SPESIELLE KONTRAKTSVILKÅR

Transkript

1 Krise- og berdskapsledelse konsulentjenester Side 1 av 12 SPESIELLE KONTRAKTSVILKÅR KRISE- OG BEREDSKAPSLEDELSE KONSULENTTJENESTER RAMMEAVTALE Xxxxxxxxxx

2 Krise- og berdskapsledelse konsulentjenester Side 2 av 12 Innholdsfortegnelse VEDLEGGSFORTEGNELSE INNLEDNING Generelt Bruk av rammeavtalen Dokumentoversikt LEVERINGSOMFANG Generelt Oppdrag og bistand Generelle krav til kvalifikasjoner Bruk av konsulenter med bakgrunn fra Forsvaret Krav til arbeid og atferd Utskiftning av konsulent(er) Norske lover og forskrifter Arbeidssted OPSJONER MATERIELL OG TJENESTER HOLDT AV FORSVARET OPPSTART, VARIGHET OG LEVERINGSTID Generelt Registrering av arbeidstid MANGLER VED LEVERANSEN Mangler ved den enkelte konsulent Manglende oppfyllelse av kontrakten PRIS Generelt Enhetspriser FAKTURERING OG BETALING KONTRAKTSADMINISTRASJON Kommunikasjon/kontaktpersoner Endringer Statistikk, oppfølging og rapportering Oppfølging av Kontrakten KVALITETSSIKRING HELSE, MILJØ OG SIKKERHET SIKKERHETSBESTEMMELSER/TAUSHETSPLIKT Generelt Meddeling av informasjon til tredjepart Sikkerhetsklarering Arbeid utenfor Forsvarets lokaler UNDERLEVERANDØRER Generelt ansvar Valg og endring av underleverandør Videreføring av betingelser til underleverandør... 10

3 Krise- og berdskapsledelse konsulentjenester Side 3 av Ansvarsfrihet og skadesløsholdelse RETTIGHETER TIL RESULTATER OG BRUDD PÅ TREDJEPARTS RETTIGHETER Opphavs- og Eiendomsrett Dokumentasjon Brudd på patenter og andre rettigheter FORSIKRING REKLAME OG OFFENTLIG INFORMASJON DOKUMENTRANG Tidligere dokumenter Motstrid VESENTLIG MISLIGHOLD TVISTER OPPSIGELSE OPPSIGELSE SOM FØLGE AV OVERTREDELSER PÅ NORSK LOVGIVNING, STATENS ELLER FORSVARETS BESTEMMELSER GYLDIGHET OG EFFEKTIV KONTRAKTSDATO Vedleggsfortegnelse Vedlegg Vedlegg A Alminnelige vilkår ved anskaffelser (Bl 5002) Vedlegg B Prismatrise (betalingsbetingelser) Vedlegg C Leveringsomfang Vedlegg D Code of conduct Vedlegg E Etisk egenerklæring

4 Krise- og berdskapsledelse konsulentjenester Side 4 av 12 1 Innledning 1.1 Generelt XXXXX, heretter kalt Leverandøren, og Forsvarets Logistikkorganisasjon, heretter benevnt Forsvaret, har inngått en rammeavtale om levering av konsulenttjenester innenfor Krise- og Beredskapsledelse basert på dette Kontraktsvilkåret. Konsulenttjenestene kan omfatte både bistand og opplæring. 1.2 Bruk av rammeavtalen Økonomisk forpliktelse og avrop Dette er en rammeavtale som ikke forplikter Forsvaret økonomisk. Forsvaret blir først forpliktet i fm det enkelte avrop på Kontrakten. Avrop gjøres ved at brukerne av rammeavtalen utsteder en bestilling basert på denne Kontraktens vilkår Brukere som kan gjøre avrop Forsvaret kan til enhver tid bestemme hvilke brukere som har rett til å foreta avrop på Kontrakten. Forsvaret skal sende en oversikt over hvilke brukere som har rett til å gjøre avrop på Kontrakten, samt kontinuerlig oppdatere Leverandøren om eventuelle endringer. 1.3 Dokumentoversikt Denne kontrakten består av følgende dokumenter - underskrevet kontraktsforside - spesielle kontraktsvilkår (dette dokumentet) - Alminnelige vilkår ved anskaffelser (Bl 5002) - vedheftede appendiks som spesifisert i vedleggsfortegnelse 2 Leveringsomfang 2.1 Generelt Leverandøren forplikter seg etter bestemmelsene i denne Kontrakten å levere konsulenttjenester som nærmere angitt i Konkurransegrunnlaget. 2.2 Oppdrag og bistand Kontrakten omfatter både konsulentbistand og konsulentoppdrag: - Ved konsulentoppdrag skal konsulenten(e) utføre et konkret stykke oppdrag, eller levere et definert sluttprodukt. Oppgaven skal klart avgrenses, og kravene til sluttproduktet skal defineres. - Ved konsulentbistand engasjeres konsulenten som ressursperson for å delta i en intern prosess sammen med oppdragsgiver. Konsulentens rolle i Forsvarets organisasjon skal defineres klart.

