1. Innleiing 1.1 Forankring 1.2 Statusvurdering

Transkript

1

2 Innhald 1. Innleiing Rammer overordna mål og føringar Kommunikasjon Overordna kommunikasjonsmål Tilnærming til informasjonsoppgåva roller og ansvar Grafisk profil Kommunikasjonskart: oversikt over aktørar Rammeverket - ansvar og organisering av kommunikasjonsarbeidet Kanalar og plattformar for kommunikasjon Retningslinjer for dei vidaregåande skolane Implementering - frå plan til iverksetting Vedlegg 1: Tiltaksplan/handlingsplan Vedlegg 2: Lovgrunnlag Vedlegg 3: Retningslinjer for sosiale media

3 1. Innleiing God informasjon og kommunikasjon er eit av kvalitetskrava til dei tenestene vi leverer. For at fylkeskommunen skal ha eit godt nivå på informasjons- og kommunikasjonsarbeidet, er det nødvendig med eit retningsgivande dokument. Gjeldande kommunikasjonsstrategi skal vere førande for godt og einskapleg kommunikasjonsarbeid i fylkeskommunen. Kommunikasjonsstrategien inngår som ein del av fylkeskommunen sin arbeidsgivar- og organisasjonspolitikk. I 2009 vedtok styringsgruppa for arbeidsgivarpolitikken (AGP), med fylkesrådmannen som leiar, kommunikasjonsstrategi for Møre og Romsdal fylkeskommune. Strategien er revidert i I gjeldande kommunikasjonsstrategi har fylkesrådmannen gitt tydelege rammer og føringar for fylkeskommunen sine ulike nettsider og retningsliner for tilsette sin bruk av sosiale media. Auka synleggjering av kva fylkeskommunen gjer, krev klare og tydelege retningsliner for profilering i offentlegheita. Kommunikasjonsstrategien gjeld for alle tilsette i fylkeskommunen. På enkelte punkt vil det likevel vere skilnad for kva som gjeld for sentraladministrasjonen og kva som gjeld for skolane, dette kjem fram under dei punkta det gjeld. Det er i tillegg eit eige kapittel som berre gjeld skolane. For at kommunikasjonsstrategien skal vere eit lett tilgjengeleg verkty i arbeidskvardagen, skal det utarbeidast to kortversjonar av vedteken kommunikasjonsstrategi, ein for sentraladministrasjonen og ein for skolane. 1.1 Forankring Då arbeidet med kommunikasjonsstrategi for fylkeskommunen starta opp i 2009, var den forankra i toppleiargruppa og i tre breitt samansette arbeidsgrupper med representasjon frå ulike avdelingar. I tillegg til ein ekstern prosessleiar. Kommunikasjonsstrategien, grafiske profil og intranett/ nettsidene vart vedteke av styringsgruppa for AGP i desember Arbeidet med implementering i resten av organisasjonen har vore ei pågåande oppgåve sidan våren 2010, mellom anna har delar av arbeidet vore presentert under AGP-konferanse (Arbeidsgivarpolitikk), og retningslinjene har vore tema på rektorsamling for dei vidaregåande skolane. I samband med revisjonen av kommunikasjonsstrategien har strategien vore til drøfting i fylkesrådmannens toppleiargruppe, rektorkollegiet og i HSAMU (hovudsamarbeidsutvalet). Strategien har vidare vore lagt ut på høyring blant dei tilsette på intranett. 1.2 Statusvurdering Som grunnlag for kommunikasjonsstrategien, og for å avdekke «no-situasjonen», vart det hausten 2009 gjennomført ei kartlegging av status knytt til kommunikasjonsutfordringane i fylkeskommunen. Etter undersøkinga vart det konkludert med eit behov for tydeleggjering av 3

4 struktur og retningsliner for informasjons- og kommunikasjonsarbeidet i fylkeskommunen. Mellom anna vart det meldt om behov for system som gjer det enkelt både å hente informasjon og formidle informasjon internt. Kommunikasjonsstrategien skal vere eit levande dokument som er tilpassa dei til ei kvar tid gjeldande kommunikasjonsutfordringane. Strategien skal difor reviderast med jamne mellomrom. Etter at fylkesrevisjonen gjennomførte ein internrevisjon av arbeidsgjevarpolitikken i 2013 vart det avdekt at kommunikasjonsstrategien er for lite kjend og implementert i organisasjonen. Fylkesrådmannen har difor gjeve informasjonssjefen i oppgåve å revidere og re-vitalisere kommunikasjonsstrategien i Trass i at det er avdekt at kommunikasjonsstrategien er lite kjent, er det mykje som har kome på plass, av det som var etterspurt i På fleire område er det framleis ein veg å gå, og derfor er det naudsynt med ei oppdatering og ei prioritering av innsatsområder i kommunikasjonsstrategien. Revisjonen har hatt som mål å arbeide med målformuleringar, rolleavklaringar, tiltak og innsatsområde. 1.3 Fylkeskommunen si rolle og oppgåver Fylkeskommunen sine oppgåver og rolle har endra seg over tid. Vidaregåande opplæring, tannhelse og regional utvikling har vore sentrale oppgåver gjennom mange år. Fleire forvaltningsoppgåver vart lagt til fylkeskommunen gjennom forvaltningsreforma i januar 2010, der vi mellom anna vart ein enno tyngre aktør innan samferdsel med eit samla ansvar for fylkesvegnettet og ansvar for kollektivtrafikken i fylket. Gjennom vedtak om at kollektivtilbodet skal gå over på bruttoanbod, har fylkeskommunen og fått ei ny rolle som marknadsaktør. Vi kan dele fylkeskommunens oppgåver opp i følgjande roller: Som tenesteytar med vidaregåande opplæring, kultur, samferdsel og tannhelse som dei viktigaste tenesteområda. Som forvaltningsorgan. Som regional utviklingsaktør i breitt samspel med kommunar og partnarskap. Som regionalt folkevalt organ. Som marknadsaktør - Med bakgrunn i kommunikasjonsstrategien og kollektivstrategien er det utarbeida ei eiga merkevare og ein marknadsstrategi for kollektivtilbodet. Som arbeidsgivar for 2500 tilsette i ein kunnskapsorganisasjon Saman med fylkeskommunens vedtekne ambisjon, målsettingar, rammevilkår og politiske styringsdokument legg rollene føringar for kommunikasjonsarbeidet. Fylkeskommunen er det regionale demokratiet, og er sett til å løyse viktige samfunnsoppgåver innan område som vidaregåande opplæring, samferdsel, regional- og næringsutvikling, kultur og folkehelse. I tillegg til dei konkrete arbeidsoppgåvene skal fylkeskommunen fremje ei ønskt samfunnsutvikling. Måla for den regionale utviklinga er felt ned i Fylkesplan for Møre og Romsdal. 4

