I gjeldande strategi gir fylkesrådmannen tydelege rammer og føringar for korleis vi skal vere synleg i det offentlege rom.

Transkript

1

2 Innhald 1. Innleiing Rammer overordna mål og føringar Kommunikasjon Kommunikasjonskart: oversikt over aktørar Overordna kommunikasjonsmål Tilnærming til informasjonsoppgåva roller og ansvar Grafisk profil Rammeverket - ansvar og organisering av kommunikasjonsarbeidet Kanalar og plattformar for kommunikasjon Retningslinjer for dei vidaregåande skolane Implementering frå plan til iverksetting Vedlegg 1: Tiltaksplan/handlingsplan Vedlegg 2: Lovgrunnlag Vedlegg 3: Retningslinjer for sosiale media

3 1. Innleiing God informasjon og kommunikasjon er eit av kvalitetskrava til dei tenestene fylkeskommunen leverer. For at det skal vere eit godt nivå på informasjons- og kommunikasjonsarbeidet, er det nødvendig med eit retningsgivande dokument. Kommunikasjonsstrategien skal vere førande for eit godt og einskapleg kommunikasjonsarbeid. Strategien inngår som ein del av fylkeskommunen sin arbeidsgivar- og organisasjonspolitikk. I gjeldande strategi gir fylkesrådmannen tydelege rammer og føringar for korleis vi skal vere synleg i det offentlege rom. Strategien gjeld for alle tilsette. På enkelte punkt vil det likevel vere skilnad for kva som gjeld for sentraladministrasjonen og kva som gjeld for skolane. Det er i tillegg eit eige kapittel som berre gjeld skolane. Forankring I 2009 vedtok styringsgruppa for arbeidsgivarpolitikken (AGP), med fylkesrådmannen som leiar, kommunikasjonsstrategi for Møre og Romsdal fylkeskommune, strategien er revidert i Då arbeidet med kommunikasjonsstrategi for fylkeskommunen starta opp i 2009, var den forankra i fylkesrådmannen si leiargruppe og i tre breitt samansette arbeidsgrupper med representasjon frå ulike avdelingar, i tillegg til ein ekstern prosessleiar. Arbeidet med implementering i resten av organisasjonen har vore ei pågåande oppgåve sidan våren Delar av arbeidet har vore presentert under AGPkonferanse (Arbeidsgivarpolitikk), og retningslinjene har vore tema på rektorsamling for dei vidaregåande skolane. Statusvurdering Som grunnlag for kommunikasjonsstrategien, og for å avdekke «no-situasjonen», vart det hausten 2009 gjennomført ei kartlegging av status knytt til kommunikasjonsutfordringane i fylkeskommunen. Etter undersøkinga vart det konkludert med eit behov for tydeleggjering av struktur og retningsliner for informasjons- og kommunikasjonsarbeidet. Mellom anna vart det meldt om behov for system som gjer det enkelt både å hente informasjon og formidle informasjon internt. Kommunikasjonsstrategien skal vere eit levande dokument som er til ei kvar tid tilpassa dei gjeldande kommunikasjonsutfordringane. Strategien skal difor reviderast med jamne mellomrom. Etter at fylkesrevisjonen gjennomførte ein internrevisjon av arbeidsgjevarpolitikken i 2013 vart det avdekt at kommunikasjonsstrategien er for lite kjend og implementert i organisasjonen. Fylkesrådmannen har difor gjeve informasjonssjefen i oppgåve å revidere og re-vitalisere kommunikasjonsstrategien i Revisjonen har hatt som mål å arbeide med målformuleringar, rolleavklaringar, tiltak og innsatsområde. 3

4 Fylkeskommunen si rolle og oppgåver Fylkeskommunen si rolle og oppgåver har endra seg over tid. Vidaregåande opplæring, tannhelse og regional utvikling har vore sentrale oppgåver gjennom mange år. Fleire forvaltningsoppgåver vart lagt til fylkeskommunen gjennom forvaltningsreforma i januar 2010, der vi mellom anna vart ein enno tyngre aktør innan samferdsel, med eit samla ansvar for fylkesvegnettet og ansvar for kollektivtrafikken i fylket. Gjennom vedtak om at kollektivtilbodet skal gå over på bruttoanbod, har fylkeskommunen også fått ei ny rolle som marknadsaktør. Fylkeskommunen skal i dag utøve følgjande roller: Tenesteytar med vidaregåande opplæring, kultur, samferdsel og tannhelse som dei viktigaste tenesteområda Forvaltningsorgan Regional utviklingsaktør i breitt samspel med kommunar og partnarskap Regionalt folkevalt organ Marknadsaktør - Med bakgrunn i kommunikasjonsstrategien og kollektivstrategien er det utarbeida ei eiga merkevare og ein marknadsstrategi for kollektivtilbodet Arbeidsgivar for 2500 tilsette i ein kunnskapsorganisasjon Saman med fylkeskommunens vedtekne ambisjon, målsettingar, rammevilkår og politiske styringsdokument, legg rollene føringar for kommunikasjonsarbeidet. Fylkeskommunen er det regionale demokratiet, og er sett til å løyse viktige samfunnsoppgåver innan område som vidaregåande opplæring, tannhelse, samferdsel, regional- og næringsutvikling, kultur og folkehelse. I tillegg til dei konkrete arbeidsoppgåvene skal fylkeskommunen fremje ei ønska samfunnsutvikling. Måla for den regionale utviklinga er felt ned i Fylkesplan for Møre og Romsdal. 2. Rammer overordna mål og føringar God kommunikasjon er også avhengig av det landskapet organisasjonen opererer i. Dette kapittelet gjer greie for dei mål og føringar som ligg til grunn for strategien og som dermed er med på å skape fylkeskommunen sitt kommunikasjonslandskap. Visjon og verdiar Gjennom visjon og verdiar skal dei vi samhandlar med kjenne oss att. Fylkeskommunen skal stå fram einskapleg som ein regional utviklar, god tenesteytar og utøvar av styringsrett. Visjonen og verdiane skal knyte sterkare identitet til heile organisasjonen: Møre og Romsdal fylkeskommune Ein tydeleg medspelar Verdiane føreset at alle tilsette har fagleg innsikt og høg etisk standard. Dette skal ligge til grunn for korleis dei einskilde oppgåvene blir løyst. Verdiane til fylkeskommunen er: Openheit vi skal vere tilgjengeleg og open. Innsyn og innspel gjev engasjement og eigartilhøve Respekt vi skal stille krav, vere profesjonell og ta omsyn til ulike behov Likeverd alle skal kunne føle seg heime. Vi skal ikkje diskriminere brukarar eller tilsette. 4

