kommunikasjonsstrategi

Transkript

1 ein organisasjon ei stemme kommunikasjonsstrategi FOR MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE

2 Del 1: strategisk del kva vil vi oppnå? 1 Innleiing Kommunikasjonsstrategien God informasjon og kommunika sjon er eit av kvalitetskrava til dei tenestene fylkeskommunen leverer. For at det skal vere eit godt nivå på informasjons- og kommunikasjonsarbeidet, er det nødvendig med eit retningsgivande dokument. skal vere førande for eit godt og einskapleg kommunikasjonsarbeid. Strategien inngår som ein del av fylkeskommunen sin arbeidsgivar- og organisasjons politikk. I gjeldande strategi gir fylkesråd mannen tydelege rammer og føringar for korleis vi skal vere synleg i det offentlege rom. Strate gien er delt i to delar, ein strategisk del som gir føringar for kva retning vi skal utvikle oss i, og ein operativ del som gir oss verkty for å nå kommunikasjonsmåla. Det skal vidare utarbeidast årlege handlingsplanar. Strategien gjeld for alle tilsette. På enkelte punkt vil det likevel vere skilnad for kva som gjeld for sentraladministrasjonen og kva som gjeld for skolane. Innhald DEL I: Strategisk del - Kva vil vi oppnå? 1. Innleiing 2 2. Rammer overordna mål og føringar 4 3. Overordna kommunikasjonsmål 6 4. Kommunikasjonskart: målgrupper 8 5. Tilnærming til informasjonsoppgåva roller og ansvar 10 DEL II : Operativ del Korleis skal vi nå kommunikasjonsmåla? 6. Rammeverket - ansvar og organisering av kommunikasjonsarbeidet Kanalar og plattformar for kommunikasjon Implementering frå plan til iverksetting Retningslinjer for sosiale media 22 Lovgrunnlag 24 Forankring I 2009 vedtok styringsgruppa for arbeidsgivarpolitikken (AGP), med fylkesrådmannen som leiar, ein kommunikasjonsstrategi for Møre og Romsdal fylkeskommune. Strategien er revidert i Då arbeidet med kommunikasjons strategi for fylkeskommunen starta opp i 2009, var den forankra i fylkesråd mannen si leiargruppe og i tre breitt samansette arbeidsgrupper med representasjon frå ulike avdelingar, i tillegg til ein ekstern prosessleiar. Arbeidet med implementering i resten av organisasjonen har vore ei pågåande oppgåve sidan våren Delar av arbeidet har vore presentert under AGP-konferanse (Arbeidsgivarpolitikk), og retningslinjene har vore tema på rektorsamling for dei vidaregåande skolane. 2 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE

3 statusvurdering Som grunnlag for kommunikasjons strategien, og for å avdekke «no-situasjonen», vart det hausten 2009 gjennomført ei kartlegging av status knytt til kommu ni ka sjons utfordringane i fylkes kommunen. Etter under - søkinga vart det konkludert med eit behov for tydeleggjering av struktur og retningsliner for informasjons- og kommuni kasjons arbeidet. Mellom anna vart det meldt om behov for system som gjer det enkelt både å hente informasjon og formidle informasjon internt. Kommunikasjonsstrategien skal vere eit levande dokument som er til ei kvar tid tilpassa dei gjeldande kommunikasjonsutfordringane. Strategien skal derfor reviderast med jamne mellom rom. Etter at fylkesrevisjonen gjennom førte ein internrevisjon av arbeidsgivarpolitikken i 2013 vart det avdekt at kommunikasjonsstrategien er for lite kjend og implementert i organisa sjonen. Fylkesrådmannen har derfor gjeve informasjonssjefen i oppgåve å revidere og re-vitalisere kommunikasjonsstrategien i Revisjonen har hatt som mål å arbeide med målformuleringar, rolleavklaringar, tiltak og innsatsområde. Fylkeskommunen si rolle og oppgåver Fylkeskommunen si rolle og oppgåver har endra seg over tid. Vidaregåande opplæring, tannhelse og regional utvikling har vore sentrale oppgåver gjennom mange år. Fleire forvaltningsoppgåver vart lagt til fylkeskommunen gjennom forvaltningsreforma i januar 2010, der vi mellom anna vart ein enno tyngre aktør innan samferdsel, med eit samla ansvar for fylkesvegnettet og ansvar for kollektivtrafikken i fylket. Gjennom vedtak om at kollektivtilbodet skal gå over på bruttoanbod, har fylkes kommunen også fått ei ny rolle som marknadsaktør. fylkeskommunen skal i dag utøve følgjande roller: Tenesteytar med vidaregåande opplæring, kultur, samferdsel og tannhelse som dei viktigaste tenesteområda Forvaltningsorgan Regional utviklingsaktør i breitt samspel med kommunar og partnarskap Regionalt folkevalt organ Marknadsaktør - Med bakgrunn i kommunikasjonsstrategien og kollektivstrategien er det utarbeidd ei eiga merkevare og ein marknadsstrategi for kollektivtilbodet Arbeidsgivar for 2500 tilsette i ein kunnskapsorganisasjon Saman med fylkeskommunens vedtekne ambisjon, målsettingar, rammevilkår og politiske styringsdokument, legg rollene føringar for kommunikasjonsarbeidet. Fylkeskommunen er det regionale demokratiet, og er sett til å løyse viktige samfunnsoppgåver innan område som vidare gåande opplæring, tannhelse, samferdsel, regional- og nærings utvikling, kultur og folkehelse. I tillegg til dei konkrete arbeidsoppgåvene skal fylkeskom munen fremje ei ønska samfunns utvikling. Måla for den regionale utviklinga er felt ned i Fylkesplan for Møre og Romsdal. ein organisasjon ei stemme EIN ORGANISASJON EI STEMME... 3

