Drift av Skien Fritidspark KF

Transkript

1 Drift av Skien Fritidspark KF - Skien kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr:

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag... iii 1 Innledning Bakgrunn og rammer Problemstillinger og revisjonskriterier Avgrensing Metode og kvalitetssikring Høring Problemstilling Fakta og funn Anlegg og aktiviteter Valg av styremedlemmer Leieavtaler Leieavtaler andre funn Revisors vurderinger Tilbud og aktiviteter Valg av styremedlemmer Leieavtaler Leieavtaler andre funn 7 3 Problemstilling Fakta og funn Årsmelding og årsregnskap Kvartalsrapporter Disposisjoner utover budsjett Revisors vurderinger Problemstilling Fakta og funn Økonomirapporter Likviditet Nye tilbud og utvikling Revisors vurderinger Økonomirapporter Likviditet Nye tilbud og utvikling 15 5 Revisors konklusjoner og anbefalinger Litteratur og kildereferanser Vedlegg I. Vedlegg 1: Høringsuttalelser fra foretaket II. Vedlegg 2: Revisjonskriterier III. Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Telemark kommunerevisjon IKS i

3 Telemark kommunerevisjon IKS ii

4 Sammendrag Forvaltningsrevisjon av drift av Skien fritidspark KF er bestilt gjennom kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon Planen er vedtatt av kontrollutvalget i sak 47/11 og bystyret i sak 29/12. Bakgrunnen for prosjektet er at foretaket har hatt merforbruk og gjentakende behov for tilleggsbevilgninger fra bystyret helt siden det nye anlegget åpnet i Rapporten omhandler følgende problemstillinger: Er driften av Skien fritidspark KF i samsvar med kommuneloven og foretakets vedtekter? Er økonomirapporteringen til bystyret i samsvar med krav i lov, forskrift og kommunens egne rutiner? I hvilken grad gir rapporteringen til styret i Skien fritidspark KF tilstrekkelig økonomistyring og kontroll? I tillegg til disse problemstillingene har vi sett at det er flere uavklarte forhold knyttet til leiekontrakter ved Skien fritidspark KF. Kontraktene med Telemark fylkeskommune er under forhandlinger. Enkelte andre uavklarte kontraktsforhold som er omtalt i rapporten, bør foretaket og kommuneadministrasjonen få avklart. Konklusjoner Driften er i hovedsak i samsvar med kommuneloven og foretakets vedtekter. Det er uklart om catering er innenfor formålsparagrafen. Funksjonstiden for de fleste styremedlemmene er ikke i samsvar med lov og vedtekter. Leieavtalelene for Sportellet skulle vært behandlet i bystyret. Foretaket har levert kvartalsrapporter, årsregnskap og årsmelding i samsvar krav i lov, forskrift og kommunens rutiner. Rapportene har ikke alltid kommet til behandling i bystyret. Bystyrets vedtak om å utsette behandlingen av tidligere års merforbruk er ikke i samsvar med krav i forskrift. I 2011 ble det ikke bedt om budsjettendring i samsvar med krav i forskrift. Vi ser en klar forbedring av kvaliteten i rapportene. I månedsrapportene blir nå tekniske utgifter fordelt på avdelingene. Administrasjonen og styret jobber med å utvikle økonomirapportene. Administrasjonen rapporterer til styret stort sett hver måned i samsvar med rutinene. Anbefalinger Bystyret bør sikre at styret velges med riktig funksjonstid. Kommunen og foretaket bør gå gjennomrutinene for å sikre at kvartalsrapportene blir behandlet på riktig politisk nivå. Leieavtalene bør behandles i bystyret. Foretaket bør vurdere om catering er i samsvar med formålsparagrafen. Telemark kommunerevisjon IKS iii

5 Telemark kommunerevisjon IKS iv

6 1 Innledning 1.1 Bakgrunn og rammer Forvaltningsrevisjon av drift av Skien fritidspark KF er bestilt gjennom kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon Planen er vedtatt av kontrollutvalget i sak 47/11 og bystyret i sak 29/12. Bakgrunnen for prosjektet er at foretaket har hatt merforbruk og gjentakende behov for tilleggsbevilgninger fra bystyret helt siden det nye anlegget åpnet i Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel Problemstillinger og revisjonskriterier Rapporten omhandler følgende problemstillinger: Er driften av Skien fritidspark KF i samsvar med kommuneloven og foretakets vedtekter? Er økonomirapporteringen til bystyret i samsvar med krav i lov, forskrift og kommunens egne rutiner? I hvilken grad gir rapporteringen til styret i Skien fritidspark KF tilstrekkelig økonomistyring og kontroll? Revisjonskriteriene 1 i dette prosjektet er utledet fra kommuneloven, forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak, politiske vedtak, vedtektene til Skien Fritidspark KF og teori om driftsregnskap. Kriteriene er angitt under hver problemstilling nedenfor, og er nærmere omtalt i vedlegg 2 til rapporten. 1.3 Avgrensing Vi har undersøkt driften i 2011 og På enkelte områder har det vært nødvendig å beskrive situasjonen bakover i tid, men vi har ikke undersøkt lenger tilbake enn til etableringen av foretaket i Vi har ikke undersøkt etterlevelse av regelverket for offentlig anskaffelser og reglene om tilskudd av spillemidler. Vi avgrenser også mot spørsmål om hvorvidt anleggene drives teknisk i samsvar med gjeldende regler for drift av de ulike idrettsanleggene. Vi har ikke undersøkt forholdet mellom administrasjonen og foretaket. 1 Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som skal undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som revisjonen foretar, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. Telemark kommunerevisjon IKS 1

7 1.4 Metode og kvalitetssikring Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 2. Valg av metode og tiltak for kvalitetssikring er omtalt i vedlegg 3 til rapporten. 1.5 Høring Rapporten er presentert i et høringsmøte med administrasjonen og styreleder i foretaket og sendt på høring Høringsdialogen har ført til noen redaksjonelle endringer i rapporten. Rådmannen hadde ingen kommentarer til rapporten. Høringsuttalelse fra foretaket ligger i sin helhet i vedlegg 1. 2 Gjeldende RSK 001 er fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre med virkning fra 1 februar 2011, og er gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS 2

