RAMMEAVTALE for kjøp av IKT Konsulenttjenester

Transkript

1 Kundens saksnr: 2014/276 Kundens avtalenr: 90xxxx RAMMEAVTALE for kjøp av IKT Konsulenttjenester (Kunden ) Orgnummer: <Leverandør> (Leverandøren) Orgnummer: xxx xxx xxx Ikrafttredelsestidspunkt: For: Dato/Signatur: <Leverandørens navn> Dato/Signatur: Navn: Erik M. Hansen Navn: Tittel: Adm. dir. Tittel: Avtalen er signert i 2 eksemplar, hvorav hver part beholder 1. Rammeavtale IKT konsulenter Sak 2014/276 side 1 av 11

2 Innholdsfortegnelse 1 ALMINNELIGE BESTEMMELSER Formål og omfang Bilag til avtalen Økonomisk forpliktelse og avrop Virksomheter som kan gjøre avrop Varighet og oppsigelse Partenes representanter Kommunikasjon/kontaktpersoner TILDELING AV BISTANDSAVTALE INNENFOR RAMMEAVTALEN Tildeling av bistandsavtale (prosedyre for avrop) Avtalevilkår for de enkelte Tildelte bistandsavtaler Oppsigelse av avtale LEVERANDØRENS PLIKTER Plikt til å svare på henvendelser Generelle krav til kvalifikasjoner Utskiftning av konsulent(er) Underleverandører Helse, miljø og sikkerhet GENERELLE KRAV VED GJENNOMFØRING Krav til arbeid og adferd Språk Bruk av verktøy Brukerkonto Kontorsted Arbeidstid Overtid Reisetid Reisekostnader Fravær Registrering av arbeidstid Profilering mv KUNDENS PLIKTER Kundens ansvar og medvirkning PLIKTER SOM GJELDER KUNDE OG LEVERANDØR Samarbeid Taushetsplikt Oppfølging av Avtalen RETTIGHETER TIL RESULTATER Opphavs- og Eiendomsrett... 8 Rammeavtale IKT konsulenter Sak 2014/276 side 2 av 11

3 7.2 Dokumentasjon VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER Priser Prisendring Fakturering MISLIGHOLD Mislighold av rammeavtalen Mislighold av tildelte kontrakter TVISTER Rettsvalg Forhandlinger Mekling Domstols- eller voldgiftsbehandling Rammeavtale IKT konsulenter Sak 2014/276 side 3 av 11

4 1 Alminnelige bestemmelser 1.1 Formål og omfang Denne avtalen er en rammeavtale mellom Kunden og Leverandøren om leveranse av tjenester som er beskrevet i bilag 1 og i bistandsavtalene (avrop). Avtalen skal dekke Kundens behov for konsulenttjenester innenfor områdene som beskrevet i Bilag Bilag til avtalen Alle rubrikker skal være krysset av (ja eller nei) Ja Nei Bilag 1: Kompetanseområder. Overordnet beskrivelse av de ytelser avtalen gjelder. Bilag 2: Prosedyrer for gjennomføring av minikonkurranse Bilag 3: Administrative bestemmelser Bilag 4: Mal for forespørsler og avrop Andre bilag: 1.3 Økonomisk forpliktelse og avrop Avtalen gir Kunden rett til å kjøpe tjenester som er dekket av denne avtalen. Kunden er ikke forpliktet til å kjøpe noen bestemt mengde tjenester i avtaleperioden. Kunden blir først forpliktet i forbindelse med det enkelte avrop på Avtalen. Avrop gjøres ved at Kunden inngår en egen bistandsavtale (Avrop) basert på denne Avtalens vilkår. 1.4 Virksomheter som kan gjøre avrop Følgende virksomheter kan gjøre avrop mot Avtalen ved behov for de tjenester Avtalen dekker: Helse Vest IKT AS Nasjonal IKT HF 1.5 Varighet og oppsigelse Rammeavtalen gjelder fra det tidspunkt som er angitt på avtalens forside (ikrafttredelsestidspunkt) og i to år. Kunden har en ensidig rett til å utløse opsjon om forlengelse av avtalen på inntil år. Opsjonene utløses automatisk og på likelydende vilkår med mindre Kunden tar andre initiativ. Varsel om oppsigelse etter de første 2 år skal gis skriftlig senest 3 måneder før rammeavtalen utløper. Kunden kan si opp rammeavtalen i løpet av de første 2 år, med 3 måneders skriftlig varsel, dersom det foreligger saklig grunn. Oppsigelsen påvirker ikke allerede tildelte avrop. 1.6 Partenes representanter Hver av partene skal ved inngåelsen av rammeavtalen oppnevne en representant som er bemyndiget til å opptre på vegne av partene i saker som angår rammeavtalen. Bemyndiget representant for partene, og prosedyrer og varslingsfrister for eventuell utskiftning av disse, spesifiseres nærmere i bilag 3. X X X X Rammeavtale IKT konsulenter Sak 2014/276 side 4 av 11

