Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurransen trinn 1

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurransen trinn 1 Konkurranse med forhandling for å anskaffe "Konsulenttjenester- Kommunikasjon" Innleveringsfrist: , kl Kunngjort i Doffin/TED den Norges forskningsråd, Saksnr: 12/9440

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innbydelse til å delta i konkurransen Generell beskrivelse av oppdraget Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Kontraktsperiode Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kunngjøring Underleverandører Innholdet i kvalifikasjonsgrunnlaget Tilleggsopplysninger og spørsmål Rettelser, suppleringer eller endring i kvalifikasjonsgrunnlaget Generelle opplysninger og vilkår Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Innlevering av kvalifikasjonssøknaden Søknadsfrist Opplysningsplikt Kontaktperson Struktur og utforming av kvalifikasjonssøknaden Ønsket presentasjonsform Krav til leverandørene Generelt om kvalifikasjonskrav Prinsipper for utvelgelse blant de kvalifiserte Obligatoriske krav Habilitet Andre kvalifikasjons krav for denne konkurransen Oppdragsgivers behandling av kvalifikasjonssøknadene Åpning Avvisning/avlysing Invitasjon til å inngi tilbud videre deltakelse i konkurransen, begrunnelse og klageadgang Vedlegg...10 Vedlegg 1: Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 2: Forpliktelseserklæring Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurranse med forhandling etter FoU del l og lll 2

3 1 Innbydelse til å delta i konkurransen 1.1 Generell beskrivelse av oppdraget Norges forskningsråd ved Divisjon for Energi, Ressurser og Miljø avdeling for Energi, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med inngåelse av rammeavtale for kjøp av kommunikasjonstjenester ref. utlysning i Doffin/TED 26. september. 1.2 Om oppdragsgiver Norges forskningsråd (Forskningsrådet) er et nasjonalt forskningsstrategisk og forskningsfinansierende organ. Forskningsrådet er den viktigste forskningspolitiske rådgiveren for regjeringen, departementene og andre sentrale institusjoner og miljøer med tilknytning til forskning og utvikling (FoU). Forskningsrådet arbeider for et økonomisk og kvalitetsmessig løft i norsk FoU og for å fremme innovasjon, i samspill mellom forskningsmiljøene, næringslivet og den offentlige forvaltningen. Forskningsrådet skal identifisere behov for forskning og foreslå prioriteringer. Gjennom målrettede finansieringsordninger skal Forskningsrådet bidra til å sette i verk nasjonale forskningspolitiske vedtak. Rådet skal fungere som en møteplass mellom forskere, brukere av forskning og de som finansierer forskning, og skal bidra til internasjonalisering av norsk forskning. Forskningsrådet er organisert i en administrativ divisjon og fire fagdivisjoner: Divisjon for vitenskap, Divisjon for energi, ressurser og miljø, Divisjon for samfunn og helse og Divisjon for innovasjon. Administrasjonen av de til sammen nær hundre forskningsprogrammer og finansieringsordningene som Forskningsrådet bestyrer, er fordelt mellom de fire fagdivisjonene. Forskningsrådet har omlag 400 ansatte. For ytterligere informasjon vises det til Oppdragsgivers firmanavn og kontaktperson Firmanavn: Norges forskningsråd Navn: Marie Haaland Postadresse: Postboks 2700, St. Hanshaugen, 0131 Oslo Besøksadresse: Stensberggt. 26, 0171 Oslo e-post: mha@forskningsradet.no Telefon: Anskaffelsens formål og omfang ENERGIX programmet i Norges forskningsråd ønsker å inngå 1 rammeavtale med én leverandør innenfor kommunikasjonstjenester. Behovet for bistand varierer, men vi anslår at totalt i en periode på fire år kan omfanget være opp mot ca. 2 mill. kroner med en øvre ramme på 4 mill. kroner eks. mva. Anskaffelsens størrelse vil være avhengig av hvordan den interne kapasiteten utvikles. Rammeavtalen som inngås vil være ikke-eksklusive. Jf. vedlegg 1: oppdragsbeskrivelsen for en beskrivelse av arbeidsoppgavene. Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurranse med forhandling etter FoU del l og lll 3

