RETNINGSLINJER FOR UTFORMING AV SKATTEETATENS ARBEIDSPLASSER

Transkript

1 RETNINGSLINJER FOR UTFORMING AV SKATTEETATENS ARBEIDSPLASSER

2 FORORD Formålet med retningslinjene for utforming av Skatteetatens arbeidsplasser, heretter referert til som "retningslinjene", er at de skal sikre standardisering, god arealutnyttelse og gode arbeidsforhold for Skatteetatens medarbeidere. Skatteetaten er en organisasjon i endring, som stadig leter etter bedre måter å gjennomføre oppgavene sine på. Samtidig økes fokus på å utnytte ressurser optimalt og bidra til effektivitet og måloppnåelse i organisasjonen. Organisasjonen, teknologien og oppgavene endrer seg stadig hurtigere, og det er behov for fleksibilitet for å kunne tilpasse seg nye behov. Dette påvirker også de krav man har til de fysiske omgivelsene. For å støtte opp under denne utviklingen trenger Skatteetaten lokaler som stimuler til teamarbeid og som bidrar til utveksling av kunnskap, ideer og kompetanse og som samtidig sørger for en fornuftig bruk av offentlige ressurser. På flere av Skatteetatens lokasjoner er det i dag flere arbeidsplasser enn ansatte. Skatteetatens bruk av areal pr ansatt er derfor relativt høyt. Målet er å få til bedre, mer effektive og fremtidsrettede lokaler, som i tillegg støtter bedre opp under Skatteetatens arbeidsform i dag. I retningslinjene presenterer vi våre målsetninger for kontorlokalene til Skatteetaten og de prinsippene som skal følges ved utforming av kontorarealer. Det vil si hvilke prinsipper vi legger til grunn for måten vi skal jobbe på i våre lokaler, den teknologien vi bruker og hvordan lokalene bør være utformet. Videre presenteres arealrammene som gjelder for alle kontorlokaler samt en oversikt over de funksjoner og rom som skal være i Skatteetatens lokaler for å støtte etatens arbeidsoppgaver. En mer detaljert beskrivelse og veiledning for utførelse av alle rom og steder i Skatteetatens arbeidsplasskonsept finnes i vedlegg. Retningslinjene legger rammer for utforming av arbeidsplasser ved flytting, eventuelt også ved store rehabiliteringsarbeider. 2

3 1. GRUNNLAGET FOR RETNINGSLINJENE 1.1. Målsetninger Skatteetatens verdier er profesjonell, imøtekommende og nytenkende. Verdiene skal også ligge til grunn for utforming av etatens kontorlokaler. Skatteetatens retningslinjer for arbeidsplassutforming skal bidra til: Funksjonelle og standardiserte lokaler, som støtter verdiskaping og produksjon av tjenester og som legger til rette for kompetanseutvikling og kompetansedeling God ressursutnyttelse. For å oppnå god ressursutnyttelse skal det legges vekt på standardisering og fleksibilitet. Kontorløsningene skal være fremtidsrettede. De skal være gode men samtidig nøkterne og bidra til god arealutnyttelse. Godt arbeidsmiljø. Skatteetatens lokaler skal bidra til effektivt arbeid i et godt og inkluderende arbeidsmiljø. Lokalene skal være representative og attraktive samt bidra til arbeidsglede og trivsel i Skatteetaten Grunnlaget for retningslinjene Utgangspunktet for retningslinjene er at Skatteetatens overordnete målsettinger og strategier ligger til grunn for etatens måter å jobbe på, som igjen skal være førende for hvordan arbeidsplassene utformes. Retningslinjene bygger på Skatteetatens strategier og måte å jobbe på Retningslinjene baserer seg på åpne kontorløsninger med avlastende funksjoner for samtale, konsentrasjon, telefon og uformelle/formelle møter. Det er i tillegg utformet et sett med 3

