KVALIFIKASJONSGRUNNLAG. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi) for kjøp av

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi) for kjøp av Redaksjonelle tjenester for levering til Innovasjon Norge Saksnr: 2016/ Innleveringsfrist: kl. 12:00 1

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Kontraktsperiode Fremdriftsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL FORESPØRSELEN FOR Å DELTA Anskaffelsesprosedyre Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers mulighet for å rette eller endre kvalifikasjonsgrunnlaget Innlevering og utforming av forespørsel om deltakelse Krav til forespørselens innhold Opplysningsplikt Tilbakekallelse eller endring av forespørselen KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV MOTTATTE FORESPØRSLER OM DELTAKELSE Registrering av mottatte forespørsler om deltakelse Avvisning pga forhold ved leverandøren Vedlegg 1 Beskrivelse av oppdraget Vedlegg 2 Forespørsel om å delta

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Innovasjon Norge er et særlovsselskap som eies 51 % av staten og 49 % av fylkeskommunene. Selskapet er globalt og har kontorer i over tretti land og i alle fylker. Innovasjon Norges formål er å være statens og fylkeskommunens virkemiddel for å realisere verdiskapende næringsutvikling i hele landet. Innovasjon Norge jobber for å utløse bedrifts- og samfunnsøkonomisk lønnsom næringsutvikling og arbeider aktivt for å skape flere gode gründere, flere vekstkraftige bedrifter og flere innovative næringsmiljøer. Visjonen til Innovasjon Norge er «Vi gir lokale ideer globale muligheter». For mer informasjon: Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: Besøksadresse: e-post: Hans Petter Aalmo Postboks 448 Sentrum, 0104 Oslo Akersgata 13, 0158 Oslo arkiv@innovasjonnorge.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen på arkiv@innovasjonnorge.no. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Om Visit Norway Visit Norway er en avdeling i Innovasjon Norge som jobber med merkevarebygging og markedsføring av Norge som reisemål. Til denne satsingen kreves innhold av ulikt format, til ulike kanaler. Denne anskaffelsen krever produksjon og forvaltning av innhold til internett, databaser, sosiale medier, nyhetsbrev med mer. Den viktigste konkrete kanalen er nettstedet Visitnorway med 15 landsdomener. Visit Norway har eksisterende og ulike leverandører av tjenester innen design, mediekjøp, kampanjer og konsepter, merkevare og PR. Om nettstedet Visitnorway Visitnorway.com med underdomener er Norges offisielle reiselivsnettside og Innovasjon Norges nettside mot turister, presse, bransje og MICE. Visitnorway skal inspirere potensielle turister til å komme til Norge, og fungere som planleggingsverktøy for ferier. Visitnorway består av en engelsk versjon, som i dag har omtrent 500 redaksjonelle sider og produkter, som ofte fungerer som mal for ytterligere 14 lokale språkversjoner. Disse er svensk, dansk, tysk, nederlandsk, fransk, russisk, spansk, italiensk, britisk, amerikansk, polsk, kinesisk, norsk og portugisisk for det brasilianske markedet. De lokale versjonene representerer hvert av de 3

4 prioriterte markedene til Innovasjon Norge Reiseliv. Språkversjonene inneholder markedstilpasset innhold og kampanjer, som ikke eksisterer på.com. Tilbudet skal tilpasses leie av redaksjonelle ressurser til produksjon, publisering og forvaltning av innhold til nettstedet Visitnorway, med eksisterende og fremtidige underdomener. Visitnorway.com har omtrent 100 partnere i norsk reiselivsbransje, som består av landsdelsselskaper, destinasjoner og enkeltaktører. Det er daglig dialog med partnerne. Visitnorway.com driftes og utvikles av SimpleView, som er en amerikansk plattformleverandør til reiselivsbransjen. Om anskaffelsen Anskaffelsen er delt i to avtaler: Man kan søke på enten avtale 1 eller avtale 2. Det vil bli inngått separate avtaler for avtale 1 og for avtale 2. Avtale 1 - Jevnlig produksjon av nytt innhold, publisering, oversettelser og markedstilpasninger og forvaltning av innhold Avtale 1 står for hoveddelen av leveransen, jevnt fordelt gjennom avtalens varighet. Oppdragsgiver beslutter hvilke leveranser som skal fordeles til avtale 2. Avtale 2 - Produksjon av nytt innhold ved spesielle behov Avtale 2 er å regne som en delleveranse. Dette gjelder ved spesielle behov, eksempelvis for leveranse på et gitt tema, geografisk region, konsept eller redaksjonell satsing. For nærmere beskrivelse av de to avtalene, se vedlegg 1. En leverandør kan søke om å bli kvalifisert for å tilby på enten avtale 1 eller avtale 2 av konkurransen. Det er ikke anledning til å søke om kvalifisering for begge avtalene. 1.3 Avtaleperiode Avtaleperioden er fra Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge rammeavtalen med de samme betingelser med år slik at total mulig avtaleperiode blir 4 år. En eventuell forlengelse av rammeavtalen må utløses senest 3 måneder før avtalens utløp. 1.4 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: 4

