Beredskapsplan for alvorlige kriser (skarpe situasjoner). Innholdsregister. NB! Nr. Sak Side Vedlegg. Ansvarsmatriser og rapportskjemaer

Transkript

1 Virksomhet Horten videregående skole Avdeling Hele organisasjonen Dokumentnavn Beredskapsplan for alvorlige kriser Dokumentnr. HO Opprettet Revidert sist Utført av Dag Klevjer/HMS-gruppe Godkjent av Gisle Birkeland/RLT Beredskapsplan for alvorlige kriser (skarpe situasjoner). Referanser. Denne beredskapsplanen er i overensstemmelse med overordnet plan for Vestfold Fylkeskommune. Denne beredskapsplanen suppleres av informasjonsdata i politiets kriseberedskapsplan for Horten videregående skole. Innholdsregister. NB! Ved å taste den enkelte saken i innholdsregisteret, kommer du rett til sakens innhold. For å komme tilbake til innholdsregisteret, må du scrolle tilbake i dokumentet. Nr. Sak Side 1 Hva er beredskap og alvorlige kriser (krisescenarier) 2 2 Planens målsetting 2 3 Forutsetninger og ansvar 2 4 Organisasjon/kriseledelse og planverkets dokumentasjon 2 5 Forebyggende tiltak 3 6 Trusselhåndtering 4 7 Samarbeid med eksterne institusjoner: politi, brannvesen, osv. 4 8 Varsling om hendelse eller mulig hendelse 4 9 Beskyttelse, evakuering og samling 5 10 Instrukser for informasjon, informasjonskanaler og mediekontakt 5 11 Prosedyrer for ettervern og oppfølging/umiddelbare tiltak 6 12 Evaluering 7 Vedlegg. Ansvarsmatriser og rapportskjemaer 1 Varslingsliste 8 2 Flytskjema for varsling Ansvarsmatrise for akutt beredskap ved alvorlig krise på HVS Flytskjema for prosedyre for akutt beredskap 13 4 Ansvarsmatrise for proaktiv beredskap og etterarbeid 14 5 Tiltaksmatrise ved bombetrussel 15 6 Tiltaksmatrise ved bygningsteknisk svikt 16 7 Logg ved innringing/varsling av alvorlig hendelse 17 8 Kriseledelsens loggskjema 18 9 Skjema for rapportering og evaluering etter krise/ulykke Lover og forskrifter med krav om beredskapsplaner/risikovurderinger. 19 Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 1 av 19

2 1. Hva er beredskap og alvorlige kriser (krisescenarier)? 1.1. Beredskap er alle tekniske, operasjonelle og organisatoriske tiltak som hindrer at en faresituasjon utvikler seg til en ulykkessituasjon, eller som hindrer eller reduserer skadevirkningene av ulykkessituasjoner Alvorlige kriser og potensielle alvorlige kriser regnes i denne forbindelse som: ulykker i større omfang relatert til prikkpunkt 2, 3 og 4 trusler om eller bruk av utstrakt vold, trusler om eller bruk av våpen, eksplosiver/bomber andre kritiske hendelser som innebærer eller kan innebære betydelige skader på mennesker, bygninger og/eller materiell. Brann er ikke inkludert, se egen prosedyre for brannberedskap. Unntak: Brannsituasjoner som har som årsak eller utvikler seg til et scenario definert i prikkpunkt Planens målsetting 2.1. Planen skal sikre at skolen og den enkelte blir i stand til å møte krisesituasjoner på en profesjonell og enhetlig måte samt ivareta størst mulig grad av beskyttelse og farereduksjon Planen skal avklare ansvarsforhold og fordeling av oppgaver når alvorlige hendelser/krisesituasjoner eller trussel om/fare for det samme inntrer Skolens ledelse skal være godt forberedt på at en uønsket hendelse eller situasjon kan inntreffe. 3. Forutsetninger og ansvar 3.1. Skolens ledelse er ansvarlig for at: Beredskapsplanen er dekkende for organisasjonen Det er gjort tilstrekkelig kartlegging av risiko (risikovurderinger) Kriseteamet er kjent med planverket og sin funksjon Nøkkelpersonell er fortrolig med ansvar og oppgaver Aktuelle prosedyrer/instrukser er implementert Planen har oppdatert navn- og telefonlister Planen evalueres/revideres minimum årlig, ellers ved behov Det gjennomføres beredskapsøvelse minimum hvert år (teori og praktiske øvelser). Ledelsen utarbeider en årsplan for øvelser som legges inn i den årlige dreieboka for ledelsen. 4. Organisasjon/kriseledelse og planverkets dokumentasjon. Kriseledelsen består av: Rektor (leder for kriseledelsen) Studierektorer Stabsledere PD og PS HMS-koordinator Hovedverneombud Teknisk leder Rektors stedfortreder er leder ved rektors fravær. Kriseledelsen skal så langt det er mulig alltid være tilgjengelig på mobiltelefon (24/7). Kriseledelsen samles på en lokasjon som angis av leder for kriseledelsen. Det er på forhånd definert flere alternativer både på og utenfor skolens område. Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 2 av 19