8 2 Problemstilling 1 Er driften av Skien fritidspark KF i samsvar med kommuneloven og foretakets vedtekter? Kriterier: Driften skal være i samsvar med formålsparagrafen i vedtektene Styremedlemmer skal velges av bystyret for fire år Kontrakter med mer enn 4 års varighet, lån og leasing-kontrakter må vedtas av bystyret 2.1 Fakta og funn Anlegg og aktiviteter Skien fritidspark KF driver bad med seks forskjellige bassenger og vannsklier. Det finnes en egen velværeavdeling med ulike badstuer og servering av mat og drikke. Anlegget har to idrettshaller, Skienshallen og flerbrukshallen med tilhørende garderober. Skienshallen er en håndballhall, og kan deles opp etter behov. Flerbrukshallen har en klatrevegg og et tilknyttet buldrerom, og har turnutstyr. Skien Fritidspark KF har en ishall med en ishockeybane, en lekeisbane og garderober. Begge banene har oppmerkede curlingbaner. Utenfor ishallen ligger kunstgressbanen. Her er det baner for bowls, minigolf og tennis om sommeren. Bowls og minigolf var nye tilbud sommeren Da administrasjonen la fram forslag om disse banene i styresak 10/12, vurderte administrasjonen disse aktivitetene mot formålsparagrafen. Om vinteren er kunstgressbanen en isstadion med to grillhytter. Utenfor badeanlegget ligger en bane for frisbeegolf med 27 kurver. Rundt Skien Fritidspark KF ligger et skogsområde. Om sommeren går det stier, det er tilrettelagt fire rasteplasser for funksjonshemmede. Om vinteren kjører parkvesenet opp skiløyper, og det går en 5 km lysløype i skogen. Skien Fritidspark KF har en skiheis med preparert bakke tilrettelagt for slalom og snowboard på 300 meter. Ved siden av ligger en barnebakke for aking. I tilknytning til bakkene er det en varmestue med toalett. I sommerhalvåret driver Skien Fritidspark KF en klatrepark i skogen. Klatreparken har sju ulike løyper oppi trærne. Skien fritidspark KF driver tre spisesteder, et i badet, et i foajeen og et i ishallen. Spisestedet i foajeen er drevet i lokaler leid av Telemark fylkeskommune, og er kantine for Hjalmar Johansen videregående skole på dagtid. Fra høsten 2012 tilbyr foretaket catering til Skien kommune. Skien Fritidspark KF driver Sportellet, et overnattingstilbud. Sportellet har 52 rom med 1 til 6 senger Telemark kommunerevisjon IKS 3

9 2 grupperom (30-50 m²) Konferanserom med plass til personer (ca 100 m²) Oppholdsrom Frokostsal/restaurant Resepsjon Skien fritidspark KF gjennomfører arrangementer, her følger noen eksempler: Turneringer, stevne og leir Konserter Konferanse/kurs Messe/utstilling (f.eks. hjelpemiddelmessen og katteutstilling) Team Building/ Kick off Kundearrangement Administrasjonen opplyser at de gjør løpende vurderinger av hvilke typer arrangementer som skal arrangeres i fritidsparken, både opp mot formålsparagrafen, kapasitet, økonomi og kompetanse. Publikum kjøper billetter for å bruke anlegget. Det er forskjellige billetter og priser for de forskjellige aktivitetene. Publikum kan også leie utstyr. Skien fritidspark KF arrangerer kurs og aktivitetskvelder med instruktør der deltakerne betaler en avgift. I bystyresak 7/12 fikk styret fullmakt til å fastsette priser. Før dette hadde alle billettpriser i Skien fritidspark KF blitt fastsatt i bystyret. Sportellet leier ut rom til priser som er omtrent som overnattingstilbud ellers i byen. De tilbyr egne priser til idrettslag som skal på arrangementer i anlegget. Skien Fritidspark KF leier ut arealer til et treningssenter. I tillegg finnes lokaler som tidligere har vært utleid til spa. Administrasjonen jobber med å finne nye leietakere. I den forbindelse har administrasjonen gjort noen vurderinger av hvilke typer virksomheter som passer med formålsparagrafen og lokalene, foretaket starter selv opp egne massasjetilbud i lokalene fra høsten Skoler, foreninger og andre grupper kan leie idrettshallene, ishallen og terapibassenget. På vegne av kulturavdelingen i Skien kommune organiserer Skien fritidspark KF booking av de andre idrettshallene kommunen eier. Administrasjonen anslår at de bruker ca 30 % av en full stilling til denne oppgaven. Foretaket fakturerer ikke kommunen for denne tjenesten. Dokumentet «Strategiplan for Skien fritidspark » ble vedtatt i styre i sak 30/12. Denne peker på etterslep på FDVU (forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling) som en av fritidsparkens største fremtidige utfordringer. Strategiplanen peker på at Skien fritidspark KF har en utfordring med å vedlikeholde det store anlegget, når driften ikke går med overskudd og bystyret fortsatt legger til grunn en uavklart opptrappingsplan hva gjelder bevilgninger til FDVU. Telemark kommunerevisjon IKS 4

10 2.1.2 Valg av styremedlemmer Bystyret valgte nytt styre til Skien Fritidspark KF i sak 70/12. I saksframlegget ble 4 fra vedtektene til Skien fritidspark KF sitert. Det framgår av 4 at styremedlemmene skal velges for fire år. Vedtektene 4 sier at det skal velges varamedlemmer i rekkefølge. Valget ble gjennomført som et forholdsvalg med listeforslag. Bystyret valgte fem styremedlemmer, inkludert leder og nestleder, og et til to varamedlemmer til hvert styremedlem. Styret ble valgt for ett år. På grunn av et av styremedlemmenes bortgang, måtte bystyret velge et nytt styremedlem i sak 124/12. I saken blir det opplyst at bystyret valgte styremedlemmene for et år i vedtaket fra , og at styremedlemmene i følge vedtektene skal velges for 4 år. Det blir forslått «at dette presiserer når det nå foretas suppleringsvalg til styret». Det blir valgt nytt styremedlem. I vedtaket er ikke valgperioden for styret presisert Leieavtaler Klatreparken Skien fritidspark KF leier anlegget til klatreparken av Himalaya Park AS. Den første avtalen ble inngått Avtalen ble revidert , og gjelder til «Ved avtalens utløp er alt materiell og utstyr å betegne som Skien fritidspark KF sin eiendom». Det er tidligere avklart at avtalen er finansiell leasing. Styresak 8/11 gir styreleder fullmakt til å fremme sak for bystyret om utvidelse av leieavtalen. Leieavtalen ble behandlet i bystyret i sak 16/ Det framgår av saksframlegget at leieavtalen er finansiell leasing. Telemark fylkeskommune Det er utarbeidet en leieavtale mellom Skien fritidspark KF og Telemark fylkeskommune om leie av arealer og tjenester i Skien fritidspark og Hjalmar Johansen videregående skole (HJVG). I del en av avtalen er Skien fritidspark KF utleier og Telemark fylkeskommune leietaker. I del to er Telemark fylkeskommune utleier og Skien fritidspark KF leietaker. Det har vært mange utgaver av denne avtalen. Partene har etterlevd den siste versjonen fra 2008, og den er vurdert som juridisk bindende. Det finnes ikke noe avtaledokument som er undertegnet av begge partene. Det pågår en prosess for å komme til enighet om en ny leieavtale. Siden partene forhandler om ny avtale, vil vi ikke gå inn på detaljer i avtalen. Bystyret har flere ganger blitt orientert om leieavtalen mellom Skien fritidspark KF og Telemark fylkeskommune, første gang i sak 150/08. Sportellet Overnattingstilbudet kalles Sportellet. Her foreligger det flere kontrakter. Den ene kontrakten gjelder vandrerhjemmet. Kontraktspartene er Kontorbygg AS og Skien kommune v/kulturavdelingen. Avtalen ble undertegnet Vi har ikke undersøkt om denne kontrakten den gang ble behandlet i bystyret. Telemark kommunerevisjon IKS 5