4 prinsipper, arealnormer og et arealbudsjett som skal følges i alle prosjekter. Ved implementering tilpasses disse til det aktuelle bygget og bruker. Det vil si at funksjonene og det totale arealbudsjettet er definert av retningslinjene. Hvordan de ulike funksjonene settes sammen avhenger av lokale forhold og den enkelte brukerenhet. Tilpasninger skal alltid skje innenfor rammene av de styrende prinsippene som er vist i dette dokumentet. Skatteetatens retningslinjer skal innføres der det gjennomføres større ombygginger eller ved flytting til nye lokaler. For små lokasjoner vil handlingsrommet være mindre og mulighetene færre. Retningslinjene kan derfor tilpasses/fravikes for små lokasjoner i større grad enn for store og mellomstore lokasjoner Retningslinjene for utforming av arbeidsplasser er avhengig av Retningslinjene skal legge rammene for Skatteetatens kontorløsninger. Arbeidsplassen er imidlertid ikke bare et fysisk anliggende. Kunnskapsarbeidsplasser er et samspill mellom 3 perspektiver: Det sosiale rom (menneskene, organisasjon og ledelse) Tilgjengelig teknologi (teknologi for arbeid, kommunikasjon og interaksjon, teknisk infrastruktur) Det fysiske rom (de fysiske kontorløsningene) Illustrasjon: Samspillet mellom perspektivene på arbeidsplassen 4

5 Det sosiale rom Ved innføring av ny arbeidsplassløsning er det behov for å jobbe med de sosiale sidene av endringsprosjektet. Det er viktig å ta stilling til: Hvordan man skal tilrettelegge for både kollektivt og individuelt arbeid Hvordan man stimulerer til bruk av møteplasser for utveksling av ideer Hvordan man skal stimulere til nye samarbeidsformer Tilgjengelig teknologi Ved innføring av ny arbeidsplassløsning er det behov for å jobbe med infrastruktur og teknologi. Det er viktig å ta stilling til: Valg og implementering av sømløse, trådløse nettverk Hvordan man kan tilby mobil teknologi System for digital og fysisk lagring og gjenfinning, som gjør at en kan redusere behovet for lagringsplass i kontorlandskapene Utvikle rom og utstyr for virtuelle møter, video og deling av arbeidsflate Det fysiske rom En større del av arbeidet løses i prosjekt og i ulike, skiftende team. Dette skaper behov for flere tilgjengelige rom for interaksjon og samhandling på kontoret. Kontorbygget må tilrettelegges for gode og funksjonelle møtesteder, både for spontane og uformelle møter samt for mer strukturert og formell samhandling. Sentrale oppgaver ved planlegging av det fysiske rommet er: Behovsavklaring og kapasitet = «romprogram» Utvikle et arealbudsjett basert på antall arbeidsplasser og normtallene i retningslinjene. Utvikle en planløsning basert på funksjonene i funksjonsmenyen. Plassere enheter slik at grupperinger som har nytte av å sitte sammen og dele fellesfunksjoner, blir plassert i nærheten av hverandre Skape gode møteplasser. Gode servicefunksjoner. Fokus på service og tjenester Styrende prinsipper For å sikre god utnyttelse og gode kontorløsninger er det utviklet et sett av prinsipper som er styrende i alle ombygginger og flyttinger. I de nye retningslinjene er målet at forholdstallet mellom antall ansatte og antall arbeidsplasser skal være 1:1. Dette betyr at lokalene ikke skal planlegges med gjestearbeidsplasser. I stedet skal man ved behov få tilgang på arbeidsplasser som står ledig. Skatteetaten har åpne løsninger med gode støttefunksjoner Skatteetatens arbeidsplasser skal i hovedsak være plassert i åpne kontorlandskaper. I tillegg til landskapsarealene er det lagt til rette for cellekontor etter behov, samt et utvalg ulike rom og omgivelser som skal støtte opp under varierte aktiviteter og arbeidsoppgaver. Eksempler på disse 5

