Konkurranse grunnlag rammeavtale for kjøp av IT utstyr, lisenser og relaterte konsulent tjenester

Transkript

1 Konkurranse grunnlag rammeavtale for kjøp av IT utstyr, lisenser og relaterte konsulent tjenester

2 1 TILBUDSINNBYDELSE IKT Valdres innbyr til åpen anbuds konkurranse for inngåelse av rammeavtale for IT-utstyr i vid forstand hvor IKT Valdres ønsker å knytte til seg tre leverandører i parallelle rammeavtaler. På disse rammeavtalene skal IKT Valdres anskaffe IKT utstyr og lisenser. Tilbudet gjelder anskaffelse kunngjort i Doffin Frist for å vedstå tilbudet Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet dog ikke ut over 90 kallender dager regnet fra tilbudsfristens utløp. 1.2 leveranse av tilbud Tilbudet skal leveres i lukket anonym forsendelse og være merket: Rammeavtale anskaffelse av IT utstyr Saksnr.: 08/467 v/ Ingar Svingen Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen mandag , kl Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: IKT Valdres Nord-Aurdal kommune v/ Ingar Svingen P.B Fagernes Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Resepsjonen, rådhuset Jernbane vegen Fagernes Tilbudet skal leveres i 3 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Innpakking og merking av tilbudet skal gjøres på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til tilbudsåpning.

3 Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokument overførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. 1.3 Avvisning av tilbud Alle opplysninger det er spurt om i tilbudet må besvares. Eventuelle spørsmål om avvisning vil bli behandlet i henhold til anskaffelses forskriftens og Endring eller tilbakekalling av tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres før utløp av tilbudsfristen. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. 1.5 Forbehold Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 1.6 Endringer av Konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget.

4 Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli meddelt samtlige tilbydere. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. 1.7 Supplerende spørsmål Det er anledning til å stille supplerende spørsmål til konkurransegrunnlaget. Slike supplerende spørsmål skal fremsettes skriftlig via e-post, og være mottatt senest: Tirsdag klokken Spørsmålene stilles til IKT Valdres ved Ingar Svingen, Henvendelsene skal merkes med Rammeavtale IT Saksnr.: 08/467. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og alle tilbyderne vil få tilsendt alle spørsmål og evt. svar fortløpende. I forbindelse med tilbudet må det gå klart frem hvilken e-post adresse som IKT Valdres skal benytte for å sende ut slike svar. 1.8 Forståelse og aksept av konkurranse grunnlag Innlevert tilbud anses som en bekreftelse på at tilbyder har forstått og akseptert konkurransegrunnlaget med vedlegg.

5 2 OPPDRAGSGIVERS ORGANISASJON Avtalen vil gjelde for Kommunene i Valdres og administreres av IKT Valdres som opererer som en interkommunal leverandør av felles IKT tjenester. I tillegg til kommunene vil interkommunale virksomheter eller enheter som drives som en interkommunal virksomhet kjøpe utstyr via rammeavtalen. Virksomheter som er 100 % kommunalt eid vil ha mulighet til å anskaffe utstyr på denne avtalen via IKT Valdres. Leveringssteder er enheter under kommunal forvaltning og/eller kommunalt eierskap for kommunene Vang, Vestre Slidre, Øystre Slidre, Nord-Aurdal, Sør-Aurdal og Etnedal. IKT Valdres skal betraktes som en kjøper, dog med flere leveringsadresser. Avtalens faglige ansvarlig er: Daglig leder Ingar Svingen IKT Valdres P.B Fagernes Tlf e-post: Ingar.svingen@nord-aurdal.kommune.no

6 3 GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSEN 3.1 Anskaffelse prosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbuds konkurranse om tre parallelle rammeavtaler med gjenåpning av konkurransen (mini konkurranser) i henhold til forskriftens 15-1 og IKT Valdres vil på bakgrunn av konkurranse kritteriene velge ut 3 leverandører i parallelle rammeavtaler som konkurrerer i mini konkurranser ved konkrete tilbudsforespørsler. 3.2 Forutsetninger IKT Valdres vil inngå rammeavtale med tre leverandører som tilbyr bredt spekter innen IKT utstyr og lisenser som kan levere IKT utstyr som skal fungere i vårt driftsmiljø. Det er således ikke mulig å inngi tilbud på deler av oppdraget. Det inngås tre parallelle rammeavtaler med gjenåpning av konkurransen (mini konkurranser) i forbindelse med tilbudsforespørsel Terskelverdi for rammeavtalene er anslått til fordelt over 4 år. Alt utstyr og alle tenester skal være fritt levert på installasjons sted (DDP-incoterms). Feilleveranse av utstyr skal returneres kostnadsfritt for kunden. 3.3 Anskaffelsens gjenstand IKT Valdres vil på disse rammeavtalene anskaffe IKT utstyr, lisenser og relaterte. For IKT utstyr opererer vi med følgende utstyrs kategorier: PC er Skjermer Servere Nettverkskomponenter Videoprojektor Nettverksskrivere Siden det tekniske IKT utstyret og IKT Valdres sitt behov antas å være gjenstand for