5 Ansvar for fellesskap vi har eit samfunnsansvar, og skal utvikle regionen som ein attraktiv bustad og arbeidsplass. Nettverksbygging og kunnskapsdeling Medråderett tilby og utvikle best mogeleg kvalitet på tenestene våre gjennom leiarar, tillitsvalde og tilsette. Fylkeskommunen sin arbeidsgivarpolitikk Fylkestinget har vedteke fylkeskommunen sin arbeidsgivarpolitikk «Arbeidsgivarpolitikk for framtida» (T-sak 7/09). Dette dokumentet ligg til grunn og gir føringar for korleis fylkeskommunen skal utvikle seg som arbeidsgivar og sikre god rekruttering i åra framover. Arbeidsgivarpolitikken heng saman med organisasjonen sine mål og inngår i ein strategisk samanheng. Intern kommunikasjon og arenaer for diskusjon er viktige når folkevalte, administrasjon og tillitsvalte skal utforme og nå, strategiar og mål saman. Både kommunikasjonsstrategien og arbeidsgivarpolitikken har fokus på at verdigrunnlaget skal praktiserast. Fylkeskommunen skal legge til rette for open og god kommunikasjon, og dei tilsette skal spele på lag og gjere kvarandre gode gjennom å utvikle relasjonar og gode samhandlingsmønster. Kultur og omdømme Ein organisasjon sitt omdøme vert bygd frå innsida. Det må vere samsvar mellom vedtekne visjonar og mål, utøving av leiarskap, kulturen blant dei tilsette og omverda sitt inntrykk av organisasjonen. Fylkeskommunen er ein kompleks organisasjon. Det er utfordrande å skape ein felles kultur blant tilsette med ulike ståstadar, roller og oppgåver, som i tillegg er geografisk spreidd rundt i fylket på vidaregåande skolar, tannklinikkar og i sentraladministrasjonen. Fylkeskommunen sine ulike roller er ei kommunikasjonsutfordring, fordi kvar rolle krev ei eiga tilnærming. Gjennom ei presisering og tydeliggjering av ambisjon, verdiar og roller skal fylkeskommunen stå fram som ein tydeleg organisasjon. Prinsipp for kommunikasjon Fylkeskommunen sin kommunikasjon med omverda skal utøvast med bakgrunn i lovverk og prinsipp om god kommunikasjon. Openheit Medverknad Nå alle Heilskap Linje - vi skal vere open, tydeleg og tilgjengeleg i vår kommunikasjon med omverda - vi skal ta involverte partar med på råd i utforming av politikk og tenester - vi skal gi aktiv informasjon i rett tid om rettar, plikter og muligheiter - vi skal stå fram einskapleg og samordna - kommunikasjonsansvaret følgjer saksansvaret. Kommunikasjonsutfordringar Dei viktigaste kommunikasjonsutfordringane er: Skape realistiske forventningar til fylkeskommunen sine tenester Ta i bruk kommunikasjon som strategisk og operativt virkemiddel i det daglege arbeidet Stå fram med ein einskapleg visuell profil Byggje ein felles og samlande internkultur for heile fylkeskommunen Klargjere roller og ansvar og leggje til rette for samhandling 5

6 Kritiske suksessfaktorar for kommunikasjonsarbeidet At øvste leiing tek i bruk og stiller krav om at planen skal nyttast i hele organisasjonen At kommunikasjonsstrategien vert gjort kjend og tilgjengeleg for alle tilsette i organisasjonen At tilsette har kunnskap om kommunikasjon som virkemiddel og nyttar det aktivt i sitt arbeid At vi står fram einskapleg 3. Kommunikasjon Visjonen «Ein tydeleg medspelar» skal ligge fast som eit viktig premiss for all kommunikasjon. Det er viktig å presisere at omgrepa «informasjon» og «kommunikasjon» har ulik meining: Informasjon -> dette er sjølve bodskapen Kommunikasjon -> dette er prosessen Ekstern kommunikasjon -> all kommunikasjon til og frå partar utanfor organisasjonen Intern kommunikasjon -> all kommunikasjon innanfor organisasjonen Intern kommunikasjon God intern kommunikasjon er avgjerande for å bygge ein felles kultur og styrke opplevinga av å arbeide i same organisasjon. Den interne kommunikasjonen skal auke dei tilsette sin kjennskap til organisasjonen, og slik legge til rette for auka samhandling og betre koordinering. God intern kommunikasjon er ein føresetnad for at dei tilsette skal kunne utføre sine oppgåver på ein god måte og for at dei skal trekke i same retning mot felles mål og strategiar. Den enkelte medarbeidar har eit ansvar for å bidra til god intern kommunikasjon. Deling av informasjon og kunnskap med kollegaer og leiarar bidreg til å styrke felles forståing, kunnskap og kultur. For at fylkeskommunen skal vere tydeleg i sin kommunikasjon, er det viktig at kvar einskild medarbeidar har kunnskap om og forståing av fylkeskommunen sine oppgåver og målsettingar. Kvaliteten på den interne kommunikasjonen vert derfor avgjerande for kvaliteten på den eksterne kommunikasjonen. Ekstern kommunikasjon Eit bevisst og målretta arbeid med ekstern kommunikasjon mot våre mange målgrupper er viktig for eit vellykka omdømearbeid, og for å auke kunnskapen om oppgåvene vi løyser. I tillegg er det viktig for å fremje det regionale demokratiet og å synleggjere fylkeskommunen si rolle som forvaltningsnivå. Visjonen om å vere ein tydeleg medspelar, gir spesielle moglegheiter og utfordringar med omsyn til kommunikasjon. Tilsette skal kjenne til og vere bevisst denne visjonen i arbeidet sitt. Ekstern kommunikasjon skal sikre innbyggjarar, kommunar, samarbeidspartnarar og andre interessentar god og relevant informasjon om rettar, plikter og moglegheiter, om regional politikk og om fylkeskommunen si verksemd og tenestetilbod. 6

