da disse også i praksis er tjenestens brukere. Klager til fylkesmannen Revisjonen registrerer at det ikke har vært klager på vedtak om spesialundervisning. 5.4 Konklusjon Side 25 av 3 i.a

31 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune Tilbakemeldinger fra foresatte og elever er generelt positive. Revisjonen vil dog anbefale kommunen å ta i bruk brukerundersøkelser for både foresatte, elever og skoler og barnehager for å få en mer objektiv måling på kvalitet og tilfredshet. Side 26 av 3

32 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune Rådmannens høringssvar I høringsrunden fremkom tilleggsopplysninger til faktabeskrivelsen som i sin helhet er innarbeidet i rapporten. Det fremkom ingen merknader som har påvirket våre vurderinger. Side 27 av 3

33 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune Side 28 av 3

34 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune Side 29 av 3

35 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune Side 3 av 3

36 Rapport forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Frogn kommune Referanseliste Eksterne referanser LOV Lov om grunnskolen og den videregående opplæringa (opplæringslova) LOV Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Pt.prp.nr. 46 (997-98) Om lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) NOU 29:8 Rett til opplæring Veileder til opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning, Utdanningsdirektoratet Veileder i lokalt arbeid med læreplaner, Utdanningsdirektoratet Veileder spesialundervisning, Utdanningsdirektoratet GSI og Skoleporten Side 3 av 3

37 KONTROLLUTVALGET I FROGN Forvaltningsrevisjonsrapport om oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Saksbehandler: Lene H. Lilleheier ehandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 6/68-3 Møtedato Sekretariatets innstilling: Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune» til orientering. Vedlegg: DO - Forvaltningsrevisjon oppfølging av politiske vedtak (endelig).pdf SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget vedtok i møte den 6. juni jf. sak 22/6, DOs forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon av Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune. I forvaltningsrevisjonsrapporten som nå foreligger fra DO, se gis følgende svar på de tre problemstillingene:. I hvilken grad har administrasjonen et system for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak? Kommunen har et gjennomgående og godt system for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak. Gjennom sak og arkivsystemet Public 36 ivaretar kommunen oppfølging av vedtak ved at politiske vedtak oversendes saksbehandler. Kategoriseringen om hvor langt man er kommet med saken er noe grov, f.eks så sier kategorien «under arbeid» lite om hvor langt man har kommet. Kommunen kan med fordel videreutvikle måten oppfølgingen av vedtakene synliggjøres. Ut over det er kvaliteten tilfredsstillende og imøtekommer gjeldende standarder og krav. 2. I hvilken grad blir de politiske organer orientert om oppfølgingen av vedtakene, herunder orientert om avvik? Etter gjennomgang av ni konkrete saker er vurderingen at vedtakene er iverksatt, men at politiske organer i varierende grad er orientert. Det blir ikke rapportert særskilt på avvik i vedtaksoppfølgingen, men implisitt orienterer administrasjonen om avvik Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 95, 43 Ås esøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

38 skriftlig eller muntlig gjennom orienteringene om oppfølgingen av vedtakene. Revisors vurdering er at denne praksisen er tilstrekkelig. Konklusjonen på denne problemsstillingen er at politiske organer i all hovedsak blir orientert om oppfølgingen av politiske vedtak og at eventuelle avvik er omfattet av orienteringen. 3. I hvilken grad blir oppfølging av politiske vedtak kommunisert med innbyggerne? Oppfølgingen av politiske vedtak blir i all hovedsak kommunisert til innbyggerne via kommunens internett sider. Det er enkelt å få relevant og oppdatert informasjon om oppfølgingen av politiske vedtak og spesifikk informasjon dersom det er ønske om det. Revisor har ikke funnet grunnlag for å gi konkrete anbefalinger. Rådmannens høringsuttalelse er tatt inn på side 7 i rapporten. Sekretariatets vurdering: Sekretariatet mener at revisjonens rapport viser at kommunen har et godt system for oppfølging av politiske vedtak. Vi har ikke grunnlag for å betvile rapportens konklusjoner om administrasjonens arbeid på dette området, men har enkelte kommentarer til undersøkelsesopplegget rapporten. - I metodedelen savner vi opplysninger om hvordan de ni konkrete sakene i undersøkelsen ble valgt ut. - Samtlige av de undersøkte sakene under problemstilling 2 gis grønt lys, selv om de politiske organer i varierende grad er blitt orientert. Siden problemstillingen fra utvalget ikke var om vedtakene ble fulgt opp, men om de politiske organer ble orientert om oppfølgingen, er vi noe spørrende til denne vurderingen i noen av sakene. - Revisjonskriteriene i rapporten er relativt overordnede. Det vises til revisjonskilden bl.a KL 23, men utover det blir innholdet i mindre grad diskutert og konkretisert i forhold til problemstillingen. Som et eksempel kunne revisor definert avvik og beskrevet nærmere hva lov, forskrift eller andre kilder skriver om det å rapportere på avvik. - For orienteringens skyld ville det vært en fordel om revisor hadde beskrevet i hvilken grad rådmannens uttalelse er fulgt opp i rapporten. Sekretariatet mener at revisor har besvart de problemstillingene som ble trukket opp i prosjektplanen. Ås, 29. november 26 Side 2 av 3

39 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Side 3 av 3

40 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Oslo, 4. november 26 ilde: Royaltyfree. Rapporten er utarbeidet for oppdragsgiver, og dekker kun de formål som med denne er avtalt. All annen bruk og distribusjon skjer for oppdragsgivers regning og risiko. DO vil ikke kunne ansvarlig overfor en tredjepart. Sidegjøres av 9

41 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Forvaltningsrevisjon Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 Innledning... 4 Formål og problemstillinger... 4 Metode... 4 Avgrensninger... 5 Generelt om revisjonskriterier... 5 System for oppfølging av politiske vedtak... 6 Faktabeskrivelse... 6 Revisjonskriterier... 7 Vår vurdering er at administrasjonen har et system for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av vedtak... 7 Konklusjon... 8 Oppfølging av vedtak og tilbakemelding til politiske organer... 8 Faktabeskrivelse... 8 Revisjonskriterier... 2 Vår vurdering er at samtlige gjennomgåtte vedtak er iverksatt, men politiske organer er i varierende grad blitt orientert... 3 Konklusjon... 5 Kommunikasjon med innbyggerne... 5 Faktabeskrivelse... 5 Revisjonskriterier... 6 Det er vår vurdering at oppfølging av politiske vedtak blir kommunisert med innbyggerne gjennom ulike kanaler... 6 Konklusjon... 6 Høringsuttalelse fra administrasjonen... 7 Vedlegg : Oversikt over mottatt dokumentasjon... 9 Vedlegg 2: Oversikt over kommunens politiske organer... 9 Side 2 av 9

42 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Forvaltningsrevisjon Sammendrag DO AS har gjennomført en forvaltningsrevisjon for kontrollutvalget i Frogn kommune. Denne har omfattet en vurdering av kommuneadministrasjonens oppfølging av politiske vedtak. Problemstillingene har vært:. I hvilken grad har administrasjonen et system for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak? 2. I hvilken grad blir de politiske organer orientert om oppfølgingen av vedtakene, herunder orientering om avvik? 3. I hvilken grad blir oppfølging av politiske vedtak kommunisert med innbyggerne? Nr. system for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av vedtak Kommunen benytter Public36 som system for oppfølging av politiske vedtak og har faste rutiner for overføring av protokoller til sak-/arkivsystemet. Oppgaven med å gjennomføre politiske vedtak tildeles saksbehandler i administrasjonen, og vedtakene kategoriseres etter hvor langt man er kommet med arbeidet. Inngående dokumenter settes med tre ukers behandlingsfrist i systemet, og det gjøres kvartalsvise restansekontroller på dette. Kommunen publiserer oversikter over status på gjennomføringen av politiske vedtak på nettsidene, i tertialrapporter og i årsmeldingen. Det er vår vurdering at kommunen har etablert et godt system for iverksetting og oppfølging av politiske vedtak. Samtidig mener vi at kategoriinndelingen er relativt grov, og at fremdriften i arbeidet kunne blitt bedre synliggjort med en mer systematisk bruk av merknader. Vi konkluderer med at administrasjonen har etablert et gjennomgående og godt system for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak. Nr. 2 orientering til politiske organer om oppfølging av vedtak Vi har gjennomgått ni tilfeldig utvalgte vedtak for å se nærmere på i hvilken grad disse blir fulgt opp, og i hvilken grad det gis tilbakemelding til politiske organer. Det er vår vurdering at kommunen i all hovedsak har fulgt opp vedtakene og orientert ett eller flere politiske organer om arbeidet med å iverksette vedtaket. Vi har likevel funnet enkelte tilfeller der vedtaket ikke er fulgt opp. Det er også tilfeller der det ikke er gitt en orientering om vedtaket til politiske organer. Våre undersøkelser konkluderer med at politiske organer i all hovedsak blir orientert om oppfølging av politiske vedtak, og at eventuelle avvik er omfattet av orienteringene. Det er vår vurdering at de undersøkte vedtakene er fulgt opp der dette er mulig. Nr. 3 kommunikasjon til innbyggerne Kommunen har etablert ulike måter å informere innbyggerne og andre om oppfølgingen av politiske vedtak. I tillegg til tertialrapporter og årsmelding publiseres jevnlig en oversikt over politiske vedtak på hjemmesidene. Videre publiserer kommunen sammendrag under «spennende saker» eller lignende titler på nettsidene, og bruker Facebook til å informere om status på enkelte vedtak, eksempelvis byggeprosjekter. Streamingfunksjonen gir mulighet for å følge møter i politiske organer i sanntid eller i opptak. Selv om ikke alle møter er tilgjengelige på video, er det vår vurdering at denne kanalen supplerer andre informasjonskanaler på en god måte. Etter våre vurderinger konkluderer vi med at det er enkelt å få relevant og oppdatert generell informasjon om oppfølgingen av politiske vedtak samt saksspesifikk informasjon dersom det er ønske om det. Oppfølging av politiske vedtak blir i all hovedsak kommunisert til innbyggerne. Forvaltningsrevisjonen har ikke gitt grunnlag for å fremme konkrete tiltak. Side 3 av 9

43 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Forvaltningsrevisjon Innledning Formål og problemstillinger Kontrollutvalget i Frogn kommune har engasjert DO AS (DO) til å gjøre en forvaltningsrevisjon av kommuneadministrasjonens oppfølging av politiske vedtak. Formålet med forvaltningsrevisjonen er å undersøke kvaliteten på administrasjonens oppfølging av politiske vedtak og hvordan tilbakemeldingene gjennomføres, herunder om politiske organ blir orientert om et annet forløp i gjennomføringen enn opprinnelig forutsatt eller forventet. Videre skal revisjonen vurdere hvordan oppfølgingen av politiske vedtak kommuniseres til kommunens politiske organer og innbyggere. Offentlig forvaltning styres gjennom vedtak, fra overordnede styringsdokumenter og budsjettvedtak til saksspesifikke vedtak. Vedtak fattes også i store deler av forvaltningen etter delegert myndighet fra kommunestyret og videredelegering fra rådmannen. Omfanget er således stort, men det er tross alt gjennom vedtak at forvaltningen styres og myndighetsutøvelse drives. Følgende problemstillinger ligger til grunn for forvaltningsrevisjonen: Nr. Problemstillinger. I hvilken grad har administrasjonen et system for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak? 2. I hvilken grad blir de politiske organer orientert om oppfølgingen av vedtakene, herunder orientering om avvik? 3. I hvilken grad blir oppfølging av politiske vedtak kommunisert med innbyggerne? Tabell Problemstillinger for kontrollutvalget (Kilde: Kontrollutvalget i Frogn kommune) Forvaltningsrevisjonen har omfattet en gjennomgang av politiske vedtak fattet av kommunestyre, formannskap og de to hovedutvalgene. Revisjonen har også omfattet en gjennomgang av kommunens system for iverksetting av politiske vedtak, herunder hvordan arbeidet med vedtakene kommuniseres til politikerne. Til sist har revisjonen omfattet kanalene kommunen bruker for å kommunisere med innbyggerne. Metode DO AS benytter RSK Standard for forvaltningsrevisjon i gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter. Rapporten er bygget opp med beskrivelse av fakta, vurderinger og konklusjon for hver problemstilling. I tilknytning til vurderingene er det benyttet symboler som et visuelt uttrykk for vår subjektive oppfatning av resultatet av gjennomgangen. For problemstilling 2 har vi gjennomgått et utvalg politiske vedtak for å se nærmere på administrasjonens oppfølging. Her er symbolene brukt på hvert vedtak, ikke kun på problemstillingen som helhet. Symbolbruken og beskrivelsen av denne illustreres i tabellen nedenfor: Symbol Vurdering av kvalitet Rød Kvaliteten må forbedres Det analyserte forholdet møter ikke den forventede standard eller krav i forhold til målekriteriene Gul Kvaliteten bør forbedres Det analyserte forholdet møter ikke alle aksepterte standarder eller krav i forhold til målekriteriene. Hovedutvalg for miljø, plan og byggesaker og Hovedutvalg for oppvekst, omsorg og kultur Side 4 av 9

44 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Grønn I.a. Forvaltningsrevisjon Kvaliteten er tilfredsstillende Det analyserte forholdet møter de fleste aksepterte standarder og krav. enyttes i tilfeller der vi ikke har hatt tilstrekkelig konkrete revisjonskriterier, ikke har hatt tilstrekkelig informasjon til å vurdere et tema, eller tilfeller der det av andre årsaker ikke er relevant å foreta en vurdering. Tabell 2 Visualisering av subjektiv oppfatning av kvalitet. Kilde: DO. Analyser, vurderinger, konklusjoner og forslag til tiltak er basert på innhentet dokumentasjon fra kommunen, herunder saksoversikter og saksdokumenter for de utvalgte politiske sakene. Saksbehandlere er kontaktet per telefon og/eller e-post for utfyllende opplysninger der dokumentasjonen ikke har vært tilstrekkelig. Videre er det gjennomført intervju med følgende personer: - Rådmann Enhetsleder Personal, organisasjon og politikk Arkivleder Teamkoordinator politiske tjenester Referatene fra intervjuene er kvalitetssikret av informantene. Rapporten ble oversendt rådmann på høring for kvalitetssikring av faktabeskrivelsen. Rådmannen gav tilbakemeldinger på enkelte faktiske forhold uten at dette har påvirket eller endret våre vurderinger eller konklusjoner. Av oversiktene over politiske vedtak på kommunens nettsider fremgår det at Kommunestyret, formannskapet og hovedutvalgene har fattet om lag 7 vedtak siden desember 25. Under problemstilling 2 har vi sett nærmere på hvordan administrasjonen har fulgt opp politiske vedtak. Vurderingene er basert på utvalgte vedtak. Utvalget er ment å dekke mest mulig av kommunens tjenesteområder og vedtak av prinsipiell viktighet og/eller omfang. Utvalgsstørrelsen er ikke representativ og kan ikke generaliseres til å gjelde for hele alle vedtakene. Kontrollene vil derfor kun gi indikasjoner på status når det gjelder kommunens etterlevelse av regelverket. Det har ikke vært mulig å undersøke et representativt utvalg innen rammene for revisjonen. Avgrensninger Frogn kommune har til sammen 5 politiske organer. Vi har gjort en avgrensing basert på vesentlighet og har vurdert følgende politiske organer i denne revisjonen: - Kommunestyret Formannskapet Hovedutvalg for oppvekst, omsorg og kultur (HOOK) Hovedutvalg for miljø, plan og byggesak (HMP) Vi har ikke vurdert det faglige innholdet i administrasjonens oppfølging og derfor ikke om dette svarer ut vedtaket eller vedtakets intensjon. Det er alltid en risiko for at forhold som ikke er omfattet av revisjonen, kunne ha medført andre vurderinger og konklusjoner. Vårt arbeid er gjennomført innenfor en begrenset periode og tidsramme, og omfanget og fullstendigheten av analysene som er foretatt må ses i lys av dette. Vi kan ikke gå god for at alle relevante forhold er avdekket eller analysert. Generelt om revisjonskriterier Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de normene og standardene som er relevante på området for den aktuelle forvaltningsrevisjonen. Revisjonskriterienes funksjon er å gi det normative Side 5 av 9

45 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Forvaltningsrevisjon grunnlaget for analysen av avvik og svakheter. De relevante revisjonskriteriene for denne revisjonen er knyttet til de ulike problemstillingene og fremgår under det enkelte kapittel. System for oppfølging av politiske vedtak Problemstilling : I hvilken grad har administrasjonen et system for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak? Faktabeskrivelse I 22 satte kontrollutvalget i Frogn kommune formelt i gang en prosess for å etablere et system for oppfølging av politiske vedtak i administrasjonen. Denne etableringen sammenfalt med implementering av nytt sak-/arkivsystem i kommunen høsten 23. Ved implementeringen tilfredsstilte ikke Public36 kravene til system for oppfølging av politiske vedtak, og det ble derfor utviklet en egen modul for dette i sak-/arkivsystemet. All dokumentasjon på oppfølgingen av vedtak ligger i Public36. Kommunens møtesekretariat skriver protokoller fra møtene i kommunestyret, formannskapet og hovedutvalgene. Protokollene godkjennes av de folkevalgte, normalt sett innen én uke. Deretter produserer sekretariatet en sak per vedtak i Public36. Saken inkluderer selve vedtaket, voteringen, tidligere utvalgsbehandling og saksforberedende dokumenter. Deretter lages det en såkalt saksutskrift i systemet. Saksutskriften sendes til tildelt saksbehandler i kommunen og legges under saksbehandlerens ubehandlede saker i innboksen i Public36. Ansvar for oppfølging av vedtaket gis til samme saksbehandler som har skrevet saksutredningen. Det er mulig å konfigurere e-postvarsling på innkommende saker i Public36, men dette må gjøres individuelt. Inngående dokumenter settes med en automatisk behandlingsfrist på tre uker. Med behandling menes i denne sammenheng at saksbehandler leser og/eller foretar en handling basert på tildelingen av saken. Den ovennevnte treukersfristen må ikke forveksles med en frist for å gjennomføre vedtaket. Her settes det ikke automatiske frister, selv om systemet gir mulighet for det. Årsaken til at det ikke settes frister for gjennomføring av selve vedtaket, er vedtakene er svært ulike; noen vedtak kan iverksettes umiddelbart, mens andre kan innebære arbeid over måneder og til og med år. Kommunen tar ut restanselister på ubehandlede saker hvert kvartal. Restanselistene sendes til den enkelte saksbehandler med kopi til enhetsleder/avdelingsleder med personalansvar. Rådmannen har fastsatt at det ikke skal være restanser eldre enn to måneder. Oppfølgingen av vedtakene gjøres på Arbeidsflaten i Public36. Her har hver saksbehandler oversikt over de politiske vedtakene hun eller han har ansvar for å følge opp. Det er ulike statuskategorier for oppfølging av vedtak: - Til effektuering Under arbeid Ferdig Rapportering avsluttet2 Store og omfattende vedtak kvitteres ikke ut på samme måte som mindre omfattende vedtak. Omfattende vedtak, eksempelvis handlingsplan, tas videre med nye saker til politisk behandling. 2 Kategorien kan kun brukes av arkivfunksjonen. Side 6 av 9

46 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Forvaltningsrevisjon Rapportering på politiske vedtak er en del av tertial- og årsrapportene. I tertialrapportene rapporteres status på politiske vedtak i egne vedlegg per politisk organ. Vedleggene tilsvarer oversiktene som til enhver tid ligger tilgjengelig på nettsidene. Statusoppdatering i tertialrapportene ble innført vinteren 26. I årsmeldingen for 25 gir vedlegg 3-7 en oversikt sortert per politisk organ per møte. Vedleggene viser vedtaket og gir en redegjørelse for administrasjonens oppfølging av vedtaket. I årsmeldingen for 24 fremgår samme informasjon av vedlegg 2-6. All denne informasjonen ligger tilgjengelig på kommunens nettsider. Revisjonskriterier Av kommuneloven 23 (2) fremgår det at rådmannen skal påse at vedtak i folkevalgte organer blir iverksatt, og at rådmannen skal sikre at administrasjonen er gjenstand for betryggende kontroll. Et system for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak ligger både under rådmannens ansvar for å iverksette politiske vedtak, og å sikre betryggende kontroll for at dette gjøres. Vår vurdering er at administrasjonen har et system for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av vedtak Problemstilling : I hvilken grad har administrasjonen et system for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak Det er opp til hver kommune hvordan den velger å organisere sitt system for iverksetting av tiltak. Med system menes ikke et dedikert IT-system, men kommunens samlede rutiner, IT-systemer og praksis for iverksetting av vedtak. Frogn kommune har organisert oppfølgingen av politiske vedtak rundt sitt sak-/arkivsystem Public36 der alle oppfølgingsaktiviteter utføres. Vedtakene overføres av møtesekretariatet fra møteprotokoller til en sak i systemet som tildeles en saksbehandler. Gjennom overføring til Public36 og tildeling til saksbehandler legger kommunen til rette for å iverksette vedtakene, og således etterlevelse av kommunelovens 23 (2). Oppfølgingen av vedtak blir kategorisert etter hvor langt man har kommet med oppfølgingen, men det er vår vurdering at kategoriseringen er relativt grov. Eksempelvis er kategorien «under arbeid» lite informativ, og man er avhengig av gode kommentarer under «merknader» for å kunne forstå hvor langt administrasjonen har kommet i arbeidet med oppfølgingen av et vedtak. Et eksempel er Sak 28/6 vedrørende etablering av Drøbaksbadet som kommunalt foretak. Foretaket ble vedtatt opprettet 4. mars 26 med godkjenning av foreslåtte vedtekter. Ifølge vedtaket skulle det velges et styre bestående av fem medlemmer og to varamedlemmer i løpet av andre kvartal 26. Et interimsstyre ble valgt frem til endelig styre var konstituert. Det er publisert én merknad til oppfølging av saken som viser at første møte i interimsstyret avholdes 27. april 26. Oversikten viser dermed ikke hvorvidt vedtaket om konstituert styre og opprettelse av valgkomité er iverksatt som vedtatt. asert på dette er det vår vurdering at kommunen med fordel kan videreutvikle måten oppfølgingen av vedtakene synliggjøres. Det er sannsynlig at kategoriseringen i sak/arkivsystemet er spesifisert av leverandøren og vanskelige å endre. Det kan derfor være en fordel å benytte merknadsfeltet mer systematisk enn det som gjøres i dag for Side 7 av 9 Grønn

47 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Forvaltningsrevisjon Problemstilling : I hvilken grad har administrasjonen et system for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak å synliggjøre fremdrift i oppfølging av vedtakene. Datostemplingen i systemet gjør en slik tilnærming lett oversiktlig og sporbar og vil kunne gi bedre informasjon om status i vedtaksoppfølgingen enn i dag. Vi oppfatter at det ikke er hensiktsmessig å skulle definere frister for ferdigstillelse av alle vedtak. Det er rådmannens rolle å tolke vedtakene, og hvis det ikke er gitt konkrete frister, er det derfor rådmannens oppgave å sørge for at man er enige om en tidshorisont for gjennomføring av vedtaket. Det er vår vurdering at kommunen kan sette frist for gjennomføring i Public36 i de tilfeller der vedtaket inneholder en slik frist (eksempelvis «innen utløpet av september»), men ikke for omfattende vedtak som gjennomføres gjennom fremleggelse av nye saker, da disse vedtakene oftest vil «leve» over lengre tid, gjerne år. Det er positivt at det gjøres restansekontroller. Vi er kjent med at det kan være ulike årsaker til restanser i Public36, men en restanse betyr ikke nødvendigvis at saken ikke er lest/fulgt opp. En mulig forklaring er at systemet ikke brukes som tenkt. Et eksempel på dette er at en saksbehandler bruker e-postsystemet til å svare ut en sak. E-postkontoen synkroniseres ikke med Public36, og saken vil derfor stå som ubehandlet dersom saksbehandleren ikke aktivt går inn og merker saken i Public36. Vi har ikke vurdert restansekontrollene videre. Vi er av den oppfatning at kommunen har etablert en god praksis og et godt system for informasjon om oppfølging og gjennomføring av politiske vedtak. Oppfølging av politiske vedtak inngår i tertialrapportene som legges frem for de politiske organene. Oversikten som gis i årsrapporten oppfattes som grundig og oversiktlig. Konklusjon Vår konklusjon er at administrasjonen har etablert et gjennomgående og godt system for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak. Oppfølging av vedtak og tilbakemelding til politiske organer Problemstilling 2: I hvilken grad blir de politiske organer orientert om oppfølgingen av vedtakene, herunder orientering om avvik? Faktabeskrivelse I revisjonen har vi belyst i hvilken grad administrasjonen faktisk følger opp politiske vedtak, ikke bare hvordan den rapporterer om det. Vi har derfor valgt ut noen vedtak for detaljkontroll. Disse vedtakene og oppfølgingen av dem er beskrevet i delkapitlene nedenfor, og vi har sett nærmere på følgende vedtak (eller deler av vedtaket): Side 8 av 9

48 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Forvaltningsrevisjon Politisk organ Saksnummer Tittel KS3 KS KS KS KS KS HMP HOOK HOOK 4/5 68/5 75/5 29/5 87/5 28/5 97/5 5/5 7/6 Evaluering av politisk organisering 25 rapport og anbefalinger Folkehelsemelding oktober 25 Follo barne- og ungdomsskole - byggeprosjekt Forvaltningsrevisjon arnevern Handlingsprogram 26 29, verbalvedtak osetting av flyktninger i 26 Klage på dispensasjon om utnyttelse av rammetillatelse gnr /bnr 383 Plan for godt psykososialt miljø i Frognskolen - "Ingen ut av rekka går" Ny nasjonal rammeplan for kulturskolen Tabell 3 Oversikt over saker der det er undersøkt oppfølgingen i detalj (Kilde: DO) Det rapporteres ikke særskilt på avvik i vedtaksoppfølgingen. Likevel orienterer administrasjonen implisitt om avvik, enten skriftlig eller muntlig, gjennom orienteringer om oppfølgingen av vedtakene. Dersom det mangler økonomiske midler, må administrasjonen få en tilleggsbevilgning. Økonomiske avvik behandles derfor politisk. Unntaket er mindre avvik som kan dekkes gjennom prosjektreserver. Vi er kjent med at reservene er tydelig angitt i beslutningsgrunnlaget og således ikke ukjent for kommunestyret. Evaluering av politisk organisering 25 rapport og anbefalinger Det følger av vedtaket av punkt 3) at rådmannen skal gjennomføre en kartlegging av tidstyver i skolen og fremme en sak for HOOK. Av punkt 7) følger det at det skal legges frem en egen sak om intern klageordning i kommunen. Saken «Lærernes tidsbruk i skolen» ble presentert i Kommunalt foreldreutvalg for grunnskolen 2. april 26. Kartleggingen ble lagt frem med tiltak for oppfølging i administrasjonen. HOOK-sak 26/6 ble presentert 9. april og vedtatt med den endringen at «rådmannen skal melde tilbake til HOOK med konkrete rutiner som reduserer lærernes tidsbruk ( )» i stedet for innstillingen om at «rådmannen følger opp resultatene slik det er beskrevet i saksfremlegget». I oversikten over oppfølging av politiske vedtak på nettsidene har vedtaket status som «ferdig» med merknad om at det er startet en LEAN-prosess ved Sogsti skole. Den skal foregå høsten 26. Vedtakets punkt 7) om intern klageordning har status «under arbeid» med merknad «Oppdraget er mottatt. Vi har fått bekreftet at dette arbeidet er under planlegging, men ikke igangsatt per medio oktober 26. Det har vært diskusjoner om dette vedtaket skal kobles til sak om revisjon av reglement for folkevalgte organer, men vi har ikke informasjon som tilsier at dette er endelig bestemt. Folkehelsemelding oktober 25 Det er vedtatt følgende fem strategier som er førende for folkehelsearbeidet i kommunen i perioden 26 29:. Rutiner for løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer sikres, og arbeidet med det fireårige oversiktsdokumentet, Folkehelserapport for Frogn kommune videreføres. 2. Lokale folkehelseutfordringer beskrevet i Folkehelserapporten for Frogn kommune legges til grunn for mål, strategier og tiltak på folkehelseområdet. 3 KS = Kommunestyret Side 9 av 9

49 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Forvaltningsrevisjon 3. Tiltak i de ulike tjenestene er nødvendig for å skape gode oppvekst- og levekår, og for å utvikle et samfunn som legger til rette for sunne levevaner, som fremmer fellesskap, trygghet og deltakelse og som bidrar å utjevne sosiale helseforskjeller. 4. Det utvikles arenaer for samhandling med lag, foreninger, idrett og frivillige for utveksling av kunnskap og erfaringer, ideer og samarbeid om utvikling av virksomme tiltak i vårt lokalsamfunn. 5. Folkehelsetiltakene skal være enkle å velge for innbyggerne og gi muligheter for å ta ansvar for egen helse. I vedtakets punkt 3 bes rådmannen legge frem én eller flere saker med konkrete tiltak hvor fremdriftsplan og oppfølging av disse tiltakene inngår. Administrasjonen la i HOOK-sak /6, 7. juni, frem folkehelsetiltakene om KOLS-skole og Muskelog skjelettskole. Saken redegjør for igangsettelse av programmene og hvordan de skal gjennomføres. Førstnevnte program ble igangsatt høsten 25 med ny gruppe februar 26. Sistnevnte program startet opp våren 26. Fra kommunen har vi fått beskjed om at strategiene følges opp i handlingsplan og virksomhetsplan i samfunnsenheten. Folkehelse betegnes som et fokusområde i Frogn kommune. Folkehelseområdet følges også opp i kommunens planstrategi. Vi har fått beskjed om at statistikken som ligger til grunn for Folkehelserapporten skal oppdateres vinteren 26/27. Folkehelse beskrives generelt som et tema kommunen arbeider kontinuerlig med. Kommunen arbeider også med strategi for inkludering og samhandling med frivillige. Vi har fått informasjon om at Kreftforeningen, DFI og rådet for personer med nedsatt funksjonsevne deltar i diskusjoner omkring dette. Follo barne- og ungdomsskole byggeprosjekt Det ble vedtatt at Follo barne- og ungdomsskole skulle rehabiliteres i henhold til alternativ 2 for en total prosjektkostnad på kr 4,5 mill. ekskl. mva. Follo barne- og ungdomsskole er et samarbeidsprosjekt mellom til sammen syv kommuner. Verken alternativ eller alternativ 2 (Frogn kommunes vedtak) fikk gjennomslag i alle syv kommunene. Ordførerne i eierkommunene ba derfor rådmannen i Ski kommune om å arbeide frem et tredje alternativ. Virksomhet Eiendom i Ski kommune ba tre ferdigbyggleverandører om å utarbeide mulighetsstudier for et tredje alternativ med prefabrikert bygning. Rådmannen i Frogn innstilte på ferdigbyggalternativet med en anslått total kostnad på 85 mill. ekskl. mva. Dette ble vedtatt i sak 52/6, 2. mai. Vedlagt denne saken er fremdriftsplanen for prosjektet. Av fremdriftsplanen fremgår det at oppstart forprosjekt ble satt til 22. august 26, og ferdigstillelse og overtakelse er planlagt til 7. august 28. Prosjektet er et vertskommunesamarbeid i regi av Ski kommune. Vi har ikke fått opplyst om forprosjektet er igangsatt. Forvaltningsrevisjon arnevern Follo Distriktsrevisjon IKS har gjennomført en forvaltningsrevisjon vedrørende kvaliteten på arbeidet i barnevernet, og om hvorvidt Frogn kommune oppfylte lovens krav og egne mål for arbeidet. Forvaltningsrevisjonsrapporten ga følgende tre anbefalinger: - - UFs «Rutiner for samarbeid internt og eksternt i kommunen» bør presisere under opplysningsplikten at offentlig ansatte har en personlig meldeplikt ved mistanke om alvorlig omsorgssvikt. Skjema for bekymringsmelding bør legges ut på kommunens hjemmesider. Under hjemmesidenes «Klage på enkeltvedtak» bør det tilføyes at avviste klager på enkeltvedtak går til Fylkesmannen i Oslo og Akershus for avgjørelse. Side av 9

50 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Forvaltningsrevisjon Ifølge innstillingen og vedtaket i kommunestyresak 29/5 skulle rådmannen følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks måneder. Vi har fått informasjon fra administrasjonen om at det var intensjonen å gi kontrollutvalget tilbakemelding om dette i møtet i juni. Dette ble ikke gjort, og orienteringen vil bli gitt i kontrollutvalgsmøtet i desember. Vi har fått tilbakemelding om at anbefalingene er iverksatt og vedtaket således fulgt opp. Handlingsprogram 26 29, verbalvedtak Ifølge punkt.4 skal det på permanent basis innføres en brukerundersøkelse som sendes fortløpende til alle tiltakshavere etter avsluttet byggesak. I HMP-sak /6 ble det gitt status for oppfølging av verbalvedtak vedrørende enhet samfunnsutvikling. Av notatet fremgår det at brukerundersøkelser er planlagt startet opp høsten 26. Etter punktene 2. og 2.2 skal det utarbeides en oversikt over det helhetlige tilbudet til demente, og dette skal oppsummeres i en rapport. Frist for rapporten er satt til utgangen av september 26 slik at den kan legges til grunn i behandling av Handlingsplan Rådmannen utarbeidet en rapport som ble presentert i HOOK-møtet 6. september. Rapporten er datert 22. august og i tillegg til HOOK oversendt Eldrerådet og Råd for personer med nedsatt funksjonsevne. Punktene 3. og 3.3 angir at skal det utarbeides en oversikt over utviklingen i lærertetthet for 24, 25 og 26 som skal oppsummeres i en rapport. Rapporten skal være klar innen utgangen av september slik at den kan legges til grunn i behandling av Handlingsplan Rådmannen utarbeidet en oversikt og beskrivelse av lærertetthet og undervisningstimer som ble behandlet i HOOK-møtet 6. september. Kommunalt foreldreutvalg for grunnskolen behandlet saken i møtet 3. august. Ifølge punkt 5. skal dagens månedsrapport utvides med sentrale styringsindikatorer som favner hele kommunes virksomhet. Dette gjaldt fra januar 26. Vedlegg til kommunestyresaken omfatter 7 mulige styringsindikatorer, og vedlegg 2 angir hvordan rapporteringen for den enkelte enhet skal gjøres. I et orienteringsnotat til formannskapet i møtet 2. april (sak 7/6) beskriver rådmannen den oppdaterte rapporteringen. Vedlagt notatet ligger månedsrapporten for februar som var den første rapporteringssyklusen med nye indikatorer. Med unntak av pleie- og omsorgsindikatorene «Dagtilbud (demens) antall brukere» og «Dagtilbud (demens) antall timer per uke» inneholder rapporten for februar alle indikatorene som fremgår av vedlegget til verbalforslagene. Av månedsrapporten for juli er følgende indikatorer på samfunnsutvikling tatt ut: «Utstedte målebrev» og «Kartforretning». Månedsrapportene er framlagt for formannskapet. osetting av flyktninger i 26 Det er vedtatt at kommunen skal bosette tolv enslige mindreårige i 26. Kommunen har bosatt to enslige mindreårige per ultimo oktober. Dette skyldes at kommunen ikke har mottatt anmodninger om bosetting av flere enn to fra Di. Vi har fått informasjon om at kommunen har sendt forespørsler til Di om bosetting av flere enslige mindreårige, uten at dette er besvart med en anmodning fra Di. Det er ikke gitt orienteringer om status på vedtaket, men vi har informasjon om at dette er en del av informasjonen i handlingsprogrammet kommunen arbeider med høsten 26. Klage på dispensasjon om utnyttelse av rammetillatelse gnr /bnr 383 I vedtaket i HMP-møtet 26. oktober 25 fant hovedutvalget at det ikke forelå nye momenter i saken, og sluttet seg til vurderingen og konklusjonen i saksutredningen. Klagen ble derfor ikke tatt til følge. Videre følger det at vedtaket i delegert sak 5/242-8 av 2. juli 25 ble opprettholdt, og at saken skulle oversendes Fylkesmannen i Oslo og Akershus for endelig avgjørelse. Tiltakshaver sto Side av 9

