Pedersen. Innkalling. Møtested: Tidsplan: Saksliste: Orienteringssaker. Sak Sak Sak Sak Sak Sak

Transkript

1 Styret i Sykehuset Telemark HF Observatørr fra brukerutvalget leder Knut Bjaaland Observatørr fra brukerutvalget nestleder Birgit Lia Administrerende direktør, Bess M. Frøyshovv Styrets sekretær, Tone Pedersen Vår V dato: 4. februar 2014 Kopi K til: Revisor R Hans Christian Berger, PWC VaramedlemmV mer Direktørens D stab og klinikksjefer Helse H Sør-Østt RHF Innkalling og saksdokumenter sendes s elektronisk og per post til styret, s med unntak av til de medlemmer som kun ønsker elektronisk forsendelse. Mottakere som skal ha kopi av saksdokumenter får dette kun elektronisk. Møteinnkalling og saksliste til styremøte onsdag 12. februar 2014 Møtested: Tidsplan: Direktørens møterom Sykehuset Telemark i Skien Kl Saksliste: Ad s orientering Beslutningssaker Sak Sak Sak Sak Sak Sak Orienteringssaker Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra styremøte i Sykehuset Telemark 17. desember 2013 Årlig melding 2013 for Sykehuset Telemark HF Erklæring om lederness ansettelsesvilkår Revidert rammeplan for beredskap Sykehuset Telemarkk HF Virksomhetsoverdragelse ambulansestasjoner Notoddenn og Rjukan Virksomhetsrapport per desember 2013 Risikovurdering 3. tertial 2013 Budsjettsikring 2014 Utkast til årsberetning g 2013 for Sykehuset Telemark HFF Oppfølgingg av konsernrevisjon pasientadministrativt arbeid Fremdrift og status Utviklingsplanen Orientering om lovverk ved tjeneste- og vareanskaffelser ved STHF Årsplan styresaker 2014 Eventuelt Side 1 av 2

2 Andre orienteringer Åpent brev til styret i STHF fra Åsnee Linnerud og svarbrevv fra styret Foreløpig protokoll brukerutvalgsmøte ST Foreløpig protokoll styrett HSØ Restanse styresaker Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. Dersom du er forhindret fra å møte, vennligst gi beskjed til: Styrets sekretær, Tone Pedersen telefon t , mobil eller e-post tone.pedersen@sthf.no Med vennlig hilsen Tom Jørgensen (sign.) Styreleder Vedlegg: Saksdokumenter. Side 2 av 2

3 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark k HF Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møtet 17. desember 2013 Sak nr Saksbehandler Tone Pedersen, spesialrådgiver Sakstype Beslutningssak Møtedato Trykte vedlegg: Protokoll fra styremøte Utrykte vedlegg: Ingress: Protokoll fra styremøte legges fram for godkjenning ogg signering. Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøte Skien, den 30. januar 2014 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 1

4 PROTOKOLL FRA STYREMØTE I SYKEHUSETT TELEMARK HF Dato og tid: Sted: Tirsdag 17. des kl Direktørens møterom Tilstede: Tom Jørgensen Elisabeth A. Nilsen Thor Helge Gundersen Berit Stormoen Tor Severinsen Thorleif Fluer Vikre Ellen Årøen Åse Himle Ann Iserid Vik-Johansen Barthold Vonen (forfall) Styreleder Nestleder Observatører fra Brukerutvalget med møte og talerett: Knut H. Bjaaland, leder Brukerutvalget Birgit Lia, nestleder Brukerutvalget Fra administrasjonen: Adm. dir. Bess M. Frøyshov Tone Pedersen, spesialkonsulent (referent) Dessuten møtte: Tom Helge Rønning, økonomidirektør (sak Budsjett 2014 og sak Virksomhetsrapport per november 2013) ) Styreleder leder Tom Jørgensen ledet møtet og administrerende direktør la frem sakene. Side 1 av 5

5 Saker som ble behandlet: Sak nr Godkjenning av innkalling og saksliste Styrets enstemmige vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes av styret. Sak nr Godkjenning av protokoll og B-protokoll l fra styremøte i Sykehuset Telemark 22. november 2013 Det ble reist spørsmål fra Elisabeth Nilsenn vedrørende sak Eventuelt og punktet kvalitetsbasert finansiering (KBF). KBF innføres i 2014 som enn forsøksordning for spesialisthelsetjenesten. Formålet er å bidra til høyere måloppnåelse i kvalitets- og pasientsikkerhetsarbeidet samlet sett. KBF er en kvalitetsbasertt tilskuddsordning som bevilges over statsbudsjettet til de regionale helseforetakene hvert år, hvor en andel av de regionale helseforetakenes totale inntekter gjøres avhengig av måloppnåelsm se ved bruk av kvalitetsindikatorer. KBF skall slik spesielt vektleggee kvalitet i pasientbehanp andlingen, og utbetales årlig. Det presiseres at rammenee til helseforetakene i Helse H Sør-Øst ikke vil bli påvirket i 2014, som følge av innføringeni n av KBF. Styrets enstemmige vedtak: Protokoll og B-protokoll fra styremøte 22. november 2013 godkjennes. Sak nr Budsjett 2014 Styrets vedtak: 1. Styret vedtar drifts- og investeringsbudsjett for Styret forutsetter at STHF legger endelig Oppdrags- og bestillerdokb kument til grunn for leveransenee i Irreversiblee endringer av helsetilbudet ved Sykehuset Telemark HF effektueress ikke før Utviklingsplanen err vedtatt Etter vedtatt utviklingsplan skal det utarbeides en ny prognose for året. Votering: Punkt 2, 3 og 4 ble enstemmig vedtatt av styret. Punkt 1 ble vedtatt mot fire stemmer (allee fire medlemmer valgtt av og blant de ansatte; Ann Iserid Vik Johansen, Ellen Årøen, Tor Severinsen og Thor Helge Gundersen) Stemmeforklaring fra de ansattvalgte styremedlemmene vedrørende punkt 1 i vedtaket: De ansattvalgte styremedlemmer vil ikke akseptere det foreslåtte budsjettresultat med overskudd for De ansattvalgte mener at STHF må planlegge for å gå i balanse i 2014 da vi anser 2014 som et spesielt økonomisk og driftsmessig krevende år. Begrunnelse: Det er først etter at utviklingsplanen er vedtatt att man kan gjøre omfattende endringer som kan gi nødvendige kostnadsreduksjoner. Videre skal sykehuset inn i enn periode med store omstillinger og det vil føre til redusert aktivitet for de enheter som har størst omstilling og dermed svakere inntjening. Dessuten har vi fortsatt utfordringer r og etterslepp etter DIPS- innføring og endringer i dokument-håndteringen. Det er budsjettert med enn reduksjon av kurs Side 2 av 5

6 og reiser på 10 millioner kroner. Disse måå beholdes for det er nødvendig med kurs i en omstillingsperiode og reiser err nødvendigg ved ambulante tjenester. Videre vil omstillinger medføree en økning i antall reiser for ledere, tillitsvalgte og andre. Det er uløste utfordringer i budsjettet på 45 millioner kroner, som er svært krevende å innfri. Disse måå reduseres til t 30 millioner kroner. Sak nr Ledelsenss gjennomgang 2013 Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret tar Ledelsens gjennomgangg 2013 til etterretning. 2. Styret ber om at administrerende direktør innretter driften slik at styringskrav etterkommes. Sak nr Nytt mandat for Brukerutvalget i STHF Styrets enstemmige vedtak: Styret vedtok forslaget til nytt mandat forr Brukerutvalget i STHF. Det gjøres mindre redaksjonelle endringer i mandatets tekst.. Sak nr Administrerende direktør sitt høringsnotat for Utviklingsplanen Styrets enstemmige vedtak: Administrerende direktør har presentert administrasjonens høringsdokument til Utviklingsplan Styret er tilfreds med den kommende brede høringsprosessen og imøteser administrerende direktør sin endelige innstiling til Utviklingsplan n etter at alle høringsuttalelsene er vurdert i løpet av mars Sak nr Status kostnadsreduksjonsprogram Styrets enstemmige vedtak: Styret tar status for kostnadsreduksjonsprogram 2013 til orientering. Sak nr Virksomhetsrapport per november 2013 Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret tar virksomhetsrapporten per november 2013 til orientering. o 2. Styret forutsetter at administrerende direktør fortsetter arbeidet medd tiltak for å sikre god økonomisk styringsfart inn mot 2014 og fortsette å prioritere p tiltak for å bedre måloppnåelse på de medisinske parametere. Sak nr Årsplan styresaker s Styrets enstemmige vedtak: Årsplanen ble tatt til orientering. Side 3 av 5

7 Sak nr Eventueltt Det forelå ingen saker under eventuelt. ANDRE ORIENTERINGSSAKER 1. Driftsorienteringer fra administrerendee direktør Orientering fra informasjonsmøterr vedrørende presentasjon av høringsnotat forr Utviklingsplanen, som ble offentliggjort Diverse presseoppslag vedrørendee høringsnotat for Utviklingsplanen. I fagmøte Medisinsk Genetikk 2013, som ble arrangert november i Trondheim, vant Øystein Lunde Holla pris forr beste innlegg. Tilsvarende pris vant også en medarbeider ved Medisinsk Serviceklinikk i fagmøtet i I forbindelse med endringer i pasient- og brukerrettighetsloven er det nødvendig å revidere alle prioriteringsveilederne. Helse Sør-Øst har invitert i HF ene til å bidra med fagpersonerr i arbeidsgruppene. Det skal oppnevnes representanter til 33 arbeidsgrupper. Fagdirektør ved STHF koordinerer dettee arbeidet. Oppfølgingsmøte med HSØ torsdag STHF har mottatt skisse til Oppdrags- og bestillerdokument fra f HSØ. Endelig dokument blir først sendt fra HSØ i begynnelsenn av januar HSØ planlegger å avholde foretaksmøte den 13. februar f 2014, hvor STHF i første del av møtet får overlevert Oppdrags- og bestiller- dokumentett for Oppnevning g av nytt styre i STHF vil skje i andre halvdell av møtet. Det er avholdt koncernrevisjon i desember 2013 for STHF av pasientadministrativt arbeid i forbindelse med Glemt av sykehuset. Riksrevisjonen la den 19. november 2013 frem en rapport med undersøkelse av effektivitet og resultatoppnåelse i Helsedirektoratet. Riksrevisjonenn peker på flere områder der direktoratet har forbedringspotensiale. I februar 2014 får STHF ny publikasjonsplattform. STHF gir elektronisk julekort til de ansatte julen Istedenfor enn julegave til t de ansatte ved STHF gir sykehuset s enn gave til organisasjonen Leger uten grenser på kr ,-. 3. Foreløpig protokoll brukerutvalgsmøtee STHF Foreløpig protokoll styret HSØ Restanse styresaker Styrets enstemmige vedtak: Styret tar administrerende direktør sin orientering og øvrige saker til etterretning. Møtet hevet kl Neste ordinære styremøte: Tirsdag 12. februarr 2014 i Direktørens møterom ved STHF i Skien fra kl til kl Det avholdes styreseminar etter styremøtee tirsdag den 12. februar 2014 i Direktørens møterom ved STHF i Skien fra kl til kl Side 4 av 5

8 Sykehuset Telemark, 17. desember Tom Jørgensen Styreleder Elisabeth A. Nilsen Nestleder Barthold Vonen Sett Thor Helge Gundersen Åsee Himle Berit Stormoen Ellen Årøen Annn Iserid Vik Johansen Thorleif Fluer Vikre Tor Severinsen Tone Pedersen (referent) Side 5 av 5

9 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark k HF Sakstittel: Årlig melding 2013 for Sykehuset Telemarkk HF Sak nr Saksbehandler Bess Frøyshov, adm.dir./ Tone Pedersen, spesialrådgiver Sakstype Beslutningssak Møtedato Trykte vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2. Årlig melding 2013 for Sykehuset Telemark HF Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte og hovedverneombud Ingress: I henhold til helseforetakslovens 34 skal styret for det regionale helseforetakh ket hvert år sende melding til departementet om foretaket og foretakets virksomhet. I helseforetakenes vedtekter er det lagt til grunn at helseforetakene i Helse Sør-Øst skal levere Årlig melding til Helse Sør-Øst RHF (HSØ). Sykehuset Telemark (STHF) skal i henhold til vedtektenes 14 sende en melding (Årlig melding) til Helse Sør-Østt RHF, som omfatter styrets plandokument for virksomheten og styrets rapport for foregående år hvert år. Årlig melding er helseforetakets rapportering på det regionale helseforetakets oppdragsdokumentt for samme år samt beslutninger i foretaksmøter, der Sykehuset Telemark HF rapporterer på og kvitterer ut alle deloppdragene. Utkast til årlig melding for 2013 for Sykehuset Telemark ligger vedlagt. Frist for oversending av styrebehandlet årligg melding fra STHF til HSØ er sattt til 1. mars Årlig melding skal behandles i foretaksmøtee innen utgangen av juni 2014, jamfør vedtektene for STHF 6 og helseforetaksloven 34. Forslag til vedtak: 1. Styret gir sin tilslutning til årlig melding 2013 for Sykehuset Telemarkk HF. 2. Styreleder og administrerende direktør gis fullmakt til å utforme endelig dokument basert på styrets innspill i møtet,, eventuellee innspill etter behandling i brukerutvalget og eventuelle endringer etterr avsluttet revisjon for Årlig melding 2013 sendes Helse Sør-Øst for videre behandling innen fristen 1. mars Skien, den 31. januar 2014 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 2

10 Det vises til vedlagte dokument Årlig melding for 2013 fra STHF til t HSØ. Felles maler utarbeidet av HSØ er benyttet i utarbeidelsen. I henhold til helseforetaksloven 34 skal regionalt helseforetaket hvert h år utarbeide en melding om foretaket og foretakets virksomhet som forelegges departement tet. Meldingen skal også omfatte de helseforetak som det regionale r helseforetaket eier. Meldingen skal blant annett redegjøre for virksomheten i det foregående f år, herunder skal det edegjøres for gjennomføringen av krav departementett har stilt till virksomheten. Meldingen skal inneholde en plan for virksomheten i de kommende år. Tilsvarende bestemmelse er tatt inn i vedtektenes 14 for STHF, hvor h det fremkommer at styret hvert år skal sende en melding till Helse Sør-Øsfra f foregående år. RHF som omfatterr styrets plandokumentt for virksomheten og styrets rapport I Årlig melding skal den samledee virksomheten dokumenteres. Dette er viktig g som informasjon utad og internt i sykehuset, men først f og fremst til eier. Plandokumentet skal være av strategisk og overordnet karakter og vise hovedtrekkene i virksomhetens fremtidige drift innenfor de rammebetingelser som er gitt av Helse Sør-Øst RHF som eier. Rapporten om virksomheten for 2013 skal blant annet vise hvordann pålegg og g bestemmelser som er gitt i foretaksmøtet/ /foretaksmøter og egnee brev i løpet av året, eller satt somm vilkår for økonomiskk kompensasjon, er fulgt opp. Frist for oversending av styrebehandlet årligg melding fra STHF til HSØ RHF er satt til 1. mars Årlig melding skal behandles i foretaksmøte innen utgangen av juni 2014, jamfør vedtektenee for ST 6 og helseforetaksloven n 34. Det er et krav at årlig melding fra Helse Sør-Øst å gi kortere frist for innsending av årlig melding, er det innført RHF også skal omfatte de underliggendee helseforetak. For å få til dette uten en praksis med å avgi egen rapport for oppfølging av oppgavene helseforetaket er pålagt. Frist for tilbakemelding på alle relevante opplysninge er som skal inngå i årlig melding for Helse Sør-Øst RHF var 20. januar Denne rapporten, som tilsvarer del II: rapporteringer i Årlig melding for STHF, er sendt til HSØ innen fristen. Det ligger et omfattende arbeid bak Årlig melding, hvor de fleste klinikker k og g flere i stab har bidratt for å gi en sammenstilling av virksomheten i STHF. De tillitsvalgte, hovedverneombud og brukerutvalget har også hatt anledning til å gi innspill i prosessen. Mal for årlig melding fra f HSØ ble sendt til tillitsvalgte, hovedverneombud og brukerutvalget for innspill sammen med orientering om prosessen. Etter at utkast til årlig melding forelå ble dette sendtt til to valgte representanter for de tillitsvalgte og to representanter fra brukerutvalget. Det ble deretter avholdtt et møte den 16. januar 2014 med de valgte representantene hvor tilbakemelding ogg innspill blee hensyntattt og innarbeidet i utkastet. Drøftingsmøte med de tillitsvalgte ble avholdt 28. januar 2014 og drøftingsprotokoll ligger som vedlegg til saken. Årlig melding behandles i brukerutvalgett den 13. februar Styrebehandlet Årlig melding vil publiseres på STHF sin internettside. 2

11 Sykehuset Telemark HF Årlig melding 2013 til Helse Sør-Øst RHF Skien 30. januar 2014

12 Innhold DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG Om Sykehuset Telemark HF oppgaver og organisering Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Sykehuset Telemark HFs mål for Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Medvirkning fra brukere og tillitsvalgte Sammendrag Positive resultater og uløste utfordringer Oppfølging av mål for Helse Sør-Øst Evaluering av egen virksomhet og organisering DEL II: RAPPORTERINGER Rapportering for mål 2013 i oppdrag og bestilling Rapportering for styringsparametre i oppdrag og bestilling Rapportering for øvrige oppdrag gitt i løpet av Rapportering på andre områder [Brukes bare ved behov] DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT Utviklingstrender og rammebetingelser Faglig og demografisk utvikling Forventet økonomisk utvikling Personell- og kompetansebehov Bygningskapital og øvrige investeringsområder status og utfordringer Helseforetakets planer for utviklingen DEL IV: VEDLEGG [Brukes bare ved behov] Vedlegg 1: Drøftingsprotokoll fra møte med tillitsvalgte og hovedverneombud

13 DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG 1. Om Sykehuset Telemark HF oppgaver og organisering Sykehuset Telemark arbeider etter følgende kjerneverdier Åpenhet og involvering i måten vi arbeider på og i våre prosesser. Respekt og forutsigbarhet i måten vi møter pasientene og hverandre. Kvalitet og kunnskap er vår virksomhet og beslutninger basert på. Sykehuset Telemark helseforetak (STHF) er et helseforetak innen sykehusområdet Telemark - Vestfold. STHF er eid av Helse Sør-Øst RHF (HSØ) opptaksområde er Telemark fylke med innbyggere (tall per 3. kvartal 2013). STHF har i tillegg til sitt allsidige akuttsykehus i Skien også tre lokalsykehus med akuttfunksjoner; Rjukan, Kragerø og Notodden, og leverer spesialisthelsetjenester innen somatikk, psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling for rusmiddelavhengighet (TSB). Virksomheten drives med sikte på å nå nasjonale helsepolitiske-, forskningspolitiske- og utdanningspolitiske mål og helseforetaksgruppens samlede målsetting innenfor de mål, resultatkrav og rammer som fastsettes gjennom vedtekter, instrukser, avtaler, beslutninger truffet i foretaksmøtet, tildelte bevilgninger og vilkår knyttet til bevilgningsvedtakene. Pasientenes behov for spesialisthelsetjeneste skal legges til grunn for foretakets samlede virksomhet. Sykehuset Telemark har plastikkirurgisk spesialkompetanse. Sykehuset utfører operasjoner innen områdene fjerning av overskuddshud etter fedmeoperasjoner og brystrekonstruksjoner med eget vev etter brystkreft. Sykehuset har også delregionfunksjon og spesialkompetanse innen medisinsk genetikk, fertilitetsbehandling og arbeidsmedisin. Samhandling innen sykehusområdet Telemark og Vestfold Det er etablert et godt samarbeid mellom de to helseforetakene. Det er felles prehospital klinikk innen sykehusområdet. Karkirurgien er samlet i Sykehuset i Vestfold (SiV). I 2008 etablerte Psykiatrien i Vestfold (PiV) og STHF samhandlingsutvalg, som er videreført også etter at PiV ble organisert under SiV. Felles tjenesterklæringer, fellestiltak på faglig utvikling, spesialistutdanning og felles kurskatalog er utviklet for psykiatrien. Forskjellig organisering av tjenestetilbudet, som er felles for de to helseforetakene, er tidvis utfordrende. Felles områdeplan for tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) og områdeplan for psykisk helsevern (PHV) er utviklet. I flere år er det arbeidet systematisk for samarbeidstiltak mellom de ulike fagmiljøene. Opptaksområde Sykehuset Telemark Opptaksområdet for sykehuset dekker Telemark fylke med om lag innbyggere og 18 kommuner. Telemark fylke har et areal på til sammen kvadratkilometer, og en befolkningstetthet på 10,9 %. Virksomheten drives med lokaliteter i 8 kommuner, Rjukan, Seljord, Sauherad, Notodden, Skien, Porsgrunn, Bamble og Kragerø. Hovedadministrasjonen ligger i Skien. I tillegg fører fritt sykehusvalg og flere spesialfunksjoner, som arbeidsmedisin, fertilitetsbehandling og 1

14 plastikkirurgi, til at det kommerr pasienter til sykehuset utover opptaksområdet. Organisering Sykehuset Telemark har åtte klinikker samtt fem stabsavdelinger. Under U hver klinikk og stabsavdeling er det seksjoner og enheter. Budsjettet i 2013 er på ca. c 3,6 milliarder kronerr og hadde brutto månedsverk i Nedenstående organisasjonskart viser organiseringen i klinikker ogg i stabsavdelinger for STHF: 1.1. Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Visjonenn til Sykehuset Telemark er at sykehuset skal tilby gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. Verdigrunnlaget ved Sykehuset Telemark HF er forankret i nasjonale helseplaner og Helse Sør Øst sine verdier. Tre verdier skal være bærende for virksomheten. Åpenhet og involvering Respekt og forutsigbarhet Kvalitet og kunnskap Pasientene skal få trygg og god diagnostikk, behandling og pleie utt fra god kunnskap, best practice og nasjonale standarder. Pasientene skal komme til undersøkelse og behandling når de trenger det uten lang ventetid. Når pasientene kommer til behandling skal de oppleve et sammenhengende forløp uten unødvendig venting. Utskrivningenn fra sykehuset skal være godt planlagt og koordinert med kommunehelsetjenesten. 2

15 Det innebærer kontinuerlig fokus på utvikling og vedvarende og kontinuerlig forbedringsarbeid. Pasientenes behov, lovpålagte oppgaver og Oppdrag og bestilling, er førende for Sykehuset Telemark HFs videre arbeid med mål og strategiutforming Sykehuset Telemark HFs mål for 2013 Sykehuset har fem strategiske innsatsområder i perioden Pasientbehandling og kvalitet. Redusere køer og ventetider. Medisinske satsingsområder. o Kreft o Rus o Genetikk o Plastikkirurgi med vekt på behandling av sykelig overvekt og brystrekonstruktiv kirurgi Samhandling innen sykehusområdet og mellom STHF og kommunene i Telemark. Utvikling av organisasjonen ledelse og arbeidsmiljø. De fem strategiske innsatsområdene skal blant annet baseres på: Krav, føringer og prioriteringer i styrende dokumenter Samhandlingsreformen (Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester) Nasjonal helse- og omsorgsplan, Helse Sør-Øst (HSØ). Plan for strategisk utvikling HSØ styrevedtak 108:2008 om pasientbehandling (Omstillingsprogrammet- Innsatsområde 1- Hovedstadsprosessen) Oppdrag og bestilling fra Helse Sør-Øst Utviklingsplan og investeringsplaner i Telemark og Vestfold sykehusområde Faglige forutsetninger Kvalitet og pasientsikkerhet Faglige krav og anbefalinger Kompetanse og robuste fagmiljø Fremtidsrettet bruk av bygninger/areal, medisinsk teknisk utstyr (MTU) og IKT Økonomiske rammebetingelser Satsningsområdene er i godt samsvar med de strategiske mål Helse Sør-Øst har satt for perioden. De fem strategiske mål; ingen fristbrudd, gjennomsnittlig ventetid under 65 dager, direkte time, medarbeideroppfølging og økonomisk handlingsrom, følges opp månedlig. I tillegg er delmål definert både innen de overordnede målene og for andre fokusområder av vår virksomhet som for eksempel kvalitet og pasientsikkerhet. I 2013 har STHF gjennomført sin målsetting om å innføre PAS/ EPJ systemet DIPS, basert på nye og felles definerte arbeidsprosesser og prosedyrer. Sykehuset Telemark har i 2013 jobbet med en Utviklingsplan for 2014 til Mandatet, vedtatt av styret , gir følgende konkrete bestilling til resultatet av arbeidet med Utviklingsplanen: 3

16 Mandatet uttrykker tydelig at kvalitet og pasientsikkerhet skal stå i sentrum. Den 10..desember 2013 ble anbefaling til framtidig tjenestetilbud ved v Sykehuset Telemark lagt fram og styret ved STHF ble, på styremøtee den 17. desember 2013, orientert om administrasjonens anbefaling till framtidig tjenestetilbud i helseforetaket før høringsdokumentet med underlagsinformasjon ble sendt på høring med frist 1. mars (Høringsdokumentt til Utviklingsplanen). Styret ved STH sitt endelig vedtak i Utviklingsplanen er planlagt den 26. mars Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Rammeverket for virksomhetsstyring, intern styring og kontroll i Helse H Sør-Øst legges til grunn for arbeidet med styringssystemet ved Sykehuset Telemark. Prinsippene for god virksomhetsstyring gjøres gjeldende for helseforetaket. Virksomhetsstyringen og internkontrollen består av foretakets prosesser knyttet til: Kvalitetssystemets prosedyrer og rutiner for driften Strategier og prioriterte mål med handlingsplaner Registreringg og dokumentasjon av driften i grunnsystemer Periodisk rapportering og oppfølging av mål og styringsindikatorer Risikovurderinger knyttet til foretakets måloppnåelse og tiltak for å sikre måloppnåelse Virksomhetsstyring Følgende elementer med kortt beskrivelsee - inngår i virksomhetss styringen: Lover, retningslinjer og eierkrav Kvalitetssystemet Pasientsystem, administrasjonssystem, elektronisk journal, personalsystem, økonomi- og innkjøpssystem og øvrige systemer Ledelsesinformasjonssystem Intern og ekstern rapportering Ledelsens gjennomgåelse (LGG) Mål, strategier og handlingsplaner med korrigerende tiltak Kvalitetssystemet inneholder foretakets prosedyrer og rutiner for driften. d Disse bygger på relevante lover og retningslinjer, som regulerer virksomheten og beskriver hvordan prosesser og arbeidsoppgaver skal gjennomføres. Som en del av den løpende driften registreres data og dokumenter ring av prosesser og oppgaver i ulike systemer som pasientsyste emer, personalsystem ogg innkjøps- og økonomisystem. Registrering og dokumentasjon i grunnsystemer danner grunnlaget for intern i rapportering i Ledelsesinformasjonssystemet (eli) og øvrige rapporteringsverktøy. Systemet gir ledere informasjon knyttet til ventetider, kvalitet, aktivitet, bemanning og økonomi forr 4

17 ledernes ansvarsområder. I den månedlige virksomhetsrapporten rapporteres data og måloppnåelse knyttet til pasientbehandlingen, systemkvalitet, arbeidsmiljø, og økonomi. Denne og den tertialvise rapportering utgjør grunnlaget for ledelsens gjennomgåelse og den tertialvis risikovurderingen. I Årlig melding oppsummerer og rapporterer Sykehuset Telemark måloppnåelsen til eier. Ledelsens gjennomgåelse er administrerende direktørs gjennomgang av den totale virksomheten. Hele organisasjonen involveres i praktiseringen av virksomhetsstyringen gjennom året. De ulike råd, utvalg og grupper som er etablert, jobber kontinuerlig for måloppnåelse innen kvalitet og aktivitet basert på gode beslutninger basert på kvalitetssikret kunnskap og fakta, læringssløyfer og delingskultur. Direktørens ledergruppe (bestående av administrerende direktør, klinikksjefer og stabsdirektører) har jevnlige møter ca. hver fjortende dag. I tillegg har administrerende direktør hatt møter med klinikksjefgruppen jevnlig og dialogmøter med de enkelte klinikkene månedlig. Kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalget (KPU) har månedlige møter og er en viktig arena for kvalitets-arbeidet og læring på tvers mellom klinikkene. Det er også etablert klinikkvise KPU. Arbeidsmiljøutvalget (AMU) er en viktig arena for sikring av den gode arbeidsplassen og grunnlag for utvikling av medarbeidere. AMU har månedlige møter. Administrerende direktør har jevnlig dialogmøter med de hovedtillitsvalgte, samt hovedverneombudet, i tillegg til drøftingsmøter. Brukerutvalget ved Sykehuset Telemark har jevnlige møter og gir viktige tilbakemeldinger til organisasjonen, spesielt på forhold rundt pasientbehandling. Saker som skal forelegges styret, skal i prinsippet være forelagt brukerutvalget i forkant. I praksis er ikke dette alltid gjennomførbart, men det tilstrebes. Brukerutvalget stiller også med to representanter i styret med møte- og talerett. Dette er med og sikrer brukerstemmen inn i styrerommet. Brukerutvalget ved STHF er også aktive med rekruttering av brukerrepresentanter til prosjekter, kampanjer, lokale brukerråd osv. Styret er STHFs øverste beslutningsnivå. Styret avholder jevnlige møter, ca. åtte i året, flere ved behov. Styret skal ved hjelp av god virksomhetsstyring istandsettes til å ta kvalitativt gode beslutninger og å etterspørre og få nødvendig informasjon samt stille de krav til sykehusadministrasjonen som styret til en hver tid finner nødvendig for å nå overordnede mål og krav. I 2014 legges det opp til i februar å definere sentrale mål blant annet i forhold til Oppdrag og bestilling fra Helse Sør-Øst for I mars/april jobbes det med tiltak for å sikre måloppnåelse av vedtatte mål med ansvarlig for tiltak og tidsestimering og handlingsplaner for risikoreduserende tiltak. Risikovurdering per 1. tertial fremmes for styret på styremøte i mai Risikoelementene fra 1. tertial oppdateres og rapporteres til styret sammen med ledelsens gjennomgang etter 2. tertial Ved årsslutt evalueres måloppnåelse og risikovurdering per 3. kvartal utarbeides og fremmes for styret på et av de første styremøtene i Det legges opp til at risikovurdering utføres hvert tertial. LGG utarbeides en gang årlig i sammenheng med risikovurdering etter 2. tertial Handlingsplaner utarbeides og implementeres som et fast element i styringssystemet. Intern styring og kontroll Intern kontroll innebærer at de ansvarlige for virksomheten skal: Beskrive hovedoppgaver og mål og hvordan virksomheten er organisert Sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter Sørge for arbeidstakeres medvirkning og bra utnyttelse av kunnskap og erfaring Bruke erfaringer til forbedring Skaffe oversikt over områder hvor det er fare for svikt eller mangel i forhold til myndighets krav, regler og lover 5

18 Lage, kontrollere og forbedre prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av gjeldende lovgivning Foreta overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer bra og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten I tillegg til sykehusets tertialvise risikovurderinger utarbeides det enkeltvis situasjonsbetingede risikovurderinger og det lages egne handlingsplaner for risikoreduserende tiltak Medvirkning fra brukere og tillitsvalgte Tillitsvalgte Sykehuset Telemark har avtale om totalt 6,93 årsverk frikjøp av foretaks- og hovedtillitsvalgte. I tillegg er hovedverneombud frikjøpt i full stilling. De største arbeidstakerorganisasjonene har også klinikktillitsvalgte. I Sykehuset Telemark er det etablert en fast møtestruktur mellom sykehusets ledelse og foretaktstillitsvalgte. Administrerende direktør har fast møte med de foretaktstillitsvalgte en gang per måned, der også HR-direktør deltar. HR-direktør har i tillegg egne kvartalsviser møter, samt møter etter behov. Foretakstillitsvalgte har regelmessige møter med klinikksjefene, minst fire ganger hvert år. Tillitsvalgte tas generelt med i styringsgrupper og prosjektgrupper som gjelder utviklingsarbeid, omlegginger og organisasjonsendringer m.m. I 2013 har det vært tett samarbeid med tillitsvalgte på alle nivåer i forbindelse med utviklingsplanen for STHF Samarbeid med tillitsvalgte gjennomføres i prinsippet i overensstemmelse med de 12 prinsippene for medvirkning, men er krevende å få gjennomført i alle ledd. Sykehusets har egne retningslinjer for organisasjonsendringer og omstillingsprosesser, som er under revisjon i forbindelse med Utviklingsplanens gjennomføring. Vernetjenesten er organisert med verneombud i 55 verneområder og med et klinikkverneombud i hver klinikk. Verneombudene medvirker i årlige vernerunder i alle enheter, men opplever at de involveres lite i endrings og omstillingsprosesser. Her jobbes det med forbedring. Hovedverneombudet deltar på møter med øverste ledelse på lik linje med foretakstillitsvalgte. Gjennom hele året har det vært medvirkning i møter med administrerende direktør og HRdirektør vedrørende oppfølging av oppdragsdokumentet. Mal for årlig melding er sendt til alle foretaktstillitsvalgte (FTV) og hovedverneombud for innspill underveis. Endelig versjon er behandlet av FTV-gruppen og hovedverneombudet i drøftingsmøte den 28. januar Ansattvalgte har også medvirket til årlig melding gjennom sin representasjon i styret. To av de tillitsvalgte har deltatt i et felles møte med en fra administrasjonen og to medlemmer fra brukerutvalget for å gi innspill til utkast til årlig melding før ferdigstillelse og drøftingsmøte. Brukerutvalget ved Sykehuset Telemark HF Brukerutvalget (BU) ved STHF skal være rådgiver og samarbeidspartner for styret i utviklingen av tjenestetilbudet ved sykehuset, og bidra aktivt med brukerkompetanse i planarbeidet og i aktuelle utbyggingsprosjekter. Brukerutvalget skal også koordinere og behandle høringer i forhold til helsetilbud og planarbeid, foreslå representanter fra brukere i råd og utvalg, samt bidra med innspill til brukerundersøkelser og kvalitetsarbeid. Brukerutvalget skal ta initiativ i saker som har 6

19 betydning for pasienter og pårørende og være et forum for tilbakemelding fra brukerorganisasjonene, pasienter og pårørende. Brukerutvalget rapporterer til styret. Brukerutvalget legger 13 prinsipper for brukermedvirkning på systemnivå til grunn for sitt arbeid. Prinsippene er vedtatt av Helse Sør-Øst og styret i Sykehuset Telemark HF. Brukerutvalgets medlemmer er valgt fra ulike brukerorganisasjoner i Telemark. Brukerutvalget ved STHF har gjennomført åtte møter og behandlet 97 saker i Medlemmer av brukerutvalget har deltatt på modul 1 i brukeropplæring i regi av FFO/SAFO og HSØ i Modul 2 planlegges til 1. halvår Tre brukerrepresentanter har deltatt i modul 3 dette året. Deltakelse og medvirkning: Leder og nestleder i brukerutvalget har møte- og talerett i styret ved STHF. Brukerutvalget har således vært representert i styremøtene i hele Brukerutvalgets leder og nestleder møter fast i kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalget ved STHF. Brukerutvalgets medlemmer har gjennom 2013 engasjert seg i prosjekter og arbeider der brukermedvirkning har vært etterspurt, spesielt gjelder dette arbeidet tilknyttet Utviklingsprosjektet for helseforetaket. Leder og nestleder har deltatt i styringsgruppen og hovedprosjektgruppen, de øvrige medlemmene har vært representert i ulike arbeidsgrupper. Brukerutvalget har vært representert på 1 regional konferanse om brukermedvirkning i regi av HSØ i Brukerutvalgets medlemmer har vært deltagende på diverse møter vedrørende samhandling ved STHF. Det er i dag et eget brukerråd ved sykehusets avdeling på Notodden og det er etablert et brukerforum i Psykiatrisk klinikk. Det ble foretatt et skifte i sekretærfunksjonen til Brukerutvalget i mai-juni Brukerutvalgets medlemmer fikk i september 2013 utdelt hver sin Ipad til bruk i perioden de sitter som representanter i utvalget ved STHF. Hensikten med denne ordningen er blant annet at sykehuset ønsker å redusere bruken av papir og å redusere trykkearbeidet. Sykehuset ser at endring har tatt noe tid før bruken går helt som ønskelig og ordningen vil evalueres etter en stund. Det ble gitt en grunnleggende innføring i bruken av Ipad ved oppstart av ordningen. Leverandøren har bistått ved utfordringer ved behov og videre fellesopplæring blir arrangert i januar STHF har opprettet et nytt servicekontor innen IT-tjenester som BU-medlemmene kan benytte seg av i forbindelse med bruk av Ipad. Noen saker som har opptatt Brukerutvalget i 2013: Kvalitet, ventetider og pasientsikkerhet Pasientsikkerhetskampanjen Utviklingsprosjektet ved deltakelse i ulike arbeidsgrupper i prosjektet Regnskap og budsjett, interne endringer samt generell drift av klinikkene Samhandling med kommunene Innholdet som angår Brukerutvalget tilsvarer årsmelding fra Brukerutvalget for Denne vedtas i det første Brukerutvalgsmøte i

20 Brukermedvirkningen er ivaretatt ved at Brukerutvalget har fått tilsendt mal for årlig melding med mulighet til å gi input til rapporteringen på et tidlig tidspunkt i prosessen. Brukerutvalget har også medvirket til årlig melding gjennom sin observatørrolle i styret, samt at to brukere har deltatt i et felles møte med en fra administrasjonen og to tillitsvalgte for å gi innspill til utkast til årlig melding før ferdigstillelse. Den totale rapporten behandles i det første møtet i Sammendrag 2.1. Positive resultater og uløste utfordringer Helseforetaket har hatt stort fokus på pasientsikkerhet og opplever gjennom implementeringen av innsatsområdene og systematisk bruk av pasientsikkerhetsvisitter og andre verktøy i den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen å ha fått et stort og bredt engasjement i organisasjonen. Vi har hatt spesielt fokus på 30-dagers overlevelse etter hjerneslag og hjerteinfarkt. Målinger som ble lagt fram i juni 2011 viste at helseforetaket hadde resultater blant de dårligste i landet. Etter målrettete tiltak viser tertialvise målinger fra Kunnskapssenteret en klar bedring av resultatene. Forbedringsarbeidet fortsetter. Innføring av DIPS i mai 2013 har vært svært utfordrende. Nye arbeidsrutiner var mer krevende å adaptere enn forutsett. Vi opplevde en forverring av resultatene for flere styringsparametre, herunder ventetider, antall langtidsventere og antall/andel fristbrudd. Noe av forverringen skyldes nedsatt aktivitet under innføringen og at det tok tid å komme inn i nye arbeidsrutiner. Hovedårsaken er imidlertid suboptimal arbeidsrutine i det gamle pasientadministrative systemet (Imx) slik at henvisninger ofte ikke ble avsluttet korrekt. Med konverteringen til DIPS oppsto administrative feil i ventelistene og for fristbrudd slik at pasienten i realiteten har vært til undersøkelse/behandling, men feilaktig står på venteliste eller er registrert som fristbrudd. Det er et tydelig fokus på riktig bruk av IKT systemet og ryddearbeidet etter de administrative feilene pågår kontinuerlig. I ØLP for ble det identifisert at STHF måtte spare i størrelsesorden 200 millioner kroner i perioden. Styret ønsket en gjennomgang av hele spesialisthelsetjenestetilbudet ved STHF med sikte på å modernisere dette. Planen skal innfri nasjonale og regionale krav og føringer, faglige anbefalinger innen de økonomiske rammebetingelser. Mandatet for Utviklingsplan ble besluttet av styret 29. januar Perioden frem til ultimo mai ble brukt til planlegging av prosessen og datainnsamling. Det var viktig for helseforetaket å ha gjennomført konverteringen til DIPS 13. mai, før flere av våre ansatte skulle engasjere seg i faglige arbeidsgrupper tilknyttet arbeidet med utviklingsplanen. Medarbeidere fra alle våre lokasjoner, brukere, tillitsvalgte, kommuneleger med flere har gjennomført et grundig arbeid. Beskrivelsen av prosessen samt det anbefalte forslaget kan leses i Høringsdokument, Utviklingsplan , Sykehuset Telemark HF. Høringsfrist er satt til 1. mars 2014, og det reviderte forslaget skal etter planen behandles av styres i STHF 26. mars Sykefraværet er gradvis redusert gjennom 2013, og totalt for sykehuset ble sykefraværet på 6,4 % (per november). Sykehuset har høyt fokus på bedre styring av bemanningsressursene, for å sikre samsvar mellom aktivitet, oppgaver og bemanning. Videreutvikling av egen bemanningsenhet og vikarpool, sammen med fokus på fleksibel bruk av personell på tvers av tradisjonelle enhetsgrenser, har prioritet. Det arbeides med bedre styring av vikarer og innleid personell, samt profesjonalisering av bemanningsplanleggingen. Arbeidet videreføres og forsterkes i 2014, blant annet gjennom det 8

21 regionale prosjektet BRASSE, der bemanningsanalyser og økt kompetanse i arbeidstidsplanlegging, skal gi lederne forutsetninger for å planlegge med rett kompetanse i forhold til behovene. Medarbeidertilfredsheten ved Sykehuset Telemark HF er undersøkt i den årlige medarbeiderundersøkelsen fra og med Foretakets samlede resultater på totalscore og jobbtilfredshet er stabilt høye over tid, for 2013 målt til hhv. 74 og 77 poeng. Svarprosenten ved den elektroniske MU en var på 79 %, som er det samme som i fjor. Andel ansatte som har vært involvert i oppfølging av MU viser et resultat på 67 %, også det samme som i Et langsiktig mål er at alle skal føle seg involvert. Sykehuset Telemark er godt i gang med innføring av system for miljøledelse med bred involvering fra aktuelle fagmiljøer, og har mål om sertifisering etter ISO innen utgangen av De største miljøutfordringene knyttet til ytre miljø i sykehus finner vi innenfor transport, energiforbruk, avfall, innkjøp og kjemikaliebruk. Ledelsen ved sykehuset har vedtatt en miljøpolitikk som innebærer å redusere negativ påvirkning på miljøet, redusere foretakets Co2 utslipp og øke de ansattes miljøbevissthet. Det er forventet at innføring av miljøledelse vil gi kostnadseffekt innenfor områder som energi, transport og avfallshåndtering, gi systemsynergi mot andre deler av styringssystemet og bidra til positivt miljøfokus og omdømmebygging Oppfølging av mål for Helse Sør-Øst Følgende mål for helseforetaksgruppen er i oppdrag og bestilling 2013 videreført frem til 2014: Ventetiden er redusert og pasienten opplever ikke fristbrudd. Målet er ikke nådd. Se punkt 2.1 og Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 %. STHF har ikke nådd dette målet. Målingene av prevalens infeksjoner for 2013 har vist 5,3 %, 7 %, 5,4 % og 5,5 %. Dette er til tross for stort fokus og mange tiltak på området. Herunder nevnes at innsatsområder trygg kirurgi, sentrale venekatetre og urinveisinfeksjoner i Pasientsikkerhetskampanjen er implementert. Videre har arbeidsantrekk og smykkebruk vært tema for internrevisjon. Sykehuset har også fokus på hyppig renhold av fellesområder (bad, toalett og vasker) samt viktigheten av medarbeidernes personlig engasjement på dette området for å redusere infeksjonene. Utviklingen av insidensmålinger på keisersnitt, hofteproteser og tarmoperasjoner har vært positiv gjennom året. Pasienten får timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning. 9

22 Etter innføring av DIPS i mai 2013 har vi hatt mulighet til å ta ut reelle målinger. De har vist en svakt stigende tendens på foretaksnivå opp til 57 % i november. Resultatene er varierende i klinikker og seksjoner. Noen seksjoner har 100 % måloppnåelse, mens andre sliter. Hovedtiltaket er å sørge for at legenes funksjonslister/arbeidslister er klare enda tidligere enn i 2013 og med lang nok horisont slik at det blir mulig å sette opp direkte time på alle pasientene. Det er også viktig at enheter som sliter med måloppnåelse lærer av tiltak som er gjort ved seksjoner som har de høyeste scor for å gi direkte time til en større andel pasienter. Alle medarbeidere skal involveres i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet. I 2013 er det videreført opplæring av alle nye ledere i oppfølging av Medarbeiderundersøkelsen (MU). Over flere år har STHF ligget i øverste sjikt blant foretakene hva gjelder ansattes involvering i oppfølging av MU, så også i For 2013 ble måltallet i STHF i lederavtalene for ansattes opplevde involvering økt fra 65 % til 68 %. STHF oppnådde samme høye resultat som i 2012, dvs. 67 %. Sykehuset vil ha fortsatt stort fokus på involvering i oppfølgingsarbeidet, slik at alle medarbeidere skal føle at de er involvert i arbeidsmiljøforbedringer i egen enhet. Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer. Året har vært preget av arbeid med innsparingstiltak parallelt med prosjektgjennomføring og implementering av nytt pasientadministrativt system. Reduserte inntekter som følge av nedgang i basisbevilgningene og inntektstap i prosjektperioden for DIPS-implementeringen har presset økonomien gjennom året. Effekten av samhandlingsreformen, med færre utskrivningsklare pasienter og bidrag til etablering av ØH-plasser i kommunene, har gitt ytterligere økonomiske utfordringer. Effekter av innsparingstiltak i klinikkene, stillingsstopp, kontrollert vikarbruk samt positiv effekt av årets lønnsoppgjør har bidratt positivt til resultatutviklingen i andre halvår og bragt årsresultatet nær balanse. Sykehuset har tilpasset driften i 2013 til nye faglige krav både i forhold til desentralisering av psykiatriske tjenester og samhandlingsreformens innhold. Dette innebærer konkret at sykehuset har redusert med en DPS sengepost i Grenland (fra fire til tre) og utvidet tilbudet av ambulante tjenester. Videre har sykehuset avviklet en rehabiliteringssengepost i Kragerø. Arbeidet med driftseffektivisering i klinikkene videreføres til Samtidig jobbes det aktivt med nye pasientadministrative rutiner, arbeidsprosesser og pasientflyt for å øke behandlingsnivået etter den midlertidige aktivitetsnedgangen som følge av overgangen til DIPS. Bedre utnyttelse av kapasiteten og økt aktivitet for prioriterte pasientgrupper vil redusere ventetidene og holde andel fristbrudd på et minimalt nivå. Som hovedregel skal ingen pasienter vente mer enn et år. Målet er ikke nådd. Se punkt 2.1 og Evaluering av egen virksomhet og organisering I arbeidet med Utviklingsplanen er hele STHFs tjenestetilbud vurdert og en anbefaling for et modernisert tjenestetilbud beskrevet. Det er ikke foreslått organisatoriske endringer før planen er 10