4 1.4 Kontraktsperiode Avtalene inngås for perioden til Opsjon på forlengelse av kontrakten For kontrakten gjelder opsjon for Forskningsrådet til å forlenge kontrakten for ytterligere 2 år med ett år av gangen på uendrede vilkår. 1.5 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Prekvalifisering (Trinn 1) Aktivitet Dato - Kunngjøring av konkurranse DOFFIN/TED 26. september - Frist for spørsmål til prekvalifisering 22. oktober kl Søknadsfrist 29. oktober kl Konkurranse (Trinn 2) - Tilbakemelding/utsendelse av konkurransegrunnlag 8. november - Frist for å stille spørsmål - Tilbudsfrist 03. desember kl Forhandlinger med utvalgte leverandører Januar Utvelgelse: - Valg av leverandør og meddelelse til leverandør 17. januar - Klagefrist 27. Januar kl Kontraktsinngåelse 28. januar 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se Underleverandører Det er anledning til å inngi tilbud som omfatter bruk av underleverandører. Disse skal oppgis i søknaden, og tilfredsstille alle de obligatoriske kvalifikasjonskravene. Underskrevet forpliktelseserklæring fra underleverandører skal vedlegges (jf. vedlegg 2). Avtaleparten er ansvarlig overfor Forskningsrådet for leveranser utført av underleverandører, på samme måte som for egne leveranser. 1.8 Innholdet i kvalifikasjonsgrunnlaget Kvalifikasjonsgrunnlag består av dette dokumentet samt: Vedlegg 1: Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 2: Forpliktelseserklæring Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurranse med forhandling etter FoU del l og lll 4

5 1.9 Tilleggsopplysninger og spørsmål Dersom leverandøren oppdager feil i kvalifikasjonsgrunnlaget eller det ikke gir tilstrekkelig veiledning, eller at leverandøren har spørsmål vedrørende forståelsen av innholdet og anskaffelsen for øvrig, kan han be om svar hos oppdragsgiver. Ovennevnte henvendelser sendes skriftlig pr post eller e-post til Forskningsrådets kontaktperson innen , kl. 12:00. E-post skal være merket Tilleggsopplysninger til trinn 1- konkurranse om kommunikasjonstjenester". Spørsmål og svar vil bli anonymisert og meddelt skriftlig via Doffin/TED til alle interessenter. Spørsmål/henvendelser som mottas etter angitt frist vil ikke bli besvart Rettelser, suppleringer eller endring i kvalifikasjonsgrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Dersom endringene likevel viser seg å være av en art som gjør det vanskelig for tilbyder å ta hensyn til dem, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av innleveringsfristen. Samtlige tilbydere skal varsles om en evt. slik forlengelse. Eventuelle oppdateringer av kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli meddelt samtlige interessenter via Doffin/TED Generelle opplysninger og vilkår Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Utgifter som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknaden vil ikke bli refundert. Mottatte søknad vil ikke bli returnert. 2 Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som fremgår av dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling etter forskriftens Del I og Del III (over EØS- terskelverdi). Denne prosedyreformen gjennomføres i to trinn, ved at leverandørene først sender inn dokumentasjon for kvalifikasjonskravene sammen med søknad om å få delta i konkurransen. Forskningsrådet vurderer hvilke leverandører som har oppfylt kvalifikasjonskravene, dvs. de minimumskrav oppdragsgiver har satt til leverandørenes kvalifikasjoner. Det er kun de leverandører som blir utvalgt blant de kvalifiserte som vil få invitasjon til å delta i den videre konkurransen og få tilsendt konkurransegrunnlagets trinn 2 tilbudsgrunnlaget (jf. 3). Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurranse med forhandling etter FoU del l og lll 5

6 2.2 Innlevering av kvalifikasjonssøknaden Kvalifikasjonssøknaden skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Søknaden skal avgis i lukket forsendelse og være merket Kvalifikasjonssøknad kommunikasjonstjenester v/marie Haaland. Kvalifikasjonssøknaden skal være på norsk og leveres i 2 papireksemplarer. Søknaden skal også leveres elektronisk på minnepinne (i Pdf-format og helst sammensatt i en Pdf-fil). Leverandør har ansvar for at papirversjon og elektronisk versjon er like. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Kvalifikasjonssøknaden skal leveres til resepsjonen i Norges forskningsråd, Stensberggata 26 eller sendes til: Norges forskningsråd, Postboks 2700 St. Hanshaugen, 0131 Oslo. Kvalifikasjonssøknaden skal ikke leveres som e-post. 2.3 Søknadsfrist Siste frist for innlevering av kvalifikasjonssøknad er 29 oktober kl Søknaden skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av søknadsfristen. Tilbyder er selv ansvarlig for at søknaden, uavhengig av leveringsmåte, ankommer Forskningsrådet innen angitt tidsfrist. Forskningsrådet tar ikke ansvar for eventuelle forsinkelser i postgang eller liknende For sent innkomne kvalifikasjonssøknader vil bli avvist. 2.4 Opplysningsplikt Forskningsrådet vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør avvises, samtlige søknader forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Forskningsrådet plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.5 Kontaktperson Kvalifikasjonssøknaden skal inneholde informasjon om én fast kontaktperson i forbindelse med konkurransen. 2.6 Struktur og utforming av kvalifikasjonssøknaden Leverandørenes søknad skal bestå av: 1. Følgebrev 2. søknad med vedlegg Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurranse med forhandling etter FoU del l og lll 6

