Konkurransegrunnlag. for kontrakt om. Byggherreombud for oppfølging av totalentreprise på «Botilbud med bemanning» Stavanger kommune

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for kontrakt om Byggherreombud for oppfølging av totalentreprise på «Botilbud med bemanning» Stavanger kommune Stavanger eiendom

2 Botilbud med bemanning Konkurransegrunnlag Innhold 1 Innledning Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Kontraktens omfang Kontraktsperiode Kontrakt Frister, leveringssted og tidsplan for konkurransen Innleveringsfrist Innleveringssted Merket tilbud skal leveres til: Vedståelsesfrist Tidsplan for behandling av tilbud Gjennomføring av konkurransen Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tilbakekalling av tilbud Tilbudsbefaring og tilbudskonferanse Tilbudsåpning Avvising av tilbud Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Kostnad med deltakelse i konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Innstilling på kontraktstildeling Krav til tilbudet Tilbudets utforming Språk Forbehold Krav til leverandøren - kvalifikasjonskrav Generelt Tildelingskriterier Oversikt over konkurransegrunnlagets dokumenter Godkjent dato: rev botilbud med bamanning - konkurransegrunnlagstavanger eiendom 2 av 10

3 Botilbud med bemanning Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Oppdragsgiver Stavanger kommune ved Kommunalstyret for miljø og utbygging heretter også kalt oppdragsgiver, inviterer med dette til konkurranse. Informasjon om oppdragsgiver finnes på Henvendelser i anledning konkurransen skal rettes til oppdragsgivers prosjektleder. Prosjektleder (kontaktperson) hos oppdragsgiver: Navn: Stavanger eiendom ved Therese Øvernes Postadresse: Postboks 8001, 4068 Stavanger Tel: E-post: Therese.overnes@stavanger.kommune.no 1.2 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver ønsker gjennom denne konkurransen å inngå kontrakt om levering av Byggherreombud for oppfølging av totalentreprise. 1.3 Kontraktens omfang Informasjon om prosjektet og kontrakten finnes i dokumentet Oppdragsbeskrivelse. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av at prosjektet får tilfredsstillende finansiering og myndighetenes godkjenning. Tilbyder kan ikke kreve erstatning dersom konkurransen skulle blir avlyst som følge av manglende finansiering, godkjenning eller annen saklig grunn. 1.4 Kontraktsperiode Se dokument Oppdragsbeskrivelse punkt. Fremdrift. 1.5 Kontrakt Kontraktens vilkår er definert i vedlagte Generelle kontraktsbestemmelser og avtaledokument. 2 Frister, leveringssted og tidsplan for konkurransen 2.1 Innleveringsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf. nedenfor, senest kl. 12:00. Tilbud som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet er levert på leveringsstedet rettidig. Godkjent dato: rev botilbud med bamanning - konkurransegrunnlagstavanger eiendom 3 av 10

4 Botilbud med bemanning Konkurransegrunnlag 2.2 Innleveringssted 2.3 Merket tilbud skal leveres til: Stavanger kommune Olav Kyrres gate 23, resepsjonen i 1. etasje 4005 Stavanger Norge Tilbudet skal merkes [Tilbud byggherreombud 2013 v/ Øvernes. Tilbudet skal kun åpnes av adressat]. Det vil bli gitt kvittering for anbud innlevert ved fremmøte. 2.4 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 120 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 2.5 Tidsplan for behandling av tilbud Oppdragsgiver har lagt opp følgende tidsplan for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Frist for innlevering av tilbud , kl 12:00 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget , kl 12:00 Meddelelse om valg av tilbud (tentativt) Klagefrist (tentativt) kl 12:00 Kontraktsinngåelse (tentativt) Tilbudets vedståelsesfrist kl 12:00 3 Gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) av For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets Internettsider Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren [åpen anbudskonkurranse]. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Tilbud som inneholder forbehold, feil eller er uklare eller ufullstendige m.m. og som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de andre tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de vilkår og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. Godkjent dato: rev botilbud med bamanning - konkurransegrunnlagstavanger eiendom 4 av 10

5 Botilbud med bemanning Konkurransegrunnlag 3.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin ( 3.4 Tilleggsopplysninger. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig kontakte oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse (Doffin) til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. 3.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal tilgjengeliggjøres på en måte som sikrer likebehandling mellom leverandørene. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 3.6 Tilbakekalling av tilbud Innlevert tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil innleveringsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene i konkurransegrunnlaget. 3.7 Tilbudsbefaring og tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/ tilbudskonferanse. 3.8 Tilbudsåpning Leverandørene har ikke rett til å være tilstede ved åpningen av tilbudene. 3.9 Avvising av tilbud Oppdragsgiver følger reglene i FOA om avvisning av tilbud Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Det gis ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Godkjent dato: rev botilbud med bamanning - konkurransegrunnlagstavanger eiendom 5 av 10