5 2. Rammer overordna mål og føringar God kommunikasjon er også avhengig av det landskapet fylkeskommunen opererer i. Dette kapittelet gjer greie for dei mål og føringar som ligg til grunn for strategien og som dermed er med på å skape fylkeskommunen sitt kommunikasjonslandskap. 2.1 Visjon og verdiar Gjennom visjonen og verdiane våre skal dei vi samhandlar med kjenne oss att. Vi skal stå fram einskapleg som ein regional utviklar, god tenesteytar og utøvar av styringsrett. Visjonen og verdiane våre skal knyte oss saman og gje sterkare identitet til heile organisasjonen: Møre og Romsdal fylkeskommune Ein tydeleg medspelar Verdiane våre føreset at alle tilsette i fylkeskommunen har fagleg innsikt og høg etisk standard. Dette skal ligge til grunn for dei oppgåvene vi løyser. Verdiane til fylkeskommunen er: Openheit vi skal vere tilgjengeleg og open. Innsyn og innspel gjev engasjement og eigartilhøve Respekt vi skal stille krav, vere profesjonell og ta omsyn til ulike behov Likeverd alle skal kunne føle seg heime. Vi skal ikkje diskriminere brukarar eller tilsette. Ansvar for fellesskap vi har eit samfunnsansvar, og skal utvikle regionen som ein attraktiv bustad og arbeidsplass. Nettverksbygging og kunnskapsdeling Medråderett tilby og utvikle best mogeleg kvalitet på tenestene våre gjennom leiarar, tillitsvalde og tilsette. 2.2 Fylkeskommunen sin arbeidsgivarpolitikk Fylkestinget har vedteke fylkeskommunen sin arbeidsgivarpolitikk «Arbeidsgivarpolitikk for framtida» (T-sak 7/09). Dette dokumentet ligg til grunn og gir føringar for korleis fylkeskommunen skal utvikle seg som arbeidsgivar og sikre god rekruttering i åra framover. Arbeidsgivarpolitikken heng saman med organisasjonens mål og inngår i ein strategisk samanheng. Intern kommunikasjon og arenaer for diskusjon er viktige når folkevalte, administrasjon og tillitsvalte skal utforme, og nå strategiar og mål saman. Både kommunikasjonsstrategien og arbeidsgivarpolitikken har fokus på at fylkeskommunens verdigrunnlag skal praktiserast. Fylkeskommunen skal legge til rette for open og god kommunikasjon, og dei tilsette skal spele på lag og gjere kvarandre gode gjennom å utvikle relasjonar og gode samhandlingsmønster Kultur og omdømme Ein organisasjon sitt omdøme vert bygd frå innsida. Det må vere samsvar mellom vedtekne visjonar og mål, utøving av leiarskap, kulturen blant dei tilsette og omverdas inntrykk av fylkeskommunen. Fylkeskommunen er ein kompleks organisasjon. Det er utfordrande å skape ein felles fylkeskommunal kultur blant tilsette med ulike ståstadar, roller og oppgåver, som i tillegg er 5

6 geografisk spreidd rundt i fylket på vidaregåande skolar, tannklinikkar og i sentraladministrasjonen. Fylkeskommunen sine ulike roller er ei kommunikasjonsutfordring fordi kvar rolle krev ei eiga tilnærming. Gjennom ei presisering og tydeliggjering av ambisjon, verdiar og roller skal fylkeskommunen stå fram som ein tydelig organisasjon. 2.4 Prinsipp for kommunikasjon Fylkeskommunen sin kommunikasjon med omverda skal utøvast med bakgrunn i lovverk og prinsipp om god kommunikasjon. Openheit - vi skal vere open, tydeleg og tilgjengeleg i vår kommunikasjon med omverda Medverknad - vi skal ta involverte partar med på råd i utforming av politikk og tenester Nå alle - vi skal gi aktiv informasjon i rett tid om rettar, plikter og muligheiter Heilskap - vi skal stå fram einskapleg og samordna Linje - kommunikasjonsansvaret følgjer saksansvaret. 2.5 Kommunikasjonsutfordringar Dei viktigaste kommunikasjonsutfordringane for fylkeskommunen er: Skape realistiske forventningar til fylkeskommunen sine tenester Klargjere roller og ansvar og leggje til rette for samhandling Behalde og rekruttere gode medarbeidarar Ha tilstrekkeleg og rett kommunikasjonskompetanse i heile organisasjonen Møte media og andre interessentar opent, aktivt og planlagt Ta i bruk kommunikasjon som strategisk og operativt virkemiddel i det daglege arbeidet Nytte eit godt og forståelig språk Ta i bruk samhandlingsverktøy Byggje ein felles og samlande internkultur for heile fylkeskommunen Stå fram med ein einskapleg visuell profil Synleggjere og dele gode resultat 2.6 Kritiske suksessfaktorar for kommunikasjonsarbeidet At øvste leiing tek i bruk og stiller krav om at planen skal nyttast i hele organisasjonen. At kommunikasjonsstrategien vert gjort kjend og tilgjengeleg for alle tilsette i organisasjonen At ein har nok tid og ressursar avsett til å arbeide aktivt med kommunikasjon både i informasjonsseksjonen og i avdelingane/einingane. At vi står fram einskapleg 3. Kommunikasjon Visjonen «Ein tydeleg medspelar» skal ligge fast som eit viktig premiss for all kommunikasjon. Det er viktig å presisere at omgrepa «informasjon» og «kommunikasjon» har ulik meining: 6