11 Den andre kontrakten er en tilleggskontrakt om renovering av vandrerhjemmet og videre leie mellom Kontorbygg AS og Skien fritidspark KF undertegnet Den tredje kontrakten gjelder Sportellet. Skien fritidspark KF leier lokalene av Skien Sportell ANS som er eid 99 % av Kontorbygg AS og 1 % av Skien Næringsfond AS. Kontrakten ble undertegnet og Kontrakten varer i 10 år, med mulighet for forlengelse i 10 år til. Den fjerde kontrakten er en tilleggskontrakt om leie av møbler og utstyr som er innkjøpt av Skien Sportell ANS. Kontrakten er en «tilleggsavtale til leiekontrakt datert og mellom Kontorbygg AS og Skien kommune v/ Skien fritidspark KF». Utleier er Skien Sportell ANS. Avtalen er undertegnet av daglig leder for Skien Sportell ANS og Kontorbygg AS og daglig leder Skien fritidspark KF Vi har ikke funnet at disse leiekontraktene er behandlet i bystyret Leieavtaler andre funn I forbindelse med gjennomgang av kontraktene har vi funnet at kontrakten av om leie av vandrerhjemmet betales av Skien kommune. Leiesummen er på kr pr år + indeksregulering. Rådmannen mener at kontrakten med vandrerhjemmet skulle vært overført til Skien fritidsparken KF med en tilsvarende økning i deres ramme. Kontrakten av om renovering av vandrerhjemmet har kontraktsum på kr , som skal fordeles over fem år. Kontrakten har ikke klausul om renteberegning eller indeksregulering av kontraktssummen. Det er også opplyst i kontrakten at leiesummen er 350 kr pr m 2 pr år + mva. I følge hovedkontrakten leies 570,3 m 2. Det gir en årlig leie på kr , og månedsleie kr mva. Skien fritidspark KF betaler kr mva pr måned. Kontraktsummen på kr vil dermed bli betalt etter 41 innbetalinger, det vil si etter tre år og fem måneder. Skien fritidspark KF startet innbetalingene fra august Det betyr at kontraktsummen på kr ble innbetalt i løpet av Kontrakten fra og om Sportellet, har kontraktsum på kr mva, og leien kan heves i samsvar med konsumprisindeksen. Skien fritidspark betaler kr hver måned i Kontrakten datert og gjelder leie av møbler og utstyr som er innkjøpt for kr Leiebeløpet er kr mva per måned. I følge kontrakten skal kostnadene «nedskrives» over fem år. Vanlig avskrivningstid for inventar er ti år. Det framkommer ikke av kontraktene hva som skal skje med møblene og utstyret når kontrakten utløper. Administrasjonen opplyser at de betaler denne leien, men vi har ikke funnet betalingen i regnskapet. Kontorbygg AS inntektsførte i 2011 et overskudd fra Skien Sportell ANS på kr Telemark kommunerevisjon IKS 6

12 2.2 Revisors vurderinger Tilbud og aktiviteter Å drive et overnattingstilbud er i samsvar med å stimulere til økt tilreising fra turister, idrettslag, organisasjoner og mennesker under utdanning. Det er også i samsvar med at foretaket skal ha et tilbud for befolkningen også utenfor kommunen. Det er uklart om catering til kommunen ligger innenfor formålsparagrafen. Vi ser at dette kan være en mulighet til å øke inntektene, og således er i samsvar med forretningsmessige kriterier. Foretaket bør vurdere aktiviteten, og eventuelt fremme en sak for bystyret, Ellers kan vi ikke se at driften ligger utenfor formålsparagrafen Valg av styremedlemmer Styremedlemmet som ble valgt ved suppleringsvalg i sak 124/12 må etter vår vurdering anses valgt for fire år, siden det ikke står noe om valgperioden i vedtaket. Han er dermed lovlig valgt. Styremedlemmene som ble valgt i sak 70/12 er ikke lovlig valgt, fordi bystyret ikke har lov til å velge styremedlemmer for ett år. Når bystyret gjennomfører forholdsvalg, velger hver gruppe sin(e) representant(er). Varamedlemmene trer da inn for styremedlemmet fra sin liste. Varamedlemmene vil ikke stå i samlet rekkefølge, uavhengig av hvilken liste de kommer fra, men bystyret kan velge flere varamedlemmer i rekkefølge for hver liste. Valget av varamedlemmer er dermed i samsvar med kommuneloven. Bestemmelsen i vedtektene om varamedlemmer i rekkefølge kan imidlertid virke misvisende. Bystyret står fritt til å velge valgordning av styremedlemmer i samsvar med kommuneloven 35. I juridisk teori er det utrykt at: «Bruken av forholdsvalg til disse styrene bidrar til å gi styrevervet karakter av ett av flere politiske verv, og svekker dermed tilsvarende lett rolleforståelsen hos styremedlemmene om det profesjonelle ansvaret de har som foretakets øverste ledelse.» Bystyret kan ved valg selv vurdere hvordan valgordningen kan påvirke styremedlemmenes rolleforståelse Leieavtaler Alle leieavtalene varer utover perioden for økonomiplanen på fire år, og skulle derfor vært behandlet i bystyret. Finansiell leasing er å regne som å inngå avtale om lån, og skal alltid behandles i bystyret Leieavtaler andre funn De forholdene som vi peker på i pkt er i utgangspunktet ikke omfattet av problemstillingen og kriteriene for forvaltningsrevisjonen. Revisor vil likevel peke på at foretaket kan ha betalt for mye i leie til Kontorbygg AS, og bør avklare dette. Leiekontrakten datert og gjelder leie av møbler og utstyr, ikke fast eiendom. Leiebeløpet summert over leieperioden er sammenfallende med innkjøpskostnaden på møblene og utstyret. Slik kontrakten er skrevet, tilfredsstiller den kravet til å være finansiell leasing. Telemark kommunerevisjon IKS 7