6 Botilbud med bemanning Konkurransegrunnlag 3.12 Kostnad med deltakelse i konkurransen Enhver kostnad som leverandøren pådrar seg i forbindelse med deltakelse i konkurransen må dekkes av leverandøren Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt samtidig til leverandørene senest 10 dager før kontrakt inngås. Kontrakt inngås på det tidspunkt da kontrakt er signert av begge parter. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en frist for leverandøren til å fremme eventuell klage over beslutningen. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. Tilbudet skal utformes i henhold til kravene i konkurransegrunnlaget. Det skal leveres et tilbud i papirformat. Tilbudet ønskes levert i ringperm og ingen dokumenter skal stiftes. Sidene skal nummereres. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene skal settes inn som vedlegg til tilbudsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i kapitel 5 og 6 i dette dokument. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares og dokumenteres. Alle utfyllingsfelt skal besvares og det skal ikke gjøres endringer i konkurransegrunnlaget. Utfylt konkurransegrunnlag skal leveres inn som en del av tilbudet. Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse, og merkes som angitt ovenfor. Tilbud sendt elektronisk eller på telefaks aksepteres ikke. 4.2 Språk Tilbudet, vedlegg og dokumentasjon skal foreligge på norsk. All kommunikasjon skal foregå på norsk. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert norsk oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert norsk oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist. Godkjent dato: rev botilbud med bamanning - konkurransegrunnlagstavanger eiendom 6 av 10

7 Botilbud med bemanning Konkurransegrunnlag Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde/ forplikte tilbyder rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. 4.3 Forbehold Det er anledning til å ta forbehold som ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrev eller et eget vedlegg for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene kan medføre avvisning. Oppdragsgiver vil i evalueringen foreta en selvstendig vurdering av de økonomiske konsekvensene. Forbehold som ikke lar seg prissette vil medføre avvisning. 5 Krav til leverandøren - kvalifikasjonskrav 5.1 Generelt Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er altså minimumskrav for deltakelsen i konkurransen, og skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Det tekniske kvalifikasjonsnivå er særlig basert på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Oppdragsgiver vil vurdere om det er synliggjort et tilstrekkelig fagmessig nivå og tilstrekkelig kapasitet til å kunne utføre oppdraget. Oppdragsgiver vil bemerke at oppdragets kompleksitet og størrelse vil være retningsgivende for kvalifikasjonsnivået, men at det gjennomgående kreves meget gode kvalifikasjoner på alle de etterspurte områder for alle typer oppdrag. Der leverandørene ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre leverandørs kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Erklæringen skal vedlegges tilbudet. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger vil føre til at leverandør blir avvist, jf. FOA. Følgende kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av Godkjent dato: rev botilbud med bamanning - konkurransegrunnlagstavanger eiendom 7 av 10

8 Botilbud med bemanning Konkurransegrunnlag tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Firmaattest Vedlegg 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfristens utløp Vedlegg 1.2 Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp Vedlegg 1.3 Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring (formular vedlagt). Vedlegg 1.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha kompetanse og erfaring innen aktuelle konsulenttjeneste og ha utført oppdrag av samme art, kompleksitet /vanskelighetsgrad og omfang/størrelse. En liste over de viktigste leveranser og utførte tjenester de siste 3 år, herunder opplysninger om type bygg, byggeår, budsjett, energiklasse og areal ved fusjoner/ oppkjøp/ nystarting kan leverandøren bli vurdert særskilt Vedlegg 1.5 Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne Tilbyder skal ha minst 3 fast ansatte En redegjørelse for at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet i prosjekttiden Organisasjonskart/ oversikt antall ansatte Vedlegg 1.6 Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten. Vedlegg 1.7 Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis mht. å avvise leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Av hensyn til leverandørenes krav på forutsigbarhet og likebehandling gjør vi derfor særskilt oppmerksom på følgende: Dersom oppdragsgiver blir kjent med at det kan knyttes mislige forhold til leverandøren slik som beskrevet i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) (2) eller (2), og som oppdragsgiver av den grunn kan avvise, vil bli avvist. Oppdragsgiver vil, så langt det anses hensiktsmessig, foreta undersøkelser om de enkelte leverandører, herunder innhente attester og erklæringer slik det er beskrevet i FOA 11-10(3) eller 20-12(3). Godkjent dato: rev botilbud med bamanning - konkurransegrunnlagstavanger eiendom 8 av 10

