ETABLERING AV TJENESTE- SENTER FOR DEN SENTRALE HELSEFORVALTNINGEN

Transkript

1 ETABLERING AV TJENESTE- SENTER FOR DEN SENTRALE HELSEFORVALTNINGEN Delrapport 3 Plan for etablering av IKT i felles tjenestesenter Norsk Helsenett SF

2 2 Dato Versjon Beskrivelse Forfatter Endelig versjon overlevert HOD Norsk Helsenett

3 3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPSUMMERING 5 2 OPPDATERT KARTLEGGING AV NÅSITUASJONEN Tjenestekjøp og varekostnad relatert til IKT-kostnader IKT årsverk Kartlegging av intern-ikt i Norsk helsenett 9 3 VURDERING AV HVILKE FUNKSJONER SOM SKAL OVERFØRES TIL FELLES TJENESTESENTER Utvikling og forvaltning av applikasjoner Brukerstøtte Drift og vedlikehold Ledelse, rådgivning, arkitektur og prosjektledelse Oppsummert vurdering av hvilke funksjoner som skal overføres til felles tjenestesenter Funksjoner og tjenester innen IKT som ikke overføres til NHN Antall ansatte og årsverk som overføres til felles tjenestesenter og årsverk som blir igjen i virksomhetene 15 4 OPERASJONELL LEVERANSEMODELL FOR IKT Brukerstøtte Drift og vedlikehold Arbeidsprosesser, roller og kompetansekrav Samhandlingsmodell - Grensesnitt mellom NHN og kundene Roller og ansvar i samhandlingsmodellen Møteplasser Roller for å håndtere og understøtte samhandlingsmodellen Tjenestebeskrivelser og tjenestenivåer - implementere tjenesteavtaler 22 5 GJENNOMFØRINGS- OG INVESTERINGSPLAN FOR ETABLERING AV TJENESTEN Fremdriftsplan Virksomhetsoverdragelse Prosesser og roller Forventningsavstemt tjenestenivå og priser Samhandlingsmodell og grensesnitt NHN/kundene Konsolidert teknisk plattform Kostnadsoverslag, budsjett og investeringsplan Investeringer Samlede økonomiske konsekvenser for Norsk Helsenett knyttet til IKT 26 6 GEVINSTREALISERINGSPLAN Beskrivelse av gevinstpotensial Nytte-kostnadsanalyse fra konseptfasen Oppdatert gevinstpotensial Plan for realisering av gevinster Detaljert plan for gevinstrealisering knyttet til gevinst C. Redusert ressursbruk til brukerstøtte (P) Redusert driftskostnad for servere ved samlokalisering og konsolidering av drift og vedlikehold (P) 32

4 7 VEDLEGG TIL DELRAPPORT Metode for kartlegging av nåsituasjonen Kartlegging av IKT-kostnader Rammeverk for analyse av IKT-kostnader Helsedirektoratet HELFO Statens strålevern (NRPA) Folkehelseinstituttet (FHI) Legemiddelverket Statens helsetilsyn Norsk pasientskadeerstatning (NPE) Nasjonalt klageorgan for helsetjenesten (Helseklage) Norsk Helsenett (NHN) Sammenstilling IKT-kostnader Alle virksomheter Kartlegging av dagens organisasjon, prosesser, roller og styringsmodell Sammenstilling årsverk IKT Organisasjon og funksjoner Arbeidsprosesser og roller Styringsmodeller Kartlegging av dagens brukerstøtte Kartlegging av dagens infrastruktur Infrastruktur relatert til ledelse, administrasjon, rådgiving og arkitektur Infrastruktur relatert til utvikling og forvaltning av applikasjoner Infrastruktur relatert til brukerstøtte Infrastruktur relatert til drift og vedlikehold - fagapplikasjoner og integrasjoner Infrastruktur relatert til drift og vedlikehold arbeidsflate/kontorstøtte Infrastruktur relatert til drift og vedlikehold datasenter/servere Infrastruktur relatert til drift og vedlikehold nettverk Kartlegging av kritiske pågående og planlagte IKT-prosjekt Helsedirektoratet Folkehelseinstituttet Legemiddelverket Norsk pasientskadeerstatning (NPE) Statens Helsetilsyn Kartlegging av leverandøravtaler Målbilde - operasjonell leveransemodell for tjenestene Organisasjon, prosesser, roller og styringsmodell Infrastruktur Detaljert gjennomføringsplan og prosjektkostnader Virksomhetsoverdragelsen Prosesser og roller Forventningsavstemt tjenestenivå og priser Samhandlingsmodell og grensesnitt NHN/kundene Konsolidert teknisk plattform Periodiserte prosjektkostnader 85 4

5 5 1 OPPSUMMERING IKT-funksjonene for de elleve virksomhetene er gjennomgått for å vurdere hvilke deler av IKT-funksjonen som er relevante for overføring til felles tjenestesenter. Den oppdaterte kartleggingen viser at den samlede IKT-funksjonen for virksomhetene omfatter 187,6 årsverk fordelt på 193 ansatte. Den samlede IKT-kostnaden beløper seg til 467,6 millioner kroner, hvorav 139,9 millioner kroner til lønn og personalkostnad og 327,7 millioner til tjenestekjøp og varekostnad. Kartleggingen er basert på analyse av regnskapene for 2015 for de berørte virksomhetene, samt rapportering av ansatte og årsverk fordelt på IKT-funksjoner fra virksomhetene. IKT-funksjoner og ansatte som er anbefalt å overdras til felles tjenestesenter Vurderingen konkluderer, på lik linje som konseptutredningen, at brukerstøtte, drift, forvaltning, overvåkning, beredskap og administrasjon av infrastruktur, applikasjoner og kontorstøtte/arbeidsflate bør overdras til felles tjenestesenter. I tillegg vil ledere, arkitekter og prosjektledere tilknyttet disse to funksjonene overdras. De funksjonene som anbefales overført til felles tjenestesenter omfatter 89 ansatte med en lønn og personalkostnad på 95,8 millioner kroner. Samlet vare- og tjenestekjøp som vil bli overført til felles tjenestesenter beløper seg til 180,2 millioner kroner. IKT-funksjonene; utvikling og forvaltning av systemer, samt tilhørende ledelse, arkitektur og IKT-strategisk rådgivning, anbefales ikke overført til felles tjenestesenter. En analyse av systemporteføljen viser at det vil kreve vesentlig strukturell endring av porteføljen for å kunne realisere effekter innenfor disse funksjonene. Det er 104 ansatte som jobber innen disse funksjonene og som ikke vil overføres fra de ulike virksomhetene. Videre har Helse- og omsorgsdepartementet gitt i oppdrag til Direktoratet for e-helse og Folkehelseinstituttet å utarbeide handlingsplaner for utvikling av de mest sentrale og kostnadskrevende systemkategoriene. Hovedtiltak for å etablere felles tjenestesenter for IKT Etableringen av felles tjenestesenter for IKT vil foretas gjennom tre hovedtiltak: 1. Alle ansatte som blir vurdert som omfattet av tjenestene som overføres og som skal inngå i felles tjenestesenter, vil overdras formelt , mens den fysiske innflyttingen vil gjennomføres i løpet av 1. kvartal Det etableres en felles brukerstøttefunksjon av det som i dag finnes i virksomhetene sammenslått med NHNs tilsvarende tjenester. Gjennom 2017 vil en konsolidering og standardisering av prosesser for brukerstøtte gjennomføres i henhold til valgt ITIL prosess-standard. 3. Det etableres en felles ny og hensiktsmessig IKT-driftsplattform. Dette blir sannsynligvis en kombinasjon av å bygge selv og kjøp av tjenester som Infrastructure as a Service (IaaS). Anbefalingen betyr at etableringen av plattformen kan gjennomføres uforstyrret ved siden av daglig drift i virksomhetenes eksisterende IKT-plattformer i en overgangsfase. Den nye plattformen tilrettelegges for å møte virksomhetenes funksjonelle behov med fokus på fleksibilitet og konkurransedyktige driftskostnader. Migreringen til ny IKT-plattform vil foregå i perioden 3. kvartal samt hele 2018.

6 6 Gevinster ved etablering av IKT i felles tjenestesenter Det er identifisert elleve gevinster ved å etablere felles tjenestesenter. To av effektene er prissatt (P), seks av effektene er ikke prissatt (I), mens tre av effektene vil bli håndtert og prissatt gjennom vurderingen av anskaffelser (A) I Tabell 1 er de prissatte virkningene for tjenesten IKT (drift, vedlikehold og brukerstøtte) presentert slik de fremkom i konseptfasen. Netto besparelse ved å opprette en konsernmodell er mellom 195,6 og 208,5 MNOK over analyseperioden på 10 år. Kostnadene omfatter personalkostnader knyttet til IKT, tjenestekjøp og driftskostnader. Tabell 1 Prissatte virkninger for IKT (MNOK) Prissatt virkning (diskontert) Kostnader Dagens situasjon Kostnader Differanse IKT felles tjenestesenter Nøktern Optimistisk Nøktern Optimistisk C. Redusert ressursbruk til 233,5 137,4 124,5 96,1 109,0 brukerstøtte H. Redusert driftskostnad for servere 541,6 411,3 411,3 130,3 130,3 ved samlokalisering og konsolidering av drift og vedlikehold Totale omstillingskostnader -30,8-30,8 Netto besparelser 195,6 208,5 Samlede økonomiske konsekvenser for NHN Tabell 2 gir en samlet oversikt over de økonomiske konsekvensene for NHN i hele gevinstperioden. Det er lagt inn en lønnsvekst på ansatte på 2,5 prosent og en prisendring på tjeneste- og varekjøp på 2 prosent. Lønnskostnaden er basert på TNOK per ansatt. Tabell 2 Økonomiske konsekvenser for NHN knyttet til IKT-funksjon i felles tjenestesenter (MNOK) År Årsverk Ansatte Lønnskostnader 95,8 98,2 100,7 103,2 105,8 108,4 111,1 113,9 116,7 Vare- og tjenestekjøp 178,3 181,9 185,5 189, ,9 200,8 204,8 208,9 Prosjektgjennomføring 5,5 15,4 11,3 Endring i driftskostnad som følge av effekttiltak Samlet effekt på Norsk helsenetts budsjetter - 4,8-5,6-37,2-37,6-38,0-38,4-38,8-39,3-39,7 5,5 294,3 285,8 249,0 254,8 260,8 266,9 273,1 279,4 285,9