3 Oppbevaring av planverkets dokumentasjon. Planverket skal foreligge i en forkortet offisiell digital form på skolens hjemmeside, hvor innholdet er tilpasset nødvendige hensyn til skolens sikkerhet og konfidensialitet. Planverket skal foreligge i sin helhet i en intern digital form i QM+, tilgjengelig for skolens ansatte. Planverket skal være lagret på en backup-pc som oppbevares på et sikkert sted. Planverkets instrukser og loggmaler (ansvarsmatriser og skjemaer) skal oppbevares i egen papirbasert mappe, tilgjengelig på kritiske lokasjoner. Kodete meldinger må behandles som svært kritisk og konfidensiell informasjon. Planverket skal være lagret på kriseledelsens mobiltelefoner. Liste over skolens registrerte elever skrives ut hver uke og oppbevares på skolekontorene. 5. Forebyggende tiltak. Tett oppfølging av elever med spesielle problemer og/eller holdninger (ensomhet, våpeninteresse, psykisk sykdom, større tilpasningsvansker, mobbeoffer, markert aggresjon og voldsforherligelse, opptatt av voldelige dataspill, fundamentalisme, osv.). Tett samarbeid med elevene for å avdekke potensielt farlige elever og potensielle trusler. Utvikle en kultur for å si ifra. Optimalisere beredskapsplanens tilgjengelighet, organisasjonens kjennskap til skolens rutiner. NB! Husk sikkerhet! Plan for opplæring for å sikre kunnskap om ulike trusselnivåer. Gjennomføring av risikovurderinger og etablering av handlingsplaner. Øvelser for å gjøre mulige rømningsalternativer kjente. Proaktiv sikring av bygg (redusere tilgjengelighet, adgangsportaler, adgangskort, minske antall innganger, etc.) Øvelser i evakuering, hele skole og/eller mindre grupper. Sikring, blokkering, og låsing av rom. Redusere framkommelighet for en eventuell gjerningsmann Håndtering av situasjoner i et rom/mindre område for å maksimere overlevelse. Risikovurderinger. Se HVS prosedyre for risikovurderinger i QM+. Risikovurderinger skal avdekke/forutse kritiske områder/situasjoner hvor skolens ledelse må etablere proaktive og risikoreduserende tiltak. Risikovurderinger og handlingsplaner er en viktig forutsetning for skolens policy for beredskap. Opplæring og beredskapsøvelser. Opplæring. En god beredskap som ivaretar beredskapsplanens målsetning og funksjon, krever at organisasjonens kompetanse er på et tilstrekkelig operativt nivå når hendelsen inntreffer. Det krever følgende: God implementering i organisasjonen Spesialopplæring av nøkkelpersonell Vedlikehold av kompetansenivået over tid Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 3 av 19