23 behandlet i styret våren STHFs organisering skal understøtte det til enhver tid gjeldende tjenestetilbud. Det vil være naturlig å vurdere om nåværende organisering fortsatt er den beste ved den foreslåtte tjenestemodellen i Utviklingsplanen. Endringer i tjenestetilbudet vil kreve en detaljert tidsplan for gjennomføring, med tilhørende risikovurderinger og handlingsplaner i tett samarbeid med våre samarbeidspartnere. Omstillingsarbeidet må være godt planlagt og korrekt gjennomført for at alle medarbeidere ivaretas på en best mulig måte. Den anbefalte løsningen som ble presentert 10. desember 2013 beskriver endringer som påvirker mange medarbeideres arbeidsoppgaver og også arbeidsforhold. Det er spesielt viktig å holde et fokus på god pasientbehandling i en slik omstillingsprosess og den foreløpige vurdering er at våre medarbeidere ivaretar denne på en meget god måte. Arbeidet med innføringen av DIPS har skapt et godt grunnlag for god organisasjonsutvikling. Prosjektet hadde deltagere fra alle våre lokasjoner og yrkesgrupper. Over 200 nye felles arbeidsprosesser ble beskrevet og implementert etter konverteringen 13. mai Da hadde over 95 % av medarbeiderne deltatt i den obligatoriske opplæringen i systemet, tilpasset deres arbeidsoppgaver og ansvarsområde. 11

24 DEL II: RAPPORTERINGER 3. Rapportering for mål 2013 i oppdrag og bestilling 3.1 Aktivitet Budsjettert aktivitet er i tråd med bestillingen. Det øremerkede tilskuddet til Raskere tilbake skal komme i tillegg til, og ikke istedenfor, de kostnader som finansieres gjennom basisbevilgningen. Aktivitetsveksten innen alle tjenesteområder skal være større innen poliklinisk virksomhet og dagbehandling enn for døgnbasert virksomhet. Ovennevnte punkter rapporteres samlet Somatikk Sykehuset rapporterer et oppnådd behandlingsvolum målt i antall DRG-poeng på 6,7 % under budsjettert nivå. Aktivitetsnedgangen skyldes midlertidig reduksjon av kapasiteten grunnet oppgraderingen av pasientsystemet, effekt av samhandlingsreformen og variasjoner i pasienttyngden som har slått ut negativt i Sammenlignet med fjoråret, er aktivitetsnivået 5,6 % lavere for inneliggende pasienter, 3,4 % lavere for dagbehandling og 6,5 % lavere for poliklinisk behandling. Størst nedgang for døgnbehandling registreres ved de indremedisinske sengepostene i Skien. De medisinske sengepostene har redusert noe av kapasiteten i løpet av året, som en tilpasning til pasientstrømmene og samhandlingsreformen. Nedgangen innen dagbehandling skyldes færre kjemoterapi-kurer ved kreftpoliklinikken samt færre utførte dagkirurgiske inngrep og polikliniske konsultasjoner i DIPS opplæringsperioden. Psykiatri / Tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) Behandlingsvolumet ved psykiatriske poliklinikker viser 8 % under budsjettet og ligger på nivå med fjoråret. TSB registrerer et behandlingsvolum som er 25 % lavere enn budsjettert og 25 % lavere enn fjoråret. Det negativet avviket innen TSB bør sees i sammenheng med avvik innen voksenpsykiatrien, da overgangen til DIPS i mai 2013 har endret registreringsrutinene, uten teknisk mulighet for korrigering med tilbakevirkende kraft. Det er Borgestadklinikken som står for en stor del av spesialisthelsetjenestetilbudet innen TSB for Telemark etter avtale med HSØ. Omorganiseringer innenfor tjenestetilbudet er krevende og medfører god involvering av både Borgestadklinikken, STHF og HSØ. Nedgangen i aktivitet skyldes vakanser i terapeutstillinger. Produktivitet per terapeut per dag gått noe ned, med negative konsekvenser for oppnådd behandlingsvolum. Det jobbes med aktivitetsplanlegging samt oppfølging av nasjonale krav for produktivitet og arbeidet vil få stort fokus fremover. 12

25 Barne- og ungdomspsykiatri Antall polikliniske konsultasjoner i 2013 har vært 5 % lavere enn budsjettert og 2 % lavere enn fjorårets resultat. Det har vært en økning i antall henvisninger på 16 % gjennom året. Det er jobbet med rekruttering for å styrke terapeutteam og aktiviteten har hatt en stigning høsten 2013, en trend som forventes videreført i Produktiviteten per terapeut ligger over landsgjennomsnittet. Antall konsultasjoner per fagbehandler per dag har vært 2,1 mot 2,3 i fjor. 3.2 Oppdrag Visjon og mål for Helse Sør-Øst Graden av måloppnåelse for Helse Sør-Østs mål er omtalt i helseforetakets årlige melding sammen med en beskrivelse av hvilke tiltak som er iverksatt og planlegges dersom målet ikke er oppnådd i Resultatutvikling og utviklingsarbeid Sykehusets resultatutvikling i 2013 og utviklingsarbeidet fremover er knyttet til utfordringene beskrevet i økonomisk langtidsplan, som viser endring av rammebetingelser, styringskrav og pasientbehov. Det kreves vridning fra døgn- til dagbehandling, til økt poliklinisk aktivitet og ambulante tjenester. I tillegg må sykehuset tilpasse kapasiteten i tråd med konsekvenser av samhandlingsreformen, som forutsetter at % av pasientene i fremtiden skal behandles i kommunal regi. Vridningen krever høyere aktivitet for at sykehuset skal oppnå det samme DRGresultatet. Reduksjon i basisbevilgningene og lavere aktivitet legger betydelig press på økonomien. Sykehuset er i gang med planarbeid som gir effektivisering med 200 millioner kroner, for å etablere et bærekraftig driftsnivå og en sunn økonomi. Dette er nødvendig for å kunne møte den medisinske utviklingen, styrke medisinske satsingsområder og sikre tilstrekkelig investeringsevne. Systematisk kvalitetsarbeid, fokus på pasientsikkerhet og utvikling av medisinske satsingsområder står sentralt. Innføring av nye IKT-løsninger med overgangen til DIPS bidrar til standardisering, bedre informasjonsflyt og mer hensiktsmessige arbeidsprosesser. Effektiviseringsbehovet er betydelig, kan ikke nås ved kvalitetsforbedring alene og krever større omlegginger for å sikre robuste tjenestetilbud. Arbeidet gjennomføres i hver enkelt klinikk, men forutsetter også stor grad av endringer på sykehusnivå. Omstillingsarbeidet gjennomføres i et lengre tidsperspektiv og omlegginger som iverksettes er del av en langsiktig strategi for utvikling av sykehuset. Omstilling krever gode prosesser og involvering av både medarbeidere og eksterne samarbeidspartnere. Eierskap til prosessene og forankring i organisasjonen krever tid og felles innsats. I 2013 er det jobbet med kartlegging av løsninger for langsiktige omlegginger. I løpet av 2014 vil tiltak konkretiseres og arbeidet med implementering igangsettes. Medarbeiderundersøkelsen Medarbeiderundersøkelsen er fulgt opp i hele organisasjonen, og resultatet viser høy grad av involvering på samme nivå som i 2012, og høyere enn sammenliknbare helseforetak. 13

26 Ventetider og fristbrudd Styringsindikatorene viser at helseforetaket nå gradvis gjenvinner kontroll over ventetider og fristbrudd. Det forventes at ventetider og fristbrudd reduseres ytterligere som følge av de tiltakene som er iverksatt. Det har spesielt vært jobbet med opplæring av ansatte for å sikre riktige og gode arbeidsrutiner. Det har også blitt fokusert på opplæring av ledere med tanke på hands on oppfølging og overvåkning av ventetider, langtidsventere og fristbrudd. Opplæring av ansatte og ledere er satt i system. Ventetider, langtidsventere og fristbrudd følges tett. Rydding av administrative feil ble sluttført i desember Behov for økning aktivitet/kapasitet for å avhjelpe reell ventetids- og fristbruddsproblematikk er adressert i styrevedtak i november Styrevedtaket innebærer at klinikkene utarbeider konkrete planer og gjennomfører disse for å oppnå målsettingene med 0 fristbrudd, ingen langtidsventere og gjennomsnittlig ventetid 60 dager (somatikk) innen 1. april For plastikkirurgi, som representerer den største utfordringen i forhold til langtidsventere, utarbeides særskilt opplegg og tidsplan. Sykehusinfeksjoner Prevalensmålingene viser ikke tilfredsstillende resultat, men utviklingen av insidensmålinger på keisersnitt, hofteproteser og tarmoperasjoner har vært positiv gjennom året. Dette indikerer at fokuset og tiltakene på området bør kontinueres og at man etter hvert må forvente en positiv effekt også på prevalens. Vedrørende fokus og tiltak nevnes at innsatsområdene trygg kirurgi, sentrale venekatetre og urinveisinfeksjoner i Pasientsikkerhetskampanjen er implementert. Videre har arbeidsantrekk og smykkebruk vært tema for internrevisjon. Det har blitt utarbeidet egne tiltaksplaner for å redusere infeksjoner innenfor tarmkirurgi og plastikkirurgi. Utviklingen i både prevalens og insidens har jevnlig blitt tematisert i kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalget. Pasientsikkerhetsvisittene har vist seg som en god arena for å diskutere tiltak. Direkte time Sykehuset har ikke innfridd målet om at 100 % av pasientene får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev (direkte time). Hovedtiltaket er å sørge for at legenes funksjonslister/ arbeidslister er klare enda tidligere enn i 2013 og med lang nok horisont slik at det blir mulig å sette opp direkte time på alle pasientene Satsingsområder 2013 Tilgjengelighet og brukerorientering Gjennomsnittlig ventetid i spesialisthelsetjenesten er under 65 dager. Se punkt 2.1 (ventetider) Resultater fra pasienterfaringsundersøkelser er offentliggjort på helseforetakets nettsider og aktivt fulgt opp. Det er lenket opp til pasienterfaringsundersøkelsene fra under området Kvalitet/Brukerundersøkelser. Pasienterfaringsundersøkelsene er formidlet til ledelse i linjen. Resultatene tas med i de ulike klinikkenes arbeid. Sykehuset Telemark har også egne kartlegginger av pasienttilfredshet basert på tilbakemeldingsskjema. Disse tilbakemeldingene bearbeides og systematiseres før de gis tilbake til alle involverte avdelinger som både en kvalitativ tilbakemelding med anonymiserte kommentarer fra pasienter, samt en kvantitativ sammenstilling som også viser endringer over tid. Det er forventet at resultatene tas med i de ulike klinikkenes utviklings- og forbedringsarbeid. 14

27 Pasienter som skal gjennom omfattende utredning og behandling i spesialisthelsetjenesten har fått utarbeidet en behandlingsplan som dokumenteres i journal. Planen skal beskrive planlagt pasientforløp med tentative tidspunkter for de ulike delene av forløpet. Planen skal være et arbeidsdokument for pasient og behandler som revideres ved behov. I somatikken er behandlingsplaner innført som en del av journalen for alle inneliggende pasienter på spesialisert rehabilitering. Behandlingsplaner brukes også i stor grad på aktuelle pasienter innenfor fagområdene hjerte og kreft. I resten av somatikken har sykehuset ikke hatt tilstrekkelig fokus på dette. I voksenpsykiatrien og barne- og ungdomspsykiatrien er behandlingsplaner implementert som arbeidsdokument Det er iverksatt tiltak for å bedre informasjonen til pasienter og pårørende om fritt sykehusvalg. Informasjonen om fritt sykehusvalg gis sammen med at pasienten får opplyst når de har timeavtale, slik at pasienten gis et grunnlag for å vurdere om det kan være hensiktsmessig å benytte fritt sykehusvalg. Brosjyre om pasienters viktigste rettigheter, herunder fritt sykehusvalg er utarbeidet i 2012 og revidert i Den har bestått vurdering fra Pasient- og brukerombudet og også tilsyn fra Fylkesmannen. Brosjyren distribueres til pasienter sammen med innkalling til undersøkelse/behandling. Ny revidering av brosjyren gjennomføres i januar For å redusere ventetider og øke tilgjengelighet, er det iverksatt tiltak for bedre samarbeid med private leverandører og avtalespesialister innenfor de avtalene Helse Sør-Øst RHF inngår. Dette er vurdert som et av tiltakene, spesielt for plastikkirurgiske pasienter med lange ventetider, men ikke funnet som å kunne avhjelpe situasjonen i særlig grad. Kvalitetsforbedring Helseforetaket har utarbeidet planer for implementering av sentrale anbefalinger i relevante nasjonale faglige retningslinjer. Implementering av nasjonale retningslinjer som gjelder det enkelte fagområde planlegges og gjennomføres i linja. Sentrale anbefalinger i nasjonale faglige retningslinjer som gjelder hele eller større deler av helseforetaket, planlegges og koordineres fra Fag- og utviklingsavdelingen. Spesifikt for Funksjonsfordeling av ortopedi, revmakirurgi og reumatologi er det fra Helse Sør- Øst gitt utsettelse på gjennomføring til mars Implementeringen av disse anbefalingene gjøres i tilknytning til Utviklingsplanen ved STHF, som er organisert som eget prosjekt. Nasjonale medisinske kvalitetsregistre leverer offentlig tilgjengelige årsrapporter basert på en felles mal. Sykehuset deltar i relevante nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Dette er også nedfelt i STHF sine lederavtaler. Årsrapport for Gastronet leveres og gjøres offentlig tilgjengelig. Felles mal er ikke fulgt for 2013, i samforståelse med HSØ. Statuttene for Gastronet er nylig endret og gjeldende fra Krav i felles mal, blant annet om offentliggjøring av resultater med sykehusidentifikasjon, vil derved imøtekommes på en bedre måte fra

28 Bedre kvalitet i rapporteringen fra psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling til Norsk pasientregister. DIPS ble innført i mai Kvaliteten er heller ikke optimal i dette året da vi har en kombinasjon av konverterte data fra Infomedix, data som er registrert i innføringsperioden og data som er registrert etter at vi etter hvert kom i stabil drift. Vi forventer en betydelig bedret kvalitet på vår rapportering for % av epikriser er sendt ut innen sju dager. Sykehuset Telemark har gjennom flere år hatt høy andel epikriser sendt innen syv dager. Prosenten i desember var 68 % og for hele året 40 %. Resultatet av denne indikatoren for 2013 bærer preg av at problemstillingen har blitt mindre fokusert under innføringen av DIPS. Indikatoren følges opp på ledernivå gjennom jevnlige rapporter i DIPS. Det arbeides med å øke andelen epikriser som sendes ut innen sju dager. Ingen korridorpasienter. Helseforetaket har slitt med korridorpasienter gjennom hele året. Målinger per november 2013 viste 2,6 %. Hovedutfordringen er knyttet til logistikk og fleksibel bruk av senger på de ulike postene samtidig som pasientsikkerheten ivaretas ved at hver enkelt pasient blir vurdert med hensyn til behandlingsbehov. Det er fra årsskiftet gjort en endring i fordeling av senger mellom enkelte fagområder, som forventes å ha effekt. Det arbeides videre med smidigere fordeling av pasienter og bruk av senger. Ved overføring til kommunale pleie- og omsorgstjenester er epikrisen ferdigstilt når pasienten utskrives fra sykehuset. Epikriser ferdig ved utskrivelse til kommunehelsetjenesten epikrise i hånda er en målsetting for helseforetaket og har blitt tematisert i flere sammenhenger. Gjennomføringen varierer mellom de ulike delene av HFet. Medisinsk klinikk har kommet lengst og har innført ferdig epikrise, som et krav ved utskrivelse til kommunehelsetjenesten. Dette etterstrebes i stor grad. Helseforetaket har sikret at to representanter fra henholdsvis somatikk og psykisk helsevern/tsb gjennomfører train the trainer -kurs i regi av Oslo universitetssykehus som skal bidra med å etablere simuleringsnettverk i Helse Sør-Øst. Det har deltatt en representant fra somatikk og to fra psykisk helsevern/tsb (Tverrfaglig spesialisert behandling av rusmiddelproblemer) på train the trainer kurs i Oslo universitetssykehus i Sykehuset Telemark har tilrettelagt for at styret engasjeres i arbeidet med å sikre kvalitet og pasientsikkerhet ved å implementere IHIs program get the boards on board støttet av Helse Sør-Øst RHF. Styret har behandlet dette på to styremøter høsten Styret ber administrasjonen å utarbeide et detaljert kompetanseprogram for pasientsikkerhet med utgangspunkt i en forelagt skisse for styret, samt å tilrettelegge for at heldags styresamlinger legges til 20. mai og 25. november

29 Helseforetaket skal delta i læringsnettverket i regi av Vestre Viken med fokus på hvordan kvalitetsavdelingene kan understøtte pasient nær virksomhet med kunnskap om forbedringsmetodikk for å sikre kvalitet og pasientsikkerhet. Helseforetaket deltar i dette læringsnettverket. Helseforetaket skal delta i helsefaglig læringsnettverk i regi av Vestre Viken som skal bidra til å formidle kunnskap om hvordan effektivitet, kvalitet og pasientsikkerhet sikres i den pasientnære virksomhet i Helse Sør-Øst. Helseforetaket deltar i dette læringsnettverket. Pasientsikkerhet Helseforetaket implementerer alle tiltakspakkene i den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen I trygge hender og rapporterer egne resultater. Alle tiltakspakkene i den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen er implementert. De fleste enhetene rapporterer egne resultater på sine områder. Dette fokuseres videre på i Ledelsen i helseforetaket iverksetter tiltak for å følge opp egne resultater i kampanjen, kartleggingen av pasientsikkerhetskultur, meldinger til Kunnskapssenteret og tilsynsrapporter. Disse forholdene følges opp i STHF sitt kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalget (KPU) og legges også fram for styret. Alle referater fra møter i kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalget samt tilsynsrapporter publiseres på Helseforetaket har utarbeidet planer for opplæring i bruk av pasientadministrative systemer. I forbindelse med innføring av DIPS i mai 2013 ble det gjennomført opplæring av alle brukere med en deltakelse på nær opp til 100 %. Obligatorisk opplæring av nye brukere skjer månedlig. Helseforetaket legger på egnet måte ut informasjon om meldte 3-3 hendelser, samt egne resultater fra journalundersøkelsen. Gjennomført. (Link til 3-3 hendelser og til systematisk journalgjennomgang) Riktig forståelse av regelverket i forholdet til ventelister, fristbrudd og pasientrettigheter, jf. brev fra Helse- og omsorgsdepartementet datert 14. mars 2012, videresendt fra Helse Sør-Øst RHF til helseforetaket 15. mars 2012, er innarbeidet i all opplæring i forhold til pasientadministrative systemer. Det bekreftes at dette er ivaretatt i opplæringen. Det er også utarbeidet prosedyrer på HF-nivå om forsvarlig vurdering og prioritering av henvisninger og med særskilt fokus på innfrielse av rett til nødvendig helsehjelp i forhold til avklart/uavklart tilstand. Sykehuset Telemark har i samarbeid med Sykehusapotekene innført tverrfaglige arbeidsmetoder som øker kvaliteten på legemiddelbehandlingen å etablere rutiner som sikrer korrekt informasjon om pasientenes legemiddelbruk ved inn- og utskrivning fra sykehus. Innsatsområde legemiddelsamstemming er implementert. I tillegg er det innført tverrfaglig arbeidsmetodikk ved flere sengeposter i samarbeid med farmasøyt i sykehusapoteket 17

30 (IMM=Integrated Medicine Management). Dette er regulert i egen samarbeidsavtale med sykehusapoteket Ressursene til IMM økes i System for innføring av nye metoder og ny teknologi Det er etablert nødvendig kompetanse og metodestøtte for utførelse av mini-metodevurderinger. Mini-metodevurdering (dette er et beslutningsstøtteverktøy for sykehusene når de vurderer å innføre en ny metode. En mini-metodevurdering er et skjema med spørsmål som belyser effekt, sikkerhet, kostnader, etikk og organisatoriske aspekter ved metoden) er vedtatt som metodikk med tilhørende kompetanse og metodestøtte ved STHF. Prosedyre er etablert som et styrende dokument. Det er foreløpig ikke meldt inn eller utført mini-metodevurderinger ved HFet. Samhandlingsreformen Det er utarbeidet planer for desentralisering av spesialisthelsetjenester i dialog med kommunene. Samhandlingsarbeidet styres (gjennomføres) i tre styringsgrupper for samhandling, Midt-/Øst Telemark, Vest- Telemark og Grenland. I styringsgruppen deltar brukere, tillitsvalgte, rådmenn og administrerende direktør. Lovpålagte avtaler er revidert og følges opp regelmessig. Det er utarbeidet tiltak og prosjekter av lokal karakter, men også tiltak som er felles for hele Telemark. Ambulante tiltak er etablert. Sykehuset har etablert eller jobber med å etablere følgende tjenester; Ambulante tjenester innen psykisk helsevern og rus disse områdene er blitt forsterket med ekstra personell Forsterkning innen ambulant palliasjonsarbeid med medisinsk kompetanse, en lege med spesialområde innen palliasjon jobber med fokus på fastleger og sykehjemsleger for å hindre unødvendige sykehusinnleggelser Ambulante tjenester innen KOLS for å øke andel med hjemmebehandling av denne målgruppen Jobber med etablering av ambulant sårteam Ambulant slagteam jobber med kompetanseheving ut til kommunehelsetjenesten Det jobbes med utarbeiding av kompetansepakker innen behandling av de store kronikergruppene i dialog med kommunene. Det vil i første omgang dreie seg om kompetanse knyttet til de kommunale øyeblikkelig hjelp sengene og de store kronikergruppene innen somatikk. På lenger sikt vil dette gjelder både somatikk, rus og psykiatri. Helseforetaket samarbeider med kommunene om etableringen av øyeblikkelig hjelp -døgntilbud i kommunene som et alternativ til sykehusinnleggelse. Helseforetaket har bidratt til at nye øyeblikkelig hjelp -døgntilbud i kommunene har en kvalitet som reelt sett avlaster sykehus. Det vises til Helsedirektoratets veileder om kommunenes plikt til øyeblikkelig hjelp -døgnopphold. 10 av 18 kommuner i Telemark har etablert ø-hjelpstilbud med ulik organisering og lokalisering. 18

31 Det er vurdert om desentraliserte spesialisthelsetjenester bør samlokaliseres med det nye kommunale tilbudet. Det er foreslått endringer i Sykehuset Telemark i Utviklingsplanenn Tett og godt samarbeid mellom sykehuset og kommunene står sentralt i utviklingen videre. Det er sikret at ordningen med betaling for utskrivningsklare pasienter ikke har endret vurderingen av når en pasient er utskrivningsklar. STHF har ikke endret vurderingen av når en pasient er utskrivningsklar etter innføringen av ordningen med betaling for utskrivningsklare pasienter. Dette ser man blant annet ved at gjennomsnittlig liggetid ikke har endret segg i vesentlig grad etter att reformen blei innført. Liggetider for somatikken for sykehuset Telemark var; 3,75 dager i 2011, 3,56 dager i 2012 og 3,46 dager i Det er utviklet system for brukermedvirkning i planlegging og etablering av samhandlingstiltak. Det er etablert en egen delavtale om brukermedvirkning. Brukere er representert i Styringsgruppe for samhandling og i arbeidsgrupper for samhandling i hele Telemark. Brukere er også representert i prosjekt og når det skal etableres nye tiltak for pasienter. I enkelte prosjekter meldes det fra brukere om dårlig informasjon om prosess. Det er etablert gode vilkår for videre utvikling av Praksiskonsulentordningen (PKO) i den hensikt å bedre samhandlingen mellom helseforetakene og fastlegene. 19

32 Det er etablert et godt og stabilt Praksiskonsulentordning (PKO) korps ved sykehuset, bortsett fra at det har vært vanskelig å få rekruttert en PKO til Kragerø sykehus. Koordinator for PKO er organisert under fagdirektør ved sykehuset. Kreftbehandling Det er gjennomført tiltak for å effektivisere utredning og redusere flaskehalser i forløpene for kreftpasienter. 80 % av kreftpasienter har forløp innenfor anbefalte forløpstider: o 5 virkedager fra mottatt henvisning til henvisningen er vurdert. o 10 virkedager fra mottatt henvisning til utredning er påbegynt. o 20 virkedager fra mottatt henvisning til start av behandling. Det er iverksatt tiltak for å bedre informasjon til kreftpasienter og koordinere pasientforløpene, for eksempel ved bruk av kreftkoordinatorer. Høy kvalitet og kompetanse i utredning, behandling og rehabilitering av pasienter med kreft i tråd med nasjonale handlingsprogrammer for kreftsykdommer. Det er etablert flere tilbud for pasientopplæring, likemannsarbeid og mestring, herunder pusterom og vardesentre. Kreftkirurgi finner sted i henhold til vedtatt funksjonsfordeling. For kreftkirurgiske inngrep som etter 1. juli 2013 utføres i strid med vedtatt funksjonsfordeling, gis ikke ISF-refusjon. Det rapporteres samlet på ovenstående punkter. Et eget kreftprosjekt har jobbet systematisk med disse målekrav. Det er utarbeidet gode pasientløps-beskrivelser i tråd med de nasjonale og dels skandinaviske føringene. Kreftkoordinatorvirksomhet (tre medarbeidere i til sammen 250 % stilling) er etablert, i full drift og med god effekt. Pusterom er i drift. Rehabiliteringstilbud er etablert i samarbeid med SiV (Sykehuset i Vestfold). Kreftkirurgi på STHF utføres i tråd med vedtatt funksjonsfordeling. Det er et problem å ta ut rapporter fra DIPS for kvalitetssikring av måloppnåelse og det arbeides med dette. Det henvises derfor til nettsiden HelseNorge.no og kvalitetsindikatorer for kreftbehandling og overlevelse med følgende link; Brystrekonstruksjon Sykehuset Telemark skal bygge opp kapasitet og tilbud for pasienter med behov for brystrekonstruksjon med protese og eget vev. Helseforetaket skal behandle pasienter fra egen venteliste og egne pasienter som i dag står på venteliste på Oslo universitetssykehus. Plastikkirurgisk avdeling ved STHF har i 2013 systematisk forbedret sitt tilbud til pasienter med brystkreft. Sykehuset behandler alle egne pasienter, både med implantater og eget vev. Det er utarbeidet et nært samarbeid med mammakirurgene, slik at sykehuset kan tilby primærrekonstruksjon til pasienter som har indikasjon for dette. Ventelister på all type brystrekonstruksjon er redusert til under ett år. I samråd med OUS, vil STHF behandle alle egne pasienter fra sykehusets region, Vestfold, Telemark, Agder-fylkene. Plastikkirurgisk avdeling har fokus på forskning, og har to protokoller for behandling av brystkreftpasienter. Planene for 2014 er å bygge videre på disse områdene. 20

33 Behandling av hjerneslag 20 % av pasienter med hjerneinfarkt under 80 år har fått trombolyse. STHF har vært pilotsykehus for dette innsatsområdet i nasjonal Pasientsikkerhetskampanje. Det har gitt en signifikant økt overlevelse etter 30-dager ved ny nasjonal måling. I pakt med dette er også andelen trombolyse økt og har i en måling vært nesten 20 %. Små tall gjør måleparameteret svingende over kort horisont. Tverrfaglig spesialisert behandling for rusmiddelavhengige og annen avhengighetsbehandling Det er etablert tilbud om brukerstyrte plasser innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling. STHF har ikke egne brukerstyrte plasser innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB). Døgnplasser innen TSB er etablert på Borgestadklinikken (BA) og brukerstyrte plasser for vårt opptaksområde må avtales direkte mellom HSØ og Borgestadklinikken. Det er etablert systemer ved somatiske avdelinger for å fange opp pasienter med underliggende rusproblemer og eventuelt videre henvise disse til tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB). Som et tiltak for å fange opp utvikling av et alkoholmisbruk i tidlig fase, ønsker Helse Sør- Øst å prøve ut en kartlegging av alkoholbruken til pasienter innlagt i somatisk avdeling. Utprøvingen vil skje ved tre helseforetak i regionen, og hvor Sykehuset Telemark er et av disse. STHF har rus som et av fire medisinske satsningsområder i sin Strategiplan for , og prosjektet vil inngå som en del av denne satsningen frem til høsten Kartleggingen vil gjennomføres på FOVA/Mottak - Notodden sykehus. TSB- team ved Notodden DPS vil gi tilbud om oppfølgingssamtaler for pasienter med helseskadelig alkoholbruk. Det er etablert tilbud om lavterskel-lar for den mest hjelpetrengende gruppen opiatavhengige med sammensatte sykdommer i samarbeid med kommunen. Dette er drøftet med kommunene med flest opiatavhengige. Legeassistert rehabilitering (LAR) i Telemark har i utgangspunktet lav terskel, slik at det ikke er ansett hensiktsmessig å etablere særskilte lavterskeltilbud. Det er gjennomført brukerundersøkelser innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling i alle helseforetak. Det ble signalisert at Helsedirektoratet ville utarbeide en modell for brukerundersøkelser. Dette ville kvalitativt bli bedre enn å utarbeide egne, samt at det ville gi større mulighet for sammenligning. STHF har ikke mottatt noe vedrørende dette fra Helsedirektoratet, og har heller ikke utarbeidet egen spørreundersøkelse. Psykisk helsevern Det er utarbeidet en regional plan for omstillingen av psykisk helsevern i tråd med de gitte signalene. Planen skal vise fremdrift for utviklingen av DPS, utviklingen og spissing av sykehusfunksjonene og overføring av ressurser fra sykehus til DPS. Sykehuset skal delta i dette arbeidet. Sykehuset Telemark ligger over måltallet for HSØ som sier at minst 50 % av ressursene i psykisk helsevern skal ligge på DPS. Sykehuset mener å ligge langt framme på de fleste områder i utviklingen av et spesialisert psykisk helsevern i tråd med overordnede føringer. 21

34 Akuttberedskap ved DPS er etablert på døgnbasis, eventuelt i samarbeid med andre institusjoner der lokale forhold gjør det nødvendig. Sykehuset etablerte i august 2011 en DPS akutt med tilhørende akutteam, som vurderer alle øyeblikkelig-hjelp innleggelser. Denne enheten har i 2013 tatt i mot alle ø-hjelppasienter for nedre Telemark. Pasienter som er i behov av lukket dør, går til sentralsykehusnivå, øvrige pasienter legges inn på DPS-akutt eller følges opp poliklinisk med akutt-time. Erfaringene viser at ca. 50 % av alle ø-hjelpinnleggelser går til den åpne DPS-akutten. Det er planer om å innlemme også øvre Telemark i DPS-akuttens tilbud. Alle DPS har etablert ambulante funksjoner der leger og psykologer deltar. Telemark har over tid arbeidet med en vridning fra døgn til dag og ut fra dette etablert og styrket ambulante tjenester med flere leger og psykologer. Andel tvangsinnleggelser er redusert med 5 % i samarbeid med de kommunale tjenestene. Andel pasienter innlagt på tvang har vært stabilt over tid. I et noe lengre perspektiv er derfor ikke målet om 5 % reduksjon nådd. Sykehusets lokale handlingsplan har vektlagt en dialog med fastleger og legevakt rundt innleggelser og det arbeides med å omstille klinikken mot mer ambulant og poliklinisk virksomhet for å understøtte kommunene. Tiltakene det arbeides med er blant annet samarbeid med henvisende instans i forhold tvangsinnleggelser for redusert bruk av paragrafene. Andel tvangsbehandlingstiltak (tvangsmedisinering) er redusert med 5 %. Sykehuset Telemark har ikke oppnådd målet om 5 % reduksjon, i 2013 var det 99 pasienter med 107 vedtak for tvangsmedisinering, i 2012 var det 66 pasienter og 91 vedtak. Det har vært en økning på ca. 30 % pasienter som har fått tvangsmedisinering fra 2012 til % av pasientene er innlagt ved Seksjon for akuttpsykiatri, og 20 % innlagt ved DPS akutt. På bakgrunn av prosjektet døgn til dag hvor sykehuset styrker ambulante tjenester vil det arbeides med å trygge pasientene i sitt nærmiljø. Effekten er å forvente at tvangsmedisineringen reduseres i henhold til overordnede mål. Habilitering og rehabilitering Helseforetaket har lagt Helsedirektoratets modell, jf. Rapport IS-1947, til grunn i det videre arbeidet på rehabiliteringsfeltet. Sykehuset Telemark har i samarbeid med kommunene i sitt opptaksområde utarbeidet beskrivelser for standardiserte rehabiliteringsforløp for store pasientgrupper med konkretisering av ansvar og oppgavefordeling nedfelt i forpliktende samarbeidsavtaler. Hofte-/kneleddsatrose, fedme, myalgi og hjerneslag er prioritert. Sykehuset Telemark har videreutviklet koordinerende enhet for sitt opptaksområde. Dette i samsvar med Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator og i tett samarbeid med kommunene. Samarbeidet mellom respektive koordinerende enheter i helseforetak og kommune er beskrevet i samarbeidsavtalene. Det rapporteres samlet på ovennevnte punkter. STHF har sammen med SIV etablert en områdeplan for habilitering og rehabilitering. Sammen er også KE (koordinerende enhet) opprettet og i full drift. I områdeplanen er det pasientforløpsbeskrivelser for de største pasientgruppene. Hovedansvar for håndtering av spesialisert rehabilitering er fordelt i området (STHF har spesialisert rehabilitering i Skien med 6 22

35 senger knyttet til Moflata 1.etg; spesialiserte rehabiliteringspoliklinikker i Porsgrunn samt en seksjon for spesialisert rehabilitering med fokusområde sykelig overvekt på Nordagutu). Samarbeid om ikke spesialisert rehabilitering foregår fortløpende i tråd med intensjonene i Samhandlingsreformen og i tråd med veiledning fra HD. Behandling av kronisk utmattelsessyndrom/myalgisk encefalopati Det er iverksatt tiltak for å styrke kunnskapsgrunnlaget om CFS/ME. Klinikk Notodden/Rjukan ved STHF har etablert flere ulike tilbud til pasienter med ME/CFS og fagpersoner med ansvar for denne pasientgruppen. Det er planlagt kurs for fastleger og kurs for NAV-ansette på dette området i Tilsvarende kurs ble avholdt i Utredning/diagnoseavklaring av pasienter med ME/CFS gjennomføres som følgende; Fastlege har på forhånd vurdert kriterier for ME/CFS og gjennomført forundersøkelser for å utelukke annen sykdom. Ved behov for ytterligere avklaring kan fastlegen henvise til poliklinisk time eller planlagt innleggelse. De dårligste pasientene og pasienter med lang reisevei blir innlagt på STHF. Notodden sykehus har stor erfaring med pasientgruppen og støtter fastlegenes vurderinger, vurderer alternative diagnoser og stiller diagnosen hvis kriteriene er oppfylt. Det er etablert lærings- og mestringskurs/dagrehabilitering for pasienter med etablert MEdiagnose. Kurset på Lærings- og Mestringssenteret Notodden legger vekt på kognitiv trening, energiøkonomisering, avspenning og forsiktig aktivitet kombinert med gruppediskusjoner, teori, kostholdkunnskap. I 2014 vil et tilsvarende kurs starte opp ved sykehuset i Skien. Alle deltakere på mestringskurs inviteres til å delta i studier om ME/CFS. Så langt har over 95 % av deltakerne vært positive. Følgende tre studier er i gang/under oppstart; Studie A er deskriptiv og beskriver antall henvist, antall diagnoser, hovedfunn, funksjonsnivå. Studie B er en kvalitativ studie av hvordan det oppleves å ha ME/CFS, hvilke erfaringer pasientene har gjort med hjelpeapparat, arbeidsgiver og familie. Den er basert på intervjuer av de første 20 pasientene. Studie C er en studie på behandlingseffekt. Klinikk Notodden/Rjukan er medsøker til en legemiddel-utprøvende studie (Rituximab) sammen med Haukeland sykehus og OUS Aker. Studiens tittel er B-lymphocyte depletion with rituximab induction and maintenance in ME/CFS. A multicenter, randomized, double blind, placebo-controlled study. Studien starter opp i Fødselsomsorg Redusert andel fødselsrifter. Det har vært en reduksjon i fødselsrifter grad 3 og 4 fra 2,68 % i 2012 til 1,85 % i Kvalitetskrav for fødeinstitusjoner er gjennomgått og implementert. Alle anbefalingene i veilederen fra Helsedirektoratet Et trygt fødetilbud- Kvalitetskrav til fødselsomsorgen (12/2010) er ikke fullstendig implementert. Sykehuset har implementert tilstedevakt av spesialist i fødselshjelp og kvinnesykdommer 24/7 (døgndrift hele uka), og tilstedevakt av spesialist i anestesiologi 24/7. Det arbeides med å besette alle stillinger til overleger i vakt ved Kvinneklinikken. Differensiert fødselsomsorg praktiseres i tråd med veilederen 23

36 STHF har på plass en robust og forsvarlig følgetjeneste og beredskap for følgetjeneste i vårt sykehusområde. Svangerskap og barselomsorgen følger i hovedsak kravene i veilederen, men kontinuiteten i oppfølgingen av risikosvangerskap har forbedringspotensial. Dette arbeides det med. STHF tilstreber tilstedeværelse med 1 : 1 av jordmor i aktiv fase av fødselen, i tråd med krav i veilederen. Dette har vært utfordrende å gjennomføre 100 % med nåværende jordmorbemanning. Det er en utfordring der det er behov for tidlig hjemmebesøk at STHF fremdeles ikke har mulighet for elektronisk oversendelse av barselepikriser til helsestasjon. Dette er løst ved å gi pasientene en kopi av epikrisen ved utreise fra barsel. Ved Kvinneklinikken STHF har man på nåværende tidspunkt intet aktivt forskningsmiljø eller forskningsstillinger. Det gjennomføres regelmessig internundervisning blant legene. Jordmødrene og barnepleiere har regelmessig fagdager og det arbeides for flere felles fag arenaer for leger og jordmødre. Kvinneklinikken har i 2013 opprettet 100 % stilling for fagutviklingsjordmor/mødre i tråd med anbefaling i veilederen. Nyfødte som trenger intensivbehandling Helseforetaket har lagt til rette for utdanning og etterutdanning av leger i neonatologi/ nyfødtintensivmedisinsk spesialkompetanse. Nyfødt intensiv ved Sykehuset Telemark HF behandler barn fra og med svangerskapsuke 28. Vi har fødsler i eget hus og ca. 300 innleggelser i nyfødtavdelingen årlig. Det er etablert en samarbeidsgruppe på sykehuset som består av medlemmer fra anestesiavdelingen, føde/barselenheten (Kvinneklinikken) og barneavdelingen (Nyfødt intensiv). Gruppen ser på videreutvikling av samarbeid om perinatalomsorg og mulighet for tilrettelegging av lokaliteter for familiebasert perinatalomsorg. Vi behandler de fleste tilstander som kan oppstå i perinatalperioden, men ved behov for utvidet intensivbehandling blir barna overflyttet Rikshospitalet (OUS). Leger i spesialisering har tjeneste på nyfødt intensiv i rotasjon. De deltar i løpet av utdanningsperioden på nasjonalt kurs i nyfødtmedisinske teknikker. Avdelingens leger trener regelmessig på ferdigheter og nyfødtmedisinske prosedyrer. Ferdighetstrening har i flere år vært en del av avdelingens regelmessige internundervisning. En av avdelingens overleger fikk i høst tilbud om tidsbegrenset stilling på Nyfødtavdelingen på Rikshospitalet, men måtte takke nei på grunn av lederoppgave i avdelingen. Avdelingens utdanningsutvalg jobber med planer for overleger for å tilrettelegge hospitering ved universitetsklinikker. Avdelingen sender sykepleiere til videreutdanning i nyfødtsykepleie på Lovisenberg. Helseforetaket har anskaffet utstyr og opprettet kompetanse i initial stabilisering og oppstart av hypotermibehandling av barn med asfyksi. Avdelingen vil arbeide for å legge til rette for at overleger kan hospitere på større nyfødtavdelinger. Helseforetaket har ikke anskaffet utstyr til initial stabilisering av nyfødte med alvorlig asfyksi, men vil arbeide med dette videre og sette utstyret på investeringslisten i neste budsjettår. 24

37 Barn som har vært utsatt for seksuelle overgrep og annen mishandling Det er tilstrekkelig kompetanse i helseforetaket og gode rutiner for å ivareta barn som kan ha vært utsatt for seksuelle overgrep og annen mishandling. Utredning skjer ved Barne- og ungdomsmedisinsk seksjon i Barne- og ungdomsklinikken. Kompetanse: Undersøkelsene utføres av overlege med erfaring. Overleger fra seksjonen har fra tidlig 90- tall deltatt i det nasjonale, faglige nettverket og deretter på de nasjonale møtene ved Nasjonalt Senter for Vold og Traumatisk Stress (NKVTS). To av overlegene har arbeidet spesielt med disse sakene gjennom flere år og gjør undersøkelsene når dette er mulig. I akutte sporsikringssaker kan undersøkelse utføres av vakthavende overlege med mulighet for å konsultere annen lege. Seksjonen bruker Veileder for helsepersonell (nkvts.no), Norsk Barnelegeforenings veiledere (elektronisk på NBFs nettsider / Helsebiblioteket) samt annen faglitteratur på lokalt bibliotek og på nett Leger fra seksjonen deltar på NBFs nasjonale møter og nordiske møter om barnemishandling. Det rapporteres fra møtene til resten av kollegiet Ved spesielt behov for hjelp til vurdering av funn, kontaktes sosialpediatrisk seksjon ved OUS Ullevål eller lege med særlige kvalifikasjoner tilknyttet NKVTS Intern undervisning i legegruppa Tilgang til litteratur i lokalt fagbibliotek og på nettet Seksjonens sosionom eller psykolog bringes inn ved behov Seksjonen deltar på regelmessige samarbeidsmøter 1-2 ganger årlig med BUP og politiet Seksjonen deltar på samarbeidsmøter med voldtektsmottaket som er organisert under legevakta Rutiner: Barnevern, og i de fleste tilfellene politi, skal være henvisende instans og det skal være sikret at den somatiske undersøkelsen skjer i en sammenheng hvor barnet er ivaretatt videre I de få tilfelle hvor barnevern eller politi ikke er kontaktet før barnet kommer i avdelingen, skal dette gjøres. Vurderingen foretas av barnelegen. Ved det fåtall av saker som gjelder akutt sporsikring, kontaktes sykepleier i voldtektsmottaket for gjennomføringen med bruk av riktig sporsikringsutstyr og for oppbevaring av prøvemateriale Når legerapport sendes politiet, sendes også kopi til rettsmedisinsk kommisjon Undersøkelsene utføres ved Barnepoliklinikken med lege og sykepleier tilstede Det gjøres helkroppsundersøkelse tilpasset barnets alder og modenhet og den aktuelle problemstilling Det gjøres nøyaktige notater av opplysninger fra ledsager og fra barnet Undersøkelsesfunn dokumenteres på skisse og med foto med eget speilreflekskamera Billeddokumentasjon oppbevares elektronisk på skjermet område Journaldokumenter legges med sperret tilgang Kjeveleddsdysfunksjon Det er gitt behandlingstilbud til pasienter med alvorlig kjeveleddsdysfunksjon som er vurdert og utredet ved det tverrfaglige tilbudet etablert i Helse Bergen HF. 25

38 Dette sorterer under kjeve- oralkirurgi. Vi henviser derfor slike pasienter videre til Sørlandet Sykehus, Arendal, i de tilfeller vi mottar henvisning med slik problemstilling. Livsstilsrelaterte tilstander Helseforetaket rapporterer data om skader og ulykker til NPR. Ja, se besvarelse to punkter nedenfor angående rapportering av person- og ulykkesskader. Helseforetaket har etablert en overordnet ernæringsstrategi i tråd med anbefalinger i faglige retningslinjer fra Helsedirektoratet og Kosthåndboken - veileder i ernæringsarbeid i helse- og omsorgstjenesten (Helsedirektoratet 2012). Helseforetaket har høsten 2013 arbeidet med å etablere en overordnet ernæringsstrategi i tråd med anbefalinger i faglige retningslinjer fra Helsedirektoratet og Kosthåndboken - veileder i ernæringsarbeid i helse- og omsorgstjenesten (Helsedirektoratet 2012). Sykehuset har ansatt klinisk ernæringsfysiolog, som tiltrådte stillingen høsten Helseforetaket rapporterer person- og ulykkesskader senest fra og med 1. mai De helseforetakene som ikke har rapporteringen på plass innen fristen skal sende en redegjørelse til Helse Sør-Øst med årsak og forventet dato for når rapporteringen kan igangsettes. Rapporteringen gjelder både inneliggende pasienter og poliklinikk. Akuttmottaket ved STHF gjør fortløpende registreringer vedr person- og ulykkesskader. Dette gjelder innleggelser og pasienter til akuttpoliklinikken. Disse registreres i DIPS, hvoretter sykehuset overfører filen til Helsedirektoratet via Sykehuspartner. Helseberedskap Med utgangspunkt i evalueringsrapportene etter terrorangrepet 22. juli 2011 og erfaringer fra øvelser og hendelser, har helseforetaket oppdatert og foretatt nødvendige tilpasninger i sine beredskapsplaner. Det er tatt initiativ til felles trening og øvelser med andre nødetater og frivillige organisasjoner. Ovenstående prikkpunkter rapporteres samlet. STHF har tilpasset beredskapsplaner etter 22. juli 2011 og avholdt øvelser i forbindelse med dette. Det er avholdt fire samvirkeøvelser, hvorav en hadde spesielt fokus på skyting pågår. Det er ellers avholdt to samvirkekurs (ambulanse, brann, politi) av tre dagers varighet som omhandler operativ leder helse (OLH) og fagleder helse (FLH) funksjonen hvor også skyting pågår er en del av kursopplegget. Prehospitale tjenester Prehospitale tjenester videreutvikles i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF, blant annet med bakgrunn i erfaringer og omforente anbefalinger i evalueringen av hendelsene 22. juli