5 1.7 Kommunikasjon/kontaktpersoner All korrespondanse vedrørende Rammeavtalen skal være på norsk, og skal være merket med avtalenummeret. 2 Tildeling av bistandsavtale innenfor rammeavtalen 2.1 Tildeling av bistandsavtale (prosedyre for avrop) Tildeling av bistandsavtale innenfor rammeavtalen foretas i henhold til prosedyrene fastsatt i bilag Avtalevilkår for de enkelte Tildelte bistandsavtaler Den enkelte tildelte bistandsavtale skal baseres på avtalevilkårene som er spesifisert i forespørselen (minikonkurransen). 2.3 Oppsigelse av avtale Dersom behovet for bistand frafaller før oppgitt sluttdato i avropet eller leverandør ikke oppfyller sine forpliktelser vil Oppdragsgiver kunne si opp bistandsavtalen med 1 måneds varsel. Se for øvrig punkt 3.4 for videre bestemmelser om eventuell utskiftning av konsulent. 3 Leverandørens plikter 3.1 Plikt til å svare på henvendelser Leverandøren plikter å besvare Kundens henvendelser så raskt som mulig og senest innen 4 virkedager. 3.2 Generelle krav til kvalifikasjoner Leverandøren skal stille til rådighet konsulenter som har nødvendige kvalifikasjoner og erfaring til å kunne løse de oppgaver som er beskrevet i den enkelte forespørsel. Leverandørens konsulenter skal kontinuerlig ajourholde og tilegne seg nødvendig kompetanse og ferdigheter for å løse sine oppgaver. Kunden kan kreve dokumentasjon på at Leverandørens konsulenter er tilstrekkelig kvalifisert. 3.3 Utskiftning av konsulent(er) Leverandøren kan ikke skifte ut konsulenter i et pågående avrop uten godkjenning fra Kunden. Ved eventuelt ønske om å skifte ut en konsulent skal Leverandøren dokumentere at den nye konsulenten har kvalifikasjoner i henhold til Avropsavtalen. Dersom en (eller flere) av Leverandørens konsulenter ikke har tilstrekkelig kompetanse, effektivitet, opptrer uansvarlig, blir sykemeldt i en periode på mer enn 14 dager, eller på annen måte ikke leverer som avtalt, skal Leverandøren umiddelbart tilby å erstatte den angjeldende konsulent med en annen kvalifisert konsulent. Kostnader ved kompetanseoverføring og opplæring av ny konsulent skal dekkes av Leverandøren. Oppdragsgiver har mulighet til å avvise eventuelt tilbud om erstatning, og si opp gjeldende bistandsavtale med leverandør med umiddelbar virkning dersom leverandøren ved behov for utskifting av konsulent, ikke kan tilby en erstatning som aksepteres av kunden. Rammeavtale IKT konsulenter Sak 2014/276 side 5 av 11