6 kan være ulike små og store arealer for prosjekt og samarbeid, videomøter, rom for konsentrasjon etc. Arbeidsmetoder i åpent landskap krever tilpassede funksjoner og måter å bruke arealet på. (se også tabell under): Adferd (for eksempel med å bli enige om at man ikke skal ha høy ringetone på telefonen og ikke ta langvarige telefonsamtaler i landskapet) Utforming (akustikk og sonering av funksjoner i landskapet) Tilrettelagte steder for spesielle funksjoner. Eksempelvis multirom (for samtale, telefonsamtaler, steder for fokusert arbeid etc.) Støy og distraksjoner er utfordringer i et åpent landskap, og kan håndteres ved hjelp av: Støy absorbsjon: Bruk av materialer som har gode akustiske egenskaper og absorberer støy i himlinger, gulv (også bafler), vegger, og møblering Separasjon: Støyende funksjoner, slik som printer eller kaffemaskiner, sosiale soner, gjennomgangsarealer og «trafikkruter», må separeres fra arealer der man skal sitte og jobbe. Sonering: Enheter som jobber med ulike ting fordeles i avskjermede soner i landskapene ved at en legger lukkede rom som «buffer» eller setter opp vegger mellom ulike deler av landskapet. Ekstra funksjoner: det skal må være god tilgang på mindre «multirom» i nærheten av arbeidsplassene i åpent landskap. Her kan medarbeidere holde ad-hoc møter for ikke å forstyrre sine kolleger, eller de kan ta telefon- / videosamtaler og utføre konsentrert arbeid. Brukerveiledninger: Dersom man blir enig om noen regler for hvordan det åpne landskapet skal brukes er det lettere å få til felles, god bruk, og det er lettere å si i fra dersom man synes det er noe som er for støyende. Eksempler på regler er: Ingen høye telefoner, lengre samtaler skal tas i de sosiale sonene eller i multirom, lange telefonsamtaler skal tas i multirom, lyden på PC og mobil skal være slått av, etc. Arealene skal gi muligheter for å velge mellom aktive og rolige områder Arbeidsarealene skal organiseres slik at man i størst mulig grad legger «støyende» funksjoner nær inngang og kommunikasjonsareal og at ulike rom danner en buffer inn mot mer rolige arbeidsarealer. Dette prinsippet kalles gjerne «ringer i vann». For eksempel skal funksjoner som genererer lyd, slik som printere, garderober, sosiale møteplasser etc. lokaliseres avskjermet fra de åpne arbeidssonene. Det skal heller ikke være travle kommunikasjonsarealer/ gangarealer gjennom arbeidsarealene, eller større møterom med direkte tilgang fra det mer rolige arbeidsområdet. Planløsningene skal lages slik at (se illustrasjon neste side): Kommunikasjonsveger gjennom bygget planlegges slik at det blir minst mulig gjennomgangstrafikk i arbeidsarealer. Åpne arbeidsarealer skjermes spesielt ved å legge «funksjoner med vegger» (som for eksempel individuelle kontor, møterom, multirom eller servicerom) som en buffer mot gjennomgangstrafikk 6

7 Støttefunksjoner og multirom og skal ligge i nærheten av arbeidsplassene Fellesfunksjoner og sosiale møteplasser bør legges i knutepunktet for trafikk Eksterne besøk bør skje utenfor arbeidsarealene Det bør være naturlig skjerming mellom grupper og mellom arbeidsbordene og gangsonen mht. støy, innsyn ol. Garderober, toaletter, inngangssoner og printerrom genererer mye trafikk og bør legges i en aktiv sone og med skjerming / buffer mot arbeidsarealer Universell utforming skal legges til grunn i henhold til lovpålagte krav. Multirom og individuelle kontor bør ha (en grad av) transparente vegger mht. kontakt og tilgjengelighet Planløsningsprinsippet «ringer i vann» sikrer gode arbeidsarealer og legger til rette for både aktive og rolige arbeidsformer. 7

