Driftsassistanse VA. Anbud 50/07. Driftsassistansen i Nord-Trøndelag Sør. Åpen anbudskonkurranse

Transkript

1 Anbud 50/07 Driftsassistanse VA Driftsassistansen i Nord-Trøndelag Sør Åpen anbudskonkurranse Engasjement av utøvende assistanseorgan innen vannog avløpsanlegg Avtaleperiode: opsjon år Samarbeid kommunene Inderøy, Leksvik, Levanger, Steinkjer, Verdal og Verran Kontraktspart - Steinkjer kommune Utarbeidet i samarbeid med

2 INNBYDELSE ANBUDSKONKURRANSE Prosjekt: Emne: Driftassistansen i Nord-Trøndelag Sør Anbud utøvende assistanseorgan 1. Generell orientering 1.1 Bakgrunn og beskrivelse av oppdrag Kommunene Verran, Leksvik, Verdal, Levanger, Inderøy og Steinkjer samarbeider i dag om en driftsassistanse innen Vann og avløpssektoren. Avtaleperiode for tidligere engasjerte firma går ut, og det er behov for å gjennomføre en ny anbudsrunde for kommende periode. Ny avtale vil tegnes for en periode på 2 år med opsjon på år. Driftsassistansen omfatter i korte trekk ansvar for årlige besøk på anlegg, utarbeidelse årsrapport, sekretærfunksjon, regnskap og gjennomføring fagsamlinger. Steinkjer kommune er formell kontraktspart på vegne av deltakerkommunene. 1.2 Beliggenhet Anleggene er lokalisert spredt over deltakerkommunene. 1.3 Organisering av oppdrag Funksjon Navn Kontakt Tel Fax e-post Kontraktspart Steinkjer kommune Morten Johnsrud morten.johnsrud@steinkjer.kommune.no Info om Inderøy kommune Magne Farstad magne.farstad@inderoy.kommune.no oppdrag Koordinator Siviling. Anders Overrein AS Anders Overrein anders@overrein.com 2. Konkurransedokumenter Grunnlaget for anbudskonkurransen består av følgende dokumenter: o Innbydelse med konkurranseregler o Anbudsskjema o Oppdragsbeskrivelse o Vedtekter for Driftsassistansen i Nord-Trøndelag Sør (DNTS) o Oversikt over tilknyttede renseanlegg 3. Innlevering og åpning Anbudet leveres i lukket konvolutt merket Anbud 50/07 Driftsassistanse VA. Konvolutt sendes til, og skal være merket med: Sivilingeniør Anders Overrein AS Binde 7717 Steinkjer Att: Anders Overrein Frist for innlevering er kl Anbud levert pr telefaks eller e-post aksepteres ikke av hensyn til fortrolighet. Alle henvendelser vedrørende anbudet rettes Anders Overrein. Det avholdes ikke åpen anbudsåpning. Anbudsinnbydelse driftsassistanse VA, Side 2

3 4. Anbudsregler 4.1 Generelle anbudsregler Som generelle anbudsregler gjelder gjeldende Forskrift om offentlige anskaffelser, konkurranse med forhandlinger, samt Steinkjer kommunes innkjøpsregler. 4.2 Anbudets innhold og utforming Tilbudt løsning og produkter skal beskrives utførlig. Anbudsskjema skal leveres fullstendig utfylt og signert. Følgende dokumentasjon skal vedlegges: o HMS-erklæring o Skatteattester o Kvalitetssystem (innholdsfortegnelse) Anbudet skal leveres i ett eksemplar. Anbudet skal utarbeides på norsk. Alle forbehold/avvik fra det som er beskrevet i konkurransegrunnlaget skal være angitt i leverandørens anbudsbrev. 4.3 Vedståelse Mottatte anbud må vedstås av tilbyder i 3 måneder fra fristens utløp. 4.4 Antakelse av anbud Rettidig leverte anbud vil bli bedømt av Steinkjer kommune. 4.5 Tildelingskriterier Det totalt sett mest økonomisk fordelaktige anbud vil bli valgt. Som del av vurderingen legges følgende momenter til grunn: Økonomi ( totalpris, delpriser, timepriser) Kompetanse, kvalitet og erfaring (referanser, saksbehandlere evt. underkonsulenter) Kapasitet (det forutsettes oppstart ) Tilgjengelig utstyr Tilbyder bes synliggjøre og dokumentere sin leveranse i forhold til disse momentene. 4.6 Innkjøpsbetingelser Steinkjer kommunes innkjøpsbetingelser inngår som en del av kontrakten. Disse finnes på kommunens hjemmeside: 5. Kontraktsbestemmelser 5.1 Alminnelige kontraktsbestemmelser Som grunnlag for kontrakt, tas utgangspunkt i NS 8402 Alminnelig kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid. 5.2 Prisregulering Vederlaget reguleres etter byggeindeks boligblokk med basis Første regulering skjer Kostnadsgrunnlag - fakturering Det forutsettes at tilbyder i sitt anbud inkluderer samtlige kostnader forbundet med arbeidets gjennomføring, inkl reisekostnader og evt diett. Anbudsinnbydelse driftsassistanse VA, Side 3

