KVALIFIKASJONSGRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLINGER. Anskaffelse. System for IT Service Management for Helse Nord IKT TED 2009/S SAKSNR.

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLINGER Anskaffelse System for IT Service Management for Helse Nord IKT TED 2009/S SAKSNR. 2009/58 Side 1 av 12

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Innledning Oppdragsgiver Formål med anskaffelsen ets struktur Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Kontrakt Kontraktens varighet Konfidensialitet Offentlighet Taushetsplikt Ekstern informasjon Forsvarlig saksbehandling Etiske retningslinjer Frister Søknadsfrist Vedståelsesfrist Fremdriftsplan Kommunikasjon Skriftlighet Kontaktperson Språk Meddelelse av tildelingsbeslutning Kontraktsinngåelse Kontraktsvilkår Uklarheter, feil og endringer til kvalifikasjonsgrunnlaget Uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget/besvarelse av spørsmål Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Utforming av søknad Kostnader i forbindelse med søknadsprosessen Signering av søknad Innlevering av kvalifikasjonssøknad Innleveringsform Innleveringssted Behandling av søknad Anskaffelsesprotokoll Avvisning/avlysning Retur av søknadene Kvalifikasjonskriterier og dokumentasjonskrav Skatteattester HMS-erklæring Juridisk stilling Kredittvurdering Årsregnskap/-beretning og omsetning Leveranser / referanser Faglig kompetanse og tilgjengelige resurser Disposisjon for kvalifikasjonssøknade Evaluering av tilbudene Side 2 av 12

3 10.1 Krav til Leverandør Evaluering -prekvalifisering Side 3 av 12

4 1. Innledning 1.1. Oppdragsgiver Helse Nord IKT (HN-IKT), oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandlinger Helse Nord IKT er en avdeling direkte underlagt Helse Nord RHF ( Avdelinga består av ca 140 personer og har en organisasjonsstruktur med 4 avdelinger og 10 seksjoner. Den har sitt hovedkontor lokalisert i Tromsø, men er ellers spredt på 10 andre lokasjoner i Nord-Norge. Helse-Nord RHF har en omsetning på ca. 11,6 mrd. og har ca ansatte. De 5 helseforetakene som utgjør Helse Nord er Helse Finnmark HF, Universitetssykehuset i Nord Norge HF, Nordlandssykehuset HF, Helgelandssykehuset HF og Sykehusapotek Nord HF. Helse Nord har sin hovedadministrasjon i Bodø, mens Helse Nord IKT har sitt hovedkontor i Tromsø. De 5 HF-ene har i tillegg ansvaret for en rekke mindre virksomheter spredt på flere ulike lokasjoner i Nord-Norge og på Svalbard Formål med anskaffelsen Helse Nord IKT skal gå til innkjøp av et system for IT Service Management. Formålet med denne anskaffelse er å skaffe tilveie et egnet system som skal understøtte HN IKT s tjenesteleveranser til helseforetakene i Nord-Norge. Ett felles verktøy skal bidra til enhetlige arbeidsprosser i en organisasjon som jobber distribuert på det enkelte foretak/sykehus. HN-IKT har vedtatt bruk av ITIL- metodikken i sitt arbeid med drift av IT-løsningene til Helse-Nord, hvilket betyr at valgt løsning må støtte opp under denne metodikken Denne anskaffelsen vil omfatte en programvareløsning samt konsulenttjenester i fm. innføring av løsningen, utvikling/vedlikehold av grensesnittene mot andre systemer og modulering av interne arbeidsprosesser tilpasset valgt system og basert på ITIL. I tillegg ønskes prosjektledelse og støtte/coaching på innføring av utvalgte prosesser i ITIL-rammeverket. Dagens brukerstøtte mottar totalt ca brukerhenvendelser i løpet av året 1.4 ets struktur Grunnlaget består av følgende dokumenter: - Dette dokument et er utarbeidet i henhold til FOA Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69, og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Anskaffelsesprosedyren er konkurranse med forhandlinger etter FOA 14-3(c) og Leverandørene vil bli informert i henhold til FOA jf Side 4 av 12