8 Alle prosjekter har et arealbudsjett basert på antall arbeidsplasser på lokasjonen Det er utviklet et sett med arealnormer for Skatteetatens lokaler. Disse finnes i punkt 2.4. Dette benyttes til å lage et arealbudsjett for nye kontorlokasjoner basert på antall arbeidsplasser. Et bruttoareal på 23 m² per ansatt gir en ramme som lokasjonen skal planlegges innenfor. Arealnormene sier også noe om antall multirom, møterom etc. Dette kan delvis tilpasses hver enkelt lokasjon så lenge man bruker de funksjonene og de prinsippene som er definert i retningslinjene og holder totalarealet innenfor arealbudsjettet. Løsningene skal være fleksible og standardiserte Skatteetaten legger stor vekt på fleksibilitet i sine kontorløsninger. Lokalene skal utformes slik at de enkelt kan endres for å tilpasses framtidige behov. Det skal være enkelt å flytte enheter og funksjoner for å imøtekomme endringer i organisasjonen. Arealene skal utformes slik at de i størst mulig grad er generelle, basert på de standardiserte funksjonene som er definert i retningslinjene. Arbeidsplassene ryddes når de ikke er i bruk Arbeidsplassen skal kunne benyttes av andre når den som vanligvis sitter der ikke er til stede (gjestearbeidsplass). Dette innebærer at arbeidsplassen skal ryddes for personlige eiendeler og dokumenter ved lengre fravær, for eksempel ved reiser, ferie, permisjon m.m. En ryddig arbeidsplass sikrer et bedre renhold og bidrar positivt til et godt inneklima i lokalene. I tillegg er et et godt bidrag til økt informasjonssikkerhet. Kontoret utformes slik at det bidrar til intern identitet og samhørighet Formålet med de åpne landskapene er å skape kommunikasjon og samhandling innenfor enhetene og med dem man jobber mest med. I tillegg er det viktig å fokusere på kommunikasjon mellom enheter og hvordan denne best kan fremmes. Virkemidler som horisontale og vertikale forbindelser (for eksempel åpne trappeløp), siktlinjer og strategisk plasserte fellesfunksjoner (møteplasser, garderober etc.) kan bidra til at kontakt på tvers av avdelinger øker. Tilpasning til framtidige behov og endringer Utfordringen når man skal lage kontorløsninger som skal vare i et tiår eller mer, er å gjøre løsningen så «futureproof» som mulig. Dette kan man oppnå gjennom fleksible løsninger som er lette å endre på. Det vil si at organisasjon, bruk og teknologi kan endre seg uten at en i stor grad behøver å endre på kontoret. Tilpasningsdyktighet i kontorlokalene oppnås blant annet gjennom: Gode planløsninger med generelle rom som kan brukes på ulike måter Tilstrekkelig kapasitet i tekniske installasjoner (inkludert kabling og nettverk) Mulighet for å endre planløsning på en enkel måte (for eksempel ved hjelp av fleksible skillevegger) Møbler som kan gjenbrukes og benyttes på ulike måter, i ulike oppsett og rom Standardisering av rom, møbler og utstyr slik at man kan flytte rundt på ting 8

