REFERAT FRA ANBUDSKONFERANSE FOR DIGITALISERINGSUTSTYR OG TJENESTER, MED BESVARELSE AV SPØRSMÅL FREMKOMMET I FORBINDELSE MED ANBUDSKONFERANSEN

Transkript

1 REFERAT FRA ANBUDSKONFERANSE FOR DIGITALISERINGSUTSTYR OG TJENESTER, MED BESVARELSE AV SPØRSMÅL FREMKOMMET I FORBINDELSE MED ANBUDSKONFERANSEN FILM & KINO, 20. NOVEMBER 2009 KL Til stede: Nordic Digital Alliance: Oscar Hovland Jan Robert Jore Halvor Rollag Asbjørn Sola Helge Stewart Bergstal Lars Erik Obst Geir Jørgensen Sony: Tore Mortensen Unique Cinema Systems: Ørjan Taule Dan Fuhlendorff Torkell Sætervadet Hjalmar Wilhelmsen: Ole Henrik Kristiansen Atle Amundsen Ulf Quicklund Anders Olsson VLL/Nordic Rental: John Nielsen Film & Kino Roar Svartberg Jørgen Stensland Rolv Gjestland Ingar Johansen Innledning Roar Svartberg ønsket velkommen til anbudskonferansen. Samtlige deltagere presenterte seg muntlig, og i tillegg ble det sendt ut et ark hvor alle noterte navn og bedrift. 1

2 Det ble orientert om at det blir skrevet referat fra møtet, og at dette blir sendt alle i etterkant samt at det blir lagt ut på Doffin/TED. Dersom det kommer spørsmål som ikke kan besvares fullstendig, vil endelige svar bli lagt inn i referatet. Alle spørsmål skal leveres skriftlig. Det ble bedt om at alle spørsmål reises i møtet, og understreket at det ikke vil være adgang til å ta opp spørsmål med Film & Kino enkeltvis i etterkant av møtet. Orientering om prosjektet og konkurransen Jørgen Stensland orienterte om digitaliseringsprosjektet og konkurransen. Det ble gjort rede for at kinoene er delt inn i 10 grupper som hver er gjenstand for egen konkurranse. Leverandørene skal levere en basispakke med utstyr, tjenester og tilleggsytelser til hver gruppe. Det er anledning til å inngi inntil to parallelle tilbud på utstyret til basispakken. Finansieringsordningen vil dekke utstyr til basispakken, mens utstyr og tjenester utover basispakken må dekkes av den enkelte kino. Det skal inngås en rammeavtale mellom Film & Kino og den valgte leverandør for hver kinogruppe. Denne definerer rammene for bestillingen og leveransen. Den enkelte kino gjør avrop direkte mot leverandøren og inngår en egen systemintegratoravtale med denne. Frister, merking mv. Følgende frister er satt: Frist for å melde ønske om befaring: Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget: Tilbudsfrist: (tilbudet må være Film & Kino i hende innen kl. 1930). Tilbudene skal leveres i lukket og nøytral forsendelse og være merket som angitt i konkurransegrunnlaget del I pkt Kravene til emballering og merking må overholdes for å unngå avvisning. Endringer Det ble orientert om endringer i konkurransegrunnlaget for to av konkurransene: Region Sør Kilden kino i Tønsberg er tatt ut av konkurransen om utstyr til basispakken og tilleggsutstyr. Det skal fortsatt tilbys NOC tjenester. 2

3 Bygdekinoen Det ble opplyst at det er gjort en endring som innbærer at leverandørene skal ha klar en prøvepakke av digitaliseringsutstyr innen tilbudsfristen 4. januar. Dette er senere omgjort slik at det opprinnelige konkurransegrunnlaget fortsatt er gyldig for Bygdekinoen. (det kreves mao. likevel ingen levering av prøvepakke ) Gjennomgang av de tekniske kravene til utstyret og tjenestene Rolv Gjestland gikk igjennom de tekniske kravene til utstyret og tjenestene i basispakken og tilleggsytelsene. Gjennomgang av spørsmål og svar Nedenfor følger en besvarelse av de spørsmål som er innkommet i anledning anbudskonferansen den I Spørsmål til anbudsprosessen generelt og konkurransegrunnlaget del I 1. Anbudsprosessen generelt: Kan det på noen måte føre til konflikt med anbudsprosessen å informere om prosessene i Norge for EU kommisjonens ekspertgruppe for D kino? Film & Kino kan ikke se at dette vil være i strid med anbudsprosessen. 2. Anbudsprosessen generelt: Hva skjer når 4 år er gått vil det bli ny anbudsrunde? Kinoene skal ha systemintegratoravtaler med tilsvarende innhold som den som er vedlagt anbudsutlysningen så lenge Ordningen varer. At vedlagte avtale løper i 4 år følger av anbudsreglene. Det er foreløpig ikke avklart om det vil bli avholdt ny anbudsrunde etter utløpet av fireårsperioden, og hvem denne eventuelt skal være i regi av. Dette avhenger bl.a. av erfaringene med dette anbudet og av hvor langt man er kommet i forhold til gjennomført nedbetaling av utstyret. 3. Anbudsprosessen generelt: Har det på noe tidspunkt vært vurdert en egen anbudsrunde på en sentral NOC. Dette for å få en lavere pris per sal, da man i dag kan risikere at det blir både 3 og 4 NOC som må bli dyrere både for hver leverandør og for kinoene? Film & Kino har vurdert dette, og kommet frem til at en ønsker en løsning der hver systemintegrator må oppfylle kravene som er satt til NOC tjenestene. 3