4 De nevnte kostnadene legges fortrinnsvis inn i enhetsprisen for de enkelte aktiviteter. Eventuelle andre kostnadselementer spesifiseres under andre kostnader og anbudsbrev. Dersom tilbydere har ressurspersoner for arbeidet knyttet til avdelinger andre steder i landet, forutsettes det at anvendelse av disse er inkludert i de kostnadselementer som her er nevnt. For teknisk assistanse gjelder følgende: Arbeidskostnader faktureres etter medgått tid. Timepriser spesifiseres i anbudsskjema. Reiser og diett ifm evt tilleggsoppdrag faktureres etter Statens Regulativ dokumentert med underbilag. Evt. andre kostnader som ikke er inkludert i andre aktiviteter/kostnadselementer i anbudet, kan legges inn som eget pkt i anbudsskjema. Eksempelvis nevnes følgende: Instrumentleie Analysekostnader for eget utstyr Kopieringsutgifter Vedlikeholdskostnader database Kostnader skal prises som årlig kostnad gjeldende for hele avtaleperioden (2+1+1 år). Evt prisregulering skal ikke bakes inn, men gjennomføres ihht pkt 5.2 i konkurransereglene. 6. Kvalifikasjoner og referanser 6.1 Kvalifikasjoner Tilbyder skal i anbudsbrev eller vedlegg beskrive/dokumentere sine kvalifikasjoner for oppgaven gjennom referanser til driftsrelaterte oppgaver innen VA-sektoren, CV-er for de aktuelle medarbeidere skal vedlegges. Prosjektorganisasjon skal beskrives. 6.2 Referanser I anbudet skal oppgis evt referanser fra tilsvarende oppdrag, inkl oppdragsgiver, beskrivelse av jobben, samt omfang. Steinkjer For tiltakshaver Anbudsinnbydelse driftsassistanse VA, Side 4

5 ANBUDSSKJEMA Prosjekt: Emne: Driftassistansen i Nord-Trøndelag Sør Anbud utøvende assistanseorgan Kostnadssammendrag Under henvisning til anbudsgrunnlagets beskrivelse og vårt anbudsbrev, tilbyr vi arbeidene som utøvende assistanseorgan for Driftsassistansen i Nord-Trøndelag Sør utført til kostnader som følger (eks. mva.): Pkt nr Aktivitet Antall enh. 2.1 Rutinebesøk avløp Kategori 1 4 stk á 1 besøk/år Kategori 2 14 stk á 1 besøk/år Kategori 3 5 stk á 1 besøk/år 2.3 Enhetspris kr/enhet Sum kr/år Teknisk assistanse avløp 40 t Teknisk assistanse vann 40 t Opplæring/veiledn. Samlinger RS xxxxxxxxxxx Rapportering avløp Kategori 1 Kategori 2 Kategori stk 14 stk 5 stk xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx Sekretariat og adm. RS xxxxxxxxxx... Andre kostnader Evt. kostnader iht spesifikasjoner i anbudsbrev RS xxxxxxxxxx... Sum... For teknisk assistanse og øvrig prosjektrelatert arbeide oppgis timepris for ulike saksmedarbeidere: Forbehold Evt. forbehold vedr. anbudets omfang eller forutsetninger spesifiseres her eller det vises til anbudsbrev. Anbudsinnbydelse driftsassistanse VA, Side 5

6 Saksmedarbeidere Det oppgis navn på saksmedarbeidere: Underleverandører Det oppgis navn på evt underleverandører og hvilke deler av oppdraget disse skal utføre. Tilbyder er selv ansvarlig for å benytte underleverandører med tilstrekkelige kvalifikasjoner til å gjennomføre oppdraget. Egenerklæring Med vår underskrift erklærer vi at vårt firma til en hver tid vil sørge for å ha til disposisjon det personell og utstyr som er nødvendig for en kvalitetsmessig og kapasitetsmessig tilfredsstillende gjennomføring av Driftsassistansen Nord-Trøndelag Sør. Prosjektansvarlig vil være:... Firmaets navn: den Tilbyders underskrift Anbudsinnbydelse driftsassistanse VA, Side 6