51 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Forvaltningsrevisjon på kopi i oversendelsesbrevet til Fylkesmannen 9. desember 25 der det fremgikk at det ble gitt utsatt iverksetting av tiltaket til klagen var behandlet. Fylkesmannen kom til at vedtakene om rammetillatelse og dispensasjon skulle oppheves og ba kommunen om å behandle saken på nytt. Det ble sendt inn ny søknad innenfor reguleringsplanens bestemmelser for bebygd areal (YA). Også dette vedtaket ble påklaget, og saken ble behandlet i HMP 7. oktober 26. Klagen er på nytt ikke tatt til følge og er oversendt Fylkesmannen i Oslo og Akershus for endelig avgjørelse. Plan for godt psykososialt miljø i Frognskolen - "Ingen ut av rekka går" HOOK vedtok at planen for et godt psykososialt miljø i Frognskolen skulle sendes på høring til aktuelle aktører. Av vedtaket fremgår det videre at rådmannen i forbindelse med endelig behandling av planen skulle fremlegge en analyse for hovedutvalget om hva som mangler på den enkelte skole for å gjennomføre planen. Planen ble sendt på høring til elevrådene, Foreldrerådets Arbeidsutvalg (FAU), Kommunalt foreldreutvalg for grunnskolen (KFU), skolemiljøutvalg, samarbeidsutvalg, Ungdommens Kommunestyre og fagforeninger. Det ble gitt fem høringsinnspill. Vi har fått opplyst at samarbeidsutvalget og KFU sluttet seg til høringssvaret fra FAU. Høringsuttalelsene var omfattende og førte til store endringer i saken. Planen er samkjørt med tilsvarende plan for barnehageområdet. egge disse planene skal behandles i HOOK i november, men er ikke ferdigskrevet på tidspunktet for denne forvaltningsrevisjonen. Informasjonen vi har fått tilsier at analysen av hva som mangler for å gjennomføre planen, handler om hvorvidt kommunen har tilstrekkelig med stillingshjemler for sosiallærere ved den enkelte skole. Ny nasjonal rammeplan for kulturskolen Det ble vedtatt at planen «Mangfold og fordypning», del og 2, skulle gjøres gjeldende som generell del for Frogn Kulturskole fra skoleåret 26/27. Videre bestemmer vedtaket at planen, med foreslåtte endringer på betegnelse av navn på programområdene, vil danne grunnlaget for mer detaljerte fagplaner og lokale lærerplaner i kulturskolen. Disse vil tilpasses lokale forhold. Saksfremlegget tilsier at implementeringen skulle foregå fra høsten 26. Det er opplyst at planens del og 2 er gjort gjeldende i Frogn kommune. Administrasjonen har ikke utarbeidet detaljerte fagplaner og lokale læreplaner per oktober 26. Kulturskolerådet var ferdig med kapittel 3 om fagplaner for de ulike fagområdene i den nasjonale planen i september 26, altså senere enn tidlig sommer som var utgangspunktet. Dette medførte at kommunen ikke har hatt en full nasjonal rammeplan å jobbe ut fra før tidlig høst. Kommunen har allerede gjennomført samlinger med temaet fagplaner og deltatt på en nasjonal fagkonferanse. Vi er kjent med at det jobbes mot lokale læreplaner og detaljerte fagplaner til skolestart 27/28. Frogn kommune samarbeider med de øvrige Follo-kommunene om disse planene. Revisjonskriterier Av kommuneloven 23 (2) fremgår det at rådmannen skal påse at vedtak i folkevalgte organer blir iverksatt. Av samme paragraf skal rådmannen sikre at administrasjonen er gjenstand for betryggende kontroll, herunder å sikre at politiske organer får tilbakemelding om gjennomføring av politiske vedtak. Vedtakene gir informasjon om behandlingsmåte, fremdrift og leveranser. Derfor er også selve vedtaket benyttet som revisjonskriterium. Side 2 av 9

52 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Forvaltningsrevisjon Vår vurdering er at samtlige gjennomgåtte vedtak er iverksatt, men politiske organer er i varierende grad blitt orientert Problemstilling 2: I hvilken grad blir de politiske organer orientert om oppfølgingen av vedtakene, herunder orientering om avvik? Evaluering av politisk organisering 25 rapport og anbefalinger Det er vår vurdering at politisk ledelse er orientert om vedtakets punkt 3) om at rådmannen skal gjennomføre en kartlegging av tidstyver i skolen og fremmer en sak for Oppvekst, Omsorg og Kultur, og at administrasjonen har fulgt opp vedtakets innhold. Administrasjonen har fulgt opp kartleggingen av tidstyver med et LEAN-prosjekt. Grønn Vedtakets punkt 7 om at det skal legges frem en egen sak om intern klageordning er under planlegging, men saken er ikke lagt frem per oktober 26. Det er vår vurdering at det er fornuftig å se saken om klageordning i sammenheng med revisjon av reglement for folkevalgte organer, siden klageordningen bygger på arbeidsdelingen mellom klageorganene og hovedutvalgene fra 999. Det er etter det vi har funnet ikke gitt orientering om dette i folkevalgte organer. Folkehelsemelding oktober 25 Administrasjonen la frem tiltakene KOLS-skole og Muskel- og skjelettskole for HOOK våren 26. Vedtaket er formulert slik at det ber rådmannen «legge frem én eller flere saker», og i lys av vedtakets ordlyd er det vår vurdering at administrasjonen har fulgt opp vedtaket. Orienteringen gitt til HOOK om de to tiltakene, beskriver igangsatte initiativer. Tiltakene ble således mer en orienteringssak enn saker der hovedutvalget skulle ta stilling til igangsettelse. Grønn Follo barne- og ungdomsskole byggeprosjekt Vi har ikke kunnet vurdere om forprosjektet er startet som planlagt. Prosessen er nylig startet, og det er ikke gitt orienteringer om fremdrift eller andre forhold til politiske organer. I og med at prosessen nylig er startet, har det heller ikke vært naturlig å gi en orientering. I.a. Forvaltningsrevisjon arnevern Administrasjonen har informert om at anbefalingene er implementert og vedtaket iverksatt. Vi konstaterer at det ikke ble gitt en orientering i kontrollutvalget som planlagt i juni, men at denne etter planen vil bli gitt i møtet i desember. Det er således vår vurdering at vedtaket er fulgt opp, men at politiske organer ikke er gitt orientering om arbeidet. Grønn Handlingsprogram 26 29, verbalvedtak Det er gitt orientering til HMP i tråd med vedtakets punkt om innføring av brukerundersøkelse etter avsluttet byggesak. Det er vår vurdering at vedtaket er fulgt opp. Det er videre vår vurdering at vedtakets punkt angående oversikt over tilbudet til demente er fulgt opp. HOOK ble orientert om rapporten innen tidsfristen som ble satt. Tilsvarende er kartleggingen av lærertetthet og undervisningstimer fulgt opp i tråd med vedtaket og lagt frem innen tidsfristen. Side 3 av 9 Grønn

53 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Forvaltningsrevisjon Problemstilling 2: I hvilken grad blir de politiske organer orientert om oppfølgingen av vedtakene, herunder orientering om avvik? Månedsrapporten inneholder, med fire unntak, de 7 styringsindikatorene som ble lagt frem i vedlegget til saken. Det er vår vurdering at administrasjonen har fulgt opp vedtaket om å utvide månedsrapporteringen med sentrale styringsindikatorer. Videre er politisk ledelse orientert løpende om oppfølgingen av dette vedtaket i form av månedlig presentasjon av månedsrapportene i formannskapet. osetting av flyktninger i 26 Vedtaket om bosetting av tolv mindreårige flyktninger i 26 er basert på en anmodning fra Di. Prosessen for bosetting starter med en anmodning til kommunen om bosetting. En kontroll med etterlevelse av vedtaket er således betinget av at kommunen får anmodning fra Di om bosetting. Det er positivt at kommunen har bosatt de to enslige mindreårige den har fått henvendelse om. Det er vår vurdering at temaet med fordel kunne vært nevnt i en politisk orientering selv om det ikke ville vært nødvendig med en egen sak. Det er positivt at temaet inngår i handlingsprogrammet, men dette har mer form av planlegging fremover, ikke oppfølging av politiske vedtak. Grønn Klage på dispensasjon om utnyttelse av rammetillatelse gnr /bnr 383 Vedtaket i saken ble fulgt opp med oversendelse av klage til Fylkesmannen i Oslo og Akershus 9. desember 25. Tiltakshaver ble i samme brev orientert om utsatt iverksetting av tiltaket. Det er vår vurdering at den videre behandlingen i hovedutvalget må anses å ha form av orientering til politisk ledelse. Grønn Plan for godt psykososialt miljø i Frognskolen - "Ingen ut av rekka går" Planen for et godt psykososialt miljø i Frognskolen ble sendt på høring til syv aktuelle aktører som alle har gitt høringssvar, enten på egenhånd eller med tilslutning til andres høringssvar. Grønn Analysen av hva som mangler ved den enkelte skole er ikke lagt frem for HOOK, men vi er opplyst om at saken er ferdig og skal presenteres for utvalget i november. Vi har derfor vurdert at vedtaket er fulgt opp og at hovedutvalget vil få en orientering i løpet av kort tid i tråd med vedtaket. Ny nasjonal rammeplan for kulturskolen Vedtaket om å gjøre den nasjonale rammeplanens del og 2 gjeldende for Frogn kommune er etter vår vurdering fulgt opp siden arbeidet med kommunens planer på området bygger på den nasjonale rammeplanen. Kulturrådet ferdigstilte del 3 av planen senere enn forutsatt, og Frogn kommune har derfor ikke hatt mulighet til å utarbeide detaljerte fagplaner og lokale læreplaner på tidspunktet for denne revisjonen. Det er etter det vi kjenner til ikke gitt orientering om fremdriften til politiske organer, men vi er kjent med at dette er under arbeid. Side 4 av 9 Grønn

54 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Forvaltningsrevisjon Vi er av den oppfatning at det ikke er nødvendig å rapportere eksplisitt på avvik fra oppfølging av politiske vedtak. Vår vurdering er at det ligger implisitt at avvik blir kommentert når det gis orienteringer om oppfølging av vedtak. Konklusjon Våre undersøkelser viser at politiske organer i all hovedsak blir orientert om oppfølging av politiske vedtak og at eventuelle avvik er omfattet av orienteringene. Det er vår vurdering at de undersøkte vedtakene er fulgt opp der dette er mulig. Kommunikasjon med innbyggerne Problemstilling 3: I hvilken grad blir oppfølging av politiske vedtak kommunisert med innbyggerne? Faktabeskrivelse Kommunen har ulike måter å informere innbyggerne om gjennomføringen av politiske vedtak. Vedtak rettet mot enkeltpersoner, eksempelvis byggesaksbehandling, kommuniseres til den enkelte. På kommunens nettsider publiseres jevnlig oppdaterte oversikter i excel-format over oppfølgingen av politiske vedtak i de fire politiske organene vi har sett nærmere på, i tillegg til administrasjonsutvalget4. Oversiktene kjøres som rapporter fra Public36 og viser møtedato, tittel, vedtaket, status, vedtakets gjeldende kategori og merknader med datostempling på hvilke aktiviteter som er gjennomført. Gjennom intervjuer har vi fått opplyst at dette skal gjøres i forbindelse med måneds- og tertialrapportering. Av nettsiden fremgår det at oppdatering skal skje ukene 33, 4, 45 og 5. Kommunen har innført en ordning der alle saker, med unntak av byggesaker, som kommer til politisk behandling, publiseres under «Spennende saker» som nyheter på kommunens nettsider. Publiseringen skal gjøres i forbindelse med hovedutsendelse til kommunestyre og utvalg, til sammen syv ganger i 26. Etter våre undersøkelser er det gjort slike publiseringer for mai, september og oktober i 26. Kommunen har informert om at det kan være møterunder der de ikke har hatt kapasitet til å legge ut informasjonen, men det presiseres at all informasjon vedrørende saker er tilgjengelig på nettsidene. Publiseringen består av sammendrag fra sakene, og kommunens kommunikasjonsrådgiver kvalitetssikrer sammendragene i tråd med «klart språk», et nasjonalt program for tydelig og klar kommunikasjon i kommunesektoren i regi av KS. Møter i politiske organer vises i sanntid via kommunens nettsider, og kan ses i opptak. Ved å se på møtene, eller deler av møtene, kan innbyggerne få informasjon om hvordan rådmannen følger opp ulike vedtak, og følge med på sakene som legges frem som oppfølging av tidligere vedtak. For 26 ligger samtlige kommunestyremøter tilgjengelig i arkivet. Kommunen opplyser om at praksisen med videooverføring er innført løpende for formannskapet (vår/sommer 26), HMP (april 26) og øvrige utvalg (juni 26). Siden innføringen er det lagt ut video av følgende antall møter (antall avholdte møter siden omtrentlig oppstartstidspunkt i parentes) for de ulike politiske organene: - 4 Formannskap: 2 (6) HOOK: 2 (4) HMP: 4 (4) Side 5 av 9

55 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Forvaltningsrevisjon Kommunen bruker Facebook aktivt som informasjons- og kommunikasjonskanal overfor sine innbyggere. Ved en enkel gjennomgang har vi funnet igjen status for flere politiske vedtak og fremdriften i disse, herunder folkehelseinitiativet KOLS-skole, Drøbaksbadet og Ullerud helsebygg. Revisjonskriterier Forvaltningen er til for å gi tjenester til innbyggerne innenfor et demokratisk styringssystem. Administrasjonen gjennomfører politiske beslutninger som vil ha betydning for innbyggerne. En viktig del av rådmannens internkontroll er derfor å legge til rette for at de politiske beslutningene blir gjort tilgjengelig på en dekkende måte. Revisjonskriteriet vil derfor være rådmannens generelle ansvar for å ha betryggende kontroll, jf. kommuneloven 23 (2). Det er vår vurdering at oppfølging av politiske vedtak blir kommunisert med innbyggerne gjennom ulike kanaler Problemstilling 3: I hvilken grad blir oppfølging av politiske vedtak kommunisert med innbyggerne? Det er vår vurdering at kommunens jevnlige publisering av status på nettsidene er en god måte å dele informasjon om hvordan det jobbes med oppfølging av politiske vedtak. Oversiktene gjør det mulig å sortere på politisk organ, tidspunkt eller søke på konkrete saker. Oversiktene på nettsidene oppfattes, med forbehold om den ovennevnte grove kategoriinndelingen, som oversiktlig og god. Grønn Videre er det vår vurdering at kommunen på en sammenfattet og god måte informerer om det som skal komme til politisk behandling, selv om vi ikke har klart å finne «spennende saker» eller tilsvarende titler på nettsidene for alle måneder. Dette er etter vår vurdering gode verktøy for å sikre informasjonsdeling til innbyggerne. Det er etter hvert blitt praksis flere og flere kommuner å videooverføre møter i politiske organer, og gi muligheten til å se møter i opptak. Også her har innbyggerne i Frogn kommune muligheten til å få informasjon om oppfølgingen av politiske vedtak, enten fra rådmannens orientering eller gjennom fremleggelse av saker som bygger på og følger opp tidligere vedtak. Selv om ikke alle møter virker å være tilgjengelige på video, er det vår vurdering at denne kanalen supplerer andre informasjonsmåter på en god måte. Kommunens Facebookside fremstår som informativ og levende, der det deles ulike typer informasjon, herunder innlegg om fremdriften ved store byggeprosjekter og informasjon om folkehelsetiltak. Facebook er, i motsetning til de øvrige informasjonskanalene nevnt ovenfor, mer kommunikativ i sin form i den forstand at innbyggerne har mulighet til å stille spørsmål og få svar fra kommunen. Samlet sett er det vår vurdering at det er positivt at kommunen deler informasjon om oppfølgingen av politiske vedtak gjennom ulike kanaler. Personer med interesse for politikken generelt, eller konkrete vedtak spesielt, kan på en enkel måte finne relevant informasjon. Vi mener det er positivt at kommunen oppdaterer denne informasjonen løpende, og hyppigere enn i tertialrapporter og årsmeldinger. Konklusjon Det er enkelt å få relevant og oppdatert generell informasjon om oppfølgingen av politiske vedtak samt saksspesifikk informasjon dersom det er ønske om det. Oppfølging av politiske vedtak blir i all hovedsak kommunisert til innbyggerne. Side 6 av 9

56 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Høringsuttalelse fra administrasjonen Høringsuttalelsen fra administrasjonen er gjengitt under. Side 7 av 9 Forvaltningsrevisjon

57 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Side 8 av 9 Forvaltningsrevisjon

58 Rapport Oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune Forvaltningsrevisjon Vedlegg : Oversikt over mottatt dokumentasjon Listen under viser dokumentasjonen vi har fått oversendt fra kommunen Saksoversikt fra følgende kommunestyresaker (kommunens arkivsaksnummer i parentes) o 4/5 ( og 6-82) o 68/5 (5-28) o 75/5 (5-2843) o 87/5 (5-472, 6-855, 6-93 og 6-935) o 29/5 (5-8) Saksoversikt fra følgende saker i hovedutvalg for miljø, plan og byggesaker (kommunens arkivsaksnummer i parentes) o HMP 97/5 (5-242) o HMP 98/5 (3-775) Saksoversikt fra følgende saker i hovedutvalg for oppvekst, omsorg og kultur (kommunens arkivsaksnummer i parentes) o 5/5 (5-2798) o 7/6 (6-27) Notat til politisk utvalg i sak 87/5 (arkivsaksnummer 5-472) Saksutskrift i sak 26/6 til hovedutvalg oppvekst, omsorg og kultur (arkivsaksnummer 6/82): Kartlegging av tidstyver i Frognskolen Rapport om demenstilbud i kommunen Saksutskrift lærertetthet og timer i skolen Månedsrapport per februar Månedsrapportering 26 Rapportering per februar 26 Samlet månedsrapportering per juli 26 I tillegg til dette kommer dokumenter som er tilgjengelig på kommunens nettsider og/eller andre offentlig tilgjengelige kilder. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, excel-lister over vedtaksoppfølging og dokumentasjon fra møter i de politiske organene. Vedlegg 2: Oversikt over kommunens politiske organer - Kommunestyret Formannskapet Hovedutvalget for miljø-, plan- og byggesaker Hovedutvalget for oppvekst, omsorg og kultur Administrasjonsutvalget Valgstyret Ungdommens kommunestyre Eldrerådet Rådet for personer med nedsatt funksjonsevne Kommunalt foreldreutvalg for grunnskolen Viltnemndas arbeidsutvalg Klageorgan I Klageorgan II Kontrollutvalget for omsetning av alkohol Ombudsutvalg Side 9 av 9

59 KONTROLLUTVALGET I FROGN Rådmannens redegjørelse - Prosjektering av omsorgsboliger i Saksbehandler: Lene H. Lilleheier ehandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 6/3-2 Møtedato Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse om forbrukte midler i prosjekt til orientering. Vedlegg: Redegjørelse fra rådmannen - prosjektering omsorgsboliger i.msg, Svar på henvendelsen angående forbrukte midler i prosjekt.docx, Prosjekt - Konsekvenser ved kommunestyrets vedtak av 3. mai docx, Kopi av Kopi av bilagsoversikt.xlsx, Redegjørelse fra rådmannen prosjektering omsorgsboliger i 5725.pdf SAKSUTREDNING: På initiativ fra utvalgets leder ba sekretariatet rådmannen redegjøre for hvordan og til hva det er brukt NOK 5,8 millioner til prosjektering av omsorgsboliger i. Rådmannens redegjørelse forelå i brev av I første del går rådmannen igjennom de politiske behandlingsrundene, fra ble etablert som et prosjekt etter kommunestyrets behandling og vedtak i 22 knyttet til kommunestyremeldingen om boligutvikling, til kommunestyrets vedtak om detaljregulering den og Kommunestyret vedtak den om ikke å gjennomføre prosjektet. Rådmannen skriver videre at det til sammen er brukt MNOK fra 22 til dags dato på prosjektet. I redegjørelsen fremgår hvordan midlene er fordelt på ulike leverandører, og at summen hovedsakelig skriver seg fra de to leverandørene som har levert arkitekttjenester, gjennomført reguleringsprosessen og prosjekteringsprosessen og ingeniørfag i prosjekteringsfasen. Vedlagt redegjørelsen følger et notat til formannskapet av.6.26 der konsekvensene av kommunestyrets vedtak om ikke å gjennomføre prosjektet blir belyst. Kostnadene ved den gjennomførte reguleringsprosessen og skisseprosjektfasen blir også redegjort for i dette notatet. Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 95, 43 Ås esøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

60 Sekretariatet mener at rådmannens redegjørelse gir et tilstrekkelig svar på utvalgets forespørsel. Ås, 29. november 26 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Vedlegg: ) Rådmannens svar på henvendelsen av a. Notat til formannskapet av.6.26 b. ilagsoversikt Side 2 av 2

61 Fra: Sendt: Til: Kopi: Emne: Vedlegg: jørn Nordvik 26. oktober 26 : Lene Lilleheier kerobertsen@gmail.com; Harald Karsten Hermansen; Randi Margrethe Tornås; jørn Edholm Redegjørelse fra rådmannen - prosjektering omsorgsboliger i Svar på henvendelsen angående forbrukte midler i prosjekt.docx; Prosjekt - Konsekvenser ved kommunestyrets vedtak av 3. mai docx; Kopi av Kopi av bilagsoversikt.xlsx; Redegjørelse fra rådmannen - prosjektering omsorgsboliger i 5725.pdf Viser til Deres henvendelse av 3. oktober 26. Vedlagt følger rådmannens redegjørelse. Med vennlig hilsen jørn Nordvik Prosjektkoordinator eiendomsutvikling og utbygging esøksadresse: Hestehagen 5 Drøbak Postadresse: Pb, 44 Drøbak Tlf Mob bjnor@frogn.kommune.no

62 Fra: Sendt: Til: Kopi: Emne: Lene Lilleheier 3. oktober 26 4:49 Postmottak fellespostkasse Harald Karsten Hermansen; Knut Erik Robertsen Redegjørelse fra rådmannen - prosjektering omsorgsboliger i Til: rådmannen, På initiativ fra kontrollutvalgets leder ber vi om en skriftlig redegjørelse til kontrollutvalget om «Hvordan og til hva kommunen har brukt NOK 5,8 mill til prosjektering av omsorgsboliger i?» Med vennlig hilsen Lene H. Lilleheier rådgiver Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS)

63 Frogn kommune Follo interkommunale kontrollutvalgssekreteriat FIKS Pb ÅS Deres ref. Vår ref. 5/ Saksbehandler jørn Nordvik Dato Svar på henvendelsen angående forbrukte midler i prosjekt Det vises til Deres henvendelse av 3. oktober 26 der det bes om en skriftlig redegjørelse til kontrollutvalget om hvordan og til hva kommunen har brukt sine midler til prosjekt. Prosjekt ble etablert som et prosjekt etter kommunestyrets behandling og vedtak knyttet til kommunestyremeldingen om boligutvikling høsten 22. Kommunestyremeldingen om boligutvikling av 22 beskriver prosjekt på følgende måte: Investeringsprosjekt nr : Eiendomsdata: Gnr./bnr.: Areal : Eier : Reg.status: Kommentar: 86/346 og 73/6 Ca. 2 da Frogn kommune Uregulert, men i kommuneplanens arealdel angitt som boligområde med YA 7 %, eksponerte åssider og og maksimal mønehøyde er 7,5 meter over gjennomsnittlig planert terreng. Eiendommen er vist med gul farge som er skravert på kartutsnittet. Adkomst fra Råkeløkkveien (kommunal vei). Er bebygd med rekkehus med til sammen 9 boenheter. oligene har tilstandsgrad 3 (RØD). Kort beskrivelse av prosjektet: Eksisterende kommunale boliger rives. Kommunen gjennomfører detaljplanlegging for å sikre en effektiv utnyttelse av arealet og med mål om å etablere ca 5 boenheter (avhengig av resultat fra planprosessen). Antikvarisk spesialområde vil gi føringer for en videreutvikling. Postadresse Postboks 44 Drøbak postmottak@frogn.kommune.no esøksadresse Rådhusveien DRØAK Telefon Telefaks Org.nr. ankgiro Side av 5

64 Utbyggingen gjennomføres med kommunen som byggherre. Prosjektet kan realiseres innen 22 dersom erstatningsboliger er på plass i 28 og detaljplan er godkjent samme år. Arbeidet med reguleringsplanen ble deretter igangsatt og lagt frem for behandling i hovedutvalget for miljø, plan og byggesaker for førstegangsbehandling.6.24 der følgende ble vedtatt. Hovedutvalget for miljø-, plan- og byggesaker slutter seg til vurdering og konklusjon i saksutredningen. Forslag til detaljregulering for 4, med tilhørende bestemmelser datert , sendes på høring og legges ut til offentlig ettersyn. Vedtaket er fattet i medhold av plan- og bygningsloven 2-. Etter offentlig ettersyn ble saken lagt frem til for annengangs behandling 7..4 der følgende ble vedtatt. Hovedutvalget for miljø-, plan- og byggesakers vedtak 7..24: Saken utsettes for befaring. Rådmannen legger frem et tilleggsnotat når saken settes opp til ny behandling. Frogn kommune- Enhet for eiendomsforvaltning - Prosjekt Vår ref.: 5/ Side 2 av 5

65 Rådmannen legger frem et tilleggsnotat og reguleringssaken blir deretter behandlet på nytt i HMP og deretter for kommunestyret der følgende vedtas: Kommunestyret slutter seg til vurdering og konklusjon i saksutredningen. Kommunestyret vedtar detaljregulering for 4, som vist på plankart datert med tilhørende bestemmelser datert , med følgende endring i reguleringsbestemmelsene: Tillatt maksimal høyde skal være kote 2,8. Vedtaket er fattet i medhold av plan- og bygningsloven 2-2. På grunnlag av kommunestyrets vedtak igangsetter rådmannen prosjektering med plan om realisering av prosjektet i samsvar med vedtatt reguleringsplan. yggeprosjektet blir deretter fremmet for politisk behandling i oktober 25 der følgende blir vedtatt i hovedutvalget for oppvekst, omsorg og kultur : Saken sendes tilbake til rådmannen som bes vurdere : - Kostnadsnivået kr. 7,- pr. m2 er høyt. - REEAM kan være kostnadsdrivende, er dette nødvendig? - Det er planlagt passivhus hvorfor er det da nødvendig at det skal borres etter jordvarme og at det skal være vannbåren varme? Rådmannen bes vurdere å bruke massivtre i prosjektet Prosjektet justeres slik at et hensiktsmessig antall av leilighetene får soverom med plass til dobbeltseng. Rådmannen iverksetter tiltak for å svare ut hovedutvalgets vedtak og legger frem byggeprosjektet til fornyet politisk behandling våren 26. Etter forutgående behandlinger i HOOK og formannskapet i april behandles saken i kommunestyret 2. mai 26 der følgende vedtas: Prosjektet gjennomføres ikke. Rådmannen fremmer deretter notat til formannskapet om konsekvenser ved kommunestyrets vedtak. Dette notatet blir drøftet i formannskapets møte 2. juni 26 og det vedtas at rådmannen fremmer ny sak til behandling i kommunestyret. Frogn kommune- Enhet for eiendomsforvaltning - Prosjekt Vår ref.: 5/ Side 3 av 5

66 yggeprosjektet blir deretter fremmet for kommunestyret etter forutgående behandling i formannskapet 9. september 26 og der følgende vedtas: a) Rådmannen gis fullmakt til å rehabilitere eksisterende boliger. b) Prosjektets kostnadsramme fastsettes til kr.,- + påløpte prosjektkostnader. c) eløpet tas av den bevilgning som er avsatt til boliger i økonomisk handlingsprogram » Prosjekt har gjennomgått en omfattende prosess med mange politiske behandlingsrunder. I følge bokførte bilag fra regnskapssystemet (vedlagt) er det til sammen brukt MNOK i perioden fra høsten 22 til dags dato. Vedlagt følger en oversikt over hvordan disse midlene er fordelt på ulike leverandører. Lev. Nr Leverandør T-2 Prosjekt AS FROGN KOMMUNEKASSE intern Molis AS AS FREDERIKSEN Sweco Grøner itre AS GEOMATIKK Norwegian Green uilding Counsil Svein Grøstad AS Spar-Esset Mat TT- TEKNIKK AS FOLLO PROSJEKT AS AKERSH. AMTSTIDENE AS LILLES.APRESSE eløp (Summene per leverandør, 5 37, summerer seg ikke til det samme som alle bilagene, 5 565, grunnet at en del bilag ikke har leverandør. For eksempel timer på arbeidskraft (prosjektledelsen) fra Frogn kommune - overført fra drift til investering.) De to største postene er fra leverandørene T-2 Prosjekt AS og AS Fredriksen. T-2 Prosjekt AS har ivaretatt arkitekt- og landskapsarkitektrollen i prosjektet og har gjennomført hele reguleringsprosessen og prosjekteringsprosessen på oppdrag fra Frogn kommune som tiltakshaver. AS Fredriksen har ivaretatt alle ingeniørfag i prosjekteringsfasen. Med hilsen Harald K Hermansen/Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent. Frogn kommune- Enhet for eiendomsforvaltning - Prosjekt Vår ref.: 5/ Side 4 av 5

67 Frogn kommune- Enhet for eiendomsforvaltning - Prosjekt Vår ref.: 5/ Side 5 av 5

68 Frogn kommune Kommunale utviklings- og utbyggingsprosjekter Notat Dato.6.26 Vår ref. Til Formannskapet Fra Saksbehandler Rådmannen jørn Nordvik 5/ Prosjekt - Konsekvenser ved kommunestyrets vedtak av 2. mai 26 Det vises til kommunestyrets vedtak av 3. mai 26. Prosjektet ble vedtatt ikke gjennomført. Hensikten med dette notatet er å belyse de konsekvenser vedtaket medfører med hensyn til videre tiltak på eiendommen med adresse 4. Som del av kommunestyremeldingen om boligutvikling av 22 ble boligene i 4 klassifisert i tilstandsgrad 3 som innebærer at boligene har omfattende feil, mangler og mye slitasje. Det er et betydelig behov for teknisk utbedring og det er avvik fra lover og forskrifter. Som del av kommunestyrets behandling av boligmeldingen ble det da lagt til grunn at man skulle regulere arealet rive eksisterende boliger og etablering av nye og mer tilpassede omsorgsboliger og slik at man oppnådde en høyre utnyttelse av tomten. Kostnadene ved den gjennomførte reguleringsprosessen og skisseprosjektfasen er bokført til 5 477,I følge regnskapsreglene for kommunen medfører dette at det bokførte beløpet i balansen reverseres med nedskrivning mot kapitalkonto. Skjer beslutning om nedskrivning samme regnskapsår som påløpt utgift er bokført og aktivert, skal disse sistnevnte transaksjonene gjennomføres, og nedskrivning deretter skje på vanlig måte i balansen. Det skal være en sammenheng mellom investeringsutgifter og aktivering, der vurdering av behov for nedskrivning er en separat aktivitet for å korrigere balanseverdier som ikke lenger er reelle. Nedskrivning av anleggsmidler som følge av forsiktighetsprinsippet har ikke tapselement i seg, og skal kun gjennomføres i balansen ved at anleggsmiddelet reduseres med motpost kapitalkonto. Kapitalkostnadene som følge av tidligere låneopptak knyttet til investeringen som ble avbrutt vil belastes de fremtidige driftsregnskaper. Postadresse Postboks 44 Drøbak postmottak@frogn.kommune.no esøksadresse Rådhusveien DRØAK Telefon Telefaks Org.nr. ankgiro Side av 3

69 Kommunestyrets vedtak innebærer også at de eksisterende boligene i må oppgraderes til dagens forskriftskrav dersom de fortsatt skal kunne brukes til kommunale utleieboliger. Kommunen kan også velge å selge hele tomten, men vil da miste ti kommunale utleieboliger. Follo Prosjekt er blitt engasjert til å gjennomføre en vurdering av tiltak og kostnader som er nødvendige for at boligene skal kunne møte dagens forskriftskrav. Hele rapporten til Follo Prosjekt fremgår av vedlegg. Kostnadene ved å rehabilitere de boligene vil beløpe seg til 7 MNOK inkludert mva og en usikkerhetsavsetning på 2%. ygget er fra 97 og det må ved rehabilitering påregnes skjulte feil og mangler knyttet til fukt, råte og branntekniske forhold i tillegg til at gjeldende forskrifter stiller vesentlig strengere krav enn det var når bygget ble oppført. Kostnadene ved å oppgradere veien inn til pumpehuset for å møte kravene til en tilstrekkelig beredsskap er beregnet til MNOK. Selve utbedringsarbeidet av veien inn til pumpehuset er beregnet til ca. 5 inkl mva men tiltaket innebærer også at boder må rives for at veien skal bli bredere og disse bodene må bygges på annet sted i tilknytning til eiendommene. Med unntak av kostnadene knyttet til veien inn til pumpehuset kan ikke kommunen forvente å få kompensert for betalt merverdiavgift og kan heller ikke motta ytterligere tilskudd fra Husbanken. Dette vil bli klassifisert som rehabilitering av eksisterende boliger og de vil fortsatt ikke møte kravet til kravet til universell utforming uten noen form for spesiell tilrettelegging. Dersom UU krav og kravet om spesiell tilrettelegging skal imøtekommes vil dette innebære ytterligere kostnader ved en rehabilitering. Dette er ikke kostnadsberegnet per i dag. Forbrukte midler som følge av avbrutt investering og dersom man skulle velge å rehabilitere eksisterende boliger vil dette bety en netto investeringskostnad for kommunen på 22 MNOK. Netto investeringskostnad for bygging av 6 omsorgsboliger slik det fremkommer av saksfremlegg til kommunestyrets behandling 2. mai jf rådmannens innstilling og vedlegg er 28 MNOK. Ved dette alternativet vil kommunen få seks flere boliger til en netto merkostnad på 6 MNOK. Ved dette alternativet vil samtlige boliger være særskilt tilrettelagt for eldre, boligene vil møte UU krav, det vil være mulig for hjemmebaserte tjenester å opprette base ved boligene ved behov, man vil oppnå en mer tilfredsstillende utomhus-situasjon og samtlige parkeringsplasser vil bli etablert i selve bygningskroppen. Dersom man skulle velge å se bort fra forbrukte midler som følge av avbrutt investering og kostnadene knyttet til utbedring av vei til pumpehus vil kostnaden for de seks ekstra boligene være 2 MNOK per boenhet. Det vil være utfordrende å kunne anskaffe disse seks boenhetene et annet sted i kommunen til den samme kostnaden. Frogn kommune Kommunale utviklings- og utbyggingsprosjekter Vår ref.: 5/ Side 2 av 3

70 På dette grunnlaget ber rådmannen om føringer for det videre arbeidet med boligene ved 4. Med hilsen Harald K Hermansen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Frogn kommune Kommunale utviklings- og utbyggingsprosjekter Vår ref.: 5/ Side 3 av 3

71 T A ilagsnr # ilagsdato Periode Konto Dim Dim Dim Dim3 (T) Dim4 Trekanttomten Dim4 (T) AV Tekst eløp Resk.nr Resk.nr (T) ilag omposteres 3 343fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 438fra funksjon 85 til funksjon ilag 656 omposteres 983fra funksjon 85 til funksjon ilag 654 omposteres 3 68fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 24fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 5 3fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 339fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 844fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 544fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 37 46fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 552fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 7 959fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres fra funksjon 85 til funksjon ilag 652- omposteres 8fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 5fra funksjon 85 til funksjon ilag 659- omposteres 663fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 263fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 28 49fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 7 959fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres fra funksjon 85 til funksjon ilag 6529 omposteres 4 5fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 7 3fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 844fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 544fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 755fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 6fra funksjon 85 til funksjon T-2 Prosjekt AS FROGN KOMMUNEKASSE intern Momskomp høy sats (utgift 9 7investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 9 7 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Molis AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 2 65investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 2 65 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 447 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 447investering) 3934 T-2 Prosjekt AS ilag 6543 omposteres 3 424fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 755fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 5 653fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 7 3fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 6fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 844fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 544fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 37 46fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 552fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 3 424fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 438fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 339fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 8fra funksjon 85 til funksjon ilag 656- omposteres 983fra funksjon 85 til funksjon ilag 654- omposteres 3 68fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 7 959fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 28 49fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 75fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 425fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 5 653fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 75fra funksjon 85 til funksjon ilag 6587 omposteres 38 73fra funksjon 85 til funksjon ilag 6574 omposteres 263fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 388fra funksjon 85 til funksjon Momskomp høy - sats (inntekt investering) 3934 T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN Sweco Grøner itre AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 3 6 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 3 6investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Lev. Nr Leverandør eløp T-2 Prosjekt AS 3 37 FROGN KOMMUNEKASSE intern Molis AS AS FREDERIKSEN Sweco Grøner itre AS GEOMATIKK 52 Norwegian Green uilding Counsil4 Svein Grøstad AS 9 7 Spar-Esset Mat 2 64 TT- TEKNIKK AS FOLLO PROSJEKT AS AKERSH. AMTSTIDENE AS LILLES.APRESSE 4 37