4 4. Del I punkt 4.10: Hva ansees som vesentlig forbehold? Hva ansees som ikkevesentlig forbehold? Hvilke forbehold som er å anse som vesentlige, må vurderes konkret i det enkelte tilfelle. Det er derfor ikke mulig å angi på forhånd hva som er vesentlige/ikkevesentlige forbehold. Generelt gjelder imidlertid at dersom forbeholdet har betydning for konkurranseforholdet mellom leverandørene, vil det måtte regnes som vesentlig. Videre vil forbehold på punkter som oppdragsgiver har uttrykt som viktige ved anskaffelsen, eller som medfører en ikke uvesentlig risikoforskyvning i oppdragsgivers, herunder kinoenes disfavør, normalt være av vesentlig karakter. Også flere forbehold fra samme leverandør som hver for seg ikke er vesentlige, vil samlet sett kunne overskride grensen for tillatte forbehold og medføre avvisning. 5. Del I punkt 5.2: Det framkommer at leverandøren skal lage en prioriteringsliste over rammeavtaler dersom den blir tildelt flere kinogrupper enn den har kapasitet for. Står ikke dette i konflikt med kravspesifikasjonens pkt 5.3, hvor antall grupper som kan tildeles styres av kapasiteten? Som det fremgår av konkurransegrunnlaget del I pkt. 5.2, har leverandørene adgang til å inngi tilbud på flere kinogrupper enn de har installasjonskapasitet til, jf. tabellen i konkurransegrunnlagets del II Kravspesifikasjon pkt Den enkelte leverandør vil imidlertid ikke i siste instans kunne bli tildelt flere kinogrupper enn installasjonskapasiteten, som angitt i nevnte tabell, dekker. En prioritering av kinogrupper fra leverandørenes side er derfor nødvendig for det tilfelle at en eller flere leverandører i utgangspunktet dvs. etter evalueringen beskrevet i konkurransegrunnlaget del I pkt. 5.5 nr. 1 4 skulle bli tildelt flere kinogrupper enn de har installasjonskapasitet til. 6. Del I punkt 5.3: Hvorfor har ikke leverandørene rett til valutajustering? Vil det heller ikke foretas valutajustering dersom forhold som leverandøren ikke er herre over forskyver installasjonstidspunktet (f eks bygningsmessige forsinkelser hos Kinoen)? Slike forsinkelser kan forskyve valuteringsdager og kan dermed påføre leverandøren et ekstraordinært valutatap. Utrulling skal skje i løpet av en relativt kort tidshorisont (maks to år), og Film & Kino vil søke å gjennomføre utrullingen så raskt som mulig innenfor denne perioden. Valutasvingninger kan gå begge veier. Man har på denne bakgrunn valgt å ikke åpne for valutajustering, og dette er et forbehold som tilbyder må hensynta ved fastsettelsen av pris. 7. Del I punkt 5.4: Hvordan har man tenkt at en leverandør skal kunne gi meningsfulle rabatter avhengig av antall grupper, all den tid gruppene har høyst ulikt antall saler, 4