5 Kvalifikasjon Kunngjøring DOFFIN /TED Mai 2016 Innleveringsfrist forespørsel om deltagelse i konkurransen Kvalifisering og utvelgelse av leverandører gjennomført kl 12: tentativ Konkurranse Konkurransegrunnlag utsendt til kvalifiserte leverandører Frist for å levere tilbud Avklaringer og forhandlinger tentativ kl 12 tentativ 3 Uker Evaluering Revidert tilbud kl. 12:00 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Klagefrist Kontraktsinngåelse tentativ kl 12 tentativ tentativ Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av forespørslene er veiledende. 5

6 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL FORESPØRSELEN FOR Å DELTA 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter til de som er kvalifisert og som inviteres til å delta i konkurransen. Forhandlinger vil bli gjennomført. For denne konkurransen vil minimum 3 leverandører for hver avtale bli invitert til å inngi tilbud. Utvelgelsen blant overtallige kvalifiserte vil skje ved å velge ut og invitere de leverandørene som best oppfyller kvalifikasjonskravene. 2.2 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren har spørsmål, har behov for tilleggsopplysninger eller finner feil i kvalifikasjonsgrunnlaget skal dette sendes til: arkiv@innovasjonnorge.no. E-posten må merkes «Redaksjonelle tjenester til Visitnorway saksnummer 2016/109135». Vi oppfordrer at spørsmål stilles senest 10 dager før innleveringsfrist for forespørsel om deltagelse i konkurransen går ut. 2.3 Oppdragsgivers mulighet for å rette eller endre kvalifikasjonsgrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget sendes til alle som har meldt sin interesse via DOFFIN. 2.4 Innlevering og utforming av forespørsel om deltakelse Forespørselen om deltakelse skal være utformet på norsk eller engelsk, og skal oversendes i lukket og nøytral forsendelse og være merket: «Redaksjonelle tjenester til Visitnorway saksnummer 2016/109135» Leveringsadresse Forespørselen om deltakelse skal leveres/sendes til: Navn: Innovasjon Norge Adresse: Akersgata 13, 0158 Oslo Postadresse: Postboks 448 Sentrum, 0104 Oslo Forespørselen om deltakelse skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av fristen. 6

7 Forespørselen om deltakelse skal leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post. For sent innkomne forespørsler om deltakelse vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Antall eksemplarer - Det skal leveres to papireksemplarer av forespørselen om deltakelse. - Forespørsel om deltakelse skal også leveres på CD, DVD, minnepinne e.l. Ved evt motstrid vil innholdet på papireksemplar gå foran innhold på CD, DVD, minnepinne. - Leverandøren oppfordres til også å levere 1 sladdet kopi av forespørselen om deltakelse. Leverandøren kan sladde vekk informasjon som anses som «forretningshemmeligheter». 2.5 Krav til forespørselens innhold Det oppfordres til at forespørselen om deltakelse leveres i følgende rekkefølge: Nr. Krav Henvisning Beskrivelse 1 Signert «Forespørsel om deltakelse» Forespørsel skal fylles ut, signeres og dateres 2 Skatteattest for merverdiavgift og skatt Pkt. 3.1 Legg ved attest for mva. og skatt (ikke eldre enn 6 mnd) 3 Firmaattest Pkt. 3.2 Legg ved firmaattest 4 Kredittvurdering Pkt. 3.3 Legg ved kredittvurdering/rating 5 Etterspurt dokumentasjon knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner Pkt. 3.4 Beskriv/legg ved etterspurt dokumentasjon 2.6 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Forespørsel om deltakelse avvises Samtlige forespørsler forkastes eller konkurransen avlyses 2.7 Tilbakekallelse eller endring av forespørselen Innleverte forespørsler om deltakelse kan tilbakekalles eller endres inntil innleveringsfristens utløp. Tilbakekallelse av forespørsler skal skje skriftlig. Endringer av forespørselen er å betrakte som en ny forespørsel og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 7

