1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr.

Transkript

1 NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 22. juni 2011 TID: Kl STED: Namsskogan kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 017/11 Namsskogan kommunes Årsberetning for /11 Namsskogan kommunes Årsregnskap for /11 Orientering fra administrasjon budsjett 2011 / budsjettreguleringer 020/11 Orientering fra administrasjonen. Unntatt off.het Offl. 13. Forvl /11 Henvendelse fra publikum 022/11 Referatsaker Eventuelt Grong Anne Lise Grøndal (sign.) leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Dir.tlf Mob e-post gunnhild.berg@komsek.no Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS,avd. Grong

2 SAK 017/11 NAMSSKOGAN KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2010 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 017/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget finner Namsskogan kommunes årsberetning informativ, og den gir et bilde av kommunens aktivitet i Kontrollutvalget tar Namsskogan kommunes årsberetning 2010 til orientering. 3. Namsskogan kommune bør endre sine rutiner angående avleggelse og utsendelse av årsberetning slik at de formelle frister overholdes. Vedlegg: Namsskogan kommunes årsberetning for 2010 utsendt fra kommunen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Om behandling av kommunens årsberetning heter det i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner : Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesråd utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest den 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Kommuneloven sier følgende om årsberetningen i 48 nr. 5 Årsregnskapet og årsberetningen : I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven.

3 Som det fremgår ovenfor, legges årsberetningen frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet til å uttale seg om kommunens årsberetning, og kan eksempelvis kommentere: Hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er Hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år. Mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet. Andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere. Saksbehandlers vurderinger: Rådmannen i Namsskogan kommune har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsmelding for kommunens virksomhet i 2010 Den formelle fristen for avleggelse av årsmelding er 31. mars, hvorav årsmelding for Namsskogan kommune ble mottatt KomSek Trøndelag IKS 31.mai Årsmeldingen er på totalt 44 sider. Årsmeldingen er en tilbakemelding til kommunestyret om den kommunale virksomheten for året som har gått. Årsmeldingen er delt inn i tre hoveddeler hvor den første inneholder rådmannens kommentarer, kommunale økonomi og målsettinger, utfordringer og tiltak. Den andre delen inneholder enhetenes målsettinger, utfordringer og tiltak og den tredje en tall-del som omfatter regnskap for Årsmeldingen gir informasjon om mål, prioriterte tiltak / endringer i eksisterende tiltak, gjennomførte tiltak, måloppnåelse og gjennomføring av handlingsplan. Det hadde vært ønskelig om årsmeldingen hadde inneholdt en kort rapport om finansforvaltningen i henhold til kommunens finansforvaltningsreglement. I likestillingsloven er det krav om redegjørelse i årsmeldingen for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling mellom kjønnene, iverksatte tiltak og planlagte tiltak, hindre forskjellsbehandling samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskrimineringsog tilgjengelighetsloven. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten (kommuneloven 48 nr. 5). Årsmeldingen og årsregnskapet for 2010 er hoveddokumentene kommunestyret får som grunnlag for å vurdere hvordan den kommunale driften blir ivaretatt. De ulike enheter kommenterer sin virksomhet, målsetting, utfordringer og økonomi. Den økonomiske situasjonen er urovekkende og rådmannen kommenterer i årsmeldingen at det kan være grunn til å hevde at budsjettstyringen har vært dårlig i Det er ingen buffer for å dekke de forholdsvis store overskridelsene på rammeområde 3 og 4. Totalt sett gir årsmeldingen bilde av aktiviteten i kommunen og inneholder tilstrekkelig informasjon til å bedømme aktiviteten i Kontrollutvalget forutsetter at de formelle frister for avleggelse av årsmelding overholdes i ettertiden for å få en forsvarlig saksbehandling i alle ledd. Endelig trykt versjon av

4 årsregnskapet og årsmeldingen ble mottatt , samt justeringer i årsmeldingen mottatt pr. e-post 15. juni Den formelle fristen for avleggelse av årsberetningen er 31. mars. SAK 018/11 NAMSSKOGAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 018/ Formannskapet Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det fremlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Namsskogan kommunes årsregnskap Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Namsskogan kommune bør endre sine rutiner angående avleggelse og utsendelse av årsregnskap slik at de formelle frister overholdes. Vedlegg 1. Namsskogan kommunes årsregnskap for 2010 utsendt fra kommunen. Mottatt Forslag til uttalelse til Namsskogan kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2010 fra KomRev Trøndelag IKS datert Revisjonsberetning for 2010 fra KomRev Trøndelag IKS datert Revisjonsnotat til regnskapet for 2010 (til kontrollutvalget). Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner. 4. Kommuneloven. Saksopplysninger Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Dette fastslår kommuneloven i 48 Årsregnskapet og årsberetningen. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR ). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte.

