Agenda: Møre Holder på som vanlig

Transkript

1 Hovedstyremøte, Vormsund fredag april Tilstedeværende: Roar Moslet(Nord), Eirik Lunde(Rog), Birger Thorsen(Midt), Gunnar Eggen(økonomiansvarlig), Jarle Flaktveit(Hord), Odd Arne Langeland(Møre), Sven K Iversen(Øst) Tor L Tønnesen(Sør) Tom Håvard Solheim(Num), Rune Steinsønn(Leder) Stig-Rune Aarø(Sekretær) Agenda: Sak. Nr.1 Gjennomgang av nytt fra avdelingene,samt 4WD og Web. Sør Årsmøte i sør avholdt med godt oppmøte, rundt ¼ møter opp. Litt utskifting i styret, Finn Arne Johansen og Sveinung Bakken inn. Avtale om høstsjekk hos forhandler er inngått. Lagt opp til to nye arrangement knyttet til samarbeid med Rogaland, i tillegg til faste treff som Sommertreff kna-kjørefelt i Jåbæk og barnetreff rett etter skolestart. Arbeider med kjøretreff på Knaben. Invitasjon til å delta på treff i Danmark, Jåbæk mandal kjøretreff annenhver uke. Representant avdelingen vil sende representant til Bilsportforbundet årskonferanse på Lillehammer. Klubblokalet fungerer, folk møter opp og dette ser bra ut. Rog. vanlig kjøring siste sønd/mnd, oppmøte varierer. 2 dugnader på Hommersåk med bygging av gapahuk Årsmøtet i avdelingen er avholdt og styret blir sittende for å holde på kontinuitet frem mot landstreff, jubileumsåret Oppmøtet anses som godt, da mer enn 10% av medlemsmassen møtte. Forsøk på å blåse liv i kaffetreff på Bråstein. Vårtreff i sokndal og høsttreff. Hord. avdelingen har avholdt 2 treff siden forrige HS-møte. Kjøretreff Osterøy, godt oppmøte og Seriebiltreff. Årsmøtet avholdt, gikk stilt og rolig, 9 pers. stilte opp. Regnskap og tall skal være levert inn. Planlagt å reise på treff i rog Faste treff torsdager med svært varierende oppmøte. Langtidsleie på verkstedet vårt, inntekter på det, noe som vurderes svært positivt Pinsetreff og st.hanstreff planlagt Møre Holder på som vanlig

2 Kjøring siste sønd i mnd. Gjennomføres i kjørefelt Fellestur en gang/mnd, kjøretur med sos samvær Årsmøteavholdt, medfører en forandring i styret, Olav Tennøy kom inn. Midt årsmøte avholdt med 23 pers, nye konstellasjoner i styret. Birger Thorsen valgt som formann og Håvard Rist nestformann. Bra oppmøte for tiden, det er tilbud om to klubbkvelder/uke. Stor entusiasme. Mye på gang i avd. Samarbeid med stjørdal offroad i kjørefeltet, brukt under landstreff Jobber med samarbeid med Nardo bil, evt. også å bidra med arr. Av kjørekurs for/i samarbeid med dem. Det er inngått samarbeid om gode rabatter med Nardo bil, på deler, service og arbeid. Medlemskort forevises. Fastlagt vår og høstsjekk hos NB. Folder hos Nardo bil med henvisning til innmeldingssiden NLRK. Nord årsmøte gjennomført med godt oppmøte, 17 oppmøte. Avdelingsstyret sitter videre. Entusiasmen i avd. er stor frem mot planlegging og søknad om å holde landstreff i Campingplass er så og si i boks, blir på Sætermoen. Offroad blir lagt død, dette grunnet vansker med å samarbeide med Fylkesmann og vedtak gjort om motorferdsel i utmark Senja som turistmål for landstreffdeltagere. Flere turalternativer er allerede planlagt. To treff i året, det blir st.hanstreff Senja,bl. a for å se på/videreutvikle ruter. Høsttreff i Sulitjelma, for å trekke med oss flere medlemmer i Nordland. Kaffetreff i Tromsø og i Bjerkvik med jevnt oppmøte. HS-rep skal være leder, vedtak på årsmøtet. Num årsmøte avholdt, ble kuttet ned litt i styret. 1 pers. mindre i styret. Bilsportkurs avholdt. Kaffetreff avholdes i Tinn og Flesberg 1 x mnd Holder nå på med forberedelser til Seribiltreff og nattsafari. Øst Årsmøtet avholdt og i denne store avdelingen var det noen og tjue deltagere. Litt haltende, da valgkommiteen ikke møtte. Styret sitter,med unntak av HSmedlem som var på valg. Sven K Iversen kommer inn I den rollen Klubblokalet er oppsagt, styret har samlet sammen og sortert til det vi skal ta vare på og det som går I søpla.

