YTELSESBESKRIVELSE FOR BYGGELEDER. Prosjekt 5445 Gjerdrum Bo- og behandlingssenter nye sykehjemsplasser

Transkript

1 Gjerdrum kommune Vedlegg 3 YTELSESBESKRIVELSE FOR BYGGELEDER Prosjekt 5445 Gjerdrum Bo- og behandlingssenter nye sykehjemsplasser April 2013

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning Ytelser i prosjekterings- og byggefase Generelle ytelser SHA-koordinator Dagbok Møter Rapportering Dokumenthåndtering Utførelseskontroll Kvalitetssikring Fremdrift Generelt Spesielle oppgaver ved byggherrestyrte entrepriser Innhold fremdriftsplan Endringer, varsler og krav Økonomi / fakturabehandling Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA Ytre miljø Tropisk tømmer Riving Farlige stoffer Avfall Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse Generelt Ferdigbefaring Prøvedriftsperioden Overtakelse Innflytting Ytelser i reklamasjonsfasen Tekniske byggeledelse Rettslige konflikter Side 2 av 11

3 1 Innledning NS 8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag og Gjerdrum kommunes generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag forutsetter at omfanget av byggelederens oppdrag fremgår av en ytelsesbeskrivelse. Denne ytelsesbeskrivelse for byggeleder spesifiserer hvilke ytelser denne skal levere i forbindelse med dette oppdraget. Hvis ikke annet er angitt skal alle ytelser nevnt i dette dokumentet medtas. Det henvises til NS 8403 pkt og konkurransegrunnlaget for en orientering om prosjektet og oppdraget. 2 Ytelser i prosjekterings- og byggefase 2.1 Generelle ytelser SHA-koordinator Dagbok Møter Som koordinator i henhold til byggherreforskriften 13 (SHA-koordinator), inngår følgende ytelse i denne fasen: Videreutvikle og ferdigstille prosjektets plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) og ytre miljø slik at den kan inngå i konkurransegrunnlaget. Føre dagbok som dokumenterer hendelser og forhold på byggeplassen. Dagboken skal være egnet til å rekonstruere hendelsesforløp og å avklare årsakssammenhenger i prosjekterings- og byggefasen. Utarbeide og vedlikeholde en felles møteplan for byggeplassen. Innkalle til, lede og referere fra oppstartsmøter, prosjekterings- og byggemøter. Innkalle til, lede og referere fra eventuelle egne fremdriftsmøter. Lede og referere gjennomsnittlig ett særmøte i måneden med brukere, naboer, offentlige myndigheter og andre berørte parter. Gjennomføre eller delta i møter med rådgivere og entreprenører om varsler og krav når det er påkrevd. Møte med prosjektleder hver måned for gjennomgang av økonomien i prosjektet. Side 3 av 11

4 Møtereferater skal sendes ut senest 3 arbeidsdager etter møtet. Ved behov eller ønske fra prosjektleder, skal byggeleder konferere med prosjektleder før referatet sendes ut Rapportering Byggeleder skal hver måned frem til og med prøvedriftsperioden er ferdig oversende en månedsrapport for prosjektet til prosjektleder. Rapporten skal oversendes senest fem dager etter månedsslutt og inneholde følgende punkter: Økonomi: Oversikt over faktiske disponeringer per kontrakt, anslått beløp for endringer/tilleggsarbeider og anslått beløp for foreliggende eller antatte tilleggskrav fra entreprenører. Rapporten skal også inneholde en oversikt over likviditeten som angir hvor mye som er utbetalt og anslag for resterende utbetaling. Endringer, varsler og krav: Status for alle forventede og godkjente endringer, varsler og krav for alle entrepriser. Rent-tørt-bygg: En redegjørelse og vurdering av status i forhold til entreprenørenes overholdelse til krav om rent tørt bygg på byggeplassen. Fremdrift: Status for fremdriften. Fremtidige forhold som kan være kritiske for fremdriften skal påpekes og tiltak skal foreslås. Ved forsinkelser skal ansvars- og årsakssammenhenger angis. Kontroller: Vurdering av kvaliteten på entreprisearbeidene. De kontroller som byggeleder har utført i perioden skal dokumenteres ved kontrollskjema som vedlegges månedsrapporten. Forhold på byggeplassen: Oversikt over bemanning på byggeplassen, brutt ned på hvert enkelt firma. Korrespondanseoversikt: Opplysninger om viktig korrespondanse, meldinger og informasjon i siste periode. Sluttrapport som inneholder alle ovennevnte forhold, samt en redegjørelse for status og gjenstående tiltak Dokumenthåndtering Registrere, kontrollere og fordele prosjektdokumenter, inkl tegninger som sendes byggeplass i henhold til avtalte rutiner i prosjektet. Behandle all korrespondanse som sendes fra entreprenørene til Gjerdrum kommune og innstille overfor prosjektleder i de saker som går utover byggeleders fullmakter. Holde et oppdatert dokument- og tegningsarkiv på byggeplassen som dokumenterer saks- og handlingsforløp gjennom hele oppdragsperioden. Kontrollere at leveranseplan for prosjektet er i henhold til gjeldende fremdriftsplan. Sørge for at reviderte leveranseplaner godkjennes av entreprenørene (fremdrift og omfang). Kontrollere at faktiske leveranser av tegninger og beskrivelser er i henhold til gjeldende leveranseplan. Byggeleder skal straks det foreligger avvik fra leveranseplanen varsle prosjektleder. Side 4 av 11