9 2. FUNKSJONSMENY Funksjonsmenyen kan sees på som «byggesteiner» av funksjoner som settes sammen til en helhetlig kontorløsning. Detaljerte beskrivelser av hver funksjon finnes i egne vedlegg. Her følger en kort beskrivelse av hver funksjon inndelt i 3 grupper areal: Arbeidsarealer, fellesarealer og kundearealer ARBEIDSAREALER Funksjoner i arbeidsarealet: Arbeidsplasser i åpne landskap Standard arbeidsplasser i Skatteetaten er åpne landskapsløsninger supplert med et tilbud av spesialrom. Der det er mulig, bør enheter og team lokaliseres i samme arbeidsareal, eller blandes med noen som har nytte av å sitte sammen. Skatteetaten ønsker å unngå alt for store landskaper, derfor anbefales ikke mer enn 8-12 arbeidsplasser/arbeidsbord i ett avgrenset område. Det bør være naturlig skjerming mellom de ulike arbeidsområdene og mellom arbeidsområdet og gangsonen. Avskjerming kan skje med hyller, planter og tekstiler. Dagslys og siktlinjer skal ivaretas. Det skal være lett tilgang til strøm og nett på arbeidsplassen. Cellekontor Cellekontor er arbeidsplass for individuelt arbeid. Cellekontorene bør være så arealeffektive som mulig. I en løsning med kombinasjon av cellekontor og åpne landskap, skal de åpne landskapene legges i de mest attraktive arealene. Multirom Et multirom er et avskjermet rom for samtaler, telefonsamtaler, små møter (2-3 personer) eller telefon-/videomøter. Dersom det er behov for et mer avskjermet sted for å gjennomføre konsentrasjonsoppgaver kan også multirommet benyttes til det. Multirommet er et avlastningsrom for medarbeidere i åpent landskap. For å ivareta behovene til dem som sitter i åpne landskap er det viktig at det er nok multirom tilgjengelig (1 til 8-10 arbeidsplasser), at de ligger lett tilgjengelig fra det åpne arbeidsarealet og at multirommet kan benyttes uten booking, ad hoc, etter hvert som behovene oppstår. 9

10 Sosial sone / kaffestasjon I forbindelse med kaffeautomater blir det et naturlig sosialt treffpunkt for uformell kommunikasjon. Disse sonene bør ikke ligge for nært opp til arbeidsplassene, slik at det føles naturlig å prate sammen uten å forstyrre kolleger som arbeider. Det er en fordel at andre aktive funksjoner, slik som servicerom, har inngang i nærheten av den sosiale sonen. Slik blir det en konsentrasjon av aktivitet i området og uplanlagte møter kan lettere oppstå. STØTTEFUNKSJONER TIL ARBEIDSAREAL Service rom / Printer rom /Lagerrom Servicerommet er for kopi/print/miljøstasjon, post og rekvisita (inkludert lagring av diverse materiell). På et servicerom er det ofte papir og støv, rommet bør derfor kunne lukkes. 10

11 2.2. FELLESAREALER Formelle, felles møterom o I Skatteetatens arbeidsplasskonsept anbefales det følgende fordeling mellom møteromsstørrelser: o 40 % for 4-6 møtedeltagere (ca 12 kvadratmeter) o 55 % for 8-12 møtedeltagere (ca 24 kvadratmeter) o 5 % større møterom, mellom 16 og 30 møtedeltagere Arealet for møterom bør beregnes slik at det er ca 1,8 kvadratmeter i møterom for hver arbeidsplass i bygget. Størrelsen på rommet bør basere seg på at det er 2 kvadratmeter netto gulvareal for hver møteromsstol i rommet. Mindre møterom kan i perioder benyttes som prosjektrom for prosjekter som går over lengre tid. I tillegg til dette er det på større lokasjoner behov for større møterom / konferansefasiliteter med plass for 20 personer og oppover. Disse bør i størst mulig grad være plassert sentralt og lett tilgjengelig, slik at besøkende ikke behøver å komme helt inn i Skatteetatens arealer for å benytte møterommene. De større møterommene benyttes ved større og mer formelle møter, men kan også brukes av grupper som har behov for gruppearbeid, workshops eller brainstormingsareal. Derfor bør arealet være fleksibelt, slik at det kan tilpasses ulike typer møter og arbeidsverksteder. I sjeldne tilfeller kan det være behov for å samle større deler av Skatteetatens medarbeidere til allmøter og større samlinger. Dette kan foregå i forbindelse med lunsjrommet/kantinen, eller i leide lokaler (hotell, forsamlingslokale). 11