4 Øvelser. Det skal gjennomføres minst en årlig beredskapsøvelse for å sikre organisasjonens kompetanse i håndtering av alvorlige kriser. Se punkt 3. Øvelsen kan med fordel planlegges og utføres i samarbeid med politi. Øvelsens form må ta hensyn til skolens elever og ansatte for å hindre unødvendig uro og traumatiske opplevelser. Øvelsen kan organiseres på forskjellige nivåer: for kriseledelse for annet nøkkelpersonell for utvalgte avdelinger/områder utenfor skoletid anmeldt og uanmeldt 6. Trusselhåndtering Skolen legger vekt på å opptre proaktivt gjennom å ha et kompetent og aktivt apparat for å avdekke, melde fra om og følge opp spesielle elever, ansatte og situasjoner internt og eksternt, som kan være en potensiell trussel mot skolen. Se punkt 5 i planen Situasjoner som i første omgang vurderes som ikke direkte farlige eller reelle, skal uten unntak og umiddelbart følges opp av den som observerer situasjonen, f.eks. en elevs kontaktlærer. Slike hendelser meldes alltid til studierektor og rektor samt registreres i QM+. Politiet kontaktes ved behov Alle trusler, også de som oppfattes som vage og de som blir spredd som rykter (for eksempel voldsforherligelse, planer om vold, oppbevaring av våpen), må tas helt alvorlig fra starten av. Det er svært viktig at håndteringen ikke er preget av panikk og forskrekkelse, og at vi ved behov tar rask kontakt med politiet. Politiet har en spesiell kunnskap/spisskompetanse og er de som best kan vurdere trusselsituasjonen. 7. Samarbeid med eksterne institusjoner: politi, brannvesen, osv. Se vedlegg 3 Ansvarsmatrise for beredskap på HVS Kontakten med politi opprettes ved varsling. Førstelinjekontakt er med rektor og kriseledelse. Det er politiet som har fullt ansvar for operasjonelle tiltak og organiserer redningsarbeidet, men rektor og kriseledelse bistår med informasjon og relevant kompetanse. Det er politiet som skal informere utad om at en ulykke har skjedd og ulykkesforløpet. Det gjelder for det meste også informasjon til media. Politiet varsler ambulanse, brannvesen og sivilforsvar (ved behov). Horten kommunes kriseledelse varsles via 110, tar kontakt og vil samarbeide med og bistå vår kriseledelse. 8. Varsling om hendelse eller mulig hendelse Beredskap iverksettes ved fare- og ulykkessituasjoner innenfor skolens område eller ved aktiviteter i skolens regi utenfor skolens område (for eksempel studieturer, ekskursjoner) 8.1. Oppdagelse av trussel/skarp situasjon. Se vedlegg 3 Ansvarsmatrise for beredskap på HVS. Se punkt 6 Trusselhåndtering. Ikke utsett deg selv eller andre for unødig fare Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 4 av 19