5 2.2 Utførelseskontroll Byggeleder skal gjennomføre systematisk og dokumentert stikkprøvekontroll av entreprenørers og leverandørers kontraktsarbeider. Dersom ikke annet er avtalt, omfatter utførelseskontrollen både bygningsmessige arbeider og tekniske installasjoner. Nærmere spesifisert skal byggeleder: Utarbeide en kontrollplan og sjekklister for eget kontrollarbeid som sier noe om hvilke bygningsdeler som skal kontrolleres, type kontroll, hyppighet/tidspunkt for kontroll. Dokumentere utført kontroll med utfylte kontrollskjema, supplert med bilder osv. I kontrollskjema skal minimum følgende fremgå: bygningsdel, sted, måleresultat, avvik, kontrollgrunnlag og dato. Kontrollere at leveranser til byggeplassen er i hht. kontrakt for håndverksmessig utførelse og toleranser. Kontrollere alt som bygges inn, lukkes inn eller på annen måte gjøres utilgjengelig for senere kontroll. Byggeleder skal påse at entreprenørene varsler byggeleder før slik lukking /innbygging. Kontrollere at det er ryddig og oversiktlig og at nivå for rent-tørt-bygg følges. Kontrollere at prøver/tester utført i henhold til kontrakt og Norske Standarder. Kontrollere at produkter for byggverk oppfyller kravene til dokumentasjon i henhold til TEK kap. V Produkter til byggverk. 2.3 Kvalitetssikring Gjennomgå kontraktene med alle rådgivere, entreprenører og leverandører og gjøre seg godt kjent med tegninger, beskrivelser, riggplaner osv. Følge opp at alle entreprenørene gjennomfører egenkontroll som UTF/KUT i henhold til plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter og kontrakten med Gjerdrum kommune. Gjennomgå avvik umiddelbart og kontrollere at nødvendige korrektive tiltak blir iverksatt og fulgt opp av entreprenøren. Føre avvikslogg. Sørge for at avvik lukkes. Delta i kvalitetsrevisjoner i byggeperioden. 2.4 Fremdrift Generelt Påse at fremdriften på byggeplassen følger forutsetningene i de enkelte kontraktene og omforent hovedfremdriftsplan. Påse at alle aktører i prosjektet godkjenner den koordinerte fremdriftsplanen og de vilkår som er satt i den. Dette gjelder også reviderte fremdriftsplaner. Følge opp at entreprenører er i forkant om å varsle sine behov for tegninger og annen dokumentasjon fra de prosjekterende. Side 5 av 11