5 Krise- og berdskapsledelse konsulentjenester Side 5 av Generelle krav til kvalifikasjoner Leverandøren skal kun stille til rådighet konsulenter som har nødvendige kvalifikasjoner og erfaring til å kunne løse de oppgaver de blir tildelt. Leverandørens konsulenter skal i tillegg kontinuerlig ajourholde å tilegne seg nødvendig kompetanse og ferdigheter for å løse sine oppgaver. Forsvaret kan kreve dokumentasjon på at Leverandørens konsulenter er tilstrekkelig kvalifisert. 2.4 Bruk av konsulenter med bakgrunn fra Forsvaret Leverandøren har ikke anledning til å benytte konsulenter som mottar økonomisk godtgjøring fra Forsvaret som del av Forsvarets avgangsstimulerende tiltak. 2.5 Krav til arbeid og atferd Leverandørens konsulenter skal: - pliktoppfyllende utføre de oppgaver de blir tildelt iht. de instrukser, retningslinjer og fullmakter de blir tildelt - holde seg informert om og rette seg etter alle instrukser, regler og prosedyrer som er gitt skriftlig av Forsvaret, herunder spesielt de reglene som gjelder sikkerhetsbeskyttende opplysninger og taushetsplikt - i all kommunikasjon med tredjepart handle i samsvar med Forsvarets instrukser og retningslinjer. 2.6 Utskiftning av konsulent(er) Tilbudte konsulenter skal være blant de som ble tilbudt i anbudskonkurransens tildelingsomgang. Leverandøren kan ikke skifte ut konsulent(er) uten godkjenning fra Forsvaret. Ved eventuelt ønske om å skifte ut en konsulent skal Leverandøren dokumentere at den nye konsulenten har kvalifikasjoner iht. denne Kontrakten. Ved utskiftning av konsulenter skal Leverandøren dekke alle kostnader i fm nødvendig kompetanseoverføring og opplæring. Forsvaret kan kreve at opplæring og kompetanseoverføring skjer i form av on the job training i forsvaret for en periode på inntil 2 uker. 2.7 Norske lover og forskrifter Leverandøren er forpliktet til å følge norske lover, forskrifter og skattebestemmelser ved utøvelse av sin virksomhet i Norge. 2.8 Arbeidssted Konsulenten skal utføre noe av arbeidet i Forsvarets lokaler. Forsvaret skal stille arbeidsplass til rådighet. Eventuelle aktiviteter som kan utføres utenfor Forsvarets lokaler skal godkjennes før arbeidet påbegynnes. 3 Opsjoner Forsvaret har rett til å forlenge Kontrakten med inntil 12 måneder 2 ganger. Leverandøren varsler Forsvaret om en eventuell forlengelse 3 måneder før kontrakten går ut. Opsjonen kan utløses ved utstedelse av Endringsavtale.

