SAMARBEIDSAVTALE vedrørende bruk av golfanlegget mellom Rød Golf AS (RGAS) og Tjøme Golfklubb (TGK)

Transkript

1 SAMARBEIDSAVTALE vedrørende bruk av golfanlegget mellom Rød Golf AS (RGAS) og Tjøme Golfklubb (TGK) 1. Partene og avtalens formål RGAS drifter og vedlikeholder golfbanen på Rød Gård i Tjøme kommune, herunder all utbygging og vedlikehold av det totale golfanlegget. TGK er en golfklubb, og et idrettslag, som er medlem av Norges Golfforbund (NGF), samt av Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) gjennom Vestfold idrettskrets. Denne avtale fastsetter vilkårene for et samarbeid hvorved TGK får tilgang til golfanlegget for sine medlemmer. For eventuelle tjenester som RGAS skal utføre for TGK, inngås administrativ avtale. Med "golfanlegget" menes i denne avtale, når annet ikke sies uttrykkelig eller fremgår av sammenhengen, eksisterende eller fremtidig: golfbane drivingrange med ballmaskin og andre treningsområder parkeringsområde og rekreasjonsarealer innenfor eiendommens grenser bygningsmasse på eiendommen 2. Idrettens regelverk Begge parter er innforstått med at TGK er underlagt norsk idretts lover og bestemmelser til enhver tid (heretter idrettens regelverk), som inntatt i eller fastsatt i medhold av NIF s lov, og at ingen avtaler kan inneholde bestemmelser som bryter med norsk idretts regelverk eller etiske grunnverdier eller som er egnet til å skade idrettens anseelse. TGK er her pålagt å ta vare på sin frie stilling, og å sikre bestemmende myndighet over alle forhold knyttet til medlemskapet i NIF og NGF og den sportslige aktivitet. Det vises særlig til NIF s lov kapittel 13, der de forannevnte prinsipper er inntatt, og til retningslinjer og andre bestemmelser for avtaler mellom idretten og næringslivet eller annet

2 rettssubjekt fastsatt av NIF og/eller NGF. Det vises også til valgbarhetsbestemmelsene i NIF s lov 2-7 og inhabilitetsbestemmelsene i NIF s lov 2-8. Partene er godt kjent med idrettens regelverk, som finnes tilgjengelig blant annet på og og forplikter seg til å holde seg orientert om endringer i regelverket som berører innholdet i denne avtale. Partene aksepterer at i tilfelle motstrid skal denne avtale fortolkes og praktiseres i samsvar med idrettens regelverk. 3. Felles målsetting og samarbeidsform TGK og RGAS legger til grunn for denne avtale en felles oppfatning og forståelse av mål og virkemidler for drift av golfanlegget og aktivitet i Tjøme Golfklubb. Partene er enige om følgende hovedlinjer: a. Anlegget skal holde en standard som gjør det attraktivt også for gjestespillere. b. Forvaltning, drift og vedlikehold skal ivareta at anleggets attraktivitet ikke reduseres, og ha en sunn økonomisk forankring. c. Rekruttering, ivaretakelse og utvikling av medlemmene skal gis gode betingelser. d. Det skal legges vekt på å skape et godt miljø blant alle som får befatning med virksomheten (TGK og RGAS) og banen. Åpenhet, inkludering og samarbeid skal prege alt som skjer i tilknytning til golfbanen. e. I erkjennelsen av at RGAS s forretningsmessige og TGK s idrettslige ansvar er gjensidig avhengig av hverandre, er det nødvendig at styrelederen deltar i hverandres styremøter. Styrelederne har rett til og bør møte i hverandres styremøter som observatør, men uten stemmerett. Dette skal bidra til at styrene får utviklet en felles forståelse og respekt for hverandres formål, ansvar og oppgaver. f. De styrende organer hos begge parter må involveres og holdes informert. Utad skal RGAS og TGK opptre mest mulig samlet og entydig. 4. Klubbens bruk av golfanlegget TGK har rett og plikt til å benytte Tjøme Golfbane som sin hjemmebane, slik at TGK blir å regne som klubb med bane etter NGF s regler. TGK skal ikke inngå avtale om bruk av annen bane for sine medlemmer uten etter skriftlig samtykke fra RGAS ved dets styre. Alle som gis generell spillerett på golfanlegget er forpliktet til å være medlem av TGK. RGAS skal ikke inngå avtale med andre klubber/idrettslag enn TGK om bruk av Tjøme Golfbane, uten etter skriftlig samtykke fra TGK v/styret. TGK har alminnelig tilgang til eksisterende bygningsmasse, som drives av RGAS.

3 TGK har rett til selv å engasjere golftrener som ledd i den sportslige aktivitet. Om denne retten benyttes, kan TGK tilby treneren å drive golfanleggets proshop på vilkår som avtales med klubben, jf. punkt 7 siste ledd med hensyn til lokaler. 5. Medlemmenes spillerett Ethvert medlem av TGK som har sitt økonomiske mellomværende i orden med TGK, har tilgang til golfanlegget. For generell årlig spillerett på golfbanen kreves Golfkortet med handicap registrert i GolfBox, og at medlemmet har betalt de spilleavgifter som TGK og RGAS fastsetter for dette. Spilleretter på Tjøme Golfbane er for tiden: Aksjonær spillerett Ordinær spillerett Junior spillerett Student/militær spillerett Begrenset spillerett Begrenset spillerett innebærer betaling av halv greenfee ved spill på banen /deltagelse i turneringer i tidsrommet fra kl til kl i perioden 1 juli 10 august, ellers full spillerett. TGK skal i samarbeid med RGAS årlig fastsette de avgifter som TGK s medlemmer skal betale for spillerett på golfbanen. Ref. pkt. 6 i denne avtalen. 6. Vederlag For TGK og dets medlemmers bruk av golfanlegget skal RGAS ha vederlag. Dette baseres på, og det legges til grunn for årsfaktura, følgende forhold: 1. Budsjetterte kostnader, inkluderte finanskostnader og avskrivninger, for drift av anlegget kommende kalenderår 2. Planlagte investeringer/oppgraderinger av banen kommende kalenderår Neste års vederlag fastsettes av TGK og RGAS i samarbeid, med utgangspunkt i ovenstående, og vil være et resultat av krav til banestandard satt av TGK.

