Kjøp av oversettelsestjenester

Transkript

1 Kjøp av oversettelsestjenester Post- og teletilsynet Åpen anbudskonkurranse Denne utlysning er kunngjort i Doffin og TED

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING OPPDRAGSGIVERS VIRKSOMHET OG ORGANISASJON HVA ANSKAFFELSEN OMFATTER AVTALEN GENERELT OM AVTALEN FORMÅL MED AVTALEN AVTALENS VARIGHET OPPSETT KRAV TIL TILBYDER PLANLAGT FREMDRIFT TIDSFRISTER/KOMMUNIKASJON GENERELT KONTAKTPERSON FRIST FOR SPØRSMÅL VEDRØRENDE KONKURRANSEN OG ENDRINGER/SUPPLERINGER KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST OPPDRAGSGIVERENS ADRESSE SPRÅK ANSKAFFELSESPROSEDYRE TILBUDET FORMAT OG ANTALL KOPIER PÅ TILBUDET PRISING AV TILBUDET MERKING AV TILBUDET KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE KRAV ØVRIGE KVALIFIKASJONS- OG DOKUMENTASJONSKRAV Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens faglige kvalifikasjoner KRAVSPESIFIKASJON BAKGRUNN SMP-PROSJEKT STATISTIKKRAPPORTER DIVERSE DAGENS AVTALE OVERSETTELSESPROSESSEN TILDELINGSKRITERIER TILDELINGSKRITERIER BESKRIVELSE AV HVORDAN TILDELINGSKRITERIENE SKAL VURDERES: TILBYDERS KOSTNADER/UTGIFTER TILBUDSÅPNING AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG AVVISNINGSGRUNNER...8 VEDLEGG...9 TEKST TIL OVERSETTING...9

3 1. INNLEDNING 1.1. Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon PT har som hovedansvarsområde å regulere og overvåke post- og telekommunikasjonssektoren i Norge. Bakgrunnen for opprettelsen av PT i 1987 var økende liberalisering og konkurranse på tele kommunikasjonsmarkedet. For å sikre nødvendig habilitet i forvaltningsavgjørelser var det behov for en deling av regulatør- og operatørfunksjonene. PT er presentert på sin hjemmeside Ansvarsområdene til PT blir stadig utvidet. I dag er virksomheten i hovedsak konsentrert om disse oppgavene: føre kontroll med at lover, forskrifter og konsesjonsvilkår blir etterlevd ha tilsyn med aktørene på post- og teleområdet føre register over aktørene på post- og teleområdet utarbeide forskrifter forvalte autorisasjonsordninger gjøre markedskontroll av teleutstyr ha ansvaret for telestandardisering ha ansvaret for radiofrekvensforvaltning ha ansvaret for nummerforvaltning delta i internasjonalt arbeid drive rådgiving overfor Samferdselsdepartementet PT har ca. 150 medarbeidere og er organisatorisk inndelt i seks avdelinger Hva anskaffelsen omfatter Oppdragsgiver skal kjøpe inn oversettelsestjenester. Alle referanser til "Oppdragsgiver" i konkurransegrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til Post- og teletilsynet Alle referanser til "Leverandøren" i konkurransegrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til tilbyder. 2. AVTALEN 2.1. Generelt om avtalen Avtalen er knyttet til veiledende kunngjøring på Doffin og TED. Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse. Utgangspunkt for endelig kontrakt vil være Bistandsavtalen til Statskonsult Formål med avtalen Post- og teletilsynet har kontinuerlig behov for å få oversatt diverse dokumenter og rapporter. Dette for å gi andre enn norskspråklige anledning til å kommentere eller gjøre seg kjent med PTs vurderinger. Vi ønsker i denne sammenheng bistand til oversettelse av de aktuelle dokumentene

