@Referat fra møte i NLRK september 2014 på Vormsund. Tilstede:

Transkript

1 @Referat fra møte i NLRK september 2014 på Vormsund Tilstede: Eirik Lunde (LED), Gunnar Strand (HOR), Roar Molslet (NORD), Bjørn Harald Lyngstad (ROG), Tor Linge (SØR), Sven Kinden Iversen (ØST), Tom Håvard Solheim (NUM), Birger (MIDT), Rune Kleven (4WD), Gunnar Eggen (Kasserer/medlem), Odd Arne Langeland (MØRE) Sak nr 1 Gjennomgang av ny fra avdelingene Øst intet å melde ØST Elvedalen, høsttreff, Rena med offroad.no. Vestbytreff, HOR spontantreff genererer aktivitet (annonsering på FB) fremtiden ligger i dette Ny kasserer problemer med tilgang på bank kan skyldes misforståelser med bank. Aurlandstreff med 13 biler Midt bra oppmøte til aktiviteter (2 kvelder pr uke) Mange som bruker klubblokalet. Treff i kjørefelt frikjøring. Planer om flere aktiviteter uteover høsten. Krabbetur senere i høst. Generelt høyt aktivitetsnivå. ROG planlegging mot neste års landstreff. Røldalstreff neste helg. Faste kjøringer i felt og planlagte dugnader utover høsten. I NUM kaffetreff Tinn og Flesberg. Nattsafari gjennomført med stort oppmøte. NORD Kaffetreff Tromsø og Bjerkvik bra oppmøte. Treff på Senja med bra oppmøte. Sulitjelma treff stort oppmøte på flotte veier og treff gikk i overskudd økonomisk. Invitert til Narvik Automobilselskaps camping og lygartreff god stemning. Sliter litt med kontakt med Fjellandsbyen med tanke på landstreff SØR månedlig trreff klubblokalet normalt 15 deltakere. Neste gang presentasjon fra Islandstur. Barnetreff ble avlyst men vil forsøke igjen. Medlemmene ønsker muligheter for greenlaning. KNA har begynt å bygge kjøreområde i Mandal. Vi forsøker å gjøre noe der. MØRE fast kjøring i feltet hver måned. Tur i området en gang pr. Måned denne helgen er det tur til Bud og Atlanterhavsveien med overnatting. Tanker om et fremtidig Atlanterhavstreff og invitere deltakere fra andre avdelinger 2 Gjennomgang av medlemmenes/avdelingens rettigheter og plikter Ref presentasjon av arbeidsdokument fra lederen. Hvordan Aksjon Eirik og Gunnar S

2 kan vi markedsføre medlemmenes rettigheter? Forholdet til importør avklares i senere saksnr. Diskusjon rundt NBF og NLRK om krav til kjøretøy Ide om å lage en håndbok for å lage/arrangere et treff. Medlemmene bør kunne dokumentere sitt medlemskap Kommunisere gjennom visste du at? på nett og 4WD Brukerhåndbok for lokalavdelinger Gunnar Strand renskriver dokumentet og sender ut til avdelingene Kalenderen bør inneholde planlagte treff påfølgende år 3 Økonomi Gunnar E Vi når budsjett på medlemsinntekter Refusjon LMK kun 50% 4WD - annonseinntekter positivt Annonseoversikt må deles med webansvarlig Påskjønnelse redaktør 4WD? Vi ligger an til budsjett 4 Medlemsregister Gunnar E/Sven Vi bruker nå hoopla med forhåndsinnbetaling Dette forenkler veldig mye Zubarus medlemsløsning Sven orienterte med fordeler Vi går for løsningen innlegging primo oktober Ikke behov for å delegere medlemsansvaret 6 Internettside Sven/Birger Sven og birger oppdaterte FB pluss Wordpress Skal vi beskytte merkevaren Referat landsmøte vedtak om styret + siste signatur 5 4WD presentasjon av ny redaktør og bladets Rune K fremtidsutsikter Endring av forside Noe layout Opp i skriftstørrelse pluss luft Omarbeiding av 4WD logo Fremtid få inn nok stoff slik at det blir et bilmagasin som er interessant å lese Mangler masse og kvalitet på innhold 7 Annonseinntekter til 4WD og web Hva kan vi gjøre? Annonseinntektene er på grensen til det lovlige Drømmen er å gi et et kommersiellt blad Stemningen støtter ikke en kommersialisering 16 artikler bør kunne produseres via avdelingene Skrive om medlemmenes biler Ambisjonsnivå? Artikkelserie - entusiast i avdelingen (Sven tar ballen her)

