1 - Gjennomgang og godkjenning av referat fra forrige møte Referatet gjennomgått og godkjent.

Transkript

1 Hovedstyremøte Vormsund januar Tilstede: Rune Steinsønn Kristoffersen(leder), Gunnar Eggen(kasserer), Roar Moslet(nord), Eirik Lunde(Rog), Tom Håvard Solheim(Num), Gunnar Strand(Hord), Tor Linge(Sør), Odd Arne Langeland(Møre), Stig- Rune Aarø(Øst, sekretær) Agenda 1. Gjennomgang av referat fra forrige HS- møte. 2. Avdelingsrunden 3. Økonomi 4. Medlemskap 5. Landstreff Statutter 7. Klubbshop 8. Web 9. LMK 1 - Gjennomgang og godkjenning av referat fra forrige møte Referatet gjennomgått og godkjent. 2 - Avdelingsrunden Nord Det holdes faste medlemsmøter, avdelingen har også sett på budsjett for Planlagt årsmøte i mars. Kaffetreff, veldig bra oppmøte. Vårtreff planlagt i Sulitjelma, som forsøk på å nå medlemsmassen i Bodøtraktene. Det er et uttalt mål å forsøke å øke aktiviteten utenfor Tromsø/Troms- regionen. Avd. har 61 medlemmer ved sist telling. Jobber med planlegging av Landstreff Dette krever en del planlegging. HS- rep. gir uttrykk for at de store avstandene og foreløpig mangel på kjøreområde gjør ham spent hvordan er folks holdninger til dette. Et treff i Nord- Norge blir et annerledestreff. Møre Arrangerer faste kjøringer i kjørefeltet og litt turer. Julekos, med familier. Positiv oppslutning og engasjement i avdelingen. Noe nyrekruttering, noe som er hyggelig. Årsmøte planlagt i mars. Styret er godt samkjørt. Hord Det rapporteres om økende interesse for de faste torsdagene i uka. Varmepumpe montert i klubblokalet. Kveld med Glen virker å være et viktig trekkplaster i aktivitetene. Det tilbys dekkhotell, med etterspørsel. Ett styremøte avholdt siden sist. Ønsket om samarbeid med avd. Rog er sterkt. Noe misnøye med økonomi, Gunnar lagt frem at her må avdelingen finne løsninger for at for eksempel husleien kan svare seg. Dette må altså avdelingen ta over driftsstøtte fra HS eller selvfinansieres.

2 Rog Aktivitetsnivå er som før. Avdelingen arrangerer medlemsmøter og kjøring, samt kaffetreff. Noen nye fjes. Nissekjøring var et positivt tilskudd på treffkalenderen. Terminliste utarbeidet, ligger på nett. Styremøte i forrige uke. Nye leder, Sindre Thirud. Årsmøte i begynnelsen av mars. Økonomi er ok, holder oss innenfor budsjett. Om to uker, er det annonsert brainstorming vedr. Landstreff 2015, samt utdanning av treffledere og teknisk kontrollører. Sør To styremøter, et julebord og et kaffetreff er holdt siden sist HS- møte i oktober. Møtelokalet vekker begeistring, og avdelingen har allerede gjort positive erfaringer med lokalet, rapporteres det. Det har vært en runde med budsjett, noe restanse har medført litt trøbbel, men er rettet opp i. Økonomien ser godt ut for avd. Sør Det er interesse for et kjøreområde(kna) i Mandal. Dette holdes tak i fra avdelingen. Begge parter er interesserte. Juleavslutning ble holdt i klubblokalet, med pos. erfaringer. Jobber med å systematisere vår- og høsttreff, med ett i østregionen og et i vestregionen. Num Avdelingen holder kaffetreff i Tinn og Flesberg, samt julebord. Planer videre innebærer å videreføre kaffetreff, samt planlegge Seriebiltreff og Nattsafarien. Lampeland her skjer ting sakte. Vedtak: Numedal redegjør for fremdrift og strategi, samt den konkrete kontakten med kommunen om fremtiden for kjørefeltet og/eller andre kjørefelt. Fremlegges for HS- møtet i april/mai Øst Avdelingen holder to kaffetreff, et i Vestby sør for Oslo og et på Eidsvoll nord for Oslo. Det holdes klubbkveld hver måned, utenom i desember og juli. Det er holdt auksjon til et godt formål på novembermøtet, hyggelig som alltid. Kjøretreffene i Elvedalen går sin gang. Øst har jobbet med planer for landstreffet og mener vi har god kontroll på dette. Avdelingen har planlagt å ha årsmøtet i mars. Nye grupper av medlemmer kommer mer frem samt noen nye fjes dukker opp på treff. Vi har fokus på å ta disse vel imot. Det er stor interesse for utenlandsinitiativene fra avdeling øst. Til sommeren blir det Islandstur, i tillegg til Glasskogen. Vi holder oss innenfor økonomiske satte rammer. Ut ifra bruk vurderer vi på ny forslag om å si opp husleiekontrakten i Smalvollveien(klubblokalet) 3 - Økonomi Forrige HS- møte jobbet vi med et signaturreglement. Hovedstyret er blitt klar over at signaturreglement ikke fremkommer i vedtektene. Vedtak: Det fremmes sak om forandring i vedtektene ved neste årsmøte. Frem til

