Medlemsmøte i Vestfold Golfklubb

Transkript

1 Medlemsmøte i Vestfold Golfklubb Vear, 1. desember 2016 Referat: Medlemsmøte VGK 1. desember Sted: Vestfold GKs lokaler Tid: Kl. 18:00 19:30 Til stede: Fra styret: Vel 40 medlemmer. Bjarne Kihle, Rune Myhre, Karsten Røssland, Roy Helge Simonsen, Einar Koren, Susann Heimdal og Nina Henriksen. Innledning: Styreleder Bjarne Kihle: BK ønsket de fremmøtte medlemmene velkommen til møtet. Banen ser ut til å bli bedre og bedre år for år, og for første gang siden jeg ble styreleder har jeg fått høre at greenene til tider var for raske. Banen har hatt besøkende og dette har gitt oss NOK 1,4 millioner i inntekter. Vi har også gjennomført EM for seniorer med stor suksess. Golferen i sentrum : OT la frem resultatene fra den landsomfattende undersøkelsen Golferen i sentrum, som tas opp via Golfbox. Gis sammenligner omdømme og kvalitet på banene. Det er foretatt tre ulike undersøkelser i løpet av sesongen med et utvalg medlemmer og gjestespillere. VGK scorer over gjennomsnittet på de fleste områder. Det er positive svar både fra egne medlemmer og gjestespillere. BK fortsatte oppsummeringen av 2016-sesongen og forklarte at regnskapene inndeles i fire avdelinger: 1) Administrasjon, 2) Bane, 3) Sportslig og 4) Café. 1) Administrasjon: Administrasjon har en sprekk i forhold til budsjett. Dette skyldes en nødvendig investering på datasiden. Vårt gamle system var for lengst gått ut på dato. Dette var en investering vi bare måtte ta. Administrasjonsavdelingen fungerer bra. Det som bekymrer meg mest er turneringskomitéen der vi mangler folk. Vi har en rekke turneringer gjennom sesongen, og jeg ber de av dere som har muligheten til en innsats, stiller opp. Dette er en utrolig viktig komité. Vi har lagt lista høyt når vi arrangerer turneringer, og det er ikke mange andre som gjør det bedre enn oss. 2) Bane: Her ligger vi litt bedre enn budsjettert. Det er investert i ny traktor og ny greenklipper, men har brukt litt for mye i lønn. 1

2 Dette skyldes selvfølgelig en lang sesong og at vi har hatt mindre gratisarbeid enn tidligere år. I tillegg arrangerte vi EM Senior som var meget arbeidskrevende. Vi sparer imidlertid inn på andre felt og kommer ut med et lite pluss på ca. NOK per oktober ) Sportslig: Sportslig har vi gjort det veldig bra i George har hatt ansvaret for treningen i år. Det er ikke bare Celine, Madelen og Sandar som gjør det bra, vi har flere lovende spillere som kommer for fullt bak dem. Sportslig avdeling har brukt NOK mindre enn budsjettert. Når det gjelder rekruttering, så har vi hatt mellom 50 og 60 på VTG-kurs. Vi har fått 43 nye medlemmer, hvorav 9 på den siste vervekampanjen. Dessverre har 51meldt seg og det før desember som normalt er utmeldingsmåneden. 4) Caféen: Det er caféen som er problemet. Det er en omsetningssvikt per oktober på ca. NOK i forhold til budsjett, og NOK dårligere enn omsetningen i fjor. Budsjettet var lagt opp til et resultat på minus NOK Vi ender antakelig opp med et resultat på minus NOK Dette er NOK dårligere enn budsjettert. Slik som dette kan vi ikke fortsette. Her trengs det kreative og gode forlag til hvordan vi kan beholde caféen og beholde miljøet. Eller at vi rette og slett må stenge caféen og satse på kiosken. Lise har sagt opp stillingen hos oss og skal begynne med helt andre ting. Økonomi totalt: Det er en inntektssvikt per oktober på ca. NOK i forhold til budsjett som skriver seg fra medlemskontingenter, sponsorinntekter og salg caféen. Lønnskostnadene har en sprekk på ca. NOK (Bane), avskrivninger NOK , høyere finanskostnader med ca. NOK mens de totale driftskostnadene ligger ca. NOK bedre enn budsjett. Resultatet er et minus på ca. NOK per oktober. Vi vil få inn ca. NOK i løpet av årets siste måneder mens de totale kostnadene vil bli ca. NOK Det gir et minus totalt på ca. NOK Det er caféen som står for det negative resultatet. Våre medlemmer og gjester har sviktet caféen med for lite besøk og kjøp. Forslag café 1: Vi har forsøkt å lage et realistisk budsjett der vi satser på kiosken, men beholder caféen med alle rettigheter og servering 2