6 Krise- og berdskapsledelse konsulentjenester Side 6 av 12 Det ligger også en opsjon for kjøp av en IT-Applikasjon til bruk i Krise- og Beredskapsledelse. 4 Materiell og tjenester holdt av Forsvaret For arbeid som må utføres i Forsvarets lokaler skal Forsvaret stille arbeidsplass til rådighet. 5 Oppstart, varighet og leveringstid 5.1 Generelt Ved konsulentbistand skal det i fm med hvert avrop avtales: - tidspunkt for oppstart og varighet av bistanden - Arbeidstid i form av antall timer. Ved konsulentoppdrag skal det avtales leveringstid. 5.2 Registrering av arbeidstid Leverandøren skal ha et system for registrering av all arbeidstid som den enkelte konsulent utfører. Systemet skal både dekke det arbeid som konsulentene utfører som del av denne Kontrakten, og annet arbeid som konsulentene utfører for Leverandøren. Forsvaret skal ha rett til innsyn i dette systemet for å kunne bekrefte riktigheten av tidsforbruket 6 Mangler ved leveransen 6.1 Mangler ved den enkelte konsulent Dersom en (eller flere) av Leverandørens konsulenter ikke har tilstrekkelig kompetanse, effektivitet, opptrer uansvarlig, eller på annen måte bryter denne Kontrakten, skal Leverandøren umiddelbart erstatte den angjeldende konsulent med en annen kvalifisert og akseptabel konsulent. Kostnader ved kompetanseoverføring og opplæring av ny konsulent skal dekkes av Leverandøren iht. Kap 2.6 Utskiftning av konsulent(er). 6.2 Manglende oppfyllelse av kontrakten Dersom Leverandøren ikke er i stand til å yte den avtalefestede bistand i form av kompetanse og/eller kapasitet kan Forsvaret heve avtalen med øyeblikkelig virkning dersom mangelen er av en slik art at den har vesentlig betydning for avtalens oppfyllelse. 7 Pris 7.1 Generelt Prisene i denne avtalen er faste de første 2 årene av kontrakten uten noen form for justering med mindre pris eller valutajustering er spesielt beskrevet i denne Kontrakten. 7.2 Enhetspriser Priser er angitt i Vedlegg B Prismatrise (betalingsbetingelser).

7 Krise- og berdskapsledelse konsulentjenester Side 7 av 12 Timeratene gjelder for hver time arbeidet (60 min) og anvendes både for normaltid og eventuell overtid. Oppgitt timepris skal også inkludere alle administrative kostnader, bruk av Backoffice personell og andre indirekte kostnader. Telefonsamtaler eller andre konsultasjoner som tar under 15 min skal ikke faktureres. Fakturerbar tid er all arbeidet tid fratrukket en halv (0,5) timer for lunsjpause per dag. Reiser innen Bergen og omegn faktureres ikke. Forsvaret dekker ikke reisekostnader utover det som Forsvaret skriftlig beordrer. Godtgjørelse for slike reiser skal følge bestemmelser som for øvrig personell i Forsvaret, innenfor gjeldende regulativ, og uten noen former for påslag på reise overnattings- og diettkostnadene. Forsvarets rabattordninger på fly, hotell etc. skal benyttes når dette er gunstig for Forsvaret. Leverandørens personell kan således forlegges i militær messe og gis gratis kost hvis kvarteret har tilfredsstillende standard 8 Fakturering og betaling FLOs generelle betalingsbetingelser er pr 30 dager etter mottak av korrekt faktura og godkjent leveranse / utført arbeid. Faktura for leverte tjenester skal sendes til: Forsvaret Regnskapsadministrasjon Postboks 1, Haakonsvern 5886 Bergen Faktura skal tydelig merkes og må ha følgende referanser for at behandling skal kunne finne sted til rett tid: Rammekontraktsnummer: xx-xx Ansattnummer for saksbehandler FLO/F-A. (vil bli meddelt for hvert enkelt AVROP) Bestillingsnummer Kick-Back rutiner: Leverandøren holder oversikt over hvor mye som er fakturert på rammekontrakten i løpet av 12 mnd periode fra kontraktsinngåelse, og foretar avregning. Beløpet innebetales til Forsvaret mot rammekontrakten og merkes med rammekontraktsnummer xx xx og ansattnummer xxxxxx Innbetales til kontonr: xxxxx. 9 Kontraktsadministrasjon 9.1 Kommunikasjon/kontaktpersoner All korrespondanse vedrørende Kontrakten skal være på norsk, og det skal være merket med kontraktsnummer xxxxxx. All kommunikasjon skal stilles til følgende kontaktpersoner: Forsvaret Postadresse: Forsvarets Logistikkorganisasjon/ Forsyning - Anskaffelser Postboks 3 Haakonsvern, K Bergen

8 Krise- og berdskapsledelse konsulentjenester Side 8 av 12 Tekniske/Faglige forhold: Ben Lofstad Telefon: E-post: blofstad@mil.no Merkantile forhold: Leila Santana Telefon: E-post: leila.santana@inventura.no Leverandøren Postadresse: xxx Tekniske forhold: xxxx Telefon: Fax: E-post: Administrasjon: xxx Telefon: Fax: E-post: 9.2 Endringer Generelt Kontrakten kan bare endres ved at begge parter signerer en Endringsavtale (Blankett 5106) Forslag til endringer Leverandøren kan foreslå endringer i leveringsomfang eller betingelser. 9.3 Statistikk, oppfølging og rapportering Leverandøren skal holde en oversikt over alle avrop som Forsvarets brukere gjør iht. denne Kontrakten. Oversikten utarbeides hver 12.mnd etterskuddsvis, og skal inneholde: - antall avrop totalt - antall avrop per bruker - verdi av avrop totalt