5 svært ulik geografisk struktur og tetthet, og det ikke finnes noe krav om å avrope et visst antall saler til hver gruppe? Leverandørene må ved beregningen av eventuelle rabatter se hen til hvilke kinogrupper de vil inngi tilbud på, slik disse er definert i anbudsdokumentene med hensyn til antall saler, geografisk struktur mv. Som det fremgår av konkurransegrunnlaget del I pkt. 1.2 er det et hovedformål med digitaliseringsprosjektet at digitaliseringen skal omfatte alle kinoer/saler i Norge. Det gis imidlertid ingen garanti med hensyn til antallet avrop fra kinoenes side. 8. Del I punkt 5.4: Er det rimelig og/eller lovlig å la en rammeavtale evalueres på bakgrunn av resultatet av anbudskonkurranse for en helt annen gruppe? Etter Film & Kinos vurdering er dette i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser. Vil et eventuelt forbehold om minimum antall saler totalt tildelt som betingelse for en rabatt bli sett på som et vesentlig eller ikke vesentlig forbehold? Dersom leverandørene tar slikt forbehold vil det ikke være mulig å evaluere leverandørens rabattilbud innenfor rammene av den evalueringsmodell som er beskrevet i konkurransegrunnlaget del I pkt Forbehold som nevnt vil derfor måtte lede til avvisning. Leverandørene må oppgi sine rabatter på den måten som er beskrevet i konkurransegrunnlaget del I pkt Del I punkt 5.5: Kan Film og Kino forklare hele dette punktet på en enklere måte? Leverandørene oppfordres til å sette seg inn i evalueringen av rabattene slik denne er beskrevet og eksemplifisert i konkurransegrunnlaget del I pkt Del I punkt 6: Kontraktsvilkår hva menes her med vesentlige forbehold? Hvis det eksempelvis tas forbehold om utrykningstid ved feil kan dette senke leverandørens kostnadsside samtidig som pris til kunden kan gå vesentlig ned. Det vises til svar på spørsmål 4 ovenfor vedrørende hvilke forhold som på generell basis vil bli vektlagt i vurderingen av om et forbehold er å anse som vesentlig. Som nevnt er det ikke mulig for Film & Kino å angi på forhånd om et forbehold av denne karakter vil bli ansett som vesentlig. 11. Del I punkt 9: Det synes å være sprik mellom uttrykket økonomisk mest fordelaktige tilbud og tildelingskriteriene som sier at økonomi og kvalitet skal telle 5

6 like mye. Flertallet av anbudene har en slik vekting. For anbudsgruppe Trondheim kino skal sågar kvalitet telle mer enn pris, men formuleringen om økonomisk mest fordelaktige tilbud er fortsatt med i teksten. Når tildeling skal skje til leverandøren som har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, innebærer dette at tilbudt pris blir holdt opp mot tilbudt kvalitet slik at rammeavtale for den enkelte kinogruppen vil bli tildelt den leverandøren som har tilbudt best kvalitet for en gitt pris (hvilket tilbud som gir best value for money ). Leverandørenes tilbud vil således bli evaluert i henhold til hver enkelt av de tildelingskriterier (med underkriterier) som er angitt i konkurransegrunnlaget del I pkt. 9.2, med oppgitt vekt. 12. Særlig om konkurransen for Bygdekinoen: Spørsmål angående Bygdekinoens testing av utstyr i anbudsperioden Hva gis det anledning til å teste? Hardware / Software Hvordan skal det gjøres? Hvem henvender vi oss til? Vil test være relevant når utstyr ikke er kommet enda (nye modeller kommer) Må alle som leverer anbud også levere testutstyr? Hva betyr testen i anbudsavgjørelsen? Film & Kino er etter nærmere overveielse kommet til at man likevel ikke vil gjennomføre særskilt testing i forhold til Bygdekinoen. II Spørsmål til konkurransegrunnlaget del II Kravspesifikasjon 1. Punkt 1.1: Det ble reist spørsmål om Film & Kino kunne utdype hva som menes med parallele tilbud og forholdet til alternative tilbud. Herunder ble det reist følgende spørsmål: Det framkommer at leverandørene kan velge å bruke utstyr av ulikt fabrikat innenfor basispakken. Vil slik blanding av utstyr kunne vektes negativt i punktet om kvalitet i tildelingskriteriene? Som det fremgår av konkurransegrunnlaget del II Kravspesifikasjon pkt. 1.2, skal leverandørene under basispakken tilby én digital kinoprojektor og én avspillingsserver til hver sal, jf. kravspesifikasjonen pkt. 3.2 og 3.3, samt én sentral bibliotekserver til flerkinobygg, jf. kravspesifikasjonen pkt Det er ikke et krav at alle kinoprojektorer, avspillingsservere og (eventuelt) bibliotekservere er av samme fabrikat (fra samme utstyrsleverandør). Leverandørene står fritt til å sette sammen basispakken slik at ulike saler tilbys utstyr av forskjellig fabrikat, se for øvrig prisskjema. 6