3 Avdelingen har god oversikt over landstreff. Avdelingen har inngått flere avtaler for arrangement av medlemsmøter hos samarbeidspartnere. Store arrangemenger er, selvsagt landstreff og ikke minst Islandstur, som mange skal være med på. Ellers pinsetreff/glaskogen. Kjøreområdet i Elvedalen benyttes til kjøring og sosialt 3. lørdag hver mnd, nå er aktivitetsnivået redusert til dugnadstreff frem mot landstreff. Kaffetreff i Vestby og Nebbenes hver med 1 x mnd. Sak nr. 2 Økonomi, inkl. medl.økning og evt.utgiftsøkning. Medlemsoversikt: sendte ut medl.kont I januar 232 ikke betalt da, Purring utsendt 147 har nå ikke betalt. Vi har har per dato 1124 medl. Alle avd. har frafall. Som konsekvens må vi se på muligheter for å lagt inn umiddelbar betaling. Omlag halvparten av nyinnmeldinger betaler ikke. Dette medfører mye merarbeid, en trend som vi ikke kan leve med. Regnskap inntekter fra kontingenter i henhold til budsjett som lyder på Vi har tro på å nå dette. Anslår ca i annonsinntekter, seneste tall lyder på Optimistiske ift. å nå busdjett ,- brukt til funksjonærutdannelse. Alrc/LMK betalt med I henhold til 32000,- Detter har vært en post som har sovet, nå aktivert. Utgifter til at leder besøker lokalavd. Samt oppsøkende virksomhet kr 17773,- Hittil utbetalt til avdelingene 55000,-, budsjett ,- Likviditet ,- HS sparekonto og driftskonto har totalt ca ,- Resten står på avdelingenes kontoer. Husk at HS sitter på NBF-lisenser, tilsvarende kr 4350,- ved lokale arrangement. BUDSJETT Vedtak av budsjett Oppjustering av medlemskontingent Reduksjon av reklameinntekter lagt inn i budsjett, jfr. 4 nummer 4wd istedenfor 5.

4 Klubbshop Det er gitt et lån til klubbshop på lydende kr.., etter vedtag gjort på Landsmøtet ,- skal betales inn til HS hver høst. HS og Klubbshop har utarbeidet tiltak for å påskynde salg av klubbeffekter. Alle håper vi på tegn som gir grunn til å tro at vi kan unngå tap. Er det hovedstyret eller lokallag som skal ta økonomisk ansvar for HS-møtet. Dette vil ha regnskapstekniske konsekvenser inneværende år, men kan være aktuelt å se på dette for neste regnskapsår. Alternativet til dagens praksis, vil være at alle kostnader til HS-møtene legges tilbake til HS. Det vedtas at utgifter til opprettholdelse av utdannelse til funksjonærer, dekkes av hovedstyret. Det er satt av penger på budsjett for å ta konstnader for nytt regnskapssystem. Flyttet penger fra porto og fra kontorrekvisita til regnskapsprogrammer for å samle kostnader som kommer til å faktureres på en regning. Vi kommer til å skifte leverendør av hjemmeside-tjeneste, budsjett 10000,- HS-møter budsjett økes fra 50000,- til 60000,- Posten Andre møter representerer utgifter som leder av NLRK har til å reise rundt til avdelingene. Dette er stattuttfestet at at leder skal gjøre. Landstreff, jubileumstreff 40 år. Tilskudd til jubileumstreffet settes til kroner ,-. Forslag om å øke medlemskontingenten fra kroner 425,- til kr 600,-. Forslaget vedtas. Dette vil gi et nullbudsjett selv i et jubileumsår med ekstraordinært tilskudd til landstreffet. Vedtak: Årsberetninger og regnskap og budsjett skal sendes innen 15. april. Skal sendes HS`s sekretær, som skal ordne dette i arkiv. Settes opp i regneark og bekrefter at forutsetningene for tilskudd er innfridd. Dette hadde de aller fleste IKKE klart, 6 avdelinger hadde det I orden før HS-møtets slutt.