13 Vi har avgrenset mot reglene om offentlige anskaffelser. Vi vil likevel peke på at det bør være vurdert om leie av møbler og utstyr er en anskaffelse av varer/tjenester som skal gjøres i samsvar med prosedyrekravene i forskrift om offentlige anskaffelser. Videre bør det vurderes om anskaffelsen fyller vilkårene for egenregi. 3 Problemstilling 2 Er økonomirapporteringen til bystyret i samsvar med krav i lov, forskrift og kommunens egne rutiner? Kriterier: Bystyret skal vedta særregnskapet Bystyret skal vedta hvordan merforbruk i særregnskapet skal dekkes Styret skal foreslå tiltak for forbedret økonomisk oppfølging Disposisjoner utover budsjettet skal vedtas av bystyret Styret skal rapportere på økonomi til bystyret fire ganger i året Styret skal rapportere når bystyret ber om det 3.1 Fakta og funn Ny ordfører i 2011 avklarte at hun ønsket at daglig leder for kommunale foretak møter i bystyret, når bystyret behandler saker som angår det aktuelle foretaket. Daglig leder har også tidligere ofte fått innkalling og møtt i bystyret. Nå får han innkalling og møter i bystyret hver gang foretaket har en sak til behandling Årsmelding og årsregnskap Årsmelding og årsregnskap for 2010 ble behandlet i styret siste gang i sak 20/11. Skien fritidspark KF hadde et merforbruk i 2010 i forhold til budsjett på kr I 2010 hadde foretaket fått tilskudd på kr til å dekke tidligere års merforbruk. I samsvar med forskrift 15. desember 2000 nr om årsregnskap og årsberetning for kommuner 9, ble dette tilskuddet brukt til å stryke merforbruket i 2010, slik at årsregnskapet viste et merforbruk på kr 0. Det meste av tidligere års merforbruk ble stående udekket. Styret vedtok å anbefale bystyret å dekke merforbruk fra tidligere år. Styret vedtok også at «det iverksettes en utredning for å kartlegge vedtak og bevilgninger de siste 4 år i forhold til revisors forbehold 3». Årsmelding og årsregnskap ble behandlet av bystyret i sak 86/11. I saksframstillingen til bystyret sto en anbefaling fra styret i Skien Fritidspark KF om å dekke tidligere års merforbruk. Bystyret vedtok årsregnskapet og årsmeldingen. Bystyret vedtok også å dekke tidligere års merforbruk ved bruk av fond. I styresak 20/12 behandler styret årsmelding og årsregnskap for På samme måte som i 2010, måtte Skien fritidspark KF bruke deler av bystyrets bevilgning i sak 86/11 til å gjennomføre strykninger i stedet for å dekke merforbruk fra tidligere år. Foretaket hadde 3 Revisors forbehold i revisjonsberetningen for 2010: Bystyret har den vedtatt foretakets budsjettramme. Det er ikke foretatt regulering av budsjettet, jf. koml. 47. Bystyrets vedtak om å dekke inn foretakets akkumulerte merforbruk framkommer ikke i regulert særbudsjett, jf forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning 9, jf 16. I tillegg vil manglende budsjettering av tjenester ytt av kommunen og langsiktig leieavtale føre til vesentlige budsjettavvik. Telemark kommunerevisjon IKS 8

14 derfor merforbruk lik kr 0 i Derfor ba styret på nytt om bevilginger til tidligere års merforbruk. Årsmelding og årsregnskap ble behandlet av bystyret i sak 98/12. I saksframlegget til bystyret ble det foreslått å godkjenne årsmelding og årsregnskap, og å utsette behandling av akkumulert underskudd til forhandlingene med Telemark fylkeskommune om leiekontrakt var fullført Kvartalsrapporter Styret har rapportert fire ganger i året, tre kvartalsrapporter og årsregnskap/årsmelding. Første kvartalsrapport 2011 ble behandlet av styret i sak 19/11 i møte Rapporten viser et mindreforbruk på kr , der kr av inntektene kommer fra tilskudd fra Skien kommune. Årsprognosen viser at foretaket vil få et merforbruk i 2011 på kr Styret vedtok å sende kvartalsrapporten til bystyret. Kvartalsrapporten ble ikke behandlet av bystyret, men av formannskapet i sak 34/11. Formannskapet vedtok å ta kvartalsrapporten til orientering. Andre kvartalsrapport 2011 ble behandlet av styret i sak 34/11 i møte Rapporten viser et merforbruk på kr for kvartalet. Årsprognosen viser et merforbruk på kr Styret vedtok å sende kvartalsrapporten til bystyret. Daglig leder viser til oversendelsesbrev av til Skien kommune for kvartalsrapporten. Vi har ikke sett at andre kvartalsrapport har blitt behandlet i bystyret eller formannskapet. Tredje kvartalsrapport 2011 ble behandlet av styret i sak 45/11 i møte og av bystyret i sak 175/11. Tredje kvartalsrapport viser et merforbruk på kr. Saksframlegget avsluttes med at det er behov for «en sak om revidert budsjett inneværende år». Bystyret vedtok å ta kvartalsrapporten til orientering. For 2012 har bystyret behandlet kvartalsrapportene i sakene 69/12 og 132/12. Første kvartalsrapport viste merforbruk i kvartalet, på kr , mens årsprognosen var et mindreforbruk på kr Andre kvartalsrapport viser et mindreforbruk på kr for andre kvartal, og årsprognosen var et mindreforbruk på kr Rapportene ble tatt til orientering Disposisjoner utover budsjett Bystyret behandlet tilskudd for 2011 til Skien fritidspark KF i sak 187/10 i møte Budsjettforslaget for foretaket som var behandlet i styret i sak 46/10, fulgte som vedlegg til saken. Saksframlegget viser at styret ba om et tilskudd på kr Bystyret vedtok et tilskudd til foretaket på kr Styresak 5/11, som ble behandlet i styremøte , omhandlet periodisert budsjett for 2011 og månedsrapport for januar Der kom det fram at foretaket ikke ville klare å drive i samsvar med de budsjetterte rammene. I styresak 35/11 i møte foreslår administrasjonen å legge fram sak for bystyret om revidert budsjett. I styresaken vises det til forskrift om budsjett mv., kommunale foretak. Det vises også til månedsrapport for juli og andre kvartalsrapport, som begge viste et merforbruk. Styret ønsket en gjennomgang av følgende før de tok en beslutning: Telemark kommunerevisjon IKS 9

