OMSTILLING OG NEDBEMANNING HELSE FINNMARK HF

Transkript

1 Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: Versjon 1.0 Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Saksbehandler: Adm. direktør Deres dato: Deres referanse: OMSTILLING OG NEDBEMANNING HELSE FINNMARK HF 1 Oppsummering og konklusjoner På bakgrunn av det arbeidet som er gjennomført i forbindelse med omstilling og nedbemanning foreslår direktøren at følgende tiltak gjennomføres: Organisering Helse Finnmark HF organiseres i 3 klinikker Klinikk Kirkenes, Klinikk Hammerfest og Klinikk for psykisk helsevern. Avdelingsstrukturen avklares umiddelbart etter styrets beslutning om klinikkstruktur. Organiseringen skal ha fokus på: - Skal gi bedre ressursutnyttelse, samordning og synergier - Ledelse og ledere er viktige virkemidler i omstillingen - Omorganiseringen skal bidra til klare ansvarsforhold i Helse Finnmark HF. Kirkenes Det etablere samdrift og samorganisering av intensiv, AMK/mottakelsen og kirurgi. Tiltaket krever ombygging/investeringer for 6,37 mill. kroner. Tiltaket bidrar samtidig til at kravet fra Helse Nord om flere isolatplasser blir gjennomført. Hammerfest, Kirurgi Gynekologi og føde samlokaliseres og det etableres hotellfunksjon i dagens arealer for gynekologi. Tilsvarende samlokalisering kirurgi og ortopedi gjennomføres, også her inkludert etablering av hotellfunksjon og dagkirurgi i dagens ortopediske avdeling. Direktøren foreslår en kompensasjon av 5-6 senger i dagens kirurgiske avdeling som krever en investering på 6,78 mill. kroner. Dette vil også bidra til å innfri kravet fra Helse Nord om isolatplasser. Aktiviteten ved akuttavdelingen reduseres. Hammerfest, Medisin Gruppen forslag til tiltak om bemanningsreduksjoner og samlokalisering av poliklinikk/dialyse som totalt gir en innsparing på 2,75 mill. kroner gjennomføres. I tillegg blir medisinsk virksomhet pålagt et ytterligere innsparingskrav på 2,25 mill. kroner. Klinisk service Innsparingstiltak på 4,0 mill. kroner gjennomføres som planlagt. Styresak a Side 1 av 13

2 Administrativ service Innsparingstiltak på 13 mill. kroner og reduksjon av 30 årsverk gjennomføres i tråd med tidligere vedtak. Legeavtaler Legeavtalene inkludert tjenesteplaner i Helse Finnmark HF gjennomgås slik direktøren har forutsatt. IT-løsninger Innføring og utnyttelse av IT-løsninger gjennomføres i tråd med de muligheter som er beskrevet i rapporten. Økonomisk innsparing Tiltakene har en årseffekt på 63,77 mill. kroner med en virkning på 24,57 mill. kroner for Bakgrunn Helse Finnmark HF står foran betydelige omstillings- og nedbemanningsoppgaver. Styret for Helse Finnmark har i styremøte bl.a. bedt administrasjonen arbeide videre med økonomiske tilpasninger etter følgende hovedretningslinjer: - Reduksjon av totalt antall senger på minst 50 - Reduksjon i samlet antall årsverk på minst 100. Som oppfølging av styrets vedtak, har ledelsen ved Helse Finnmark HF iverksatt tiltak innenfor følgende områder: - Akuttavdelingene Engasjert S-konsult for å utrede potensialet for omstillinger og innsparinger. Rapport fra arbeidet samt de berørte avdelingers kommentarer forelå medio februar Kliniske avdelinger Tilsvarende som for akuttavdelingene. Rapport samt berørte avdelingers kommentarer forelå medio februar Klinisk service S-konsult engasjert, og rapport forelå primo mars Noen tiltak er allerede gjennomført. - Legetjenesten S-konsult engasjert, rapport forelå primo april Legeavtaler gjennomgått oppfølgingstiltak i samarbeid med NAVO og Helse Nord pågår. - Administrativ service Noen tiltak iverksatt i henhold til tidligere krav. Ytterligere tiltak vil bli gjennomført. Det vil i tillegg bli igangsatt arbeid med å avklare et nærmere samarbeid med Universitetssykehuset i Nord-Norge (UNN) i henhold styrevedtak samt til styringsdokument for 2004 fra Helse Nord RHF. Videre har Helse Nord RHF igangsatt et regionalt prosjekt for felles stab/støttefunksjoner. Innenfor områdene Akuttavdelinger og Kliniske avdelinger, har direktøren fulgt opp og lagt til rette for omstillingstiltakene gjennom 3 prosjekter: - Klinisk Kirkenes - Medisin Hammerfest - Kirurgi Hammerfest. Prosjektrapporter foreligger og er behandlet av ledergruppen og de ansattes representanter. Rapporter samt høringsuttalelser, drøftinger og behandling i AMU følger denne styresaken som vedlegg. Styresak 19/2004 a. Side 2 av 14

