- ein tydeleg medspelar. Handbok for informasjon og kommunikasjon

Transkript

1 - ein tydeleg medspelar Handbok for informasjon og kommunikasjon

2 For å vere ein tydeleg medspelar må vi vere ein synleg medspelar! MILJØMERKET 241 Trykksak 690 Utgivar: Møre og Romsdal fylkeskommune Lay out / grafisk: Møre og Romsdal fylkeskommune - informasjonsseksjonen Trykk: EKH eks 2

3 1 Innleiing Denne informasjonshandboka er utarbeidd som eit hjelpemiddel og eit oppslagsverk for alle tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune. Vi ønskjer å gi deg som medarbeidar eit verkty for korleis vår organisasjon skal informere og kommuniserer med omverda. Som tilsett i Møre og Romsdal fylkeskommune er informasjon og kommunikasjon eit viktig verkemiddel i det daglege arbeidet. God informasjon og kommunikasjon er eit av kvalitetskrava til dei tenestene vi leverer. Intern og ekstern kommunikasjon skal understøtte kjerneverksemda vår og medverke til at vi kan levere tenester av høg kvalitet. Vår kommunikasjon med omverda skal utøvast med bakgrunn i lovverk og prinsipp om god kommunikasjon. Som tilsette har vi eit ansvar for å informere om Rettar Plikter og Mulegheiter Møre og Romsdal fylkeskommune sin visjon er: Ein tydeleg medspelar Våre kjerneverdiar: openheit respekt likeverd fellesskap medråderett Ein må tolke og forstå verdiane i høve oppdraget den einskilde driftseining har. 3

4 2Kommunikasjonsstrategi Møre og Romsdal fylkeskommune har ein eigen kommunikasjonsstrategi. Strategien definerer mål, prinsipp og retningsliner for vår kommunikasjon med omverda, og korleis vi skal kommunisere internt i organisasjonen. Strategien er eit styringsverkty for å: nå kommunikasjonsmåla våre sikre innsyn i sakshandsaminga sikre tilgang på informasjon om rettar, plikter og mulegheiter Informasjonsansvaret Informasjon er eit leiaransvar, og fylkesrådmannen har det overordna informasjonsansvaret. Linjeleiarar har eit særskilt ansvar for informasjon, men informasjon følgjer saksansvaret. Det er derfor viktig at du som medarbeidar tek ei vurdering av om saka/ vedtaket eller det som du arbeider med, har interesse for andre? I så høve; korleis informere om det? Prinsipp for god kommunikasjon: Openheit Vi skal vere open, tydeleg og tilgjengeleg i vår kommunikasjon med omverda Medverknad Vi skal ta involverte partar med på råd i utforming av politikk og tenester Nå alle Vi skal gi aktiv informasjon i rett tid om rettar, plikter og mulegheiter Heilskap Vi skal framstå einskapleg og samordna Linje kommunikasjonsansvaret følgjer saksansvaret Viktige målgrupper: Innbyggjarar i Møre og Romsdal Elevar og lærlingar i vidaregåande opplæring Pasientar i tannhelsetenesta Ungdom Politikarar Media Kommunar Samarbeidspartar/næringslivet/ organisasjonar Tilsette 4 Pressekontakt: Tilsette i fylkeskommunen kan og bør uttale seg til pressa om saker innafor eige fagområde. Råd om korleis du skal handtere media, sjå når journalisten ringer på intranett/ info/retningsliner. Om ein blir kontakta av media, skal ein rutinemessig informere næraste leiar og informasjonsseksjonen. Bruk skjema for pressevarsling mrfylke.no/ intranett/pressevarsling. Normalt er det fylkesrådmannen, assisterande fylkesrådmann eller informasjonsseksjonen som uttalar seg på vegner av heile organisasjonen. Språk: Det er vedteke av fylkestinget at nynorsk skal vere målforma. All informasjon vi sender ut skal vere på nynorsk. Unntaket er når vi mottek brev/førespurnader på bokmål, då kan vi svare på bokmål.