7 7 2 OPPDATERT KARTLEGGING AV NÅSITUASJONEN Dette kapitlet oppsummerer kartleggingen av nåsituasjonen. I det følgende presenteres en samlet oversikt over resultatet fra kartleggingen av IKT-kostnader. Videre gjennomføres en sammenligning med resultatene fra konseptutredningen (høsten 2015). Kartleggingen har tatt utgangspunkt i regnskapstall fra 2015, hvilket gir et mer detaljert resultat enn forrige kartlegging. Samlet IKT-kostnad i virksomhetene fordeles på tjenestekjøp og varekostnad, samt lønn- og personalkostnad. For å gjøre tallene fra de to kartleggingene sammenlignbare er tallene for Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten og Statens institutt for rusmiddelforskning inkludert i tallene for Folkehelseinstituttet. Tallene for Direktoratet for e-helse inngår ikke i tallene for Helsedirektoratet, mens tallene for Pasient- og brukerombudene (POBO) er inkludert i tallene for Helsedirektoratet. POBO har ingen årsverk knyttet til IKT-funksjoner. Kartleggingen av Direktoratet for e-helse er avgrenset til interne IKT-ressurser. Bioteknologirådet (BTR) er heller ikke inkludert i kartleggingen, da de kun har syv ansatte som benytter kontorstøtte og de har heller ingen egne IKT-ansatte. NHN er ikke inkludert i noen av de samlede oversiktene eller gevinstberegningen, men beskrevet separat. 2.1 TJENESTEKJØP OG VAREKOSTNAD RELATERT TIL IKT- KOSTNADER Den samlede IKT-kostnaden knyttet til tjenestekjøp og varekostnad beløper seg til 329,6 millioner kroner i kartleggingen i april 2016, mot 163,3 millioner kroner i kartleggingen i oktober 2015, se Figur 1. Kartlegging oktober 2015 Kartlegging april 2016 Hdir 67,5 Hdir 186,1 +118,6 FHI 42,5 FHI 71,7 +29,2 HELFO 3,0 HELFO 7,0 +4,0 NRPA 8,0 NRPA 7,3-0,6 LMV 20,4 LMV 30,2 +9,7 Htil 1,3 Htil 2,4 +1,1 NPE 19,6 NPE 20,3 +0,7 HK 1,2 HK 4,7 +3, MNOK MNOK Figur 1 Samlet oversikt over IKT-kostnader fordelt på kartlagte virksomheter (Tall i MNOK)

8 8 De største avvikene mellom kartleggingene foretatt oktober 2015 og april 2016 knytter seg til tre virksomheter: Helsedirektoratet: Avviket er på 118,6 millioner kroner. Dette forklares med at alle IKT-kostnader er inkludert i kartleggingen i april 2016, også de som regnskapsføres utenfor divisjon Digitale tjenester. I forrige utredning var dette ikke inkludert. Dette forklarer 102,7 millioner kroner av avviket på 118,6. Folkehelseinstituttet (inkludert Kunnskapssenteret og Statens institutt for rusmiddelforskning): Avviket på 29,2 millioner kroner forklares med at alle IKT-kostnader er inkludert, også de som faller utenfor området Helsedata og digitalisering. Det er også avdekket høyere IKT-kostnader i Kunnskapssenteret og SIRUS. Legemiddelverket: Avviket er på 9,7 millioner kroner, der 5,8 millioner kroner kan forklares med at avdelingene utenfor Administrasjonsavdelingen, blant annet Avdelingen for legemiddelinformasjon, er inkludert i kartleggingen. 2.2 IKT ÅRSVERK Den oppdaterte kartleggingen viser at det totalt sett er 187,6 årsverk fordelt på 193 ansatte som utfører IKTfunksjonene i virksomhetene. Sammenlignet med 2015 er det en reduksjon fra 204,7 årsverk. Figur 2 gir en oversikt over IKT-årsverk fordelt på hver enkelt virksomhet. Kartlegging oktober 2015 Kartlegging april 2016 Hdir 84,5 Hdir 74,8-9,7 FHI 88,0 FHI 81,7-6,3 HELFO 6,6 HELFO 2,0-4,6 NRPA 2,9 NRPA 4,1 +1,2 LMV 9,0 LMV 11,2 +2,2 Htil 4,3 Htil 4,3 0,0 NPE 7,0 NPE 7,6 +0,6 HK 2,4 HK 0-2,4 E-helse 0 E-helse 2,0 +2, Antall årsverk Antall årsverk Figur 2 Samlet oversikt over IKT-årsverk fordelt på kartlagte virksomheter

9 9 Kommentarer til kartleggingen og avvikene: Folkehelseinstituttet: NAKS, VKM og SIRUS er en del av årsverkene til Folkehelseinstituttet i Det har i perioden siden forrige kartlegging vært syv ansatte i avgang og én i tilgang. HELFO: Avviket skyldes feil oppgitt informasjon ved forrige kartlegging Helsedirektoratet: Her mangler nærmere forklaring på avviket. NHN er utelatt i Figur 2 da de ikke ble kartlagt i oktober KARTLEGGING AV INTERN-IKT I NORSK HELSENETT Det ble foretatt en forenklet kartlegging av NHNs interne IKT-funksjon. NHN har fem årsverk som betjener teknisk drift og brukerstøtte av ansatte og innleide konsulenter. Til sammen utgjør dette cirka 200 brukere. De totale IKTkostnadene, inkludert lønn- og personalkostnad for intern-ikt, utgjør 6,1 MNOK. Årsverkskostnaden, samt øvrige IKT-kostnader, er beskrevet mer detaljert i vedlegg, delkapittel

10 10 3 VURDERING AV HVILKE FUNKSJONER SOM SKAL OVERFØRES TIL FELLES TJENESTESENTER I dette kapitlet presenteres en analyse av hvilke deler av IKT-funksjonen som er relevante for overføring til felles tjenestesenter. Den samlede oversikten over hvilke IKT-byggeblokker som utgjør IKT-funksjonen fremkommer av Tabell 3. En vurdering av de ulike byggeblokkene, samt hva som er hensiktsmessig å overføre til felles tjenestesenter, følger etter oversikten. Tabell 3 Definisjon av IKT-byggeblokker benyttet i IKT kostnadsanalyse IKT-byggeblokk Beskrivelse Utvikling og forvaltning av applikasjoner Brukerstøtte Drift og vedlikehold - Fagapplikasjoner og integrasjoner Drift og vedlikehold - Arbeidsflate/kontorstøtte Drift og vedlikehold - Datasenter/Servere Drift og vedlikehold Nettverk Drift og vedlikehold Annet Ledelse, strategi, rådgivning og arkitektur Omfatter funksjoner som skal sørge for å utvikle/anskaffe og implementere ny funksjonalitet i virksomhetens IT-applikasjoner (systemer). Dette inkluderer gjerne utvikling av ny funksjonalitet eller øvrige forbedringer på systemer som virksomheten benytter. I tillegg omfatter byggeblokken funksjoner som er knyttet til å holde alle applikasjoner (systemer) à jour etter virksomhetens behov. Dette inkluderer gjerne livssyklusplanlegging og styring av hele eller deler av virksomhetens systemportefølje. Omfatter funksjoner knyttet til å understøtte brukerne av IKT i virksomhetene. Dette gjelder både førstelinjeservice, Single Point Of Contact (SPOC), bestillingsmottak og håndtering av endringer initiert av brukerne, samt tilgangs- og identitetskontroll. Omfatter funksjoner knyttet til teknisk drift og vedlikehold av alle fagapplikasjoner (systemer) og integrasjoner i en virksomhet, hvilket innebærer å holde alle applikasjonene og integrasjonene tilgjengelige. Omfatter funksjoner knyttet til å anskaffe, drifte og vedlikeholde brukerrelatert utstyr (printere, arbeidsstasjoner, ipad etc.) og kontorstøtteapplikasjoner (domene, epost, Microsoft Office etc.) Omfatter funksjoner knyttet til å anskaffe, drifte og vedlikeholde datasenter og servere, basis programvare som operativsystem, databaser og mellomvare. Omfatter funksjoner knyttet til å anskaffe, drifte og vedlikeholde nettverk og kommunikasjonstjenester. Omfatter funksjoner knyttet til drift og vedlikehold som ikke håndteres av andre funksjoner. Funksjonene omfatter ledelse av IKT-funksjonen, utvikling av IKT-strategi, rådgivning, arkitekturutvikling og -styring, samt administrasjon og koordinering av IKT-leveranser, herunder kundeoppfølging og leverandørstyring.

11 UTVIKLING OG FORVALTNING AV APPLIKASJONER Systemene innen utvikling og forvaltning av applikasjoner er kategorisert enhetlig på tvers av virksomhetene (se Tabell 4). Dette for å kunne vurdere hvorvidt det foreligger et potensial for å overføre hele eller deler av utvikling og forvaltning av systemer til felles tjenestesenter. Tabell 4 Kategorisering av systemer Systemkategori Beskrivelse Administrative system ehelsetjeneste Nasjonale helseregistre Grunndata Kunnskapsstøtte Henvendelsesregister Kvalitetssystemer Forskningsstøtte Annet Systemer som benyttes innenfor virksomhetene for å administrere kritiske prosesser, f.eks saksbehandling, arkiv, økonomistyring, virksomhetsstyring, godkjenning og publisering av legemidler og tilskuddsforvaltning. Systemer som benyttes operativt av de øvrige aktørene i helse- og omsorgstjenesten i ytelse av helsehjelp, eller som tilbys innbyggerne i deres medvirkning i tjenesten. Systemer som benyttes for å samle inn data fra helse- og omsorgstjenesten for å brukes til finansiering, tilskudd og analyse. Systemer som benyttes av øvrige aktører i helse- og omsorgstjenesten som grunndata, f.eks Medisinsk utstyrsregister. Systemer som benyttes for å utvikle og distribuere oppdaterte kliniske retningslinjer til helsepersonell i helse- og omsorgstjenesten. Systemer som benyttes for å samle inn hendelser fra helsepersonell og innbyggere knyttet til f.eks smitte og uønskede hendelser. Systemer som benyttes for å analysere og publisere kvalitetsindikatorer. Systemer som benyttes for å gi forskere tilgang til data og analysemuligheter. Systemer som ikke kan kategoriseres. Samlet sett benytter virksomhetene 193,5 millioner kroner til utvikling og forvaltning av applikasjoner, hvilket tilsvarer 35 prosent av alle IKT-kostnader. Medarbeidere i virksomhetene utfører oppgaver innen utvikling og forvaltning av applikasjoner og integrasjoner tilsvarende 64,2 årsverk. Lønn og personalkostnader knyttet til disse årsverkene beløper seg til 51,2 millioner kroner. Resterende beløp knytter seg til tjenestekjøp og varekostnad. De fire virksomhetene som har en utviklingskostnad av relevant størrelse er Helsedirektoratet, Folkehelseinstituttet, Legemiddelverket og Norsk Pasientskadeerstatning. Av disse skiller Folkehelseinstituttet seg ut ved at innsatsen er fordelt likt mellom eksterne tjenestekjøp (47,6 prosent) og egne ansatte. De øvrige virksomhetene baserer seg hovedsakelig på eksterne tjenestekjøp for å dekke behovet. Kostnader relatert til utvikling og forvaltning er fordelt på systemkategoriene og basert på gjennomgang av regnskapene, se Figur 3. Det har ikke vært mulig å foreta en presis allokering av ressursinnsatsen, ettersom det ikke foreligger timelister som knytter ressursinnsatsen entydig til systemer. Tallene bør derfor betraktes som estimater. De gir likevel en god pekepinn på hvordan utvikling- og forvaltningskostnader benyttes på ulike systemkategorier. I figuren nedenfor inngår ikke lønn og personalkostnader for medarbeidere, da det ikke var mulig å allokere deres tidsbruk på systemkategorier.

