Utvalg Utvalgssak Møtedato Kvalitets og læringsmiljøutvalget KLU 35/

Transkript

1 Universitetet i Stavanger Kvalitets og læringsmiljøutvalget Utvalg Utvalgssak Møtedato Kvalitets og læringsmiljøutvalget KLU 35/ KLU 35/15 KLU 2015/2016 Konstituering og valg av leder Vedtakssak (P360 15/05393) Saken gjelder: Utvalget skal konstituere seg, og det skal velges leder for utvalget for studieåret 2015/2016 i tråd med gjeldende lover og retningslinjer. I Kvalitets- og læringsmiljøutvalgets mandat står følgende: «Ansattrepresentanter: prorektor m/vara, instituttleder eller annen faglig leder fra fakultet eller institutt (fak. 1), instituttleder eller annen faglig leder fra fakultet eller institutt (fak. 2), fakultetsdirektør (fak.3 ) og ressursdirektør. Styret oppnevner 5 studenter (oppnevnes etter anbefaling fra Studentorganisasjonen (StOr)). Som faste observatører i utvalget er: AMU, Driftsavdelingen, Studentsamskipnaden, Læringsstøttesenteret, Studentprest, Universitetsbiblioteket, Kvalitetskoordinator fakultet (3 fak), Statsbygg, Kontaktperson for studenter med nedsatt funksjonsevne, PhDstudentrepresentant, Internasjonalt kontor og Arkeologisk museum. To studenter velges for to år, og tre studenter velges for ett år. Ledervervet veksler hvert år mellom studentene og de tilsatte. Ved eventuelle avstemninger har leder dobbeltstemme i tilfeller med stemmelikhet.» For studieåret 2015/2016 skal ledervervet ligge hos en ansatt. Utdanningsdirektøren, som sekretær for Kvalitets- og læringsmiljøutvalget, fremmer følgende: Forslag til vedtak: Kvalitets- og læringsmiljøutvalget konstitueres ved å velge prorektor Tor Hemmingsen til leder av utvalget studieåret 2015/2016. Invitasjonen til IT-direktøren og EVUdirektøren som observatører til utvalget utvides til å gjelde hele studieåret. Stavanger, Bjarte Hoem fung. utdanningsdirektør Saksbehandler: Maren Anne Kvaløy Vedlegg: KLUs mandat Rektors fullmakt: Oppnevning av studentrepresentanter for KLU 2015/2016 1/1

2 KLU Vedlegg 1 - Mandat KLU - side 1 Kvalitets- og læringsmiljøutvalget ved UiS Mandat Kvalitets- og læringsmiljøutvalget (KLU) ved UiS er oppnevnt av Universitetetsstyret for å bidra til at bestemmelsene om læringsmiljø i Lov om universiteter og høgskoler, 4-3 blir gjennomført. Utvalgets setter fokus på sider av studentlivet som har med det fysiske og psykososiale lærings- og studiemiljøet å gjøre. Kvalitets- og læringsmiljøutvalgets mandat: 1. Kvalitets- og læringsmiljøutvalgets funksjon og mål Kvalitets- og læringsmiljøutvalget (KLU) ved Universitetet i Stavanger skal være et rådgivende organ for universitetsstyret og ledelsen for øvrig, i saker som angår utvikling og bruk av universitetets kvalitetssystem og i spørsmål knyttet til det fysiske og psykososiale læringsmiljøet ved UiS. Med utgangspunkt i studentenes forutsetninger, behov og interesser skal KLU være med på å skape et aktivt læringsmiljø. Med læringsmiljø forstås universitetets fysiske områder og all aktivitet som påvirker læring og undervisning ved Universitetet i Stavanger. 2. Kvalitets- og læringsmiljøutvalgets overordnede arbeid Kvalitets- og læringsmiljøutvalget ved UiS skal: - Samarbeide med studentene gjennom ulike organ om spørsmål som angår studentenes fysiske og psykososiale læringsmiljø - Ha et godt samarbeid med kontaktpersoner for studenter med funksjonsnedsettelse for å sikre at studenter med tilretteleggingsbehov sin velferd ivaretas på en best mulig måte innenfor hva som er rimelig og mulig. - Aktivt holde ledelsen orientert om områder med behov for tiltak for å bedre læringsmiljøet - Samarbeid med interne og eksterne enheter som Universitetsbiblioteket, Felles ressurssenter, Enhet for studentservice, Studentsamskipnaden og Statsbygg for å utvikle et best mulig læringsmiljø for studentene ved UiS. - Legge til rette for at enkeltstudenter/ansatte og enheter/grupper ved UiS kan be om å få tatt opp saker i KLU utvikling og bruk av kvalitetssystemet eller som angår studentenes totale læringsmiljø - Utvalget skal behandle saker som angår utvikling og bruk av kvalitetssystemet, og gi de råd som er nødvendige for at kvalitetssystemet har en tilfredsstillende utvikling og bruk. - Avgi årlig rapport til styret om sitt arbeid og forslag til nye tiltak på en slik måte at det kan inngå i universitetets kvalitetssikringssystem. KLUs årlige rapport skal inngå i grunnlaget for det årlige budsjettarbeidet. 3. Kvalitets- og læringsmiljøutvalgets sammensetning I styresak 127/11 ble følgende sammensetning i utvalget vedtatt: Ansattrepresentanter: prorektor m/vara, instituttleder eller annen faglig leder fra fakultet eller institutt (fak. 1), instituttleder eller annen faglig leder fra fakultet eller institutt (fak. 2), fakultetsdirektør (fak.3 ) og ressursdirektør. Styret oppnevner 5 studenter (oppnevnes etter anbefaling fra Studentorganisasjonen (StOr)). Som faste observatører i utvalget er: AMU, Driftsavdelingen, Studentsamskipnaden, Læringsstøttesenteret, Studentprest, Universitetsbiblioteket, Kvalitetskoordinator fakultet (3

3 KLU Vedlegg 1 - Mandat KLU - side 2 fak), Statsbygg, Kontaktperson for studenter med nedsatt funksjonsevne, PhDstudentrepresentant, Internasjonalt kontor og Arkeologisk museum. To studenter velges for to år, og tre studenter velges for ett år. Ledervervet veksler hvert år mellom studentene og de tilsatte. Ved eventuelle avstemninger har leder dobbeltstemme i tilfeller med stemmelikhet. Kvalitets- og læringsmiljøutvalget står ellers fritt til å innkalle andre til å redegjøre på møtene. Kvalitets- og læringsmiljøutvalgets sekretariat ligger til Utdanningsavdelingen.

4 Universitetet i Stavanger Kvalitets og læringsmiljøutvalget Utvalg Utvalgssak Møtedato Kvalitets og læringsmiljøutvalget KLU 36/ KLU 36/15 Godkjenning av innkalling til møtet 15. september 2015 Vedtakssak (P360 15/05393) Saken gjelder: Godkjenning av innkallingen til møtet 15. september 2015 som ble sendt utvalgets medlemmer 8. september. Forslag til vedtak: Innkalling til møte i KLU 15. september 2015 godkjennes. Stavanger, Bjarte Hoem fung. utdanningsdirektør Saksbehandler: Stig A. Selmer Anderssen 1/1

5 Universitetet i Stavanger Kvalitets og læringsmiljøutvalget Utvalg Utvalgssak Møtedato Kvalitets og læringsmiljøutvalget KLU 37/ KLU 37/15 Godkjenning av møtebok fra møtet 26. mai 2015 Vedtakssak (P360 15/05393) Saken gjelder: Godkjenning av møteboka som ble sendt utvalgets medlemmer etter forrige KLU møte. Møteboka ble sendt som pdf filer (KLU Møtebok.pdf samt KLU Møtebok med vedlegg.pdf) 02.06, og ble lagt ut på intranettet og i P360. Forslag til vedtak: Møtebok fra KLU møtet 26. mai 2015 godkjennes. Stavanger, Bjarte Hoem fung. utdanningsdirektør saksbehandler: Stig A. Selmer Anderssen 1/1

6 Universitetet i Stavanger Kvalitets og læringsmiljøutvalget Utvalg Utvalgssak Møtedato Kvalitets- og læringsmiljøutvalget KLU 38/ KLU 38/15 Oppfølging av rapporten om evaluering av utvalgene Vedtakssak (P360 15/05393) Saken gjelder: Arbeidsgruppen som ble nedsatt av Utdanningsutvalget (UU) og kvalitets- og læringsmiljøutvalget (KLU) i 2014 for å evaluere de to utvalgenes funksjon i de nye rollene som ble fastsatt for utvalgene i 2011, har fullført sine oppgaver og avgitt sin rapport. Rapporten ble lagt fram for de to utvalg i mai. Denne saken gjelder utvalgenes oppfølging av rapporten, slik de to utvalgene har bedt om i sine vedtak i sakene UU 24/15 (Utdanningsutvalget) og KLU 28/15 (Kvalitets- og læringsmiljøutvalget). Bakgrunn I 2011 ble mandatene til Utdanningsutvalget og Kvalitets- og læringsmiljøutvalget endret, blant annet som oppfølging av de råd UiS fikk av NOKUT etter evalueringen av institusjonens kvalitetssystem i Samtidig var det også et ønske om å distribuere arbeidet med kvalitetssystemet, slik at det ikke lenger kun var universitetsdirektør og kvalitetskontor som kunne fremme saker om endringer av systemet for styret, men at også de to sentrale utvalgene ved UiS ble gitt en større grad av medvirkning gjennom å bli gitt ulike roller i arbeidet med sikring og utvikling av studiekvaliteten (Utdanningsutvalget) og utvikling og bruk av kvalitetssystemet (Kvalitets- og læringsmiljøutvalget). I samme styresak som ga utvalgene fornyede mandater, ble samtidig det ene utvalgets navn endret fra Læringsmiljøutvalget til Kvalitets- og læringsmiljøutvalget (KLU), for å tydeliggjøre det nye arbeidsområdet utvalget ble tillagt. Endringene styret gjorde i de to utvalgenes sammensetning og mandat hadde samlet et så stort omfang at det så vel i utvalgenes egen behandling som i styresakene ble påpekt at det ville være behov for at man etter noe tid evaluerte virkningene av endringene. Dette ble fulgt opp av utvalgene i 2013 og I sakene UU 15/14 og KLU 14/14 gikk begge utvalgene inn for at det skulle gjøres en evaluering av utvalgene, og utdanningsdirektøren ble bedt om å legge fram en modell for slik evaluering, basert på innspillene fra utvalgene. I de resulterende sakene (UU 24/14 og KLU 30/14) gikk de to utvalg inn for at evalueringen skulle gjennomføres av en arbeidsgruppe med følgende mandat: «Arbeidsgruppa skal: 1. Evaluere utvalgenes funksjon og forhold til mandatet, medregnet rollefordeling mellom utvalgene 2. Evaluere utvalgenes arbeidsformer og kommunikasjon mellom utvalgene, sekretariatet og enheter ved universitetet 3. Vurdere om det er behov for å revidere mandatene og/eller sammensetningen for utvalgene, på bakgrunn av lover, regelverk og strategidokumenter slik de nå foreligger 4. Evaluere opplæring av nye medlemmer i utvalgene» Arbeidsgruppen ble ledet av professor Helge Bøvik Larsen, og gruppa la fram sin midtveisrapport på møtene i de to utvalgene 24. mars 2015 (KLU) og 25. mars 2015 (UU). Begge utvalg tok midtveisrapporten til orientering. Arbeidsgruppen ferdigstilte sin endelige rapport i tide til at den kunne behandles av begge utvalgene i sine påfølgende møter, og i mai 2015 ble arbeidsgruppas rapport og anbefaling lagt frem for 1/5

7 KLU og UU. Arbeidsgruppens endelige rapport ble lagt fram for de to utvalg i sakene UU24/15 og KLU 28/15. Kvalitets- og læringsmiljøutvalget gjorde 26. mai 2015 følgende vedtak i sin behandling av rapporten (sak KLU 28/15): a) Utvalget takker arbeidsgruppa for den fremlagte rapporten. Utvalget ber utdanningsdirektøren utarbeide forslag til hvordan de fire områdene kan følges opp av utvalget. Også konsekvensene av de ulike oppfølgingstiltak må inngå. b) Utvalget ber utdanningsdirektøren ta syn som fremkommer i rapporten og i utvalgets drøfting av saken videre i arbeidsgruppen for det pågående arbeidet med en eventuell fusjon, hvor utvalgsstruktur og utvalgenes sammensetning og mandat vil måtte blir vurdert. Utdanningsutvalget gjorde dagen etter (27. mai 2015) følgende vedtak i sin behandling av rapporten (sak UU 24/15): «Utvalget støtter rapporten sine hovedkonklusjoner og ber om at det blir laget en plan for diskusjon til første møte i utvalget høsten 2015.» Den foreliggende sak, som er utarbeidet som fellessak for de to utvalg, utgjør utdanningsdirektørens oppfølging av så vel selve rapporten som av vedtakene de to utvalgene gjorde i sakene KLU 28/15 og UU 24/15. Utdanningsdirektørens vurderinger Utdanningsdirektøren deler i stor grad arbeidsgruppens syn innenfor alle de fire områdene arbeidsgruppen etter sitt mandat ble bedt om å avgi sin vurdering: «Arbeidsgruppa skal evaluera utvala sin funksjon i høve til mandata, medrekna rollefordelinga mellom utvala»: Utdanningsdirektøren er enig med arbeidsgruppen i at utvalgene gjennom sitt arbeid oppfyller utvalgenes mandat på en tilfredsstillende måte, gitt de ressurser som er stilt til rådighet for utvalgene. Utdanningsdirektøren er også enig i at rollefordelingen mellom utvalgene med fordel kan gjøres klarere, og at mandatenes ambisjoner kan bringes mer i samsvar med de ressurser de to utvalgene har til rådighet. Utdanningsdirektøren er enig i at angående forholdet mellom orienteringssaker og vedtakssaker har det i perioden som er vurdert vært et for stort innslag av orienteringssaker. «Arbeidsgruppa skal evaluera utvala sine arbeidsformer og kommunikasjonen mellom utvala og mellom utvala, sekretariatet og einingar ved universitetet»: Utdanningsdirektøren er enig i at kommunikasjonen og samarbeidet mellom de to utvalg har vist en betydelig framgang siden mandatendringene i De endringene i utvalgenes mandat som ble foreslått av arbeidsgruppen for utvikling av kvalitetssystemet må slik sett sies å ha hatt en virkning helt i tråd med målene. Når det gjelder utvalgssekretariatenes oppgaver tilrår arbeidsgruppen en økt bruk av ressurser til saksforberedelse. Utdanningsdirektøren ser klart poenget med tiltaket som foreslås, men er allikevel usikker på om en forskyving av ressursene over til sentrale stabsenheter er den rette veien å gå for å oppnå denne virkningen. Når det gjelder utvalgenes forhold til studentene og de øvrige enheter, er utdanningsdirektøren enig i at enhetene ikke gjør seg så god bruk av utvalgene som de kunne vært tjent med, og utdanningsdirektøren er også enig at dette i særlig grad gjelder hvordan enhetene gjør seg bruk av KLU. Når det gjelder studentene, mener utdanningsdirektøren derimot at det har vært en klar framgang i hvordan studentene gjør seg bruk av de to utvalg siden 2011, selv om det fortsatt er godt med rom for å videreutvikle dette. 2/5

8 «Arbeidsgruppa skal vurdera om der er behov for å revidera mandata og/eller sammensetninga for utvala, på bakgrunn av lover, regelverk og strategidokument slik dei nå ligg føre»: Utdanningsdirektøren er like fullt enig med arbeidsgruppens vurdering av at endringene i sektoren, lovverket og institusjonsstrategien nå har resultert i at det foreligger et klart behov for å revidere utvalgenes mandater. Utdanningsdirektøren er tilfreds med å kunne registrere at arbeidsgruppen på dette punkt har hatt kapasitet til å gå dypere inn i materien, og som resultat av dette har kunnet gi bidrag også ut over mandatets forventninger, idet arbeidsgruppen har gitt en rekke konkrete forslag til hva som kunne være aktuelle endringer i de to utvalgenes mandater. «Arbeidsgruppa skal evaluera opplæringa av nye medlemer i utvala»: Også på dette punktet deler utdanningsdirektøren arbeidsgruppens vurdering fullt ut. Arbeidsgruppens formulering av «at informasjon og opplæring angående utvalgenes roller og arbeidsoppgaver ser ut til å ha utviklet seg fra nær fraværende til et nivå som er bedre, men klart utilstrekkelig» beskriver forholdet på en ubehagelig, men presis måte. Halvdagsseminaret for studentrepresentanter som ble avholdt for første gang nå i august er et steg i riktig retning. Sett under ett finnes det en god del informasjon om utvalgene og deres roller og arbeid, men informasjonen er spredt over mange steder som det er alt annet enn enkelt å finne fram til, slik at behovet for å gjøre informasjon tilgjengelig på en måte nye utvalgsmedlemmer greit kan gjøre seg bruk av må anses som presserende. Arbeidsgruppens mer generelle vurderinger (uavhengig av de fire mandatpunktene) omfatter blant annet en påpekning av at idet kvalitet er (og bør være) et arbeidsfelt de to utvalg begge engasjerer seg i, så virker det unaturlig at kun det ene utvalget har begrepet kvalitet med i utvalgsnavnet. Denne vurdering er utdanningsdirektøren enig i. Videre oppfølgingsarbeid i utvalgene Utvalgene har bedt om en plan for hvordan de fire punktene kan følges opp av utvalgene. Utdanningsdirektøren vil ta utgangspunkt i institusjonens formelle rammeverk 1 slik dette er brukt i utarbeidelsen av institusjonens sentrale handlingsplaner 2, der det først nå i septembermøtet fastlegges hva som vil oppnås (mål) og deretter, i novembermøtet, legges frem en plan for hvordan dette skal oppnås (tiltak). Samtidig ser utdanningsdirektøren det som maktpåliggende at det ikke utarbeides enda en institusjonell handlingsplan, men at de to utvalgene innarbeider de mål og tiltak man kommer fram til i sine egne planer for det kommende år (og videre framover) 3. På basis av de forhold som er påpekt under hvert av de fire områdene nedenfor inviterer utdanningsdirektøren utvalgene til å vurdere de angitte mål som gjeldende for utvalgets videre oppfølging av de fire områder: Utvalgets funksjon, medregnet rollefordeling mellom utvalgene: Kvaliteten i universitetets studietilbud vil utgjøre den overordnede målsetting for begge utvalg. Som fastslått i institusjonens handlingsplan for universell utforming og tilrettelegging, påligger det den som yter et tilbud rettet mot allmennheten at så vel tilbudet som de omgivelser det tilbys i skal være universelt utformet. Utdanningsdirektøren anser lovverkets inndeling mellom tilbudet selv og tilbudets omgivelser som en inndeling som både er innarbeidet ved universitetet i en viss grad (gjennom 1 Herunder forvaltningsloven, statens økonomireglement, universitets og høyskoleloven, og diskriminerings og tilgjengelighetsloven. 2 Eksempelvis «Handlingsplan for universell utforming og tilrettelegging», og «UiS Veikart : Læringsmiljøet, undervisningsformene og den digitale utviklingen». 3 Begge utvalgene vil behandle sine planer for 2016 og videre framover på sine møter i november /5

9 handlingsplanen), som er fullt ut i tråd med gjeldende lover og regler, og som samtidig er velegnet for å konkretisere og avgrense hva som skal utgjøre de to utvalgenes sentrale oppgaver. Utdanningsdirektøren foreslår derfor at Utdanningsutvalget bør betrakte studiekvaliteten som avgrenset av studietilbudets innhold som sentralt arbeidsområde, mens Kvalitets- og læringsmiljøutvalget bør betrakte de omgivelser studiene tilbys i (altså det fysiske, det digitale og det psykososiale læringsmiljø) som sentralt arbeidsområde. Angående utvalgenes funksjon, må UiS som akkreditert institusjon ivareta NOKUTs strategi og arbeidsmodell lokalt 4, gjennom den funksjon NOKUTs tilsynsdirektør omtaler som «LOKUT» - altså et lokalt organ for kvalitet i utdanningene. Gitt den overnevnte inndeling av arbeidsområder de to utvalgene i mellom, vil de to utvalgene sett under ett nettopp kunne utgjøre et slikt «LOKUT». Dette kan utvalgene oppnå gjennom følgende mål for sitt oppfølgingsarbeid på dette punkt: Utdanningsutvalget skal bidra til å sikre og utvikle studiekvaliteten rettet mot studienes innhold. Kvalitets- og læringsmiljøutvalget skal bidra til å sikre og utvikle studiekvaliteten rettet mot studienes omgivelser i form av fysisk, digitalt og psykososialt læringsmiljø. Utvalgets arbeidsformer, og kommunikasjonen mellom utvalgene, sekretariatet og enheter ved universitetet: Med unntak av akkrediteringsfunksjonen til UU er utvalgenes arbeid og funksjon er lite kjent i organisasjonen. Med unntak av de organisasjonsaktive gjelder dette også studentene. På dette området kan utvalgene oppnå forbedring gjennom følgende mål for sitt oppfølgingsarbeid: Utdanningsutvalget skal på en best mulig måte bidra til at enhetene og studentene gjør seg bedre bruk av utvalget. Kvalitets- og læringsmiljøutvalget skal på en best mulig måte bidra til at enhetene og studentene gjør seg bedre bruk av utvalget. Revisjon av utvalgets mandat og sammensetning: Styret ved UiS har fulgt evalueringen av utvalgene, og har signalisert at det vil kunne ønske å behandle utvalgenes mandater i sitt desembermøte. Dersom så skulle skje, vil det være utvalgenes møter i november som er utvalgenes anledning til å gi sine innspill til slik styrebehandling. Dette kan utvalgene oppnå gjennom følgende mål for sitt oppfølgingsarbeid på dette punkt: Utdanningsutvalget skal beholde den strategiske rolle utvalget er gitt, og vil foreslå en justering av mandatet slik at de sentrale oppgavene i større grad er rettet mot studienes innhold. Den direkte strategiske rollen bør være knyttet til overordnede strategiske vurderinger. Kvalitets- og læringsmiljøutvalget skal beholde den strategiske rolle utvalget er gitt, og vil foreslå en justering av mandatet slik at de sentrale oppgavene i større grad er rettet mot studienes omgivelser i form av fysisk, digitalt og psykososialt læringsmiljø. Den direkte strategiske rollen bør være knyttet til overordnede strategiske vurderinger. Det bør inngå i Utdanningsutvalgets forslag at også reakkrediteringer av studier omfattes. Tilsvarende bør det inngå i Kvalitets- og læringsmiljøutvalgets forslag at utvalgets navn endres til Læringsmiljøutvalget. Det bør også være blant målene for arbeidet at mandatene blir kortfattede og konkrete i sin form, og at de gjennom sitt innhold både avhjelper de forhold/funksjoner arbeidsgruppen i sin rapport påpekte som 4 Arbeidsmodellen forutsetter at institusjonen ivaretar følgende fire oppgaver: Godkjenning/akkreditering, Fastsetting av retningslinjer, Tilsyn, Rådgiving/veiledning. 4/5

10 problematiske, styrker de forhold/funksjoner arbeidsgruppen påpekte som velfungerende, avhjelper forhold som utvalget selv opplever som problematiske, styrker forhold som utvalget opplever som velfungerende, samt omfatter nye funksjoner som utvalget ser at universitetet vil være tjent med. Opplæring av nye medlemmer i utvalget: Den påkrevde forbedring av opplæringen kan utvalgene oppnå gjennom følgende mål for sitt oppfølgingsarbeid på dette punkt: Nye utvalgsmedlemmer i UU og KLU skal snarest mulig etter oppnevning tilbys opplæring i utvalgsarbeid slik at de er best mulig forberedt til å delta i utvalgsarbeidet. Forslag til vedtak «Utvalget slutter seg til utdanningsdirektørens vurdering av hvordan de fire hovedpunktene i rapporten kan følges opp av utvalgene, med det formål å følge opp rapportens vurderinger. Følgende mål tas med i det videre arbeidet: Kvalitets- og læringsmiljøutvalget skal bidra til å sikre og utvikle studiekvaliteten rettet mot studienes omgivelser i form av fysisk, digitalt og psykososialt læringsmiljø. Kvalitets- og læringsmiljøutvalget skal på en best mulig måte bidra til at enhetene og studentene gjør seg bedre bruk av utvalget. Kvalitets- og læringsmiljøutvalget skal beholde den strategiske rolle utvalget er gitt, og vil foreslå en justering av mandatet slik at de sentrale oppgavene i større grad er rettet mot studienes omgivelser i form av fysisk, digitalt og psykososialt læringsmiljø. Den direkte strategiske rollen bør være knyttet til overordnede strategiske vurderinger. Nye utvalgsmedlemmer skal snarest mulig etter oppnevning tilbys opplæring i utvalgsarbeid slik at de er best mulig forberedt til å delta i utvalgsarbeidet. Utdanningsdirektøren bes ta utgangspunkt i institusjonens formelle rammeverk der det her fastlegges hva som vil oppnås (mål), og deretter i november legges en plan for hvordan dette skal oppnås (tiltak). Utvalget ber utdanningsdirektøren legge til rette for den videre oppfølging av de fire områdene, herunder å legge fram sak om nytt mandat og sammensetning på bakgrunn av diskusjoner og vurderinger i septembermøtet til utvalgets møte i november Utvalget ber om at saksdokumentene for saken sendes ut en uke tidligere enn ordinær utsending.» Stavanger, Bjarte Hoem fung. utdanningsdirektør saksbehandlere: Maren Anne Kvaløy og Stig Selmer-Anderssen 5/5

11 Universitetet i Stavanger Kvalitets og læringsmiljøutvalget Utvalg Utvalgssak Møtedato Kvalitets og læringsmiljøutvalget KLU 39/ KLU 39/15 Årshjul, planer og mål Vedtakssak (P360 15/05393) Saken gjelder: Utvalgets oppfølging av og arbeid med utvalgets årshjul, samt mål og planer for utvalgets arbeid. I Kvalitets- og læringsmiljøutvalgets plan for 2015 inngår det at «Utvalet skal arbeida med vidareutvikling av sakskart og årshjul i samarbeid med utdanningsutvalet» 1. Det ble i løpet av 2014 utarbeidet en tabell som ga oversikt over utvalgenes saker fordelt på årets utvalgsmøter i de to utvalg. Dette var et i hovedsak administrativt årshjul, der utvalget ikke hadde noen aktiv rolle verken i sakstilfanget som inngikk eller sakenes plassering over årets møter. Mens plasseringen av enkelte av sakene innenfor årshjulet har lite fleksibilitet for enkelte sakers vedkommende, vil tidspunktet for andre saker kunne justeres. Et eksempel på slik fleksibilitet har vært utvalgenes plassering av fellesseminaret. Etter å ha forsøkt ulike plasseringer, er utvalgene nå omforent i synet på at fellesseminaret bør avholdes i august hvert år. I oppfølgingen av utvalgets plan for 2015 foreslår utdanningsdirektøren at alle utvalgets årvisse saker tas inn i årshjulet. Nedenstående liste omfatter alle slike saker som utvalgssekretæren og sekretariatet har kjennskap til. Listen gir en oversikt over faste innholdselementer, også slike som naturlig vil falle inn i andre saker som tas opp. I listen er de av utvalgets påkrevde saker som har liten eller ingen fleksibilitet angitt med fet skrift. KLU årshjulsaker Møte Måned Årsrapport for utvalget foregående år 1 Februar Utlysning av læringsmiljøprisen 1 Februar Utlysing av midler til læringsmiljøfremmende tiltak 1 Februar Møteplan for det etterfølgende utvalgsår 1 Februar Oppfølging av sentrale handlingsplaner og systemer - vår 2 Mars Budsjettinnspill til budsjett for neste år 2 Mars Tema for årets fellesseminar 2 Mars Vedtak LMU-midler 3 Mai Vedtak læringsmiljøpris 3 Mai Utvalgskonstituering 4 September Årshjul, planer og mål 4 September Oppfølging av fellesseminaret 4 September Plan for utvalgets arbeid kommende år 5 November Oppfølging av sentrale handlingsplaner og systemer - høst 5 November Innspill til budsjettjustering for kommende år 5 November 1 I sak «KLU 46/14 Plan for KLU 2015». 1/2

12 Utdanningsdirektøren inviterer utvalget til å fastsette årshjulsakene for utvalgsåret med utgangspunkt i denne listen, slik at møtet i november 2015 samt møtene i februar, mars og mai 2016 vil innbefatte de årshjulsaker man kommer fram til på møtet. Samtidig vil utdanningsdirektøren minne om utvalgets planer og mål for 2015 som angitt i sak KLU 46/14, der utvalget fastsetter følgende som prioriterte områder i 2015: Bruk og utvikling av kvalitetssystemet Universell utforming Det digitale læringsmiljøet Utvalgets arbeidsformer, og samarbeidet mellom de sentrale utvalg Angående universell utforming kan det anføres at utvalget allerede har nådd målet om at styret skal vedta institusjonell handlingsplan for universell utforming, slik at det som gjenstår av planpunktet er å «arbeide for at planen vert følgd opp på alle nivå og i alle einingar». Angående de to punktene om bruk og utvikling av kvalitetssystemet og om det digitale læringsmiljøet vises det til utvalgssaken om pågående saker, planer og prosjekter. Angående utvalgets arbeidsformer og samarbeidet mellom de sentrale utvalg er dette behandlet i foregående sak på dagens møte, der også tilhørende tillegg til utvalgets plan for kommende periode ble behandlet. Forslag til vedtak: Kvalitets og læringsmiljøutvalget fastsetter årshjulsakene for utvalgsåret 2015/2016 i tråd med sakens liste over årshjulsaker, med de endringer man på møtet har kommet fram til. Stavanger, Bjarte Hoem fung. utdanningsdirektør saksbehandler: Stig A. Selmer Anderssen 2/2

13 Universitetet i Stavanger Kvalitets og læringsmiljøutvalget Utvalg Utvalgssak Møtedato Kvalitets og læringsmiljøutvalget KLU 40/ KLU 40/15 Nye europeiske standarder og retningslinjer for høyere utdanning Vedtakssak (P360 15/05393) Saken gjelder: De nye standardene og retningslinjene som nå gjelder for all høyere utdanning i Europa. Siden det høyere europeiske utdanningsområdet ble etablert i 2010, har alle deltakende nasjoner vært underlagt et felles sett standarder og retningslinjer. Standardene og retningslinjene ble fastsatt første gang av ministermøtet i Bergen i 2005, og sist justert i Siden det europeiske høyere utdanningsområdet har vært i rask endring, ikke minst siden etableringen av det høyere europeiske utdanningsområdet i 2010, vurderte man i forkant av ministermøtet i Bucharest i 2012 at det var behov for en gjennomgripende revisjon av standardene og retningslinjene, og et omfattende revisjonsarbeid resulterte i at ministrene fra samtlige 47 europeiske land (som samlet omtales som Bologna-sonen) vedtok på toppmøte i Jerevan i mai 2015 nye retningslinjer og standarder for kvalitetssikring som gjelder for hele det europeiske utdanningsområdet. NOKUT trekker fram at det vil være institusjonene selv som må følge opp mange av kravene i de reviderte standardene og retningslinjene 1. Kunnskapsdepartementet uttaler at de vil oversette de nye standardene og retningslinjene, og deretter informere alle institusjonene. Departementet understreker også at det blir NOKUT som vil kontrollere om institusjonene arbeider etter standardene 2. Arbeidsgruppen som har utarbeidet de nye standardene og retningslinjene har vært meget bredt sammensatt, og har bestått av representanter fra European Association for Quality Assurance in Higher Education, European Students Union, European University Association, European Association of Institutions in Higher Education, Education International, BUSINESSEUROPE, samt European Quality Assurance Register for Higher Education. I de nye standardene og retningslinjene har man beholdt samme inndeling som i første utgave, med to hoveddeler og med tre underdeler i del 2. Del 1 fastsetter generelle rammer (kontekst), hensikter og prinsipper for høyere utdanning i Europa, mens del 2 omfatter selve standardene og retningslinjene. Del 2 er inndelt i tre underområder, ett som fastsetter standarder og retningslinjer for den interne kvalitetssikring, ett som fastsetter standarder og retningslinjer for den eksterne kvalitetssikring, og ett som fastsetter standarder og retningslinjer for kvalitetssikringsbyråene. Det vil være første hoveddel samt det første av områdene i andre hoveddel det er mest maktpåliggende for UiS 3 å opparbeide seg god innsikt i. Noen viktige punkt å legge merke til er følgende: Standardene og retningslinjene gjelder all høyere utdanning, uavhengig av om det aktuelle utdanningstilbud vil lede til en grad eller ei. Hovedprinsippene er redusert i antall (fra 10 til 4), og er samtidig blitt mye klarere og med mye mindre overlapp mellom prinsippene. 1 Se artikkelen «Bologna: Utvidede krav til institusjonene», publisert på Ibid. 3 Og kanskje i særlig grad studentene og faglærerne 1/2

14 Forrige versjon ble beskyldt for å legge opp til et kollegium av ministerier 4, heller enn å være klare på institusjonenes ansvar og roller. I de nye standardene legges det utvetydig opp til at både kvaliteten på utdanningene samt sikringen av kvaliteten på utdanningene er institusjonenes ansvar. Innholdet i standardene er både forenklet og kraftig modernisert og aktualisert. Mens første versjon omfattet om lag ord fordelt på 41 sider, er den nye versjonen rundt halvparten så omfangsrik. Til tross for kraftig nedgang i antallet ord i de nye standardene, har bruken av begreper som læringsmiljø og student sentrert tatt seg kraftig opp. Ingen av disse to begrepene fantes i det hele tatt i den gamle standarden. I den nye finnes begrepet læringsmiljø seks plasser, mens begrepet student sentrert finnes hele åtte plasser. De nye standardene fronter en kontekst der høyere utdanning gis et større samfunnsoppdrag, der standardene får utvidet rekkevidde, og der standardene har større gjennomslagskraft enn hva som var tilfellet for den forrige versjonen. De nye standardene fronter et perspektiv der kvalitet i mye større grad enn i den tidligere standarden betraktes som et lokalt og distribuert fenomen. De nye standardene fronter en forståelse av begrepet kvalitetssikring som ligger tett opp til måten vi ved UiS har definert omfanget av vårt kvalitetssystem. Utdanningsdirektøren deler synet som så vel departementet som studentorganisasjonene og NOKUT har fremmet, hvor det påpekes som sentralt for at institusjonene skal kunne nyttiggjøre seg standardene på en god og helhetlig måte at disse foreligger på norsk. Utdanningsdirektører legger derfor fram følgende Forslag til vedtak: Utvalget ber om at det tas rede på status for oversettelsen av de nye standardene og retningslinjene. Hvis resultater av det nasjonale arbeidet ikke kan forventes til årets siste utvalgsmøte, ber utvalget om at arbeid med oversettelse igangsettes lokalt. Stavanger, Bjarte Hoem fung. utdanningsdirektør saksbehandler: Stig A. Selmer Anderssen Vedlegg: Vedlegg 1 - ESG Jeroen Huisman & Don F. Westerheijden (2010): «Bologna and Quality Assurance: Progress Made or Pulling the Wrong Cart?» Quality in Higher Education, 16 1, /2

15 KLU Vedlegg 1 - ESG side 1 Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area (ESG) Approved by the Ministerial Conference in May 2015 by European Association for Quality Assurance in Higher Education European Students Union European University Association European Association of Institutions in Higher Education Education International BUSINESSEUROPE European Quality Assurance Register for Higher Education May 2015

16 KLU Vedlegg 1 - ESG side 2 Standards and guidelines for quality assurance in the European Higher Education Area (ESG) Approved by the Ministerial Conference in Yerevan, May 2015 Contents Foreword... 3 I. Context, scope, purposes and principles... 4 Setting the context... 4 Scope and Concepts... 4 ESG: purposes and principles... 5 II. European standards and guidelines for quality assurance in higher education... 7 Part 1: Standards and guidelines for internal quality assurance... 8 Part 2: Standards and guidelines for external quality assurance Part 3: Standards and guidelines for quality assurance agencies III. Annex : Summary list of standards

17 KLU Vedlegg 1 - ESG side 3 Foreword The Standards and guidelines for quality assurance in the European Higher Education Area (ESG) were adopted by the Ministers responsible for higher education in 2005 following a proposal prepared by the European Association for Quality Assurance in Higher Education (ENQA) in cooperation with the European Students Union (ESU) 1, the European Association of Institutions in Higher Education (EURASHE) and the European University Association (EUA). Since 2005, considerable progress has been made in quality assurance as well as in other Bologna action lines such as qualification frameworks, recognition and the promotion of the use of learning outcomes, all these contributing to a paradigm shift towards student-centred learning and teaching. Given this changing context, in 2012 the Ministerial Communiqué invited the E4 Group (ENQA, ESU, EUA, EURASHE) in cooperation with Education International (EI), BUSINESSEUROPE and the European Quality Assurance Register for Higher Education (EQAR) to prepare an initial proposal for a revised ESG to improve their clarity, applicability and usefulness, including their scope. The revision included several consultation rounds involving both the key stakeholder organisations and ministries. The many comments, proposals and recommendations received have been carefully analysed and taken very seriously by the Steering Group (SG). They are reflected in the resulting version of the ESG. Moreover this edition also reflects a consensus among all the organisations involved on how to take forward quality assurance in the European Higher Education Area and, as such, provides a firm basis for successful implementation. European Association for Quality Assurance in Higher Education (ENQA) European Students Union (ESU) European University Association (EUA) European Association of Institutions in Higher Education (EURASHE) In cooperation with: Education International (EI) BUSINESSEUROPE European Quality Assurance Register for Higher Education (EQAR) 1 ESU was formerly known as ESIB The National Unions of Students in Europe. 3

18 KLU Vedlegg 1 - ESG side 4 I. Context, scope, purposes and principles Setting the context Higher education, research and innovation play a crucial role in supporting social cohesion, economic growth and global competitiveness. Given the desire for European societies to become increasingly knowledge-based, higher education is an essential component of socio-economic and cultural development. At the same time, an increasing demand for skills and competences requires higher education to respond in new ways. Broader access to higher education is an opportunity for higher education institutions to make use of increasingly diverse individual experiences. Responding to diversity and growing expectations for higher education requires a fundamental shift in its provision; it requires a more student-centred approach to learning and teaching, embracing flexible learning paths and recognising competences gained outside formal curricula. Higher education institutions themselves also become more diverse in their missions, mode of educational provision and cooperation, including growth of internationalisation, digital learning and new forms of delivery. 2 The role of quality assurance is crucial in supporting higher education systems and institutions in responding to these changes while ensuring the qualifications achieved by students and their experience of higher education remain at the forefront of institutional missions. A key goal of the Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area (ESG) is to contribute to the common understanding of quality assurance for learning and teaching across borders and among all stakeholders. They have played and will continue to play an important role in the development of national and institutional quality assurance systems across the European Higher Education Area (EHEA) and cross-border cooperation. Engagement with quality assurance processes, particularly the external ones, allows European higher education systems to demonstrate quality and increase transparency, thus helping to build mutual trust and better recognition of their qualifications, programmes and other provision. The ESG are used by institutions and quality assurance agencies as a reference document for internal and external quality assurance systems in higher education. Moreover, they are used by the European Quality Assurance Register (EQAR), which is responsible for the register of quality assurance agencies that comply with the ESG. Scope and Concepts The ESG are a set of standards and guidelines for internal and external quality assurance in higher education. The ESG are not standards for quality, nor do they prescribe how the quality assurance processes are implemented, but they provide guidance, covering the areas which are vital for successful quality provision and learning environments in higher education. The ESG should be considered in a broader context that also includes qualifications frameworks, ECTS and diploma supplement that also contribute to promoting the transparency and mutual trust in higher education in the EHEA. 2 Communication from the European Commission: Opening up Education: Innovative teaching and learning for all through new Technologies and Open Educational Resources, COM(2013) 654 final, 4

19 KLU Vedlegg 1 - ESG side 5 The focus of the ESG is on quality assurance related to learning and teaching in higher education, including the learning environment and relevant links to research and innovation. In addition institutions have policies and processes to ensure and improve the quality of their other activities, such as research and governance. The ESG apply to all higher education offered in the EHEA regardless of the mode of study or place of delivery. Thus, the ESG are also applicable to all higher education including transnational and cross-border provision. In this document the term programme refers to higher education in its broadest sense, including that which is not part of a programme leading to a formal degree. Higher education aims to fulfil multiple purposes; including preparing students for active citizenship, for their future careers (e.g. contributing to their employability), supporting their personal development, creating a broad advanced knowledge base and stimulating research and innovation 3. Therefore, stakeholders, who may prioritise different purposes, can view quality in higher education differently and quality assurance needs to take into account these different perspectives. Quality, whilst not easy to define, is mainly a result of the interaction between teachers, students and the institutional learning environment. Quality assurance should ensure a learning environment in which the content of programmes, learning opportunities and facilities are fit for purpose. At the heart of all quality assurance activities are the twin purposes of accountability and enhancement. Taken together, these create trust in the higher education institution s performance. A successfully implemented quality assurance system will provide information to assure the higher education institution and the public of the quality of the higher education institution s activities (accountability) as well as provide advice and recommendations on how it might improve what it is doing (enhancement). Quality assurance and quality enhancement are thus inter-related. They can support the development of a quality culture that is embraced by all: from the students and academic staff to the institutional leadership and management. The term quality assurance is used in this document to describe all activities within the continuous improvement cycle (i.e. assurance and enhancement activities). Unless otherwise specified, in the document stakeholders are understood to cover all actors within an institution, including students and staff, as well as external stakeholders such as employers and external partners of an institution. The word institution is used in the standards and guidelines to refer to higher education institutions. Depending on the institution s approach to quality assurance it can, however, refer to the institution as whole or to any actors within the institution. ESG: purposes and principles The ESG have the following purposes: They set a common framework for quality assurance systems for learning and teaching at European, national and institutional level; They enable the assurance and improvement of quality of higher education in the European higher education area; 3 Recommendation Rec (2007)6 by the Council of Europe s Committee of Ministers on the public responsibility for higher education and research, 5