4 fra norsk til engelsk Avtalens varighet Avtalen løper i to år fra avtaleinngåelse, etter det fornyes avtalen med ett år av gangen. 3. OPPSETT 3.1. Krav til Tilbyder Tilbyder plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet, både avgitt pris og tjenesteleveransen for øvrig. Ingen innrømmelser vil bli gjort fra Post- og teletilsynet for feil eller unnlatelser fra tilbyderens side. Tilbyder plikter å behandle alle opplysninger som framkommer i dette konkurransegrunnlaget, og eventuell annen informasjon som måtte framkomme i forbindelse med dette tilbudet, som fortrolig informasjon. Dette innebærer at konkurransegrunnlaget ikke skal gjøres tilgjengelig for andre personer enn de som fra Tilbyderens side vil arbeide med utformingen av tilbudet Planlagt fremdrift Oppdragsgiver sender ut konkurransegrunnlag Tilbyders frist for levering av tilbud kl Oppdragsgiver foretar kontraktstildeling Tilbyders klagefrist Kontraktsetablering Kunngjøring av kontraktstildeling TIDSFRISTER/KOMMUNIKASJON 4.1. Generelt Eventuelle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget og anskaffelsen for øvrig skal være skriftlig, og rettes til Post- og teletilsynets kontaktperson. Spørsmål/henvendelser som mottas etter den angitte frist (se punkt 4.3) vil ikke bli besvart Kontaktperson Kontaktpersoner ved denne anskaffelsen er: Merkantilt: Morten Arentz-Grastvedt e-post: mag@npt.no Teknisk: Lise Wolff e-post: lwo@npt.no 4.3. Frist for spørsmål vedrørende konkurransen og endringer/suppleringer konkurransegrunnlaget Spørsmål vedrørende anskaffelsen må være Post- og teletilsynet i hende innen tirsdag Post- og teletilsynet vil besvare alle spørsmål i anonymisert form og alle spørsmål og svar vil bli lagt ut på Det kan gjøres endringer, rettelser og suppleringer i konkurransegrunnlaget

5 med bilag, så lenge disse ikke er av vesentlig karakter, fram til og med Innkomne og rettidige spørsmål vil også bli besvart innen denne datoen. Dersom Tilbyder ønsker spørsmål/svar eller endringer tilsendt direkte, må Tilbyder kontakte Postog teletilsynets kontaktperson og angi ønsket e-postadresse for mottak av eventuelle spørsmål og svar, endringer, rettelser eller suppleringer. Blir det gjort endringer i konkurransegrunnlaget etter denne datoen, vil tilbudsfristen utvides forholdsmessig. Det vil si at Tilbyder også etter ovennevnte dato må kontrollere at det ikke er foretatt endringer Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbudet er onsdag , kl Tilbudet skal leveres til Post- og teletilsynet, Nygård 1, 4790 Lillesand. Det er tilbyders ansvar at tilbudet er mottatt av Post- og teletilsynet innen tidsfristens utløp Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til og med Oppdragsgiverens adresse Oppdragsgiver og generell adresse for denne anskaffelsen er: Post- og teletilsynet Kontoradresse: Postadresse: Nygård 1 Postboks Lillesand 4791 Lillesand 4.7. Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være på norsk. 5. ANSKAFFELSESPROSEDYRE PT må som en offentlig virksomhet gjennomføre alle anskaffelser i henhold til lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69, ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 24. november 2006 nr For denne anskaffelsen gjelder reglene i del I og II. i nevnte lovverk. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosdyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger.

6 6. TILBUDET 6.1. Format og antall kopier på tilbudet Tilbudet skal leveres i ett originalt eksemplar, samt ett kopieringsvennlig eksemplar. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder Prising av tilbudet Pris skal oppgis i NOK inkl. mva. Prisen skal være oppgitt per side Merking av tilbudet Tilbudet skal tydelig merkes med: "Tilbud PT Oversettelse" 7. KVALIFIKASJONSKRAV Leverandører vil bli kvalifisert på grunnlag av nedenstående dokumentasjon. Leverandører som unnlater å innlevere disse, skal avvises jfr. forskriften om offentlig anskaffelse Obligatoriske krav Skatteattest for skatt (skjema RF-1244) og attest for innbetalt merverdiavgift. Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra skattefogdkontoret og skatteoppkrever. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert, f.eks. Foretaksregistret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. HMS-egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 3 om at leverandøren oppfyller eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften Øvrige kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Fremleggelse av revisorgodkjente årsregnskap med noter for de siste to regnskapsår, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir Oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden, og fullt ut i stand til å ivareta sine forpliktelser gitt de anslåtte rammene for avtalen. Erklæringer om foretakets totale omsetning, og dets omsetning i de to siste regnskapsår for de tjenester/varer som forespørselen omhandler Leverandørens faglige kvalifikasjoner Erklæring som beskriver det årlige gjennomsnitt av ansatte i foretaket gjennom de siste tre årene, samt antall ledere i det samme tidsrom.