12 12 Administrative system ehelsetjeneste Nasjonalt helseregister Grunndata Kunnskapsstøtte Henvendelsesregister Felleskomponenter Kvalitetssystemer Annet Forskningsstøtte Labsystemer 4,5 2,3 2,2 1,7 0,8 0,4 0,4 14,4 21,1 39,2 47,5-5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0 50,0 MNOK Helsedirektoratet Folkehelseinstituttet Legemiddelverket Norsk pasientskadeerstatning Figur 3 IKT-kostnader allokert til utvikling og forvaltning av applikasjoner fordelt på systemtyper (MNOK) De tre kategoriene som er vurdert for overføring til tjenestesenteret er administrative systemer, ehelsetjenester og nasjonale helseregistre. Som vi ser av Figur 3, eksisterer det her et potensial for gevinster ettersom minimum to virksomheter utvikler og forvalter disse kategorier av systemer. Det er først når det enkelte system vurderes detaljert, at en kan vurdere om det er reelt potensial for konsolidering og overføring til tjenestesenteret: Administrative systemer: Arkivsystemer har et potensial for konsolidering og dermed mulighet for realisering av effekter ved felles utvikling og forvaltning. Denne vurderingen håndteres videre av delrapport 4 - arkiv. E-helsetjenester: Innenfor denne kategorien foreligger det begrensede muligheter, om ingen mulighet på kort sikt, til å realisere gevinster ved å konsolidere utvikling og forvaltning av ehelsetjenester. Det pågår i tillegg et initiativ for å se på e-helsestrategien i lys av utviklingen av Én innbygger - én journal, blant annet i regi av Direktoratet for e-helse. Nasjonale helseregistre: Innenfor denne kategorien foreligger det begrensede muligheter, om ingen mulighet på kort sikt, til å realisere gevinster ved å konsolidere utvikling og forvaltning av nasjonale helseregistre. Det pågår initiativ for å se på felles nasjonal referansearkitektur på registerfeltet, blant annet i regi av Direktoratet for e-helse og Folkehelseinstituttet. 3.2 BRUKERSTØTTE Samlet sett benytter virksomhetene 15,6 MNOK til brukerstøtte, hvilket tilsvarer 5,8 prosent av alle IKT-kostnader. Brukerstøttefunksjonen utføres av 54 ansatte, og deres oppgaver innen brukerstøtte tilsvarer 23,5 årsverk. FHI og Hdir har egne avdelinger innenfor brukerstøtte med henholdsvis tretten og tolv ansatte. I de øvrige virksomhetene utfører ansatte brukerstøtte som en av flere oppgaver, eksempelvis kombinert med drift og vedlikehold. BTR er her ikke kartlagt, da de ikke har egne medarbeidere som arbeider med brukerstøtte. Brukerstøttefunksjonen i virksomhetene har en stor bredde av oppgaver og går mye dypere enn en standard førstelinje/spoc-funksjon (single point of contact). Virksomhetene benytter et service management-system for registrering av saker, med unntak av Statens strålevern, som ikke registrerer supporthendelser i et oppfølgingssystem. Brukerstøttefunksjonene er tett koblet til den tekniske driften, og i mindre grad knyttet til funksjonelt innhold i fagsystemer og applikasjoner. Funksjonene er helt sentrale i ITIL-prosessene, som også henger tett sammen med drift av infrastrukturområdet. NHN har en tilsvarende enhet innenfor brukerstøtte med parallelle arbeidsoppgaver. Det vil derfor være naturlig at brukerstøttefunksjonen flyttes over til felles tjenestesenter.

13 DRIFT OG VEDLIKEHOLD I dette avsnittet beskrives gevinstpotensialet ved å overføre deler av byggeblokkene innenfor drift og vedlikehold til felles tjenestesenter. Som vi ser av Tabell 5 utgjør drift og vedlikehold totalt 72,8 årsverk og kostnadene beløper seg til 229,9 MNOK. Tabell 5 Oversikt over kostnader og årsverk per byggeblokk knyttet til drift og vedlikehold (MNOK) IKT-byggeblokk Varekostnad og tjenestekjøp Lønn og personalkostnad Totalt Antall årsverk Drift og vedlikehold 76,2 7,3 83,5 10,6 (teknisk)- Fagapplikasjoner og integrasjoner Drift og vedlikehold - 45,5 6,6 52,1 10,2 Arbeidsflate/kontorstøtte Drift og vedlikehold - 47,1 6,6 53,7 10,0 Datasenter/Servere Drift og vedlikehold 7,9 2,1 10,0 3,1 Nettverk Drift og vedlikehold 3,9 26,7 30,6 38,9 Annet TOTALT 180,6 49,3 229,9 72,8 De to største enhetene, Helsedirektoratet og Folkehelseinstituttet er relativt likt organisert innen drift og vedlikehold. I de øvrige virksomhetene har de ansatte, som arbeider med drift og vedlikehold, bred kompetanse og et bredt spekter av arbeidsoppgaver. Hdir har to avdelinger (Infrastruktur og Applikasjonsdrift) som arbeider med drift og vedlikehold, med henholdsvis 15 og åtte medarbeidere, som dekker områdene nevnt over. Dette gjelder tilsvarende for FHI, som har to avdelinger som dekker området (Sikkerhet og Infrastruktur med 13 medarbeidere, og Applikasjonsforvaltning med åtte medarbeidere). Avdelingene i Hdir og FHI har ansvaret for alt det tekniske relatert til nettverk (LAN/WAN og i datarommet), all infrastruktur, teknisk drift av standardapplikasjoner og alle fagapplikasjoner. Teamene jobber i nært samarbeid med test og brukerstøtte. De jobber også tett med utviklingsmiljøene som er knyttet til drift og utrulling av fagsystemer. Det anbefales at tekniske driftsfunksjoner for alle virksomhetene overføres til felles tjenestesenter, da det vil kunne gi store synergier og positive effekter. Det vil også være naturlig at NHNs interne IKT-drift slås sammen med drift og vedlikehold, som overføres fra de elleve virksomhetene. Infrastrukturenhetene er også nært knyttet til brukerstøtte, som også anbefales flyttet til NHN. 3.4 LEDELSE, RÅDGIVNING, ARKITEKTUR OG PROSJEKTLEDELSE Samlet sett benytter virksomhetene 24,9 MNOK til ledelse, rådgivning, arkitektur og prosjektledelse, hvilket tilsvarer 5,3 prosent av alle IKT-kostnader. Årsverkene kan fordeles i to grupper: Ledelse, rådgivning, arkitektur og prosjektledelse for drift, vedlikehold og brukerstøtte. Det medgår samlet sett cirka 9,7 årsverk til å utføre disse oppgavene i virksomhetene. Ledelse, rådgivning, arkitektur og prosjektledelse for øvrige IKT-funksjoner, og ledelse og arkitektur knyttet til utvikling og forvaltning av applikasjoner og integrasjoner. Det medgår samlet sett cirka 18,6 årsverk til å utføre disse oppgavene på tvers av virksomhetene. Det foreslås å la årsverk knyttet til ledelse, rådgivning, arkitektur og prosjektledelse for IKT-funksjonen forbli i virksomhetene, da det heller ikke anbefales å overføre utvikling og forvaltning til felles tjenestesenter, Oppgaver som relaterer seg til ledelse, rådgivning, arkitektur og prosjektledelse innen drift, vedlikehold og brukerstøtte foreslås overført, da disse oppgavene understøtter øvrige IKT-funksjoner som overføres.