15 Hvilke endringer kan administrasjonen vise til er foretatt i egenorganisasjon for å bidra til reduserte utgifter? Hvilke handlingsrom er det for ytterligere endringer, uten å ramme forsvarlig drift? Hvilke økonomiske endringer vil en ny avtale med Telemark fylkeskommune innebære for årets regnskapssituasjon? Energikostnader årsaker til overskridelser, hvordan få kontroll? Betalende gjester: Subsidierer vi enkeltpersoner, lag og foreninger utover kommunegrensa? Er det grunnlag for å innføre et «Skienskort»? Styret vedtok å utsette saken. I styremøte i sak 46/11 står budsjettjustering på dagsordenen. I styresaken viser administrasjonen til kvartalsrapportene for Administrasjonen foreslår at styret skal be bystyret om å øke driftsbudsjettet. Styret vedtar å gi «styreleder og administrasjonen ansvar for å revurdere kostnadsbildet resten av 2011 og justere budsjettet der etter». I styremøtet under sak 55/11 eventuelt, vedtar styret at de ikke vil be om tilleggsbevilgning. Vedtaket er basert månedsrapporten for oktober 2011, som styret anser viser en positiv utvikling for økonomien. Månedsrapporten viste at prognosen for merforbruket på årsbasis var redusert med ca kr til kr Vedtaket er også av hensyn til kommunens økonomiske situasjon. Skien fritidspark KF ba om bevilgninger for 2012 i bystyresak 153/11. For styret og administrasjonen var det viktig å få til et realistisk budsjett for Bystyret vedtok å bevilge kr Bystyret ba foretaket komme tilbake med klargjøring på følgende områder: - Hvilke publikumstilbud som gir bidrag til driften og hvilke som har store nettokostnader - Hvilke publikumstilbud som eventuelt reduseres og den økonomiske effekten av dette - Hvilke publikumstilbud man forventer forbedring av resultat på. Frist for å rapportere var I styresak 01/12 i møte ble det lagt fram forslag til svar på bystyresak 153/11. Saken kom opp i bystyret i sak 7/12. Bystyret vedtok å gi foretaket et tilskudd på kr Styret og administrasjonen har opplevd budsjettet for 2012 som realistisk. 3.2 Revisors vurderinger Bystyret har vedtatt årsregnskapet (særregnskapet) for 2010 og Kravet om å vedta dekning av regnskapsmessig merforbruk, innebærer også et krav om å vedta tidligere års merforbruk. Vedtaket i sak 98/12, som ikke inneholder dekning av regnskapsmessig merforbruk, er ikke i samsvar mer forskrift om budsjett mv., kommunale foretak 16. Bystyret har ikke anledning til å utsette avgjørelsen. Administrasjonen var tidlig ute med å rapportere til styret at budsjettet for 2011 var utilstrekkelig. Med så tydelige signaler helt fra februar, burde styret bedt bystyret om et revidert budsjett i samsvar med kravene i forskrift om budsjett mv., kommunale foretak. Telemark kommunerevisjon IKS 10

16 Styret har rapportert til bystyret i samsvar med forskrift og rutiner. To av kvartalsrapportene i 2011 ble likevel ikke lagt fram for bystyret. Vi har ikke undersøkt hvor rapporten har stoppet opp. Kommunen og foretaket bør gjennomgå sine rutiner, for å sikre at rapportene kommer fram til riktig politisk nivå. Da styret behandlet årsregnskapet for 2010 i sak 20/11 vedtok styret å kartlegge vedtak og bevilgninger. Dette er i samsvar med kravet om å foreslå tiltak for forbedret økonomisk oppfølging. Vi vurderer ellers at styret har hatt et løpende fokus på dette. 4 Problemstilling 3 I hvilken grad gir rapporteringen til styret i Skien fritidspark KF tilstrekkelig økonomistyring og kontroll? Kriterier: Administrasjonen skal legge fram økonomirapporter for styret hver måned Økonomirapportene bør inneholde: o Et driftsregnskap med resultatberegning for måneden, og akkumulert resultat o En analyse av kostnader, inntekter og aktivitet pr produkt/avdeling Driften og utviklingen av driften bør være basert på kalkyler for produkter/avdelinger basert på driftsregnskapet 4.1 Fakta og funn Økonomirapporter Månedsrapporter Administrasjonen har utarbeidet månedsrapporter nesten hver måned i 2011 og Månedsrapport for juni 2011 ble ikke utarbeidet på grunn av ferie, og desember 2011 gikk inn i årsrapporten. Mars, mai og juni 2012 ble ikke utarbeidet på grunn av streik, ferie og skifte av styret. Fram til september 2012 inneholdt månedsrapporteringene en utskrift fra regnskapssystemet, etter ønske fra styret. Månedsrapportene viste den økonomiske situasjonen for Skien Fritidspark KF som helhet og inneholder en oversikt over: Inntekter, utgifter og resultat hittil i år Budsjett Estimerte inntekter, utgifter og resultat for hele året basert på faktisk regnskap Avvik mellom budsjett og estimert regnskap for året Månedsrapportene hadde en verbal del som forklarer hvor i organisasjonen de største avvikene i forhold til budsjett er. Det fulgte ofte en presisering om det er pris, forbruk eller begge deler som er årsak til avvik i energiforbruket. Hvis det hadde vært spesielle hendelser, værforhold, tiltak eller endringer i organisasjonen ble det kommentert i verbaldelen. Telemark kommunerevisjon IKS 11

17 Det nye styret i 2012 ønsket ikke å få utskriftene fra regnskapssystemet. De ønsket en rapportering med en mindre oversikt pr avdeling. Figur 1 viser hvordan administrasjonen rapporterte for august måned. Administrasjonen utarbeidet et slikt skjema for hver avdeling. Figur 1 Avdeling Avslutta pr Konto Tekst jan-juli August 0 Lønn 1+2 Varer/tjenester 3 Kjøp av tjenester 4 Overføringer 5 Finansutgifter Sum utgifter 6 Salgsinntekter 7 Refusjon 8 Overføringsinnt. 9 Finansinntekter Sum inntekter Rapport pr Sum Prognose Antatt forbruk Budsjett Avvik pr Forbruk i % av janaug sept-des 31.des /12 budsjett Driftsresultat Andel teknisk Resultat etter teknisk Andelen av utgifter til teknisk ble fordelt etter samme nøkkel som blir brukt i årsrapportene. Administrasjonen opplyser at fordelingen av tekniske utgifter er skjønnsmessig og blir unøyaktig. Strømmålerne er ikke plassert slik at det gir grunnlag for å si hvilke avdelinger som bruker strømmen. Det blir ikke målt hvordan energi fra fjernvarmeanlegget blir fordelt på anlegget. Teknisk avdeling registrerer ikke tiden de bruker på de ulike avdelingene. Det følger en verbal del etter hvert skjema, slik som tidligere. Avdelingene det rapporteres på er bad, sportellet, spiseriet, markedsavdelingen, administrasjonen og teknisk. De andre aktivitetene er fordelt på disse avdelingene. Leieinntekter fra utleie av Skienshallen, flerbrukshallen og ishallen er inntekt for markedsavdelingen. Billettinntektene på isstadion føres på spiseriet, som står for billettsalget. Telemark kommunerevisjon IKS 12