5 3Profil Profilhandboka er eit hjelpemiddel for profilering av Møre og Romsdal fylkeskommune, slik at vi blir oppfatta som einskapleg og tydeleg. Profilmanualen gir deg rettleiing og hjelp. I profilhandboka finn du: Logo fylkeskommunen sin logo i fleire format og variantar Fargar fylkeskommunen har definert ein eigen fargepalett Profilelement fylkeskommunen har definert eigne profilelement Malar-publikasjonar - PowerPoint - pressemelding - skilting - konvoluttar - brev - visittkort - diplom - nettsider - delprofilar - stillingsannonser Alle filtypene du treng kan lastast ned. Det er viktig at alle følgjer retningslinene. Berre slik oppnår vi konsekvent bruk av profilen og ein sterk og tydeleg identitet. Profilhandboka er alltid oppdatert og tilgjengeleg for alle. Profilhandboka finn du på: Profilmateriell: Det er viktig at Møre og Romsdal fylkeskommune er synlege når vi er ute og representerer organisasjonen, anten det er på messer eller eigne arrangement, som kurs og konferansar. Informasjonsseksjonen låner ut: Messevegg Roll-up ar både overordna for fylkeskommunen, men også for dei einskilde fagområda Brosjyrestativ Informasjonsseksjonen formidlar : Konferansemapper Filmar om Møre og Romsdal Årsrapportar Brosjyrar retta mot ulike målgrupper (oversikt finn du på intranett: støttefunksjonar/info/ brosjyremateriell) Gåverartiklar og giveaways Informasjonsseksjonen formidlar ulike typer gåveartiklar og giveaways som krus, bøker, t-shirts, paraplyar, nøkkelband etc. Fullstendig oversikt over produktutvalet finn du på: intranett: mrfylke.no/gaverartiklar 5

6 4Informasjonskanalar Korleis nå ut med informasjon? For å nå ut med informasjon kan vi nytte ulike informasjonskanalar til ulike målgrupper. Her finn du ein oversikt over informasjonskanalar fylkeskommunen nyttar per i dag, og ei kort forklaring på korleis vi nyttar dei. NETTSIDA Nettsida er ein av dei viktigaste kommunikasjonskanalane vi har. Her kan vi synleggjere våre tenester, og leggje ut informasjon som kan nå alle som besøkjer sidene våre. For å ha ei godt besøkt nettside, er det avgjerande at sida stadig er oppdatert med nyheiter og nyttig informasjon. Sider med gammal og statisk informasjon har liten aktualitet og verdi. Informasjonsseksjonen har det overordna ansvaret for nettsidene, men kvar avdeling har eigen webredaktør, og fleire skribentar som kan publisere stoff på nettsidene. Oversikt over kven som er webredaktørar og skribentar finn du på I tillegg til har alle dei vidaregåande skolane i fylket eigne nettsider, som vert administrert av den einskilde skole. Fylkeskommunen har også oppretta nettsida Denne nettsida er retta mot ungdom, og er startside for alle elevar i den vidaregåande skolen i fylket. 6 Satsingar som God helse, kultursekken, kulturnett, hoppid.no har og eigne nettsider. Møre og Romsdal fylkeskommune eit ope intranett. Vi ønskjer på den måten å vrenge