39 Nasjonal standard for triagering er innført i ambulansetjenesten, og opplæring er gjennomført. Det er gjennomført fagdag for trening i stans av alvorlige blødninger, og nye prosedyrer med bruk av medikamenter og turniké er innført. Beredskapsrommet er oppgradert slik at det er løpende tilgang på prehospitale driftsdata (AMiS). Det er gjennomført samtrening med politi rundt temaet skyting pågår. Legemiddelforsyning For å redusere omfang av og konsekvenser av forsyningssvikt og leveringsvansker av legemidler forutsettes det å finne sted overvåking ved og informasjonsutveksling mellom helseforetaket og Sykehusapotekene. Helseforetaket har etablert et fast ansvarspunkt for kontinuerlig kontakt med det lokale sykehusapoteket om forsyningssituasjonen. Dette omfatter også ansvar for å formidle oppdatert informasjon om forsyningssituasjonen, risikoer for mangel og forslag for aktuelle tiltak til relevante kliniske miljøer i eget foretak og lokal legemiddelkomité. Helseforetaket har rutiner som sikrer at relevant informasjon fra de kliniske miljøene formidles til den sentrale arbeidsgruppen i Oslo universitetssykehus/sykehusapoteket Oslo om lokale situasjoner og driftsforhold som kan ha betydning for legemiddelforsyningssituasjonen. De ovenstående punktene ivaretas ved at: Delplan for svikt i legemiddelforsyning ved STHF er revidert i 2013 slik at den er i overensstemmelse med krav og føringer. Legemiddelkoordinator (fagdirektør) er mangelkontakt mot sykehusapoteket og videreformidler informasjon om leveringssvikt ut til fagpersoner og linjeledelse. Legemiddelkoordinator har halvårlige møter med Sykehusapotekene, i tillegg jevnlige møter med lokalt sykehusapotek. Problemstillinger rundt legemiddelområdet, herunder legemiddelforsyning, tematiseres og informeres strukturert om i HFets kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalg og på egen hjemmeside på intranettet. Ved reforhandling av avtaler mellom Sykehusapotekene og øvrige helseforetak er maler for respektive avtaler lagt til grunn slik disse er oppdatert og formidlet til helseforetakene i desember Ovennevnte punkt er gjennomført i STHF. Helseforetaket deltar i sentral vaktordning for regionen slik denne er utformet og formidlet i brev til helseforetakene i desember Ovennevnte punkt er gjennomført i STHF Utdanning av helsepersonell Rask og effektiv tilsettingsprosess for turnusleger i samarbeid med aktuelle kommuner. De anbefalte nasjonale løsninger for tilsetting av turnusleger er gjennomført med godt resultat for STHF. Sykehuset følger Helsedirektoratet sin anvisning for utlysnings- og tilsettingsprosess av turnusleger. Det tilsettes 20 turnusleger hvert halvår. Det er inngått samarbeidsavtale med alle kommunene i Telemark, som innebærer at hver turnuslege får tildelt hvilken kommune de skal utøve distriktstjeneste i, samtidig med inngåelse av arbeidsavtale ved STHF. Prosessen foregår også i tett dialog med Fylkesmannen ved fylkeslegen. Erfaringen er at dette gir en forutsigbar, rask og effektiv tilsettingsprosess. 27

40 Antall turnusplasser for fysioterapeuter er økt, jf. kap. 732, post 70 Særskilte tilskudd (Turnustjeneste i sykehus for leger og fysioterapeuter). Sykehuset har etter pålegg økt antall turnusplasser for fysioterapeuter. Vi ble pålagt å ta inn en ekstra turnusfysioterapeut. Dette medfører vansker for veiledning fra STHF på grunn av en betydelig nedtrapping av tidligere utført spesialisthelsetjenesteansvar innen rehabilitering. Denne tjenesten defineres nå ikke som å inngå som spesialisthelsetjenesten og er tilbakeført til kommunene. Sykehuset er bekymret for mangelfull mulighet for tilfredsstillende veiledning som følge av betydelig personellreduksjon innen faggruppen i tråd med intensjonene i samhandlingsreformen. Medisinsk rehabilitering er fremdeles foretakets ansvar, hvor fysioterapeuter har sin funksjon. Enhet for fysioterapi og ergoterapi i Medisinsk klinikk har to turnuskandidater. Turnuskandidatene har rullert på de ulike sengepostene på avdelingen. Høsten 2013 ble STHF pålagt av fylkesmannen om å ta en tredje kandidat i perioden og dette er gjort. På Notodden har det vært en fysioterapeut i turnustjeneste i hele Fra og med og ut året har Sykehuset Telemark HF hatt totalt fire turnusplasser for fysioterapeuter. Helseforetaket har bidratt til kompetanseutveksling og kompetanseoppbygging i en forsterket kommunehelse- og omsorgstjeneste, spesielt innen geriatri, nevrologi, habilitering/rehabilitering, psykisk helse og rusmiddelavhengighet. Seksjon for nevrologi og rehabilitering har arrangert tellende kurs for fastlegene i samarbeid med praksiskonsulent. Tema var MS, hodepine og rygg. Videre er det arrangert kurs for fagpersoner i kommunene med tema slag. Ambulant slagteam følger opp pasienter med slag av lett og moderat grad og samarbeider med kommunene om videre opplegg. Teamet gir også undervisning i kommunene. Det har vært lagt vekt på undervisning om dysfagi, svelgevansker og kognitive problemstillinger. I samarbeid med Skien kommune og Fylkesmannen er det arrangert kurs i hjerterehabilitering. Rehabiliteringspoliklinikken i Porsgrunn, der målgruppen i stor grad er pasienter med store sammensatte nevrologiske problemstillinger, arbeider i stor grad ambulant ved at det tverrfaglige teamet reiser hjem til pasientene og gir eksempelvis spasmereduserende behandling. Poliklinikk for arbeidsrettet rehabilitering (ARR) arbeider også tett på kommunene med veiledning og kompetanseoverføring med mål at pasientene skal ivaretas i nærmiljøet. Lærings- og mestringssenteret (LMS) har samarbeidet med kommunene om flere kurs, og fagpersoner fra kommunene er velkommen til å hospitere på kursene. Innen geriatri har geriater deltatt som foreleser på kurs for kommunalt ansatte innen pleie og omsorg Forskning og innovasjon Forskning Sykehuset Telemark har iverksatt tiltak for større grad av brukermedvirkning i forskning. Sykehuset Telemark har gjort bruk av regionale forskningsstøttefunksjoner, teknologiske infrastrukturtiltak og forskningsnettverk for å sikre god ressursutnyttelse og økt internasjonal konkurranseevne for sin egen forskning. Sykehuset Telemark har lagt til rette for deltakelse i - og gjennomføring av kliniske intervensjonsstudier, inkludert multisenterstudier. Sykehuset Telemark har lagt til rette for samhandlingsforskning i tråd med Helse- og omsorgsdepartementets føringer, også innenfor egne budsjettrammer. Sykehuset Telemark har styrket egen infrastruktur for biobanker og forskning på humant biologisk biobankmateriale, og ved behov for langtidslagring fortrinnsvis gjort bruk av den regionale lagringsfasiliteten for 28

41 biobankmateriale ved Folkehelseinstituttetbiobankmateriale ved Folkehelseinstituttet når det er behov for langtidslagring. Sykehuset Telemark har styrket og videreutviklet egen infrastruktur for forskning, herunder IKT-løsninger for forskning. Ovenstående prikkpunkter rapporteres samlet. STHF utarbeidet og vedtok ny forskningsstrategi og handlingsplan i 2011, gjeldende for perioden I tillegg til å videreføre de sentrale elementer i HSØ sin strategi, legges det også vekt på lokale tilpasninger og føringer. STHF har i 2013 opprettholdt styrkingen av den lokale, kliniske forskningen. Antall publikasjoner har nå stabilisert seg på et nivå tilsvarende 2012, mens vi ser en økning i antall avlagte doktorgrader. STHF har kontinuerlige avtaler med regional forskningsstøttefunksjoner, da særlig innen biostatistikk, helseøkonomi og databaser. FoU har gjennom forskningsseminarer synliggjort eksempler på brukermedvirkning i forskningsprosjekter for våre forskere og vil arbeide aktivt for at dette kan bli en realitet. I tillegg har FoU-seksjonen et sterkt fokus på å få til mer smidige elektroniske løsninger for dataregistrering, blant annet gjennom en pilot med DIPS. Anskaffelse av egen forskningsserver er lagt inn i budsjett for FoU har egen database der alle prosjekter oppdateres kontinuerlig. STHF deltar i kliniske multisenterstudier og er positive til å fortsette dette arbeidet. Det er etablert et formelt samarbeid med Oslo Universitetssykehus (OUS) om sporingssystem for biobanker, sammen med Sørlandet sykehus (SS) og Akershus universitetssykehus (AHUS). Forskningsbiobanker er etablert lokalt, og lokal forskningsaktivitet er øket, særlig innenfor det genetiske miljøet. Ved behov vil STHF benytte de regionale lagringsfasiliteter. Sykehuset søker å legge til rette for samhandlingsforskning gjennom etablerte nettverk mot kommunehelsetjenesten og Høyskolen i Telemark (HiT)/Universitetet i Agder (UiA). Innovasjon Sykehuset Telemark har initiert eller deltar i forskningsbaserte eller brukerdrevne innovasjonsprosjekter og det er et konkret mål at aktiviteten økes på dette området. Sykehuset Telemark bidrar med data til nyetablert database for innovasjonsindikatorer i helseforetakene. De regionale helseforetakene har under ledelse av Helse Sør-Øst RHF iverksatt foreslåtte tiltak i rapporten Fremme innovasjon og innovative løsninger i spesialisthelsetjenesten gjennom offentlige anskaffelser fra Sykehuset Telemark deltar ved behov i piloter på dette området. Sykehuset Telemark deltar ved behov i større innovasjonsprosjekter som bidrar til bedre pasientforbehandling og samhandling. Ovenstående prikkpunkter rapporteres samlet. Helseforetaket søker kontinuerlig å stimulere fagmiljøene til å se innovasjonsmuligheter i tillegg til at sykehuset deltar i det regionale innovasjonsnettverket. Man vil også bidra med aktuelle data inn i den nyetablerte databasen for innovasjonsindikatorer. FoU enheten har et konkret forskningsbasert (tjenesteinnovasjon) prosjekt etablert i samarbeid med DIPS. 29

42 3.3 Organisatoriske krav og rammebetingelser Resultatkrav og oppfølging for 2013 Resultatkrav for 2013 Helseforetakene i Helse Sør-Øst skal skape økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer. Det er et krav at det enkelte helseforetak minst har et resultat i balanse det enkelte år. I økonomisk langtidsplan har helseforetaket estimert behov for årlige resultater, blant annet med utgangspunkt i nødvendig nivå på ny- og reinvesteringer i bygg og medisinskteknisk utstyr. Helseforetakets budsjetterte resultat for 2013 legges til grunn i den løpende oppfølgning av status og avvik i Sykehuset har hatt store økonomiske utfordringer i 2013 og leverer et driftsresultat på - 14 millioner kroner. Det er gjennomført planlagte vedlikeholdsaktiviteter på et nøkternt nivå og likviditetsreservene har sikret finansiering av nødvendige investeringer. Likviditetsbidraget fra driften er redusert og gjenspeiler krevende tilpasning til omgivelsene og økende driftsutfordringer. Oppgradering av IKT-systemene har vært en viktig premiss for utviklingsarbeidet og legger til rette for driftseffektiviseringer fremover. Styring og oppfølging i 2013 Helseforetaket har sikret at den medisinske kodingen er faglig korrekt og ikke benyttes for å øke inntjeningen i strid med god faglig praksis og hensiktsmessig organisering. I løpet av 2013 har kodearbeidet ved STHF blitt omorganisert og ligger nå under fagdirektør. Enhet for medisinsk koding har som hovedoppgave å kvalitetssikre koding gjennom systematisk gjennomgang og kontroll av feillister, kompetanseheving hos helsepersonellet og rådgiving. Det er etablert prosedyre for korrekt medisinsk koding. I tillegg er det i løpet av året etablert en analyseenhet som blant annet bistår klinikkene og enhet for medisinsk koding med å dokumentere nivået på kodekvalitet Organisatoriske krav og rammer for 2013 Informasjonsteknologi og digitale tjenester (ehelse) IKT Strategi og Langtidsplan er gjeldende for Sykehuset Telemark. Helseforetaket bidrar til utvikling og innføring av IKT-tjenester herunder standardisering og samhandling i tråd med nasjonale og regionale føringer. Foretakene vil i denne sammenheng være ansvarlig for mottak og ibrukstakelse i henhold til regionale planer og føringer. Helseforetaket skal styrebehandle egen områdeplan for IKT. STHF tok i bruk DIPS 13. mai 2013 som et ledd i standardiseringen på felles PAS/EPJ i HSØ. Dette arbeidet følges opp med en fase 2 hvor optimalisering av innført løsning står sentralt. Av andre betydelige aktiviteter i fase 2 kan nevnes innføring av elektronisk sykepleiedokumentasjon, operasjonsplanlegging og utveksling av PLO-meldinger (Pleie og Omsorgsmeldinger som er elektroniske meldinger går mellom sykehuset og primær/-kommunehelsetjenesten). Ved årsskiftet tok STHF i bruk ny teknologisk plattform basert på vedtatt standard i HSØ. Sykehuset benytter prosjekt- og porteføljestyringsverktøyet Clarity som grunnlag for områdeplan på IKT-området. Planen skal behandles i porteføljestyret i januar 2014, og vil deretter legges frem for styret for endelig vedtak. 30

43 Helseforetaket har sikret videre utvikling av sin IKT-virksomhet i henhold til vedtatt rolle/ansvarsfordeling og til enhver tid gjeldende rammeverk for IKT (drift, forvaltning, utvikling) i Helse Sør-Øst. STHF har i 2013 reorganisert IKT funksjonen og etablert Seksjon for Teknologi og ehelse. Det er opprettet egen enhet for funksjonell forvaltning av DIPS med to nye stillinger, systemansvarlig og DIPS-rådgiver. Enheten skal etter planen styrkes med ytterligere tre - fire nye stillinger i løpet av I tillegg er det etablert to ny stillinger med ansvar for henholdsvis virksomhetsarkitektur og generell IKT/telekom. Helseforetaket har styrket og videreutviklet samarbeidsarenaer og relasjon med Sykehuspartner. STHF har organisert felles kundemottak og supportsenter med Sykehuspartner sentralt i bygningsmassen ved sykehuset i Skien. Hensikten med dette er å bringe Sykehuspartner nærmere lokalt IKT-miljø og brukermiljøene for på den måten å sikre god kvalitet i tjenesteleveransene og hensiktsmessig og riktig bruk av sykehusets maskin- og programvare. Helseforetakene har innført/videreutviklet lokal prosjekt- og porteføljestyring iht fellesregionalt rammeverk og metodikk, herunder tatt i bruk system for prosjekt og porteføljestyring i samsvar med felles regional prosjektplan. STHF har tatt i bruk prosjekt- og porteføljestyringsverktøyet Clarity (se besvarelse av første punkt under over) og følger dermed opp overordnete retningslinjer på dette området. Foreløpig er dette innført for styring av prosjektporteføljene innen IKT, MTU og bygg og eiendom. Det er oppnevnt egen LPA (Lokal Porteføljeadministrator, dvs. de som er ansvarlig for de ulike porteføljene ved STHF) for hvert område som inngår i lokal portefølje-administrasjon sammen med direktør for systemledelse, økonomisjef og innkjøpssjef. Porteføljeadministrasjonen ledes av fagdirektør. Informasjonssikkerhet Helseforetaket har deltatt i arbeidet i Helse Sør-Øst RHF for å bistå Norsk Helsenett SF med å utvikle HelseCSIRT som helse- og omsorgssektorens felles kompetansesenter for informasjonssikkerhet. Vi er ikke kjent med å ha blitt invitert til deltagelse i opprettelsen av Helse CSIRT, men deltar i fagnettverket for informasjonssikkerhet, samt det regionale risikovurderingsteamet. Regjeringens digitaliseringsprogram Helseforetaket bidrar i gjennomføringen av regjeringens digitaliseringsprogram. For å skape gjennomføringskraft i arbeidet med digital samhandling, skal det ansettes en person med ansvar for elektronisk meldingsutveksling mellom sykehuset og primærhelsetjenesten /kommunehelsetjenesten. STHF har også rettet en forespørsel til HSØ-RHF for å bli prioritert ved innføring av eresept høsten Tiltak på personalområdet Ledelse Helseforetaket legger til rette for at ledere i førstelinjen har nødvendig kompetanse og støtte for å ivareta sitt ansvar som leder. Ledelse på alle nivå har lagt til rette for systematisk kvalitets-, pasientsikkerhets- og HMS-arbeid. Ovenstående prikkpunkter rapporteres samlet. 31

44 All vår interne lederopplæring bygger på Nasjonal lederplattform. Sykehuset Telemark gjennomfører kontinuerlig egne lederutviklingsprogrammer. I 2013 har sykehuset hatt fokus på å fullføre et lederutviklingsprogram med oppstart 2012 for enhetsledere. I tillegg er det gjennomført kurs for nye og eksisterende ledere i utvalgte temaer gjennom hele året, dels som planlagte kurs og dels etter bestilling fra linjeorganisasjonen. Et viktig fokus i lederopplæringen er rutiner i og oppfølging av det pasientadministrative arbeidet. STHF samler aktiviteter i et Årshjul som skal sikre kvalitet innen HMS- og personalarbeid. Årshjulet er rullerende. Noen av aktivitetene pågår gjennom hele året, mens andre aktiviteter er mer tidsavgrenset og med frister. Mål innen personal og HMS området blir innarbeidet i lederkontraktene mellom direktør og klinikksjef, og videreføres som mål i lederkontraktene helt ut til ledere i førstelinjen. STHF benytter elektronisk HMS-handlingsplan som planleggings- og rapporteringsverktøy for ledere i det rullerende arbeidet. Det er etablert kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalg i den enkelte klinikk og på HF nivå som ledd i det systematiske forbedringsarbeidet på dette området. Helseforetaket har videreført arbeidet med å øke andelen faste stillinger, øke stillingsandelen for medarbeidere i deltidsstillinger og tilby flere heltidsstillinger, samt utvikle kunnskapsgrunnlaget på området. Sykehuset har fra 2012 til 2013 hatt en økning i antall årsverk utført av fast ansatte, og en nedgang i antall årsverk utført av midlertidig ansatte. Gjennomsnittlig stillingsbrøk hos fast ansatte har økt. For å gi mulighet til flere 100 % stillinger, må mer av den ubekvemme arbeidstiden (helg, kveld og natt) fordeles på flere arbeidstakere, og det må påregnes noe økt helgebelastning for turnuspersonell. Det er satt i verk tiltak for at flere dagarbeidsstillinger for pleiepersonell skal endres slik at personellet kan inngå i turnusordninger, og bidra til at flere kan få hele stillinger/økt stillingsprosent. HR-avdelingen har gjennom lang tid jobbet for å sette fokus på målet om å oppnå flere heltidsstillinger i sykehuset. Det er et linjeansvar å følge opp egne ansatte med rapportert uønsket deltid. Linjelederne er de som har ansvar for å tilby egne ansatte med uønsket deltid, en høyere stillingsprosent. HR-avdelingen følger opp rekrutteringsperaksisen til klinikkene. Bemanningsenheten under HR har i tillegg arbeidet målrettet og aktivt overfor personell med registrert uønsket deltid, for å tilby disse økt/full stilling. Tendensen over tid ( ) viser at andelen deltidsstillinger synker fra 46 til 42 % og gjennomsnittlig stillingsprosent har økt fra 86 til 89 %. Per desember 2013 var det ansatt 1340 personer i dagstillinger, fast ansatte eksklusiv leger, hvorav 847 hadde full stilling, det vil si 63 %. Når det gjelder personer i turnus hadde sykehuset per desember ansatte, hvorav 454 var i full stilling, det vil si 32 %. Tallene er basert på desember lønn og gir derfor ikke snittstall for året, men et øyeblikksbilde. De fleste leger ved STHF er ansatte i 100 % stillinger. Det har vært dialogmøter med sykehusets tillitsvalgte angående deltidsutfordringen. Foretaket har egne prosedyrer som ivaretar håndtering av fortrinnsrett og permisjon. Linjeledere har ansvar for å påse at permisjoner ikke forsterker deltidsutfordringen. Foretaket følger forløpende utviklingen i faste stillinger, stillingsstørrelse og deltidsbildet, basert på datauttrekk i HR-kuben i Personalportalen. Tilgjengelige rapporter har gitt et bedre kunnskapsgrunnlag. Helseforetaket bidrar til å sikre flere lærlingplasser i tråd med målene i Samfunnskontrakt for flere læreplasser. 32

45 Totalt har 16 lærlinger vært ansatt i Sykehuset Telemark i Sykehuset har lærlingplasser for 8 helsefagarbeidere, 1 lærling innen industriarbeiderfaget, 1 kokkelærling og til sammen 16 plasser for ambulansearbeidere, hvorav 6 ved Sykehuset Telemark og 10 ved Sykehuset Vestfold. Det er Sykehuset Telemark som har ansvaret for lærlingene i ambulanse for begge helseforetak. Sykehuset Telemark tilrettelegger for at egne ansatte tar fagbrev innen renhold, for å øke kompetansen. Dette skjer i nær dialog med den videregående skolen. Helseforetaket følger rutiner for bierverv og rapporterer om status for antall bierverv pr i årlig melding. Ledere og ansatte er informert om plikt til å informere om bierverv, herunder jevnlig påminnelse fra linjeledelse om å registrere/oppdatere sin registrering i personalportalen. Andre konkrete tiltak er: o Utarbeidet prosedyre for bierverv, privat virksomhet og oppdragsforskning, som ligger i vårt kvalitetssystem og personalhåndboka i Personalportalen. o Egen sjekkliste for ledere. o Eget avsnitt om bierverv i alle arbeidsavtaler. o Informasjon om bierverv på introduksjonskurs for nyansatte Pr desember 2013 er det 109 ansatte som har innrapportert og registrert bierverv i Personalportalen. Helseforetaket har gode rutiner for å unngå mulige brudd på arbeidsmiljøloven generelt og arbeidstidsbestemmelsene spesielt. Bestemmelser i Arbeidsmiljøloven (AML) inngår i kurs og opplæring av ledere. Prosedyrer og retningslinjer er utformet for å sikre at AML overholdes. Linjeledere er i henhold til foretakets prosedyre for intern delegering av fullmakter, ansvarlige for at arbeidsmiljølovens bestemmelser overholdes. Sykehuset tar ut månedlig rapport på AML-brudd, brutt ned på klinikk og avdelingsnivå. Dette har økt fokuset på AML-brudd på alle nivåer i organisasjonen. Status på AML-brudd behandles månedlig i sykehusets ledergruppe. Linjeledere er ansvarlige for å følge opp brudd, og eventuelt etablering av nødvendige avtaler innenfor rammene i AML om utvidelse av arbeidstidsgrensene. Kompetansebehov og -planlegging Det er gjennomført en overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse som avdekker kompetansebehov og nødvendige rekrutterings- og utviklingstiltak på fire års sikt. Helseforetaket har sørget for at det arbeides systematisk med gjennomgående bemanningsplaner som viser foretakets samlede behov for kapasitet og kompetanse. For å sikre dette må det dokumenteres rutiner for regelmessig gjennomgang og kvalitetssikring. Ovenstående prikkpunkter rapporteres samlet. Det er i 2013 gjennomført en analyse av kompetansebehovet som avdekker alderssammensetning i ulike faggrupper, der kompetanse, sårbarhet og risiko knyttet til framtidig bemanningsbehov og -situasjon er vurdert. Det pågår et arbeid med Utviklingsplan for STHF, som skal vedtas i første halvår Vedtak for Utviklingsplanen vil legge føringer for framtidig behov for bemanningsnivå og kompetanse. 33

46 Kartlegging av rapportering i spesialisthelsetjenesten Helseforetaket bidrar til kartlegging av omfanget av rapportering i spesialisthelsetjenesten. I henhold til tilbakemelding fra HSØ utgår dette punktet da Sintef på oppdrag fra Helsedirektoratet har gjennomført en kartlegging av registrering, dokumentasjon og rapportering i spesialisthelsetjenesten i Vurdering av utvidet åpningstid for planlagt virksomhet Helseforetaket bidrar i arbeidet med kartlegging og utredning for å vurdere å utvide sykehusenes åpningstid for planlagt virksomhet. Det er behov for å utvide sykehusets åpningstid for planlagt virksomhet, for best mulig å få gjennomført Utviklingsplanen. STHF forholder seg til de avtaler som er gjeldende, og vurderer muligheten for hvordan åpningstiden kan utvides innenfor de eksisterende avtaler. Arbeidet vil prioriteres etter vedtak i Utviklingsplanen. Intern kontroll, risikostyring og krav til forbedring av det pasientadministrative arbeidet Helseforetaket arbeider systematisk for å forebygge, forhindre og avdekke svikt/avvik i de pasientadministrative systemene, og det er etablert rutiner for varsling innad i helseforetaket og rutiner for erfaringsutveksling på tvers av helseforetakene i Helse Sør-Øst. Helseforetaket arbeider systematisk for å forebygge, forhindre og avdekke svikt/avvik i de pasientadministrative systemene. Det er etablert rutiner for varsling internt. Vi søker aktivt erfaringer og bidrar i aktuelle fora for erfaringsutveksling på tvers mellom helseforetakene i Helse Sør-Øst. Disse aktivitetene må spesielt sees i sammenheng med DIPS og oppfølging av konsernrevisjonens revisjon av den pasientadministrative arbeidsprosessen. Helseforetaket sikrer at rutiner ved intern henvisning i spesialisthelsetjenesten er i tråd med gjeldende rett innen 1. mai Det er etablert rutiner og opplæring som skal sikre at kravene til intern henvisning blir ivaretatt og det refereres også til DIPS og oppfølging av revisjon pasientadministrativt arbeid i denne sammenheng. Det elektroniske systemet for melding om uønskede hendelser er på plass innen 15. april Systemet er integrert i foretakenes avvikssystem. Kunnskapssenteret skal både kunne motta meldinger og gi tilbakemeldinger i systemet. Meldingsutveksling mellom helseforetaket og Kunnskapssenteret om uønskede hendelser er kun delvis integrert i avvikssystem. I desember ble det oppdaget at overføringsfunksjonen for meldinger til Kunnskapssenteret ikke hadde fungert siden oktober. Sykehuspartner arbeider med å rette feilen. Så snart tekniske løsninger for ytterligere elektronisk kommunikasjon med Kunnskapssenteret er klare, vil Sykehuset Telemark ta dem i bruk. Anskaffelse av nytt avvikssystem avhenger av framdriften i Helse Sør-Øst-prosjektet DFS. Regjeringens eierskapspolitikk Mangfold og likestilling Helseforetak er kjent med kravene til samfunnsansvar, også på områdene mangfold og likestilling, og fremmer samfunnsansvarlig adferd i hele organisasjonen. 34

47 Alle pasienter skal mottas og behandles på en likeverdig måte uavhengig av alder, kjønn, bosted, etnisk bakgrunn, kulturell- og religiøs tilknytning. Foretaket har medarbeidere fra mange nasjoner med stort kulturell mangfold, som bidrar positivt til arbeidsmiljøet. STHF tilstreber å ha en inkluderende arbeidslivspolitikk og er en IA-bedrift. Lønnsutviklingen i helseforetakene Helseforetaket har oppmerksomhet på forholdet mellom lønnsutviklingen for ledere og øvrige ansatte. Sykehuset Telemark er kjent med de føringene som legges på moderasjon i lederlønnsutviklingen. STHF melder årlig til HSØ om lederlønninger, styreverv eller eierforhold ledere i foretaket har. Lederlønninger skal være konkurransedyktige, men ikke lønnsledende. STHF gjennomfører ordinære, årlige lønnsreguleringer for sine ledere der ramme-betraktningen tar utgangspunkt i fremforhandlet ramme med organisasjonene. Utgangspunktet er at lederlønnsoppgjørene gis lik eller lavere ramme. Etikk og miljø Helseforetak har årlig utført klimaregnskap for å vise sine CO2-utslipp. Skjemaet som brukes er utvikles av direktoratet for IKT og forvaltning (DIFI). Sykehuset Telemark vil svare opp kravene i klimaregnskapet i henvendelsen til årlig miljørapport fra HSØ RHF. Arbeidet med å miljøsertifisere hele STHF etter ISO standard er et prioritert arbeid, og vi har et tett samarbeid med SIV som er pilot på dette arbeidet, for å lære av de erfaringer som gjøres her. Grønt sykehus vil være et av tiltaksområdene som legges inn i mal for elektronisk HMS-handlingsplan fra Helseforetaket har en plan for oppfølging og implementering av de overordnede etiske retningslinjene gjeldende for Helse Sør-Øst, jf. styrevedtak Etiske retningslinjer for Helse Sør-Øst. STHF arbeider etter HSØs etiske retningslinjer og har i 2013 aktivt distribuert HSØ sin informasjonsbrosjyre med ansatte som målgruppe. Etiske retningslinjer er i 2013 tatt inn som tema i introduksjonskurs for nytilsatte og distribuert i ulike fora der etikk har vært et aktuelt tema. Det er gjort forberedelser i 2013 til at foretakets Klinisk etiske komité (KEK) skal fremstå med ny sammensetning, og med en klar handlingsplan for KEK arbeider etter Nasjonalt mandat for kliniske etikkomiteer i helseforetak, HOD. Klinisk etisk komité vil bidra aktivt i 2014 med arbeidet for å implementere etisk handlingsplan. STHF følger de etiske innkjøpspolitiske føringer som er gitt av vår eier. Ledere har fått opplæring gjennom e-læring og klasseromkurs. Barn som tolk Helseforetaket har iverksatt nødvendige tiltak som medvirker til at ingen barn under 18 år brukes som tolk i spesialisthelsetjenesten, uavhengig av foreldres eller andre slektningers diagnose. Barn under 18 år kan kun unntaksvis brukes som tolk ved akutte situasjoner hvor det er fare for liv og helse. 35

48 STHF er kjent med retningslinjene for bruk av tolk i spesialisthelsetjenesten og følger disse. STHF benytter også de tolketjenester/firma som det er inngått avtale med Øvrige styringskrav for 2013 Rapportering til Norsk pasientregister Helseforetaket sørger for økt kvalitet i rapporteringen til Norsk pasientregister, i tråd med informasjon som vil bli gitt i eget brev. Sykehuset Telemark har fra 8. mai 2013 implementert nytt pasientadministrativt system DIPS, med 200 nye arbeidsprosesser, brukerveiledninger og hurtigguider, fokus på Glemt av sykehuset og nasjonale/regionale føringer. Utfordringer ved innføringen av systemet har vært forståelse, bruk og ledelsesoppfølging hvor konverterte data har hatt lav validitet. Det er innført tiltak for å etablere styring og kontroll, oppdatere og tilpasse regional prosedyrer for ledere. I tillegg er det gjennomført workshops innen fristbrudd, uferdiglister, ventende uten kontakt og generell rapportoppfølging. Tiltakene som er innført har medført økt kvalitet og kontroll av data til NPR. Gjennom innføring av DIPS har den pasientadministrative prosessen blitt sikret på systemnivå og er ikke avhengig av nøkkelpersoner. Innkjøp og logistikk Helseforetaket har oppnådd 80 % bruk av avtaler. Sykehuset har oppnådd målet om 80 % bruk av avtaler. I målinger gjennomført tertialvis for 2013 har STHF oppnådd 83 % bruk av nasjonale -, regionale - og lokale avtaler. STHF følger opp avtaler om vikarer. Firmaene med avtaler kan i mange tilfeller ikke tilby legespesialister og dette kan være utfordrende for å sikre effektiv pasientbehandling. Anskaffelsesprosessen må kunne forenkles når firmaet flere ganger ikke har kunnet levere vikarer innen en spesialitet. Helseforetaket har oppnådd 70 % bruk av innkjøpssystem. Helseforetaket har oppnådd 70 % bruk av innkjøpssystem. For gjeldende kostnadsarter benytter STHF innkjøpssystemet i 78 % av tilfellene. Helseforetaket har oppnådd 90 % bruk av elektronisk produktkatalog. Helseforetaket har nådd målet. Elektroniske produktkataloger benyttes i 93 % av tilfellene. Sykehuset Telemark har brukt Forsyningssenteret for innkjøp med 29,09 MNOK. Målet er ikke nådd. STHF har kjøpt varer fra forsyningssenteret for til sammen 20,2 MNOK i Grunnen til at det ikke har blitt kjøpt mer skyldes at det ikke er tilgjengeliggjort et bredere produktsortiment fra Sykehuspartner. Dette har ført til at vi fortsatt må kjøpe det aller vesentligste av forbruksvarene direkte fra våre rammeavtaleleverandører. Det er i alle store anskaffelser satt krav til en etisk leverandørkjede ved produkter som sannsynligvis er produsert i lavkostland. Anskaffelsen er rapportert til Sykehuspartner Innkjøp for en risikobasert oppfølging av kravet. I all hovedsak kjøpes forbruksvarer med stort volum på rammeavtaler som er utarbeidet av HINAS (Helseforetakenes innkjøpsservice AS) eller HSØ. Her er det allerede gjort vurderinger 36

49 av leverandørkjedene. Sykehuset deltar aktivt i FIL (Forum for innkjøp og logistikk) og kommer med innspill der det ønskes synspunkter fra helseforetakene. Helseforetaket har etablert egne anskaffelsesplaner, som igjen kan legges til grunn for budsjettering og samordning av anskaffelser. Dette gjelder også for investeringsbehov innenfor medisinsk teknisk utstyr. STHF har etablert et investeringsutvalg/porteføljeadministrasjon hvor behov og krav fra klinikkene meldes inn. Her blir alle investeringer vurdert opp mot fremtidig drift og organisering. Basert på innspill og vurderinger utarbeides prioriterte anskaffelsesplaner som videre sendes til sykehusets ledergruppe for godkjennelse. Etter endelig godkjennelse etableres det prosjekter for videre gjennomføring. Helseforetaket har gjort seg kjent med regionale og nasjonale anskaffelsesplaner og sørget for å prioritere tilstrekkelig ressurser til implementering av avtaler som inngås. STHF har siden 2007 hatt et produktråd som har deltatt i implementeringen av nye produkter på sykehuset. Utfordringen den siste tiden har vært å avsette tilstrekkelig tid for implementering av nye avtaler. Som følge av dette jobbes det nå med å etablere kategoriansvarlige på en rekke områder som hver seg har et mindre område å dekke. Dette vil medføre at man får bedre kontroll på implementeringen og derved sikrer at man får nødvendig opplæring, velger riktige produkter opp mot prosedyre osv. Helseforetaket har sørget for at ressurser spilt inn fra helseforetaket til deltakelse i anskaffelsesarbeid regionalt eller nasjonalt, får nødvendig tid og mulighet til deltakelse. STHF s ledergruppe har vedtatt å stille med personell/ressurspersoner i regionale anskaffelsesprosjekter. Det har videre vært et krav at disse personene skal få tilstrekkelig med tid for å kunne utføre nødvendige oppgaver. Helseforetaket har prioritert implementering av regionale/nasjonale avtaler i samarbeid med tjenesteleverandør. Implementeringsarbeidet av nye avtaler gjøres systematisk etter hvert som avtalene blir gjort tilgjengelig fra HINAS eller Sykehuspartner. Det er øremerket en ressurs som har dette som hovedoppgave i innkjøpsavdelingen. Denne ressursen jobber tett opp mot eksisterende produktråd og fremover mot de kategoriansvarlige, samt lokalt lager og Sykehuspartner. Helseforetaket har sørget for å etablere gevinstrealiseringsplaner på bakgrunn av leveranser på anskaffelser fra regionalt og nasjonalt innkjøpssamarbeid. STHF har etablert et system hvor gevinster/tap på nye rammeavtaler registreres. Dette oppdateres kontinuerlig og tas inn i neste års budsjettarbeid. 37

50 4. Rapportering for styringsparametre i oppdrag og bestilling 2013 Tilgjengelighet og brukerorientering Brukererfaringer for inneliggende pasienter som får behandling i somatiske sykehus. Frem til nå har sykehuset gjort resultatene av PasOpp rapport nr kjent i organisasjonen. Det er lenket opp til pasienterfaringsundersøkelsene fra under området Kvalitet/Brukerundersøkelser. Per i dag er det en oppgave i linja å følge opp de ulike funnene i rapporten og iverksette tiltak for forbedring. Når PasOpp undersøkelsene publiseres vil disse bli gjort kjent via nyhetsoppslag. Lokalt ved STHF gjennomføres også regelmessige skjemabaserte brukerundersøkelser blant inneliggende pasienter på de største sengepostene og på Dagsykehuset, dagenheten i Porsgrunn. Resultatene av disse lokale brukerundersøkelsene sendes tilbake til de respektive avdelingene, både kvantitative og kvalitative tilbakemeldinger, til bruk i det videre arbeidet med tiltak og oppfølging. Sykehuset har også iverksatt uttesting av en ordning med direkte tilbakemelding fra brukere ( happy or not ) på enhetene for laboratorietjenester og blodgivning. Det er enda for tidlig i prosessen å konkludere om dette er en form for brukerdialog som er hensiktsmessig. Brukererfaringer svangerskap/føde/barsel. En rapport fra Kunnskapssenteret om brukererfaringer i svangerskaps-, fødsels- og barselomsorgen viser at kvinner som føder ved Sykehuset Telemark er stort sett fornøyd med oppholdet på fødeavdelingen. Undersøkelsen er fra 2011 og i Telemark har 207 av de 372 spurte kvinnene svart på sine erfaringer med føde- og barselomsorgen. Det gjøres oppmerksom på at svarprosenten er forholdsvis lav (55,6 %) og at det derved kan stilles spørsmål til relevansen av denne undersøkelsen. Imidlertid er den gjennomgående tendensen i undersøkelsen god for Sykehuset Telemark og viser at sykehuset på alle spørsmål skårer likt eller over landsgjennomsnittet. Sykehuset har et forbedringspotensial og ønsker å levere et tjenestetilbud som brukerne er fornøyde med. Sykehuset vil analysere undersøkelsen og gjøre forbedringer. Ett av punktene som utpeker seg med rom for forbedring er informasjon. Dette er det tatt tak i. Pasientsikkerhet Andel sykehus som har gjennomført journalundersøkelse etter GTT-metoden, i tråd med pasientsikkerhetskampanjens føringer. STHF har gjennomført journalundersøkelse etter GTT-metoden, i tråd med pasientsikkerhetskampanjens føringer. System for innføring av nye metoder og ny teknologi Antall gjennomførte mini-metodevurderinger som er sendt til Kunnskapssenterets database. 38

51 Det vises her til besvarelse av punktet System for innføring av nye metoder og ny teknologi. Det er foreløpig ikke gjennomført og sendt inn mini-metodevurderinger til Kunnskapssenterets database. Brystrekonstruksjon Antall pasienter behandlet for brystrekonstruksjon med henholdsvis protese og med eget vev. I 2013 ble totalt 111 pasienter behandlet for brystrekonstruksjon med henholdsvis protese og med eget vev. Av disse ble 42 pasienter behandlet med protese og 69 med eget vev. Antall planlagte behandlinger for kommende periode. Sykehuset Telemark har lagt planer for å øke behandlingen for brystrekonstruksjon med henholdsvis protese og med eget vev med 10 % til 122 pasienter i Antall pasienter som fortsatt står på venteliste. Sykehuset Telemark har 211 pasienter som fortsatt står på venteliste til behandling for brystrekonstruksjon med henholdsvis protese og med eget vev. Psykisk helsevern Andel DPS som dekker akuttberedskap utover normal arbeidstid. Akutten DPS ved STHF dekker akuttberedskap utover normal arbeidstid. Andel tvangsinnleggelser (antall per 1000 innbyggere i opptaksområdet.) Antall tvangsinnleggelser er 2 per 1000 innbyggere og er redusert med 7 % i forhold til Andel tvangsbehandlingstiltak (antall per innbygger > 18 år). Andel tvangsbehandlingstiltak (antall per innbygger > 18 år) er 1,8 promille ved STHF. Antall tvangsbehandlingstiltak er økt med 17 %. 35 av vedtakene ble innklaget til Fylkesmannen, 4 fikk medhold og 1 delvis medhold. Livsstilsrelaterte tilstander Andel helseforetak som rapporterer data om skader og ulykker til NPR. STHF rapporterer data og skader og ulykker til NPR Andel helseforetak som har utarbeidet ernæringsstrategi. STHF har utarbeidet ernæringsstrategi. Antall nye skadetilfeller i aktivitetsdata. Antall rapporterte felles minimum datasett (FMDS) for personskadetilfeller. Ovennevnte to kulepunkt henger sammen med første kulepunkt under livsstilsrelaterte og i henhold til tilbakemelding fra HSØ skal disse ikke besvares. 39

52 AKTIVITET Somatikk - DØGNBEHANDLING Antall utskrevne pasienter - døgnbehandling Antall liggedøgn - døgnbehandling Fordeling av antall DRG-poeng - tradisjonelle DRG-poeng - Pas. bosatt i egen region beh. i eget HF Pas. bosatt utenom egen region beh. i eget HF Pas. bosatt i eget opptaksområde beh. i andre regioner Pas. bosatt i egen region beh. ved private inst. iht avtale Sum DRG-poeng innlagte Somatikk - DAGBEHANDLING Antall dagbehandlinger Fordeling av antall DRG-poeng - tradisjonelle DRG-poeng - Pas. bosatt i egen region beh. i eget HF Pas. bosatt utenom egen region beh. i eget HF - Pas. bosatt i eget opptaksområde beh. i andre regioner - Pas. bosatt i egen region beh. ved private inst. iht avtale Sum DRG-poeng dagpasienter Somatikk - POLIKLINISK VIRKSOMHET Ant. inntektsgivende polikliniske konsultasjoner Fordeling av antall DRG-poeng - poliklinisk virksomhet - Pas bosatt i egen region beh. i eget HF Pas. bosatt utenom egen region beh. i eget HF Pas. bosatt i eget opptaksområde beh. i andre regioner Pas. bosatt i egen region beh. ved private inst. iht avtale Sum DRG-poeng poliklinikk Somatikk - TOTALT ANTALL DRG-POENG Totalt ant. DRG-poeng (døgn, dag og polikl.) iht. "Sørge for ansvaret" (pas. fra egen region) Totalt ant DRG-poeng (døgn, dag og poliklinikk) (fra egen og andre regioner)

53 Voksenpsykiatri - HELSEFORETAK (SUM SYKEHUS OG DPS-ER) Ant. utskrevne pasienter døgnbehandling Antall liggedøgn døgnbehandling Ant. oppholdsdager dagbehandling Ant. polikliniske konsultasjoner Antall utskrevne pasienter døgnbehandling private Antall liggedøgn døgnbehandling private Antall oppholdsdager dagbehandling private Ant. polikliniske konsultasjoner private Barne- og ungdomspsykiatri Antall utskrevne pasienter døgnbehandling Antall liggedøgn døgnbehandling Ant. oppholdsdager dagbehandling Ant. polikliniske konsultasjoner Antall utskrevne pasienter døgnbehandling private Antall liggedøgn døgnbehandling private Antall oppholdsdager dagbehandling private Ant. polikliniske konsultasjoner private Tverrfaglig spesialisert behandling for rusmiddelmisbrukere Antall utskrevne pasienter døgnbehandling Antall liggedøgn døgnbehandling Antall oppholdsdager dagbehandling Ant. polikliniske konsultasjoner Antall utskrevne pasienter døgnbehandling private Antall liggedøgn døgnbehandling private Antall oppholdsdager dagbehandling private Ant. polikliniske konsultasjoner private ANDRE STYRINGSPARAMETRE Beskrivelse av mål Ja Nei Har helseforetaket behandling av slagpasienter ved slagenhet? X Har foretaket etablert tilbud om røykeavvenning? X et kurs våren 2013 *) Har helseforetaket utarbeidet ernæringsstrategi? X *) røykeavvenningskurs er overført til kommunene i samsvar med Samhandlingsreformens intensjoner. Kommunene har gjennomført slike kurs i 2013 og skal fortsette med det i Psykisk helsevern: DPS Sykehus Andel årsverk i psykisk helsevern for voksne Fordeling DPS/Sykehus

54 BEMANNING (etter ny inndeling) Beskrivelse av mål Brutto månedsverk (gjennomsnitt) Antall ansatte (ved årets slutt) Sykefravær i % 6,90 6,43 (pr nov) Brutto månedsverk, administrasjon/ledelse (gjennomsnitt) Brutto månedsverk, pasientrettede stillinger (gjennomsnitt) Brutto månedsverk, leger (gjennomsnitt) Brutto månedsverk, psykologer (gjennomsnitt) Brutto månedsverk, sykepleier (gjennomsnitt) Brutto månedsverk, helsefagarbeider/hjelpepleier (gjennomsnitt) Brutto månedsverk, diagnostisk personell (gjennomsnitt) Brutto månedsverk, drifts/teknisk personell (gjennomsnitt) Brutto månedsverk, ambulansepersonell (gjennomsnitt) Brutto månedsverk, forsker (gjennomsnitt) 3 3 Brutto månedsverk, ukjente (gjennomsnitt RESULTAT Beskrivelse av mål Sum driftsinntekter Sum driftskostnader Driftsresultat Netto finans Resultat Herav økte pensjonskostnader som følge av endrede økonomiske forutsetninger 42

55 STYRINGSPARAMETRE: Beskrivelse av mål h Andel med timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning 77,7 % 64,2 % 3 Andel oppdaterte ventetider på nettstedet, 80,5 % 79,4 % 4a. Andel epikriser sendt innen 7 dager somatikk 82,1 % 72,3 % 4b. Andel epikriser sendt innen 7 dager psykisk helsevern 63,9 % 54 % 4c. Andel epikriser sendt innen 7 dager tverrfaglig spesialisert behandling 79,9 % 79 % for rusmiddelavhengige 5a. Andel korridorpasienter somatikk 3,9 % 2,9 % 7a/b/c Andel liggedøgn utskrivningsklare somatikk 0,5 % 1,06 % 7d/e/f Andel liggedøgn utskrivningsklare - psykisk helsevern voksne 1,5 % 2,3 % 8a Gjennomsnittstid fra mottak av henvisning (ved eget sykehus) til 2,33 d 3,79d vurdering av henvisningen er fullført 8a Andel innen ti virkedager 95,2 % 8b Antall åpne dokumenter i EPJ som er mer enn 14 dager gammel c Antall pasienter med åpen henvisning uten avtale om ny kontakt a Andel fristbrudd somatikk 3,9 % 10,54 % 9b Andel fristbrudd - psykisk helsevern 0,1 % 1,2 % 9c Andel fristbrudd - tverrfaglig spesialisert behandling av 0,3 % 1,3 % rusmiddelavhengige 11 c Andel ambulante konsultasjoner psykisk helsevern voksne 3,3 % 11 d Andel ambulante konsultasjoner psykisk helsevern (BUP) 4,5 % 16 Prevalens av sykehusinfeksjoner 5,93 % 5,81 % 18 Tvungen innskriving i psykisk helsevern, andel totalt (sum TO og TPH) 21,0 % 21,7 % 19 Andel ikke planlagte reinnleggelser innen 30-dager psykisk helsevern 20,7 % 10,4 % (voksne) 20 Tid fra henvisning til første behandling tykktarmskreft 21 Tid fra henvisning til første behandling brystkreft 22 Tid fra henvisning til første behandling lungekreft 24 Registrering av hovedtilstand Psykisk helsevern voksne 25 Registrering av hovedtilstand Psykisk helsevern BUP 26 Fødselsrifter 3. og 4. grad 27 Trombolysebehandling ved hjerteinfarkt 28 Registrering av lovgrunnlag Psykisk helsevern voksne 43

