KRAVSPESIFIKASJON. 16/2201 Kvalitetssystem for Kvam herad. Vedlegg 1. Side 1 av 11

Transkript

1 KRAVSPESIFIKASJON 16/2201 Kvalitetssystem for Kvam herad Vedlegg 1 Side 1 av 11

2 Innhald 1 Overordna krav til kvalitetssystem Innleiing Lovpålagde krav Tilgangsstyring Logging Øvrige krav Offentleg-/ekstern rapportering Søkemotor, rapportar og spørjing Dokumentasjon Brukargrensesnitt Tekniske krav Installasjon og oppstart Implementering Prosjektleiing Opplæring Konsulentbistand (opsjon) Krav til dokumentstyring Krav til avvikshandtering Krav til risiko- og sårbarheitsanalyse Krav til årshjul/kalenderfunksjon (opsjon) Integrasjon fagsystem Side 2 av 11

3 1 Overordna krav til kvalitetssystem 1.1 Innleiing Oppdragsgjevar ønskjer eit moderne, fremtidsretta og endringsvenleg system for styring, planleggjing og rapportering. Tilbydd system må vere designa for rask og effektiv handtering av store dokumentmengder. Systemet skal samla og samanstilla informasjon for å understøtte dagleg drift og overordna styring og kontroll. Systemet må vera fleksibelt og integrert. Oppdragsgjevar ønskjer tilbod på eit komplett kvalitetssystem som skal innehalda dokumentstyring, avvikssystem, risikovurdering og årshjul (opsjon). Det er viktig at løysinga har ein god søkemodul, single-sign-on, e-postvarsling og kan nyttast på fleire plattformar (pc, nettbrett og mobil). Oppdragsgjevar ønskjer tilbod på opsjon på relatert produkt som konsulenttenester. Oppdragsgjevar vil vektleggja driftsstabilitet, og at programvareoppdatering og patching skal forårsake minimal nedetid og driftsutfordringar. Oppdragsgjevar ønskjer difor ei standardisert løysing som er vel utprøvd i kommune-norge. Løysinga sine funksjonar må kunne nyttast i eit webgrensesnitt og vera tilrettelagd for enkel registering av relevant informasjon og hendingar. Systemet skal ha full integrasjon mellom dei forskjellige modulane slik at felles register kan nyttast av alle modulane og ein skal sleppe å registrere same opplysningar fleire gongar. 1.2 Lovpålagde krav Systemet må til einkvar tid oppfylla og vera oppdatert i høve alle lovpålagde rapporteringskrav og krav til internkontroll i kommunal sektor. Ved endring i lov og forskrifter som fører til endringar av rapporteringskrav, pliktar leverandøren å levera ferdigtesta oppdateringar av systemet innan gjevne fristar for iverksetjing av ny lov/forskrift. Slike endringar skal vere ein del av avtalt vedlikehaldskostnad. 1.3 Tilgangsstyring Systemet skal ha innebygd tryggleik og databasar skal vere sikra mot uautorisert tilgang. Tilgang til system og databasar skal vere kontrollert gjennom brukar-id og passord og vera tilrettelagt for single-sign-on, og systemet skal understøtte krav i personopplysningslova. Systemet skal vere så fleksibelt at det tillet opplegging av ulike brukerprofilar/roller med ulik tilgang til dei ulike avdelingar/einingar og ulike funksjonar med utgangspunkt i kva behov som dei har i si stilling. Det skal vere mogleg å avgrensa tilgang til rapporter basert på bruarar/brukargrupper. 1.4 Logging Det skal kunne loggast informasjon om innlogging i systemet og kven som endrar enkelte parameter og verdiar. Systemet skal innehalde funksjonar for logging i den grad det vert sett på som naudsynt for å kunne førebyggje, oppdage og redusere skade som følgje av misbruk og feil. Loggen skal kunne lesast av administrator, og det skal ikkje vere mogleg å slette informasjon frå loggen. Side 3 av 11