7 innsida ut og gi alle mulegheit til å bli kjent med organiasjonen og korleis vi arbeider. Det som vi publiserer på intranett vil kunne lesast av alle som besøkjer desse sidene. Ver medviten om dette når du publiserer artiklar, legg ut dokument etc. på intranett. Dokument og liknande som er unnteke offentlegheit skal ikkje leggast tilgjengeleg her. MI SIDE Denne sida er di eiga spesialtilpassa side av intranett. Som tilsett blir du automatisk medlem av det rommet som avdelinga/skolen høyrer til, men tillegg kan du fritt melde deg på andre avdelingar/skolar sine rom får å følgje nyhendestraumen der. Mi side krev pålogging, og er dermed sperra for innsyn utanfrå. Mi side er ein intern informasjonskanal, for å legge ut informasjon, dele filer etc. Det er også lagt opp til tovegskommunikasjon med kommentar muligheit. På Mi side kan ein og endre personleg informasjon som kontaktinformasjon, bilete etc. som vert nytta på intranett/internett. KALENDER på internett og intranett Større møter, kurs og konferansar skal leggjast i kalenderen på mrfylke.no/kalender. Til dømes Mørekonferansen, Samferdselskonferansen, politiske møter etc. Interne arrangement som rektormøter, interne kurs etc. skal ligge på kalenderen på intranett. ELEKTRONISKE SKJEMA Fylkeskommunen skal vere ei døgnopa offentleg forvaltning. For å opne 7 opp for tovegskommunikasjon, har vi ein eigen skjemamodul knytt til nettsidene våre. Dette opnar for elektroniske høyringssvar, søknadsskjema, påmeldingsskjema etc. Ta kontakt med webredaktøren din om du har behov for å få oppretta og lagt ut elektroniske skjema. SOSIALE MEDIUM Møre og Romsdal fylkeskommune arbeider ikkje aktivt med sosiale medium, men vi er knytt opp mot både Facebook og Twitter. Retningsliner for fylkeskommunen sin bruk av sosiale medium ligg på mrfylke. no/intranett/retningsliner/sosiale medium

8 FYLKESMAGASINET for MØRE OG ROMSDAL Cupfinale 2009 Program for cupfinalehelga Sjå side 35 Oppgjørets time Fylkesmagasinet Spor kjem ut 4-5 gongar i året KONTAKT MED MEDIA For å vere ein tydeleg kanal ut, og for å sikre form og innhald, er det informasjonsseksjonen som sender ut pressemeldingar, presseinvitasjonar, kronikkar etc. frå sentraladministrasjonen til media. PRESSEMELDINGAR er ein god måte å nå ut via media på. Det er ikkje alltid ein lukkast med å få bodskapen ut, det kjem an på nyheitsbiletet elles og dagsaktualiteten på innhaldet. Informasjonsseksjonen bistår i arbeidet med å utarbeide pressemeldingar. PRESSEKONFERANSAR Pressekonferansar skal ein berre nytte i sjeldne høve. Det er høg terskel for å kalle inn til pressekonferanse. Ta kontakt med informasjonsseksjonen for å få hjelp til å avklare om det er behov for, og evt. hjelp til å gjennomføre ein pressekonferanse. PRESSEINVITASJONAR Ved større konferansar og arrangement er det ofte nyttig å invitere media til å delta. Dette kan føre til gode artiklar og mediaomtale av konferansen. Informasjonsseksjonen gir råd og hjelp til utforming og utsending av presseinvitasjonar. Fylkesmagasinet SPOR Fylkesmagasinet Spor er fylkeskommunen sin eigen publikasjon. Denne vert distribuert til alle husstandar i Møre og Romsdal. Fylkesmagasinet Spor kjem ut 4-5 gonger i året, og det er ein internredaksjon som set dagsorden for artiklar og stoff i Spor. Fylkesmagasinet har fleire sider med kort-sagt-stoff, der aktuelle hendingar i fylkeskommunen kan bli omtalt. Kontakt informasjonsseksjonen om du har idear eller innspel til artiklar. 8 KRONIKKAR Ein kronikk er ein fagtekst som ofte vert nytta for å sette dagsorden på eit spesielt tema. Informasjonsseksjonen er behjelpeleg med ferdigstilling og utsending av kronikkar til media. BROSJYRAR/FLYERS/ INFORMASJONSMATERIELL For å nå ut med informasjon om viktige tiltak er brosjyrar eit godt verkty. Informasjonsseksjonen har kompetanse og kunnskap om utarbeiding av brosjyrar. KONTAKT MED REKLAMEBYRÅ All kontakt med eksterne reklamebyrå skal gå via informasjonsseksjonen.tilsette i fylkekommunen har ikkje høve til å kontakte reklamebyrå på eiga hand. Om du treng tenester frå eit reklamebyrå, må du først ta kontakt med informasjonsseksjonen.

