bevaring av systemer/databaser i Trondheim kommune

Transkript

1 KDRS samling Prosesser bevaring av systemer/databaser i Trondheim kommune Orie Kimura/ Trondheim byarkiv

2

3 Trondheim byarkiv Administrasjon Enhetsleder publikumstjenester Arkivsenteret (samarbeidspartner) IKA Trøndelag Arkivtjenester Service og formidling System og utvikling Grafisk senter og Digitaliseringsprosjektet (skannerfabrikk) Arkivdanning (i ESA) Ordning/magagin Sentralarkiv Implementering Nye prosesser og rutiner Noark kjerne Dagens rutiner for arkivdanning?? utenfor ESA

4 Prosjekt -Bevaring av fagsystem- 1/ Kartlegging av systemer i kommunen Navn på systemadministrator Ca. 70 arkivverdig system 2012 Forslag - Rutiner for deponering

5 Prosjekt -Bevaring av fagsystem- 2/ Anskaffelse innføring, vedlikehold/drift av løsning for uttrekksgenerering, innsynsløsning og historisk base 2.Deponering og etablering av innsynsløsning Valg av pilotsystemer Deponering etter forslag til rutiner Etablering av innsynsløsning

6 internett Enhet B Enhet A brannmur intern TK nett Tilgang + administrator Innsyn Server intern Innsynsbase intern Innsyn B brannmur Fagsystem B DB B sikret Geir Byarkiv Orie server MSSQL Server og database for deponering (i sikret sone) Innsyn Server sikret Innsynsbase sikret Innsyn A Fagsystem A DB A Historisk base SIP A SIP B SIP A SIP B IKA Trøndelag

7 Prosjekt -Bevaring av fagsystem- 3/3 3.Utarbeidelse av rutinebeskrivelser Deponering Etablering og bruk av innsynsløsning Kartlegging av arkiv 4. Realisering Utsendelse av informasjon til systemadministratorer Øvrige systemer deponeres og evt.innsynsløsning etableres etter prioritering

8 Prosjektorganisering

9 Arkivverdige systemer i kommunen 1/2 antall Eksempel på system Utgåtte systemer som er klar deponering 11 FORMULA, KSI Database, Oskar for Stavne, TolkADM,Mamut-Office-Pro, EKASYS GRANSKOGAN, EKASYS VPS, Marthe, OSKAR, Sofie, Visma Økonomi Systemer som avvikles i 13 NLP, MasterPiece, ERA, AD-Travel,Compello, 2014 SAFIR-OK, Vaktdata, Kulturskole, COWI Parkering, Parkeringsservice2, Bibliofil(?), Safecon(?), LokalMatrikkel Systemer som oppgraderes i 2014 Systemer som avvikles innen Winmed 2 2 ERV, ESA

10 Arkivverdige systemer i kommunen 2/2 Systemer som ikke har plan om avvikling (men skal også deponeres etter hvert) Utgåtte systemer der Byarkivet ikke har opplysninger for å vurdere bevaring av dem antall Eksempel på system 39 Planregister, WinMap, OlkWeb, VismaVelferd, ADOPUS, VOKAL, Vismaflyktning og voksenopplæring, TI metoden, SpeedAdm, Gerica, Oppvekst HSPro, Bra Arkiv, Gemini-Sanitær, Komtek, WinCan, Kartdata, Gemini-forvaltning Itslearning, EXTENS skole/barnehage, ACOS barnevern, PPI, GAIA HMS, GAT-turnus, inttranwin, ISY Proactive, Jonathan, ROSY DIG, SOFIE(kemneren), Trondheimsbilder/tegninger, CIM, DM Brann, PIE Personalbasen, Proweb, Sampro/individuellPlan, Skjenkebasen, Trygg varsling, TQM, Wilab Web 6 Groupwise, Leseprover, NBSTØY, NORBIT, Kartlegging i Sosial Tjenesten, Visma CRM Terminalserver

11 Presentasjon til systemadmnistrator Deponering av system/database og innsyn i deponert database Orie Kimura / Trondheim byarkiv

12 Eksempel 1 -KSI database - et kartleggings-og rapportverktøy for Kvalifiseringssenter for innvandrere (INN) Erstattet av Visma flyktning og voksenopplæring i 2012 I TK-nett sikret sone Brukermapper(papir) blir avlevert fortløpende Trenger ikke innsynsmodul Deponert under godkjenningsprosess hos IKA

13 Eksempel 1 -KSI database 1. Deponeringspakke til IKA-Trøndelag som er godkjent Informasjon om deponeringen Datauttrekk, tilhørende dokumenter og beskrivelse av databasestruktur i godkjent arkivformat, jf. Riksarkivarens tekniske arkivforskrift Systemdokumentasjon dokumentasjon av databasemiljø og teknisk struktur Oppdatering av Arkivplan.no Kartlegging av arkiver (på papir og elektronisk) Kartlegging av database/system 2. Evt. Innsynsløsning 3. Kopi av deponeringspakke til historisk base hos byarkiv 4. Dekommisjonering av system