5 Oppdragsgiver vil på bakgrunn av en prekvalifiseringsrunde velge ut de leverandører som etter en helhetsvurdering gir den beste konkurranse basert på kvalifikasjonskrav innenfor tekniske, økonomiske og finansielle forhold. Antall prekvalifiserte vil bli begrenset til 5-7 leverandører. 1.6 Kunngjøring Konkurransen ble kunngjort i Doffin Kontrakt Kontrakter vil baseres på Statens standardkontrakter, Kjøpsavtalen og Driftsavtalen justert i forhold til de spesielle kravene denne anskaffelsen stiller. 1.8 Kontraktens varighet Kontrakt vil inngås med en varighet på 2 år, med følgende opsjoner: Forlengelse av avtale for Helse Nord IKT på 1+1 år Driftsavtale. 1.9 Konfidensialitet Dette kvalifikasjonsgrunnlag og all eventuell tilleggsinformasjon er oppdragsgivers eiendom og skal ikke komme tredjepart i hende, med mindre tredjepart er en mulig underleverandør. et må ikke kopieres for andre formål enn å utarbeide den søknad oppdragsgiver her ber om. Leverandør har taushetsplikt om søknaden og søknadsprosessen Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. juni 1970 nr 69 om offentlighet i forvaltningen. Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 14. februar 1986 pkt V nr 12 gitt i medhold av offentlighetsloven 1.11 Taushetsplikt Oppdragsgiveren og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår Ekstern informasjon All informasjon utad relatert til kvalifikasjonsprosessen skal gis av oppdragsgiver. Verken oppdragsgiver eller leverandør har adgang til å gi informasjon om søknadene til tredjemann Forsvarlig saksbehandling Samtlige parter i konkurransen skal tilstrebe en profesjonell og forsvarlig saksbehandling, samt medvirke til at partenes rettigheter ikke diskrimineres eller krenkes Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver (inkludert dennes underliggende enheter) eller noen av dennes ansatte, på annen måte enn forutsatt i dette konkurransegrunnlaget og i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. Side 5 av 12

6 En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurransen eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 2. Frister 2.1 Søknadsfrist Søknaden skal være mottatt senest innen kl. 12: Vedståelsesfrist Søknaden forutsettes vedstått i tre måneder etter søknadsfristens utløp kl 12: Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet: Tidspunkt: Kunngjøring i Doffin og oversendelse til TED: Utsendelse av kvalifikasjonsgrunnlag etter anmodning: Frist kvalifikasjonssøknad kl Kvalifikasjonsvurdering Kvalifikasjonsbeslutning og meddelelse til leverandør Klagefrist på kvalifikasjonsbeslutning Utsendelse konkurransegrunnlag til prekvalifiserte deltagere Tilbudsfrist kl Forhandlinger og tildelingsvurdering Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbydere Frist for nærmere begrunnelse Kontraktsinngåelse Tidspunktene er tentative etter frist for å levere søknad om prekvalifisering. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 3. Kommunikasjon 3.1 Skriftlighet Alle spørsmål og henvendelser angående dette kvalifikasjonsgrunnlag skal kun fremsettes skriftlig med henvisning til saksnummer 2009/58 pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson. 3.2 Kontaktperson Navn: Adresse: E-post: Anita Toftesund Helse Nord IKT, Kløveråsveien 1, 8092 Bodø Anita.Toftesund@hn-ikt.no 3.3 Språk All kommunikasjon vedrørende kvalifikasjonen skal skje på norsk, herunder skal søknaden utformes på norsk. Kontrakten skrives på norsk. Side 6 av 12

7 3.4 Meddelelse av tildelingsbeslutning Oppdragsgivers beslutning om hvem som etter forhandlinger skal tildeles kontrakt blir skriftlig meddelt samtlige leverandører. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og en frist for eventuell klage. 3.5 Kontraktsinngåelse Kontrakten er ikke inngått før begge parter har undertegnet denne. 3.6 Kontraktsvilkår Kontraktsgrunnlaget er statens standardavtaler (SSA), her benyttet: -Den store kjøpsavtalen (SSA-K)hentes på: -Vedlikeholdsavtalen: (SSA-V) hentes på: 4. Uklarheter, feil og endringer til kvalifikasjonsgrunnlaget 4.1 Uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget/besvarelse av spørsmål Dersom leverandør anmoder om avklaringer til kvalifikasjonsgrunnlaget, skal slik anmodning fremsettes skriftlig i god tid før frist for innlevering av søknad utløper. Seneste dato for anmodning om avklaringer er kl.15:00. Alle spørsmål mottatt av oppdragsgiver vil sammen med svarene, formidles skriftlig til alle leverandører som har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget uten å avsløre identiteten til den opprinnelige spørrer. Enhver informasjon fra oppdragsgiver som leverandør får på annen måte enn beskrevet over, vil med henblikk på kvalifikasjonen bli ansett for ikke å ha blitt gitt. 4.2 Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget og som kan ha betydning for søknaden, plikter leverandør umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 4.3 Endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver kan bare foreta endringer/suppleringer/rettelser som ikke er vesentlige og innen søknadsfristens utløp. Disse skal sendes umiddelbart til de leverandører som har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget. Leverandør skal da ta hensyn til dette i sin søknad. Dersom endringer/suppleringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i søknaden, skal oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av søknadsfristen. Samtlige leverandører skal snarest varsles om forlengelsen. 5. Utforming av søknad Søknaden skal gi en komplett besvarelse til kvalifikasjonsgrunnlaget. Søknaden vil være et uttømmende grunnlag for vurderingen av leverandørens egnethet til å utføre leveransen basert på økonomiske, finansielle og tekniske forhold. Side 7 av 12