12 Lager For å redusere mengden lager og løse gjenstander i de åpne arbeidsarealene bør det være et gjennomtenkt system for oppbevaring av materiell som man ikke har behov for i det daglige arbeidet. Arkiv Behov for arkiv vil variere i forhold til hvilke funksjoner et kontor betjener. Arkivstørrelse og -behov må derfor behandles og tilpasses individuelt. Generelt er behov for fysiske arkiver avtagende, og dette må tas hensyn til ved dimensjonering av arkivene. Spiserom / kantine Alle lokasjoner skal ha et spiserom tilgjengelig. Spiserom skaleres til et satt antall samtidige brukere og arealnormen for rommet er 1,5 m2 pr person. For kantine kommer kjøkkenavdelingen i tillegg. Avhengig av størrelse på lokasjon og tilgjengelige tilbud i nærheten av Skatteetatens lokaler, kan det opprettes kantine. Det bør være opp mot 150 ansatte ved lokasjonen for at kantinedrift skal være lønnsomt. Så langt det er mulig bør man utforme disse så fleksibelt og attraktivt at de også kan benyttes til uformelle møtesteder eller gjestearbeidsplasser utenom lunsjtiden. 12

13 2.3. KUNDERETTEDE AREALER Ekspedisjonsområdet Ekspedisjonsområdet er både en arbeidsplass og et møtepunkt. Dette skal være et imøtekommende og representativt areal. Skranken skal, der det er mulig, vendes mot inngangspartiet. Det bør være en godt skiltet inngang fra gateplan med en enkel og sikker løsning for dørautomatikk. Det bør unngås glassvegger og sperrelinjer foran skranken, mot publikum. Arbeidsplassene i skranken bør være nært knyttet til andre kontorplasser, for å ivareta et godt faglig og sosialt miljø samt ivareta sikkerhetsaspektet. Nærhet til print/kopirom og lager er også en vesentlig faktor. Sikkerheten er en avgjørende faktor. Skallsikring mellom ekspedisjonsområdet og arbeidslokalene er et krav. Det er viktig at de som sitter i skranken har fullt innsyn til det som skjer på publikumskontorene. Ventearealet skal møbleres med varierte sittemøbler, et info element med brosjyrer og lignende, kølappsystem og infotavle. Å få flere til å bruke våre elektroniske tjenester er et hovedmål for etaten. Derfor skal lokalene være godt utstyrt med selvbetjeningsløsninger Vær oppmerksom på at det ikke bør være for mange løse gjenstander i ventesonen (i forhold til tyveri, vold osv.) For å ivareta kravene til universell utforming bør det etableres en egen skranke der folk i rullestol kan betjenes. Besøksrom Besøksrom er mindre rom for saksbehandler og besøkende med mulig rømningsvei for saksbehandler. Rømningsvei bør ikke lede direkte inn i sikker sone Arealnormer som utgangspunkt for arealbudsjettet For planlegging av nye lokaler og vurdering av dimensjonering i eksisterende lokaler, skal det utarbeides et arealbudsjett for prosjektet basert på normtallene (se tabell under). For planlegging og analyse av større enheter, hele bygninger eller større leieareal, er det gjerne brutto leieareal som kan legge grunnlaget for arealbudsjettet. Dette er bruttoareal, for arbeidsareal (alt det blå i tabellen under), fellesfunksjoner for Skatteetaten (evt Skatteetatens del av fellesarealer i et større bygg, det røde i tabellen under), kunderettede arealer (grønt i tabellen under) og Skatteetatens del av fellesareal i leieforholdet. (Se vedlegg 2, Arealdefinisjoner). Bruttoareal for leide arealer i bygget pr arbeidsplass: 23 m 13