4 Del 1: strategisk del kva vil vi oppnå? 2 Overordna mål og føringar Visjon og verdiar Gjennom visjon og verdiar skal dei vi samhandlar med kjenne oss att. Fylkeskommunen skal stå fram einskapleg som ein regional utviklar, god tenesteytar og arbeidsgivar. Vi skal vere tydelege medspelarar på vegne av fellesskapet i regionen, profesjonelle i alt vi gjer, fagretta og utviklingsorienterte med tydeleg respekt for samfunnsoppdraget vi er gitt. Visjonen og verdiane skal knyte sterkare identitet til heile organisasjonen: God kommunikasjon er også avhengig av det landskapet organisasjonen opererer i. Dette kapittelet gjer greie for dei mål og føringar som ligg til grunn for strategien og som dermed er med på å skape fylkeskommunen sitt kommunikasjonslandskap. Møre og Romsdal fylkeskommune ein tydeleg medspelar Verdiane føreset at alle tilsette har fagleg innsikt og høg etisk standard. Dette skal ligge til grunn for korleis dei einskilde oppgåvene blir løyst. Verdiane til fylkeskommune Openheit vi skal vere tilgjengeleg og opne Respekt vi skal møte og sjå andre slik vi ønskjer at andre skal møte og sjå oss, vi skal anerkjenne og verdsette andre, vere profesjonell og ta omsyn til ulike behov Likeverd vi ser på andre som likeverdige og verdifulle. Vi skal ikkje diskriminere brukarar eller tilsette, men stille relevant krav og vere tydelege medspelarar forankra i eige mandat og rolle. Ansvar for fellesskap vi har eit samfunnsansvar på vegne av fellesskapet. Vi engasjerer oss i det samla 4 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE

5 oppdraget, og skal medverke til samhandling og deling både internt og eksternt Medråderett vi løyser oppgåvene våre gjennom tett samhandling mellom leiing, tilsette, tillitsvalte, brukarar og samarbeidspartnarar. Vi er opptatt av å inkludere og samhandle aktivt med andre. Innsyn og innspel gjev engasjement og eigartilhøve Fylkeskommunen sin arbeidsgivarpolitikk Fylkestinget har vedteke fylkeskommunen sin arbeidsgivarpolitikk «Arbeidsgivarpolitikk for framtida» (T-sak 7/09). Dette dokumentet ligg til grunn og gir føringar for korleis fylkeskommunen skal utvikle seg som arbeidsgivar og sikre god rekruttering i åra framover. Arbeidsgivarpolitikken heng saman med organisasjonen sine mål og inngår i ein strategisk samanheng. Intern kommunikasjon og arenaer for diskusjon er viktige når folkevalte, administrasjon og tillitsvalte skal utforme og nå, strategiar og mål saman. Arbeidsgivarpolitikken og kommunikasjonsstrategien som ein del av denne, har fokus på at verdigrunnlaget skal praktiserast. Fylkeskommunen skal legge til rette for open og god kommunikasjon, og dei tilsette skal spele på lag og gjere kvarandre gode gjennom å utvikle relasjonar og gode samhandlingsmønster. Kultur og omdømme Ein organisasjon sitt omdømme vert bygd frå innsida. Det må vere samsvar mellom vedtekne visjonar og mål, utøving av leiarskap, kulturen blant dei tilsette og omverda sitt inntrykk av organisasjonen. Fylkeskommunen er ein kompleks organisasjon. Det er ut - fordrande å skape ein felles kultur blant tilsette med ulike ståstadar, roller og oppgåver, som i tillegg er geografisk spreidd rundt i fylket på vidaregåande skolar, fagskolar, tannklinikkar og i sentraladministrasjonen. Fylkeskommunen sine ulike roller er ei kommunikasjonsutfordring, fordi kvar rolle krev ei eiga tilnærming. Gjennom ei presisering og tydeliggjering av ambisjon, verdiar og roller skal fylkeskommunen stå fram som ein tydeleg organisasjon. Prinsipp for kommunikasjon Fylkeskommunen sin kommunikasjon med omverda skal utøvast med bakgrunn i lovverk og prinsipp om god kommunikasjon. Openheit Vi skal vere open, tydeleg og tilgjengeleg i vår kommunikasjon med omverda Medverknad Vi skal ta involverte partar med på råd i utforming av politikk og tenester Nå alle Vi skal gi aktiv informasjon i rett tid om rettar, plikter og moglegheiter Heilskap Vi skal stå fram einskapleg og samordna Linje Kommunikasjonsansvaret følgjer saksansvaret. Dei viktigaste kommunikasjonsutfordringane Skape realistiske forventningar til fylkeskommunen sine tenester Ta i bruk kommunikasjon som strategisk og operativt virkemiddel i det daglege arbeidet Stå fram med ein einskapleg visuell profil Byggje ein felles og samlande internkultur for heile fylkeskommunen Klargjere roller og ansvar og leggje til rette for samhandling Kritiske suksessfaktorar for kommunikasjonsarbeidet At øvste leiing tek i bruk og stiller krav om at strategien skal nyttast i hele organisasjonen At kommunikasjonsstrategien vert gjort kjend og tilgjengeleg for alle tilsette i organisasjonen At tilsette har kunnskap om kommunikasjon som virkemiddel og nyttar det aktivt i sitt arbeid At vi står fram einskapleg At vi har ein infrastruktur som gjer det enkelt å ta i bruk digitale verkty for samhandling, utvikling og deling At intranettet og «Mi side» vert vidareutvikla og tilpassa organisasjonens behov 5

6 Del 1: strategisk del kva vil vi oppnå? 3 Overordna kommunikasjonsmål 1 Skal vere ein synleg medspelar i regional utvikling Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune skaper og held ved like ein god dialog med interne og eksterne samarbeidspartnarar og målgrupper. Dei overordna måla i kommunikasjonsstrategien er knytt tett opp mot måla i Fylkesplan og arbeidsgivarpolitikken i fylkeskommunen. Møre og Romsdal fylkeskommune: skal vere ein synleg medspelar i regional utvikling skal stå fram i ein einskapleg profil skal ha ein kultur for samhandling og deling skal ha beredskap for krisekommunikasjon Innsatsområde: Systematisk arbeid med kommunikasjon skal bidra til større deltaking, interesse og engasjement for Møre og Romsdal fylkeskommune som regionalpolitisk organ, tenesteytar og regional utviklingsaktør Styrkje partnarskap med andre og sikre kunnskap om utfordringar og problemstillingar som ein i fellesskap kan løyse Vere ein god tenesteleverandør, med brukarane i fokus Synleggjere fylkeskommunen som attraktiv arbeidsgivar for å behalde og rekruttere gode medarbeidarar 6 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE

7 2 Skal stå fram i ein einskapleg profil 3 4 Skal ha ein kultur for samhandling og deling Skal ha beredskap for krisekommunikasjon Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune står fram med ein tydeleg identitet gjennom ein einskapleg og samordna profil. Innsatsområde: Ein lik grafisk profil i alle skolar, einingar og prosjekt, skal skape felles identitet i heile organisasjonen Vere ein tydeleg avsendar Klare roller og mynde i kommunikasjonsarbeidet Målform i samsvar med vedtekne retningslinjer Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune legg til rette for læring og utvikling gjennom intern kommunikasjon, kompetanseheving, kunnskapsdeling og samhandling på tvers i organisasjonen. Innsatsområde: Eit levande og ope intranett Bruk av ulike samhandlingsverktøy Samordne og betre informasjonsgrunnlaget for leiarar Opplæring innan fagområdet kommunikasjon Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune har oppdaterte kriseplanar for alle einingar og beredskap for å støtte einingane med krisekommunikasjon. Innsatsområde: Utarbeide ein overordna plan for krisekommunikasjon Støtte einingane i å lage kriseberedskapsplanar Det er utarbeidd ein eigen handlingsplan for kvart resultatmål og innsatsområde som syner oppgåver, ansvarsfordeling og fristar. Denne handlingsplanen vert oppdatert årleg. EIN ORGANISASJON EI STEMME... 7