9 Krise- og berdskapsledelse konsulentjenester Side 9 av 12 - verdi av avrop per bruker Forsvaret har rett til innsyn i det materialet som ligger til grunn for rapporteringen. 9.4 Oppfølging av Kontrakten Partene skal dekke sine egne kostnader i fm reisevirksomhet og møter. Hver av partene kan kreve at det gjennomføres oppfølgingsmøter vedrørende bruk og tolking av Kontrakten på 14 dagers varsel. 10 Kvalitetssikring Leverandørens Kvalitetssikringssystem er beskrevet i Tilbudet. 11 Helse, miljø og sikkerhet Leverandøren er forpliktet til å følge alle lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). 12 Sikkerhetsbestemmelser/taushetsplikt 12.1 Generelt Leverandøren skal behandle dokumenter og opplysninger som han får tilgang til under denne Kontrakten iht. Forsvarets retningslinjer. Det vises til: - Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste av (sikkerhetsloven) - Forskrift om sikkerhetsgraderte anskaffelser av Forskrift om sikkerhetsadministrasjon av Beskyttelsesinstruksen av Meddeling av informasjon til tredjepart Oppdragets art og det Leverandøren måtte få kjennskap til om Forsvaret, skal ikke meddeles tredjepart uten etter skriftlig samtykke fra Forsvaret. Forsvaret og/eller Leverandøren kan kreve skriftlig taushetserklæring fra den enkelte konsulent som arbeider for Leverandøren i fm denne kontrakt Sikkerhetsklarering Leverandøren er ansvarlig for å påse at det personellet som yter bistand-/støtte til forsvaret er sikkerhetsklarert iht. gjeldende retningslinjer. Ved bruk av underleverandører kan det kun benyttes personell og firma som oppfyller ovennevnte krav Arbeid utenfor Forsvarets lokaler Dersom Leverandøren er gitt tillatelse til å utføre arbeid utenfor Forsvarets lokaler skal det: - for dokumentasjon på BEGRENSET nivå, inngås sikkerhetsavtale for angjeldende nivå - for dokumentasjon på nivå KONFIDENSIELT og høyere, gjennomføres leverandørklarering med inngåelse av sikkerhetsavtale for angjeldende nivå

10 Krise- og berdskapsledelse konsulentjenester Side 10 av Underleverandører 13.1 Generelt ansvar Leverandøren har det totale ansvar for alle tjenester som leveres under denne kontrakt, herunder alle tjenester som skal leveres av underleverandører. Det vil si at eventuelle feil, mangler, forsinkelser, mislighold osv som har sin årsak i underleverandører faller inn under Leverandørens ansvar. Forsvaret vil avtalemessig kun forholde seg til Leverandøren. Eventuelle aktiviteter som Forsvaret utfører i fm innsyn, oppfølging og kontroll av underleverandører endrer ikke Leverandørens ansvar for sine underleverandører Valg og endring av underleverandør Dersom valg av underleverandør uansett trinn foretas etter at kontrakt er inngått, skal valget skriftlig meddeles Forsvaret så snart som mulig. Forsvaret kan nekte å godkjenne valget dersom det godgjøres at nektelsen har saklig grunn Videreføring av betingelser til underleverandør Leverandøren er ansvarlig for at denne Kontraktens betingelser i nødvendig grad blir videreført til underleverandører for å kunne ivareta intensjonene med denne Kontraktens bestemmelser Ansvarsfrihet og skadesløsholdelse Leverandøren skal holde Forsvaret skadesløs for ethvert krav eller søksmål av hvilken som hels art som måtte oppstå under, eller i fm noen underleverandørers gjennomføring av kontrakten. 14 Rettigheter til resultater og brudd på tredjeparts rettigheter 14.1 Opphavs- og Eiendomsrett Forsvaret erverver full opphavs-, eiendoms- og disposisjonsrett til alt grunnmateriale og til ethvert resultat av arbeid utført iht. denne kontrakt. Dette innebærer også at Forsvaret står fritt til å overføre eiendoms- og disposisjonsrett til tredjepart uten ytterligere vederlag til Leverandøren. Leverandøren har ikke rett til å disponere over noen resultater som fremkommer under denne Kontrakten (uten etter skriftlig samtykke fra Forsvaret), for eksempel ved at disse eller deler av disse i opprinnelig eller endret form gjøres tilgjengelig for tredjepart. Leverandøren garanterer at tredjepart ikke har rettigheter til noen av de resultater som fremkommer under denne Kontrakten som på noen måte begrenser Forsvarets rett til å utnytte disse Dokumentasjon Dersom Forsvaret forlanger det skal Leverandøren: - overlevere til Forsvaret all dokumentasjon (inklusive utkast) som er i Leverandørens besittelse når prosjektet eller kontraktsforholdet utløper - eller dersom Forsvaret ønsker det, sørge for at slike eksemplarer blir tilintetgjort på betryggende måte