7 4. Kommunikasjonskart: oversikt over aktørar Fylkeskommune er sett til å løyse viktige samfunnsoppgåver. Mange innbyggjarar i fylket har dagleg erfaring med korleis vi løyser desse oppgåvene. Kva for relasjon vi har til desse, vil styre korleis kommunikasjonen må vere. Vi har mange og ulike målgrupper for arbeidet med kommunikasjon. Desse kan vi synleggjere ved hjelp av følgjande figur: Viktige målgrupper Innbyggjarar i Møre og Romsdal Elevar og lærlingar i vidaregåande opplæring i Møre og Romsdal Pasientar i tannhelsetenesta Ungdom Politikarar Media Kommunar Samarbeidspartnarar/ næringslivet/ organisasjonar Tilsette og potensielle nye arbeidstakarar 7

8 5. Overordna kommunikasjonsmål Dei overordna måla i kommunikasjonsstrategien er knytt tett opp mot måla i Fylkesplan og arbeidsgivarpolitikken i fylkeskommunen. Møre og Romsdal fylkeskommune: skal vere ein synleg medspelar i regional utvikling skal stå fram i ein einskapleg profil skal ha ein kultur for samhandling og informasjonsdeling skal ha beredskap for krisekommunikasjon 1 - skal vere ein synleg medspelar i regional utvikling Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune skaper og held ved like ein god dialog med interne og eksterne samarbeidspartnarar og målgrupper. Innsatsområde: Systematisk arbeid med kommunikasjon skal bidra til: Oppnå større deltaking, interesse og engasjement for Møre og Romsdal fylkeskommune som regionalpolitisk organ, tenesteytar og regional utviklingsaktør Styrkje partnarskap med andre og sikre kunnskap om utfordringar og problemstillingar som ein i fellesskap kan løyse Vere ein god tenesteleverandør, med brukarane i fokus Synleggjere fylkeskommunen som attraktiv arbeidsgjevar for å behalde og rekruttere gode medarbeidarar 2- skal stå fram i ein einskapleg profil Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune står fram med ein tydeleg identitet gjennom ein einskapleg og samordna profil. Innsatsområde: Ein lik grafisk profil i alle einingar og prosjekt, skal skape felles identitet i heile organisasjonen Vere ein tydeleg avsendar Klare roller og mynde i kommunikasjonsarbeidet Målform i samsvar med vedtekne retningslinjer 3- skal ha ein kultur for samhandling og informasjonsdeling Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune legg til rette for intern kommunikasjon, kompetanseheving, kunnskapsdeling og samhandling på tvers i organisasjonen. Innsatsområde: Eit levande og ope intranett Samhandling på tvers av avdelingar og einingar Samordne og betre informasjonsgrunnlaget for leiarar 8

9 Gje opplæring innafor ulike område som gjeld kommunikasjon. 4 skal ha beredskap for krisekommunikasjon Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune har oppdaterte kriseplanar for alle einingar og beredskap for å støtte einingane med krisekommunikasjon. Innsatsområde: Utarbeide ein overordna plan for krisekommunikasjon Støtte einingane i å lage kriseberedskapsplanar Det er utarbeida ein eigen handlingsplan for kvart resultatmål og innsatsområde som syner oppgåver, ansvarsfordeling og fristar. Denne handlingsplanen vert oppdatert årleg. 6. Tilnærming til informasjonsoppgåva roller og ansvar Kommunikasjonsstrategien skal vere eit strategisk verkemiddel på lik linje med andre planer i fylkeskommunen. Kommunikasjonsstrategien skal vere eit verktøy i det daglege arbeidet og leggje eit grunnlag for korleis vi samhandlar. Informasjonsansvar Fylkeskommunen sin kommunikasjon med omverda skal utøvast med bakgrunn i lovverk og prinsipp om god kommunikasjon. Informasjon er eit leiaransvar, og fylkesrådmannen har det overordna informasjonsansvaret. Linjeleiarar har eit særskilt ansvar for informasjon, men informasjonsansvaret følgjer saksansvar. Det er den einskilde leiar sitt ansvar å sørgje for at informasjonsansvaret er kjent for dei tilsette i avdelingane. Opplæring i informasjons- og kommunikasjonsarbeid skal inngå som ein del av Fylkesakademiet. Fylkesakademiet er den interne arenaen for fylkesinitierte opplæringstiltak på arbeidsgivar- og organisasjonsområdet. Den einskilde eining har ansvaret for innhaldet i relevante publikasjonar og informasjon på mrfylke.no. Informasjonssjefen har redaktøransvar for mrfylke.no, og nettsider knytt til organisasjonen. Rektor har redaktøransvar for skolen si nettside. Informasjonsseksjonen si rolle Informasjonsseksjonen er ein del av administrasjonsavdelinga. Informasjonsseksjonen har arbeidsoppgåver i samspelet mellom leiing og avdelingane i organisasjonen og ut mot media, organisasjonar, kommunar og befolkninga i Møre og Romsdal. Viktige arbeidsområde for seksjonen er: Ekstern kommunikasjon Intern kommunikasjon Rådgjeving og beredskap Grafisk produksjon 9

