Sak 2 Godkjenne innkallingen, saksliste og forretningsorden Innkallingen

Transkript

1 1 av 10 Årsmøtet skal iht. klubbens lover 15 behandle 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent(er), sekretær(er) samt 2 representanter til å underskrive protokollen. 4. Behandle klubbens årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger. 5. Behandle klubbens regnskap i revidert stand. 6. Behandle forslag og saker. 7. Fastsette medlemskontingent. 8. Vedta klubbens budsjett. 9. Behandle klubbens organisasjonsplan. 10. Foreta følgende valg: a. Leder og nestleder b. 3 styremedlemmer og 2 varamedlemmer c. Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jfr. 15 pkt. 9 d. 2 revisorer, eventuelt engasjere statsautorisert / registrert revisor til å revidere klubbens regnskap e. Når det kreves, foreta valg av Kontrollkomité på 2 medlemmer med 2 varamedlemmer f. Representanter til ting og møter i de organisasjoner klubben har representasjonsrett g. Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte Vedrørende sak 6 behandle forslag og saker styret har mottatt forslag og saker innen tidsfristen ( 13 (2)). Styret i Larvik Golfklubb og Larvik Golfbane AS (LGB) har foreslått tillegg til samarbeidsavtalen mellom LGB og LGK datert august 2006 og endret februar Sak 1 Godkjenne de stemmeberettigede Klubbens lover 14 fastsetter at Alle klubbens medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være tilstede, eventuelt vedta at årsmøtet kun er åpent for medlemmer. Klubbens lover 3 fastsetter at Medlemskap i klubben er først gyldig og regnes fra den dag første kontingent er betalt. Klubbens lover 6 fastsetter at For å ha stemmerett og være valgbar må man være fylt 15 år, vært medlem av klubben i minst en måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. Sak 2 Godkjenne innkallingen, saksliste og forretningsorden Innkallingen Klubbens styre innkalte til årsmøte gjennom innkalling på klubbens hjemmesider 7. januar I tillegg ble medlemmene varslet samme dag ved innlegg på klubbens

2 2 av 10 Facebook-side og via Twitter. I nyhetsbrevet 15. desember 2013 til klubbens medlemmer ble tidspunktet varslet. Innkallingen ble varslet i nyhetsbrev 12. januar. Saksliste 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent(er), sekretær(er) samt 2 representanter til å underskrive protokollen. I tillegg velge 2 representanter til tellekorps. 4. Behandle klubbens årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger. 5. Behandle klubbens regnskap i revidert stand. 6. Behandle forslag og saker. 7. Fastsette medlemskontingent. 8. Vedta klubbens budsjett. 9. Behandle klubbens organisasjonsplan. 10. Foreta følgende valg: a. Leder og nestleder b. 3 styremedlemmer og 2 varamedlemmer c. Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jfr. 15 pkt. 9 d. 2 revisorer, eventuelt engasjere statsautorisert / registrert revisor til å revidere klubbens regnskap e. Når det kreves, foreta valg av Kontrollkomité på 2 medlemmer med 2 varamedlemmer f. Representanter til ting og møter i de organisasjoner klubben har representasjonsrett g. Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte Forretningsorden Styret har følgende forslag til forretningsorden: 1. Møtet ledes av den valgte dirigent. 2. Protokollen føres av valgte sekretær. 3. Ingen medlemmer kan gis ordet mer enn 3 ganger i samme sak. Med unntak av innlederen settes taletiden til: 5 minutter første gang. 3 minutter andre gang. 2 minutter tredje gang. Det er anledning til å foreslå at taletiden ytterligere begrenses, likeledes er det anledning til å foreslå å sette strek. 4. Medlemmer som forlanger ordet til forretningsorden gis 2 minutters taletid. 5. Alle forslag må innleveres skriftlig til dirigenten og inneholde forslagsstillers navn. 6. Alle saker med alminnelig flertall. 7. I protokollen føres inn alle forslag og vedtak som er truffet med antall stemmer for og imot. Innkallingen til, samt saksliste og forretningsorden for årsmøtet 2014 i Larvik Golfklubb godkjennes.

