Saker i flere utvalg fra a til å

Transkript

1 Rutinebeskrivelse BiS Saker i flere utvalg fra a til å Denne beskrivelsen har som formål å omtale nødvendige operasjoner og mulige problemstillinger knyttet til saker/prosjekter som skal behandles av flere fagutvalg i Kulturfondet. For teknisk utførelse i evurdering, eadmin eller Jasper se andre veiledninger. Rutinebeskrivelsen tar utgangspunkt i systemet slik det foreligger i dag. Innholdsfortegnelse: 1) Tverrfaglige/flerfaglige prosjekter rådgiving til søkere 2) Saker i flere utvalg definisjon/avgrensning/ansvarsfordeling 3) Mottaksregistrering identifisering av saker i flere utvalg 4) Forberedelse og utsendelse til flere utvalg 5) Utvalgsmøtebehandling 6) Saksdokumenter til rådet 7) Vedtak fra rådsmøtet 8) Videre oppfølging av sakene 1) Tverrfaglige/flerfaglige prosjekter rådgiving til søkere Gode og entydige retningslinjer for dette krever flere interne diskusjoner framover. Foreløpig kan følgende være noen tips: dersom et prosjekt er én uløselig helhet send én samlet søknad til den ordningen prosjektet har størst tilknytning til dersom prosjektet består av ulike deler som kan gjennomføres uavhengig av hverandre kan det være mer hensiktsmessig å rette en spisset søknad til hver av de aktuelle ordningene dersom man søker flere ordninger skal det gå tydelig fram av søknadsteksten og i budsjettet hvilke ordninger man søker og hva som er det samlede søknadsbeløpet til Kulturrådet 2) Saker som behandles i flere fagutvalg definisjon/avgrensning/ansvarsfordeling I. Ulike typer søknader/saker Saker i flere utvalg (SFU) omfatter flere forskjellige typer saker fra søknadssystemet. Fordi det i nytt system (foreløpig) er vanskelig å flytte saker og søknader ikke slås sammen til én sak blir dette noe mer komplekst enn tidligere.

2 1. «Ekte SFU er»: Søknader som er sendt inn til én ordning, men som behandles i flere relevante fagutvalg. Utsending til fagutvalgene skjer gjennom publisering til egne tverrfaglige paneler der utvalgsmedlemmer fra begge/alle utvalgene får søknaden til vurdering gjennom Mitt nettsted. 2. «Manuelle SFU er» Søknader som er sendt inn til én ordning, men som behandles i flere relevante fagutvalg. Søknadene blir «manuelle» når det oppdages/avklares at en sak er en SFU først etter at søknaden allerede er publisert fra evurdering til ett utvalg. Andre utvalg må da få søknaden til vurdering pr epost. 3. «Toeggede tvillinger»: Flere søknader som gjelder samme prosjekt, som er sendt inn til flere ordninger, der søker har spesifisert et søknadsbeløp til de respektive ordningene. Det samlede søknadsbeløpet til Kulturfondet blir summen av søknadsbeløpene for de gjeldende søknadene. 4. «Eneggede tvillinger»: Som pkt 2, men søker har sendt helt identisk søknad til flere ordninger. Det samlede søknadsbeløpet til Kulturfondet må forståes som det beløpet søker har oppgitt i hver av søknadene (ikke ganget opp med antall søknader). II. Samstemte saker og uenighets-/større saker Alle SFU er skal gå som tilråding til rådet! Men; rådsdokumentene skal bestå av to legg etter følgende inndeling: 1. tilrådingssaker der utvalgenes tilrådinger er samstemte, dvs: a) saker der begge/alle utvalgene går inn for avslag, b) bevilgningssaker under kr der samtlige utvalg går inn for å gi tilskudd, og samlet tilskuddsbeløp utgjør tilnærmet søknadssummen c) saker der ett av utvalgene bevilger tilnærmet søknadssummen Sakene legges fram kun i tabelloversikt og vedtas samlet i rådet. 2. øvrige tilrådingssaker (såkalte «ikke samstemte» saker), dvs: a) saker der foreslått bevilgning er over kr , b) saker der utvalgene er uenige, c) saker som har prinsipielle sider, d) saker der søker har fast statstilskudd, e) saker der utvalgene går inn for bevilgning, men samlet tilskudd er langt fra søknadssum. Sakene legges fram med innstillingsrapport/saksframlegg pr sak og behandles enkeltvis i rådsmøtet. III. Ansvarsfordeling saksbehandling Saksansvarlige har for SFU er ansvar for: å gi andre saksbehandlere + koordinator i sekretariatet tilgang til saken å melde fra om saker til sekretariatet å merke saken i M3-feltet med SFU å føre saken gjennom alle nødvendige steg i evurdering og eadmin å legge inn saksbehandlers kommentar (historikk etc) å kvalitetssikre at alle vurderinger, tilrådings- og vedtakstekster, beløp og betingelser fra andre fagområder er kommet med innen oppgitte frister å følge opp utbetalinger, rapporter og regnskap, og informere de andre saksbehandlerne i tilknytning til disse stegene 2