8 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Merk at skatteattest og merverdiavgiftsattest er endret slik at dette nå er ett dokument. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristen. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon og skal ikke være dårligere enn D&B rating A, eller tilsvarende. Dersom leverandøren ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere som for eksempel årsregnskap, inkludert styrets årsberetning og revisorerklæring eller bankerklæring el. Oppdragsgiver vil i så fall vurdere om oversendt dokumentasjon viser oppfyllelse av oppdragsgivers krav. 8

9 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Avtale1: Jevnlig produksjon av nytt innhold, publisering, oversettelser og markedstilpasninger og forvaltning av innhold: Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum tre tilsvarende oppdrag i løpet av de siste fem år. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante oppdrag de siste fem år med opplysninger om: - Kunden - Varighet på kundeforhold - Oppdraget (for eksempel antall språk, sider, redaktører, trafikktall osv for oppdraget) - Beskriv eventuelle underleverandører og deres andel av oppdraget og innhold i deres leveranse. - Totalverdi for oppdraget inkludert underleveranser - Tidspunkt for gjennomføring - Referanse med navn og telefonnummer til kontaktperson hos kunden Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov Leverandøren skal ha tilstrekkelig tilgjengelige ressurser Leverandøren skal vedlegge en oversikt over antall tilgjengelig relevante ressurser, som spesifisert i vedlegg 1. For eksempel publiseringsløsninger/sertifiseringer/autorisasjoner der dette er relevant (ikke CV er). Support Leverandøren skal ha et supportapparat. Support skal kunne gis på engelsk. Opplæring Leverandør skal ha system for opplæring av egne og andre relevante ressurser, som underleverandører og frilansere. Verktøy for arbeidsflyt og kvalitetssikring Leverandør skal ha erfaring med bruk av verktøy og kvalitetssikring Leverandøren skal redegjøre for hvordan de vil drive support for et stort antall redaktører og partnere. Leverandøren skal redegjøre for hvordan de vil drive opplæring av sine ressurser. Leverandøren skal redegjøre for hvordan deres ansatte jobber med arbeidsflyt og kvalitetssikring. 9

10 Avtale 2: Produksjon av nytt innhold ved spesielle behov Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum tre tilsvarende oppdrag i løpet av de siste fem år. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante oppdrag med opplysninger om: - Kunden - Oppdraget - Eventuelle underleveranser - Tidspunkt for gjennomføring - Referanse med navn og telefonnummer til kontaktperson hos kunden (Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov) Leverandøren skal ha tilstrekkelig tilgjengelige ressurser Leverandøren skal vedlegge en oversikt over antall tilgjengelig relevante ressurser, som spesifisert i vedlegg 1. 10

11 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV MOTTATTE FORESPØRSLER OM DELTAKELSE 4.1 Registrering av mottatte forespørsler om deltakelse Forespørslene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Åpningen vil ikke være offentlig. 4.2 Avvisning pga forhold ved leverandøren Oppdragsgiver skal avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA første ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA andre ledd bokstav a-g foreligger. 11

12 Vedlegg 1 Beskrivelse av oppdraget Avtale 1: Jevnlig produksjon av nytt innhold, publisering, oversettelser og markedstilpasninger og forvaltning av innhold. Avtale 1 står for hoveddelen av leveransen, jevnt fordelt gjennom avtalens varighet. Oppdragsgiver beslutter hvilke leveranser som skal fordeles til avtale Produksjon av nytt innhold En innholdsprodusent skal kunne produsere tekst på engelsk (Visitnorway består av britisk engelsk og amerikansk, fordelt på de COM og de respektive markeders lokale versjoner), jobbe med bilder, video og annet relevant innhold, gjennom egne medarbeidere, underleverandører og/eller frilansere. Leverandøren skal kunne motta en bestilling fra Innovasjon Norge eller deres partnere, som består av aktører innen norsk reiseliv. Dette kan være en større kampanje eller et enkeltelement, featureartikkel, kortere tekst, film eller annet relevant innholdsformat. Leverandøren forventes å gi råd til hvordan bestillingen bør tas ut best mulig i forhold til målgrupper, tilgjengelige innholdstyper og redaksjonelle retningslinjer, strategi og merkevare, gjennom en best tenkelig kombinasjon av innholdstyper. 1.2 Publisering og forvaltning Leverandøren forventes å publisere og forvalte innhold, gjennom egne ansatte og/eller underleverandører og frilansere. Leverandøren forventes å tilpasse bilder og video med relevante verktøy, og strukturere og publisere tekst i publiseringsverktøy. Innholdet skal vedlikeholdes over tid, og optimaliseres gjennom bruk av analyse- og AB-verktøy. Leverandøren forventes å koordinere dialog med de ulike bidragsytere og interessenter slik at produksjon, publisering og forvaltning av innhold skjer mest mulig effektivt. 1.3 Oversettelser og markedstilpasninger Leverandøren forventes å kunne oversette og markedstilpasse innhold. Leverandøren mottar tekst på engelsk og skal oversette det til relevant språk, og markedstilpasse innholdet til markedet og målgruppene i de respektive landene. 1.4 Merkevare og strategi Det foreligger per i dag både en merkevare for Norge og en innholdsstrategi for Visitnorway. Det jobbes også for tiden med en overordnet innholdsstrategi for Innovasjon Norge Reiseliv generelt, som vil gjelde alle kanaler, også Visitnorway. Innovasjon Norge kjøper i dag rådgiving av merkevaretjenester gjennom en annen og separat avtale. Det forventes ikke at tilbydere i denne konkurransen skal levere slik rådgiving, men det forventes at tilbyderne har kompetanse på merkevarebygging og innholdsstrategi, slik at disse kan tas ut på best mulig måte gjennom nytt innhold på Visitnorway. 1.5 Bilder og video Leverandøren kan bli bedt om å velge bilder og videoer til sider og kampanjer, basert på merkevaren Norge, redaksjonelle retningslinjer og tone of voice. Leverandøren må kunne bruke 12