56 5. Rapportering for øvrige oppdrag gitt i løpet av Sak 3: Årlig melding 2012, jf. lov om helseforetak 34 og vedtektene 6 og 14 Det rapporteres på helseforetakets oppfølging av foretaksmøtet forutsetning om at driften innrettes slik at alle styringskrav for 2013 etterkommes. (Der oppfølgingen er tilstrekkelig beskrevet i foregående kapitler, kan det henvises til disse i denne rapporteringen.) Det skal legges spesiell vekt på å få frem helseforetakets arbeidet med kvalitet og pasientsikkerhet, pasientadministrative systemer, den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen og kvaliteten på innrapportering av data til de nasjonale kvalitetsregistrene. Ut over dette bør helseforetakets oppfølging av de overordnede mål for Helse Sør-Øst beskrives der resultatoppfyllelsen ikke er tilfredsstillende. Det henvises til punkt 2.2 og (Kvalitet, Pasientsikkerhet) Sak 8: Tiltak for å utvide sykehusenes åpningstider for planlagt virksomhet Det rapporteres på helseforetakets arbeid med å utvide åpningstider, forbedre rutiner for innkalling og påminnelse samt tilgjengelighet for endring av timeavtale og å legge til rette for bedre oppgavedeling mellom yrkesgruppene. Det henvises til punkt om åpningstider. SMS varsling er tatt i bruk for påminnelse om timeavtaler. Det er etablert et dokumentsenter i Skien for å ivareta enhetlig håndtering av post, scanning, henvisninger, epikriser og andre oppgaver knyttet til korrekt informasjonshåndtering. 6. Rapportering på andre områder [Brukes bare ved behov] 44

57 DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT Utviklingstrender og rammebetingelser 7.1. Faglig og demografisk utvikling Det er tre dominerende drivere i utvikling av spesialisthelsetjenesten: 1. Endring i befolkningens behov og forventninger Brukerens egen rolle i behandlingen utvikles og styrkes Flere lever med sykdom Sykdomsutviklingen med flere eldre som gir behov for nye tilbud Pasientrettighetene styrkes Pasienter blir informerte kunder Flere behandlingsalternativer pasientene vil kun ha det beste 2. Utvikling av medisinsk kunnskap, metoder og teknologi Faglig spesialisering / Tverrfaglige behandlingsmetoder Beste praksis ut fra nasjonale og internasjonale faglige erfaringer skal utøves Fordeling av oppgaver basert på behandlingskvalitet og volum Pasientbehandlingen som grunnlag for forskning Teknologi virker både sentraliserende og desentraliserende 3. Endring i helsetjenestens rammevilkår Politisk styring Krav til behandlingskvalitet, pasientsikkerhet og tilgjengelighet Politisk styring og styrkede tilsyns- og kontrollfunksjoner Samhandlingsreformen Økonomiske rammer og krav til ressursutnyttelse STHF s utviklingsplan anbefaler følgende i perioden Notodden: Lokalsykehus for øvre Telemark o Medisinske og kirurgiske akuttfunksjoner o Dag og døgnbehandling, dagbehandlingstilbud på Rjukan o Psykiatri med døgnbehandling på Notodden og DPS/dagtilbud i Seljord og Rjukan Skien; Sentralsykehus for Telemark, og lokalsykehus for nedre Telemark. o Akutt og traumesykehus med bredt spekter av til tilbud både medisin, kvinne/barn og kirurgi. Døgn og dagbehandlingstilbud. Dagbehandling i Kragerø. o Sykehuspsykiatri i Skien og DPS i Porsgrunn, Bamble og Kragerø Behandlingsbehov og planlagt aktivitet i perioden Det er beregnet at det er stabilt behandlingsbehov og aktivitet i perioden. Det er estimert en befolkningsvekst på 0,6 % i Telemark Behovsindeksene, som er beregnet av Helse og 45

58 Omsorgsdepartementet, er stabile for Telemark i planperioden. For Telemark er hovsindeksene slik (100 er gjennomsnittet for hele Norges befolkning); Somatikk 112 Voksenpsykiatri og rus 105 Barne- og ungdomspsykiatri 109 Dette innebærer at Sykehuset Telemark må ha en kapasitet som ivaretar at behovet for helsetjenester i vår befolkning er noe høyere enn landsgjennomsnittet. Aktiviteten var i 2012 høyere enn behovsindeksen tilsier, men prognosen for 2013 viser at ved utgangen av 2013 er aktiviteten rimelig godt harmonisert med behovsindeksene for både somatikk og psykiatri (voksne og barn). Aktivitetsutvikling somatikk Våre analyser viser at det fremdeles er et behov for å redusere medisinsk aktivitet og øke planlagt kirurgisk aktivitet innenfor de samme totale rammer. I planperioden forventes at medisinske tilstander i noe større grad skal behandles i hjemkommunen, i tråd med Samhandlingsreformen. Dette gir en svak nedgang i estimert aktivitet for medisin. Kirurgi vurderes å øke tilsvarende reduksjonen i medisin. Samlet sett opprettholder somatiske klinikker tilnærmet stabil aktivitet i planperioden. DRG-nivået er i planperioden anslått til i å være stabil i størrelsesorden DRG per år. Aktiviteten vil samtidig øke ved at behandlingen vris fra døgnbehandling til mer dag- og poliklinisk behandling. Aktivitetsutvikling psykiatri Dimensjonering av behandlingstilbudene må være i samsvar med behovsindeksen. Døgnbehandling på DPS nivå skal reduseres marginalt og aktivitetstallene innen de ambulerende og polikliniske tjenestene tilsier at disse må styrkes for å dekke befolkningens behov. Innen Habilitering for Barn og Unge (HABU) og Barne- og ungdomspsykiatri (BUPS) forventes uendret aktivitet, men også med noe dreining fra innleggelser til at flere pasienter kan behandles på poliklinikken Forventet økonomisk utvikling Sykehuset er i en krevende endringsprosess som vil fortsette i 2014 og forventer gradvis forbedring av driftsresultat i årene som kommer. Organisasjonen stilles overfor store omstillingskrav, som må gjennomføres i en endringstakt tilpasset lokale forhold. Det legges opp til økt driftsresultat i 2014, som vil kreve god økonomistyring og stram kostnadskontroll. Budsjettmålene er ambisiøse og planlagte innsparingstiltak i klinikkene forutsettes raskt implementert. Siste fase i DIPS-prosjektet vil presse organisasjonen ytterligere våren En stor utfordring er reduksjon av variable lønnskostnader som har økt de siste årene. Stor gjennomtrekk (turnover) og vanskelig rekruttering i ledige faste stillinger vil kunne forsinke ønsket utvikling. Stor pågang av ØH-pasienter, krav om reduserte ventetider, nye behandlingsforløp for kreftpasienter og endringer i henvisningsstrømmen vil kunne gi ytterligere utfordringer, som kan 46

59 påvirke fremdriften i arbeidet med realisering av innsparingstiltak og målet om redusert bemanning. Sykehuset rapporterer et årsforbruk på 3112 brutto månedsverk for 2013, fordelt på 243 variable og 2869 fastlønnede årsverk. Fastlønnede månedsverk har økt med 15 sammenlignet med 2012, da antall årsverk var Økningen har sammenheng med overgangen til DIPS og bruk av ekstra ressurser i prosjektperioden. Antall brutto månedsverk per stillingsgrupper (jfr. tabell Bemanning s. 42 under punkt 4. Rapportering for styringsparametre i oppdrag og bestilling 2013) viser en økning på 13 leger, 20 sykepleiere, 5 psykologer, 15 drifts/teknisk personell, 2 ambulansepersonell, 3 i administrasjon/ ledelse og 3 øvrige (ikke spesifisert). Reduksjonen i forbruk av brutto månedsverk har i hovedsak funnet sted i stillingsgruppene pasientrettede stillinger (assistenter) og helsefagarbeider/ hjelpepleier. Total reduksjon for disse gruppene er 45 brutto månedsverk. Sykefraværet er gradvis redusert gjennom året og totalt for sykehuset ble sykefraværet på 6,4 % (hittil november 2013). Nivået er lavere sammenlignet med fjoråret og har hatt positiv effekt for virksomheten, spesielt på sengepostene og poliklinikkene. Sykehuset har jobbet med fokus på bedre styring av bemanningsressursene og bedre samsvar mellom aktivitet og bemanningsnivå. Egen bemanningsenhet og vikarpool, fleksibel bruk av personell på tvers av tradisjonelle enhetsgrenser har vært høyt prioritet. Det arbeides med profesjonalisering av bemanningsplanleggingen og i løpet av 2013 er det tatt i bruk verktøyet omfattet av det regionale prosjektet BRASSE. Bemanningsanalysene og økt kompetanse i arbeidstidsplanlegging gir lederne gode premisser for å planlegge bruk av ressurser med rett kompetanse i forhold til behovene Personell- og kompetansebehov I Strategiplanen for Sykehuset Telemark for er rekruttering og kompetanse løftet fram som sentrale momenter under innsatsområde 5 Utvikling av organisasjon, ledelse og arbeidsmiljø. Rekruttering og framtidig kompetansebehov Regionalt og nasjonalt er det fortsatt noe mangel på leger innen enkelte spesialiteter. Rekrutteringssituasjonen for psykologspesialister er i bedring. Foretaket vil ha fortsatt fokus på å rekruttere og beholde nøkkelpersonell innen ledelse, fag, forskning og utvikling. For å være mer i forkant og forbedre planleggingen, legges det fortsatt opp til en årlig gjennomgang av status og tiltak for å skaffe viktig kompetanse. Årlig gjennomgang, vurdering og implementering av tiltak vil foregå i klinikkene. Den tradisjonelle arbeidsfordelingen mellom de ulike helsepersonell gruppene er i endring, som følge av økt utdanning, ny teknologi, mangel på bestemte grupper og kostnadene på høyt kvalifisert arbeidskraft. Dette gjelder alle helsepersonellgrupper. Vi må i økende grad, på alle nivå i organisasjonen, spørre oss om Sykehuset Telemark har riktig fremtidig kompetanse til å utføre oppgavene. Det arbeides med suksesjonsplanlegging for å sikre riktig tilstrekkelig kompetanse. Opplæring og utdanning av helsepersonell Utdanning av helsepersonell er en av sykehusets hovedoppgaver. STHF ivaretar praksisopplæring av mange helsepersonellgrupper. Foretaket fokuserer på god planlegging, organisering og 47

60 dedikasjon av kompetanseressurser til utdanningsoppgavene. STHF har et særskilt ansvar for å lære opp alle ansatte og særlig nyansatte i hvordan tingene skal gjøres ved sykehuset, og sikre at ansatte kjenner til og behersker prosedyrer og verktøy sykehuset benytter. Det benyttes i økende grad e-læringsprogrammer og sertifiseringer av personell som har gjennomført opplæring. Samarbeidsprosjektet Godt samarbeid gode praksisstudier kompetente sykepleiere mellom STHF og Høgskolen i Telemark (HiT), har lagt grunnlaget for delprosjekter som fortsatte i Prosjektene har fremdeles fokus på grunnutdanningen i sykepleie og på kvalitetssikringen av studentenes praksisstudier. Noen gjenstående samarbeidsmidler kan etter søknad fordeles i samråd med HiT, til tiltak for å implementere ny kunnskap over større deler av STHF Bygningskapital og øvrige investeringsområder status og utfordringer Sykehuset Telemark har en kostnadseffektiv eiendomsforvaltning. Imidlertid har vi større kostnad til oppvarming enn det som er normen. Dette skyldes i hovedsak at vi har damp som energibærer. Det er utarbeidet planer om endring på dette men det krever betydelige investeringsmidler. Arealeffektivisering betinger en konsentrasjon av aktiviteten på færre lokasjoner. Dette er ett tema i sykehusets Utviklingsplan. Imidlertid vil en konsentrasjon også kreve investeringer av betydelig omfang. Det er ventet at Utviklingsplanen vil resultere i flere utviklingsprosjekt innen eiendomsområdet. Det er knyttet et stort vedlikeholdsetterslep på sengebygget i Skien, samtidig som sengepostene er svært umoderne. Sykehuset har brukt langt mindre midler til reinvestering i eksisterende eiendomsmasse enn det som er anbefalt. Dette fører til et økende vedlikeholdsetterslep. 8. Helseforetakets planer for utviklingen STHFs planer for utvikling av spesialisthelsetjenestetilbudet er beskrevet i Høringsdokument, Utviklingsplan for Sykehuset Telemark HF, Høringsdokument til Utviklingsplanen. Etter høringsrunden og ved vedtak av revidert plan, vil det vurderes om nåværende organisering er den som best understøtter det fremtidige tjenestetilbudet. Etter tildeling av oppdrags- og bestillingsdokumentet for 2014, vil STHF gjennomgå dette og planlegge hvordan oppgavene best kan løses. Rapporteringen på de mål som så beskrives vil danne grunnlag for ledelsens gjennomgang og for intern styring både av kompetanse og andre ressurser. Organisasjonsutvikling knyttet til innføringen av DIPS videreføres, også ved innføring av DIPS fase 2 som blant annet omfatter Elektronisk dokumentasjon sykepleie og operasjonsplanlegging. STHF planlegger å fase inn alle deler av pasientsikkerhetskampanjens program. Flere er allerede implementert og de resterende vil innføres og breddes fortløpende. 48

61 Samhandlingsarbeidet videreføres og videreutvikles når også de resterende kommunene i Telemark etablerer øyeblikkelig- hjelp tilbud i løpet av Modellen med tre kommuneregioner (Vest- Telemark, Midt- og Øst Telemark og Grenland) fungerer godt. I styringsgruppene for hver region deltar administrerende direktør for STHF, de aktuelle kommuners rådmenn, tillitsvalgte og brukere. Samhandlingsarbeidet koordineres av tre samhandlingskoordinatorer, en for hver kommuneregion. I tillegg til flere felles prosjekter som videreføres i 2014, vil også arbeidet med å utvikle de etablerte avtalene mellom sykehus og kommuner stå sentralt. 49

62 DEL IV: VEDLEGG [Brukes bare ved behov] Vedlegg 1: Drøftingsprotokoll fra møte med tillitsvalgte og hovedverneombud

63

64

65 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark k HF Sakstittel: Erklæring om ledernes ansettelsesvilkår Sak nr Saksbehandler Mai Torill Hoel, HR-sjef/Tone Pedersen, spesialrådgiver Sakstype Beslutningssak Møtedato Trykte vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Erklæring om ledernes ansettelsesvilkår Utdrag fra Allmennaksjeloven Retningslinjer for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak f Ingress: Formålet med denne saken er å vedta erklæring om ledernes ansettelsesvilkår,, jfr. 8 a i foretakets vedtekter. Erklæringen vil inngå i note i årsregnskapet for STHF for 2013, jfr. sak til styrets møte den 26. mars Forslag til vedtak: Styret vedtar erklæring om ledernes ansettelsesvilkår, som innarbeides i note til årsregnskapet for Skien, den 28. januar 2014 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 3

66 Formål Formålet med denne saken er å vedta erklæring om ledernes ansettelsesvilkår,, jfr. 8 a i foretakets vedtekter. Utkast til erklæring ligger vedlagtt denne saken (vedlegg 1). Bakgrunn/fakta Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) stilte i foretaksmøte i Helse Sør-Øst RHF, 31. januar 2011, krav om at styret og ledelsen i Helse Sør-Øst RHF og i helseforetakene forholder seg til retningslinjene for lederlønn. Helse Sør-Øst RHF effektuerte dette kravet videre til helse-- bidrar til foretakene i foretaksmøter i helseforetakene i februar Foretaksmøtet forutsatte at Helsee Sør-Øst RHF og de underliggende helseforetakene moderasjon i lederlønningene og er kjent med og følger retningslinjene for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper fastsatt 31. mars Foretaksmøtet viste til tidligere styringskravv gitt i foretaksmøtene, senest i januar 2011, om Retningslinjer for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper.. I Meld. St.. 13 ( ) Aktivt eierskap - norsk statlig eierskap i en global økonomi, uttrykkes en klar forventning til at statlig eide selskaper skal bidra til moderasjon i lederlønningene. For ytterligere å styrke styrenes og selskapenes fokus f på ledernes ansettelsesvilkår og for å gi eier bedre innsikt i disse, skal det fastsettes nye vedtektsbestemmelser. I foretaksmøtet i Sykehuset Telemark HF, 10. februar 2012, ble det stilt krav knyttet til lederlønn som også er innarbeidet som egen bestemmelse i vedtektene. De nye vedtektsbestemmelsene krever at styret for helseforetaket årlig å utarbeider en erklæring om ledernes ansettelsesvilkår, og at denne behandles i foretaksmøte. Erklæringen skal ha et innhold som angitt i allmennaksjeloven 6-16 a, og skal behandles på tilsvarende vis i foretaksmøtet som avholdes innen utgangen av juni hvert år. Det vises til allmennaksj eloven 5-6 tredje ledd. Foretaksmøtet forutsatte at styret i erklæringene om ledernes ansettelsesvilkårr oppgir om det er elementer som ikke er i overensstemmelse med retningslinjene, og forklarer avviket. Foretaksmøtet fattet følgende vedtak: Ny 8 a i vedtektene fastsettes til: " 8a Erklæring om ledernes ansettelsesvilkår Sykehuset Telemark HF skal utarbeide en årlig erklæring om ledernes ansettelsesvilkår. Denne skal tas innn som en note i årsregnskapet. Erklæringen skal ha et innhold som angitt i allmennaksjeloven 6-16a, og skal behandles på tilsvarende vis i foretaksmøtf tet som avholdes i Sykehuset Telemark HF innen utgangen av juni hvert år. Det vises til allmennaksjeloven 5-6 tredje ledd. I vedlegg 2 følger innholdet i Allmennaksjelovens 6-16a, og de fleste kravene som skall innarbeides følger av Retningslinjer for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper s (vedlegg 3). Det fremgår av retningslinjene for statlig eierskap at de er veiledende for styret, men avvik mellom den enkelte leders avtale og retningslinjene skal begrunnes. Det følgerr av allmennaksjeloven at Dersom styret i en avtale fraviker retningslinjene, skal begrunnelsen for Side 2 av 3

67 dette angis i styreprotokollen. Det følger også av styringskrav i foretaksmøtet 10. februar 2012 hvor foretaksmøtet forutsatte at styrene i erklæringene om lederness ansettelsesvilkår oppgir om det er elementer som ikke er i overensstemmelsee med retningslinjene, og forklarerr avviket. Helse Sør-Øserklæring som innebærer følgende: Alle krav i allmennaksjeloven og i dee statlige retningslinjene som omhandler opsjoner og RHF har i samarbeid med de andre regionene blitt enige om en felles mal for f aksjeprogram tas ut, siden disse ikke er relevante for helseforetak. Erklæringen er utarbeidett på et overordnet nivå og inneholder stort sett de samme formuleringene som fremgår av de statlige retningslinjene. Det gjøres konkret redegjørelse for de avvikene som gjelder for hvert helseforetak. Vedtektsbestemmelsen krever altså at styret i Sykehuset Telemark årlig skal vedta en erklæring om ledernes ansettelsesvilkår, og at denne behandles i foretaksmøt e. Denne erklæringen vil inngå som note i årsregnskapet for foretaket. Helse Sør-Øsforslag til erklæring er basert på denne malen. har utarbeidet en mal for slik erklæring til bruk for helseforetakh kene. Vedlagte Side 3 av 3

68 Vedlegg 1 Utkast til erklæring om ledernes ansettelsesvilkår Sykehuset Telemark HF definerer personer i stillingene definerer personer i stillingene administrerende direktør, fagdirektør, HR-direktør, økonomidirektør, direktør for systemledelse, kommunikasjonssjef og klinikksjefer som ledende ansatte. Sykehuset Telemark HF følger retningslinjer for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper (fastsatt av Regjeringen Stoltenberg II ) hvor hovedprinsippet er at Lederlønningene i selskaper med helt eller delvis statlig eierskap skal være konkurransedyktige, men ikke lønnsledende sammenlignet med tilsvarende selskaper. Selskapene skal bidra til moderasjon i lederlønningene. Redegjørelse for lederlønnspolitikken i 2013 Vedtektenes 8a ble vedtatt endret for Sykehuset Telemark HF 10. februar 2012, jfr. aksjelovens 6-16a med virkning for regnskapsåret Lønn og godtgjørelse til adm. direktør er behandlet og fastsatt av styret i styresak Lønn og godtgjørelse for øvrige ledende ansatte er fastsatt administrativt. Lønn for ledende ansatte er i hovedsak fast lønn, men det er også rom for at adm. direktør inngår avtaler om opptjening av permisjon, bistillinger ved universitet eller helseforetak og kostnader til pendling. Styret for Sykehuset Telemark HF har fått veileder for styrearbeid i helseforetak som inneholder retningslinjer for fastsettelse av lønn for ledende ansatte. Sykehuset Telemark HF har i 2013 hatt som målsetting å tilby ledende ansatte konkurransedyktige arbeidsvilkår. Lederlønnspolitikken i det foregående regnskapsår har i hovedsak bygget på de samme prinsipper som beskrevet i punktene ovenfor. Styret i Sykehuset Telemark HF mener at lønnspolitikken i 2013 har vært i tråd med de statlige retningslinjene. Det ble gjort bare mindre justeringer på lønningene i 2013.

69 Vedlegg 2 Utdrag fra Allmennaksjeloven 5-6. Ordinær generalforsamling (1) Innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår skal selskapet holde ordinær generalforsamling. (2) På den ordinære generalforsamlingen skal følgende saker behandles og avgjøres: 1. godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte; 2. andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen. (3) Den ordinære generalforsamlingen skal også behandle styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte etter 6-16 a. Det skal holdes en rådgivende avstemning over styrets retningslinjer for lederlønnsfastsettelsen. Retningslinjer om ytelser som nevnt i 6-16 a første ledd tredje punktum nr 3 skal godkjennes av generalforsamlingen. 6-16a. Erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte (1) Styret skal utarbeide en erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ledende ansatte. I vedtektene kan det fastsettes at erklæringen skal utarbeides av et annet organ. Erklæringen skal omfatte lønn og i tillegg godtgjørelse i form av: 1. naturalytelser, 2. bonuser, 3. tildeling av aksjer, tegningsretter, opsjoner og andre former for godtgjørelse som er knyttet til aksjer eller utviklingen av aksjekursen i selskapet eller i andre selskaper innenfor det samme konsernet, 4. pensjonsordninger, 5. etterlønnsordninger, 6. alle former for variable elementer i godtgjørelsen, eller særskilte ytelser som kommer i tillegg til basislønnen. (2) Erklæringen skal inneholde retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse som nevnt i første ledd for det kommende regnskapsåret. Retningslinjene bør angi hovedprinsippene for selskapets lederlønnspolitikk. Retningslinjene skal angi om det skal kunne gis godtgjørelse i tillegg til basislønn, om det skal settes vilkår eller rammer for slik godtgjørelse, og hva disse i så fall går ut på, samt eventuelle ytelseskriterier eller andre tildelingskriterier. Retningslinjene for ordninger som nevnt i første ledd tredje punktum nr 3 er bindende for styret, hvis ikke noe annet er fastsatt i vedtektene. For øvrig er retningslinjene veiledende, men det kan fastsettes i vedtektene at de skal være bindende. Dersom styret i en avtale fraviker retningslinjene, skal begrunnelsen for dette angis i styreprotokollen. (3) Erklæringen skal også inneholde en redegjørelse for den lederlønnspolitikken som har vært ført det foregående regnskapsåret, herunder hvordan retningslinjene for lederlønnsfastsettelsen er blitt gjennomført. (4) Erklæringen skal dessuten gi en redegjørelse for virkningene for selskapet og aksjeeierne av avtaler om godtgjørelse som nevnt i første ledd tredje punktum nr 1 til 6 som er inngått eller endret det foregående regnskapsåret.

70 Vedlegg 3 Retningslinjer for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper (fastsatt av Regjeringen Stoltenberg II ) Innledningskapittel Retningslinjene erstatter Retningslinjer for statlig eierskap: Holdning til lederlønn, fastsatt 8. desember Retningslinjene har til hensikt å formidle hvilke forhold staten vil legge vekt på i sin stemmegivning når lederlønnsfastsettelsen behandles på selskapets generalforsamling, foretaksmøte el.l. De reflekterer også statens holdning til disse spørsmålene i selskaper der lederlønnsfastsettelse ikke er egen sak på generalforsamlingen. Retningslinjene gjelder for statsforetak, regionale helseforetak, særlovselskaper, statsaksjeselskaper, samt allmennaksjeselskaper og aksjeselskaper hvor staten har en direkte eierandel. Selskaper hvor staten har indirekte eierskap eller porteføljeinvesteringer, gjennom for eksempel Argentum Fondsinvesteringer AS og Statens Pensjonsfond, omfattes ikke av retningslinjene. Retningslinjene gjelder ledende ansatte, jf. definisjoner nedenfor. Eierdepartementene vil legge til grunn et «følg eller forklar»-prinsipp ved håndhevelsen av retningslinjene. Retningslinjene endrer ikke styrets ansvar eller rollefordelingen mellom generalforsamling og styre. Der hvor næringsspesifikt regelverk stiller strengere eller mer detaljerte krav til selskapene, har slikt regelverk forrang i forhold til disse retningslinjene. Med virkning fra 1. april 2011 er fastsatt følgende veiledende retningslinjer: Definisjoner Ledende ansatte omfatter daglig leder og andre ledende ansatte, jf. Ot.prp. nr. 55 ( ), som viser til regnskapsloven og allmennaksjelovens regler om «ledende ansatte». Med godtgjørelsesordning menes i disse retningslinjene en lønnspakke bestående av ett eller flere av følgende elementer: Fast lønn, variabel lønn (bonus, aksjeprogram, opsjoner og tilsvarende) og andre goder (pensjonsytelser, etterlønnsordninger, frynsegoder og tilsvarende). Med opsjoner som avlønningsform menes her rett til å kjøpe aksjer til på forhånd avtalt pris. Retningslinjene sidestiller opsjonsavtaler hvor eventuell gevinst utbetales direkte uten foregående fysiske transaksjoner (syntetiske opsjoner) med alminnelige opsjoner, jf. regnskapslovens krav til rapportering. Med aksjeprogram menes ordninger med direkte aksjeeierskap uten foregående opsjon. Dette kan innebære at den ansatte får aksjen som betaling, rabatt ved aksjekjøp eller bonusutbetaling med betingelse om å kjøpe aksjer. Retningslinjene omfatter ikke aksjespareprogram for alle ansatte. Sluttvederlag omfatter her kompensasjoner i tilknytning til fratredelse og kan inneholde etterlønn, arbeidsfrie perioder, andre finansielle ytelser og naturalytelser. Hovedprinsipper for fastsettelse av godtgjørelsesordninger Lederlønningene i selskaper med helt eller delvis statlig eierskap skal være konkurransedyktige, men ikke lønnsledende sammenlignet med tilsvarende selskaper. Selskapene skal bidra til moderasjon i lederlønningene. Hovedelementet i en godtgjørelsesordning bør være den faste grunnlønnen.

71 Ordningene må utformes slik at det ikke oppstår urimelig godtgjørelse på grunn av eksterne forhold som ledelsen ikke kan påvirke. De enkelte elementer i en lønnspakke må vurderes samlet, med fast lønn, eventuell variabel lønn og andre goder som pensjoner og sluttvederlag som en helhet. Styret skal ha en oversikt over den samlede verdi av den enkelte leders avtalte godtgjørelse, og redegjøre for dette på en lett tilgjengelig måte i selskapets regnskaper. Det er hele styrets ansvar å fastsette retningslinjer for godtgjørelse til ledende ansatte. Daglig leders godtgjørelse fastsettes av styret. I børsnoterte selskaper og selskaper som ikke defineres som små foretak 1, bør styret etablere et eget godtgjørelsesutvalg, som forbereder styrets behandling av lederlønnssaker. Styret må påse at lederlønnsordningene ikke gir uheldige virkninger for bedriften eller svekker selskapets omdømme. Godtgjørelse for styrearbeid skal ikke være prestasjonsbasert eller variabel. Personer i ledelsen skal ikke ha særskilt godtgjørelse for styreverv i andre selskaper i samme konsern. Avtaler inngått før ikrafttreden av disse retningslinjene kan opprettholdes. Opsjoner Opsjoner og andre opsjonslignende ordninger skal ikke benyttes i selskaper der staten har eierandel. Aksjeprogrammer Aksjeprogrammer kan benyttes dersom de er særlig egnet til å nå langsiktige mål for selskapets utvikling, og der de bransjemessige forhold ligger til rette for bruk av slike ordninger. Aksjebasert avlønning må utformes slik at den bidrar til langsiktig innsats for selskapet og bør innebære bindingstid på aksjene på minst tre år. Variabel lønn Eventuell variabel lønn skal bygge på følgende prinsipper: Det må være klare sammenhenger mellom de mål som ligger til grunn for den variable lønnen, og virksomhetens mål. Variabel lønn må være basert på objektive, definerbare og målbare kriterier. Kriteriene skal være basert på forhold lederen kan påvirke. Flere relevante målekriterier bør legges til grunn. En ordning med variabel lønn må være transparent og klart forståelig. Ved redegjørelse for ordningen er det vesentlig å få belyst den forventede og den maksimale utbetalingen for hver enkelt deltaker i programmet. Ordningen skal være tidsbegrenset. Samlet variabel lønn det enkelte år bør ikke overstige seks måneders fastlønn, med mindre særskilte hensyn tilsier det. Pensjonsytelser Pensjonsvilkår skal være på linje med andre ansattes vilkår i selskapet. Pensjonsytelser basert på et pensjonsgrunnlag over 12 G skal, for den delen som går ut over 12 G, organiseres som innskuddspensjon, med innskuddet begrenset til maksimalt 30 pst. av fastlønn ut over 12 G. Innbetaling av innskuddspensjon skjer til en separat juridisk enhet atskilt fra foretaket med bindende virkning. Der virksomheten er helt eller delvis finansiert over statsbudsjettet, bør samlet pensjonsgrunnlag ikke overstige 12 G, med mindre konkurransemessige hensyn tilsier det.

72 Ved avtale om pensjon skal det tas utgangspunkt i opptjeningstid som gjelder for tilsvarende andre ansatte i virksomheten. Det skal tas hensyn til pensjon som er opptjent fra andre stillinger. Samlet godtgjørelsesgrad bør ikke overstige 66 pst. av lønn. Ut over en eventuell ytelsesordning begrenset til et pensjonsgrunnlag på 12 G, skal det for virksomheter ikke lenger påløpe noen utbetalinger av pensjonsytelser når lederen ikke lenger er ansatt i virksomheten. Styret må ha oversikt over de totale kostnadene av pensjonsavtalen før den inngås. Sluttvederlag I forhåndsavtale hvor toppleder fraskriver seg bestemmelsene om oppsigelsesvern i arbeidsmiljøloven kan det avtales sluttvederlag. Sluttvederlag bør ikke benyttes ved frivillig avgang. Samlet godtgjørelse for sluttvederlag som inkluderer godtgjørelse for oppsigelsestid og sluttvederlag bør ikke overstige 12 månedslønner. Ved ansettelse i ny stilling eller ved inntekt fra næringsvirksomhet som vedkommende er aktiv eier av, bør sluttvederlaget reduseres med et forholdsmessig beløp beregnet på grunnlag av den nye årsinntekten. Reduksjon kan først skje etter at vanlig oppsigelsestid for stillingen er ute. Sluttvederlag kan holdes tilbake hvis vilkårene for avskjed foreligger, eller hvis det i perioden hvor det ytes sluttvederlag, oppdages uregelmessigheter eller forsømmelser som kan lede til erstatningsansvar eller at vedkommende blir tiltalt for lovbrudd.

73 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark k HF Sakstittel: Revidert rammeplan for beredskap ved STHF Sak nr Saksbehandler Klinikksjef Jørgen Einerkjør og Leif Røsholt, beredskaps- og prosjektleder Sakstype Beslutningssak Møtedato Trykte vedlegg: Revidert rammeplan for beredskap ved STHF Utrykte vedlegg: Ingress: Rammeplan beredskap for Sykehuset Telemark HF skal revideres innen i Revidert rammeplan er tilpasset Helse Sør-Østs Regionale rammeplan godkjent Revidert rammeplan ble behandlet i beredskapsrådet ved Sykehuset Telemark HF og i direktørens ledergruppe den med anbefaling om godkjenning. Sentrale føringer går på at ord med krise- / katastrofe- skal byttes ut u med beredskap-. Dette er gjennomgående endret i revidert rammeplan. Nytt fjerdee punkt i hovedprinsipper for beredskap er også innført 1.1. (Nasjonalt) Samvirkeprinsippet: Myndighet, virksomhett eller etat har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeid med forebygging, beredskap og krisehåndtering (ref. ST.Meld. ( ) Samfunnssikkerhet). Dette D er innført som et resultat r av evalueringen etter 22/7. Forslag til vedtak: Styret godkjenner revidert rammeplan for beredskap ved STHF. Skien, den 27. januar 2014 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 1

74 ID: 736 Versjonsnr. 003 Rammeplan STHF Beredskapsplaner Gyldighetsområde: STHF Emne: Rammeplan STHF Beredskapsplaner Dokumenttype: Prosedyre Utarbeidet: Beredskapsleder Verifisert av / fagansvarlig: Adm. direktør / Beredskapsrådet / Godkjent av: Styret STHF xx.xx.2013 Planlagt neste revisjon: xx.xx.2016 (2 år fra godkjent) Rammeplan - Sykehuset Telemark HF Beredskap Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert august

75 Innhold 1 Planverkets formål Fire hovedprinsipper: Beredskapsnivå Rammeplanen og det totale planverket Struktur Oppgave- og ansvarsfordeling Ansvarsfordeling planlegging og planverk Overordnet ansvar for planverk og beredskapsplaner Beredskapsrådet Beredskapsleder Varsling Varslingssystemet ved STHF GRØNN beredskap GUL beredskap Rød beredskap Beredskapsledelse Beredskapsledelsen for Sykehuset Telemark Krav til utstyr mv Lokalisering av Beredskapsledelsen Oppgaver Pårørende og psykososiale støttetjenester Informasjonsberedskap og krisekommunikasjon Forholdet til RHF, andre foretak og eksterne instanser Varsling av Helse Sør-Øst RHF Plikt til å bistå andre foretak Forholdet til sentrale myndigheter Forholdet til eksterne instanser Dokumentasjon og rapportering Ressurser Øvelser Internrevisjoner Planverkets formål Beredskapsplanlegging og planverk skal baseres på Lov om helsemessig og sosial beredskap (Lov 23.juni , nr. 56), som har som formål ( 1-1) å verne befolkningens liv og helse og bidra til at nødvendig helsehjelp og sosiale tjenester kan tilbys befolkningen under krig og ved kriser og katastrofer i fredstid. For å ivareta lovens formål, skal virksomheter loven omfatter kunne fortsette og om nødvendig legge om og utvide driften under krig og ved kriser og katastrofer i fredstid, på basis av den daglige tjeneste, oppdatert planverk og regelmessige øvelser. Samt tilhørende forskrift (FOR 23.juli 2001, nr. 881) Videre skal lov- og planverket bidra til at: Regionens samlede ressurser innen helseberedskap utnyttes effektivt Nivået på beredskap, både lokalt og regionalt høynes ved tydeliggjøring av krav. Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert august

76 1.1 Fire hovedprinsipper: Ansvarsprinsippet: Den som har ansvaret for en sektor, har også ansvaret for nødvendige skadeførebyggende, beredskapsforberedelser og iverksettelse av tiltak ved en krisehendelse Likhetsprinsippet: Det skal være størst mulig likhet mellom organiseringen i fred, krise og krig. De som utfører en samfunnsoppgave i fred, har også de beste forutsetningene for å håndtere oppgavene ved krise. Nærhetsprinsippet: Krisen skal håndteres på et lavest mulig nivå (dvs. der oppgavene skal utføres) Samvirkeprinsippet: Myndighet, virksomhet eller etat har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeid med forebygging, beredskap og krisehåndtering (ref. ST.Meld. ( ) Samfunnssikkerhet). Planverket skal være et verktøy for foretaket i arbeidet med å oppfylle krav og intensjoner i Lov om helsemessig og sosial beredskap. Formålet med rammeplanen er å legge de overordnede strategiske føringer for beredskapsarbeidet ved Sykehuset Telemark HF (STHF). 1.2 Beredskapsnivå Helse Sør-Øst RHF har innført følgende begreper for å illustrere beredskapsnivå: Grønn beredskap: Betegner en beredskap der det etableres beredskapsledelse på foretaksnivå / sykehusnivå i situasjoner der det ikke eller i begrenset grad er behov for ekstra ressurser. Link medlemmer Gul beredskap: Betegner en beredskap som iverksettes når en uønsket hendelse er inntruffet (eller det er stor fare for at den kan inntreffe) og der det er sannsynlig at de ordinære ressursene ikke strekker til. På dette nivået iverksettes definerte tiltak og begrenset beredskapsøkning. Rød beredskap: Betegner at en beredskap som iverksettes når en større uønsket hendelse er inntruffet og de ordinære ressursene ikke strekker til. På dette nivået iverksettes definerte tiltak og en mer omfattende beredskapsøkning. 2 Rammeplanen og det totale planverket 2.1 Struktur Helse Sør-Øst RHF har vedtatt følgende struktur for beredskapsplanene: RHF - nivå Hovedberedskapsplan RHF Link Regional beredskapsplan Regionale delplaner HF - nivå Rammeplan HF Delplaner Klinikk/ seksjons- eller enhetsspesifikke planer Føringer fra Hovedberedskapsplan og regionale delplaner fra Helse Sør-Øst skal innarbeides på relevant sted i alle planer på STHF nivå. Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert august

77 Planverket skal sikre at beredskapssystem og beredskapstiltak er dokumentert, og vil danne grunnlaget for internrevisjoner. Planverket for Sykehuset Telemark HF har tre nivåer: 1. Rammeplanen er et strategisk dokument som gir føringer for beredskapsplanlegging, beredskapsplaner og krisehåndtering. Den er ikke et operativt verktøy for å håndtere ulykken eller krisen når den oppstår. Rammeplanen gjelder for hele foretaket. 2. Delplanene er klinikkovergripende, og kan gi både taktiske og operative føringer for håndteringen av den enkelte situasjon. Delplanene er forankret i den enkelte klinikk. Delplan eksterne ulykker er i en særstilling fordi elementer som varsling og beredskapsledelse som beskrives i denne vil gjelde for alle andre beredskapssituasjoner, uansett hvilken delplan som aktiviseres. 3. Klinikk/ seksjons og enhetsspesifikke planer er operative planer som beskriver hvordan den enkelte avdeling planlegger å håndtere mulige uønskede hendelser av alvorlig karakter. Disse planene skal gjenspeile føringene i alle delplaner som er aktuelle. Klinikkene har ansvar for delplaner som innbefatter alle lokasjoner der klinikken har fast virksomhet. Lovverket fastslår at risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) skal danne grunnlaget for beredskapsplanleggingen. Den som eier planverket er også ansvarlig for gjennomføring av ROS analyser. BEREDSKAPSSYSTEM STHF Rammeplan STHF Delplaner - Eksterne Delplaner - Interne Delplaner - Svikt i forsyning Eksterne ulykker Smittevern Strålefare Info. beredskap Evakuering Brann / eksplosjon Svikt IKT - tjenester Svikt Telefoni - tjenester Svikt vann / avløp Pandemisk influensa Kjemiske ulykker Pårørende Sperreplan Svikt i legemiddelforsyning Personellavgivelse Bombe / terror Svikt vareforsyning Svikt i forsyning medisinske gasser Plan mot kopper Ran Truende person(er) Svikt strøm / kraft Klinikk / seksjons eller enhetsnivå Klinikk Seksjon Enhet Klinikk Seksjon Enhet Klinikk Seksjon Enhet Klinikk Seksjon Enhet Klinikk Seksjon Enhet Figur 1. Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert august

78 2.2 Oppgave- og ansvarsfordeling Klinikk/funksjon Ansvar for utvikling og oppdatering av planverk Adm. direktør Rammeplan Retningslinjer for stedlig og overordnet beredskapsledelse Situasjoner for bombe / terror - ran - truende person(er) Direktør systemledelse IKT - data / telefoni Kommunikasjonssjef Informasjonsberedskap HR - direktør Avgivelse/mottak av personell i forhold til andre foretak Fagdirektør Tilgjengelighet kritiske legemidler Svikt i legemiddelforsyning Beredskapsleder Systemansvar for beredskapssystemet Kirurgisk klinikk Eksterne ulykker (legger føringer for varslingsplaner, stedlig beredskapsledelse mv.) Geografisk plan Porsgrunn Medisinsk klinikk Smittevern (herunder pandemi, kopper og utbrudd av infeksjoner) ABC- ulykker (hendelser med radioaktive, biologiske og kjemiske stoffer) Geografisk plan Kragerø Psykiatrisk klinikk Psykososial støttetjeneste / pårørende Medisinsk serviceklinikk Svikt i forsyning blodprodukter mv. Serviceklinikken Svikt i strøm / kraftforsyning Svikt i vannforsyning / avløp Svikt i trykkluft og medisinske gasser Brann/eksplosjon internt Evakuering Sperreplan Svikt i forsyning av mat / senger / tekstiler / varer Klinikk Notodden - Rjukan Geografiske planer Notodden - Rjukan 3 Ansvarsfordeling planlegging og planverk 3.1 Overordnet ansvar for planverk og beredskapsplaner Administrerende direktør ved STHF er øverste ansvarlig for beredskapsplanlegging og beredskapsplaner. Klinikksjefene har ansvar for beredskapsplanlegging og beredskapsplaner ved alle sine lokasjoner. 3.2 Beredskapsrådet Beredskapsrådet ved STHF er direktørens rådgivergruppe i beredskapsarbeidet. Link beredskapsrådets mandat Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert august

79 Beredskapsrådets medlemmer er: Klinikksjef kirurgisk klinikk (leder) Beredskapsleder (sekretær) Kirurgisk klinikk, Seksjonsleder Medisinskfaglig seksjon Representant serviceklinikken Representant for psykiatrisk klinikk Representant prehospital klinikk Klinikksjef medisinsk klinikk Klinikksjef Notodden/Rjukan Representant fra barne- og ungdomsklinikken Representant fra medisinsk serviceklinikk Representant fra IT- avdelingen Observatør fra Betanien Hospital Medlemmene har stedfortredere som møter ved forfall. Link beredskapsrådets medlemmer 3.3 Beredskapsleder Hovedoppgaver: Systemansvarlig for STHF sin rammeplan, denne plan. Gjennomføring av internrevisjon av beredskapsplan. Veilede delplanansvarlige i forhold til ROS analyser og utarbeidelse/ revisjon av delplaner. Sikre en tilfredsstillende flyt og distribusjon av relevant dokumentasjon til delplanansvarlige. Distribusjon av beredskapsplanen. Representere STHF i beredskapsarbeidet i Helse Sør-Øst RHF og i nasjonale fora. Representere STHF i katastrofeberedskapsrådet i Grenland Være oppsøkende i forhold til beredskapsarbeid nasjonalt og internasjonalt. 4 Varsling Ved eksterne hendelser vil melding komme til sykehuset via AMK Telemark - Vestfold. Interne hendelser vil bli meldt av den klinikk/ seksjon/ enhet eller funksjon som registrerer hendelsen. Videre varsling skal fremgå av aktuell delplan eller annen spesifikk plan. Skillet mellom økt og full beredskap gjelder kun den operative delen av virksomheten. Ved GUL eller RØD beredskap skal beredskapsledelse etableres. Beredskapsledelsens leder eller stedfortrederfunksjon vil vurdere beredskapsnivået og iverksette eventuell innkalling av aktuelt personell. Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert august

80 4.1 Varslingssystemet ved STHF Varslingssystemet skal sikre rask innkalling av personell iht. planverket.: GRØNN beredskap Ledelsesstøtte Adm.direktør kan kalle inn til GRØNN beredskap. Dette er spesielt utvalgt personell for strategisk planlegging GUL beredskap Beredskapsledelsens medlemmer og stedfortredere, klinikksjefer, adm. direktør, sykehusledelse, enhetsledere intensiv og informasjonskontorets medlemmer varsles via UMS katastrofevarslingssystemet. Melding: Det er utløst GUL beredskap ved Sykehuset Telemark, møte på avtalt sted snarest etter å ha utført følgende instruksjoner. Beredskapsledelse etableres Rød beredskap Beredskapsledelse etableres. Innkalling til GUL beredskap utløses. Beredskapsledelsen vurderer personellbehovet utfra vurdering om Økt- / Full beredskapsnivå og utløser RØD beredskap via UMS katastrofevarslingssystemet første melding. (Oversikt over personell som er tilgjengelig) Melding: Det er utløst RØD beredskap ved Sykehuset Telemark. Du skal IKKE møte, men følg videre instruksjoner og avvent eventuell innkalling. Beredskapsledelsen innkaller personell etter avklart behov utfra disponibelt personell, via UMS katastrofevarslingssystemet andre melding. Melding: Det er utløst RØD beredskap ved Sykehuset Telemark. Møt på ditt arbeidssted snarest, etter å ha fulgt videre instruksjoner. Link - GUL beredskap Link - RØD beredskap Link Tiltakskort tertiærvakt kirurgi Ekstern ulykke 5 Beredskapsledelse Behovet for tydelig ledelse forsterkes ved kriser eller når kriser truer. Det skal fremgå av alle delplaner hvem som er ansvarlig for beslutning om å iverksette planen, og hvem som utgjør kriseledelsen. Ansvarsprinsippet, likhetsprinsippet, nærhetsprinsippet og samvirkeprinsippet gjelder gjennomgående. Ved hendelser i Notodden Rjukan hvor Gul eller RØD beredskap iverksettes, etableres lokal beredskapsledelse ved Notodden Rjukan for å støtte beredskapsledelsen i Skien. Eksterne og interne ulykker vil stille størst krav til en rask etablering av beredskapsledelse og innsats, og må derfor være dimensjonerende for beredskap og kapasitet. Dette er utgangspunktet for beskrivelsen nedenfor. Det er i prinsippet behov for samme lederfunksjoner ved økt og full beredskap(rød beredskap). En begrenset forsterkning av enkelte seksjoner- enheter/ funksjoner Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert august

81 utover normaldrift kan iverksettes av driftsansvarlige lokalt uten at det defineres som økt beredskap. Beredskapsledelsen varsles både ved GUL og RØD beredskap. 5.1 Beredskapsledelsen for Sykehuset Telemark Krav til utstyr mv. Telefoner, telefaks PC`er, skriver Intra - og internett-tilgang Logg-/dokumentasjonssystem CIM Storskjermer for visning av AMIS og IMATIS / DIPS TV Ansvarlig for teknisk utstyr er beredskapsleder Lokalisering av Beredskapsledelsen Lokaliseres i møterom i sydfløyens underetasje (Bygg 56, rom 0.132) som er avsatt til kontor for beredskapsledelsen. 5.2 Oppgaver Beredskapsledelsen: Foretakets beredskapsledelse skal ha fokus på overordnede og strategiske/ taktiske forhold. Link Beredskapsledelsens medlemmer Loggfunksjon Ha oversikt over pasientpågang samt sykehusets kapasitet, ressurser og behov. Ha ansvar for helheten i beredskapsarbeidet for hele foretaket og kapasitetsoversikt. Sikre etableringen av hensiktsmessige kontaktpunkter og tilbud om psykososial støttetjeneste (telefon og/eller fremmøte) for pårørende/involverte. Være kontaktpunkt mot andre foretak, RHF, myndigheter og andre instanser på overordnet nivå. Informasjonskontor: Ansvarlig for informasjonsberedskap og beredskapskommunikasjon Sekretær- og loggfunksjon Ivareta mediehåndteringen (pressemeldinger, pressekonferanser) i nært samarbeid med politi og andre etater. Sørge for intern informasjon til ansatte på jobb som ikke er direkte involvert i beredskapstiltak (intranett) Sørge for relevant informasjon til ansatte som har fri (internett) i samarbeid med politi og eventuelle andre aktører som er involvert i hendelsen (transportselskaper, arbeidsgivere mv.) Sikre god tilrettelegging for pårørende som henvender seg til sykehuset. Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert august