5 Kan du kommunisere med truende person etter at du har tilkalt hjelp, så snakk høflig, rolig og tydelig til vedkommende ikke provoser! 8.2. Varslingssystem internt (konfidensielt) Se vedlegg 1 Varslingsliste Se vedlegg 2 Flytskjema for varsling Se vedlegg 3 Ansvarsmatrise for beredskap på HVS 8.3. Varslingssystem eksternt (konfidensielt) Se vedlegg 2 Ansvarsmatrise for beredskap på HVS Se vedlegg 1 Varslingsliste 8.4. Loggføring Se vedlegg 3 Ansvarsmatrise for beredskap på HVS Se vedlegg 7, 8 og 9 Alle interne og eksterne varslinger og hendelser skal loggføres på eget loggskjema av sentralbord, rektor og kriseledelse i den grad det er mulig. 9. Beskyttelse, evakuering og samling Beskyttelse og evakuering. Riktig måte å beskytte seg mot trusselen/den reelle faren er helt avhengig av type trussel/fare. Det finnes ingen oppskrift. Ikke definert ekstern og intern trussel må analyseres før tiltak. Bygningsteknisk svikt vil medføre evakuering i tilgjengelige rømningsveier. Bombetrussel vil i de aller fleste tilfeller utløse en umiddelbar evakuering av hele bygningen i samsvar med rutine for evakuering ved brann. Våpenbruk i samme rom eller like utenfor/ved siden av vil nesten bestandig utløse en panikkartet rømming av rom og bygning gjennom den utgangen som anses minst truende. Det vil være svært vanskelig å opptre reflekterende og organisert. Ved våpenbruk lenger unna har en mulighet til å vurdere løsninger. Låse dør, legge seg på gulvet vekk fra dør og være stille. Slå av lyd på alle mobiltelefoner. Vurdere om det finnes en mulig og rimelig trygg rømningsvei. Innhente ekstern hjelp hvis mulig Samling etter evakuering. Elever og ansatte. Avhengig av hendelsesforløp kan ansatte og elever være spredd over et stort område. Det skal opprettes en samlingsplass hvor elevene skal møte. Samlingsplassen skal ikke være utendørs, og lokalet bør inneholde flere rom, slik at små grupper kan være alene ved behov. Samlingsplassen skal ha nødvendige kommunale støttefunksjoner tilgjengelige, så som helsepersonell og prest. Ansvarlig for opprettelse av samlingsplass og eksterne støttefunksjoner er Horten Kommune. Pårørende. Selv om elever/ansatte vil ha kontakt med familien og vice versa, er det viktig at det opprettes en separat samlingsplass for pårørende hvor de kan motta riktig og nødvendig informasjon. Ansvarlig for samlingsplass for pårørende er Horten Kommune. Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 5 av 19

6 Det er svært viktig at både politi og kriseledelse får optimal arbeidsro, kontroll over situasjonen og kan gjøre opp status for bergede og mulige skadde og forulykkede. Presse. Presse henvises utelukkende til kontakt med politi og kriseledelse. Presse (journalister fra aviser, fjernsyn og andre) vil kunne opptre påtrengende. Det er viktig at ansatte, elever og pårørende blir beskyttet mot presse før trusselen er fjernet og situasjonen er helt avklart. 10. Instrukser for informasjon, informasjonskanaler og mediekontakt Se vedlegg 3 Ansvarsmatrise for beredskap på HVS Se vedlegg 1 Varslingsliste All intern og ekstern informasjon i en krisesituasjon koordineres gjennom rektor, eller den rektor bemyndiger, i samarbeid med politiet. Det interne informasjonsbehovet gjelder alle som har tilhørighet til HVS, personell/enheter som er/blir direkte berørt skal prioriteres. Det er politiets og ikke HVS oppgave å informere eksternt om at en ulykke har skjedd, ulykkessituasjonen, konsekvenser, operasjonelle tiltak og resultater. Politiet i samråd med rektor skal vurdere når og hvordan informasjon skal gis. Media skal uten unntak henvises til rektor/rektors stedfortreder og politi. Ingen ansatte må oppgi informasjon om hendelsen eller navn på eller opplysninger om personer eller situasjoner som kan være eller er omfattet av ulykken Politiet uttaler seg om: Operasjonelle tiltak Eventuelle omkomne Tilstanden til eventuelle skadde Navn på omkomne eller skadde Omstendigheter rundt ulykken/hendelsen Årsaken til ulykken Redningsarbeidet Rektor/rektors stedfortreder uttaler seg om: I hvilken sammenheng ulykken skjedde Hvilke konsekvenser ulykken eventuelt kan ha for HVS HVS kriseinformasjon (ekstern del). Foreldre, andre pårørende, osv Kriseledelsen avgjør (i samarbeid med politiet): Hvordan mediehåndtering skal ivaretas Om pressesenter skal etableres Fullmakter Infosenter for pårørende (telefon, samlingssted) Tid og sted for informasjon/uttalelser Instruks for sentralbordets rolle. Sentralbordet skal aldri gi fakta- eller personopplysninger i og om krisesituasjoner, men henvise til leder for kriseledelsen. Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 6 av 19