72 Arbeidstimer på prosjekt 22 7 overføres til investering Arbeidstimer på prosjekt overføres til investering Arbeidstimer på prosjekt overføres til investering Arbeidstimer på prosjekt 3 75 overføres til investering Arbeidstimer på prosjekt247 overføres til investering Sweco Grøner Sweco Grøner Diverse prosjekttimer Martin 27 Lundby overføres fra drift til investering Diverse prosjekttimer Martin 23 Lundby overføres fra drift til investering Diverse prosjekttimer Martin 3 Lundby overføres fra drift til investering Diverse prosjekttimer Martin 746 Lundby overføres fra drift til investering Diverse prosjekttimer Martin 9 Lundby overføres fra drift til investering ilag omposteres 8fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 6fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2fra funksjon 85 til funksjon ilag 656 omposteres 983fra funksjon 85 til funksjon ilag 654 omposteres 3 68fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 35 96fra funksjon 85 til funksjon Sweco Grøner Sweco Grøner AS FREDERIKSEN T-2 Prosjekt AS GEOMATIKK Sweco Grøner Molis AS Molis AS Molis AS AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN GEOMATIKK GEOMATIKK T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 28 3 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 23 6investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 29 4investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 23 6 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 29 4 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Prosjekttimer jørn Nordvik, 64 overf.fra drift til investering Prosjekttimer jørn Nordvik, 35 overf.fra drift til investering Prosjekttimer jørn Nordvik, 898 overf.fra drift til investering Prosjekttimer jørn Nordvik, 842 overf.fra drift til investering Prosjekttimer jørn Nordvik, 9 overf.fra drift til investering Avbrutt T-2 Prosjekt AS Avbrutt T-2 Prosjekt AS Avbrutt T-2 Prosjekt AS Norwegian Green uilding Counsil Momskomp høy sats (utgift 2 6investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 2 6 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS ilag reverseres, 6 99jf. ny inntektsføring. ilag reverseres, 9 7jf. ny inntektsføring. ilag omposteres 3 424fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 8fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 388fra funksjon 85 til funksjon Momskomp høy sats (utgift 6 7investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 6 7 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 7 3investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 7 3 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 24 8investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Premiefond ført - på funksjon Premiefond ført på funksjon Premiefond ført på funksjon 4 73 Premiefond ført - på funksjon Premiefond ført - på funksjon 4 73 ilag omposteres 2 425fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 388fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 5fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 438fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 24fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 388fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 339fra funksjon 85 til funksjon ilag 6566 omposteres 75fra funksjon 85 til funksjon

73 ilag omposteres 7 959fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 28 49fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 5 3fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 3 343fra funksjon 85 til funksjon AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN T-2 Prosjekt AS ilag 652 omposteres 8fra funksjon 85 til funksjon ilag 659 omposteres 663fra funksjon 85 til funksjon ilag 6574 omposteres 263fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 7 3fra funksjon 85 til funksjon ilag 6587 omposteres 38 73fra funksjon 85 til funksjon T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS timer på prosjekt overføres 9 474til investering timer på prosjekt overføres 56til investering timer på prosjekt overføres 68til investering timer på prosjekt overføres 977til investering timer på prosjekt overføres 4 446til investering Momskomp høy sats (utgift 8investering) 766 Molis AS Momskomp høy sats (utgift 7 959investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Molis AS T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 28 49investering)68 AS FREDERIKSEN Momskomp høy - sats (inntekt 8 investering) 766 Molis AS Momskomp høy - sats (inntekt investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt investering) 68 AS FREDERIKSEN Sweco Grøner Molis AS Sweco Grøner Sweco Grøner 2 68 AS FREDERIKSEN itre AS Norwegian Green uilding Counsil T-2 Prosjekt AS Sweco Grøner AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN ilag omposteres 2 425fra funksjon 85 til funksjon ilag 6566 omposteres 75fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 28 49fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 5 3fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 3 343fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 339fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 35 96fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 7 3fra funksjon 85 til funksjon Molis AS Molis AS Molis AS Norwegian Green uilding Counsil Norwegian Green uilding Counsil Sweco Grøner Mva.komp. omposteres 25 fra 43konto 728 til konto 729 Mva.komp. omposteres9 fra 2konto 728 til konto 729 Mva.komp. omposteres 25 fra 43konto 728 til konto 729 Mva.komp. omposteres 9 fra 2konto 728 til konto 729 Momskomp høy - sats (inntekt 8 84 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Willis, rådgivning - pensjon 57 Willis, rådgivning pensjon 57 Willis, rådgivning - pensjon Willis, rådgivning pensjon Sweco Grøner Sweco Grøner Momskomp høy - sats (inntekt investering) 68 AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN Molis AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN ilag omposteres 2fra funksjon 85 til funksjon

74 ilag omposteres fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 8fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 5 653fra funksjon 85 til funksjon ilag 6543 omposteres 3 424fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 24fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 755fra funksjon 85 til funksjon T-2 Prosjekt AS Sweco Grøner AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN itre AS Sweco Grøner itre AS Molis AS Molis AS Momskomp høy sats (utgift 28 3investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Avregning.pensjon.DN 37 Avregning.pensjon.DN 248 Avregn.DN.AGA.fordeles52 Avregn.DN.AGA.fordeles35 Willis.fordeles.23 9 Willis.fordeles T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 5 63investering) 3934 T-2 Prosjekt AS ilag omposteres 38 73fra funksjon 85 til funksjon AS FREDERIKSEN Molis AS Molis AS T-2 Prosjekt AS ilag omposteres 37 46fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 552fra funksjon 85 til funksjon Premiefond ført på funksjon T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 8 84investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 3 928investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Molis AS Molis AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Svein Grøstad AS Svein Grøstad AS T-2 Prosjekt AS Svein Grøstad AS ilag reverseres, 6 852jf. ny inntektsføring. ilag reverseres, 9 474jf. ny inntektsføring. ilag reverseres, 56jf. ny inntektsføring. ilag reverseres, 974jf. ny inntektsføring. ilag reverseres, 57 98jf. ny inntektsføring. ilag reverseres, 68jf. ny inntektsføring. ilag reverseres, 977jf. ny inntektsføring. ilag reverseres, 4 446jf. ny inntektsføring Sweco Grøner T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN Molis AS Molis AS Molis AS Molis AS AS FREDERIKSEN Sweco Grøner AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN itre AS itre AS itre AS itre AS itre AS AS FREDERIKSEN itre AS Momskomp høy - sats (inntekt 2 79 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 2 79investering) 3934 T-2 Prosjekt AS

75 Trekanttomten Trekanttomten AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN ilag 6698 (678) 2 58periodiseres fra 26, itre AS ilag periodiseres 2 58 til 25, itre AS Klp AGApensjon - fordeles5 Klp AGApensjon - fordeles Spar-Esset Mat AS FREDERIKSEN Sweco Grøner T-2 Prosjekt AS 8 68 AS FREDERIKSEN 8 68 AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN Sweco Grøner Sweco Grøner T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN TT- TEKNIKK AS TT- TEKNIKK AS Momskomp høy sats (utgift 4 339investering)68 AS FREDERIKSEN Molis AS Molis AS Molis AS ilag 652 omposteres 8fra funksjon 85 til funksjon ilag 659 omposteres 663fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 6fra funksjon 85 til funksjon T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 9 6investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 9 6 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 785investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 785 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Korrigering av all mva59 ført59 på art 429 og funksjon 85 Korrigering av all - mva59 ført59 på art 429 og funksjon T-2 Prosjekt AS Molis AS Molis AS Molis AS ilag omposteres 35 96fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 438fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 38 73fra funksjon 85 til funksjon ilag 656- omposteres 983fra funksjon 85 til funksjon ilag 654- omposteres 3 68fra funksjon 85 til funksjon Avregn.overføringsavt.DN Avregn.overføringsavt.DN7 Prosjekttimer Martin Lundby, 497 overf.fra drift til investering Prosjekttimer Martin Lundby, 6 overf.fra drift til investering Prosjekttimer Martin Lundby, 85 overf.fra drift til investering Prosjekttimer Martin Lundby, 82 overf.fra drift til investering Prosjekttimer Martin Lundby, 8 overf.fra drift til investering Momskomp høy - sats (inntekt 5 63 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 24 8 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Utgifter til planarbeid2 prosjekt 376 Mva.komp. omposteres fra 785konto 728 til konto AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN Molis AS itre AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS FOLLO PROSJEKT AS FOLLO PROSJEKT AS FOLLO PROSJEKT AS Momskomp høy sats (utgift 79investering) 574 AKERSH. AMTSTIDENE AS LILLES.APRESSE AKERSH. AMTSTIDENE AS LILLES.APRESSE itre AS itre AS Molis AS Momskomp høy sats (utgift 6investering) 766 Molis AS Momskomp høy - sats (inntekt 6 investering) 766 Molis AS Momskomp høy sats (utgift 25 43investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 9 2investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt investering) 3934 T-2 Prosjekt AS

76 Momskomp høy - sats (inntekt 9 2 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Willis, rådgivning pensjon 57 Klp pensjon fordeles 26 Klp pensjon fordeles 3 66 Willis, rådgivning pensjon T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN TT- TEKNIKK AS AS FREDERIKSEN Molis AS Molis AS AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN Sweco Grøner Sweco Grøner AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN itre AS itre AS Norwegian Green uilding Counsil Norwegian Green uilding Counsil T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Molis AS Molis AS itre AS itre AS FROGN KOMMUNEKASSE intern AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN ilag omposteres fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 5 653fra funksjon 85 til funksjon ilag 6529 omposteres 4 5fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 24fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 425fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 5 3fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 3 343fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 755fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 844fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 544fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 37 46fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 552fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 35 96fra funksjon 85 til funksjon ilag 652- omposteres 8fra funksjon 85 til funksjon ilag 659- omposteres 663fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 263fra funksjon 85 til funksjon AS FREDERIKSEN itre AS itre AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN itre AS AS FREDERIKSEN Molis AS Sweco Grøner Sweco Grøner Sweco Grøner T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN Avbrutt FROGN KOMMUNEKASSE intern Ompost fra mva kode til FROGN KOMMUNEKASSE intern Ompost fra mva kode til FROGN KOMMUNEKASSE intern Ompost fra mva - kode til FROGN KOMMUNEKASSE intern Momskomp høy - sats (inntekt 79 investering) 574 AKERSH. AMTSTIDENE AS LILLES.APRESSE itre AS AS FREDERIKSEN Mva.komp. omposteres fra 785konto 728 til konto 729

77 Momskomp høy - sats (inntekt investering) 3934 Momskomp høy sats (utgift 3 424investering) T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN Molis AS Molis AS Molis AS Sweco Grøner Sweco Grøner Molis AS Molis AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN FOLLO PROSJEKT AS FROGN KOMMUNEKASSE intern FROGN KOMMUNEKASSE intern FOLLO PROSJEKT AS FOLLO PROSJEKT AS

78 Frogn kommune Follo interkommunale kontrollutvalgssekreteriat FIKS Pb ÅS Deres ref. Vår ref. 5/ Saksbehandler jørn Nordvik Dato Svar på henvendelsen angående forbrukte midler i prosjekt Det vises til Deres henvendelse av 3. oktober 26 der det bes om en skriftlig redegjørelse til kontrollutvalget om hvordan og til hva kommunen har brukt sine midler til prosjekt. Prosjekt ble etablert som et prosjekt etter kommunestyrets behandling og vedtak knyttet til kommunestyremeldingen om boligutvikling høsten 22. Kommunestyremeldingen om boligutvikling av 22 beskriver prosjekt på følgende måte: Investeringsprosjekt nr : Eiendomsdata: Gnr./bnr.: Areal : Eier : Reg.status: Kommentar: 86/346 og 73/6 Ca. 2 da Frogn kommune Uregulert, men i kommuneplanens arealdel angitt som boligområde med YA 7 %, eksponerte åssider og og maksimal mønehøyde er 7,5 meter over gjennomsnittlig planert terreng. Eiendommen er vist med gul farge som er skravert på kartutsnittet. Adkomst fra Råkeløkkveien (kommunal vei). Er bebygd med rekkehus med til sammen 9 boenheter. oligene har tilstandsgrad 3 (RØD). Kort beskrivelse av prosjektet: Eksisterende kommunale boliger rives. Kommunen gjennomfører detaljplanlegging for å sikre en effektiv utnyttelse av arealet og med mål om å etablere ca 5 boenheter (avhengig av resultat fra planprosessen). Antikvarisk spesialområde vil gi føringer for en videreutvikling. Postadresse Postboks 44 Drøbak postmottak@frogn.kommune.no esøksadresse Rådhusveien DRØAK Telefon Telefaks Org.nr. ankgiro Side av 5

79 Utbyggingen gjennomføres med kommunen som byggherre. Prosjektet kan realiseres innen 22 dersom erstatningsboliger er på plass i 28 og detaljplan er godkjent samme år. Arbeidet med reguleringsplanen ble deretter igangsatt og lagt frem for behandling i hovedutvalget for miljø, plan og byggesaker for førstegangsbehandling.6.24 der følgende ble vedtatt. Hovedutvalget for miljø-, plan- og byggesaker slutter seg til vurdering og konklusjon i saksutredningen. Forslag til detaljregulering for 4, med tilhørende bestemmelser datert , sendes på høring og legges ut til offentlig ettersyn. Vedtaket er fattet i medhold av plan- og bygningsloven 2-. Etter offentlig ettersyn ble saken lagt frem til for annengangs behandling 7..4 der følgende ble vedtatt. Hovedutvalget for miljø-, plan- og byggesakers vedtak 7..24: Saken utsettes for befaring. Rådmannen legger frem et tilleggsnotat når saken settes opp til ny behandling. Frogn kommune- Enhet for eiendomsforvaltning - Prosjekt Vår ref.: 5/ Side 2 av 5

80 Rådmannen legger frem et tilleggsnotat og reguleringssaken blir deretter behandlet på nytt i HMP og deretter for kommunestyret der følgende vedtas: Kommunestyret slutter seg til vurdering og konklusjon i saksutredningen. Kommunestyret vedtar detaljregulering for 4, som vist på plankart datert med tilhørende bestemmelser datert , med følgende endring i reguleringsbestemmelsene: Tillatt maksimal høyde skal være kote 2,8. Vedtaket er fattet i medhold av plan- og bygningsloven 2-2. På grunnlag av kommunestyrets vedtak igangsetter rådmannen prosjektering med plan om realisering av prosjektet i samsvar med vedtatt reguleringsplan. yggeprosjektet blir deretter fremmet for politisk behandling i oktober 25 der følgende blir vedtatt i hovedutvalget for oppvekst, omsorg og kultur : Saken sendes tilbake til rådmannen som bes vurdere : - Kostnadsnivået kr. 7,- pr. m2 er høyt. - REEAM kan være kostnadsdrivende, er dette nødvendig? - Det er planlagt passivhus hvorfor er det da nødvendig at det skal borres etter jordvarme og at det skal være vannbåren varme? Rådmannen bes vurdere å bruke massivtre i prosjektet Prosjektet justeres slik at et hensiktsmessig antall av leilighetene får soverom med plass til dobbeltseng. Rådmannen iverksetter tiltak for å svare ut hovedutvalgets vedtak og legger frem byggeprosjektet til fornyet politisk behandling våren 26. Etter forutgående behandlinger i HOOK og formannskapet i april behandles saken i kommunestyret 2. mai 26 der følgende vedtas: Prosjektet gjennomføres ikke. Rådmannen fremmer deretter notat til formannskapet om konsekvenser ved kommunestyrets vedtak. Dette notatet blir drøftet i formannskapets møte 2. juni 26 og det vedtas at rådmannen fremmer ny sak til behandling i kommunestyret. Frogn kommune- Enhet for eiendomsforvaltning - Prosjekt Vår ref.: 5/ Side 3 av 5

81 yggeprosjektet blir deretter fremmet for kommunestyret etter forutgående behandling i formannskapet 9. september 26 og der følgende vedtas: a) Rådmannen gis fullmakt til å rehabilitere eksisterende boliger. b) Prosjektets kostnadsramme fastsettes til kr.,- + påløpte prosjektkostnader. c) eløpet tas av den bevilgning som er avsatt til boliger i økonomisk handlingsprogram » Prosjekt har gjennomgått en omfattende prosess med mange politiske behandlingsrunder. I følge bokførte bilag fra regnskapssystemet (vedlagt) er det til sammen brukt MNOK i perioden fra høsten 22 til dags dato. Vedlagt følger en oversikt over hvordan disse midlene er fordelt på ulike leverandører. Lev. Nr Leverandør T-2 Prosjekt AS FROGN KOMMUNEKASSE intern Molis AS AS FREDERIKSEN Sweco Grøner itre AS GEOMATIKK Norwegian Green uilding Counsil Svein Grøstad AS Spar-Esset Mat TT- TEKNIKK AS FOLLO PROSJEKT AS AKERSH. AMTSTIDENE AS LILLES.APRESSE eløp (Summene per leverandør, 5 37, summerer seg ikke til det samme som alle bilagene, 5 565, grunnet at en del bilag ikke har leverandør. For eksempel timer på arbeidskraft (prosjektledelsen) fra Frogn kommune - overført fra drift til investering.) De to største postene er fra leverandørene T-2 Prosjekt AS og AS Fredriksen. T-2 Prosjekt AS har ivaretatt arkitekt- og landskapsarkitektrollen i prosjektet og har gjennomført hele reguleringsprosessen og prosjekteringsprosessen på oppdrag fra Frogn kommune som tiltakshaver. AS Fredriksen har ivaretatt alle ingeniørfag i prosjekteringsfasen. Med hilsen Harald K Hermansen/Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent. Frogn kommune- Enhet for eiendomsforvaltning - Prosjekt Vår ref.: 5/ Side 4 av 5

82 Frogn kommune- Enhet for eiendomsforvaltning - Prosjekt Vår ref.: 5/ Side 5 av 5

83 Frogn kommune Kommunale utviklings- og utbyggingsprosjekter Notat Dato.6.26 Vår ref. Til Formannskapet Fra Saksbehandler Rådmannen jørn Nordvik 5/ Prosjekt - Konsekvenser ved kommunestyrets vedtak av 2. mai 26 Det vises til kommunestyrets vedtak av 3. mai 26. Prosjektet ble vedtatt ikke gjennomført. Hensikten med dette notatet er å belyse de konsekvenser vedtaket medfører med hensyn til videre tiltak på eiendommen med adresse 4. Som del av kommunestyremeldingen om boligutvikling av 22 ble boligene i 4 klassifisert i tilstandsgrad 3 som innebærer at boligene har omfattende feil, mangler og mye slitasje. Det er et betydelig behov for teknisk utbedring og det er avvik fra lover og forskrifter. Som del av kommunestyrets behandling av boligmeldingen ble det da lagt til grunn at man skulle regulere arealet rive eksisterende boliger og etablering av nye og mer tilpassede omsorgsboliger og slik at man oppnådde en høyre utnyttelse av tomten. Kostnadene ved den gjennomførte reguleringsprosessen og skisseprosjektfasen er bokført til 5 477,I følge regnskapsreglene for kommunen medfører dette at det bokførte beløpet i balansen reverseres med nedskrivning mot kapitalkonto. Skjer beslutning om nedskrivning samme regnskapsår som påløpt utgift er bokført og aktivert, skal disse sistnevnte transaksjonene gjennomføres, og nedskrivning deretter skje på vanlig måte i balansen. Det skal være en sammenheng mellom investeringsutgifter og aktivering, der vurdering av behov for nedskrivning er en separat aktivitet for å korrigere balanseverdier som ikke lenger er reelle. Nedskrivning av anleggsmidler som følge av forsiktighetsprinsippet har ikke tapselement i seg, og skal kun gjennomføres i balansen ved at anleggsmiddelet reduseres med motpost kapitalkonto. Kapitalkostnadene som følge av tidligere låneopptak knyttet til investeringen som ble avbrutt vil belastes de fremtidige driftsregnskaper. Postadresse Postboks 44 Drøbak postmottak@frogn.kommune.no esøksadresse Rådhusveien DRØAK Telefon Telefaks Org.nr. ankgiro Side av 3

84 Kommunestyrets vedtak innebærer også at de eksisterende boligene i må oppgraderes til dagens forskriftskrav dersom de fortsatt skal kunne brukes til kommunale utleieboliger. Kommunen kan også velge å selge hele tomten, men vil da miste ti kommunale utleieboliger. Follo Prosjekt er blitt engasjert til å gjennomføre en vurdering av tiltak og kostnader som er nødvendige for at boligene skal kunne møte dagens forskriftskrav. Hele rapporten til Follo Prosjekt fremgår av vedlegg. Kostnadene ved å rehabilitere de boligene vil beløpe seg til 7 MNOK inkludert mva og en usikkerhetsavsetning på 2%. ygget er fra 97 og det må ved rehabilitering påregnes skjulte feil og mangler knyttet til fukt, råte og branntekniske forhold i tillegg til at gjeldende forskrifter stiller vesentlig strengere krav enn det var når bygget ble oppført. Kostnadene ved å oppgradere veien inn til pumpehuset for å møte kravene til en tilstrekkelig beredsskap er beregnet til MNOK. Selve utbedringsarbeidet av veien inn til pumpehuset er beregnet til ca. 5 inkl mva men tiltaket innebærer også at boder må rives for at veien skal bli bredere og disse bodene må bygges på annet sted i tilknytning til eiendommene. Med unntak av kostnadene knyttet til veien inn til pumpehuset kan ikke kommunen forvente å få kompensert for betalt merverdiavgift og kan heller ikke motta ytterligere tilskudd fra Husbanken. Dette vil bli klassifisert som rehabilitering av eksisterende boliger og de vil fortsatt ikke møte kravet til kravet til universell utforming uten noen form for spesiell tilrettelegging. Dersom UU krav og kravet om spesiell tilrettelegging skal imøtekommes vil dette innebære ytterligere kostnader ved en rehabilitering. Dette er ikke kostnadsberegnet per i dag. Forbrukte midler som følge av avbrutt investering og dersom man skulle velge å rehabilitere eksisterende boliger vil dette bety en netto investeringskostnad for kommunen på 22 MNOK. Netto investeringskostnad for bygging av 6 omsorgsboliger slik det fremkommer av saksfremlegg til kommunestyrets behandling 2. mai jf rådmannens innstilling og vedlegg er 28 MNOK. Ved dette alternativet vil kommunen få seks flere boliger til en netto merkostnad på 6 MNOK. Ved dette alternativet vil samtlige boliger være særskilt tilrettelagt for eldre, boligene vil møte UU krav, det vil være mulig for hjemmebaserte tjenester å opprette base ved boligene ved behov, man vil oppnå en mer tilfredsstillende utomhus-situasjon og samtlige parkeringsplasser vil bli etablert i selve bygningskroppen. Dersom man skulle velge å se bort fra forbrukte midler som følge av avbrutt investering og kostnadene knyttet til utbedring av vei til pumpehus vil kostnaden for de seks ekstra boligene være 2 MNOK per boenhet. Det vil være utfordrende å kunne anskaffe disse seks boenhetene et annet sted i kommunen til den samme kostnaden. Frogn kommune Kommunale utviklings- og utbyggingsprosjekter Vår ref.: 5/ Side 2 av 3

85 På dette grunnlaget ber rådmannen om føringer for det videre arbeidet med boligene ved 4. Med hilsen Harald K Hermansen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Frogn kommune Kommunale utviklings- og utbyggingsprosjekter Vår ref.: 5/ Side 3 av 3

86 T A ilagsnr # ilagsdato Periode Konto Dim Dim Dim Dim3 (T) Dim4 Trekanttomten Dim4 (T) AV Tekst eløp Resk.nr Resk.nr (T) ilag omposteres 3 343fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 438fra funksjon 85 til funksjon ilag 656 omposteres 983fra funksjon 85 til funksjon ilag 654 omposteres 3 68fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 24fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 5 3fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 339fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 844fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 544fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 37 46fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 552fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 7 959fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres fra funksjon 85 til funksjon ilag 652- omposteres 8fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 5fra funksjon 85 til funksjon ilag 659- omposteres 663fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 263fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 28 49fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 7 959fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres fra funksjon 85 til funksjon ilag 6529 omposteres 4 5fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 7 3fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 844fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 544fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 755fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 6fra funksjon 85 til funksjon T-2 Prosjekt AS FROGN KOMMUNEKASSE intern Momskomp høy sats (utgift 9 7investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 9 7 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Molis AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 2 65investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 2 65 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 447 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 447investering) 3934 T-2 Prosjekt AS ilag 6543 omposteres 3 424fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 755fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 5 653fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 7 3fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 6fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 844fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 544fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 37 46fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 552fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 3 424fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 438fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 339fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 8fra funksjon 85 til funksjon ilag 656- omposteres 983fra funksjon 85 til funksjon ilag 654- omposteres 3 68fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 7 959fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 28 49fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 75fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 425fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 5 653fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 75fra funksjon 85 til funksjon ilag 6587 omposteres 38 73fra funksjon 85 til funksjon ilag 6574 omposteres 263fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 388fra funksjon 85 til funksjon Momskomp høy - sats (inntekt investering) 3934 T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN Sweco Grøner itre AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 3 6 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 3 6investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Lev. Nr Leverandør eløp T-2 Prosjekt AS 3 37 FROGN KOMMUNEKASSE intern Molis AS AS FREDERIKSEN Sweco Grøner itre AS GEOMATIKK 52 Norwegian Green uilding Counsil4 Svein Grøstad AS 9 7 Spar-Esset Mat 2 64 TT- TEKNIKK AS FOLLO PROSJEKT AS AKERSH. AMTSTIDENE AS LILLES.APRESSE 4 37

87 Arbeidstimer på prosjekt 22 7 overføres til investering Arbeidstimer på prosjekt overføres til investering Arbeidstimer på prosjekt overføres til investering Arbeidstimer på prosjekt 3 75 overføres til investering Arbeidstimer på prosjekt247 overføres til investering Sweco Grøner Sweco Grøner Diverse prosjekttimer Martin 27 Lundby overføres fra drift til investering Diverse prosjekttimer Martin 23 Lundby overføres fra drift til investering Diverse prosjekttimer Martin 3 Lundby overføres fra drift til investering Diverse prosjekttimer Martin 746 Lundby overføres fra drift til investering Diverse prosjekttimer Martin 9 Lundby overføres fra drift til investering ilag omposteres 8fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 6fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2fra funksjon 85 til funksjon ilag 656 omposteres 983fra funksjon 85 til funksjon ilag 654 omposteres 3 68fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 35 96fra funksjon 85 til funksjon Sweco Grøner Sweco Grøner AS FREDERIKSEN T-2 Prosjekt AS GEOMATIKK Sweco Grøner Molis AS Molis AS Molis AS AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN GEOMATIKK GEOMATIKK T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 28 3 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 23 6investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 29 4investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 23 6 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 29 4 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Prosjekttimer jørn Nordvik, 64 overf.fra drift til investering Prosjekttimer jørn Nordvik, 35 overf.fra drift til investering Prosjekttimer jørn Nordvik, 898 overf.fra drift til investering Prosjekttimer jørn Nordvik, 842 overf.fra drift til investering Prosjekttimer jørn Nordvik, 9 overf.fra drift til investering Avbrutt T-2 Prosjekt AS Avbrutt T-2 Prosjekt AS Avbrutt T-2 Prosjekt AS Norwegian Green uilding Counsil Momskomp høy sats (utgift 2 6investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 2 6 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS ilag reverseres, 6 99jf. ny inntektsføring. ilag reverseres, 9 7jf. ny inntektsføring. ilag omposteres 3 424fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 8fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 388fra funksjon 85 til funksjon Momskomp høy sats (utgift 6 7investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 6 7 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 7 3investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 7 3 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 24 8investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Premiefond ført - på funksjon Premiefond ført på funksjon Premiefond ført på funksjon 4 73 Premiefond ført - på funksjon Premiefond ført - på funksjon 4 73 ilag omposteres 2 425fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 388fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 5fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 438fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 24fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 388fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 339fra funksjon 85 til funksjon ilag 6566 omposteres 75fra funksjon 85 til funksjon

88 ilag omposteres 7 959fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 28 49fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 5 3fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 3 343fra funksjon 85 til funksjon AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN T-2 Prosjekt AS ilag 652 omposteres 8fra funksjon 85 til funksjon ilag 659 omposteres 663fra funksjon 85 til funksjon ilag 6574 omposteres 263fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 7 3fra funksjon 85 til funksjon ilag 6587 omposteres 38 73fra funksjon 85 til funksjon T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS timer på prosjekt overføres 9 474til investering timer på prosjekt overføres 56til investering timer på prosjekt overføres 68til investering timer på prosjekt overføres 977til investering timer på prosjekt overføres 4 446til investering Momskomp høy sats (utgift 8investering) 766 Molis AS Momskomp høy sats (utgift 7 959investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Molis AS T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 28 49investering)68 AS FREDERIKSEN Momskomp høy - sats (inntekt 8 investering) 766 Molis AS Momskomp høy - sats (inntekt investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt investering) 68 AS FREDERIKSEN Sweco Grøner Molis AS Sweco Grøner Sweco Grøner 2 68 AS FREDERIKSEN itre AS Norwegian Green uilding Counsil T-2 Prosjekt AS Sweco Grøner AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN ilag omposteres 2 425fra funksjon 85 til funksjon ilag 6566 omposteres 75fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 28 49fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 5 3fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 3 343fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 339fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 35 96fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 7 3fra funksjon 85 til funksjon Molis AS Molis AS Molis AS Norwegian Green uilding Counsil Norwegian Green uilding Counsil Sweco Grøner Mva.komp. omposteres 25 fra 43konto 728 til konto 729 Mva.komp. omposteres9 fra 2konto 728 til konto 729 Mva.komp. omposteres 25 fra 43konto 728 til konto 729 Mva.komp. omposteres 9 fra 2konto 728 til konto 729 Momskomp høy - sats (inntekt 8 84 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Willis, rådgivning - pensjon 57 Willis, rådgivning pensjon 57 Willis, rådgivning - pensjon Willis, rådgivning pensjon Sweco Grøner Sweco Grøner Momskomp høy - sats (inntekt investering) 68 AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN Molis AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN ilag omposteres 2fra funksjon 85 til funksjon

89 ilag omposteres fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 8fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 5 653fra funksjon 85 til funksjon ilag 6543 omposteres 3 424fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 24fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 755fra funksjon 85 til funksjon T-2 Prosjekt AS Sweco Grøner AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN itre AS Sweco Grøner itre AS Molis AS Molis AS Momskomp høy sats (utgift 28 3investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Avregning.pensjon.DN 37 Avregning.pensjon.DN 248 Avregn.DN.AGA.fordeles52 Avregn.DN.AGA.fordeles35 Willis.fordeles.23 9 Willis.fordeles T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 5 63investering) 3934 T-2 Prosjekt AS ilag omposteres 38 73fra funksjon 85 til funksjon AS FREDERIKSEN Molis AS Molis AS T-2 Prosjekt AS ilag omposteres 37 46fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 552fra funksjon 85 til funksjon Premiefond ført på funksjon T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 8 84investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 3 928investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Molis AS Molis AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Svein Grøstad AS Svein Grøstad AS T-2 Prosjekt AS Svein Grøstad AS ilag reverseres, 6 852jf. ny inntektsføring. ilag reverseres, 9 474jf. ny inntektsføring. ilag reverseres, 56jf. ny inntektsføring. ilag reverseres, 974jf. ny inntektsføring. ilag reverseres, 57 98jf. ny inntektsføring. ilag reverseres, 68jf. ny inntektsføring. ilag reverseres, 977jf. ny inntektsføring. ilag reverseres, 4 446jf. ny inntektsføring Sweco Grøner T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN Molis AS Molis AS Molis AS Molis AS AS FREDERIKSEN Sweco Grøner AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN itre AS itre AS itre AS itre AS itre AS AS FREDERIKSEN itre AS Momskomp høy - sats (inntekt 2 79 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 2 79investering) 3934 T-2 Prosjekt AS

90 Trekanttomten Trekanttomten AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN ilag 6698 (678) 2 58periodiseres fra 26, itre AS ilag periodiseres 2 58 til 25, itre AS Klp AGApensjon - fordeles5 Klp AGApensjon - fordeles Spar-Esset Mat AS FREDERIKSEN Sweco Grøner T-2 Prosjekt AS 8 68 AS FREDERIKSEN 8 68 AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN Sweco Grøner Sweco Grøner T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN TT- TEKNIKK AS TT- TEKNIKK AS Momskomp høy sats (utgift 4 339investering)68 AS FREDERIKSEN Molis AS Molis AS Molis AS ilag 652 omposteres 8fra funksjon 85 til funksjon ilag 659 omposteres 663fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 6fra funksjon 85 til funksjon T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 9 6investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 9 6 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 785investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 785 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Korrigering av all mva 59 ført 59 på art 429 og funksjon 85 Korrigering av all - mva 59 ført 59 på art 429 og funksjon T-2 Prosjekt AS Molis AS Molis AS Molis AS ilag omposteres 35 96fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 438fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 38 73fra funksjon 85 til funksjon ilag 656- omposteres 983fra funksjon 85 til funksjon ilag 654- omposteres 3 68fra funksjon 85 til funksjon Avregn.overføringsavt.DN Avregn.overføringsavt.DN7 Prosjekttimer Martin Lundby, 497 overf.fra drift til investering Prosjekttimer Martin Lundby, 6 overf.fra drift til investering Prosjekttimer Martin Lundby, 85 overf.fra drift til investering Prosjekttimer Martin Lundby, 82 overf.fra drift til investering Prosjekttimer Martin Lundby, 8 overf.fra drift til investering Momskomp høy - sats (inntekt 5 63 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt 24 8 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Utgifter til planarbeid2 prosjekt 376 Mva.komp. omposteres fra 785konto 728 til konto AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN Molis AS itre AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS FOLLO PROSJEKT AS FOLLO PROSJEKT AS FOLLO PROSJEKT AS Momskomp høy sats (utgift 79investering) 574 AKERSH. AMTSTIDENE AS LILLES.APRESSE AKERSH. AMTSTIDENE AS LILLES.APRESSE itre AS itre AS Molis AS Momskomp høy sats (utgift 6investering) 766 Molis AS Momskomp høy - sats (inntekt 6 investering) 766 Molis AS Momskomp høy sats (utgift 25 43investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy sats (utgift 9 2investering) 3934 T-2 Prosjekt AS Momskomp høy - sats (inntekt investering) 3934 T-2 Prosjekt AS

91 Momskomp høy - sats (inntekt 9 2 investering) 3934 T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Willis, rådgivning pensjon 57 Klp pensjon fordeles 26 Klp pensjon fordeles 3 66 Willis, rådgivning pensjon T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN TT- TEKNIKK AS AS FREDERIKSEN Molis AS Molis AS AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN Sweco Grøner Sweco Grøner AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN itre AS itre AS Norwegian Green uilding Counsil Norwegian Green uilding Counsil T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS Molis AS Molis AS itre AS itre AS FROGN KOMMUNEKASSE intern AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN ilag omposteres fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 5 653fra funksjon 85 til funksjon ilag 6529 omposteres 4 5fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 24fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 425fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 5 3fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 3 343fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 755fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 2 844fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 544fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 37 46fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 4 552fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 35 96fra funksjon 85 til funksjon ilag 652- omposteres 8fra funksjon 85 til funksjon ilag 659- omposteres 663fra funksjon 85 til funksjon ilag omposteres 263fra funksjon 85 til funksjon AS FREDERIKSEN itre AS itre AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN itre AS AS FREDERIKSEN Molis AS Sweco Grøner Sweco Grøner Sweco Grøner T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN Avbrutt FROGN KOMMUNEKASSE intern Ompost fra mva kode til FROGN KOMMUNEKASSE intern Ompost fra mva kode til FROGN KOMMUNEKASSE intern Ompost fra mva - kode til FROGN KOMMUNEKASSE intern Momskomp høy - sats (inntekt 79 investering) 574 AKERSH. AMTSTIDENE AS LILLES.APRESSE itre AS AS FREDERIKSEN Mva.komp. omposteres fra 785konto 728 til konto 729