14 Normtall og arealnormer Tabellen redegjør for Skatteetatens arealnormer, det vil si den størrelsen og antall av ulike rom som skal ligge til grunn for arealbudsjettet og romprogrammet for nye kontorløsninger. En mer detaljert beskrivelse av hver funksjon finnes i funksjonsarkene i vedlegg 1. (I tabellen angis areal i nettoareal, se vedlegg2 - Arealdefinisjoner) FUNKSJONER I ARBEIDSAREAL Funksjon Nettoareal Antall Kommentarer Arbeidsplasser i åpent landskap 6 m (i henhold til arbeidsmiljøloven) Hovedregel: 1 pr fast ansatt Cellekontor 6-8 m Avgjøres i hvert enkelt prosjekt Rommet bør være like stort som multirom for å Multirom 6-8 m 1 multirom pr 8-10 arbeidsplasser i åpent landskap Sosial sone / kaffestasjon Støttefunksjoner arbeidsareal muliggjøre fleksibilitet. Multifunksjonsrom: arbeidsplass,konsentrasjon, samtale, video, lite møte Ca 12 m² På større lokasjoner: Bør deles av minst personer for å «få liv» i sonen. På mindre steder: 1 sosial sone pr etasje eller pr naturlig enhet. Dimensjonen på disse rommene/sonene vil variere. Funksjon Nettoareal Antall Kommentarer Servicerom (inkl rekvisita, post og print) m² 1 per ca ansatte Nærhet til arbeidsplassen. Nærhet til sosial sone er fordelaktig. Lager/Nærarkiv Må behovsavklares Toaletter Avhengig av antall. To toaletter for de 15 første, deretter 1 toalett for hver 15. person. Universell utforming: minst 1/10 og 1 HC toalett per etasje) og eventuelle andre nødvendige fasiliteter. Spiserom/kantine 1,5 m2 pr samtidig Min. 2 bordsettinger bruker Se tabell 21b fra Byggforsk. Dimensjoner: 90 x 135 m² (toalett-avlukke uten servant) For kantiner kommer kjøkkenareal i tillegg 14

15 MØTEROMSAREALER Funksjon Nettoareal Antall Kommentarer Felles møterom, lite, 4-6 personer ca. 12 m² Denne møterromsstørrelsen utgjør 40 % av det totale arealet avsatt til møterom Felles møterom, medium, 8-12 personer Felles møterom, stort, personer ca. 24 m² ca. 32 m² 1,8 m² møterom for hver arbeidsplass i bygget. Møterom i denne størrelsen bør utgjøre 55 % av alle møterom på lokasjonen Møterom i denne størrelsen bør utgjøre 5 % av alle møterom på lokasjonen Spesialfunksjon: Felles møterom, stort, personer ca m² KUNDERETTEDE FUNKSJONER Funksjon Nettoareal Antall Kommentarer Ekspedisjonsområdet Varierende Ved behov avhengig av lokasjon Besøksrom 8-10 m² Avhengig av antall besøkende Id kontor Vurderes og tilpasses i hvert tilfelle Ved behov Utstyr til ID-kontor krever ekstra areal. 15

16 2.5. Kontorløsningskonsept, eksempler Som tidligere omtalt, baserer Skatteetatens retningslinjer (for utforming av arbeidsplasser) seg på åpne kontorløsninger med avlastende funksjoner for samtale, konsentrasjon, telefon og uformelle/formelle møter. I tillegg er det i dette dokumentet definert et sett med prinsipper (punkt 1.4.), arealnormer (punkt 2.4.) og et arealbudsjett som skal følges i alle prosjekter. Arealbudsjettet kommer man fram til basert på antall arbeidsplasser som skal inn i den nye løsningen. Når en har behov for en ombygging eller flytting ved en av Skatteetatens lokasjoner, skal retningslinjene implementeres. Retningslinjene skal tilpasses det aktuelle bygget og bruker. Det vil si at alle funksjoner og det totale arealbudsjettet er definert av retningslinjene (tilpasset antall ansatte), men at hvordan de ulike byggesteinene settes sammen kan variere basert på lokale behov, dog innenfor rammene til arealbudsjettet og de styrende prinsippene i retningslinjene. For å illustrere hvordan konseptet kan tilpasses viser vi her 2 tenkte planløsninger som alle benytter seg av de definerte funksjonene og prinsippene og som tilfredsstiller arealbudsjettet med 23 kvadratmeter brutto areal pr arbeidsplass. Planløsning med individuelle kontorer i etasjen. Arbeidsplassene i åpent landskap er plassert slik at de skjermes mest mulig for støy og gjennomgangstrafikk i tråd med prinsippet «ringer i vann». 16