3 Andre saksbehandlere på saken har for «ekte SFU er» ansvar for å legge inn og oppdatere vurdering fra saksbehandler og utvalg, tilrådningstekst og beløp i riktige felter innen oppgitte frister på vegne av egen ordning å sikre at tilskudd/tilsagn som er gitt i saker andre har saksansvaret for, regnes med blant midlene som er disponert på egen ordning I tvillingsaker har begge/alle saksansvarlige ansvar for alle saksansvarlig-punktene over for hver sine saker. For alle saker i flere utvalg er den uformelle og løpende kontakten mellom saksbehandlerne viktig omkring ordningstilhørighet, den faglige vurdering av prosjektet som helhet, fordelingen av eventuelle tilskuddsmidler, hva utvalgene går inn for, oppfølging av vedtak, godkjenning av rapporter osv. 3) Mottaksregistrering identifisering av saker i flere utvalg Mottaksregistreringen er svært viktig mht å fange opp saker og prosjekter som bør behandles av mer enn det utvalget som forvalter ordningen det er søkt til, og søknader for samme prosjekt som er sendt inn til flere ordninger. For å finne SFU er og å avgjøre om de er «ekte», «eneggede tvillinger» eller «toeggede tvillinger»: vurdér om det er faglige grunner til at andre enn eget fagutvalg bør være med å vurdere søknaden/prosjektet skum gjennom søknaden og se om søker har nevnt søknad til andre ordninger enten i tekst eller i budsjettet søk i evurdering (Personregister/Roller i prosjekt) og/eller Websak for å finne eventuelle tvillinger diskuter prosjekter/søknader med andre relevante saksbehandlere NB Avgjørelsen av at en sak er SFU og hva slags type den er forutsetter bilateral diskusjon og enighet mellom saksbehandlerne for de involverte områdene/ordningene. Tvillingsaker må knyttes sammen med kryssreferanser i Websak. 4) Forberedelse og utsendelse til flere utvalg I evurdering gjøres følgende, avhengig av hva slags type sak det er: I. Alle SFU er a) sakene merkes i Merkelapp M3-feltet med SFU (store bokstaver, uten punktum) 3

4 b) oversikt over alle SFU-saker sendes pr e-post innen oppgitt frist til sekretariatet. Sekretariatet utarbeider egen tabellmal for dette formålet. c) saksansvarlig gir rettigheter på saken til andre saksbehandlere og til koordinator sekretariatet (brukernavn pt: BIRGITTE) d) saksansvarlige/utvalgssekretærer sørger for at alle typer SFU er kommer med i lister og saksdokumenter til utvalgene, slik at søknadene blir vurdert og behandlet på lik linje med øvrige saker i samme runde, selv om de faller utenfor listene som genereres fra systemet. II. «Ekte» SFU er a) Alle saksbehandlere skriver inn sine vurderinger og konkrete innstilling på saken i feltet Hovedvurdering/Konklusjon/Hovedvurdering. Husk å skrive fra hvem/hvilket fagområde den enkelte vurdering/innstilling er fra. 4