7 OPPDRAGSBESKRIVELSE Prosjekt: Emne: Driftassistansen i Nord-Trøndelag Sør Anbud utøvende assistanseorgan 1. Generelt Driftsassistansen i Nord-Trøndelag Sør skal arbeide med bakgrunn i en målformulering som følger:(jfr. vedtektenes 1 og 2) 1 Driftsassistansen har som mål å sikre en effektiv utbygging og drift av vannforsynings- og avløpsanleggene i medlemskommunene i søndre del av Nord-Trøndelag gjennom erfaringsutveksling og samarbeide, faglig oppdatering og bruk av nye kunnskaper og ny teknologi. 2 I samarbeide med medlemskommunene skal driftsassistansen arrangere kurs, fagmøter, driftsoperatørsamlinger, studieturer og fellesprosjekt og foreta en teknisk og driftsmessig gjennomgang av vannforsynings- og avløpsanleggene. Det er ønskelig og nødvendig at det utøvende firma har vilje og interesse for å utvikle arbeidet og programmet i samarbeid med Styret. 2. Arbeidsprogram Herværende anbud forutsettes knyttet opp mot aktiviteter og omfang som følger. Disse er i mindre grad spesifisert i omfang og en forutsetter at tilbyder vurderer dette og gir evt. supplerende beskrivelser i følgeskriv. 2.1 Rutinebesøk Det anses å være av vesentlig betydning at Driftsassistansen er anleggs- og driftsorientert. Driftsassistansen skal bare i liten grad fungere som planleggingsorgan (jfr. pkt. 2.3). Det er da vesentlig med regelmessige, men kortvarige besøk. Ved regelmessige besøk er anlegget kjent for assistansen og en har med det et godt grunnlag for å arbeide målrettet og rasjonelt under besøkene. Samtidig får driftspersonalet drøftet sine problemer eller fenomen mens de er ferske. Grunnlaget for en konstruktiv dialog for løsning av problemer pr. telefon mellom besøkene blir så godt som mulig. Det forutsettes en minimum besøkshyppighet som følger: - Kategori 1: 1 besøk pr. år - Kategori 2: 1 besøk pr. år - Kategori 3: 1 besøk pr. år Under og etter besøkene besørger driftsassistansen: Supplerende målinger for driftskontroll og kalibrering av måleinstrumenter og utstyr. Drøfting, veiledning mht. egenkontroll, drift og driftsproblemer. Kommentarer til analyseresultater og vurdering av/veiledning vedrørende driftsforhold og -standard. Optimalisering av prosess (prosessmessig og driftsøkonomisk). Gjennom det ovenstående forutsetter en å få drøftet og løst de fleste løpende, aktuelle problemer, men det er vesentlig at assistansen har kapasitet og fleksibilitet til å rykke ut for nærmere undersøkelser av mer spesielle problem. Tilbyder vurderer og beskriver hvordan han har tenkt seg omfang og gjennomføring av denne delen og hva som er inkludert i anbudet. Anbudsinnbydelse driftsassistanse VA, Side 7