82 6 Pårørende og psykososiale støttetjenester Beskrives i Delplan for opprettelse av pårørendesenter og organisering av psykososiale støttetjenester 7 Informasjonsberedskap og beredskapskommunikasjon Beskrives i Delplan informasjonsberedskap 8 Forholdet til RHF, andre foretak og eksterne instanser 8.1 Varsling av Helse Sør-Øst RHF Helse Sør-Øst RHF skal varsles dersom Når foretaket har økt beredskapsnivået til GUL eller RØD beredskap. Det har oppstått situasjoner som kan medføre alvorlig kritikk av beredskap eller andre forhold omkring håndtering av en beredskapssituasjon. Når eget personell er alvorlig skadd eller omkommet i tjeneste. Når situasjonen tilsier at sentrale myndigheter varsles eller anmodes om å engasjere seg direkte i beredskapshåndteringen. Det oppstår uenighet mellom to eller flere foretak om lederrolle, ansvar eller omfang av bistand. 8.2 Plikt til å bistå andre foretak Ethvert helseforetak, eller privat virksomhet som leverer helsetjenester til spesialisthelsetjenesten, plikter å imøtekomme anmodninger om støtte til andre helseforetak i eller utenfor regionen, såfremt ikke avgivelsen medfører en tilsvarende trussel mot liv og helse innenfor egen virksomhet. Avgivelse eller mottak av personell på tvers av foretakene håndteres i henhold til Delplan beredskapsrelatert personellforvaltning 8.3 Forholdet til sentrale myndigheter Det finnes en rekke krav for melding/varsling av sentrale myndigheter. Melderutiner som er relevante i en beredskapssituasjon og som ikke er beskrevet i det ordinære prosedyreverket skal beskrives i delplaner eller avdelingsspesifikke planer. 8.4 Forholdet til eksterne instanser Avtaler eller spesifikt samarbeid med andre instanser i beredskapsplanlegging eller beredskapshåndtering skal beskrives i delplaner eller avdelingsspesifikke planer. 9 Dokumentasjon og rapportering Både beslutning og gjennomføring av beredskapstiltak skal dokumenteres av den som er ansvarlig for beslutningen eller handlingen. Rapporter skal utarbeides av de klinikker/ seksjoner og enheter som er involvert i en øvelse eller hendelse der det iverksettes beredskapstiltak, og oversendes beredskapsleder som utarbeider en Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert august

83 samlet rapport for foretaket. Rapportene skal danne grunnlaget for evaluering og oppdatering av beredskapsplanene. Etter større reelle hendelser hvor sykehuset har vært i GUL eller RØD beredskap skal det sendes rapport til RHFet. 10 Ressurser Gjennomføring av beredskapsplanlegging, opplæring og øving forutsettes dekket av midler på eget budsjett dersom ikke annet er beskrevet i planverket. Det samme gjelder utstyr, materiell eller beredskapslager (spesielle medikamenter mv.) 11 Øvelser Det skal gjennomføres minimum 1 foretaksovergripende øvelse årlig. 4 table- top- øvelser som involverer stedlig og/ eller overordnet beredskapsledelse. 1 full- skala- øvelse som inkluderer operativ innsats fra (deler av foretaket) samt stedlig og overordnet beredskapsledelse. 2 mindre innsatsøvelser som involverer operativ innsats fra deler av foretaket. 12 Internrevisjoner Internrevisjon etablert i kvalitetssystemets nivå 1, kvalitetshåndboken, omfatter også det som her defineres som beredskapsrevisjon. Intern revisjon betyr at beredskapsarbeidet etterprøves hvert annet år for å verifisere at de planer og tiltak som er etablert, faktisk er iverksatt og fungerer etter hensikten. Planen gjelder for to 2 år av gangen. Planen godkjennes av sykehusstyret. Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert august

84 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark k HF Sakstittel: Ambulansestruktur i Telemark avtale om virksomhetsoverdragelse av ambulansetjenesten på Notodden og Rjukan Sak nr Saksbehandler Jørgen Einerkjær, klinikksjef Prehospital klinikk Sakstype Beslutningssak Møtedato Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: - Avtale om virksomhetsoverdragelse av ambulansetjenesten på Notodden og Rjukan mellomm Vestre Viken HF og Sykehuset Telemark HF - Referat fra drøftingsmøte med ansattes organisasjoner i Vestre Viken HF og ved Sykehuset Telemark HF (ettersendes) - Mal for overføringsbrev til ansatte omm virksomhetsoverdragelsen - Økonomi grunnlag for gjennomføringen - Sluttrapport Ambulansestrukturr Telemark - Styresak Sykehuset Telemark HF 55/2013 Ambulansestruktur i Telemark Ingress: Styret i Sykehuset Telemark HF fikk f i sak 55/2013 i styremøte fremlagt sak om ambulansestrukturen i Telemark. I denne saken anbefalte styret en overtagelsee av ambulanse- stasjonene på Notodden og Rjukan. Det har vært jobbet videre medd å legge grunnlag for overføringen i tråd med føringenee i sak 55/2013. Overføringen av kapital av balanseførteverdier mellom helseforetak krever behandling i Helse Sør-Øst RHF (jfr. Helseforetaksloven 15 jfr. 50). Helse Sør-Øst RHF har i hele prosessen støttet endringen i ambulansestrukturen og har ikke hattt innvendinger mot virksomhets- tid før overdragelsen. Endelig godkjenning av Helse Sør-Øst ventes å foreligge i godd overtagelsesdato Som følge f av rekkefølgene i styremøtene fremlegges saken for styret i Sykehuset Telemark HF først, slik at sykehuset får tid til å gjennomføre alle de praktiske og formelle endringene som må på plass før overtagelsestidspunktet. Disse D er sattt i prosess slik s at det ikke oppstår unødige og uforutsette komplikasjoner. Forslag til vedtak: 1. Styret anbefaler gjennomføring av avtalen om virksomhets soverdragelse av ambulansetjenesten på Notodden ogg Rjukan med virkning fra Styret anbefaler overføringen av kapital som følger med i overdragelso sen og som justeres j i balansepostene. 3. Vedtaket skjer med forutsetning om at Helse Sør-Øst RHF godkjennerer overføringen og kapitaluttaket. Skien, 3. februar 2014 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 4

85 Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon 1. Bakgrunn I dag dekker tre AMK-sentraler Telemark. Drammen (Hjartdal, Tinn Notodden), Lillesand (Fyresdal, Nissedal) og Tønsberg (de 13 resterende kommunene). AMK-sentrA ralene, som både tar i mot nødsamtaler og styrer ambulansene. En så fraksjonert tjeneste svekker beredskapen og gir dårligere utnyttelse av den totale ambulanseflåten. Sykehuset Telemark HF fikk ansvaret for å vurdere fremtidig ansvars- og oppgavefordeling av ambulansetjenesten for kommunene Hjartdal, Tinn, Notodden, Fyresdal og Nissedal. Dett ble forutsatt at det var enighet i berørte kommuner og helseforetak om innstillingen. Prosjektgruppen som har gjort vurderingene har hatt bred representasjon fra prehospitale tjenester i helseforetakene, mens kommunikasjonen med kommunene har bestått av egne møter og telefon/e-post. Det er geografiske forhold som gjør at det også i fremtiden vil være mest hensiktsmessig at Sørlandet Sykehus HF har ansvaret for ambulansestasjonene i Fyresdal og Nissedal. Pasientene fra disse kommunene går i hovedsak til Arendall hvor også legevakten er lokalisert. Man vurderer at dagens løsning er den mest fordelaktige. Dette er det full enighet om. Dersom man i fremtiden endrer dagens funksjonsfordeling i Sørlandet Sykehus HF, kan det være aktuelt å gjøre en ny vurdering av ambulansetjenesten i Fyresdal ogg Nissedal. Tinn, Hjartdal og Notodden har to ambulansestasjoner (Rjukan og Notodden).. De styres fra f Vestre Viken, men kjører pasientene i hovedsak til et av sykehusene som hører h til Sykehuset Telemark HF. Det betyr også at de som rekvirerer ambulanser må forholde seg til to ulike sentraler. Styret for Sykehuset Telemark HF anbefaltee i sak 55 /2013 at Sykehuset Telemark HF overtar ansvaret for Tinn, Hjartdal og Rjukan. Dissee endringer har støtte i kommunehek elsetjenesten i berørte kommuner og i Vestre Viken HF. Prehospitale tjenester og særlig nødmeldetje enesten er under utvikling i Helse Sør-Øst, men de endringer som foreslås i Telemark er så moderate at de ikke medfører noe hinder for eventuelle fremtidige strukturellee endringer.. 2. Økonomiske konsekvenser Vestre Viken HF og Sykehuset Telemark HFF er enige om å overføre ansvaret for ambulansetjenesten i kommunenee Tinn, Hjartdal og Notodden fra Vestre V Viken HF til Sykehuset Telemark HF. Endringen, gjennomføres 1/4-2014, er basert på en vurdering v avv pasientstrømmer og beredskapsstyring i de aktuelle områdene, ref. tidligere behandlet rapport. Enigheten mellom foretakene er nedfelt i egen avtale mellom foretakene med forutsetning som styrets godkjenning. Transaksjonen gjennomføres som en virksomhetsoverdragelse der de ansatte følger med over til nytt foretak. Overdragelsen medfører både engangskostnader og enn overføringg av ansvar for løpende driftskostnader og administrasjon avv virksomheten. Det er ennå ikke etablert noen endelig modell for finansiering av prehospitale tjenester, og det er derfor gjort en avtale mellom partene som regulerer de økonomiske konsekvensene for I det nedenstående er de enkelte elementenee beskrevet. Side 2 av 4

86 Regnskapsmessige konsekvenserr Virksomhetsoverføring av ambulansetjenesten på Notodden og Rjukan som enn helhet innebærer at helseforetakslovens 50 kommerr til anvendelse. Overføringen kann skje etter kontinuitetsprinsippett og uten krav til samtykke fra medkontrahenter. Det innebærer at overtakende foretak (Sykehuset Telemark HF) stilles i samme rettslige posisjoner som det overdragende helseforetak hadde, og at det overdragende helseforetak blir fritatt fra alle forpliktelser og rettigheter knyttet til virksomhetene. Overføring av ambulansetjenestene gjøres regnskapsmessig ved tingsuttak i form av kapitalnedsettelse i helseforetaket (tilbakebetaling av innskutt kapital). Tingsuttaket skal skje til kontinuitet, det vil si til regnskapsmessige bokførte verdier som tilsvarer bruksverdi for eiendelene. a. Engangskostnader 2,1 MNOK Medisinsk utstyr og radiosamband Sykehuset Telemark bruker annet behandlings- og overvåkningsutstyr i sine ambulanser enn det Vestre Viken gjør, og det er nødvendig å investere drøyt 1,7 MNOK for å standardisere den overtatte bilparken. I tillegg kommer kostnader til omruting av 113-telefoner og radiosambandet til drøyt 0,2 MNOK. Sykehuset Telemark påtar seg disse kostnadene. Utstyrett er bestilt og levert slik at det er på plass i tide til opplæringen begynner. Engangskostnadene ved overtakelsee av ambulansestasjonen er ikke teknisk innarbeidet i Prehospital klinikk sitt budsjett for 2014, men merkostnadene skal håndteres innenfor klinikkens driftsbudsjett (tilsvarende gjelder opplæringskostnader under punktt b). b. Opplæringskostnader 0,4 MNOK Personellet som overføres, må sertifiseres påå nytt utstyr og nye rutiner. Dette gjennomføres i regi av Prehospital klinikkk for Vestfold og Telemark, som også står for kostnadenee i form av instruktører og timebetaling til ansatte. Tidspunkt for opplæring er formidlet til de ansatte. c. Løpende lønns- og driftskostnader 21,5 MNOK Kostnadene til drift av tjenesten, inklusiv administrasjon og pensjonskostnader, er beregnet til 21,5 MNOK per. År. Sykehuset Telemark fakturerer Vestre Vikenn for dette beløpet i 2014 og får dekket løpende kostnader. Fra 2015 vil inntektsmodellen regulere de d økonomiske forholdene, og avtalen om fakturering opphører. d. Ambulanser 3 MNOK To av de tre ambulansene som err i bruk på Notodden og Rjukan har kjørt langt og må erstattes. I investeringsplanen for 2014 er en ambulansee oppført. Det er avgjørende for tilliten til Prehospital klinikk at de ansatte har gode arbeidsverktøy, og bilene er derfor allerede bestilt. Investeringen er totalt på ca. 3MNOK. e. Leie av ambulansestasjoner Det foreligger krav fra Arbeidstilsynet om utbedring av begge de too ambulansestasjonene, men det er ikke klart hvilke løsninger som skal velges. Dermed er heller ikke fremtidige kostnader klarlagt, men dette reguleres av den fremtidige inntektsmodellen. Side 3 av 4

87 Kapitalnedsettelse Den formelle fremgangsmåten for et tingsuttak i form av en kapitalnedsettelsee er regulertt i helseforetaksloven 15. Disponering av foretakets midler må besluttes av foretaksmøtet etter forslag fra styret, eller med styrets samtykke. Det er ingen øvrige formalreglerr utenom det som er angitt i helseforetaksloven 15 vedrørende disponering av foretakets midler. Dvs. det kreves ingen form for kreditorvarsel eller redegjørelser slik som gjelder for blant annet aksjeselskaper I henhold til avtale om overføring av ambulansetjenesten på Notodden og Rjukan til Sykehuset Telemark skal det vedtas forslag til kapitalnedsettelse i form av tingsuttak medd virkning fra f 01. april Balanseposter som skal overføress til Sykehuset Telemark HF fra Vestre V Vikenn HF, utgjørr eiendeler minus pensjons- og lønnsforpliktelser ved medarbeidere som overføres, utgjør netto verdier som reduseress for foretaket. Motpostt i balansen vil være enn tilsvarendee reduksjon av annen innskutt egenkapital. Eksakte verdier tas med i saksunderlaget til Helse H Sør-Øst RHF. 3. Konsekvenser for de ansatte Denne overdragelse er å anse som en virksomhetsoverdragelse etter Arbeidsmiljølovens kapittel 16. De ansattes rettigheter ivaretas gjennom lovreguleringen, og vil ved overtagelsen i hovedsak videreføres uendret. Endringene er drøftet med de tillitsvalgte, somm er orientert underveiss i prosessen. Det vedlegges drøftingsnotat Vestre Viken av Sykehuset Telemark ettersenderr endelig drøftingsnotatt i forbindelse med gjennomføringg av drøftingg 11. februar De ansatte vil bli overført fra Pensjonskassen for helseforetakene i hovedstadsområdet (PKH) til KLP, de ansattes pensjonsrettigheter vil ikke være påvirket av bytte av leverandør. Mal for brev om virksomhetsoverdragelse err drøftet med de tillitsvalgte, og err vedlegg till saken. Administrerende direktørs anbefaling g Organisering av de prehospitale tjenester t slikk som anbefalt i rapporten vil styrke beredskapen ved at det blir mer enhetlig og effektivere styringg av ambulanseflåten. Det D gir bedre og raskere hjelp til befolkningen i Telemark. Kommunehelsetjenesten i de berørte kommuner trenger kun å forholde seg til en nødmeldetjeneste og Notodden sykehus får kun et sett rutiner å forholde seg til.. Forslag til vedtak: 1. Styret anbefaler gjennomføring av avtalen om virksomhets soverdragelse av ambulansetjenesten på Notodden ogg Rjukan med virkning fra Styret anbefaler overføringen av kapital som følger med i overdragelso sen og som justeres j i balansepostene. 3. Vedtaket skjer med forutsetning om at Helse Sør-Øst RHF godkjennerer overføringen og kapitaluttaket. Side 4 av 4

88 Avtale om virksomhetsoverdragelse avv ambulansetjeneste mellom Sykehu uset Telemark og 1

89 Mellom Sykehuset Telemark HF(senere kalt ST) og Vestre Viken HF (senere kalt VV)inngås følgende avtale om virksomhetsoverdragelse: 1 Bakgrunn Avtalen er inngått på bakgrunn av det oppdrag ST er gitt av Helse Sør-Øst 4. mars 2013 vedrørende overføring av ansvar for AMK og ambulansetjensten i Telemark som i dag ivaretas av VV. 2 Parter Sykehuset Telemark Org.nr Kontaktperson vedrørende avtalen: Kontaktperson vedrørende daglig gjennomføring: Vestre Viken HF Org.nr Kontaktperson vedrørende avtalen: Kontaktperson vedrørende daglig gjennomføring: 3 Tidspunkt for overdragelse ST overtar ansvaret for AMK og ambulansetjenesten den 1.april Overføringen gjennomføres ved at eiendeler, rettigheter, herunder offentlige tillatelser, og forpliktelser tilhørende foretakets ambulansevirksomhet, overføres som en helhet til Sykehuset Telemark HF i tråd med helseforetaksloven 50 om omdanning, og i tråd med AML`s bestemmelser om virksomhetsoverdragelse. 4 Avtalens omfang ST overtar ambulansestasjonene i Notodden og Rjukan i den stand de er. ST overtar 3 ambulanser og 2 reservebiler i den stand de er. ST overtar ansatte i samsvar med de turnuser og den driften som er per i dag. Det etableres en egen avtale om dette hvor de ansattes organisasjoner tiltrer. Overdragelsens skjer som virksomhetsoverdragelse 1. april 2014 i henhold til AML kapittel 16 slik: Gjenstand for overføring Overføringen omfatter personalet som er knyttet til driften av den ambulansetjenesten som overføres. Overføringen omfatter de ansatte som ønsker å bli overført. Det vedlegges en oversikt over de personer som omfattes i vedlegg 1. Tidspunktet for overføring Virksomheten overføres den 1. april 2014 (senere kalt overføringsdagen). Gjennomføring av overføringen Fra overføringsdagen overtar ST ansvaret for driften av virksomheten i de lokaler som benyttes. 2

90 Ansatte Alle rettigheter og forpliktelser som på overføringsdagen fulgte av arbeidsavtaler med de ansatte overføres fra VV HF, jf. arbeidsmiljøloven kapittel 16. Ansatte informeres i felles brev fra partene om endringen, jf vedlegg 2 til avtalen. Pensjonsforpliktelser Fra overføringsdagen overtar ST forpliktelsene som følger av eksisterende pensjonsavtaler for de ansatte som overføres. Eksisterende rettigheter og forpliktelser for de ansatte i de overdragende foretakene skal videreføres i det overtakende foretak inntil de evt utløper. Overføringen i seg selv er ikke oppsigelsesgrunn for de ansatte. De ansatte vil bli overført til Sykehuset Telemark HF sin ordinære pensjonsordning i KLP med kontinuitet fra nåværende ordning. Mulige fremtidige tvister og krav Fra overføringsdagen overtar ST ansvaret for eventuelle krav og tvister som måtte oppstå som en følge av den virksomhet VV HF har utøvde. VV HF er ved avtaleinngåelsen ikke kjent med at det foreligger noen tvist eller krav i forhold til tidligere drift i foretakets regi. Informasjon VV HF har gitt ST fullstendig informasjon om alt vesentlig foretaket kjenner til om virksomheten og det som skal overføres til ST. 5 Økonomi Det overføres fra VV til ST overføres 21,5 MNOK på årsbasis i 2014 korrigert for faktisk implementeringsdato. Det vises her til vedlagte notat. Det er i forhold til tidligere kommunisert tallgrunnlag nå tatt inn kostnader for 40 % stilling til seksjonsleder(områdesjef). Det er også tatt inn nye tall for pensjonskostnader i forhold til beregning gjennomført av aktuar. Virksomhetene overføres med regnskapsmessig kontinuitet, jf. helseforetaksloven 50. Foretakene er i henhold til helseforetaksloven 43 regnskapspliktig etter regnskapsloven slik at de overtatte virksomhetene med tilhørende eiendeler, rettigheter og forpliktelser må regnskapsføres i det overtakende foretaket etter reglene i regnskapsloven. Overføringen gjennomføres med regnskapsmessig virkning per 1. April Oppgjør skjer som forutsatt av styret i sak xx-2014, dvs som tingsuttak i form av kapitalnedsettelse i det enkelte helseforetak (tilbakebetaling av innskutt kapital til eier). Foretakets styre skal behandle kapitalnedsettelsen og vedta forslag om at tingsuttaket skal skje med virkning fra Fra 2015 ivaretar ny inntektsmodell den fremtidige fordeling av ressursen. 6 Uenighet Dersom det oppstår tvist mellom partene om forståelsen av denne avtale eller forhold som har sammenheng med avtalen, skal tvisten først søkes løst ved forhandling. Fører slike forhandlinger ikke frem innen en måned, kan hver av partene anmode Helse Sør- Øst RHF om å avgjøre tvisten med bindende virkning for partene. 3

91 7 Prosess Daglig leder ved foretakene forestår drøftinger i henhold til arbeidsmiljøloven 16 5 med de tillitsvalgte i samtlige involverte foretak snarest mulig, dersom slike drøftinger ikke allerede er gjennomført. Herunder skal det gis særlig informasjon om grunnen til overføringen, fastsatt eller foreslått dato for overdragelsen, de rettslige, og økonomiske og sosiale følger overføringen får for arbeidstakerne, planlagte tiltak overfor arbeidstakerne og reservasjonsog fortrinnsrett, og fristen til å utøve slike rettigheter. Daglig leder ved foretakene skal, snarest mulig og i henhold til arbeidsmiljøloven 16 6, informere de berørte arbeidstakere om overdragelsen. Det skal gis særskilt informasjon om forhold nevnt i arbeidsmiljøloven 16 5 andre ledd bokstavene a til f. 8 Ikraftredelse Avtalen trer i kraft fra 1. Februar 2014, og forutsetter godkjenning i Helse Sør Øst RHF og hvert av foretakenes styrer. Avtalen undertegnes i to eksemplarer, ett til hver av partene. Drammen/ Skien, Bess Frøyshov Administrerende direktør Sykehuset Telemark Nils F. Wisløff. Adm. direktør Vestre Viken HF. Vedlegg: 1. Oversikt over personal som overføres 2. Informasjonsbrev 3. Notat jf punkt 7 første ledd 4

92 Drøfting ad virksomhetsoverdragelse av ambulansestasjonene Rjukan og Notodden fra VV til STHF. Drøftingsnotat Bakgrunn: Bakgrunnen for drøftingen er det oppdrag STHF fikk vedrørende overføring av ambulansestasjonene Notodden og Rjukan fra VV til STHF. Forslag: I tråd med notatet til Helse Sør Øst, som dere tidligere har drøftet med arbeidsgiver, overføres de nevnte stasjoner fra VV til STHF Vurdering: Ansatte på berørte stasjoner er informert via allmøter, og det er ikke ønske om ytterligere allmøte. Rapporten utarbeidet av STHF i samarbeid med VV er oversendt Helse Sør Øst innen gitt frist, og det er avklart at alle ansatte ønsker å være med over til STHF. Fra VV side avventer vi nå endelig vedtak fra Helse Sør Øst om overdragelse, så vil saken gå til styret før ansatte får brev om at de virksomhetsoverdras. I den sammenheng videreføres avtaler som regulerer dagens betingelser vedrørende arbeidsforholdet for den enkelte ansatte jmf AML 16-2 Arbeidsgivers anbefalinger: VV følger opp vedtak fra Helse Sør Øst vedrørende virksomhetsoverdragelse av ambulansestasjonene Notodden og Rjukan Videre framdrift: Når vedtak fra Helse Sør Øst foreligger lages det en styresak som går til begge styrer. Deretter informeres ansatte i brevs form om virksomhetsoverdragelsen. Alle avtaler som berører ansatte oversendes til STHF jmf AML 16-2

93 Til medarbeidere ved ambulansetjenesten ved Notodden og Rjukan OVERFØRING AV ANSETTELSESFORHOLD FRA VESTRE VIKEN HF TIL SYKEHUSET TELEMARK HF FRA 1. APRIL 2014 Vi viser til styresak 55/2013 og xx/2014 samt sak i Vestre Viken HF av xxx/2014 hvor styret i STHF godkjenner overføring av ambulansetjenesten ved stasjonene Notodden og Rjukan til Sykehuset i Telemark HF. Vedtakene i disse sakene innebærer at ditt ansettelsesforhold overføres fra Vestre Viken HF til Sykehuset Telemark HF med virkning fra 1. April Det betyr at fra dette tidspunktet vil Sykehuset Telemark HF være din nye arbeidsgiver. Overføringen er en virksomhetsoverdragelse og følger bestemmelsene i arbeidsmiljølovens kapittel 16. Overføringen omfatter alle faste ansatte som gjennom kartleggingsprosessen er definert å være omfattet av virksomhetsoverdragelsen, og som på overføringstidspunktet er i arbeid, i permisjon, under attføring eller i langvarig sykmelding. Også de som er i vikariater og engasjementer overføres i den utstrekning de har arbeidsavtale utover 1. April Tilsvarende gjelder for de som er i oppsigelsestid. Som ansatt trenger du ikke å foreta deg noe aktivt i forbindelse med overføring av ditt ansettelsesforhold. Dette skjer automatisk mellom Vestre Viken HF og Sykehuset Telemark HF. Etter arbeidsmiljølovens bestemmelser om virksomhetsoverdragelse vil dine individuelle rettigheter som følger av arbeidsavtale/tilsettingsvilkår videreføres i Sykehuset Telemark HF. De individuelle rettigheter etter gjeldende overenskomster ved Vestre Viken HF videreføres inntil den aktuelle overenskomsten utløper i 2014 eller reforhandles. Ved overføring til Sykehuset Telemark HF beholder du din opparbeidede tjenesteansiennitet fra Vestre Viken HF, du vil beholde dine opparbeidede pensjonsrettigheter, uavhengig av om du har hatt pensjonsordning annet sted enn i Kommunal landspensjonskasse (KLP). Eksisterende pensjonsordning i Sykehuset Telemark HF er KLP og gjøres gjeldende for de overførte ansatte. Som ansatt i Sykehuset Telemark HF vil du omfattes av gjeldende personforsikringsordninger i Helse Sør-Øst. Feriepenger opptjent ved Vestre Viken HF i 2013 vil bli utbetalt fra Vestre Viken HF ved den ordinære feriepengeutbetalingen i juni Dato for utbetaling av lønn i Sykehuset Telemark HF er den 12. i måneden. Første avlønning fra ny arbeidsgiver vil derfor bli den 11. April Avlønningen gjelder forskuddsvis for hele den inneværende kalendermåneden som tidligere. Ny arbeidsavtale/arbeidskontrakt vil bli utarbeidet i henhold til gjeldende krav i Arbeidsmiljøloven, avtaler vil utarbeides fortløpende. Endringene i arbeidsavtalen vil kun gjelde formelle forhold knyttet til skifte av arbeidsgiver.

94 Skulle du derimot ikke ønske å få overført ditt ansettelsesforhold til Sykehuset Telemark HF har du etter arbeidsmiljøloven 16-3 anledning til å reservere deg mot dette. Denne reservasjonsretten må utøves overfor Vestre Viken HF innen en frist på 14 dager fra du mottar overføringsbrevet. Utøvelse av reservasjonsrett medfører at ansettelsesforholdet automatisk opphører ved Vestre Viken HF fra overføringstidspunktet 1. April Du vil i så fall fraskrive deg retten til ansettelse i Sykehuset Telemark HF. Imidlertid vil du ha rett til å motta lønn tilsvarende den oppsigelsestid du har i ansettelsesforholdet ved Vestre Viken HF. Det kan bli aktuelt å pålegge arbeidsplikt i denne perioden. Se vedlagte skjema for utøvelse av reservasjonsrett. Eventuelle spørsmål om utøvelse og konsekvenser av reservasjonsrett kan rettes til Sykehuset Telemark HF v/svein Tore Valsø på tlf eller e-post: svein.tore.valso@sthf.no eller Vestre Viken HF v/ Einar Vik Andersen einand@vestreviken.no. Vestre Viken HF ønsker å takke deg for din arbeidsinnsats ved helseforetaket og samtidig ønske deg lykke til som ny medarbeider i Sykehuset Telemark HF! Samtidig benyttes også anledningen til å ønske deg velkommen som ny medarbeider i Sykehuset Telemark HF. Med vennlig hilsen for Vestre Viken HF for Sykehuset Telemark HF HR-direktør Mai-Torill Hoel HR direktør Kopi: Vedlegg: Reservasjonsrett

95 Vedlegg til overføringsbrev fra Sykehuset Telemark HF Skjema for utøvelse av reservasjonsrett Berørte ansatte ved Vestre Viken HF har etter arbeidsmiljøloven 16-3, mulighet til å reservere seg mot at ansettelsesforhold blir overført til Sykehuset Telemark HF ved virksomhetsoverdragelse. Denne reservasjonsretten må utøves overfor Vestre Viken HF. I så fall må dette skjemaet sendes til Vestre Viken HF, V/ Einar Vik Andersen, 3004 Drammen innen 15. mars Utøvelse av reservasjonsretten medfører at ansettelsesforholdet ved Vestre Viken HF automatisk opphører med virkning fra 1. April 2014, uten at det krever formell oppsigelse og uten at du kan påberope deg arbeidsmiljølovens stillingsvernsregler. Imidlertid vil du ha rett til å motta lønn tilsvarende den oppsigelsestid du hadde i ansettelsesforholdet ved Vestre Viken HF, men det vil være aktuelt å pålegge arbeidsplikt i denne perioden. Dersom det ikke blir pålagt arbeidsplikt og du har annet lønnet arbeid i denne perioden, har du opplysningsplikt Vestre Viken HF om dette og det vil i så fall bli foretatt avkortning av lønn. De som utøver reservasjonsrett og har hatt ansettelse i til sammen minst 12 måneder de siste to år før overføringstidspunktet, vil kunne gjøre gjeldende fortrinnsrett til ny ansettelse ved Vestre Viken HF innen ett år fra overføringstidspunktet til stilling arbeidstaker er kvalifisert for. Jeg bekrefter med dette å ha mottatt overføringsbrev med informasjon om rettigheter og plikter ved overføring av mitt ansettelsesforhold fra Vestre Viken HF til Sykehuset Telemark HF. Jeg vil med dette meddele Vestre Viken HF om at jeg ikke ønsker å overføre mitt ansettelsesforhold til Sykehuset Telemark. Jeg er samtidig innforstått med at dette vil medføre at mitt ansettelsesforhold ved Vestre Viken HF opphører med virkning fra 1. April Navn: (NB: Bruk blokkbokstaver i alle felt herfra og nedover, unntatt ved signatur) Adresse: Postnummer og sted: Telefon: E-post: Sted og dato: Signatur:

96 Ambulanse distr. III Rjukan DS og Ambulanse distr. III Notodden DS Beløp i 1000 kr Prognose 14 Varekostnader 218 Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp 794 Pensjon inkl arbeidsgiveravgift oppgitt fra aktuar Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft 21 Annen lønn Sum lønn inkl. sosiale kostnader Andre driftskostnader Avskrivninger biler 472 Andel kostnader til seksjonsleder 40% 378 Sum driftskostnader Kommentarer til postene : Varekostnader består av Medikamenter Andre medisinske forbruksvarer Andre forbruksvarer 75 Lønn inkl. sosiale kostnader Pensjon inkl. arb.giveravg. oppgitt fra aktuar Gj.snittlig antall brutto årsverk samme som gj.snittet for ,3 gj.snittlige brutto årsverk Andre driftskostnader består av Leie lokaler Renovasjon, vann, avløp o.l Elektrisk kraft Renhold Annen kostnad lokaler Utstyr som ikke skal aktiv Maskiner, annet utstyr og inventar IKT utstyr Kontorrekvisita Aviser, tidsskrifter, bøker o.l Telefoni og datakommunikasjon, samband, internett Ligger i kostnad til distriktsleder 691 Porto 1 70 Kostnad transportmidler Drivstoff Godtgjørelse for reise, diett Transportforsikring/ personforsikring Lisens og patentkostnad Lisenskostnad AMK Telemark Vestfold Annen kostnad 299

97 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark k HF Sakstittel: Virksomhetsrapport per desember 2013 Sak nr Saksbehandler Økonomidirektør Tom Helge Rønning Sakstype Orientering Møtedato Trykte vedlegg: Virksomhetsrapport 2013 Utrykte vedlegg: Ingress: Virksomhetsrapporten med resultater for 2013 vedlegges saken. Forslag til vedtak: 1. Styret tar virksomhetsrapporten per desember 2013 til orientering. 2. Styret forutsetter at administrerende direktør fortsetter arbeidet med tiltak for å sikre god økonomisk styringsfart i 2014 og fortsette å prioritere tiltakk for å bedree måloppnåelse på de medisinske parametere. Skien, den 3. februar 2014 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 11

98 Sykehuset Telemark HF resultater 2013: 1. Hovedmål 1.1. Gjennomsnittlig ventetid avviklede skal reduseres til 60 dager Styringsindikatorene viser at helseforetak ket gradvis gjenvinner kontroll over ventetider og fristbrudd. Sykehusetss gjennomsnitt ventetidd viser en reduksjon i desember og samlet for året har vært 63 dager. Målet er ingen fristbrudd er ikke oppnådd, om lag 16 % av pasientene har opplevd brudd på behandlingsfristen. Det er registrert pasienter ved dagbehandling, poliklinisk- og inneliggende virksomhet i 2013 og tilsvarer innleggelser, dagbehandlinger og polikliniske konsultasjoner. Dette er en nedgang på 6 % i forhold til Pasienten opplever ikke fristbrudd Målet er ikke innfridd. Det er 272 pasienter som ikke har fått behandlingg innen fristen i desember. 271 i somatikk, 1 innen psykiatri voksen, 0 innen TSB og 0 innen barne og ungdomspsykiatri. Det arbeides med tiltak som blant annet administrativ oppfølging av pasienter som har frist påfølgende måned Sykehusinfeksjoner er redusertt til under 3 % Ingen ny måling i desember. Måling 4. september viser en andel sykehusinfeksjoner r på 5,5 %. Det legges spesielt vekt på håndhygiene, rett antibiotikaprofylakse samt holdningsskapende tiltak. Tiltak err iverksatt og følges opp innenfor keisersnitt, hofteprotese er og plastikkirurgi. Infeksjonsforebyggende arbeid vedrørendee tarminngrep intensiveres Pasienten får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev Uttrekk fra DIPS gir en andel direktee time for sykehuset på 56 % for desember Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer Side 2 av 11

99 Dette kommenteres under drifts og finansposter nedenfor. 2. Andre styringsparametere (status og tiltak): pst av epikrisene skal være sendt ut innen 7 dager etter utskrivning. Totalt Somatikk Psykiatri inkl. RUS heldøgn Psykiatri inkl. RUS poliklinikk Utskrevne Epikriser prosent 68,66 71,54 71,43 46,50 I desember 2013 ble 68,7 % av epikrisene sendtt innen 7 dager, fordelt med m 71,5 % i somatikk inneliggende, psykiatri inneliggendee inkludert TSB på 71,4 % og psykiatri poliklinikk inkludert TSB på 46,5 % Det skal normalt ikke være korridorpasienter Andel korridorpasienterr er 1,9 % i desember. Det er en reduksjon i forhold til foregående måned. Antall korridorpasienter er lavere i desember mens antall liggedøgn øker fra foregående måned. Andel korridorpasienter var i fjor i desember 3,8 %. Antall liggedøgn var omtrent likt i år Øvrige styringsparameter Antall/andel utskrivningsklare pasienter innen både somatikk, psykisk helsevern voksne og TSB Innen somatikk er antall utskrivningsklare pasienter halvert den siste måneden. I desember rapporteres 25 utskrivningsklare pasienter mot 50 i november. TSB og psykiatri er uendret, med henholdsviss 0 og 3. Det er langtidsliggere innen psykiatri. Det forventes at kommunene vil iverksette tiltak for å bedre mottaket av pasienter, særlig innen somatikk. Tid fra mottak av henvisning (mottaksdato) til vurdering av henvisningg er fullført I desember var gjennomsnittstid forr prioriteringsvurdering for månedenn 3,46 dager henvisninger ble vurdert hvorav innen 10 virkedager. Antall åpne dokumenter i EPJ som er mer enn 14 dager gamle Det er dokumenter som er mer enn 14 dager gamle, herav 756 legedokumenter og 318 sykepleierdokumenter. Det er 5 dokumenter som vanligvis tar mer enn 14 dager. Antall pasienter med åpen henvisningsperiodee uten ny kontakt Det er pasienter som har åpen periode ogg ikke ny kontakt. Herav 943 registrert etter innføring av DIPS. 3. Kostnader til dyre biologiske legemidler (H resepter) Akkumulerte kostnader til dyre biologiske legemidler er etter desember 45,2 millioner kroner Side 3 av 11

100 4. Ø hjelp 4.1 Status på etablering av ø hjelpspasser i kommunen (antall og fremdrift) Kommune Skien Nome Siljan Bamble Bø Sauherad Notodden Hjartdal Tinn Vinje Porsgrunn Kragerø Drangedal Seljord Kviteseid Tokke Fyresdal Nissedal 4.2 Økonomiske forhold knyttet til etablering i disse plassene Kostnaden tilsvarende ØH tilskuddet til kommunene ligger på 11,5 millioner kroner i Tilbakeført ØH tilskuddd fra RHF er 10,3 millioner kroner for året. 5. Driftsposter Antall ØH senger Fremdrift og kommentarer i drift i drift i drift i drift+ 4 mulighetfor kjøpe av STHF i drift kjøpes av STHF i drift samarbeid m Tokke Avventende. Vurderer samarbeid med Skien Avventer utviklingsplanen STHF Avventer utviklingsplanen STHF Sendt søknad om etablering Sendt søknad om etablering Sendt søknad om etablering Ønsker etablering ved SSHF. Forhandlinger startet Ønsker etablering ved SSHF. Forhandlinger startet 5.1. Økonomiske forhold Overordnet vurdering av foretakets økonomiske situasjon, resultatutvikling og forventet resultat for året. Året 2013 har vært preget av arbeid med innsparingstiltak parallelt medd prosjektgjennomføring og implementering av nyttt pasientadministrativt system. Reduserte inntekter som følge av nedgang i basisbevilgningene og inntektstap i prosjektperioden for DIPS færre implementeringen har presset økonomien gjennom året. Effekten av samhandlingsreformen, med utskrivningsklare pasienter og bidrag til etablering av ØH plasser i kommunene, har gitt ytterligere økonomiske utfordringer. Effekter av innsparingstiltak i klinikkene, stillingsstopp, kontrollert vikarbruk samt positiv effekt av årets lønnsoppgjør har bidratt positivtt til resultatutviklingen i 2.halvår og bragt årsresultatet nærmere balanse. Regnskapsresultatet i 2013 viser 14,7 millioner kroner. Det er en forverring fra forrige periode som skyldes nedgang i aktivitetsbaserte inntekter samt høyere gjestepasientkostnader enn budsjettert. Bemanningen viser en økning i antall årsverk i desember og korrigert forr noen flere årsverk som følge v merarbeid med DIPS, ligger bemanningen på omtrent samme nivå som i fjor. Side 4 av 11

101 Kommentarer hovedposter Inntektstap som følge av lavere aktivitet enn budsjettert er kompensert av andre driftsinntekter, bl.a. diverse tilskudd og balanseførte midler. Noe av det positive avviket på andre driftsinntekter bør sees i sammenheng med negativt avvik på andre driftskostnader. Dette har sammenheng med prosjektgjennomføring som ikke var budsjettert og som genererer negativt avvik på kostnadssiden og positivt avvik på inntektssiden. Merkostnader ved pasienttransport utover budsjettet, som er kompensert av høyere refusjoner fra HELFO gir også avvik på andre driftsinntekter og andre driftskostnader. Pensjonskostnadene er bokført i henhold til siste NRS beregning fra KLP datert Kostnaden her ble noe høyere enn tidligere beregninger, noe som bl.a. skyldes lavere forventet avkastning som følge av at innbetaltt premie ble lavere enn budsjettert. Det er i tillegg til den ordinære NRS beregningenn for året, er pensjonskostnadene lavere ennn budsjettert t og bidrar positivt til også bokført endringerr i avsetninger knyttet till pensjonsforpliktelse. Samlet resultatet Aktivitet Somatikk DRG poeng: For året 2013 rapporteres det poeng ( 7 %) lavere enn budsjettert vedrørende døgnbehandling. Antall DRG poeng knyttet til dagbehandling og poliklinikk har vært t 485 poeng ( 5( %) lavere enn periodisert budsjett. Til sammen s rapporteres DRG poeng (døgn, dag, poliklinikk i h.h.t. sørge for ansvaret) under periodisert budsjett, som tilsvarer 6,5 %. Kostnadenee viser negativt avvik som skyldes økte følgekostnader av IKT investeringene, noe høyere bemanning enn budsjettert og økte gjestepasientkostnader. Sammenlignet med fjorårets resultater, ligger DRG aktiviteten per 12 måneder i h.h.t. sørge for ansvaret poeng ( 7 %) lavere. DRG vektenn for døgnpasienter er lavere i annett tertial enn i første tertial. Effekten av kvalitetssikringsarbeidet vedrørende pasientdataene for 2. tertial ga mindre uttelling enn forventet. Sykehuset Telemark har fått bistand fra Analysesenteret til å analysere årsakene til den lave DRG vekten i 2. tertial. Funnene fra Analysesenteret viser at det har vært en endring i pasientprofilen i år sammenlignet med i fjor. Det registreres en betydelig reduksjon innenfor luftveisinfeksjonerr og som en mulig konsekvens en påfølgendee reduksjon i respirasjonsstøtte. Dette er pasientgrupper med relativ høy DRG vekt. Det har også vært en markant nedgang i medisinske opphold for pasienter med svulster s i åndedrettssystemet. Det har dessuten vært en tydelig nedgang i premature, og en liten reduksjon i antall friske nyfødte. DRG vekten har vist en stigende tendens i 3. tertial. På tross av lavere DRG vekt vedrørende inneliggende pasienter i 2. tertial, er det likevel det betydelige volumavviket knyttet til inneliggende pasienter som utgjør den vesentligste delen avv DRG avviket ved STHF. Antall sykehusopphold i 2013 var 6 % lavere ennn i fjor. Størst nedgang egistreres ved de indremedisinske sengepostene i Skien som har hatt færre f utskrivninger enn i samme periode i fjor. Tendensen til en noe lavere belegg ved de medisinske sengepostene har vart siden i fjor sommer, og kan ha en viss sammenheng med effektene av samhandlingsreformen. Ledelsen i Medisinsk klinikkk har besluttet å Side 5 av 11

102 redusere antall senger/ pleiepersonell med 8 vedd de indremedisinske sengene i Skien. Også barneavdelingen ( 9 %) har hatt færre utskrevnee pasienter enn i fjor. Antall dagbehandlinger i 2013 var 3 % lavere enn i fjor og ( 12 %) lavere l enn budsjettert. Spesielt har det vært lavere dagaktivitet innen plastikkirurgi og ved Cytostatika p poliklinikken antall kjemoterapi i mai og kurer har vært færre enn planlagt. Særlig har det vært en del færre utførte dagkirurgiske inngrep juni måned i forbindelsee med innføring /opplæring i nytt pasientsystem. Antall dagbehandlingerr i perioden etter DIPS innføring har imidlertid vært på nivå med samme periode i fjor.. Antall polikliniske konsultasjoner var ( 7 %) lavere ennn i fjor. Antall polikliniskee konsultasjoner i mai og juni måned var færre enn i samme måned i fjor, og må for en stor del tilskrives perioden med innføring av nytt pasientsystem og opplæring i dette. Psykiatri / Tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) Behandlingsvolumet ved psykiatriske poliklinikker viser 8 % nedgang i forhold til budsjettet og ligger på nivå med fjoråret. TSB registrerer ett behandlingsvolum som er 25 % lavere enn forventet og 25 % lavere enn fjoråret. Det negativet avviket innen TSB bør sees i sammenheng med avvik innen voksenpsykiatrien, da overgangen til DIPS i mai 2013 har endret registreringsrutinene, utenn teknisk mulighet for korrigering med tilbakevirkende kraft. Nedgangen i aktivitet skyldes vakanser og stor turnover i terapeutstillinger. Som følge av rekrutteringsutfordringene, har produktivitet per terapeut per dag gått noe ned, med negative konsekvenser for oppnådd behandlingsvolum. Det jobbes med aktivitetsplanlegging samt oppfølging av nasjonale kravv for produktivitet og arbeidet vil få stort fokus fremover. Barne og ungdomspsykiatri Antall polikliniske konsultasjoner i desember isolert er 4,8 % høyere ennn budsjett. Samlet for året ligger antallet 5 % lavere enn forventet og 2 % lavere enn Hovedsakelig er det DIPS innføringen som s forklarer avviket, samt noe vakanser i terapeutstillinger. De siste fire månedene har det vært en jevnt høy og stabil aktivitet i forhold til forventet. Det jobbes med rekruttering forr å styrke terapeutteam og aktiviteten har hatt en stigning høsten 2013, en trend som forventes videreført i Produktiviteten per terapeut ligger over landsgjennomsnittet. Registrertt produktivitet er imidlertid lavere enn forrige periode, og på nivå med sommermånedene. Antall konsultasjoner per fagbehandler per dag ligger på 1,8 i desember. Akkumulert er tallet 2,,1 konsultasjoner per fagbehandler per dag mot 2,3 i fjor Bemanning Sykehuset rapporterer et årsforbruk på årsverk for 2013, fordelt på p 243 variable og fastlønnedee årsverk. Bemanningen har ligget påå omtrent samme nivå som i 2012, daa antall årsverk var Økningen har sammenheng overgangen til DIPS og bruk av ekstra ressurser i prosjektperioden. Antall årsverk pr. stillingsgrupper viser en økning på 13 legeårsverk, 20 sykepleierårss sverk, 5 psykologårsverk, 18 helsefagarbeidere og 6 årsverk på drifts/teknisk personell. Nedgangen i forbruk av årsverk har i hovedsak vært på assistenter som er redusert med 28 årsverk. De andre stillingsgruppene har kun mindre endringer. Sykehuset har i 2013 brukt totalt 395 (383) legeårsverk, 84 (78) psykologårsverk og (1 011) sykepleierårsverk. Side 6 av 11

