AVTALE OM NASJONAL TOKTKOMITE

Transkript

1 AVTALE OM NASJONAL TOKTKOMITE 1

2 2

3 Technical arrangements for the barter exchange of major marine facilitiesavtale om nasjonal toktkomite (NTK) mellom Havforskningsinstituttet Universitetet i Bergen Universitetet i Oslo Høyskolen i Bodø Norsk Polarinstitutt Norges geoliske undersøkelse Universitetet i Tromsø Universitetsstudiene på Svalbard 3

4 Avtalepartnerne er enige om betydningen av å kunne tilby forskerne de beste mest avanserte hjelpemidler som er tilgjengelige for å kunne møte de mange store utfordringer vi står ovenfor innen marin forskning. Det er så økende behov for tilgang til avanserte fartøyer med komplisert kostbart utstyr, samtidig som avtalepartene arbeider aktivt for å holde kostnadene forbundet med marin forskning nede. Det er så et mål å få mest mulig forskning ut av de midler som er til rådighet. Avtalepartene er derfor enige om å: - Koordinere bruken av sine forskningsfartøyer med tilhørende utrustning for å oppnå høyest mulig utnyttelsesgrad mest mulig kosteffektiv bruk. - Legge forholdene best mulig til rette for marin forskning gjennom opprettelsen av en nasjonal tokt komite (NTK) som skal gjøre det mulig å byttelåne hverandres fartøyer med tilhørende utstyr. 1. Byttehandel med fartøyer Avtalepartene vil tillate at ansatte hos de andre institusjonene som har underskrevet denne avtalen får mulighet for å byttehandle med fartøyer utstyr som er nevnt i denne avtalens vedlegg Annonsering av byttehandel muligheter Partene vil gjennom NTK annonsere muligheter for byttehandel, for derigjennom å sikre at de vitenskapelige miljøene får tilstrekkelig varslingstid til å kunne planlegge søke om byttehandler. Den årlige plansyklusen for NTK finnes i vedlegg 2. Det er den enkelte avtaleparts ansvar å sørge for at egne ansatte får den nødvendige informasjon kunnskap om NTK ordningen med byttehandel med fartøyer generelt, planprosessen for hvert enkelt år spesielt. 3. Administrasjon godkjenning av byttehandler Alle byttehandler under denne avtalen skal registreres hos NTK sekretariatet, godkjennes av de institusjonene som er involvert i byttehandelen. Medlemmer av NTK NTK sekretariatet finnes i vedlegg Byttehandel kostnader Det bærende prinsipp for denne avtalen er at ingen penger skal skifte hender for noen byttehandel. Men avtalen gir ikke fri adgang til andre institusjoners fartøyer utstyr. Derfor må den institusjon som byttehandler en annen institusjons fartøy stille ett av sine egne fartøyer til disposisjon for den institusjon man har lånt fartøy av, for et så langt tidsrom at byttehandelen har gjensidig lik verdi (dvs like mange byttehandels poeng). Driftskostnader som påløper under et byttehandelstokt dekkes av den respektive fartøyeier. NTK sekretariatet skal holde orden på hvor mye hver enkelt avtalepart skylder/har til gode av byttehandelspoeng hos andre avtaleparter. Den avtalte byttehandelsverdien for hver enkelt fartøy finnes i vedlegg Forhåndsgodkjenning av forslag til byttehandelstokt Avtalepartene vil sørge for at alle forslag til byttehandelstokt som presenteres for NTK har gjennomgått en vitenskapelig behovsvurdering på forhånd, er godkjent av den institusjon som fremmer byttehandelsforslaget. 6. Regler for byttehandler med fartøystid Regler for byttehandler med fartøyer tilhørende utstyr som omfattes av denne avtalen finnes som vedlegg 4. 4

5 7. Oppgjør for byttehandler Alle byttehandler skal gjøres opp i løpet av en tre års periode. Dersom det ikke er mulig å få gjort opp et mellomværende i løpet av en tre års periode, kan dette gjøres opp økonomisk dersom de involverte parter finner det mest hensiktsmessig. 5

6 Vedlegg 1 Poeng pr dag Fartøyer som inngår i NTK deres byttehandel verdi Fartøy Eier/Bruker Webadresse for detaljer om fartøyene 14* G. O. Sars Havforskningsinstituttet/ Universitetet i Bergen 11 Jan Mayen Universitetet i Tromsø/ Havforskningsinstituttet 10** Lance Norsk Polarinstitutt id=194 10* Johan Hjort Havforskningsinstituttet 10* Håkon Mosby Havforskningsinstituttet/ Universitetet i Bergen 5 Hans Brattstrøm Havforskningsinstituttet/ Universitetet i Bergen 5 G.M. Dannevig Havforskningsinstituttet 5 Johan Ruud Universitetet i Tromsø id=199 3 Seisma Norges geoliske undersøkelse 3 Trygve Braarud Universitetet i Oslo 2 Fangst Havforskningsinstituttet 1 Hyas Universitetet i Tromsø id=200 1 Bjørn Foyn Universitetet i Oslo * Inkluderer instrumentsjef instrumentoperatør (2 personer) ** Inkluderer en instrumentoperatør (1 person) 6