6 Varsle prosjektleder hvis ikke arbeider er i henhold til. godkjent leveranseplan som samsvarer med omforent hovedfremdriftsplan Spesielle oppgaver ved byggherrestyrte entrepriser Byggeleder skal påse at hver enkelt entreprenør utarbeider detaljerte fremdriftsplaner for egne arbeider. Eventuelt kan byggeleder utarbeide fremdriftsplaner på bakgrunn av innspill og i samarbeid med de enkelte entreprenørene. Byggeleder skal samordne disse med oppdragsgiverens og andre aktørers fremdriftsplaner og utarbeide en omforent fremdriftsplan for alle entreprisene. Byggeleder skal påse at konfliktpunkter identifiseres, at kritisk linje klarlegges, at Sikker Jobb Analyser markeres og at fremdriftsplanen tilfredsstiller de krav som er satt i byggefasens overordnede fremdriftsplan. Byggeleder skal straks det foreligger avvik fra byggefasens detaljplan, slik at samordning eller kritisk linje trues, varsle oppdragsgiver om dette og foreslå tiltak Innhold fremdriftsplan Byggeleder skal sørge for at omforent fremdriftsplan for alle entreprenørene byggefasens detaljplan - er detaljert, viser avhengigheter og er brutt ned på håndterbare aktiviteter. Som SHA-koordinator i henhold til byggherreforskriften 13, skal byggeleder samordne gjennomføringen av prosjektet slik at bestemmelser om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø blir ivaretatt ved: Avgjørelser i forbindelse med tekniske og/eller organisasjonsmessige valg, og ved å planlegge de forskjellige arbeider eller arbeidsfaser som vil foregå samtidig eller etter hverandre. Fastsettelse av den tid det vil ta å fullføre slike arbeider eller arbeidsfaser. 2.5 Endringer, varsler og krav Ha oversikt over og styre prosessen ved behandling av varsler om endringer og krav. Føre endringsliste, med tilbud fra entreprenør og innstilling fra prosjekterende. Originaldokumentene med byggeleders innstilling videresendes så raskt som mulig til prosjektleder. Ta stilling til prisnivået i tilbudene fra entreprenørene. Utarbeide nødvendig dokumentasjon som støtte i forhandlinger om endringsarbeider og delta aktivt i disse. Kontrollere at alle arbeider som utføres på byggeplassen er skriftlig avtalt. Rekvirere mindre arbeider som er nødvendige og som ikke kan følge vanlig rutine for endrings- og tilleggsarbeid. Behandle mottatt tilleggskrav fra entreprenør og uten ugrunnet opphold, dog senest innen en uke, gi sin anbefaling til prosjektleder. Dersom det er behov for lengre behandlingstid, avklares dette med prosjektleder under hensyntagen Side 6 av 11

7 til svarfrister i entreprisekontraktene. For tilleggskrav som uten tvil skal avvises, sender byggeleder begrunnet avslag til entreprenør med kopi til prosjektleder. Begrunnelse for å akseptere eller avvise tilleggskrav skal angis med henvisning til aktuell(e) bestemmelser i kontrakt, Norsk Standard osv. Støtte byggherren aktivt med dokumentasjon, utarbeide innspill til svarbrev, delta i forhandlinger med entreprenører når uenigheter eller konflikter gjør dette påkrevd. Vurdere berettigelsen av krav om fristforlengelse fra entreprenør. Avklare årsakssammenhenger, vurdere konsekvenser herunder kritiske/ikke kritisk aktivitet/linje, gi prosjektleder kvalifiserte vurderinger og anbefalinger. Utarbeide skriftlige innspill til svarbrev til entreprenør. 2.6 Økonomi / fakturabehandling Alle fakturaer stilet til Gjerdrum kommune og sendes via byggeleder. Kontrollere alle fakturaer mot bestillinger og produksjon. Byggeleders fakturakontroll skal skje innen én uke etter mottak. Ikke hålde tilbake fakturaer fordi beløpet er omstridt, delvis opparbeidet eller liknende. Faktura som ikke er i samsvar med utført arbeid eller bestilling, og dem som ikke formelt er i orden i henhold til. kontrakt og forretningsrutiner avslås. Ved avslag sørger prosjektleder for at faktura returneres til entreprenør. Føre fortløpende attestasjonsregnskap og sammenholde dette med Gjerdrum kommunes økonomisystem ved behov. Kontrollere at alle entreprisenes regulerbare poster avregnet innen rimelig tid etter utført arbeid. Kontrollere sluttoppgjørene for entreprisene og leveransene. Byggeleders behandlingstid fastsettes i samråd med prosjektleder, men Gjerdrum kommune skal ha sluttfaktura attestert senest to uker før forfall. Ved dissens mellom byggherre og entreprenør om sluttoppgjøret, skal byggeleder aktivt delta i prosessen med å komme til enighet. 2.7 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA Byggeleder skal være SHA-koordinator for utførelse (KU), jf. byggherreforskriften 13 og prosjektets plan for sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og ytre miljø (vedlagt som del av konkurransegrunnlaget). Byggeleder skal i egenskap av denne funksjon ivareta de oppgaver myndighetene og Gjerdrum kommune pålegger koordinatoren for utførelse (KU): Påse at spørsmål om sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og ytre miljø (SHA-planen) får høy prioritet. Sørge for at SHA-planen er lett tilgjengelig og gjøres kjent på byggeplassen. Påse at hovedbedrift daglig fører en oversiktsliste over alle som arbeider på bygge- og anleggsplassen i henhold til. byggherreforskriften 14. Oppbevare listene i 6 måneder etter at byggearbeidene er avsluttet. Føre kontroll med at alle som utfører arbeider på byggeplassen bærer ID-kort i henhold til forskrift om ID-kort på bygge- og anleggsplasser. Løpende ajourføre forhåndsmeldingen til Arbeidstilsynet, og sørge for at denne er slått opp på synlig sted på byggeplassen. Side 7 av 11