4 7. Baneselskapets drift av golfanlegget RGAS forestår for egen regning all forvaltning, herunder utbygging, drift og vedlikehold av golfanlegget. TGK v/styret skal etter anmodning fra RGAS arrangere dugnader bestående av blant annet steinplukking, rydding, raking, maling m.m. Man ønsker størst mulig dugnadsinnsats, men antall timer bør ikke overstige gjennomsnittet av 9-hulls baners timetall. Om så inntreffer, skal styrene i TGK og RGAS i fellesskap foreta en vurdering. RGAS skal stille en drivingrange med ballmaskin og øvrig nødvendig utstyr til disposisjon. TGK er ansvarlig for å skaffe range-baller og RGAS er ansvarlig for drifting av drivingrangen. Golfanlegget skal også ha et område for trening av innspill og bunkerslag, samt en treningsgreen i nærheten av første utslag. TGK har eksklusiv rett til alle former for servering i klubbhus og ute på banen, og da fortrinnsvis via en avtale med driver av kaféen. RGAS skal sørge for at det er egnede lokaler for proshop på golfanlegget, jf. punkt 4 siste ledd. 8. Åpnings- og spilletider RGAS bestemmer når det skal åpnes for spill om våren og avsluttes om høsten, ut fra hva som er forsvarlig for banen. I sesongen har RGAS rett til å bestemme om banen helt eller delvis skal stenges på grunn av vær, nødvendig vedlikehold, omlegging m.m. RGAS skal i den grad det er mulig, forhåndsvarsle TGK om dette. Banen disponeres i sin helhet av TGK s medlemmer, og TGK har rett til å tilby gjestespill ut fra gjeldende pris for greenfee bestemt av TGK. Innehavere av spillerett, og gjestespillere, må bestille tid på banen i Golfbox. Private turneringer på mer enn 4 flighter, er ikke tillatt i høysesong. Det tillates maksimalt 2 spillere uten etablert hcp per flight i høysesongen. 9. Konkurranser Omfanget av TGK s konkurransevirksomhet skal avklares mellom partene innen TGK s turneringsprogram for sesongen fastsettes. Hyppigheten av konkurranser, spesielt i helgene, skal avpasses slik at tilgjengeligheten for alle ivaretas og videre skal startfeltene søkes holdt på et nivå som gjør at også andre enn de som er med i konkurransen får tilgang til banen.

5 10. Reklame og arrangements- og mediarettigheter TGK har eksklusiv rett til all fast reklame på banen og alle øvrige steder innen banens bruksområde, herunder klubbhus og andre bygninger som disponeres, samt utleietraller m.m. Eier av gnr. 1, bnr. 4 og 7 i Tjøme, har vetorett og skal konsulteres før det settes opp nye skilt eller annet på tunet til Rød gård. Dette gjelder ikke ved spesifikke arrangementer hvor f.eks reklameseil settes opp for et par dager. TGK plikter å ivareta at ingen avtaler inneholder bestemmelser som bryter med norsk idretts regelverk eller etiske grunnverdier eller som er egnet til å skade idrettens anseelse. Ved turneringer gjelder rettighetsbestemmelsene i NIF s lov kapittel 14 og NGF s Rettighetsbestemmelser. Ved turneringer som fordrer profilering av NGF s sponsorer eller andre etter avtale med NGF, skal det frigjøres nødvendig eksponeringsplass i henhold til den rett disse har krav på etter avtale med NGF. Nærmere regulering av slike forhold avtales i hvert enkelt tilfelle. 11. Avtaleperioden Avtalens varighet er 5 år. Deretter kan avtalen sies opp per 31/12, med minimum 3 måneders gjensidig oppsigelsestid. Dersom RGAS kommer under konkursbehandling har TGK rett til å fragå avtalen. Dersom RGAS etter utløpet av avtalen fortsatt skal drive golfanlegget, har TGK fortrinnsrett til ny avtale på like vilkår som RGAS krever av annen part. 12. Personlig avtale Denne samarbeidsavtalen betraktes av partene som en personlig avtale mellom RGAS og TGK. Partenes rettigheter og forpliktelser etter avtalen kan ikke overdras uten etter forutgående skriftlig samtykke fra den annen part. 13. Tvister Enhver tvist eller uoverensstemmelse vedrørende denne avtalen skal søkes løst i minnelighet og hver av partene skal lojalt og etter beste evne søke å bidra til en forhandlingsløsning. Tidligst 30 dager etter at en av partene skriftlig har krevd forhandlinger, og uten at dette har ført til en løsning, kan partene bringe en tvist inn for domstolene ved forliksklage eller stevning. Rett verneting er den rettskrets der golfanlegget ligger.

6 14. Godkjenning Avtalen er godkjent av TGK s årsmøte holdt. Alle endringer i avtalen må godkjennes på samme måte før de trer i kraft. *** Avtalen er utferdiget i 2 to eksemplarer, ett til hver av partene. Sted og dato RGAS TGK