7 Erklæring om hvor stor del av kontrakten som leverandøren har til hensikt å overlate til underleverandører. Sertifikater utstedt av offisielle kvalitetskontrollinstitutter (ISO, Miljøsertifikater/ordninger eller tilsvarende). Liste over de mest relevante leveransene de siste tre år, herunder deres verdi, tidspunkt/varighet og kontaktinformasjon. Det forutsettes at Oppdragsgiver gis mulighet til å kontakte relevante referanser som del av kvalifiseringsarbeidet. Leverandøren skal ha nødvendige faglige kvalifikasjoner til å kunne ivareta sine forpliktelser gitt de anslåtte rammene for avtalen. Dette innebærer bl.a. at leverandøren: o For å dokumentere leverandørens faglige kvalifikasjoner skal det legges ved CV på aktuelle oversettere Tilbyder skal beskrive rutiner for oppfølging/evaluering etter fullført oppdrag. Vedlagt tekst skal oversettes, og oversettelsen skal følge tilbudet. Teksten er representativ for en type tekst som oppdraget vil omfatte. se vedlegg Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å utelukke leverandører som er begjært konkurs eller er under gjeldsforhandling Tilbyderne vil bli kvalifisert på grunnlag av ovennevnte dokumentasjon. 8. KRAVSPESIFIKASJON 8.1. Bakgrunn Post- og teletilsynet har kontinuerlig behov for å få oversatt diverse dokumenter og rapporter. Dette for å gi andre enn norskspråklige anledning til å kommentere eller gjøre seg kjent med PTs vurderinger. Vi ønsker i denne sammenheng bistand til oversettelse av de aktuelle dokumentene fra norsk til engelsk. Det er et vidt spekter av type innhold i dokumentene, under følger en eksemplifisering av de vanligste SMP-prosjekt Post- og teletilsynet har plikt til å gripe inn med regulering i tilfeller hvor en aktør kan misbruke sin dominerende stilling overfor konkurrenter i marked for elektronisk kommunikasjon. Som del av dette arbeidet gjennomfører PT jevnlig markedsanalyser og fatter vedtak om virkemiddelbruk, med utpeking av tilbyder med sterk markedsstilling. Slike prosesser foregår i alle de markeder for elektronisk kommunikasjon som ligger til rette for ex ante-regulering i henhold til lov om elektronisk kommunikasjon av 4. juli 2003 nr Statistikkrapporter Post- og teletilsynet publiser statistikk for utviklingen i elektroniske kommunikasjonstjenester. PT innhenter statistikk for alle relevante deler av ekommarkedet, slik som tjenestene fasttelefoni, bredbåndstelefoni, mobiltelefoni, kringkasting, mobilt bredbånd og fast bredbånd. For disse tjenestene innhenter vi tall for abonnement, trafikk og omsetning. På bakgrunn av denne innhentingen utgir PT fire ganger i året rapporten The Norwegian Market for Electronic Communication Services. Helårsrapporten har et omfang på ca. 55 sider, halvårsrapporten ca 50 sider, og de to kvartalsrapportene har et omfang på ca. 10 sider. Rapportene inneholder forklarende figurer, tabeller og diagrammer.

8 Post- og teletilsynet publiser også statistikk for det norske postmarkedet. Formålet er å sikre informasjon om postmarkedet, herunder om konkurransesituasjonen og utviklingen i markedet over tid. Rapporten viser antall sendinger og omsetning for de enkelte delmarkeder. I tillegg redegjøres det for markedsandelen for de største aktørene. Rapporten viser informasjon på et overordnet nivå med bakgrunn i informasjon som PT har mottatt fra de aktuelle aktørene. Rapporten, som utgis en gang i året, har et omfang på ca. 15 sider, og heter The Norwegian Postal Market. Rapporten inneholder forklarende figurer, tabeller og diagrammer Diverse Under tiden dukker det opp øvrige dokumenter hvor behov for oversettelse oppstår. Dette kan være brev, rapporter eller undersøkelser PT får gjennomført for seg. Andre behov som kan oppstå er oversettelse av lengre nyhetssaker som skal legges ut på PT sin engelske hjemmeside, eventuelt foredrag eller kronikker som legges ut. Det kan også oppstå behov for oversettelse av andre typer dokumenter Dagens avtale PT har i dag avtale med et oversettelsesbyrå som utfører oversettelsestjenester ved behov. Anslagsvis årlig omfang på dagens løsning ligger mellom og kr Oversettelsesprosessen Tidligere har PT gjennomført oversettelsesprosessen ved at det norske dokumentet oversendes byrået for oversettelse. Når byrået er ferdig med oversettelsen, sendes det oversatte dokumentet tilbake til PT. PT går så igjennom dokumentet, og har muligheten for igjen å sende det tilbake dersom vi finner terminologi eller øvrige forhold vi ikke er enig i. Byrået bør være åpen for i samarbeid med PT å utarbeide en terminologiliste, slik at oversettelsene samsvarer med PTs tidligere praksis for oversettelse. Dette særlig ettersom dokumentene ofte er av komplisert økonomisk, juridisk og telekomrelatert karakter. PT er åpne for at byråene i sitt tilbud kommer med forslag til en annen gjennomføring av selve oversettelsesprosessen. 9. TILDELINGSKRITERIER 9.1. Tildelingskriterier Tildeling vil skje til den tilbyder som har det mest økonomisk fordelaktige tilbudet. Det vil bli benyttet en evalueringsmodell hvor de forskjellige kriterier er gitt relativ vekting. Følgende kriterier med tilhørende vekting vil bli lagt til grunn: 1. Kvalitet (40 %) 2. Pris (30 %) 3. Leveringskapasitet (25 %) 4. Verdiøkende tjenester (5 %) 9.2. Beskrivelse av hvordan tildelingskriteriene skal vurderes: Kvalitet Vedlagt oversatt tekst vil her bli lagt til grunn, samt referanser fra tidligere oppdrag. Pris Prisen vil bli vurdert opp mot andre aktuelle leverandører. Leveringskapasitet