3 3 Prosjektgjennomføring og resultater Prosjektene er gjennomført i henhold til følgende struktur: - Klinisk virksomhet Kirkenes (Klinikk Kirkenes) - Kirurgisk virksomhet (inkludert akuttmedisin), Hammerfest (Kirurgi Hammerfest) - Medisinsk virksomhet. Hammerfest (Medisin Hammerfest) - Kliniske støttefunksjoner - tversgående tiltak - Administrative støttefunksjoner - tversgående tiltak. Virksomheten innenfor psykisk helsevern og rus har i denne omgang ikke vært gjenstand for omstillingstiltak. Det er imidlertid hensiktsmessig at betegnelser/navn samt organisasjons- og lederstruktur for psykisk helsevern harmoniseres med resten av organisasjonen, slik at dette er lagt inn i som en del av denne styresaken. I forkant av prosjektgjennomføringen, ble direktøren og de ansattes representanter enige om hvordan prosjektene og prosessen skulle gjennomføres. Etter direktørens vurderinger, har dette bidratt til å skape ryddighet og forutsigbarhet i prosjektgjennomføringen for alle involverte parter. 3.1 Klinisk virksomhet, Kirkenes Mandat for prosjektet er vedlagt sammen med prosjektrapport og kommentarer. Prosjektet ble ledet av seksjonsleder Inger Nordhus. Mandatet gikk i korthet ut på å redusere antall senger med 20 - fra 80 til 60 -, redusere antall årsverk med 25 fra 143 til 118 samt redusere kostnadene med minst 18 mill. kroner. I tillegg ble gruppen bedt om forlag til organisering av den kliniske virksomheten i Kirkenes Gruppens forslag Gruppens forslag går i korte trekk ut på å etablere samdrift og samorganisering av intensiv, AMK/mottakelsen og kirurgi. Dette innebærer en reduksjon av antall senger fra 22 til 20 innenfor kirurgi og ortopedi. Tiltaket innebærer ikke redusert kirurgisk virksomhet. Tiltaket krever bygningsmessige tilpasninger som blir beskrevet senere. Medisin reduseres fra 28 til 24 senger. Dette kompenseres ved at en i mottakelsen etablerer en observasjonspost med senger. Situasjonen for medisinske pasienter anses derfor som uendret. Gyn/føde reduseres med 3 senger. Mulighetene for samdrift med andre avdelinger er svært begrenset på grunn av bygg/avstand. Fysikalsk medisin og rehabilitering foreslås uendret, men kan øke fra 6 til 8 senger uten bemanningsøkning. Samorganisering/samlokalisering av intensiv, AMK/mottakelse og kirurgisk virksomhet frigjør følgende stillinger/årsverk: - 9 årsverk sykepleiere og 0,5 skrivetjeneste ved kirurgisk avdeling - 7,5 sykepleier + 0,5 portør ved akuttavdelingen. 3 årsverk sykepleiere og 0,5 årsverk skrivetjeneste kan gjennomføres allerede fra 19. april. Medisin kan redusere 1 årsverk innenfor skrivetjenesten. Styresak 19/2004 a. Side 3 av 14

4 Gyn/føde kan redusere 0,65 stilling som barnepleier. Gruppen foreslår også å fjerne de 2 seksjonslederne. Dette må imidlertid ses i sammenheng med den nye organisasjons- og ledelsesstrukturen i Helse Finnmark HF Investeringsbehov og økonomisk beregning Økonomikonsulent har revidert tall materialet i rapporten og dermed inkludert ytterligere kostnadsbesparelser. Disse følger av redusert behov for vikarer ved sammenslåing av kirurgisk/medisinsk avdeling sommer og ytterligere 5 uker stegning av rehabiliteringstjenesten, samt lavere reisekostnader og overtid som følge av reduserte stillinger. Kostnadsbesparelse som følge av reduserte stillinger: Kostnadsbesparelse som følge av omorganisering: Kostnadsbesparelse som følge av lavere aktivitet sommer: Kostnadsbesparelse Rehabilitering Tapte inntekter som følge av lavere aktivitet sommer: Sparte kostnader før investering 8,76 millioner kroner 0,60 millioner kroner 0,89 millioner kroner 0,80 millioner kroner -0,53 millioner kroner 10,52 millioner kroner Investeringsbehov: Gjennomføring av prosjektet medfører investeringer i forbindelse med ombygging. Estimering av investeringskostnad tar ikke hensyn til kapitalkostnader og forutsetter en avskrivning av hele investeringsbeløpet over en 20 års periode. Kostnader i forbindelse med ombygging: 6,37 millioner kroner Avskrivninger per år i perioden 0,31 Sammenstilling: Sparte kostnader før investering Avskrivning per år Totalt sparte kostnader 10,52 millioner kroner -0,31 millioner kroner 10,22 millioner kroner Direktørens vurdering Selv om gruppen ikke har kommet helt i mål i forhold til oppdraget, er direktøren fornøyd med resultatet av arbeidet. Gruppen hadde en stor utfordring, og har tatt oppdraget med nødvendig alvor og seriøsitet. Gruppen har samtidig klart å skjerme satsingsområder beskrevet i styringsdokumentet fra Helse Nord RHF. Reduksjon av 3,5 årsverk fra 19. april anses å være direktørens ansvar å gjennomføre, og dette vil bli iverksatt før styret har behandlet saken. Direktøren vil videre gå inn for samorganisering/samlokalisering av intensiv, AMK/mottakelsen og kirurgisk virksomhet. Tiltaket gir store innsparinger i forhold til investeringskostnadene. Tiltaket gir ikke vesentlig reduksjon av det kirurgiske og akuttmedisinske tilbud som i dag er etablert i Helse Finnmark, Kirkenes. Direktøren vurderer også dette tilbudet som relativt robust over tid slik at det kirurgiske og akuttmedisinske tilbudet nå blir dimensjonert og organisert i tråd med føringer fra Helse Nord RHF. Det totale sengetallet i Kirkenes blir med dette 61 senger. Bygningsmessige forhold gjør at synergier med annen virksomhet (gyn/føde) vanskelig lar seg utnytte uten omfattende ombygginger. Styresak 19/2004 a. Side 4 av 14