103 Sykefraværet er gradvis redusert gjennom året og totalt for sykehuset ble sykefraværet på 6,4 % (hittil november). Nivået er lavere sammenlignet medd fjoråret og har hatt positiv effekt for virksomheten, spesielt på sengepostene og poliklinikkene. 6. Finansposter 6.1. Samlet likviditetsutvikling Likviditetsbeholdningenn per var på 1399 millioner kroner noe som er 88 millioner kroner høyere enn budsjettet. De største avvikspostene er: - SAMBA bygget ble ikke kjøpt, + 60 millioner kroner - Økte investeringer øvrige prosjekter, 14 millioner kroner - Negativt driftsresultat, 14 millioner kroner - Forskjell mellomm utbetalt og inntektsført ISF inntekter 2013, + 41 millioner kroner - Inntektsføring av tilskudd balanseført per , 21 millioner kroner - Økt leverandørgjeld til HSØ foretak, hovedsakelig Sykehuspartner, + 35 millioner kronerr Det var her budsjettert med en investering på 60 millioner kroner Investeringer Bokførte investeringer i varige driftsmidler utgjorde i millionerr kroner. Av dette gjelder 42 millioner kroner aktivering av en finansiell husleiekontrakt med Skien kommune vedrørende SAMBA bygget. Øvrige investeringer er 14 millioner kroner høyere enn budsjettert. Samlet investeringer for årett er på 121 millioner kroner, noe som er 3 millioner kroner lavere enn budsjettert. Investeringerr med likviditetseffekt i 2013 er 46 millioner kroner lavere enn budsjettert. 7. Klinikk kommentarer Kirurgisk klinikk Resultatet per desember 2013 viserr et negativt budsjettavvik på 16,8 millioner kroner. Desember måned har en økonomisk forverring på ca 3,1 millioner kroner. Avviket er hovedsakelig høyere variabel lønn og innleie i medisinskfagligg seksjon og akuttmottak k, samt etterbelastning av renholdskostnader på operasjon 0,3 millioner kroner, tap på krav 0,3 millioner kroner, anskaffelser av medisinsk teknisk utstyr 0,,3 millioner kroner. Klinikken rapporterer nnsparinger vedrørende varekostnader på til sammen ca 6,2 millioner kroner per 12 måneder. Største del av dette er medikamenter, instrumenter og gjestepasienter. Aktiviteten har vært lavere enn budsjettert og lavere ennn i fjor, bådee målt i DRG og døgnopphold / dagopphold / polikliniske konsultasjoner. Samlede lønnskostnader har overskredet budsjettet med 16 millioner kroner (3,2 %). Side 7 av 11

104 Avviket oppstår hovedsakelig ved medisinskfagl ig seksjon, akuttmottak og klinikkledelsen (merverdikrav 2), det har dog vært en klart positiv utvikling på akuttmottaket i 2. halvår. Antall DRG poenrepresenterer 25,3 millioner kroner for for 2013 endte hele STHF. Antall døgnopphold var 2,9 % laveree enn budsjettert i 2013, og 0,9 % lavere enn i Antall ISF berettigedee polikliniske konsultasjoner per 12 måneder er ( 7,6 %) lavere enn budsjett og lavere enn i fjor ( 9,2 %). Antall DRG poeng per 12 måneder er 764 lavere enn budsjettert ( 4,9 %). I desember var antall DRG poeng 129 lavere enn budsjett. Antall brutto månedsverk per 12 måneder er 720. Dette er 17 årsverk mer m enn på samme tid i fjor. Klinikken har realisert kostnadsreduserende tiltak i 2013 på i størrelsesorden 6,6 millioner kroner. Medisinsk klinikk Resultatet per 12 måneder 2013 viser et positivtt budsjettavvik på 5,0 millioner kroner. Klinikkenn rapportererr innsparinger vedrørende varekostnader på til sammen 5 millioner kroner. En stor del av disse innsparingene registreres ved Cytostatika poliklinikken. Aktiviteten her har vært lavere enn budsjettert og lavere enn i fjor. De samlede lønnskostnadene har overskredet budsjettet med 0,9 millioner kroner ( 0,3 %). Avviket oppstår hovedsakelig ved de indremedisinske sengepostene, dialysen ogg klinikkledelsen (sparekrav 2013). poeng lavere enn budsjettert ( 10 %) DRG poeng Aktiviteten ved de indremedisinske sengepostene, målt i antall døgnopphold, viser en fortsatt nedadgående tendens. Antall døgnopphold i desember var 109 lavere enn desember i fjor (korrigert for den avviklede rehabiliteringsenheten i Kragerø er avviket 74 opphold). Per 12 måneder i år er det registrert 730 færre døgnopphold ved de indremedisinske sengepostenee i Skien sammenlignet med tilsvarende periode i fjor. Beleggsprosenten vedd enkelte av de indremedisinske sengepostene har også vært lavere enn tidligere, for eksempel Medisin 2 (93 % hittil i år). På bakgrunn av dette har Medisinsk klinikk planlagt å redusere antall senger/pleiere med 8 fra Antall polikliniske konsultasjoner i 2013 var lavere ennn periodisertt budsjett ( 10 %) og lavere enn i fjor. Aktiviteten var spesielt lav i mai og juni, noe som i all hovedsak må tilskrives innføring/opplæring i nytt pasientsystem. Aktiviteten i august desember var også 9 % lavere ennn i fjor. Antall brutto årsverk per 12 måneder er Dette er 3 årsverk lavere enn i fjor. Det er økt antall stillinger knyttet til Kreftprosjektet, utvidelser ved Cytostatikapo oliklinikken, samt etablering av vikarsenteret (betjener både Kirurgisk klinikkk og Medisinsk klinikk, men avlønnes i sin helhet ved sistnevnte), men samtidig har klinikken gjennom diverse kostnadsinnsparingstiltak i år redusert antall stillinger ved andre enheter. Side 8 av 11

105 Barne og ungdomsklinikken Klinikken viser et resultat for året på 0,4 millioner krone, det vil si en forverring på 0,1 millionerr kroner fra forrige periode. Hovedårsak til negativt avvik er merforbruk lønnn innen barne og ungdomsmedisin og lavere aktivitetsbasert inntekt innen barne og ungdomspsykiatri. Også i desember var samlet lønnskostnad lavere enn forventet, selv om det fortsatt registres et merforbruk i somatikk. Det er iverksatt et omfattendee arbeid for å redusere variabellønn innen barne inntekt er i balanse i desember innen somatikk, men ligger noe lavere for barne og ungdomspsykiatri. Akkumulert mindreinntekt skyldes innføring av og ungdomsmedisin og g resultat av dette ses en positiv utvikling de siste månedene. Aktivitetsbasert DIPS og færre behandlere innen BUPS fordi det ikke er satt inn vikarer siste halvår. Disse elementene vil ikke gjelde i Aktivitet målt i drg poeng er akkumulert for året 509 poeng under budsjett. Dette tilsvarer 17,33 %, en forverring fra november på 1,7 prosentpoeng. Avviket er fordelt på nyfødt intensiv og barneavdelingen. Nyfødt intensiv har vært i balanse de siste tre månedene, men registrerer en minus i desember. Det har vært høy aktivitet, men pasientene er ikke utskrevet og bidrar dermed ikke med drg. Barneavdelingen øker det negative avviket også i desember. Drg indeks av langliggere. Poliklinisk aktivitet somatikk ligger fremdeles f etter planen akkumulert, men m aktivitetsøkningen vi så de tre nyfødt intensiv eduseres betraktelig i desember og dette henger sammen med få utskrivninger foregåendee måneder fortsetter også i desemberr og det registreres et positivt budsjettavvik denne perioden. Akkumulert avvik er 8,122 %, en forbedring på 1,2 prosentpoeng fra november. Poliklinisk aktivitet innen psykiatri er 7,4 % over forventet i desember, men 2,9 % under u målsetting for året. Årets aktivitet er på nivå med fjoråret. Klinikk Rjukan Notodden Klinikken har et akkumulert budsjettavvik på 8 millioner kroner. Akkumulert avvik skyldes i hovedsak overforbruk på overtid og innleie fra byrå. Det jobbes med rekruttering av fast personell for å edusere dette overforbruket. BRASSE prosjektet har hattt effekt, og det er nå merkbar bedring i årsverkforbruket. Det har ikke vært innleie fra byrå i desember. Varekostnader eksklusiv innleie fra byrå viser en positiv utvikling, men kjøp av helsetjenester har en økning på 0,6 millioner kroner. Polikliniske inntekter har et akkumulert budsjettavvik på 1,6 millioner kroner, en endring på 0,4 millioner kroner fra november. Aktiviteten har vært lavere på grunnn av DIPS innføringen. Poliklinisk aktivitet somatikk er 0,7 % lavere ennn budsjett, og 3,2 % høyere enn samme periode i fjor. DRG poeng viser 16 poeng høyere enn budsjett,, og 274 poeng lavere enn samme periode i fjor. Voksenpsykiatri har en poliklinisk aktivitet på 5,4 % i forhold til budsjett, og 2,6 % i forhold til samme periode i fjor. TSB har en poliklinisk aktivitet på 9,8 % i forhold til budsjett, og 15,711 % i forhold til samme periode i fjor. BUP har en polikliniskk aktivitet på 16,3 % i forhold til budsjett, og 10,2 % i forhold til samme periode i fjor. Brutto månedsverk til og med desember er 388. Til og med desember i var forbruket på 386 årsverk. For januar er det brukt 383 månedsverk. Side 9 av 11

106 Medisinsk Serviceklinikk Klinikken viser et resultat for 2013 i balanse. Dette er en endring på 0,33 millioner kroner. Endringen denne måneden skyldess i hovedsak lavere aktivitetsbaserte inntekter enn forventet innen laboratoriemedisin og radiologi. Lønnskostnad ved radiologisk seksjon viser et stort negativt avvik i Dette var delvis forventet og er kompensert for i budsjett Dett negative avviket møtes av et mindreforbruk innen varekost og høyere aktivitetsbaserte inntekter ved seksjon for laboratoriemedisin. Laboratorieaktivitet ligger i 2014 som forventet, mens det er et negativt budsjettavvik k innen patologi og særligg radiologi. Det har vært god aktivitet innen laboratoriemedisin og patologi de siste månedene, og aktivitet innenn radiologi err stabil. Svartidene innen histologi, cytologi og klinisk cytologi holdes på forrige måneds m lavee nivå, med en liten økning innen histologi. Psykiatrisk klinikk Psykiatrisk klinikken har et akkumulert budsjettavvik på 15,6 millioner kroner, en endring på 1, 8 millioner kroner fra november. Budsjettavvik for lønnskostnader viser + 14 millionerr kroner, andre inntekter viser en økning som skyldes inntektsføring av prosjekter. Polikliniske inntekter har et akkumulert budsjettavvik på 2,6 millioner kroner, en endring på 0,5 millioner m kroner fra november. Utover dette har klinikken fortsatt vakanser og turnover i terapeutstillinger. Oppnådd poliklinisk aktivitet i 2013 viser 14 % lavere behandlingsvolum enn budsjett. Aktiviteten i 2013 målt mot 2012 viser en nedgang på 9,1 %, som skyldes vakanser og turnover i terapeutstillinger,, samt nedgang i produktivitet per terapeut per dag. Aktiviteten i desember falt med 11,6 % fra foregående måned og men ligger 15,8 % høyeree enn desember i fjor. Klinikken har et jevnt bemanningsforbruk i på 529 årsverk og ligger 8 årsverk lavere enn i fjor. Desember måned viser 527 årsverk som er 12 årsverk laveree enn desember måned i fjor. Reduksjonen hittil i år er i hovedsak variabellønnede årsverk. Klinikken har realisert effektivitetskravet for Prehospital klinikk Resultatet per 12 måneder 2013 viser et positivtt budsjettavvik på 0,2 millioner kroner. Dette er en forbedring på ca. 1 millioner kroner i forhold til forrige måned. Lønnskostnader har et negativt avvik på 0,4 millioner kroner, særlig på grunnn av sparepakke 2 som ble lagt på lønn, men ogsåå på grunn av manglende lønnsrefusjon fra HOD/HSØ for en ansatt fra Sykehuset i Vestfold. Alle andre driftskostnader må sees i sammenheng med inntekter og er i saldoen ganske utbalansert slik at det fører til et resultat i balanse i klinikkens helhet. Bemanningsforbruket har økt med 3 stillinger fra 81 til 84 hittil i år sammenliknet med samme tid i fjor (kun STHF). Klinikkens nnsparingstiltak for er innfridd, både merverdikrav for pasientreiser (3,8 millioner kroner) og tilleggs merverdikrav på 1, 8 millioner kroner. Side 10 av 11

107 Serviceklinikken Klinikken har et akkumulert budsjettavvik på 5,11 millioner kroner, en forbedring på nærmest 2 millioner kroner i forhold til november. Det er et positivt akkumulert avvik i lønnskostnader per på 1,5 millioner kroner men mye av eksternt innleie føres under andre driftskostnader, særlig innen renhold er det betydelig overforbruk (rundt 2 millioner kroner negativtt avvik på lønn og innleie). Akkumulert avvik og spesielt resultatforbedring i forhold til forrige måned skyldes i hovedsak interne faktureringer, som ble effektuert i desember (gjeldende for hele 2013). Bemanningsforbruket err lavere enn budsjettert. Forbruket har falt med 10 stillinger fra 288 til 278 hittil i år sammenliknet med samme s tid i fjor. En dreining til ekstern innleie ved sykdom er noe av forklaringen. Klinikkens K innsparingstiltak for 2013 er innfridd. 6. AML Det er registrert en god nedgang i brudd i desember. Reduksjonen er påå hele 323 varsler om brudd fra november til desember. Antall brudd i desember er den laveste som er registrert i Det er en generell nedgang på alle årsakene, med unntak av brudd på årsregelen som s har holdd seg på samme nivå som november. Legene er fremdeles ikke med i oversikten på grunn av manglende godee rutiner for registrering av de ulike dispensasjonene som blir gitt i hver enkelt tjenesteplan. Dette vil ha fokus og skal komme på plass i første del av For å bedre brukervennlighet og visning av dataa jobbes det med ny layout og presentasjon av AML brudd. Side 11 av 11

108 Virksomhetsrapport Desember

109 Innhold 1. Oppsummering 2. Hovedmål 3. Pasient 4. Bemanning 5. Aktivitet 6. Økonomi 7. Klinikker 2

110 Sammendrag Sykehuset Telemark HF Faktisk desember Budsjett desember Budsjettavvik desember Budsjettavv ik % Faktisk HiÅ Budsjett hiå Budsjettavvi k HiÅ Faktisk HiÅ 2012 Avvik % Årsestimat 2013 Årsbudsjett 2013 Kvalitet Ventetid ordinært avviklet ,9 % 60 Fristbrudd andel 15,6 % 0,0 % 9,5 % 0,0 % 3,4 % 0,0 % Budsjettavvik årsetimat 2013 Aktivitet DRG-poeng "Sørge-for" (dag,døgn,pol.,biologiske) ,1 % ,0 % ,3 % "Sørge-for" (dag,døgn,pol.) ,0 % ,9 % ,5 % Herav kommunal medfinansiering ,7 % ,6 % ,1 % Andel kommunal medfinansiering 61 % 60 % 59 % 60 % 60 % 59 % 60 % Utført i eget foretak (dag, døgn, pol.) ,4 % ,1 % ,7 % Polikliniske konsultasjoner Somatikk ,8 % ,5 % ,3 % VoP ,0 % ,9 % ,9 % BUP ,6 % ,1 % ,0 % TSB ,2 % ,1 % ,8 % Bemanning Brutto månedsverk (+avvik = merforbru ,0 % ,5 % ,4 % Fast Variabel Sykefravær (forrige måned) 6,5 6,4 6,9 Langtidsfravær 4,8 4,5 4,8 Korttidsfravær 1,7 2,0 2,0 Innleid arbeidskraft (tall i 1000 kr) ,6 % ,4 % ,5 % Overtid og ekstrahjelp (tall i 1000 kr) ,0 % ,4 % ,2 % Økonomi Driftsinntekter (tall i 1000 kr) ,1 % ,2 % Driftskostnader (tall i 1000 kr) ,3 % ,6 % Netto finansresultat (tall i 1000 kr) ,0 % ,7 % Pensjonskostnader (tall i 1000 kr) Resultat (tall i 1000 kr)

111 Regionale hovedmål Hovedmål Gjennomsnitt ventetid somatikk redusert til 60 dager. Ordinært avviklede pasienter. Utvikling siste Status Resultat 12 mnd 2012 des Pasienten opplever ikke fristbrudd (4%) Mål (15,6%) Pasienten får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer 100% 70 % 78 % 56 % Årsresultat Budsjettavvik 90 % 50 % 100,00 (100,00) 106 mill. 69 mill -14,7 mill Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3% 3% Siste måling september ,9 % 5,5 % Alle medarbeider involveres i oppfølging av medarbeider-undersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet 100% Siste måling høst % 79 % 4

112 3. Pasient Målsetting: gjennomsnittlig ventetid skal reduseres til 60 dager Behandlede pasienter med og uten rett til helsehjelp Dager des.12 jan.13 feb.13 mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 Somatikk Psykiatri - voksen Psykiatri - barn- og ungdom TSB

113 3. Pasient Målsetting: pasientene opplever ikke fristbrudd Andel behandlede pasienter med brudd på behandlingsfristen tilsvarer 272 pasienter 25% 20% 15% 10% 5% 0% des.12 jan.13 feb.13 mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 Somatikk 2,2 % 2,4 % 1,7 % 2,4 % 2,8 % 8,4 % 7,9 % 20,3 % 22,2 % 23,5 % 19,2 % 20,2 % 16,7 % Psykiatri - voksen 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,3 % 4,1 % 2,7 % 1,6 % 0,9 % 2,7 % 0,9 % 1,0 % 1,3 % Psykiatri - barn- og ungdom 1,7 % 1,0 % 0,0 % 1,4 % 1,2 % 16,3 % 0,0 % 15,8 % 2,9 % 0,0 % 4,3 % 4,3 % 0,0 % TSB 2,9 % 1,4 % 0,0 % 0,0 % 2,2 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 11,1 % 14,3 % 0,0 % 6

114 Målsetting: pasientene opplever ikke fristbrudd Antall pasienter på venteliste med brudd på behandlingsfristen 3. Pasient

115 Målsetting: færrest pasienter med lang ventetid Antall pasienter på venteliste med ventetid over 1 år og over 4 år 3. Pasient år < Ant ventende < 4 år Ant ventende > 4 år 8

116 3. Pasient Andel pasienter som får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev Klinikk Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August Sept Oktober November Desember Kirurgisk klinikk 64 % 64 % 66 % 66 % 41 % 41 % 48 % 45 % 48 % 42 % 45 % 46 % Medisinsk klinikk 90 % 87 % 87 % 87 % 63 % 53 % 60 % 69 % 71 % 70 % 65 % 63 % Barne og ungdomsklinikken 58 % 64 % 63 % 45 % 42 % 14 % 28 % 12 % 47 % 84 % 81 % 68 % Klinikk N/R 92 % 93 % 93 % 92 % 68 % 41 % 56 % 62 % 66 % 69 % 67 % 66 % Medisinsk serviceklinikk 100 % 100 % 100 % 100 % 90 % 53 % 63 % 79 % 94 % 96 % 97 % 92 % Psykiatrisk klinikk 100 % 98 % 98 % 100 % 85 % 74 % 54 % 65 % 69 % 66 % 72 % 64 % STHF 80 % 78 % 79 % 78 % 55 % 45 % 51 % 54 % 60 % 57 % 57 % 56 % Gjennomsnittstid fra mottak av henvisning for utredning til vurderingen av henvisningen er fullført Gjennomsnittstid (døgn) fra mottak av henvisning til vurdering av henvisning er fullført. jan feb mar apr mai juni juli august september oktober november desember HiÅ 2013 Kirurgisk klinikk 1,59 1,82 2,25 1,79 3,58 2,84 2,90 3,81 2,55 2,61 Klinikk for medisin 1,71 2,17 2,27 2,12 4,02 2,70 3,08 3,32 3,14 2,74 Barne og ungdomsklinikken 2,48 3,26 8,73 3,38 7,90 13,06 27,21 17,96 6,63 11,96 Klinikk Rjukan/Notodden 2,51 2,56 2,76 2,89 13,34 7,12 6,33 7,13 4,75 5,45 Medisinsk serviceklinikk 0,74 0,26 0,50 1,00 1,09 2,10 4,68 15,46 4,68 4,56 Psykiatrisk klinikk 5,40 4,92 5,52 5,33 6,57 17,80 8,18 7,77 7,00 8,45 STHF 1,92 2,20 2,65 2,19 4,11 4,95 4,15 5,33 4,59 4,58 4,89 3,46 3,79 9

117 Antall henvisninger for utredning som er vurdert 2013 Antall henvisninger vurdert. jan feb mar apr mai juni juli august september oktober november desember HiÅ 2013 Kirurgisk klinikk Klinikk for medisin Barne og ungdomsklinikken Klinikk Rjukan/Notodden Medisinsk serviceklinikk Psykiatrisk klinikk STHF Antall henvisninger vurdert innen 10 virkedager Åpne dokumenter i elektronisk pasientjournal b - Antall åpne dokumenter i EPJ som er mer enn 14 dager gamle jan feb mar apr mai juni juli august september oktober november desember HiÅ 2013 Totalt antall dokumenter som er mer 14 dager gamle (uansett tidspunkt for opprettelse) Herav: antall legedokumenter som er mer enn 14 dager gamle (uansett tidspunkt for opprettelse) Herav: antall sykepleiedokumenter som er mer enn 14 dager gamle (uansett tidspunkt for opprettelse) Antall dokumenter som det normalt tar mer enn 14 dager å få ferdigstilt c - Antall pasienter med åpen henvisningsperiode, uten ny kontakt. jan feb mar apr mai juni juli august september oktober november HiÅ 2013 Antall psaienter med åpen henvisningsperiode, uten ny kontakt Hvorav registrert i DIPS

118 3. Pasient Målsetting: andel sykehusinfeksjoner under 3 % Prevalens av sykehusinfeksjoner 10,00 9,00 8,00 7,00 6,00 % 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 Mai 12 Sep 12 Nov 12 Feb 13 Mai 13 Sep 13 Nov 13 STHF Mål 11

119 3. Pasient Målsetting: ingen korridorpasienter Andel korridorpasienter somatikk 6,0 5,0 4,0 3,0 % 2,0 1,0 0,0 jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Somatikk ,6 4,6 4,0 3,6 5,5 4,1 4,4 3,5 3,4 2,7 3,0 3,8 Somatikk ,5 3,5 3,4 3,5 2,4 2,1 3,2 2,2 2,2 2,1 2,6 1,9 12

120 5. Aktivitet Aktivitet døgn, dag og poliklinikk Hittil i år Endring Estimat for året Antall behandlinger Faktisk Budsjett Avvik Avvik % Faktisk 2012 Avvik % E2013 B2013 Avvik % Siste 12 m. Somatikk Antall utskrevne pasienter døgnbehandling ,7 % ,6 % ,7 % Antall liggedøgn døgnbehandling ,2 % ,9 % ,2 % Antall dagbehandling ,8 % ,4 % ,8 % Antall polikliniske konsultasjoner ,3 % ,5 % ,3 % Psykiatri - voksen Antall utskrevne pasienter døgnbehandling ,5 % ,2 % ,5 % Antall liggedøgn døgnbehandling ,5 % ,5 % ,5 % Antall polikliniske konsultasjoner ,9 % ,9 % ,9 % Psykiatri - barn og ungdom Antall utskrevne pasienter døgnbehandling ,0 % 49-2,0 % ,0 % 48 Antall liggedøgn døgnbehandling ,3 % ,1 % ,3 % Antall polikliniske konsultasjoner ,0 % ,1 % ,0 % Tverrfaglig spes.behandling for rusmiddelavh. Antall utskrevne pasienter døgnbehandling ,0 % 37 29,7 % ,0 % 48 Antall liggedøgn døgnbehandling ,7 % ,5 % ,7 % 943 Antall polikliniske konsultasjoner ,8 % ,1 % ,8 %

121 5. Aktivitet DRG poeng utført i eget HF (eks. biologiske) Somatikk Denne måned Hittil i år Faktisk DRG poeng Faktisk Budsjett Avvik Avvik% Faktisk Budsjett Avvik Avvik% 2012 Avvik Avvik% Gyn. enhet % % % Anestesi enhet % % % Endokrinologi % % % Gastroenterologi % % % Ortopedi % % % Plastikkirurgi % % % Urologi % % % ØNH % % % Føde/barsel % % % Dagsykehuset Porsgrunn % % % Fertilitetsklinikken Sør % % % Kirurgisk klinikk % % % Felles % % % A (hjerte, nyre, hormon) % % % B (lunge og geriatri) % % % C (blod,infeksjon,kreft,mage,tarm) % % % Kragerø sykehus % % % Rehabilitering, nevrologi,slag % % % Telemark rehabilitering, Nordagutu % % Medisinsk klinikk % % % BUK % % % Medisin, Rjukan % % % Kirurgi, Rjukan % % % Medisin, Notodden % % % Kirurgi, Notodden % % % Klinikk R/N % % % MSK % % % Felles ufordelt STHF % % % 14

122 DRG Indeks - døgnbehandling 1,00 0,95 0,97 0,90 0,85 0,88 0,89 0,90 0,83 0,86 0,81 0,80 0,84 0,91 0,87 0,87 0,80 0,75 0,70 jan 13 feb.13 mar 13 apr 13 mai 13 jun 13 jul 13 aug 13 sep 13 okt 13 nov 13 des 13 15

123 5. Aktivitet Aktivitet psykiatri Polikliniske konsultasjoner Denne Periode Hittil Hittil i fjor psykisk helsevern Faktisk Budsjett Avvik Avvik % Faktisk Budsjett Avvik Avvik % Faktisk Avvik Avvik % Seksjon for alderspsykiatri % % % Seksjon for Psyk. Rehabilitering % % % Seksjon for voksenpsykiatri % % % DPS Nedre Telemark % % % Psykiatri - voksen/tsb % % % Psykiatri - barn og ungdom % % % STHF % % % 16

124 4. Bemanning Bemanning antall brutto årsverk i måneden Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk Faktisk Faktisk

125 Utvikling i antall årsverk i rullerende 12 mnd jan.13 feb.13 mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 jan.14 18

126 Lønnskostnader budsjettavvik hittil i år 4. Bemanning jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Budsjettavvik fastlønn hittil pr måned Budsjettavvik variabellønn hittil pr måned Fastlønn og variabellønn Fastlønn hittil i år Variabellønn hittil i år Faktisk Budsjett Avvik Avvik i % Faktisk Budsjett Avvik Avvik i % Kirurgisk klinikk % % Klinikk for medisin % % Barne og ungdomsklinikken % % Klinikk Rjukan/Notodden % % Medisinsk Serviceklinikk % % Psykiatrisk klinikk % % Prehospital klinikk % % Serviceklinikken % % Administrasjon % % Felles øvrig % STHF totalt % % 19

127 4. Bemanning Lønnskostnader akkumulert budsjettavvik jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Budsjettavvik lønnskostnader eks pensjon hittil pr måned Budsjettavvik fastlønn hittil pr måned Fastlønn og totale Lønnskostnad hittil i år eks pensjonskostnad Fastlønn hittil i år lønnskostnader eks pensjonskostnader Faktisk Budsjett Avvik Avvik i % Faktisk Budsjett Avvik Avvik i % Kirurgisk klinikk % % Klinikk for medisin % % Barne og ungdomsklinikken % % Klinikk Rjukan/Notodden % % Medisinsk Serviceklinikk % % Psykiatrisk klinikk % % Prehospital klinikk % % Serviceklinikken % % Administrasjon % % Felles øvrig % % STHF totalt % % 20

128 4. Bemanning Innleiekostnader akkumulert budsjettavvik jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Innleie fra vikarbyrå Innleie fra vikarbyrå hittil i år Faktisk Budsjett Avvik Avvik i % Kirurgisk klinikk % Klinikk for medisin % Barne og ungdomsklinikken Klinikk Rjukan/Notodden % Medisinsk Serviceklinikk Psykiatrisk klinikk % Prehospital klinikk Serviceklinikken Administrasjon Felles øvrig STHF totalt % 21

129 4. Bemanning Langtids og korttids sykefraværet Sykefravær jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Hittil Korttid 2,7 % 2,5 % 1,9 % 1,8 % 1,5 % 1,7 % 1,8 % 1,8 % 1,9 % 2,0 % 1,7 % 2,0 % 2,1 % Langtid 4,7 % 5,0 % 4,9 % 4,4 % 4,3 % 4,3 % 4,3 % 3,9 % 4,0 % 4,4 % 4,8 % 4,5 % 4,8 % 12 mnd glidende korttid 2,1 % 2,1 % 2,0 % 2,0 % 2,0 % 2,1 % 2,0 % 2,1 % 2,1 % 2,1 % 2,0 % 12 mnd glidende langtid 4,8 % 4,8 % 4,8 % 4,7 % 4,6 % 4,6 % 4,5 % 4,5 % 4,4 % 4,5 % 4,5 % Kirurgisk klinikk Korttid 2,3 % 2,7 % 2,0 % 2,1 % 1,4 % 1,3 % 1,9 % 1,6 % 2,1 % 2,2 % 1,8 % 1,9 % 2,0 % Langtid 3,3 % 3,6 % 3,3 % 4,1 % 3,9 % 4,4 % 4,2 % 3,8 % 3,6 % 4,8 % 4,5 % 3,9 % 4,0 % Medisinsk klinikk Korttid 2,9 % 2,6 % 2,2 % 1,6 % 1,4 % 2,0 % 1,5 % 2,2 % 1,9 % 2,1 % 1,6 % 2,0 % 2,0 % Langtid 5,5 % 4,9 % 4,8 % 4,5 % 4,3 % 4,1 % 4,9 % 3,4 % 3,0 % 3,3 % 4,5 % 4,3 % 4,4 % Barne og ungdomsklinikken Korttid 3,5 % 2,3 % 1,9 % 1,7 % 1,2 % 1,5 % 1,3 % 1,5 % 2,1 % 2,1 % 2,4 % 2,0 % 2,2 % Langtid 2,4 % 3,4 % 4,1 % 3,7 % 4,0 % 3,8 % 6,5 % 4,8 % 4,5 % 5,0 % 5,4 % 4,2 % 4,0 % Klinikk Rjukan/Notodden Korttid 2,7 % 2,0 % 1,6 % 1,6 % 1,4 % 1,5 % 1,2 % 1,3 % 1,7 % 1,4 % 1,3 % 1,6 % 1,8 % Langtid 4,1 % 4,8 % 4,5 % 4,8 % 4,8 % 4,1 % 3,6 % 4,6 % 4,2 % 3,9 % 3,8 % 4,3 % 5,4 % Medisinsk serviceklinikk Korttid 3,2 % 3,1 % 1,9 % 2,3 % 1,8 % 1,5 % 1,8 % 1,1 % 2,3 % 2,3 % 2,5 % 2,2 % 2,2 % Langtid 3,9 % 4,4 % 5,3 % 4,7 % 4,2 % 3,6 % 2,4 % 3,3 % 3,6 % 3,2 % 3,7 % 3,9 % 3,7 % Psykiatrisk klinikk Korttid 2,8 % 2,6 % 1,7 % 1,9 % 2,2 % 2,1 % 2,4 % 2,7 % 2,0 % 2,4 % 2,1 % 2,3 % 2,4 % Langtid 5,0 % 6,0 % 5,9 % 3,7 % 4,6 % 4,8 % 5,0 % 4,4 % 5,3 % 5,2 % 6,5 % 5,1 % 5,9 % Prehospital Korttid 2,4 % 2,7 % 2,6 % 2,7 % 2,0 % 2,5 % 1,6 % 1,7 % 2,4 % 1,7 % 2,0 % 2,2 % 2,9 % Langtid 4,4 % 3,2 % 4,4 % 3,1 % 2,3 % 2,8 % 2,0 % 1,5 % 3,2 % 4,2 % 3,3 % 3,2 % 2,2 % Serviceklinikken Korttid 2,6 % 2,0 % 2,1 % 1,5 % 1,2 % 1,5 % 1,4 % 1,9 % 1,8 % 1,9 % 1,4 % 1,8 % 2,1 % Langtid 8,6 % 9,1 % 8,6 % 7,2 % 6,4 % 6,0 % 4,8 % 3,5 % 5,9 % 7,1 % 6,7 % 6,8 % 7,6 % Administrasjonen Korttid 2,5 % 2,1 % 1,6 % 1,1 % 0,9 % 1,3 % 1,6 % 1,0 % 0,9 % 1,7 % 0,7 % 1,4 % 1,3 % Langtid 5,7 % 6,4 % 4,1 % 3,6 % 2,3 % 2,9 % 2,4 % 3,8 % 2,7 % 1,3 % 2,2 % 3,4 % 5,0 % Felles/Øvrig/DIPS Korttid 2,0 % 0,0 % 0,0 % 0,2 % 0,8 % 6,1 % 8,1 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,9 % 1,1 % 1,8 % Langtid 1,9 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,1 % 22

130 4. Bemanning Sykefravær Korttids langtidssykefravær og glidende 12 mnd. gjennomsnitt 6,0 % 5,0 % 4,0 % Aksetittel 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Korttid Langtid 12 mnd glidende langtid 12 mnd glidende korttid 23

131 4. Bemanning Antall og andel deltidsstillinger fast ansatte Klinikk Totalt antall Andel deltid av korrigert Gj.snittlig korrigert fast ansatte Herav deltid stillingsstørrelse stillingsprosent KIR % 88 % MED % 88 % BUK % 89 % N/R % 94 % MSK % 98 % PK % 89 % PREHOSP % 93 % SK % 94 % ADM % 98 % Felles/Øvrig % STHF % 92 % Kolonnen korrigert andel deltid viser andel deltidsansatte fratrukket de som arbeider deltid på grunn av ulike individuelle forhold som det ikke er aktuelt å endre for eksempel rettighetspermisjoner, delvis uførepensjon og godkjente bierverv ved høgskole /universitet. Denne indikatoren gir derfor uttrykk for potensialet for reduksjon av det samlede deltidsomfanget 24

132 4. Bemanning AML brudd 25

133 6. Økonomi Driftsresultat og budsjettavvik 2013 foretak og klinikker i 000 NOK jan. 11 feb. 11 mar. 11 apr. 11 mai. 11 jun. 11 jul. 11 aug. 11 sep. 11 okt. 11 nov. 11 des. 11 jan. 12 feb. 12 mar. 12 apr. 12 mai. 12 jun. 12 jul. 12 aug. 12 sep. 12 okt. 12 nov. 12 des. 12 jan. 13 feb. 13 mar. 13 apr. 13 mai. 13 jun. 13 jul. 13 aug. 13 sep. 13 okt. 13 nov. 13 des. 13 Avvik i forhold til styringsmål - akkumulert Resultat korrigert for ekstraordinære pensjonskostnader - akkumulert Desember, tall i 1000 Denne periode Forrige periode Hittil i år Hele året Budsjett Budsjett Budsjett Resultat Resultat Resultat Resultat avvik avvik avvik Budsjett Prognose Kirurgisk klinikk Klinikk for medisin Barne og ungdomsklinikken Klinikk Rjukan/Notodden Medisinsk Serviceklinikk Psykiatrisk klinikk Prehospital klinikk Serviceklinikken Felles - øvrig Totalt STHF

134 6. Økonomi Budsjettavvik per klinikk Budsjettavvik, hele 1000 kr. Inntekter Kostnader Årsresultat Kirurgisk klinikk Klinikk Rjukan/Notodden Medisinsk Serviceklinikk Prehospital klinikk Serviceklinikken Gjestepasienter ADM NY BUK eks HAVO Felles STHF MED NY PK inkl HAVO STHF, inkludert interne overføringer

135 6. Økonomi Resultatregnskap STHF, desember 2013 Faktisk denne periode Budsjett denne periode Denne periode avvik Hitill faktisk Hittil budsjett Hittil avvik Basisramme ISF refusjon dag og døgnbehandling (11 422) (35 557) ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF refusjon kommunal medfinansiering (2 208) (15 600) ISF inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus (187) Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter (157) 856 (1 013) (5 144) Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter (1 689) (2 402) Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd (244) Andre driftsinntekter SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av offentlige helsetjenester (1 751) (3 193) Kjøp av private helsetjenester (1 800) Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft del av kto (112) (4 194) Konserninterne gjestepasientkostnader (3 258) (10 700) Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp (6 983) (44 773) Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft (6 854) (7 618) (764) (83 969) (91 010) (7 041) Annen lønn Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader (7 670) (24 908) SUM DRIFTSKOSTNADER (7 454) (22 570) DRIFTSRESULTAT (15 917) (8 921) (6 996) (20 891) (4 084) (16 807) Finansinntekter Finanskostnader (11) (1 026) FINANSRESULTAT ORDINÆRT RESULTAT (15 472) (8 832) (6 640) (14 735) 0 (14 735) Ekstraord inntekter Ekstraord kostnader Skattekostnad (ÅRS)RESULTAT (15 472) (8 832) (6 640) (14 735) 0 (14 735) 28

136 6. Økonomi Resultatregnskap Kirurgisk klinikk, desember 2013 Faktisk denne periode Budsjett denne periode Denne periode avvik Hitill faktisk Hittil budsjett Hittil avvik STHF HOD 2012 Rapport m/interne Basisramme (0) ISF refusjon dag og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF refusjon kommunal medfinansiering ISF inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter 0 0 Polikliniske inntekter (154) (500) Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter (870) Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester 135 (135) Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft del av kto (178) (1 022) Konserninterne gjestepasientkostnader (120) (530) Lønn til fast ansatte (1 470) (7 210) Overtid og ekstrahjelp (1 000) (6 329) Pensjon inkl arbeidsgiveravgift (633) Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft (1 924) (1 426) 498 (16 553) (17 038) (485) Annen lønn (557) (1 400) Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader (42) (1 234) (812) (7 548) Interne overføringer (kostnader) (326) (899) SUM DRIFTSKOSTNADER (3 347) (18 269) DRIFTSRESULTAT (5 496) (2 350) (3 146) (16 786) (16 786) Finansinntekter (1) (1) Finanskostnader FINANSRESULTAT (3) (3) (24) (24) ORDINÆRT RESULTAT (5 499) (2 350) (3 149) (16 809) 0 (16 809) Ekstraord inntekter Ekstraord kostnader Skattekostnad (ÅRS)RESULTAT (5 499) (2 350) (3 149) (16 809) 0 (16 809) 29

137 6. Økonomi Resultatregnskap Budsjett denne Medisinsk klinikk, desember 2013 Faktisk denne periode periode Denne periode avvik Hitill faktisk Hittil budsjett Hittil avvik STHF HOD 2012 Rapport m/interne Basisramme (0) ISF refusjon dag og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF refusjon kommunal medfinansiering ISF inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter (289) (879) Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av offentlige helsetjenester (34) (524) Kjøp av private helsetjenester (71) Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft del av kto Konserninterne gjestepasientkostnader (1 093) Lønn til fast ansatte (779) Overtid og ekstrahjelp (521) (5 193) Pensjon inkl arbeidsgiveravgift (617) Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft (1 601) (1 185) 416 (16 835) (14 157) Annen lønn Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader (505) Interne overføringer (kostnader) (175) (730) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT (238) (1 764) (0) Finansinntekter Finanskostnader FINANSRESULTAT (2) (2) (6) (6) ORDINÆRT RESULTAT (240) (1 764) (0) Ekstraord inntekter Ekstraord kostnader Skattekostnad (ÅRS)RESULTAT (240) (1 764) (0)

138 6. Økonomi Resultatregnskap Barne og ungdomsklinikken, desember 2013 Faktisk denne periode Budsjett denne periode Denne periode avvik Hitill faktisk Hittil budsjett Hittil avvik STHF HOD 2012 Rapport m/interne Basisramme ISF refusjon dag og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF refusjon kommunal medfinansiering ISF inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter (172) (650) Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Interne overføringer (inntekter) (25) (25) SUM DRIFTSINNTEKTER (33) Kjøp av offentlige helsetjenester 24 9 (14) (16) Kjøp av private helsetjenester 12 3 (9) (152) Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen (5) Innleid arbeidskraft del av kto 468 Konserninterne gjestepasientkostnader (51) Lønn til fast ansatte (45) (361) Overtid og ekstrahjelp (286) (1 146) Pensjon inkl arbeidsgiveravgift (657) Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft (640) (297) 343 (6 060) (3 551) Annen lønn (54) Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader (102) (642) Interne overføringer (kostnader) (21) (649) SUM DRIFTSKOSTNADER (71) (851) DRIFTSRESULTAT (829) (725) (104) (413) (413) Finansinntekter Finanskostnader FINANSRESULTAT (0) (0) (3) (3) ORDINÆRT RESULTAT (829) (725) (104) (416) (0) (416) Ekstraord inntekter Ekstraord kostnader Skattekostnad (ÅRS)RESULTAT (829) (725) (104) (416) (0) (416) 31

139 6. Økonomi Resultatregnskap Klinikk Rjukan/Notodden, desember 2013 Faktisk denne periode Budsjett denne periode Denne periode avvik Hitill faktisk Hittil budsjett Hittil avvik STHF HOD 2012 Rapport m/interne Basisramme (0) ISF refusjon dag og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF refusjon kommunal medfinansiering ISF inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter (108) (276) Øremerket tilskudd "Raskere tilbake (144) Andre øremerkede tilskudd (217) (217) Andre driftsinntekter Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER (17) Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester 2 (2) Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft del av kto (2 499) Konserninterne gjestepasientkostnader (81) (681) Lønn til fast ansatte (275) Overtid og ekstrahjelp (842) (9 122) Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft (1 115) (871) 243 (10 359) (10 407) (48) Annen lønn (320) Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader (3 086) Interne overføringer (kostnader) (104) (522) SUM DRIFTSKOSTNADER (997) (9 916) DRIFTSRESULTAT (2 466) (1 453) (1 014) (8 235) (0) (8 235) Finansinntekter (0) (0) Finanskostnader 8 8 FINANSRESULTAT (8) (8) ORDINÆRT RESULTAT (2 466) (1 453) (1 014) (8 244) (0) (8 244) Ekstraord inntekter Ekstraord kostnader Skattekostnad (ÅRS)RESULTAT (2 466) (1 453) (1 014) (8 244) (0) (8 244) 32

140 6. Økonomi Resultatregnskap Medisinskk Serviceklinikk, desember 2013 Faktisk denne periode Budsjett denne periode Denne periode avvik Hitill faktisk Hittil budsjett Hittil avvik STHF HOD 2012 Rapport m/interne Basisramme ISF refusjon dag og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF refusjon kommunal medfinansiering ISF inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter (16) Polikliniske inntekter (747) Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter (501) Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER (472) Kjøp av offentlige helsetjenester 37 (37) Kjøp av private helsetjenester 24 8 (16) (112) Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft del av kto (56) Konserninterne gjestepasientkostnader (127) Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp (2) (2 924) Pensjon inkl arbeidsgiveravgift (572) Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft (492) (394) 97 (6 914) (4 713) Annen lønn (711) (948) Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader (1 290) (4 420) Interne overføringer (kostnader) (16) (51) SUM DRIFTSKOSTNADER (3 519) DRIFTSRESULTAT (1 297) (1 001) (296) 41 (0) 41 Finansinntekter (1) (1) Finanskostnader FINANSRESULTAT (0) (0) (5) (5) ORDINÆRT RESULTAT (1 298) (1 001) (296) 36 (0) 36 Ekstraord inntekter Ekstraord kostnader Skattekostnad (ÅRS)RESULTAT (1 298) (1 001) (296) 36 (0) 36 33

141 6. Økonomi Resultatregnskap Psykiatrisk klinikk, desember 2013 Faktisk denne periode Budsjett denne periode Denne periode avvik Hitill faktisk Hittil budsjett Hittil avvik STHF HOD 2012 Rapport m/interne Basisramme (0) ISF refusjon dag og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF refusjon kommunal medfinansiering ISF inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter (508) (2 617) Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av offentlige helsetjenester (118) Kjøp av private helsetjenester (59) Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft del av kto (127) (743) Konserninterne gjestepasientkostnader 11 (11) 283 (283) Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp (2 085) (6 665) Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft (1 664) (1 613) 51 (15 896) (19 274) (3 378) Annen lønn (269) Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader (131) (607) Interne overføringer (kostnader) (2 060) (8 157) SUM DRIFTSKOSTNADER (1 700) DRIFTSRESULTAT (1 741) (1 790) (0) Finansinntekter (1) (1) Finanskostnader FINANSRESULTAT (0) (0) (19) (19) ORDINÆRT RESULTAT (1 741) (1 790) (0) Ekstraord inntekter Ekstraord kostnader Skattekostnad (ÅRS)RESULTAT (1 741) (1 790) (0)

142 6. Økonomi Resultatregnskap Prehospital, desember 2013 Faktisk denne periode Budsjett denne periode Denne periode avvik Hitill faktisk Hittil budsjett Hittil avvik STHF HOD 2012 Rapport m/interne Basisramme (0) (0) ISF refusjon dag og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF refusjon kommunal medfinansiering ISF inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter Øremerket tilskudd "Raskere tilbake (22) (6) Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester (778) Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen (57) (1 294) Innleid arbeidskraft del av kto 468 Konserninterne gjestepasientkostnader Lønn til fast ansatte (97) Overtid og ekstrahjelp (69) (419) Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft (320) (34) 287 (1 839) (403) Annen lønn (1 466) (1 551) Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader (1 988) (7 448) Interne overføringer (kostnader) (110) (286) SUM DRIFTSKOSTNADER (1 840) (9 743) DRIFTSRESULTAT (0) 167 Finansinntekter Finanskostnader FINANSRESULTAT (3) (3) (9) (9) ORDINÆRT RESULTAT Ekstraord inntekter Ekstraord kostnader Skattekostnad (ÅRS)RESULTAT

143 6. Økonomi Resultatregnskap Serviceklinikken, desember 2013 Faktisk denne periode Budsjett denne periode Denne periode avvik Hitill faktisk Hittil budsjett Hittil avvik STHF HOD 2012 Rapport m/interne Basisramme ISF refusjon dag og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF refusjon kommunal medfinansiering ISF inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen (305) Innleid arbeidskraft del av kto 468 Konserninterne gjestepasientkostnader Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp (546) (2 931) Pensjon inkl arbeidsgiveravgift (439) Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft (487) (530) (42) (6 957) (6 326) 631 Annen lønn (325) (936) Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader (1 135) (547) Interne overføringer (kostnader) (298) (3 449) SUM DRIFTSKOSTNADER (2 093) (2 043) DRIFTSRESULTAT (950) (2 486) (0) Finansinntekter (0) (0) Finanskostnader FINANSRESULTAT (9) (9) (37) (37) ORDINÆRT RESULTAT (959) (2 486) (0) Ekstraord inntekter Ekstraord kostnader Skattekostnad (ÅRS)RESULTAT (959) (2 486) (0)

144 6. Økonomi Kontantstrøm Estimat for Sykehuset Telemark HF Desember 13 året Årsbudsjett Avvik KONTANTSTRØMMER FRA OPERASJONELLE AKTIVITETER: = Netto kontantstrømmer fra operasjonelle aktiviteter Forskjell mellom kostnadsført pensjon og inn/utbetalinger i pensjonsordningen = Endring i driftslikviditet KONTANTSTRØMMER FRA INVESTERINGSAKTIVITETER: = Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter KONTANTSTRØMMER FRA FINANSIERINGSAKTIVITETER: = Netto kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter = Akkumulert endring likviditet Inngående likviditetsbeholdning Herav skattetrekksmidler og bundne midler = Utgående likviditetsbeholdning Driftskredittramme Likviditetsreserve