6 3.4 Underleverandører Leverandøren har det totale ansvar for all bistand som leveres under denne Avtale, herunder all bistand som skal leveres av underleverandører. 3.5 Helse, miljø og sikkerhet Leverandører er forpliktet til å følge alle lovfestede krav inne helse, miljø og sikkerhet (HMS) og lønn- og arbeidsvilkår. 4 Generelle krav ved gjennomføring 4.1 Krav til arbeid og adferd Leverandøren skal iverksette de tiltak som er nødvendige for at konsulenten(e) skal være tilgjengelig på arbeidsstedet og begynne leveransene i samsvar med betingelsene i denne Avtalen. Leverandørens konsulenter skal: 4.2 Språk pliktoppfyllende utføre de oppgaver de blir tildelt i henhold til instrukser, retningslinjer og fullmakter. holde seg informert om og rette seg etter alle instrukser, regler og prosedyrer som er gitt skriftlig av Kunden, herunder spesielt reglene som gjelder taushetsplikt. opptre i tråd med de nasjonale og regionale kjerneverdier og krav til ledelse spesialisthelsetjenesten har etablert. bidra til åpenhet og godt samarbeidsklima med andre leverandører i prosjekter hvor Leverandøren ikke alene har leverandørrollen. i de tilfeller de arbeider sammen med personell fra Kundens virksomhet, bidra positivt til felles resultatoppnåelse og omdømme. levere arbeid som er robust og velfundert, og hvor grundige vurderinger ligger til grunn. I utgangspunktet skal alle konsulenter beherske norsk skriftlig og muntlig. I noen tilfeller kan Kunden i forespørselen angi at konsulenter som kun behersker andre språk også kan være aktuelle for bistanden. 4.3 Bruk av verktøy Leverandøren bruker, der det er hensiktsmessig og relevant, Kundens verktøy med tilhørende prosedyrer. Kunden har ansvar for at tilstrekkelig opplæring blir gitt. I de tilfeller Leverandøren i forståelse med Kunden velger å benytte egne verktøy, plikter Leverandøren på forespørsel å gjøre verktøy og kompetanse tilgjengelig for Kundens ansatte. 4.4 Brukerkonto Konsulenten skal, når det er hensiktsmessig, benytte en personlig brukerkonto tildelt av Kunden. Konsulenten må oppgi sitt fødselsnummer for å få opprettet en brukerkonto. Det krever også at Konsulenten benytter en PC utlånt fra Kunden. Rammeavtale IKT konsulenter Sak 2014/276 side 6 av 11

7 4.5 Kontorsted Ved hver forespørsel annonserer Kunden et «kontorsted/by» for bistanden. Kontorsted angir hvor konsulenten normalt skal utføre sitt arbeid. Her får konsulenten tilgang til en kontorplass og nødvendig utstyr. Konsulenten skal utføre arbeidet i Kundens lokaler, hvis ikke annet blir avtalt. Kunden skal legge til rette for at Leverandørens konsulenter skal bli inkludert i det lokale arbeidsmiljøet. Kontorsted for bistand for Helse Vest IKT vil normalt være; Bergen, Stavanger, Haugesund og/eller Førde, men kan også inkludere andre kontorsteder innenfor Helse Vest regionen. Kontorsted for bistand for Nasjonal IKT vil normalt være; Bergen og/eller Oslo, men kan også inkludere andre kontorsteder i Norge. 4.6 Arbeidstid Arbeidstid er kl 08:00 kl 16:00, inklusiv lunsj. 100 % stilling gir 7,5 timer fakturerbar tid per dag og 37,5 timer per uke. Eventuell annen arbeidstid avtales i forbindelse med det enkelte avrop. Frivillig deltakelse på kurs, seminarer, fagdager, etc. kan ikke faktureres. 4.7 Overtid Konsulenten kan ikke fakturere overtid med mindre dette er spesifisert i forbindelse med det enkelte avrop. 4.8 Reisetid Konsulenten kan ikke fakturere reisetid til eller fra det avtalte kontorsted. Pålagt reisetid kan faktureres med 25 % av timeprisen (per time). Reisetid i forbindelse med kurs, opplæring, etc. kan ikke faktureres. 4.9 Reisekostnader Konsulenten kan ikke fakturere reisekostnader til eller fra det avtalte kontorsted. Hvis Kunden pålegger konsulenten reiser utenfor avtalt kontorsted, kan reisekostnader dekkes etter Statens satser Fravær Alt fravær skal avtales med konsulentens foresatte hos Kunden. Sykefravær skal også meldes til Kunden Registrering av arbeidstid Konsulenten skal hver dag registrere egen arbeidstid slik Kunden finner det hensiktsmessig. Konsulentens foresatte hos Kunden skal fortløpende (hver 14. dag) godkjenne timeregistreringen. Kun godkjente timer kan faktureres Profilering mv Alle rapporter og presentasjoner skal, hvis ikke annet er avtalt, leveres på Kundens standardmaler. Dette omfatter også e-postsignaturer. Rammeavtale IKT konsulenter Sak 2014/276 side 7 av 11