9 Botilbud med bemanning Konkurransegrunnlag Leverandør som unnlater å gi opplysninger om forhold som er beskrevet i FOA (2) og (2), vil bli avvist. 6 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris - Timepriser - Estimat - Evt priste forbehold Kvalitet Tilbudte personells dokumenterte erfaring og kompetanse fra gjennomføring og resultat oppnådd for relevante oppdrag. Referanser: Stavanger eiendom og andre oppdragsgiveres erfaringsgrunnlag vektlegges. -gjennomføring og samarbeisevne, samt % Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev Utfylt tilbudsskjema med opplysninger om fastpris, timesatser, påslagsfaktorer og evt. opsjoner Timepriser vil bli vurdert for eventuelle tilleggsarbeider; 100 timer vil bli tillagt anbudssum. Kostnad forlenget byggetid utover avtaleperioden % CV for tilbudt saksbehandler i prosjektet. CV-en skal inneholde opplysninger om utdannelse og tidligere utførte oppdrag (byggherre, størrelse, verdi og type/art og medarbeiderens rolle i prosjektet). Det skal leveres en organisasjonsplan for dette oppdraget med angivelse av navn, funksjon og stillingsbrøk % Referanser/evalueringer av tilbudte saksbehandler i prosjektet, på tidligere utførte oppdrag. Det må oppgis saksbehandlers rolle i prosjekt, navn på referanse, evt. skriftlige referanser fra tidligere oppdragsgiver. Tilbudsbrev Vedlegg 2.1 Vedlegg 2.2 Vedlegg 2.4 Godkjent dato: rev botilbud med bamanning - konkurransegrunnlagstavanger eiendom 9 av 10

10 Botilbud med bemanning Konkurransegrunnlag ryddighet vektlegges. Oppdragsgiver vil etter beste skjønn vurdere det enkelte tilbud for hvert kriterium. Evaluering av pris: forholdsmessig mellom tilbyderne. Evaluering av kvalitet: Vurderingen av kriteriet er basert på en helhetsvurdering hvor de momenter som var spesifisert i konkurransegrunnlaget er lagt til grunn. Det er gitt poeng på en skala fra 0-10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for dette kriteriet oppnår den høyeste poengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet. 7 Oversikt over konkurransegrunnlagets dokumenter Konkurransegrunnlaget utleveres vederlagsfritt, og hentes ut på Doffin. Det er tilbyders ansvar å sørge for at alle dokumentene som gjelder som underlag er gjennomgått og med tatt i tilbudet. Det skal levers komplett tilbud med dokumentasjon, jf. punkt 4.1. Dokumenter Konkurransegrunnlaget inkl. denne dokumentoversikten Oppdragsbeskrivelse for prosjektet YT-BHO Pris- og signaturskjema Egenerklæring HMS Generelle kontraktsbestemmelser Vedlegg: - Fremdriftsplan Det gjørs oppmerksomt på at eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget, tilleggsinformasjon publisert på Doffin og referater fra befaring eller informasjonsmøte også blir en del av konkurransegrunnlaget jf. punkt 3.4 i dette dokumentet. Godkjent dato: rev botilbud med bamanning - konkurransegrunnlagstavanger eiendom 10 av 10

11 Stavanger eiendom Oppdragsbeskrivelse OPPDRAGSBESKRIVELSE / ORIENTERING OM PROSJKETET Prosjektnr: BOTILBUD MED BAMANNING Dato: JULI 2013 ORIENTERING OM PROSJEKTET ORGANISASJON GENERELT OM PROSJEKTET YTELSESBESKRIVELSER AVTALE DOKUMENT FREMDRIFT OG FRISTER EVALUERING... 4 Godkjent dato: botilbud med bemanning- oppdragsbeskrivelsestavanger eiendom 1 av 4