7 11. Prosedyrer for ettervern og oppfølging/umiddelbare tiltak. Se vedlegg 3 Ansvarsmatrise for beredskap på HVS Se ellers HVS Beredskapsplan ved ulykke/død. Når en ulykke med alvorlig personskade/dødsfall er et faktum, bør følgende organiseres så raskt som mulig: Hjemmesider for/med omkomne/sterkt skadede personer fjernes. Organisering av samling for kolleger/medelever som ønsker å snakke om det som har hendt og som har behov for særlig god informasjon. Eventuelle tiltak for dem som kan ha unngått fysisk skade, men likevel kjenner seg sterkt involvert i eller berørt av det som har skjedd, og andre tiltak utover det som det ordinære hjelpeapparatet vil kunne tilby. Blomster til skadde og pårørende og til forulykkedes begravelse Avklaring av riktige og tilstrekkelig mange kontaktpersoner for de pårørende Avklaring av hvordan HVS skal være representert ved eventuell begravelse Kondolansehilsen og annen oppfølging til pårørende 12. Evaluering. Se vedlegg 3 Ansvarsmatrise for beredskap på HVS Etter at hendelsen/situasjonen er avsluttet, skal følgende evalueres av skolens kriseledelse (i samarbeid med politiet): Generell status for gjennomføring av retningslinjene i beredskapsplanen. Spesielle situasjoner som krever oppfølging av grupper av personell/elever. Hendelser under situasjonen som avdekket mangelfulle rutiner og uklare ansvarsforhold. Behov for revisjon av kvalitetsdokumentene. Utarbeidelse av tiltaksplan for å lukke avvik. NB! Vedlegg fra neste side! Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 7 av 19

8 13. Ansvars- og oppgavematriser. Vedlegg 1. HVS kriseberedskap. Varslingsliste INTERNT. Navn Stilling Arbeidssted Bygning Gisle Birkeland Rektor Skippergata 6 (SG) Bekkegata 2 (BG) Kirsti Hagen Røed Bjørn Halvard Berget Anita Hauger Viken Liv Marit Hansen Stabsleder, Pedagogisk stab. Rektors stedfortreder (annenhver uke) Bekkegata Skippergata (ikke fast mønster) Telefon Telefon Mobil Jobb Telefon Privat Stabsleder Drift Skippergata Stabsleder Personal Skippergata Kommer og økonomi (PØ) senere Studierektor Skippergata Torhild Marie Studierektor Bekkegata S. Johannessen Dag Klevjer HMS-koordinator Skippergata Morten Vestland Tor Henning Askum Ola Småkasin Marit Carlsen Teknisk leder Skippergata Hovedverneombud Rektor Fagskolen i Vestfold (FIV) Avdelingsleder Fagskolen (FIV) Skippergata/ Bekkegata Skippergata Høyskolen i Vestfold Skippergata Høyskolen i Vestfold EKSTERNT. Nødnummer, nummer til samarbeidende institusjoner Enhet/instans Kontaktperson/tilleggsinformasjon Telefon Politi 112 Brannvesen 110 Ambulanse 113 VFK/utdanningssektor Øyvind Sørensen Horten Kommune/sentralbord Horten Kommune/kontaktperson 1 Geir Langhelle Mathisen / Horten Kommune/kontaktperson 2 Helge Skatvedt / Vaktselskap, NOKAS/alarmstasjon Bedriftshelsen AS/sentralbord Bedriftshelsen AS/kontaktperson Dag Aamodt Arbeidstilsynet Horten og Borre kirkekontor Pårørende og elever ut SMS-melding via mobilskole. Ikke etablert ennå Pårørende og elever inn HVS nødnummer, auto svarmelding eller sms. Vurderes, ikke etablert ennå. Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 8 av 19

9 Vedlegg 2. Flytskjema for varsling ved kriseberedskap. NB! Røde stiplete linjer i flytskjemaet er alternative løsninger når hovedløsning ikke er mulig. Sorte stiplete linjer er viktige kommunikasjonslinjer. Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 9 av 19