5 Sak nr. 3 Medl.register og drifting av dette? Medlemsregisteret fungerer ikke til vårt formål. Det bærer preg av å være tungvint og utdatert. Vi er på utkikk etter et system der vi får betaling fra innmeldte nye medlemmer umiddelbart. Ved dette få automatisert en rekke administrative oppgaver knyttet til fakturering og registrering. Dette må gjøres noe med raskt. Vi har sett på et alternativ, kalt Zubarus. Dette gir ikke forskuddsbetaling, men medfører at den innmeldte får tilsendt faktura, men det vil sendes sms og mailpurringer automatisk ved manglende registrert betaling. Et enkelt system ser det ut til, vi betaler 50 øre per mnd., for oss ca 650,- hver mnd. Her er all medlemsregistrering og fakturering automatisert. Oppgitte priser er eks. mva. Det kan opprettes brukere der f.eks en pers. i hver avdeling kan gå inn å hente ut medlemsinfo til sin klubbavdeling. Systemet tillater at vi kan passivisere ikke-betalende medlemmer, slik at vi beholder historikken på dem, en stund Systemet tilfredstiller en del krav, men ikke alle. Hva gjør vi så med det? Farfalle krav til direktebetaling, dersom funksjonaliteten er slik den utgir seg for. Jfr. dagens medlemsavnsvarlig, Gunnar Eggen Medlemsfunksjonen spesielt, tar mye tid og energy, oppgir han. Forslag om å slutte å ettersende 4wd til medlemmer ved ukjent adresse. Vedtas. Sak nr. 4 Statutter og lovverk, gml. og ny versjon Gjennomgang av statuttforslag. Det finpusses på ordlyd i enkelte paragrafer, samt ses på helhetsuttrykk. Sak nr. 5 Eksklusjonssak, evt. anke Ankesak vedrørende eksklusjon er kommet oss i hende og må behandles på årets landsmøtet. Sak nr. 6 Framtiden til Norsk Land Rover Klubb? Hvor er vi,hvor vil vi,og hvor skal vi? Iht. våre statutter og lovverk. Hva med NBF og NLRKs tilknytning til organisasjonen/forbundet. Det er ikke til å komme fra at NBF representerer en ramme å praktisere vår terrengtouring innenfor. Enten må vi være innenfor denne organisasjonen eller et annet forbund som Klubb, eller så må klubbmedlemmene være innmeldt i slike organisajsoner på egenhånd,

6 dersom de skal ha anledning til å kjøre på de absolutt fleste steder hvor det kan kjøres. Breddeklubb, HS mener at det kjennetegner oss som merkeklubb. Fokuset er og bær være, slik det fremkommer arbeidsprogrammet, å bli tydeligere på vårt varierte tilbud til medlemmene og å jobbe med å få frem fordelene og gledene innenfor klubbens virksomhet for medlemmene uansett ny eller gammel bil. Sak nr. 7 LMK,info. v/henry Arnfinn Vangseng (kl lørdag) klubber og ca medl knyttet til klubbene Siden 1987 har Henry Arnfinn hatt verv som NLRK-representant. Klubben kan bidra til å gi folk et lite push til å kunne skru litt selv. Beste forsikring for veterankjøretøyer, rabatter ved flere forsikringer. Betingelser for å få forsikring i LMK. Bare medlemmerav klubber tilsluttet LMK, kan få LMK forsikring. Kan bare tegnes gjennom klubbens forsikringskomite. LMK forsikringskommiteen er Henry Arnfinn- Land Roverfolk er spesielle, vil gjøre det selv, og ha det godkjent. Du må ha vært medlem i minst et år. Nytegnede forsikringer medfører inntekter for klubben og indirekte også egen klubb. Hva vil nlrk videre? Kan klubben stå sterkere frem og anbefale LMK? Dette er en appell fra LMK. Et forslag Sak nr. 8 Annonseinntekter 4WD og Web. Vi har 75000,- budsjettert inntekt, ser for oss å nå måltall. De som annonserer i bladet får annonse på web. Det mest brukte I NLRKs nettside viser seg å være kjøp og salg siden. Denne er også erfart av flere å være svært effektiv for omsetning av annonserte varer.