12 Prosjektnavn Prosjekt nr xxxxx Oppdragsbeskrivelse Orientering om prosjektet 1 Organisasjon Stavanger kommune v/kommunalstyret for miljø og utbygging, i henhold til kommunens byggeinstruks er tiltakshaver. 1.1 Kommunalstyret for miljø og utbygging Kommunalstyret for miljø og utbygging er Stavanger kommunes faste byggekomité og leder prosjektutviklingen i henhold til byggeinstruksen. Kommunalstyret for miljø og utbygging oppretter prosjektgruppen som består av prosjektlederen (som er sekretær for gruppen), planleggerne samt representant fra brukerne og fra den kommunalavdelingen som forvalter bygget. Representanter fra Kommunalstyret for miljø og utbygging deltar i prosjekteringsgruppen i den utstrekning det anses nødvendig eller ønskelig. 1.2 Prosjektgruppen Prosjektgruppen forutsettes å ha jevnlig kontakt med Kommunalstyret for miljø og utbygging for prinsippavgjørelser, skissemessige løsninger, økonomiske konsekvenser, fremdriftsplaner, utvidet konsulentbistand mv. Endringer som går ut over vedtatte rammer mht. planer og økonomi kan eller må forelegges kommunalstyret eller formannskapet, - eventuelt bystyret for endelig avgjørelse. 1.3 Prosjektleder Prosjektleder er den administrative leder av byggesaken. Han har fullmakt innenfor gjeldende rammer til å binde kommunen ved avtale. 1.4 Krav til prosess og organisering Følgende dokumenter er gjeldende for prosess og organisering av prosjektet: Ytelsesbeskrivelser (Felles- og fag-), Prosjekt administrativ (PA-) bok for prosjektet og Stavanger kommunes prosjekteringsanvisninger. 1.5 Byggherreombud BHO er tiltakshavers representant på byggeplassen, og forestå teknisk fremdriftsmessig kontroll av byggearbeidene. 2 Generelt om prosjektet 2.1 Bakgrunn Leilighetsbygg som skal bygges om til botilbud med bemanning. Utføres av totalentrepenør. Byggherre ønsker et BHO som følger opp i forhold til ytelsesbeskrivelse vedlagt konkurransegrunnlaget. Godkjent dato: botilbud med bemanning- oppdragsbeskrivelsestavanger eiendom 2 av 4

13 Prosjektnavn Prosjekt nr xxxxx Oppdragsbeskrivelse 2.2 Universell- og fleksibelutforming Alle nye bygninger i Stavanger kommune må være tilpasset til kravene for universell utforming. Generelt skal alle nye bygg i Stavanger kommune bygges med tanke på fleksibel bruk. 2.3 Byggeprogram/romprogram Bygget er ca 800 m Miljø- og energikonsept Stavanger kommunes Klima- og miljøplan , skal legges til grunn for prosjekteringsarbeidet. Stavanger kommune legger stor vekt på en miljøvennlig oppføring og drift av bygningene sine. Prosjektgruppen er ansvarlig for å finne et bærekraftig konsept for byggeprosjektet som fører til redusert CO2-utslipp. Det innebærer arealeffektive løsninger, energieffektiv bygningsdesign, posisjonering av bygget og miljøvennlig materialbruk. Ventilasjonsdesign og valg av energiløsninger skal inngå i en helhetlig vurdering for hvert prosjekt. 2.5 Entrepriseplan Prosjektet skal gjennomføres i totalentreprise. 2.6 Kostnader Prosjektkostnaden er på ca. kr 27 mill. Dette gir en entreprise kost på ca, kr 22. mill. 2.7 Framdrift Oppstart detaljprosjektering ca , oppstart bygging ca. oktober/november 2013, ferdig juli Se for øvrig fremdriftsplan. 3 Ytelsesbeskrivelser Ytelsesbeskrivelsene hentes ut på Doffin. Tilbyder er selv ansvarlig for å hente ut rette dokumenter for den ytelsen det innleveres tilbud på. 4 Avtale dokument Avtaledokumentene kan hentes ut på Doffin. 5 Fremdrift og frister 5.1 Fremdriftsplan Følgende hovedfremdriftsplan legges til grunn for prosjektet: Fremdriftsplan datert Godkjent dato: botilbud med bemanning- oppdragsbeskrivelsestavanger eiendom 3 av 4

14 Prosjektnavn Prosjekt nr xxxxx Oppdragsbeskrivelse 6 Evaluering Hensikten med skjemaet er å skape økt bevissthet hos Stavanger eiendom og rådgiver/arkitekt for hvilke krav og forventninger som stilles til en god leveranse og bidra til forbedringer. Stavanger eiendom utsteder evalueringen ved avslutning av oppdraget, skjemaet oversendes rådgiver/arkitekt for eventuelle skriftlige kommentarer inne tre uker. Evalueringen med eventuelle kommentarer vil brukes av Stavanger eiendom som egen referanse ved tildeling av fremtidige oppdrag. Ved tildeling av nye oppdrag kan Stavanger eiendom med utgangspunkt i en tidligere negativ evaluering be tilbyder dokumentere at påpekte forhold er rettet. Stavanger eiendom bruker evalueringsskjemaet som er utarbeidet av DIFI og Norske Kommunalteknisk Forening. Godkjent dato: botilbud med bemanning- oppdragsbeskrivelsestavanger eiendom 4 av 4

15 Stavanger eiendom YT- BL YTELSESBESKRIVELSE FOR BYGGHERREOMBUD (YT-BHO) Prosjektnr: Botilbud med bemanning Dato: juli 2013 Godkjent dato: 2xxx.xx.xx ytelse bho mal Stavanger eiendom 1 av 9