8 Oppdatere SHA-planen fortløpende dersom det oppstår endringer som har betydning for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. Følge opp at arbeidsgivere og enkeltpersonforetak følger SHA-planen. Følge opp at hovedbedrift utfører sine plikter etter arbeidsmiljøloven og kontrakten med Gjerdrum kommune. Kontrollere at alle virksomhetene som utfører arbeider på byggeplassen har et internkontrollsystem tilpasset dette prosjektet, herunder kontrollere at virksomhetene har gjennomført og dokumentert risikoanalyser for egne arbeider før oppstart. Kontrollere at Sikker Jobb Analyser gjennomføres i de enkelte entrepriser som angitt i koordinert fremdriftsplan for prosjektet, og ellers når det anses som nødvendig. Koordinere at arbeidsgivere og enmannsbedrifters arbeid som kan påvirke hverandre med hensyn til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø, inkludert samarbeidet mellom arbeidsgivere og enmannsbedrifter. Følge opp at kravene byggherreforskriften 15 Planlegging og tilrettelegging av arbeidene følges. Delta på alle organiserte vernerunder i regi av hovedbedrift. Foreta egne inspeksjoner på byggeplassen ved behov og minimum en gang i uken. Eventuelle avvik skal registreres i avviksloggen og følges opp overfor ansvarlig virksomhet. Motta og følge opp innrapporterte uønskede hendelser. Ajourføre prosjektets avvikslogg og påse at avvik lukkes, senest innen 14 dager. Utarbeide en samlet månedsrapport for sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og ytre miljø til prosjektleder som skal vedlegges månedsrapport. 2.8 Ytre miljø Gjøre seg kjent med konkrete miljømål og krav for prosjektet, og følge opp at entreprenører kjenner til målene og følger kravene, herunder krav til avfallsregnskap Tropisk tømmer Riving Kontrollere at det ikke benyttes eller forefinnes tropisk tømmer eller trevirke fra fredet skog i kontraktsarbeidet eller på byggeplass. Etterspørre dokumentasjon på alt trevirke som han får mistanke om kan være tropisk tømmer eller fredet skog. Straks underrette Gjerdrum kommune om alle forekomster av tropisk tømmer eller fredet skog som planlegges benyttet eller er benyttet i kontraktsarbeidet eller på byggeplass. Slik underretning skal også gis ved mistanke om det samme. Ved eventuelle rivningsoppdrag skal byggeleder: Side 8 av 11

9 Sikre at dette utføres på en miljømessig forsvarlig måte og i henhold til. de anvisninger som foreligger Farlige stoffer Avfall Sette seg inn i stoffer og materialer på myndighetenes Prioritetsliste B og OBS-listen. Følge opp at entreprenørene rapporterer om evt. bruk av slike stoffer og er bevisste på å benytte disse stoffene i minst mulig grad. Følge opp at avfall behandles på en forsvarlig måte og at kildesortering gjennomføres i henhold til gjeldene anvisninger. Følge opp at hovedbedrift rapporterer om avfallsmengder og kildesortering på byggeplassen. 2.9 Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse Generelt I god tid planlegge og organisere gjennomføringen av sluttfasen med alle nødvendige tester, ferdigbefaringer, prøvedriftsperiode og overtakelser, i henhold til kontraktsbestemmelsene for de enkelte entreprisene. Koordinere opplæringen av driftspersonale og brukere for alle entrepriser Ferdigbefaring Kontrollere og evt. purre opp at alle entreprenører leverer egenkontrollskjemaer. Sjekke skjemaene og gå forhåndsbefaringer (evt. sammen med Gjerdrum kommune) for å se om kontraktsarbeidene er klare til ferdigbefaringer. Innkalle til, lede og referere fra alle ferdigbefaringer Prøvedriftsperioden For entrepriser der det er avtalt en prøvedriftsperiode etter ferdigbefaringene, skal byggeleder: Innkalle til, lede og føre protokoll fra formelt oppstartsmøte for prøvedriftsperioden for hver entreprise. Innkalle til og delta i felles oppstartsmøte for prøvedriftsperioden, skrive referat fra møtet og sørge for at dette godkjennes av alle kontraktspartene. I prøvedriftsperioden følge opp at feil fra ferdigbefaringen, entreprenørens egenkontrolltester, byggherrestyrte tester/tverrfaglige tester samt feil og Side 9 av 11