7 Ved at leverandørene (som nærmere beskrevet i konkurransegrunnlaget del II Kravspesifikasjon pkt. 1.2, jf. del I pkt. 4.8) er gitt anledning til å gi inntil 2 parallelle tilbud på utstyret til basispakken, kan leverandørene tilby to forskjellige (komplette) sammensetninger av utstyret til salene i vedkommende anbudsgruppe. Leverandørene kan med andre ord tilby to forskjellige sammensetninger av hhv. digital kinoprojektor, avspillingsserver og (eventuelt) bibliotekserver mht. fabrikat, jf. ovenfor, til den enkelte sal. Utstyret i hver av de to sammensetningene må oppfylle kravene i kravspesifikasjonen pkt. 3. Det presiseres at adgangen til å inngi parallelle tilbud som beskrevet kun gjelder for utstyret til basispakken (jf. kravspesifikasjonen pkt. 3). Med andre ord er det ikke adgang til å inngi parallelle tilbud på installasjon (kravspesifikasjonen pkt. 5), testprosedyrer (kravspesifikasjonen pkt. 6) eller tjenester (kravspesifikasjonen pkt. 7). Det er heller ikke anledning til å inngi parallelle tilbud på tilleggsytelsene (kravspesifikasjonen pkt. 9). Således er det en forutsetning at leverandørens tilbud forøvrig, herunder på installasjon, testprosedyrer, tjenester og tilleggsytelser er det samme uavhengig av hvilket av de parallelle tilbudene på utstyret under basispakken (hvilken av utstyrssammensetningene under basispakken) som eventuelt vil bli valgt. Dersom det inngis parallelle tilbud, skal det fylles ut ett komplett prisskjema for hvert av de parallelle tilbudene, der alt som ikke gjelder pkt 3 i kravspesifikasjonene skal være identisk i de to prisskjemaene. Det forhold at en leverandør har valgt å tilby sammensetning av utstyr av ulikt fabrikat under basispakken som beskrevet, vil ikke i seg selv bli tillagt negativ eller positiv betydning ved evalueringen. Film & Kino vil imidlertid evaluere leverandørens tilbudte løsning (utstyrssammensetning) under tildelingskriteriet Kvalitet og løsninger basispakken (i tillegg til under Pris Basispakken ) som angitt i konkurransegrunnlaget del I pkt Dersom leverandøren har inngitt to parallelle tilbud på utstyret i basispakken, jf. ovenfor, vil hvert av de to parallelle tilbudene (hver utstyrssammensetning) bli evaluert for seg som separate tilbud. Hvert av de parallelle tilbudene på utstyret i basispakken vil med andre ord bli evaluert under tildelingskriteriene Pris basispakken (pris på utstyret i basispakken) og Kvalitet og løsninger basispakken. På bakgrunn av diskusjon på anbudskonferansen ser Film & Kino for øvrig grunn til å presisere innholdet av det anbudsrettslige begrepet Alternative tilbud, som ikke må forveksles med parallelle tilbud som beskrevet ovenfor. Med alternative tilbud i anbudsrettslig forstand menes tilbud som ikke oppfyller minstekravene i konkurransegrunnlaget del II Kravspesifikasjon (i motsetning til parallelle tilbud som, som nevnt, begge må oppfylle kravene i kravspesifikasjonen). Som det fremgår av konkurransegrunnlaget del I pkt. 4.7 er det ikke anledning for leverandørene til å inngi alternative tilbud. Alternative tilbud vil medføre avvisning. 7

