ANBUDSINNBYDELSE. Konkurranse med forhandlinger. Serverrom. Anbud 30/08 Serverrom. Steinkjer den

Transkript

1 ANBUDSINNBYDELSE Konkurranse med forhandlinger Serverrom Anbud 30/08 Serverrom Steinkjer den

2 1. Generelt Steinkjer kommune skal bygge nytt Serverrom. Frist for innlevering av tilbud: 25. august 2008, kl Tilbudet leveres i ett eksemplar, skriftlig utfylt i lukket konvolutt til : Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug Serviceboks Steinkjer Tilbudet merkes: Tilbud 30/08: Serverrom I tillegg skal tilbudet leveres pr. e-post like etter anbudsfristen til: birger.asphaug@steinkjer.kommune.no Det vil ikke bli foretatt offentlig anbudsåpning. For sent mottatte anbud vil bli forkastet. 1.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandlinger etter del II i Forskrift om offentlige anskaffelser. Det vil bli arrangert befaring i Rådhuset tirsdag1. juli kl Rammebetingelser 2.1 Tilbudets innhold og utforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne forespørselen stiller krav om. Tilbud med tilhørende dokumentasjon skal være utarbeidet på norsk Priser Prisene skal oppgis i norske kroner eks. mva. Det ønskes spesifikk timepris. Reisekostnader skal inngå i timeprisen. Omfanget av prøvene skal skje i henhold til gjeldende lover, forskrifter og andre statlige pålegg. 2.3 Omfanget av forespørselen Det skal leveres tilbud på nytt Serverrom til Steinkjer kommune, Rådhuset. Steinkjer kommune har en sentralisert dataløsning med alle servere plassert i Rådhuset. Serverne er i sin helhet av merket HP. Telefonsentralen er rackmontert Nortel. Forespørselen gjelder bygging av nytt datarom (54 m2) med strøm, kjøling, brannslukking, varsling. Løsningen krever datagulv. Det må angis hvis løsningen krever en bestemt type rack. Løsningen skal leveres med fokus på lavt energibruk og gjenvinning. Det vil bli lagt vekt på løsninger skissert i vedlagt notat fra Anders Overrein og retningslinjene i Grønn IT. Anbud 30/08 - Serverrom 2

3 og fra HP Forespørselen gjelder ikke rack flytting av servere fra nåværende lokasjoner. Det er plassert datautstyr på flere lokasjoner i Rådhuset. Dette gjelder telefonsentral, switcher, backup, kjølesystem. Forespørselen gjelder også levering av avbruddsfri strøm til disse lokasjonene. Strømbehov: kw herav 10 kw er uprioritert. Det er opp til leverandør å komme med anbefalt løsning. Sentrale problemstillinger som ønskes nærmere beskreveter mellom annet: Prioritert kraft Uprioritert kraft Kapasitet Kabling Oppetid Det skal leveres kjøling til det sentrale datarommet. Det skal legges til rette for gjenvinning av varme. Følgende tabell gjelder ved anslag av sikkerhet. Det skal angis hvilket sikkerhetsnivå som gjelder for løsningen. Produkt Nivå 5 Nivå 7 Nivå 9 Kjølemaskin Klimafunksjon Alarm UPS/bypass 1/0 1/1 2/0 Elanlegg Co2 håndapparat Slokkegass Tidligvarsling Datagulv Reservekraft Opsjon Opsjon Opsjon Som opsjon skal det gis tilbud på drift av leveransen. 2.4 Service Tilbyder må spesifisere servicetilbudet som bør omfatte mellom annet: Veiledning, opplæring etc. 2.5 Vedståelse Mottatte tilbud må vedstås av tilbyder i 3 mnd fra anbudsfristens utløp. Anbud 30/08 - Serverrom 3