8 5 Kundens plikter 5.1 Kundens ansvar og medvirkning Kunden skal bidra til å legge forholdene til rette for at Leverandøren skal få utført sine plikter etter denne avtalen og tilhørende avrop. 6 Plikter som gjelder kunde og leverandør 6.1 Samarbeid Partene skal lojalt samarbeide og medvirke til rammeavtalens gjennomføring. Henvendelser fra den annen part skal besvares uten ugrunnet opphold. Partene skal uten ugrunnet opphold varsle hverandre om forhold de forstår eller bør forstå kan få betydning for rammeavtalens gjennomføring. 6.2 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med rammeavtalen og gjennomføringen av rammeavtalen med avrop skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten gjelder også etter at rammeavtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor. Taushetsplikten opphører 5 (fem) år etter at rammeavtalen er avsluttet, med mindre annet følger av lov eller forskrift. Taushetsplikt etter denne bestemmelsen er ikke til hinder for utlevering av informasjon som kreves fremlagt i henhold til lov eller forskrift, herunder offentlighet og innsynsrett som følger av lov 19. mai 2006 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Om mulig, skal den annen part varsles før slik informasjon gis. Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder. Partene skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon 6.3 Oppfølging av Avtalen Partene skal dekke sine egne kostnader i forbindelse med reisevirksomhet og møter for oppfølging av Avtalen. Hver av partene kan kreve at det gjennomføres oppfølgingsmøter vedrørende bruk og tolking av Avtalen på 14 dagers varsel. 7 Rettigheter til resultater 7.1 Opphavs- og Eiendomsrett Dokumenter og eventuelle sluttrapporter overleveres til Foretaket som foretar det respektive avropet i en (1) reproduserbar original (papirversjon). Dokumenter og rapporter skal også oversendes i elektronisk format. Rammeavtale IKT konsulenter Sak 2014/276 side 8 av 11

9 Kunden erverver full opphavs-, eiendoms- og disposisjonsrett til alt materiale og arbeid, samt til ethvert resultat av arbeid utført i henhold til denne kontrakt. Dette innebærer også at Kunden står fritt til å overføre eiendoms- og disposisjonsrett til tredjepart uten ytterligere vederlag til Leverandøren. Leverandøren har ikke rett til å disponere over noen av de resultater som fremkommer under denne Rammeavtalen (uten etter skriftlig samtykke fra Kunden ), for eksempel ved at disse eller deler av disse i opprinnelig eller endret form gjøres tilgjengelig for tredjepart. Leverandøren garanterer at tredjepart ikke har rettigheter til noen av de resultater som fremkommer under denne Rammeavtalen som på noen måte begrenser Kunden s rett til å utnytte disse. All dokumentasjon som fremkommer gjennom prosjekter skal, om ikke annet blir avtalt, lagres i den avropende foretakets arkivløsning. Leverandøren beholder eiendomsretten til sitt forhåndsutviklede materiale inklusive videreutviklet del av dette dersom det er benyttet i leveransen. 7.2 Dokumentasjon Dersom Kunden forlanger det skal Leverandøren: overlevere til Kunden all dokumentasjon (inklusive utkast) som er i Leverandørens besittelse når prosjektet eller kontraktsforholdet utløper sørge for at all dokumentasjon (inklusive utkast) som er i Leverandørens besittelse når prosjektet eller kontraktsforholdet utløper, blir tilintetgjort på betryggende måte. 8 Vederlag og betalingsbetingelser 8.1 Priser Alle priser knyttet til denne avtalen og tilhørende minikonkurranser er i NOK, ekslusiv mva. 8.2 Prisendring Rammeavtalen inneholder ingen forpliktende priser. Vinnende tilbud i en minikonkurranse binder timeprisen for den aktuelle bistandsavtalen. Denne timeprisen er gjeldende i 24 måneder eller til bistandsavtalen er avsluttet (det som inntreffer først). 8.3 Fakturering Alle fakturaer og kreditnotaer må være på det vedtatte standardformatet EHF. Informasjon om dette formatet ligg på DiFi sine nettsider: Leverandører som skal sende elektroniske faktura må være tilknyttet et godkjent aksesspunkt. For de som ikke har egne løsninger for regnskap og fakturering eller bare sender få fakturaer, tilbyr det private markedet fakturaportaler som leverer EHF og som er tilknytta aksesspunkt. Det eksisterer også løsninger for å konvertere pdf og andre formater til EHF-faktura. Den elektroniske adressen til Helse Vest IKT (organisasjonsnummer: ) og til Nasjonal IKT (organisasjonsnummer: ) finnes i adresseregisteret ELMA/SMP. Rammeavtale IKT konsulenter Sak 2014/276 side 9 av 11

10 Ved hvert avrop, skal Kunden vise til et bestillingsnummer. Dette skal ligger i feltet «OrderReferenceID» i fakturaen. Faktura som e-post-vedlegg o.l. og mangelfull faktura i henhold til avtalen, vil bli returnert. Det skal ikke tillegges gebyr av noe slag på fakturaen. Betaling skal skje i henhold til faktura med forfall per 30 dager etter mottatt og godkjent faktura. Faktura skal basere seg på godkjente timelister. 9 Mislighold 9.1 Mislighold av rammeavtalen Eventuelt mislighold av rammeavtalen håndteres i henhold til alminnelige kontraktsrettslige prinsipper. Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Indirekte tap omfatter, men er ikke begrenset til, tapt fortjeneste av enhver art, tapte besparelser, tap av data, og krav fra tredjeparter. 9.2 Mislighold av tildelte kontrakter Det foreligger mislighold dersom en av partene ikke oppfyller sine forpliktelser etter avtalen, og det ikke skyldes forhold som den annen part er ansvarlig for eller force majeure. Ved Leverandørens mislighold kan Kunden holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det som er nødvendig for å sikre Kundens krav som følger av misligholdet. Leverandøren kan ikke holde tilbake ytelser som følge av Kundens mislighold, med mindre misligholdet er vesentlig. Dersom det foreligger vesentlig mislighold, kan den andre parten, etter å ha gitt den misligholdende part skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning. En part kan kreve erstattet ethvert direkte tap som følger av forsinkelse, mangel eller annet mislighold iht. punkt 6.1, med mindre den misligholdende parten godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes den misligholdende parten. Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Indirekte tap omfatter, men er ikke begrenset til, tapt fortjeneste av enhver art, tapte besparelser, tap av data, og krav fra tredjeparter. Samlet erstatning i avtaleperioden er begrenset til et beløp som tilsvarer avtalt vederlag eller et øvre estimat for den tildelte kontrakt, eksklusive merverdiavgift. Begrensningen gjelder imidlertid ikke hvis den misligholdende part eller noen denne svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett. 10 Tvister 10.1 Rettsvalg Partenes rettigheter og plikter etter denne rammeavtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett Forhandlinger Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av rammeavtalen, skal tvisten først søkes løst ved forhandlinger. Rammeavtale IKT konsulenter Sak 2014/276 side 10 av 11

11 10.3 Mekling Dersom en tvist i tilknytning til denne rammeavtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling. Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten. Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene Domstols- eller voldgiftsbehandling Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Kundens hjemting er verneting. Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift. Rammeavtale IKT konsulenter Sak 2014/276 side 11 av 11