16 Prosjektnavn Prosjekt nr xxxxx YT-BL Innhold 1 Innledning Generelle ytelser Møter Rapportering Dokumenthåndtering Utførelseskontroll Kvalitetssikring Fremdrift Generelt Endringer, varsler og krav Økonomi / fakturabehandling Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA Ytre miljø Tropisk tømmer Riving Farlige stoffer Avfall Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse Generelt Ferdigbefaring Prøvedriftsperioden Overtakelse Innflytting Reklamasjonsfasen Rettslige konflikter... 9 Godkjent dato: 2xxx.xx.xx ytelse bho mal Stavanger eiendom 2 av 9

17 Prosjektnavn Prosjekt nr xxxxx YT-BL 1 Innledning NS 8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag og Stavanger eiendoms generelle kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag forutsetter at omfanget av byggelederens (BL) oppdrag fremgår av en ytelsesbeskrivelse. Denne ytelsesbeskrivelse for byggeleder (YT-BL) spesifiserer hvilke ytelser BL skal levere i forbindelse med dette byggelederoppdraget. YT-BL er standardisert for Stavanger eiendoms prosjekter. Prosjektspesifikke endringer/utfyllende bestemmelser vil fremgå i egne bokser i slutten av enkelte kapitler. Hvis ikke annet er angitt i de prosjektspesifikke endringer/utfyllende bestemmelser i denne ytelsesbeskrivelsen, skal alle ytelser nevnt i dette dokumentet medtas. Det henvises til NS 8403 pkt og konkurransegrunnlaget for en orientering om prosjektet og oppdraget. Ytelsesbeskrivelsene til Stavanger kommune er basert på Statsbygg sine ytelsesbeskrivelser. 2 Generelle ytelser 2.1 Møter BHO skal: 1. innkalle til, lede og referere fra oppstartsmøter før arbeidet igangsettes 2. innkalle til, lede og referere fra byggherremøter som avholdes hver 14. dag. 3. lede og referere gjennomsnittlig 1 særmøte i måneden med brukere, naboer, offentlige myndigheter og andre berørte parter. 4. gjennomføre eller delta i møter med entreprenøren om varsler og krav når det er påkrevd. 5. møte med prosjektleder (PL) hver måned for gjennomgang av økonomien i prosjektet. Kfr neste pkt. Møtereferater skal sendes ut senest 3 arbeidsdager etter møtet. Ved behov eller ønske fra PL, skal BL konferere med PL før referatet sendes ut. 2.2 Rapportering BHO skal innhente og kontrollere at entreprenøren status rapporterer hver måned, jf kontrakt. BHO skal basert på egne arbeid og statusrapporteringen fra entreprenøren hver måned oversende en månedsrapport for prosjektet til PL. Rapporten skal oversendes senest 5 dager etter månedsslutt og inneholde følgende punkter: 1. SHA: SHA i forhold til 3. person på byggeplassen. Oversikt over antall RUH (rapport om uønsket hendelser) og SJA (sikker jobb analyser) for perioden. Redegjørelse om entreprenøren overholder krav til rent tørt bygg på byggeplassen. Godkjent dato: 2xxx.xx.xx ytelse bho mal Stavanger eiendom 3 av 9