3 3 av 10 Sak 4 Behandle klubbens årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger Det vises til eget dokument Årsrapport 2013 Larvik Golfklubb, sidene 3-10 hvor klubbens årsmelding og komitémeldinger inngår. De framlagte beretninger for 2013 godkjennes. Sak 5 Behandle klubbens regnskap i revidert stand Det vises til eget dokument Årsrapport 2013 Larvik Golfklubb, sidene hvor klubbens årsregnskap, bestående av resultatregnskap og balanse inngår. Det vises til eget dokument Årsrapport 2013 Larvik Golfklubb, side 15 hvor revisors uttalelse til regnskapet for 2013 inngår. Det framlagte regnskap for Larvik Golfklubb for regnskapsperioden 1. januar 31. desember 2013 med tilhørende beretninger fra revisor godkjennes. Sak 6 Behandle innkomne forslag og saker Tillegg til Samarbeidsavtale Styrene i Larvik Golfklubb og Larvik Golfbane AS (LGB) har foreslått nedenstående tillegg til «Samarbeidsavtale vedrørende bruk av golfanlegg mellom Larvik Golfbane AS (LGB) og Larvik Golfklubb (LGK)» datert 25. august 2006 med endringer 14. februar Tillegget av avtalen må iht. samme avtales pkt. 16 godkjennes av LGKs årsmøte før den trer i kraft. Styret i Larvik Golfklubb og styret og administrasjonen i Larvik Golfbane AS har i felleskap utarbeidet nedenstående tillegg til Samarbeidsavtalen. Begge styrer har enstemmig anbefalt årsmøtet å godkjenne tilleggavtalen. Intensjonen med dette tillegget er å øke symbioseeffekten mellom LGK og LGB, slik at vi i samarbeid oppnår bedre økonomisk grunnlag til det beste for klubb og bane. Kulturdepartementet har avsatt en større post (ca. 1,2 milliard kr) i statsbudsjettet 2014 for å gi ideelle foreninger og idrettslag momskompensasjon gjeldende drift. Allerede i dag har LGK søkt og fått momskompensasjon gjennom flere år med ca. kr ,-. Dette tillegget i Samarbeidsavtalen vil gi LGK et større grunnlag for å søke momskompensasjon enn hva tilfellet er i dag. Totalt sett er det snakk om et grunnlag for å få tilbake ca kr. per år fra Tilsvarende tilpasninger og avtaler har flere andre av landets golfklubber gjort med sine samarbeidende baner. Forslag til tilleggsavtale:

4 4 av Formålet med denne avtalen er å rendyrke forholdet mellom LGK som idrettslaget og LGB som driver av baneanlegget. 2. LGK skal leie, og gis dermed enerett til spill på det anlegget som LGB i dag leier og driver. Det aktuelle leieobjektet fremgår av samarbeidsavtale datert 25. august 2006 med endringer 14. februar Innholdet i disse avtalene er fortsatt gyldig dersom de ikke er i strid med innholdet i nærværende avtale. 3. LGB fakturerer LGK for denne retten med en leie som utgjør årlig ca. kr 7 millioner. Leiebeløpet forfaller til betaling i samme takt som klubben mottar innbetalinger av spillerettsavgifter, greenfee og inntekter fra driving range. Leiebeløpet skal kunne reguleres i forhold til de inntekter LGK får ved innbetalinger av spillerettsavgifter, greenfee og inntekter fra driving range på det samme anlegget. 4. LGK krever inn all spillerettsavgift for bruk av anlegget. LGK innkrever også spillerettavgifter fra aksjonærene i LGB. Spillerettavgiften som aksjonærene skal betale til LGK skal være i samsvar med spilleavgiften for andre medlemmer i LGK, som reguleres i tråd med pkt. 6 i Samarbeidsavtalen. 5. LGB skal som før, bistå med tjenester for LGK. For disse tjenestene skal LGB kunne fakturere LGK et beløp på kr ,- eks. mva. Dette beløpet er gjenstand for årlige forhandlinger. 6. Dersom LGK oppnår økonomiske fordeler ved denne avtalen, skal LGB kunne regulere leieprisen i forhold til dette. 7. Denne avtalen kan sies opp av begge parter senest tre måneder før utløpet av et kalenderår med virkning for etterfølgende kalenderår. Årsmøtet godkjenner det foreslåtte tillegget av «Samarbeidsavtale vedrørende bruk av golfanlegg mellom Larvik Golfbane AS (LGB) og Larvik Golfklubb (LGK), datert 25. august 2006 med endringer 14. februar Endringene i avtalen inntas som et vedlegg til den gjeldende avtalen. Endring av klubbens lover Med årsmøtes vedtak iht. styrets ovennevnte forslag medfører at klubbens lover 15 må endres. Klubb med årlig omsetning på mer enn kr 5 millioner plikter å ha engasjert revisor, jf. NIFs lov 2-11, og må innta følgende som nytt punkt 10 i 15: «Engasjere statsautorisert/registrert revisor til å revidere klubbens regnskap.» Punkt 10 forskyves til nytt punkt 11 og punkt 11 bokstav d) endres til: «Kontrollkomité med 2 medlemmer og 2 varamedlemmer.» Iht. LGKs lover 23 vil lovendringer som følge av endringer i NIFs lov, trer i kraft straks. Vestfold Idrettskrets vil etter årsmøtets vedtak få lovendringen for godkjenning.