10 Vedlegg 3.1. Ansvarsmatrise for akutt kriseberedskap på HVS. Ansvarsperson Oppgaver Observatør Varsler umiddelbart relevante nødetater om situasjon/hendelse (politi, ambulanse, brannvesen) Ber 110 varsle Horten kommune om krise på HVS. Varsler deretter skolens sentralbord Når du ringer politiet og informerer sentralbord, hva vil de vite? Hvem som ringer Har du allerede varslet ambulanse, politi, brannvesen? Hva som har skjedd Hvor det har skjedd (f.eks. ved hvilken inngang i bygget, etasje, fløy) Hvordan det har skjedd Om det er kontroll på gjerningspersonen(e). Vet vi hvor den/de er. Hvem som er gjerningsperson(e). Beskrivelse Om det er våpen involvert. Eventuelt hva slags våpen Omfang: hvor mange er skadet/døde Om noen kan møte politiet og påvise hvor eventuell gjerningsperson(e) befinner seg Hvem som er varslet Hva slags tiltak observatør har iverksatt Tilkaller hjelp fra kolleger/andre hvis mulig Iverksetter akutt evakuering fra trusselområdet hvis nødvendig/mulig Sentralbord Mottar varsling fra observatør om situasjon/hendelse, noterer på loggskjema for varsling/innringing. Varsler politi, ambulanse, brannvesen i en akutt situasjon hvis dette ikke er gjort. Avklar med observatør. Ber også 110 varsle Horten kommune om krise på HVS. Varsler rektor/rektors stedfortreder, samme info som observatør gir Varslinger internt og eksternt logges på eget skjema hvis mulig. Sender ut info til elever, ansatte og pårørende etter påbud fra kriseledelsen NB! Skal aldri gi ut informasjon uten kriseledelsens godkjenning, men henvise til kriseledelsens leder. Rektor Er leder for kriseledelsen Varsler resepsjon, politi, ambulanse, brannvesen hvis det ikke er gjort Finner egnet møtested, varsler og samler så mange som mulig av skolens kriseledelse (Alternativer så nære som mulig, Horten kommune?) Varsler VFK s kriseledelse Varslinger internt og eksternt logges på eget skjema mulig. Oppretter førstelinjekontakt med politi sammen med kriseledelsen. Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 10 av 19

11 Vurderer akutte behov sammen med politi/ambulanse Koordinerer all intern og ekstern informasjon, samarbeider med politiet om når og hvordan. Står ansvarlig for all intern informasjon Ansvarlig for all kontakt med media, den eneste talsperson for skolen utad. Rektors stedfortreder Overtar rektor særlige ansvar ved rektors fravær Studierektor Deltaker i kriseledelsen Stabsleder PD Deltaker i kriseledelsen Stabsleder PS Deltaker i kriseledelsen Teknisk leder Deltaker i kriseledelsen Hovedverneombud Deltaker i kriseledelsen HMS-koordinator Deltaker i kriseledelsen Kriseledelse Akutt. Samles etter rektors/rektors stedfortreders anvisning Har førstelinjekontakt med politi sammen med rektor som er kriseledelsens leder. Oppretter kontakt med Horten Kommunes kriseteam, informerer om situasjonsbilde og -omfang, definerer behov for assistanse, har tett dialog om forløp. Bistår politiet med informasjon og relevant kompetanse Får best mulig overblikk over situasjonen Beslutter informasjon til elever, ansatte og pårørende (bruk av callinganlegg, sms, e-post, annet), hvis mulig i samarbeid med politiet Holder kontakt med VFK s kriseledelse og Horten Kommune Varsler ved behov andre offentlige instanser etter varslingsplan Varslinger internt og eksternt logges på eget skjema hvis mulig Henter inn aktuelle interne og eksterne støtteressurser/ nøkkelpersonell ved behov i samarbeid med Horten kommune og politi (f.eks. elevtjenesten, helsetjenesten, krisepsykiatri) Beslutter og prioriterer tiltak i forhold til løpende utvikling Beslutter mediehåndtering (avklares med politi), etablering av pressesenter, fullmakter, infosenter for pårørende, tid og sted for informasjon/uttalelser. Politi Tar kontakt med skolens kontaktpersoner Koordinerer og står ansvarlig for all ekstern informasjon, samarbeider med rektor/kriseledelse om når og hvordan. Organiserer redningsarbeidet. Horten kommune Oppretter kontakt med HVS kriseledelse. Avklarer situasjonens omfang og behov for assistanse. Er ansvarlig for etablering av samlingsplass for elever og pårørende i samarbeid med politi og helsetjeneste. Er ansvarlig for støttefunksjoner som psykiatrisk krisestøtte, lege- og andre helsetjenester, andre kommunale tjenester. Informasjonskonsulent Stenger deler av HVS hjemmeside etter påbud fra Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 11 av 19