7 2.6.1 Følgebrev Følgebrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å binde tilbyder/leverandør. Brevet skal for øvrig inneholde: Leverandørens fulle navn og adresse Leverandørens organisasjonsnummer Leverandørens kontaktperson (i forbindelse med anbudskonkurransen) med telefonnummer og e-postadresse. 2.7 Ønsket presentasjonsform Søknaden skal leveres i A4-format, innsatt i perm med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Skilleark Signert følgebrev. 1 Skatteattest, jf. punkt Merverdiavgiftsattest, jf. punkt HMS-egenerklæring, jf. punkt 3.3(jf. link) 4 Redegjørelse for habilitet jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, jf Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf Underskrevet forpliktelseserklæring jf. punkt 1.7 (jf. vedlegg 2) 9 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 3 Krav til leverandørene 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som leverandørene må oppfylle for å delta i konkurransen om den aktuelle anskaffelsen. Formålet med å stille kvalifikasjonskrav er å sikre at leverandøren teknisk, organisatorisk, økonomisk og finansielt har det nødvendige grunnlaget for å gjennomføre kontrakten. Det er kun leverandører som blir utvalgt blant de kvalifiserte som vil bli invitert til å delta i den videre konkurransen (jf. 3.2). 3.2 Prinsipper for utvelgelse blant de kvalifiserte Under forutsetning av at Forskningsrådet mottar tilstrekkelig antall kvalifiserte søknader, tas det sikte på at 5 av de kvalifiserte virksomhetene skal inviteres til å inngi tilbud. (Jf. forskrift om offentlige anskaffelser del III, 17-6). Begrensningen av antall deltakere (utvelgelsen blant de kvalifiserte) vil bli gjort ut fra en vurdering av hvem av leverandørene som er relativt best kvalifisert i forhold til de tekniske og faglige kvalifikasjonskravene eller ut i fra en sammensetning av leverandører som sikrer den beste konkurransen i trinn to. Når søknadsfristen er utløpt, vil Forskningsrådet rangere søknadene i henhold til de overnevnte kvalifikasjonskriteriene Vekting av tekniske og faglige kvalifikasjonskrav Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav vektes som følger: - Gjennomføringsevne og kapasitet 30 % - Erfaring og kompetanse 70 % Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurranse med forhandling etter FoU del l og lll 7

8 3.3 Obligatoriske krav Dokumentasjonskravene referert i etterfølgende punkter gjelder også for eventuelle underleverandører. Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Skatteattest ordnede forhold med hensyn til skatte- og Merverdiavgiftsattest (attest for betalt merverdiavgift) merverdiavgiftsinnbetaling Næringsdrivende kan bestille skatteattest for skatt og for merverdiavgift på ett sted. Du kan enten henvende deg til ditt lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Se: Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring Se: Habilitet Krav Leverandøren må besitte habilt personell Dokumentasjonskrav Redegjørelse for hvorvidt leverandøren besitter habilt personell i henhold til Forskningsrådets generelle bestemmelser for habilitet og tillit. Se dokument Bestemmelser om habilitet og tillit på Til hjelp for denne vurderingen er også en rapport som omhandler habilitet i forhold til institusjonelt eierskap. Se dokument: Rapporten fra utvalget som har vurdert habilitet og kvalitet i Forskningsrådets søknadsbehandling, kap Institusjonelt eierskap på Forskningsrådets internettside: Andre kvalifikasjons krav for denne konkurransen Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Dokumentasjon som viser at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha tilstrekkelig For foretak som har regnskapsplikt iht. regnskapsloven, 1-2 (jf. lovdata.no, lov nr. 56) kreves: økonomisk evne til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene - Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Forskningsrådet vil i tillegg kunne innhente egen kredittvurdering der dette er hensiktsmessig. Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurranse med forhandling etter FoU del l og lll 8