5 5 av 10 LGKs lover endres ved 1. nytt punkt 10 i 15: «Engasjere statsautorisert/registrert revisor til å revidere klubbens regnskap.» 2. punkt 10 forskyves til nytt punkt 11 og 3. punkt 11 bokstav d) endres til: «Kontrollkomité med 2 medlemmer og 2 varamedlemmer.» Sak 7 - Fastsette medlemskontingent Forslag fra styret: Kontingenten økes med kr. 50,- for alle kategorier i Som mange andre klubber opplever også LGK for tiden utfordrende hverdager blant annet som følge av nedgang i antall golfspillere og følgelig redusert kontingentinngang. Larvik Golfklubb har 25-års jubileum i Dette vil bli markert, og avgiften vil primært gå til dette. Klubbkontingenten i LGK inkl. også kontingenten til Norges Golfforbund. Golftinget i november fastsatte denne avgiften for 2014 og 2015 til kr. 322,- per medlemskap 20 år og eldre i kalenderåret. LGKs medlemskontingent var uendret i perioden Kontingent for 2014 fastsettes til: Junior 0-11 år kr 200,- Junior år kr 250,- Andre kr 650,- Kontingentene vedtas som foreslått av styret. Junior 0-11 år kr 200,- Junior år kr 250,- Andre kr 650,- Sak 8 Vedta klubbens budsjett Styret ber om fullmakt til å omdisponere budsjettposter innenfor den vedtatte budsjettramme. Det framlagte budsjett for 2014 godkjennes. Styret gis fullmakt til å omdisponere budsjettposter innenfor den vedtatte budsjettramme.

6 6 av 10 Driftsinntekter Budsjett 2014 Regnskap 2013 Offentlige tilskudd , ,45 Aktivitetsmidler ,00 Medlemskontingenter , ,00 Treningsavgifter , ,00 Inntekter egne stevner , ,00 Inntekter fra komiteene , ,00 Trening damer/herrer/senior - - Sum driftsinntekter , ,45 Driftskostnader Budsjett 2014 Regnskap 2013 Instruksjon , ,00 Trening 3 000, ,00 Påmelding turneringer , ,00 Reiser turneringer , ,73 Utstyr gruppene 8 000, ,95 Kjøp av premier , ,78 Kostnader fra komiteene , ,87 Sum driftskostnader , ,33 Avskrivninger Avskrivninger 4 100, ,00 Andre driftskostnader Kontorrekvisita 1 000, ,00 Dataprogram ,00 - Norsk Golf ,00 Medlems- og styremøter , ,30 Lederutdanning , ,00 Kurskostnader 5 000, ,19 Gaver 3 000, ,60 Kontingent NGF , ,00 Larvik Idrettsråd 5 000, ,00 25-års jubileum ,00 - Diverse kostnader , ,36 Sum andre driftskostnader , ,45 Resultat før finans 3 900, ,33 Renteinntekter 2 000, ,59 Rentekostnader - - Bank- og kortgebyr 4 000, ,36 Sum finans , ,77 Resultat 1 900, ,10