7 Informasjon -> dette er sjølve bodskapen Kommunikasjon -> dette er prosessen Ekstern kommunikasjon -> all kommunikasjon til og frå partar utanfor organisasjonen Intern kommunikasjon -> all kommunikasjon innanfor organisasjonen 3.1 Intern kommunikasjon God intern kommunikasjon er avgjerande for å bygge ein felles intern kultur og styrke opplevinga av å arbeide i same organisasjon. Den interne kommunikasjonen skal auke dei tilsette sin kjennskap til organisasjonen, og slik legge til rette for auka samhandling og betre koordinering. God intern kommunikasjon er ein føresetnad for at dei tilsette skal kunne utføre sine oppgåver på ein god måte og for at dei skal trekke i same retning mot felles mål og strategiar. Den enkelte medarbeidar har eit ansvar for å bidra til god intern kommunikasjon. Deling av informasjon og kunnskap med kollegaer og leiarar bidreg til å styrke felles forståing, kunnskap og kultur. For at fylkeskommunen skal vere tydeleg i sin kommunikasjon, er det viktig at kvar einskild medarbeidar har kunnskap om og forståing av fylkeskommunen sine oppgåver og målsettingar. Kvaliteten på den interne kommunikasjonen vert derfor avgjerande for kvaliteten på den eksterne kommunikasjonen. 3.2 Ekstern kommunikasjon Eit bevisst og målretta arbeid med ekstern kommunikasjon mot våre mange målgrupper er viktig for eit vellykka omdømearbeid, og for å synleggjere oppgåvene vi løyser. I tillegg er det viktig for å fremje det regionale demokratiet og å synleggjere fylkeskommunen si rolle som forvaltningsnivå. Visjonen om å vere ein tydeleg medspelar, gir spesielle moglegheiter og utfordringar med omsyn til kommunikasjon. Tilsette skal kjenne til og vere bevisst denne visjonen i kommunikasjonsarbeidet sitt. Ekstern kommunikasjon skal sikre innbyggjarar, kommunar, samarbeidspartnarar og andre interessentar god og relevant informasjon om rettar, plikter og moglegheiter, om regional politikk og om fylkeskommunens verksemd og tenestetilbod. 4. Overordna kommunikasjonsmål Dei overordna måla i kommunikasjonsstrategien er knytt tett opp mot måla i Fylkesplan og arbeidsgivarpolitikken i fylkeskommunen. Møre og Romsdal fylkeskommune: skal vere ein synleg medspelar i regional utvikling skal stå fram i ein einskapleg profil skal ha ein kultur for samhandling og informasjonsdeling 7

8 skal ha beredskap for krisekommunikasjon 1 - skal vere ein synleg medspelar i regional utvikling Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune skaper og held ved like ein god dialog med interne og eksterne samarbeidspartnarar og målgrupper. Innsatsområde: Gjennom eit systematisk arbeid med kommunikasjon skal vi: Oppnå større deltaking, interesse og engasjement for Møre og Romsdal fylkeskommune som regionalpolitisk organ, tenesteytar og regional utviklingsaktør Styrkje partnarskap med andre og sikre kunnskap om utfordringar og problemstillingar som ein i fellesskap kan løyse Vere ein god tenesteleverandør, med brukarane i fokus Synleggjere fylkeskommunen som attraktiv arbeidsgjevar for å behalde og rekruttere gode medarbeidarar 2- skal stå fram i ein einskapleg profil Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune står fram med ein tydeleg identitet gjennom ein einskapleg og samordna profil. Innsatsområde: Ein grafisk profil i alle einingar og prosjekt som speglar felles identitet Vere ein tydeleg avsendar Klare roller og mynde i kommunikasjonsarbeidet Målform i samsvar med vedtekne retningslinjer 3- skal ha ein kultur for samhandling og informasjonsdeling Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune legg til rette for intern kommunikasjon, kompetanseheving, kunnskapsdeling og samhandling på tvers i organisasjonen. Innsatsområde: Eit levande og ope intranett Legge til rette for samhandling på tvers av avdelingar og einingar Samordne og betre informasjonsgrunnlaget for leiarar Gje opplæring innafor ulike område som gjeld kommunikasjon. 4 skal ha beredskap for krisekommunikasjon Kriser er ein situasjon eller ei utvikling som avvik frå det som er normalt. Kriser oppstår brått og uventa, og krev rask reaksjon og handling. Ein god beredskapsplan med krisekommunikasjon er 8

9 ingen garanti for god handtering, men den kan vere eit hjelpemiddel for å kunne koordinere informasjonen best mogleg. Ein plan som syner ansvarsdeling, kommunikasjonskanalar og retningslinjer vil gje organisasjonen moglegheit til å handle raskt. Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune har oppdaterte kriseplanar for alle einingar og beredskap for å støtte einingane med krisekommunikasjon. Innsatsområde: Utarbeide ein overordna plan for krisekommunikasjon Støtte einingane i å lage kriseberedskapsplanar Det er utarbeida ein eigen handlingsplan for kvart resultatmål og innsatsområde som syner oppgåver, ansvarsfordeling og fristar. Denne handlingsplanen vert oppdatert årleg. 5. Tilnærming til informasjonsoppgåva roller og ansvar Kommunikasjonsstrategien skal vere eit strategisk verkemiddel på lik linje med andre planer i fylkeskommunen. Kommunikasjonsstrategien skal vere eit verkty i det daglege arbeidet og leggje eit grunnlag for korleis vi samhandlar. God informasjon og kommunikasjon er eit av kvalitetskrava til dei tenestene vi leverer. Kommunikasjonen vår skal fremje relasjonsbygging og samhandling, kompetanse- og kunnskapsdeling i tråd med visjonen og verdiane våre. Intern og ekstern kommunikasjon skal understøtte kjerneverksemda vår og medverke til at vi kan gi tenester av høg kvalitet. 5.1 Informasjonsansvar Fylkeskommunen sin kommunikasjon med omverda skal utøvast med bakgrunn i lovverk og prinsipp om god kommunikasjon. Informasjon er eit leiaransvar, og fylkesrådmannen har det overordna informasjonsansvaret. Linjeleiarar har eit særskilt ansvar for informasjon, men informasjonsansvaret følgjer saksansvar. Det vil seie at alle som er tilsette i fylkeskommunen har eit ansvar for å vurdere om saka dei arbeider med, er av interesse for publikum eller for andre i organisasjonen. Opplæring i informasjons- og kommunikasjonsarbeid skal inngå som ein del av Fylkesakademiet. Fylkesakademiet er vår interne arena for fylkesinitierte opplæringstiltak på arbeidsgivar- og organisasjonsområdet. Det er den einskilde leiar sitt ansvar å sørgje for at informasjonsansvaret er kjent for dei tilsette i avdelingane. 9