5 b) Saksansvarlig legger inn all viktig administrativ saksinformasjon (til utvalg og råd) i feltet Hovedvurdering/Konklusjon/Kommentar. For SFU er husk særlig følgende informasjon (i tillegg til historikk, statsstøtte mm): hvilke utvalg som behandler saken (og under hvilke ordninger) om det er særlige perspektiver utvalg eller råd må vurdere fordi det er en SFU c) Saksansvarlig melder til sekretariatet alle saker som skal publiseres til tverrfaglige paneler. OBS Husk at saksansvarlig ikke må generere og publisere søknadsbøker for SFU er (hvis dette feilaktig er blitt gjort se manuelle SFU er)! d) Sekretariatet oppretter tverrfaglige paneler og genererer og publiserer søknadsbøker for de ekte SFU ene til panelene i eadmin. sender beskjed til saksbehandlerne hvilke utvalgsmedlemmer som er med i de tverrfaglige panelene. Paneldeltakerne får søknadene gjort tilgjengelige gjennom Mitt Nettsted på vanlig måte. e) Saksbehandlerne sender e-post med de søknadene som pdf-vedlegg til de utvalgsmedlemmene som ikke er med i et tverrfaglig panel. Disse utvalgsmedlemmene må vurdere søknadene utenfor Mitt nettsted. Mediafiler vil først bli tilgjengelig for disse i fagutvalgets møte, og utvalgsmedlemmene gjør ikke digital vurdering før møtet. III. Manuelle SFU er I saker som (feilaktig) er blitt generert og publisert til ett utvalg, men som i etterkant vurderes å være en SFU, må søknaden sendes i pdf-format pr e-post til det/de utvalg som også skal behandle saken. Husk å sende beskjed om slike saker til sekretariatet. IV. Tvillingsaker Saksansvarlige gjør saksbehandling i evurdering og genererer og publiserer søknadsbøker til eget utvalg på vanlig måte for egen sak. I vurderings-, tilrådings- og beløpsfelt skrives kun det som gjelder eget fagområde/ordning. 5

6 Men; husk å presisere i feltet Hovedvurdering/Konklusjon/Kommentar (feltet for saksbehandlers kommentar): referanse til tvilling-/trilling-saker (med prosjektnummer og om de er eneggede eller toeggede) hvilke utvalg som behandler tvillingene og under hvilken ordning saken vurderes hva det samlede søknadsbeløpet til Kulturrådet må forståes å være om det er særlige perspektiver utvalg eller råd må vurdere fordi det er en SFU 5) Utvalgsmøtebehandling SFU ene vil (i alle fall foreløpig) ikke komme med i rangeringslistene for den/de ordningene utvalget skal behandle. I utvalgsmøtet er det derfor viktig å huske: å få med alle SFU-saker og behandle dem mest mulig likt med øvrige saker, tross manglende systemstøtte for dette å informere utvalget om andre utvalg som behandler saken, og evt hva deres tilråding er, dersom den foreligger ved positiv tilråding fra utvalget: å notere beløp, bevilgningsår, kostnadssted/avsetning/ordning, eventuelle betingelser i rett felt i evurdering å merke alle SFU er (inkl tvillingsakene) med Viderebehandles under Vedtak/Konklusjon i evurdering å referere særlige spørsmål, problemstillinger eller forutsetninger utvalget ønsker å løfte til rådet i vurderingsfeltet For at fagutvalget i møtet kan få en samlet oversikt over avsetningen og hvor mye som disponeres av midler kan følgende oppskrift følges: 1. Etter at fagutvalget har ferdigbehandlet alle søknadene som kun ett utvalg skal behandle, og disse søknadene er samlet i én endelig rangeringsliste, eksporteres rangeringslisten til et excel-dokument. 2. Excel-dokumentet ajourføres ned de flerfaglige søknadene som har blitt behandlet i Vurderingsskjema i Mitt Nettsted, og alle beløpene summeres. 6