17 Planløsning uten individuelle kontorer i etasjen. Fellesfunksjonene er plassert lengst mulig unna arbeidssonene i tråd med prinsippet «ringer i vann». 17

18 VEDLEGG 1. Funksjonsbeskrivelser - Se egne funksjonsark 2. Arealdefinisjoner 18

19 VEDLEGG 2 - AREALDEFINISJONER Retningslinjer for utforming avskatteetatens arbeidsplasser UTKAST 19

20 BTA (Bruttoareal) Bygningens totale areal iht. Norsk Standard, NS 3940 Areal- og volumberegninger i bygninger, beregnes fra utside omsluttende vegger og inkluderer utvendig avsluttende overflate, ref. bygningens godkjente byggemelding (inkl. fellesarealer og tekniske arealer). Garasjer medregnes ikke. NTA (Nettoareal) Nettoarealet iht. Norsk Standard, NS 3940 Areal- og volumberegninger i bygninger, beregnes innvendig mellom avsluttende overflater på omsluttende vegger. I nettoareal medregnes bygningsdeler som innvendige søyler, foldevegger, skjermvegger og installasjoner som frittliggende rør, ledninger, montasjekanaler og lignende som ikke er innbygd i vegger. I nettoareal inngår ikke areal av dør- og vindusnisjer og nisjer i omsluttende vegger. Inndeling av arealer i kontorbygg For oversikt og beregning av fellesareal som inngår i bruttoareal benyttes Veiledning for beregning av utleieareal i næringsbygg en veiledning basert på NS 3940, utgitt av Standard Online AS i samarbeid med Standard Norge (2012). Arealene i et næringsbygg kan deles opp i følgende deler (Kilde: Veiledning for beregning av utleieareal i næringsbygg): Leieareal uten andel fra fellesareal Leietakers eksklusive leieareal uten påslag fra fellesarealer. Et rom eller en samling rom som sammen anvendes i en bestemt hensikt av en bruker, som kan være eier, leier eller annen bruksretthaver. Fellesareal etasje Rom som brukes av flere leietakere i etasjen. Fellesareal etasje fordeles på de brukende leieforhold i etasjen. Fellesareal i etasjen kan f. eks. være: -Gang -Korridor -Toalettrom -Møterom -Pauserom -Bøttekott -Spiserom Fellesareal bygning Rom som brukes av flere leietakere i bygningen. Fellesareal bygning fordeles på de brukende leieforhold i bygningen. Fellesareal i bygningen kan f. eks. være: -inngangsparti -møterom -auditorium -kantine -vrimleareal -varemottak -toaletter/ Garderober -bøttekott -konferanserom -resepsjon -treningsrom Fellesareal kommunikasjon Rom for kommunikasjon som betjener flere leietaker i bygningen. Fellesareal kommunikasjon fordeles på de brukende leieforhold i bygningen. Fellesareal kommunikasjon kan f. eks. være: -hovedtrapp -baktrapp -rømningtrapp -heis -heissjakt -vareheis -matheis -gangbro Fellesareal teknisk Rom for bygningens eller eiendommens drift og vedlikehold. Fellesareal teknisk fordeles på de brukende leieforhold i bygningen/ Eiendommen. Fellesareal teknisk kan f. eks. være: -teknisk rom -søppelrom -sjakter -ventilasjons-rom -fyrrom -traforom -vaktmesterkontor/ lager -rom for fjernvarme -heismaskinrom 20