10 Informasjon frå sentraladministrasjonen som skal sendast ut til media, skal gå via Informasjonsseksjonen. Ved å nytte ein kanal ut, sikrar ein at informasjon som blir sendt ut har eit tydeleg bodskap og er knytt til fylkeskommunen sin profil. Informasjonsseksjonen sørgjer også for at utspel som går ut i media, blir kommunisert inn i organisasjonen og opp til leiinga. Skolar har høve til å nytte informasjonsseksjonen for å få rettleiing i mediefaglege spørsmål og nå ut i media med saker. Skolar bør som hovudregel sende kopi av pressemeldingar til informasjonsseksjonen og til utdanningssjefen, slik at organisasjonen er kjend med medieutspel. Informasjonsarbeid på politisk nivå Administrativt og politisk nivå i fylkeskommunen må jobbe målretta saman for å oppnå gode resultat. Administrasjonen skal aktivt formidle framlegg til politiske saker for omverda, når dei er klar for politisk handsaming. Fylkesordføraren er den fremste representanten for fylkeskommunen, og forvaltar ein stor del av organisasjonen sitt samla omdøme. Fylkesordføraren kan nytte informasjonsseksjonen som sørvisorgan på alle relevante område, med unnatak av reint partipolitiske saker. Språk Fylkestinget har vedteke at målforma i fylkeskommunen er nynorsk. I sak U-172/06 «Målform i einskapsfylket - vurdering av språkleg nøytralitet» er det vedteke: 1. I Møre og Romsdal fylkeskommune skal følgjande dokument vere på nynorsk: a. Alle saksframlegg b. Alle møteprotokollar c. Årsrapportar d. Alle overordna planar som t.d. økonomi- og fylkesplanar e. Annonsar, utlysingar og publikasjonar Når det gjeld andre dokument, står avdelingane fritt i valet av målform. 2. Alle brev skal svarast på i mottakaren si målform. 3. For å utvikle god språkbruk i sentraladministrasjonen, vil det bli organisert støttefunksjonar som kurs i godt språk og hjelp til språkvask". Med bakgrunn i sak T65/81, er det unntak frå denne. Dei vidaregåande skolane skal nytte den målforma som vertskommunen nyttar. Pressekontakt Tilsette i fylkeskommunen kan og bør uttale seg til pressa om saker innanfor eige fagområde. Om ein blir kontakta av media, skal ein rutinemessig informere næraste leiar og informasjonsseksjonen. Tilsette i skolane kontaktar næraste overordna/ leiing ved sin skole. Det er utarbeida ein eigen mediarettleiar med råd og tips, sjå mrfylke.no/mediarettleiar. Normalt er det fylkesrådmannen eller den han gir mynde, som uttalar seg på vegner av heile organisasjonen. Journalistar og andre står fritt til å ta kontakt med kven dei vil i organisasjonen. I formidling til media har sakshandsamar eller fagavdelinga ansvar for at det faglege innhaldet er korrekt. Faktiske feil i medieoppslag skal rettast snarast råd. Informasjonsseksjonen har kompetanse på rettleiing i slike saker. Sosiale media Det er ikkje lenger eit spørsmål om, men korleis ein skal nytte dei nye media i kommunikasjonsarbeidet. 10

11 Med dei nye media har ein fått fleire verktøy til bruk i kommunikasjonsarbeidet. Fylkeskommunen skal alltid velje dei media som er best eigna til å nå definerte målgrupper, også sosiale media. Ved å ta i bruk allereie etablerte kommunikasjonsflater innan sosiale media, kan ein nå målgruppene på arenaer der dei allereie er. Dei nye media gjer det dessutan lettare å nå ut til enkelte av fylkeskommunen sine målgrupper, eksempelvis ungdom i vidaregåande opplæring. Dette potensialet skal fylkeskommunen søke å utnytte betre. Informasjonssjefen har ansvar og mynde over offisielle kontoar som er oppretta i sosiale media. Det skal ikkje opprettast kontoar på vegner av fylkeskommunen utan at dette er gjort i samråd med informasjonssjefen. Tilsette sin bruk av sosiale media Tilsette kan bruke sosiale media både som privatpersonar, og som representant for ein offisiell konto oppretta på vegner av fylkeskommunen. Lojalitet og rolleforståing er sentralt i alle arbeidsforhold. Samtidig har tilsette rett til å uttale seg offentleg. I enkelte tilfelle kan det oppstå spenning mellom retten til å ytre seg og kravet om å vere lojal mot arbeidsgivar. Eigne retningslinjer for bruk av sosiale media skal vere rettleiande for tilsette som brukar sosiale media. Retningslinjene finn du som vedlegg til kommunikasjonsstrategien og på intranett. 7. Grafisk profil Møre og Romsdal fylkeskommune skal stå fram som ein tydeleg avsendar i ein einskapleg profil. Fylkeskommunen har utarbeida ei profilhandbok som ligg på mrfylke.no/profilhandbok. Den inneheld mellom anna retningslinjer og visuelle føringar på praktisk bruk av profilelementa, logoar, fargepalett og fontar. For å oppnå konsekvent bruk av profilen og ein sterk og tydeleg identitet, er alle tilsette pålagt å følgje retningslinene i profilmanualen. Saksbehandlingsprogrammet ephorte har malar for politiske saker og brev. Fylkeskommunen har ein stor dokumentproduksjon, og enkelte av dokumenta kan vere hensiktsmessig å setje i ei grafisk form for å tydeleggjere bodskapen. Som hovudprinsipp for grafisk utforming/produksjon skal vi skilje i mellom: Trykksaker og verkemiddel til internt bruk: det er utvikla ulike malar i Word og Power-Point, som gjer at kvar avdeling/eining har moglegheit til å formgje dokument og presentasjonar i samsvar med fylkeskommunen sin grafiske profil. Materiell som har eksterne målgrupper: Informasjonsseksjonen produserer eller sett ut arbeidet til grafiske formgivarar/reklamebyrå som fylkeskommunen har avtale med. Rammeavtale for byrå- og trykkeritenester skal nyttast ved kjøp av ekstern kompetanse. For å sikre at vi held oss innafor innkjøpsregelverket, og får rett pris på leveransar, skal all kontakt med grafiske byrå og trykkeri gjerast i samråd med informasjonsseksjonen. Bestillingsskjema for byråtenester ligg på mrfylke.no/grafisketenester. 11