92 Momskomp høy - sats (inntekt investering) 3934 Momskomp høy sats (utgift 3 424investering) T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN Molis AS Molis AS Molis AS Sweco Grøner Sweco Grøner Molis AS Molis AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS T-2 Prosjekt AS AS FREDERIKSEN AS FREDERIKSEN FOLLO PROSJEKT AS FROGN KOMMUNEKASSE intern FROGN KOMMUNEKASSE intern FOLLO PROSJEKT AS FOLLO PROSJEKT AS

93 Fra: Sendt: Til: Kopi: Emne: Lene Lilleheier 3. oktober 26 4:49 Postmottak fellespostkasse Harald Karsten Hermansen; Knut Erik Robertsen Redegjørelse fra rådmannen - prosjektering omsorgsboliger i Til: rådmannen, På initiativ fra kontrollutvalgets leder ber vi om en skriftlig redegjørelse til kontrollutvalget om «Hvordan og til hva kommunen har brukt NOK 5,8 mill til prosjektering av omsorgsboliger i?» Med vennlig hilsen Lene H. Lilleheier rådgiver Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS)

94 KONTROLLUTVALGET I FROGN Rådmannens oppfølging - forvaltningsrevisjonsrapport om beredskap Saksbehandler: Lene H. Lilleheier ehandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 5/3-2 Møtedato Sekretariatets innstilling: Saken om rådmannens oppfølging av anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten om kommunens beredskap oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rådmannens brev av 9..6 vedrørende oppfølgingen av anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten om beredskap til orientering. Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Vedlegg: Oppfølging av vedtak.pdf SAKSUTREDNING: Kommunestyret behandlet i sitt møte den forvaltningsrevisjonsrapporten om kommunens beredskap og vedtok at rådmannen skulle følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks måneder. Kontrollutvalget behandlet 9.5.6, jf sak 6/6, rådmannens første tilbakemelding om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om beredskap. I saksutredningen pekte sekretæren på at tilbakemeldingen var noe uklar i forhold til å beskrive oppfølgingen av hver anbefaling. Kontrollutvalget vedtok å be rådmannen gi en endelig tilbakemelding om oppfølgingen innen utgangen av 26. Rådmannens nye tilbakemelding forelå i brev av Rådmannen gir nå en beskrivelse av hvordan hver enkelt anbefaling er fulgt opp og gjennomført. Sekretariatet finner at rådmannen har fulgt opp anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten om beredskap. Ås, 29. november 26 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 95, 43 Ås esøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

95 Vedlegg: Rådmannens brev av 9..6 vedr. Oppfølging av vedtak fra kontrollutvalget, revisjonsrapport om beredskap Side 2 av 2

96

97

98

99

100 KONTROLLUTVALGET I FROGN Rådmannens tilbakemelding - oppfølging rapport om Samhandlingsreformen Saksbehandler: Lene H. Lilleheier ehandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 5/8-9 Møtedato Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget sender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rådmannens tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten om Samhandlingsreformen til orientering. Vedlegg: Saksutskrift sak 27_5 - Oppfølging samhandlinsgreformen.docx, Rådmannens første tilbakemelding - oppfølging av anbefalingene i rapporten om Samhandlingsreformen SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget behandlet i sitt møte den i sak 27/5 rådmannens første tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten om Samhandlingsreformen. Denne ble ikke oversendt kommunestyret da det ifølge vedtaket skulle gis to tilbakemeldinger om oppfølgingen. Saken fra 25 med rådmannens svar ligger vedlagt som grunnlag for behandling av denne saken. Rådmannen skriver i vedlagte tilbakemelding i brev av at distriktsrevisjonens forbedringskrav er under kontroll og satt i system. Videre skriver han at andre tilbakemelding ble gitt per e-post i november 25, på spørsmål fra sekretariatet om rådmannen hadde tilføyelser til sin første rapportering. Sekretariatet kan ikke se å ha mottatt denne, og har bedt om en kopi. Sekretariatet mener at rådmannen allerede i sin første tilbakemelding viste til at oppfølgingen av samtlige anbefalingspunkter var fulgt opp/ i ferd med å følges opp. Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 95, 43 Ås esøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

101 Sekretariatet mener rådmannen har gitt tilstrekkelig tilbakemelding og anbefaler at saken oversendes kommunestyret for endelig vedtak og lukking av saken. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget for fremtiden som hovedregel innstiller om å gi rådmannen 2 måneders frist på sine tilbakemeldinger om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter, og at det kun bes om én tilbakemelding. Ås, 29. november 26 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Vedlegg: ) Rådmannens svar på oppfølgingen av anbefalingene i rapporten om Samhanldingsreformen datert ) KU sak 27/5 Rådmannens første tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalingene. Side 2 av 2

102 Frogn kommune Enhet for personal, organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb ÅS Deres ref. Vår ref. 4/228-8 Saksbehandler Aud Palm Dato Rådmannens oppfølging av anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten om samhandlingsreformen tilbakemelding nr. 3 til kontrollutvalget Follo distriktsrevisjon utførte på oppdrag fra kontrollutvalget, en vurdering av hvordan kommunen fulgte opp samhandlingsformen. Revisjonen hadde fokus på temaene: efolkningsutvikling Utskrivningsklare pasienter Virkning for pasientene og forebygging Kommunestyret behandlet rapporten 22. september 24: KS-3/4 Distriktsrevisjonens beskrev følgende forbedringsområder: Folkehelseutfordringene bør komme tydeligere frem i kommunens planstrategi som retningsgivende for annen planlegging Kommunens strategier for å møte endingene i befolkningsutviklingen bør utvikles slik at tiltakene fremkommer noe tydeligere Frogn kommune bør tilstrebe at avviksregistreringen praktiseres likt mellom sykehus og kommune Kommunen bør ha analyser som underbygger på hvilken måte pasienter er sykere enn før og som viser konsekvensene av dette for kompetanseplanlegging Frogn kommune bø ha oversikt og oppfølging av reinnleggelser og hvordan utviklingen er for reinnleggelser Relevant planarbeid bør revideres i tråd med reformens føringer. Kommunestyret vedtok at rapportens anbefalinger skulle følges opp av kontrollutvalget etter 6 og 2 måneder. Postadresse Postboks 44 Drøbak postmottak@frogn.kommune.no esøksadresse Rådhusveien DRØAK Telefon Telefaks Org.nr. ankgiro Side av 3

103 Rådmannens første rapportering forelå i brev av , sak 4/ Rapporten var omfattende på alle punkter, og den beskrev de prosesser og prosjekter Frogn kommune har iverksatt både i kommunen, og i samarbeid med Ahus og alle andre 2 tilhørende kommuner. Den ble behandlet av KU i sak 27/5 den som fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens første tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten «Samhandlingsreformen» til orientering. Andre rapportering ble sendt per epost november 25, på forespørsel om administrasjonen hadde tilføyelser ut over første rapportering. Det er nå gått en tid siden revisjonen og Frogn kommune har jobbet kontinuerlig med forbedringer. Det er jobbet med planer, strategier og tiltak på alle områder, og det er utviklet avvikssystem mellom kommuner sykehus som er under innføring. Frogn har utviklet indikatorer som sier noe om behov og variasjoner knyttet til helsehjelp, og det er omfattende statistikker og informasjon som deles mellom kommuner og sykehus. Alle avtaler er nå under revisjon, og det er etablerte fagforumer knyttet til hver og en avtalene for å følge opp at avtalene brukes etter formål og hensikt. Slik administrasjonen ser det er alle distriktsrevisjonens forbedringskrav under kontroll og satt i system. Det foreslås at saken lukkes. Med hilsen Harald K. Hermansen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent. Frogn kommune- Enhet for personal, organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Vår ref.: 4/228-8 Side 2 av 3

104 Mottaker: Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 95 Frogn kommune- Enhet for personal, organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Vår ref.: 4/ ÅS Side 3 av 3

105 KONTROLLUTVLAGET I FROGN Saksutskrift Rådmannens tilbakemelding - oppfølging av rapport om Samhandlingsreformen Arkivsak-dok. Saksbehandler 5/8-4 Lene H. Lilleheier Saksgang Frogn kontrollutvalg Møtedato Saknr 27/5 Frogn kontrollutvalgs behandling : Kommunalsjef Fjeld presenterte tilbakemeldingen og svarte deretter på spørsmål fra utvalget. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Frogn kontrollutvalgs vedtak : Kontrollutvalget tar rådmannens første tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalingene i forvaltningsrapporten «Samhandlingsreformen» til orientering. Saksutskriften bekreftes Ås, 29.november 26 Lene H. Lilleheier Rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 95, 43 Ås esøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

106 Saksfremlegg Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar rådmannens første tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalingene i forvaltningsrapporten «Samhandlingsreformen» til orientering. Vedlegg: 4_228-6Rapportering på distriktsrevisjonens anbefalinger om samhandlingsreformen.pdf SAKSUTREDNING: Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten «Samhandlingsreformen» jf. sak 3/4, og vedtok at rådmannen skulle følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om oppfølgingen etter seks og tolv måneder. Rådmannens tilbakemelding etter seks måneder ligger vedlagt. Rapporten kan leses på Gjennomgang av rådmannens tilbakemelding:. Folkehelseutfordringene bør komme tydeligere frem i kommunens planstrategi som retningsgivende for annen planlegging. Rådmannens svar: Folkehelseutfordringene vil være kartlagt og vurdert ved oppstart av kommunens rullering av planstrategien i kommende valgperiode. 2. Kommunens strategier for å møte endringer i befolkningsutviklingen bør utvikles slik at tiltakene fremkommer noe tydeligere. Rådmannen svar: Drøftingen av folkehelseutfordringen er tatt inn i folkehelserapporten datert desember 24. Tiltakene vil fremkomme i kommunestyremeldingen som forventes ferdigstilt sommeren Frogn kommune bør tilstrebe at avviksregistreringen praktiseres likt mellom sykehuset og kommunen. Rådmannen svar: A-hus og kommunene har utarbeidet en retningslinje for å overvåke at avtalen om helhetlig pasientforløp blir etterlevd. 4. Kommunen bør ha analyser som underbygger på hvilken måte pasientene er sykere enn før og som viser konsekvensene av dette for kompetanseplanlegging og annen tilrettelegging. Rådmannen svar: Ås kommune Vår ref.: 5/8 Side 2 av 3

107 Rådmannen er i ferd med å innføre arbeidsmodellen «Helhetlige og koordinerte pasient- og brukerforløp.» Dette skal fremme god og effektiv samhandling. Dette skal blant annet bidra til å få oversikt over kompetansebehovet i kommunen. 5. Frogn kommune bør ha oversikt og oppfølging av reinnleggelser og hvordan utviklingen er for reinnleggelser. Rådmannen svar: Erfaringer fra Frogn viser at det er få reinnleggelser. Det er nedsatt en statistikkgruppe med deltakere fra AHUS og kommunene som skal utrede muligheter for å få statistikk på reinnleggelser ved AHUS. 6. Relevant planverk bør revideres i tråd med reformens føringer. Rådmannen svar: Rådmannen har gjennomgått og revidert/fornyet enkelte planverk innenfor området. Sekretariatets kommentar: Etter vår vurdering er rådmannen i ferd med å følge opp revisjonens anbefalinger. Rådmannens frist for neste tilbakemelding er 22. september. Ås, 24. august 25 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Ås kommune Vår ref.: 5/8 Side 3 av 3

108 Frogn kommune Enhet for personal, organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb ÅS Deres ref. Vår ref. 4/228-6 Saksbehandler Aud Palm Dato Rapportering på distriktsrevisjonens anbefalinger om samhandlingsreformen Innledning Follo distriktsrevisjon utførte på oppdrag fra kontrollutvalget, en vurdering av Samhandlingsreformen med fokus på befolkningsutviklingen, utskrivningsklare pasienter, virkning for pasientene og forebygging. Undersøkelsen ble gjennomført i perioden juni 23 til april 24. Kommunestyret behandlet rapporten 22.september 24: KS-3/4 Sak fra kontrollutvalget: Forvaltningsrevisjonsrapport - Samhandlingsreformen Arkivsak nr.: 4/228 Kommunestyres vedtak : ) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Samhandlingsreformen til orientering. 2) Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks og tolv måneder. 3) Kommunestyret oversender rapporten til Utvalg for oppvekst, omsorg og kultur for behandling. Dette notatet er rapportering til kontrollutvalget om hvordan kommunen følger opp anbefalingene fra distriktsrevisjonen. Forbedringsområdene Distriktsrevisjonen hadde følgende forbedringsområder: Postadresse Postboks 44 Drøbak postmottak@frogn.kommune.no esøksadresse Rådhusveien DRØAK Telefon Telefaks Org.nr. ankgiro Side av 6

109 Folkehelseutfordringene bør komme tydeligere frem i kommunens planstrategi som retningsgivende for annen planlegging Kommunens strategier for å møte endringene i befolkningsutviklingen bør utvikles slik at tiltakene fremkommer noe tydeligere Frogn kommune bør tilstrebe at avviksregistreringen praktiseres likt mellom sykehus og kommunen Kommunen bør ha analyser som underbygger på hvilken måte pasienter er sykere enn før og som viser konsekvensene av dette for kompetanseplanleggingen og annen tilrettelegging Frogn kommune bør ha oversikt og oppfølging av reinnleggelser og hvordan utviklingen er for reinnleggelser Relevant planverk bør revideres i trås med reformens føringer. I vedlegg til Årsmelding 24 om oppfølging av politiske vedtak ble det rapportert følgene: «Kommunens arbeid knyttet til de anbefalte forbedringspunkter er sendt kontrollutvalget. Punktene blir fulgt opp i planarbeid og iverksatte prosjekter både innad i kommunen, i samarbeid med de andre Follokommunene og i samhandling med Ahus. Dette er: Kommunestyremelding om Folkehelse Systemer for avviksregistreringssystemer mellom kommunehelsetjenester og spesialisthelsetjenester Helhetlige og koordinerte pasient- og brukerforløp Registrering av reinnleggelser Revidering, fornying av planarbeid inne helse, omsorg og velferd.» Forbedringstiltakene: Her kommer utfyllende informasjon om hvordan Frogn kommune jobber innenfor disse områdene: Folkehelseutfordringene bør komme tydeligere frem i kommunens planstrategi som retningsgivende for annen planlegging Kommunestyremelding om Folkehelse: Lokale folkehelseutfordringer og muligheter, er beskrevet i Folkehelserapporten for Frogn kommune datert desember 24. Denne legges til grunn for kommunestyremeldingen. Meldingen forventes ferdigstilt i løpet av sommeren 25. Folkehelseutfordringene vil således vært kartlagt og vurdert ved oppstart av kommunens rullering av planstrategien i kommende valgperiode. Frogn kommune - Enhet for personal, organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Vår ref.: 4/228-6 Side 2 av 6

110 Kommuneplanen gjør Folkehelse og livskvalitet til et av fire satsingsområder i Frogn kommune. Det overordnede målet er at aktiviteter og rammebetingelser som fremmer livskvalitet og folkehelse er innarbeidet i alle Frogn kommunes virksomheter og planverktøy. Planstrategien for Frogn slår videre fast at alle nye kommunestyremeldinger heretter skal omtale folkehelse og livskvalitet innenfor sitt tema. Folkehelsearbeidet er videre forankret i handlingsprogram 24 27, i HP og i alle enhetenes virksomhetsplaner. Kommunens strategier for å møte endringene i befolkningsutviklingen bør utvikles slik at tiltakene fremkommer noe tydeligere Distriktsrevisjonen konkluderer med at Frogn kommune tar hensyn til endringer i befolkningen, og planverket redegjør også for konsekvensene av denne. Revisjonen mener imidlertid at en drøfting av folkehelseutfordringene burde komme tidligere frem i kommunens planstrategi som retningsgivende for planleggingen. Drøftingen er tatt inn i folkehelserapporten og tiltakene vil fremkomme i kommunestyremeldingen, se punkt over. Systemer for avviksregistreringssystemer mellom kommunehelsetjenester og spesialisthelsetjenester I rapporten fra distriktsrevisjonen ble avvikshåndtering problematisert, og at det burde etableres et felles system mellom spesialisthelsetjenesten og kommunen for avviksrapportering. I rådmannens kommentarer til rapporten ble det referert til et pågående samarbeid mellom kommunene og Ahus for å etablere et system, som også innehar et læringsperspektiv. Retningslinjen skal ivareta kravet om at det etableres et system for overvåking av at avtale om helhetlige pasientforløp etterleves. Formålet med retningslinjen er å bidra til at Ahus og kommunene/bydelene sikrer gode pasientforløp ved inn-/utskrivning av pasientene. Retningslinjen skal bidra til å fremme et godt samarbeidsklima og positiv læring hvor hovedfokuset rettes mot å ta lærdom av de gode pasientforløpene. Ahus har i samarbeid med kommunene, et pågående arbeid med å lage en retningslinje for kvalitetssikring av pasientforløpsavtalen. I retningslinjen fremkommer det at det skal være 4 ulike metoder for internkontroll. Det skal gjennomføres spørreundersøkelser 2 ganger per år, det skal gjøres uttrekk av datasystemene, det skal presenteres historier som grunnlag for kvalitetsforbedring og det skal registreres avvik på de mest alvorlige hendelsene. Retningslinjen er ferdig utarbeidet og skal opp til behandling i samarbeidsutvalget (SU) mellom sykehus og kommuner, torsdag 4.juni. Etter at retningslinjen er vedtatt vil den bli gjort kjent for kommunens virksomheter. Frogn kommune er sammen med de andre kommunen i Ahus sitt opptaksområde, med i dette arbeidet. Frogn kommune - Enhet for personal, organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Vår ref.: 4/228-6 Side 3 av 6

111 Kommunen bør ha analyser som underbygger på hvilken måte pasienter er sykere enn før og som viser konsekvensene av dette for kompetanseplanleggingen og annen tilrettelegging Samhandlingsreformen er en retningsreform hvor oppgaver flyttes fra spesialisthelsetjenesten til kommunehelsetjenesten. Tidligere ble begrepet «ferdig behandlet» brukt som retningsgivende ved utskrivning. Nå er det begrepet «utskrivningsklar» som benyttes, som betyr at pasienten ikke nødvendigvis er ferdig behandlet, men behandlingen videreføres i kommunen. Pasienter er derfor ikke nødvendigvis sykere enn før, men behandlings- og oppfølgingsansvaret er i større grad overført kommunen. Dette dokumenteres med kortere liggetid, og mer dagbehandling og poliklinisk behandling. I praksis vil dette si at kommunen opplever å ha fått nye pasient grupper med mer faglig krevende og komplekse medisinske og psykososiale behov. Sykehusene har statistikker knyttet til diagnoser som sier noe om omfanget av den medisinske behandling samt kostnader knyttet til medisinske behandlingsmetoder. I kommunen er det andre parametere som: omfang av rehabilitering, omfang av behov for medisinsk behandlingsoppfølging, pleie og omsorg osv., som har betydning for tjenester som settes inn og som der i gjennom er kostnadsdriverne. For å kunne fremme god og effektiv samhandling er derfor rådmannen i ferd med å innføre arbeidsmodellen «Helhetlige og koordinerte pasient- og brukerforløp». Dette er en forutsetning for at samhandlingsreformen skal fungere både for pasient/bruker, ansatte og for samfunnet forøvrig. Helhetlige og koordinerte pasient- og brukerforløp, konsekvenser for samhandling, kompetanse og planlegging. Rådmannen er godt gang med innføring av «Helhetlig pasientforløp» som er en arbeidsmodell for å bedrer dokumentasjonsflyten, informasjonsflyten og samhandlingen både i skriftlig form men også i samarbeidet mellom Ahus og kommunen, mellom enhetene og de ansatte som skal yte tjenester til den enkelte pasient/bruker. Innføringen pågår inntil alle arbeidsprosessene er innført. Frogn kommune deltar i et nettverk i regi av Kommunenes sentralforbund (KS) for innføring av dette. I den sammenheng vil kommunen implementere evalueringssystemer og indikatorer for måling av forbedringer på pasient/brukernivå. Helhetlig pasientforløp er også et lederverktøy som vil bidra til å få oversikt over kompetansebehovet i kommunen. Etter hvert som Samhandlingsreformen utvikler seg, konkretiseres hvilke pasienter kommunen får. Dette er en blanding av diagnosegrupper med varierende funksjonssvikt. I den grad det er visse diagnosegrupper som er mer fremtredende enn andre har kommunene en delavtale om samarbeid innen kompetanseoverføring, fagutvikling og forskning. Ahus har veiledningsplikt. Frogn kommune etterstreber å be om kompetanseoverføring på et så tidlig tidspunkt som mulig ved en pasients planlagte utskrivning fra Ahus. Det er etablert tiltak med faste mottaksplasser for utskrivningsklare pasienter på korttidsavdelingen på sykehjemmet, med kortvarig og intensiv behandling Frogn kommune - Enhet for personal, organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Vår ref.: 4/228-6 Side 4 av 6

112 etter utskrivning fra sykehus. Dette har ført til at Frogn kommune tar imot så godt som alle pasienter til riktig tid, jmf. Pasientansvarsavtalen mellom Ahus og kommunene. Registrering av reinnleggelser Erfaringer i Frogn viser at vi har lite reinnleggelser til tross for kortere liggetid ved Ahus. Det ble gjennomført en registrering over 2 måneder (oktober-november 24), med ingen registrerte reinnleggelser. Vi tar imot så godt som alle utskrivningsklare pasienter. For å vurdere om en innleggelse er en reinnleggelse eller er av en ny årsak, eller er en planlagt reinnleggelse pga et behandlingsforløp eller utredning, må man inn i den enkeltes journal. Det er nedsatt en statistikk gruppe «statistikkforum arbeidsutvalg» med deltakere både fra AHUS og kommunene som er i gang med å utrede muligheter for å få statistikk på reinnleggelser ved AHUS. Det jobbes også på nasjonalt nivå for å etablere nasjonale kriterier og statistikk. Når dette foreligger, vil Frogn implementere bestemmelsene. Revidering, fornying av planarbeid inne helse, omsorg og velferd. Rådmannen har ved en gjennomgang gjort følgende revideringer og fornyinger av planarbeid. Det er gjennomført en gjennomgang og revidering av forvaltningsarbeidet innen helse og omsorg, og tilpasset denne i forhold til tjenesteporteføljen Det er laget en folkehelserapport som videreføres med en Folkehelsemeldingen Strategiene i Handlingsprogrammet er revidert, utviklet og tilpasset mål og utviklingsbehov Rådmannen vurderer å iverksette planarbeid innen psykisk helse og rus Med hilsen Harald K. Hermansen Rådmann Frogn kommune - Enhet for personal, organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Vår ref.: 4/228-6 Side 5 av 6

113 Dokumentet er elektronisk godkjent. Frogn kommune - Enhet for personal, organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Vår ref.: 4/228-6 Side 6 av 6

114 KONTROLLUTVALGET I FROGN Oppsummering revisjon høsten 26 Saksbehandler: Lene H. Lilleheier ehandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 6/35- Møtedato Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar revisors oppsummering av revisjon i Frogn kommune høsten 26 til orientering. Vedlegg: Frogn kommune oppsummering revisjon høsten 26.pdf SAKSUTREDNING: Vedlagt legger revisor fram sin oppsummering av revisjonen høsten 26. Jf. vedlegg A, Kravspesifikasjonen kap 4. om at revisor årlig bl.a. skal utarbeide en halvårsrapport. Vi presiserer at halvårsrapporten relaterer seg til revisjonsåret som går fra. mai 26 til 3. oktober 27. Revisjonen skriver i rapporten at den har gjennomført interimrevisjonen 26 og gir i den anledning enkelte innspill og kommentarer til administrasjonen og kontrollutvalget. Revisor har ut fra en risikovurdering basert på konsekvens og sannsynlighet, gått igjennom seks hovedområder og gitt sin vurdering. På flere av områdene har revisor gitt konkrete anbefalinger som administrasjonen har besvart at de vil følge opp. Da kontrollutvalget behandlet Oppsummering revisjon 25 jf. sak 24/6 den 6.juni d.å, vedtok utvalget å be rådmannen gi en tilbakemelding på oppfølgingen av punktene i rapporten i løpet av fjerde kvartal. Denne tilbakemeldingen forelå i e-post av 24. november, og vedlegges denne saken. De fleste områdene som er besvart av rådmannen er også fulgt opp av revisor gjennom interimrevisjonen. Ås, 29. november 26 Lene H. Lilleheier/s./ Sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 95, 43 Ås esøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

115 Vedlegg: ) Oppsummering revisjon høsten 26 fra KPMG 2) Rådmannens oppfølging av punktene i revisjonsrapporten for regnskapsåret 25. Side 2 av 2

116 Frogn kommune Oppsummering av revisjon høsten 26 November 26

117 Innledning Kontaktpersoner: Siv Karlsen Moa Partner Tel: siv.karlsen@kpmg.no Rune Johansen Senior Manager Tel: rune.johansen@kpmg.no Vi har nå gjennomført vår interimsrevisjon for 26, og ønsker i den anledning å gi enkelte innspill og kommentarer til administrasjonen og kontrollutvalget. I tillegg til våre kommentarer som følger i vår rapport er det løpende kommunisert forhold som vi vurderer er av mindre vesentlig art. Vår interimsrevisjon har fokusert på rutinegjennomgang og i mindre grad på detaljkontroller av regnskapet. Gjennomgangen av rutiner viser at det kan være rom for forbedringer når det gjelder intern kontroll. Disse forbedringsområdene er kommentert overordnet i denne oppsummeringen, mens detaljer er tatt direkte med administrasjonen. Vi gjør oppmerksom på at hovedhensikten med vår revisjon er å gi oss muligheten til på en forsvarlig måte å uttale oss om regnskapet. Våre kontroller er utført på testbasis og må ikke oppfattes som tester for å avdekke feil eller uregelmessigheter som er uvesentlige for regnskapet. Det må også understrekes at svakheter i regnskapssystemet og den interne kontrollen kan medføre misligheter som våre normale tester ikke nødvendigvis vil avdekke. Innholdet er strukturert som følger: Risikovurderinger Internkontroll Andre forhold Vi gjør en enkel vurdering knyttet til de enkelte punkter vi har trukket frem i forbindelse med interimsrevisjonen. For en del av punktene er det iverksatt tiltak for å utbedre svakhetene, men dette vil ikke få effekt før ved årsskiftet og sluttposteringene i regnskapet. Vurderingsskala Tiltak bør iverksettes Tiltak bør Tiltak ikke vurderes nødvendig, men bør overvåkes 26 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 2

118 Risikovurdering - finansregnskapet Høy Virksomheten har flere ulike operasjonelle risikoer. I revisjonen har vi fokus på de forhold som potensielt kan påvirke poster i Misligheter dukker stadig opp i media; det viktigste er et godt kontrollmiljø. ank/ likvider Konsekvens for kommunen årsregnskapet. Ikkerutinemessige transaksjoner Offentlige anskaffelser Innkjøp Pensjoner Inntekter Finansiering/ investering Lønnsområdet Andre fordringer udsjett/ disponeringer Driftsmidler MVA Øvrige periodiseringer Kundefordringer Lav Investeringsregnskap Selvkost Endringer i lover og regler Sannsynlighet for at risikoen inntreffer 26 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. Høy 3

119 Intern kontroll Kjerneprosess Vår gjennomgang av kommunens interne kontroll viser at Vurdering Inntekter Inntekter Kundefordringer kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner for kjernevirksomheten, men at det kan gjøres noe forbedringer i Kommentar Vi har fulgt opp svakheter kommunisert etter 25-revisjon vedrørende manglende etterkontroller på virksomhetsnivå av utfakturert beløp og verifisering av overføring mellom systemer. Vår vurdering er at administrasjonen har utformet og implementert hensiktsmessige etterkontroller av utfakturert beløp og kontroller på overføring av fakturagrunnlag mellom systemene. Vår gjennomgang av rutiner for utfakturering av SFO avdekket at grunnlaget ofte inneholder feil. eløpsmessig er inntektene fra SFO begrenset slik at vi anser risikoen for vesentlige feil som lav. Vi er kjent med at administrasjonen vil innføre nytt forsystem IST i 27, men vi anbefaler at administrasjonen gjennomgår med virksomhetene årsakene til feilene i grunnlagene og ansvarsfordelingen mellom virksomhetene og administrasjonen. rutinene. Kommentar fra administrasjonen: Vi vil i forbindelse med overgangen til nytt forsystem for fakturering av SFO se på etablerte og nye rutiner for å sikre fullstendigheten og gyldigheten av SFO inntektene. Vi er i løpende dialog med SFO-lederne og har allerede iverksatt tiltak for å redusere risikoen for feil, bl.a. gjennom tettere oppfølging og tydeligere frister. 26 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 4

120 Intern kontroll Kjerneprosess Vår gjennomgang av kommunens interne kontroll viser at Vurdering Inntekter (forts.) Inntekter Kundefordringer kommunen har etablert tilfredsstillende Kommentar Det er ikke etablert noen rutine for å innhente opplysninger fra virksomhetene om innvilgede tilskuddsordninger. Dette medfører i hovedsak at tilskudd for mindre tilskuddsordninger blir inntektsført ved innbetaling istedenfor ved innvilgelse, og dermed er det risiko for feilperiodisering. Manglende rutine tilknyttet tilskuddsordninger medfører også at administrasjonen har mindre grunnlag for å følge opp bundne driftsfond uten bevegelse samt vurdere eventuelle tilbakebetalingskrav for ubenyttede beløp. rutiner for kjernevirksomheten, men at det kan gjøres noe forbedringer i Kommentarer fra administrasjonen: Vi vil følge opp anbefalingen fra revisjonen og etablere en rutine som sikrer at vi har oversikt over alle innvilgede tilskudd. rutinene. 26 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 5

121 Intern kontroll forts. Kjerneprosess Vår gjennomgang av kommunens interne kontroll viser at kommunen har Vurdering Innkjøp Kjøp av varer og tjenester Leverandørgjeld ank etablert tilfredsstillende rutiner for kjernevirksomheten men at det kan gjøres noe forbedringer i rutinene. Kommentar Vår gjennomgang av hvem som har tilgang til fullmaktsregisteret for attestant og anviser, avdekket at det er fire personer som kan foreta endringer i dette registeret. Vi anbefaler at administrasjonen gjennomgår behovet for tilgang til fullmaktsregisteret, og vurderer innføring av eventuelt kompenserende kontroll som f.eks gjennomgang av logg over endringer foretatt i registeret. Administrasjonen bør også vurdere å innføre rutiner for periodisk gjennomgang av endringer i tilganger/roller i fullmaktsregisteret for å sikre at endringer av stilling internt i kommunen og øvrige endringer i rettigheter, er blitt korrekt registrert. Vår gjennomgang avdekket videre at det etter sluttført rolleprosjekt vil være slik at de ansatte på økonomi som har «regnskapsbruker Høy», vil ha adgang til å opprette og endre faste data tilknyttet leverandører. Vår anbefaling er at administrasjonen påser at de implementerer kontroller som kompenserer for denne vide tilgangen i Agresso Økonomi. Administrasjonen bør videre vurdere å innføre en rutine om periodisk gjennomgang av endringslogg tilknyttet faste data. Kommentarer fra administrasjonen: Vi vil se på rutinene og vurdere kompenserende kontroller rundt tilganger til fullmaktsregisteret, samt opprettelse og endring faste data leverandører. 26 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 6

122 Intern kontroll forts. Kjerneprosess Vår gjennomgang av kommunens interne kontroll viser at kommunen har Vurdering Innkjøp (forts.) Kjøp av varer og tjenester Leverandørgjeld ank etablert tilfredsstillende rutiner for kjernevirksomheten men at det kan gjøres noe forbedringer i rutinene. Kommentar Vår gjennomgang av rutiner for periodisering av utgifter i henhold til anordningsprinsippet gav at administrasjonen ikke har implementert oppfølging av de største investeringsprosjektene med hensyn til eventuelt behov for avsetning for påløpte kostnader. Personen som normalt sett forestår håndteringen av utlegg, har mulighet for å opprette leverandør, foreta posteringer av utlegg mot hovedbok, forestå remittering og godkjenning som. godkjenner. Vår vurdering er at innvilgede rettigheter/manglende arbeidsdeling gir risiko for uautoriserte utbetalinger og vi anbefaler administrasjonen å innføre kompenserende kontroller for å redusere risikoen for dette. Vi avdekket og rapporterte i 25 at det forelå alenefullmakter på bankkontoer. Det foreligger fortsatt seks kontoer hvor administrasjonen begrunner at alenefullmakt er forsvarlig. Kommentarer fra administrasjonen: I forbindelse med avslutningen av regnskapet for 26 vil det bli foretatt en vurdering med hensyn til eventuelle behov for avsetning for påløpte kostnader på de største prosjektene. På bankkonti som har alenefullmakt vil vi vurdere behovet for kompenserende kontroller. Pr. i dag mener vi det er lav risiko knyttet til disse kontiene. 26 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 7

123 Intern kontroll Kjerneprosess Vår gjennomgang av kommunens interne kontroll viser at kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner for lønnsområdet Lønn Lønnskostnader Sykelønnsrefusjoner Annen godtgjørelse Reiseregninger Vurdering Kommentar I forbindelse med revisjonen for 25 rapporterte administrasjonen at de ville innskjerpe på krav om at ledere må kvittere ut i forbindelse med lønnskjøring. Administrasjonen har nå fått på plass rutiner for å følge opp dette. Det er etablert rutine med testkjøring hvor avdelingsledere må gå inn og signere ut at de har gjennomgått før lønnskjøringen. Listen følges opp av økonomi i etterkant av lønnskjøringen, og virksomhetslederne må forklare hvorfor de eventuelt ikke har kvittert ut i listen. Administrasjonen sa i forbindelse med 25-revisjon at de jobbet med å få kontroll på avstemming av sykelønnsrefusjoner. Administrasjonen bekrefter nå å ha tilfredsstillende kontroll på dette området. Kommentarer fra administrasjonen: Det bekreftes at lønnskontrollen har blitt fulgt opp tettere det siste året. Man arbeide med å forenkle kontrollen slik at det blir lettere for lederne å avdekke avvik. 26 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 8

124 Andre forhold Kjerneprosess I investeringsregnskapet skal Vurdering Kommentar Investeringsregnskap anskaffelser av investeringsmessig karakter, dvs nyanskaffelser og I forbindelse med budsjettering og regnskapsføring av investeringsprosjekter anbefalte vi i 25-revisjon at administrasjonen innfører et standard skjema for vurdering av om et prosjekt er et investeringsprosjekt eller omfatter driftsutgifter. Skjema bør lages for alle prosjekter der det kan være tvil om regnskapsmessig behandling. Dette vil typisk være vedlikehold og rehabiliteringsprosjekter. Vi nevnte også at administrasjonen bør se på rutiner for bokføring av overtakelse av eiendeler som mottas vederlagsfritt. Disse må verdsettes og føres i investeringsregnskapet. påkostninger. Vedlikehold er ikke investeringer. Kommentarer fra administrasjonen: Det ble i 26 ansatt en egen controller som skulle ha ansvaret for bl.a investeringsregnskapet. Vedkommende valgte imidlertid å si opp sin stilling i prøvetiden, og som en følge av dette har vi ikke fått gjennomført det vi hadde intensjoner om på dette området. Imidlertid vil det fra og med årsoppgjøret for 26, bli utarbeidet skjema for enkelte utvalgte prosjekter. 26 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 9

125 Andre forhold Kjerneprosess Mva er et kompleks Vurdering Mva område, og regelverket praktiseres strengt. Kommentar Vi har gjennomgått rutiner i forbindelse med innsendelse av momskompensasjon og løpende attestert på oppgaver gjennom året. Vi har gjennom 26 etterspurt dokumentasjon og vurderinger tilknyttet noen utvalgte problemstillinger. Vår erfaring er at administrasjonen har fokus på å avklare disse og innhenter ekstern bistand ved behov. Kommuner kommer normalt bort i alle problemstillinger, og feil håndtering av mva kan medføre tap/utgifter for kommunen. 26 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

126 Andre forhold fra oppsummering for 25 Kjerneprosess Vurdering undne fond Kommentar I revisjonen for 25 avdekket vi at administrasjonen bør foreta en grundig gjennomgang av bundne fond da det var en betydelig andel av bundne fond hvor det ikke var endringer i regnskapsåret. Det er en risiko for at noe av disse fondene skulle vært tatt til inntekt og at det er klassifiseringsfeil mellom frie og bundne fond. Det er videre en risiko for at noe av fondene skulle vært tilbakebetalt til tilskuddsgiver. Administrasjonen ga tilbakemelding om at det skulle gjennomføres en opprydding av dette i 26. Kommentarer fra administrasjonen: Vi har startet arbeidet med å gå gjennom bundne fond, og vil ha fokus på gyldigheten av disse ifm årsavslutningen 26. okføringsloven Vi viser til vår oppsummering fra 25 med hensyn til utfordringer ved å hente ut rapporter fra Agresso til dokumentasjon av årsoppgjøret. Dette gjaldt f.eks. leverandørgjeld og regnskapsrapporter med sammenligningstall. Vi er kjent med administrasjonen har hatt fokus på dette, men at utfordringene ikke er løst foreløpig. 26 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

127 kpmg.com/socialmedia kpmg.com/app 26 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity. Although we endeavor to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough examination of the particular situation.