5 Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Krav til revisor Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR ) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (Revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kapittel 5 - Revisors kvalifikasjoner og kapittel 6 - Krav til revisors uavhengighet og objektivitet. Namsskogan kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 4. 6 Regnskapsrevisjon 7 Uttalelse om årsregnskapet 8 Oppfølgning av revisjonsmerknader Årsregnskapet for 2010 Namsskogan kommunes årsregnskap for 2010 ble mottatt av KomSek Trøndelag IKS Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap økonomisk oversikt og noter. Kommunens årsregnskap for 2010 viser kr ,- til fordeling drift. Regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig merforbruk på kr ,- Driftsregnskapet nøkkeltall Regnskap 2010 Budsjett 2010 Regnskap 2009 Til fordeling drift , , ,- Netto driftsresultat , , ,- Bruk av tidligere års avsetninger , , ,- Årets avsetninger , , ,- Regnskapsmessig overskudd / mindreforbruk , ,-

6 Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet er i 2010 også avsluttet udekket på kr ,-. For 2009 var det udekket på kr ,87. Kommunen må påse at investeringsregnskapet avsluttes i tråd med regelverket, dvs. udekket beløp skal dekkes opp i det året regnskapet legges frem. Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Noter til regnskapet Namsskogan kommune har utarbeidet noter til regnskapet. Det heter seg at for en rekke forhold som har betydning for bedømmelsen av regnskapet skal det gis tilleggsinformasjon i notene til regnskapet. Alle obligatoriske noter er tatt med i regnskapet. Revisjonsberetningen: KomRev Trøndelag IKS avd. Grong har som kommunens revisor utstedt revisjonsberetning for Revisjonsberetningen er datert og er undertegnet av oppdragsansvarlig revisor og revisor. Denne revisjonsberetningen erstatter revisjonsberetningen som ble utstedt den De formelle frister for avleggelse av årsregnskap er 15. februar og revisjonsberetning 15. april. Revisjonen mener at: Årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2010 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter Revisjonsnotat til regnskapet for 2010: I tillegg til revisjonsberetningen er det fra KomRev Trøndelag IKS utarbeidet et revisjonsnotat til regnskapet for 2010 som er oversendt rådmannen. Rådmannen er gitt frist innen utgangen av med å gi tilbakemeldinger på notatet. Notatet kommenterer diverse forhold - og gir anbefalinger til tiltak. Flere av disse forhold er påpekt - og anbefalinger gitt i tidligere års revisjonsnotat også. De nevnte forhold er ikke av en slik art at de tas med i vurderingen av årsregnskapet, men er ment som en veiledning til administrasjonen fra revisjonen. Notatet legges fram under referatsaker, og følger ikke automatisk med til formannskapet og kommunestyrets behandling. Kontrollutvalget oppfordrer kommunen til å få brakt de ulike forhold i orden, og forholde seg til de anbefalinger som er gitt av revisjonen. Saksbehandlers vurdering: Driftsregnskapet for 2010 legges fram med et regnskapsmessig merforbruk på kr ,- Årsregnskapet og årsberetningen er avlagt langt utover de formelle frister. Jf. Kommuneloven 23.2 heter det seg at det er administrasjonssjefens ansvar å sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.