5 Samordning av enhetene intensiv, AMK og mottagelse samt innen den kirurgiske virksomheten, gjør det mulig å for personalet tilknyttet de ulike enhetene å samarbeide tettere om å gi pasientene nødvendig pleie og behandling. Både generelt, men særlig på kvelder og i helger, gir det en mulighet til å se personalets oppgaver i en større sammenheng enn dagens modell tillater. Dermed forventes det å kunne reduseres den totale bemanningen noe, uten at personalet belastes urimelig. Personalgruppen må likevel settes sammen med tilstrekkelig bredde i kompetansen til å løse de ulike enhetenes forpliktelser, også i lavdriftperioder. Videre innsparingstiltak bør gjennomføres som generelle tiltak beskrevet i kapittel Ytterligere tiltak Ledergruppen har drøftet ytterligere innstrammingstiltak dersom en med de forslag som er beskrevet, fortsatt ikke anses å ha kommet ned på et akseptabelt kostnadsnivå. En vil da snakke om mer dyptgripende tiltak som får omfattende betydning for helsetilbudet i Finnmark. Ledelsen har drøftet og prioritert følgende tiltak a. Avvikling av tilbudet innen habilitering og rehabilitering. Grovt anslått vil et slikt tiltak kunne redusere de direkte kostnadene maksimum7,7 millioner kroner under forutsetning at pasientene får behandlingstilbud i Tromsø. Dersom annet er tilfelle vil kostnadsbesparelsen bli lavere som følge av økte pasienttransport kostnader og eventuelle ytterligere kostnader om behandlingen faller utenfor helseregionen. Tiltaket er klart i motsetning til foretakets styringsdokument. Direktøren anser det som uhensiktsmessig å beskrive et slikt tiltak nærmere før evt. styret gir dette som oppdrag. b. Overgang fra fødeavdeling til fødestue. Grovt anslått vil et slikt tiltak ikke gi noen kostnadsreduksjoner. Dette som følge av tapte inntekter hovedsakelig på gynekologi siden, samt økte kostnader i forbindelse med pasienttransport. Dette tiltaket er også klart i strid med styringsdokumentet samt Helse Nords forsikringer om fortsatt kirurgisk akuttberedskap og fødeavdelinger i Kirkenes og Hammerfest. c. Utvidet sommerstenging (hele året) og ingen elektiv kirurgi. Direktøren har heller ikke valgt å utrede dette nærmere ut fra foretakets styringsdokumenter. 3.2 Kirurgi virksomhet, Hammerfest Mandat for prosjektet er vedlagt sammen med prosjektrapport og kommentarer. Prosjektet ble ledet av avdelingssjef Ingeborg Eliassen. Mandatet gikk i korthet ut på å redusere antall senger med 16 - fra 65 til 49 -, redusere antall årsverk med 42 fra 168 til 126 samt redusere kostnadene med minst 22,8 mill. kroner. I tillegg ble gruppen bedt om forlag til organisering av den kirurgiske virksomheten i Hammerfest Gruppens forslag Gruppens forslag er i hovedsak tredelt: - Samlokalisering av gynekologi og føde, inkludert etablering av hotellfunksjon - Tilsvarende samlokalisering kirurgi og ortopedi, også her inkludert etablering av hotellfunksjon. - Reduksjon av aktivitet ved akuttavdelingen Samlokalisering av gynekologi og føde i dagens fødeavdeling omfatter reduksjon av sengetallet fra (16+13) til 18, dvs. en reduksjon med totalt 11 senger. Det etableres 9 hotellsenger på dagens post for gynekologi. Tiltaket gir en direkte bemanningsreduksjon på 4,3 årsverk. Styresak 19/2004 a. Side 5 av 14