10 Den einskilde eining har ansvaret for innhaldet i relevante publikasjonar og informasjon på mrfylke.no. Informasjonsseksjonen har redaktøransvar for nettsider tilhøyrande fylkeskommunen. Rektorane har redaktøransvar for den einskilde skole si nettside. 5.2 Informasjonsseksjonen si rolle Informasjonsseksjonen er ein del av administrasjonsavdelinga. Seksjonen svarer fylkesrådmannen i faglege spørsmål, og administrasjonssjefen i spørsmål av anna art. Seksjonen skal samarbeide tett med, og vere eit verkty for leiinga. Den skal òg vere ein tilretteleggjar for planlagd og god kommunikasjon imellom og på tvers av einingane i organisasjonen. Informasjonsseksjonen skal medverke til god intern og ekstern kommunikasjon i fylkeskommunen. Informasjonsseksjonen har arbeidsoppgåver i samspelet mellom leiing og avdelingane i organisasjonen og ut mot media, organisasjonar, kommunar og befolkninga i Møre og Romsdal. Viktige arbeidsområde for seksjonen er: Ekstern kommunikasjon Intern kommunikasjon Rådgjeving og beredskap Grafisk produksjon For å sikre god internkommunikasjon har informasjonsseksjonen ansvar for å organisere jamnelege møter i Infoforum. I Infoforum er kvar avdeling representert med ein fast representant, og er ein arena for kunnskapsdeling og eit forum for å diskutere informasjonsfaglege spørsmål. Informasjon frå sentraladministrasjonen som skal sendast ut til media, skal gå via Informasjonsseksjonen. Gjennom å nytte denne kanalen vil vi sikre at informasjonen som blir sendt ut har eit tydeleg bodskap knytt til fylkeskommunen sin profil. Dette sikrar også at utspel vi går ut i media med blir kommunisert inn i organisasjonen og opp til leiinga. Skolar har høve til å nytte informasjonsseksjonen for å få rettleiing i mediefaglege spørsmål og nå ut i media med saker. Skolar bør som hovudregel sende kopi av pressemeldingar til informasjonsseksjonen og til utdanningssjefen, slik at organisasjonen er kjend med medieutspel. 5.3 Informasjonsarbeid på politisk nivå Administrativt og politisk nivå i fylkeskommunen må jobbe målretta saman for å oppnå gode resultat. Administrasjonen skal aktivt formidle framlegg til politiske saker for omverda, når dei er klar for politisk handsaming. Fylkesordføraren er den fremste representanten for fylkeskommunen, og forvaltar ein stor del av organisasjonen sitt samla omdøme. Fylkesordføraren kan nytte informasjonsseksjonen som sørvisorgan på alle relevante område, med unnatak av reint partipolitiske saker. 5.4 Språk Fylkestinget har vedteke at målforma i fylkeskommunen er nynorsk. 10

11 I sak U-172/06 «Målform i einskapsfylket - vurdering av språkleg nøytralitet» er det vedteke: 1. I Møre og Romsdal fylkeskommune skal følgjande dokument vere på nynorsk: a. Alle saksframlegg. b. Alle møteprotokollar. c. Årsrapportar. d. Alle overordna planar som t.d. økonomi- og fylkesplanar. e. Annonsar, utlysingar og publikasjonar Når det gjeld andre dokument, står avdelingane fritt i valet av målform. 2. Alle brev skal svarast på i mottakaren si målform. 3. For å utvikle god språkbruk i sentraladministrasjonen, vil det bli organisert støttefunksjonar som kurs i godt språk og hjelp til språkvask". Med bakgrunn i sak T65/81, er det unntak frå denne. Dei vidaregåande skolane skal nytte den målforma som vertskommunen nyttar. 5.5 Pressekontakt Tilsette i fylkeskommunen kan og bør uttale seg til pressa om saker innafor eige fagområde. Om ein blir kontakta av media, skal ein rutinemessig informere næraste leiar og informasjonsseksjonen. Tilsette i skolane kontaktar næraste overordna/ leiing ved sin skole. Det er utarbeida ein eigen mediarettleiar med råd og tips, denne finn de på mrfylke.no/mediarettleiar. Normalt er det fylkesrådmannen eller den han gir mynde, som uttalar seg på vegner av heile organisasjonen. Journalistar og andre står fritt til å ta kontakt med kven dei vil i organisasjonen. I formidling til media har sakshandsamar eller fagavdelinga ansvar for at det faglege innhaldet er korrekt. Faktiske feil i medieoppslag skal rettast snarast råd. Informasjonsseksjonen har kompetanse på rettleiing i slike saker. 5.6 Sosiale media Det er ikkje lenger eit spørsmål om, men heller korleis ein skal nytte dei nye media i kommunikasjonsarbeidet. Med dei nye media har ein fått fleire verkty til bruk i kommunikasjonsarbeidet. Fylkeskommunen skal alltid velje dei media som er best eigna til å nå definerte målgrupper, også sosiale media. Ved å ta i bruk allereie etablerte kommunikasjonsflater innan sosiale media, kan ein nå målgruppene på arenaer der dei allereie er. Dei nye media gjer det dessutan lettare å nå ut til enkelte av fylkeskommunen sine målgrupper, eksempelvis ungdom i vidaregåande opplæring. Dette potensialet skal fylkeskommunen søke å utnytte betre. Informasjonsseksjonen har ansvar og mynde over offisielle kontoar som er oppretta i sosiale media. Det skal ikkje opprettast kontoar på vegner av fylkeskommunen utan at dette er gjort i samråd med informasjonsseksjonen Tilsette sin bruk av sosiale media Tilsette kan bruke sosiale media både som privatpersonar, og som representant for en offisiell konto oppretta på vegner av fylkeskommunen. Lojalitet og rolleforståing er sentralt i alle 11

12 arbeidsforhold. Samtidig har tilsette rett til å uttale seg offentleg. I enkelte tilfelle kan det oppstå spenning mellom retten til å ytre seg og kravet om å vere lojal mot arbeidsgivar. Eigne retningslinjer for bruk av sosiale media skal vere rettleiande for tilsette som brukar sosiale media. Retningslinjer for bruk av sosiale media finn du som vedlegg til kommunikasjonsstrategien og på intranett. 6. Grafisk profil Møre og Romsdal fylkeskommune skal stå fram som ein tydeleg avsendar i ein einskapleg profil. Fylkeskommunen har utarbeida ei profilhandbok som ligg på mrfylke.no. Den inneheld mellom anna retningslinjer og visuelle føringar på praktisk bruk av profilelementa, logoar, fargepalett og fontar. For å oppnå konsekvent bruk av profilen og ein sterk og tydeleg identitet, er alle tilsette i fylkeskommunen pålagt å følgje retningslinene i profilmanualen. Fylkeskommunen har stor ein dokumentproduksjon, og enkelte av dokumenta kan vere hensiktsmessig å setje i ei grafisk form for å tydeleggjere bodskapen, Som hovudprinsipp for grafisk utforming/produksjon skal vi skilje i mellom: Trykksaker og verkemiddel til internt bruk: det er utvikla ulike malar i Word og Power-Point, som gjer at den einskilde avdeling/eining har moglegheit til å formgje dokument og presentasjonar i samsvar med fylkeskommunen sin grafiske profil. Materiell som har eksterne målgrupper: Informasjonsseksjonen produserer/evt. grafiske formgivarar/reklamebyrå som fylkeskommunen har avtale med. Rammeavtale for byrå- og trykkeritenester skal nyttast ved kjøp av ekstern kompetanse. For å sikre at vi held oss innafor innkjøpsregelverket, og får rett pris på leveransar, skal all kontakt med grafiske byrå og trykkeri gjerast i samråd med informasjonsseksjonen. 6.1 Grafiske føringar - generelt Ein tydeleg og konsistent grafisk profil skal vere med på å synleggjere og støtte opp under heilskapen i organisasjonen. Fylkeskommunen har eit vidt spekter av aktivitetar, tenester og fagområder å forvalte. Då er det ekstra viktig å syne heilskap og felles verdiar, vise kva oppgåver fylkeskommunen løyser. Grafisk profil er eit kommunikasjonsverkemiddel som skal tydeleggjere bodskap og avsendar av informasjon, og gjennom dette vere med på å forankre organisasjonen hos befolkninga. 12