3 Kjell Robøle på Toten har uvurderlig bilmateriale og biler Styret må løfte sammen med redaktøren Kanskje få artikler fra Ketil Oftedal? Neste deadline 15 november Landstreff 2014 Sven orienterte HS fornøyd med gjennomføringen Kanskje lage en manual for treffgjennomføring? Bør vi se på lengden av treffet i fremtiden? Landsmøtegjennomføringen tar tid 9 Landstreff 2015 Gunnar S Blixhamn, festivalpakke fra Leide (65 000) inkl wc/dusj Campingplass driftet av speidergruppe (Rovere) Sikkerhet blir etablert Kiosk, telthotell, barneaktiviteter, friske bakervarer Mulighet for leie av hybler utenfor campen Opplevelser: Bømlo, vikingmuseum, Vistnes gruvene, Ryvarden fyr, Leke- og badeland, krigsmuseum, bedriftsbesøk på Kårstø, turvei Stokkadalen i Vindafjord, havfiske, dykkerkurs, bygdekart (Greenlaning) Hovedstyret bør kanskje invitere de som etablerte klubben Utfordring kan være fuktig terreng og derfor må kjøreanvisninger følges HS mener det bør legges opp til en plan B risiko for 200 i ekstrakostnad. HS kan ikke akseptere den høye risiko som ligger i nåværende lokasjon og ønsker en realistisk vurdering av kostnadene ved skaden (ikke sende ut referat før Gunnar har snakket med Tor Arne) års jubilanter Møte Eilif Lund og Bjørn Madsen for å gå gjennom arkivene fra Smalvollveien. Forslag om å gjøre flere til æresmedlemmer bl.a Bjørn Madsen Skal vi gi ut en jubileumsbok? Jubileumsutgave av 4WD bør legge inn aktuellt jubileumsstoff. Hvem har fått beskjed om å skrive historien Ambisjonsnivå bok? Forslag om å be Bjørn Madsen om å velge ut sentrale utgaver av 4WD som er beskrivende for utvikling av klubben Det ligger et budsjett på til møter og div som Vi ber Bjørn M om å koordinere dette arbeidet med sven som kontaktperson i HS 11 Klubbshop Vi har ikke mottatt oppdaterte omsetningstall fra klubbshop Tallene ligger hos regnskapsfører Tveit

4 Dårlige rutiner input til regnskapsfører Problem er å samle og systematisere papirstrømmen Avstemming av bank Problemstillinger rundt outsourcing HS kan ikke etter 3 år fortsette i blinde mht resultater i klubbshopen Forslag om regnskapet overtas SMN Regnskapshuset ca 10 timer pr år (kr 8000) Jobben består i bankavstemming (inn/ut) samt varelagertelling Hvorfor har ikke revisor kommentert dette? Ingen stiller spm mht klubbshop. Stryker vi enkelte medlemmer etter håret Bør Gunnar E engasjeres som regnskapsfører for klubben? Vi vedtar å overføre regnskapsførsel til SMN til sak 3 Hovedstyret har valgt Gunnar Eggen som forretningsfører. 12 Avtaler Hordaland, Midt- Norge (reforhandling) Numedal intet Østlandet intet Status stort sett 13 Importørkontakt Ingen endring hos importør Land Roverens dag gjerne i forbindelse med lansering av Disco sport dette bør vi prøve å få til på landsbasis Nord- Norge har avtale om dette Motorens dag er en mulighet Avdelingene bør jobbe med dette lokalt 14 Rabattavtalene Tor Utgangspunkt gamle avtale tok kontakt for å fornye Utarbeidet avtalegrunnlag Nye rabattavtaler er kommet til må få dette samlet et sentralt sted 4wd + min side Avtale med Abra Tor lager et avtalegrunnlag Sven sender vacn avtaler til Tor 15 Fremtiden til NLRK Hva fenger? Turer eller offroad, korte eller llengre turer eller treff Går tiden litt fra oss Spørreundersøkelse blant medlemmene Fremtidens medlemssystem gir oss muligheter Bruke lovlige muligheter gjennom dialog med grunneiere Ønsker varierer fra avdeling til avdeling Forenkle organisasjonsmodellen direktevalg til HS, midre fokus på org. Struktur lokalt Lage et spørreskjema info om dette på 4wd og nettsider

5 Liten konkurranse - Annonsere på finn.no Litt statistikk fra google analytics Sven sjekke pris på produksjon av flyers Roar sender nåværende forslag til HS som kommenterer Rune K kan evt utforme flyer Kan noe av regnskap kjøres sentralt Gunnar gjennomgikk enkel økonomistyringsmodell for avdelingene Hovedstyremøte 1 dag som forslag færre møter, introdusere telefonmøter Motforestillinger forenkling kan føre til redusert aktivitet Fremtidens org modell må ta utgangspunkt i de engasjerte medlemmenes behov og drives effektivt med det som mål Valg av HS representanter skjer ved direkte valg Svakhet i dagens system når hovedstyrepr ikke er avdelingens leder. Avdelingslederen skal ikke gjøre alt selv, det gjelder å delegere. 16 Innkomne saker og eventuelt Sven/Eirik Innsigelse på referat fra Landsmøtet Saken er behandlet og svar sendes vedkommende Forslag fra Rogaland - Vandrepokal fra landstreff til landtreff Bør ha klare regler men fant ikke helt den store entusiasmen. Dato for neste HS møte 31 januar 1 februar Sven ser på alternativer rundt gardermoen Eirik sjekker Stavanger