6 Samlokalisering av kirurgi og ortopedi i dagens kirurgiske post. Forslaget innebærer en reduksjon i antall senger fra ( ) til 25, dvs. en reduksjon på 9 senger. Det etableres 11 hotellsenger i dagens ortopediske post. I dette arealet etableres også en dagkirurgisk post. Dette tiltaket gir en mulig bemanningsreduksjon på 15,7 årsverk. Som følge av redusert aktivitet, kan følgende tiltak gjennomføres: - Reduksjon av 1 årsverk overlege (fra 5 til 4 delt vakt på kirurgen) - Reduksjon av 1 årsverk seksjonsleder (endring av lederstruktur) - Reduksjon av 4 årsverk sekretærer (fordelt på avdelingene) Ved akuttavdelingen beskrives følgende tiltak som følge av lavere aktivitetsnivå: - Reduksjon av 7 årsverk ved intensiv - Reduksjon av 3 årsverk ved operasjon - Reduksjon av 2,8 årsverk anestesi Investeringsbehov og økonomisk beregning Økonomikonsulent har revidert tall materialet i rapporten og inkludert ytterligere kostnadsbesparelser. Dette som følge av lavere reisekostnader og overtid grunnet reduksjon av stillinger. Økonomiske konsekvenser for Helse Finnmark beskrevet i prosjektrapport, bygger på en rekke forutsetninger det henvises til prosjektrapport Omstilling kirurgi Hammerfest kapittel 8.3. Dersom forutsetningene ikke kan innfris medfører dette at kostnader i forbindelse med lavere aktivitet og pasienttransport vil bli høyre enn fremstillingen viser. Kostnadsbesparelser som følge av reduserte stillinger: Kostnadsbesparelser som følge av omorganisering: Kostnadsbesparelser som følge av lavere aktivitet: Tapte inntekter som følge av lavere aktivitet: Økte pasienttransport kostnader: Sparte kostnader før investering 15,02 millioner kroner 1,55 millioner kroner 1,50 millioner kroner -1,90 millioner kroner -0,60 millioner kroner 15,57 millioner kroner Investeringsbehov: Gjennomføring av prosjektet medfører investeringer i forbindelse med ombygging og eventuelt nybygg. Estimering av investeringskostnad tar ikke hensyn til kapitalkostnader og forutsetter en avskrivning av hele investeringsbeløpet over en 20 års periode. Det er muligheter for å øke avskrivningsperioden for nybygg. Kostnader i forbindelse med ombygging: Kostnader i forbindelse med eventuell utbygging: Avskrivninger per år Sammenstilling: Sparte kostnader før investering Avskrivning per år Totalt sparte kostnader 1,50 millioner kroner 5,28 millioner kroner 0,33 millioner kroner 15,57 millioner kroner -0,33 millioner kroner 15,24 millioner kroner Direktørens vurdering Direktøren er svært fornøyd med arbeidet som gruppen og gruppens leder har utført. Direktøren har ikke lagt skjul på at det var denne gruppen som ble stilt overfor de største krav og utfordringer, noe som også er i samsvar med kravene nedfelt i foretakets styringsdokument. Styresak 19/2004 a. Side 6 av 14

7 Samlokalisering av gynekologi og føde synes fornuftig, og de mulige negative konsekvenser som gruppen peker på er ikke større enn at de etter direktørens vurdering bør gjennomføres. En felles sengeavdeling for føde- og gynekologisk avdeling vil kreve en del internt utviklingsarbeid for å finne en hensiktsmessig måte å drive virksomheten på. Disse enhetene har på tross av sin nærhet både faglig og fysisk, egentlig hatt liten grad av samarbeid om de samme pasientene tidligere, blant annet fordi gynekologisk sengepost i praksis har vært sammenslått med kirurgisk avdeling i lavdriftsperioder. Likevel viser erfaring blant annet fra Kirkenes, at dette kan fungere meget bra, både for pasientene og personalet. Opprettelsen av hotellsenger for henholdsvis kirurgiske pasienter i 3. etg. og føde- /gynekologiske pasienter i 5. etg., innebærer at pasienter som må ha daglig behandling eller av andre grunner trenger å være nært sykehuset, men som likevel er tilstrekkelig selvhjulpne og ikke trenger kontinuerlig tilsyn, kan gis et overnattingstilbud som er mindre ressurskrevende enn om de var vanlige inneliggende pasienter. De skal likevel ha faglig tilsyn som utgår fra de respektive sengeavdelingene. Samlokalisering av kirurgi og ortopedi bør også gjennomføres i tråd med den beskrivelsen gruppen har gitt. Opplegget inkluderer enhet for dagkirurgi og pasienthotellfunksjon. Reduksjon til 25 senger medfører betydelig reduksjon av kirurgisk og ortopedisk kapasitet og som i utgangspunktet går ut over elektiv virksomhet. Dette vil få betydelige følger for: - Pasientbehandlingen - Fagmiljøet - Økonomi. Direktøren vurder ikke følgene for pasientbehandlingen som dramatiske siden dette er elektive pasienter med rett til å benytte seg av fritt sykehusvalg. Derimot er følgene for fagmiljøet av en slik reduksjon av kapasitet og aktivitet bekymringsfull. Det er neppe å overdrive å påstå at fagmiljøet i løpet av kort tid vil forvitre, og at mulighetene til å kunne opprettholde et kirurgisk tilbud i Hammerfest må skje gjennom samarbeid/kjøp av spesialistkompetanse. Utdanningsstillingene vil dermed også måtte avvikles. Det økonomiske regnestykket er komplekst, det vil med dagens finansieringssystem påløpe foretaket betydelige reisekostnader, tapte inntekter og evt. også gjestepasientkostnader. Kostnad per behandlet pasient/drg vil øke betydelig. For i størst mulig grad å motvirke de negative konsekvensene og samtidig utnytte mulighetene ved samlokalisering har direktøren bedt om et kostnadsoverslag på bygningsmessige endringer slik at sengetallet kan være på 31 i stedet for 25. Samtidig skal dette tiltaket imøtekomme kravet om utvidet isolatkapasitet i dette tilfellet innenfor det kirurgiske området. Kostnadene er beskrevet i kapittel Med et slikt utgangspunkt har direktøren valgt å konkludere med at det er mulig å gjennomføre innsparingstiltakene slik de er beskrevet uten vesentlige konsekvenser for pasientbehandlingen. Effektiviseringsgevinsten ligger først og fremst i at en sammenslåing av kirurgisk og ortopedisk sengepost gjør det mulig å se både sengene og personalressursene i sammenheng og utnytte dem mer fleksibelt enn i dag. På vanlig dagtid vil virksomheten likevel foregå i hovedsak som i dag, med at de respektive fagavdelingenes pasienter ligger på hver sine rom og får behandling og pleie av personale Styresak 19/2004 a. Side 7 av 14

