Spørsmål og svar i anledning sak 2014/15170 Hotelldrift ved Oslo Universitetssykehus HF

Transkript

1 Oslo, Spørsmål og svar i anledning sak 2014/15170 Hotelldrift ved Oslo Universitetssykehus HF 1. Det er ønskelig med tegninger pr. bygg inkl. rom nr., rom type og areal pr. rom i tillegg til fellesareal i resepsjon/lobby/cafe/bibliotek/spisesal etc. Svar: Tegninger vil bli kunngjort i forbindelse med befaring, i henhold til punkt i konkurransegrunnlaget. 2. Det er ønskelig med oversikt over totale personalkostnader inkl. pensjonskostnader for 2014 pr. hotell. Vi forstår at dagens organisering er dagens operatørs domene, men vi ber om at totalt antall årsverk også oppgis. Dette for å kunne sikre at gjennomsnittlig lønnsnivå er ivaretatt i våre kalkyler som danner grunnlaget for prising til dere. Være seg ansatte lister inkl. fordeling på kategori, antall fagarbeidere (sykepleier, hotellmedarbeidere etc.) og ansenitet. 3. Det er ønskelig med FDV dokumentasjon; tilstandsrapporter inkl. bilder pr.hotell for å kunne beregne dagens nivå og ikke minst fremtidens oppgradering. Svar: FDV-dokumentasjon kunngjøres i forbindelse med befaring. 4. For å sikre at vi forstår hvor grensesnittet er mellom Oppdragsgiver og Tilbyder har vi behov for et oppsett pr.hotell på ansvarsfordeling_fdv. Svar: Det er i leieavtale per hotell angitt en grunnleggende ansvarsfordeling. Presiserende matrise per hotell vil bli kunngjort i forbindelse med befaring. 5. Er det spesifikke avtaler/lisenser/leie av utstyr og system ved hotellet i dag som skal over i de nye kontraktene? Svar: Ja, for Hotell Montebello er det investering i utstyr som har en restverdi som må innfris. For de øvrige hotellene vil utstyr overtas as is. Det er noen investeringer som eksisterende drifter har gjort i trådløst nett som muligens kan diskuteres ved overtakelse.

2 6. Vi ber om en oversikt over utstyr og maskiner fra oppdragsgiver som vil følge med i videre drift med tilstandsvurdering pr. avd.? (resepsjon, renhold, restaurant, kjøkken, administrasjon, rom) Svar: Dette er presisert i konkurransegrunnlaget punkt , samt i driftsavtalen punkt Kan vi få en liste fra samtlige avdelinger over utstyr dagens operatør tar med seg fra hotellet? Svar: Dette er presisert i konkurransegrunnlaget punkt , samt i driftsavtalen punkt Er det kablet til alle rom iht. TV/Internett etc.? Svar: Det skal være kablet TV til alle rom på alle hotellene. Noen har trådløst nett. 9. Følger TV og underholdningsprogram på rom med i leieavtalen? Svar: Nei, dette er det tilbyders ansvar å tilby. 10. Ser at dere benytter statistisk sentralbyrås konsumprisindeks 100% for årlig regulering av priser. Bør ikke denne være tredelt slik at vi også hensyn tar prosentendring i lønn basert på følgende tariffavtaler; Spekter og Norsk Sykepleierforbund og Hotell & restaurantforbundet og Hotell & Restaurant. Anbefalt fordeling 80%/20% hvor 80% er lønnsandelen. Svar: Punkt 10 i driftsavtalen vil kunne håndtere eventuelle ønsker om endringer i prisreguleringsmekanismer. For øvrig vil innspillet bli vurdert videre, med henblikk på å finne en hensiktsmessig løsning forut for innleveringsfristens utløp. 11. Hvor stor prosentandel av kjøp overnatting inkl måltider for pasienter og pårørende dekkes av OUS? 12. Kan det oppgis omsetning for første halvår 2015 for tjenestekjøp til OUS?

3 13. Hvor stor omsetning gir kurs/konferanse og catering pr.hotell 14. Kan dere oppgi kostnader med drift pr.hotell være seg; kommunale/offentlige avgifter, strøm, fjernvarme, felleskostnader, avfallshåndtering. 15. I leieavtale punkt 8, leiesum henvises vi til vedlegg 2 service leveranse beskrivelse. Denne kan vi ikke se vedlagt. Svar: SLB vil bli kunngjort i forbindelse med befaringen. 16. Er felleskostnader inkludert i årsleie? Svar: Ansvarlig for husleieavtaler ved OUS vil besvare dette spørsmålet ved første anledning. 17. Kontrakts lengde er omtalt i konkurransegrunnlagets pkt 5.1 samt i punkt 7 i leieavtalene og punkt 3 i driftsavtalen. Kontrakts lengden er dog ikke satt opp likt i de ulike dokumentene, vi ber derfor OUS om å klargjøre dette. Svar: Kontraktslengden er angitt likt i konkurransegrunnlag og driftsavtale, hvoretter Avtalene gjelder i 4 år fra avtaleinngåelse, med opsjon på forlengelse i år. Det som er angitt i utkastene til husleieavtaler er feil. Avtalene gjelder i 4 år fra avtaleinngåelse, med opsjon på forlengelse i år. 18. Viser til konkurransegrunnlaget vedlegg 4. Ber om å få oppgitt beleggs statistikk pr gjestegruppe og pensjonsform pr måned pr hotell for året Viser til 4.1 i konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonens punkt 3 samt vedlegg 4 prisskjema hvor dere har angitt overordnet vektingmodell. Kan dere utdype hvordan