7 Vedlegg 2 Årlig plansyklus NTK (NB! Denne prosedyren er kun retningsgivende, ikke styrende for medlemmene!) Ansvar Trinn Handling/aktivitet Deltagende 1 Melde inn sine medlemmer til NTK innen 1 april. institusjoner Deltagende institusjoner 2 Etablere egne lokale toktkomiteer for intern utarbeidelse av toktsøknader, prioritering av egne tokt osv innen 1 mai. Brukere 3 Levere søknader om tokt internt (til lokal toktkomite) innen utgangen av august. Godkjennere 4 Godkjenne prioritere eller avslå toktsøknader innen medio september. Institusjonene 5 Utarbeide forslag til toktprram for egne fartøyer, forslag til byttetokt ønsker om kjøp av tokttid, oversende dette til sekretariat for NTK innen utgangen av september. NTK sekretariat 6 Sammenstille mottatte forslag til toktprram for fartøyene, forslag til byttehandler ønsker om kjøp av tokttid oversende dette til medlemmene i NTK innen medio oktober NTK 7 Utarbeide forslag til felles nasjonalt toktprram innen ultimo oktober Leder NTK 8 Legge ut forslag til felles nasjonalt toktprram på nasjonal webportal for forskningsfartøyer for kommentarer med kommentarfrist ultimo november NTK 9 Eventuelt justere toktplan for neste år innen medio desember NTK sekretariat Leder NTK sekretariat 10 Publisere felles nasjonalt toktprram på nasjonal web portal for forskningsfartøyer innen medio desember 11 Løpende oppdatere felles toktplan på nasjonal web portal, Trinn 1 Oppnevning av medlemmer til nasjonal toktkomite (NTK) Alle institusjoner som skal delta i NKT skal oppnevne sine representanter til NTK innen 1 april informere de andre institusjonene om hvem som er oppnevnt. Trinn 2 Oppnevning av lokale toktkomiteer De respektive eier/brukerinstitusjoner som har etablert lokale toktkomiteer allerede forutsettes å fortsette med disse for å foreta den nødvendige sortering prioritering av egne toktsøknader for å kunne identifisere muligheter for toktbyttehandler med andre eiere/leiere, ledig tokttid på egne fartøyer behov for å kjøpe tokttid av andre eiere/leiere. Slike lokale toktkomiteer bør være etablert innen 1. mai. Trinn 3 Søknad om tokttid Alle som vil søke om tokttid på egne eller andres fartøyer skal benytte det felles webbaserte toktsøknadssystemet som finnes på nasjonal webportal for forskningsfartøyer. Alle søknader registreres løpende i den nasjonale toktdatabasen. Trinn 4 Godkjenning kategorisering av, eller avslag på toktsøknader Alle lokale godkjennere av toktsøknader ved den enkelte eier/leier/bruker institusjon bør om mulig ha gått igjennom godkjent eller avslått mottatte toktsøknader innen medio september. I tillegg skal hver enkelt godjente søknad være kategorisert/prioritert i henhold til institusjonens egne kriterier for dette. Trinn 5 Utarbeidelse av lokale toktprrammer Hver enkelt institusjon skal innen utgangen av september utarbeide et forslag til toktprram for egne fartøyer, i tillegg til å identifisere mulige byttehandler i forhold til andre eiere/leiere av fartøyer, eventuelle ønsker om å kjøpe tokttid av andre eiere/leiere så oversende dette til NTK sekretariatet. Disse forslagene til toktprram skal lages i det formatet som er bestemt av NTK ved å bruke det felles toktplanleggingsverktøyet som finnes på nasjonal webportal for forskningsfartøyer. 7