8 2. Punkt 3.1: Kan kravet om komplett anlegg defineres klarere, særlig i forhold til integrasjons /automasjonsgrad (eksempelvis hva legges i ordet minimum integrasjon mot kinoens øvrige kinotekniske anlegg)? Skal det alltid tilkobles eksisterende automatikk eller skal det også tilbys en løsning på automatikk for de som ikke har dette fra før eller har gamle systemer som er dårlig tilpasset digitalkino? Hva gjøres i de tilfellene der eksisterende kinoautomatikk er integrert i 35mm projektoren og denne projektoren fjernes eller at denne ikke har nødvendig/ledig kapasitet til å automatisere nye produkter (les: d kino projektor og server)? Kravene til komplett anlegg er beskrevet i pkt 3.1 og under respektive punkter der dette er relevant. Det skal tilbys en minimumsløsning, inkludert integrasjon mot lydanlegg og automasjon. Det forutsettes at lydanlegget har inngang for 6 kanaler analog lyd og/eller digital lyd fra avspillingsserveren. Det forutsettes videre at eventuell eksisterende automasjon lar seg styre av det utstyret som leveres, uten tileggskomponenter, slik det er beskrevet i kravspesifikasjonene. Der det finnes automatikk, skal utstyret som leveres kunne kommunisere med eksisterende automatikk, forutsatt at denne ikke er av en slik art at slik kommunikasjon vil kreve tilleggsutstyr. Likeså kan det legges til grunn at eksisterende automatikk har kapasitet til å styre det digitale anlegget. Eventuelt kan kinoen velge å frigjøre kapasitet ved å velge bort andre funksjoner i automatikken. Der eksisterende kinoautomatikk er integrert i eksisterende 35mm kinomaskin, og denne må fjernes, er det kinoens ansvar å skaffe en løsning. Tilleggskostnadene for å tilpasse eksisterende automatikk til d kinoutstyret må kinoene selv dekke. 3. Punkt 4: Det står i tredje avsnitt under dette punktet at Den utvidede garantien skal dekke materialsvikt og produksjonsfeil samt sikre.. Hva menes her med dekning? Menes det f eks her at utrykning, reisekostnader og arbeidstid på installasjonsstedet skal være inkludert i dekningen? Garantien skal dekke utbedring av materialsvikt og funksjonsfeil slik at eventuell hel eller delvis erstatning av utstyret eller enkeltkomponenter dekkes sammen med arbeid knyttet til reparasjon og/eller utskifting av utstyret eller enkeltkomponenter. Garantien skal ikke dekke reise og opphold. Under avtaleperioden vil systemintegrator være ansvarlig for reise og oppholdskostnader ihht. systemintegratoravtalens bilag Punkt 5.1 (andre kulepunkt): Vil følgende forbehold bli å anse som vesentlig: Installatørens forsikringsansvar fram til installasjon gjelder kun dersom leverandøren har full adgangskontroll med de arealer utstyret er lagret på og blir installert i, og at disse for øvrig er forsvarlig sikret? 8

9 Det vises til svar på spørsmål 1 ovenfor vedrørende hvilke forhold som på generell basis vil bli vektlagt i vurderingen av om et forbehold er å anse som vesentlig. Som nevnt er det ikke mulig for Film & Kino å angi på forhånd om et forbehold av denne karakter vil bli ansett som vesentlig. Film & Kino vil for øvrig presisere at leverandøren ikke kan påregne at kinoen vil kunne lagre utstyr forut for påbegynt montering av utstyret uten separat avtale med kinoen om dette. 5. Alle kinosaler har 25 fl lysstyrke for å kunne vise 3D. Alle kinosaler kommer ikke til å investere i 3D og da kommer en til å ha alt for mye lys i 2D, og samtidig en høyere investeringskostnad enn nødvendig. På hvilket tidspunkt kan en kino velge en bedre investering både på kort og lang sikt? I basispakken støttes projektorer med høyere lysutbytte enn nødvendig for 2D. Sammen med de øvrige kravene til projektorene, kan vi dermed regne dem som 3Dklare. Kinoen vil innenfor rammeavtalens varighet kunne ta stilling til om de vil anskaffe eller oppgradere til 3D. For å legge til rette for dette må alle projektorene oppfylle de kravene til lysutbytte som er spesifisert i anbudet. 6. Kan support leveres på andre språk enn norsk? Leverandøren må legge til grunn at den som fra kinoens side søker support vil snakke norsk. Supporttjenesten må således beherske norsk på en slik måte at språket ikke er til hinder for at kinoen får nødvendig support. 7. Hvordan er det tenkt at den elektroniske linjen mot for eksempel reklamedistribusjon skal håndteres? Med hensyn til: Kostnad Ansvar Drift Rapportering Tilgang hos forskjellige leverandører Ut over formatkonverter under tilleggsytelser omfatter dette anbudet ikke spesielle krav med hensyn til distribusjon og visning av innhold som ikke vises fra d kino serveren. 9