20 KLU Vedlegg 1 - ESG side 6 They support mutual trust, thus facilitating recognition and mobility within and across national borders; They provide information on quality assurance in the EHEA. These purposes provide a framework within which the ESG may be used and implemented in different ways by different institutions, agencies and countries. The EHEA is characterised by its diversity of political systems, higher education systems, socio-cultural and educational traditions, languages, aspirations and expectations. This makes a single monolithic approach to quality and quality assurance in higher education inappropriate. Broad acceptance of all standards is a precondition for creating common understanding of quality assurance in Europe. For these reasons, the ESG need to be at a reasonably generic level in order to ensure that they are applicable to all forms of provision. The ESG provide the criteria at European level against which quality assurance agencies and their activities are assessed 4. This ensures that the quality assurance agencies in the EHEA adhere to the same set of principles and the processes and procedures are modelled to fit the purposes and requirements of their contexts. The ESG are based on the following four principles for quality assurance in the EHEA: Higher education institutions have primary responsibility for the quality of their provision and its assurance; Quality assurance responds to the diversity of higher education systems, institutions, programmes and students; Quality assurance supports the development of a quality culture; Quality assurance takes into account the needs and expectations of students, all other stakeholders and society. 4 Agencies that apply for inclusion in the European Quality Assurance Register (EQAR) undergo an external review for which the ESG provide the criteria. Also the European Association for Quality Assurance in Higher Education (ENQA) relies on compliance with the ESG when it comes to granting quality assurance agencies full membership status in the organisation. 6

21 KLU Vedlegg 1 - ESG side 7 II. European standards and guidelines for quality assurance in higher education The standards for quality assurance have been divided into three parts: Internal quality assurance External quality assurance Quality assurance agencies It should be kept in mind, however, that the three parts are intrinsically interlinked and together form the basis for a European quality assurance framework. External quality assurance in Part 2 recognises the standards for internal quality assurance in Part 1 thus ensuring that the internal work undertaken by institutions is directly relevant to any external quality assurance that they undergo. In the same way Part 3 refers to Part 2. Thus, these three parts work on a complementary basis in higher education institutions as well as in agencies and also work on the understanding that other stakeholders contribute to the framework. As a consequence, the three parts should be read as a whole. The standards set out agreed and accepted practice for quality assurance in higher education in the EHEA and should, therefore, be taken account of and adhered to by those concerned, in all types of higher education provision. 5 The summary list of standards for quality assurance is placed in the annex for easy reference. The guidelines explain why the standard is important and describe how standards might be implemented. They set out good practice in the relevant area for consideration by the actors involved in quality assurance. Implementation will vary depending on different contexts. 5 The standards make use of the common English usage of should which has the connotation of prescription and compliance. 7

22 KLU Vedlegg 1 - ESG side 8 Part 1: Standards and guidelines for internal quality assurance 1.1 Policy for quality assurance Institutions should have a policy for quality assurance that is made public and forms part of their strategic management. Internal stakeholders should develop and implement this policy through appropriate structures and processes, while involving external stakeholders. Policies and processes are the main pillars of a coherent institutional quality assurance system that forms a cycle for continuous improvement and contributes to the accountability of the institution. It supports the development of quality culture in which all internal stakeholders assume responsibility for quality and engage in quality assurance at all levels of the institution. In order to facilitate this, the policy has a formal status and is publicly available. Quality assurance policies are most effective when they reflect the relationship between research and learning & teaching and take account of both the national context in which the institution operates, the institutional context and its strategic approach. Such a policy supports the organisation of the quality assurance system; departments, schools, faculties and other organisational units as well as those of institutional leadership, individual staff members and students to take on their responsibilities in quality assurance; academic integrity and freedom and is vigilant against academic fraud; guarding against intolerance of any kind or discrimination against the students or staff; the involvement of external stakeholders in quality assurance. The policy translates into practice through a variety of internal quality assurance processes that allow participation across the institution. How the policy is implemented, monitored and revised is the institution s decision. The quality assurance policy also covers any elements of an institution s activities that are subcontracted to or carried out by other parties. 1.2 Design and approval of programmes Institutions should have processes for the design and approval of their programmes. The programmes should be designed so that they meet the objectives set for them, including the intended learning outcomes. The qualification resulting from a programme should be clearly specified and communicated, and refer to the correct level of the national qualifications framework for higher education and, consequently, to the Framework for Qualifications of the European Higher Education Area. 8

23 KLU Vedlegg 1 - ESG side 9 Study programmes are at the core of the higher education institutions teaching mission. They provide students with both academic knowledge and skills including those that are transferable, which may influence their personal development and may be applied in their future careers. Programmes are designed with overall programme objectives that are in line with the institutional strategy and have explicit intended learning outcomes; are designed by involving students and other stakeholders in the work; benefit from external expertise and reference points; reflect the four purposes of higher education of the Council of Europe (cf. Scope and Concepts); are designed so that they enable smooth student progression; define the expected student workload, e.g. in ECTS; include well-structured placement opportunities where appropriate; 6 are subject to a formal institutional approval process. 1.3 Student-centred learning, teaching and assessment Institutions should ensure that the programmes are delivered in a way that encourages students to take an active role in creating the learning process, and that the assessment of students reflects this approach. Student-centred learning and teaching plays an important role in stimulating students motivation, self-reflection and engagement in the learning process. This means careful consideration of the design and delivery of study programmes and the assessment of outcomes. The implementation of student-centred learning and teaching respects and attends to the diversity of students and their needs, enabling flexible learning paths; considers and uses different modes of delivery, where appropriate; flexibly uses a variety of pedagogical methods; regularly evaluates and adjusts the modes of delivery and pedagogical methods; encourages a sense of autonomy in the learner, while ensuring adequate guidance and support from the teacher; promotes mutual respect within the learner-teacher relationship; has appropriate procedures for dealing with students complaints. Considering the importance of assessment for the students progression and their future careers, quality assurance processes for assessment take into account the following: 6 Placements include traineeships, internships and other periods of the programme that are not spent in the institution but that allow the student to gain experience in an area related to their studies. 9