8 Del 1: strategisk del kva vil vi oppnå? DELI 4 Kommunikasjonskart målgrupper Viktige målgrupper Innbyggjarar i Møre og Romsdal Elevar og lærlingar i vidaregåande opplæring i Møre og Romsdal Pasientar i tannhelsetenesta Ungdom Politikarar Media Kommunar Samarbeidspartnarar/ næringslivet/ organisasjonar Tilsette og potensielle nye arbeidstakarar Fylkeskommunen er sett til å løyse viktige samfunnsoppgåver. Vi har mange og ulike målgrupper for arbeidet med kommunikasjon. Desse kan vi synleggjere ved hjelp av figuren til høgre. 8 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE

9 Formell rammesettar Medspelarar/ utfordrarar Innbyggjarar Elevar og lærlingar i VGS Foreldre og elevar i VGS Pasientar tannhelse Ungdom Kommunane i Møre og Romsdal REGIONALE OG STATLEGE AKTØRAR Kystverket Fylkesmannen Statens Vegvesen, Midt-Norge NAV Høgskolane Fylkestinget Formelt involverte Fylkestinget Fylkesutvalet Hovudutvala Fylkesrådmannen Administrasjonsavdelinga Plan- og analyseavd. Juridisk avdeling Kulturavdelinga Regional- og næringsavd. Samferdselsavdelinga Utdanningsavdelinga Tannhelseavdelinga 23 vidaregåande skolar 2 fagskolar 37 tannhelseklinikkar Partnarskapa til Møre og Romsdal fylkeskommune Regionråda i fylket Næringsliv Media SENTRALE STYRESMAKTER Stortinget Regjeringa Departement Direktorat Lag og organisasjonar EIN ORGANISASJON EI STEMME... 9

10 Del 1: strategisk del kva vil vi oppnå? DELI 5 Tilnærming til Informasjonsoppgåva Roller og ansvar Kommunikasjon Kommunikasjonsstrategien skal vere eit strategisk verkemiddel på lik linje med andre planer i fylkeskommunen. Kommunikasjonsstrategien skal vere eit verktøy i det daglege arbeidet og leggje eit grunnlag for korleis vi samhandlar. Ekstern Kommunikasjon Eit bevisst og målretta arbeid med ekstern kommunikasjon mot våre mange målgrupper er viktig for eit vellykka omdømmearbeid, og for å auke kunnskapen om oppgåvene vi løyser. I tillegg er det viktig for å fremje det regionale demokratiet og å synleggjere fylkeskommunen si rolle som forvaltningsnivå. Kommunikasjon og samhandling er viktig for at fylkeskommunen skal kunne utvikle seg og levere kvalitet i høve sine samfunnsoppdrag- og mandat. Fylkeskommunen skal vere ein organisasjon med tydeleg kultur for samhandling, læring, utvikling og deling. Kommunikasjon blir då eit verkty for utøving av vår profesjonelle rolle. Visjonen og verdiane våre seier noko om korleis vi vil møte andre gjennom kommunikasjon og samhandling Visjonen «Ein tydeleg medspelar» skal ligge fast som eit viktig premiss for all kommunikasjon. Det er viktig å presisere at omgrepa «informasjon» og «kommunikasjon» har ulik meining: Informasjon -> dette er sjølve bodskapen Kommunikasjon -> dette er prosessen Ekstern kommunikasjon -> all kommunikasjon til og frå partar utanfor organisasjonen Intern kommunikasjon -> all kommunikasjon innanfor organisasjonen Ekstern kommunikasjon skal sikre innbyggjarar, kommunar, samarbeidspartnarar og andre interessentar god og relevant informasjon om rettar, plikter og moglegheiter, om regional politikk og om fylkeskommunen si verksemd og tenestetilbod. 10 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE

11 Intern Kommunikasjon Informasjonsansvar Informasjonsseksjonen si rolle God intern kommunikasjon skal bidra til ein felles kultur og styrke opplevinga av å arbeide i same organisasjon. Den interne kommunikasjonen skal auke dei tilsette sin kjennskap til organisasjonen, og slik legge til rette for auka samhandling og betre koordi nering. God intern kommunikasjon er ein av føresetnadane for at dei tilsette skal kunne utføre oppgåvene sine på ein god måte og for at dei skal trekke i same retning mot felles mål. Den enkelte medarbeidar har eit ansvar for å bidra til god intern kommunikasjon. Deling av informasjon og kunnskap med kollegaer og leiarar bidreg til å styrke felles forståing, kunnskap og kultur. For at fylkeskom munen skal vere tydeleg i sin kommunikasjon, er det viktig at kvar einskild medarbeidar har kunnskap om og forståing av fylkeskommunen sine oppgåver og målsettingar. Kvaliteten på den interne kommunikasjonen vert derfor avgjerande for kvali teten på den eksterne kommunikasjonen. Fylkeskommunen sin kommunikasjon med omverda skal utøvast med bakgrunn i lovverk og prinsipp om god kommunikasjon (sjå s. 5). Informasjon er eit leiar ansvar, og fylkesrådmannen har det overordna informasjonsansvaret. Linjeleiarar har eit særskilt ansvar for informasjon, men informasjonsansvaret følgjer saksansvar. Det er den einskilde leiar sitt ansvar å sørgje for at informa sjonsansvaret er kjent for dei tilsette. Redaktøransvar Den einskilde eining har ansvaret for innhaldet i relevante publikasjonar og informasjon på internett. Informasjonssjefen har redaktøransvar for nettsider og offisielle kontoar knytt til sentraladministrasjonen. Rektor har redaktøransvar for skolen si nettside og offisielle kontoar. Informasjonsseksjonen er ein del av administrasjons avdelinga. Informasjonsseksjonen har arbeids oppgåver i samspelet mellom leiing og avdelingane i organisasjonen og ut mot media og omverda. Seksjonen er ein støttefunksjon for heile organisa sjonen, og skal bidra til å sikre god Ekstern kommunikasjon Intern kommunikasjon Rådgjeving og beredskap Grafisk produksjon Informasjon som td. pressemeldingar frå sentraladministrasjonen som skal sendast ut til media, skal gå via informasjonsseksjonen. På denne måten sikrar vi ein tydeleg bodskap som er knytt til fylkeskommunen sin profil. Informasjonsseksjonen sørgjer også for at utspel som går ut i media, blir kommunisert inn i organisasjonen og opp til leiinga både politisk og administrativt. Tilsette kan nytte informasjonsseksjonen til å få rettleiing i kommunikasjonsfaglege spørsmål og for nå ut i media. EIN ORGANISASJON EI STEMME... 11