9 Ein t Bli med ut på tur helga 25. og 26. juni! Møre og Romsdal fylkeskommune si friluftslivssatsing morotur.no gir deg oversikten over fotturar, Ledige stillingar innan økon sykkelturar, padleturar og skiturar du kan prøve deg på her i fylket, fordelt på kommunar og Bli med på tur! vanskegrad. På nettstaden kan du registrere næringsutvikling og regional planlegging. Møre og Romsdal fylkeskommune er regional utviklingsaktør, og har ansv vidaregåande opplæring, offentleg tannhelsebehandling, samferdsel, kultur dine favoritturar. 25. og 26. juni blir turportalen morotur.no formelt lansert, og i samband med dette Komm. Tur Dato Starttid Startsted Mer info AdministrAsjonsAvdelingA økonomiseksjonen spreidd over heile fylket. Nesset Kraftløypa i Eidsvåg Talset boligfelt Grill, bål, gapahuk, rebusløp for barn inviterer vi til 20 utvalde turar i 10 kommunar Budsjettkoordinator Bli med på tur og opplev kva vårt fylke kan by på Stillinga rapporterar til økonomisjef. Nesset Liasetra i Vistdal Lange Nesset Prestaksla i Eidsvåg Nesset prestegård Ledig 100 % fast stilling som budsjettkoordinator, med fag- og koordineringsansvar for fylkeskommunen sitt budsjettarbeid. Ta med frokostpakke, det serveres kaffe og kakao - Rauma Olaskarsgrova Meddalen av friluftsliv, naturopplevingar og utfordringar! Kontaktpersonar: Økonomisjef Gro Danielsen Kosberg / Ass.fylkesrådmann Willy Jarle Loftheim / samferdselsavdelinga Nesset Fosterlågen ved Gussiås Bomveg Fosterlågen Nesset Hundneset i Eresfjord Nauste kaiområde Sula Taustuløypa Parkeringsplass Grova nordenden av Mausavatnet Administrasjonssjef Nils-Gunnar Solli / Rådgivar økonomi Stordal Ytste skotet Dyrkorn kaia Barnas store turdag. Båt fra kaia. Ledig 100 % fast stilling som rådgivar på økonomiområdet. Annonsar kan mellom anna vere stillingsannonsar og kunngjeringar servering på turmålet mellom kl 8-10 tur tilpasset funksjonshemmede. Stordal Storheimshornet Stordal skole Kontaktpersonar: Ingen felles avgang, men felles frokost. Natursti med premiering. Gjemnes Orsetsetra opp stien Joker Torvikbukt Motbakkeløp Ass. samferdselssjef Magne Arild Vinje / Gjemnes Orsetsetra Joker Torvikbukt Hareid Rotaristien på Hareid Elveosen indre Hareid Familier med hovedvekt barn Sande Sædalen til Hidsdalen Sædalen Ørsta Fjøremoro i Barstadvika Copp Barstadvika Vardalsmesterskap i hoppestein, bålkos og krabbeløp Smøla Storvatnet Radiomasta på Frostadheia 40 min vis man går sakte Fræna Kyststien i Bud Bud IL Kunstrgasbane Fræna Kyststien Farstad/Nordneset Farstadstranda Fræna Lågheia i Elnesvågen Parkeringsplass øverst i Hauglia Fræna Trollkirka Parkeringsplass Freneidet Rauma Bolfjellvatnet Kavlihjørnet Åndalsnes Natursti m/ premiering ANNONSAR I enkelte høve kan det vere føremålsteneleg å nytte annonsar for å nå ut med informasjon. Det er utvikla annonsemalar i den grafiske profilen vår. Desse malane skal nyttast, slik at vi står fram heilskapleg. Fylkeskommunen har rammeavtale på annonsetenester med Frantz Annonseservice AS. Annonsar skal derfor tingast igjennom dei. Det er viktig å tenkje igjennom kva media ein ønskjer å annonsere i for å nå målgruppa. Informasjonsseksjonen kan gi deg råd om dette. MØTER Fylkeshuset har tilgjengeleg møterom av ulik storleik. Desse kan tingast på tlf Oversikt over møteromma og kva dei er utstyrt med finn du både på intranett og i internkatalogen. mrfylke.no/intranett/møterom Møtemat kan tingast frå kantina, dette må gjerast innan kl dagen før. Skjema for tinging av møtemat finn du på intranett; mrfylke.no/intranett/kantine Kr 150 for enkelttur kr 450 for familie t/r. Museet er åpent, kr 100 for barn og kr 200 for voksen. Midtsommarfest på kaia på Dyrkorn på ettermiddagen KURS OG KONFERANSAR Kurs og konferansar skal snarast råd leggast inn i kalendaren på mrfylke. no/kalender, slik at vi unngår kollisjonar og konkurranse om same målgruppe. Sjekk alltid kalenderen før de fastsett dato for kurs og konferanser. Ved tilrettelegging og gjennomføring av kurs og konferanser, er det mogleg å få bistand til formgjeving av program, invitasjonar etc. Ved større konferansar og arrangement er det lurt å sende ut pressemelding og presseinvitasjonar. Ta kontakt med informasjonseksjonen for rettleiing og hjelp. Samferdselssjef Arild Fuglseth / Rådgivar kollektivtransport Ledig 100 % fast stilling som rådgivar innanfor kollektivtransportområdet. Kontaktpersonar: Seksjonsleiar Dag Hole / Ass. samferdselssjef Magne Arild Vinje / Samferdselssjef Arild Fuglseth / Felles for alle 3 stillingane: Vi ønskjer medarbeidarar med økonomisk utdanning på universitets-/høgskolenivå med analytiske evner og talforståing. Til stillinga som rådgivar kollektivtransport er det i tillegg ønskjeleg med transportfagleg kompetanse. Søknadsfrist for stillingane: Fullstendig utlysingstekst og søknadsskjema: www. mrfylke.no Møre og Romsdal fylkeskommune skal vere ein tydleg medspelar og god tenesteytar for innbyggjarane og brukarane våre. Vårt samfunnsoppdrag byggjer på verdiane respekt, likeverd, medråderett, fellesskapsansvar og open organisasjon. For konferansar, møter og større arrangement som skal avviklast eks- ternt, skal ein primært nytte hotell som fylkeskommunen har rammeavtale med. Oversikt over kva rammeavtalar fylkeskommunen har, finn de på Møtemat kan tingast frå kantina 9