12 Grafiske føringar - generelt Ein tydeleg og konsistent grafisk profil skal vere med på å synleggjere og støtte opp under heilskapen i organisasjonen. Fylkeskommunen har eit vidt spekter av aktivitetar, tenester og fagområder å forvalte. Då er det ekstra viktig å syne heilskap og felles verdiar, vise kva oppgåver organisasjonen løyser. Grafisk profil er eit kommunikasjonsverkemiddel som skal tydeleggjere bodskap og avsendar av informasjon, og gjennom dette vere med på å sikre forankring av organisasjonen. Fylkesvåpenet Fylkesvåpenet skal vere det berande visuelle elementet i alle logoar, sjølv om dei skal identifisere ulike prosjekt. Teksten «Møre og Romsdal fylkeskommune» skal som hovudregel vere tilknytt logoen som undertekst. Fylkeskommunen har som mål at fylkesvåpenet skal vere det einaste visuelle elementet i alle logoar. Fridomsgrad og signaturelement Fridomsgrad identifisering av fylkeskommunale organisasjonar, prosjekt, tiltak, tilbod, arrangement og liknande, heretter kalla prosjekt. Det ligg store moglegheiter i dei ulike prosjekta, både til å ta vare på den visuelle heilskapen til fylkeskommunen, og samstundes gi dei enkelte prosjekt ein eigen identitet. Det er laga visuelle «køyrereglar» for å bygge meir under organisasjonen og merkevara Møre og Romsdal fylkeskommune, og samtidig kunne identifisere dei ulike prosjekta. Informasjonsseksjonen skal godkjenne grafisk profil i slike prosjekt. I tillegg til fylkesvåpenet kan det utarbeidast ulike signaturelement til prosjekta, på same måte som «fargestripa» er eit signaturelement for organisasjonen. Døme på korleis dette kan gjerast er konferansen Jazzgass sin nye profil i Fargar og fontar Bruk av dei visuelle grunnverkemidla, fargar, fontar og fylkesvåpen, må halde seg innanfor dei visuelle køyrereglane som er laga for fylkeskommunen. Det er utvikla malar i word-format, desse kan ein laste ned frå intranett, Eksempel på dette er malar som til dømes diplomar, delplanar, rapportar. Universell utforming Fylkeskommunen er forplikta til å ta omsyn til universell utforming, både når det gjeld skilting og i utarbeiding av informasjonsmateriell. Partnarskapsprosjekt Utgangspunkt: Prosjekt som fylkeskommunen eig eller er hovudaktør i, skal ha vår profil Fylkeskommunen skal vere synleg i prosjekt som blir styrt av andre partnarar Vidaregåande skolar Fleire av skolane har eigen logo og grafisk profil. For desse skolane er det eit krav at fylkesvåpenet skal med som ekstra logo i alt materiale som vert produsert. Ved utarbeiding/vidareutvikling av eksisterande profilar, skal fylkesvåpenet vere det einaste visuelle element skolane sin logo. Det kan i tillegg utviklast signaturelement som skapar ein sterkare visuell identitet for skolen. 12

13 8. Rammeverket - ansvar og organisering av kommunikasjonsarbeidet Som omtala i pkt. 6.1 er informasjon eit leiaransvar, og fylkesrådmannen har det overordna informasjonsansvaret. Linjeleiarar har eit særskilt ansvar for informasjon, men informasjonsansvaret følgjer saksansvaret. Kven som har ansvar for kva, på kva for nivå, kan synleggjerast i følgjande matrise (godkjent av fylkesrådmannen etter drøfting i toppleiargruppa 3. mars 2014). Denne matrisa er utarbeidd til å gjelde sentraladministrasjonen og tannhelse. For skolane, sjå kapittel 10. Matrisen viser hovudområda og nøkkelaktivitetane på kommunikasjonsområdet, der det er særleg viktig å få etablert god rolleforståing og gode rutinar for korleis ein samhandlar og kven som godkjenner (kor mynde ligg) på vegner av fylkesrådmannen. Informasjonssjefen har ansvar for å etablere arenaer og rutinar for regelmessig samhandling med alle avdelingane i organisasjonen. 13

14 9. Kanalar og plattformar for kommunikasjon Nettsida mrfylke.no Nettsida mrfylke.no er ein av fylkeskommunen sine kanalar ut mot omverda. Dette ein viktig kanal for å synleggjere aktivitetar og formidle informasjon. Informasjonssjefen har redaktøransvaret. Kvar fagavdeling har ansvar for eigne fagsider. Det er informasjonsseksjonen og IT-seksjonen sitt ansvar å utvikle, drifte og vedlikehalde mrfylke.no Sidan 2010 har fylkeskommunen arbeida aktivt for at alle nettsider knytt til fylkeskommunen skal vere på ein felles publiseringsplattform. Nettsider som skal utviklast og driftast i regi av fylkeskommunen, skal gjerast i samarbeid med informasjonsseksjonen og IT-seksjonen. Skolane sine nettsider Rektor har redaktøransvar for skolen si nettside. Alle saker som kan vere av regional interesse og/eller av interesse for ungdom, skal krysspubliserast på Informasjonsseksjonen kan bidra med rettleiing i oppbygging av skolane sine nettsider. UngWeb Er fylkeskommunen si nettside retta mot elevane i vidaregåande skole. Kvar dag er ungweb startsida for elevar i vidaregåande skole. Skolane og fagavdelingane skal aktivt krysspublisere og bidra med informasjon på ungweb, slik at dette blir ein aktiv informasjonskanal for ungdom. E-læring- og leiarportal E-læringsportalen på intranett er utvikla for å gi tilsette interaktive kurs. Her vert det lagt ut relevante e- læringskurs, der målet er å gi tilsette kompetansepåfyll innan ulike område. Det er og utvikla ein leiarportal, der leiarar med personalansvar kan følgje opp at eigne tilsette tek pålagde e-læringskurs. Sosiale media Fylkeskommunen er aktiv i sosiale media. Det er vedteke av fylkesrådmannen at vi nyttar fylkeskommunen sine offisielle sider i sosiale media. Det skal ikkje opprettast eigne sider til ulike prosjekt/tiltak. Informasjonssjefen styrer og har redaktøransvar for offisielle sider/kontoar knytt til sentraladministrasjonen. Rektor har redaktøransvar for sider/kontoar som vert oppretta ute i skolane. Bruk av sosiale media i skolane, sjå kap Annonser Informasjonsseksjonen har ansvar for all annonseproduksjon i fylkeskommunen. Rettleiing og bestillingsskjema ligg på intranett, mrfylke.no/annonse. Informasjonsseksjonen har kompetanse og mynde til å avgjere kva annonseflater ein til ei kvar tid skal nytte for å få best mogleg effekt av annonsering. 14