18 Prosjektnavn Prosjekt nr xxxxx YT-BL 2. Økonomi: Oversikt over faktiske disponeringer (kontraktssum, justeringsbestillinger, tilleggsbestillinger og rekvisisjoner), anslått beløp for planlagte endringer/tilleggsarbeider og anslått beløp for foreliggende eller antatte tilleggskrav fra entreprenør. Rapporten skal også inneholde en oversikt over likviditeten som angir hvor mye som er utbetalt og anslag for resterende utbetaling inneværende år. Det skal tas hensyn til normale betalingsfrister. 3. Endringer, varsler og krav: Komplett oversikt over status på alle forventede og godkjente endringer, varsler og krav på alle entrepriser (ref. pkt. 6 om endringer, varsler og krav). 4. Fremdrift: Status for fremdriften. Fremtidige forhold som kan være kritiske for fremdriften skal påpekes og tiltak skal foreslås. Ved forsinkelser skal ansvars- og årsakssammenhenger angis. Opprinnelig fremdrift og Omforent fremdrift skal synliggjøres. 5. Kontroller: Vurdering av kvaliteten på entreprisearbeidene. De kontroller som BHO har utført i perioden skal dokumenteres. Planlagte kontroller for neste periode iht godkjent kontrollplan skal oppgis. 6. Forhold på byggeplassen: Oversikt over bemanning på byggeplassen i siste periode. Rapporten skal også omfatte utstyr, maskiner og klimatiske forhold. 7. Korrespondanseoversikt: Opplysninger om viktig korrespondanse, meldinger og informasjon i siste periode. 8. Andre kritiske forhold: Andre forhold som kan påvirke prosjektet skal redegjøres for. Den siste rapporten skal være en sluttrapport og inneholde alle ovennevnte forhold, samt en redegjørelse for status og gjenstående tiltak. 9. BHO skal en måned etter overtakelse, lage en evaluering av entreprenørene på prosjektet (NKF sitt evalueringsskjema skal benyttes) dette skal forelegges PL. BHO skal bearbeide skjemaet etter innspill i fra PL. 2.3 Dokumenthåndtering BHO skal: 1. behandle all korrespondanse som sendes fra entreprenøren til Stavanger eiendom og innstille overfor PL i de saker som går utover BHOs fullmakter. 2. holde et oppdatert dokument- og tegningsarkiv på saks- og handlingsforløp gjennom hele oppdragsperioden Utførelseskontroll BL skal gjennomføre systematisk og dokumentert stikkprøvekontroll av entreprenørens kontraktsarbeider. Dersom ikke annet er avtalt, omfatter utførelseskontrollen både bygningsmessige arbeider og tekniske installasjoner. Nærmere spesifisert skal BHO: 1. utarbeide en kontrollplan og sjekklister for eget kontrollarbeid som sier noe om hvilke bygningsdeler som skal kontrolleres, type kontroll, hyppighet/tidspunkt for kontroll. BHOs kontrollplan skal fremlegges for og godkjennes av PL. Godkjent dato: 2xxx.xx.xx ytelse bho mal Stavanger eiendom 4 av 9

19 Prosjektnavn Prosjekt nr xxxxx YT-BL 2. dokumentere utført kontroll med utfylte kontrollskjema, supplert med bilder osv. I kontrollskjema skal minimum følgende fremgå: bygningsdel, sted, måleresultat, avvik, kontrollgrunnlag og dato. 3. kontrollere at leveranser til byggeplassen er i hht. kontrakt mtp håndverksmessig utførelse og toleranser. 4. kontrollere alt som bygges inn, lukkes inn eller på annen måte gjøres utilgjengelig for senere kontroll. BHO skal påse at entreprenøren varsler BHO før slik lukking /innbygging. 5. kontrollere at det holdes orden på byggeplassen, at det er ryddig og oversiktlig og at beskrevet nivå i dokumentet Opdragsbeskrivelse (bok 0) for rent-tørt-bygg følges. 6. kontrollere at prøver/tester blir utført i henhold til kontrakt og Norske Standarder. 7. kontrollere at produkter for byggverk oppfyller kravene til dokumentasjon iht TEK 10 4 Kvalitetssikring BHO skal: Godkjent dato: 2xxx.xx.xx 1. gjennomgå kontrakten med entreprenøren og gjøre seg godt kjent med tegninger, beskrivelser, oppdragsbeskrivels (bok 0), riggplaner osv. 2. følge opp at entreprenøren gjennomfører egenkontroll iht plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter og kontrakten med Stavanger eiendom. 3. gjennomgå avvik umiddelbart og kontrollere at nødvendige korrektive tiltak blir planlagt, iverksatt og fulgt opp av entreprenøren. 4. føre avvikslogg og tilhørende tiltak inn i et arkiv/database. Sørge for at avvik lukkes. 5 Fremdrift 5.1 Generelt BHO skal påse at Sikker Jobb Analyser markeres og at fremdriftsplanen tilfredsstiller de krav som er satt i byggherrens overordnede fremdriftsplan. BHO skal: 1. påse at fremdriften på byggeplassen følger forutsetningene i kontrakten og omforent hovedfremdriftsplan. 6 Endringer, varsler og krav BHO skal: 1. ha oversikt over og styre prosessen rundt behandling av endringslister, varsler og krav. 2. sette seg inn i endrings-systemet. Endringslister med tilbud fra entreprenør skal gjennomgås av BHO. Originaldokumentene med BHOs merknader og innstilling ytelse bho mal Stavanger eiendom 5 av 9