3 forandring i vedtektene vedtas, regnes kun følgende som signaturberettiget: Leder og Gunnar Eggen i fellesskap. Regnskap: Ved årsskiftet 57 nye medlemmer siden oktober 1232 medlemmer ved årsskiftet. Dette er gledelig nytt. Giro for årskontingent er sendt ut, forfall 28/1 14. Vi vil sende ut ny betalingshenvendelse til ikke- betalende medlemmer også i år, jfr. vi fikk med oss 49 medlemmer ved dette fremstøtet i Annonseinntekter fakturert 46313,00 Vi har fremdeles 4000 kroner utestående i annonseinntekter. Spørsmål om vi må være forberedt på å ta noe av dette som tap. Totale driftsinntekter ,46. Klubbshop. HS får regning på kommunikasjonskostnader, jfr. Betalingsterminal, telefon, bredbånd. Dette tar HS tilbake fra klubbshops konto. Det har kommet en ny regning på kroner på investering i varebeholdning, tillegges klubbshopens lån til varelager. Vi har imidlertid ikke sett omsetning til å betale tilbake på lånet. Det nevnte beløpet er lagt til lån på ,- Vi vedtar at lånet tilbakebetales til HS i rater per år, innen utgangen av oktober hvert år. Raten settes til ,- kroner, hver oktober til lånet er tilbakebetalt Gjennomgått avdelingenes økonomiske status. Regnskap landstreff Underskudd landstreff kroner. Evt. fratrekk for mye utbetalt i kroner Gjenstående 6056,- Vedtak 10000,- i gjeld på for mye utbetalt driftsstøtte slettes. Avd. midt må bære resttap pålydende 6056 kroner selv. Underskudd ble på ca 25000,- mindre enn budsjettert for Regnskap for 2013 vedtas. Vi ser på budsjett for Vi ser for oss at vi i dette året skal ha overskudd. I den forbindelse vil det fremlegges på årsmøtet et forslag om kontingentøkning. Vi ser det som hensiktsmessig og langt fra urimelig å sette kontingent til 600 kroner per år. 4 - Medlemskap Som interesseklubb for bilmerket Land Rover, vurderes det som helt grunnleggende at medlemsbeviset skal brukes og gjør en forskjell. Dette gjennomsyrer de disponeringer klubben gjør for tiden med hensyn til å knytte til oss samarbeidspartnere samt utarbeide selvkostpriser for aktiviteter, forskjellsbetaling på treff og i tillegg til web og