7 endringer i løpet av kontrakt perioden er spesifisert utstyr listet i vedlegg 1 kun å anse som en indikasjon på den type utstyr IKT Valdres kommer til å anskaffe i perioden. Bredden på sortimentet er en viktig parameter og leverandøren må legge ved en komplett oversikt over utstyr leverandøren kan tilby Lisenskjøp IKT Valdres har behov for å kjøpe nye eller utvide lisenser og tilbyder må kunne tilby en bredt spekter innefor dette. Eksempler på lisenser IKT Valdres har behov for er Microsoft server, Microsoft Office, Citrix, WMVare, Trend, Swivel og Exchange, samt støtte verktøy for administrasjon av Windows miljø som Power Fuse og lignende. 3.4 Dokumentasjonskrav Følgende dokumentasjon skal vedlegges tilbudet for å dokumentere at tilbyder har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver krever: Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at tilbyder/entreprenøren/tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. HMS - egenerklæring utfylt i vedlagt mal Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra det for de siste tre år, med revisors kommentarer. For foretak som er etablert senere enn de siste 3 år og som derfor ikke kan fremlegge regnskap for de tre siste år, bes om at leverandøren på annen måte dokumentere at han har en økonomisk evne til å kunne gjennomføre kontrakten. Beskrivelse av leverandørens kompetanse, besvare punkt Krav til tilbudet Tilbudet skal være undertegnet av en som kan forplikte leverandøren. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av utlysningen. Tilbud fra tilbyder skal følge følgende struktur: Tilbudsbrev, signert tilbudsbrev hvor eventuelle forbehold klart fremgår Leverandør, besvare IKT Valdres sine behov generelt i eget vedlegg, her må alle

8 forhold vedrørende leverandøren eller leverandørens tjenester som er viktig for IKT Valdres sin vurdering synliggjøres Prismodell, synliggjøre kostnad ved å fylle ut vedlagt prismodell (vedlegg 2 til konkurranse grunnlaget) Produktspekteret, en oversikt over type IKT utstyr leverandøren kan tilby IKT Valdres å kjøpe via rammeavtalen Lisenser, oversikt over den lisens portefølje leverandøren kan tilby IKT Valdres samt hvordan leverandøren sikrer kvalitet rundt salg av lisenser Dokumentasjonskrav, besvare dokumentasjonskravene som egne vedlegg Leverandørens besvarelse legges ved kontrakten som bilag Beskrivelse av og prising av produktene Produktene skal prises som det fremkommer i Vedlegg 2. Prisbeskrivelse Alle kostnadene ved leveransen må fremkomme i tilbudet. Alle priser skal oppgis i norske kroner (NOK), eksklusive merverdiavgift og fritt levert (DDP INCOTERMS) hvert enkelt sted. IKT Valdres anser disse prisene som maksimums priser ved tilbudsforespørsler på rammeavtalene Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk og gis på grunnlag av de dokumenter som er distribuert i forbindelse med konkurransen. Tilbyder må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider, bilag og øvrige dokumenter som angitt i konkurransegrunnlaget. Dersom dokumenter mangler eller er uklare, skal tilbyder ta kontakt med oppdragsgiver. 3.6 Krav til tilbyder relevant kompetanse og erfaring Tilbyder må sannsynliggjøre ovenfor IKT Valdres at han kan ivareta en kontrakt av denne type og omfang, hvis dokumentasjonskravet om oversikt over tilsvarende kontrakter siste 3 år av rimelige grunner ikke kan innfris så kan tilbyder dokumentere sin egnethet på en annen måte.