20 Prosjektnavn Prosjekt nr xxxxx YT-BL Godkjent dato: 2xxx.xx.xx skal videresendes til PL innen 5 dager etter mottak. Ved behov gjennomgås endringslistene med entreprenør før oversendelse. BHOs innstilling skal skille mellom endringer som utføres etter kontraktens enhetspriser og øvrige endringer. Endringslister som har vært mer enn 10 dager hos entreprenør, eller Stavanger eiendom/pl skal purres opp. 3. føre utfyllende oversikt over alle endringslister, rekvisisjoner og tilleggskrav/varsler med status for disse for hver kontrakt, hvor i systemet de befinner seg og kostnad/ forventet kostnad, jf pkt Rapportering. 4. ta stilling til prisnivået i tilbudene fra entreprenøren. Utarbeide nødvendig dokumentasjon som støtte i forhandlinger om endringsarbeider og delta aktivt i disse. 5. behandle mottatt tilleggskrav/endringsordre (EOèr) fra entreprenør og uten ugrunnet opphold, dog senest innen en uke, gi sin anbefaling til PL. Dersom det er behov for lengre behandlingstid, avklares dette med PL under hensyntagen til svarfrister i entreprisekontraktene. For tilleggskrav som uten tvil skal avvises, sender BHO begrunnet avslag til entreprenør med kopi til PL. Begrunnelse for å akseptere eller avvise tilleggskrav skal angis med henvisning til aktuell(e) bestemmelser i kontrakt, Norsk Standard osv. 6. støtte byggherren aktivt med dokumentasjon, utarbeide innspill til svarbrev, delta i forhandlinger med entreprenøre når uenigheter eller konflikter gjør dette påkrevd, se for øvrig pkt 12 om ytelser hvis en sak utvikler seg til en rettslig konflikt. 7. vurdere berettigelsen av krav om fristforlengelse fra entreprenør. Avklare årsakssammenhenger, vurdere konsekvenser herunder kritiske/ikke kritisk aktivitet/linje, gi PL kvalifiserte vurderinger og anbefalinger. Utarbeide skriftlige innspill til svarbrev til entreprenør, se for øvrig pkt 12 om ytelser hvis en sak utvikler seg til en rettslig konflikt. 7 Økonomi / fakturabehandling Stavanger kommune behandler alle fakturaer elektronisk. BHO vil få tilgang til Stavanger kommunes elektroniske fakturabehandlingssystem. Alle entreprenørfakturaer vil bli stilet til Stavanger kommune sentralt for innscanning. Deretter sendes faktura elektronisk til BHO som skal kontrollere fakturaene. BHO skal: 1. sørge for at følgende foreligger fra entreprenør før første entreprenør-faktura attesteres; signert kontrakt, bankgaranti, forsikringserklæring, godkjent KS-plan, godkjent SHA- plan for dette prosjektet og bekreftelse på etablert internkontroll. 2. kontrollere alle fakturaer mot bestillinger og produksjon. BHOs fakturakontroll skal skje innen 1 uke etter mottak. 3. BHO må ikke holde tilbake fakturaer fordi beløpet er omstridt, delvis opparbeidet eller liknende. BHO har to valg i faktureringssystemet: 1) Godkjenne hele fakturaen for utbetaling 2) Avslå fakturaen. Dersom BHO avslår må BHO begrunne dette i eget kommentarfelt (Notat) i fakturasystemet. Etter avtale med PL, sender BHO brev til entreprenøren med begrunnelse for avslag. Fakturaer som avslås er dem som ikke er i samsvar med utført arbeid eller bestilling, og ytelse bho mal Stavanger eiendom 6 av 9

21 Prosjektnavn Prosjekt nr xxxxx YT-BL dem som ikke formelt er i orden iht. kontrakt og forretningsrutiner. Ved avslag sørger PL for at faktura returneres til entreprenør. 4. føre fortløpende attestasjonsregnskap i Stavanger kommunes økonomisystem. 5. kontrollere at alle entreprisens regulerbare poster blir avregnet innen rimelig tid etter utført arbeid. 6. kontrollere sluttoppgjørene for entreprisen. BHOs behandlingstid fastsettes i samråd med PL, men Stavanger eiendom skal ha sluttfaktura attestert senest 2 uker før forfall, jf Generelle bestemmelser totalentrepriser. Ved dissens mellom byggherre og entreprenør omkring sluttoppgjøret, skal BHO aktivt delta i prosessen med å komme til enighet. 8 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA BHO skal: 1. påse at entreprenør prioriterer spørsmål vedr. sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og ytre miljø (SHA-planen) høyt. 2. kontrollere at Sikker Jobb Analyser gjennomføres. 3. påse at det organiserte vernerunder i regi av hovedbedrift. 4. foreta stikkprøve inspeksjoner på byggeplassen ved behov og minimum hver 2. uke. Eventuelle avvik skal registreres i avviksloggen og følges opp. 5. motta og følge opp innrapporterte uønskede hendelser. 6. ajourføre prosjektets avvikslogg og påse at avvik lukkes, senest innen 14 dager. 7. rapportere sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og ytre miljø til prosjektleder som skal inn i månedsrapport. 9 Ytre miljø 9.1 Tropisk tømmer 9.2 Riving BHO skal kontrollere at det ikke blir benyttet eller forefinnes tropisk tømmer eller trevirke fra fredet skog i kontraktsarbeidet eller på byggeplass. Ved eventuelle rivningsoppdrag skal BHO kontrollere at dette utføres på en miljømessig forsvarlig måte og påse at Arbeidstilsynets prosedyrer blir fulgt og melding sendt. 9.3 Farlige stoffer 9.4 Avfall BHO skal følge opp at entreprenøren rapporterer om evt. bruk av farlige stoffer og er bevisste på å benytte disse stoffene i minst mulig grad. BHO skal kontrollere at avfall behandles på en forsvarlig måte og at kildesortering gjennomføres. Godkjent dato: 2xxx.xx.xx ytelse bho mal Stavanger eiendom 7 av 9