128 Ledelsens kommentarer til oppsummering av revisjon for regnskapsåret 25 pr. november 26 Inntekter Rutinegjennomgang vedrørende brukerbetalinger viser at administrasjonen bør ta en gjennomgang av rutiner for etterkontroll av fakturagrunnlag mot utfakturert og verifisering av overføring mellom systemer. Gjennomgang av kundefordringer viser at det er lite tap, og vurdering av behov for tapsavsetning gjøres i forbindelse med årsoppgjøret. Når det gjelder fakturering av inntekter fra SFO må administrasjonen påse at det gjennomføres en etterberegning for å se på om kommunen går med overskudd eller ikke på dette området. Ledelsens kommentar: Rutinene vil bli kartlagt og tiltak vil bli iverksatt innen. april 26. Grov etterberegning for SFO vil bli utført innen Kommentar pr november 26: På områder hvor det tidligere ikke har vært gjennomført etterkontroll mellom forsystem og agresso er det nå etablert rutiner som sikrer dette. Grov etterberegning for SFO er gjennomført pr Innkjøp asert på vår gjennomgang av rutiner anbefaler vi at administrasjonen ser på rolletilganger i økonomisystemet og innfører rutiner for periodisk gjennomgang av tilgangsrettigheter. Ved Office tilgang i Agresso har den enkelte bruker tilgang til alle områder i Agresso Økonomi, eksempelvis lønnsområdet. Vi er kjent med at det pågår et prosjekt vedrørende rolletildeling som vil dekke noen av disse utfordringene. Det eksisterer alenefullmakt på bankkonti. Administrasjonen må sørge for å etablere krav til dobbeltsignatur på bank. Videre avdekket vår gjennomgang manglende arbeidsdeling tilknyttet håndtering av manuelle bilag hvor samme person kan opprette leverandør, bokføre og betale, og samtidig kan omgå attestasjonsrutinen. Ledelsens kommentar: Prosjektet «Rolletilganger» vil etter vår mening i stor grad løse utfordringene det pekes på, ikke noen slik formuleringen er over. Prosjektet vil etter planen være fullt ut gjennomført i løpet av våren 26. Fra. desember 25 er det innført dobbelsignautur på hovedkontiene i nettbanken. I løpet av våren 26 vil det bli vurdert rutiner for alle konti. Kommentar pr november 26: Rolleprosjektet ble utsatt som følge av implementeringen av M4, men er nå i sluttfasen når det gjelder gjennomgang av eksisterende og nye rollene. Vi er i en prosess hvor vi nå rydder i tilgangene, og regner med å være ferdig med dette i løpet av. kvartal 27. Det er innført dobbeltsignatur på de fleste bankkontiene. Der det ikke er gjort vurderer vi at dette ikke er hensiktsmessig. Lønn Det er etablert en rutine hvor ansvarlige ledere skal kvittere ut for at de har kontrollert en testkjøring i forkant av endelig lønnskjøring. Kontrollene vil kunne avdekke feil før lønnskjøringen går. Administrasjonen bør stramme inn på at alle ledere kvitterer ut før selve lønnskjøringen

129 gjennomføres. Administrasjonen jobber med å få kontroll på avstemming av sykelønnsrefusjoner. Det benyttes en egen modul for registrering av sykefravær, og denne må avstemmes mot regnskapet for å sikre riktig og fullstendig inntektsføring av sykerefusjoner. Ledelsens kommentar: Utkvittering av ledere på lønnskjøring vil bli innskjerpet fra desember 25. Kommentar pr november 26: Tilnærmet hver måned blir ledere som ikke kvitterer for lønnskontroll kontaktet av økonomisjef. I de fleste tilfellene er kontroll gjennomført, men det er ikke kvittert for kontrollen. Sykerefusjoner avstemmes og følges opp månedlig. Øvrige periodiseringer Vår gjennomgang av periodisering av lønnskostnader avdekket at kommunen ikke foretar avsetninger for påløpte lønnsutgifter knyttet til timelønnede/turnus per 3.2. Estimert manglende avsetning utgjør 4,6 MNOK. For øvrig har vi ikke avdekket avvik av betydning. Ledelsens kommentar: Vi har i avlagt regnskap for 25 lagt vekt på at regnskapet viser 2 måneders aktivitet. Det er benyttet samme prinsipp i 25 som tidligere år, men vi vil vurdere endring av prinsipp i løpet av 26. Påløpt lønn pr. 3.2 har erfaringsmessig ikke variert vesentlig fra år til år. Kommentar pr november 26: Dette er en utgift som vil påløpe hvert år og har dermed liten betydning om man legger til grunn 2 måneders drift med tilhørende utgifter. Administrasjonen ønsker å drøfte problemstillingen ytterligere med revisjonen som del av forberedelsene til årsoppgjøret. Disponeringer Vår gjennomgang av bundne fond avdekket det foreligger behov for at administrasjonen foretar en grundig gjennomgang bundne fond da det er en betydelig andel av bundne fond hvor det ikke har vært endringer i regnskapsåret. Vi ønsker her å påpeke at det en risiko for at en del av saldo på disse fondene skulle vært tatt til inntekt,og det er derfor risiko for klassifiseringsfeil mellom frie og bundne fond. Det foreligger videre en risiko for at en andel av fondene skulle vært tilbakebetalt til tilskuddsgiver. Ledelsens kommentar: Vi vil i 26 foreta en grundig gjennomgang av bundne fond, slik at saldo på fondene vil vise reelle bundne midler. Vi vil også etablere nye rutiner i forbindelse med avslutningen av regnskapet for å sikre at avsatte midler, med større sikkerhet, blir håndtert etter forutsetningene. Kommentar pr november 26: Vi har startet arbeidet med å gå gjennom bundne fond, og vil ha fokus på gyldigheten av disse ifm årsavslutningen. Investeringsregnskapet I forbindelse med budsjettering og regnskapsføring av investeringsprosjekter anbefaler vi at administrasjonen innfører et standard skjema for vurdering av om prosjektet er et

130 investeringsprosjekt eller en driftsutgift. Skjema bør lages for alle prosjekter der det kan være tvil om regnskapsmessig behandling. Dette vil typisk være vedlikehold og rehabiliteringsprosjekter. Administrasjonen må også se på rutiner for bokføring av overtakelse av eiendeler som mottas vederlagsfritt. Disse må verdsettes og føres i investeringsregnskapet. Ledelsens kommentar: Fra og med regnskapsavslutningen 25 vil det bli laget skjema som anbefalt for enkelte prosjekter. Rutiner for overtakelse av eiendeler, vederlagsfritt vil bli utarbeidet. Fra april 26 vil det være tilsatt egen controller for oppfølging av investeringsprosjektene. Kommentar pr november 26: Det ble i mars 26 ansatt en egen controller som skulle ha ansvaret for bl.a. investeringsregnskapet. Vedkommende valgte imidlertid si opp sin stilling i prøvetiden, og som en følge av dette har vi ikke fått gjennomført det vi hadde intensjoner om på dette området. Imidlertid, vil det fra og med årsoppgjøret for 26, bli utarbeidet skjema med dokumentasjon for enkelte utvalgte prosjekter. okføringsloven Vi har erfart at administrasjonen sliter litt med å få ut hensiktsmessige rapporter fra Agresso til dokumentasjon av årsoppgjøret. Dette gjelder f.eks. leverandørgjeld og regnskapsrapporter med sammenlikningstall. Kommentar pr november 26: Vi har vært i dialog med leverandøren av regnskapsprogrammet. En rapport som viser aldersfordelt saldo kunder/ leverandører tilbake i tid er ikke tilgjengelig i den versjonen vi har (M4), men i neste versjon(m5). Regnskapsrapporter med sammenlikningstall skal vi nå kunne utarbeide i forbindelse med årsoppgjøret.

131 KONTROLLUTVALGET I FROGN Møte med Follo landbrukskontor Saksbehandler: Lene H. Lilleheier ehandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 6/338- Møtedato Sekretariatets innstilling: Utvalget velger følgende utsendinger til møtet med Follo landbrukskontor 7.februar 27: Vedlegg: SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget i Ås inviterer til et fellesmøte mellom Follo landbrukskontor og de berørte kontrollutvalgene den 7. februar 27 kl 8. i Ås. Landbrukssjef Lars Martin Julseth vil i møtet orientere om kontorets arbeid og om hvordan samarbeidet med kommunene fungerer. Follo landbrukskontor er et samarbeid mellom Ås, Vestby, Ski, Frogn, Nesodden og Oppegård kommuner. Samarbeidet er organisert som et vertskommunesamarbeid, jf. Kommuneloven 28, med Ås som vertskommune. Rådmennene i deltakerkommunene har oppnevnt et utvalg som skal koordinere virksomheten ved landbrukskontoret. Landbrukskontoret forvalter tilskuddsordninger, lover og forskrifter som gjelder for jordbruk og skogbruk i kommunene. Kontoret deltar med faglige innspill til kommuneplaner, reguleringsplaner, kommunale vannmiljøplaner, m.m. Landbrukskontorets arbeidsoppgaver er nærmere beskrevet på landbrukskontorets hjemmeside på internett. Det er kontrollutvalget i Ås som har kontroll og tilsynsansvaret for landbrukskontoret. Kontoret er en viktig del av den kommunale forvaltningen i de deltakende kommunene. Møtet har kommet i stand etter et initiativ fra kontrollutvalget i Ski. Hele utvalget kan delta i møtet, alternativt kan utvalget oppnevne to utsendinger til møtet som rapporterer tilbake til utvalget. Påmeldingsfristen har vi satt til 6. januar 26. Ås, 29. november 26 Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 95, 43 Ås esøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

132 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Side 2 av 2

133 KONTROLLUTVALGET I FROGN Oppfølging av kontrollutvalgets vedtak Saksbehandler: Lene H. Lilleheier ehandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 6/353- Møtedato Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar saken om oppfølging av kontrollutvalgets vedtak til orientering. Vedlegg: FrognAktivitetsplan 26.doc SAKSUTREDNING: Under eventuelt på kontrollutvalgets møte den ble det pekt på at kontrollutvalget venter på flere tilbakemeldinger fra rådmannen. Sekretæren ble bedt om å lage en samlet oversikt som oversendes rådmannen. Oversikten ble oversendt til rådmannen Vedlagte aktivitetsplan viser oppdatert oversikt over status på samtlige av kontrollutvalgets saker og vedtak. Sekretariatet har fast rutine med å sende saksutskrifter til rett instans (Kommunestyret/rådmann/revisor) så snart møteprotokollen er godkjent. Dersom vedtaket ikke er fulgt opp innen rimelig tid eller innen angitt frist sender sekretariatet en påminnelse til rett instans med kopi til utvalgets leder. Ås, 29. november 26 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 95, 43 Ås esøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

134 KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN per november 26 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter, frist for når de skal være ferdig, ansvar for å utføre oppgaven samt status. Oversikten ajourføres fortløpende. KPMG står for regnskapsrevisjon. FIKS utreder andre saker, lager innstilling i alle saker og er sekretær for utvalget. Dokumentfristen til FIKS er 4 dager før møtet. Nr. eskrivelse Frist Ansvar Status Avsluttet Kontrollutvalgets årsrapport for 25 mars FIKS KU /6, KS 53/6 2 Aktivitetsplan Februar FIKS Rullerende 3 Utvalgets strateginotat Fornyes årlig FIKS KU 9/6 4 Møteplan FIKS Uttalelse om kommunens årsregnskap april FIKS. februar 7. mars forum). 9. mai 6. juni Ferdig Tertialrapporter:.Tertialrapport jan-april 26 - orienteringssak 2. Tertialrapport mai-aug. 26 orienteringssak Mai Okt. Kommunen Kommunen Ferdig O-sak KU 6.desember KU 25/6 Rapporter fra revisjonen: (perioden ) 3..6 (perioden ) Revisjonsplan 26 Mai Nov August KPMG KPMG KPMG Svar fra rådmannen 4.kvartal KU KU 6.desember KU 24/6 Ferdig KU 28/6 Aktivitetsplan 26 Ajourført september 27. oktober (Faglig 7. november 6. desember KU 4/6

135 Nr. eskrivelse 8 Frist Ansvar Status FIKS Plan for forvaltn. revisjon Avsluttet KU KS Forvaltningsrevisjon 25: eredskap arnevern. Plan forvaltningsrevisjon Forvaltningrevisjon 26: PPT Oppfølging av politiske vedtak 2 Oppfølging av tidligere prosjekter: Rådm. Svarfrist: FDR FDR FIKS FIKS DO DO FIKS Ferdig Ferdig Avventer vedtak i kommunestyret Samhandlingsreformen og FIKS KU 27/5 og 6.des.26 Vann og avløp FIKS Ferdig eredskap FIKS KU 6/6 og 6.des.26 Selvkost, avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra arnevern Overordnet analyse og plan selskapskontroll Andre kontrolloppgaver Kommunens innkjøpsordninger dialog rådmann Avviksrapportering/oppfølging av vedtak «Saksbehandlersaken» Kommunens tilbud til hørselshemmede FIKS FIKS purret Ferdig Des 25 FIKS FIKS FIKS FIKS Vedtak sak 4/5 Følges opp i 26 Ferdig Evt.sak 6/6 bedt om sluttrapport 3 kvartal Sendt henvendelse til rådmann KU 7/5, KS 5/5 KU 28/5, KS 29/5 KU 27/6 KU 6.des 26 KU 6.des 26 Rapporter September KS 2/6 purret Aktivitetsplan 26 Ajourført KU 26/6 KS 36/6 KU /6 2

136 Aktivitetsplan 26 Ajourført

137 KONTROLLUTVALGET I FROGN Kontrollutvalgets deltakelse på konferanser i 27 Saksbehandler: Lene H. Lilleheier ehandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 6/349- Møtedato Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget melder på følgende deltakere på NKRFs konferanse. og 2. februar 27:. Kontrollutvalget melder på følgende deltakere på FKTs konferanse 7. og 8. juni 27: Vedlegg: SAKSUTREDNING: Kontrollutvalgskonferansen til NKRF (Norges kommunerevisorforbund) samler hvert år 5 7 deltakere fra kontrollutvalg, sekretariat og revisorer fra hele landet. Konferansen holdes på Gardermoen og er en viktig arena for informasjon, debatt og opplæring om kontroll og tilsynssaker i kommunene. Det foreligger ennå ikke noe ferdig program for konferansen. og 2. februar 27, men på NKRFs internettsider kan vi lese at den blant annet vil ha etikk, korrupsjon, kommuneøkonomi og kommunereformen som tema. FKT (Forum for kontroll og tilsyn) som kontrollutvalget er medlem av, arrangerer en lignende konferanse 7. og 8. juni i Tromsø. Kontrollutvalget i Frogn er medlem av FKT og årsmøtet i organisasjonen holdes i løpet av konferansen. I utvalgets budsjettforslag for 27 er det avsatt kr 46 til kurs og opplæring for at alle utvalgsmedlemmene kan delta på én til to konferanser hver. Deltakeravgiften på NKRF-konferansen er kr 6 5 per person. udsjettet har ikke tatt høyde for reiseutgiftene til Tromsø. Deltakelsen fra utvalget vil derfor avhenge av hvor man ønsker å delta og antallet. FIKS melder på de som skal delta på konferansene. Kommunene faktureres direkte for deltakeravgiften. Deltakernes reiseregninger sendes direkte til kommunen. Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 95, 43 Ås esøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

138 Ås, 29. november 26 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Side 2 av 2

139 KONTROLLUTVALGET I FROGN Kontrollutvalgets møteplan 27 Saksbehandler: Lene H. Lilleheier ehandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 6/339- Møtedato Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalgets møter avholdes på følgende tidspunkt i 27. Alle dager fra kl. 4. Mandag Mandag Mandag Mandag 23. januar 27. mars 8. mai 2. juni Mandag 28. august Mandag 9. oktober Torsdag 26. oktober (Faglig Forum) Mandag 27. november Vedlegg: Møteplan 27.docx SAKSUTREDNING: Vi foreslår at kontrollutvalget i tråd med sitt budsjettforslag planlegger for åtte møter i 27, hvorav ett i Faglig forum den 26. oktober. Sekretariatet foreslår at mandag kl. 4 videreføres som faste møtetidspunkt i utvalget. Faglig Forum er et fellesmøte for kontrollutvalgene i Follo som arrangeres av FIKS. Det utbetales ordinært møtehonorar for deltakelse på dette møtet. Sekretariatets forslag til møtedatoer er for øvrig avstemt med kommunestyrets møteplan. Ås, 29. november 26 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 95, 43 Ås esøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

140 MØTEPLAN 27 MED SKRIVEFRISTER Januar 27 Februar 27 S Nyttårsdag O Adm + formannskap M2 T2 T3 F3 O4 L4 T5 S5 M66 F6 L7 T7 S8 O8 M92 T9 T F O L T 2 S 2 M 3 Kommunestyret F 3 L 4 T 4 S 5 O 5 M 6 3 saksutsendelse T 6 T 7 denne uken F 7 O 8 L 8 T 9 S 9 M 2 8 VINTERFERIE F 2 L 2 T 2 S 22 O 22 M 23 Eldreråd T 23 T 24 RFF + KFU F 24 O 25 UKS L 25 T 26 S 26 F 27 M 27 L 28 T 28 S 29 M 3 Miljø, plan, bygg T 3Oppvekst,omsorg,kultur Mars 27 April 27 O L T2 S2 F3 M 3 Kommunestyret L4 T4 S5 O5 M 6 Saksutsendelse T 6 T7 hele uken F7 O8 L8 T9 S 9 Palmesøndag M 5 F L T S 2 O 2 M 3 Eldreråd T 3 Skjærtorsdag T 4 RFF + KFU F 4 Langfredag O 5 UKS L 5 T 6 S 6 Første påskedag M 7 6 Andre påskedag F 7 L 8 T 8 S 9 O 9 M 2 Miljø, plan, bygg T 2 T 2Oppvekst, omsorg, kultur F 2 O 22 Adm + formannskap L 22 T 23 S 23 M 24 7 Saksutsendelse F 24 L 25 T 25 denne uken S 26 O 26 M 27 3 T 27 T 28 F 28 O 29 L 29 T 3 S 3 F 3 Mai 27 Juni 27 M 8 Første mai T T 2 Eldreråd, RFF, KFU F 2 O 3 UKS L3 T4 S 4 Første pinsedag M 5 23 Andre pinsedag F5 L6 T 6 Eldreråd, RFF, KFU S7 O7 M 8 Miljø, plan, bygg T8 T 9 Oppvekst,omsorg,kultur F 9 O Adm + formannskap L T S F 2 M 2 Miljø, plan, bygg L 3 T 3Oppvekst,omsorg,kultur S 4 O 4 Adm + formannskap M 5 2 T 5 T 6 F 6 O 7 Grunnlovsdagen L 7 T 8 S 8 M 9 Kommunestyret F 9 L 2 T 2 S 2 O 2 M 22 Kommunestyret T 22 T 23 F 23 O 24 L 24 T 25 Kristi himmelfartsdag S 25 M F 26 L 27 T 27 S 28 O 28 M Saksutsendelse T 29 T 3 denne uken F 3 O 3

141 Juli 27 L S2 M 3 27 T4 O5 T6 F7 L8 S9 M 28 T O 2 T 3 F 4 L 5 S 6 M 7 29 T 8 O 9 T 2 F 2 L 22 S 23 M 24 3 T 25 O 26 T 27 F 28 L 29 S 3 M 3 3 FORKLARING August 27 September 27 Oktober 27 November 27 Desember 27 T F S O F M 2 4 HØSTFERIE O2 L2 T2 L2 T3 S3 T3 F3 S3 M 4 FSK budsjettmøte F4 M 4 Kommunestyret O4 L4 L5 T5 T5 S5 T5 M 6 45 Saksutsendelse S6 O6 F6 O6 M 7 32 T7 L7 T7 hele uken T7 T8 F8 S8 O8 F8 M9 Eldrerådet O9 L9 T9 L9 T S T RFF + KFU F S M Kommunestyret F M VALGDAG valgstyre O UKS L L 2 T 2 Valgstyremøte T 2 S 2 T 2 M 3 Eldrerådet S 3 O 3 F 3 O 3 M 4 33 Saksutsendelse T 4 L 4 T 4 RFF + KFU T 4 T 5 denne uken F 5 S 5 O 5 UKS F 5 M 6 Miljø,plan,bygg O 6 L 6 T 6 L 6 T 7 S 7 T 7 Oppvekst,omsorg,kultur F 7 S 7 M 8 38 F 8 O 8 Adm + formannskap L 8 M 8 Kommunestyret budsjett L 9 T 9 T 9 S 9 T 9 M 2 Miljø, plan, bygg S 2 O 2 UKS F 2 O 2 M 2 Eldrerådet T 2 L 2 T 2 Oppvekst,omsorg,kultur T 2 T 22 RFF + KFU F 22 S 22 O 22 Adm + formannskap F 22 M O 23 L 23 T 23 L 23 T 24 S 24 T 24 F 24 S 24 M Saksutsendelse O 25 M Første juledag F 25 L 25 L 26 T 26 denne uken T 26 S 26 T 26 Andre juledag M S 27 O 27 F 27 O 27 M 28 Miljø, plan, bygg T 28 L 28 T 28 T 28 T 29 Oppvekst,omsorg,kultur F 29 S 29 O 29 F 29 M 3 Kommunestyret O 3 Adm + formannskap L 3 T 3 L 3 T 3 T 3 S 3

142 Utvalg Møtedag / tid Merknad ER = Eldrerådet Mandag kl. 6 Mai og juni møtene er på tirsdag RFF = Rådet for personer med nedsatt funksjonsevne Tirsdag kl. 7 KFU = Kommunalt foreldreutvalg for grunnskolen Tirsdag kl. 8 UKS = Ungdommens kommunestyre Onsdag kl. 9-2 Miljø, plan og bygg = Hovedutvalget for miljø, plan og byggesaker = HMP Mandag kl. 6.3 Oppvekst, omsorg, kultur = Hovedutvalget for oppvekst, omsorg og kultur = HOOK Tirsdag kl. 6.3 Formannskapet = FSK Onsdag kl. 6.3 ADM = Administrasjonsutvalget Onsdag kl. 4.3 Valgstyremøter ved behov i forbindelse med formannskapsmøter = VS Onsdag i tilknytning til formannskapsmøter I tillegg valgdagen.9 og påfølgende dag 2.9 Kommunestyret = KST Mandag Formell møtestart kl. 7. Åpen halvtime kl. 6.3 Info og orienteringer i forkant Tidspunkt for oppstart av informasjon / orienteringer vil variere etter behov. Kontrollutvalget udsjettmøte 29. november kan ha tidlig oppstart Møteplan er ikke fastsatt ennå. Klageorgan I ved behov Klageorgan II - ved behov Ombudsutvalg ved behov Skoleferie / høytids- og helligdager Vinterferie i uke 8 Høstferie i uke 4

143

144 KONTROLLUTVALGET I FROGN Forlengelse av avtalen med KPMG om regnskapsrevisjon Saksbehandler: Jan T. Løkken ehandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 6/337- Møtedato Sekretariatets innstilling:. Kommunestyret vil benytte seg av opsjonen til å fornye avtalen med KPMG AS med ett år, fra. mai 27 til 3. april Kommunestyret ber rådmannen inngå avtalen med KPMG AS Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Vedlegg: Kontrakt KPMG og Frogn kommune undertegnet, 74 Vedlegg A Kravspesifikasjon - Frogn og Vestby kommuner.pdf, Uttalelse fra Frogn kommune vedr KPMG som regnskapsrevisor SAKSUTREDNING: Kommunestyret fattet i sak 7/5 Valg av revisor for Frogn kommune følgende vedtak: Kommunestyret velger KPMG AS som kommunens regnskapsrevisor for perioden. mai 25 til og med 3. april 27, med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med + år. Det er kommunestyret som velger kommunens revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. Jf. Kommuneloven 78 nr.4. Sekretariatet legger til grunn at dette også gjelder ved spørsmål om eventuell bruk av opsjon til å forlenge slik avtale. Sekretariatet tolker avtalens bestemmelse om «å kunne forlenge av avtalen med + år» med at avtalen bare kan forlenges med ett år av gangen. Vedlagt følger kopi av avtale om revisjonstjenester mellom Frogn kommune og KPMG AS datert og vedlegg A Kravspesifikasjon til oppdragsgivers konkurransegrunnlag. Dette vedlegget inngår som en del av kontrakten, jf. kap. 2. i kontrakten. Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 95, 43 Ås esøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

145 Sekretariatet har innhentet rådmannens uttalelse om sine erfaringer med revisor. Rådmannen uttaler i vedlagt brev datert 22. november d.å. til FIKS: Frogn kommune er godt fornøyd med KPMG som regnskapsrevisor både i forhold til godt og smidig samarbeid, effektiv jobbutførelse, relevante anbefalinger og lettfattelige, helhetlige og oversiktlige tilbakemeldinger. KPMG har gjennomgående god kompetanse og tilbyr spisskompetanse når det er behov for dette. Sekretariatet har for sin del hatt et godt samarbeid med revisor. Revisor har møtt fast i kontrollutvalgets møter. Planer og rapporter er levert som forutsatt. Revisor har ikke lagt fram forslag for kontrollutvalget om opplæring, jf. pkt. 3. i Kravspesifikasjonen. Ås, Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Vedlegg:. Avtale om revisjonstjenester mellom Frogn kommune og KPMG AS datert Vedlegg A Kravspesifikasjonen til oppdragsgivers konkurransegrunnlag. 3. Rådmannens uttalelse om KPMG som regnskapsrevisor av datert Side 2 av 2

146

147

148

149

150

151

152

153

154

155

156

157

158

159

160

161

162

163

164

165

166

167

168

169 Revisjonstjenester for Vestby kommune og Frogn kommune Vedlegg A Vedlegg A Kravspesifikasjon. Generelt Formålet med kontrakten er å sikre en forsvarlig revisjon av kommunens regnskap, og tilhørende regnskaper, innenfor det til enhver tid gjeldende regelverk og revisjonsnormer. Tjenesten skal utføres i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og gjeldende bransjestandarder for øvrig. Revisor må utføre sine oppgaver og innhente dokumentasjon i størst mulig grad uten å belaste administrasjonen i kommunene 2. Regnskapsrevisjon og attestasjoner m.v. 2. Regnskapsrevisjon Revisor skal utføre revisjon av regnskapene til Vestby kommune og Frogn kommune og tilhørende regnskaper. I Vestby føres eget regnskap for Vestby havnekasse, jf. særlovgivningens krav Kontroll- og attestasjonsoppgaver m.v. Revisor skal også utføre kontroll, attestasjon eller bekrefte, gi uttalelser til ulike kompensasjons- og tilskuddsordninger og refusjonskrav. Dette arbeidet skal inngå i fastprisen for regnskapsrevisjon. Feil og mangler funnet før endelig attestering, gir ikke grunnlag for tilleggsfakturering. I tillegg skal revisor vurdere om finansreglementet legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommuneloven og «forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning». Det skal utføres en vurdering minst en gang i valgperioden. Vurderingen skal også gjennomføres ved endringer, men før reglementet vedtas i kommunestyret. Det vil variere med hvilke statlige refusjons- og tilskuddsordninger som til enhver tid er tilgjengelige og aktuelle å benytte. Prisen må ta høyde for at antall attestasjoner relatert til refusjonskrav og rapportering ovenfor offentlige myndigheter kan endres som følge av krav fra sentrale myndigheter, politiske vedtak i kommunene etc. For tiden gjelder dette følgende oppdrag: Frogn ekreftelse av korrekt grunnlag knyttet til merverdiavgiftskompensasjon. Dette gjøres løpende gjennom hele året, med 6 separate innsendelser via Altinn. Kontroll av spillemiddelregnskaper

170 Revisjonstjenester for Vestby kommune og Frogn kommune Vedlegg A Revisjonsuttalelse Frisklivssentral Revisjonsuttalelse vedrørende refusjonskrav for utgifter til barnevern. Revisjonsuttalelse Drøbaksvenn Revisjonsuttalelse Den kulturelle skolesekken Revisjonsuttalelse Den kulturelle spaserstokken Revisjonsuttalelse knyttet til tilskuddsordningen for særlig ressurskrevende helse- og omsorgstjenester i kommunene. Revisjonsuttalelse Rekrutteringstilskudd for psykologer i de kommunale helse- og omsorgstjenester. Revisjonsuttalelse Kompetansehevende tiltak for lindrende behandling og omsorg ved livets slutt. Revisjonsuttalelse Utvikling og utprøving av samhandlingsmodeller på rusfeltet. Revisjonsuttalelse Tilskudd til tverrfaglig videreutdanning i psykososialt arbeid med barn og unge. Revisjonsuttalelse Tilskudd til sommerkonsertene og Ad Astra Revisjonsuttalelse på kontroll av antall psykisk utviklingshemmede i kommunene. Attestasjon - Tildelte stimuleringsmidler tiltak og implementering av rusmiddelpolitisk plan i Frogn kommune Attestasjon - Engangstilskudd NAV Vestby ekreftelse på rapportering for statlig tilskudd knyttet til ressurskrevende tjenester Anleggsregnskap knyttet til spillemiddelfinansiering ekreftelse vedr. regnskap for boligsosialt arbeid ekreftelse overfor NAV ekreftelse vedr. regnskap for den kulturelle skolesekkenrevisjonsuttalelse Den kulturelle spaserstokken ekreftelse overfor Husbanken ekreftelse på korrekt grunnlag knyttet til merverdiavgiftkompensasjon gjøres løpende gjennom hele året, med seks separate innsendelser via Altinn. Attestasjon pasientregnskap (Årlig beretning pluss en ved hvert dødsfall) ekrefte rapport om antallet personer i Vestby med psykisk utviklingshemming Attestasjoner UF-etat vedr. refusjon mindreårige asylsøkere.

171 Revisjonstjenester for Vestby kommune og Frogn kommune Vedlegg A Frister for attestasjonsoppgaver. Når avtale om revisjonstjeneste er inngått, skal revisor straks ta kontakt med Vestby kommune og Frogn kommune og gjøre avtale om frister for attestasjonsoppgavene. Overskridelse av tidsfrister fastsatt av statlige myndigheter kan føre til bortfall av tilskuddsmidler. Kommunen forbeholder seg rett til å gjøre gjeldende erstatningsansvar, dersom fristoversittelse skyldes revisor. 2.3 Pristilbud Vi ber om et tilbud om fast pris pr. år for disse tjenestene. D Det skal oppgis en årlig og samlet fastpris for regnskapsrevisjon jf. Pkt 2. og attestasjonsoppgaver m.v., jf. pkt 2.2. Denne føres inn i vedlegg D. 3. Opplæring Revisor skal for hver av de to kommunene legge fram forslag om, og holde kurs for kontrollutvalgets medlemmer og/eller for medarbeidere i kommuneadministrasjonen. Temaer skal avtales for hver gang. Omfanget skal regnes til to kursdager pr. regnskapsår. Prisen for dette skal bakes inn i fastprisen for regnskapsrevisjon. 4. Rapportering og kommunikasjon med kontrollutvalget Plan for utførelse av revisjonsarbeidet med fokusområder skal forelegges kontrollutvalget ved starten av hvert revisjonsår. I tillegg skal revisor årlig utarbeide en halvårsrapport og en rapport for hele revisjonsåret for kommunene som stiles til kontrollutvalgene. Rapportene skal beskrive hva revisjonsoppgavene har omfattet og hvordan de er utført. Prisen for dette skal inngå i fastprisen for regnskapsrevisjon. 5. Møter Revisor skal delta på møter med økonomiavdelingen for informasjon om, og drøftelse av aktuelle problemstillinger. Møtene finner sted 4 ganger pr. år og inntil 2 timer pr. gang. Revisor skal normalt møte fast i kontrollutvalget. Kontrollutvalgene i Frogn og Vestby avholder årlig ca 8 møter hver på kveldstid.

172 Revisjonstjenester for Vestby kommune og Frogn kommune Vedlegg A Tilbudet må også legge til grunn at det er behov for løpende kontakt mellom revisor og kontrollutvalgenes sekretariat. Prisen for dette skal inngå i fastprisen for regnskapsrevisjon. 6. Revisjon av andre virksomheter Organisasjoner, legater og selskap, jf. oversikten nedenfor som er ment som en eksempeloversikt, velger selv sin revisor, men vi ønsker et tilbud på timepris som eventuelt kan benyttes av disse virksomhetene. Tilbudet føres inn i vedlegg D. Disse prisene inngår imidlertid ikke i evaluering av priskriteriet, og de aktuelle rettssubjekter står fritt til å benytte seg av dette tilbudet. Eksempeloversikt: Vestby: Den norske kirke v/vestby kirkelige fellesråd. Virksomheten hadde i 23 brutto driftsutgifter på ca 8 mill. kr. og 596 hovedboksbilag. Søndre Follo Renseanlegg IKS hadde i 23 brutto driftsutgifter på kr,6 mill. kroner og ca 5 hovedboksbilag. Anna og Hans Pettersen og Karen Sundby s minnefond Foged Alfred Nærups legat Frogn: Den norske kirke v/frogn kirkelige fellesråd. Virksomheten hadde i 23 brutto driftsutgifter på 7,3 mill. kr. og 46 fakturaposteringer i hovedbok. Søndre Follo rannvesen hadde i 23 brutto driftsutgifter på kr 42,9 mill. kroner. Antallet posterte fakturaer var 8. Aagot Marit og Alf Kristiansens legat Adolf Gulliksens legat Frogn Adolf Gulliksens legat Oslo Menighetsrådet 7. Rettledning og bistand

173 Revisjonstjenester for Vestby kommune og Frogn kommune Vedlegg A Revisor skal svare på enkle spørsmål fra kommunen. Spørsmål som vil kreve et timeforbruk på 3 minutter eller mer pr. spørsmål, skal faktureres etter gjeldende timepriser. Timepris skal oppgis, jf vedlegg D. 8. Arbeidsspråk Arbeidsspråket skal være norsk muntlig og skriftlig. 9. Kontor Ved besøk fra revisor, skal kommunen stille egnede kontorplasser til disposisjon Arbeidsplassene vil blant annet være utstyrt med PC med tilgang til kommunenes aktuelle datasystem. Tilsvarende vil revisor bli gitt online-mulighet til kommunenes aktuelle datasystemer... Reisekostnader Kostnader for reisetid og reisekostnader skal inngå i fastprisen.. Prissamarbeid Det forutsettes at tilbyderne ikke bedriver prissamarbeid, eller på annen måte bryter norsk lovgivning og konkurranseforutsetningene. 2. Kontrakt Arbeidet skal utføres i samsvar med de vedlagte kontraktsvilkår.