4 1.5 Øvrige krav Tabellar og rapportar må enkelt kunne eksporterast til Office og tilsvarande løysingar for vidare bearbeiding. Systemet skal ha elektronisk løysing på arbeidsprosessar (arbeidsflyt). Systemet skal ikkje ha avgrensningar i tal avdelingar/einingar. Det skal ikkje medføre endringar i lisensiering/bruksrettsavtale eller andre kostnadar ved endring av tal avdelingar/einingar. Fleir-avdelings-/-einingsløysing: systemet må støtte fleirklientløysingar som gjev moglegheit for enkelte brukarar å arbeide på tvers mellom klientar ved t.d. tenestesamarbeid. Levetid: dersom leverandøren vel eit anna produkt som sitt hovedprodukt innanfor kvalitetssystem innan 3 år, skal oppdragsgjevar ha rett på fri "konvertering" til ny løysing. 1.6 Offentleg-/ekstern rapportering Systemet skal gje alle obligatoriske rapportar som kommunen pliktar å rapportere. Systemet skal ha løysing for pålagde/tilrådde datautvekslingar til/frå offentlege styresmakter. 1.7 Søkemotor, rapportar og spørjing Systemet skal ha ei løysing som gjev enkel tilgang til data i, og på tvers av, alle modular. Systemet skal ha nettbaserte sjølvbetjente løysingar for leiarar, tilsette og publikum. Systemet skal ha ei løysing som gjev enkel tilgang til data og der brukaren sjølv kan utarbeide/henta rapportar som tilfredsstiller eigne behov for tilgang til eigne nøkkeltal, samt eit godt oversiktsbilete sentralt. Systemet skal vera utforma slik at brukaren kan få tilgang via nettlesar, internt og eksternt. 1.8 Dokumentasjon Leverandøren skal levera dokumentasjon av systemet. Målet med dokumentasjon er at oppdragsgjevar etter overlevering skal vera kvalifisert til å operera løysinga og utføra arbeidsoppgåver på ein tilfredsstillande måte. Dokumentasjon skal innehalde relevante konfigurasjonsdata. All dokumentasjon som vert levert i prosjektet skal vera på elektronisk, redigerbart format. Dokumentasjonen skal haldast oppdatert ved endringar og kjøp av nye løysingar. Dokumentasjonen skal vera på norsk. (Produktvedlegg og tilsvarande dokumentasjon kan vera på engelsk). Dokumentasjon skal leverast oppdragsgjevar før godkjenningsperioden startar. Tilbodet skal omhandla drifts- og vedlikehaldsoperasjonar oppdragsgjevar sjølv må utføre for å sikre seg ein grunnleggjande tryggleik for driftsstabilitet. Systemet skal ha løysing for dokumentarkiv. Side 4 av 11

5 1.9 Brukargrensesnitt Data skal registrerast kun éin gong. Systemet skal ha felles register på tvers av modulane. Støttesystem kan nyttast for å oppfylle kravspesifikasjonen. Hjelpefunksjon på norsk: all hjelpetekst må vera på norsk. Gjeld typisk hjelpefunksjon som ""F1-funksjon"" og felthjelp/veiledningstekst. Systemet skal ha høve for brukarar til å lage eigne rapportar. Systemet lever opp til krav om universell utforming, jf forskrift om universell utforming av informasjons- og kommunikasjonsteknologiske (IKT)-løysingar 1.10 Tekniske krav Oppdragsgjevar har felles brukarkatalog, Active directory. Tilbydd system skal støtte autentisering ved hjelp av Active directory, og skal med dette ikkje krevje løysingsspesifikke brukarnamn og passord. Systemet skal støtte "Single SignOn", det vil seie at ein brukar som er pålogga si eiga maskin kan ta i bruk tilbydd løysing utan ny autentisering. Systemet skal være browser-uavhengig. Systemet skal ivareta langtidslagring, sanering og utkopiering. Systemet skal kunne setjast opp med beredskapsløysingar/høg oppetid (high availability) slik at løysinga handterar feil på server/utstyr. Dersom lokal installasjon: Serverplattform: systemet skal kunne fungera på MS Windows 2012R2 eller seinare versjon. Database plattform: systemet skal kunne fungera på MS SQL 2014 eller seinare versjon. Klientplattform: det skal nyttast både Windowsklientar og terminalserver-klientar. Systemet skal kunne køyrast i eit virtuelt miljø (Oppdragsgjevar har ein VmWare-løysing) Installasjon og oppstart Leverandøren kan tilby fjerndrift/sentral drift eller lokal installasjon. Basisløysinga (serverar med basisprogramvare som operativsystem og databasar) kan setjast opp av oppdragsgjevar i samsvar med leverandøren sine spesifikasjonar. Leverandøren skal dokumentera korleis løysinga ivaretek behova for driftsstabilitet, og at programvareoppdatering og patching skal forårsake minimal nedetid og driftsutfordringar Implementering Leveransen skal bestå av minimum følgjande prosjektfasar: Førebuing og planleggjing Implementering og integrasjon Test Godkjenning av oppdragsgjevar Opplæring Produksjon Side 5 av 11

6 Start for betaling av lisensar og support startar ved godkjenning av løysing. Sjå dessutan utkast til bilag til kontraktane som ligg vedlagt Prosjektleiing Det vil bli etablert ei prosjektgruppe med prosjektleiar hjå oppdragsgjevar som skal ha ansvar for framdrifta i prosjektet. Det vil vera prosjektleiar som har den primære kontakten med leverandøren i implementeringsfasen. Det skal gjennomførast jamne oppfylgjingsmøter mellom prosjektleiinga frå oppdragsgjevar og leverandør så lenge oppdragsgjevar finn det naudsynt Opplæring Oppdragsgjevar ønskjer at tilbydd løysing skal vere enkel å forstå og ta i bruk. Oppdragsgjevar vil organisere opplæringa i prosjektet i ein superbrukarmodell. Det medfører at det vert vald ut eit opplæringskorps/superbrukarar som skal setjast i stand til opplæring av sluttbrukarane. Leverandøren skal tilby naudsynt opplæring i form av dagskurs i oppdragsgjevars lokaler og andre nyttige opplæringsmetodar Konsulentbistand (opsjon) Det vert lagt opp til at dersom oppdragsgjevar ønskjer det kan det bestillast ekstra konsulenttenester frå leverandøren. Det skal spesifiserast prisar for slike tenester. Dette skal kome fram i prisskjema og er med i evalueringa av tilbodet. Det skal spesifiserast prisar for konsulentbistand. Dette skal kome fram i prisskjema og er med i evalueringa av tilbodet. oppfyller kapittel 1 i kravspesifikasjonen /Nei-svar Side 6 av 11