9 Tilbyders evne til å levere oversettelser angitt i sider per dag og eventuell redusering av leveringstid ved korte tidsfrister. Verdiøkende tjenester Oversettelse til nynorsk, samt andre aktuelle tjenester. 10. TILBYDERS KOSTNADER/UTGIFTER Post- og teletilsynet vil ikke refundere utgifter som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet. 11. TILBUDSÅPNING Tilbudsåpningen vil finne sted i Post- og teletilsynets lokaler onsdag , klokken Det vil ikke være offentlig tilbudsåpning. 12. AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG AVVISNINGSGRUNNER Post- og teletilsynet tar ved denne anskaffelsen forbehold om budsjettmessig dekning før inngåelse av avtale. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) inneholder detaljerte bestemmelser om avvisning. Postog teletilsynet forutsetter at tilbyder er kjent med denne forskriften. Det kan være forhold ved tilbyder eller ved tilbudet som innebærer at Post- og teletilsynet er pliktig til å foreta avvisning, jfr. FOA 20-13, (1). Andre forhold ved tilbyder eller tilbudet gir Post- og teletilsynet anledning til å foreta avvisning. jfr. FOA 20-13, (2).

10 VEDLEGG Tekst til oversetting Markedet omfatter enhver form for tilknytning til elektroniske kommunikasjonsnett som gir fast/stedbunden tilgang til offentlig telefonitjeneste for ikke-husholdninger (heretter også kalt bedrifter), uavhengig av hvilken fysisk infrastruktur eller teknologi tilknytningen er basert på. Det betyr at dette relevante markedet ikke er begrenset til analog (PSTN) og digital (ISDN) tilgang til det kobberbaserte aksessnettet, men også omfatter bedrifters tilgang til offentlig telefonitjeneste via andre faste/stedbundne aksessnett (herunder bredbåndsaksessnett basert på ulike teknologier). Med hjemmel i ekomloven 4-6 viderefører PT Xs plikt til å utarbeide og offentliggjøre standardavtale for samtrafikk. Publisering av avtalen på eget nettsted anses som en tilfredsstillende måte for offentliggjøring. Standardavtalen skal være tilstrekkelig oppdelt i enkeltelementer med tilhørende vilkår basert på behov i markedet slik at den andre part ikke tvinges til å akseptere tjenester, funksjoner eller ytelser som det ikke er anmodet om. Avtalen skal holdes løpende oppdatert og skal inneholde alle opplysninger som er viktige for tjenesten som tilbys, herunder opplysninger om: tilbudt samtrafikktjeneste, generelle avtalevilkår, termineringspriser, priselementer og hvilke tjenester de enkelte priselementene dekker, eventuelle rabatter og rabattkriterier, prisberegningsmåter for eventuelle tilbud uten fast pris, geografisk leveringsområde, eventuelle betydelige kapasitetsbegrensninger for levering, egenskaper av teknisk og fysisk natur herunder grensesnitt som brukes ved nettermineringspunktene, samt hvilke standarder som er nyttet, samtrafikkpunkter, avtalt kvalitetsnivå, og bestemmelser om rimelig kompensasjon ved svikt i overholdelsen av avtalt kvalitetsnivå. Med hjemmel i ekomloven 4-6 første, jf. fjerde ledd viderefører PT Xs plikt til å forhåndsvarsle andre tilbydere om eventuelle økninger i termineringspriser samt andre endringer i eksisterende samtrafikktilbud for mobiltelefoni som er til ugunst for avtalemotpartene og/eller deres sluttbrukere, senest to måneder før de gjennomføres. Informasjon om øvrige endringer i priser og avtalevilkår skal varsles uten ugrunnet opphold etter at endringene er besluttet. Med hjemmel i ekomloven 10-3 viderefører PT Xs plikt til å levere til PT samtlige avtaler knyttet til terminering av tale i mobilnett. Kopi av sluttforhandlede individuelle avtaler basert på standardavtale skal innsendes i undertegnet stand. Meddelelsen til PT skal skje uten ugrunnet opphold og senest to uker etter signering. X plikter videre å underrette PT om endringer i avtaler knyttet til terminering av tale i mobilnett. Av informasjonen skal det fremgå klart hvor i avtalen endringene er foretatt og hva disse består i. PT skal informeres om endringer til ugunst for avtalemotparten og/eller deres sluttbrukere senest to måneder før de gjennomføres, og ellers uten ugrunnet opphold etter at endringene er besluttet. På bakgrunn av de funn som er gjort i markedsanalysen og de konkurranseproblemene som det er redegjort for i kapittel 6, har PT konkludert med at det er nødvendig å videreføre en forpliktelse på X om prisregulering i markedet