12 5 Tilnærming til Informasjonsoppgåva Informasjonsarbeid på politisk nivå språk Pressekontakt/media Administrativt og politisk nivå i fylkeskommunen må jobbe målretta saman for å oppnå gode resultat. Når saker er klare for politisk handsaming, skal admini strasjonen aktivt formidle framlegga for omverda, Fylkesordføraren er den fremste representanten for fylkeskommunen, og forvaltar ein stor del av organisasjonen sitt samla omdømme. Fylkesord føraren kan nytte informasjons seksjonen som sørvisorgan på alle relevante område, med unntak av reint partipolitiske saker. Fylkestinget har vedteke at målforma i fylkeskommunen er nynorsk. I sak U-172/06 «Målform i einskapsfylket - vurdering av språkleg nøytralitet» er det vedteke: 1 I Møre og Romsdal fylkeskommune skal følgjande dokument vere på nynorsk: a. Alle saksframlegg b. Alle møteprotokollar c. Årsrapportar d. Alle overordna planar som t.d. økonomi- og fylkesplanar e. Annonsar, utlysingar og publikasjonar Når det gjeld andre dokument, står avdelingane fritt i valet av målform. 2 Alle brev skal svarast på i mottakaren si målform. 3 For å utvikle god språkbruk i sentraladministrasjonen, vil det bli organisert støttefunksjonar som kurs i godt språk og hjelp til språkvask. Med bakgrunn i sak T65/81, er det unntak frå denne. Dei vidaregåande skolane skal nytte den målforma som vertskommunen nyttar. Fylkeskommunen skal møte media aktivt og opent. Tilsette kan og bør uttale seg til pressa om saker innanfor eige fagområde. Om ein blir kontakta av media, skal tilsette i sentraladministrasjonen rutinemessig informere næraste leiar og informasjonsseksjonen. Tilsette på skolar informerer næraste overordna/ rektor ved sin skole. Gjennom å informere overordna leiing om kontakt med media, sikrar ein profesjonalitet ved eventuelt oppfølging av saka på eit høgare nivå. Det er utarbeidd ein eigen mediarettleiar med råd og tips, sjå mrfylke.no/mediarettleiar. Normalt er det fylkesrådmannen eller den han gir mynde, som uttalar seg på vegner av heile organisasjonen. I formidling til media har sakshandsamar eller fagavdelinga ansvar for at det faglege innhaldet er korrekt. Faktiske feil i medieoppslag skal rettast snarast råd. Informasjonsseksjonen har kompetanse på rettleiing i slike saker. Rektor har hovudansvaret når skolar sender saker ut i media. Kopi av pressemeldingar skal sendast til informasjonsseksjonen og til utdanningssjefen, slik at organisasjonen er kjend med medieutspel. Informasjonsseksjonen kan gi råd når det gjeld bodskap og utforming, og har oppdaterte e-postlister til media. 12 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE

13 sosiale media grafisk profil Det er ikkje lenger eit spørsmål om, men korleis ein skal nytte dei nye media i kommunikasjonsarbeidet. Med dei nye media har ein fått fleire verktøy til bruk i kommunikasjonsarbeidet, og det er viktig at vi tenkjer igjennom både kvifor og korleis vi brukar sosiale media. Ved å ta i bruk allereie etablerte kommunikasjons flater innan sosiale media, gjer det lettare å nå ut til enkelte av fylkeskom munen sine målgrupper, eksempel vis ungdom i vidare gåande opplæring. Dette potensialet skal fylkeskommunen søke å utnytte betre. Det er eit stort ansvar å opptre i sosiale media på vegner av organisasjonen. Det er difor viktig at den som opprettar offisielle kontoar, har kunnskap om kva avtale ein inngår med rettar og plikter når ein opprettar ein konto, og at det er ressursar til å drifte kontoen. Det er utarbeidd retningslinjer for korleis ein skal bruke sosiale media på vegner av organisasjonen. I tillegg er det utarbeidd eit sett med gode råd for korleis vi som tilsette nyttar sosiale media i grenselandet mellom den private og profesjonelle rolla. Råd og retningslinjer ligg på intranett: mrfylke.no/sosialemedia Alle visuelle virkemiddel skal utarbeidast i ein einskapleg og tydeleg grafisk profil, som skal vere med på å synleggjere og støtte opp under heilskapen i organisasjonen. Fylkeskommunen har eit vidt spekter av aktivitetar, tenester og fagområder å forvalte. Då er det ekstra viktig å syne heilskap og felles verdiar, vise kva oppgåver organisasjonen løyser. Grafisk profil er eit kommunikasjonsverke middel som skal tydeleggjere bodskap og avsendar av informasjon. framhald neste side EIN ORGANISASJON EI STEMME... 13

14 Del 2: Operativ del korleis skal vi nå kommunikasjonsmåla? 6 Rammeverket Ansvar og organisering av kommunikasjonsarbeidet Linjeavdelingane Innsatsområde Rammeverk profil Pressemeldingar Kampanjar Annonsar For å nå dei strategiske måla, er det utarbeidd eit rammeverk som viser kven som har ansvar for kva, og på kva nivå. Rammeverket er utarbeidd for å gjelde både sentraladministrasjon, tannhelseklinikkane og Ansvar skolane. og organisering av kommunikasjonsarbeidet Rammeverket viser hovudområda og nøkkelaktivitetane på kommunikasjonsområdet, der det er særleg viktig å få etablert god rolleforståing og gode rutinar for korleis ein samhandlar og kven som godkjenner (kor mynde ligg) på vegner av fylkesrådmannen. Informa sjonssjefen har ansvar for å etablere arenaer og rutinar for regelmessig samhandling med alle avdelingane/einingane i organisasjonen. Skolane Delstrategiar, planar, handlingsprogram, Informasjon/kommunikasjon Nettsider og sosiale medier Profileringsmateriell / brosjyrar Innsatsområde Rammeverk profil Pressemeldingar Kampanjar Annonsar Delstrategiar, planar, handlingsprogram, Informasjon/kommunikasjon Nettsider og sosiale medier Profileringsmateriell / brosjyrar 14 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE

15 Linjeavdelingane Ansvar Aktivitet Fylkesrådmannen/stab (Info-seksjonen) Ansvar Aktivitet Innspel Høyring/Dialogpart Initiativ, gjennomføring og godkjenne Utarbeide rammeverket Lage utkast/forslag Kvalitetssikre og godkjenne Sende ut Identifisere behov, legge fram forslag til/ planar for utvikling av målretta kampanjar Kvalitetssikre og sikre heilskapleg bodskap og profil Ta del i utvikling av kampanjar, kvalitetssikring, evt. dialog med byrå Utarbeide forslag og bestille via gjeldande rutinar. Ref info på Intranett Grafisk formgiving. Sikring av bodskap og profil. Godkjenne. All annonsering vert bestilt av informasjonsseksjonen Klarlegge behov. Lage utkast Sikre kopling til kommunikasjonsstrategien Samarbeidspart i arbeidet Klarlegge behov. Lage forslag Sikre heilskap og godkjenne ansv. Red. Samarbeidspart i arbeidet Kartlegge behov. Lage forslag. Bestille via gjeldande rutinar Kvalitetssikre/ sikre heilskapleg bodskap og profil Samarbeidspart i arbeidet Skolane Ansvar Aktivitet Skoleeigar (Info-seksjonen) Ansvar Aktivitet Initiativ, gjennomføre og godkjenne Bistå med gjennomføring og godkjenne Utarbeide rammeverket Lage pressemelding/ sende ut/ varsle overordna Bistå med gjennomføring Hjelpe til med bodskap og utforming ved behov Identifisere behov, legge fram forslag til/ planar for utvikling av målretta kampanjar Kvalitetssikre og sikre heilskapleg bodskap og profil Ta del i utvikling av kampanjar, kvalitetssikring, evt. dialog med byrå Utarbeide forslag og bestille via gjeldande rutinar. Ref info på Intranett Grafisk formgiving. Sikring av bodskap og profil. Godkjenne. All annonsering vert bestilt av informasjonsseksjonen Klarlegge behov. Lage utkast Sikre kopling til kommunikasjonsstrategien Samarbeidspart i arbeidet Klarlegge behov. ansv. Red. Sikre heilskap og godkjenne Samarbeidspart i arbeidet Kartlegge behov. Bestille via gjeldande rutinar Kvalitetssikre/ sikre heilskapleg bodskap og profil Samarbeidspart i arbeidet Fotnote: Rammeverket vart vedteke av fylkesrådmannen 3. mars 2014 EIN ORGANISASJON EI STEMME... 15

16 Del 2: Operativ del korleis skal vi nå kommunikasjonsmåla? 7 Kanalar og plattformar for kommunikasjon Visuelle verkemiddel Fylkeskommunen har utarbeidd ei profilhandbok som ligg på mrfylke.no/ profilhandbok. Den inneheld mellom anna retningslinjer og føringar for praktisk bruk av profilelementa, logoar, fargepalett og fontar. For å oppnå konsekvent bruk av profilen og ein sterk og tydeleg identitet, er alle tilsette pålagt å følgje retningslinene i profilmanualen. Saksdokument vert ført i eigne malar som ein finn i ephorte. Fylkeskommunen har ein stor dokumentproduksjon, og enkelte av dokumenta kan vere hensiktsmessig å setje i ei grafisk form for å tydeleggjere bodskapen. Som hovudprinsipp for grafisk utforming/ produksjon skal vi skilje i mellom: Trykksaker og verkemiddel til internt bruk: det skal utviklast ulike malar i Word og Power-Point, som gjer at kvar avdeling/ eining har moglegheit til å formgje dokument og presentasjonar i samsvar med fylkeskommunen sin grafiske profil. Materiell som har eksterne målgrupper: Informasjonsseksjonen skal produsere eller setje ut arbeidet til grafiske formgivarar/ reklamebyrå som fylkeskommunen har avtale med. Rammeavtale for byrå- og trykkeritenester skal nyttast ved kjøp av ekstern kompetanse. All kontakt med grafiske byrå og trykkeri vert gjort i samråd med informasjonsseksjonen. Dette for å sikre at vi held oss innafor innkjøpsregelverket, og får rett pris på leveransar. Bestillingsskjema for byråtenester ligg på mrfylke.no/ grafisketenester Fleire av skolane har eigen logo og grafisk profil. For desse skolane er det eit krav at fylkesvåpenet skal med som ekstra logo i alt materiale som vert produsert. Ved utarbeiding/vidareutvikling av eksisterande profilar, skal fylkesvåpenet vere det einaste visuelle element i skolane sin logo. Det kan i tillegg utviklast signaturelement som skapar ein sterkare visuell identitet for skolen. Skolar kan utarbeide brosjyrar og anna profileringsmateriell, men det er ikkje høve til å nytte reklame for å finansiere dette, jfr. opplæringslova 9-6: Skoleeigaren skal sørgje for at elevane ikkje blir utsette for reklame som er eigna til å skape kommersielt press, eller som i stor grad kan påverke haldningar, åtferd og verdiar, mellom anna på skolens område, i lærebøker og andre læremiddel som blir nytta i opplæringa. Departementet kan gi nærmare forskrifter. 16 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE

17 nettsida mrfylke.no Nettsida mrfylke.no er ein av fylkeskommunen sine kanalar ut mot omverda. Dette ein viktig kanal for å synleggjere aktivitetar og formidle informasjon. Informasjonssjefen har redaktøransvaret. Kvar fagavdeling har ansvar for eigne fagsider. Det er informasjonsseksjonen og IT-seksjonen sitt ansvar å utvikle, drifte og vedlikehalde mrfylke.no og tilhøyrande sider. Sidan 2010 har fylkeskommunen arbeida aktivt for at alle nettsider knytt til fylkeskommunen skal vere på ein felles publiseringsplattform. Nettsider som skal utviklast og driftast i regi av fylkeskommunen, skal gjerast i samarbeid med informasjonsseksjonen og IT-seksjonen. skolane sine nettsider Rektor har redaktøransvar for skolen si nettside. Alle saker som kan vere av regional interesse og/ eller av interesse for ungdom, skal krysspubliserast på ungweb.no. Informasjonsseksjonen kan bidra med rettleiing i oppbygg ing av skolane sine nettsider. ungweb Er fylkeskommunen si nettside retta mot elevane i vidaregåande skole. Kvar dag er ungweb startsida for elevar i vidaregåande skole. Skolane og fagavdelingane skal aktivt krysspublisere og bidra med informasjon på ungweb, slik at dette blir ein aktiv informasjonskanal til ungdom. Sosiale media Offisielle kanalar bruk av sosiale media på vegner av organisasjonen Informasjonssjefen har redaktøransvar for offisielle sider/ kontoar knytt til sentraladministrasjonen. Det skal ikkje opprettast kontoar på vegner av fylkeskommunen utan at dette er gjort i samråd med informasjonssjefen. Rektor har tilsvarande redaktøransvar for offisielle sider/ kontoar knytt til skolen. Lukka og/ eller hemmelege facebookgrupper kan opprettast utan godkjenning. Dersom ein tilsett opprettar ei gruppe i samband med undervisning, har ho/ han også ansvar for å slette denne gruppa når undervisninga er avslutta og gruppa sitt formål er over. Dersom det er elevar som opprettar ei gruppe, er det denne eleven som har ansvaret for gruppa. Tilsette sin bruk av sosiale media Tilsette kan bruke sosiale media både som privatpersonar, og som representant for ein offisiell konto oppretta på vegner av fylkeskommunen. Lojalitet og rolleforståing er sentralt i alle arbeidsforhold. Samtidig har tilsette rett til å uttale seg offentleg. I enkelte tilfelle kan det oppstå spenning mellom retten til å ytre seg og kravet om å vere lojal mot arbeidsgivar. Det er laga eigne råd for tilsette sin bruk av sosiale media, sjå vedlegg. I skolane nyttar ein ulike digitale verkty, både administrativt og i pedagogisk samhandling med elevane. Sosiale medier skal ikkje erstatte bruken av etablerte digitale læringsplatt former. Lærarar skal vere profesjonelle i utøvinga av arbeidet sitt, og syte for at person vernlova, datatil synet sine retningslinjer og opplærings lova blir følgd. Tilsette skal ikkje publisere bilete, namn og andre opplysningar om elevar på internett utan å ha innhenta samtykke først. Dette kan ha negative konsekvensar, og ein del ungdommar og føresette ønskjer av ulike grunnar ikkje ei slik publisering. Bruk av sosiale media i klasserommet er eit høve til å lære elevane god etisk bruk, om opphavsrett og bruksrett til dømes bilete som blir lasta opp til facebook og blogg. framhald neste side EIN ORGANISASJON EI STEMME... 17

18 7 Framhald frå s 17: Kanalar og plattformer Annonser E-post og kalender Intranett Informasjonsseksjonen har ansvar for all annonseproduksjon i fylkeskommunen. Rettleiing og bestillingsskjema ligg på intranett, mrfylke.no/ annonse. Informasjonsseksjonen har kompetanse og mynde til å avgjere kva annonseflater ein til ei kvar tid skal nytte for å få best mogleg effekt av annonsering. Terminalreklame Møre og Romsdal fylkeskommune har rammeavtale for terminal reklame på ferjer, flyplassar, og haldeplassar i fylket. Bestilling av visingar på desse flatene, skal gjerast igjennom informasjonsseksjonen. skilting Skilting av bygg skal følgje overordna retningsliner til fylkeskommunen. Skilting skal gjerast i samråd med Bygge- og vedlikehaldsseksjonen og informasjonsseksjonen etter utarbeidd skiltmal. Microsoft Outlook er felles e-post og kalender for alle tilsette. Det er utarbeidd eit sett med gode råd for korleis ein skal nytte e-post korrekt og effektivt. Desse råda finn de på mrfylke.no/verkty. Arbeidsgivar si e-postadresse (@ mrfylke.no) skal ikkje brukast i privat samanheng. E-post skal primært ikkje nyttast til intern, felles informasjon. Det er den einskilde sitt ansvar at kalenderen til ein kvar tid er oppdatert. Møteinnkal lingar skal normalt skje via kalenderen i Microsoft Outlook. Saks- og arkiv systemet ephorte ephorte er fylkeskommunen sitt verktøy for saksbehandling, dokumentproduksjon og arkiv. Alle tilsette i fylkeskommune har ansvar for at arkivlova og offentleglova vert følgt, og at arkivverdig dokumentasjon og informasjon vert arkivert i ephorte. Informasjon og rettleiingar om dokumentarkivering av papirbasert og elektronisk kommunikasjon ligg på: mrfylke.no/dokumenthandtering Møre og Romsdal fylkeskommune praktiserer openheit. Intranettet til fylkeskommunen er difor opent for alle. Her finn ein informasjon om fylkeskommunen sitt «indre liv». Her ligg relevant informasjon for tilsette som td. lover/avtalar og reglement, dokumenthandtering, innkjøpshandtering, kvalitetsleiing og HMS. Min side «Min side» er ei spesialtilpassa side av intranett. Denne sida skal vere tilsette si startside, og skal vere den viktigaste kanalen for internkommunikasjon. På «Min side» er det lagt opp til enkel navigering til viktige fagsystem som Visma, ephorte, Alfresco mm. Til støttesystem som annonsebestilling, reisebestilling, reise rekningar m.m. Skolesystem som NetCtr, Fronter, Skolearena mm. «Min side» er lagt opp for tovegskommunikasjon, der ein kan skrive inn meldingar og kommentere det andre har lagt inn.alle tilsette skal nytte denne interne kommunikasjonskanalen for intern informasjon. Min side krev pålogging, og er dermed sperra for innsyn utanfrå 18 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE

19 Kalender på internett og intranett Alle større møter, kurs og konferansar i regi av fylkeskommunen skal leggast inn i kalenderen på mrfylke.no. Interne arrangement skal ligge på kalenderen på intranett. Arrangement med eksterne målgrupper skal ligge på mrfylke. no sin kalender. E-læring- og leiarportal E-læringsportalen på intranett er utvikla for å gi tilsette interaktive kurs. Her vert det lagt ut relevante e-læringskurs, der målet er å gi tilsette kompetansepåfyll innan ulike område som til dømes kurs i basis IKT, Microsoft outlook, Alfresco, ephorte mm. Enkelte av kursa er obligatoriske for tilsette, medan andre er valfrie. Det er og utvikla ein leiarportal, der leiarar med personal ansvar kan følgje opp at eigne tilsette tek pålagde e-læringskurs. Videokonferanse Fotodatabase Fylkeskommunen har ei felles fotodatabase Nuxeo dam. Her skal alle lagre bilete som tilsette i fylkeskommunen har bruksrett til. Gjennom systematisk registrering av bileta, sikrar vi at organisasjonen har eit godt tilfang av bilete til bruk i til dømes nettsaker og trykksaker. Bileta skal vere tydeleg merkt med kva som er råd å nytte fritt i organisasjonen og kva bilete som har restriksjonar knytt til seg. Alfresco - samhandlingsverktøy Alfresco er per i dag administrative samhandlingsverktøyet for tilsette i fylkeskom munen. I Alfresco er det m.a. mogleg å samhandle og dele dokument mellom fleire både internt i organisa sjonen, men og med eksterne partar. Ein får tilgang på Alfresco både via internett og intranett. Dokument som er lasta opp i Alfresco kan ein dermed nå både på og utanfor arbeidsstaden. Skolearena/ Hypernet Skolearena/Hypernet er program met som skolane brukar for fråvær og vurdering. Alle lærarar og elevarhar pålogging til Skole arena/hypernet. I tillegg har foreldra eiga innlogging. Lærarane fører fråvær kontinuerleg, og elevane kan og melde sitt eige fråvær. Foreldra kan logge på og sjå, eller melde fråvær. Her legg lærarane inn vurderingar i fag, med og utan karakter. Dette kan også elevar og foreldre halde seg oppdaterte på kontinuerleg. katalogtenester Fylkeskommunen skal ikkje abonnere på katalogtenester. Jfr. skriv datert frå fylkesrådmannen skal alle avtalar om katalogoppføringar seiast opp. Fylkesrådmannen har vedteke at organisasjonen ikkje skal kjøpe katalogtenester/katalogoppføringar Alle dei vidaregåande skolane, sentraladministrasjonen og dei to fjernarbeidssentera har videokonferanseutstyr/ -rom. Videokonferansar skal i størst mogleg grad nyttast for å auke samhandling, samstundes som ein sparer reisetid og kostnader. Videokonferanseromma er tilgjengeleg både for interne og eksterne møter. Fronter pedagogisk plattform Fronter er ei læringsplattform som vert nytta i det pedagogiske arbeidet i skolen. Fronter skal ikkje nyttast til å gje informasjon av fagleg og administrativ karakter til tilsette. Informasjon av slik art skal leggjast på intranett. EIN ORGANISASJON EI STEMME... 19

20 Del 2: Operativ del korleis skal vi nå kommunikasjonsmåla? 8 Implementering Frå plan til iverksetting I samband med revisjonen av kommunikasjonsstrategien har strategien vore til drøfting i fylkesrådmannens toppleiargruppe, rektorkollegiet og i HSAMU (hovudsamarbeidsutvalet). I tillegg har strategien vore presentert og diskutert på info forum og i OD-møte. Den har vore lagt ut på høyring blant dei tilsette på intranett. Det har vidare vore sett ned ei arbeidsgruppe som gjennom ein workshop har kome med innspel og synspunkt på to viktige område; samhandlingsverkty og sosiale media. Med bakgrunn i høyringsinnspel og workshop har kommunikasjonsstrategien teke form til denne utgåva. For at strategien skal bli kjent og nytta i heile organisasjonen må sikre ei god implementering. I det vidare implementeringsarbeidet skal: den vedtekne strategien presenterast i leiargruppa, på rektormøte og på avdelingsmøter i sentraladministrasjonen kommunikasjonsstrategien skal vere tilgjengeleg både digitalt og på papir det skal utarbeidast ei kommunikasjonshandbok som skal vere tilgjengeleg både på nett og papir kommunikasjonshandboka skal vere ein del av introduksjonsprogram for nye tilsette kommunikasjonsstrategien skal vere tema på Arbeidsgivarpolitikkkonferansen i 2015 kommunikasjonsstrategien skal vere ei prioritert og kontinuerleg oppgåve for informasjonsseksjonen Handlingsplaner knytt til kommunikasjonsmåla vil bli utarbeidd. Desse skal oppdaterast årleg. Ulike fora der strategien skal løftast fram for å gjere han betre kjent blant dei tilsette: tema på introduksjonsdagar personalmøter ein del av konsept for AGPverkstader 20 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE

21 EIN ORGANISASJON EI STEMME... 21

22 Retningslinjer og råd for sosiale media Bruk av sosiale media på fylkeskommunen sine offisielle kontoar Møre og Romsdal fylkeskommune skal vere ein tydeleg medspelar. Vi ønskjer derfor å stå fram som open og inkluderande for omverda, og sosiale media er gode lytte- og kommunikasjonsplattformar for aktuelle tema som opptek innbyggarane i Møre og Romsdal. Sosiale media er ein av fleire moglegheiter vi har til å bygge opp under målsettingane våre, og er ein kanal som kan vere viktig og rett i mange samanhengar. Gjennom bruken av sosiale media ønskjer vi å få råd og innspel, svare på spørsmål, følgje med på meiningsytringar, og å spreie informasjon om kva fylkeskommunen kan tilby av tenester. For å kunne stå fram med éin tydeleg avsendar, og for å få maksimal merksemd og synleggjering av aktiviteten i fylkeskommunen, har fylkesrådmannen vurdert som mest formålstenleg at det vert oppretta få, men tydelege offisielle kontoar, både i sentraladministrasjonen og ved dei ytre einingane. Ved skolane vil det dagleg vere mykje positiv aktivitet som kan vere av interesse for omverda. Slik aktivitet vil både styrke vårt felles omdømme, men også skape eit sterkare samhald internt på skolen. For å få mest mogleg merksemd, rår fylkesrådmannen til at det også ved skolane vert oppretta ein offisiell konto som samlar all aktivitet ved skolen. Rektor delegerer redaktør ansvar/ moderatoransvar internt på skolen. Om tilsette eller avdelingar vurderer å etablere offisiell konto på vegne av Møre og Romsdal fylkeskommune, må det føreligge søknad om dette. Søknad vert sendt informasjonssjefen. Ved skolane sender ein søknad til rektor. Søknad om oppretting av konto må innehalde: Målsetting med initiativet: Kvifor skal forumet/kontoen opprettas og kva kan vi oppnå med det? Korleis skal kontoen organiserast: Kapasitetsvurdering - har søkjar ressursar til å følgje opp dialog og spørsmål? Kva skjer når vedkommande ikkje er på jobb? Retningslinjer 1 Ver til stades, delta i debatten når det er relevant. Hugs at du alltid representerer fylkeskommunen. 2 Innhald skal overvakast, og spørsmål som kjem inn, bør få eit svar innan eit døgn. Er administrator av sida borte og ikkje har mogelegheita til å svare, bør ein annan person ta på seg oppgåva med å svare i dette tidsrommet. Det er greitt å stenge eit forum t.d. i feriar, men då må det bli gitt klar beskjed om kvifor og kor lenge på det aktuelle forumet. 3 Svar på positive kommentarar, sei takk! :) 4 Det er ikkje nødvendig å svare på nøytrale kommentarar, men det er lov å gjere det. 5 Forsøk å svare så godt du kan på negative kommentarar, ver profesjonell i svaret. Ved å følgje opp diskusjonen/spørsmålet, viser vi at vi tek innspela på alvor. Dersom nokon har ei negativ oppfatning av tilboda våre, er dette viktig informasjon, sjølv om vi enkelte gonger kan oppleve det som urettferdig. 6 Tilpass svaret ut i frå avsendar, form og innhald. Sakleg? Humoristisk? Formell? 7 På spørsmål som krev saksbehandling/arkivering må innsendaren bli gjort merksam på at ho eller han må sende ein formell førespurnad. 8 Politiske førespurnader skal alltid bli vist til politisk nivå 9 Mogelege omdømmekritiske saker skal koordineras av informasjonsseksjonen. Ta kontakt om du er i tvil om ei sak er omdømmekritisk eller ikkje. 10 Forhold med teieplikt skal ikkje bli behandla i sosiale media. 11 Ikkje legg ut bilete utan samtykke frå personane som er med. 22 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE

23 Råd og rettleiing Bruk av sosiale media for tilsette Møre og Romsdal fylkeskommune (MRFK) erkjenner både mogelegheitene og utfordringane i bruken av sosiale media. Alle medarbeidarar i MRFK har ytringsfridom, men også eit ansvar for at teieplikta blir overheldt og at brukarar og kollegaer sitt personvern blir teke i vare. Det er derfor viktig å ha klare retningslinjer og råd for bruk av sosiale medier for deg som er tilsett. 1 Ver gjerne i sosiale media, men ver bevisst på rolla di som tilsett i Møre og Romsdal fylkeskommune. Tenk gjennom konsekvensane for MRFK før du publiserer noko som omhandlar din eigen arbeidsplass. 2 Dersom du nyttar sosiale medier i forbindelse med jobb eller i arbeidstida skal du opptre profesjonelt og vere ein representant for MRFK sine verdiar. Tilsette har ytringsfridom, men teieplikt gjeld også i sosiale media. MRFK har etiske retningslinjer, desse ligg på mrfylke.no/etiskeretningslinjer. 3 Sjølv om du ytrar deg som privat person, kan det vere lett for andre å tenkje at ytringa representerer MRFK. Hald debatten på eit sakeleg nivå. Ver derfor klar på at du uttrykker deg på vegne av deg sjølv, og ikkje på vegne av MRFK. Dette gjeld spesielt i faglege og politiske spørsmål. 4 Ver gjerne aktiv i faglige diskusjonar, ver open om kvar du jobbar når det er relevant. Får du spørsmål om MRFK eller MRFK sitt syn i aktuelle saker via sosiale media tenk nøye om dette er noko du bør svare på sjølv, eller om du skal ta saka opp med leiinga eller informasjonseksjonen før du svarar. Eventuelt kan du vise til offisiell informasjon t.d. mrfylke.no. 5 Vurder nøye om du som privat person skal ha kontakt med elever/brukarar eller leverandørar i sosiale media. Sjølv om du i utgangspunktet kan synes det går greitt å skilje mellom rollene, rår vi til at lærar og elev ikkje har kontakt som privatpersonar i sosiale media. Om kontakt er nødvendig rår vi til at lærar opprettar ein aliasprofil, til dømes: lærar Kari Nordmann. For å sikre tryggleiken til elevane bør alle grupper/ sider/ bloggar der det er lærar/ elev-kontakt vere lukka for omverda. Skal ein avslå ein kontaktførespurnad til t.d. ein elev, kan følgjande tekst nyttast: Takk for invitasjonen om å bli satt i forbindelse her på <sosialt medium>! Dessverre må eg avstå tilbodet ditt så lenge du er elev ved <sett inn skole>. 6 I beredskaps- eller krisesitusjonar er det leiinga i MRFK som skal orientere omverda. 7 Hugs at sosiale media er ein open kommunikasjonskanal. Det du formidlar kan bli lest og delt av mange. Tenk deg derfor om før du legg ut bilde eller oppdateringar i arbeidstida. 8 Jobb-e-postadresse skal ikkje nyttast til å opprette sosiale mediekanalar til privat bruk. 9 Er du i tvil? Kontakt informasjonsseksjonen. EIN ORGANISASJON EI STEMME... 23

24 Lovgrunnlag Fleire lover ligg til grunn for korleis Møre og Romsdal fylkeskommune skal kommunisere med omverda. Lovverket stiller krav til openheit, innsyn, tilgjenge og informasjonsplikt. Kommunelova I følgje kommunelova 4 skal kommuner og fylkeskommuner drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltningen. Offentleglova Offentleglova skal bidra til eit levande folkestyre ved å sikre ålmenta innsyn i offentleg forvaltning og opne for å avdekkje kritikkverdige forhold. I utgangspunktet er alle dokument sendt til og frå Møre og Romsdal fylkeskommune offentlege, og alle har innsynsrett. Alle unntak skal derfor grunngjevast med lovheimel. Meiroffentlegheitsprinsippet Møre og Romsdal fylkeskommune skal praktisere meiroffentlegheit. Det inneber at forvaltninga skal vurdere om ein likevel skal gi innsyn i eit dokument, heilt eller delvis, sjølv om det kan takast unna offentlegheit (meiroffentlegheitsprinsippet). Prinsippet er ei oppmoding om å gi innsyn i tilfelle der det ikkje ligg føre eit reelt og sakleg behov for å unnta heile eller delar av dokument frå offentligheit Forvaltningslova Forvaltningslova skal sikre at all sakshandsaming skjer på ein slik måte at vedtaka som vert fatta vert utgreidd på beste måte. Grunnleggjande prinsipp som rettstryggleik, teieplikt, partsoffentlegheit og habilitet skal sikrast. Lova tek også føre seg enkeltvedtak og reglar for klager og klagehandsaming. Nasjonale planar og organ Det finst ei rekkje særlover, som t.d. Arkivlova som stiller utfyllande krav til verksemda. Fleire statlege organ, som Fylkesmannen, Datatilsynet, Sivilombodsmannen m.fl. har oppfølgings- og tilsynsansvar som gjev dei høve til å kome med pålegg som også kan kome inn under informasjonsverksemda til kommunen. Fylkeshuset, 6404 Molde Telefon E-post: post@mrfylke.no LAYOUT OG PRETRYKK: Møre og Romsdal fylkeskommune v Informasjonsseksjonen TRYKK: Skipnes kommunikasjon