3 av enkle retter f. eks. pølser, varme karbonadesmørbrød, vafler, kaffe og alkohol. Hanna Marie blir hos oss og får med seg Lina som sommerhjelp. Vi har lagt til grunn en omsetning på ca. NOK , som Lise mener er realistisk ut fra erfaring. Caféen skal kun være i drift i et halvt år (6 mnd.) Vi kutter ut all catering. En slik ordning vil likevel gi oss et beregnet underskudd på ca. NOK Ved større arrangementer bestiller vi catering fra et eksternt selskap. Ved servering av alkohol må det gis beskjed i forkant. Forslag café 2: Et annet alternativ er å sette ut driften av caféen til et eksternt selskap. Dette har vi prøvd tidligere, men har ikke vært vellykket. Samarbeid: Ut fra situasjonen, med reduserte inntekter både på medlemskontingent og sponsorinntekter, aktualiseres samarbeidet med Sandefjord GK. Det har vært flere møter mellom de to klubbene. Det er diskutert samarbeid om maskiner, banearbeid, innkjøp og andre muligheter som for eksempel på sponsorsiden. Vi kan tilby nye og gamle sponsorene to klubber med over medlemmer. Det er oppnådd enighet om et felles medlemskap et såkalt Gullkort. Dette skal koste NOK i tillegg til medlemskontingenten og gir anledning til fritt spill på begge banene. Gullkortet er et prøveprosjekt for 2017-sesongen. Vi har dårlig erfaring med samarbeid med de øvrige klubbene, Borre, Nøtterøy og Larvik. Vi kan om mulig få til et samarbeid på greenfee. Planen for 2017: A) Det er styrets plan å opprettholde prisene på medlemskontingent der vi er billigst i 2017-sesongen. Vi vil i tillegg beholde gratis baller på rangen. B) Dessuten vil vi satse knallhardt på rekruttering ved blant annet å satse på fotballgolf. Tilbudet kan iverksettes til en relativt lav investering. C) Vi har kontakter i fotballen på Vear som er med å løfte idéen videre. D) Vi vil også gjøre det enklere for foreldre å prøve seg på golf mens de unge, håpefulle er på golfkurs. 3

4 E) Vi håper på økte sponsorinntekter gjennom samarbeidet med Sandefjord GK. Vi skal i tillegg snu hver stein for å redusere kostnader. F) Klubben har betydelige verdier. Vi eier blant annet en boligtomt som har en omsetningsverdi på NOK 4,5 millioner pluss to tomter bak låven som det er mulig å realisere. G) Dessuten er vi ute av låneavtalen med høy fastrente per 31. desember Spørsmål fra salen: - Hvor stor er investeringen for å iverksette fotballgolf? De totale investeringene ligger i størrelsen NOK Terskelen for fotballgolf er lav og kan gi åpning til nye grupper og potensielle medlemmer. Klubben kan legge ut gratis køller på rangen der interesserte kan få prøve seg. Ikke minst foreldre som kjører barna til banen. - Hvorfor ikke ta betalt for baller på rangen? Erfaring viser at nettopp gratis baller er et av argumentene for å melde seg inn i klubben spesielt for nybegynnere som ønsker å trene og øve særskilt mye i starten. - Er prisene i caféen for høye? - Undersøkelsen Golferen i sentrum og egen dokumentasjon viser at våre gjestespilleren er tilfreds med prisnivå (billig), mens priskritikk i vesentlig grad kommer fra våre egne medlemmer. - Hva med å slå sammen administrasjon, golfshop og café med felles betjening altså samles i et åpent landskap? - Idéen er ikke fremmed for styret. Men det er litt problematisk slik vi så langt har organisert oss der George driver sin egen butikk. Men felles lokalisering åpnere miljø er absolutt et forslag som bør vurderes. Det skal sies at Nøtterøy vil ha tilbake caféen etter at salg i pro-shop ikke har gitt de resultatene man ønsket. - Den åpne løsningen med ubetjent kiosk, må vel gi svinn? Finnes det en oversikt over svinne? - Det er ikke registrert svinn i kiosken. Omsetningen på vipps er ca. NOK Er det mulig å ha ansatte i caféen på halvårsbasis i stedet for hele året for å spare kostnader? 4

5 - Lønnskostnadene til Hanna utgjør halvårlig ansettelse og Nina skal kun arbeide i sesongen. For å redusere kostnader til overtid og avspasering, vil det bli vurdert å stenge caféen en eller to dager midt i uka for å kompensere helgearbeid. Det vil også bli vurdert om noe av omsetningen kan skje ved hjelp av automater. - Kan et samarbeid med Brunstad (OCC) gi mulighet for levering av varer til caféen? - Vi er allerede i et godt samtaler med OCC. Leveranser fra dem kan være et alternativ. - Turnerings-komitéen synes å være under press og er overbelastet. Hva kan gjøres for å bedre situasjonen? - Vi er avhengig av at flere melder seg til det frivillige arbeidet. Styret har tatt opp situasjonen og Susann og Nina (fra styret) skal ta saken videre, blant annet etter et forslag om å dele opp komitéen i 5 ulike grupper og fordeling av arbeidsbyrden. Hver gruppe med rundt 5 personer. Det er håp om å finne en endelig løsning. - Hvordan klarer klubben å fornye og vedlikeholde maskinparken med dagens økonomi? - Klubben har de siste årene hvert år investert rundt én million kroner i fornyelse i maskiner og utstyr. Dette er nødvendig for å holde kvalitet og standard på banen. I år er det investert i en ny traktor og klipper. Neste står investering i enda en ny fairwayklipper. Vi tenker også på samarbeidet med Sandefjord GK i et eventuelt felles innkjøp av en såmaskin som samtidig legger ut sand. I 2017 må vi også investere i nytt pumpeanlegg. - Vil vi få mer detaljer til regnskapet under årsmøtet, slik mange har etterspurt? - Det vil som i fjor komme mer detaljerte opplysninger til hovedpostene i budsjettet. KONKLUSJON: Deltakerne på medlemsmøtet tok orienteringen til underretning og forstår café-situasjonen. Ingen ønsket å stenge caféen, men at den opprettholdes med redusert tilbud. Møtet sa videre at medlemmene kan leve med et underskudd på cafédriften på mellom NOK 100 og Møtet avsluttet klokken 19:30. Ref./RHS 5