7 7 av 10 Sak 9 Behandle klubbens organisasjonsplan Avhengig av vedtaket under sak 6 vil årsmøtet behandle klubbens organisasjonsplan. 1. Sak 6 blir ikke vedtatt. Den etablerte organisasjonsplanen videreføres uendret. Se vedlegg Sak Sak 6 blir vedtatt. Det gjøres endringer i den etablerte organisasjonsplanen iht. de krav til organisering iht. klubbens lover 15 som vedtaket under 6 medfører. Se vedlegg Sak 9 2 Den framlagte organisasjonsplan godkjennes. Sak 10 Valg Valgkomiteen har følgende innstilling til årsmøtet i Larvik Golfklubb iht. klubbens lover Foreta følgende valg: a. Leder og nestleder b. 3 styremedlemmer og 2 varamedlemmer c. Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jfr. 15 pkt. 9 d. 2 revisorer, eventuelt engasjere statsautorisert / registrert revisor til å revidere klubbens regnskap e. Når det kreves, foreta valg av Kontrollkomité på 2 medlemmer med 2 varamedlemmer f. Representanter til ting og møter i de organisasjoner klubben er tilsluttet g. Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte Valgkomiteens innstilling til styre ( punktene a og b) Styreleder 2014/2015 Alf Kristian Lundh (gjenvalg 1 år) Nestleder 2013/2015 Odd Chr. Urdal (ikke på valg 2 år) Styremedlem 2013/2015 Hilde Kjus (ikke på valg 2 år) Styremedlem 2014/2015 Elin Killi (gjenvalg 2 år) Styremedlem 2014/2015 Bendik Rød Karlsen (ny 2 år) Varamedlem 2014/2015 Ellen Støtvig (ny 1 år) Varamedlem 2013/2015 Tormund G. Liland (ny 1 år) Styremedlemmet Idar Larsen ønsker ikke gjenvalg. Bendik Rød Larsen foreslås som nytt styremedlem for 2 år. Styremedlemmet Elin Killi ble i 2013 valgt for Grethe Husebys gjenværende periode på 1 år. Varamedlemmet Kari Augerud ble valgt for 2 år i Hun ønsker å tre ut av styret. Ellen Støtvig foreslås velges for den gjenværende perioden på 1 år for Kari Augerud. Varamedlemmet Rolf Omsland ble valgt for 2 år i Han ønsker av helsemessige grunner å tre ut av styret. Tormund G. Liland foreslås velges for den gjenværende perioden på 1 år for Rolf Omsland.

8 8 av 10 2 revisorer, eventuelt engasjere statsautorisert / registrert revisor til å revider klubbens regnskap ( pkt d) Avhengig av vedtaket under sak 6 vil årsmøtet gjøre valg av 1. Sak 6 blir ikke vedtatt. Klubben har i dag en omsetning på under kr 5 millioner og behøver derfor ikke engasjere statsautorisert/registrert revisor, men viderefører ordningen med valg av to revisorer. Gjenvalg av Raymond Eiken og Jacob Berger. 2. Sak 6 blir vedtatt. Klubben vil få en omsetning på over kr 5 millioner og behøver derfor å engasjere statsautorisert/registrert revisor. Revisjonsfirmaet Ernst & Young AS velges som LGKs revisor. Foreta valg av Kontrollkomité på 2 medlemmer med 2 varamedlemmer ( pkt e) Avhengig av vedtaket under sak 6 vil årsmøtet 1. Sak 6 ble ikke vedtatt. Med en omsetning på under kr 5 millioner vil det ikke være behov for å velge en kontrollkomité. 2. Sak 6 ble vedtatt. Klubben vil få en omsetning på over kr 5 millioner. Det må velges en kontrollkomité med to medlemmer og to varamedlemmer Valgkomiteen vil fremlegge forslag til kontrollkomité med to medlemmer og to varamedlemmer på årsmøtet Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan ( pkt c) Styret gis fullmakt til å utpeke medlemmer til de øvrige komiteer og posisjoner i klubben. Representanter til ting og møter i organisasjoner klubben er tilsluttet ( pkt f) Styret gis fullmakt til å oppnevne representanter til ting og organisasjoner klubben er tilsluttet. Styrets innstilling til valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte Styret vil fremlegge forslag til valgkomité på årsmøtet

9 Sak av 10

10 Sak av 10