174

175

176 KONTROLLUTVALGET I FROGN Orienteringssaker Saksbehandler: Lene H. Lilleheier ehandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 6/274- Møtedato Sekretariatets innstilling: Sakene tas til orientering. Vedlegg: Tertialrapport nr pdf, Svar fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus til Frogn Venstre om ordførers habilitet VEDLEGG:. Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets møte Tertialrapport nr Svar fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus til Frogn Venstre om ordførers habilitet. 4. Saksprotokoll fra Kommunestyret Overordnet analyse og plan selskapskontroll Sak 36/6 Ås, 29. november 26 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 95, 43 Ås esøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

177 Tertial nr Saksfremlegg Saksbehandler: Kristoffer Ramskjell ehandlingsrekkefølge Eldrerådet Rådet for personer med nedsatt funksjonsevne 5-9 Hovedutvalget for oppvekst, omsorg og kultur 5-9 Hovedutvalget for miljø-, plan- og byggesaker 5-9 Kommunalt foreldreutvalg for grunnskolen 5-6 Administrasjonsutvalget 5-9 Formannskapet Kommunestyret Saksnr.: 6/223- Møtedato Rådmannens innstilling:. Tertialrapport nr tas til orientering 2. Drifts og investeringsbudsjettet justeres slik det fremgår i del 3.3 og 3.7 i rapporten Vedlegg: Tiltaksplan for trafikksikkerhet 26 og Idrett Friluftsliv og Nærmiljø tertial.pdf Statusrapport gjeldsforvaltning Frogn kommune, 2. tertial.pdf rukerveiledning - Månedsrapportering.pdf Tertialrapport nr 2 26.pdf Samlet månedsrapportering per 2. tertial 26.pdf Vedtaksrapportering Kommunestyret i perioden pdf Vedtaksrapportering Formannskapet i perioden pdf Vedtaksrapportering HMP i perioden pdf Vedtaksoppfølging HOOK i perioden pdf Vedtaksrapportering Administrasjonsutvalget i perioden pdf Side av 3

178 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Hovedinntrykket i denne rapporten er at kommunens ansatte gir innbyggerne gode tjenester. Justert for inntektsnivå kommer Frogn kommune på en 33. plass i den endelige rangeringen i Kommunebarometeret. Det vil si at nøkkeltallene er klart bedre enn det disponibel inntekt skulle tilsi. Tjenestene ytes innenfor de rammer kommunestyret har vedtatt og justert for selvkostområdene er årsprognosen et netto driftsresultat på 25,7 millioner kroner, eller 2,5 % i 26. Netto driftsresultat for 26 anslås til 25,7 millioner kroner, eller 2,5 %. Dette er,5 millioner kroner bedre enn vedtatt i Handlingsprogrammet Hovedforklaringen som ligger bak dette resultatet er: a. b. c. Minus 2,5 millioner kroner: Enhetene drifter på et nivå som er høyere enn ordinært driftsbudsjett ved at det benyttes overskudd/buffere fra 25 (de fleste enhetene har likevel innsparing i forhold til vedtatt budsjett). Imidlertid forverrer dette prognosen for netto driftsresultat med 2,5 millioner kroner. Pluss 3 millioner kroner: Generelle utgifter og inntekter forbedres ved; økte frie inntekter (3,5mill), forbedret netto finans (2,5mill), lavere kostnader til lønnsoppgjør (6,5mill), lavere pensjonskostnader (2,5mill), mindreinntekt for renteog avdragskompensasjon (-2mill). Samlet gir dette et styrket netto driftsresultat med 3 millioner kroner. Summen av a og b blir en netto forbedring med,5 millioner kroner. På styringsindikatorene i Handlingsprogrammet ligger kommunen an til å oppnå ønsket resultat på /3 og over godt nok på ytterligere /3. Kommunen har et nærvær per 2. tertial 26 på 92 prosent. Av dette er 6 prosent langtidsfravær og 2 prosent korttidsfravær. akgrunn for saken: Tertialrapportering er fast rapportering til kommunestyret. Målene i kommuneplanen er i handlingsprogrammet operasjonalisert i styringsindikatorer, med måleindikatorer og målemetode. Alle styringsindikatorene fra handlingsprogrammet er vurdert i denne rapporteringen, men det er kun indikatorene som er vurdert røde som er kommentert. I vurderingen av styringsindikatorene er fargekodene gitt ved at indikatorer som er målt til ønsket eller bedre er satt til grønt, mellom ønsket og godt nok er satt til gult og under godt nok er satt til rødt. Det vises til egen forklaring angående utvidet månedsrapportering med nye indikatorer som nå ligger i eget vedlegg. Side 2 av 3

179 Miljømessige konsekvenser: Se vedlagt tertialrapport nr. 2 26, kapittel 2.2., Klima og energi. Økonomiske konsekvenser: Netto driftsresultat anses som hovedindikator for økonomisk balanse i kommunesektoren og angir forholdet mellom driftsinntekter og driftsutgifter, hvor netto finansutgifter er medregnet. Netto driftsresultat viser hvor mye som kan avsettes til fremtidig bruk og til eventuell egenfinansiering av investeringer, og bør ligge på minimum,75 prosent av driftsinntektene for å sikre økonomisk handlefrihet til fremtidig bruk. Prognosen per 2. tertial 26 viser et netto driftsresultat på 2,5 prosent. Korrigert for selvkost viser prognosene et driftsresultat på 2,7 prosent. Med dagens lave rentenivå er det viktig å opparbeide seg en buffer for å takle en fremtidig renteoppgang og økte finansieringskostnader. Forventet netto driftsresultat kan være med på å styrke kommunens disposisjonsfond. Vurdering: Enhetene er gitt fornuftige rammebetingelser for å kunne levere et tjenestetilbud i tråd med målsettingene i handlingsprogrammet. Rådmannen understreker viktigheten av at enhetene opparbeider seg buffere for uforutsette hendelser. Dette innebærer fortsatt fokus på gode tjenester på riktig nivå, samt gode insentiver til effektiv drift som blant annet overføring av mer-/mindreforbruk til påfølgende år. Forutsigbare rammer er viktig for ro i organisasjonen og det anbefales at større justeringer av enhetenes rammer gjøres i behandlingen av handlingsprogrammet og ikke gjennom året. Rådmannen forventer at enhetene leverer et mindreforbruk som tilsvarer en buffer på 2 % av brutto utgiftsramme. På bakgrunn av dette anbefales det ikke ytterligere reduksjoner i enhetenes rammer. Medbestemmelse: 2. tertialrapport er diskutert med hovedtillitsvalgte i fagforbundet og Utdanningsforbundet. Konklusjon: udsjettet foreslås justert i tråd med vedlagt tertialrapport punkt 3.3 og 3.7. Rådmannen i Frogn Harald K. Hermansen Side 3 av 3

180 6 Tertialrapport nr. 2

181 Innhold Rådmannens kommentarer...3. Overordnet vurdering av status per 2. tertial Tjenesteproduksjonen Økonomi... 4 Samfunn Styringsindikatorer Status for måloppnåelse Klima og energi... 7 Økonomi Styringsindikatorer Status for måloppnåelse Drift hovedoversikt Drift - status enhetene Drift - status finansforvaltning Forvaltningen av kortsiktig likviditet: Forvaltningen av lånegjeld: Endringer siden forrige rapport: Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet: alanse - status disposisjonsfond Investering status prosjektene Kommentarer til utvalgte prosjekter... 4 Investeringer-forslag til nye/justerte bevilgninger... 7 Status og strategier for tjenesteutviklingen Oppvekst og (opp)læring Styringsindikatorer oppvekst og (opp)læring Status for måloppnåelse Helse, velferd og omsorg Styringsindikatorer HOV Status for måloppnåelse Kirke, kultur, idretts- og friluftsliv Styringsindikatorer kultur, idretts- og friluftsliv Status for måloppnåelse Medarbeidere Frogn kommunes arbeidsgiverpolitikk Styringsindikatorer Kommentarer til indikatorene Status for måloppnåelse IKT og interne systemer Styringsindikatorer Status for måloppnåelse Status på politiske vedtak rapporteres i eget vedlegg

182 Rådmannens kommentarer. Overordnet vurdering av status per 2. tertial 26 Hovedinntrykket i denne rapporten er at kommunens ansatte gir innbyggerne gode tjenester. Justert for inntektsnivå kommer Frogn kommune på en 33. plass i Kommunebarometeret. Det vil si at nøkkeltallene er klart bedre enn det disponibel inntekt skulle tilsi. Tjenestene ytes innenfor de rammer kommunestyret har vedtatt. Prognosen for netto driftsresultat er på 25,7 millioner kroner, eller 2,5 % i Tjenesteproduksjonen Målene i kommuneplanen er i handlingsprogrammet operasjonalisert i styringsindikatorer. Alle styringsindikatorene fra handlingsprogrammet er vurdert i denne rapporteringen, men det er kun indikatorene som er vurdert røde (manglende måloppnåelse) som er kommentert. I vurderingen av styringsindikatorene er fargekodene gitt ved at indikatorer som er målt til ønsket resultat eller bedre er satt til grønt, mellom ønsket og godt nok resultat er satt til gult og under godt nok er satt til rødt. Kommunen leverer tjenester på et høyt nivå og selv om vi oppnår under «godt nok» på en tredjedel av styringsindikatorene i gjeldende handlingsprogram må ikke dette sees på som en totalvurdering av kommunen. Styringsindikatorene i handlingsprogrammet er utvalgte områder vi ønsker å fokusere på og forbedre i perioden for å nå de langsiktige målene i kommuneplanen. Det er naturlig at dette er områder med forbedringspotensial og derigjennom områder vi streber etter å forbedre. For å gi et mer helhetlig bilde av kommunens tjenesteproduksjon viser rådmannen til kommunebarometeret som rangerer alle kommunene i Norge. Her rangeres også de ulike sektorene hver for seg på bakgrunn av gitte kriterier. Det påpekes at dette er en rangering, ikke en kvalitetsvurdering. Justert for inntektsnivå kommer Frogn kommune på en 33. plass av alle landets kommuner. Det vil si at nøkkeltallene er klart bedre enn det disponibel inntekt skulle tilsi. Rådmannen er svært fornøyd med plasseringen og vil i arbeidet fremover fokusere på hvordan kommunen skal beholde og ikke minst styrke den gode tjenesteytingen i kommunen. 3

183 Under vises den endelige nasjonale rangeringen innenfor hver sektor i kommunebarometeret 26. Fargekodene gir signal om hvor godt eller dårlig kommunen ligger an i sektoren, målt mot alle kommuner i Norge. Rangeringen innenfor hver enkelt sektor er ikke justert for kommunens korrigerte inntekter. Det er en forbedring av plasseringen på flere av områdene og en topp- plassering på grunnskole, barnevern, kostnadsnivå, miljø og ressurser og vann, avløp og renovasjon. På barnehage og saksbehandling er kommunen rangert blant de dårligste kommunene, men det er en forbedring på flere av de underliggende indikatorene...2 Økonomi Netto driftsresultat Netto driftsresultat for 26 anslås til 25,7 millioner kroner, eller 2,5 %. Dette er,5 millioner kroner bedre enn vedtatt i Handlingsprogrammet Hovedforklaringen som ligger bak detteresultatet er: a. b. c. Minus 2,5 millioner kroner: Enhetene drifter på et nivå som er høyere enn ordinært driftsbudsjett ved at det benyttes overskudd/buffere fra 25 (de fleste enhetene har likevel innsparing i forhold til vedtatt budsjett). Imidlertid forverrer dette prognosen for netto driftsresultat med 2,5 millioner kroner. Pluss 3 millioner kroner: Generelle utgifter og inntekter forbedres ved; økte frie inntekter (3,5mill), forbedret netto finans (2,5mill), lavere kostnader til lønnsoppgjør (6,5mill), lavere pensjonskostnader (2,5mill), mindreinntekt for rente- og avdragskompensasjon (-2mill). Samlet gir dette et styrket netto driftsresultat med 3 millioner kroner. Summen av a og b blir en netto forbedring med,5 millioner kroner. 4

184 Netto driftsresultat korrigert for selvkost utgjør 2,7 prosent, eller 27,8 millioner kroner. Pensjon og finans asert på oversikter fra Statens pensjonskasse og KLP ser pensjonsutgiftene ut til å bli ca. 2,5 millioner kroner lavere enn budsjettert. Utgiftene til amortisering av tidligere års premieavvik og inntektsføring av årets premieavvik regnskapsførers sentralt og er ikke en del av forventet mindreforbruk på enhetene. Netto finansutgifter forventes å bli 2,5 millioner kroner lavere enn budsjettert på grunn av lavt rentenivå. Skatt og rammetilskudd asert på revidert nasjonalbudsjett skatteanslag fra kemneren i Follo anslås merinntekter på 3,5 millioner kroner. Utviklingen i perioden etter revidert nasjonalbudsjett kan tyde på at merinntektene kan bli enda høyere, men rådmannen forholder seg til anslag i revidert og i statsbudsjettet. Nærvær Frogn kommune har en målsetting om et nærvær i forhold til legemeldt fravær på 95 prosent. Per 2. tertial 26 er nærværet på ca. 92 prosent. Av dette er 6 prosent langtidsfravær og 2 prosent korttidsfravær. 5

185 Samfunn 2. Styringsindikatorer Mål Kommuneplan Livskvalitet og folkehelse Aktiviteter og rammebetingelser som fremmer livskvalitet og folkehelse er innarbeidet i alle Frogn kommunes virksomheter og planverktøy Hva skal måles? LF Resultat folkehelseprofil, Innbyggere med muskel og skjelettlidelser % LF Folkehelseprofil LF 27,5 26 Godt Ønsket nok LF LF LF 2 Resultat folkehelseprofil Innbyggere med psykiske plager % LF 2 Folkehelseprofil LF 2 5 LF 2 7 LF 2 3 LF3 5 LF3 4 KE 5 KE 4 Måleindikatorer tertial Målemetode LF3 - (Ikke utført i 26) LF3 Resultat spørreundersøkelse (tilfredshet oppvekstvillkår for barn og unge)» Klima og energi KE Kommunens totale Tilfredshet med tilrettelegging klimagassutslipp for syklister skal være halvert KE 2 innen 23 (sett i Antall km nyanlagt gang- og forhold til 99sykkelsti samt fortau nivå) KE3 Antall liter fyringsolje i kommunale bygg innkjøpt per år KE4 Antall nyetablerte pendler pplasser Resultat LF3 Innbyggerundersøkelse KE Innbyggerundersøkelse KE 2 Telling KE 3 Telling KE4 Telling S Innbyggerundersøkelse KE - (Ikke utført i 26) KE 2 2,4 KE 2 6 KE 2 4 KE 3 8. KE 3. KE4 KE4 9 S -(Ikke utført i 26) S 5 S 4 S2 6 S2 75 S2 6 S3 3 S3 2 S3 KE 3 KE4 8 (hvorav stk er elbil) Stedsutvikling, bolig- og nærmiljø En by- og tettstedsutvikling basert på tydelig senterstruktur, god kommunikasjon, urbane kvaliteter, kulturhistoriske verdier og grønne verdier S Tilfredshet med utviklingen av kommunesenteret S2 Antall henvendelser hos yantikvar på bibliotek per år Nærings-utvikling Drøbak er kjent og profilert som Oslofjordens trehusby, kultur-, bade- og ferieby N Tilfredshet med muligheten til å etablere virksomhet N Innbyggerundersøkelse N -(Ikke utført i 26) N 5 N 4 N2 Rangering på NHOs næringsnm N2 NHOs undersøkelser N2 57 (Kommune NM-25) N2 Plass 25 N2 Plass 288 S2 Telling S3 Antall artikler/nyhetssaker S3 kommunen lager eller bidrar til Telling om grønne verdier (park, biologisk mangfold, friluftsliv, aktiviteter etc) 6

186 2.2 Status for måloppnåelse 2.2. Klima og energi Hovedmål: Kommunens totale klimagassutslipp er halvert innen 23 (sett i forhold til 99 nivå). Vi legger til rette for tiltak som bidrar til at flere sykler og går for å redusere utslipp av klimagass fra kommunale bygg som bidrar til bruk av kollektive transportmidler Antall km nyanlagt gang- og sykkelsti samt fortau Gangveinett langs Fugleveien til Ås er etablert. I tillegg pågår det flere reguleringsarbeid der det er stilt krav om utarbeidelse av fortau eller gang- og sykkelvei. Disse er Vestbyveien og Kolstad. Det planlegges også gang- og sykkelvei langs fv 76 (Osloveien) fra Gropa og til akker bru. Antall liter fyringsolje i kommunale bygg innkjøpt per år Det vil bli kjøpt noe fyringsolje på Dal Skole og ved Grande. Men trolig ikke mer enn tusen liter. Saneringstakten er avhengig av hva som skjer med mulig EPC avtale. For Grande er det ikke naturlig å sanere like før driften skal stenges. Nye energikilder er strøm kombinert med jordvarme, samtidig som det iverksettes energisparetiltak. Prosjektet som skal konvertere kommunale bygg på Seiersten er noe forskjøvet i tid. Dette betyr at Seiersten ungdomsskole vil komme noe senere i gang med bruk av annen energi som jordvarme. Antall nyetablerte pendlerplasser: Det er ferdigstilt en pendleparkering ved Seiersten. Kommunestyret vedtok i forbindelse med HP 26-9 etablering av en pendleparkering i Gropa. Kommunen har mottatt negative merknader fra bl.a. Statens vegvesen som går på trafikksikkerhet. Her er det bekymring knyttet til kryssing av veien. På en så høyt trafikkert vei foreligger det en bekymring at pendlere vil krysse over veien og ikke benytte eksisterende undergang. Rådmannen støtter vurderingen av at tiltaket kan medføre kryssing av myke trafikanter over veien og at dette igjen kan utløse trafikkfarlige situasjoner. P-plassen i Gropa er også avhengig av dispensasjon. Statens vegvesen har igangsatt utbygging av pendleparkering ved Måna med forventet ferdigstillelse i 26.Tilhørende grøntanlegg samt asfaltering gjennomføres våren 27. 7

187 Økonomi Alle styringsindikatorene fra handlingsprogrammet er vurdert i denne rapporteringen, men det er kun indikatorene som er vurdert røde (manglende måloppnåelse) som er kommentert. I vurderingen av styringsindikatorene er fargekodene gitt ved at indikatorer som er målt til ønsket resultat eller bedre er satt til grønt, mellom ønsket og godt nok resultat er satt til gult og under godt nok er satt til rødt. 3. Styringsindikatorer Mål Hva skal måles? Kommuneplan Måleindikatorer Ø Ø. Netto driftsresultat på 3 prosent Netto driftsresultat Ø2 Ø 2. Disposisjonsfond Disposisjonsskal utgjøre minst fond i millioner 2 millioner kroner. kroner Overskytende beløp kan blant annet benyttes til finansiering av investeringer Ø3 26 Målemetode Prognose resultat Ønsket Godt nok Mål KOSTRA 2,5 3,,75 3* Kommunens regnskap Ø 3. Redusere Avdragstid, avdragstiden på lån antall år Kommunens regnskap *Det planlegges med et lavere netto driftsresultat enn kommuneplanens mål i hele perioden. 3.. Status for måloppnåelse Mål med rød status er kommentert under. Mål med grønn og gul status vurderes som tilfredsstillende og er ikke kommentert. Ø 3: Redusere avdragstiden på lån Gjennomsnittlig avdragstid på kommunens lån er 32 år, mens målet er 3 år. Avdragstiden på 32 år er beregnet ut fra bestemmelsene om minimumsavdrag i kommuneloven. Det antas at dette er gjeldende praksis i de fleste kommuner. Rådmannen foreslo å redusere avdragstiden i forslag til Handlingsprogram i tråd med kommuneplanens mål. Dette ble ikke vedtatt i Kommunestyret. 8

188 3.2 Drift hovedoversikt Tall i kroner DRIFTSINNTEKTER rukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Rammetilskudd Andre statlige overføringer Andre overføringer Inntekts- og formuesskatt Eiendomsskatt Andre direkte og indirekte skatter Sum driftsinntekter Regnskap pr udsjettregulert budsjett justeringer Opprinnelig budsjett Regnskap rutto driftsresultat EKSTERNE FINANSINNTEKTER Renteinntekter og utbytte Mottatte avdrag på lån Sum eksterne finansinntekter EKSTERNE FINANSUTGIFTER Renteutgifter og låneomkostninger Avdrag på lån Utlån Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Motpost avskrivninger Netto driftsresultat DRIFTSUTGIFTER Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunens tjenesteproduksjon Kjøp av tjenester som erstatter kommunens tjensteproduksjon Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter Sum driftsutgifter RUK AV AVSETNINGER ruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk ruk av disposisjonsfond ruk av bundne fond ruk av likviditetsreserven Sum bruk av avsetninger AVSETNINGER Overført til investeringsregnskapet Avsatt til dekning av tidligere års regnskapsmessige merforbruk Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond Avsatt til likviditetsreserven Sum avsetninger Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk

189 3.3 Drift - status enhetene Enhet Rådmannsgruppa IKT Økonomi Personal, organisasjon og politikk Samfunnsutvikling arnehager Dal Skole og barnehage Drøbak skole Dyrløkkeåsen skole Heer skole Seiersten skole Sogsti skole Pleie og omsorg i institusjon Hjemmebaserte tjenester Utvikling, tilrettelegging og omsorg Enhet for barn, unge og familier Helse- og koordinering Psykisk helse og rustjenester Kultur og fritid Eiendom Miljø, idrett og kommunalteknikk NAV Generelle inntekter og utgifter Sum Regnskap Overføres investeringsregnskapet** Netto driftsresultat, korrigert for selvkost Netto driftsresultat ukorrigert Opprinnelig udsjett Revidert Årsårsbudsjett justeringer årsbudsjett prognose Rådmannens forslag til justering -5** 863*** -863*** -5** 5** * *udsjettjustering for netto driftsresultat gjelder overføring av samlet netto mindreforbruk for enhetene fra 25 til 26. I tillegg er lønnsoppgjøret fordelt fra Generelle inntekter og utgifter og ut på enhetene. **Se foreslått justering av investeringsregnskapet i kapittel 3.7 ***Enheten tilføres midler for etablering av bolig til enslige mindreårige flyktninger. Helårsvirkning innarbeides i Handlingsprogrammet Netto driftsresultat reduseres tilsvarende. Anslag netto driftsresultat i %, ukorrigert Anslag netto driftsresultat i % korrigert for selvkost 2,5 % 2,7 % Tabellen over viser regnskapet per 3. august 26 splittet opp på kommunens enheter mot det opprinnelige og det reviderte årsbudsjettet for 26. Legg merke til at budsjettet ikke er periodisert, men er for hele 26. En lineær periodisering vil ikke være noe godt sammenligningstall ettersom både kostnader og utgifter fordeler seg ujevnt gjennom året. For å få et bilde av hvordan enhetene og kommunen som en helhet ligger an vil årsprognosen per 3. desember gi den beste indikasjonen.

190 Enhetene gikk stort sett med gode overskudd i 25. 7mill kroner av dette ble overført til budsjettet for 26 som reserver i forhold til uforutsette behov og hendelser. ruk av midlene må godkjennes av rådmannen, så langt er midlene stort sett ubrukt. Tabellen over viser at enhetene også i 26 ligger an til å gå med overskudd, mindreforbruk. I vedlegget «Samlet månedsrapportering per 2. tertial», er årsprognosen for den enkelte enhet splittet opp i utgift og inntekt og kommentert. 3.4 Drift - status finansforvaltning 3.4. Forvaltningen av kortsiktig likviditet: tall i millioner ankinnskudd DN Spareank , ,9 5, Avkastning/ renteinntekter 3 mnd Nibor +,25 % 3 mnd Nibor +,68 % Kortsiktig likviditet er plassert i kommunens hovedbankforbindelse DN. I tillegg er NOK 5 mill plassert til særvilkår hos Spareank Forvaltningen av lånegjeld: Frogn kommune benytter i dag ekstern uavhengig rådgiver, FINANSinnkjøp AS, til å bistå kommunen med den løpende gjeldsforvaltningen. Porteføljeoversikt lånegjeld: tall i millioner Lån nr/isin SE NO Swedbank NO74346 Nordea NO73 Danske NO74533 Swedbank NO KN 2876 KN 2664 KN 2978 KN 29 KN 263 DN NO KN 2646 KN 2649 KN 2632 Handelsbanken Totalt Restgjeld pr ,9 75, 4,5, ,2 Restgjeld pr , , 4,5 5 88,4 ikke utbetalt 78 52,3 Forfall ,3

191 Nøkkeltallsopplysninger for gjeldsportefølje: Nøkkeltall Vektet løpetid for portefølje (år) Gjennomsnittsrente ,7 år,73 % ,5 år,77 % Fordeling fast og flytende rente: tall i millioner Volum sikret Hovedstol Sikringsgrad i % ,5 % ,6 % Per er NOK 5 mill. av gjelden rente sikret ved bruk av to rentebytteavtaler Endringer siden forrige rapport: Siden fremleggelse av rapport per har totalt 2 sertifikatlån forfalt. tall i millioner Lån Långiver Hovedstol ved forfall Type lån Forfall Danske ank 4,5 Sertifikatlån Kommunalbanken 5 Sertifikatlån Lån er refinansiert til nytt sertifikatlån, NOK 4,496 mill. som forfaller Lån 2 er refinansiert til et sertifikatlån, med forfall Kommunalbanken har varslet en renteoppgang på lån med p.t. rente med,5 prosentpoeng. Endringen har virkning fra 3. september Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet: Finansforvaltningen i Frogn kommune viser ingen avvik fra rammene i finansreglementet. Finansreglementet er av uavhengig kompetanse vurdert i tråd med forskrift om kommuners og fylkeskommunes finansforvaltning. 3.5 alanse - status disposisjonsfond Status disposisjonsfond (tall i ) Inngående balanse 26 Overskuddet i driftsregnskapet for 25 avsettes til disposisjonsfondet KS 76/6 Overført mindreforbruk på enhetene fra 25 Interimsstyre nytt badeanlegg jfr. KS 28/6 Gjennomføring av folkeavstemming ifm kommunesammenslåing (inntil mill) KS 68/6 Midler til næringsarbeid KS 78/6 Underskuddsgaranti Drøbak luesfestival KS 55/6 alanse per eløp

192 3.6 Investering status prosjektene Tabellen på neste side viser overført ubrukt bevilgning fra 25, budsjettjusteringer ved.tertial, vedtatt årsbudsjett for 26 og summen av disse («Totalt budsjett»). Tabellen viser også regnskap per og gjenstående bevilgning for 26. Investeringsprosjekt Helsebygg 2 Helsebygg - Inventar og utstyr Risiko og sårbarhet 6 Startlån 7 Hovedplan vann og avløp 8 rygger og havner 9 Maskinpark MIK Totalt Ubrukt udsjett ud.just. budsjett Ubrukt Investeringer i boliger Investeringer i boliger til bosetting av flyktninger Kommunale veier IKT investering Agresso Follo Tiltaksplan IFN Elektronisk arkiv Trafikksikkerhetstiltak Utskifting av oljefyringsanlegg innen Dal skole, ventilasjon gymsal IKT investering skole 7 Minnelund 8 iblioteket, digitalisering 9 Flerbrukshus 2 Svømme/badeanlegg 2 Seiersten stadion, oppgradering 24 Tinglysning 25 Akvariet, oppgradering 28 Dyrløkkeåsen skole SD anlegg 29 Uteleker, skoler og barnehager 3 adeparken, rehabilitering 3 Egenkapitalinnskudd KLP 32 Rehabilitering bygg 33 Nedgravde søppelkontainere Regnskap Hjelpemiddelsentralen Kopås rygger og havner - nye behov Toalett Gyltholmen Maskinpark Eiendom Parkeringsautomater rygger sjøtorvet 3

193 Investeringsprosjekt Totalt Ubrukt udsjett ud.just. budsjett Vestbyveien - trafikksikkerhetstiltak Regnskap Ubrukt Sti Rogneveien Sjøtorget - aktivitetsplikt sosialhjelpsmottakere Follo barne- og ungdomsskole Forprosjekt fortau ved Elleveien Oppgradering Garderveien Flygel Energi Performance Contracting il Utvikling, tilrettelegging og omsorg Sum Sum ekskl startlån Vann- og avløpsledning Odalen-Haveråsen 49 Forsk. gang- og sykkelsti Dalsbekk Glennekrysset 5 Grunnerverv Årsaken til det relativt store beløpet i sumlinjen kolonne for ubrukte bevilgninger skyldes i hovedsak at enkelte prosjekter har hatt senere oppstart enn antatt Kommentarer til utvalgte prosjekter.helsebygg yggearbeidet skjer etter plan, ferdigstillelse entreprise er 7.februar Investeringer i boliger elsjø Terrasse 9-2: Reguleringsplan godkjent. Skisseprosjektet godkjent av kommunestyret i juni 26. Entreprisen kunngjøres i desember 26. Trekanttomta: Regulering pågår. To alternative planforslag legges frem til fornyet førstegangsbehandling høsten 26. Skogveien: Reguleringsarbeid pågår. Ekesvingen 8: Prosjektet er ferdigstilt. Råkeløkkveien/Lindtruppbakken 7: Arkitektkonkurranse pågår. : Avventer avklaring om prosjektets videre fremtid. Avklares i kommunestyremøte 9 september 26. Husviken 5: Vedtak om forsterket omsorgsbolig. Arbeidet med reguleringsplan er iverksatt. ergabakken: Prosjekt i vent. Avventer kommunedelplan for nordre Frogn. Grande: MP har lagt føringer for reguleringsplanarbeidet. Varsel om oppstart i løpet av august 26. Vestbyveien 3-5: Reguleringsplan vedtatt av kommunestyret juni 25. Skisseprosjektet behandles i løpet av høsten Investeringer i boliger til bosetting av flyktninger Det er lite tilgang på boligobjekter i det private markedet. 4

194 7. Hovedplan vann og avløp Det er gjennomført noe rehabilitering av ledningsnett rundt Seiersten, Vollveien, Gulliksbakken og Museumsveien. Store prosjekter som sikring av drikkevann til Gylteåsen er under ferdigprosjektering og anbudsdokumenter utarbeides disse dager. Vannledning til atteriveien er ferdigprosjektert og forventes lagt ut på anbud i vinter 26. Rehabilitering av renseanlegg er under gjennomføring. Rehabilitering av avløpspumpestasjon er også under gjennomføring slik at kommunen har nok kapasitet til å behandle avløp fra fremtidige boligområder som f.eks. Haneborgenga. 8. rygger og Havner I forbindelse med kommunestyrets vedtak om utredning av dypvannskai og akvariets fremtidig plassering er kommunen i dialog med konsulent for oppstart av arbeid. 9. Maskinpark MIK Ny lastebil er mottatt med en kostnad på,6 millioner eks. mva. Kostnaden tilsvarer den reelle markedspris.. Kommunale veier Rehabilitering av Sogstiveien og Frons vei er ferdigstilt. Når det gjelder Stubberudveien er det mottatt tilbud fra entreprenør som er under vurdering. 4. Tiltaksplan IFN Det legges frem en egen sak på septembermøte knyttet til sanitæranlegg på Måna. Kostnadene for anlegget er beregnet til 2,9 millioner kroner. 6. Trafikksikkerhetstiltak Trafikksikkerhet ved Grande er ferdigstilt. Samme gjelder for etablering av bussholdeplasser/busslommer ved Holterteigen og Grande. Nye trafikksikkerhetstiltak er under arbeid og forslaget legges fram i rådmannens forslag til HP Minnelund Prosjektet er ferdigstilt. 9. Flerbrukshus Overtakelsesforretning ble gjennomført 8.april. rukstillatelse er gitt. 2. adeanlegg adeanlegget ferdigstilles. desember 27, Frognhallen 6. april. 2. Seiersten stadion, oppgradering Prosjektet ferdigstilt med unntak av undervarme. Sluttoppgjøret ikke ferdig. 25.Akvariet Midlene er brukt til sikring for videre drift. 5

195 3. adeparken, rehabilitering Det er gjennomført flere rehabiliteringsarbeid knyttet til sikkerhet. Rehabilitering av baderampe har vært ut på anbud og planlagt oppstart vinter 26. Rehabiliteringsarbeid ble ikke gjennomført i sommer grunnet stor bruk av området midt i badesesongen. Det planlegges rehabilitering av muren fra Parstranda og fram til varmebadet. Muren er i dårlig forfatning og ikke sikret. Forslag til forvaltningsplan behandles politisk i september. Sendes deretter til høring. 32. Rehabilitering bygg Årets bruk av midler er gått til rehabilitering av skoler, barnehager og administrasjonsbygg. 33. Nedgravde søppelkontainere Tiltaket er ferdigprosjektert. Etter kvalitetssikring og uavhengig kontroll er tiltaket beregnet med en kostnadsramme på 8 millioner kroner. Tiltaket innarbeides i HP rygger Sjøtorget Forventet ferdigstillelse i oktober. 36. Kopås Kontrakt med entreprenør for rehabilitering av mannskapsbrakka er inngått. Ferdigstilles årsskiftet 26/ rygger og havner nye behov Rehabilitering av Kommunebrygga, Digerud brygge og revik brygga har vært ute på anbud med forventet oppstart av arbeid i september. 4. Parkeringsautomater Parkeringsautomater ved Havnegata/åthavna, Kino, og Sjøtorget er skiftet. 43. Vann- og avløpsledning Odalen-Haveråsen Ferdigstilles i løpet av høsten Forprosjekt fortau ved Elleveien Prosjektering er under arbeid. Kvalitetssikring og uavhengig kontroll startes så snart som mulig. 49. Gang- og sykkelsti Dalsbekk Glennekrysset Ferdigstilt. 52. Oppgradering Garderveien Det gjennomføres anskaffelse ifm. forprosjekt. Anskaffelse omfatter konsulent bistand til prosjektering, løsning og kostnadsrammer. Forprosjektet forventet ferdigstilt i vinter 26. 6

196 3.7 Investeringer-forslag til nye/justerte bevilgninger, kroner Nr Prosjekt 55 Kjøp av buss for enhet Utvikling, tilrettelegging om omsorg Sum endret bevilgning ved 2. tertial 26 ruk av disposisjonsfond/buffer enheten selv Sum Endret bevilgning Viser til sak 35/6 fra Formannskapets møte hvor det ble vedtatt å omdisponere 3. kroner av rammen til Enhet for Utvikling, tilrettelegging og omsorg for kjøp av en minibuss tilrettelagt for bruk innen helse og omsorg. Vedtatt beløp tok utgangspunkt i anskaffelse av en brukt minibuss. Ved nærmere undersøkelser viser det seg at det vil være mer hensiktsmessig å anskaffe en ny bil og få denne registrert som «uss for institusjon for transport av funksjonshemmede» (IF). Anskaffelse av en slik minibuss har en kostnadsramme på ca. 8. kroner. Foreslått tilleggsbevilgning tas fra enhetens driftsramme. 7

197 Status og strategier for tjenesteutviklingen Alle styringsindikatorene fra handlingsprogrammet er vurdert i denne rapporteringen, men det er kun indikatorene som er vurdert røde (manglende måloppnåelse) som er kommentert. I vurderingen av styringsindikatorene er fargekodene gitt ved at indikatorer som er målt til ønsket resultat eller bedre er satt til grønt, mellom ønsket og godt nok resultat er satt til gult og under godt nok er satt til rødt. Kommunen leverer tjenester på et høyt nivå og selv om vi oppnår under «godt nok» på en tredjedel av styringsindikatorene i gjeldende handlingsprogram må ikke dette sees på som en totalvurdering av kommunen. Styringsindikatorene i handlingsprogrammet er utvalgte områder vi ønsker å fokusere på og forbedre i perioden for å nå de langsiktige målene i kommuneplanen. Det er naturlig at dette er områder med forbedringspotensial. For å gi et mer helhetlig bilde av kommunens tjenesteproduksjon viser rådmannen til kommunebarometeret som rangerer alle kommunene i Norge. Her rangeres også de ulike sektorene hver for seg på bakgrunn av gitte kriterier. Frogn kommune er på 33. plass av alle landets kommuner i den endelige rangeringen til Kommunebarometeret. 4. Oppvekst og (opp)læring Overordnet mål fra kommuneplanen: Alle barn og unge i Frogn får kvalitativt gode oppvekst- og læringsvilkår Den statlige satsingen på økt lærertetthet på.-4. trinn videreføres i skoleåret I tillegg er Frogn kommune med i satsingen «Two teachers». Dette er et forskningsprosjekt som skal undersøke hvilken effekt økt lærertetthet gir. Prosjektet er i gang fra august og fire skoler deltar. Dette prosjektet blir kombinert med videre satsing på språk-lese og skriveplanen. Ungdomstrinn i Utvikling er en satsning fra departementet som går over tre semestre. Alle skoler er i gang med sine satsinger. Prosjektet skal styrke kompetansen hos lærerne og ledere både på ungdomstrinn og barnetrinn, men ungdomstrinn får mer direkte og tilpasset veiledning Alle 5 barnehageassistenter og assistenter på skolene som er ferdige med barne- og ungdomsarbeiderutdanningen er i arbeid som er tilpasset deres fagbrev. Frogn kommune satser på digital skole. Pilotskolene, Seiersten og Dal er nå over i vanlig drift. Fase 2 og fase 3 i utrullingen er under planlegging. Dyrløkkeåsen skole skal inn i fase 2. Alle skoler i Frogn kommune følger opplegget «iktplan.no» som er en øving i digitale ferdigheter i henhold til gjeldende læreplan. Forebyggende arbeid mot mobbing skal rettes mer mot barn- og ungdoms bruk av sosiale medier, og her er programmet «du bestemmer.no» en god hjelp for skolene. 8