14 Aktivitet Kartlegging 1 Kartlegging av arkiver (på papir og elektronisk) Fremdriftsplan Ansvar Byarkiv 2014 mars april mai Juni Utført dato /sysadm Kartlegging av database/system Sysadm. /Byarkiv Okt. 13 Deponering 3 Kopi av database bestilles Sysadm. /enhet Kopi av database sendes til Byarkiv Avklares * Uttrekksgenerering og testing Byarkiv Mars.14 6 Bruker-og systemdokumentasjon samles, Enhet f.eks kopi av viktige skjermbilder Bruken av system beskrives i arkivplan Byarkiv Mai.14 8 Innpakning og utsending av Byarkiv deponeringspakke Kopiering til historisk base hos Byarkiv Byarkiv 10 Bestilling av sletting av KSI Database fra TKnett Enhet/ driftsleverandør Avslutning 11 Prosjekt rapport og evaluering Prosjektleder

15 Eksempel 2 Lønn, Regnskap og HR Hva er de brukt for? Hvilke systemer utfases? Når? AD-TRAVEL ERV Komfakt MasterPiece NLP Lønnssystem Dokumentbanken Workbench Elektronisk-lønnsbilag ERA GAIA HMS WebCruiter Compello Koop Account match mer?

16 Eksempel 2 Lønn, Regnskap og HR NLP : Lønnssystem. Erstattet av Blue Garden løsning i 2014 AD Travel : Timeføring. Erstattet av Blue Garden løsning i 2014 MasterPiece(MP) :Regnskapssystem. Erstattet av ERV i 2009 Compello og Kommfakt: Fakuturering. Erstattet av ERV i 2009 Stormaskin ASP, driftes ikke mer = ikke tilgjengelig Innsynsløsning for intern bruk Bilag avleveres til Byarkiv, makuleres etter 10år

17 AD Travel -Timeregistrering -Reiser og utlegg -kompetanse GAT Turnus -Timeregistrering -turnusbaserte tjenester Manuell registrering? Ut 2014 Ut 2014 ERA -Elektronisk Rapport Arkiv Tilknyttet til MP, Komfakt og NLP -oppslag og kontroll av lønn -kontering av lønn registrert og utbetalt i NLP Allerede ut? ACCOUNT MATCH - avstemmingssystem KOOP -dokumentasjon, rapportering og oppfølging av kontokasser hos enhetene Workbench -Støtteverktøy rapporter rapporter rapporter Ut 2014 WebCruiter Journalføres i ESA (integrasjon) ESA -Ansettelsessak (integrasjon/webcruiter) - personalmappe (manuell journalføring) Lønn føres ikke direkte i ERV, gjennom MP Manuell registrering? Dokumentbanken -Elektronisk lønnsbilag -grunnlag for data i NLP -papir arkiveres på enhetene NLP - Lønnssystem -Lønnsdata på CD årlig -Microfich - pensjonsdata Ut 2014 Master Piece -Spørring tilbake i tid -Oppslag for refusjoner -oppslag for historisk regnskap -leverandøropplysninger (historisk) -Stavne KF og Parkering COMPELLO -Innfagkurering -Siste registrering 2010? Ut 2014 Manuell registrering Ut 2013 Komfakt -Utfagkurering -Siste registrering 30.juni.2013 Allerede ut? Manuell registrering Overføring av data En gang / år Snakker de sammen? hovedbok fakturering Olkweb - Oversikt over læringer Ut 2014 SAFIR-OK - Oversikt over læringer EDB Digital Offentlighet -Web Rapport -Web Lønn og fravær -E-slipp GAIA HMS - Bedriftshelsetjeneste og HMS Ut 2013 BLUE GARDEN Ut 2019 ERV -Evry Ressource og Virksomhetsstyring - Økonomi (Budsjett og rapportering, Analyse) -Regnskap - Fakturering(inn- og utgående faktura) Inn-efaktura (img format) Siden 2009 Readsoft invoices -Skanning av inngående faktura Inn faktura Papir eller epost Utgående faktura Efaktura? Papir? arkivverdig Arkivverdig ikke i bruk deponeres Arkivverdig Utfases 2014 deponeres Arkivverdig Utfases ikke Ikke arkivverdig ACOS Visma Flere forsystemer - Opplysninger om fakturering Fullelektronisk fakturering? Hvor bevares dem? Ikke arkivverdig utfases Ikke arkivverdig Ikke i bruk kasseres Ikke arkivverdig Utfases ikke Manuell registrering om vedtak Lønn og HR Økonomi, regnskap og fakturering ver.1 ( )

18 Eksempel 2 Lønn, Regnskap og HR 1. Kartleggingav arkiv NLP og AD Travel: Personalhåndbok, Personaldokumentasjon Rutiner for bevaring av personaldokumentasjon i Trondheim kommune MasterPiece:? Compello og Kommfakt:? Bokføringsloven Bevarings- og kassasjonsplan i kommunen 2. Uttrekksgenerering Data fra NLP og MP har kommet som csv-filog dvd 3. Kartlegging av behov for innsynsløsning i gang

19 Deponering av fagsystem-

20 Innsynsløsning

21 Takk for oppmerksomheten