8 med relevent fagkompetanse innen kirurgi eller ortopedi. På kvelder og i helger, som vanligvis er lavdriftperioder, skal man ha mulighet til å se personalets oppgaver i en større sammenheng enn dagens modell tillater. Dermed forventes det å kunne reduseres den totale bemanningen noe, uten at personalet belastes urimelig. Personalgruppen må likevel settes sammen med tilstrekkelig bredde i kompetansen til å løse de ulike enhetenes forpliktelser, også i lavdriftperioder. Tiltakene innenfor akuttavdelingen bør gjennomføres midlertidig og kun i forhold til innleid kompetanse/vikarbyråer. Dette har bl.a. med at Helse Nord gjennomfører en kartlegging av intensivkapasiteten i regionen, og Helse Finnmark bør avvente resultatet fra dette arbeidet. Videre må antall operasjonsteam tilpasses aktiviteten på avdelingen. Direktøren legger til grunn at samlokalisering av ortopedi og kirurgi gjennomføres snarest og senest i forbindelse med ferieavviklingen. Planlegging og etablering av pasienthotell/dagkirurgi starter umiddelbart slik at dette er klart til etter sommerferien. Kirurgi og ortopedi må leve med 25 senger fram til nye senger er tilgjengelig. Videre innsparingstiltak bør gjennomføres som generelle tiltak beskrevet i kapittel Medisinsk virksomhet, Hammerfest Mandat for prosjektet er vedlagt sammen med prosjektrapport og kommentarer. Prosjektet ble ledet av seksjonsleder Leif Arne Hansen. Mandatet gikk i korthet ut på å redusere antall senger med 9 - fra 61 til 52 (5 senger på barneavdelingen) -, redusere antall årsverk med 14 fra 80 til 66 samt redusere kostnadene med minst 9 mill. kroner. I tillegg ble gruppen bedt om forlag til organisering av den medisinske virksomheten i Hammerfest Gruppens forslag Gruppen foreslår tiltak som totalt gir en innsparing på 2,75 mill. kroner. Dette er i hovedsak bemanningsreduksjoner og samlokalisering av poliklinikk/dialyse. Ytterligere reduksjoner foreslås ved å redusere og si opp avtaler om sykestueplasser i kommunene Direktørens vurdering Gruppen har i begrenset grad besvart direktørens oppdrag. Reduksjon/avvikling av sykestueplassene anses som svært kontroversielt og lite aktuelt verken av faglige eller politiske årsaker. Direktøren er imidlertid av den oppfatning at bruken av sykestueplasser bør gjennomgås for å forsikre om at disse benyttes i tråd med forutsetningene og innebærer en reell avlastning av foretakets virksomhet. Sengetallet reduseres noe og bemanningen også, særlig på støttefunksjoner. Det er en utfordring at medisinsk sengepost ofte har overbelegg og pasienter som trenger mye pleieressurser. Selv om det foreløpig ikke er lagt opp til fysisk sammenslåing av f. eks. sengeposter, bør det likevel være mulig å se de ulike virksomhetene innen avdelingen i sammenheng i større grad enn i dag, for på den måten å utnytte ressursene mer hensiktsmessig. Avdelingen har derfor fortsatt et gjenværende arbeid med å avklare dette nærmere. Direktøren står mellom valget om å foreta en ny gjennomgang av medisinsk virksomhet i Hammerfest, eller å gi den nye organisasjonen/ledelsen et nærmere angitt innsparingspålegg. Det sistnevnte er det mest nærliggende slik situasjonen nå er. Direktøren vil anbefale at medisinsk virksomhet får et innsparingskrav på totalt 5 mill kroner dette medfører et Styresak 19/2004 a. Side 8 av 14