9 Kompetanse tilbyder må dokumentere er Microsoft server, Citrix, WMVare, SAN løsninger, Exchange, Oracle, SQL server, Juniper brannmurer samt generell oppsett av konfigurering av serverpark og nettverk (inklusiv sikkerhetsløsninger) Elektronisk handel og fakturering På forespørsel fra IKT Valdres skal tilbyder kunne tilby elektronisk faktura. Valdres regionen er i stadig utvikling og forsøker bestandig å utnytte muligheter som gir kost/nytte fordeler. Det kan derfor i kontraktsperioden bli aktuelt for IKT Valdres å ta i bruk den offentlige markedsplassen ehandel.no. For IKT Valdres er det avgjørende at leverandøren er villig til å inngå avtale med operatøren av e-handelsplattformen og kan tilgjengeliggjøre sine varekataloger elektronisk på oppfordring fra IKT Valdres. Tilbydere må garantere at de er villige til å inngå avtale i forhold til ovennevnte, eventuelt hvilke forbehold som tas. Leverandører som ikke er villige eller har evne til å tilrettelegge for slik e-handel, kan bli avvist. Leverandøren må bære sine kostnader med dette - det vil blant annet si kostnadene ved å tilpasse sine fakturasystemer og andre systemer til markedsplassen. 3.7 Generelle krav til produktene Utover krav beskrevet i produktbeskrivelsen vedlagt dette konkurransegrunnlaget har vi følgende generelle krav til produktene: Integrasjon Leveransene skal integreres i eksisterende infrastruktur og fungere i denne. Løsningene skal ikke medføre endringer i funksjonalitet eller redusert ytelse ved andre installasjoner i IKT Valdres eller noen av de tilhørende kommunene. Tilbyder bes beskrive sine krav til eksisterende nettverk for at tilbudte løsninger skal fungere. Tilbyder må kunne utføre nødvendig bistand ved innføring av nye produkter som involverer andre installasjoner i IKT Valdres Overvåkning Det er aktuelt for IKT Valdres og innføre verktøy for å overvåke komponentene i IKT anlegget og leveransene må kunne overvåkes av verktøy som Servers Alive, OP5, HP Openview,

10 Tivoli tech consolle og lignende. Tilbyder må beskrive eventuelle begrensninger for denne type overvåkning for de komponenter som blir en del av leveranser for denne rammeavtale. leverering Maksimal leveringstid på IKT utstyr er 2 uker etter at tilbud er godkjent av IKT Valdres. Maksimal leveringstid på lisenser er 3 uker etter at tilbud er godkjent av IKT Valdres. 3.8 Kriterier for valg av tilbud Det tilbudet som er mest økonomisk fordelaktig for oppdragsgiver vil bli valgt. Følgende kriterier blir lagt til grunn for å vurdere hva som er mest økonomisk fordelaktig: Pris 35 % o Se prisbeskrivelse i vedlegg 2 eks mva o Det beregnes gjennomsnitt pris for hver produktgruppe og konkurranse pris beregnes som følgende: 5 stk gruppe 1, PC 3 stk gruppe 2, skjerm 2 stk gruppe 3, server 3 stk gruppe 4, nettverkskomponenter 1 stk gruppe 5, video prosjektør 3 stk gruppe 6, nettverksskrivere Lisens portefølje 20 % o Bredden i software/ lisenser som tilbyder kan videreformidle o Prosedyrer for kvalitetssikring rundt lisens kjøp Kvalitet 45 % o Produktsammensetning og bredde i sortiment av IKT utstyr, rutiner, garantiordninger og service som tilbys, samt leverandørens kompetanse basert på en total vurdering av IKT Valdres. Leverandører bes spesielt beskrive returordning for utrangert IKT utstyr som er en del av tilbudet. 3.9 Forkastede tilbud

11 Forkastede tilbud vil ikke bli returnert til tilbyder Åpning av tilbudene Offentlig åpning av tilbudene vil ikke finne sted. Åpning vil finne sted med interne protokollvitner fra oppdragsgiver. Åpning vil skje tirsdag.10 juni kl Meddelelse om tildeling Oppdragsgivers beslutning om hvilke tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. Kontrakt anses inngått når kontrakt er underskrevet av begge parter Tentativ fremdriftsplan IKT Valdres ser for seg følgende fremdriftsplan: Innlevering av tilbud 9. juni kl 1200 Åpning av tilbud 10. juni kl1300 Valg av leverandører 17. juni Signering av avtaler i uke 27.