22 Prosjektnavn Prosjekt nr xxxxx YT-BL 10 Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse 10.1 Generelt BHO skal påse at entreprenøren i god tid planlegge og organisere gjennomføringen av sluttfasen med blant annet alle nødvendige tester, ferdigbefaringer, prøvedriftsperiode og overtakelser, i henhold til kontraktsbestemmelsene for entreprenøren. BHO skal påse at FDV og brannbok foreligger og er kontrollert før overtakelse i henhold til kontratsbestemmelsene for entreprenøren Ferdigbefaring BL skal: 1. kontrollere og evt. purre opp at alle entreprenører leverer egenkontrollskjemaer. 2. sjekke skjemaene og gå forhåndsbefaringer (evt. sammen med PL) for å se om kontraktsarbeidene er klare til ferdigbefaringer. 3. innkalle til, lede og referere fra alle ferdigbefaringer Prøvedriftsperioden BHO skal: 1. følge opp at entreprenøren gjennomfører prøveperioden som avtalt i kontrakten med entreprenør. 2. gjennomgå utkvitterte feillister fra entreprenør og foreta kontrollbefaringer. 3. samle sluttrapporter fra prøvedriftsperioden fra entreprenøren og oversende PL før overtakelsen. 4. sørge for at entreprenøren følger opp at alle feil utbedres snarest mulig. 5. kontrollere at eventuelle etterarbeider og feilrettinger er utført Overtakelse BHO skal: 1. delta i overtakelsesforretninger med tilhørende befaringer. PL leder overtakelsesforretningene. 2. sørge for at protokoll fra overtakelsesforretningene blir utarbeidet og signert av kontraktspartene Innflytting BHO skal: 1. følge opp at brukstillatelse foreligger før innflytting. 2. koordinere entreprenørens utbedring av mangler i forhold til brukerens innflytting. Godkjent dato: 2xxx.xx.xx ytelse bho mal Stavanger eiendom 8 av 9

23 Prosjektnavn Prosjekt nr xxxxx YT-BL 11 Reklamasjonsfasen BHO skal: 1. følge opp at alle mangler fra overtakelsesprotokollen blir utbedret innen nærmere avtalte frister. 2. organisere og styre system for rapportering/oppfølging av reklamasjoner i reklamasjonsperioden, dette gjelder også henvendelser i gjennom kommunens feilvarslingssystem «VOF». BHO skal følge opp at alle reklamasjonsarbeider utbedres snarest mulig. 3. kontrollere eventuelle etterarbeider og reklamasjonsarbeider. 4. i samråd med PL innkalle til, lede, og referere nødvendige befaringer i reklamasjonsfasen. Det skal holdes ett-, og treårsbefaringer. 5. vurdere behovet for å benytte andre mangelsanksjoner enn utbedring, jf kontraktsbestemmelsene. 6. melde fra til Stavanger kommune om reduksjon og frigivelse av garantier kan gjennomføres. 12 Rettslige konflikter Byggherreombud skal kunne stille nødvendig kapasitet i forbindelse med eventuelle rettslige konflikter med entreprenører og leverandører. Dette gjelder også etter at den opprinnelige avtalte kontraktsperioden er over. Slike ytelser avregnes etter medgått tid med de timesatser som fremgår av kontrakten. Godkjent dato: 2xxx.xx.xx ytelse bho mal Stavanger eiendom 9 av 9

24 PRIS- OG SIGNATURSKJEMA (for byggherreombud) Ytelser fase - ESTIMAT Detaljprosjekt Byggefase Reklamasjon/garantifase Sum fast pris eks. mva. Sum fast pris inkl. mva Timer Beløp i kr Timepris Tilbudt Byggeleder Byggeleder assistent kr pr time kr pr time Alle timepriser er eksklusive gjeldende merverdiavgift. Saksbehandler for dette oppdraget: Sted Dato Signatur tilbyder FORETAKSNR: ADRESSE E-POST TELEFON/ MOBIL Botilbud med bemanning - Pris og signaturskjema for bho