13 6.2 Universell utforming Fylkeskommunen er forplikta til å ta omsyn til universell utforming også når det gjeld informasjonsmateriell. 6.3 Fridomsgrad Fridomsgrad identifisering av fylkeskommunale organisasjonar, prosjekt, tiltak, tilbod, arrangement og liknande, heretter kalla prosjekt. Det ligg store utfordringar i dei tilfella der ein både skal ta vare på den visuelle heilskapen til fylkeskommunen, og samtidig gi dei enkelte prosjekt ein eigen identitet. Det er laga visuelle «køyrereglar» for å bygge meir under organisasjonen og merkevara Møre og Romsdal fylkeskommune, og samtidig kunne identifisere dei ulike prosjekta. Informasjonsseksjonen skal godkjenne grafisk profil i slike prosjekt. 6.4 Fylkesvåpenet Som hovudregel skal sjølve fylkesvåpenet vere det berande visuelle grafiske elementet i alle logoar, sjølv om dei skal identifisere ulike prosjekt. Teksten «Møre og Romsdal fylkeskommune» skal som regel vere tilknytt logoen som undertekst. 6.5 Signaturelement I tillegg til fylkesvåpenet kan det utarbeidast ulike signaturelement til prosjekta, på same måte som «fargestripa» er eit signaturelement for organisasjonen. 6.6 Fargar og fontar Bruk av dei visuelle grunnverkemidla, fargar, fontar og fylkesvåpen, må halde seg innanfor eit strengt regime. Vi har derfor utvikla malar i word-format, som ein kan laste ned frå intranett. Eksempel på dette er malar til bruk til diplomar, delplanar, brosjyrar, rollups, o.l 6.7 Partnarskapsprosjekt Utgangspunkt: Prosjekt som fylkeskommunen eig eller er hovudaktør i, skal ha vår profil. Pragmatisk innstilling til korleis partnarane blir presentert På same måte må fylkeskommunen vere pragmatiske i prosjekt som styrast av andre partnarar, men fylkeskommunen skal vere synleg. 6.8 Skolane Skolane kan ha eigen logo. Fylkesvåpenet skal med som ekstra logo. I kapittel 10 står det kva som særleg gjeld for skolane.

14 7. Kommunikasjonskart: oversikt over aktørar Fylkeskommune er sett til å løyse viktige samfunnsoppgåver. Mange innbyggjarar i fylket har dagleg erfaring med korleis vi løyser desse oppgåvene. Kva for relasjon vi har til desse vil styre korleis kommunikasjonen må vere. Vi har mange og ulike målgrupper for arbeidet med kommunikasjon. Desse kan vi synleggjere ved hjelp av følgjande figur: 7.1 Viktige målgrupper Innbyggjarar i Møre og Romsdal Elevar og lærlingar i vidaregåande opplæring i Møre og Romsdal Pasientar i tannhelsetenesta Ungdom Politikarar Media Kommunar Samarbeidspartnarar/ næringslivet/ organisasjonar Tilsette og potensielle nye arbeidstakarar 14

15 8. Rammeverket - ansvar og organisering av kommunikasjonsarbeidet Som omtala i pkt. 2.6 er informasjon eit leiaransvar, og fylkesrådmannen har det overordna informasjonsansvaret. Linjeleiarar har eit særskilt ansvar for informasjon, men informasjonsansvaret følgjer saksansvaret. Kven som har ansvar for kva, på kva for nivå, kan synleggjerast i følgjande matrise(godkjent av fylkesrådmannen etter drøfting i toppleiargruppa 3. mars 2014). Denne matrisa er utarbeidd til å gjelde Sentraladministrasjonen og tannhelse. For skolane, sjå kapittel 10. INNSATSOMRÅDE/TEMA Linjeavdelingane Fylkesrådmannen / Stabsnivået (Informasjonsseksjonen) Ansvar Aktivitet Ansvar Aktivitet Rammeverk profil Innspel Høyring/Dialogpart Initiativ, gjennomføring og godkjenne Utarbeide rammeverket Pressemeldingar Initiere Lage utkast/forslag Kvalitetssikre og godkjenne Sende ut Kampanjar Identifisere behov, legge fram Kvalitetssikre/Sikre Ta del i utvikling av kampanjar, Initiere forslag til/planer for utvikling av heilskapleg bodskap og kvalitetssikring, evt. dialog gode og målretta kampanjar profil med byrå Annonsar Initiere Utarbeide forslag og bestille via gjeldande rutinar, slik det går fram av informasjon på intranett Grafisk formgjeving, sikring av bodskap og profil, godkjenne All annonsering vert bestilt/sendt ut av informasjonsseksjonen Delstrategiar, regionale delplaner, handlingsprogram informasjon/kommunikasjon Initiere Klarlegge behov, lage utkast Sikre kopling til kommunikasjonsstrategien Samarbeidspart i arbeidet Nettsider og sosiale medier Initiere Klarlegge behov, lage forslag Sikre heilskap og godkjenne ansv. red. Samarbeidspart i arbeidet Profileringsmateriale/ brosjyrar Initiere Kartlegge behov, lage forslag. Bestille via gjeldande rutinar 15 Kvalitetssikre/ sikre heilskapleg bodskap og profil Samarbeidspart i arbeidet