18 Klatreparken er flyttet litt rundt, men ligger hos spiseriet fra Dette er praktisk fordi spiseriet delvis kan bruke de samme folkene i klatreparken som på isstadion, siden sesongene ikke overlapper. Klatreparken har eget ansvarsnummer i regnskap og budsjett. Kvartalsrapporter Administrasjonen lager utkast til kvartalsrapporter. Kvartalsrapportene inneholder oversikter over arrangementer, kurs og kampanjer. Kvartalsrapportene inneholder rapporter fra badet, spiseriet og sportellet. Rapportering for badet inneholder statistikk over antall besøkende i badet hver måned i forhold til tidligere år. Badet viser nøkkeltall for antall solgte årskort i perioden, totalt billettsalg, servering pr besøkende, salg i butikk og kurs. Badet har en verbal del som forklarer variasjoner i besøkstall og nøkkeltallene. For spiseriet inneholder kvartalsrapporten en oversikt som viser Figur 2 Salgsinntekter - Variable utgifter = Bruttofortjeneste Bruttofortjeneste i prosent av inntektene Bruttofortjeneste - Faste utgifter = Resultat Spiseriet forklarer spesielle hendelser og variasjoner i en verbal del. Sportellet har en oversikt med statistikk over antall romdøgn sammenlignet med tidligere år. I tillegg følger en verbal del med forklaringer på variasjoner i antall gjester. I kvartalsrapportene ligger skjematiske oversikter over energiforbruket til strøm og gass, med påfølgende verbaldel om utviklingen i forbruket. Utviklingen i lønnsutgiftene og endringer i organisasjonen blir beskrevet. Til slutt i rapporten følger regnskapsrapportering på foretaket som helhet. Kvartalsrapportene er under endring. Administrasjonen vil bruke samme oversikt som i månedsrapportene (figur 1). De vurderer om de fortsatt vil bruke bruttofortjeneste (figur 2) i kvartalsrapporteringen Likviditet Foretaket ble fra starten av ikke tilført en driftskapital. Likviditeten til foretaket var fra starten de salgsinntektene foretaket fikk. Foretaket har hatt problemer med å dekke løpende utgifter, inkludert lønn til ansatte. Telemark kommunerevisjon IKS 13

19 Vi har sett at likviditeten har vært tatt opp i bystyret i sakene 105/07, 09/08, 148/08, 149/09 og 27/10. Vedtaket i sak 149/09 ga foretaket mulighet for kassakreditt på inntil kr 12 millioner, og var ikke tidsbegrenset 4. Administrasjonen opplyser at likviditeten har blitt bedre i 2012, da bystyret bevilget tilskudd til foretaket under budsjettbehandlingen. Kommunen overførte midlene tidlig på året Nye tilbud og utvikling Catering Høsten 2012 startet Spiseriet opp med catering til Skien kommune. Administrasjonen opplyser at de så denne muligheten til å øke inntektene uten behov for å investere eller øke lønnsutgiftene. Kjøkkenet til Spiseriet fant kapasitet ved å omfordele arbeidsoppgaver og arbeidstid. Styret har blitt orientert om oppstarten av det nye tilbudet, men det har ikke blitt behandlet som egen sak. Klatreparken Klatreparken er den eneste delen av anlegget som ikke er finansiert av tippemidler, og er derfor den eneste muligheten foretaket har til å avvikle uten å måtte tilbakebetale midler. Administrasjonen har i styresak 52/11 evaluert driften av klatreparken. I saken utreder administrasjonen tiltak for å bedre det negative økonomiske resultatet. Administrasjonen foreslår å endre avtalen med Himalaya park AS for å fortsette driften med andre betingelser. Det går fram av saken at det er et alternativ å overføre driften av klatreparken til en privat aktør. I styresak 4/12 ble videre drift av klatreparken drøftet, og styret vedtok å gi administrasjonen fullmakt til å reforhandle avtalen med Himalaya park AS. Avtalen er omtalt i kapittel Leieavtaler. Aktiviteter og arrangementer Administrasjonen opplyser at de har løpende vurderinger av hvilke aktiviteter de skal drive med og hvilke de ikke skal drive med. For eksempel ønsket ikke foretaket å fortsette å arrangere Melodi Grand Prix. Sportellet Ombygging av seks rom som før hadde tre sengeplasser til å få seks sengeplasser ble behandlet i styresak 09/12. Styresaken inneholder inntekt pr rom utleid til tre personer sammenliknet med seks personer, ved helpensjon og ved overnatting-frokost. I saken ligger en liste over utstyr det er sendt ut forespørsel om tilbud på. Nye gulv er antatt å koste mellom kr og kr Det er opplyst at Sportellet trenger 47 romdøgn for å ha tjent inn investeringen. Hvis alle senger er utleid i Sportellet vil oppgraderingen gi en merinntekt på kr pr døgn ved laveste pris. Det framgår at i uke som er uker med stor pågang kunne investeringen på to av rommene være tjent inn. Utvikling av kunstgressbanen Muligheten for å utvikle kunstgressbanen ved å anlegge minigolf- og bowlsbaner ble utredet i styresak 10/12. Kunstgressbanen brukes som skøytebane om vinteren. I saken er minigolf og bowls vurdert opp mot formålsparagrafen i vedtektene for Skien fritidspark KF. 4 Kassakreditten skal gjøres opp hvert år ved årsoppgjørets slutt i samsvar med kommuneloven 50, 7.b Telemark kommunerevisjon IKS 14

20 Kunstgressbanen er ikke egnet til ballspill. Totalkostnaden ved investeringene fremkommer. Det er gjort et estimat på hva som er forventet besøkstall basert på en tilsvarende bane i Sandefjord. I tillegg er det foreslått å ta betalt for leie av tennisbaner. Det er satt opp et driftsbudsjett/kalkyle basert på at leie av banene skal foregå fra «Pucken», serveringsstedet i ishallen. Investeringene ble vedtatt. I stedet for å åpne «Pucken» om sommeren, organiseres utleie av banene fra resepsjonen i Sportellet. Dermed utnytter foretaket ledig kapasitet hos medarbeidere som allerede er til stede, i stedet for å øke bemanningen. Vi har ikke undersøkt om tallgrunnlaget er fullstendig i noen av saksdokumentene. 4.2 Revisors vurderinger Økonomirapporter Administrasjonen legger stort sett fram økonomirapporter i samsvar med rutinene. Praktiske årsaker medfører at noen rapporter ikke blir laget. Da blir det viktig at den økonomiske utviklingen omtales i neste rapport. Både den tidligere og den nåværende måten å rapportere pr avdeling, viser resultatberegninger pr måned, både pr avdeling og for hele foretaket. Det er formålstjenlig at tekniske utgifter nå fordeles på avdelingene. Selv om fordelingen ikke er nøyaktig, gir dette et bedre bilde av avdelingens reelle kostnader. Administrasjonen og styret kan over tid vurdere om det er behov for å finne mer nøyaktige tall og hvordan det best kan skaffes. Hele månedsrapporten trenger ikke å være formulert i samsvar med kommunal kontoplan og inndeling i avdelinger for å gi styringsinformasjon. Styret og administrasjonen kan frigjøre seg mer fra det formelle budsjettet og regnskapet, når de utvikler månedsrapportene. Det kan lages rapporter på enkelte aktiviteter. Driftsregnskapene bør også ha hensiktsmessig tidsavgrensing, som kan gå på tvers av regnskapsåret. De verbale forklaringene som følger måneds- og kvartalsrapportene tyder på at administrasjonen gjør analyser av driften. Styret ville hatt lettere for å følge med i resonnementene, hvis det fulgte driftsregnskaper for den enkelte aktivitet som viser hvilke inntekter og utgifter som er grunnlag for beregningene Likviditet Foretaket har slitt med dårlig likviditet. Når likvidsituasjonen over tid har vært vanskelig, har ikke foretaket hatt ressurser til å drive med god økonomistyring og kostnadskontroll. Fokuset har blitt flyttet fra økonomistyring til finansiering av løpende utgifter Nye tilbud og utvikling Catering Catering er et tiltak for å øke inntektene uten å investere eller øke lønnsutgiftene. Dette tiltaket er en ny type tjeneste som burde vært presentert for styret, med en kalkyle på hvilke inntekter og utgifter som er forventet. Saken burde også inneholdt en vurdering av om tilbudet er i samsvar med formålsparagrafen. Telemark kommunerevisjon IKS 15