198 Enheten for barn unge og familier har et tverrfaglig fokus mot barn og unge. De ulike tjenestene samarbeider om gode tiltak for å komme tidlig inn og forhindre en ytterligere problemutvikling. Under nevnes i ikke prioritert rekkefølge - en del av det tilbudet enheten UF yter: Familieråd er et prioritert tiltak hvor og målet er at det brukes aktivt i alle tjenestene. Tiltaket har fokus på brukermedvirkning og ansvarliggjøring og gjenspeiler kommunens verdier på en god måte. Drøbak, har gjennomført foreldreråd som er en satsning i tråd med familieråd og kommunens prosjekt Ansvar for eget liv. Kvellomodellen er et tverrfaglig samarbeidsprosjekt med UF og barnehagene. Målet er å fange opp barn som trenger spesiell og tilrettelagt oppfølging i tidlige barneår hvor muligheten er størst med tidlig innsats. Det gis tilbakemeldinger om at innsatsen bidrar til bedre samarbeid mellom barnehagene og korpsene samt at problemutvikling fanges opp tidligere. Ungdomslos, en prosjektstilling som arbeider aktivt mot barn og unge som viser tegn til å droppe ut av skolen. Innsatsen er på individ- og systemnivå mot skolene og samarbeidet hjem/ skole. Målet er å utvikle gode rutiner som raskere kan fange opp elever som er i fare for å droppe ut. Circle of security- parenting (COS- P) er en metode for å fremme god tilknytning mellom foreldre og barn og dermed forebygge utviklingen av vansker for barna. Metoden har vist seg å ha gode resultater. Det er gjennomført opplæring for ansatte i UF og skolene i starten av 26. De ulike tjenestene i UF har i samarbeid gjennomført COS-P-veiledning til flere foreldregrupper hittil i 26. Tilbud om PIS- grupper (gruppetilbud til alle barn med to hjem) minst en gang i løpet av barneskolen og ungdomskolen. Godt samlivskurs er tilbud til førstegangsforeldre og er et forebyggende samlivskurs. Det gis gode tilbakemeldinger på dette kurset. arselgrupper er et tilbud til alle etter fødsel. Et nettverksbyggende tilbud i tillegg til foreldreveiledning i gruppe. Det er etablert en ny tjeneste, Familietjenesten, som arbeider med barn og unge -8 år (noen ganger opp til 23 år). Hovedarbeidsområdene vil være: - Arbeid med barn/unge og familier med begynnende vansker/som er i risiko for å utvikle alvorlige vansker Arbeid med barn/unge og familier som har utviklet vansker Oppfølging/ettervern av ungdom som trenger hjelp til etablering/arbeid/økonomi osv. Fag- og tiltaksutvikling i tjenesten og hovedansvar for utvikling av tjenesteovergripende satsningsområder i enheten, f.eks. COS-P, familieråd, Kvello osv. Iverksetting av familieråd og foreldreråd Undervisning- og veiledningsoppgaver over for andre ansatte/tjenester 9

199 4.. Styringsindikatorer oppvekst og (opp)læring Mål Kommuneplan O Frognskolen er blant de beste i landet faglig og sosialt O2 arn som trenger spesiell hjelp eller oppfølging blir fanget opp tidligst mulig og senest før barneskolealder O3 Veksten i antall unge uføre er begrenset med 2 % fra 2-nivå til 22 O4 Frafall i det videregående utdanningsløpet O5 Nulltoleranse for mobbing Hva skal måles? Målemetode 26. tertial Resultat 26 O. Grunnskole samlet O. Kommunebarometeret O. 43. pl. O. 28. pl. Godt nok O. 3. pl. O.2 Trivsel 7. trinn O.2 Kommunearometeret O pl. O.2 2. pl. O pl. O.3 Trivsel. trinn O.3 Kommunebarometeret O 2. Intern kartlegging O pl. O.3 3. pl. O pl. O 2.,8 % lavere O 2. Andel førskolebarn 5 % høyere enn andel grunnskolebarn O 2. Måleindikatorer O 2. Andel nye saker meldt UF i førskolealder i forhold til andel barn meldt i grunnskolealder. O 3. Prosentvis endring i antall unge uføre. Ønsket 2% høyere O 3. Tall fra NAV O 3. 5% O 3. % O 3. % O 3.2 Prosentvis antall ungdom som føles ensom, veldig plaget * O 3.3 Prosentvis antall ungdom som føler bekymringer, veldig plaget * O 4. Tall fra Folkehelseinstituttet O 3.2 Score på ungdomsundersøkelse O %* O 3.2 * O 3.2 * O 3.3 Score på ungdomsundersøkelse O %* O 3.3 * O3.3 * O 4. Statistikk O % O % O 4. 2 % O 5. Gjennomsnitt av mobbetilfeller = Ingen tilfeller av mobbing** O 5. Elevundersøkelse O 5.,25 O 5., O 5.,2 O 5.2 4,4 O 5.2 * O 5.2 * 2 nivå = % O 5.2 O 5.2 Nulltoleranse for vold i Redusere antall tilfeller UngDatanære relasjoner vold rettet mot barn og undersøkelsen unge i nære relasjoner 2

200 4..2 Status for måloppnåelse O : Frogn-skolen er blant de beste i landet faglig og sosialt Trivselen i Frogn-skolen er høy, spesielt på 7.trinn, det er imidlertid utfordringer på ungdomstrinnet noe resultatet viser. Skolene intensiverer arbeidet med elevenes psykososiale miljø, herunder ulike tiltak som fremmer elevenes trivsel. Elevenes svar på elev- og trivselsundersøkelsene på den enkelte skole er et viktig utgangspunkt for målrettede tiltak. Grunnskolen samlet presterer godt i et nasjonalt perspektiv, men vi oppnår dårligere resultater enn målsetningen vår. Det arbeides på mange ulike områder for å nå målene og lærertettheten er blant annet økt i 25 og lærere har fullført videreutdanning og Frogn-skolene deltar i Ungdomstrinn i Utvikling, et program som styrker lærernes kompetanse. O 2: arn som trenger spesiell hjelp eller oppfølging blir fanget opp tidligst mulig og senest før barneskolealder Kvello-modellen for tidlig innsats i barnehagene har som mål å se de barna som trenger ekstra hjelp og støtte, så tidlig som mulig. Korpset som er rundt i alle barnehagene, er kjennetegnet av forskjellige faglig kompetanse. Dette gjør at observasjonene blir bredt faglig fundert og at barn dermed med økt sannsynlighet får tidligere hjelp. Tiltak som iverksettes, settes tidlig inn og kjennetegnes av tverrfaglighet. Til tross for dette har ikke kommunen nådd måltallet, og innsatsen må derfor intensiveres gjennom ytterligere økt samarbeid og samhandling. O 3: Veksten i antall unge uføre er begrenset med 2 % fra 2-nivå til 22 I Frogn er det såpass få unge uføre at en minimal endring (for eksempel person) gir store utslag. Arbeidsmarkedet er blitt mer krevende og det er vært en svak økning i antall unge uføre. Uførhet blant unge er en utfordring for samfunnet og ulike tiltak for å få ungdom ut i arbeid er viktig for at de skal klare å bygge kompetanse som er viktig i arbeidsmarkedet. O 4: Alle elever som starter videregående skole forutsettes å fullføre Av Frogns ungdom er det av 4 som ikke fullfører videregående skole i løpet av fem år. Det er kun Vestby av Follo-kommunene som har et høyere frafall. Det arbeides nå fra førskolealder for å tilrettelegge for at flest mulig skal være rustet for å fullføre videregående skole. Frafall skyldes ulike årsaker og noe frafall vil det alltid være. De kommunene med lavest frafall ligger rundt 5 prosent og dette gjelder blant annet Oppegård. På sikt arbeider vi mot at en like stor del av våre ungdommer også skal fullføre det videregående utdanningsløpet innenfor normert tid. 2

201 O 5: Nulltoleranse mot mobbing Målet om Null mobbing ved samtlige skoler er vanskelig å oppnå. Resultatene for elevundersøkelsen gjør at hver enkelt skole må se på eksisterende tiltak og vurdere å tenke nytt. Digital mobbing er et økende fenomen, denne er skjult og skjer ofte utenom skoletid, men gir konsekvenser inn i skolehverdagen. Målet om null mobbing krever et tett samarbeid av alle aktører rundt elevene og ikke minst et godt hjem-skole samarbeid. Rådmannen vil intensivere dette på kommunenivå gjennom Kommunalt foreldreutvalg og på den enkelte skole. Ungdomsundersøkelsen viser imidlertid at også andelen elever som aldri opplever mobbing, har økt siden 29. Frogn-skolenes plan for et godt skolemiljø «Ingen ut av rekka går» er under revidering. 4.2 Helse, velferd og omsorg Overordnet mål fra kommuneplanen: Frogn kommune tilbyr helse og omsorgstjenester på beste effektive omsorgsnivå (EON) Helsetilstanden i den norske befolkningen er svært god også i Frogn. Levealderen er høy og vil øke i fremtiden. Prognosen for forventet aldersfordeling i Frogn viser at andelen eldre over 67 år øker med 5 % frem til 23. På helse og sykdom skårer vi dårligere enn landet hva gjelder muskel- og skjelettplager, psykiske symptomer og har noe høyere medisinbruk i befolkningen. Andelen krefttilfeller pr år og forekomst av demens er økende på lik linje med resten av landet. Utviklingen de siste årene har gått i retning av at flere yngre mottar hjemmebaserte tjenester. Antallet yngre brukere av hjemmetjenester økte med 3 prosent fra året før, Tverrfaglig tilnærming og samhandling, hvor brukers behov og ressurser er styrende for vår innsats, har stort fokus. HOV har prioritert utvikling av felles begrepsforståelse og felles plattform for samhandling og ser gode resultater i praksis. Det jobbes aktivt for å omfordele ressurser fra «tjenester til alle» til å sikre nødvendige helse- og forebyggende tjenester til innbyggerne som er i risikosonen. Det forventes fortsatt økt behov for hjemmebaserte tjenester og det er behov for økt fokus på nødvendig hjelp samt forebyggende tiltak for å oppnå best mulig helse- og funksjonsnivå i befolkningen. Samtidig skårer Frogn lavt på andel ansatte med fagutdanning, hvilket må kompenseres med innleie. Der er flere på dispensasjon fra utdanningskravet om 3 årig helse og omsorgs utdanning gjennom fylkesmannen. Det er søkt midler til kompetanseutvikling hos fylkesmannen med positivt resultat. Det registreres stort behov for omsorgsboliger til mange vanskeligstilte grupper med ulike helsemessige utfordringer. På planstadiet har vi nå elsjø Terrasse og Husvikveien. Utvikling av varierte omsorgsboliger til eldre vil redusere behovet for sykehjemsplasser og gi mulighet for å bo lengst mulig i eget hjem. Det er iverksatt et arbeid med å vurdere hvilke type omsorgsboliger og hvor mange omsorgsboliger Frogn trenger fremover. 22

202 Vi har høyere andel fysioterapeuter enn gjennomsnittet i sammenlignbare kommuner, allikevel har vi lange ventelister og lang ventetid til tjenesten. Vi har sett til kommuner som har klart å redusere lister og ventetid og er nå i ferd med å iverksette gode virkemidler i Frogn i samhandling med de private fysioterapeutene. Flyktningetjenesten tar imot flyktninger etter plan, og er godt i gang med aktiviteter i Vimpelfabrikken. Frivillige og kommunalt ansatte samhandler i arbeidet med god integrering. osetting av flere flyktninger medfører behov for styrking av flyktningetjenesten (bosetting, tolketjeneste etc.) samtidig prioriteres tverrfaglig innsats, for å sikre god integrering av flyktninger og tjenesteutvikling tilpasset denne målgruppen. Fra 27 skal pasienter med psykisk helse- og rusmiddelproblemer få øyeblikkelig hjelp døgntilbud i kommunen. Det vurderes både eksterne og interne løsninger for opprette en plass til formålet. Arbeidsledigheten i Frogn er på ca 2 %. De sosiale tjenestene mottar flere personer med store og sammensatte hjelpebehov. Det er økning i antall mottakere av sosialhjelp, også blant alderspensjonister. Alle barnefamilier får særskilt vurdering med tanke på barnas muligheter til å delta på idrett, kultur og andre vanlige aktiviteter. Utdrag av noen resultater pr. 2. tertial 26 Gjennomgående satses det på tverrfaglige samhandling og at HOV skal gjennomsyres av en helhetskultur på alle områder så som, plan, økonomi og struktur. Alle barnefamilier får særskilt vurdering med tanke på barnas muligheter til å delta på idrett, kultur og andre vanlige aktiviteter. Startet lavterskel aktivitetstilbud for personer som søker økonomisk sosialhjelp Lav ledighet med ca. 2% Kvalifiseringsprogrammet har hatt 2 deltakere, arbeidstreningsgruppa har fått gode snekker-lokaler/arbeidsforhold i Vimpelfabrikken. Resultatene er fortsatt gode, med høy overgang til jobb, utdanning eller varig trygdeløsning. Flere fikk tilbud om jobb eller aktivitet tilpasset innbyggere med nedsatt funksjonsnivå. Inn på tunet pilot prosjekt i samarbeid med Årungen utedrift- aktivitets- og sysselsettingstilbud Samhandlingsprosjektet med psykisk helse og rus er utviklet videre, mange brukere fikk koordinerte tjenester ved hjelp av tillitsperson rus. Lokal medisinsk senter er i drift og er samlokalisert med Follo legevakt Pågående utvikling av innhold og tjenestetilbud i Ullerud helsebygg. Hverdagsrehabilitering videreføres Et autismeteam er under utvikling for å ivareta brukere med utfordrende atferd. Det er startet og planlagt nye, både generelle og spesifikke tiltak, for å møte folkehelseutfordringene i Frogn. Flere får tilbud om deltakelse i grupper ved ressurssenter, for eksempel kurs i depresjonsmestring og kurs i mestring av belastninger Heltidskultur, fra deltid til heltid er igangsatt. Tire prosjektet samarbeid mellom follokommune og Folloklinikken med mål om å avdekke alvorlige psykiske lidelser tidlig. Det er søkt midler til kompetanseutvikling hos fylkesmannen med positivt resultat. 23

203 4.2. Styringsindikatorer HOV Mål Kommuneplan H Frogn kommune tilbyr helse- og omsorgstjenester på beste effektive omsorgsnivå (EON) 26 2.T Hva skal måles? 26 Ønsket Godt nok H.. H. 3 H. 6 H..2 Antall klager på tjenester gitt på feil H..2 omsorgsnivå (vedtak) Gerica H..2 4 H..2 3 H..2 6 H.2. Totalt antall klager til fylkesmannen H.2 Telling H.2. H.2. 8 H.2. H.2.2 H H H.2.3 5,3 H.2.3 5,2 H.2.3 5, H.2.4 4,6 H.2.4 4,8 H.2.4 4,6 Gerica H.3. 2 H.3. 4 H.3. 3 H.3. H.3. Ny Ikke i gang-satt enda H.3. 3 H.3. 2 H H H H 2.. kurs til høten H H Måleindikatorer H.. Venteliste på langtidsplass Målemetode H.. Gerica Gjennomsnitt Resultat H.2.2 Antall medhold i klager til fylkesmannen H.2.2 Telling H.2.3 rukerundersøkelse H.2.3 H.2.4 Pårørendeundersøkelse H.3. Antall pasienter som mottar hverdagsrehabilitering årlig H.3. Egen opplevelse av bedring Fornøydhetsskala (-6) H.2.4 Fornøydhetsskala (-6) H.3. PSFS - skala fra -. Aggregerte tall fra nivå ved start og til avsluttet rehab. H2 Innbyggernes sykefravær knyttet til muskel- og skjelettlidelser er redusert med 2 % fra 2-nivå til 22 H3 Innbyggernes sykefravær knyttet til psykiske lidelser er redusert med 5 % fra 2-nivå til 22 H 2. Antall henvisninger til frisklivsresept H 2.. H 2. ra mat-kurs (antall deltakere) H 2.. Extensor Antall deltakere H 2. Legemeldt sykefravær knyttet til muskel- og skjelettlidelser H 2.. Tall fra NAV (%) H H H H 2. Antall deltakere på kolsskole H 2.. H 2.. H H 2.. H 3. H H 3. Antall innførte nettbaserte løsninger til bruk for innbyggerne ved behov for kompetanseheving innen mestring av lettere psykiske Telling H 3. Telling 9 H 3. 24

204 Mål Kommuneplan T Hva skal måles? Måleindikatorer Målemetode Resultat 26 Ønsket Godt nok H 3.2 H H H plager H4 Frogn kommune tilrettelegger for at alle gis muligheter til å delta på sosiale, idrettslige eller kulturelle arenaer H5 Innovasjon i helse og omsorg H 3.2 Antall deltakere på gruppetilbud til personer med psykiske plager som har behov for økt mestringsevne H 3.2 Antall deltakere H 3.3 Nedgang i medisinforbruk Sammenlignet med tall fra 223 H 3.3 Folkehelseprofilen Rduksjon i prosent (%) H 4. H 4. Andel av vedtak hvor det er vurdert Registrering av vedtak i fagsystem barn og unges mulighet til deltakelse i aktivitet H 5. Antall nye innovasjonsprosjekter H 5. Telling H H 3.3 H 4. % H 4. H 4. 5 % 4 % H 5. H 5. H Status for måloppnåelse H : Frogn kommune tilbyr helse- og omsorgstjenester på beste effektive omsorgsnivå egrunnelse: Tjenester tildeles etter brukernes individuelle behov og ressurser ut fra kommunens tjenestetilbud og ressursrammer. Tjenester tildeles etter EON-prinsippet. (est Effektive Omsorgs Nivå) Helse, omsorg og velferd (HOV), jobber med å tilpasse tjenestene etter innbyggernes ressurser og behov. Nødvendig hjelp og forebygging prioriteres til innbyggere i risikosonen. Utfordringen er knyttet til betydelig behov for ambulerende bo- og oppfølgingstjenester og forebyggende tiltak innen folkehelse og friskliv. Det er videre nødvendig å realisere vedtatte investeringer, som omsorgsboliger uten heldøgns bemanning og omsorgsboliger med miljøarbeidertjenester. Det er en ønsket utvikling at innbyggerne skal kunne bo lengst mulig i eget hjem, men det skaper også utfordringer for tjenestetilbudet. Hjemmebaserte tjenester merker en økning av innbyggere med behov for kompleks helsetjenester i hjemmet. Dette gjelder særlig barn og yngre voksne. ehovet for å bygge tverrfaglige tjenester rundt den enkelte tjenestemottaker med komplekse behov ser ut til å være en trend fremover og er i tråd med primærhelsemeldingen. Hjemmebaserte tjenester i Follo har gått sammen om et kompetanseutviklingsprogram i samarbeid med Lovisenberg diakonale høyskole, tilpasset denne utviklingen og helhetlige pasientforløp. Frogn kommune har en lavere andel fagutdannede enn andre kommuner som kompenseres med innleie. 25

205 Det jobbes aktivt for å omfordele ressurser fra «tjenester til alle» til å sikre nødvendige helse- og forebyggende tjenester til innbyggerne som er i risikosonen. Vi bidrar gjennom å bygge opp under innbyggernes egne ressurser, mestringsevne og bidrar til å aktivere brukernes eget nettverk. Omsorgstrappen er utvidet med nivåer for frivillig- og privat innsats. Den samlede rehabiliteringstjenesten har gjennomført et felles arbeid med mål om å redusere lange ventelister og ventetider til privat fysioterapi. I sammenligning med andre Follo kommuner ligger vi høyt på antall driftstilskuddshjemler. Vi har innhentet informasjon fra andre kommuner som har gode erfaringer med samarbeidet mellom private og kommunale fysioterapeuter for å skape et helhetlig tjenestetilbud på feltet. Det planlegges nå innføring av tiltak som felles prioriteringsnøkkel, retningslinjer for praksis, samhandling og bedre utnyttelse av kommunens totale fysioterapi ressurser. H2: Innbyggernes sykefravær knyttet til muskel- og skjelettlidelser er redusert med 2 prosent fra 2 nivå til 22 egrunnelse: Innbyggerne i Frogn har over tid hatt et noe høyere sykefravær enn befolkningen i Akershus for øvrig. Tapte dagsverk pga. sykefravær er en stor utfordring, både for den enkelte, for arbeidsplassen og for samfunnet. Folkehelsetiltakene med fokus på livsstilsendring gir bedring av helse uavhengig hvilken livsstilssykdom som ligger til grunn. Tiltakene som er satt for å bedre folkehelsen er anerkjente. Tiltakene er langsiktige og det må forventes mange år før synlige resultat viser seg i statistikk. Folkehelseprofilen for Frogn viser at 27,5 % av befolkingen mellom -74 år har muskel og skjelett plager. Vi har noe høyere andel av legemiddelbrukere mot KOLS og astma i sammenligning med andre. Noe høyere andel hjerte- og karsykdommer enn Akershus. Noe lavere andel diabetes. Statistikken viser 3 års gjennomsnitt. Det kreves langsiktige tiltak da livsstilsendring gir resultater over tid. Helsetilstanden i Frogn, Folkehelserapporten 24, har gitt grunnlag for å planlegge og iverksette ytterligere helsefremmende tiltak: Økt satsning på helsefremmende og forebyggende arbeid Fokus på mestring og egentrening, ansvar for egen helse hos personer med livsstilssykdommer. Det satses på tverrfaglig innsats og effektiv ressursbruk på tvers av enheter og profesjoner. Det er stor pågang til Lærings- og mestringstilbud til innbyggere med muskel- og skjelettplager, det settes inn ekstra tilbud i høst. Lærings- og mestringstilbud til innbyggere med KOLS videreføres. Økt tilbud om styrke- og balansekurs. Kom i form en lavterskel treningsøkt for alle innbyggerne samarbeid med DFI, kreftkoordinator og friklivskoordinator er etablert. Aktivitetstilbudet med OWLS er startet opp i regi av Seniorsenteret Det satses på både generelle og spesifikke folkehelsetiltak. 26

206 H 3: Innbyggernes sykefravær knyttet til psykiske lidelser er redusert med 5 prosent fra 2-nivå til 22 egrunnelse: Psykiske lidelser utpeker seg som den nye «folkesykdommen». Vi ønsker å redusere denne uønskede utviklingen. Tiltakene er langsiktige og synlige resulter vil ikke vise seg for etter flere år. Det er gjennomført et kartleggingsarbeid gjennom kartleggingsverktøyet rukerplan. Antall brukere til psykisk helsetjenester er 43, brukere i rustjenesten 82, av disse har 52 brukere samtidig rus og psykisk lidelse. Kartleggingene viser at denne brukergruppen skiller seg mest ut mht. mangel på arbeid/aktivitet/utdanning. Det har vært en nedgang på % av medikamentbruk knyttet til psykiske lidelser i Frogn kommune. Der er et stykke unna målet om 4% nedgang i 29. For å nå flere innbyggere har vi styrket gruppetilbudene i tjenesten. Det er satset mer på kurs i depresjonsmestring (Kid) og kurs i mestring av belastninger (KI). Ressurssenteret har utvidet sitt tilbud, og omfatter nå også tilbud til personer som har en ruslidelse. Rusprosjektet, som er et kvalitets og kapasitetsøkningsprosjekt innenfor rustjenesten, er godt i gang. Det fokuseres på samhandling og helhetlige tjenestekjeder til den enkelte bruker. Det er søkt om fortsatt midler til å videreføre prosjektet. Kommunens oppfatning er at tiltaket har ført til reell kapasitetsvekst med 3 årsverk og at fokus på samhandling og faglig utvikling sikres. Helhetlig pasientforløp sikres og hindrer at brukerne faller igjennom det ordinære tjenestetilbudet. Flere brukere har gjennom prosjektet fått tilbud om meningsfylt aktivitet og sysselsetting tilpasset deres situasjon. Det er søkt Fylkesmannen om midler til et nytt prosjekt «Inn på tunet» som er et pilotprosjekt med Årungen utedrift. Formålet er å legge til rette for at mennesker med psykiske helseproblemer og/eller rusproblemer får tilbud om å bedre sin helse ved deltagelse i meningsfulle aktiviteter/arbeid, fysisk aktivitet og sosial inkludering. Psykisk helse og rustjenesten har i samarbeid med Folloklinikken DPS og NAV vurdert muligheter for å starte opp med IPS - Individuell jobbstøtte. Forskning har vist at en gjennom IPS kan forvente bedrede symptomer, økt selvtillit og høyere grad av yrkesdeltakelse hos brukerne. For å gjennomføre dette i Frogn, kreves økning av ressurser både i NAV-kontoret og i psykisk helse (Jobbspesialister). Psykisk helse og rustjenester og UF enheten deltar i et prosjekt med Folloklinikken. TIRE prosjektet handler om å oppdage tidlig, og behandle, alvorlig psykoseproblematikk hos unge fra 23 år. Målet er å bedre sykdomsforløp. 27

207 4.3 Kirke, kultur, idretts- og friluftsliv Overordnet mål fra kommuneplanen Frogn kommune legger til rette for allsidige kulturelle og fysiske aktiviteter som tilfredsstiller behov til alle målgrupper i tråd med demografisk utvikling, og i et folkehelseperspektiv. Flere enheter i kommunen samarbeider om bruk og forvaltning av arenaer for idrett. Folkehelseperspektivet står sterk når det gjelder kommunens arrangementer, noe som gjenspeiles i form av turmarsjer, sykkelløp og familiearrangementer med ulike fysiske aktiviteter. Kommunen bidrar med økonomisk støtte til Idrettsrådet. Det er et stort behov for idrettsarenaer i Frogn, både utendørs og innendørs. Etablering av Seiersten idrettspark med svømmehall, ny kunstgressbane, oppjustering friidrettsanlegget og eksisterende hall samt bygging av ny «boksehall» har styrket tilbudet til både barn, unge og voksne. Rådmannen er opptatt av aktiviteter hvor folkehelseperspektivet blir ivaretatt. Opprusting av adeparken og Seiersten idrettspark er viktige arenaer i denne forbindelsen. I samarbeid med Oslofjordens friluftsråd planlegges det tilrettelegging av flere kystnære områder. Frogn kommune har sikret seg verdifulle friluftsområder på Seiersten som tidligere var eid av Forsvaret, og både Seiersten-marka og Skiphelle brukes til ulike familiearrangementer, det samme gjøres deler av naturlandskapet og stinettet i Frogn. 28

208 4.3. Styringsindikatorer kultur, idretts- og friluftsliv Mål Hva skal måles? Kommuneplan Måleindikatorer tertial Målemetode Resultat 26 Ønsket Godt nok K K. K. K. K. K. Frogn kommune har trygge sosiale og kulturelle arenaer, og samarbeider godt med frivillige lag og foreninger rukertilfredshet Kulturskole rukerundersøkelser 97 % % 8 % K..2 K..2 K..2 K..2 K..2 Antall elever Cellus data 2 % av grunnskole-elevene 2 % 6 % K.2 K.2 K.2 K.2 K.2 esøkstall kino illettsalg K.3 K.3 K.3 K.3 K.3 Utlånstall bibliotek Antall utlån per innbygger 3,8 4,2 4, K.4 K esøkstall klubb Telling (KOSTRA) (følger skoleåret) K2 K 2. K 2. K 2. K 2. Frogn kommune skal til enhver tid ha arenaer for idrett som utnyttes Netto driftsutgifter maksimalt og som motiverer til bredde i til idrett per innbygger aktivitet og deltakelse KOSTRA 473,- 5,- 45,- K3 K 3. K 3. K 3. K 3. K 3. Viktige områder for friluftsliv og opplevelse av naturog kulturlandskap er sikret og gjort tilgjengelige Lek- og rekreasjonsareal per innbygger K 2. KOSTRA 4 dekar 5 dekar 4 dekar Status for måloppnåelse K: Frogn kommune har trygge sosiale og kulturelle arenaer, og samarbeider godt med frivillige lag og foreninger ) Kulturskolen Etter nye opptak til kulturskolen i høst, har elevplassantallet økt fra 352 til 372. Det er tett opptil forventet målsetning, og nær 2 % av grunnskoleelevene i kulturskolen, (372 av 882 elever) ligger Frogn kommune godt over landsgjennomsnittet på 5 %. 29

209 En svak nedgang i antall elever i grunnskolealder og en økning på egenbetaling, er trolig blant årsakene til elevtallet har sunket noe de siste par årene. Det betyr likevel at vi prosentvis holder stand, og med en positiv økning denne høsten. Ventelistene er nede på et minimum etter utstrakt bruk av gruppeundervisning. Det er i hovedsak teaterlinja som har venteliste. Igangsetting av Follo-piloten for talentutvikling og fordypning, og hele tiden høyt nivå på undervisningen, er sannsynligvis årsaken til økt elevtall. Etterspørselen er i forandring. Teater og drama er i skuddet, mens band og gitarundervisning har lavere interesse enn før. 2) Kinoen esøkstallet for Drøbak kino økte betraktelig i 25 i forhold til 24. Denne veksten har fortsatt så langt i 26. Flere toppfilmer, jevn og god markedsføring over tid, samt en kinosjef som hele tiden satser på det beste av infrastruktur når det gjelder filmfremvisning, antas å være årsaken til økt besøk på Drøbak kino. Kinoforestillinger på dagtid, tilbud til eldre og bruk av huset til foredrag og overføring av operaforestillinger er virkemidler som kan gi enda bedre besøkstall. 3) iblioteket Ny teknologi har gitt biblioteket timer lenger åpningstid på hverdagene. Jevnt besøk de siste årene av barn og voksne, men noe nedgang av ungdom mellom 4 og 9 år. Selv om biblioteket ønsker å være et møtested for alle, med et variert tilbud av foredrag og barneteater, er det vanskelig å treffe unge mennesker. Dette er en utfordring over hele landet. iblioteket er opptatt av å fornye tilbudene til publikum. Søndagsåpent bibliotek blir en realitet denne sommeren som en prøveordning. Ekstra utgifter dekkes av egen ramme. 4) Klubber Ungdomsklubbene har store utfordringer som følge av endret livsmønster blant ungdom. ruk av sosiale medier holder ungdommene i større grad hjemme. Underhuset har likevel vært Follos best besøkte klubb, og nye tilbud og nye aktiviteter i 25/26 har allerede gitt resultater i form av høyt besøkstall. Det jobbes videre med innholdet i klubbene i samarbeid med ungdommene selv. Våren 26 stengte Frognhallen og klubben har dermed fått nye utfordringer i andre lokaler. Flytting til Dyrløkkeåsen har vært arbeidskrevende for enheten, men besøket er så langt svært gledelig, og oppslutningen om sommerprogrammet var over all forventning. 5) Kirke (ingen styringsindikatorer) Kulturenheten samarbeider godt med kirkekontoret om konserter i kirkene. 5 sommerkonserter er avviklet i 26, og med over 3 publikummere. Det er på samme nivå som årene før. For 26 blir AdAstra konsertene døpt om til «Høstkonsertene for ungdom». Programmet er i all hovedsak lagt. Det blir konserter som tidligere år, hvor en legges til Smia. Flerbrukshuset Smia er innviet og de første konsertene har allerede blitt avviklet. Aktivitetene på Smia vil være med på å styrke samarbeidet mellom kirken og kulturenheten. 3

210 Medarbeidere I vurderingen av styringsindikatorene er fargekodene gitt ved at indikatorer som er målt til ønsket resultat eller bedre er satt til grønt, mellom ønsket og godt nok resultat er satt til gult og under godt nok er satt til rødt. 5. Frogn kommunes arbeidsgiverpolitikk Overordnet mål fra kommuneplanen: Frogn Kommune er til enhver tid en nyskapende og fleksibel organisasjon som tiltrekker seg, utvikler og beholder kompetente medarbeidere. 5.2 Styringsindikatorer Mål Kommuneplan A Frogn kommune er en nyutviklende og lærende organisasjon Hva skal måles? Måleindikatorer A. - Medarbeidernes vurdering knyttet til kompetanse a) ruk av kompetanse i arbeidet b) relevant kompetanseutvikling A2 A 2. Frogn kommune rekrutterer og beholder medarbeidere som det til enhver tid er behov for A3 Ledere i Frogn har en felles lederplattform basert på kommunens verdier og lederprinsipper a)turnover SAM, EF, PLO, Hj. aserte, MIK, barnehage b)ubesatte stillinger over 6 mnd Alle c) Ca. antall på disp. Alle A 3. -Medarbeidernes oppfatning Nærmeste leder A 3.2 -Medarbeidernes oppfatning tertial Målemetode Resultat edre kommune medarbeiderundersøkelse a) 4,3* (snitt landet :4,2) a) Rekrutteringssystem b) Mnd.rapp c) Mnd.rapp A 4. Frogn kommune har et nærvær på 95 % -Nærvær a)stk b)7 c) Ønsket Godt nok * * a) % b) c) 5 edre kommune medarbeiderundersøkelse 4,** (snitt landet: 3,9) A 3.2 * Ny undersøkelse i 25 4,** (snitt landet: 3,9) -Agresso 95,9 % a) 5 % b) c) 5 A 3. A 3. Overordnet ledelse A4 b) 3,7* (som landet) 26 A 3.2 * 95 % 93 % *Ny medarbeiderundersøkelse fra 26 der skala går fra -5. Kommunens skala bør justeres tilsvarende da gammel medarbeiderundersøkelse gikk fra -6. Foreslått for 26 at vi scorer som landsgjennomsnitt eller bedre. 3

211 **Mestringsorientert ledelse er ledelse som vektlegger at den enkelte medarbeider skal få utvikle seg og bli best mulig ut fra sine egne forutsetninger, slik at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste A2 Kommentarer til indikatorene Vi har gjennom månedsrapporten målt turnover i utvalgte enheter i tillegg til ubesatte stillinger og ansatte på dispensasjon. Stor turnover kan være en utfordring for alle organisasjoner. Frogn kommune har ikke en turnover som utpeker seg som spesielt negativt på noen områder så langt i 26. Vi har imidlertid hatt 7 ubesatte stillinger over 6 måneder. Av disse er det flere små stillinger på helg og natt som har vært vanskelig å rekruttere fast personell. Alle ubesatte stillinger er innenfor helse. Ansatte på dispensasjon: I enhet for utvikling, tilrettelegging og omsorg er det gitt dispensasjon til flere ansatte ifm med utlevering og klargjøring av legemidler. A4 Sykefraværet var stabilt i 23, 24 og 25. I 2 tertial(mai-september) ses en positiv utvikling, imidlertid er fraværet i perioden januar-september noe høyere(6,3 %). Sykefraværet måles kun i økonomisystemet Agresso da NAV fremdeles har problemer med å skaffe statistikk etter omlegging av deres systemer. 5.3 Status for måloppnåelse Ingen indikatorer scorer under «Godt nok» og kommenteres ytterligere. 32

212 IKT og interne systemer Overordnet mål for Frogn kommunes digitaliseringsstrategi Frogn kommune leverer digitale tjenester som gir innbyggere og næringslivet et reelt digitalt førstevalg og bidrar til en effektiv tjenesteproduksjon. 6. Styringsindikatorer Mål Hva skal måles? HP Måleindikatorer KI Frogn kommune har et bevisst forhold til bruk av digitale kanaler og en effektiv og brukervennlig digital forvaltning. KI. Antall følgere på Facebook KI.3. Resultat i DIFI sin evaluering av offentlige nettsider KI.3.2 Resultat i DIFI sin evaluering av digitale tjenester KI.4. Reduksjon i utsendelser av papirpost fra sentral postutsendelse KI 4 Frogn kommune har arkiv og dokumenthåndtering hvor alle typer dokumenter behandles i henhold til lov og enkelt kan gjenfinnes. KI 8 arnehagene og skolene i Frogn benytter gode og fleksible digitale læremidler bygget på en sikker og stabil teknisk plattform. KI 4. Antall fag-systemer som arkiverer til Noark5 arkiv KI 8. Gjennomføre pilotprosjektet Digital skole, et prosjekt for teknisk og pedagogisk fornyelse tertial 26 Resultat Ønsket Godt nok Statistikk på Facebook Rangering foretatt av DIFI Ikke målt i 26 6 stjerner 5 stjerner Målemetode Rangering foretatt av DIFI Ikke målt i 26 5 stjerner 4 stjerner Statistikk fra posten -25 % -4 % -35 % Telling % % 9 % Andel av prosjektet som er fullført Merknader: KI.3. og.3.2. DIFI har utarbeidet nye kriteriesett som ser på nettsted og tjeneste som en enhet. Evalueringen skal på denne måten simulere brukerens opplevelse på en bedre måte. Dette er ressurskrevende og derfor er evalueringen gått over til å være en utvalgsundersøkelse. Ca 75 nettsteder er evaluert i 26. Det har ikke vært evaluering av Frogn kommunes nettside eller digitale tjenester i