145 6. Økonomi Likviditet og investeringer Tall i jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Budsjett Faktisk likviditet Nedre likviditetsgrense Investeringer - tall i 1000 Regn.HiÅ B 2013 SAMBA-bygget Øvrig bygg & anlegg MTU Annet utstyr, biler m.m SUM

146 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark k HF Sakstittel: Risikovurdering per 3. tertial 2013 Sak nr Saksbehandler Bess Frøyshov, adm.dir./ Tone Pedersen, spesialrådgiver Sakstype Orienteringssak Møtedato Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: Risikovurdering 3. tertial 2013 for STHF Ingress: Rammeverket for virksomhetsstyring og intern styring og kontroll i Helse Sør-Øst er lagtt til grunn for arbeidet med styringssystemet ved Sykehuset Telemark. Risikovurderinger knyttet til foretakets måloppnåelse og tiltak for å sikre måloppnåelse er ett av elementenee i sykehusets prosesser i virksomhetsstyring og intern styring og kontroll. Risikovurdering per 3. tertial 2013 for STHF, som ble sendt til HSØØ den , og som ligger ved saken, viser at sykehuset ikke har akseptabel risiko for alle vedtatte mål. Det er satt i verk tiltak for å redusere risiko og måloppnåelse. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Skien, den 3. februar 2014 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 3

147 Bakgrunn: Rammeverket for virksomhetsstyring og intern styring og kontroll i Helse Sør-Øst er lagtt til grunn for arbeidet med styringssystemet ved Sykehuset Telemark. Risikovurderinger knyttet til foretakets måloppnåelse og tiltak for å sikre måloppnåelse er ett av elementenee i sykehusets prosesser i virksomhetsstyring og intern styring og kontroll. Risikovurdering per 3. tertial 2013 for STHFF ligger ved saken og viser v at Sykehuset Telemark har et risikonivå, som ikke er akseptabelt på tre av de tolv målene (markert med rødt i nedenstående tabell): STHF risikovurdering 3. tertial Pasienter opplever ikke fristbrudd 2. Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 % 3. Pasientene får timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning 4. Alle medarbeidere skal involveres i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet 5. Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer 6. Snitt ventetid skal reduseres til 65 dager 7. Det skal normalt ikke være korridorpasienter 8. Pasientbehandling og kvalitet 9. Redusere køer og ventetider 10. Medisinske satsingsområder., kreft, rus, genetikk, plastikkirurgi 11. Samhandling innen sykehusområdet og mellomm STHF og kommunene i Telemark 12. Utvikling av organisasjonen ledelse og arbeidsmiljø Sannsynlighet Konsekvens Risikovurderingen viser at det er identifisertt svakheter. Sykehuset har utarbeidet tiltak og iverksatt tiltak for å sikre måloppnåelse på punkt 1, 2 og 5 hvor risikoen ikke er akseptabel; Pasienter opplever ikke fristbrudd. Det har spesielt vært jobbet med og jobbes med opplæring av ansatte for å sikre riktige og gode arbeidsrutiner. Det har også blitt fokusert påå opplæring av ledere med m tanke påå hands on oppfølgingg og overvåkning av fristbrudd. Opplæring av ansatte og ledere er satt i system.. Rydding av administrative feil ble sluttført i desember Behov for økning aktivitet/kapasitet for å avhjelpe reell r fristbruddsproblematikk er adressert i styrevedtak i november Styrevedtaket innebærer at klinikkene utarbeider konkrete k planer og gjennomfører disse for å oppnå målsettingen ne med 0 fristbrudd, ingen langtidsventere og gjennomsnittlig ventetid 60 dagerr (somatikk) innen 1. april For F plastikkirurgi, som representerer den største utfordringen i forhold til langtidsventere, utarbeides særskilt opplegg og tidsplan. Status vedrørende kritisk styringsinformasjon for fristbrudd, langtidsventere og indikator 8c utarbeides fra staben og legges fram i hvert ledermøte framover i I møtet bes klinikksjefer legge fram iverksatte og planlagte tiltak. Side 2 av 3

148 Sykehusinfeksjoner er redusert till under 3 %. Vedrørende fokus og tiltak nevnes at innsatsområdene trygg kirurgi, sentrale venekatetre og urinveisinfeksjoner i Pasientsikkerhetskampanjen er implemente ert. Videre har arbeidsantrekk og smykkebruk vært tema for internrevisjon. Det har blitt utarbeidet egne tiltaksplaner for å redusere infeksjoner innenfor tarmkirurgi og plastikkirurgi. Utviklingen i både prevalens og insidens har jevnlig blitt tematisertt i kvalitets-for å diskutere og pasientsikkerhetsutvalget. Pasient-sikkerhetsvisittene har vist seg som en god arena tiltak. Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer. Året 2013 har vært preget av arbeid med innsparingstiltak paralleltt med prosjektgjennomføring og implementering av nytt pasientadministrativt system. Reduserte inntekter som følge av nedgang i basisbevilgningene og inntektstapp i prosjektperioden for DIPS-implementeringen har presset økonomien gjennom året. Effekten E av v samhandlingsreformen, med færre utskrivningsklare pasienter og bidrag b til etablering av ØH- i plasser i kommunene, har gitt ytterligere økonomiske utfordringer. Effekter avv innsparingstiltak klinikkene, stillingsstopp, kontrollert vikarbruk samt positiv effekt av årets lønnsoppgjør har bidratt positivt til resultatutviklingen i andree halvår og bragt årsresultatet nær balanse. Arbeidet med driftseffektivisering i klinikkene videreføres til Samtidig jobbes det aktivt med nye pasientadministrative rutiner, arbeidsprosesserr og pasientflyt for å øke behandlingsnivået etter den midlertidige aktivitetsnedgangen som følge av overgangen til DIPS. Sykehuset definert i ytterligere arbeider også med tiltak for å redusere risiko på en rekke av de andre målene som s er gul sone. Det vises her til vedlegget Risikovurdering per p 3. tertial 2013 for informasjon. Side 3 av 3

149 Sykehuset Telemark HF - risikovurderinger forr 3. tertial 2013 HSØ-mål og strategiske satsingsområder Matrisen inneholder mål vedtatt i Helse Sør Øst RHF for 2013 (punkt 1 til 7) fra oppdragsdokumentet og STHF sine fem vedtatte satsingsområdenee i strategiplanen for perioden : Mål fra oppdragsdokumentet 2013 for STHF 1. Pasienter opplever ikke fristbrudd. 2. Sykehusinfeksjoner er redusert til underr 3 %. 3. Pasientene får timeavtale sammen s med bekreftelse på mottatt henvisning. 4. Alle medarbeidere skal involveres i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen med etableringg av forbedringstiltak for egen enhet. 5. Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer. 6. Snitt ventetid skal reduseres til 65 dager. 7. Det skal normalt ikke være korridorpasienter. Satsingsområder i STHF strategiplan 8. Pasientbehandling og kvalitet. 9. Redusere køer og ventetider. 10. Medisinske satsingsområder. o Kreft o Rus o Genetikk o Plastkirurgi 11. Samhandling innen sykehusområdet og mellom STHF og kommunene i Telemark. 12. Utvikling av organisasjonenn ledelse og arbeidsmiljø. Risikovurdering 3. tertial 2013 STHF Konsekvens Sannsynlighet Sykehus Redusere Medisinske 3. Direkte 5. Økonomisk køer og infeksjoner satsnings 11. time handlingsrom ventetider 6. Snitt områder 1.Fristbrudd Ventetid 65 Samhandling dager med 8. Pasient og 12. Utvikling kommunene behandling av organisa Oppfølging MU kvalitet 4. sasjonen 7. Korridor pasienter 1 Side 1 av 5

150 Røde områder: Gule områder: Grønt område: Det er identifisert svakheter somm gjør at tiltak utarbeides og o iverksettess Det er identifisert visse svakheter som gjør at nærmere tiltaksbehov vurderes Ingenn tiltak er nødvendig KOMMENTARER TIL PUNKTENE 1 12 MARKERT I RISIKOMATRISE FOR F STHF 3. TERTIAL 2013 Nr. Tekst S 1. Pasienter opplever ikke fristbrudd Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 %. 5 K Kommentar 5 Kommentaren er felles for punktene 1, 6 og 9. Styringsindikatorene viser at helseforetaket nå gradvis gjenvinner kontroll over ventetider og fristbrudd. Per desember 2013 var det 15,6 % fristbrudd. Snitt ventetid viser en reduksjon og i desember utgjorde snitt ventetid somatikk 63 dager. Snitt ventetid somatikk for 2013 er e 68 dager. Det forventess at ventetider og fristbrudd reduseres ytterligere som følge av iverksatte tiltak. t Det harr spesielt vært jobbet med opplæring av ansatte a for å sikre riktige og gode arbeidsrutiner. Det har også blitt fokusert på opplæring av lederee med tanke på hands on oppfølging og overvåkning av ventetider, langtidsventere og fristbrudd. f Opplæring av ansatte a og ledere er satt i system. Ventetider, langtidsventere og fristbrudd følgess tett. Rydding av administrative feil ble sluttført i desember d Behov forr økning aktivitet/kapasitet for f å avhjelpee reell ventetids- og fristbruddsproblematikk er adressert i styrevedtak i november Styrevedtaket innebærer at klinikkene utarbeider konkrete planer og gjennomfører disse for å oppnå målsettingene med 0 fristbrudd, ingen langtidsventeree og gjennomsnittlig ventetid 60 dager (somatikk) innen 1. april For plastikkirurgi, som representererr r den største utfordringen i forhold til langtidsventere, utarbeides særskilt opplegg og tidsplan. 4 Målet er ikke nådd. Siste prevalensmåling viser 5,5 % sykehusinfeksjoner og dette er ikke et tilfredsstillende resultat. Utviklingen av insidensmålinger r på keisersnitt, hofteproteser og tarmoperasjoner har vært positiv gjennom året. Dettee indikerer att fokuset og tiltakene t på området bør kontinueres og at man etter hvert må forvente en positiv effekt også på prevalens. Vedrørende fokus og o tiltak nevnes at innsatsområdene trygg kirurgi, sentrale venekatetre og urinveisinfeksjoner i Pasientsikkerhetskampanjen er implementert. Videre har arbeidsantrekk og smykkebruk vært temaa for internrevisjon. Det har blitt utarbeidet egne tiltaksplaner for å edusere infeksjoner innenfor tarmkirurgi og plastikkirurgi. Utviklingen i både prevalens og insiden har jevnligg blitt tematisert i kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalget. Pasient- for å sikkerhetsvisittene har h vist seg som en god arena diskutere tiltak. Side 2 av 5

151 3. Pasientene får timeavtale sammen 4 med bekreftelsee på mottatt henvisning 3 Etter nnføring av DIPS D i mai 2013 har sykehuset hatt mulighet til å ta ut reelle r målinger. De har vist en svakt stigende tendens på foretaksnivå opp til 57 % i november. Resultatene er varierende i klinikker og seksjoner. Noen seksjoner har 100 % måloppnåelse, mens andre sliter. Hovedtiltaket H t for 2014 og videre er å sørge for at legenes funksjonslister/arbeidslister er klare enda tidligere enn i 2013 og med lang nok horisont slik at det blir mulig å sette opp direkte time på alle pasientene. Det D er også viktig at enheter som sliter med måloppnåelse lærer avv tiltak som er e gjort ved seksjoner som har h de høyeste scor for å gi direkte time til en større andel pasienter. 4. Alle medarbeidere skal involveres i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet 5. Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer I 2013 er det videreført opplæring av alle nyee ledere i oppfølging av Medarbeider-undersøkelsen (MU). Over flere år har STHF ligget i øverste sjikt blant foretakene hva gjelder ansattes involvering i oppfølging av MU, så også i For 2013 ble måltallet i STHF i ederavtalene for ansattes opplevde involvering økt fra 65 % til 68 %. STHF oppnådde samme høye resultat som i 2012, dvs. 67 %. Sykehuset vil ha fortsatt stort fokus på involvering i oppfølgingsarbeidet, slik at alle medarbeideree skal føle at de er involvert i arbeidsmiljøfa forbedringer i egen enhet. I Arbeidsmiljøutvalget (AMU) legges det til rette r for å lære av de gode eksemplene for hvordan resultater etter MU og andre områder somm har betydning for arbeidsmiljøet, kan følges opp i praksis. 4 Året 2013 har vært preget av arbeid med innsparingstiltak parallelt med prosjektgjennomføring og implementering av nytt pasientadministrativt system. Reduserte inntekterr som følge avv nedgang i basisbevilgningene og inntektstap i prosjektperioden for DIPS-implementeringen harr presset økonomien gjennom året. Effekten av samhandlingsreformen, med færre utskrivningsklare pasienter og bidrag til etablering av ØH-plasser i kommunene, har gitt ytterligere økonomiske utfordringer. Effekterr av innsparingstiltak i klinikkene, k stillingsstopp, kontrollert vikarbruk samt positiv effekt av årets å lønnsoppgjør har bidratt positivt til resultatutviklingen i andre halvårr og bragt årsresultatet nær balanse. Arbeidet med driftseffektivisering i klinikkene videreføres til Samtidig jobbes det aktivt med nye pasientadministrative rutiner, arbeidsprosesser og pasientflyt for å økee behandlingsnivået etter den midlertidige aktivitetsnedgangenn som følge av Side 3 av 5

152 6. Snitt ventetid skal reduseress til 65 dager Det skal normalt ikke være korridorpasienter 2 overgangen til DIPS. Bedre utnyttelse av kapasiteten og økt aktivitet for prioriterte pasientgrupperr vil redusere ventetidene og holde andel fristbrudd på et minimalt nivå. 3 Se besvarelse underr første punktt samlet besvarelse for punktene 1,6 ogg 9. 4 Helseforetaket har slitt med korridorpasienter gjennom hele året. Målinger M per november 2013 viste 2,6 %. Hovedutfordringen er knyttet til logistikk og fleksibel bruk av senger på de ulike postene samtidig s som pasientsikkerheten ivaretas ved at hver enkelt e pasient blir vurdert med hensyn til behandlingsbehov. Det er fra årsskiftett gjort en endring i fordeling av senger mellom enkelte fagområder, som forventes å ha effekt. Det arbeides videre med smidigere fordeling av pasienter r og bruk av senger. s 8. Pasientbehandling og kvalitet Redusere køer og ventetider Medisinske satsingsområder. 4 o o o o Kreft Rus Genetikk Plastkirurgi 11. Samhandling innen sykehusområdet og mellom STHF og kommunenee i Telemark. 3 3 Prosessen med å behandle avvikk som gjelder samhandlingen mellom ST og kommuner/fastleger er forbedret. Dette har ført til en økt meldefrekvens og at kvalitetsarbeidet i større grad fokuserer på pasientforløpet somm helhet. Systematisk kvalitetsarbeid på tvers av nivåer, organisasjoner og faggrupper vil fortsatt ha stort fokus, men dette er utfordrende og vil kreve k videre oppfølging. Endret ansvarsfordeling mellomm 1. og 2. leddd i samhandlingsreformen krever sterkt fokus påå kompetanseoverføring og et helhetlig pasientforløp. 3 Se besvarelse underr første punktt samlet besvarelse for punktene 1,6 ogg 9. 2 Sykehuset har fokus på de medisinske satsningsområdene; ; kreft, genetikk, plastikkirurgi og rus. På kreftområdet er det kritisk plass på poliklinikk og sengeavdeling. Det D er nedsattt et prosjekt med mål for å bedre kreftomsorgen til pasienter ved Sykehuset Telemark. På en del av de medisinske satsningsområdene er det utfordrende å rekruttere legespesialister blant annet innenn spesialiteten plastikkirurgi. På genetikk er hovedutfordringen å ha tilstrekkelig med ressurser på allele ledd til å håndtere et økendee prøve-volumm og å holdee svartiden nede. Sykehuset er i gang med et pilotprosjekt for å kartlegge rusbruk blant somatiske pasienter med tanke på tidlig intervensjon. Erfaringene fra pilotprosjektet er tenkt videreført inn i klinisk praksis 2 Samhandlingsreformen fordrer endret arbeidsdeling mellomm kommunehelsetjenestenn og spesialisthelsetjenesten. Det jobbes med å få på plass funksjonelle samarbeidsarenaer for kompetanseoverføring mellom STHF og kommunene blant annet a i samarbeid med samhandlingskoordinatorene. Det jobbes blant annet med å etablere kompetansepakker for Side 4 av 5

153 12. Utvikling av organisasjonen 3 ledelse og arbeidsmiljø. kompetanseoverføring. Elektronisk kommunikasjon fra STHF til kommuner og fastleger utgjør i dag en utfordring ved utveksling av diverse meldingstyper. Dennee kommunikasjonen er en vesentlig forutsetning for å realisere intensjonene i reformen. Det pågår arbeid med digital samhandling s i DIPS fase 2, som et eget delprosjekt. 2 Det er i 2013 gjennomført en analyse av kompetansebehovet som avdekker alders- der kompetanse, sårbarhet og risiko knyttet til framtidig bemanningsbehov og o -situasjon er vurdert. Det pågår sammensetning i ulike faggrupper, et arbeid med Utviklingsplan for STHF, som skal vedtas i første halvår Vedtak for Utviklingsplanen vil legge føringer for framtidig behov for bemanningsnivå og kompetanse. Sykehuset Telemarkk har lagt nedd et stort arbeide gjennom å utvikle en e overordnett HMS handlingsplan. Planenn er utviklet i samarbeid mellom tillitsvalgte, hovedverneombudet, HR og bedriftshelsetjenesten. Det foregår også et kontinuerlig g opplæringsarbeid knyttett til HMS. Alle ledere skal l gjennom et program bestående av tre deler, hvor ogsåå e-læring benyttes som virkemiddel. Lederutvikling er ett kontinuerligg arbeid ved sykehuset. Sykehuset er godt i gang med å utvikle workshops for ledere med en rekkee fagtemaer for å styrke ledernes kompetanse og sykehusets introduksjonsprogram for nye ledere er også revidert i De største arbeidsmiljøutfordringene er å legge til rette for at ansatte mestrer m oppgavene, utvikler seg og unngår helsefarlige arbeidsbelastninger. Side 5 av 5

154 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark k HF Sakstittel: Budsjettsikring 2014 Sak nr Saksbehandler Økonomidirektør Tom Helge Rønning Sakstype Orienteringssak Møtedato Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: Ingress: Inneværende års budsjett er fremlagt med et forventet årsresultat påå 25 MNOK. I det vedtatte budsjettet er det forutsatt en aktivitetsøkningg fra i somatikken på 4 %, samtidig som det er lagt inn forutsetninger om kostnadsred duksjoner som ved årets inngang ikke er konkretisert. I tillegg til dette, har vi mot slutten av 2013 måttet konstatere en lavere aktivitetsutvikling enn forventet. Summen av disse forholdene tilsier at risikoen i 2014-budsjettet er høyere enn normalt. Administrasjonen vil derfor starte et arbeid for å redusere risiko, både gjennomm en tett oppfølging av inntektssiden og nnføring av tiltak t som gir kostnadseffekt i budsjettåret. Forslag til vedtak: Styret deler administrasjonens risikovurdering og slutter seg til at de d foreslåttee tiltak synes tilstrekkelige på det nåværende tidspunkt. Utviklingen gjennom første kvartal vil avgjøre om ytterligere tiltak vil være nødvendig. Skien, den 3. februar 2014 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 4

155 Bakgrunn for saken/faktabeskrivelse Tabellen nedenfor viser et DRG budsjettavv vik i 2013 på 2795 poeng. Videre fremkommer det at STHF samlet sett må generere en aktivitetsøkning på 2095 poeng høyere h enn DRG resultatet i 2013 for å nå det budsjetterte aktivitetsnivået i I grunnlaget for budsjettvedtaket som styret fattet i desember, var det d forventet ca 600 flere DRGforventet, poeng ved utgangen av forrige år. Inngangsfarten i budsjettåret synes dermed lavere enn noe som isolert sett bidrar til å øke budsjettrisikoen. DRG-poeng Kirurgisk klinikk Medisinsk klinikk Barne- og ungdomsk klinikken Klinikk Rjukan / Notodden Medisinsk serviceklinikk STHF budsjettavvik 2013 forventet aktivitetsvekst 2014 Budsjett Faktiskk Budsjett endring B14-E Samtidig med en utfordrende situasjon på inntektssiden, foreliggerr det innsparingstiltak i klinikkene som ved inngangen till 2014 ikke er konkretisert. Samlet settt er det en høy risiko i budsjettet for 2014 og administrasjonen vil gjennom ulike tiltak søke å bringe risikonivået ned. Samtidig vil det være påkrevd å følge utviklingen nøye, slik at man ikke utfordrer tjenestetilbud, kvalitet og pasientsikkerhet. Tiltak 1. Sikre budsjettert aktivitetsøkning i somatikken.. Til grunn for budsjettet, er det forutsatt en aktivitetsøkning på 5 % mot endelige tall for Tabellen nedenfor viser hvordan økningen fordeler seg på døgn-, dag d og poliklinisk behandling. DRG-poeng - sykehusopphold Døgnbehandling Dagbehandling Poliklinikk SUM B B Antall sykehusopphold 2012 Døgnbehandling Dagbehandling Poliklinikk DRG-indeks - sykehusopphold 2012 Døgnbehandling 1,01 Dagbehandling 0,23 Poliklinikkk 0, ,97 0,23 0,040 B B B B2014 1,00 0,03 0,23 0,01 0,042 0, ,04 0,00 0,00 Side 2 av 4

156 Det forutsettes at størstedelen av økningen i aktivitet kommer på dagbehandling og på poliklinikkene. Økning av ISF-satsene til 500 % vil også føre til at avvik a fra aktivitetsbudsjettet får større konsekvenser enn tidligeree og underbygger behovet for en tett oppfølging gjennom budsjettåret. Administrasjonen vil i 2014 etablere en tett rapportering og oppfølging av allee seksjoner både innenfor kirurgisk og medisinsk fagområde. f Vi vil jobbe aktivt med aktiviteterr for å øke: 1. Utnyttelse operasjonskapasitet - Andel strykningerr operasjonsprogrammet pr. lokasjon og sortert grunn strykning s - Operasjonstid pr. stue s - muligg planlagt faktisk operasjonstidd 2. Utnyttelse av poliklinisk kapasitet - Antall konsultasjoner pr. uke og måned pr. spesialitet - Analyse i forhold til legeressurser og åpningstid 3. Utnyttelse av sengekapasitet - Beleggsprosent pr. sengepostt - Pleiefaktor pr. sengepost - Antall liggedøgn/pleieressurss i turnus Arbeidet skal bidra til at DRG-budsjettet nås. 2. Forbedre kvaliteten i DRG-kodingen Erfaringer etter innføring av ISF viser at vi har et betydelig potensial i å øke kvaliteten i den medisinskee kodingen. Å kode vårr behandlingg korrekt er naturlig nok viktig ut fra et fagligg perspektiv, samtidig som det sørger for at vi får riktig betalt i forhold til den behandling vi faktisk gjennomfører. Gjennomgang av medisinsk koding høsten 2013 viste mangler i fullstendighett i koding. Dette fremkommer bl.a. ved: Manglende dokumentasjon i journal Alll informasjon i journal er ikke kodet Kvaliteten synes redusert etter innføring av DIPS Basert på erfaring og funn i revisjon gjennomført av PwC vil administrasjonenn øke innsatsen og fokuset for å bedre kvaliteten i den medisinske kodingen. For å sørge for et forbedret faglig miljø er kodekonsulenter nå organisert i en egen enhet i sykehusets fagavdeling. I tillegg vil analyseenheten ha dette området som et av sine prioriterte områderr i Gjennom forbedret organisering, ressursbruk og analyser vil vi: Prioritere opplæring Gjennomføre jevnlige e stikkprøver Gjennomføre intern revisjon sammen med analysesenteret (Lovisenberg) Innføre kvalitetskontroller på diagnose- og prosedyrekop oder i poliklinikkene Aktivitetene vil bidra til at DRG budsjettet oppnås Side 3 av 4

157 3. Etablering av program for kostnadsreduksjon i støttefunksjoner Det er under utarbeidelse et program for å redusere aktiviteter og kostnader k i de enhetenee ved sykehuset som ikke er direkte eller indirektee pasientbehandlende. Det D vil væree en målsetting å redusere kostnadsnivået med 1-2 % av relevant kostnadsmasse, som foreløpigg er kvantifisert til noe over 600 MNOK. Administrasjonen vurderer det realistisk å edusere kostnadene med 10 MNOK. 4. Generelle tiltak Med utgangspunkt i at 2014 synes å være et spesielt utfordrende år, vil administrasjonen gjennomføre en generell og vid gjennomgan ng av rutinerr og fullmakter. Videree vil vi se på en rekke områder som kan bidra til at vi i dennee perioden identifiserer r muligheterr for å forbedre driften. De viktigste mulighetene vil være: Avikle/utsette ikke kritiske aktiviteter Innføre innkjøpsbegrensninger Reisebegrensninger Forbedre innkjøpspriser Gjennomgang av vikarbruk Kvalitetssikre arbeidsavtaler. Generell nnstramming administrative rutiner Generell ansettelsesstopp Redusere kostnader til gjestepasienter Tiltakene vil bli innført løpende og er foreløpig ikke kvantifisert. AdministrasjA sjonen vil komme tilbake til de økonomiske effektene ved senere oppfølging av budsjettsikringsprogrammet. Side 4 av 4

158 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark k HF Sakstittel: Utkast til årsberetning 2013 for Sykehuset Telemarkk HF Sak nr Saksbehandler Økonomidirektør Tom Helge Rønning Sakstype Orienteringssak Møtedato Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: Utkast til årsberetning g 2013 for STHF Ingen Ingress: Styret behandler årsberetningen i to omganger. I styremøte den 12.. februar 2014 gis styret mulighet for å gi innspill til utkast til årsberetning. I styremøte den 26. mars 2014 skal styret godkjenne årsberetning og årsregnskap for Forslag til vedtak: Styret ber om at innspill gitt i styremøtet innarbeides i dokumentet. Årsberetningen legges frem for endelig behandling i styremøte den 26. mars Skien, den 31. januar 2014 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 2

159 Vurdering I følge Regnskapsloven og Helseforetaksloven skal styre for foretaket behandle og vedta styrets beretning og årsregnskap med noter før det godkjennes av foretaksmøtet. Årsregnskapet for f 2013 bestående av resultatregnskap, balanse, kontantstrøm, noter og styrets beretning sammen med revisors beretning vil behandles på neste styremøte. Arbeidet med årsoppgjøret 2013 organiseress og gjennomføres i tråd med fremdriftsplanenn for årsoppgjøret felles for Helse Sør-Øsårsoppgjøret 2013 har følgende milepæler: og plann for revisjonen mottattt fra PricewaterhouseCoopers. Fremdriftsplanen for Framdriftsplan årsoppgjør 2013 Ordinær rapportering av desembertall (Rapportpakke I) til RHF Innlesing av foreløbig saldobalanse for avstemming av mellomværende Konserninterne fordringer/gjeld avstemt Regnskap klar for revisjon. Revisjon ved Sykehuset Telemark Revisor ferdig med revisjon av saldobalansen Revidert regnskap Internhandel og mellomværende endelige tall ferdig avstemt Årsregnskap med noter ferdig revidert Årsregnskap med noter ferdig revidert RHF Styrebehandling Sykehuset Telemark Styregodkjennelse RHF oppstart Vedlagt utkast til styrets beretning, med foreløpige regnskapsresultater 2013, legges frem til gjennomgang i styret og tilbakemeldingene vil innarbeides i den endelige versjonen. Side 2 av 2

160 Årsberetning 2013 Innledning Sykehuset Telemark HF ble stiftet 13. desember 2001 og er et allsidig akuttsykehus som yter spesialisthelsetjenester innen somatikk, psykiatri og tverrfaglig spesialisert behandling. Sykehuset betjener et befolkningsgrunnlag på omtrent , tilhører sykehusområdet Vestfold Telemark og drives med lokaliteter i 8 kommuner, Skien, Porsgrunn, Bamble, Sauherad, Tinn, Notodden, Kragerø og Seljord. Virksomheten har hatt gjennomsnittlig ansatte i 2013, et bruttobudsjett på om lag 3,6 milliarder kroner og et behandlingsvolum på pasienter. Sykehusets verdigrunnlag er gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. Foretaket har en bred aktivitet, tilbyr god og kompetent behandling og opplæring av pasienter og pårørende, forskning samt utdanning av helsepersonell. Styret vurderer at sørge for ansvaret som Helse Sør-Øst RHF har pålagt sykehuset er oppfylt for Det erkjennes at 2013 var et krevende år med store utfordringer knyttet til innføring av nye IKT-systemer, presset økonomi og utilfredsstillende måloppnåelse på en del kvalitetsindikatorer. Sykehuset Telemark står fortsatt overfor uløste oppgaver og det må arbeides aktivt med løsninger for å sikre full måloppnåelse i forhold til eiers oppdrag. Virksomheten Reduserte inntekter som følge av nedgang i basisbevilgningene og aktiviteten, kombinert med effekten av samhandlingsreformen og bidraget til etablering av ØH-plasser i kommunene har gitt økonomiske utfordringer. Arbeidet med kostnadsreduserende tiltak har pågått parallelt og har vært krevende. I januar 2013 vedtok styret mandatet for Utviklingsplan Mandatet tok utgangspunkt i nasjonale føringer, demografisk utvikling i fylket, konsekvenser av samhandlingsreformen og forespeilede rammevilkår i årene framover. Medarbeidere fra hele organisasjonen, brukere, tillitsvalgte og kommuneleger har gjennomført et grundig arbeid. Administrasjonens forslag til struktur og tjenestetilbud ble sendt ut til bred høring i desember og det reviderte forslaget skal etter planen behandles i mars I mai 2013 tok sykehuset i bruk nytt dataverktøy for pasientjournaler og pasientadministrasjon. Innføringen av DIPS er tidenes største IKT-løft ved Sykehuset Telemark. Implementeringen har vært utfordrende for organisasjonen og aktivitetsnivået. Tilpasningen til nye arbeidsrutiner har vært mer krevende enn forutsett, noe som resulterte i en forverring av resultatene for flere styringsparametre, herunder ventetider, antall langtidsventende og antall/andel fristbrudd. Det er et tydelig fokus på riktig og optimalisert bruk av IKT-systemet i hele organisasjonen. Helseforetaket har hatt stort fokus på pasientsikkerhet og opplever gjennom systematisk bruk av pasientsikkerhetsvisitter og andre verktøy i den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen I trygge hender å ha fått et stort og bredt engasjement internt. Pasientadministrativt arbeid Helseforetaket har fokus på kvalitet i det pasientadministrative arbeidet. Svikten som ble avdekket i konsernrevisjonen i 2011 er fulgt opp gjennom organisatoriske endringer, samt bedre fordeling Sykehuset Telemark HF er ein del av det regionale helseforetaket

161 og definering av roller, ansvar og myndighet. Forbedringsarbeidet er tett knyttet opp til det regionale prosjektet Glemt av sykehuset. Risiko og uønskede hendelser knyttet til dette området følges tett i Kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalget. Konsernrevisjonen gjennomførte i desember en ny revisjon av intern styring og kontroll med det pasientadministrative arbeidet. Det ble avdekket nye forhold og enkelte tiltak som ikke har hatt forventet effekt. Disse vil inngå i revidert handlingsplan. Pasientbehandling Styringsindikatorene og kvalitetsmålene er viktige parameter i vurderingen av behandlingstilbudet som tilbys. Det legges vekt på områdene med forbedringspotensial og arbeidet for å nå målene er prioritert. Arbeidet med reduksjon av sykehusinfeksjoner pågår kontinuerlig, men viser etter styrets mening for langsom forbedring. Styringsindikatorene viser at helseforetaket gradvis gjenvinner kontroll over ventetider og fristbrudd. Sykehusets gjennomsnitt ventetid viser en reduksjon i desember og samlet for året har vært 63 dager. Målet er ingen fristbrudd er ikke oppnådd, om lag 16 % av pasientene har opplevd brudd på behandlingsfristen. Det er registrert pasienter ved dagbehandling, poliklinisk- og inneliggende virksomhet i 2013 og tilsvarer innleggelser, dagbehandlinger og polikliniske konsultasjoner. Dette er en nedgang på 6 % i forhold til Forskning Utviklingen innen forskning følger målsettingene i Handlingsplanen for forskning og utvikling Forskningsmiljøene ved Sykehuset Telemark er små og det utfordrer kontinuiteten i arbeidet. I 2013 er det startet opp et stort felles forskningsprosjekt mellom forskningsmiljøet ved seksjon for genetikk og Senter for Sykelig Overvekt ved Sykehuset i Vestfold. Arbeidet knyttet til de nasjonale kvalitetsregistrene fortsetter, med vekt på å skape forståelse av viktigheten ved å bidra med data til registrene, legge forholdene til rette i en travel klinisk hverdag samt stimulere miljøene til å bruke registerdata til kvalitetsforbedring. I 2013 har sykehuset hatt 45 publiserte vitenskapelige artikler og 4 Ph.D. disputaser. Arbeidsmiljø Bemanning Et godt arbeidsmiljø er en forutsetning for god pasientsikkerhet og pasientbehandling. Styret er opptatt av at medarbeidernes kompetanseutvikling, og ferdigheter må sees i sammenheng mellom oppgaver og det daglige arbeidet. I 2013 har sykehuset prioritert enhetslederne når det gjelder lederopplæring. I tillegg er det gjennomført kurs for nye og eksisterende ledere i utvalgte temaer, som bruk av medarbeiderundersøkelsen for å bedre arbeidsmiljøet, HMS arbeid og arbeidsplanleggingsverktøyet GAT. Totalskåren i årets medarbeiderundersøkelse var 74 % på en skala fra 0 til 100, omtrent samme resultat som året før.

162 Foretaket har fokus på å rekruttere, beholde og utvikle nøkkelpersonell innen ledelse, fag, forskning og utvikling. Det arbeides kontinuerlig med å opprettholde en god rekrutteringssituasjon, men vi har fortsatt utfordringer innen enkelte legespesialiteter. Sykehuset Telemark hadde et gjennomsnitt bemanning på årsverk i Bemanningen har vært stabil i psykiatrien, mens det er registrert en økning på 15 årsverk innen somatikken. Sykehuset har en ambisjon om å øke andelen av 100 prosent stillinger og den har hatt en svak økning fra 2012 til Sykehuset Telemark har i sin overordnede HMS handlingsplan satt som mål at gjennomsnittlig avgangsalder skal være minimum 64 år. Gjennomsnittsalder for pensjonering har gått ytterligere ned fra 2011 (63,36 år) til 2012 (62,93 år). Sykefravær Sykefraværet ved sykehuset har ligget stabilt på 7,0 % tidligere år. I 2013 rapporteres en nedgang i sykefraværet til 6,5 %. Det jobbes godt i enhetene med forebygging og oppfølging av sykefravær. Generelt er sykefraværet ved en del av dagarbeidsplassene lavere enn ved de større sengepostene i både somatikk og psykiatri. Skader og ulykker Antall registrerte skader på ansatte, har gått opp det siste året. Det er ingen som er smittet i forbindelse med stikk- og sprutskader. Antall meldte voldsskader har økt fra 82 til 124. Skader som går igjen er fallskader og løftskader. Antall fraværsdager grunnet skader økte fra 147 til 149 dager. Det arbeides kontinuerlig med systematisk HMS-arbeid i hele foretaket, herunder avviksbehandling og forebygging. Lønn og lønnsoppgjør Foretakets lønnskostnader har hatt en samlet årlig økning på 4,2 %, hensyntatt pensjonskostnadene som har gått noe ned. Lønnsoppgjøret 2013 var et mellomoppgjør, der det forhandles lønnstillegg og ikke endringer i tariffavtalene. I alle lokale forhandlinger ble det oppnådd enighet mellom partene, for to av forbundene etter bistand av partene sentralt. Lønnsoppgjøret ble samlet sett gjennomført med økonomisk ramme på 3,5 %, et resultat på linje med andre helseforetak og offentlig sektor for øvrig. Likestilling og diskriminering Styret i Sykehuset Telemark har en god balanse mellom kvinner og menn. Av de syv styremedlemmene som er oppnevnt av foretaksmøte er det fire kvinner og tre menn. De ansattvalgte styremedlemmene fordeler seg med to kvinner og to menn. Ledergruppen i Sykehuset Telemark består av fem kvinner og syv menn. Av totalt 183 lederstillinger i Sykehuset Telemark HF er det 132 kvinner og 51 menn. Det utgjør en kvinneandel på ca. 70 % kvinner. I helseforetaket skal det være full likestilling mellom kvinner og menn. Det skal ikke forekomme forskjellsbehandling grunnet kjønn i saker som for eksempel lønn, karriereutvikling eller rekruttering. I sykehusets personalpolitikk slås det fast at ansvaret for likestilling og likeverd er forankret i ledelsen og i samspillet mellom partene. Sykehuset Telemark tolerer ikke noen form for diskriminering mot sine ansatte. I sykehusets personalpolitikk slås det fast at alle ansatte har krav på rettferdig og lik behandling. Ansvaret for likestilling og likeverd er forankret i ledelsen og i samspillet mellom partene. Sykehuset har som mål å være en arbeidsplass hvor det ikke forekommer diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne.

163 Menneskerettigheter Sykehuset Telemark verdigrunnlag legger opp til at alle pasienter skal behandles på en likeverdig måte uavhengig av alder, kjønn, bosted, etnisk bakgrunn, kulturell- eller religiøs tilknytning. Foretaket har medarbeidere fra mange nasjoner som gir stort kulturelt mangfold, er en IA bedrift og tilstreber å ha en inkluderende arbeidslivspolitikk. Sykehuset Telemark anerkjenner internasjonale og nasjonale arbeidstakerrettigheter, de ansatte har rett til å være medlem av arbeidstakerorganisasjoner. Korrupsjonsbekjempelse Det er utarbeidet en misligholdsrevisjon fra sykehusets ekstern revisor. Sykehuset vil arbeide videre med tiltak og kontinuerlig intern kontroll. Foretaket har ikke utarbeidet egne retningslinjer for korrupsjonsbekjempelse og følger Helse Sør-Øst sine retningslinjer. Ytre miljø Alle norske helseforetak skal innføre miljøledelse og sertifiseres etter den internasjonale miljøstandarden ISO som gir konkrete krav til oppbygging av styringssystemet og til kontinuerlig forbedring. Sykehuset Telemark er godt i gang med innføring av system for miljøledelse med bred involvering fra aktuelle fagmiljøer. Miljøledelse innebærer at helseforetaket får oversikt over hvordan aktiviteter og tjenester påvirker det ytre miljø og setter inn tiltak for å ha styring og kontroll med vesentlige miljøutfordringer. De største miljøutfordringene i sykehus finnes innenfor energiforbruk, avfall, innkjøp og kjemikaliebruk. Sykehuset benytter seg av fjernvarme til oppvarming av bygningsmassen i Porsgrunn og Notodden. I Skien benyttes flytende naturgass til oppvarming. Totalt var forbruket i 2013 i underkant av 2,2 mill. standard m3. Dette gir et utslipp på 4000 tonn CO2 og 1,6 tonn NOX. Sykehuset har så godt som fullført energimerking av alle bygg over 1000 m2. I forbindelse med behandling av tappevann for å hindre legionellavekst, tilsettes vannet kopper og sølv, i mengde som ligger under anbefalte grenseverdier. Alternativet ville vært å bruke store mengder energi til varmebehandling av anleggene, med tilhørende utslipp av CO2 og NOX. Sykehuset Telemark HF har i 2013 hatt en total avfallsmengde på tonn. Dette omfatter alle typer avfall, fra risikoavfall til avfall fra byggeprosjekter, 48 tonn høyere enn Økningen skyldes fjerning av grus på tak på et av våre bygg i Porsgrunn. Vår kildesortering er forbedret med 2 % siste år, til 37 %. Årsregnskap 2013 Årsregnskapet I henhold til regnskapsloven 3-3, bekrefter styret og administrerende direktør at regnskapet er utarbeidet i samsvar med forutsetningen om fortsatt drift og det vurderes at regnskapet gir et rettvisende bilde av Sykehuset Telemark HF s drift og finansielle stilling pr Styringsmål og resultat Sykehuset har hatt som mål å levere et driftsregnskap i balanse, i henhold til eiers resultatkrav. Årsresultatet for 2013 ble et underskudd på 14,7 mill. kr.

164 Inntekter Basisrammen utgjorde 2.521,2 mill. kr., aktivitetsbaserte inntekter (ISF- og polikliniske inntekter) utgjorde 804,0 mill. kr. Øvrige inntekter utgjorde 286,4 mill. kr. og finansielle inntekter 8,6 mill. kr. Kostnader Driftskostnadene utgjorde 3.632,1 mill. kr. Lønns- og personalkostnadene var 63,5 % av totale driftskostnader (eksklusiv finans) og utgjorde 2.305,0 mill. kr. Øvrige kostnader utgjorde 1.327,1 mill. kr., herav avskrivninger 127,6 mill. kr. og finanskostnadene utgjorde 2,4 mill. kr. Balanse og likviditet Balansesummen pr var på 2.741,4 mill. kr. I løpet av 2013 ble det foretatt investeringer for mill. kr. Ved utgangen av 2013 har bygg- og anleggsmidlene en bokført verdi av 1.467,9 mill. kr. Medisinskteknisk utstyr, transportmidler, inventar og øvrig utstyr har en bokført verdi av 212,8 mill. kr. og anlegg under utførelse en verdi av 19,7 mill. kr. Balansesummen pr er på 2.826,6 mill.kr. Kortsiktig gjeld pr. 31. desember 2013 er 628,5 mill. kr. og overstiger omløpsmidlene, som er på 275,6 mill. kr. Dette innebærer at deler av foretakets eiendeler er finansiert med kortsiktig gjeld. Sykehuset Telemark har pr en samlet brutto pensjonsforpliktelse på mill. kr. mot mill. kr. pr , mens netto pensjonsforpliktelse er på henholdsvis mill. kr. og mill. kr. Pensjonsforpliktelsene vil påvirke Sykehuset Telemark HF framtidige likviditet i form av innbetalinger til pensjonsordninger. Pr utgjør resultatført estimat- og planendringer mill. kr. mot mill. kr. pr Framtidige resultatføringer vil redusere egenkapitalen tilsvarende. Ved utgangen av 2013 hadde foretaket en kontantbeholdning på 74,2 mill. kr. (inkludert skattetrekksmidler). Den bevilgede driftskredittlimiten er på 189 mill. kr. og er ubenyttet pr Dekning Årets underskudd på 14,7 mill. kr. dekkes ved overføring fra Annen egenkapital på 0,2 mill. kr. og avsetning til Udekket underskudd på 14,5 mill.kr. Sum egenkapital utgjør etter dette 2.058,1 mill. kr. Foretaket har ikke fri egenkapital. Markedsrisiko Sykehuset Telemark HF er ikke eksponert for endringer i valutakurser. Foretaket er eksponert mot endringer i rentenivået, da selskapets gjeld har flytende rente. Kredittrisiko Risiko for at motparter ikke har økonomisk evne til å oppfylle sine forpliktelser anses lav, da det historisk sett har vært lite tap på fordringer. Likviditetsrisiko Sykehuset Telemark HF vurderer likviditeten i selskapet som tilfredsstillende, og det er ikke besluttet å innføre tiltak som endrer likviditetsrisiko. Forfallstidspunkter for kundefordringer opprettholdes. Avleggelse av regnskapet Etter årsskiftet og frem til regnskapet avlegges er det ikke inntruffet forhold av vesentlig betydning som det ikke er tatt hensyn til i regnskapet. Styret og administrerende direktør er ikke

165 kjent med forhold av betydning for å bedømme foretakets stilling utover det som fremgår av årsberetning og årsregnskap. Helseforetaksloven 5 fastslår at Sykehuset Telemark HF ikke kan gå konkurs eller at gjeldsforhandlinger kan åpnes. Fremtidsutsikter Etterspørselen etter helsetjenester er økende og i lys av dette har virksomheten et godt fundament for videre drift. Samtidig vil nye behandlingstilbud, pasientvekst og teknologiutvikling utfordre sykehuset på flere områder i årene som kommer. Videre medfører stagnasjon i befolkningsutviklingen i opptaksområdet at virksomheten utfordres av de økonomiske rammebetingelsene. Helseforetaket prioriterer pasientsikkerhetsarbeid høyt og man har kommet langt med innfasing av alle innsatsområdene fra pasientsikkerhetskampanjen i relevante enheter. Arbeidet videreføres og vil danne grunnlag for kontinuerlig forbedring i enda større grad enn tidligere. Organisasjonsutvikling knyttet til innføringen av nytt pasientsystem videreføres. Felles prosedyrer og arbeidsprosesser danner grunnlag for økt kvalitet i pasientbehandlingen. Sykehuset har høyt fokus på bedre styring av bemanningsressursene, for å sikre samsvar mellom aktivitet, oppgaver og bemanning. Arbeidet videreføres og forsterkes i Samhandlingsarbeidet videreføres og videreutvikles når også de resterende kommunene i Telemark etablerer øyeblikkelig hjelp tilbud i løpet av Felles samarbeidsprosjekter videreføres til 2014 og arbeid med å utvikle de etablerte avtalene mellom sykehus og kommuner står sentralt. Styret vil rette en stor takk til sykehusets ledelse og ansatte for gode resultater i 2013.