21 Sportellet Styresak 09/12 mangler totalkostnaden på investeringen, det er bare gulvet som har estimert kostnad. Fokuset er hvilke merinntekter de nye rommene kan gi for overnattingsvirksomheten. Det presenteres en del påstander som viser at administrasjonen har lagd en kalkyle over totale utgifter og forventede inntekter. Grunnlaget for og selve kalkylen mangler i saksdokumentet, og fører til at det ikke blir etterprøvbart og vanskelig å vurdere. Utviklingen av kunstgressbanen Siden målet med saken er å utnytte arealet på kunstgressbanen om sommeren, er det fornuftig å se på aktivitetene samlet økonomisk. Redegjørelsen for utviklingen av kunstgressbanen på sommerhalvåret, er en etterprøvbar og oversiktlig kalkyle. 5 Revisors konklusjoner og anbefalinger Driften er i hovedsak i samsvar med kommuneloven og foretakets vedtekter. Det er uklart om catering er innenfor formålsparagrafen. Funksjonstiden for de fleste styremedlemmene er ikke i samsvar med lov og vedtekter. Leieavtalelene for Sportellet skulle vært behandlet i bystyret. Foretaket har levert kvartalsrapporter, årsregnskap og årsmelding i samsvar krav i lov, forskrift og kommunens rutiner. Rapportene har ikke alltid kommet til behandling i bystyret. Bystyrets vedtak om å utsette behandlingen av tidligere års merforbruk er ikke i samsvar med krav i forskrift. I 2011 ble det ikke bedt om budsjettendring i samsvar med krav i forskrift. Vi ser en klar forbedring av kvaliteten i rapportene. I månedsrapportene blir nå tekniske utgifter fordelt på avdelingene. Administrasjonen og styret jobber med å utvikle økonomirapportene. Administrasjonen rapporterer til styret stort sett hver måned i samsvar med rutinene. Anbefalinger Bystyret bør sikre at styret velges med riktig funksjonstid. Kommunen og foretaket bør gå gjennomrutinene for å sikre at kvartalsrapportene blir behandlet på riktig politisk nivå. Leieavtalene bør behandles i bystyret. Foretaket bør vurdere om catering er i samsvar med formålsparagrafen. Foretaket bør fortsette arbeide med å videreutvikle månedsrapportene. De kan utvikle interne driftsregnskap, kalkyler og analyser, som ikke er knyttet mot kommunale regnskapsregler, men som gir god styringsinformasjon. Telemark kommunerevisjon IKS 16

22 Litteratur og kildereferanser Lover og forskrifter: Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Forskrift 15. juni 2004 nr. 905 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Forskrift 15. desember 2000 nr om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) Forskrift 24. august 2006 nr om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak Bøker: Overå, Oddvar og Jan Fridthjof Bernt (2011): Kommuneloven med kommentarer. Oslo: Kommuneforlaget. Hoff, Kjell Gunnar (2010): Driftsregnskap og budsjettering, Oslo: Universitetsforlaget. Annet: Kommunal regnskapsstandard nr. 8, Leieavtaler, foreløpig standard. Vedlegg Vedlegg 1: Høringsuttalelse fra foretaket Vedlegg 2: Revisjonskriterier Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Telemark kommunerevisjon IKS 17

23 I. Vedlegg 1: Høringsuttalelser fra foretaket Telemark kommunerevisjon IKS 18

24 II. Vedlegg 2: Revisjonskriterier Kommunale foretak er regulert i kommuneloven kapittel 11 og forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak (forskrift om budsjett mv., kommunale foretak). For alle problemstillingene gjelder kommuneloven 67, som sier at Foretaket ledes av styret, som har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet. Styret påser at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunens eller fylkeskommunens økonomiplan og årsbudsjett og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av kommunestyre eller fylkesting. Problemstilling 1: Er driften av Skien fritidspark KF i samsvar med politiske vedtak og foretakets vedtekter? Vedtektene til Skien Fritidspark KF ble vedtatt av bystyret I vedtektene 2 Foretakets formål står det: Foretakets formål er å ivareta og videreutvikle et framtidsrettet fritids- og idrettsanlegg som skal gi befolkningen i alle aldersgrupper, i og utenfor kommunen, gode muligheter til et aktivt og helsefremmende liv. Samtidig skal foretaket aktivt arbeide for at anlegget stimulerer til økt tilreising fra turister, idrettslag, organisasjoner og mennesker under utdanning. Foretaket er et non-profitforetak, men skal så langt som mulig drives etter forretningsmessige kriterier. Bystyret skal velge styremedlemmer til styret i et kommunalt foretak, jf kommuneloven 65, 3. ledd. Kommuneloven 66 åpner for at valgperioden kan bestemmes i vedtektene til foretaket, og kan være mellom to og fire år. Vedtektene for Skien Fritidspark KF 4 sier at bystyret skal velge fem styremedlemmer for fire år. Overå og Bernt s. 309 sier at kommuneloven 35 gjelder for foretak. I følge kommuneloven 35 skal valg av styremedlemmer som hovedregel foregå som et avtalevalg i samsvar med 38a, men hvis minst en representant i bystyret ber om det, skal valget gjennomføres som et forholdsvalg med listeforslag etter 36. Dette skal bestemmes for hvert valg. Når type valg er bestemt, må valget følge tilhørende bestemmelse i kommuneloven. I et forholdsvalg velges styremedlemmene fra lister. Listene blir fremmet fra politiske partier eller grupperinger i bystyret. Det enkelte styremedlem og tilhørende vara tilhører samme liste. Avtalevalg er basert på en innstilling med forslag til styremedlemmer. Overå og Bernt s. 322 argumenterer for at det er en valgnemnd som skal utarbeide innstillingen. Innstillingen må vedtas enstemmig av bystyret. Hvis innstillingen ikke vedtas enstemmig, må valget gjennomføres som et forholdsvalg. Overå og Bernt drøfter om kommuneloven 35 er en god løsning for foretak. «Bruken av forholdsvalg til disse styrene bidrar til å gi styrevervet karakter av ett av flere politiske verv, og svekker dermed tilsvarende lett rolleforståelsen hos styremedlemmene om det profesjonelle ansvaret de har som foretakets øverste ledelse.» Telemark kommunerevisjon IKS 19