8 2.2 Egenkontroll - Utslippskontroll En viktig oppgave for driftsassistansen er å arbeide for å forbedre egenkontrollen på renseanleggene samt kvalitetssikre prøveprogrammet for egenkontroll og utslippskontroll. Det skal utarbeides anleggspesifikke egenkontrollskjema. Utslippskontrollen skal gjennomføres iht. utslippstillatelser for det enkelte anlegg. Driftsassistansen skal ikke stå for utslippskontroll i samsvar med ovennevnte, men: - Driftsassistansen tilrettelegger arbeidet administrativt slik at man får et system som fungerer og som gir anleggseier og tilsynsmyndighetene den nødvendige sikkerhet for at kontrollen skjer som forutsatt. Hvert anlegg skal som hovedregel betjenes av samme person. 2.3 Teknisk assistanse. Gjennom teknisk assistanse skal driftsoperatør og anleggseier få utført supplerende undersøkelser vedrørende forhold knyttet til anleggenes drift. Det skal også være mulig å få utført vurderinger i forbindelse med utskifting av utstyr, vedlikeholdsarbeider etc. Utredninger knyttet til arbeidsmiljø, ventilasjonssystem, energiøkonomiske forhold m.v. bør inngå i dette. I denne delen bør det være mulig å gjennomføre undersøkelser også på ledningsnettet. Det er her nødvendig å ta et prinsipielt standpunkt til grensene for dette arbeidet. På et eller annet nivå vil arbeidet gå over i det som normalt utføres av frittstående konsulentfirmaer og driftsassistansens tjenester bør ikke bli en ren konkurrent til disse firmaene eller bakveg til rimelig konsulenthjelp. En regner med at mindre prosjekteringsoppgaver knyttet til utskifting av utstyr eller prosessmessig ombygging ligger innenfor rammene. Utvidelse eller nybygging av anlegg anses klart å ligge utenfor rammene, men forundersøkelser/registreringer for å framskaffe grunnlagsmateriale for større konsulentoppdrag, kan imidlertid med fordel utføres av driftsassistansen i samarbeid med anleggseier/konsulentfirma. Her kan eksempelvis driftsassistansen sørge for å ha en del spesialutstyr til disposisjon, delta i drøftinger med spesielle abonnenter m.v. På transportsystemet vil det ikke være driftsassistansens oppgave å utarbeide en saneringsplan, men hjelp til å konkretisere rammebetingelsene og målsetningen for en slik plan bør være et aktuelt arbeidsområde. Med de litt diffuse rammer som er beskrevet overfor, skal driftsassistansen yte teknisk assistanse på oppgaver knyttet til renseanlegg og ledningsnett. Dette forhold vil bli nærmere drøftet i en evt. kontraktsforhandling, men en vil under alle omstendigheter være avhengig av utøverens skjønn på dette punkt. Driftsassistansens styre vil være kontrollerende og bestemmende organ ved evt. overtramp eller tvil om grensene. Teknisk assistanse kan benyttes av alle medlemskommunene etter en fordelingsnøkkel som bestemmes av styret. Fellesprosjekt/utredninger inngår som en del av teknisk assistanse. Omfanget av teknisk assistanse er veiledende angitt og reguleres etter medgått tid. 2.4 Responstid Ved behov for assistanse, må responstid fra bestilt tjeneste til oppmøte på stedet, garanteres å være innen 24 timer, i de tilfeller dette ønskes av oppdragsgiver. 2.5 Opplæring/veiledning. Et vesentlig bidrag til å bedre driftsoperatørenes motivering og interesse for arbeidet de utfører, er deltaking i operatørsamlinger/kurs og ekskursjoner. Disse samlingene vil være en Anbudsinnbydelse driftsassistanse VA, Side 8

9 faglig stimulans og skape en sosial samhørighet og kontakt mellom operatørene som i sin tur skaper grunnlag for erfaringsutveksling og motivasjon til å prøve nye veier i driften. Samlingene kan faglig sett spenne over hele VAR-sektoren og eksempelvis kan nevnes: - Prosessmessige rammebetingelser for drift og oppstarting av anlegg. - Slambehandling, slamhandtering og slamdisponering. - Stabilisering og alkalisering av drikkevann. - Arbeidsmiljø (lukt, støy, hygiene - årsak, tiltak). - Vedlikehold av maskiner og instrumenter. - Vannmålinger på ledningsnett, lekkasjesøking. Det legges opp til 2 samlinger pr. år: En dagsamling og en todagers samling, arrangert i tilknytning til et anlegg i området. Hvert 2. år arrangeres en ekskursjon til et større anlegg utenfor distriktet, ei fagmesse, forskningsinstitusjon eller tilsvarende. Disse ekskursjonene har varighet 2-3 dager. I år med ekskursjon arrangeres 2 dagssamlinger. Samlingene er rettet mot driftsoperatører og personale ved teknisk etat som har drift av renseanlegg som sitt ansvarsområde. Deltakelse på samlinger og ekskursjoner finansieres ved egenbetaling fra medlemskommunene. Dvs at leie av foredragsholdere, leie lokaler osv betales etter regning og skal følgelig ikke inkluderes i anbudssum. Kostnader knyttet til deltakernes utlegg (reise, diett m.v.) inkluderes ikke. Evt deltakere fra andre kommuner betaler avgift. Tilbyder inkluderer de totale kostnader forbundet med egne arbeider (planlegging, forberedelse, gjennomføring). Det forutsettes at utøvende firma aktivt søker å formidle erfaringer fra et anlegg til et annet og fra andre regioner til egne anlegg (og motsatt). Ut over dette må utøvende firma være forberedt på og villig til å fungere som en faglig oppdatert opplysningssentral for eierkommuner, miljøvernavdeling, SFT, Miljøverndepartementet og forskningsinstitusjoner. Kostnader forutsettes inklusiv i øvrige poster. 2.6 Rapportering. De enkelte besøk og aktiviteter rapporteres generelt til driftsoperatør og teknisk etat. Ut over dette skal Driftsassistansen utarbeide en samlet årsrapport for anleggene ihht krav i KOSTRA. Årsrapporten anses som egen kostnad i denne post. Øvrig rapportering inngår i de respektive poster. Årsrapport presenteres på Driftsassistansens årsmøte som avholdes i februar/mars. 2.7 Sekretariat og administrasjon Utøvende firma ivaretar sekretariatfunksjonen i Driftsassistansen i Nord-Trøndelag, jfr pkt. 3. Dette innebærer bl.a følgende funksjoner: - Forberede, tilrettelegge og referere styremøter (2 møter pr. år herav ett kombinert styremøte/årsmøte) - Attestere faktura - Kostnadsfordeling på medlemskommuner - Bistå i utarbeidelse av årsmelding og virksomhetsplan - Fakturering til den enkelte kommune Anbudsinnbydelse driftsassistanse VA, Side 9