11 Krise- og berdskapsledelse konsulentjenester Side 11 av Brudd på patenter og andre rettigheter Leverandøren skal holde Forsvaret skadesløs for krav som følge av inngrep i norske patenter eller andre immaterielle rettigheter i Norge i fm gjennomføring av denne Kontrakt. Forsvaret skal holde Leverandøren skadesløs for erstatningskrav som skyldes bruk av Forsvarets tegninger, spesifikasjoner eller lisenser. Partene skal gjensidig varsle hverandre om krav vedrørende krenking av norske patenter eller andre immaterielle rettigheter ved fremstilling eller bruk av materiell. 15 Forsikring Staten er selvassurandør for egen risiko og særskilt forsikring til dekning av denne skal derfor ikke tegnes for Forsvarets regning. 16 Reklame og offentlig informasjon Leverandøren må innhente forhåndsgodkjennelse fra Forsvaret dersom Leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om kontrakts tildeling eller kontrakten som sådan. Leverandøren forplikter seg til å innta tilsvarende bestemmelser i sine underkontrakter. 17 Dokumentrang 17.1 Tidligere dokumenter Denne Kontrakten omfatter den samlede avtale mellom Partene Motstrid Dersom Kontrakten inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: 1. Blankett 5101 Forside Kontrakt 2. Spesielle kontraktsvilkår med vedlegg 3. Alminnelige vilkår ved anskaffelser (Bl 5002) 4. Konkurransegrunnlag 5. Tilbud 18 Vesentlig mislighold Forsvaret kan skriftlig heve hele eller deler av avtalen dersom det foreligger vesentlig mislighold fra Leverandøren. Insolvens, konkurs, mislighold av større finansielle avtaler eller andre liknende problemer hos Leverandøren eller hans morselskaper vil alltid representere et vesentlig mislighold. 19 Tvister Dersom det oppstår tvister i fm denne Kontrakten, skal saken søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlinger ikke frem, skal saken avgjøres av de ordinære domstoler, med mindre Partene blir enige om å bringe saken inn til avgjørelse ved voldgift. At en tvist er brakt inn til avgjørelse for domstol eller ved voldgift, fritar i seg selv ikke Partene fra å oppfylle sine forpliktelser etter Kontrakten.

12 Krise- og berdskapsledelse konsulentjenester Side 12 av 12 Norsk rett legges til grunn for løsning av tvister. Oslo tingrett er verneting dersom Partene ikke enes om annet sted. 20 Oppsigelse Forsvaret kan når som helst si opp denne Kontrakt, helt eller delvis, med en oppsigelsestid på tretti - 30 kalenderdager. Oppsigelsen skal være skriftlig. Avslutningen av kontrakten skal skje på den måte som angis i varselet, og skal ikke ha virkning på Partenes opparbeidede ansvar og forpliktelser forut for mottak av oppsigelsen. Ved oppsigelsen skal Forsvaret betale Leverandøren i samsvar med betingelsene i denne Kontrakten iht. dokumentert forbrukte timer og kostnader til og med siste arbeidsdag. Leverandøren skal akseptere denne betaling som fullt og endelig oppgjør. 21 Oppsigelse som følge av overtredelser på norsk lovgivning, statens eller Forsvarets bestemmelser Dersom Leverandøren i tjeneste for forsvaret forsettelig eller grovt uaktsomt begår eller har begått overtredelser eller medvirker/har medvirket til å begå overtredelser på norsk lovgivning, Statens eller Forsvarets bestemmelser innenfor økonomi, materiellforvatning og anskaffelser kan Forsvaret skriftlig si opp Kontrakten etter artikkel Gyldighet og effektiv kontraktsdato Denne Kontrakten trer i kraft ved siste underskriftsdato, uansett hvem av Partene som underskriver sist. Kontrakten gjelder for 2 år, samt at Forsvaret har ensidig opsjon på forlengelse av kontrakt med 1+1 år. Kontrakten utstedes i tre (3) originaleksemplarer, ett til hver av Partene.