9 3.5.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem Redegjørelse for foretakets rutine for kvalitetssikring. Leverandøren må ha meget god gjennomføringsevne og kapasitet til å gjennomføre de tjenestene som etterspørres Leverandøren inkludert underleverandører må ha nødvendig kompetanse og erfaring til å utføre tjenestene som etterspørres (jf. pkt. 1.3 samt vedlegg 1) Oversikt over foretakets bemanning på de relevante tjenesteområdene En kort beskrivelse av leverandørens gjennomføringsevne (for den aktuelle type oppdrag) og kapasitet vedlegges. Leverandøren skal vedlegge en liste over foretakets viktigste relevante leveransene de siste 3 årene som er utført av personer ansatt på det nåværende tidspunkt i bedriften. Oversikten skal inneholde leveransenes verdi, tidspunkt og referanse (navn, telefon og e-post). Referanser vil kun bli kontaktet ved behov. Beskrivelse av leverandørens personell som kan være tilgjengelige for dette oppdraget, deres erfaring og kompetanse. Kort beskrivelse av leverandørens vurdering av utfordringene knyttet til å få forskning synlig i media i dag (1side) 4 Oppdragsgivers behandling av kvalifikasjonssøknadene 4.1 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning. Kvalifikasjonssøknadene åpnes så snart fristen for innlevering er utløpt. 4.2 Avvisning/avlysing Forskningsrådet vil avvise for sent innkomne kvalifikasjonssøknader. For øvrig gjelder bestemmelsene i forskriften Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle tilbydere få skriftlig meddelelse. Evt. avlysning før søknadsfristen vil bli meddelt samtlige interessenter på e-post til oppgitt kontaktperson. 4.3 Invitasjon til å inngi tilbud videre deltakelse i konkurransen, begrunnelse og klageadgang Det er bare de som er utvalgt blant de kvalifiserte som vil bli invitert til å delta i trinn 2 i konkurransen (jf. punkt 3). Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen til Forskningsrådet. Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurranse med forhandling etter FoU del l og lll 9

10 5 Vedlegg Vedlegg 1: Oppdragsbeskrivelse ENERGIX programmet i Norges forskningsråd ønsker å inngå 1 rammeavtale med én leverandør innenfor kommunikasjonstjenester. Oppgavene er i hovedsak oppgaver under ENERGIX-programmet, men det kan også bli oppgaver fra avdelings- og divisjons-nivå. Oppdraget består av to hoveddeler som vil i all hovedsak ledes av en av Forskningsrådets ansatte. Leverandøren, ved hovedkonsulent, vil bistå Forskningsrådets ansatte med planlegging av arrangementer samt medie-rådgivning. Hovedkonsulenten må selv kunne utføre de etterspurte oppgavene. Øvrig personell kan bistå hovedkonsulenten ved særskilt behov som eventuelt ved tilrådning og kapasitet, og etter avtale med Forskningsrådet. Hovedkonsulenten har ansvar for at alle deloppgavene blir utført kvalitetsmessig og at det faglige innholdet er oppdatert til enhver tid. Leverandøren, ved hovedkonsulenten, skal bidra til å utføre følgene oppgaver: 1- Medierådgivning Det er viktig at leverandøren holder seg kontinuerlig oppdatert på aktuelle saker og utviklinger innenfor for nyhetsbildet. Leverandøren skal ta initiativ til og gi råd om hva det er viktig at programmet er involvert i og profilere seg på gjennom for eksempel medieutspill og sosiale medier. Leverandøren skal bidra til et tett samarbeide med Forskningsrådets sentrale kommunikasjonsavdeling, og med kommunikasjonsavdelingene i Enova, Innovasjon Norge, NVE, OED og andre departementer, forskningsinstitusjoner og bedrifter. 2- Planlegging av arrangementer Leverandøren skal bistå programmet i planlegging av egne arrangementer og utforming av disse slik at programmet når sine målgrupper på en effektiv og måte og at Forskningsrådet og programmet oppfattes som relevant og viktig på den energiforskningspolitiske arenaen. Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurranse med forhandling etter FoU del l og lll 10

11 Vedlegg 2: Forpliktelseserklæring Forpliktelseserklæring for.. (navn på underleverandør) Vi bekrefter herved at (firmaet som søker om å inngi tilbud i konkurransen) i forbindelse med et eventuelt tilbud i Norges forskningsråds konkurranse om Konsulenttjenester- Strategisk rådgivning for Energi avdelingen mm. råder over de i tilbudet beskrevne tjenester fra vårt foretak. For.(navn på eget firma). (signatur(er))..(navn og tittel på person(er) som kan tegne for firmaet).. (sted og dato) Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurranse med forhandling etter FoU del l og lll 11