10 INFORMASJONSSEKSJONEN skal medverke til god intern og ekstern kommunikasjon i Møre og Romsdal fylkeskommune. Informasjonsseksjonen har fem tilsette: tre som arbeider med strategisk og operativ kommunikasjon, ein grafisk formgjevar og ein webutviklar. Informasjonsseksjonen har arbeidsoppgåver i samspelet mellom leiing og avdelingane i organisasjonen og ut mot media, organisasjonar, kommunar og befolkninga i Møre og Romdal. Viktige arbeidsområde for seksjonen er: Ekstern informasjon Intern informasjon Rådgjeving og beredskap Grafisk produksjon og rådgiving Informasjonsseksjonen held jamnleg ulike kurs for tilsette. Vi køyrer mellom anna kurs i : nynorsk mediakurs skriving for nett TIPS OG RÅD FOR GOD KOMMUNIKASJON På intranett har info eit eige menypunkt. Her finn de rettleiingar, råd og tips til korleis vi kan lage god informasjon. mrfylke.no/intranett/info Her er tips til korleis ein skal gå fram når ein skal: Lage ei nettsak Skrive ein artikkel for nettsida Sende ut ei pressemelding Få tilgang til bilete Lage ein god ppt-presentasjon Lage ein brosjyre/trykksak Handtere media når journalisten ringer Lage eigne nettsider? 10 Skrive og publisere på intranett Endre brukarinfo på intranett Retningsliner for informasjonsarbeid i vgs Følgje nettvettreglane NETTVETT Her finn du retningsliner for korleis tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune skal opptre på nett. 1. Følg norsk lov, fylkeskommunen sine etiske retningsliner og anna regelverk, også på nettet. Respekter opphavsrettar og åndsverk. Ta kontakt med informasjonsseksjonen om du er usikker på kva reglar som gjeld. 2. Vær bevisst på kva du ytrar. Tenk at alt du skriv skal kunne stå i ein avisartikkel også det som blir publisert på intranett. Ikkje legg ut informasjon som kan skade interessene til fylkeskommunen, einingar i organisasjonen eller einskilde tilsette. 3. Vis omsyn og hugs at ytringar på nett lett kan bli misforstått av lesaren. Ironi og liknande verkemiddel er ekstra lett å feiltolke. 4. Legg aldri ut sensitive opplysningar på nett, heller ikkje på intranett. Hugs personopplysningslova. 5. Ikkje last ned informasjon som er ulovleg, kan opplevast som krenkande, eller er i strid med interessene til Møre og Romsdal fylkeskommune.