10 8. Spørsmål 7 ble fulgt opp av et mer generelt spørsmål angående reklame og annet innhold/alternativ innhold og hvordan utstyret kan brukes i forhold til dette? Det er kinoen som eier utstyret, og forutsatt at bruken ikke er i strid med det som følger av de avtalene kinoen har inngått med Film & Kino og systemintegratoren, herunder at det betales bruksvederlag for bruk av anlegget i henhold til avtalene, disponerer kinoen utstyret. Det foreligger ikke forpliktelser knyttet til reklame spesielt. III Spørsmål til avtalene og bilagene 1. Leverandørene hadde flere spørsmål/synspunkter på det som er benevnt som outsourcing av risiko, herunder at anbudene slik de er utformet legger en svært stor del av risikoen på leverandørene (pkt om valuta over ble nevnt som del av problemstillingen). Forhold som ble særlig nevnt fra leverandørene var: Det betyr at de må prise en risiko de ikke kjenner Kan bety at prisen blir høyere enn den ellers kunne vært og ikke optimal for kinoene Kan også bety at det kommer anbud som er priset for lavt til å ta høyde for kostnader som kan komme (konkursfare) Det ble stilt tre konkrete spørsmål knyttet til denne problemstillingen: a) Har Film & Kino vurdert balansen i kontraktsunderlagene i forhold til sanksjoner ved mislighold fra de ulike partene? M.a.o. anser Film & Kino at kontrakten har en rimelig balanse mellom partene? Film & Kino har søkt å ivareta hensynet til en rimelig balanse mellom partene. b) Vil evne til gjennomføring over tid veie mer enn pris ved kontraktstildeling? Tildelingskriteriene for den enkelte kinogruppe (hvilke forhold som vil bli vektlagt ved tildelingsevalueringen) og vekten av disse er beskrevet i konkurransegrunnlaget del I pkt c) Fristelsen til å gi for lav pris er tilstede og kan resultere i konkurser. Hvilke beslutningskriterier legges til grunn for å motvirke denne trusselen? I konkurransegrunnlaget del I pkt. 3.3 er det stilt som kvalifikasjonskrav at leverandøren skal ha god soliditet. Leverandører som ikke oppfyller dette kravet vil 10

11 bli avvist. For øvrig må leverandørene selv vurdere hvilke priser de kan tilby, herunder hensett til konkursrisiko. 2. Hvilke regler gjelder for økonomisk revidering under perioden etter tildeling? Det er ikke lagt opp til noen prisrevisjon knyttet til forhold som måtte oppstå i perioden etter tildeling. Unntak gjelder for utstyr som leveres etter Utrullingsperiodens utløp, jf Systemintegratoravtalens punkt 8.1 annet ledd, samt for nye versjoner/modeller, jf Systemintegratoravtalens punkt 2.1 siste ledd. 3. Hvem har ansvaret hvis ting ikke er lagt til rette ved kinoene slik avtalen forutsetter før installasjon? Hva er kinoens ansvar og hva er systemintegrators ansvar? Kinoen har ansvaret for å oppfylle sine forpliktelser etter avtalen. Det gjelder i utgangspunktet også for installasjonsforberedelser, men her er det lagt opp til et system, jf systemintegratorsavtalens punkt 3.1 siste ledd, der den valgte Systemintegratoren må foreta en site survey (plassundersøkelse) i god tid før anlegget installeres. Dersom Systemintegrator har godkjent installasjonsforberedelsene, kan Systemintegrator ikke i etterkant påberope seg manglende installasjonsforberedelser. I den grad kinoen må foreta oppgraderinger eller gjøre annet for å tilrettelegge for installasjonen, skal dette meddeles kinoene slik det er beskrevet i avtalen. 4. Hvis feil som ligger utenom leverandørenes kontroll fører til problemer ved mange kinoer samtidig hva med leverandørenes supportansvar? Systemintegrator må vurdere risikoen for dette, og finne løsninger som mht til bemanning, back up mv gjør at Systemintegrator kan oppfylle sine forpliktelser. Det vil imidlertid bli lagt inn følgende presiseringer i Systemintegratoravtalens bilag 7: Under punktet om telefonsupport legges det inn et nytt siste avsnitt: Dersom det oppstår feil som ikke skyldes skyldes Systemintegrator eller noen Systemintegrator hefter for og som rammer flere kinoer samtidig (f eks universelle feil ved DCP er eller lignende) og kinoens henvendelse skyldes slik feil, har kinoen ikke krav på ovennevnte kompensasjon så sant Systemintegrator har lagt inn en automatisk telefonbeskjed som angir feilen og eventuelle tiltak som kinoen mottar ved henvendelse til supporttelefonen. Under punktet om utrykking endres første ledd slik at det lyder: Dersom en henvendelse ikke lar seg løse over telefon, plikter Systemintegrator å rykke ut til Kinoens kinoanlegg for å yte teknisk assistanse eller annen service på de 11