7 Sak nr. 9 4WD, reduksjon av utgivelser (4 nr. pr.år.) Iht. Lovverket! 4wd redaktør gir seg. Vi må gjøre en jobb for å annonsere en positiv stillingsannonse og lobbyvirksomhet. Det vedtas at Sven K Iversen ser på tekst til denne. Vi må gjøre en jobb med å sette klare rammer for bladet innledningsvis. Et 64 siders nummer er det gunstigste og mest praktiske. Lovverket tilsier at vi skal holde oss innenfor 4 nummer som ikke kommersiell aktør, med momsfritak. Et annet perspektiv er at vi som medlemmer og avdelinger viser oss å ikke levere varene når det gjelder innsending av stoff. Dette er svært, svært uheldig! Hovedstyret vil ha et stort ansvar for å støtte redaktøren for å sikre at denne blir I stolen over tid.. Vedtak at vi skal produsere 4 nummer pluss kalender, per år. Sak nr.10 Web!Digi-troll, oppsigelse av WEB-eier. Kan og bør vi gå vekk fra Digitroll. Den eksisterende løsningen er lite fleksibel og svært kostbar for oss. Websidene er så lite besøkt at det er betimelig å stille spørsmålet om det er hensiktsmessig å beholde dem. Vedtak: vi sier opp avtalen med Digitroll grunnet uforholdsmessig dyr og lite fleksibel løsning. Digitroll har også vist at de ikke prioriterer våre behov. Sak nr.11 Opprette NY hjemmeside Medlemmene er på LRF, hva trenger vi som klubb. Forslag om å lage en enklere hjemmeside, som generer mer liv og gjerne er linket til en Facebook-gruppe. Sven K Iversen og Birger Thorsen oppretter dialog på dette, og utarbeider et forslag til hvordan dette kan løses kostnadseffektivt og med et godt resultat for sluttbruker, altså den tjener klubbens behov, samt er lett og administrere og holde liv i. Sak nr.12 Forslag fra avd. Midt v/ Birger Thorsen NLRK melder inn lokallagene i enhetsregisteret med sitt eget organisasjonsnummer, som underbruk av hovedklubben. Dette vil ikke berøre klubben regnskapsmessig eller gjøre avdelingene uavhengig. Det at avdelingen star som underbruk av NLRK nasjonalt, medfører at avdelingene kan gjøre dispsisjoner som viser reelle eiere til handlekort på local dagligvarehandler eller ha egen telefon

8 eller ha digitale abonnementer for å nevne noe. Det vil samtidig vil det åpne for at lokalavdeling kan søke grasrotandel, tippemidler, samt det vil gi lokalavdelingen større økonomisk fleksibilitet. Dette må i så fall ordnes via klubbens signatrberettigede, frem til Landsmøtet, økonomiansvarlig og leder sammen. Bruker opprettes lokalt, med eget reglement for gyldig signatur. Sak nr.13 Forslag fra Avd.Rogaland v/ Eirik Lunde 1: Avdelingsstyremøter legges opp mot HS-møter, slik at avdelingsstyremøtet skal gjennomføres senest en uke før HS-møte, og hvor referat sende HS. Dette for å sikre/bedre informasjonsflyten inn mot HS. Forslaget tilsluttes og vedtas. 2: Logo må være med i arrangementsprofilering knyttet til treff. Dette slik at det går helt klar frem hvem som er arrangør av treff. Vedtak: Den gule logoen skal fremkomme i treff og arrangementsprofilering. Når det gjelder landstreffmerker, anbefales Montecarlo-skilt. Sak nr.14 Avd. Numedal.tildeling av midler til Marshall-kurs Avd. Numedals anmodning om midler til Marshall-kurs innvilges I henhold til praksis. Sak nr.15 Wiggo Kjeldstup Minde,spm.ang. underslåtte midler etter gml. klubb-shop (Kari ) Det vises til at saken er avklart tidligere, jfr landsmøtet Sak nr.16 Landstreff 2014 Hovedstyret er informert om fremdrift. Påmelding er på det nærmeste klart. Sak nr.17 Landstreff 2015, jubileumstreff Tor Arne Gudmestad Landstreffet 2015, jubileumstreff, holdes i Blixhavn i Skudenes, Karmøy. Tilbud om for telt og toalett, og alt er da outsourcet. Klubben slipper dette. Ved f. eks en pris på kr 200,- per døgn, vil ha til utgifter til leie av faciliteter og drifting av camping samt grilling osv. Speidergruppe lokalt skal drifte, og får en kompensasjon for jobben. Helganes motorsportsenter ligger der til vår bruk under landstreffet. TAG sier han ønsker å legge opp til mye leiraktiviteter og sosialt. Han sier han har godt oversikt og har kommet langt i planleggingen.

9 Alt fra foredrag og familieaktivteter. Alt ligger tilrette for greenlaning og aktiviteter i den lokale turistnæringen. Hva ligger i bevilgning fra HS? Tidligere budsjett tilsier at det skal bevilges ,- til jubileumstreff. Landrover Norge forespørres av Sven om bidrag av biler og sponsorpremeier. Vedtak: Det åpnes for at det landstreffgeneral kan begynne å bruke inntil 20000,- i investeringer knyttet til jubileumstreffet inneværende år. Denne summen ligger allerede i budsjettet, vel og merke neste års budsjett. Sak nr.18 Klubbshop Leder en god del penger ligger i varelager og vi har behov for raskere omsetning av klubben. Tor Arne ga uttrykk for at han ble provosert over HS-vedtaket gjort forrige gang. TAG gir uttrykk for at han nå ønsker å drive klubbshop dette året. Så må vi se hva som skjer. Å lage en klubbshop med betalingsordning og hensiktsmessig lagring vil ikke bli regningssvarende, jfr. TAG. Interessen for å handle hos klubbshop har vist seg å være svak. Dette er også vanskelig å ta inn over seg at medlemmene I NLRK, som ivrer slik for å ha en klubbshop, IKKE handler fra samme klubbshop når det kommer til stykket. Dette må ses som en situasjon der alle sitter på same greina omsetning må opp og det avhenger av medlemmene. Dette varelageret har vært på et treff, dette er i seg selv en skandale. Avdelingene har sviktet, det kan ikke være tvil. Omsetning hittil i år ligger på ca kr 15000,-. Forslag til endringer: -Hva med fremskutte varelager, der avdelingene tar opp bestillinger og eventuelt selger ut fra en kasse. Forkastes som generell løsning da faren for svinn øker ved at det raskt blir flere selgere og at det kan være tilfeldig hvordan varene oppbevares. Forslag Styrene jobber med mildt press med å motivere medlemmene for å handle. Lokalavdelingene kjøper en varelagerpakke med klær og klistremerker. Vi samarbeider med klubbshop for å etablere salgspakker. Vi prøver frem til Landstreff med å en salgspakke som skal innholde: t-skjorte, krus, klistremerke og hilsemerke til en kvantumsrabattert pris. Forslaget vedtas Vi samarbeider med klubbshop for å etablere salgspakker.

10 Vi prøver frem til Landstreff med å en salgspakke som skal innholde: t-skjorte, krus, klistremerke og hilsemerke til en kvantumsrabattert pris. Forslaget vedtas. Vedtak: avdelingene skal ha kommunikasjon med klubbshop om å avtale hvilke treff klubbshop skal komme på Vi har en kvartalsmessig status på om tiltakene virker og om vi beveger oss i rett retning. Sak nr.19 Eventuelt Folder Hvis lokallagene ønsker å lage ønsker å lage egne, star de fritt til det. Sven K Iversen sier han vil se nærmere på et slikt forslag. Sven K Iversen klappes inn som sekretær i NLRK. Referat Stig-Rune Aarø