7 6) Saksdokumenter til rådet For generell informasjon om hvordan produsere saksdokumenter til rådet se egen veiledning. Når det gjelder saker i flere utvalg må dokumentene i stor grad lages manuelt. Følgende må gjøres: I. Melde om «samstemte» og «ikke samstemte» saker til sekretariatet Så snart begge/alle utvalg har avholdt sine møter, og innen oppgitt frist, må sekretariatet ha beskjed om hvilke saker som skal gå til rådet kun i tabellform (samstemte) og hvilke som skal i et tilrådingslegg med saksframstillinger («ikke samstemte») (se pkt 1 B). Saksansvarlig i hver sak har ansvaret for å sende beskjed om dette. II. Referere ferdig sakene i evurdering For alle SFU er husk følgende informasjon (felt i parentes): (Hovedvurdering/Konklusjon/Kommentar): sjekke at saksbehandlers opplysninger fortsatt er i tråd med behandlingen som er gjort (se pkt 3) (Sluttbehandling/Vedtak/Konklusjon): hake av for Viderebehandles (Sluttbehandling/Vedtak/Konklusjon/Begrunnelse for vedtak): Legge inn vurdering fra eget utvalg (Sluttbehandling/Vedtak/Beløp): saksansvarlig legger inn samlet støttebeløp fra alle avsetninger (fordeling på kostnadssted skjer senere i eadmin) (Sluttbehandling/Vedtak/Beløp/Kommentar): legge inn tilrådingstekst fra eget utvalg 7

8 (Eks 1 avslag): (Eks 2 bevilgning): III. Kontrollere tabeller og innstillingsrapporter Sekretariatet sender ut pr epost utkast til: a) tabell for samstemte saker b) innstillingsrapport for øvrige SFU-tilrådingssaker Saksbehandlere kontrollerer og melder tilbake innen oppgitt frist at: alle SFU er er med sakene er knyttet til riktige utvalg og ordninger vurderinger og tilrådingstekster fra eget utvalg er lagt inn og korrekte samlet støttebeløp i tallkolonnene er korrekt Dersom det oppdages feil eller mangler må det rettes opp i evurdering før sekretariatet produserer endelig rapport. IV. Fjerne SFU er fra egne rapporter SFU ene skal ikke tas med i vedtaksprotokoller eller innstillingsrapporter fra eget utvalg (dvs sakene skal kun opptre ett sted i saksdokumentene til rådet). Sakene må derfor fjernes fra rangeringslistene 8