9 tilleggskrav på vel 2 mill. kroner i forhold til opprinnelig forslag. Videre innsparingstiltak gjennomføres som generelle tiltak beskrevet i kapittel Ytterligere tiltak Arbeidsgruppen har foreslått i første omgang en reduksjon/oppsigelse av 10 sykestueplasser, evt. også å avvikle alle sykestueplassene som helseforetaket betaler for. 10 sykestueplasser utgjør en innsparing på 4,5 mill. kroner. Styret må beslutte evt. reduksjoner av sykestueplasser (antall), og evt. pålegge direktøren å effektuere dette. Direktøren er av den oppfatning at gruppens forslag tydeliggjør at sykestueplassene ikke benyttes på en slik måte og i et slikt omfang som forutsatt, og at plassene dermed ikke gir den mulige faglige og kapasitetsmessige avlastning slik det er lagt til grunn i avtalene med kommunene. Direktøren må derfor få kartlagt bruken av sykestueplassene og iverksette tiltak som kan sikre en langt bedre og formalisert dialog/samhandling mellom kommunehelsetjenesten og helseforetaket på dette området. 3.4 Klinisk service Klinisk service hadde før årsskiftet fått et innsparingskrav på 4,2 mill. kroner. Arbeidet med dette var allerede i gang før de andre omstillingsprosjektene ble igangsatt, og er i stor grad blitt ledet av seksjonsleder klinisk service. Rapporten fra arbeidet er vedlagt styresaken. Direktøren konkluderer med at klinisk service har dokumentert en innsparing på 4,0 mill. kroner med virkning for Tiltakene vil i liten grad påvirke tjenestene/helsetilbudet i Finnmark, og direktøren anser derfor denne saken som kun en orientering til styret for å få helheten i de omstillingstiltakene som er foreslått/gjennomført for Administrativ service I likhet med klinisk service, fikk administrasjonssjefen i oppdrag å gjennomføre innsparingstiltak i størrelsesorden 13 mill. kroner og reduksjon av 30 årsverk. Dette inkluderer også de andre administrative funksjonene personal, økonomi, forskning- og fagutvikling og direktørens stab. Dette arbeidet var også allerede i gang før de andre omstillingsprosjektene ble igangsatt, og er i stor grad blitt ledet av kst. Administrasjonssjef. En statusrapport fra arbeidet er vedlagt styresaken. Direktøren oppfatter også dette som en orienteringssak, og vil gjennomføre tiltakene slik de er beskrevet i statusrapporten. Nedbemanningen vil skje i henhold til de retningslinjer for omstilling, nedbemanning og bruk av virkemidler som styret har vedtatt. Direktøren legger til grunn at nedbemanningen i de administrative støttefunksjonene skal være gjennomført innen sommerferien. 3.6 Organisering av Helse Finnmark HF En hensiktsmessig organisering og god(e) ledelse/ledere er blant de viktigste og kraftigste virkemidler direktøren har for å kunne gjennomføre de krav og mål styret fastsetter. Direktøren har derfor valgt å forslå betydelige endringer i organisasjons- og ledelsesstrukturen i Helse Finnmark HF allerede i starten av omstillingsprosessen. Dette har for øvrig vært en del av mandatet til de kliniske omstillingsprosjektene som er gjennomført. Styresak 19/2004 a. Side 9 av 14

10 Normalt vil omorganisering initieres på bakgrunn av endrede rammebetingelser og gjennomføres etter en omfattende intern prosess i organisasjonen hvor medvirkning og forankring fokuseres. Helse Finnmark HF er i en situasjon hvor en omfattende OU-prosess på det nåværende tidspunkt ikke kan gjennomføres. Direktøren har derfor basert sitt forslag til organisering på samtaler med en rekke fagfolk/ledere i Helse Finnmark HF, arbeidsgruppenes tilbakemeldinger og egen erfaring fra tilsvarende virksomhet. Direktøren har lagt følgende hovedargumentasjon til grunn for ny organisasjonsmodell: - Skal gi bedre ressursutnyttelse, samordning og synergier - Ledelse og ledere er viktige virkemidler i omstillingen - Omorganiseringen skal bidra til klare ansvarsforhold - Enklere struktur og færre ledere som gis større ansvar, dvs. mindre ressurser til ledelse og administrasjon og mer til pasientbehandling. Det er stort sett en unison tilbakemelding fra organisasjonen om at tverrgående klinisk ledelse ikke har fungert. Uten å gå nærmere inn på årsakene til dette, velger derfor direktøren å gå bort fra dette, men vil fortsatt beholde tverrgående ledelse innenfor administrative støttefunksjoner. Den kliniske virksomheten organiseres i klinikker en for somatikk i Kirkenes, en for somatikk i Hammerfest og en samlet for psykisk helsevern. Direktøren hadde i utgangspunktet vurdert 2 klinikker i Hammerfest ut fra størrelse og ville dermed ha endt opp med en medisinsk klinikk, Hammerfest og en kirurgisk klinikk, Hammerfest. Dersom en samlet klinikk i Hammerfest viser seg uhensiktsmessig ut fra størrelse, bør en oppdeling vurderes på nytt. Klinikken ledes av en klinikksjef. Klinikksjefene vil sammen med direktøren utgjøre Helse Finnmarks ledergruppe. De administrative støttefunksjonene organiseres stort sett som i dag dette er en svært vanlig måte å organisere støttefunksjonene i andre helseforetak. Direktøren har valgt å engasjere en medisinsk faglig rådgiver i 50% stilling. Helse Finnmark HF Økonomi Drift Personal Forskning og fagutvikling Klinikk Hammerfest Klinikk Kirkenes Klinikk psykisk helsevern Forslag til organisasjonsmodell Helse Finnmark HF Skisse til avdelingsstruktur med tilhørende argumentasjoner er beskrevet i eget vedlegg. Direktøren foreslår at avklaring av avdelingsstruktur gjennomføres umiddelbart etter Styresak 19/2004 a. Side 10 av 14