13 bildebehandlingsverktøy og laste opp og publisere bilder og videoer i Innovasjon Norges fotobank og publiseringsverktøy. 1.6 Dialog med kampanjeeiere Det må forventes dialog med Innovasjon Norges kontorer og partnere. 1.7 Dialog med innholdsprodusenter Det må forventes dialog med Innovasjon Norges ulike bidragsytere av redaksjonelt innhold. 1.8 Dialog med Innovasjon Norges andre byråer Innovasjon Norge har avtaler med andre byråer for merkevare, design, mediekjøp, teknologi, reklametjenester med mer. Det forventes dialog med disse. 1.9 Webanalyse For å kunne optimalisere eksisterende innhold, må leverandøren forventes å kunne bruke analyseverktøy på basisnivå. For eksempel skal leverandøren kunne komme med forslag til forbedringer av det eksisterende innholdet, for å redusere bounce rate eller øke den interne trafikken på nettsiden Produktkvalitet De om lag produktene på Visitnorway er av ulik kvalitet. Det forventes at leverandøren kan sette seg inn i bruk av CRM og databaser, for å kunne bistå norsk reiselivsnæring ved registrering og kvalitetssikring av produkter Redaksjonssjef Det forventes at leverandøren kan tilby senior redaksjonell prosjektledelse. Mange interessenter, eiere og bidragsytere av innhold gjør til tider oppgaven svært kompleks. Innovasjon Norge bruker Jira som prosjektlederverktøy. Behovet for prosjektledelse varierer. Avtale 2: Produksjon av nytt innhold ved spesielle behov Avtale 2 er å regne som en delleveranse. Dette gjelder ved spesielle behov, eksempelvis for leveranse på et gitt tema, geografisk region, konsept eller redaksjonell satsing. 2.1 Om produksjon av nytt innhold ved spesielle behov Leverandøren skal kunne produsere tekst på engelsk (Visitnorway består av britisk engelsk og amerikansk, fordelt på de COM og de respektive markeders lokale versjoner) gjennom egne medarbeidere, underleverandører og/eller frilansere, som består av journalister, filmprodusenter og fotografer. Leverandøren skal kunne motta en bestilling fra Innovasjon Norge eller en reiselivsaktør som er Innovasjon Norges partner. Dette kan være en større kampanje eller et enkeltelement, featureartikkel, artikkelserie, kortere tekst, film eller annet relevant innholdsformat. Leverandøren forventes å kunne ta ut oppdraget i forhold til redaksjonelle retningslinjer og strategi og merkevare. Leveransen skiller seg fra avtale 1 i anbudet ved at det ikke forventes jevnlig produksjon av nytt innhold, oversettelser og markedstilpasninger, eller arbeid i publiseringsløsning. Uttaket vil skje ved spesielle behov, og vil variere. 13

14 2.2 Bilder og film Leverandøren skal kunne tilby ressurser som kan bidra med kartlegging og innkjøp av bilder og film. Leverandøren skal kunne tilby fotografer som kan produsere bilder og film, både til profil, nyhet- og reportasjesaker. 2.4 Redaksjonell koordinering Leverandøren skal kunne tilby ett kontaktpunkt til koordinering av sine bidragsytere. 14

15 Vedlegg 2 Forespørsel om å delta Navn på leverandør Organisasjonsnummer Referanse til saksnummer Leverandørens postadresse Leverandørens kontaktperson Telefonnummer Epostadresse Dato og sted Signatur (fra signaturberettiget) 15