11 for LLUB. PT vil i det følgende vurdere gjeldende prisnivå og det underliggende kostnadsberegningsgrunnlag i forhold til regelverkets formålsbestemmelser. Deretter vil PT argumentere for en gradvis reduksjon av dagens prisnivå til et nivå som over tid nærmere seg de fullfordelte historiske kostnader. Samtidig vil PT peke på forhold som taler for ikke å regulere prisene helt ned til det nivået som følger av dette kostnadsgrunnlaget. Etter PTs oppfatning er det er mye som taler for at gjeldende pris på kr. 135 (eks. mva.) pr. måned for full tilgang (ADSL) er for høy. Prisnivået er delvis basert på et beregningsgrunnlag basert på gjenanskaffelseskost utarbeidet av X selv. Dette beregningsgrunnlaget ble opprinnelig utarbeidet i 2000 i forbindelse med at LLUB ble lansert i Norge og er senere oppdatert. Beregningsgrunnlaget tar utgangspunkt i kostnaden forbundet med en fullstendig gjenanskaffelse av hele det kobberbaserte aksessnettet. På den tiden da dette grunnlaget ble utarbeidet var den rådende oppfatning, i større grad enn i dag, at kobbernettet er en dupliserbar ressurs og at det er mulig å oppnå infrastrukturkonkurranse innen LLUB-markedet. På dette grunnlaget fant PT den gang å kunne akseptere forutsetningene for Xs beregningsgrunnlag, fordi man på denne tiden antok at det prisnivået som fulgte ville kunne virke positivt inn på mulighetene for infrastrukturkonkurranse. I ettertid har det vist seg at det kun i begrenset grad har blitt investert i alternative aksessnett, at Xs kobberbaserte aksessnett fremdeles er i en særstilling og at det er mye som tyder på at det i flere år fremover vil være begrensede muligheter for infrastrukturkonkurranse i markedet (jf. kapittel 5 og markedsanalysen). Det er med andre ord, etter PTs oppfatning, tvilsomt om det prisnivået som har vært gjeldende i særlig grad har ført til etablering av alternativ infrastruktur. Videre har utviklingen i årene etter lanseringen av LLUB gradvis vist at det prisnivået som følger av Xs beregningsmodell fører til at X får en urimelig overkompensasjon i forhold til selskapets faktiske kostnader. Tall fra produktregnskapet for 2004 viser en avkastning på bundet kapital for produktområdet Operatøraksess (inkluderer etablering) på rundt 45 %. De tidligere års produktregnskap viser en avkastning på 19 % i 2003, mens det i 2002 ble rapportert en avkastning på 124 %. PT legger mindre vekt på tallene for 2002 enn tallene for de senere år, fordi produktet fortsatt var relativt nytt og hadde lavt volum i Et annet forhold PT vil peke på er at de norske prisene for LLUB i europeisk sammenheng er svært høye. Etter det PT kjenner til er det ingen andre land som inngår i EU/EØS-området som har like høye eller høyere priser enn hva vi har i Norge. Eksempelvis kan PT vise til månedlig abonnementspris for full tilgang (ADSL) i følgende land.