11 styrebehandling av klinikkstruktur, og at direktøren gis fullmakt til å fastlegge avdelingsstrukturen. Følgende tiltak må gjennomføres som oppfølging av styrets vedtak om organisering: - Utarbeide (oppdatere?) driftshåndbok/økonomihåndbok - Beskrive fullmaktstrukturene 3.7 Generelle omstillingstiltak i Helse Finnmark HF Direktøren er av den oppfatning at det er mulig å ytterligere redusere kostnadene gjennom generelle omstillingstiltak uten at dette får vesentlige konsekvenser for tjenestetilbudet. Disse tiltakene er noe mer langsiktig, og samtidig vanskeligere å fastslå omfanget av Legeavtaler Legekostnadene i Helse Finnmark er høye, og dette skyldes flere forhold. S-konsult sitt oppdrag har i tillegg til gjennomgang av akuttavdelingene, kliniske avdelinger og klinisk service, også omfattet gjennomgang av legeavtalene i Helse Finnmark HF. Rapport fra dette arbeidet er nylig mottatt. I tillegg ble en person fra Helse Sør engasjert av kst. personalsjef til å gå gjennom tjenesteplaner og særavtaler for legene i Helse Finnmark HF. Resultatet fra dette arbeidet er dokumentert i egen rapport og presentert for ledergruppen. I samarbeid med NAVO og Helse Nord RHF, vil Helse Nord HF utarbeide standard legeavtaler (mal) for hele helseforetaket, og harmonisere dette i størst mulig grad med avtalemaler som har vist seg hensiktsmessig ved andre helseforetak. Med utgangspunkt i avtalemalene, skal Helse Finnmark HF reforhandle de individuelle legeavtalene og rydde opp i det mangfold av individuelle ordninger som i dag foreligger. I denne reforhandlingen inngår også gjennomgangen av tjenesteplaner og vaktordninger. Slik rekrutteringssituasjonen for spesialister er i Helse Finnmark HF, er direktøren noe forsiktig med å antyde omfattende kostnadsreduksjoner knyttet til allerede inngåtte, individuelle avtaler. Selv om det teoretiske potensialet kan synes stort, vil direktøren forsiktig anslå 2 mill. kroner som mål ved den planlagte revisjonen Ny lederstruktur Omorganiseringen og ny ledelsesstruktur skal redusere antall ledere, men samtidig klargjøre ansvarsforholdene og gi den enkelte leder større ansvar, myndighet og råderett over avdelingens ressurser. Økonomiavdelingen har innført IT-baserte styrings- og rapporteringssystemer som skal gi den enkelte leder enklere og bedre oversikt over økonomi, aktivitet og vedtatte styringsindikatorer. Disse tiltakene forventes totalt sett å gi vesentlige bidrag til et redusert kostnadsnivå, spesielt innenfor variable lønnskostnader (vikarer) både på lege- og sykepleiesiden. Direktøren mener det er fullt mulig å redusere kostnadene med 5 mill. kroner årlig ved bedre kostnadskontroll gjennom en tydeligere organisering, ansvarsbeskrivelse og ledelse IT-systemer Bruken av IT-systemer kan utvikles og utnyttes på en rekke områder. Selv om de færreste er i tvil om behovet for gode og effektive IT-systemer, er det ofte effekten vanskelig å måle. Arbeidsplan Styresak 19/2004 a. Side 11 av 14

12 Innføring av arbeidsplan (turnusplanlegging) pågår. Dette er et system som har stor nytte og effekt i virksomheter med døgnkontinuerlig, kritisk drift erfaringstall tilsier en effekt på ca. 2 % av lønnsbudsjettet for impliserte faggrupper. For Helse Finnmark HF vil dette utgjøre 6 mill. kroner. EPJ (Elektronisk pasientjournal) Innføring av digital pasientjournal forenkler informasjonsbehandlingen betydelig for alle typer helsepersonell med dokumentasjonsplikt. Effektene gir seg i første omgang og som er målbare utslag i reduserte kostnader til administrative støttefunksjoner. Helse Finnmark HF har i dag i all hovedsak systemer (DIPS) for å kunne innføre fulldigital journal. Dette krever imidlertid en forbedring av driftsrutinene (bl. a. beredskap). Helse Finnmark HF samarbeider med UNN om etablering av felles driftsløsning. Forpliktende tidsplaner er foreløpig ikke avklart. Innføring av EPJ anslås ut fra erfaringstall å kunne gi en direkte kostnadsreduksjon på støttefunksjoner på 5 mill. kroner. 4 Tiltak og gjennomføring Med utgangspunkt i den dokumentasjon som nå foreligger og de vurderinger direktøren har gjort av de tilbakemeldinger som tillitsvalgte og fagmiljø har kommet med, foreslår direktøren iverksetting av følgende tiltak: Nr Tiltak Dato Helårseffekt i mill. kr Effekt Etablering av ny organisasjon Snarest 5,00 2,50 klinikkstruktur og ny avdelingsstruktur 2 Reduksjon pleiepersonell Kirkenes Snarest 1,29 0,64 3 Samordning intensiv, AMK/mottakelse, kirurgisk virksomhet Kirkenes Ferieavvikling 7,47 2,49 4 Samlokalisering kirurgi og medisin i sommerperioden, samt ytterligere stegning rehabilitering Kirkenes Sommerperiode 0,36 0,36 5 Kostnadsreduksjon rehabilitering Iverksatt 0,80 0,80 Kirkenes 6 Samlokalisering gynekologi og føde Snarest 1,45 0,72 Hammerfest 7 Samlokalisering kirurgi og ortopedi i Ferieavvikling 4,96 1,65 dagens kirurgiske post Hammerfest 8 Reduksjon aktivitet ved akutt avdeling Ferieavvikling 7,24 2,41 Hammerfest 9 Diverse omstillingstiltak medisin Snarest 5,00 2,50 Hammerfest 10 Klinisk service Under 4,20 4,0 iverksettelse 11 Administrativ service Under 13,00 6,50 iverksettelse 12 Legeavtaler 2,00 13 Innføring/ utnyttelse av IT-systemer Arbeidsplan og elektronisk pasient journal 11,00 TOTAL KOSTNADSREDUKSJON 63,77 24,57 Styresak 19/2004 a. Side 12 av 14