8 5.1 Kostnader i forbindelse med søknadsprosessen Leverandørene har ikke krav på noen form for godtgjørelse i forbindelse med utarbeidelse av kvalifikasjonssøknad. 5.2 Signering av søknad Søknaden skal inneholde et følgebrev som skal være datert og underskrevet. Følgebrevet skal inneholde personnavn, firmanavn, virksomhetsnummer BRR og skal være signert av bemyndiget person. 6. Innlevering av kvalifikasjonssøknad 6.1 Innleveringsform Det skal leveres tre komplette eksemplarer av tilbudet i papirversjon, samt to komplette elektroniske eksemplarer på CD-ROM (evt. uten rent brosjyremateriell som kun leveres i papirversjonen). Ett av papireksemplarene leveres i løse ark (uten stifter, permer, innbinding o.l. for arkivformål). De andre 2 eksemplarene skal leveres inn i en ringperm som er merket med leverandørens navn og anskaffelsens navn, se pkt Papirversjon og CD-ROM skal leveres samlet/samtidig. Hvis det er motstrid/avvik mellom papirversjon og elektronisk versjon, er det papirversjonen som gjelder. 6.2 Innleveringssted Signert og datert søknad legges i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: Helse Nord IKT Kvalifikasjonssøknad - Anskaffelse System for IT Service Management for Helse Nord IKT Saksnr Ved fremmøte leveres søknaden i Helse Nord IKT, Besøksadresse: Kløveråsveien 1, BODØ som vil kunne gi kvittering for mottatt søknad. Alternativt kan søknaden sendes per post til adresse: Helse Nord IKT Att. Anita Toftesund Kløveråsveien Bodø 7. Behandling av søknad 7.1 Anskaffelsesprotokoll Det føres protokoll hvor leverandørs navn blir innført. Protokollen beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen jfr. FOA Avvisning/avlysning Oppdragsgiver vil avvise for sent innkomne søknader. Side 8 av 12

9 Oppdragsgiver kan avvise søknader som ikke er besvart i henhold til anvisningene og de oppsatte maler. Det følger av forskriften til loven om offentlige anskaffelser (FOA) 3-3 og 3-4 at HMS og skatteattest skal innleveres ved alle anskaffelser over NOK Dokumentasjon skal være vedlagt søknaden med mindre oppdragsgiveren angir annen innleveringsmåte. Leverandører som unnlater å innlevere disse, skal avvises, jf FOA En nærmere begrunnelse for avvisning vil snarest mulig bli gitt den enkelte leverandør i henhold til FOA Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle deltakerne bli skriftlig informert om dette etter FOA 22-1 jfr Retur av søknadene Oppdragsgiver vil ikke returnere søknadene til de leverandører som ikke kvalifiseres. Søknadene vil bli makulert av oppdragsgiver tre år etter kontraktens inngåelse. 8. Kvalifikasjonskriterier og dokumentasjonskrav 8.1 Skatteattester Kvalifikasjonskrav: Virksomheten bør ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Dokumentasjonskrav: 1. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. 2. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Kravet er kun obligatorisk for norske leverandører, men internasjonale leverandører oppfordres til å innlevere tilsvarende dokumentasjon Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor leverandøren hører hjemme HMS-erklæring Kvalifikasjonskrav: Leverandør skal bekrefte og oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Dokumentasjonskrav: HMS-egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges søknaden. Skjema for HMS-egenerklæring kan hentes på nettadressen: Side 9 av 12

10 Skjema foreligger også som Vedlegg 2 i FOA 8.3 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Det kreves at leverandør har et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest ikke eldre enn 6 måneder. 8.4 Kredittvurdering Kvalifikasjonskrav: Oppdragsgiver stiller krav til leverandørens økonomiske og finansielle stilling. Leverandøren må dokumentere å ha økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre dette oppdraget. Dokumentasjonskrav: Det skal vedlegges søknaden en attest fra et anerkjent kredittvurderingsselskap som inneholder kredittvurderingsgrad av leverandør - typisk angitt ved bokstavkarakter eller kortfattet tekst, samt forklaring av disse. Attesten må ikke være eldre enn 6 seks - måneder regnet fra den dagen som er satt som frist for innlevering av kvalifikasjonssøknaden. Datoen må fremkomme tydelig på attesten. - Minimumskrav til kredittverdighet er B eller tilsvarende (kreditt mot sikkerhet). 8.5 Årsregnskap/-beretning og omsetning : Det skal vedlegges søknaden: - Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. - Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. - Erklæring om foretakets omsetning de siste årene med relevans til denne kontrakten. 8.6 Leveranser / referanser Leverandøren skal dokumenter kompetanse, erfaring og kapasitet Det skal vedlegges søknaden: - Oversikt over foretakets totale bemanning. - Beskrivelse av de viktigste leveranser eller utførte oppdrag de siste tre årene med relevans til denne anskaffelsen (mht. type leveranse/oppdrag og størrelse på oppdrag/kunde), herunder opplysninger om verdi, tidsforbruk, tidspunkt, utstyrs- og teknologivalg samt navnet på den offentlige eller private mottaker 8.7 Faglig kompetanse og tilgjengelige resurser Leverandøren skal dokumentere kompetanse, erfaring og kapasitet Det skal vedlegges søknaden - Oversikt over foretakets tilgjengelige personell. - Nøkkelpersonell for denne anskaffelsen skal legge ved CV Side 10 av 12

11 9 Disposisjon for kvalifikasjonssøknaden Skilleark 1: Tilbudsbrev og kommentert konkurransegrunnlag - A01 Tilbudsbrev skal være datert og underskrevet av bemyndiget person. Det skal ellers inneholde firmanavn, organisasjonsnummer, navn og telefon e-post til kontaktperson, bekreftelse av vedståelsesfrist, en kort beskrivelse av virksomheten og total bemanning - Skilleark 2: Dokumentasjon kvalifikasjoner obligatoriske krav - A02 Firmaattest (Bønnøysundregistrene) eller i faglig register, handelsregister eller foretaksregister som foreskrevet i den stat hvor de er etablert. - A03 Skatteattest (skatt) Skjema RF-1244 fra kommunen der leverandør har hovedkontor Ikke eldre enn 6 måneder. - A04 Skatteattest (merverdiavgift) Fylkesskattekontoret. Ikke eldre enn 6 måneder. - A05 HMS-egenerklæring. Se lenke til URL i pkt 8.2 eller FOA vedlegg 2. - Skilleark 3: Dokumentasjon kvalifikasjoner andre krav - A06 Relevante regnskapstall fra siste års regnskap eller utdrag av dette. - A07 Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall.. - A08 Erklæring om foretakets omsetning de siste 3 årene med relevans til denne kontrakten - A09 Foretaksanalyse. Kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsforetak med rating og ratinghistorikk. - A10 Liste leveranser Liste over relevante leveranser siste 3 år. - A11 Beskrivelse av relevant leveranse. Det skal gis en utdypende beskrivelse av minst én av de viktigste og relevante leveransene de siste 3 år. Referansen(e) skal som et minimum beskrives med følgende informasjon: - Kundens navn samt kort informasjon om kunden, herunder antall ansatte og lokalisering - Utdypende beskrivelse av leveransene, inkludert leveransens økonomiske verdi - Tidsrom og varighet - Kontaktinformasjon hos kunden; navn, stilling e-post og telefon. - Skilleark 4: CV-er - A12 CV-er. CV for aktuelt nøkkelpersonell - A13 En oversikt over aktuelt personell ellers. 10 Evaluering av tilbudene 10.1 Krav til Leverandør Leverandøren skal kontraktsmessig ha forpliktet sine underleverandører til å følge forpliktelsene i vedlagte utkast til avtale. Side 11 av 12

12 De systemer og tjenester som tilbys under denne avtalen skal være tilgjengelige i markedet med tilbudt kvalitet per Evaluering -prekvalifisering Etter tilbudsfristens utløp vil oppdragsgiver foreta en gjennomgang av søknadene om prekvalifiseing, hvor det undersøkes om leverandørene tilfredsstiller formelle krav og om de er komplette i henhold til kvalifikasjonsgrunnlaget. Herunder vurdering av om leverandør skal avvises. Oppdragsgiver vil vektlegge ryddig og oversiktlig søknad, i henhold til disposisjonen i pkt 9. --o0o-- Side 12 av 12