11 6. Om du deltek aktivt på forum, chat, bloggar eller andre former for nettbaserte diskusjonar, gjer du normalt dette som privatperson og ikkje som offisiell representant for fylkeskommunen. Presisér dette om det er naudsynt. LOVGRUNNLAG FOR informasjonsverksemda i Møre og Romsdal fylkeskommune Fleire lover ligg til grunn for korleis Møre og Romsdal fylkeskommune skal kommunisere med omverda. Lovverket stiller krav til openheit, innsyn, tilgjenge og informasjonsplikt KOMMUNELOVA I følgje kommunelova 4 skal kommuner og fylkeskommuner drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltningen. OFFENTLEGLOVA Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridomen. I utgangspunktet er alle dokument sendt til og frå Møre og Romsdal fylkeskommune offentlege, og alle har innsynsrett. Alle unntak skal derfor grunngjevast med lovheimel. MEIROFFENTLEGHEITS- PRINSIPPET Møre og Romsdal fylkeskommune praktiserer meiroffentlegheit. Det inneber at vi vurderer om ein likevel skal gi innsyn i eit dokument, heilt eller delvis, sjølv om det kan takast unna offentlegheit (meiroffentlegheitsprinsippet er lovfesta i offentleglova). FORVALTNINGSLOVA Forvaltningslova skal sikre at all sakshandsaming skjer på ein slik måte at saka blir så godt opplyst som muleg før vedtak gjerast. Grunnleggjande prinsipp som rettstryggleik, teieplikt, partsoffentlegheit og habilitet skal sikrast. Lova tek også føre seg enkeltvedtak og reglar for klager og klagehandsaming. NASJONALE PLANAR OG ORGAN Det finst ei rekkje særlover, som td. Arkivlova, som stiller utfyllande krav til verksemda. Fleire statlege organ som Fylkesmannen, Datatilsynet, Sivilombodsmannen m.fl. har oppfølgings- og tilsynsansvar som gjev dei høve til å kome med pålegg som også kan kome inn under informasjonsverksemda til kommunen. 11

12 Om du har spørsmål eller treng hjelp eller rettleiing, kan du kontakte: Jostein Fuglset, grafisk konsulent tlf e- post: Svein Magne Harnes, informasjonsrådgivar tlf / epost: Inger Johanne Moene, informasjonsrådgivar tlf // Per Vidar Kjølmoen, informasjonssjef tlf / e- post: e-post: