Styrets evalueringsrapport 2016

Transkript

1 Styrets evalueringsrapport 2016

2 INNHOLD Side 3: Visjon Side 4: Hilsen fra styret Side 5: Årets gruppeledere Side 6: Verdt å huske fra 2016 Side 8: Programmering 2016 Side 10: Økonomisk prognose 2017 Side 15: Utfordringer 2017 Side 16: Noen forbedringspunkter for 2017

3 Hvem er vi Visjon: KJF skal være den foretrukne arena for publikum og utøvere med interesse for jazz og moderne musikkuttrykk forankret i jazzen. Misjon: Få flere til å fatte interesse for moderne jazz. Lykkes vi med dette = Norges beste jazzopplevelser

4 Hilsen fra styret Styret, KU, gruppene og administrasjonen har gjennomført en grundig evaluering av årets festival. Det er også gjennomført evalueringer i de ulike gruppene som gir oss konstruktive og verdifulle tilbakemeldinger. Tilsammen gir dette oss et godt grunnlag for videreutvikling av Kongsberg Jazzfestival. Årets festival ble en formidabel salgssuksess, men evalueringen viser at vi fortsatt kan bli bedre både når det gjelder planlegging og gjennomføring. Det vil vi arbeide med fram mot neste festival basert på tilbakemeldingene. Kongsberg Jazzfestival skal framstå som vital, nyskapende og betydningsfull for norsk og internasjonal jazz. Vi har som ambisjon å by på Norges beste jazzopplevelser. For å være i stand til dette, er vi avhengig av en kommersielle aktiviteter som sikrer de smale jazzopplevelsene. Vi mener at det for festivalens sjel er viktig at klubbene blomstrer. Samspillet med det som skjer på Kirketorget og klubbene må derfor fungere svært godt. Det kunstneriske programmet må være av høy kvalitet slik at vi kan kjempe om økt festivalstøtte. Kongsberg, 26. oktober 2016, styret i Stiftelsen Kongsberg Jazzfestival Jan-Olav Styrvold (leder), Svein Skarheim (nestleder), Joar Bølstad, Anne Toril Kasin, Katrine Smemo Granlund, Wivi-Ann Bamrud, Juel H. Rye, Lars H Kurverud (vara) og Solveig Skår (vara)

5 Gruppeledere 2016 Gruppe Gruppeleder Gruppe Gruppeleder Akkreditering Ingunn Rokstad Presse Ingvild Støa Skrede og Anders Barrow Bar Truls Liang Programkomiteen Tor Dalaker Lund Barnival Celina Stokes Salg Mona Sanden Olivier Estetisk Britt Larsen Sanitet Hilde Wedde IKT Thomas Hellberg Hagen Service Ingvild Løchen Intern Mette Fjeldheim Sponsor Ingunn Våer Kaos Johanne Nesmann og Teknisk Petter Norby Pål Grini Transport Trond Brandzæg Kirketorget Geir Kristensen Vakt Tamara Pino-Parra og Mina Grimnes Miljø Hallvard Surlien Økonomi Nina Skarseth Jazzboksen Eldbjørg Tveit

6 Verdt å huske fra 2016 Sterkt program! Fantastisk vær og publikumsrekord Gulljazz sjarmerte alle Musikkteatret og MagaZinet for første gang Jazzboksen knutepunkt for festivalen

7 Verdt å huske fra 2016 Bebop & Business-suksess Kunstverket på Smeltehytta Statsminister og kulturminister på åpningen Publikumsrekord på Barnivalen Funskjonærmat

8 Styrets mandat til programkomiteen 2017 Styret ber daglig leder og programkomiteen om å basere programmet for 2017 på følgende forutsetninger: Kongsberg Jazzfestival skal by på Norges beste jazzopplevelser Musikk av høy kvalitet delt i tre hovedkategorier: Nyskapende/grensesprengende, Jazz for jazzinteresserte, folkelig med aksept hos jazzpublikum og kommersielt potensiale «Nyskapende/grensesprengende» skal vitaliseres og gi oss et fortrinn som skiller oss fra andre festivaler. Internasjonale artister på Kirketorget Publikumsmål på Max 50 konserter på hovedprogrammet. Kirketorget brukes ikke onsdag med mindre en artist med salgspotensial på over må bookes til denne dagen Fokusere på god programmering i Musikkteatret Skape trengsel i byen og på arenaene (fortette på begge sider av elven) Flere unike konsertopplevelser som kun oppleves på Kongsberg Jazzfestival. Særlig innenfor jazzsegmentet Fortsatt arbeide for deltagelse fra ikke-vestlige land. Programmet for barn og unge skal gi en inngang til jazzmusikk.

9 Musikk av høy kvalitet Nyskapende og grensesprengende Jazz for jazzinteresserte Folkelig med aksept i jazzmiljøet og kommersielt potensiale Fire! Avanthagen Pat Metheny Melody Gardot Kygo m/ Ensemble Denada Earth Wind and Fire Barnivalen Gulljazz Seminarer og workshops

10 Analyse av virksomheten fra proff.no Enkel analyse Festivalen har god egenkapital Dersom prognosen slår til vil egenkapitalen til virksomheten ligge på rundt 4 millioner ved årsslutt. Styret har satt som målsetning å bygge opp et risikofond/ha en egenkapital på kr 7 millioner kroner Det er derfor avgjørende at de kommende festivalene viser overskudd for å nå dette målet. På de følgende sidene kommer en analyse av virksomheten i Kongsberg Jazzfestival. Oversikten er fra proff.no

11 Økonomi - prognose År Resultat (prognose) Prognosen er en framskrivning av forventet årsresultat. Prognosen er beregnet ut i fra kjent resultat pr 1/10 og kjente utgifter/inntekter fram til regnskapet avlegges.

12 Både jazz og folkefest hadde vekst Prosentvis økning i billettsalg fra 2015 til fordelt på sjanger 65,5 53,4 42,7 26 NYSKAPENDE OG GRENSESPRENGENDE JAZZ FOR JAZZINTERESSERTE FOLKEFEST FESTIVALPASS + SÆRING DAGSPASS -1,4

13 Resultat pr sjanger Sjanger Resultat Barnival Gulljazz Nyskapende og grensesprengende Jazz for jazzfolk Folkefest Beregnet ut i fra kjente inntekter og utgifter som kan knyttes til de enkelte konserter. Som f.eks honorarer, hoteller, reiser, artistservice, lokalleie, lyd og lys, vakt, billettinntekter og salgsinntekter

14 Forhåndssalg - totalt salg År Reelt forhåndssalg Totalt salg % Billetter Verdi Billetter Verdi % % % % %

15 Trivsel og samhold Mat/fest Kostnad Kick-off Funksjonærfest tirsdag Funksjonærmat festival Funksjonærfest søndag Fribilletter (852 x kr 250) Totalt Oversikten viser hva det er investert i trivsel og samhold blant funksjonærer. Fribilletter viser kun verdien av rabatten som gis, men er i liten grad en direkte kostnad. Kostnader til nødvendig overnatting og arbeidsantrekk (t-skjorter) for funksjonærer beløper seg til ca kr ,

16 Utfordringer og muligheter for 2017 Balansegang Finne riktig balanse mellom kommersielle og smale/arrangementer Publikums ønsker vs størrelse på pubnglikumstilfang Kapasitet vs volum Utvikling Alltid være underveis Stagnasjon er en potensiell trussel Rask vekst Takle veksten i publikumsoppslutningen Arbeidsintensive arrangement = krever mange funksjonærer, økonomi, planlegging og timing Servering Strategisk valg = viktig for driften, men. Gir store krav til kvalitet, lønnsomhet, personell, og oppfølging Rammebetingelser Driften krever høy grad av egenfinansiering Posisjonering i forhold til ny festivalfinansiering (avklares høsten 2017) Sikkerhet Planverk, HMS, forskrifter, næringsmiddel mv. Sponsorer Reforhandle Generalsponsoratet med FMC og Hovedsponsoravtale med Kongsberg Gruppen og DNB Jobbe videre for at sponsorene opplever samarbeidet som en god investering

17 Noen forbedringspunkter for 2017 Funksjonærer Tilgang til funksjonærmat etter kl Bygge videre på identitet og gruppetilhørighet, særlig oppfølging av den store vaktgruppa Avklare billettregler for funksjonærer under 18 Gruppeledere Fortsette lederutvikling, men øke frekvensen på KU-møter Morgenmøtene under festivalen skal få strammere regi og fokus på det som skal skje i løpet av dagen Tydeligere forventninger om hva gruppeledere skal levere/ formidle. Publikumsutvikling Festivalpassordninger og håndteringen av dette Samarbeid med Kulturkortet for ungdom Håndtering av aldersgrenser/vergeordning Jazzprogrammet må nå nye publikumsgrupper Beredskap/HMS Risikoplaner må utarbeides/implementeres for arenaene Beredskapsplan og HMS-planer rulleres/implementeres Evakueringsplan Kirketorget Arbeidsbelastning for funksjonærer Skriftliggjøring av rutiner og dokumentasjon.

18 Noen forbedringspunkter for 2017 Program Riktig vekting mellom jazz og folkefest Ny giv for programmering på Smeltehytta Rendyrke Jazzboksen for musikkstudenter/semiprofesjonelle utøvere Finne balansen mellom hvor stort er stort nok, uten å gå utover jazzpublikummet og likevel overleve økonomisk. Organisasjonsutvikling Optimalisering av roller og ansvar i vaktgruppa Rolleavklaring vedr. kommunikasjon mellom administrasjon/funksjonærer gruppeleder/funksjonærer Ansvarsavklaring og tydeliggjøring Kirketorget Nytt produksjonsverktøy Miljø Videreutvikle miljøstrategien

19 Sentrale punkter for oppfølging 2017 Publikumssikkerhet og HMS for funksjonærer Festivalpassordninger og håndteringen av dette Oppgang av roller, beslutningsmyndighet og ansvar i hele organisasjonen Mellom styret-adm-gruppeledere-osv Optimalisering av rolle og ansvar knyttet til vaktgruppa Rolleavklaringer for å unngå innslippskaos Avklaring rundt pass og funksjonærer under 18 år Resultatoppfølging av bardriften Gruppenes evalueringer Forbedringspunkter fra evalueringshelga

20 Forbedringspunkter for 2016 Oppsummering av fjorårets forbedringspunkter Funksjonærer Følge opp funn fra frivilligundersøkelsen Videreutvikle mattilbud og tilholdssted for funksjonærer Jobbe med nyrekruttering tilby «funksjonærskolen» for nye funksjonærer Bygge intern identitet og gruppetilhørighet, men også stolthet til festivalen Publikumsutvikling Følge opp funn fra publikumsundersøkelsen Ungdom som prioritert målgruppe Gjøre jazzprogrammet lett tilgjengelig for nye publikumsgrupper (pop-up, jazz for dummies etc) Organisasjonsutvikling Synligere og tydeligere administrasjon, tettere oppfølging av gruppene Bedre kommunikasjon styret/gruppeledere/admin, samt tydeligere kommunikasjon av ansvarsfordelinger i admin Fortsette lederutvikling/kurs for gruppeledere Justere funksjonsområdenes sammensetning Nye funksjoner i MyEvent

21 Forbedringspunkter for 2016 Oppsummering av fjorårets forbedringspunkter Program Videreutvikle Magasinet og vurdere å flytte jamen hit Fokusere på et sterkt program i Musikkteatret Være mer bevisst på å få hit musikere fra andre deler av verden ( f.eks Afrika, Japan. Sør-Amerika, Øst-Europa) Presentere musikk i kombinasjon med andre kunstarter, så som dans, video, bildekunst o.l. Bookingene innenfor det kommersielle må ha aksept i jazzmiljøet Ambisjonsnivå billettsalg: Flytte Teen-gig til EnergiMølla Beredskap/HMS Rullere beredskapsplan og HMS-planer Skriftliggjøring av rutiner og dokumentasjon. Alkoholforbud i riggesituasjoner Vurdere egen nedriggsansvarlig

22 Forbedringspunkter for 2016 Oppsummering av fjorårets forbedringspunkter Kirketorget Fokus på kveldsprogram Bedret inntjening/mersalg Forenkle båndrutiner Omdømme hos musikere Følge opp funn fra musikerundersøkelsen med bl.a. utvidet backlinetilbud (trommesett, forsterkere etc.) Organisering av spillesteder Klubbvert må på plass på alle spillesteder, Tydelig instruks (roller/ansvar) Miljø Følg opp miljøstrategien