166 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark k HF Sakstittel: Oppfølging av konsernre evisjon pasientadministrativt arbeid Sak nr. 011/2014 Saksbehandler Halfrid Waage, fagdirektør/ Elisabeth Hessen, kvalitetssjef Sakstype Orienteringssak Møtedato Trykte vedlegg: Brev oppsummering oppfølging av revisjon pasientadministrativt, Utrykte vedlegg: Ingen Ingress: Saken omhandler oppfølgingen av konsernrevisjonens revisjon av det pasientadministrative arbeidet ved Sykehuset Telemark HF (STHF) i 2011/12. Forslag til vedtak: 1. Styret ber administrerende direktør om å legge fram en handlingsplan somm skal sikre god styring og kontrolll med det pasientadministrative arbeidet ved Sykehuset Telemark HF. 2. Styret ber administrerende direktør om at handlingsplanen legges fram i styremøtet og at styret holdes orientert om videre status og framdrift. Skien, den Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 3

167 Bakgrunn for saken/faktabeskrivelse Konsernrevisjonen gjennomførte i revisjon av intern styring og kontroll med dett pasientadministrative arbeidet i hele foretaksgruppen. Det ble for foretaksgruppen i HSØ avdekket at det gjennomgåendee var svikt, til t dels alvorlig og at de pasientadministrativee systemenee i for liten grad ble benyttett som et ledelsesverktøyy og styringssystem. Styret i Helsee Sør-Øst behandlet i sak 056/2012 Rapport 10/2012 Oppsummer ringsrapport Revisjon intern styring og kontroll av pasientadministrativt arbeid. Forbedringsarbeidet på dette området ble gitt høyeste prioritet og som et tiltak ble det regionale prosjektet Glemt av sykehuset etablert, Helse Sør-Øst styresak 068/2011. Prosjektet har som mål å øke kvaliteten og sikkerheten i det pasientadministrative arbeid. Prosjektet utarbeider anbefalinger ogg standarderr som skal følges opp og underlegges intern kontroll i helseforetakene. Resultatene fra revisjonen ved STHF er beskrevet i Rapport 1/2012 Revisjonn intern styring og kontroll av det pasientadministrative arbeidet i Sykehuset Telemarkk HF. STHFs styre vedtok i sak 05/2012at revisjonen skulle følges f opp med en felles klinikkovergripende handlingsplan basert på klinikkenes egne risikovurderinger av konsernrevisjonens funn samt at styret skulle holdes orientert på status i forbedringsarbeidet, se sak 056/12. Det har vært rapportertt på status i saker om eksterne tilsyn og revisjoner samtt i forbindelse med DIPS både mht prosjekt og drift. Implementeringen av DIPS som PAS/EPJ skal hensynta funn i konsernrevisjonens rapport og ivareta anbefalinger i Glemt av sykehuset. s. Pasientadministrativt arbeid er etablert som fast tema på internrevisjon og det rapporteres på statuss i årlig sak om internrevisjon. I 2013 har konsernrevisjonen fulgt opp den pasientadministrative revisjonen i alle helseforetakene. Revisjonenn ved STHF ble gjennomført som et oppfølgingsmøte med representanter fra foretaksledelsen, ledere og medarbeidere innenfor linje og stab. Hensikten varr å undersøke status i handlingsplanarbeidet etter revisjonen i 2011/12, hvilke effekter som er realisert samt om tiltakene er gjort gjeldende for hele foretaket. Det ble undersøkt om: 1. Handlingsplanen som er vedtatt av styrett i STHF omfatter alle anbefalingene fra revisjonsrapporten, ansvar og frist for oppfølging av tiltak, samt om tiltakene har hattt effekt i forhold til bedre styring og kontroll. 2. Om styrevedtak i forbindelse med den pasientadministrative revisjonen er fulgt opp og om det er gitt tilstrekkelig tilbakemelding på tiltakenes effekt. Følgende ble gjennomgått i møtet: Status i handlingsplan/tiltaksarbeidet etter revisjonen Bruk av datauttrekk fra DIPS for å vurdere tiltak og effekt av handlingsplah anens tiltak Oppsummering av resultat fra oppfølgingsrevisjoner av pasientadministrativt arbeid, gjennomført som vanlige systemrevisjoner i 5 foretak i 2013 (Styresak Helse Sør-Østt 80/13). Gjennomgangen viste at det er gjennomført store forbedringer spesielt på systemsiden, men at det fremdeles gjenstår forhold som må følges opp når det gjelder kultur og etterlevelse. Særlig positivt er det at opplæringen er satt i system. Eksempel på områder med forbedringspotensial er å aktivt bruke rapportene i DIPS til virksomhetsstyring, informasjon til pasienter om rettighetsvurdering, samt formidling av kontakt til Helfo ved fristbrudd. Gjennom den planlagte p risikovurderingen vil vi få et faktabasert bilde av hele helseforetak ket. 2

168 Konsernrevisjonen forutsetter at styret s i foretaket holdes informert om status på pågåendee forbedringsarbeid. Det vil ikke bli noen særskilt videre oppfølging av denne revisjonen fra konsernrevisjonens side, men dett pasientadministrative arbeidsområdet vil bli tema på senere revisjoner. Vurdering STHF har gjennomført et betydelig arbeid for å forbedre styring og kontroll av det pasientadministrative arbeidet siden konsernrevisjonen i 2011/12. Revisjonen ved STHF ble gjennomført før DIPS ble tatt i bruk som pasientadministrativt system. I tillegg til tiltak innen holdninger/kultur, organisering, rolle-, ansvars- og myndighetsfordeling samt kompetanseutvikling, rettet derfor handlingsplanen primært fokus på forbedringer ved bruk av IMX-lege/Infomedix. Implementeringen av DIPS som PAS/EPJ skal hensynta funn i konsernrevisjonens rapport og ivareta anbefalinger i Glemt av sykehuset. Konklusjon For å sikre at det er styring og kontroll med det pasientadministrative arbeidet, bør alle forhold som er påvist av konsernrevisjonen både vedd STHF i 2011/12 og fra andre helseforetak i 2013, inngå i en ny risikovurdering. Nye forhold og tiltak som ikke er fulgt opp ellerr ikke har hatt forventet effekt, må inngå og følges opp i enn revidert handlingsplan. Styret holdes orientert om status og framdrift i forbedringsarbeidet. 3

169 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark k HF Sakstittel: Fremdrift og status i arbeidet med Utviklingsplanenn Sak nr Saksbehandler Bess Frøyshov, adm. dir./ Frank Hvaal, prosjektleder Sakstype Orienteringssak Møtedato Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: ingen ingen Ingress: Administrerende direktør orienterer styret i møtet om aktiviteten i høringsperih ioden og om innspill fra høringsinstansene så langt.. Forslag til konklusjon: Styret tar orienteringen til etterretning. Skien, den 27. januar 2014 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 1

170 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark k HF Sakstittel: Orientering om lovverk ved tjeneste- og vareanskaffelser ved STHF Sak nr Saksbehandler Bess Frøyshov, adm.dir. / Halvor Garvik, innkjøpssjef Sakstype Orientering Møtedato Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: Ingress: Sykehuset Telemark kjøper over sitt driftsbudsjett varerr og tjenester (herunderr offentlige avgifter, lisenser, SLA osv.) for i underkant 1 mrd. kr. årlig. Dette utgjør ca % av de totale driftskostnadene ved sykehuset. Av det samlede kjøp utgjør forbruksvarer og medikamenter i overkant av 1/4 av de totale varekostnadene.. For å ivareta dette i forhold til gjeldende regelverk har sykehuset valgt v å delvis sentralisere innkjøpsfunksjonen. I det følgende vil det bli gitt en overordnet beskrivelse avv gjeldende innkjøpsregelverk samt ansvarsfordeling mellom nasjonale, regionale og lokale organisatoriske enheter. Et eksempel på et anbud med tilhørende dokumenter er vedlagt som eksempel på en anbudskonkurranse. For alle anskaffelser ved STHF følges det avtaleverk som er gjeldende etter Lov om offentlig anskaffelser med tilhørende forskrift (LOA/FOA). Formålet med lovverket er å sikre konkurranse og brudd på LOA/FOAA vil kunne medføre store kostnader i form av a erstatningskrav for STHF. Ut over de generelle kravene i lovverket og eventuelle føringer fra HSØ stilless det ikke særskilte lokale krav til etisk handel i sykehuset sine anbudsutlysninger. Sykehuset Telemark har valgt ikke å definere egne lokale regler for etisk handell utover HSØ sine. Innføring av dette lokalt vil kreve tilføring av ekstra ressurser for kontroll og oppfølging i inn og utland. For fellesanskaffelser av varer gjennomfører HSØ en risikovurdering i forhold til type produkt og leverandørkjede. Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Skien, den Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 4

171 Bakgrunn for saken/faktabeskrivelse: Innkjøp- & Kontraktseksjonen (heretter kalt I&K) ved Sykehuset Telemark T err organisert som en del av staben under avdeling for Systemlede else. Systemledelse består totalt avv 4 seksjoner hvor IT, MTU og sekretærtjeneste kommer i tillegg til I&K. I praksis har I&K ansvaret anbudsutsetting og kontraktinngåelse påå de fleste anskaffelsesområdenee bortsett fra byggentrepriser som i sin helhet håndteres av bygg og eiendom seksjonen (heretter kalt B&E) som sorterer under Serviceklinikken. Som nevnt over styress alt innkjøp til sykehuset gjennom I&K og B&E. B Rammeavtaler/avtaler som det gjøres avrop på finnes i nivåene, nasjonale-, regionale- og lokale. Nasjonale avtaler styres fra HINAS (Helseforetakenes Innkjøpsserv vice AS) som er lokalisert i Vadsø og eies av de fire helseregionene i fellesskap. Det er totalt 20 medarbeidere som jobber med innkjøps-/rammeavtaler. I handlingsplanen til HINAS skal dett for de kommende år fokuseres f på å lage rammeavtaler innen områdene lege- og sykepleiervikarer, reiseavtaler (fly, hotell osv.), ambulanser, kontor- forbruksmateriell, skrivere om multifunksjonsmaskiner, noe B&E, enkelte områder innenfor implantater, samt utvalgte områder innenfor medisinske forbruksvarer. Medisintekniske anskaffelser skal ligge regionalt eller lokalt. Der regionale rammeavtalene lages av Sykehuspartner (SP). SP eies av Helse Sør Øst og favner om områdene IKT, HR-tjenester samt Innkjøp og Logistikk. Totaltt er det i underkant av 1000 medarbeidere i SP hvorav ca. 40 personer jobber innen området Innkjøp- & Logistikk. SP ble etablert i 2003 med hovedkontoret i Drammen. SP lager rammeavtaler innen de fleste områder som ikke dekkes av HINAS. Spesielt er SP store innenfor områdene helsetjenester, behandlingshjelpemidler, IKT avtaler, konsulenttjenester samt medisinske forbruksvarer. Helseforetakene i regionen er styrer hva som skal anbudsutsettes i samarbeid med SP. Helseforetakene har selv ansvaret for å lage avtaler på områder somm ikke er ivaretatt av HINAS eller SP. I& &K er lokalisert i Skien og på Notodden og består av 5 personer, p hvor hver enkelt har sine dedikerte områder å ivareta. I&K er bindeleddet og mottaksapparatet mellom sykehuset og HINAS/ SP, noe som er avgjørende i forholdd til å sikre implementering og bruk av inngåtte rammeavtaler. Retningslinjer og innkjøpsregelverkk Innkjøp til Sykehuset Telemark omfatter kjøp innenfor følgende too hovedkategorier: Tjenesteanskaffelser Vareanskaffelser Tjenesteanskaffelser omfatter konsulenttjenester, innleie av fag personell, håndverkertjenester, juridiske tjenester etc. Vareanskaffelser omfatter alle kategorier forbruksmateriell, tekniske anskaffelser, medisinsktekniske anskaffelser, ambulanser etc. Side 2 av 4

172 Budsjett: Et hvert innkjøp må ha sin dekning i et vedtatt budsjett. Dette er hovedsaklig avdelings driftsbudsjett eller sykehusets investeringsbudsjett. Alle bestillinger krever derfor et belastningssted. Den som foretar bestillingerr på vegne av en avdeling det måtte seg være varer eller tjenester, er selv ansvarlig for å holde seg innefor rammen av vedtatt budsjett. Sykehuset Telemark har etablert et porteføljestyre som har det overordnede ansvaret for planlegging, prioritering og gjennomføring av samtlige investeringer. Investeringer er definert som alle kjøp over kr. Dette arbeidet blir gjort i nært samarbeid med klinikkene. Det er sykehusetss ledergruppe som endelig vedtar hvilke investeringer somm skal prioriteres den kommendee perioden. Porteføljestyret har ansvaret for at vedtatte budsjettrammer overholdes. Dersom en anskaffelse/prosjekt blir billigeree enn først antatt skal overskuddet føres tilbake til porteføljestyret for omprioritering. Lov om offentlige anskaffelser. Alle innkjøp (anskaffelser) ved Sykehuset Telemark er underlagt Lov L om offentlig anskaffelser med tilhørende forskrift (LOA/FOA). Formålet med lovverket er å sikre konkurranse. For å håndtere dette på en tilfredsstillende måte err det definert flere forskjellige anskaffelsesprosedyrer, avhengig av kontraktens verdi og type. Innkjøpsseksjonen skal alltid kontaktes i forbindelse med innkjøp av varer og tjenester. Dette så fremt det ikke foreligger noen avtale mellom respektive klinikk om avvik fra denne prosedyren. Brudd på LOA/FOA vil kunne medføre storee kostnader i form av erstatningske krav. I slike prosesser vil vi ofte ha behov for juridisk til å føre saken for oss. Ofte fører slike s prosesser til store forsinkelser i anskaffelsen. Det err derfor viktig at innkjøpsseksjonens kompetanse benyttes da I&K er sykehusets bindeledd med leverandørmarkedet evt. deres prosessfullmektig. For mer utfyllende informasjonn henvises til t lovverket. Beløpsgrenser og prosedyrer: Innkjøpsprosedyrene avhenger av verdien påå anskaffelsen. Anskaffelsesverdien som legges til grunn er eksklusiv mva. Sykehuset skal legge til grunn beste skjønn i forhold til å estimere hva en nyanskaffelse koster, slik at feil prosedyre ikke blir valgt. Det er heller ikke lov å splitte opp en anskaffelsee i den hensikt å unngå gjeldende lovverk. Beløpsgrenser: Innkjøp under kr eks mva: For innkjøp under kr er det ingen pålegg om å hente inn konkurrerenk nde tilbud, dvs. at direkte anskaffelser kan foretas i slike tilfeller. Lovverket henstiller likevel oppdragiver til å søke konkurranse også for disse småanskaffelsene. Innkjøp mellom kr kr eks mva: For innkjøp mellom kr kr er det krav om at det skal gjennomføres en konkurranse med innhenting av tilbud fra flere leverandører, (minimum 3 dersom det er mulig). Tilbydere skal ha rimelig tid for utarbeidelse e av tilbud, minimum 101 dager. Innkjøp mellom kr kr eks mva: For innkjøp mellom kr kr er det krav om at det d skal gjennomføres en nasjonal anbudskonkurranse. I slike tilfeller skal det foretas en utlysning i DOFFIN-databsen. DOFFIN-databsen er en nasjonall database som leverandører i markedet benytter. Anskaffelsen Side 3 av 4

173 blir gjennom dette gjort kjent for leverandørmarkedet. Tilbydere skal ha rimelig tid for utarbeidelse av tilbud. Dette vurderes ut fra anskaffelsens kompleksitet. Et absolutt minimum er 10 dager. Innkjøp over kr eks mva: For innkjøp over kr err det krav om at det skal foretas enn EØS-utlysning. Anskaffelsen blir gjennom dette gjort kjent for leverandørmarkedet i EØS-området gjennomm TED-databasen. Tilbydere skal normalt ha minimum 40 dager for utarbeidelse av tilbud, men dette varierer avhengig av anskaffelsens art og valg av prosedyre. Utforming av konkurransegrunnlag: Felles for alle anskaffelser over kr ,-- er at det skal utarbeides et konkurransegrunnlag bestående av generellee betingelser, funksjonsspesifikasjon, evalueringskriterier, forslag til kontrakt osv. Omfanget av dette vil variere avhengig av anskaffelsens kompleksitet og størrelse. Felles for alle anbuds-/tilbudsprosesser og evaluering av tilbudet. Kravspesifikasjonen skal utformes av berørt avdeling i er kravet til likebehandling. Dette legges til grunnn i kvalifisering samarbeid med Innkjøp- og kontraktseksjonen/medisinskteknisk seksjon/bygg- og eiendomseksjonen. Ut over de generelle kravene i lovverket og eventuelle føringer fra HSØ stilless det ikke særskilte lokale krav til etisk handel i sykehuset sine anbudsutlysninger. Innføring av dette lokalt vil kreve tilføring av ekstra ressurser for kontroll og oppfølging i inn og utland. For fellesanskaffelser av varer gjennomfører HSØ en risikovurdering i forhold til type produkt og leverandørkjede. Eksempel på anbudsdokument for håndverkertjenester er å finne i vedlegg v nr. 1. Evaluering: Etter evalueringsfasenn utropes en vinner av anbudskonkurransen. Dette D meddeles alle tilbydere i form av en innstilling. Samtlige tilbydere t har rett på å få sitt tilbud evaluert med begrunnelse for valget. Det vil videre også være mulig å be om en utvidet begrunnelse for å skaffe seg et bredere grunnlag i forhold til å vurdere eventuelle klager på innstillingen. Dersom D det ikke kommer klager innen oppgitt tidsfrist vil kontrakt kunne underskrives med innstilt tilbyder. Dersom en tilbyder klager og klagen ikke blir tatt til følge er det mulig m å anke avgjørelsen inn for behandling i KOFA (Klagenemdaa for offentlige anskaffelser) evt. å bringe saken inn for domstolen som en forføyningssak eller i ettertid som en erstatningssak mot sykehuset. Til orientering har sykehuset kun hatt en rettssak til behandling i rettssystemett innenfor LOA/FOA som ble vunnet fullt ut. Side 4 av 4

174 Sykehusservice Bygg- og eiendoms seksjon KONKURRANSEGRUNNLAG RØRLEGGER ARBEIDER TIL LØPENDE DRIFT, VEDLIKEHOLD OG UTVIKLING Ref TJE

175 Tilbudsfrist: 19. april 2013 kl 12:00 INNLEDNING GENERELL KONKURRANSEINFORMASJON HENVISNING TIL KUNNGJØRING ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG PROSESS YTELSE/OMFANG/AVGRENSNING- KORT BESKRIVELSE AV LEVERANSEN OPPDRAGSGIVER INNLEVERING AV TILBUD OMKOSTNINGER TILDELING KONTRAKT ETISKE RAMMEBETINGELSER FOR KONKURRANSEN FORBEHOLD - AVVISNING OG FORKASTNING KONTAKTPERSONER I TILBUDSFASEN KVALIFISERING AV LEVERANDØRER LEVERANDØROPPLYSNINGER OBLIGATORISKE KRAV ØVRIGE KVALIFIKASJONS- OG DOKUMENTASJONSKRAV KOMMERSIELLE BETINGELSER PRISER OG KOSTNADER BETALINGSBETINGELSER- FAKTURERING MILJØBESTEMMELSER DOKUMENTRANG VEDLEGG TIL KONKURRANSEGRUNNLAG VEDLEGG KRAVSPESIFIKASJON VEDLEGG KRAV TIL BESVARELSE -STRUKTURERING AV TILBUD VEDLEGG TILBUDSBREV VEDLEGG MILJØSPØRRESKJEMA VEDLEGG KONTRAKTSVILKÅR VEDLEGG PRISSKJEMA

176 Innledning Sykehuset Telemark HF inviterer med dette til konkurranse på anskaffelse av rammeavtale for håndverkertjenester innen rørleggerarbeider 1 Generell konkurranseinformasjon 1.1 Henvisning til kunngjøring Utlysningen er kunngjort i DOFFIN dato 8. mars 2013 med referansenummer i Norsk Lysingsblad, i henhold til lov om offentlig anskaffelser av 16,juli 1999 nr.69 med tilhørende forskrift fastsatt ved kgl.res. 15.juni 2001 (FOA), samt i Norsk Lysingsblad. 1.2 Anskaffelsesprosedyre og prosess Kunngjøring av konkurranse under terskelverdien. Type kjøp Tjenestekjøp Varekjøp Bygge og anleggsarbeider Kunngjøring av konkurranse over terskelverdien Type kjøp Tjenestekjøp Varekjøp Bygge og anleggsarbeider Designkonkurranse Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsesprosedyre, Åpen anbudskonkurranse Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling Konkurranse med forhandling Ett trinns prosess (1) Etter forutgående kunngjøring 4-2 To trinns prosess Uten forutgående kunngjøring 4-3 Hasteprosedyre 7-4 Beskrivelse av prosess (1) Prosessen gjennomføres som en ett trinns prosess. dvs at utvelgelse av deltakere til forhandling vil skje etter at tilbud er mottatt jfr Dette innebærer at tilbyder skal sende formalia listet under punkt 2 i dette dokumentet sammen med og som en del av tilbudet Område Prioritert tjeneste 2-4 Uprioritert tjeneste 2-5 Type Varekontrakt: Kjøp Rammeavtale Leasing Avbetalingskjøp En kombinasjon av disse 3

177 Type tjenestekontrakt: Rammeavtale? Ja Nei Type bygge og anleggskontrakt: Utførelse Prosjektering og utførelse Utførelse, uansett på hvilken måte dette skjer 1.3 Ytelse/omfang/avgrensning- kort beskrivelse av leveransen Sykehuset Telemark HF med underliggende adresser ønsker å inngå rammeavtale på håndverkertjenester. Kravspesifikasjon og omfang..vedlegg nr Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Sykehuset Telemark HF med de til enhver tid underliggende anleggsadresser. 1.5 Innlevering av tilbud 2 eksemplarer på papir fullstendig utfylt, uten innbinding dvs. ringpermer sendes til Sykehuset Telemark HF Innkjøp og kontraktseksjonen Ulefossveien Skien I tillegg skal alle kommersielle dokumenter som tilbudsbrev, prislister, vedlikeholdsavtaler, firmaattester, tekniske beskrivelser, salgsbrosjyrer, systemdokumentasjon, QAdokumentasjon etc., legges ved i elektronisk format i form av 1 stk CD/minnepenn Språk i Tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudsbesvarelsen skal følge nummerinndelingen i dette dokumentet Merking av Tilbudet. Signert og datert tilbud sendes/leveres i lukket nøytral konvolutt som tydelig merkes: "Tilbud på rammeavtale på elektrotjenester ref. nr TJE Tilbudsfrist Tilbudet må være oss i hende senest 19. april 2013 kl 12:00 For sent innkomne tilbud vil bli avvist Vedståelsesfrist Det forutsettes at tilbyder vedstår seg tilbudet frem til: 1. oktober Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbud vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. 4

178 1.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av kunden. 1.7 KVALIFISERING AV LEVERANDØR Kvalifikasjonskravene ved denne forespørselen er listet opp nedenfor, og hvilke dokumentasjon som kreves framlagt for å vurdere om kravene er oppfylt. Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av kemner/kommunekasserer for skatt- og arbeidsgiveravgift (ikke eldre enn 6 mnd.). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. Attest for betalt merverdiavgift Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av skattefogden/fylkesskattesjefen for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. Økonomisk gjennomføringsevne Det kreves at tilbyderen har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Dokumentasjon: Kredittverdigheten som vil legges til grunn for å bli kvalifisert for denne konkurransen vil være AA- kredittverdig. I vurderingen av tilbyders soliditet vil oppdragsgiver i sin evaluering bruke firmaet AAA Soliditet - Standard Rapport. Oppdragsgiver vil selv innhente kredittvurdering som underlag for vurderingen angitt over. Andre kredittrapporter vil ikke bli hensyntatt. Tilbyder er selv ansvarlig for å kontrollere egen kredittverdighet slik at nødvendig dokumentasjon evt. vedlegges tilbudet, se neste punkt. Nystartede selskaper kan det i stedet inngis bankgaranti, som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Ved bruk av bankgaranti er det tilstrekkelig som dokumentasjon ved innlevering av tilbud at banken erklærer overfor oppdragsgiver at banken forplikter seg til å stille bankgaranti på kr. «Beløp», ved en eventuell kontraktsinngåelse. (Beløp må vurderes av oppdragsgiver ut i fra kontraktens gjenstand, omfang og innhold). HMS Dokumentasjon: HMS-egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 3 om at leverandøren oppfyller eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. Manglende dokumentasjon eller oppfyllelse av kravene medfører at tilbyder blir avvist. 1.8 Tildeling Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: 5

179 Nr Kriterier Vekt Karakter (1-6) a Pris 60 b Dokumenter erfaring og kompetanse fra 15 tilsvarende oppdrag c Kapasitet innenfor kompetanseområdet 15 d Responstid Sum Spesifisering av Kriterier Priser og kostnader (60%) Herunder vil de ulike timepriser og fastpriser bli vektlagt. Tekniske, faglige kapasitet og responstid (25%) Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre rammeavtalen av dette omfang. Oppgitt responstid med tilhørende kapasitet oppgitt i prisskjema vil bli vektlagt. Dokumentasjon: Oversikt over tilbyders gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelse. Oversikt over antall medarbeidere som vil være involvert for gjennomføringen av denne rammeavtalen. Oversikten skal være fordelt på fagområder der dette er relevant. Tekniske og faglige kvalifikasjoner (15%) Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre rammeavtalen av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over formell faglig kompetanse og erfaring for medarbeidere som vil være involvert i gjennomføringen av denne rammeavtalen. Liste over de viktigste leveranser/avtaler av tilsvarende karakter de siste tre år. Dette vil bli tillagt vekt ved tildeling av rammeavtalen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte oppgitte referanser. 1.9 Kontrakt Det vil bli inngått avtaler med den/de leverandører som har det mest fordelaktige tilbud basert på de oppgitte tildelingskriterier. Sykehuset Telemark HF vil i størst mulig utstrekning inngå én rammeavtale som dekker hele behovet for kontraktytelsen. Sykehuset Telemark HF forbeholder seg retten til å inngå parallelle avtaler med flere tilbydere dersom det finnes egnede tilbud. Disse vil ha prioritet i henhold til tilbydernes plassering i konkurransen. Sykehuset Telemark HF kan kun avrope under en lavere prioritert avtale dersom Leverandør med høyere prioritert avtale innen frister som avtalt i den enkelte avropsordning meddeler at han ikke kan levere i henhold til avtalens vilkår til det tidspunkt Sykehuset Telemark HF krever, forutsatt at leveringstidspunkt er minst 10 dager bestilling; eller Mangelfull eller forsinket leveranse fra Leverandør med høyere prioritert avtale gir grunnlag for å heve avropet av leveransen; eller Sykehuset Telemark HF hever rammeavtalen med den høyere prioriterte tilbyder i henhold til avtalens pkt 15 eller 6

180 Der sykehuset bestemmer seg for å gjennomføre minikonkurranse for et enkeltoppdrag, mellom de valgte avtalepartnerene, og det derigjennom bestemmes en annen rekkefølge. Sykehuset Telemark HF forbeholder videre seg retten til å inngå kontrakt med ulike tilbydere for ulike deler av leveransen (lokasjoner)dersom dette viser seg å være økonomisk mest gunstig. Ved denne anskaffelsen er de såledels anledning til å inngi separat tilbud på hele eller deler av sortimentet jfr. punkt 1.3. Det kan såledels bli tildelt en eller flere kontrakter, og en tilbyder kan bli tildelt kontrakt for ett eller flere kontraktsområder. Som kontraktsvilkår vil NS8406 med vedlagte generelle og spesielle kontraktsvilkår gjelde. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, jfr forskriften om offentlig anskaffelse d For rammeavtalen er avtaleperioden 2 år, med opsjon på prolongering i år. Ønsker Sykehuset Telemark HF å benytte seg av opsjonen må leverandøren varsles om dette 2- to måneder før avtalen utløper. Sykehuset Telemark HF forbeholder seg retten til å ta ut tjenester etter behov innenfor det enkelte område i avtaleperioden. Taushetsplikt: Det forutsettes at personell fra leverandør på oppdrag på sykehuset undertegner sykehusets taushetserklæring før oppdrag iverksettes. Generelle og spesielle kontraktsvilkår se vedlegg Etiske rammebetingelser for konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver eller noen av dennes ansatte, på annen måte en forutsatt i dette konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet Forbehold - avvisning og forkastning Forbehold: Det tas forbehold om å forkaste det enkelte tilbud helt eller delvis. Avvisning: Det enkelte tilbud kan avvises på grunnlag av avvisningsgrunner slik de fremkommer i i forskriften. Forkastning: Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud og avlyse konkurransen. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det jfr. 17-1, 2 ledd. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 7

181 Avlysning: Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn for dette jfr. 17-1, 1 ledd Kontaktpersoner i tilbudsfasen Spørsmål i tilknytning til dette tilbudet skal skje skriftlig i form av e-post til: Sykehuset Telemark HF ved: Tekniske spørsmål: Kommersielle spørsmål: Simon Tangen simon.tangen@sthf.no Halvor Garvik garh@sthf.no Oppdraggiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, endringer og suppleringer i konkurransegrunnlaget. 2 Kvalifisering av leverandører leverandøropplysninger Tilbyderne vil bli kvalifisert på grunnlag av nedenstående dokumentasjon. Tilbudet skal inneholdet følgende: 2.1 Obligatoriske krav Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 3 om at leverandøren oppfyller eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. 2.2 Øvrige kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert, f.eks. Foretaksregisteret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. Beskrivelser av utstyr, maskiner og annen teknisk utrustning som leverandøren vil disponere over ved utførelsen av kontrakten Oversikt over teknisk personell eller tekniske avdelinger som leverandøren disponerer 8

182 over, enten de tilhører foretaket selv eller ikke, samt over de som har ansvaret for kvalitetskontrollen. Erklæring som beskriver det årlige gjennomsnitt av ansatte i foretaket gjennom de siste tre årene, samt antall ledere i det samme tidsrom. Liste over de viktigste leveransene de siste tre år, herunder deres verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere Beskrivelse av leverandørens kvalitetsstyring, og leverandørens muligheter for undersøkelse og forskning Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. 3 Kommersielle betingelser 3.1 Priser og kostnader Tilbudet skal omfatte timepriser for ulike kategorier medarbeidere. Det skal oppgis to ulike timerpiser: En pris der materiale er en del av oppdraget, og en pris der materiale er holdt utenfor oppdraget. Videre skal påslagsprosent for levering av materialer og komponenter og ved bruk av underentreprenører oppgis. Prisene skal oppgis netto i norske kroner, eksklusive merverdiavgift, men inkludert sosiale utgifter, verktøygodtgjørelse, reisepenger, administrasjon, fortjeneste og lignende. Prisene skal være bindene de første 12 måneder. Priser skal inngis i samsvar med vedlegg Betalingsbetingelser- fakturering Betalingsbetingelsene er: Netto pr 30 dager etter avtalemessig levering. Fakturagebyr og ekspedisjonsgebyr godtas ikke. Nærmere bestillings- og faktureringsrutiner avtales særskilt for hvert enkelt oppdrag. 4 Miljøbestemmelser Alle statlige virksomheter skal innføre miljøledelse som en integrert del av organisasjonens styringssystemer innen På er det samlet veiledninger og erfaringsmateriale. I brev fra Miljøverndepartementet, dat , adressert til statlige etater og virksomheter heter det bl.a.: Innen år 2005 skal alle statlige virksomheter ha innført miljøledelse som en integrert del av organisasjonens styringssystemer, jf. St.prp. nr. 1 ( ) fra Arbeids- og administrasjonsdepartementet og Miljøverndepartementet, samt årets tildelingsbrev fra eget fagdepartement. I 2002 startet alle departementene arbeidet med innføring av miljøledelse i egen drift. I 2003 starter arbeidet opp i underliggende etater og virksomheter. Miljøledelse er et verktøy for å øke bevisstheten om miljøkonsekvensene av egen virksomhet og sette i gang et systematisk arbeid for å endre virksomheten i en mer miljøvennlig retning. 9

183 Innføring av miljøledelse innebærer at virksomheten skal kartlegge miljøvirkningene av egen drift, utarbeide miljømål og handlingsplaner og igangsette tiltak for å redusere miljøbelastningen av egen drift. Fire satsningsområder er pekt ut: innkjøp, avfall, transport og energibruk. Helse Sør Øst RHF, som eier Sykehuset Telemark HF, har vedtatt å føre en mer miljøvennlig innkjøpspolitikk som ett ledd i en mer målrettet miljøledelse. Leverandøren bes besvare spørsmålene i vedlagte miljøspørreskjema og returnere disse med tilbudet. Miljøspørreskjema...Vedlegg nr.: 4 5 Dokumentrang Dersom kontraktsdokumentene inneholder punkter som strides mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rekkefølge: 1. Kontrakt 2. Anbudsinnbydelse 3. Anbudsbesvarelse 6 Vedlegg til konkurransegrunnlag Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Krav til besvarelse strukturering av tilbud Vedlegg 3: Leverandørens svarbrev til oppdragsgiver. Vedlegg 4: Miljøskjema Vedlegg 5: Avtalevilkår Vedlegg 6: Prisskjema 10

184 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Leveransens omfang Sykehuset Telemark HF følgende estimat for årskostnader for håndverkertjenester, inkludert materialbruk. Det gjøres oppmerksom på at dette er et estimat som vil variere over tid etter tilgjengelige midler og byggebehov. Rørleggertjenester: kr ,- Oppdragsbeskrivelse Rammeavtalen skal dekke oppdragsgivers løpende behov for ombygging, modifisering og supplering av foretakets bygningsmasse, samt andre løpende vedlikeholdsoppgaver. Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtaler på følgende fagområder (bruttoarealer er gitt som opplysning og kan ikke direkte benyttes til estimat for leveranseomfang pr. lokasjon): Rørleggerarbeider Det gis anledning til å gi pristilbud på en eller flere kategorier fordelt på et eller flere av følgende lokaliseringer: Arbeider i Kragerø (8.000 kvm BTA) Arbeider i Seljord (7.000 kvm BTA) Arbeider på Rjukan (8.000 kvm BTA) Arbeider på Notodden ( kvm BTA) Arbeider på Nordagutu (3.000 kvm BTA) Arbeider i Skien og Porsgrunn ( kvm BTA) eller samtlige steder Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut på nytt anbud ved større byggeprosjekter, uavhengig av inngått rammeavtale. Oppdragsgiver forbeholder seg også retten til selv å levere alt eller deler av materiellet i forbindelse med et deloppdrag. Arbeidsoppgaver under rammeavtalen utføres enten som regningsarbeid i henhold til avtalt tidsbruk for det enkelte oppdrag, eller etter fastpristilbud, dersom oppdragsgiver finner dette mer hensiktsmessig. 11

185 Vedlegg 2 Krav til besvarelse -strukturering av tilbud Tilbud skal leveres i henhold til følgende struktur: 1. Tilbudsbrev som spesifisert i vedlegg 2. Brevet skal signeres av en person med fullmakt til å sende forpliktende tilbud. 2. Alle dokumenter knyttet til kvalifikasjon av leverandøren i den rekkefølgen som konkurransegrunnlagets punkt 2 angir. 3. Dokumentasjon og besvarelse av alle kommersiell forhold under konkurransegrunnlagets punkt 3, inkludert prisskjema i vedlegg Vedlagte miljøskjema i vedlegg 4 returneres utfylt sammen med beskrivelsen jfr. konkurransegrunnlagets punkt 4. 12

186 Vedlegg 3 Tilbudsbrev Sykehuset Telemark HF Aasmund Kallåk Ulefossveien Skien Fra Tilbyder Adresse Poststed Dato, dd.mm.åååå TILBUDSBREV Vi viser til tilsendt konkurransegrunnlag, og inngir et komplett tilbud i henhold til de forutsetninger som er gitt i Konkurransegrunnlaget. Vi har ingen avvik/forbehold i vårt tilbud. Vi har følgende avvik/forbehold i vårt tilbud; Til Konkurransegrunnlag Ref.nr i Konkurransegrunnlaget Beskrivelse av avvik/forbehold Årsak til avvik/ forbehold Konsekvenser for ytelser, pris, risiko,fremdrift m.v. I vårt avgitte Tilbud Ref.nr i Tilbudet Beskrivelse av avvik/forbehold Årsak til avvik/ forbehold Konsekvenser for ytelser, pris, risiko, fremdrift m.v. 13

187 Kun konkrete avvik/forbehold som fremkommer i dette tilbudsbrev blir godkjent av oppdragsgiver. Avvik/forbehold som framkommer andre steder enn i dette tilbudsbrevet binder ikke oppdragsgiver. Med vennlig hilsen Signatur:.. Dato: Firmanavn: Org. nr. Kontaktperson: Tittel/funksjon: Telefon og faks: e-post:

188 Vedlegg 4 Miljøspørreskjema SPØRSMÅL TIL LEVERANDØR OG OMTALE AV ORDNINGEN FOR MILJØLEDELSE Miljøpolitikk og miljørapport JA NEI Har leverandør/produsjonsbedrift en formulert miljøpolitikk? Utgir leverandør og/eller produksjonsbedrift regelmessig en miljørapport? Hvis JA, hvilket nivå er den forankret på? Hvordan blir den fulgt opp? Hvis JA, bes siste utgave vedlagt. Miljøledelsessystemer JA NEI Er produksjonsbedriften registrert som EMASbedrift? Har leverandør og/eller produksjonsbedrift dokumenterte miljøledelsessystemer som er sertifisert etter ISO 14001?. Internkontroll (gjelder norske leverandører/produksjonsbedrifter) Har leverandøren/produksjonsbedriften et dokumentert internkontrollsystem? JA NEI Utenlandske produksjonsbedrifters forhold til sine myndigheter JA NEI Har bedriften overholdt myndighetenes utslippkonsesjon? Påviser den siste eksterne revisjonsrapporten avvik i forhold til konsesjonen? Hvis JA, er disse avvik rettet opp? MERK: De fleste land vil ha et system med utslippkonsesjon som kontrolleres av myndighetene eller andre eksterne revisjoner. Nøkkelområder JA NEI Er det tatt miljøhensyn ved valg av råvarer og ved uttak av råvarer? Er det andre miljøtiltak leverandøren/produksjonsbedriften ønsker å redegjøre for? Hvis JA, hva slags tiltak? 15

189 Vedlegg 5 Kontraktsvilkår Eget dokument 16

190 Prisskjema Vedlegg 6 Timepriser (eks mva) Timeprisene er å forstå som effektiv timer utført ved sykehusets adresse. Rørleggerarbeider utført i Kragerø Rørleggerarbeider utført i Seljord Timepris ordinær tid Overtid 50 % (16:00-21:00) Overtid 100 % (21:00-06:00) m/materiale u/materiale m/materiale u/materiale m/materiale u/materiale - - Rørleggerarbeider utført på Rjukan Rørleggerarbeider utført på Notodden Rørleggerarbeider utført på Nordagutu Rørleggerarbeider i Skien og Porsgrunn Påslagsfaktor Timeprisreduksjon ved bruk av lærling Påslagsfaktor for materiale: K m Påslagsfaktor for innleie av underentreprenør, kran, stillaser etc.: K in Påslagsfaktor for innkjøp av materialer, administrasjon av underleverandører samt innleie av kran, stillaser etc beregnes ut fra netto (faktura) innkjøpspris eksklusive mva. Med netto innkjøpspris menes den prisen entreprenøren faktisk betaler for materialer, tjenester etc inn til seg, etter fradrag for rabatter, provisjon og andre ordninger som reduserer entreprenørens inntakskost, i forhold til eventuelle listepriser og lignende fra underleverandører. Sykehuset Telemark har rett til innsyn i forhold til entreprenørens inntakskost. Påslagsfaktor for underleverandører godtas ikke ved innleie av fagarbeidere fra andre firma på grunn av resursmangel hos entreprenøren. 17

191 Prisobjekt Priser eskl mva Kragerø Porsgrunn/Skien Nordagutu Seljord Notodden Rjukan Bytting av 10 stk toaletter, demontering/montering (pris eks. materiell) Bytting av 1 stk toaletter, demontering/montering (pris eks. materiell) Bytting av 10 stk servanter, demontering/montering (pris eks. materiell) Bytting av 1 stk servanter, demontering/montering (pris eks. materiell) Bytting av 10 stk servantbatterier, demontering/montering (pris eks materiell) Bytting av 1 stk servantbatterier, demontering/montering (pris eks materiell) Bytting av 10 stk radiatorer, demontering/montering (pris eks. materiell) Bytting av 1 stk radiatorer, demontering/montering (pris eks. materiell) Bytting av 10 stk dusjbatteri, demontering/montering (pris eks materiell) Bytting av 1 stk dusjbatteri, demontering/montering (pris eks materiell) Ny montasje av 10 stk toalett (pris eks. materiell) Ny montasje av 1 stk toalett (pris eks. materiell) Ny montasje av 10 stk servant (pris eks. materiell)

192 Prisobjekt Priser eskl mva Kragerø Porsgrunn/Skien Nordagutu Seljord Notodden Rjukan Ny montasje av 1 stk servant (pris eks. materiell) Ny montasje av 10 stk servantbatteri (pris eks materiell) Ny montasje av 1 stk servantbatteri (pris eks materiell) Ny montasje av 10 stk radiatorer (pris eks materiell) Ny montasje av 1 stk radiatorer (pris eks materiell) Ny montasje av 10 stk dusjbatteri (pris eks materiell) Ny montasje av 1 stk dusjbatteri (pris eks materiell) 19

193 Responstid/kapasitet Oppdrag som krever 1 dagsverk Oppdrag som krever 5 dagsverk Oppdrag som krever 2 ukesverk Oppdrag som krever 4 ukesverk Oppdrag som krever flere enn 4 ukesverk Responstid/kapasitet Oppdrag som krever 1 dagsverk Oppdrag som krever 5 dagsverk Oppdrag som krever 2 ukesverk Oppdrag som krever 4 ukesverk Oppdrag som krever flere enn 4 ukesverk Responstid/kapasitet Oppdrag som krever 1 dagsverk Oppdrag som krever 5 dagsverk Oppdrag som krever 2 ukesverk Oppdrag som krever 4 ukesverk Oppdrag som krever flere enn 4 ukesverk Responstid/kapasitet Oppdrag som krever 1 dagsverk Oppdrag som krever 5 dagsverk Oppdrag som krever 2 ukesverk Oppdrag som krever 4 ukesverk Oppdrag som krever flere enn 4 ukesverk Responstid/kapasitet Oppdrag som krever 1 dagsverk Oppdrag som krever 5 dagsverk Oppdrag som krever 2 ukesverk Oppdrag som krever 4 ukesverk Oppdrag som krever flere enn 4 ukesverk Responstid/kapasitet Oppdrag som krever 1 dagsverk Oppdrag som krever 5 dagsverk Oppdrag som krever 2 ukesverk Oppdrag som krever 4 ukesverk Oppdrag som krever flere enn 4 ukesverk Kragerø Responstid Kapasitet Nordagutu Responstid Kapasitet Notodden Responstid Kapasitet Seljord Responstid Kapasitet Rjukan Responstid Kapasitet Skien & Porsgrunn Responstid Kapasitet Merknader

194 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark k HF Sakstittel: Årsplan for styret 2014 Sak nr Saksbehandler Tone Pedersen, spesialrådgiver Sakstype Orienteringssak Møtedato Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: Årsplan forr styret Ingen Ingress: Årsplan for styret for 2014 leggess frem til orientering. Det vil bli lagt frem oppdatert årsplan i hvert styremøte. Forslag til vedtak: Styret tar årsplan for styret 2014 til orientering. Skien, den 28. januar 2014 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Side 1 av 1

195 ÅRSPLAN STYRESAKER halvår Styremøtee Beslutningssaker 12. feb. kl Innkalling og saksliste Dir. møterom, Protokoll fra Skien styremøte ST 17. desember 2013 Årlig melding 2013 for STHF Erklæring om ledernes ansettelsesvilkår Revidert rammeplan for beredskap for Sykehuset Telemark HF Virksomhetsover dragelse ambulanse 26. mars kl Innkalling og stasjoner på Notodden og Rjukan saksliste Dir. møterom, Protokoll fra Skien styremøte ST 12. februar Oppdrag og bestilling 2014 Årsberetning ogg årsregnskap 2013 Utviklingsplan 21. mai kl Innkalling og saksliste Protokoll fra Sted: Notodden styremøte ST 26. Inkl. heldags mars Styreseminar Økonomisk 20. mai langtidsplan om pasient Konstituering nytt sikkerhet og styre omvisning på Notodden sykehus 18. juni kl Innkalling og saksliste Orienteringssaker AD driftsorienteringer Virksomhetsrapport per desember 2013 Budsjettsikring 2014 Risikovurdering 3. tertial 2013 Utkast til årsberetning STHFF Oppfølging av konsernrevisjon pasient administrativt arbeid Fremdrift og status Utviklingsplanen Orientering om lovverk ved tjeneste og vareanskaffelser ved STHF Årsplan styresaker AD driftsorienteringer Virksomhetsrapport per januar Pasientsikkerhetskampanjenn Overordnet HMS plan AML brudd 2013 Insidens og prevalens av infeksjoner ved STHF for 2013 Fremdrift og status DIPS Fase 2 Evaluering av DPS Nedre Telemark etter ett års drift. Årsplan styresaker AD driftsorienteringer Virksomhetsrapport Risikovurdering per 1. tertial Budsjettprosess 2015 utfordringer, regionale føringer og fremdriftsplan Interne revisjoner 2013 og revisjonstema 2014 Årsplan styresaker AD driftsorienteringer Virksomhetsrapport per mai Øvrige orienteringer Åpent brev til styret i STHF fra Åsnee Linnerud og svarbrev fra styret Foreløpig protokoll brukerutvalgsmøte Foreløpig protokoll styret HSØ Restanse styresaker STHF Foreløpig protokoll brukerutvalgsmøte Protokoll styret HSØØ Restanse styresaker STHF Foreløpig protokoll brukerutvalgsmøte Protokoll styret HSØØ Restanse styresaker STHF Foreløpig protokoll brukerutvalgsmøte Tema Temasak utgår Kirurgisk klinikk v/klinikksjef Eirik Eliassen Klinikk Notodden/ Rjukan v/klinikksjef Ivar Dahl Psykiatrisk klinikk Side 1 av 2

196 ÅRSPLAN STYRESAKER Sted: Dir. møterom, Skien halvår Styremøtee 24. sept. kl Sted: Dir. møterom, Skien 25. sept. Styreseminar Tema: styret sin interne kommunikasjon 29. okt. kl Sted: Dir. møterom, Skien 26. nov. kl Sted: Ikke bestemt 25. nov. Heldags styreseminar om pasient sikkerhet 17. des. kl Sted: Dir. møterom, Skien Inkl. Styreseminar Kl Protokoll fra styremøte ST 21. mai Møteplan for styret i ST for 2015 Beslutningssaker Innkalling og saksliste Protokoll fra styremøte ST 18. juni Ledelsens gjennomgang Innkalling og saksliste Protokoll fra styremøte ST 24. september Innkalling og saksliste Protokoll fra styremøte ST 29. oktober Årlig gjennomgang av instruks for styret og AD Innkalling og saksliste Protokoll fra styremøte ST 26. november Budsjett 2015 ST DIPS Fase 2 Status FOU ved ST Årsplan styresaker Orienteringssaker AD driftsorienteringer Virksomhetsrapport Risikovurdering per 2. tertial Årsplan styresaker Sak til styret om bygningsvedlikehold, status og salg (hva har vi, hvilken forfatning, planer videre med bygningene) AD driftsorienteringer Virksomhetsrapport per september Ledelsens gjennomgang Årsplan styresaker AD driftsorienteringer Virksomhetsrapport per oktober Samdata 2013 Årsplan styresaker AD driftsorienteringer Virksomhetsrapport per november Medarbeiderundersøkelsen 2014 ved ST Eksterne tilsyn og revisjonerr Miljøsertifisering Årsplan styresaker Protokoll styret HSØØ Restanse styresaker STHF Øvrige orienteringer Protokoll brukerutvalgsmøte Foreløpig Protokoll brukerutvalgsmøte Protokoll styret HSØØ Restanse styresaker STHF Foreløpig Protokoll brukerutvalgsmøte Protokoll styret HSØØ Restanse styresaker STHF Foreløpig Protokoll brukerutvalgsmøte Protokoll styret HSØØ Restanse styresaker STHF Foreløpig Protokoll brukerutvalgsmøte Protokoll styret HSØØ Restanse styresaker STHF v/klinikksjef Jostein Todal Tema Medisinsk klinikk v/klinikksjef Per Urdahl Side 2 av 2

197 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark k HF Sakstittel: Eventuelt Sak nr Saksbehandler Tone Pedersen, spesialrådgiver Sakstype Orienteringssak Møtedato Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: ingen ingen Ingress: Det foreligger ved utsendelse ingen saker til eventuelt. Forslag til vedtak: Det foreligger ingen saker til vedtak. Skien, den 31. januar 2014 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 1

198