213 6.2 Status for måloppnåelse Digital dialog og forvaltning KI. Frogn kommune har et bevisst forhold til bruk av digitale kanaler og en effektiv og brukervennlig digital forvaltning. Frogn kommune har i lengre tid benyttet Svar Ut, en nasjonal felleskomponent for digital forsendelse av dokumenter. Sikker digital forsendelse krever bruk av personnummer. I løpet av våren 26 er det etablert integrasjon mellom sak og arkiv systemet og folkeregisteret. Dette gjør bruk av digital forsendelse enklere og det er forventet at bruk av tjenesten øker fremover. Arkiv, dokumenthåndtering KI 4 Frogn kommune har arkiv og dokumenthåndtering hvor alle typer dokumenter behandles i henhold til lov og enkelt kan gjenfinnes. Rekrutteringssystemet, skjemaportalen og det skoleadministrative systemet arkiverer i dag direkte i sak og arkiv systemet. Det er flere systemer som står for tur, men det må tas stilling til om fagsystemene skal ha et eget e-arkiv eller arkivere direkte i dagens Norak5 arkivkjerne. Det er ønskelig at dette blir en felles løsning for kommunene som deltar i samarbeidet om sak og arkiv systemet. Status på politiske vedtak rapporteres i eget vedlegg 34

214 Handlingsprogram Tiltaksplan for trafikksikkerhet 26, status per 2. tertial Det er etablert en prosjektgruppe som består av representanter fra kommunens veimyndighet, samfunnsutvikling, skoler og barnehager for utarbeidelse av et nytt trafikksikkerhetsplan. Den nye planen vil fokusere på trygge skoleveier samt gjennomgang av eksisterende tiltaksplan for å sortere det som er faglig hensiktsmessig, forutsigbart, realistisk og praktisk mulig å gjennomføre. Dette er et omfattende arbeid med forventet ferdigstillelse i sommer 26. Med bakgrunn i det forventede planarbeid, rulleres eksisterende trafikksikkerhetsplan der tiltakene gjelder kun for 26. Prioritering av tiltak langs stam-, riks- og fylkesveier. Disse gjelder tiltak knyttet til nybygg og omlegging av stam-, riks- og fylkesveier, tiltak langs riks- og fylkesveier utenom nybygg og omlegging samt kollektivtrafikktiltak langs riks- og fylkesveier. Mange av tiltakene må sees i et langsiktig perspektiv. Tiltakene er avhengig av Statens Vegvesens egne prioriteringer som anleggseier. Tabell, tiltak langs stam-, riks- og fylkesveier Prioritet Tiltakets navn Kommentarer/ status per 2. tertial FV52. Omlegging gjennom Trolldalen Ferdigstilt i august 26 2 FV52. Ny trase mellom Gislerud og Måna. Finansieres av SVV. Oppstart utsatt til RV56. Ny vei mellom RV23 v/råtan og Tusse. SVV planlegger varsle oppstart av planarbeid høsten 26. Realisering usikker. 4 FV78. Utbedring fra Måna til Havsjødalen. Ligger inne som rekkefølgekrav i reg.plan Holt Park fram til Skydsrud. Forventet oppstart ikke kjent. Tabell 2, tiltak langs riks- og fylkesveier utenom nybygg og omlegging Prioritet Sykkel- Tiltakets navn Kommentarer/status per 2. tertial verdi Gang- og sykkelveier og fortau 5,25 RV56. Gang- og sykkelvei fra Dalsbakkene Dalsbakkene til Glennekrysset er til Nesodden grense. gjennomført. Reguleringsplan for gangvei fra Glennekrysset til Nesodden ikke igangsatt. 2 6,75 FV52. Gang- og sykkelvei fra Fugleveien til Gjennomført. Ferdigstilt August Ås grense (må ses i sammenheng med 26 omlegging av riksveien)

215 Handlingsprogram Prioritet Sykkel- Tiltakets navn Kommentarer/status per 2. tertial FV 76. Gang- og sykkelvei Ottarsrud Statens vegvesen prosjekterer Folkvang fram til akker bru. verdi 3 5,25 2.gangs/endelig behandling forventet høsten 26. Opparbeidelse er knyttet til RV 23/nytt løp, og avhenger av utfall av denne saken. Det er søkt om planmidler for regulering fra akker bru til Horgen. 4 4,75 FV78. Gang- og sykkelvei Måna Dammen. Ligger inne som rekkefølgekrav i reguleringsplan Holt Park fram til Skydsrud. Forventet oppstart ikke kjent ,75 2 FV78. Gang- og sykkelvei Dammen Inngår i reg.plan Holt Park. Skydsrud. Forventet oppstart ikke kjent. FV8. revikveien. Gang- og sykkelvei Rekkefølgekrav knyttet til revik bussnuplass ved revikveien. utvikling av nye boligområder foreslått i kommunedelplan, Nordre Frogn. 7 2 FV79. Glenneveien. Gang- og sykkelvei Uviss oppstart. Prioritert som nr. RV56 - Nesodden grense 3 i Fylkeskommunens rapport «trygging av skoleveier». 8 4,25 Årungenveien (kommunal vei). Gang- og Krav om at Statens vegvesen sykkelvei FV 56 Sundbyveien - FV 76 skal bygge gangvei dersom Osloveien trafikkmengde overstiger en angitt verdi. Denne verdien er oversteget. Avventer svar fra vegvesen. 9 5,75 RV56. Gang- og sykkelvei Dal - Tusse Knyttet til reguleringsplan for ny ekkevoll. adkomst til Nesodden. ør revurderes da i arbeid med reguleringsplan er det tenkt en nedklassifisering av Rundvollbakkene til gang og sykkelvei. Ifm regulering av erger Terrasse er det stilt krav om opparbeidelse av krysset ved Knardalveien med ny gangvei 2

216 Handlingsprogram Prioritet Sykkel- Tiltakets navn Kommentarer/status per 2. tertial verdi fram til busslommen. Kommunen skal bekoste halvparten av kryssutbedringer ved Knardalveien ihht utbyggingsavtale for erger Terrasse. - FV52. Fortau fra Høyenhallveien - gangvei, Skilting av fotgjengerkryssinger og ned mot Montessoriskolen tas opp på nytt med Statens Vegvesen. Leskur ved bussholdeplassene Holterteigen Utført. og Grande Oppjustering av fortau på bussholdeplasser i forhold til bussene. Universell utforming Fartsreduserende tiltak - 2 FV8, revikveien, redusert fartsgrense til Statens vegvesen har avslått 6 km/t siste del opp mot skolen tiltaket. Frogn kommune vil jobbe for å få redusert Det er gjennomført dialogmøte fartsgrensen til 6 km/t for FV 76, Osloveien med Statens vegvesen. Det fra Huseby til Horgen. planlegges gjennomført fartsmåling høsten FV82, Hallangenveien, redusert fartsgrense Gjelder armen ned til søndre fra 8 til 6 eller 5 km/t Hallangen. Oversendes Statens vegvesen for vurdering og eventuelle tiltak. elysning - FV52. elysning fra Dyrløkke til Ottarsrud. Etterspurt av innbyggere i 28. Sees i sammenheng med utbygging Ottarsrud/Måna. 2 - RV56. elysning fra Glennekrysset til Ses sammen med Nesodden grense. gangveiprosjekt 3 - FV52. elysning RV23 Måna 4 - Økt belysning langs Glenneveien Tiltaket er ikke prioritert av Statens vegvesen. Andre tiltak - FV52 x elsjøveien. Kryssutbedringer Utført! 3

217 Handlingsprogram Prioritet Sykkel- Tiltakets navn Kommentarer/status per 2. tertial FV52 x Sogstiveien. Trafikkregulering Tiltak vurderes igjen i verdi 2 - byutviklingsplanen 3 - FV77, Årungenveien. Sikring av bru over Tiltaket vurderes ift mulig Årungselva. innsnevring av veien eller etablering av fotgjenger felt. 4 Parkering forbudt-skilt langs Dyrløkkeveien Sydsiden av Dyrløkkeveien mellom Sykkelboden og Idé AS. Tabell 3, kollektivtrafikktiltak langs riks- og fylkesveier Prioritet Tiltakets navn Kommentar/status per 2. tertial Innfartsparkering Innfartsparkering Heer ør revurderes. Vil medføre økt trafikk innenfor en boligområde. 2 Innfartsparkering Måna Arbeid er igangsatt. Statens vegvesen kan bekrefte at innfartsparkeringen på Måna er tenkt ferdigstilt innen utgangen av 26. Planlagt en oppstart.juni, som er tidspunktet når Statens vegvesen overtar eiendommen. 3 Innfartsparkering ved Gropa Medføre økt trafikk til Fylkesvei. Vegvesen stiller seg negativ til tiltaket da avkjøringen er på en fylkesvei. ør revurderes da Måna er fremskyndet. 4 Innfartsparkering ekkevoll. 5 Innfartsparkering Smieveien usslommer FV82, busslommer ved kryss Holtbråten. 2 RV56, busslommer ved Garder. 3 RV56, busslommer ved Sagstua. 4 FV82, busslommer ved Nordre Hallangen. 5 RV56, bussnuplass ved Glennekrysset. Gjennomført 4

218 Handlingsprogram Prioritet Tiltakets navn Kommentar/status per 2. tertial 6 RV57, busslomme etc. ved Dal søndre 7 FV78, usslommer ved Skydsrud Inngår i reguleringsplan for Holt. 8 FV78, busslommer ved Dammen Inngår i reguleringsplan for Holt 9 FV52, belysning ved busslommer Gislerud. FV52, v. Holterkollveien, oppsett av leskur og ny usslomme opparbeidet, skur busslomme. mangler. FV52, v. Fugleveien, leskur og anleggelse av fortau. Gjelder busslomme mot Ås før kryss med Fugleveien. 2 Rv 52, v/avkjøring Ytre Hallangspollen, leskur. 3 Fv 78, v/ Måna, belysning og leskur. 4 FV52, v/ Gislerud, leskur og fortau. 5 FV76, Klommesteinveien. usstopp ved Ermesjøåsen/-veien. Fartsgrensevurdering. usslommer. Øvrige tiltak langs kommunale veier Mulig tilskudd fra Aksjon Skolevei er vist som tall i parentes. Tabell 4, tiltak langs kommunale veier, tall i kroner Prior. Skolekrets Tiltak Kostnad (Tilskudd) Grandeveien etablering Kommentarer/status per 2. tertial Utført opphøyet gangfelt og oppgradert stopp for buss ved krysset Grandeveien Skrivegårdsskogen og to par med fartsputer i bakken ned mot Grande. 2 Sogsti Skoleveiplan for Sogsti skole 5,(2,-) Utgår. Skoleveiplan for Drøbak og Heer ble avvist av Fylkeskommunen. 3 Dal Skoleveiplan for Dal skole 5,- Tas ved utarbeidelse av ny trafikksikkerhetsplan. (2,-) 5

219 Handlingsprogram Prior. Skolekrets Tiltak Kostnad (Tilskudd) Kommentarer/status per 2. tertial ør avvente utfallet av Dal skole. 4 Gang- og sykkelvei/fortau på Foreligge en KS vedtak om Elleveien mellom videre utredning av fortau Løkkedalsveien og Skrubben med fartsreguleringstiltak. Tiltaket er under utredning. Problematiske trafikkforhold Jørnsebakken og Vestbyveien 5 Drøbak til kryss Sogstiveien. Ca som berører og opptar Utarbeidelse av mange. Mange innspill på trafikkreguleringstiltak i 25. trafikkreguleringer. Forslag til tiltak utarbeides i samråd med beboerne. Tas ved utarbeidelse av ny trafikksikkerhetsplan 6 7 Dyrløkke- Skoleveiplan for Dyrløkkeåsen åsen skole Drøbak Skoleveiplan for Seiersten ungdomsskole. Ukjent Tas ved utarbeidelse av ny trafikksikkerhetsplan Ukjent Tas med i ny trafikksikkerhetsplan 6

220 Handlingsprogram Tiltaksplan for idrett, friluftsliv og nærmiljø (IFN) 26 29, status per 2. tertial Tiltaksplanen er delt i tre deler; tiltak 26, tiltak og tiltak på lang sikt. Det er kun tiltak 26 som er prioritert. Tiltak 26 Type Pri anlegg. (nærmiljø, Tiltakets navn nr. ordinært eller friluft) Prosjekt nummer Tiltaks-haver Status, behov og begrunnelse FK Videreføring av HC tilgjengelighet fra nytt toalett ned til og langs stranda bort til Kopåsbrygga. Dette vil tilgjengeliggjøre toalettet for alle brukere av stranda, samt avlaste Husvikveien for gangtrafikk (eks. gående til Sundbrygga) Søndre del FK Prosjektet inneholder 25metersbasseng med åtte baner, stup,3 og 5m, terapibasseng og mer komersielle elementer som vannsklie og bølgebasseng.rehabilitering av Frognhallen basert på tilstandsrapport.. FIR har prioritert dette på. plass. Nærmiljø (friluftstiltak ) Kyststi Nordstranda planlegging og etablering. Ordinært Seiersten idrettspark: Svømme- og badeanlegg Rehabilitering og ombygging Frognhallen 3 Ordinært Drikkevann og sanitæranlegg på Måna kunstgress 852 FK 4 Friluft Sikringstiltak adeparken 8526 FK 5 Nærmiljø (friluftstiltak ) Stiarbeider i Seierstenmarka (UU-tilpasning og markatilgang) 859 Frognmarkas Venner Realisere planer om drikkevann og sanitæranlegg. I dag er det kun tilgang på vann som ikke skal drikkes og toalettbesøk skjer i skogen rundt banen. Prosjektering igangsatt 25. Sikringstiltak i hht oversikt i forslag til skjøtselsplan. Videreføring av arbeidet som ble påbegynt i 24 med oppgradering og utbedring av stier for økt tilgjengelighet i Seierstenmarka. Det forutsettes bruk av standard skilting og nødvendige byggetillatelser for større tiltak Status 2. tertial 26 Utsatt til 27. Arbeidene er i gang og forventes ferdigstilt hhv. Desember 27 og mai 28. Sak til politisk om omprioritering av midler. Håp om gjennomføring i løpet av høste 26. Gjennomført. Gjennomført. 7

221 Handlingsprogram Tiltak 26 6 Ordinært 7 Nærmiljø (friluftstiltak ) Oppgradering lysløype Gamle gården på Håøya Vil bli eget prosjekt 859 FK OF 8 Friluft Skilting ergholmen 859 OF/ FK 9 Nærmiljø (friluftstiltak ) Tursti/kyststi og andre tilretteleggingstilta k Håøya 859 Oslo komm., v/of Nærmiljø Skilting i Drøbak 859 Verneforenin gen/ FK Ordinært Sikker tilgang på egnet areal for Drøbak Kajakklubb 859 DKK/FK 2 Friluft adeparken 859 FK 3 Nærmiljø (friluft) Kyststi Sjøtorget 859 FK 4 Ordinært ygging av hall til hundesport 859 Drøbak Hunde-klubb Etablere nytt lysanlegg og armatur i lysløpa.store deler av nåværende belysning er gammel og noen stolper må skiftes og mange flere etter hvert. Det er i dag slik at luftstrekk mellom stolpene ikke skal benyttes mer derfor vil kabler bli gravd ned når ny belysning etableres. Gamle Gården skal restaureres og pusses opp og inngå i Kystled Oslofjorden da også som dagsutfartshytte. OF har inngått leieavtale med Oslo kommune ved ymiljøetaten. OF vil stå som drifter og ansvar for indre og ytre oppgradering. Videreført til 27. Arbeidet utendørs er i stor grad ferdigstilt. Gjenstår noe innvendig, blant annet kjøkken. Arbeid igangsatt, vil fortsette i 26. Oppsetting av Informasjonsskilt Skilttavler byggemeldes Gjennomføring av tiltak i hht forslag til skjøtselsplan. Arbeid igangsatt for tidligere tilskuddsmidler, vil fortsette i 26. Skilting av stier og smett i Drøbak sentrum. Tiltaket vil skilte gamle stiforbindelser og ferdselsårer i Drøbak Sentrum Området som benyttes i dag er Militærstranda, der det jobbes for en langsiktig avtale med Forsvarsbygg. DKK har også behov for enkel bygning til lagring, tørking og oppbevaring av utstyr. Innmeldt av FIR Omfatter vedlikeholdstiltak i hht ny skjøtselsplan, bl.a. i forhold til UUtilrettelegging. Det jobbes med å kalkulere årlige driftskostnader. Legge til rette for Kyststi trasé over Sjøtorget. eløpet inkluderer opsjon fra tilbudet om trebro. Etablering av en ikke-permanent hall for trening innendørs vinterhalvåret, oktober-april, for hunder. Forslagsvis på Høyås, behov for planavklaring. Har avventet tillatelse i forhold til vernet område for Havørn. Er nå gitt tillatelse og arbeidet kan starte opp. Ikke utført. Ikke utført. Ses i sammenheng med skjøtselsplanen. Del av opsjon i prosjektet med utbedring av kaianlegget. Tiltaket videreført til 27. Arbeidet med lokalisering og planlegging pågår. 8

222 Handlingsprogram Tiltak 26 5 Nærmijø Kyststiskilting 6 Nærmiljø (friluftstiltak ) Oppgradering av strender i Hallangspollens Vel områder Eget prosjekt 7 Nærmiljø (friluftstiltak ) Restaurering av kulturminner Dalsmåsan Kafé 859 Trapp adehusgata Nærmiljø 859 Historiske vandringsruter gjennom Drøbak. Skilting fra statuen til Sundbrygga er midlertidig. Etablere permanent skilting. Oppgradering av felles badeplasser i Hallangspollens vel områder. Det ert totalt 3 offentlige strender innenfor Hallangspollens geografiske område. Disse badestrendene blir også mye benyttet av lokalbefolkningen i område og er en del av den etablerte kyst stien Hallangsi Hallangspollen. Etterfylling av sand på pollen Vel strendene. Sette ut benker. ytte ut defekte badebrygger. Noen av badebryggene er i en så dårlig forfatning, at de må kondemneres pga av sikkerheten til brukerne. Hallangspollens vel har et ønske om å gjøre strand områdene attraktivt som et rekreasjons område. Forutsetter godkjenning for tiltak på strendene Tiltaket innebærer restaurering av Dalsmåsan kafé samt ytterligere tre torvhytter. Arbeidet skal ikke gjøres på dugnad, men av kyndig fagperson. Tiltaket er godkjent av andelseierne Frogn-markas for området. Idéen er at kaféen skal bli et Venner utfartssted sommer som vinter med tidvis servering av tradisjonell husmannskost og drikke. Kaféen vil for øvrig være åpen året rundt for almenn bruk. Oppgradering av trapp/adkomst til kommunal FK badeplass i adehusgata OF/FK Ikke utført. Enkelte mindre tiltak gjennomført, blant annet noe utskiftning av badebrygger. Arbeidet vil fortsette i 27. Gjennomført. 9

223 Statusrapport for Frogn kommunes gjeldsforvaltning Pr

224 Formål I henhold til Frogn kommunes finansreglement skal Frogn kommune i forbindelse med tertialrapporteringen per 3. april og per 3. august, legge frem statusrapporter for finansforvaltningen til kommunestyret. I tillegg skal det ved årets utgang legges frem en rapport som viser utviklingen gjennom året og status ved årets slutt. Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning 7 gir bestemmelser om innholdet i finansrapportene, for aktiva skal rapporten inneholde følgende: Sammensetning av aktiva Markedsverdi, samlet og fordelt på de ulike typer aktiva Vesentlige markedsendringer Endringer i risikoeksponering Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet Markedsrenter og egne rentebetingelser For passiva skal rapporten inneholde: Sammensetning av passiva Løpetid for passiva Verdi, samlet og fordelt på de ulike typer passiva Vesentlige markedsendringer Endringer i risikoeksponering Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet Markedsrenter og egne rentebetingelser Startlån og etableringslån i Husbanken inngår ikke i denne rapporteringen. Det samme gjelder eierandeler i form av aksjer i selskaper nevnt i årsregnskap. 2 Forvaltningen av kortsiktig likviditet Tabell ankinnskudd ordinære (eksl. Skattetrekk) Alle tall i millioner ankinnskudd Avkastning/ renteinntekter ordinære DN 34,5 29,8 8,9 3 mnd Nibor +,25 % Tabell 2 ankinnskudd særvilkår Alle tall i millioner ankinnskudd Særvilkår Spareank 5, 5, Intervall - % Avkastning/renteinntekter Intervall 3 mnd Nibor +,68 % - % Status (3.8) 7 % Status (3.8) 3 % Kommunens kortsiktige likviditet er plassert som bankinnskudd. Markedsrente for kortsiktig likviditet er 3 mnd Nibor. Vilkårene på hovedbankavtalen (3 mnd Nibor +,25 % er gjeldende i perioden (med opsjon til forlengelse til ). Kommunens vilkår mot 3 måneder Nibor vises i tabell og tabell 2. Kolonnen «intervall» viser hvor stor andel av ledig likviditet finansreglementet tillater plassert som ordinære bankinnskudd og bankinnskudd med særvilkår, mens status viser hvor stor prosentandel av total likviditet som er plassert.

225 3 Forvaltning av lånegjeld Frogn kommune benytter i dag ekstern uavhengig rådgiver, FINANSinnkjøp AS, til å bistå kommunen med den løpende gjeldsforvaltningen. Tabell 3 Låneportefølje Alle tall i millioner Dato Lån nr/isin SE NO Swedbank NO74346 Nordea NO73 Danske NO74533 Swedbank NO KN 2876 KN 2664 KN 2978 KN 29 KN 2693 KN 263 DN NO KN 2646 KN 2649 KN 2632 Handelsbanken Totalt Restgjeld 38, 52,9 75, 4,5,,7 42, 77, 8, 35, Restgjeld Restgjeld 4,5,,7 42, 77, 8, 5 38, 75, 32,3 Tabell 4 Rentebytteavtaler Alle tall i millioner Rentebytteavtaler Nordea Nordea Nordea Nordea Swedbank Swedbank ikke utbetalt,,7 42, 77, 8, 38, 75,, 56, 4,5 5, 88, ,3 Forfall ,3 Rente 2,94 % 3 mnd Nibor 3,4 % 3 mnd Nibor 4,75 % 3 mnd Nibor -,6 % Forfall M jun 7 M jun 7 M jun 22 M jun 22 M sep 2 M sep 2 Tabell 5 Nøkkeltallsopplysninger for gjeldsportefølje Nøkkeltall Vektet løpetid for portefølje (år) Gjennomsnittsrente ,7 år,75 % ,7 år,8 % ,5 år,77 %

226 Endringer siden forrige rapport Siden fremleggelse av rapport per har totalt 2 sertifikatlån forfalt. Lån Långiver Danske ank 2 Kommunalbanken Hovedstol ved forfall Type lån Forfall Sertifikatlån Sertifikatlån Lån er refinansiert til nytt sertifikatlån, stort NOK 4,496 mill. som forfaller Lån 2 er refinansiert til ett sertifikatlån, med forfall Kommunalbanken har varslet en renteoppgang på lån med p.t. rente med,5 prosentpoeng. Endringen har virkning fra 3. september 26. Figur Fordeling mellom långivere/utstedere KN Swedbank SE Danske Nordea KN DN Danske Swedbank KN Handelsbanken DN Swedbank Finansreglementets legger rammer for spredning av låneopptak. Fordelingen av långivere vist i figur er i samsvar med reglementets bestemmelser. Figur 2 Fordeling av låneprodukt % 9 % 8 % 7 % 6 % 5 % 4 % 3 % 2 % % % P.t. rente 3 mnd Nibor Obligasjonslån Sertifikatlån Andel lån med sertifikatvilkår er anses nå til å være på ett passende nivå.

227 Figur 3 Forfall / Refinansieringsrisiko Alle tall i millioner aug. 7 jul. 7 jun. 7 mai. 7 apr. 7 mar. 7 feb. 7 jan. 7 des. 6 nov. 6 okt. 6 sep. 6 aug. 6 jul. 6 jun. 6 mai. 6 apr. 6 mar. 6 feb. 6 jan. 6 Forfallene frem til og med 3. august 26 er refinansiert. Figur 3 viser forfall som har blitt rullert hittil i år, samt forfall den kommende 2 mnd perioden. Rulleringsrisikoen per i gjeldsporteføljen anses som tilfredsstillende. Tabell 6 Andel sikret rente Alle tall i millioner Volum sikret Hovedstol Sikringsgrad i % 4,5 % 4,5 % 2,6 % Finansreglementets punkt 7.6 legger bestemmelser om fordelingen mellom fast og flytende rente. Forvaltningen som er symbolisert i tabell 6 er i samsvar med vedtatt finansreglement.

228 Figur 4 Forventet framtidig renteutvikling 2,%,5%,%,5% ,% forventet 3 mnd Nibor rente Figur 4 viser forventet flytende markedsrente (3 mnd Nibor rente) i perioden september 26 september 226 per Totalbildet / Stresstest av forvaltningen Tabell 7 Renterisiko i låneporteføljen Alle tall i millioner Langsiktig gjeld Estimert selvfinansierende gjeld Sikret rente Aktiva Gjeld med renterisiko Andel av gjeld med renterisiko ,2 5, 5, 34,5 42,7 4 % ,3 5, 5, 79,8 552,5 54 % ,4 27, 5, 68,9 742,5 62 % eregningen i tabell 7 viser andelen gjeld hvor Frogn kommune selv bærer risikoen for en eventuell kostnad ved renteoppgang. «Langsiktig gjeld» er kommunens totale gjeld, «Estimert selvfinansierende gjeld» er den estimerte andelen av Frogn kommunes langsiktige gjeld som dekkes av brukerbetalinger (innenfor vann og avløp) og rentekompensasjonsordninger i Husbanken (beløpet er estimert, og kan avvike fra reelt beløp). Dersom flytende rente øker på gjeld tilknyttet vann og avløpsinvesteringer kan den økte rentekostnaden dekkes inn i form av en økning i brukerbetalingene. Husbankens rentekompensasjon dekker som regel den flytende rentesatsen på kommunale lån. «Sikret rente» er andelen lån med rentebinding (fast rente eller rentebytteavtaler), «Estimert aktivabeholdning» inngår i beregning av renterisiko i finansporteføljen ettersom en økning i finanskostnadene som følge av høyere rente samtidig vil nøytraliseres noe grunnet økning i finansinntekter (renteinntekter på likviditet). Figuren bygger på priser på 3 mnd FRA kontrakter (dvs 3 mnd rentesikring med start M juni 26, M september 26, M desember 26 og M mars 27) og interpolerte swaprenter (dvs rentebytteavtaler med år løpetid som starter, 2, 3, 4, og år frem i tid).

229 Tabell 8 udsjettrapport Alle tall i millioner 3.tertial Forventet gjennomsnittlig lånerente,75 %,9 %,9 % ruk av lån Avdrag på lån Forventet gjennomsnittlig likviditet Total gjeld Netto renter 7,8* 3,3 33,5 29,8 *Forutsetter at ikke utbetalte lån utbetales. november 26 og at Niborfastsettelse ved M september og M desember ikke avviker forventninger. Forventet gjennomsnittlig lånerente bygger på forventet framtidig markedsrente (3 mnd Nibor, se figur 4) samt marginpåslag og nivåer på inngåtte rentebytteavtaler sett opp mot forventet langsiktig gjeld i årene 27, 28 og 29. Innskuddsrenten er forutsatt å ligge,5 %-poeng lavere enn lånerenten. Tabell 8 viser forventet utvikling av lånegjeld (bruk og avdrag på lån), kortsiktig likviditet («forventet gjennomsnittlig likviditet»), renteinntekter og renteutgifter (summert i «netto renter») forutsatt at flytende renter blir lik forventet renteutvikling (skissert i øverste linje). Tilskudd er ikke hensyntatt i totalgjelden. MERK: I tabellen har vi forutsatt at innskudd holdes på 5 millioner, og derav gir renteinntekter. Det er nærliggende å tro at innskuddene vil reduseres i forhold til dagens volum ettersom innskuddsrenten nå er lavere enn lånerenten. udsjettavvik ved rentestigning For å symbolisere den renterisiko som ligger i Frogn kommunes finansforvaltning beregner man de økonomiske konsekvensene frem i tid ved en renteøkning på %-poeng mer enn budsjettert rente Tabell 9 udsjettavvik ved % ekstra renteendring Alle tall i millioner Endringsparameter % Hovedstol låneportefølje Andel rentesikret 5 75 Andel selvfinansierende gjeld Innskudd 5 5 Avvik eksl. Pensjonsforpliktelse 3,9 3,6 (Pensjonsforpliktelse) Estimerte tap som følge av kursendring (Pensjonsforpliktelse) Estimert økt avkastning Avvik inkl. pensjonsforpliktelse , ,5 3,5 8,2 3, ,5 24,4 3,5,

230 Tabell 9 viser avvik (endring) fra budsjetterte rentekostnader (se «netto renter» i tabell 8»)som vil påløpe Frogn kommune dersom renten stiger %-poeng mer enn budsjettert rente. I raden «Avvik eksl. pensjonsforpliktelse» hensynstar man ikke renteendringens forventede påvirkning på pensjonskostnadene/inntektene. I raden «avvik inkl. pensjonsforpliktelse» hensynstar man forventede tap og endring i avkastning som følge av renteendringen. 5 Endringer i risikoeksponering All driftslikviditet står i dag på konto hos hovedbankforbindelse. Hovedbankforbindelsen har fortsatt rating bedre enn A- som er ratingkrav i finansreglement. Overskuddslikviditet er plassert som bankinnskudd hos Spareank. Plasseringen er i tråd med kommunens finansreglement Låneporteføljen har forholdsvis lav refinansieringsrisiko (figur 3). Renterisikoen er forventet økende og er symbolisert i tabell 6 og 7. Nivåene på sertifikatlån i verdipapirmarkedet synes lave i dagens marked, men vil medføre refinansieringsrisiko i porteføljen. Aktører i verdipapirmarkedet krever nå børsnotering på lån med løpetid over år. Nivåene på obligasjonslån synes i dag til å ligge på nivå som flytende rente i Kommunalbanken, og vi mener at forskjellen ikke er stor nok til å refinansiere løpende lån i Kommunalbanken til markedet. Fordelen ved å ha lånene i Kommunalbanken er at løpetiden er lang (opp mot 3 år, mot - år i obligasjonsmarkedet), noe som minimerer refinansieringsrisikoen i porteføljen. Annen risiko i låneporteføljen er uforandret siden forrige rapport. 6 Avvik Statusrapport for finansforvaltningen i Frogn kommune viser ingen avvik fra rammene i finansreglementet. Finansreglementet er av uavhengig kompetanse vurdert i tråd med forskrift om kommuners og fylkeskommunes finansforvaltning. 7 Rådmannens vurderinger Forvaltningen av kommunens finansportefølje er tilfredsstillende.

231 Vedlegg Kontrollseddel finansrapport mot forskriftens krav Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning 7; rapporteringen skal inneholde en beskrivelse og vurdering av: A Aktiva Sammensetning av aktiva Markedsverdi, samlet og fordelt på ulike typer aktiva Vesentlige markedsendringer -Har endringene betydning for kommunen Endringer i risikoeksponering (vurdering) Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet Markedsrenter og egne rentebetingelser Passiva Sammensetning av passiva Løpetid for passiva -Hvordan gjelden er satt sammen, samt forfallstidspunkt for gjelden Verdi, samlet og fordelt på ulike typer passiva* Vesentlige markedsendringer -Har endringene betydning for kommunen Endringer i risikoeksponering (som kommunen er utsatt for) Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet Markedsrenter og egne rentebetingelser *Kostnadsbasert verdi Oppfylt Oppfylt Oppfylt Oppfylt Oppfylt Oppfylt Oppfylt Oppfylt Oppfylt Oppfylt Oppfylt Oppfylt Oppfylt Oppfylt Oppfylt Oppfylt Konklusjon: Statusrapport er i tråd med forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning 7.

232 rukerveiledning Månedsrapportering 26 Dokumentasjon av rapporteringen Det stilles krav til dokumentasjon av rapportering på økonomi (vedtatt ramme fra HP 26-29). Den enkelte enhet har egne dokumenter for dette (tilsvarende som i 25), som med bistand fra Økonomienheten vil bli klargjort for bruk senest tirsdag. mars 26. I dokumentet skal det gjøres anslag på hovedpostnivå per ansvar for den enkelte enhet, jf. bilde under. Enhetens samlede vurderte avvik for utgift og inntekt per 3.2. skal deretter overføres til nytt dokument («Månedsrapportering 26 indikatorer») for rapportering til formannskapet, jf. bilde 2 under. Dokumentene finnes her.

233 Forklaringer til rapporteringen Når tallene er fylt inn og dokumentert skal det gis en forklaring på det vurderte avviket per 3.2. Det kan være utfordrende å oppsummere rapporteringen på et overordnet nivå og det er derfor viktig at enhetsleder har fokus på at det som skrives skal kunne forstås både av rådmannen og formannskapet. Med utgangspunkt i bildet med overskrift «April» på forrige side kan en fornuftig rapportering være: - - Utgift: «Forventet mindreforbruk skyldes i hovedsak at enheten har satt av midler til kjøp av plasser ved akutte behov. Det har per 3.4. ikke vært behov for å disponere midlene. Enheten forventer et lite merforbruk på lønn og sosiale utgifter, som skyldes vikarinnleie ved sykefravær.» Inntekt: «Enheten forventer lavere inntekter for refusjon for utgifter til ressurskrevende tjenester, som i hovedsak skyldes endret sammensetning av brukere gjennom året. Den endrede sammensetningen av brukere medfører at enheten gjennom året må dekke flere egenandeler enn det som var forutsatt. Inntektstapet forventes å bli ca.,2 millioner kroner og dekkes inn av avsatt buffer og sykelønnsrefusjon.» Rapportering på nærvær Det skal i tillegg til rapportering på økonomi også rapporteres på nærvær. I tekstboksene er det satt opp 5 punkter (a)-d)) hvor det skal rapporteres på: a) b) c) d) e) Enhetens måltall for nærvær i virksomhetsplanen Fraværstall i Agresso for perioden Forebyggende tiltak som er iverksatt for å nå måltallet fra virksomhetsplanen Turnover Antall ansatte på dispensasjon Rapportering på innkjøp Det skal rapporteres på innkjøp og enheten skal svare «Ja» eller «Nei» på om alle innkjøp over 5. kroner er foretatt ved konkurranse. Dersom det er gjort avrop på inngåtte rammeavtaler vil det være det samme som at innkjøpet er konkurranseutsatt. Dersom det er foretatt mindre innkjøp hvor det er hentet inn flere priser (og dette er dokumentert i 36) vil det bety at innkjøpet er konkurranseutsatt.

234 Rapportering på indikatorer Den enkelte enhet vil i sitt dokument finne en liste med indikatorer som det skal rapporteres på, jf. bildet under. Det skal rapporteres aggregerte tall for året, som betyr at det for januar 25 (kolonne C i dokumentet) fylles inn tall for januar 25, mens det for desember 25 (kolonne D i dokumentet) fylles inn tall for hele 25. Videre fylles det inn tall for januar 26 (kolonne E i dokumentet), februar 26 (kolonne F i dokumentet) vil da være tall for januar 26 og februar 26 samlet, mars 26 (kolonne G i dokumentet) vil være januar til og med mars 26 osv Grafisk fremstilling av tall Til høyre i dokumentet finner dere et søylediagram. Søylediagrammet viser tall for regnskap 25, regnskap 26 og budsjett 26. udsjettalene for 26 er vist som et «bakteppe» og er periodisert med utgangspunkt i regnskap 25. Regnskapstallene for 26 (de lyse søylene) viser en tenkt utvikling av regnskap 26 dersom dette utvikler seg likt som for 25.