14 OPPSUMMERT VURDERING AV HVILKE FUNKSJONER SOM SKAL OVERFØRES TIL FELLES TJENESTESENTER I det videre beskrives hvilke funksjoner og tjenester innen IKT som skal overføres til NHN, samt hvilke funksjoner og tjenester som blir igjen i virksomhetene. Prosjektets anbefaling er oppsummert i Figur 4. Figur 4 Oversikt over funksjoner som skal overføres til NHN og hvilke som blir igjen i virksomhetene Tabellen under oppsummerer og beskriver de funksjoner og tjenester innenfor IKT som overføres til NHN. Tabell 6 Funksjoner og tjenester innen IKT som overføres til NHN Funksjoner og tjenester Drift, vedlikehold, overvåkning, beredskap og administrasjon av infrastruktur Drift, vedlikehold, overvåkning, beredskap og administrasjon arbeidsflate og kontorstøtte Drift, vedlikehold, overvåkning, beredskap og administrasjon av applikasjoner og integrasjoner Kunde- og leverandøroppfølging Beskrivelse NHN skal levere drift, vedlikehold, monitorering, beredskap og administrasjon av datarom, servere, nettverk (LAN/WAN/Datarom), tale- og datakommunikasjon, sikkerhet, lagring og backup. NHN skal levere drift, vedlikehold, monitorering, beredskap og administrasjon av kontorstøtteplattform, samhandlingsplattform/arbeidsflate, klienter og personlige enheter, printere, scannere, telefoni- og videoløsninger. NHN skal levere teknisk drift og vedlikehold, monitorering, beredskap og administrasjon av fag/forretningsapplikasjoner og integrasjoner mot disse. Funksjonen omfatter også teknisk støtte og drift av test- og utviklingsmiljøer. Funksjonen dekker de tekniske driftsrelaterte oppgavene og ikke planlegging av, eller endring av funksjonalitet, f.eks. i fagsystemer. NHN skal håndtere kunde- og leverandøroppfølging mot alle kunder (virksomheter)

15 15 Funksjoner og tjenester Beskrivelse Brukerstøtte Ledelse, rådgivning, arkitektur, prosjektledelse NHNskal levere SPOC (Single Point of Contact), 2. og 3. linje brukerstøtte, bestillingsmottak og -håndtering, tilgangs- og identitetskontroll NHN skal levere ledelse, rådgiving, arkitektur og prosjektledelse knyttet til tjenestene over Funksjoner og tjenester innen IKT som ikke overføres til NHN Tabell 7 under oppsummerer og beskriver de funksjoner og tjenester som vil være igjen i den enkelte virksomhet. Dette er områder som ikke vil inngå som en del av basistjenestene som leveres fra tjenestesenteret til virksomhetene. Dersom den enkelte virksomhet skulle ønske å få levert en eller flere av disse tjenestene som en tilleggstjeneste, må dette eventuelt avtales mellom den enkelte virksomhet og NHN. Tabell 7 Funksjoner og tjenester innen IKT som ikke overføres til NHN Tjenester og funksjoner Beskrivelse Systemforvaltning av fagsystemer Systemutvikling Vedlikehold og mindre videreutvikling/funksjonalitetsendringer i virksomhetenes egne fagsystemer. Større endringer og nye utviklingsprosjekt i virksomhetenes egne fagsystemer. Ledelse, rådgivning, arkitektur, prosjektledelse Bestiller- og leverandøroppfølging innenfor drift, vedlikehold og brukerstøtte Ledelse, rådgivning, arkitektur og prosjektledelse knyttet til forvaltning av fagsystemer eller utvikling. Bestillerfunksjon for bestilling av tjenesteleveranser og leverandøroppfølging av NHN knyttet til teknisk drift, vedlikehold og brukerstøtte Antall ansatte og årsverk som overføres til felles tjenestesenter og årsverk som blir igjen i virksomhetene Samlet sett består IKT-funksjonen av totalt 193 IKT-ansatte. Deres oppgaver innen IKT-funksjonen tilsvarer 187,6 årsverk. Basert på de funksjoner og tjenester som foreslås overført til felles tjenestesenter er det 89 ansatte som er potensielle for overdragelse. De resterende 104 ansatte anses ikke relevante for overdragelse. Kartleggingen er basert på årsverk i virksomhetene per april Tabell 8 gir en oversikt over hvor mange som forblir i virksomhetene og hvor mange som foreslås overført per virksomhet:

16 16 Tabell 8 Oversikt over antall ansatte innen IKT som potensielt forblir og potensielt overføres til NHN Virksomhet Ant. ansatte som forblir i virksomhetene Ant ansatte som potensielt overføres Totalt IKTansatte Hdir FHI NPE NRPA LMV Htil HELFO E-helse TOTALT Antall ansatte De 104 ansatte som blir igjen i virksomhetene utfører totalt 98,5 årsverk. Det er elleve ansatte som har mindre enn 100 prosent stilling. De 89 ansatte som overføres til NHN utfører 89,15 årsverk. Det er kun én ansatt blant disse som ikke har en 100 prosent stilling. Det er viktig å merke seg at de ansatte som er potensielle for overdragelse utfører noen arbeidsoppgaver som skal bli igjen i virksomhetene og motsatt. De ansatte som er potensielle for overdragelse utfører oppgaver tilsvarende ca.ni årsverk relatert til IKT-funksjoner som blir igjen, og de ansatte som blir igjen i virksomhetene utfører oppgaver tilsvarende fem årsverk knyttet til funksjoner som skal overdras til NHN.(se detaljert oversikt i vedlegg til delrapport 3 i kapittel 7.3.1). Dette må håndteres individuelt som en del av den personalmessige håndteringen av virksomhetsoverdragelsen (se prosess for virksomhetsoverdragelse i Delrapport 1). LMV har kjøper all teknisk IT-drift fra en privat aktør; 99X. Det er to medarbeidere i LMV som håndterer leveransene fra 99X og er med å utvikle tjenestene og behovet. Vi anbefaler at disse ressursene og funksjonene overføres til NHN. På den måten vil man kunne bedre vurdere om NHN på egnet tidspunkt skal ta over IKT-driften av LMV. Disse ressursene vil inngå som en del av de tekniske ressursene som har oppgaver innenfor leverandøroppfølging. Helsedirektoratet har rapportert at tre ansatte av de 41 årsverk som skal overføres vil avslutte sitt ansettelsesforhold i perioden frem til virksomhetsoverdragelsen Det er også rapportert om tre årsverk i tilgang frem til virksomhetsoverdragelsen. Sistnevnte tre vil være innenfor funksjoner som ikke skal overtas av NHN. Det anbefales videre at NHNs ressurser innenfor intern-ikt samles med de medarbeiderne som overføres fra virksomhetene. Tabell 9 under gir en detaljert oversikt over IKT-funksjonene og tilhørende årsverk som potensielt bør bli igjen i virksomhetene, og hvilke som potensielt overføres til felles tjenestesenter. NHNs ressurser innen intern-ikt er ikke med i oppstillingen da disse ikke overdras, men flyttes over i divisjonen for fellestjenester.

17 17 Tabell 9 Oversikt over antall årsverk per enhet fordelt på IKT-byggeblokker Blir igjen Overføres Ledelse, strategi, rådgivning og arkitektur (Utvikling, forvaltning og annet) Utvikling og forvaltning TOTALT Ledelse, strategi, rådgivning og arkitektur (brukerstøtte, drift og vedlikehold) Brukerstøtte Drift og vedlikehold - Fagapplikasjoner og integrasjoner Drift og vedlikehold - Arbeidsflate/kontorstøtte Drift og vedlikehold - Datacenter/servere Drift og vedlikehold - Nettverk Drift og vedlikehold - Annet TOTALT Helsedirektoratet 15,8 18,1 33,9 3,5 6,3 5,8 4,6 3,9 2,0 10,1 36,2 Folkehelseinstituttet 6,5 35,4 41,9 4,9 12,3 2,8 4,6 4,3 0,8 4,8 34,5 Norsk pasientskadeerstatning 1,6 1,8 3,4-1,8 0,7 0,2 0,3 0,1-3,1 Statens strålevern 1,0-1,0-0,5 0,5 0,1 1,1 0,1-2,3 Legemiddelverket 3,3 4,2 7,5-1, ,8 2,0 Statens helsetilsyn 0,2 2,0 2,2-0,6 0,4 0,4 0,4 0,2-2,0 HELFO 2,0-2, Direktoratet for e-helse 2,0-2, TOTALT Årsverk 31,5 61,5 93,9 1 8,4 22,7 10,2 9,9 10 3,2 15,7 80,1 2 En del av årsverkene som er knyttet til «Drift og vedlikehold - annet» har oppgaver knyttet til utvikling og forvaltning. Hvorvidt disse vil overføres til felles tjenestesenter må, som tidligere nevnt, håndteres i forbindelse med virksomhetsoverdragelsen, på lik linje med øvrige ansatte. I det videre arbeidet er disse årsverkene ikke tatt med i kalkuleringen av de økonomiske konsekvensene. 1 De 93,9 årsverkene relaterer seg til de funksjonene som skal bli igjen og som utføres av 104 medarbeiderne som skal bli igjen i virksomhetene. De 104 medarbeiderne utfører samtidig tett opp til 5 årsverk innenfor funksjoner som skal overføres til NHN. 2 De 80,1 årsverkene relaterer seg til funksjoner som skal overføres til NHN og som utføres av de 89 medarbeidere som skal overføres til NHN. De 89 medarbeiderne utfører samtidig ca. 9 årsverk relatert til funksjoner som skal bli igjen i virksomhetene.

18 18 4 OPERASJONELL LEVERANSEMODELL FOR IKT Dette kapittelet beskriver målbildet for de funksjoner som skal overdras til NHN. Det er denne operasjonelle leveransemodellen som er lagt til grunn for fremdriftsplanen og gevinstrealiseringsplanen. 4.1 BRUKERSTØTTE Målbildet for brukerstøtte er å samle dagens brukerstøttefunksjon i virksomhetene med brukerstøtte i NHN. Prosesser, roller og ansvar for de overførte funksjonsområdene skal samordnes og integreres med dagens prosesser og roller i NHN. Med et større fagmiljø vil man oppnå bedre ressursutnyttelse samtidig som man vil være mindre sårbar på kompetanseområder hvor man i dag er avhengig av enkeltpersoner. Det er ulikt nivå på selvbetjente brukerstøttefunksjoner i virksomhetene. Enkelte virksomheter har kommet langt i utviklingen av løsninger. En gevinst vil dermed kunne være å benytte allerede utviklede løsninger på tvers av virksomheter, samt videreutvikle flere selvbetjeningsløsninger for å minimere antall saker til brukerstøtte. Som tidligere nevnt utføres brukerstøttefunksjonen av hele 54 personer fordelt på 23,6 årsverk. Kartleggingen som virksomhetene har gjennomført, viser at de personene som tilhører brukerstøtteavdelingene også utfører oppgaver for eksempel relatert til ulike drifts- og vedlikeholdoppgaver. For å effektivisere brukerstøtte vil det være hensiktsmessig å samle brukerstøtteårsverkene på langt færre medarbeidere for å få en bedre ressursstyring. 4.2 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Det anbefales at virksomhetenes IKT-infrastruktur samles i en ny, hensiktsmessig IKT-driftsplattform. Dette veivalget underbygges av samtaler med virksomhetene, som ytrer ønske om samling i en ny plattform fremfor utvidelse og gjenbruk av eksisterende. Anbefalingen betyr at etableringen av plattformen kan foretas uforstyrret i en overgangsfase ved siden av daglig drift i virksomhetenes eksisterende IKT-plattformer. Den nye plattformen tilrettelegges for å møte virksomhetenes funksjonelle behov med fokus på fleksibilitet og konkurransedyktige driftskostnader. Den nye plattformen vil initialt kreve økte driftskostnader frem til konsolideringen er fullført. Gevinstene vil først komme etter at eksisterende tjenester er migrert inn i den nye plattformen. Den konsoliderte infrastrukturen deler felleskomponenter over flere tjenester. Dette vil medføre lavere driftskostnader. I tillegg forventes det at den nye plattformen generelt vil forbedre leveransekvalitet, fleksibilitet og kompetansemiljø. Det anbefales at endelig sourcingstrategi må utredes i detalj i samarbeid med de berørte virksomhetene høsten Dette blir sannsynligvis en kombinasjon av å bygge selv og kjøp av Infrastructure as a Service (IaaS). Å velge en IaaS leveransemodell innebærer at man velger å leie infrastrukturkapasitet fremfor å investere i egne datarom der man anskaffer utstyr selv. 4.3 ARBEIDSPROSESSER, ROLLER OG KOMPETANSEKRAV En viktig forutsetning for å realisere gevinster er at tjenestesenteret standardiserer og samordner alle relevante prosesser. En samkjøring av prosessene og rollene berører mange funksjoner og involverer flere i organisasjonen. Det inkluderer også systemstøtte og justering av rutiner og prosedyrer i systemene. Som en del av denne samordningen vil det være hensiktsmessig å samle målbildet for service management-systemene til en felles plattform og løsning. NHN, Hdir og FHI vil i neste fase designe og beskrive fremtidige ITIL-prosesser og felles rollebeskrivelser. Medarbeideres kompetanse er ikke kartlagt på nåværende tidspunkt. Anbefalingene bygger imidlertid på en forutsetning om at personellet som overføres vil ha tilstrekkelig kompetanse til å utføre de tjenestene NHN overtar ansvaret for, da de i stor grad skal utføre de samme oppgavene etter overføring. Arbeidsoppgaver, funksjonelle grensesnitt og ansvar bør ikke endres vesentlig ved virksomhetsoverdragelsens tidspunkt. Når ny fremtidig

19 19 plattform skal designes, vil det imidlertid være nødvendig å kartlegge eksisterende og fremtidig kompetansebehov. 4.4 SAMHANDLINGSMODELL - GRENSESNITT MELLOM NHN OG KUNDENE Når funksjoner, tjenester og ansatte virksomhetsoverdras til NHN, vil det være behov for roller, både i NHN og i virksomhetene, som kan ivareta kunde- og leverandørforholdet. Hdir har i dag en egen seksjon som ivaretar oppfølgingen mot sine kunder (HELFO, e-helse og POBO). Det anbefales at man baserer seg på samme modell i NHN. Figur 5 Overordnede roller og møteplasser som NHN og kundene har i sin samhandling Figur 5 beskriver hvilke overordnede roller og møteplasser NHN og kundene bør ha i sin samhandling. I det operasjonelle samarbeidet vil det være implementerte ITIL-prosesser som danner grunnlaget for prosessene og hvem som har ansvaret for hva. Når man har samkjørt ønskede ITIL-prosesser, vil disse danne basis for hvordan samhandlingen skal foregå mellom kunde og leverandør Roller og ansvar i samhandlingsmodellen Det er utarbeidet en samhandlingsmodell som er delt inn i tre hovednivå, som vist i Figur 5. Det er stor forskjell på omfang av de leveransene NHN skal levere til de ulike kundene, og samhandlingsmodellen vil derfor måtte tilpasses hver enkelt kunde. Det vil for eksempel være stor forskjell på virksomhetene som driver systemforvaltning og -utvikling og de små enhetene som kun trenger kontorstøtte. Tabell 10 under beskriver samhandlingsmodellen som gjelder for de store virksomhetene. For detaljerte rollebeskrivelser på hvert nivå henvises det til vedlegg 3, kapittel Tabell 10 Beskrivelse av roller og ansvar i samhandlingsmodellen Nivå Rolle i NHN Rolle hos Kunden Beskrivelse Strategisk nivå Styringsgruppe - Begge parter deltar med et sett representant(er). Begge parter deltar med et sett representant(er). Den primære funksjonen til styringsgruppen er å påse at avtalen oppfylles fra begge parter. Avtalen innebærer leveranse av tjenester innenfor flere områder (IKT, Anskaffelser, Arkiv etc.)

20 20 Leveransenivå Service Level Manager (SLM) & Tjenesteansvarlig Leverandøransvarlig IT & Tjenesteeiere SLM hos NHN og leverandøransvarlige hos kunden er ansvarlig for oppfølging av det kommersielle og rapportering av tjenestenivå Tjenesteansvarlig i NHN er ansvarlig for tjenestenivået i den enkelte tjeneste Operasjonelt nivå Service Desk Service Level Manager (+ andre roller som Tjenesteeier, Operation manager m.fl.) Brukere Operativ brukerstøtte som har dialog med kundens brukere via telefon, epost, chat, portal/app. Oppfølging av tjenesteleveransen Møteplasser Møteplasser strategisk nivå styringsgruppen På strategisk nivå anbefales det at man avholder to faste møter per år, hvor man planlegger fremtidig overordnede utviklingsplaner for tjenestene kunden har behov for. Det vil være naturlig at man har andre møter i tillegg hvor de strategiske områdene behandles. Møteplasser på leveransenivå Det anbefales som et minimum at det avholdes tertialvise statusmøter. Dette avhenger av aktivitetsnivået. Rapportering av driften og tjenestenivåene vil være sentrale temaer i disse møtene. Service Level Manager og kundens leverandøransvarlige er også ansvarlige for å følge opp bestillinger, nye leveranser samt andre kommersielle forhold. NHN må ha monitorering av tjenestene og det må utvikles løsninger (f.eks. en dashboard-løsning) som gjør at kundene enkelt kan se status og følge tjenestenivået. Det bør i tillegg innarbeides en rutine med månedlig rapportering på utvalgte måleparametre som defineres høsten NHN er ansvarlig for å utarbeide en slik rapport som eksempelvis kan ha følgende innhold: SLA Mål og oppnådde mål innenfor de ulike tjenestene Oppnådde sikkerhetskrav Oversikt over alle hendelser og problemer Rapportert, avsluttet og restanser Oversikt over alle kritiske hendelser med beskrivelser, årsak, konsekvens og tiltak Gjennomførte driftsendringer Forbedringsområder Økonomi Møteplasser på operasjonelt nivå Den daglige dialogen mellom NHN og kundene skal håndteres gjennom servicedesk. Her meldes supportsaker inn via telefon, e-post, portal/app eller chat. I tillegg vil det være dialog på tjenestenivå med tjenesteeier og tjenesteansvarlige om selve tjenesteleveransene. NHN må ha ansvarlige for leveranser knyttet til forvaltning, test og utviklingsmiljøene der det er relevant. Disse skal ivareta produksjonssettinger og sikre at alt som implementeres i produksjonsmiljøet har tilstrekkelig kvalitet for å unngå driftsavvik. Dette krever testing av programkode i produksjonslike miljøer. For alle utviklingsprosjekter og releaser kreves tett koordinering mellom utviklere og teknisk drift. I tillegg kreves en langt større grad av involvering fra driftssiden i de siste fasene/sprintene i utviklingen, for å sikre at det som settes i produksjon også er kostnadseffektivt å drifte.

21 Roller for å håndtere og understøtte samhandlingsmodellen Det forutsettes at eksisterende ressurser fra NHN og virksomhetene er i stand til å ivareta kunde/leverandørdialogen på et tilsvarende nivå, eller bedre, enn det er i i virksomhetene i dag. Dette er basert på en forventning om at bestillerfunksjonene mellom strategisk og operativt nivå også i dag ivaretas på en profesjonell måte i de ulike virksomhetene. Tabell 11 Oversikt over roller som skal håndtere og understøtte samhandlingsmodellen Organisasjon Årsverk på Kundesiden Årsverk i NHN Kommentar Hdir Hdir har besluttet å rekruttere en ressurs i denne rollen FHI NPE 1 0,5 HK Inkludert i NPE-tall Inkludert i NPE-tall NRPA 0,25 0,25 BTR 0 0 Ikke relevant pga størrelse HELFO N/A N/A HELFO har etablert denne funksjonen i dag og NHN vil få tilført aktuelle ressurser ved virksomhetsoverdragelsen POBO N/A N/A POBO har etablert denne funksjonen i dag og NHN vil få tilført aktuelle ressurser ved virksomhetsoverdragelsen HTIL 0,25 0,25 Direktoratet for e-helse N/A N/A E-helse har allerede etablert denne funksjonen i dag og NHN vil få tilført aktuelle ressurser ved virksomhetsoverdragelsen LMV N/A N/A LMV har en avtale med 99X som løper ut november Dersom NHN skal overta ansvaret for å følge opp avtalen med 99X vil det kreve at personene som gjør denne oppgaven i dag virksomhetsoverdras til NHN, noe vi anbefaler. Sum årsverk Kunde og NHN 5,25-7,5 3-5 Det er viktig å presisere at disse rollene og oppgavene eksisterer og håndteres internt i virksomhetene i dag. Når deler av IKT-området overføres til NHN vil det være nødvendig å formalisere og beskrive rollene og ansvaret, ettersom man går fra en intern modell til et kunde/leverandørforhold. Estimert antall årsverk anses som usikre, da det vil variere hva som endelig besluttes av oppgaver i grensesnittet mellom NHN og kunde. Enkelte virksomheter har en formening om deres eget ressursbehov i bestiller- /leverandøroppfølgingen. Andre har så vidt begynt denne prosessen, og ønsker å se dette i sammenheng med de ressurser som skal overføres. Det er klare synspunkter på at rollen på kundesiden ikke bare er en innkjøpskoordinator, men en IKT-rolle med teknisk innsikt som vil kunne bidra i videreutviklingen av samarbeidet med tjenesteutvikling. Når det gjelder gevinstberegningene forutsettes det at disse oppgavene løses av ressurser som finnes i henholdsvis NHN og i virksomhetene i dag.

22 Tjenestebeskrivelser og tjenestenivåer - implementere tjenesteavtaler Det er i svært liten grad definert detaljert tjenesteinnhold og -nivå på tjenestene som leveres innenfor IKT i de ulike virksomhetene. Per i dag har Hdir utarbeidet en SLA-avtale med HELFO, e-helse og POBO for visse deler av tjenestene de leverer til virksomhetene. Internt i FHI eksisterer det en serviceerklæring som definerer et ønsket tjenestenivå, men ifølge FHI samsvarer denne ikke helt med det reelle tjenestenivået. LMV har innarbeidet en SLA-avtale med sin driftsleverandør. I øvrige virksomheter er det ikke definert tjenestenivå eller definert hvilke tjenester IKT-ressurser har ansvar for. I tjenestesenteret må tjenestene beskrives tydelig, og kunde og leverandør må ha forventningsavstemt innhold og nivå på tjenesteleveransene. NHN legger til grunn at tjenestene skal leveres med tilsvarende eller bedre nivå på tjenestene etter virksomhetsoverdragelsen. Det er en betydelig utfordring for NHN å levere ulikt tjenestenivå til virksomhetene. Det må derfor utarbeides en god tjenestebeskrivelse (innhold) og defineres et tjenestenivå per tjeneste som er avstemt og avtalt med alle virksomhetene (se Delrapport 1 med vedlegg for struktur og mal for tjenesteavtale og tjenestebeskrivelse). Ettersom virksomhetene pt. måler tjenestenivå på svært få av tjenestene, må dette gjøres før man kan avstemme tjenestenivået. Virksomhetene har selv foreslått at det i september 2016 gjennomføres en nullpunktsmåling av tjenestenivå i alle virksomhetene. Det anbefales å gjennomføre jevnlig avstemming av tjenestenivået i virksomhetene. Dette for å sørge for at tjenestenivået holdes på et riktig nivå over tid. Avstemmingen bør gjennomføres minimum én gang per år, for eksempel i forbindelse med brukerundersøkelse. Det anbefales samtidig at målinger gjennomføres fortløpende på parametere, som svartid på telefon, e-post på SPOC og oppetid, som er en del av driftsrapporten til kunden. Når det gjelder tjenestenivå og målinger av tjenest er det naturlig at tjenestebeskrivelsene, som inneholder spesifikasjon av tjenestene, endres over tid. Dette gjøres i takt med etablering av nye felles tjenester fra en konsolidert plattform. Når mer detaljerte felles tjenestebeskrivelser er utarbeidet og tjenestenivået er avstemt, implementeres disse som vedlegg til tjenesteavtalen mellom tjenestesenteret og virksomhetene.

23 23 5 GJENNOMFØRINGS- OG INVESTERINGSPLAN FOR ETABLERING AV TJENESTEN 5.1 FREMDRIFTSPLAN Det er utarbeidet en overordnet plan for etablering av tjenesten. En beskrivelse av de underliggende leveransene følger etter figuren Virksomhetsoverdragelse I forberedelsene til virksomhetsoverdragelsen må det gjennomføres aktiviteter relatert til registrering, telling, datering og verdifastsettelse av utstyr som NHN overtar. Videre må det påses at samlokaliseringen foregår på en hensiktsmessig måte, slik at IKT-tilganger o.l. fungerer etter virksomhetsoverdragelsen. Dette for å opprettholde stabil drift i virksomhetene. Selve virksomhetsoverdragelsen vil i praksis bety flytting av personell fra virksomhetene og inn i divisjonen for tjenestesenteret i NHN. Drift av virksomhetene vil foregå som før virksomhetsoverdragelsen.

24 24 Som en del av denne planleggingen må man ta hensyn til at enkelte ansatte, også etter virksomhetsoverdragelsen, vil kunne ha behov for kontorplass hos virksomhetene Prosesser og roller NHN, Hdir, FHI samt LMV har implementert ITIL-prosesser, men med noe ulik tilnærming. ITIL er imidlertid kun et rammeverk som kan implementeres på ulike måter og nivå. For å kunne hente ut gevinster og effektivisere arbeidsprosessene, må disse prosessene og rollene defineres enhetlig samtidig som man velger hvem i organisasjonen som skal ha hvilke roller. Ved tidspunkt for virksomhetsoverdragelsen vil det være flere som har samme roller i henhold til ITIL (f.eks. incident manager). ITIL-prosessene er nært knyttet til alle funksjoner som overføres til NHN. Endringer og sammenslåing av prosessene vil bl.a. kreve systemendringer og valg av et felles service management-system Forventningsavstemt tjenestenivå og priser Det er en forutsetning for NHN og kundene at tjenestenivået er forventningsavstemt og avtalt. Det finnes i dag ikke gode målsatte nivåer på tjenestene NHN skal levere til kundene, ref. punkt Virksomhetene må derfor måle tjenestenivået før virksomhetsoverdragelsen, som siden bygges inn i tjenesteavtalene mellom NHN og kundene. Det er viktig for NHN at man ikke påtar seg et ansvar for å levere tjenester av en høyere kvalitet enn dagens tjenestenivå, dersom dette fører til økt ressursbruk og dermed økte kostnader for kundene. Leveransen innebærer også innføring av reell måling av tjenestenivå, som vil kunne rapporteres til kundene jevnlig gjennom det grensesnittet som er definert mellom NHN og kunde. Det anbefales også at tjenestesenteret introduserer tjenesteprising som prismodell for sine leveranse. Det vil gjøre det enklere og mer rettferdig sett opp mot ulike behov fra virksomhetenes side. Også disse må implementeres i avtalen mellom NHN og kunde. Hovedrapporten beskriver finansiering av tjenestesenteret i perioden frem til man har mer detaljert tjenesteprising Samhandlingsmodell og grensesnitt NHN/kundene Samhandlingsmodellen, som er beskrevet i delkapittel 4.4, anbefaler samhandling og roller på flere nivåer. Virksomhetene er ulike, så samhandlingsmodellen må tilpasses et hensiktsmessig nivå mellom NHN og den enkelte virksomhet. På sikt er det samtidig helt avgjørende at det utvikles en mest mulig generisk og gjennomgående samhandlingsmodell for samtlige av NHN sine kunder. Det er også identifisert utfordringer i grensesnittet mellom utviklingsavdelingene og IKT-driftsenhetene. Etter virksomhetsoverdragelsen vil disse to områdene rent organisatorisk stå lengre fra hverandre, og det er virksomhetenes eget ønske at man før virksomhetsoverdragelsen forsøker å etablere bedre samhandlingsmodeller og styringsprinsipper. En av leveransene vil derfor knytte seg til å ivareta utviklingen av dette, men det er et arbeid som ligger i de ulike virksomhetene og utenfor rammen av dette prosjektet Konsolidert teknisk plattform En konsolidert teknisk plattform er omfattende og består av flere delleveranser. Denne leveransen vil bli ytterligere detaljert på et senere tidspunkt. Overordnet inneholder leveransen en detaljert beskrivelse av målbildet for en konsolidert teknisk plattform, blant annet med valg av sourcing-strategi(er). I tillegg utarbeides et business case for beslutning om tidsplan, investeringer og oppdatert gevinstplan basert på migreringsplanen. Videre inneholder leveransen realisering av ny plattform, samt selve migreringen fra dagens plattformer i virksomhetene til den konsoliderte plattformen. Det er denne migreringen som over tid vil gi gevinster.

25 25 Valgte sourcingmodell(er) og strategiske beslutninger vedrørende hvilke tjenester man selv skal produsere, og hva man eventuelt skal kjøpe som tjenester i markedet, vil avgjøre hvilke kostnadsreduserende tiltak som gjennomføres. Mulige konsekvenser kan være at medarbeidere må tilegne seg ny eller annen kompetanse slik at man har kompetanse innenfor områder med økt ressursbehov. 5.2 KOSTNADSOVERSLAG, BUDSJETT OG INVESTERINGSPLAN Investeringer I Tabell 12. Tabell 12. Tabell 12 Prosjektkostnader IKT. Totalt timeanslag er i timer. Totalt kostnadsanslag er i MNOK. Prosjektkostnader IKT Totalt timeanslag (antall timer) Totalt kostnadsanslag (MNOK) Fra Til Fra Til 1. Virksomhetsoverdragelse ,55 0, Lagertelling av IKT-utstyr som skal overdras til NHN ,33 0, Samlokalisert IKT-funksjon ,22 0,65 2. Prosesser og roller ,82 5, Beslutte og beskrive felles prosesser og roller ,44 0, Velge systemstøtte iht felles prosessbeskrivelse ,65 0,65 (Anskaffelse) 2.3 Implementere felles prosesser med systemstøtte ,73 3,82 3. Forventningsavtemt tjenestenivå ,96 2, Gjennomføre nullpunktsmåling tjenestenivå ,55 0, Utarbeide tjenestepriser ,87 1, Oppdatere avtaler og implementere priser, tjenestenivå ,54 0,55 og rapportering 4. Samhandlingsmodell og grensesnitt ,41 1, Etablere roller i NHN - Service Level Manager mot ,54 0,65 kundene 4.2 Etablere roller i virksomhetene - Bestiller og ,54 0,65 leverandøroppf. mot NHN 4.3 Etablere forbedret samhandlingsmodell drift / utvikling ,33 0,55 5. Konsolidert teknisk plattform ,47 26, Planlegging og beslutning av ny arkitektur og teknisk ,85 2,18 plafform 5.2 Bygge konsoliderings-plattform ,36 5, Migrering av etatene til ny plattform ,26 18,53 Totalt ,21 36,30 - Andel internt ,56 18,15 - Andel eksternt ,56 18,15 I tabellen over er 50% av timene priset med interntimepriser (880,-/time) og 50% eksterntimepriser (1 300,-/time). Det er knyttet følgende kommentarer og forutsetninger til tidsestimatene: 1.1: Det forutsettes at telling av det meste av utstyret kan gjøres maskinelt med programvare instllert i nettverket. 1.2: Estimatet er basert på tilbakemelding fra virksomhetene om at teknisk drift av løsningene vil kunne gjennomføres uansett hvilken lokasjon driftspersonell måtte befinne seg.

26 26 3.1: Estimatet er knyttet til timer for NHN-personell 3.2: Det antas at antall tjenester det skal utarbeides detaljerte tjenestebeskrivelser, priser og SLA-krav med målinger for, er mellom : Det er knyttet stor usikkerhet til estimatene, da endelig sourcingstrategi, arkitektur og migreringsstrategi må utarbeides for å kunne si noe mer sikkert om estimatene og kostnadene. Det må gjennomføres et betydelig designarbeid og ytterligere kartlegging av tjenestene som er implementert i virksomhetene, før man kan detaljplanlegge og estimere migreringsfasen. Tallene er kun relatert til NHNressurser Samlede økonomiske konsekvenser for Norsk Helsenett knyttet til IKT Tabell 13 gir en samlet oversikt over de økonomiske konsekvensene for NHN frem til Det er lagt inn en lønnsvekst på ansatte på 2,5 prosent og en prisendring på tjeneste- og varekjøp på 2,0 prosent. Lønnskostnaden er basert på TNOK per ansatt. Tabell 13 Økonomiske konsekvenser for NHN knyttet til felles tjenestesenter for IKT (MNOK) År Årsverk Ansatte Lønnskostnader 95,8 98,2 100,7 103,2 105,8 108,4 111,1 113,9 116,7 Vare- og tjenestekjøp 178,3 181,9 185,5 189, ,9 200,8 204,8 208,9 Prosjektgjennomføring 5,5 15,4 11,3 Endring i driftskostnad som følge av effekttiltak Samlet effekt på Norsk helsenetts budsjetter - 4,8-5,6-37,2-37,6-38,0-38,4-38,8-39,3-39,7 5,5 294,3 285,8 249,0 254,8 260,8 266,9 273,1 279,4 285,9

27 27 6 GEVINSTREALISERINGSPLAN Dette kapitlet gir en beskrivelse av kvalitetssikrede anslag for innsparingspotensial ved å realisere målbildet for felles tjenestesenter for IKT. I Tabell 1 side 6 oppsummeres gevinstpotensialet. I tillegg sammenlignes dette med gevinstpotensialet fra konseptfasen. Avslutningsvis presenteres en plan for arbeidet med realisering av gevinster. Gevinstberegningene er basert på nøkkeltallene angitt i Tabell 14. Tabell 14 Nøkkeltall benyttet i beregningene Forusetninger Diskonteringsrente 4,0 % Lønnsvekst (årlig) 2,5 % Prisvekst (årlig) 2,0 % Lønnskostnad per årsverk (2016, TNOK) Merk at vi i forbindelse med kalkulering av gevinster har benyttet den angitte lønnskostnaden fremfor de lønn- og personalkostnadene som ble rapportert fra virksomhetene. 6.1 BESKRIVELSE AV GEVINSTPOTENSIAL I konseptfasen ble det samlede gevinstpotensialet beregnet for IKT-funksjonene drift og vedlikehold samt brukerstøtte. Dette ble gjennomført ved at kostnaden ble fordelt per ansatt og siden sammenlignet med beste praksis fra et lignende tilfelle i andre statlige virksomheter. I planleggingsfasen har gevinstberegningen tatt utgangspunkt i fordelingen av IKT-kostnadene på byggeblokker (IKT-funksjoner). For hver IKT-byggeblokk er det identifisert mulige gevinstområder. Det er gjennomført en gevinstberegning for hvert gevinstområde ved å benytte normative målpriser, enten ved å benytte beste interne praksis for de virksomhetene som inngår i sammenligningen, og/eller ved å innhente markedspriser. I Tabell 15 angis kostnadsbasen for de byggeblokkene som det blir vurdert gevinster for, samt en beskrivelse av potensiell virkning. Den årlige kostnaden er basert på de tall som er fremkommet gjennom kartleggingen av varekostnad og tjenestekjøp, samt en beregning av lønn- og personalkostnaden. Tabell 15 Oversikt over gevinstområder IKT-byggeblokk Årlig kostnad (MNOK) Antall årsverk Virkning (P): (I): Virkningen blir prissatt (kvantifiseres) Virkningen blir ikke prissatt (vurderes kvalitativt) (A) Virkningen blir prisatt i Delrapport 2 Plan for etablering av anskaffelser i felles tjenestesenter Ledelse, strategi, rådgivning og arkitektur Utvikling og forvaltning av applikasjoner 37,7 32,4 A. Endrede kostnader for å implementere styringsmodell mellom felles tjenestesenter og virksomhetene (I) 206,3 61,0 B. Reduserte timepriser for konsulentbistand. Denne gevinsten blir ikke kalkulert i denne rapporten, men håndteres i sin helhet i delrapporten som omhandler felles anskaffelser (A) Brukerstøtte 24,9 22,7 C. Redusert ressursbruk til brukerstøtte (P)

28 28 IKT-byggeblokk Årlig kostnad (MNOK) Antall årsverk Virkning (P): (I): Virkningen blir prissatt (kvantifiseres) Virkningen blir ikke prissatt (vurderes kvalitativt) (A) Virkningen blir prisatt i Delrapport 2 Plan for etablering av anskaffelser i felles tjenestesenter Drift og vedlikehold av fagapplikasjoner og integrasjoner Drift og vedlikehold av arbeidsstasjoner og kontorstøtte Drift og vedlikehold av datasenter og servere Drift og vedlikehold av nettverk Drift og vedlikehold Annet 87,0 10,2 D. Reduserte innkjøpspriser på programvare og maskinvare. Denne gevinsten blir ikke kalkulert i denne rapporten, men håndteres i sin helhet i delrapporten som omhandler felles anskaffelser (A) E. Redusert ressursbruk til leverandørstyring applikasjoner og integrasjoner (I) 55,9 9,9 F. Reduserte innkjøpspriser på programvare og maskinvare. Denne gevinsten blir ikke kalkulert i denne rapporten, men håndteres i sin helhet i delrapporten som omhandler felles anskaffelser (A) G. Redusert ressursbruk til leverandørstyring og klargjøring av arbeidsstasjoner og kontorstøtte (I) 57,6 10,0 H. Redusert driftskostnad for servere ved samlokalisering og konsolidering av drift og vedlikehold (P) I. Redusert driftskostnad for datasenter ved samlokalisering og konsolidering av drift og vedlikehold (I) 11,3 3,2 J. Redusert driftskostnad for nettverk ved samkjøring av driftsavtaler. Denne gevinsten blir ikke kalkulert i denne rapporten, men håndteres i sin helhet i delrapporten som omhandler felles anskaffelser (I) 20,4 15,7 K. Redusert ressursbruk til andre driftsoppgaver ved samlokalisering og konsolidering (I) (I) Nytte-kostnadsanalyse fra konseptfasen I Tabell 16 er de prissatte virkningene for tjenesten IKT (drift, vedlikehold og brukerstøtte) presentert slik de fremkom i konseptfasen. Netto besparelse ved å opprette en konsernmodell er mellom 265 og 365 MNOK over analyseperioden på 10 år. Totale kostnader innen IKT omfatter personalkostnader knyttet til IKT, tjenestekjøp og driftskostnader. Tabell 16 Prissatte virkninger for IKT Prissatt virkning Dagens situasjon (MNOK) Felles tjenestesenter (MNOK) Differanse (MNOK) Totale kostnader IKT for drift, vedlikehold og brukerstøtte Omstillingskostnader (intervall) (lav) 200 (høy) [ ] Netto besparelser (intervall)

29 Oppdatert gevinstpotensial I dette avsnittet beskrives arbeidet som er gjennomført for å oppdatere beregningene av gevinstpotensial. Gevinst A. Endrede kostnader for å implementere styringsmodell mellom felles tjenestesenter og virksomhetene (I) Etableringen av et felles tjenestesenter for IKT vil innebære utarbeidelse av tydelige prosess- og rollebeskrivelser. Dette er vesentlig for å få samhandlingsmodellen til å fungerer optimalt. I en internmodell har dette historisk ikke vært like nødvendig å synliggjøre. Dette er beskrevet i kapittel 4.4. Det forutsettes at disse oppgavene løses av ressurser som finnes i henholdsvis NHN og i virksomhetene før virksomhetsoverdragelsen. Gevinst C. Redusert ressursbruk til brukerstøtte (P) Gjennom kartleggingen fremkommer det at 23,6 årsverk har oppgaver knyttet til brukerstøtte. Årsverkene yter brukerstøtte til ansatte. I tillegg er det ca klienter i FHI som er koblet til medisinsk teknisk utstyr eller andre oppgaver utover kontorstøttefunksjoner. Gevinstpotensialet er beregnet uten disse klientene. Med brukere er gjennomsnittlig kostnad per bruker beregnet til kroner. Det er i tillegg utarbeidet to normative måltall: 1. Beste interne praksis beskriver kostnaden per bruker for den virksomheten som har lavest kostnad i dagens virksomheter (2015). Beste interne praksis er beregnet til kroner per bruker og år. 2. Markedspris er innhentet ved å se på den tjenesteprisen som LMV opererer med etter at denne tjenesten er satt ut. Markedsprisen er på kroner per bruker og år. Denne prisen omfatter også en utvidet åpningstid (17:00 22:00). Omstillingskostnadene er knyttet til følgende aktiviteter: Etablering av felles verktøy for Service Management Innføring av felles prosesser for alle virksomhetene. Samle brukerstøtte-oppgavene og innarbeide en mer effektiv ressursstyring På lengre sikt innføre selvbetjening for utvalgte hendelser. Det forutsettes i gevinstberegningen at det virksomhetene har kartlagt som brukerstøtte er tilnærmet samme tjeneste som leveres fra LMV s IT-driftsleverandør (markedspris). Omstillingskostnaden for etablering av en felles brukerstøttefunksjon er integrert med de totale omstillingskostnadene for etablering av felles tjenestesenter for IKT. Se der. Tabell 12). Tabell 17 Prissatt virkning for redusert ressursbruk til brukerstøtte presenterer resultatene fra gevinstberegningen. Tabell 17 Prissatt virkning for redusert ressursbruk til brukerstøtte Prissatt virkning Dagens situasjon (MNOK) Felles tjenestesenter (MNOK) Differanse (MNOK) Kostnader for brukerstøtte (over 10 år) Ved beregning med beste interne praksis (Optimistisk) Ved beregning med markedspris (Nøktern) 233,5 124,5 109,0 233,5 142,9 90,6 Brutto besparelser 90,6 (nøktern) 109,0 (optimistisk) Gevinst E. Redusert ressursbruk til leverandørstyring applikasjoner og integrasjoner (I) Samlet sett er det kartlagt 10,6 årsverk til drift og vedlikehold av applikasjoner og integrasjoner. Ved å samle denne funksjonen og konsolidere leverandørstyringen vil det kunne foreligge en liten gevinst innenfor dette