12 rektor/kriseteam Elevtjenesten Bistår kriseledelsen med relevant informasjon og på stedet oppfølging av elever, blant annet på samlingsplass Medarbeider Observatør, skal varsle som øyenvitne til hendelser og mottaker av relevant informasjon Sørge for at sentralbord/rektor varsles Tilkaller hjelp fra kolleger Sørger for evakuering fra et akutt trusselområde hvis mulig. Henviser alle henvendelser fra media til rektor Elev Observatør, skal varsle som øyenvitne og mottaker av relevant informasjon Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 12 av 19

13 Vedlegg 3.2. Flytskjema for prosedyre for akutt beredskap Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 13 av 19

14 Vedlegg 4. Ansvarsmatrise for proaktiv kriseberedskap og etterarbeid. Ansvarsperson Oppgaver Rektor Proaktivt. Ansvarlig for beredskapsplanen og godkjenning av revisjoner av kvalitetsdokumentene. Ansvarlig for risikokartlegging Ansvarlig for forebyggende/proaktive tiltak, bl.a. plan for øvelser. Etterarbeid. Organiserer samling i etterkant av hendelsen for kolleger, medelever, eventuelt pårørende. Organiserer debriefing av relevante grupper eller enkeltpersoner i samarbeid med ekspertise, rådgiver, politi, kriseledelsen. Sørger for andre etterverntiltak (se planens punkt 9) Tar initiativ til en full evaluering av hendelsen i etterkant sammen med kriseledelsen og politiets representant. Implementerer korrigerende tiltak Rektors stedfortreder Overtar ansvar ved rektors fravær Studierektor Deltaker i kriseledelsen-proaktivt og etterarbeid Stabsleder PD Deltaker i kriseledelsen-proaktivt og etterarbeid Stabsleder PS Deltaker i kriseledelsen-proaktivt og etterarbeid Teknisk leder Deltaker i kriseledelsen-proaktivt og etterarbeid Hovedverneombud Deltaker i kriseledelsen-proaktivt og etterarbeid HMS-koordinator Deltaker i kriseledelsen-proaktivt og etterarbeid Ansvarlig for revisjon og oppdatering av all kvalitetsdokumentasjon, basert på eget initiativ og innspill fra ledelsen. Utformer rapport med korrigerende tiltak fra evaluering. Kriseledelse Planlegger og deltar i proaktivt arbeid. Foretar full evaluering av hendelsen i etterkant sammen med rektor, politiets representant og Horten kommune. Politi Deltar i proaktivt arbeid og evaluering ved behov. Avdelingsleder Samarbeider med kontakt-/faglærer om oppfølging av elever som viser truende adferd. Elevtjenesten Informerer og samarbeider med kontaktlærer/faglærer og studierektor om oppfølging av elever som viser truende/ustabil adferd. Kontakt-/faglærer Forfølger straks signaler/trusler som oppfattes indirekte men truende med eleven, melder også disse til studierektor og rektor. Slike signaler/trusler registreres i QM+. Samarbeider med avdelingsleder og rådgiver om oppfølging av eleven. Medarbeider Melder fra om mulige trussel-/faresituasjoner, avvikende oppførsel. Henviser alle henvendelser fra media til rektor Elev Melder fra om mulige trussel-/faresituasjoner, avvikende oppførsel. Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 14 av 19