15 Terminalreklame Møre og Romsdal fylkeskommune har rammeavtale for terminalreklame på ferjer, flyplassar, og haldeplassar i fylket. Bestilling av visingar på desse flatene, skal gjerast igjennom informasjonsseksjonen. E-post og kalender Microsoft Outlook er felles e-post og kalender for alle tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune. Arbeidsgivar si e-postadresse (mrfylke.no) skal ikkje brukast i privatsamanheng. Intranett/Min Side Møre og Romsdal fylkeskommune praktiserer openheit. Intranettet til fylkeskommunen er difor opent for alle. Her finn ein relevant informasjon om fylkeskommunen sitt «indre liv». «Min side» er ei spesialtilpassa side av intranett. Dette skal vere den viktigaste kanalen for internkommunikasjon, og skal vere startside til alle tilsette. Min side har lagt opp til tovegskommunikasjon, og alle tilsette skal nytte denne interne kommunikasjonskanalen. Min side krev pålogging, og er dermed sperra for innsyn utanfrå. Kalender på internett og intranett Alle større møter, kurs og konferansar i regi av fylkeskommunen skal leggast inn i kalenderen på mrfylke.no. Interne arrangement skal ligge på kalenderen på intranett. Arrangement med eksterne målgrupper skal ligge på mrfylke.no sin kalender. Videokonferanse Alle dei vidaregåande skolane, sentraladministrasjonen og dei to fjernarbeidssentera har videokonferanseutstyr/ -rom. Videokonferansar skal i størst mogleg grad nyttast for å auke samhandling, samstundes som ein sparer på reisetid og kostnader. Videokonferanseromma er tilgjengeleg både for interne og eksterne møter. Saks- og arkivsystemet ephorte ephorte er fylkeskommunen sitt verktøy for saksbehandling, dokumentproduksjon og arkiv. Alle tilsette i fylkeskommune har ansvar for at arkivverdig dokumentasjon og informasjon vert arkivert i ephorte. Samhandlingsverktøyet Alfresco Alfresco er det administrative samhandlingsverktøyet for tilsette i fylkeskommunen. Ein får tilgang på Alfresco mellom anna via intranett. Alfresco kan og nyttast i samhandling med brukarar utanfor organisasjonen. 15

16 10. Retningslinjer for dei vidaregåande skolane Retningslinjer for kommunikasjon ved skolane. Pressekontakt Rektor skal, og kan uttale seg på vegner av skolen, og står fritt til å avgjere i kva grad tilsette ved skolen kan uttale seg til pressa. Kontroversielle saker skal klarerast med utdanningsavdelinga på førehand. Pressemeldingar Skolane står fritt til å sende ut pressemeldingar på eiga hand. Pressemeldingar blir sendt med kopi til info@mrfylke.no og utdanningsavdelinga. Informasjonsseksjonen kan gi råd når det gjeld bodskap og utforming, og har oppdaterte e-postlister til media. Saker på skolane sine nettsider Rektor har redaktøransvar for skolen si nettside. Alle saker som kan vere av regional interesse og/eller av interesse for ungdom, skal krysspubliserast på og Informasjonsseksjonen kan bidra med rettleiing i oppbygging av skolane sine nettsider. Sosiale media Det er vedteke av fylkesrådmannen at vi nyttar fylkeskommunen sine offisielle sider i sosiale media. For skolane betyr dette at det berre skal vere ei offisiell facebookside for kvar skole. Det skal ikkje opprettast eigne sider til ulike prosjekt/tiltak. Sosiale media som informasjonskanal mot elevane Om kanalar som facebook-grupper og liknande vert oppretta for å nå elevar, skal tilsette opprette ein profesjonellprofil, til dømes: Lærar Kari Nordmann. For å sikre personvern og tryggleik til elevane skal alle grupper/sider/bloggar der det er lærar/elev-kontakt vere lukka for omverda. Nye forum skal ikkje opprettas utan godkjenning frå rektor. Grafisk profil Fleire av skolane har eigen logo og grafisk profil. For desse skolane er det eit krav at fylkesvåpenet skal med som ekstra logo i alt materiale som vert produsert. Ved utarbeiding/vidareutvikling av eksisterande profilar, skal fylkesvåpenet vere det einaste visuelle element skolane sin logo. Det kan i tillegg utviklast signaturelement som skapar ein sterkare visuell identitet for skolen. Annonsar og terminalreklame All annonseproduksjon skal utførast av informasjonsseksjonen. Tinging av terminalreklame på ferjer, flyplassar og haldeplassar skal gjerast gjennom informasjonsseksjonen. Byrå- og trykkeritenester Kjøp av byrå og trykkeritenester skal gjerast gjennom fylkeskommunen sine rammeavtalar. På intranett mrfylke.no/grafiske tenester, finn de bestillingsskjema for desse tenestene. 16

17 Brosjyrar og profileringsmateriell Skolar kan utarbeide brosjyrar og anna profileringsmateriell, men det er ikkje høve til å nytte reklame for å finansiere dette, jfr. opplæringslova 9-6: Skoleeigaren skal sørgje for at elevane ikkje blir utsette for reklame som er eigna til å skape kommersielt press, eller som i stor grad kan påverke haldningar, åtferd og verdiar, mellom anna på skolens område, i lærebøker og andre læremiddel som blir nytta i opplæringa. Departementet kan gi nærmare forskrifter. Katalogtenester Jfr. skriv datert frå fylkesrådmannen skal alle avtalar om katalogoppføringar seiast opp. Fylkesrådmannen har vedteke at organisasjonen ikkje skal kjøpe katalogtenester/katalogoppføringar. Skilting Skilting av skolebygg skal følgje overordna retningsliner til fylkeskommunen. Skilting skal gjerast i samråd med Bygge- og vedlikehaldsseksjonen og informasjonsseksjonen etter utarbeida skiltmal. Samhandlingsverktøya Alfresco og Fronter Alfresco er det administrative samhandlingsverktøyet for tilsette i fylkeskommunen. Ein får tilgang på Alfresco mellom anna via intranett. Alfresco kan og nyttast i samhandling med brukarar utanfor organisasjonen. Fronter er det pedagogisk samhandlingsøet mellom lærarar/skolen og elevar. Fronter skal ikkje nyttast til å gje informasjon av fagleg og administrativ karakter til tilsette. Informasjon av slik art skal leggjast på intranett. 17