16 Matrisen viser hovudområda og nøkkelaktivitetane på kommunikasjonsområdet, der det er særleg viktig at vi får etablert god rolleforståing og gode rutinar for korleis vi samhandlar og kven som godkjenner (kor mynde ligg) på vegne av fylkesrådmannen. Informasjonssjefen har ansvar for å etablere arenaer og rutinar for regelmessig samhandling med alle avdelingane i organisasjonen. 9. Kanalar og plattformar for kommunikasjon Det er utarbeidd ein oversikt over retningsliner for informasjonsarbeid i Møre og Romsdal fylkeskommune. Her er mange tips og råd om korleis vi skal kommunisere internt og eksternt. Informasjonen er tilrettelagt for at den skal vere enkel å nytte for alle tilsette. Denne finn du på fylkeskommunen sitt intranett: 9.1 Nettsida mrfylke.no Nettsida mrfylke.no er Møre og Romsdal fylkeskommune sin direkte kanal ut mot omverda. Her kan vi legge ut informasjon og artiklar som er relevanta for våre målgrupper. Informasjonssjefen har redaktøransvaret for mrfylke.no. Kvar fagavdeling har ansvar for eigne fagsider, og har eigne webredaktørar som har ansvar for å publisere og vedlikehalde fagsidene. For å sikre godt oppbygde fagsider retta mot målgruppene, kan informasjonsseksjonen bidra i arbeidet med oppbygging av menystrukturar etc. Det er informasjonsseksjonen sitt ansvar å utvikle, drifte og vedlikehalde mrfylke.no Felles nettpubliserings plattform for fylkeskommunen Sidan 2010 har Møre og Romsdal fylkeskommune arbeida aktivt for at alle nettsider knytt til fylkeskommunen skal vere på ein felles publiseringsplattform. Nettsider som skal utviklast og driftast i regi av Møre og Romsdal fylkeskommune, skal gjerast i samarbeid med informasjonsseksjonen og IT-seksjonen Skolane sine sider Våre 23 vidaregåande skolar og fagskolane har eigne nettsider. Det er rektor ved den einskilde skole som er ansvarleg redaktør for skolens nettside. For å sikre aktivitet på skolen si nettside, bør fleire tilsette ved ein skole ha webred.ansvar. Skolane bør og vere medvitne om at det er enkelt å krysspublisere ei nyhende til ungweb UngWeb Er fylkeskommunen sin nettside retta mot elevane våre i vidaregåande skole. Kvar dag er ungweb startsida for elevar. På ungweb kan vi nå ungdom med relevant informasjon om saker som opptek ungdom. Ved å krysspublisere nyheitssaker, når ein ut til fleire med med suksesshistorier og god informasjon E-læring- og leiarportal Hausten 2013 vart e-læringsportalen tatt i bruk på intranett. Målet med e-læringsportalen er at tilsette i fylkeskommunen kan ta interaktive kurs som er relevante for den einskilde tilsette. Det 16

17 er og utvikla ein leiarportal, der leiarar med personalansvar kan følgje opp at eigne tilsette tek e- læringskurs dei er blitt pålagde å ta Sosiale media Møre og Romsdal fylkeskommune er aktive på sosiale media. Det er vedteke av fylkesrådmannen at vi nyttar fylkeskommunen sine offisielle sider på sosiale media, og ikkje opprettar eigne sider til ulike prosjekt/tiltak. 9.2 Annonser Informasjonsseksjonen har ansvar for annonseproduksjonen i Møre og Romsdal fylkeskommune. Rettleiing og bestillingsskjema for annonsar finn ein på intranett.. Nynorsk vert nytta som målform i alle annonsar og utlysingar i sentraladministrasjonen. Annonsar kan bli samla til fellesannonsering. 9.3 Samhandlingsverkty Det er investert i ulike typar samhandlingsverkty i Møre og Romsdal fylkeskommune Outlook Microsoft Outlook er felles e-post og kalender for alle tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune Intranett/Min Side Møre og Romsdal fylkeskommune praktiserer openheit. Intranettet til fylkeskommunen er difor opent for alle. Her finn ein relevant informasjon om fylkeskommunen sitt «indre liv». «Min side» er di eiga spesialtilpassa side av intranett. Her kan du sjølv velje kva informasjon du ønskjer å motta. Alle blir automatisk medlem av det romet som avdelinga/skolen høyrer til, men tillegg kan du fritt melde deg på andre avdelingar/skolar sine rom får å følgje nyhendestraumen der. Min side krev pålogging, og er dermed sperra for innsyn utanfrå. Min side skal vere ein intern informasjonskanal, der ein kan legge ut informasjon, dele filer etc. Det er også lagt opp til tovegskommunikasjon på desse sidene med moglegheit for kommentarar. Vi anbefaler at de nyttar dette som ei dagleg startside, slik at de får informasjon om aktuelle hendingar, og at de aktiv sjølve nyttar denne muligheita til å spreie interninformasjon til kollegaer. På min side kan ein endre personleg informasjon som kontaktinformasjon og bilete,som vert nytta på intranett/internett Kalender på internett og intranett For å unngå møtekollisjonar og konkurranse om same målgruppe, er det viktig at vi legg inn større møter og arrangement i kalenderen på Interne arrangement som til dømes rektormøter, interne møter og kurs, finn vi på kalenderen på intranett. Arrangement 17

18 med eksterne målgrupper som til dømes Mørekonferansen, Samferdselskonferansen, politiske møter etc. finn vi på sin kalender. Når vi skal planlegge eit arrangement, er det viktig å sjekke både intern og ekstern kalender, slik at vi ikkje legg arrangement med felles målgruppe på same dag. Så snart ein dato for eit arrangement er bestemt, er det viktig å legge ut informasjon om arrangementet og informasjon om kven som er målgruppa på kalenderen Videokonferanse Det er investert i videokonferanseutstyr/ -rom ved alle dei vidaregåande skolane, i sentraladministrasjonen og ved fjernarbeidssentra (Molde og Kristiansund). Målet er å auke samhandlinga, samstundes som ein sparer på reisetid og kostnader. Videokonferanseromma skal vere tilgjengeleg både for interne og eksterne møter Saks- og arkivsystemet ephorte ephorte er fylkeskommunen sitt verkty for saksbehandling, dokumentproduksjon og arkivering. Alle tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for at arkivverdig dokumentasjon og informasjon vert arkivert i ephorte Samhandlingsverktya Alfresco og Fronter Alfresco er det administrative samhandlingsverktyet for tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune. Ein får tilgang på Alfresco mellom anna via intranett. Alfresco er også meint å kunne nyttast i samhandling med brukarar utanfor organisasjonen. Fronter er det pedagogisk samhandlingsverktyet mellom lærarar og elevar i den vidaregåande skolen i Møre og Romsdal fylkeskommune. Fronter har også stor grad vore nytta av skolane til å gje informasjon av fagleg og administrativ karakter til sine tilsette. Dette skal no fasast over til intranettet slik at bruken av Fronter blir reindyrka som portal for samhandling mellom lærarane/skolen og elevane. 10. Retningslinjer for dei vidaregåande skolane Nedanfor finn du retningslinjer for kommunikasjon for dei vidaregåande skolane i Møre og Romsdal fylkeskommune, samt ei matrise som viser ansvarsområde og roller Pressekontakt Rektor skal, og kan uttale seg på vegner av skolen, og står fritt til å avgjere i kva grad tilsette ved skolen kan uttale seg til pressa. Kontroversielle saker skal klarerast med utdanningsavdelinga på førehand Pressemeldingar Skolane står fritt til å sende ut pressemeldingar på eiga hand. Pressemeldingar blir sendt med kopi til info@mrfylke.no og utdanningsavdelinga. Informasjonsseksjonen kan gi råd når det gjeld bodskap og utforming, og har oppdaterte e-postlister til media. 18