15 Vedlegg 5. HVS kriseberedskap. Tiltaksmatrise ved bombetrussel. Oppgaver Tiltak Ansvarlig Varsling/Informasjon Ring politi Observatør/ Varsle resepsjon meldingsmottaker Varsle lokalt ansvarlig Tiltak Vurdere trussel: Kriseledelse Ikke spesifikk eller spesifikk Er trusselen underbygd med krav, motiv, sted/tidsangivelse? Ikke spesifikk: Spesifikk: Unngå evakuering hvis det ikke er Evakuere angitt område andre indikasjoner Evakuere Konferer med tilstøtende arealer politi Gjennomfør søk Stille søk (lokalkjent+politi) Evakuer ved funn Spredning av evakuert personell Informasjon til evakuert personell Rapportering/ etterarbeid Ved telefonisk/muntlig trussel, må meldingsmottaker notere: Tidspunkt Hva som ble sagt Stemme, tonefall, aksent Bakgrunnsstøy Skriftlig/elektronisk (eller annet) Sikring av bevis/spor (kfr politi) Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Kriseledelse Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 15 av 19

16 Vedlegg 6. HVS kriseberedskap. Tiltaksmatrise ved bygningsteknisk svikt. Oppgaver Tiltak Ansvarlig Varsling/informasjon Varsle resepsjon Observatør/ Etablere kontaktperson på stedet meldingsmottaker Varsle politi (hvis nødvendig) Melde forsikringsselskapet KLP Melde eiendomsavdelingen i VFK Tiltak Verifisere skadeomfang Prioritere i forhold til: Person-miljø-materiell Vurdere skadebegrensende tiltak Evakuere personell fra truede områder Etablere oppholdsområde for evakuert personell Sperre av området og opprette vakthold Kriseledelse Rapportering/ etterarbeid Rapportering av skade til: Politi Arbeidstilsyn Forsikringsselskapet KLP Eiendomsavdelingen/VFK Oppfølging av berørt personell Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Vurdering av behov for risikovurdering Kriseledelse Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 16 av 19

17 Vedlegg 7. Logg ved innringing/varsling av alvorlig hendelse (både potensiell og reell). Dato Mottaker Innringer/varsler Hvor det har skjedd Beskrivelse av hva som har skjedd/skjer Beskrivelse av hvordan det har skjedd Hvem er gjerningspersonen(e)? Er det kontroll på gjerningspersonen(e)? Er det våpen eller sprengstoffer involvert? Eventuelt hva slags? Omfang av ulykken. Hvor mange er skadet/døde? Kan du/noen møte politiet og påvise hvor gjerningspersonen(e) befinner seg? Hva slags tiltak har innringer/varsler iverksatt? Hvem andre er varslet? Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 17 av 19

18 Vedlegg 8. Kriseledelsens loggskjema. Funksjon: Rapportering av krisehendelse (konkret beskrivelse av hendelsens utvikling) Dato og åsted Hendelse Loggfører(e) Rapport Tid/kl. Fra Til Beskrivelse av situasjoner som oppstår Utførte oppgaver Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 18 av 19

19 Vedlegg 9. Skjema for rapportering og evaluering etter krise/ulykke. Sendes fylkesrådmann med kopi til aktuell direktør innen 3 dager etter at situasjonen er normalisert. Virksomhet/sted Horten videregående skole Ansvarlig leder Kort beskrivelse av hendelsesforløp i krisen/ulykken, omfang, tiltak og konsekvenser: Uforutsette hendelser under håndteringen: Oversikt over aktive ressurser og samarbeidspartnere i forbindelse med krisen/ulykken: Kort beskrivelse av informasjons- og kommunikasjonsflyten: Tiltak som skal iverksettes for å bedre håndteringen av tilsvarende situasjon: Kort beskrivelse av normaliseringen tilbake til ordinær drift: Dato Signatur virksomhetsleder Vedlegg 10 Lover og forskrifter med krav om beredskapsplaner/risikovurderinger. Link under arbeid. Se Overordnet beredskapsplanverk for Vestfold fylkeskommune. Horten videregående skole Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: HO Side 19 av 19