4 dere vil vekte de ulike delelementene innenfor kategoriene pris, provisjon og kvalitet? Svar: Det vil ikke bli gitt informasjon om vekting, ut over det som er angitt i konkurransedokumentene. 20. Viser til vedlegg 4 prisskjema, pkt 2 mat. Ber om å få oppgitt antall måltidsgjester innen hver kategori pr måned pr hotell for Se vedlagt forslag til skjema. 21. Det vises til konkurransegrunnlagets pkt 1.2. Virksomhetsoverdragelse samt arbeidsmiljølovens paragraf 16. Da personalkostnader er en vesentlig del av kostnadsbildet, ber vi om at det fra dagens operatører innhentes informasjon om dette for alle ansatte tilknyttet hvert hotell, for distribusjon til alle tilbydere. 22. Viser til kravspesifikasjonens pkt Hvilke begrensninger ligger det på salg av rom til eksterne i ukedagene - jamfør: "sykehuset vil imidlertid alltid ha fortrinnsrett". Er det en frist for frigivelse av rom fra allotment? Svar: Det skal være forutsigbarhet i disse rammevilkårene. Tilbyder bes angi frister for booking av langtidsopphold (mer enn 3 dager) og korttidsopphold. Disse fristene vil kunne være gjenstand for endring i avtaleperioden. Det er frister for frigivelse av alottment-rom: Noen frigis kl , ytterligere frigis senere. Disse fristene er gjenstand for endring i avtaleperioden. 23. Kan vi få oppgitt kostnader knyttet til strøm og kommunale avgifter pr hotell for 2014? Svar: Denne informasjonen er ikke tilgjengelig per dags dato, men vil bli kunngjort på et 24. Viser til kravspesifikasjonen pkt Hvordan vil investeringer vektes i evalueringen? Svar: Det vil ikke bli gitt informasjon om vekting, ut over det som er angitt i konkurransedokumentene.

5 25. Ber om å få tilsendt beleggsstatistikk pr dag pr hotell for Det bes om utsatt frist Svar: Eventuell utsatt hovedsvarfrist vil bli kunngjort. 27. Det bes om utsatt spørsmålsfrist. Svar: Spørsmålsfristen utsettes til 14. august klokken Det bes om utsatt anbudsfrist. Svar: Tilbudsfrist utsettes til 21. august klokken Viser til vedlegg 4 prisskjema - pkt 1.1. og pkt 1.2: Skal disse prisene gjelde for kun de pårørende som sykehuset betaler for eller skal de gjelde for alle pårørende? Svar: Prisene skal i utgangspunktet gjelde for pårørende til pasienter ved OUS uansett oppgjørsform. Pårørende som booker rom via drifters markedskanal uten å dokumentere at de har pasienter på sykehuset, skal betale markedspris. 30. Hva er inkludert i husleien? Svar: Hva som inngår i husleien vil fremgå på befaringen. 31. I svar på spørsmål 20.7 fremgår det at det er restverdi på utstyr på Montebello som må innfris. Hvor stort er dette beløpet? Svar: Det vil bli redegjort for dette på befaringen. 32. Hvordan vil man sammenlikne pristilbudene når det ikke er volumforutsetninger? Er det snitt av alle priser, snittpriser på de ulike gjestekategoriene eller andre summeringskriterier som benyttes? For å få et reelt sammenlikningsgrunnlag og unngå uheldig effekt av taktisk prising er det av betydning at tilbyderne har kunnskap om hvordan evalueringskriteriet pris blir beregnet?

6 33. Er virksomhetene på alle tre hotellene av en karakter som gjør at de omfattes av reglene i Spesialisthelsetjenesteloven, slik at tjenestene som leveres til OUS er å anse som avgiftsfrie? 34. Hva slag telefonsystem er påkrevd ved hotellene? 35. Hva slag krav har dere til adgangskontroll? 36. Hvilken dato og tid er satt for befaring, og evt. hvor mange kan delta pr.selskap?