12 4 ORIENTERING OM RAMMEAVTALEN 4.1 Innledning Beskrivelse av dagens driftsmiljø IKT Valdres har sentralisert datadrift for alle kommunene i Valdres regionen. Dataparken er samlet på rådhuset i Nord-Aurdal kommune beliggende på Fagernes. Serverparken består for tiden av IBM servere med Windows 2003 og Citrix Metaframe 4.0 som standard, men det må antas at en oppgradering til 4.5 er nært forestående. Active Directory benyttes som katalogtjeneste. For lagring og backup benyttes IBM SAN og BackupExec 12. IKT Valdres benytter også VMware Nettet er delt i åpen og lukket sone i henhold til Datatilsynet retningslinjer. Drift- og vedlikehold av kommunenes datanett og serverpark er IKT Valdres sitt ansvarsområde. I tillegg til sentral serverpark og sentralt nett har hver kommune egne mindre serverfarmer og egne nett. Alle ytre enheter (lokasjoner) benytter terminalserverteknologi for oppkobling mot sentral serverpark. 4.2 Erstatningsvarer og nye varer Leverandøren skal uoppfordret tilby oppdragsgiver erstatningsprodukt der varen er utsolgt. Ved erstatningsvarer og nye varer skal leverandøren før leveransen skjer informere om dette i de enkelte tilfeller. Nye produkter til erstatning for varer som utgår av leverandørens sortiment, kan innlemmes av Leverandøren i avtalen i løpet av avtaleperioden. 4.3 Gjenåpning av konkurransen (mini konkurranser) Da priser på IKT utstyr er i rask endring og IKT Valdres til enhver tid er avhengig av effektiv ressursutnyttelse ønsker vi å gjenåpne konkurransen i forbindelse med avrop i henhold til forskriftens Ved behov for IKT utstyr eller lisens kjøp vil IKT Valdres foreta en tilbudsforespørsel i form av en forespørsel på e-post til leverandørenes oppgitt e-post adresse.

13 4.3.1 Frist for å gi tilbud ved mini konkurranser Svar på tilbudsforespørsel for IKT utstyr skal være besvart senest i løpet av to virkedager, det betyr at en prisforespørsel sendt før kl 1600 mandag skal være besvart fra leverandør innen kl 1600 onsdag samme uke gitt at det ikke er helligdager i perioden. Ved uteblitt svar innen denne fristen står IKT Valdres fritt til å plassere ordren hos en annen tilbyder. Tilsvarende frist for forespørsel på lisens kjøp er 5 virkedager Levering av tilbud i mini konkurranser Tilbudsbesvarelse i mini konkurranser skal være signert og sendt på faks til IKT Valdres Tildeling av kontrakt ved mini konkurranse Tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen skjer etter det som er mest økonomisk fordelaktig basert på følgende kritterier: Pris 60 % Leveranse tid 20 % Teknisk spesifikasjon utover forespurt minimum 20 % Leveransetid utover avtalt maksimal tid gir IKT Valdres rett til å ikke ta hensyn til tilbudet. Leveransene er regulert av kontrakten som er vedlagt Format på forespørsel av kjøp av IKT utstyr En tilbudsforespørsel på IKT utstyr vil inneholde en teknisk minimumsspesifikasjon, ønsket leveranse dato, leveranse sted, behov for bistand ved installasjon og konfigurering og eventuelt ønske om vedlikeholdsavtale/ utvidet garanti for utstyret. I tillegg vil forespørselen kunne inneholde en beskrivelse av intensjonen bak anskaffelsen og godkjennings kritteriene for leveransen, dette er spesielt relevant der leverandøren skal installere og eller konfigurere leveransen Format på forespørsel av lisens kjøp En tilbudsforespørsel ved lisenskjøp vil inneholde hva vi trenger lisens på, type (ny eller endring), antall servere, antall unike brukere, antall samtidige brukere, behov for opplæring og konsulent bistand og ønsket installasjons dato. I tillegg vil forespørselen kunne inneholde en beskrivelse av intensjonen bak anskaffelsen og