9 når utvalgssekretærene skal produsere saksdokumenter fra eget utvalg. Husk å dobbeltsjekke at sakene som fjernes tilsvarer de sakene som er meldt inn til sekretariatet som saker i flere utvalg. V. Sikre dokumentasjon av behandlingen i utvalgsreferatet Det er viktig at referatet fra utvalgsmøtet, som legges til rådsmøtedokumenter på m:// og lagres på utvalgsmøtesaken i Websak, dokumenterer at også SFU ene er behandlet på utvalgsmøtet, selv om sakene ikke framgår av Jasper-rapportene for de enkelte ordningene. Utvalgssekretærene må referere til de tverrfaglige SFU-tilrådingsdokumentene under dette punktet på dagsorden, og så må de felles saksdokumentene arkiveres som egne vedlegg på møtesaken i Websak. 6) Vedtak fra rådsmøtet For generell informasjon om ferdigstilling av vedtak, produksjon av vedtakstabeller og utsendelse av vedtaksbrev se egen veiledning. For saker i flere utvalg er det viktig å huske følgende: I. Ekte SFU er For ekte SFU er (uavhengig av om de er samstemte eller ikke), skal saksansvarlig endre vedtaksteksten i feltet Beløp/Kommentar til en samlet og ren vedtakstekst som omfatter alle områdene som har vurdert saken, og der det i bevilgningssaker tydelig framgår hvilke avsetninger midlene gis fra, eks: Der det er særlige betingelser knyttet til deler av tilskuddet, eller midlene er en blanding av bevilgning og tilsagn, må de involverte saksbehandlerne bli enige om en vedtaksformulering som ivaretar oppfølgingsbehov på de bevilgende områdene, samt er forståelig for tilskuddsmottaker. OBS husk at vedtaksteksten må omtale fra hvilke avsetninger delbeløpene skal tas! Saksansvarlig tar saken med i vedtaksprotokoll fra sitt område, med samlet vedtak og beløp, de andre saksbehandlerne tar den ikke med i sine vedtaksprotokoller. II. Tvillingsaker I tvillingsaker (uavhengig av om de er eneggede eller toeggede) refererer de saksansvarlige vedtak for egen sak på vegne av sin ordning, med beløp og vedtakstekst som kun gjelder eget område. Dersom det er særlige betingelser eller beskjeder som skal formidles til søker i tvillingsaker er det viktig at saksbehandlerne samkjører formuleringer som legges inn i de respektive vedtaksbrevene. 9

10 Saksansvarlige har med egen tvilling i egen vedtaksprotokoll. III. Ekte SFU er der det bevilges kun fra en ordning som ikke eier saken Saker der det kun er gitt bevilgning fra en annen ordning enn den søknaden opprinnelig ble sendt inn til, må snarlig etter rådsmøtet (og før vedtaksprotokollene er ferdigstilt) overføres til ny saksansvarlig i Websak og evurdering. (Det mangler endelig avklaring av hvordan dette kan gjøres i esak, rutinen må oppdateres så snart dette er på plass). Ny saksansvarlig, som forvalter tilskuddet som er gitt, skal ta med saken i sin vedtaksprotokoll. Tidligere saksansvarlig for ordningen der det er gitt avslag tar ikke med saken i sin vedtaksprotokoll. Dette forutsetter at saken er blitt flyttet i systemet. IV. Formidling av SFU er på nettsidene Sekretariatet sender foreløpige tabeller for SFU ene til kommunikasjonsavdelingen før rådsmøtet. Kommunikasjon lager utkast til lister på nettsidene på bakgrunn av disse. Så snart rådsmøtet er avholdt må tildelingssakene kontrolleres av saksansvarlige/saksbehandlere/sekretariatet, og publiseres så av kommunikasjonsavdelingen på nettsidene. SFU-tildelinger publiseres på nettsidene på følgende måte: Ekte SFU er vises på egen side for saker i flere utvalg med samlet tilskuddsbeløp, samt informasjon om tilskudd pr ordning og hvilke fagutvalg som har bevilget vises også med tilskuddsbeløpet som tilhører den enkelte støtteordningen på tildelingslister på den enkelte støtteordningens nettside Tvillingsaker vises kun på tildelingslisten på den ordningen søknaden er kommet inn til (dvs på nettsidene blir tvillingsakene bare helt vanlige saker) 7) Videre oppfølging av sakene I. Ekte SFU er Saksansvarlig har ansvar for å sende ut vedtaksbrev, behandle eventuelle klager, behandle akseptskjema, behandle saken til utbetaling i eadmin, behandle rapport og regnskap og avlutte saken i websak I eadmin må det samlede tilskuddet fordeles med rett delbeløp på riktig kostnadssted/kapittel/år, ift hvilke støtteordninger/avsetninger som har bidratt til prosjektet Saksansvarlig må huske å konferere med og orientere andre saksbehandlere i tilskuddssaker, slik at de kan følge opp og holde kontroll over sin avsetning/støtteordning. II. Tvillingsaker Begge/alle saksansvarlige følger opp sine saker som vanlig, men bør sørge for å være samkjørte i sin kommunikasjon med søker/tilskuddsmottaker 10