10 3. Organisering Driftsassistansens organisasjon er beskrevet i vedlagte vedtekter. Iht. vedtektene har Styret fullmakter som følger: - Styret tegner kontrakt med utøvende assistanseorgan (ingeniørfirma). - Styret utarbeider budsjett- og avgiftsforslag for årsmøtet. - Styret er ansvarlig for budsjettkontroll og disponering/handtering av overskudd/underskudd. - Styret holder kontakt med sentrale organ med tanke på finansieringsordninger m.v. - Styret kontrollerer/initierer spesielle utredninger/prosjekter. Det legges opp til at utøvende firma (UF) har ansvar for sekretariat, hvor bla følgende inngår: Administrering av medlemsavgift. Krav sendes den enkelte kommune inntil 2g pr år fra UF forskuddsvis. Medlemsavg. betales til en egen bankkonto som opprettes i driftsassistansens (DA) navn. UF og styrets leder har disposisjonsrett til kontoen. UF skal føre eget regnskap for DA og skal sende kvartalsvise rapporter til styret. UF har selv ansvar for å lage et økonomisk opplegg som sikrer oppsatt framdriftsplan. Statstilskudd utbetales til ovennevnte konto 50 % forskuddsvis og 50 % etter revidert regnskap. Styret utnevner 2 personer som fungerer som revisorer for regnskapet. UF skal oppgi en person som skal ha ansvar som prosjektleder. Det er videre en forutsetning at utøvende firma aktivt medvirker til å utvikle driftsassistansens organisering og faglige tilbud gjennom eget arbeid og i samarbeid med styret. Som sekretariat stiller utøvende firma i styrets møter, men uten stemmerett. 4. Utstyr Det vil være tilbyders ansvar å anskaffe eller stille til rådighet nødvendig utstyr og regne evt. leie/avkastning på investeringen inn i anbudets kostnader. Veiledende utstyrsbehov er: - ph-meter - oksygenmeter - slamlodd - testutstyr (Hach, Dr.Lange el. tilsv.) for, PO 4, Tot -P, KOF, Al, Fe, NO 3, fargetall, turbiditet, klor - prøvetakingsutstyr (1-2 sett innløp/utløp) - diverse glassutstyr (måleglass, imhoffbeger m.v.) Det er også ønskelig at utstyr for røyktesting, vannføringsmålere, diverse målerenner disponeres. Tilgjengelig utstyr bes oppgitt i anbudet. 5. Anleggskategorier I pkt. 2.1 er skilt mellom ulike kategorier anlegg. Disse er definert som følger (avløp): - Kategori 1: Mekaniske anlegg (silanlegg og sedimenteringsanlegg) og minirenseanlegg 1-7 hus. - Kategori 2: Høygradige renseanlegg (biologisk, biologisk-kjemisk, mekaniskkjemiske) dimensjonert for mindre enn 1000 pe. - Kategori 3: Høygradige renseanlegg dimensjonert for mer enn 1000 pe-. Oversikt over de anlegg som inngår i Driftsassistansen finnes i vedlegg. Det framgår her hvilke kategorier det enkelte anlegg tilhører. Anbudsinnbydelse driftsassistanse VA, Side 10