13 Effekt 2004 er basert på at tiltak med planlagt gjennomføring i ferieavviklingen forventes kunne gi en kostnadsbesparelse tilsvarende 1/3 år. Tiltak som effektueres snarest vil kunne gi en kostnadsbesparelse tilsvarende ½ år, mens tiltak under iverksettelse vil kunne gi besparelse tilsvarende 2/3 og ½ år. 5 Risikovurdering Årsresultatet for 2003 viser en økonomi ute av kontroll, og resultatet for 2004 viser naturlig nok tilsvarende utvikling i og med at kostnadsreduserende tiltak i begrenset grad er iverksatt. Direktøren har vært nøktern i sine økonomiske beregninger ut fra den situasjonen foretaket befinner seg i, og det har å gjøre med hva som er realistisk å gjennomføre i løpet av de månedene som gjenstår av inneværende regnskapsår. De største usikkerhetsmomentene er etter direktørens vurdering følgende forhold: Organisasjon og ledelse Ledersituasjonen i Helse Finnmark HF har og vil fortsatt bli preget av ustabilitet på flere nivå i organisasjonen. Den kraften som ligger i god, tydelig og langsiktig ledelse er svekket, og vil ta tid å bygge opp. Direktøren vil ha stort fokus på dette området, men må allikevel være nøktern og realistisk i forhold til omfanget og kompleksiteten av denne prosessen. Administrative rutiner Flere viktige rutiner for dokumentasjon og oppfølging av ressursbruk er mangelfulle og forskjellige i foretaket. Økonomiavdelingen har nå utarbeidet avviksrapporter som gir avdelingene relativt god oversikt over situasjon og utvikling. Budsjettprosessen for 2004 har imidlertid ikke fullt ut klarlagt og avstemt hvilke aktivitetsmål og resurstilgang de enkelte avdelinger har. Dette må klargjøres i budsjettprosessen for Med den nye avviksrapporten og den dialogen økonomiavdelingen har med de enkelte avdelinger, har direktøren forventninger om at oppfølgingsrutinene nå fungerer relativt tilfredsstillende. IT-systemene IT-systemene fungerer ikke tilfredsstillende, og det er forskjellig teknologisk plattform i Kirkenes og Hammerfest. Det er ikke etablert felles pasientsystem med felles pasientgrunnlag og ventelister. systemet er også forskjellig i Hammerfest og Kirkenes, og fungerer langt fra tilfredsstillende. Målet om å redusere kostnader gjennom bedre IT-systemer kan derfor synes langsiktig. Direktøren har igangsatt arbeid med tanke på at Helse Finnmark HF på IT-området skal knytte seg langt sterkere til UNN. Dette er både hensiktsmessig og realistisk når UNN nå går over til DIPS. Direktøren mener at alle ledd i helseforetaket i løpet av 1-2 år kan fremstå som gode brukere av ulike IT-systemer, og være bevisste på de muligheter for bedre kvalitet og effektivitet på medisinske og administrative rutiner som ligger i bevisst bruk av IT-systemer. Rekruttering og stabilisering av spesialister Tilgang på og stabilitet av spesialister i Helse Finnmark HF har og vil fortsatt være kritisk. Styret er allerede kjent med initiativet som er gjort sammen med Helse Nord for å forsøke å bedre denne situasjonen. Direktøren vurderer situasjonen slik at Helse Finnmark HF fortsatt vil måtte leve med relativt høye legekostnader, og disse vil være økende med manglende og redusert stabilitet. Syketransport Styresak 19/2004 a. Side 13 av 14

14 Syketransporten er fra årsskiftet overtatt av helseforetakene. Bakgrunnen er bl.a. at dette skal kunne gi bedre økonomisk oppfølging og kostnadskontroll. Kostnadene til syketransport har vært sterkt økende de siste årene, og det ligger en betydelig utfordring i å snu denne utviklingen. Fritt sykehusvalg begynner også å øke i omfang, og Helse Finnmark HF vil nødvendigvis få økte kostnader som følge av pasientlekkasje til andre helseforetak. Det er imidlertid for tidlig å se tendensen i denne kostnadsutviklingen. Styresak 19/2004 a. Side 14 av 14