7 2 Krav til dokumentstyring Oppdragsgjevar ynskjer eit dokumentstyringssystem som kan nyttast til HMS, informasjonstryggleik og sikra fag- og tenestekvalitet Leverandøren skal tilby eit elektronisk internkontrollsystem med integrert dokumenstyringssystem. Kommunen kan byggja eigne logiske og enkle bibliotekstrukturar og nivåer. Dette for å systematisere og katalogisera rutinebeskrivingar, prosedyrer og retningslinjer innanfor kvart fagområde, avdeling eller kommunen som heilskap. Systemet gjev høve til å spora historikk og ivareta dei arkivverdige dokumenta. Dokumentet inneheld metadata som f.eks.; id, oppretta dato, ansvarleg, godkjennar, revisjonsdato, revisjonsmerknad, versjonsnummer. Det er mogleg å integrera eller linka til lovverk eller eksterne nettsider i dokument og prosedyrer. Høve til varsling til ansvarleg ved revisjon av dokument. oppfyller kapittel 2 i kravspesifikasjonen /Nei-svar Side 7 av 11

8 3 Krav til avvikshandtering Leverandøren skal tilby eit eletronisk internkontrollsystem med integrert avviksregistreringssystem. Leverandøren skal ha eit system med ein enkel metode for innmelding og handtering av avvik, forbetringsforslag og varsling, med forsvarleg registrering og handsaming. Leverandøren sitt system skal automatisk registrera dei innmeldte avvika i ein avvikslogg. Leverandøren sitt system skal gje meldar av avviket høve til å sjå kvar i prosessen avviket er. Leverandøren sitt system skal gje automatisk tilbakemelding til meldar når avviket er handsama og lukka. Systemet skal gje overordna leiing innsyn i avvik, og varsling dersom avvik ikkje vert handsama innan gjevne fristar. Systemet har rollestyrte tilgangar til verneombod, HMS-ansvarlege og tryggleiksleiarar. Systemet skal ha vikarfunksjon ved permisjon, ferieavvikling og sjukefråvær. Systemet har ein statistikk- og rapportfunksjonalitet som gjev oversiktlege avviksrapportar både grafisk og tekstbasert. oppfyller kapittel 3 i kravspesifikasjonen /Nei-svar Side 8 av 11

9 4 Krav til risiko- og sårbarheitsanalyse Leverandøren skal tilby eit eletronisk internkontrollsystem med integrert system for risiko- og sårbarheitsanalyse (ROS) Systemet gjev høve til å gjennomføra risiko- og sårbarheitsanalysar slik at det er mogleg å identifisera, vurdera og følgja opp risiko på ein systematisk måte. Systemet har rapportfunksjonalitet som gjev oversiktlege rapportar både grafisk og tekstbasert. ROS analysen følgjer standard metodikk for risiko- og sårbarheitsanalyse og tilfredsstiller anerkjente standarder som for eksempel ISO eller COSO. oppfyller kapittel 4 i kravspesifikasjonen /Nei-svar Side 9 av 11

10 5 Krav til årshjul/kalenderfunksjon (opsjon) Leverandøren skal tilby eit eletronisk internkontrollsystem med integrert system for årshjul/kalenderfunksjon Systemet har ein funksjon for å byggja opp og illustrera årshjul på fleire nivå, både overordna nivå og lågare nivå. Det er mogleg å leggja inn gjennomgående oppgaver i årshjul på alle nivå, med milepæler, aktivitetar og fristar. oppfyller kapittel 5 i kravspesifikasjonen /Nei-svar Side 10 av 11

11 6 Integrasjon fagsystem Systemet kan tilby integrering mot kommunens fagsystemer (sjå oversikt side 3). Beskriv moglegheiter og avgrensningar. Fagsystem for Leverandør/system Beskriv moglegheiter og avgrensingar Verksemdstyring Corporater ERP Visma Enterprise (frå ) Sak/arkiv Delegasjonsreglement Pleie- og omsorg Websak Fokus (Acos) Kommuneforlaget GAT og Gerica Helse Barnevern Oppvekst Teknisk Oppad VA: Gemini VA Brann: Komtek, turnus GAT Felles: Komtek Norkart Autocad Infoland Winmap Byggforvaltning: VPro Personalhandbok Økonomihandbok KF Infoserier Sticos Kommune oppfyller kapittel 6 i kravspesifikasjonen /Nei-svar Stad/dato: Signatur: Side 11 av 11