30 30 området. Dette vil imidlertid være avhengig av fremtidig organisering og oppgaveløsning i det nye tjenestesenteret. Gevinsten er derfor ikke prissatt. Gevinst G. Redusert ressursbruk til leverandørstyring og klargjøring av arbeidsstasjoner og kontorstøtte (I) Samlet sett er det kartlagt 9,9 årsverk til drift og vedlikehold av arbeidsstasjoner og kontorstøtte. Ved å samle denne funksjonen og konsolidere leverandørstyringen, mottak og klargjøring av arbeidsstasjoner og kontorstøtte, vil det kunne foreligge en liten gevinst innenfor dette området. Dette vil imidlertid være avhengig av fremtidig organisering og oppgaveløsning i det nye tjenestesenteret. Gevinsten er derfor ikke prissatt. Gevinst H. Redusert driftskostnad for servere ved samlokalisering og konsolidering av drift og vedlikehold (P) Samlet sett er det kartlagt tusen kroner til drift og vedlikehold av datarom/servere, hvorav lønn og personalkostnader beløper seg til tusen kroner (10,0 årsverk) og vare- og tjenestekjøp beløper seg til tusen kroner. De fleste virksomhetene har server og servertjenester tilsammen er det kartlagt 1522 servere. Det er fem primære og syv sekundære datarom (utenom LMV som benytter 99x). Flere av virksomhetene har egne datarom, gjerne i samme bygg som kontorlokalene. Kostnadene i forbindelse med datarom er i begrenset grad identifisert i regnskapsanalysen som er gjennomført. I utregningen av null-linjen har vi forutsatt at dagens volumer av servere og datarom ligger fast over analyseperioden. Vi har justert for lønnsvekst og prisvekst for vare- og tjenestekjøp. Samlokaliseringen og konsolideringen av drift og vedlikehold baserer seg på følgende konsept: Det etableres en ny driftsplattform. Det vil sannsynligvis være en kombinasjon av å bygge selv og IaaS. I kalkylen for kostnadsberegninger er NHN internpriser for infrastrukturtjenester benyttet, for å forenkle kostnadsanalysen. Bruken av IaaS vil redusere behovet for investeringer knyttet til nye datarom og driftsplattform. Migreringen fra eksisterende driftsplattform til en samlokalisert og konsolidert plattform vil skje gradvis, ved at tjeneste for tjeneste blir flyttet. Migreringen vil foregå frem mot 4. kvartal 2018 når alle virksomheten er etablert på ny plattform. Det er benyttet markedspris minus 25 prosent på besparelsen på eksisterende datarom som blir avskaffet. Begrunnelsen for dette er at dagens datarom ikke er på nivå med markedspris i kvalitet, og at det i markedsprisen er beregnet ca. 10 prosent avanse. Konsolideringsgraden er satt til 15 prosent. Dette er basert på at man oppnår en konsolideringsgrad på 15 prosent på servere og årsverk til denne driften. Omstillingskostnadene ved etablering av nytt datarom er knyttet til: Design og implementering av nytt backup-rom Design og implementering av to geo-redundante datarom Migrering av virksomhetene til ny plattform Tabell 18 presenterer resultatene fra gevinstberegningen. Tabell 18 Prissatt virkning for redusert driftskostnad for servere ved samlokalisering og konsolidering av drift og vedlikehold Prissatt virkning Dagens situasjon (MNOK) Felles tjenestesenter (MNOK) Differanse (MNOK) Kostnader for drift og vedlikehold servere (over 10 år) 567,8 426,9 140,9 Brutto besparelser 140,9 Den prissatte virkningen (brutto) over analyseperioden over 10 år beregnes til 140,9 MNOK (se Tabell 18). Dette gir en besparelse på ca. 19 prosent sammenlignet med dagens modell.

31 31 Gevinst K. Redusert ressursbruk til andre driftsoppgaver ved samlokalisering og konsolidering (I) Samlet sett er det kartlagt 15,7 årsverk til andre drifts- og vedlikeholdsoppgaver som ikke faller innenfor de øvrige byggeblokkene. En gjennomgang av oppgavene viser at dette er oppgaver som er tett knyttet til drift og vedlikehold av arbeidsstasjoner/kontorstøtte (7,6 årsverk), drift og vedlikehold datasenter/servere (3,9 årsverk) og diverse andre drift og vedlikeholdsoppgaver (ca. 4,2 årsverk). Ved å samle og konsolidere drift og vedlikeholdsoppgavene vil det være gevinstpotensial også på utvalgte deler av disse oppgavene. Dette vil imidlertid være avhengig av fremtidig organisering og oppgaveløsning i det nye tjenestesenteret. Gevinsten er derfor ikke prissatt. 6.2 PLAN FOR REALISERING AV GEVINSTER Plan for realisering av gevinster på IKT-området vil følge den overordnede planen i etableringsfasen (se avsnitt 5.1). Følgende aktiviteter er spesielt knyttet til gevinstrealiseringen: Gjennomføring av nullpunktsmåling av gevinstindikatorer, altså måling av indikatorer før man gjennomfører endringer i virksomheten Målinger av gevinstindikatorer vil avtales som en del av tjenesteavtalene Rapportering av gevinstarbeidet vil integreres i den løpende virksomhetsstyringen Samlokaliseringen og konsolideringen av drift og vedlikehold Detaljert plan for gevinstrealisering knyttet til gevinst C. Redusert ressursbruk til brukerstøtte (P) Figur 7 gir en oversikt over hvordan gevinstene knyttet til brukerstøtte er planlagt realisert. Søylene i figuren viser gevinst ved å benytte henholdsvis beste interne praksis (gul søyle) og markedspris (lilla søyle). Linjene viser akkumulerte gevinster ved de to alternativene. Neddiskontert gevinstrealisering for IKT gitt redusert ressursbruk til brukerstøtte (P), MNOK ,0 95,1 81,3 96,1 67, 84,5 53,8 5 72,7 60,9 26,8 4 36,9 48,9 13,9 12,4 13,3 24,7 12,2 13,5 12,1 13,6 12,013,7 11,813,7 11,7 13,8 11, Nåverdi ny årlig gevinst (nøktern) Akkumulert nåverdi gevinst (nøktern) Nåverdi ny årlig gevinst (optimistisk) Akkumulert nåverdi gevinst (optimistisk) Figur 6 Nåverdi gevinst for brukerstøtte, MNOK Det vil gjennomføres en nullpunktsmåling knyttet til brukerstøtte i tilknytning til den foreslåtte nullpunktsmålingen for IKT i 3. kvartal Denne vil avdekke følgende: Antall saker som blir rapportert Antall saker som løses på 1.linje

32 32 Gjennom 2017 vil det arbeides med å etablere felles systemstøtte, samt å implementere felles prosesser for brukerstøtte på tvers av virksomhetene. Gevinstene vil bli hentet ut gjennom bedre ressursutnyttelse fra Gevinsten tilsvarer en reduksjon på mellom 11,0 og 12,1 årsverk fra dagens nivå på 23,6 årsverk Redusert driftskostnad for servere ved samlokalisering og konsolidering av drift og vedlikehold (P) Følgende figur gir en oversikt over hvordan gevinstene knyttet til samlokalisering og konsolidering av drift og vedlikehold er planlagt realisert. Søylene viser gevinst pr. år neddiskontert i MNOK. Gevinster neddiskontert (MNOK) ,3 24,7 25,1 25,6 26,0 26,5 27, ,8-7, Figur 7 Gevinstprofil for drift og vedlikehold datarom og servere, neddiskontert (MNOK) Gevinstrealiseringen vil følge planen for etablering av og migrering til ny driftsplattform (se avsnitt 5.1). Gevinsten hentes ut ved at datarom og servere leies fra en ekstern leverandør basert på Infrastruktur as a Service (IaaS). I tillegg oppnår man gevinster ved å konsolidere og samle tjenester på færre servere og mindre omfang av infrastruktur.

33 33 7 VEDLEGG TIL DELRAPPORT METODE FOR KARTLEGGING AV NÅSITUASJONEN Formålet med kartlegging av nåsituasjon i de berørte virksomhetene er å danne et samlet bilde av dagens ressursbruk, leveransemodell, kvalitetsmålinger og særegne behov. Kartleggingen i konseptutredningen ble gjort ovenfra og ned og gav en god indikasjon på potensialet for gevinster ved å etablere et felles tjenestesenter for IKT. For å kunne utarbeide en detaljert plan for etableringen av tjenestesentere, med tilhørende plan for gevinstrealisering, har det vært nødvendig å utføre en nedenfra og opp kartlegging. Figur 8 gir en oversikt over hvilke elementer som er kartlagt. Figur 8 Oversikt over elementer som er kartlagt for IKT IKT-kostnader. IKT-kostnadene er kartlagt dels ved at antall ansatte som utfører oppgaver tilknyttet IKT er kartlagt, dels ved at regnskapene for 2015 er analysert. Kartleggingen av ansatte er i denne fasen gjennomført anonymisert. For hver ansatt er det estimert hvordan tidsbruken fordeles på de ulike oppgavene som gjennomføres. Regnskapene er analysert på posteringsnivå (se nærmere avsnitt om IKT-kostnader for nærmere beskrivelse av rammeverk for analyse av regnskapet). IKT-tjenester. For å kunne sammenligne virksomhetenes bruk og utnyttelse av IKT er det nødvendig å dele inn i sammenlignbare kategorier, her kalt IKT tjenester. Definisjon og forståelse av tjenestene er utarbeidet av kartleggingsprosjektet og representanter fra berørte virksomheter. Tjenestene kan benyttes til å lage oppstillinger som kan sammenlignes på tvers av virksomhetene, f.eks kostnader, infrastruktur komponenter, årsverk, med videre. Organisering og styring av IKT-funksjonen. I dette avsnittet beskrives og sammenlignes hvordan IKTfunksjonen er organisert og styrt i de ulike virksomhetene. Dette gir en forståelse for hvordan fremtidig styringsmodell med grensesnitt og fullmakter mellom virksomhetene og tjenestesenteret skal designes. Arbeidsprosesser og roller. I dette avsnittet beskrives i hvilken grad de ulike virksomhetene har etablert standardiserte prosesser og roller med hensyn til beste praksis. Systemer og applikasjoner. I dette avsnittet gis en oversikt over de viktigste systemene og applikasjonene som benyttes i de ulike virksomhetene. Applikasjonen kategoriseres med hensyn til om de er anskaffet (standard), tilpasset eller skreddersydd for de ulike virksomhetene. Videre beskrives hvordan utvikling og forvaltning av applikasjonene blir utført i de ulike virksomhetene. Infrastruktur. I dette avsnittet beskrives hvilken infrastruktur som benyttes av virksomhetene, hvorvidt denne eies eller leies, samt hvilken driftsmodell som er etablert.