4 2.6 Omkostninger Omkostninger som anbyder har ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av kommunen. 2.7 Antagelse av tilbud Steinkjer kommune forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst tilbud, eller forkaste samtlige i henhold til gjeldende regelverk 2.8 Opsjoner Det ønskes opsjon på: Kraft til andre rom utenfor sentralt serverrom. Kjøling til andre rom utenfor sentralt serverrom Gjenvinning til andre rom utenfor sentralt serverrom Reservekraft Drift av løsningen 2.9 Gjennomføring av konkurransen Etter tilbudene er mottatt, vil de tilbyderne som blir kvalifisert etter kriteriene i Kap 3 Kvalifikasjonskrav, få vurdert sine tilbud etter tildelingskriteriene i kap Det understrekes at selv om anskaffelsen gjennomføres etter forhandlinger, foreligger det ingen plikt til å forhandle. Forhandlingene vil omfatte: Felles forståelse av omfanget av leveransen og pris. Ved eventuelle forhandlinger vil oppdragsgiver benytte følgende retningslinjer: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: - Sikkerhetsnivå/løsning - pris Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra leverandøren skal ha de nødvendige fullmakter Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret konfidensialitet og likebehandling. I forhandlingsperioden kan tilbyderne kun kontakte Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. Det er lagt opp til følgende tempoplan for anbudsprosessen: Anbudsfrist: Forhandlingsrunde: uke 36 Avgjørelse/Vedtak: uke Valg av leverandør Anbud 30/08 - Serverrom 4

5 Ved valg av leverandør vil kommunen velge det mest økonomisk fordelaktige tilbud. En vil i utvelgelsen legge til grunn følgende tildelingskriterier: Kriterier Vurdering 100% Pris Pris= totale investeringskostnader og årlige driftsutgifter. Investeringskostnader totalt etter omfang/innhold årlig driftskostnader inkl strømutgifter årlige driftsavtale - opsjon 3.0 Kvalifikasjonskrav Formålet med å stille krav til tilbyderens kvalifikasjoner er å sikre at avtaleleverandøren er i stand til å oppfylle kontrakten i hele perioden. Tilbyder vil bli avvist hvis dokumentasjon og referanser viser at dette ikke er sannsynlig. Hvis tilbyderen er klar over at dokumentasjonen som skal leveres etter kvalifikasjonskrava kan gi usikkerhet om hans evne til å oppfylle kontrakten, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Kvalifikasjonskrav: Tilbyderen må tilfredsstille krav til registrering og utførelse av slik virksomhet gitt av offentlig styremakt. Tilbyderen må være á jour med innbetaling av skatter og avgifter. Tilbyderens finansielle og økonomiske stilling må være slik at kontrakten kan oppfylles i hele avtaleperioden (god soliditet og likviditet). Tilbyder må dokumentere levering av tilsvarende løsning Krav om dokumentasjon: Firmaattest Skatteattest for merverdiavgift og for skatt. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen. Referanser HMS-erklæring (se vedlegg 3 ) Bruk av underleverandører Dersom tilbyder inkluderer leveranser fra andre leverandører, skal tilbyderen stå ansvarlig for disse når det gjelder oppfylling av kontrakten. Hvilke underleverandører som skal benyttes, skal opplyses i tilbudet. For underleverandørene gjelder samme krav til kvalifikasjoner som for hovedleverandøren. 4.0 Kontaktpersoner Spørsmål vedr. tilbudsinnbydelsen kan rettes til: Innkjøpsleder Birger Asphaug Tlf: / Birger.asphaug@steinkjer.kommune.no Anbud 30/08 - Serverrom 5

6 Steinkjer den Birger Asphaug Innkjøpsleder Vedlegg: 1. Anbudserklæring. 2. HMS erklæring 3. Prisskjema 4. Innkjøpsbetingelser for Steinkjer kommune 5. Notat serverrom Anbud 30/08 - Serverrom 6

7 Vedlegg 1: Anbudserklæring Undertegnede tilbyr seg å levere varer til Steinkjer kommune i samsvar med krav og spesifikasjoner. Tilbyders navn og adresse: Foretaksnr.: Kontaktperson: -adresse: Tlfnr.: Fax. Nr. Liste over vedlegg: Vedlagt Pristilbud Skatteattest,/momsattest ikke eldre enn 6 mnd HMS-erklæring: Siste Årsrapport m/årsregnskap Dokumentasjon på tidligere arbeid Evt. andre vedlegg: Underskrift: Sted: Dato: Anbud 30/08 - Serverrom 7

8 Vedlegg 2: HMS-erklæring 0Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002, tidligere vedlegg 3). Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land * Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) Anbud 30/08 - Serverrom 8

9 Vedlegg 3: Prisskjema Tilbyder: Strømforbruk Årlig Investering Merknader: Vannforbruk Ombygging Strømtilførsel Kjøleanlegg Andre tjenester/funksjoner: Spesifiser: Totalsum: Driftsavtale - opsjon: Årlige utgifter Sum: Anbud 30/08 - Serverrom 9