12 Digitale Systemene. Utrykkingsforpliktelsen gjelder ikke der det er åpenbart at feilen skyldes forhold som ikke kan løses ved utrykking til Kinoen, f eks feil relatert til DCP er eller lignende og som kun kan løses ved tredjeparts (f eks Distributørenes) retting. 5. Hvem tar kostnadene ved utrykning hvis det skyldes uforsvarlighet / mislighold ved kinoen? Dersom feilen kan tilbakeføres til forhold kinoen har ansvaret for (jf femte avsnitt under punktet om utrykning ), f eks feil ved installasjonsmiljøet, må kinoen dekke kostnadene Hvis partene er uenige om årsaken til feilen gjelder alminnelige bevisbyrderegler. Den som hevder å ha et krav mot den annen, har i prinsippet bevisbyrden for dette. 6. Hvem har ansvar for linjer til kinoene mht. sikkerhet og oppetid? Se svar nr 8 under knyttet til systemintegratoravtalens pkt 2.6 og Hvilke ansvar har leverandørene når det gjelder utstyr fra tredjepart? Det ble vist til et mulig problem at garantiperioden er 10 år, mens avtaleperioden er 4 år Systemintegrator plikter å levere utstyr med en garanti som nærmere beskrevet i Systemintegratoravtalens punkt 2.3, herunder en utvidet garanti på 10 år som skal følge utstyret som sådan. Kravene til support nedfelt i Systemintegratoravtalens punkt 7 er knyttet opp mot NOC tjenestene som etter avtalen skal leveres i 4 år. 8. Systemintegratoravtalen punkt 2.6: Hva menes med etablere en elektronisk forbindelse og hva er spesifikasjonen for denne? Det framkommer at distributøren skal kunne bruke denne forbindelsen til å levere digitalt innhold, men det sies intet om hastighet. Forutsettes det at leiekost for den elektroniske forbindelsen skal være inkludert i integratorens leveranse, eller skal integrator bare forestå etableringen av den (og tilgjengeliggjøringen av grensesnittet for tilgang) mens linjen leies av kinoen eller en tredjepart? Hvis sistnevnte er korrekt, hvordan kan systemintegrator holdes ansvarlig for forbindelsens sikkerhet, jfr pkt 17 SIKKERHET i Systemintegratoravtale. Med elektronisk forbindelse menes at Systemintegrator må opprette en sikker VPN (eller tilsvarende sikker) forbindelse mellom seg og hvert av de Digitale Systemene. Film & Kino antar at en slik forbindelse normalt vil gå over Internett, men det er Systemintegrator som har ansvaret for at denne forbindelsen (VPN eller tilsvarende) oppfyller kravene til sikkerhet slik de fremgår av anbudsdokumentene med vedlegg, særlig Systemintegratoravtalens punkt 17 om sikkerhet. 12

13 Forbindelsen skal ha som hovedformål å motta logger fra de Digitale Systemer, forestå fjernovervåkning og sanntids bekreftelse på mottak av innhold og krypteringsgodkjennelse, men skal ved behov også kunne brukes til å levere KDM er og eventuelt DCP er. Det er ikke spesifisert krav til hastighet for VPN forbindelsen. Den vil være gitt av bl a hastigheten i kinoens internettforbindelse. Det følger av systemintegratoravtalens bilag 5 at kinoen skal ha en ADSL oppkobling. 9. Systemintegratoravtalen pkt Skrivefeil? Ved mislighold kan Kinoen kreve forholdsmessig prisavslag. Hva gjelder NOCtjenester er prisavslag er kompensasjon for redusert verdi av det leverte, og kommer tillegg til eventuell erstatning og standardisert kompensasjon ved brudd på avtalt tjenestenivå. Ja, det er en skrivefeil. Ordet er er gjentatt to ganger. Den andre setningen skal lyde: Hva gjelder NOC tjenester er prisavslag kompensasjon for redusert verdi av det leverte, og 10. Hentet fra side 5 i systemintegratoravtalen: 3. Gjennomføring av installasjonen 3.1 Installasjonsforberedelser Videre skal Kinoen ha lagt fysisk til rette for installasjon og drift av de Digitale Systemer bl. a. mht. adkomst, projeksjonsvinduer og annen nødvendig infrastruktur. Systemintegrator plikter om nødvendig å levere kablingstegninger og annet for å tilrettelegge for leveransen. 3.2 Installasjon Systemintegrator er herunder ansvarlig for å: foreta all øvrig kabling i maskinrommene iht. gjeldende regler for dette. Spørsmål: Hva inngår i annen nødvendig infrastruktur som kinoen skal ha lagt til rette for og hva inngår i all øvrig kabling som systemintegratoren er ansvarlig for. Grensen mellom disse ansvarsområdene virker ikke helt avklart og det synes å være rom for tolkning. Hvilke forberedelser kreves det for eksempel av kinoen med tanke på nettverkskabling? Hva menes egentlig med: foreta all øvrig kabling i maskinrommene iht. gjeldende regler for dette.? Kravene til kinoens installasjonsforberedelser og infrastruktur er nærmere beskrevet i Systemintegratoravtalen bilag 5. All kabel, kabling og terminering internt mellom komponentene i det utstyret som leveres under dette anbudet og nødvendig kabel, kabling og terminering mellom det 13