19 10.3 Saker på skolane sine nettsider Rektor har redaktøransvar for skolen si nettside. Alle saker som kan vere av regional interesse og/eller av interesse for ungdom, skal krysspubliserast på og Grafisk profil Skolar skal ha rom til å differensiere seg noko frå Møre og Romsdal fylkeskommune si overordna grafiske profil. Skolen kan nytte eigen logo, men fylkeskommunen sin logo skal vere synleg på alt materiell som blir produsert. Skolar må nytte same profilfargar og same typografi som fylkeskommunen, men kan nytte eigne grafiske element i samråd med informasjonsseksjonen. Alt materiell som blir produsert, samt nettsider og facebooksider skal innehalde fylkeskommunen sin logo i tillegg til skolen sin logo Annonsar All annonseproduksjon skal gå gjennom informasjonsseksjonen Brosjyrar og profileringsmateriell Skolar står fritt til å utarbeide brosjyrar, film og anna profileringsmateriell. Informasjonsseksjonen kan bidra med rettleiing i dette arbeidet. Med bakgrunn i opplæringslova 9-6 har ikkje skolar høve til å nytte reklamefinansiert profileringsmateriell: Skoleeigaren skal sørgje for at elevane ikkje blir utsette for reklame som er eigna tilå skape kommersielt press, eller som i stor grad kan påverke haldningar, åtferd og verdiar, mellom anna på skolens område, i lærebøker og andre læremiddel som blir nytta i opplæringa. Departementet kan gi nærmare forskrifter Katalogtenester Jfr. skriv datert frå fylkesrådmannen skal alle avtalar om katalogoppføringar seiast opp. Fylkesrådmannen har vedteke at organisasjonen ikkje skal kjøpe katalogtenester/katalogoppføringar 10.8 Skilting Ny skilting skal følgje overordna retningsliner til fylkeskommunen og evt. skolen sin logo kan nyttast saman med fylkeskommunen sin logo. Skilting skal gjerast i samråd med Byve og informasjonsseksjonen Skolar med eigne profilar Skolar som allereie har utarbeida eigne grafiske profilar, kan framleis nytte desse, men må nytte desse retningslinene når profilen skal reviderast. All digital profileringsmateriale må oppdaterast slik at fylkeskommunen sin logo blir synleg. 19

20 Ansvarsområde og rollefordeling: INNSATSOMRÅDE/TEMA Skolane Fylkesrådmannen / Stabsnivået (Informasjonsseksjonen) Ansvar Aktivitet Ansvar Aktivitet Rammeverk profil Initiere Initiativ, gjennomføring og Bistå med gjennomføring Utarbeide rammeverket godkjenne og godkjenne Pressemeldingar Initiere Lage pressemelding/ sende ut/ Bistå med gjennomføring Hjelpe til med utforming og varsle overordna bodskap ved behov Kampanjar Identifisere behov, legge fram Kvalitetssikre/Sikre Ta del i utvikling av kampanjar, Initiere forslag til/planer for utvikling heilskapleg bodskap og kvalitetssikring, evt. dialog med av gode og målretta kampanjar profil byrå Annonsar Initiere Utarbeide forslag og bestille via gjeldande rutinar, slik det går fram av informasjon på intranett Grafisk formgjeving, sikring av bodskap og profil, godkjenne All annonsering vert bestilt/sendt ut av informasjonsseksjonen Delstrategiar informasjon/kommunikasjon Initiere Klarlegge behov, lage utkast Sikre kopling til kommunikasjonsstrategien Samarbeidspart i arbeidet Nettsider og sosiale medier Initiere Klarlegge behov, lage forslag Sikre heilskap og godkjenne ansv. red. Samarbeidspart i arbeidet Profileringsmateriale/ brosjyrar Initiere Kartlegge behov, lage forslag. Bestille via gjeldande rutinar Kvalitetssikre/ sikre heilskapleg bodkap og profil Samarbeidspart i arbeidet 20

21 11. Implementering - frå plan til iverksetting Etter føregåande behandling i HSAMU og høyringsrunde skal strategien vedtakast av fylkesrådmannen Strategien skal presenterast i leiargruppa, på rektormøte og på avdelingsmøte i sentraladministrasjonen Det skal utarbeidast ein kortversjon som skal vere tilgjengeleg både på papir og på intranett. Kommunikasjonsstrategien skal vere tema på AGP-konferansen i

22 Vedlegg 1: Tiltaksplan/handlingsplan Denne handlingsplana vert oppdatert årleg. 1 skal vere ein synleg medspelar i regional utvikling Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune skaper og held ved like ein god dialog med interne og eksterne målgrupper. Tiltak Funksjonelle og oppdaterte nettsider tilrettelagt med universell utforming Legge til rette for å vere oppdatert og synleg på egna sosiale medium. Utvikle mobilvisning av nettsidene våre Arrangere årlege konferansar og møteplassar i samarbeid med andre aktørar, td. Jazzgass, Mørekonferansen, kulturtorget etc. Tilsette skal bidra på konferansar, møter etc. der vår kompetanse er ønska. Løfte fram aktuelle saker på nettsidene og i media. Abonnere på nyhendeovervaking av Møre og Romsdal fylkeskommune i media Strøyme fylkestinga, og dermed gjere den politiske diskursen tilgjengeleg for ålmenta Gje ut tidsskrift som konjunkturbarometeret TEMP, samfunnsanalysen RISS, fylkesstatistikk og fylkesmagasinet SPOR Evaluere SPOR og innhaldet i SPOR Gjere kjent gjeldande retningsliner for kommunikasjon i sentraladministrasjonen Gjere kjent gjeldande retningsliner for kommunikasjon hos skolane Ansvar Informasjonssjefen/IT-sjefen Informasjonssjefen Informasjonssjefen/IT-sjefen Leiarar på alle nivå Leiarar på alle nivå Leiarar på alle nivå Informasjonssjefen Informasjonssjefen/IT-sjefen Avdelingssjefane i sentraladministrasjonen/informasjonssjefen Informasjonssjefen Leiarar på alle nivå/ informasjonssjefen Informasjonssjefen/utdanningssjefen/ rektorane 22