10 mangler avdekket i prøvedriftsperioden snarest blir utbedret. Byggeleder skal gjennomgå utkvitterte feillister fra entreprenør og foreta kontrollbefaringer. Samle sluttrapporter fra prøvedriftsperioden og oversende prosjetleder før overtakelsen. Organisere og styre system for rapportering/oppfølging av feil i prøvedriftsperioden. Byggeleder skal følge opp at alle feil utbedres snarest mulig. Kontrollere eventuelle etterarbeider og feilrettinger i samråd med de prosjekterende Overtakelse Innkalle til og lede overtakelsesforretninger med tilhørende befaringer. Sørge for at protokoll fra overtakelsesforretningene blir utarbeidet og signert av kontraktspartene Innflytting Følge opp at brukstillatelse foreligger før innflytting. Koordinere entreprenørenes utbedring av mangler i forhold til brukerens innflytting. 3 Ytelser i reklamasjonsfasen Følge opp at alle mangler fra overtakelsesprotokollen blir utbedret innen nærmere avtalte frister. Organisere og styre system for rapportering/oppfølging av reklamasjoner i reklamasjonsperioden. Byggeleder skal følge opp at alle reklamasjonsarbeider utbedres snarest mulig. Kontrollere eventuelle etterarbeider og reklamasjonsarbeider i samråd med de prosjekterende. I samråd med prosjektleder innkalle til, lede og referere nødvendige befaringer i reklamasjonsfasen. Det skal holdes ett-, to- og treårsbefaringer. Vurdere behovet for å benytte andre mangelsanksjoner enn utbedring, jf kontraktsbestemmelsene. Melde fra til Gjerdrum kommune om reduksjon og frigivelse av garantier kan gjennomføres. 4 Tekniske byggeledelse Teknisk byggeledelse inngår i byggeleders ytelser. Teknisk byggeleder skal: Gjennomgå prosjektdokumenter for de tekniske entrepriser/leveranser, for å danne et grunnlag for forståelse av innhold og omfang av nødvendig teknisk Side 10 av 11

11 oppfølging. Gjennomgangen skal også gjøres med henblikk på å oppdage og avverge kollisjoner mellom ulike tekniske anlegg, samt å oppdage eventuelle mangler i grensesnittene mellom de ulike entreprisene. Bistå byggeleder på byggeplass med teknisk forståelse av prosjekt- og tilbudsdokumenter, spesielle fakturaer, ved utforming av rekvisisjoner, prisforespørsler etc. Delta i utarbeidelse av fremdriftsplaner, for å ivareta en teknisk og faglig forsvarlig produksjon for de aktuelle entreprisene/leveransene. Delta på oppstartsmøter, byggemøter og eventuelt fremdriftsmøter, samt planlegge, lede og referere andre faglige møter gjennom hele byggefasen. Utarbeide en plan for eget kontrollarbeid som sier noe om hvilke bygningsdeler som skal kontrolleres, type kontroll, hyppighet/tidspunkt for kontroll. Dokumentere utført stikkprøvekontroll med utfylte kontrollskjema, supplert med bilder osv. Kontrollere alle tekniske installasjoner som bygges inn, lukkes inn eller på annen måte gjøres utilgjengelig for senere kontroll. Følge opp at de tekniske entreprenører/leverandører utfører nødvendig egenkontroll/tester i henhold til godkjent kontrollplan og følge opp at dokumentasjon utarbeides. Varsle byggeleder hvis entreprenører/leverandører ikke følger godkjent kontrollplan eller ikke utarbeider dokumentasjon. Kontrollere at produkter for byggverk oppfyller kravene til dokumentasjon i henhold til TEK kap. V. Kontrollere oppstart og utvikling på byggeplass for de aktuelle entreprisene, rapportere eventuelle avvik, og foreslå utbedringer/oppfølging. Lede og referere fra ferdigbefaringer, overtakelsesforretninger og spesifiserte tester. Delta på og følge opp teknisk/faglig ved prøveperiode, sluttoppgjør, etterarbeid, garanti-/reklamasjonsbefaringer og garanti-/reklamasjonsarbeider. 5 Rettslige konflikter Byggelederen skal kunne stille nødvendig kapasitet i forbindelse med eventuelle rettslige konflikter med entreprenører og leverandører. Dette gjelder også etter at den opprinnelige avtalte kontraktsperioden er over. Slike ytelser avregnes etter medgått tid og med de timesatser som fremgår av kontrakten. Side 11 av 11