18 INNSATSOMRÅDE/TEMA Skolane Fylkesrådmannen / Stabsnivået (Informasjonsseksjonen) Ansvar Aktivitet Ansvar Aktivitet Rammeverk profil Initiere Initiativ, Bistå med Utarbeide rammeverket gjennomføring og gjennomføring og godkjenne godkjenne Pressemeldingar Initiere Lage Bistå med gjennomføring Hjelpe til med utforming pressemelding/ og bodskap ved behov sende ut/ varsle overordna Kampanjar Initiere Identifisere behov, legge fram forslag Kvalitetssikre/Sikre heilskapleg bodskap Ta del I utvikling av kampanjar, til/planer for og profil kvalitetssikring, evt. utvikling av gode og Dialog med byrå målretta kampanjar Annonsar Initiere Utarbeide forslag og bestille via gjeldande rutinar, slik det går fram av informasjon på intranett Grafisk formgjeving, sikring av bodskap og profil, godkjenne All annonsering vert bestilt av informasjonsseksjonen Delstrategiar Initiere Klarlegge behov, Sikre kopling til Samarbeidspart I informasjon/kommunikasjon lage utkast kommunikasjons- arbeidet strategien Nettsider og sosiale medier Initiere Klarlegge behov. Sikre heilskap og godkjenne ansv. Red. Samarbeidspart I arbeidet Profileringsmateriale/ Initiere Kartlegge behov. Kvalitetssikre/ sikre Samarbeidspart I brosjyrar Bestille via heilskapleg bodkap arbeidet gjeldande rutinar og profil 18

19 11. Implementering frå plan til iverksetting I samband med revisjonen av kommunikasjonsstrategien har strategien vore til drøfting i fylkesrådmannens toppleiargruppe, rektorkollegiet og i HSAMU (hovudsamarbeidsutvalet). I tillegg har strategien vore presentert og diskutert på infoforum 1 og i OD-møte 2. Den har vore lagt ut på høyring blant dei tilsette på intranett. I det vidare implementeringsarbeidet skal: den vedtekne strategien presenterast i leiargruppa, på rektormøte og på avdelingsmøter i sentraladministrasjonen det utarbeidast ei kommunikasjonshandbok som skal vere tilgjengeleg både på nett og papir kommunikasjonsstrategien vere tema på Arbeidsgivarpolitikk-konferansen i 2015 kommunikasjonsstrategien vere ei prioritert og kontinuerleg oppgåve for informasjonsseksjonen 1 Infoforum er sentraladministrasjonen sitt felles møtefora for informasjonsdeling på tvers av fagavdelingane 2 OD-møte er orienterings- og drøftingsmøte med arbeidstakarorganisasjonane. 19

20 Vedlegg 1: Tiltaksplan/handlingsplan Denne handlingsplana vert oppdatert årleg. 1 skal vere ein synleg medspelar i regional utvikling Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune skaper og held ved like ein god dialog med interne og eksterne målgrupper. Tiltak Funksjonelle og oppdaterte nettsider tilrettelagt med universell utforming Legge til rette for å vere oppdatert og synleg på egna sosiale medium. Utvikle mobilvisning av nettsidene våre Arrangere årlege konferansar og møteplassar i samarbeid med andre aktørar, td. Jazzgass, Mørekonferansen, kulturtorget etc. Tilsette skal bidra på konferansar, møter etc. der vår kompetanse er ønska. Løfte fram aktuelle saker på nettsidene og i media. Abonnere på nyhendeovervaking av Møre og Romsdal fylkeskommune i media Strøyme fylkestinga, og dermed gjere den politiske diskursen tilgjengeleg for ålmenta Gje ut tidsskrift som konjunkturbarometeret TEMP, samfunnsanalysen RISS, fylkesstatistikk og fylkesmagasinet SPOR Evaluere SPOR og innhaldet i SPOR Synleggjere fylkeskommunen som leverandør av kollektivtilbod, og halde publikum oppdatert av tilbodet som fins gjennom Fram. Gjere kjent gjeldande retningsliner for kommunikasjon i sentraladministrasjonen Gjere kjent gjeldande retningsliner for Ansvar Informasjonssjefen/IT-sjefen Informasjonssjefen Informasjonssjefen/IT-sjefen Leiarar på alle nivå Leiarar på alle nivå Leiarar på alle nivå Informasjonssjefen Informasjonssjefen/IT-sjefen Avdelingssjefane I sentraladministrasjonen/informasjonssjefen Informasjonssjefen Samferdselssjefen Leiarar på alle nivå/ informasjonssjefen Informasjonssjefen/utdanningssjefen/ rektorane 20

21 kommunikasjon hos skolane Synleggjere dei ulike utdanningsprogramma i vidaregåande skole Karrieredagane, utprøving i vidaregåande skole, Karriereløypa, kompetanseheving av rådgjevarar, og utarbeiding av materiell for bruk i faget utdanningsval i grunnskolen. Gjere kjent retningsliner for bruk av sosiale media I sentraladministrasjonen Gjere kjent retningsliner for bruk av sosiale media for skolane Delta på karrieredagar og marknadsføre fylkeskommunen som ein attraktiv arbeidsgivar i kanalar der vi treff målgruppene våre Felles rekrutteringskampanje på ferje, flyplassar, facebook, linkedin, mobil og nettbrett Utvikle mobilvisning for oversikt over ledige stillingar Fokuser på dei gode sakene som er løyst. Ikkje berre aktuelle saker, men løyste oppgåver som befolkninga ser på som eit gode for dei Fokusere på unge i befolkninga, og vere oppdatert på korleis dei innhentar informasjon. Gjere kjent/undervise elevar i VGS om kva rolle og oppgåver fylkeskommunen har, og kva dei kan forvente av oss. Fylkesutdannningssjefen Leiarar på alle nivå /informasjonssjefen Rektorar, leiarar på alle nivå /informasjonssjefen Personalsjefen saman med informasjonssjefen og representantar frå driftseiningar/sektorar med rekrutteringsbehov Informasjonssjefen/personalsjefen IT-sjefen/informasjonssjefen/personalsjefen Leiarar på alle nivå/ informasjonssjefen Leiarar på alle nivå/ informasjonssjefen Leiarar på alle nivå/ informasjonssjefen 2 skal stå fram i ein einskapleg profil Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune står fram med ein tydeleg identitet i ein einskapleg og samordna profil. Tiltak Pressemeldingar frå sentraladministrasjonen skal godkjennast og sendast ut via informasjonsseksjonen Pressekonferansar og andre tiltak retta mot Ansvar Leiarar på alle nivå Leiarar på alle nivå 21