25 Kommuneloven 16, 3.ledd sier at når et medlem av et annet folkevalgt organ enn kommunestyre og fylkesting, kommunestyrekomité 3 og fylkestingskomité 3 trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Kommunens økonomiplan og budsjett gjelder også for foretak, jf kommuneloven 44 nr.3. Foretakets styre er derfor bundet av økonomiplanens målsetninger og begrensninger. I følge kommuneloven 44 nr. 2 og 67 kan styret ikke inngå avtaler som varer lengre enn økonomiplanens virketid (Overå og Bernt s 514). Hvis foretaket skal ta opp lån, finansiell leasing eller inngå kontrakter om leie for en periode som varer lengre enn økonomiplanperioden, må det vedtas av kommunestyret. Finansiell leasing er en leieavtale som har likhetstrekk med lånefinansiering av en anskaffelse. Ett av kravene til at en leieavtale kan defineres som finansiell leasing er at «nåverdien av estimerte leiebetalinger tilsvarer i hovedsak markedsverdien av eiendelen ved inngåelse av leieavtalen» i følge foreløpig kommunal regnskapsstandard nr. 8, leieavtaler, kapittel 3.3, punkt 6. Av dette kan vi utlede følgende revisjonskriterier: Driften skal være i samsvar med formålsparagrafen i vedtektene Styremedlemmer skal velges av bystyret for fire år Kontrakter med mer enn 4 års varighet, lån og leasing-kontrakter må vedtas av bystyret Problemstilling 2: Er økonomirapporteringen til bystyret i samsvar med krav i lov, forskrift og kommunens egne rutiner? I samsvar med forskrift om budsjett mv., kommunale foretak 16 skal foretakets regnskap og årsberetning vedtas av bystyret. Hvis det er vesentlige avvik i inntekter eller utgifter i forhold til hva som var budsjettert, skal det følge en redegjørelse for avvikene i saksfremlegget. I tillegg skal styret foreslå tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen. Vedtaket må vise hvordan et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) skal benyttes eller hvordan et regnskapsmessig merforbruk (underskudd) skal dekkes. Forskriften kapittel 3 omhandler foretakets plikt til å utarbeide særregnskap og årsberetning. Foretak skal som hovedregel føre regnskap i samsvar med kommunale regnskapsregler i forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner). Foretaket er bundet av årsbudsjettet, og hvis foretaket ønsker å gjøre økonomiske disposisjoner som går utover budsjettet, må dette avgjøres av bystyret, jamfør kommuneloven 45, 2. ledd og forskrift om budsjett mv., kommunale foretak 4, 5. ledd. Foretakets styre skal legge frem økonomiske rapporter gjennom året for bystyret, jf. forskriften 4, 4.ledd. Interne retningslinjer for rapportering til styret og bystyret pålegger styret i Skien fritidspark KF å rapportere på økonomi og aktivitet hvert kvartal, hvor fjerde kvartal inngår i årsmeldingen. I samsvar med kommuneloven 50, 5. ledd kan kommuner ta opp likviditetslån eller inngå avtale om likviditetstrekkrettighet. I følge Overå og Bernt skal bystyret «ved budsjettering sørge for at det til en hver tid er tilstrekkelige midler til å dekke de utbetalinger som påløper». Telemark kommunerevisjon IKS 20

26 Skien bystyre ba Skien fritidspark KF om en egen rapportering på driften i sak 153/11 i møte Frist for rapporteringen var Kriterier: Bystyret skal vedta særregnskapet. Bystyret skal vedta hvordan særregnskapet skal dekkes. Ved budsjettavvik skal styret foreslå tiltak for forbedret økonomisk oppfølging. Disposisjoner utover budsjettet skal vedtas av bystyret. Styret skal rapportere på økonomi til bystyret fire ganger i året. Styret skal rapportere når bystyret ber om det. Problemstilling 3: Har Skien fritidspark KF tilstrekkelig økonomistyring og kontroll? Kommuneloven 71 legger ansvaret for den daglige driften hos daglig leder. Daglig leder har primæransvaret for økonomi- og formuesforvaltningen. Han eller hun har dermed ansvar for den interne administrative kontroll med foretakets virksomhet; for å etablere rutiner som sikrer at redskapene gir tilstrekkelig informasjon om forvaltningen av midlene, at rutinene for inn- og utbetalinger er betryggende m.v. Styret har på sin side et overordnet ansvar for å påse at slike rutiner er etablert. 5 Forskrift om budsjett mv., kommunale foretak 4 setter krav om rapporter fra daglig leder til styret om økonomi gjennom året. I følge Interne retningslinjer for rapportering til styret og bystyret skal administrasjonen rapportere på økonomi hver måned for styret. Forskriften 4, 2. ledd krever at daglig leder foreslår nødvendige tiltak overfor styret, for å holde rammene. Daglig leder har ansvar for å etablere rutiner som sikrer at regnskapene gir tilstrekkelig informasjon om forvaltningen av midlene (Overå og Bernt s 521.). I følge Overå og Bernt s. 439 skal bystyret sørge for at «det til enhver tid er tilstrekkelig med midler til å dekke de utbetalinger som påløper» ved budsjettering. Hvis det oppstår likviditetsproblemer, kan kommunen på vegne av foretaket inngå avtale om likviditetstrekkrettighet (kassakreditt) i samsvar med kommuneloven 50, 5.ledd. Det er vesentlig at foretaket synliggjør likviditetsbehovet overfor bystyret. I vedtekter for Skien fritidspark KF 2 Foretakets formål, siste avsnitt, står det: Foretaket er et nonprofitforetak, men skal så langt som mulig drives etter forretningsmessige prinsipper. For at styret skal ha informasjon til å drive etter forretningsmessige prinsipper, trenger de informasjon om den interne driften. Derfor bruker vi teori om driftsregnskap for å utlede kriterier. Teori om driftsregnskaper er basert på næringslivets behov for økonomistyring. Siden formen på et driftsregnskap er så fri, mener vi at teorien lett kan overføres til et kommunalt foretak som selger produkter og tjenester, slik Skien fritidspark KF gjør 5 Overå og Bernt s Telemark kommunerevisjon IKS 21