4 ikke minst et fantastisk blad 4WD. Vi regner med å kunne presentere enda flere medlemsfordeler utover året. Tor Linge Tønnesen arbeider med rabattavtaler han har presentert et forslag til invitasjonsbrev til bedrifter som kan være aktuelle. Han ønsker tilbakemeldinger på brevet HS, samt avdelingene. Forslag kommet om å supplere velkomstpakke ved innmelding med nytt hilsemerke i tillegg til den gamle velkomstpakken. Vedtak: Ja 5 - Gjennomgang av landstreff 2014 Ved avd. øst. Landstreffet ser ut til å være under kontroll. Både camp og kjørefelt blir i Elvedalen, Snertingdal, rett nord for Gjøvik. Det er levert økonomisk budsjett for treffet som går i balanse ved 100 biler. Flere biler vil gi overskudd, slik det ser ut. Flere detaljer står igjen å løse, men avdelingen gir et sikkert inntrykk av at de får sydd sammen et sosialt og kjøremessig treff som vi kjenner det. Avdelingen er klar for å legge ut informasjon på nett fortløpende. Vi avventer oppdatering på neste HS- møte i april. 6 - Statutter Gunnar Strand har gått gjennom NLRKs statutter. Forslag gjennomgås og endringer gjort i HS- møtet Januar 2014, legges frem for landsmøtet. Statuttforslaget foreslås utlevert sammen med velkomstpakken under landstreffet. Hvilke habilitetsregler kan vi tenke oss at kan oppstå i lokal- og hovedstyrearbeid? Dette er et nytt punkt som er sett på i dette arbeidet. Avdelinger som ønsker å inngå avtaler som medfører fremtidig økonomisk ansvar og forpliktelse, kan kun inngås av signaturberettigede ihht Lokalavdelinger må avklare med Hovedstyre ved Forretningsutvalget før slik prosess iverksettes. Dette er ikke til hinder for å undersøke og utvikle planer. 7 - Klubbshop Klubbshop har ikke drevet butikk med økonomisk bærekraft. Vedtak. Det skal være innkjøpsstopp for flere varer til klubbshop. Eksisterende varelager skal selges ut. Vi må vurdere alternativet på sikt. Klubbshop avvikles, da kostnader er uhensiktsmessig høye og inntjening ikke er synliggjort, og forsøk på drift av klubbshop har mislyktes flere ganger. Dette er en ikke ønsket situasjon for alle. Forslag : I tillegg til vedtak om innkjøpsstopp, flyttes klubbhenger og varelager til østlandet, for se om vi kan få raskere omsetning på varelageret. Utsalgsplikt igangsettes, som en styrt prosess for å minimere tap i varelager. Dette innebærer at varelager forutsettes opptelt innført som aktiva. Om ikke dette er gjort, gjøres det umiddelbart. Eirik Lunde og Gunnar Strand stiller opp som tellemannskap, ved behov. Varelageret sorteres og alt profileres på nett og på evt. treff, i hensikt å selge til en vurdert fornuftig pris. Klubbshops skjebne tas ikke endelig stilling til før situasjonen er under kontroll.

5 8 - Web Webredaktør spør om han kan få mandat til å overstyre og rydde opp på avdelingssidene. Vedtak: Ja Webredaktør spør om han skal administrere Landstreff- siden. Vedtak: Dette skal være opp til avdelingen. Sven er ikke fornøyd med oppfølging av web fra avdelingene. Han har gitt uttrykk for at han ønsker å overta utlegning på nett. Han ønsker bilder og liv. Vedtak: Vi sier ok til dette. Forslag om at det opprettes kontakt med LRforum for å ha en egen formidlingskanal der inne. HS kan ikke se noen grunn til det, da LRforum har gitt oss anledning til å kommunisere som avdelinger, eks. NLRK avd. øst, men det vesentlige vil være å fremstå tydelig på at arrangementet vi inviterer eller oppsummerer er et NLRK- arrangement. Vedtak: Nei. 9 - LMK LMK- representant er å anse som utpekt av hovedstyret. HS setter som forutsetning at det gis skriftlig rapport for aktiviteten vedr. funksjonen for året. Neste HS- møte legges til Vormsund Golfhotell, helgen april Referent Stig- Rune Aarø