22 media, skal gjerast i samråd med informasjonsseksjonen All annonsering skal gjerast gjennom informasjonsseksjonen. Seksjonen har kompetanse på å bistå med val av kanalar og bodskap Kampanjar og andre profileringstiltak/materiell skal utarbeidast i samarbeid med informasjonsseksjonen. Det skal utarbeidast og gjerast tilgjengeleg grafiske malar for rapportar, diplomar, kurs- og konferanseprogram, pppresentasjonar etc. til bruk i sentraladministrasjonen. Fylkeskommunen sin kommunikasjon med omverda skal vere på nynorsk. Unntak er skolar som skal nytte målforma som vertskommunen nyttar. Det skal utarbeidast rammeavtalar for kjøp av byrå- og trykkeritenester. Byrå som inngår rammeavtale med fylkeskommen skal bli gitt opplæring i bruk av den grafiske profilen. Kjøp av byrå- og trykkeritenester gjerast gjennom informasjonsseksjonen. Utvikling av evt. Nye nettsider, facebook sider ol. skal skje i samarbeid med informasjonsseksjonen. Det skal utarbeidast ein felles skiltmal for alle skolebygg/tannhelseklinikkar som profilerer fylkeskommunen. Leiarar på alle nivå Informasjonssjefen Leiarar på alle nivå/ informasjonssjefen Informasjonssjefen Leiarar på alle nivå Leiarar på alle nivå BYVE-sjefen/informasjonssjefen 3 skal ha skal ha ein kultur for samhandling og informasjonsdeling Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune legg til rette for intern kommunikasjon, kompetanseheving, kunnskapsdeling og samhandling på tvers i organisasjonen. Tiltak Felles e-post og kalendersystem i heile organisasjonen Vidareutvikle og tilpasse intranett og «min Ansvar IT-sjefen IT-sjefen/informasjonssjefen 22

23 side» til dagens kommunikasjonsbehov Faste introduksjonsdagar for nytilsette. Årleg arbeidsgivarpolitisk konferanse (AGP) Tilby relevante kurs gjennom fylkesakademiet Utvikle relevante kurs til e-læringsportalen Stimulere til auka bruk av videokonferansar Nytte alfresco for fildeling og samhandling Felles e-postsignatur for skolane og sentraladministrasjonen Faste møte i Infoforum for å sikre kunnskapsdeling og ha eit forum for å diskutere informasjonsfaglege spørsmål. Felles database for lagring og bruk av bilete i heile organisasjonen Personalsjefen Personalsjefen i samhandling med Fylkesakademiet sitt læringsnettverk og kurseigarar Leiarar på alle nivå/itsjefen/informasjonssjefen Leiarar på alle nivå Leiarar på alle nivå Leiarar på alle nivå Informasjonssjefen Informasjonssjefen/IT-sjefen 4 skal ha beredskap for krisekommunikasjon Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune har oppdaterte kriseplanar for alle einingar og beredskap for å støtte einingane med krisekommunikasjon. Tiltak Utarbeidde ein krisekommunikasjonsplan som kan setjast i verk når situasjonen oppstår. Årlege kurs Arrangere øvingar kvart år Utarbeide ei inaktiv nettside som kan takast i bruk ved krise Medietreningskurs Ansvar Informasjonssjefen Informasjonssjefen/kriseleiinga Informasjonssjefen/kriseleiinga Informasjonssjefen/kriseleiinga Informasjonssjefen 23

24 Vedlegg 2: Lovgrunnlag Fleire lover ligg til grunn for korleis Møre og Romsdal fylkeskommune skal kommunisere med omverda. Lovverket stiller krav til openheit, innsyn, tilgjenge og informasjonsplikt. Kommunelova I følgje kommunelova 4 skal kommuner og fylkeskommuner drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltningen. Offentleglova Offentleglova skal bidra til eit levande folkestyre ved å sikre ålmenta innsyn i offentleg forvaltning og opne for å avdekkje kritikkverdige forhold. I utgangspunktet er alle dokument sendt til og frå Møre og Romsdal fylkeskommune offentlege, og alle har innsynsrett. Alle unntak skal derfor grunngjevast med lovheimel. Meiroffentlegheitsprinsippet Møre og Romsdal fylkeskommune skal praktisere meiroffentlegheit. Det inneber at forvaltninga skal vurdere om ein likevel skal gi innsyn i eit dokument, heilt eller delvis, sjølv om det kan takast unna offentlegheit (meiroffentlegheitsprinsippet). Prinsippet er ei oppmoding om å gi innsyn i tilfelle der det ikkje ligg føre eit reelt og sakleg behov for å unnta heile eller delar av dokument frå offentligheit Forvaltningslova Forvaltningslova skal sikre at all sakshandsaming skjer på ein slik måte at vedtaka som vert fatta vert utgreidd på beste måte. Grunnleggjande prinsipp som rettstryggleik, teieplikt, partsoffentlegheit og habilitet skal sikrast. Lova tek også føre seg enkeltvedtak og reglar for klager og klagehandsaming. Nasjonale planar og organ Det finst ei rekkje særlover, som t.d. Arkivlova som stiller utfyllande krav til verksemda. Fleire statlege organ, som Fylkesmannen, Datatilsynet, Sivilombodsmannen m.fl. har oppfølgings- og tilsynsansvar som gjev dei høve til å kome med pålegg som også kan kome inn under informasjonsverksemda til kommunen. 24

25 Vedlegg 3: Retningslinjer for sosiale media 25

26 26