23 Gjere kjent retningsliner for bruk av sosiale media i sentraladministrasjonen Gjere kjent retningsliner for bruk av sosiale media for skolane Delta på karrieredagar og marknadsføre fylkeskommunen som ein attraktiv arbeidsgivar i kanalar der vi treff målgruppene våre Felles rekrutteringskampanje på ferje, flyplassar, facebook, linkedin, mobil og nettbrett Utvikle mobilvisning for oversikt over ledige stillingar Fokuser på dei gode sakene som er løyst. Ikkje berre aktuelle saker, men løyste oppgåver som befolkninga ser på som eit gode for dei Fokusere på unge i befolkninga og heile tida vere oppdatert på korleis dei innhentar informasjon. Vere i forkant Gjere kjent/undervise elevar i VGS om kva rolle og oppgåver fylkeskommunen har, og kva dei kan forvente av oss. Leiarar på alle nivå /informasjonssjefen Rektorar, leiarar på alle nivå /informasjonssjefen Personalsjefen saman med informasjonssjefen og representantar frå driftseiningar/sektorar med rekrutteringsbehov Informasjonssjefen/personalsjefen IT-sjefen/informasjonssjefen/personalsjefen Leiarar på alle nivå/ informasjonssjefen Leiarar på alle nivå/ informasjonssjefen Leiarar på alle nivå/ informasjonssjefen 2 - skal stå fram i ein einskapleg profil Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune står fram med ein tydeleg identitet i ein einskapleg og samordna profil. Tiltak Pressemeldingar frå sentraladministrasjonen skal godkjennast og sendast ut via informasjonsseksjonen Pressekonferansar og andre tiltak retta mot media, skal gjerast i samråd med informasjonsseksjonen Ansvar Leiarar på alle nivå Leiarar på alle nivå All annonsering skal gjerast gjennom informasjonsseksjonen. Seksjonen har kompetanse på å bistå både med val av kanalar og 23 Leiarar på alle nivå

24 bodskap Kampanjar og andre profileringstiltak/materiell skal utarbeidast i samarbeid med informasjonsseksjonen. Det skal utarbeidast og gjerast tilgjengeleg grafiske malar for rapportar, diplomar, kurs- og konferanseprogram, pppresentasjonar etc. til bruk i sentraladministrasjonen. Fylkeskommunen sin kommunikasjon med omverda skal vere på nynorsk. Unntak er skolar som skal nytte målforma som vertskommunen nyttar. Det skal utarbeidast rammeavtalar for kjøp av byrå- og trykkeritenester. Byrå som inngår rammeavtale med fylkeskommen skal bli gitt opplæring i bruk av den grafiske profilen. Kjøp av byrå- og trykkeritenester gjerast gjennom informasjonsseksjonen. Utvikling av evt. nye nettsider, facebook sider ol. skal skje i samarbeid med informasjonsseksjonen. Informasjonssjefen Leiarar på alle nivå/ informasjonssjefen Informasjonssjefen Leiarar på alle nivå Leiarar på alle nivå 3 skal ha skal ha ein kultur for samhandling og informasjonsdeling Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune legg til rette for intern kommunikasjon, kompetanseheving, kunnskapsdeling og samhandling på tvers i organisasjonen. Tiltak Felles e-post og kalendersystem i heile organisasjonen Vidareutvikle og tilpasse intranett og «min side» til dagens kommunikasjonsbehov Faste introduksjonsdagar for nytilsette. Årleg arbeidsgivarpolitisk konferanse (AGP) Tilby relevante kurs gjennom fylkesakademiet Ansvar IT-sjefen IT-sjefen/informasjonssjefen Personalsjefen Personalsjefen i samhandling med Fylkesakademiet sitt læringsnettverk og kurseigarar 24

25 Utvikle relevante kurs til e-læringsportalen Stimulere til auka bruk av videokonferansar Nytte alfresco for fildeling og samhandling Felles e-postsignatur for skolane og sentraladministrasjonen Leiarar på alle nivå/itsjefen/informasjonssjefen Leiarar på alle nivå Leiarar på alle nivå Leiarar på alle nivå 4 skal ha beredskap for krisekommunikasjon Resultatmål: Møre og Romsdal fylkeskommune har oppdaterte kriseplanar for alle einingar og beredskap for å støtte einingane med krisekommunikasjon. Tiltak Utarbeidde ein krisekommunikasjonsplan som kan setjast i verk når situasjonen oppstår. Årlege kurs Arrangere øvingar kvart år Utarbeide ei inaktiv nettside som kan takast i bruk ved krise Medietreningskurs Ansvar Informasjonssjefen Informasjonssjefen/kriseleiinga Informasjonssjefen/kriseleiinga Informasjonssjefen/kriseleiinga Informasjonssjefen 25

26 Vedlegg 2: Lovgrunnlag Fleire lover ligg til grunn for korleis Møre og Romsdal fylkeskommune skal kommunisere med omverda. Lovverket stiller krav til openheit, innsyn, tilgjenge og informasjonsplikt. Kommunelova I følgje kommunelova 4 skal kommuner og fylkeskommuner drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltningen. Offentleglova Offentleglova skal bidra til eit levande folkestyre ved å sikre ålmenta innsyn i offentleg forvaltning og opne for å avdekkje kritikkverdige forhold. I utgangspunktet er alle dokument sendt til og frå Møre og Romsdal fylkeskommune offentlege, og alle har innsynsrett. Alle unntak skal derfor grunngjevast med lovheimel. Meiroffentlegheitsprinsippet Møre og Romsdal fylkeskommune skal praktisere meiroffentlegheit Det inneber at forvaltninga skal vurdere om ein likevel skal gi innsyn i eit dokument, heilt eller delvis, sjølv om det kan takast unna offentlegheit (meiroffentlegheitsprinsippet). Prinsippet er ei oppmoding om å gi innsyn i tilfelle der det ikkje ligg føre eit reelt og sakleg behov for å unnta heile eller delar av dokument frå offentligheit Forvaltningslova Forvaltningslova skal sikre at all sakshandsaming skjer på ein slik måte at vedtaka som vert fatta vert utgreidd på beste måte. Grunnleggjande prinsipp som rettstryggleik, teieplikt, partsoffentlegheit og habilitet skal sikrast. Lova tek også føre seg enkeltvedtak og reglar for klager og klagehandsaming. Nasjonale planar og organ Det finst ei rekkje særlover, som t.d. Arkivlova som stiller utfyllande krav til verksemda. Fleire statlege organ, som Fylkesmannen, Datatilsynet, Sivilombodsmannen m.fl. har oppfølgings- og tilsynsansvar som gjev dei høve til å kome med pålegg som også kan kome inn under informasjonsverksemda til kommunen. 26

27 Vedlegg 3: Retningslinjer for sosiale media 27

28 28