8 Trinn 6 Innsamling registrering av forslag kommentarer til felles toktprram NTK sekretariatet skal sammenstille mottatte forslag til toktprram for fartøyene, inkludert forslag til byttehandler ønsker om kjøp av tokttid, oversende dette til medlemmene i NTK innen medio oktober. Trinn 7 Utarbeidelse av felles nasjonalt toktprram NTK skal i løpet av oktober utarbeide forslag til et felles nasjonalt toktprram, hvor et toktprram for hvert enkelt fartøy finnes, samt en oversikt over byttehandler som er avtalt, samt en oversikt over hvilke kjøp salg av tokttid som er planlagt. Trinn 8 Kommentarer til forslag til nasjonalt toktprram Leder for NTK skal innen primo november legge ut forslaget til felles nasjonalt toktprram på den nasjonale webportalen for forskningsfartøyer for kommentarer med kommentarfrist ultimo november. Kommentarene sendes til leder NTK sekretariatet med gjenpart til medlemmene av NTK. Trinn 9 - Justering av forslag til felles nasjonal toktprram Når alle kommentarer til forslag til felles nasjonalt toktprram er mottatt skal leder for NTK sammen med leder for sekretariatet gå gjennom kommentarene justere forslaget til toktprram iht innkomne kommentarer/rettelser. Dersom det er behov for større endringer av toktprrammet sendes forslagene til endringer ut på høring til alle medlemmer av NTK. Når et endelig, revidert forslag til felles nasjonalt toktprram foreligger legges det ut på nasjonal webportal for forskningsfartøyer for en siste kommentarrunde med kommentarfrist medio desember. Trinn 10 Publisering av endelig felles nasjonalt toktprram Når kommentarfristen er gått ut innkomne kommentarer er behandlet eventuelt implementert skal endelig utgave av felles nasjonalt toktprram legges ut på nasjonal web portal for forskningsfartøyer. Trinn 11 Oppdatering toktplan Leder av NTK leder for NTK sekretariatet skal sørge for at felles nasjonalt toktprram oppdateres dersom det foretas endringer som kansellering av tokt, endring av skiftehavn lignende. Det betinger at alle som eier/leier/driver forskningsfartøyer som inngår i felles nasjonalt toktprram gir beskjed til leder NTK sekretariatet om dette så snart endringen er kjent. Ønsker om byttetokt, eller avtalte byttetokt meldes inn gjennom det regulære søknadssystemet for den enkelte institusjon man ønsker å bytte med. Det er viktig å planlegge byttetokt på to års sikt slik at de berørte institusjoner kan legge inn byttetoktene i starten av sine toktprramprosesser. 8

9 Vedlegg 3 Medlemmer NTK NTK sekretariat For toktåret har NTK følgende sammensetning: Leder: Ingolf Røttingen, Havforskningsinstituttet Nestleder: Terje Brinck Løyning, Norsk Polarinstitutt Medlemmer: Didrik Danielssen, Havforskningsinstituttet Egil Arne Lynghaug, Forsvarets Forskningsinstitutt Else Nøst Hegseth, Universitetet i Tromsø Jürgen Mienert, Universitetet i Tromsø Reidulv Bøe, Norges geoliske undersøkelse Stig Skreslet, Høyskolen i Bodø Svein Rune Erga, Universitetet i Bergen Tor Gammelsrød, Universitetet i Bergen Thorvin Andersen, Universitetet i Oslo Sindre Holm, Universitetet i Oslo Øystein Mikelborg, Norsk Polarinstitutt Fred Scancke Hansen, Universitetssenteret på Svalbard Yngve Olsen, Norges Tekniske Naturvitenskapelige Universitet Observatører: Nina Hedlund, Norges Forskningsråd Stig Øvstedal, Statens Kartverk, Sjøkartverket For toktåret har NTK sekretariatet følgende sammensetning: Leder: Per W Nieuwejaar, Havforskningsinstituttet Nestleder: Øystein Mikelborg, Norsk Polarinstitutt Medlem: Einar M. Nilssen, Universitetet i Tromsø 9

10 Vedlegg 4 - Regler for byttehandel med fartøytid Følgende regler brukes for toktbyttehandler: Poengene i tabellen i vedlegg 1 representerer generelt alle driftskostnader for hvert fartøy, inkludert bunkers, havneavgifter, proviant andre variable kostnader forbundet med drift av fartøyet. Unntak er fartøy uten fast mannskap. Der kostnader til leie av personell kommer i tillegg. For byttetokt som er kommet i stand ved at toktet benytter seg av at fartøyet allikevel skulle operere i samme område, eller transittere gjennom området beregnes poengkostnad kun for de dagene toktet forlenges totalt sett pga byttetoktaktiviteten. Alle dager som går med til mobilisering /eller demobilisering i forbindelse med byttetokt blir regnet som toktdager poengberegnet. Kostnader som påløper fordi det skal brukes utstyr på byttetoktet som krever ombygninger/tilpasninger av fartøyet, skal dekkes av den som byttelåner fartøyet. Alt standard utstyr om bord, som for eksempel CTD-sonde, vannhenter, fiskeutstyr, laboratorier, ekkolodd osv som er det er avtalt at skal være tilgjengelig om bord under toktet skal kunne brukes kostnadsfritt for den som byttelåner fartøyet. Dersom utstyr som tilhører fartøyet blir ødelagt eller går tapt under et byttehandelstokt, eller at utstyr som er i bruk på et annet fartøy enn utstyreierens som et ledd i en byttehandel, dette ikke skyldes grov uaktsomhet, men anses å være et hendelig uhell, skal eieren av utstyret selv stå økonomisk ansvarlig for tapet/skaden. Dette fordi et slikt tap eller skade like gjerne kunne oppstått når eieren selv brukte utstyret. 10