14 godkjennings kritteri for leveransen, dette er spesielt relevant der leverandøren skal installere og eller konfigurere leveransen. Det åpnes for at leverandørene kan be om utfyllende informasjon for å gi pris på lisenser. 4.4 Varighet for rammeavtalen Denne avtalen tegnes med en varighet på 4 år fra kontraktsdato. 4.5 Oppsigelse i kontrakts periode Begge parter kan si opp avtalen med 6 måneders varsel fra dato i avtaleperioden 4.6 Omfang av avtalen Innkjøp av IKT utstyr bestemmes av mange faktorer og omfanget er derfor vanskelig å anslå, basert på eksisterende rammebetingelser er terskelverdien beregnet med et antatt innkjøp av IKT utstyr og lisenser for NOK pr år. Vi tar forbehold om rette myndighets vedtak om kommunal organisering, rasjonaliseringer, bortsetting/konkurranseutsetting av tjenester, økonomi osv, som vil kunne påvirke omfanget av innkjøp via disse rammeavtalene. 4.7 Forvaltning av avtalen Oppfølging av rammeavtalene er viktig. IKT Valdres skal fra hver leverandør motta kvartals rapporter over utstyr som er i garanti eller i en vedlikeholdsavtale (utvidet garanti) med dato for når denne utløper. IKT Valdres skal også motta kvartals rapporter over gyldige lisenser kjøpt fra denne leverandøren med oversikt over bruksomfang (brukere, servere eller tilsvarende) og tidspunkt for fornyelse av lisensene. IKT Valdres skal også motta en månedsrapport over tilbudsforespørsler og kjøp som er plassert hos leverandøren siste måned. Det skal to ganger i året med ca 6 måneders mellomrom avholdes oppfølgingsmøte hvor tema er leverandørens andel av kjøp, hvilke behov IKT Valdres ser for seg de neste 6 måneder og generelt diskusjon hvordan rammeavtalen fungerer for begge parter.

15 4.8 Tilleggs kjøp Ved spesifikke avrop skal IKT Valdres kunne bestille konsulent bistand eller opplæring knyttet til anskaffelsen, for IKT utstyr skal vi også kunne be om en vedlikeholdsavtale/utvidet garanti slik at denne totalt blir 3 år. IKT Valdres vil i løpet av kontraktsperioden kunne ha behov for å kjøpe spesifikke tjenester knyttet til vår Software Asset Management prosess. Tilbyder bes kort beskrive hvilke muligheter han har innefor dette ved beskrivelse av kvalitetssikring ved lisens kjøp.

16 5 KONTRAKTBESTEMMELSER 5.1 Kontraktsbestemmelser Følger som vedlegg 4. Det er tatt utgangspunkt i Statens standard (enkel), men det er gjort noen tilpassinger i kontrakten. Leverandøren har selv ansvar for å sette seg inn i disse endringene. Avtalen reguleres gjennom kontrakten, konkurransegrunnlaget (vedlegg 1 til kontrakten) og tilbyders tilbud (vedlegg 2 til kontrakten) 5.2 Fakturering Alle fakturaer til IKT Valdres skal sendes til: IKT Valdres, Fakturamottak Nord-Aurdal kommune Postboks Fagernes Fakturaene skal merkes med bestillernummer i referansefeltet. 5.3 Bruk av underleverandører Dersom tilbyder inkluderer leveranser fra andre leverandører, skal tilbyder også stå ansvarlig for disse når det gjelder oppfyllelse av kontrakten med IKT Valdres. 5.4 Pris er og leveringsbetingelser Alle priser skal oppgis i norske kroner (NOK), eksklusive merverdiavgift og fritt levert (DDP INCOTERMS) hvert enkelt sted. 5.5 Betalingsbetingelser Betalingsvilkår er 30 dager etter at leveransen er godkjent og korrekt faktura med avtalt bilag er mottatt, forutsatt at ikke andre betalingsvilkår er avtalt spesielt. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. Det skal ikke beregnes ekspedisjonsgebyr, fakturagebyr eller andre former for gebyr.

17 6 Vedlegg til konkurranse grunnlaget Vedlegg 1: produktspesifikasjon spesifiserer de detaljerte minimums spesifikasjoner og fungerer som grunnlag for prissetting fra tilbyder Vedlegg 2: samlet pris sammenstilling som benyttes som grunnlag for å beregne tilbyders konkurranse pris i henhold til kritterier for valg av tilbud Vedlegg 3: Mal for HMS erklæring som skal fylles ut av tilbyder Vedlegg 4: kontrakt, utgangspunkt i statens standard men det er gjort noen endringer.