14 Digitale Systemet og kinoens øvrige kinotekniske utstyr, slik som automasjon, lyd etc., skal leveres av Systemintegrator. Unntak er kabel og kabling mellom utstyr som ikke er plassert i samme rom. Systemintegrator skal beskrive kravene til disse kablene, som vil bli kjøpt og installert av kinoen. Kablene skal termineres av Systemintegratoren. Kablingen må tilfredsstille offentligrettslige krav til el sikkerhet mv og for øvrig de krav som stilles av utstyret/produsenten av utstyret som skal tilkobles. 11. Rammeavtalen punkt 1 Skrivefeil? Bakgrunn for Avtalen og Forholdet til Andre Avtaler. 2. avsnitt: siste setning, etter nest siste komma:, inngår kjøpet i Ordningen og anses som en del av Basispakken, men SLIK AT SLIK AT oppgjør skal finne sted som beskrevet i punkt 3 nedenfor. Ja, det er en skrivefeil. Ordene slik at er gjentatt to ganger. Det ene skal strykes. 12. Bilag 5 Teknisk plattform: a) Tabell 1 Det angis at bildebredde over 6 meter innebærer at avtrekk ikke er nødvendig. Er dette en trykkfeil? Skulle det stå mindre enn og ikke større enn 6 meter? Uavhengig av dette, er oppdragsgiver inneforstått med at manglende ventilasjon for projektorer til lerreter under 6 meter kan begrense projektorutvalget da enkelte projektorer fordrer slik tilslutning? Det er en trykkfeil i tabellens 1. linje, skal stå mindre enn dvs <. Tilsvarende skal det i siste linje stå større enn, dvs > Dersom utstyr som leveres for saler med bildebredde mindre enn 6m, og kjøling av luften i maskinrommet ikke er tilstrekkelig, skal dette beskrives av leverandøren. b) ADSL OPPKOBLING: Menes det her at det skal være en separat ADSL linje til hver av de nevnte komponentene, f eks 40 ADSL linjer til et 13 salsanlegg? Kinoen skal ha ADSL oppkopling eller tilsvarende for at Systemintegrator via nettverkskoplingen skal kunne kommunisere med servere og projektorer i anlegget, jf Systemintegratoravtalens bilag 5. Dersom leverandøren mener at det er nødvendig med mer enn en ADSL oppkobling eller annen type bredbåndsforbindelse enn ADSL, må det beskrives i tilbudet. 14

15 13. Bilag 7 Tjenestebeskrivelse NOC Krav til tjenestenivå: a) Side 32, tredje avsnitt: Vil følgende forbehold ansees som vesentlig: Integrator tar forbehold om at kompensasjon for forsinket kontakt med kvalifisert tekniker ikke ytes i de tilfeller globale feil oppstår og dette medfører telefonstorm fra kinoene, eksempelvis DCP feil som oppdages samtidig ved premierestart? Det vises til svar på spørsmål 1 ovenfor vedrørende hvilke forhold som på generell basis vil bli vektlagt i vurderingen av om et forbehold er å anse som vesentlig. Som nevnt er det ikke mulig for Film & Kino å angi på forhånd om et forbehold av denne karakter vil bli ansett som vesentlig. I forhold til generelle feil som ikke kan tilbakeføres til systemintegrator vises til punkt 4 over. b) Utrykning. Generelt: Hvilken part tenker oppdragsgiver seg at dekker kostnadene ved utrykninger som skyldes feil som ikke direkte går på utstyrsgaranti (f eks DCPfeil, feil som skyldes manglende vedlikehold, feil ved installasjonsmiljø, gråsonefeil mv)? Dersom feilen kan tilbakeføres til forhold kinoen har ansvaret for (jf femte avsnitt under punktet om utrykning ), f eks feil ved installasjonsmiljøet, må kinoen dekke kostnadene. Systemintegrator vil ha ansvaret for å dekke kostnadene ved alle andre utrykninger. Det er en del av SLA forpliktelsen. Det vises for øvrig til presisering i systemintegratoravtalens bilag 7, jf punkt 4 over. c) 5. avsnitt: Hva menes med rimelig kostnadsdekning? Systemintegrator skal få dekket sine dokumenterte kostnader. Med begrepet rimelig menes at kostnadene skal undergis en rimelighetsvurdering. Systemintegrator plikter i samsvar med alminnelige kontraktsrettslige prinsipper å ivareta sin generelle tapsbegrensningsplikt, dvs ikke pådra flere eller høyere utgifter enn nødvendig. For å bruke et konkret eksempel, hvis det f eks er tale om kjøregodtgjørelse, kan statens satser danne et utgangspunkt for en slik rimelighetsvurdering mht til kjøregodtgjørelsens størrelse. 15