7 Årsregnskapet er avlagt med regnskapsmessig merforbruk og store overskridelser på rammeområder, spesielt rammeområde 3 og 4, hhv. Helsevern, sosiale tjenester, pleie og omsorg og Næring og utvikling, teknisk og samferdselsformål. Det påpekes at den økonomiske situasjonen er urovekkende og at budsjettstyringen har vært dårlig. Rådmannen uttaler i årsmeldingen at kontrollrutinene rundt budsjettoppfølging må skjerpes. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, revidert av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget gjennomfører dette ved løpende tilsyn av revisors arbeid. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet (utkast til slik uttalelse er vedlagt). Under henvisning til ovenstående kan Namsskogan kommunes årsregnskap for 2010 anbefales godkjent. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å vedta vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet Det vises for øvrig til revisjonsberetning 2010 for Namsskogan kommune fra KomRev Trøndelag IKS, datert SAK 019/11 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN. BUDSJETT 2011 / BUDSJETTREGULERINGER Kontrollutvalget Gunnhild Berg 019/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse angående budsjett 2011 til orientering. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Budsjett 2011 Kommuneloven Saksopplysninger Kommunestyret skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår. Kommunestyret vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges frem for folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtak blir iverksatt jf. Kommuneloven kapitel Kommunens årsbudsjett, - innhold og bindende virkning omtales i Kommunelovens kapitel Årsbudsjettet er en bindende plan for kommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. Årsbudsjettet skal omfatte hele kommunens virksomhet og skal være realistisk.

8 Det skal fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen eller fylkeskommunen kan forvente i budsjettåret. Årsbudsjettet skal videre være stilt opp på en oversiktlig måte. Kommunestyrets prioriteringer, samt de målsettinger og premisser som årsbudsjettet bygger på, skal komme tydelig fram. Årsbudsjettet skal være inndelt i en driftsdel og en investeringsdel. Det skal budsjetteres med et driftsresultat som minst er tilstrekkelig til å dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger. I årsbudsjettet kan det avsettes midler til bruk i senere budsjettår. Kommunestyrets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen gi melding til kommunestyret. Får kommunestyret melding om endringer, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet. Vurderinger Kontrollutvalget er kjent med Namsskogan kommunes budsjett Ordfører og rådmann har også uttalt seg om budsjettsituasjonen gjennom media, hvor en er gjort kjent med kommunens merforbruk på flere rammeområder. Kontrollutvalget ønsker med bakgrunn i dette en redegjørelse for budsjettsituasjonen 2011, budsjettreguleringer, eventuelle innsparingstiltak og de konsekvenser dette kan få. SAK 020/11 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN. Kontrollutvalget Gunnhild Berg 020/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Saksopplysninger Redegjørelsens innhold ble avklart i kontrollutvalgets møte den Det ble avtalt å imøtekomme denne redegjørelsen i neste kontrollutvalgsmøte. Dette møte settes til den Redegjørelsen og innholdet er unntatt offentligheten jf. Off.lova 13 og Forvl. 13.

9 SAK 021/11 HENVENDELSE FRA PUBLIKUM. Kontrollutvalget Gunnhild Berg 021/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem uten forslag til vedtak Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Saksopplysninger Kontrollutvalget har fått en henvendelse fra publikum. Kontrollutvalget må selv vurdere om utvalget vil behandle henvendelsen eller ikke. Om kontrollutvalget skal behandle saken vil være avhengig av om saken ligger innenfor kontrollutvalgets mandat. Kontrollutvalget er ikke et klageorgan og angående henvendelsen er kontrollutvalgets oppgave å undersøke om eventuell svikt i den kommunale behandlingen eller om kommunen ikke har fulgt de lover og retningslinjer som den er underlagt. Notat angående henvendelsen legges frem i møtet. Innholdet i henvendelsen unntas offentlighet jf. Off. 14. SAK 022/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget Gunnhild Berg 022/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering 1. Namsskogan kommune Årsregnskap og årsberetning KomRev Trøndelag IKS Revisors beretning KomRev Trøndelag IKS Oversendelse av dokumenter etter avsluttet Årsoppgjørsrevisjon KomRev Trøndelag IKS Informasjon om endret praksis mht å unnta våre brev og rapporter fra offentlighet revisors taushetsplikt

10 5. KomSek Trøndelag IKS/ Innkalling til temadag/representantskaps KomRev Trøndelag IKS møte 6. KomSek Trøndelag IKS Brev til fylkesmann ad habilitet i OOK Grong Gunnhild Berg Kontrollsekretær