Statens helsetilsyns eksterne kommunikasjon Vedlegg 1

Transkript

1 Utgitt av Statens helsetilsyn Saksbehandler: NVE Kontrollert av: XXX XX Godkjent av: LHA Revideres innen: Ved behov Statens helsetilsyns eksterne kommunikasjon Vedlegg 1

2 Innhold 1. Bakgrunn - avgrensning Generelle temaer Visuell profil - maler Språk og terminologi Årlig publiseringsplan Kommunikasjonskanaler Løpende kontakt med massemedier og fagmedier Tilsynsmelding Rapport fra Helsetilsynet Internserien Artikler, kronikker og innlegg i fagmedier og aviser Foredrag, forberedte innlegg, forelesninger og taler Høringsuttalelser Nettstedet Rundskriv Møter Annonser Lysarksett Stands Distribusjon av pressemeldinger Medieovervåking Sosiale medier Video Skjema... 9 Side 2 av 9 sider

3 1 Bakgrunn - avgrensning Vedlegget for ekstern kommunikasjon skal peke på ulike kanaler, målgrupper og utfordringer, og å fremme forslag om hvordan Statens helsetilsyn skal møte de ulike målgruppene i hvilke kanaler. Dette notatet bygger på dokumentet Kommunikasjonspolitikk for Statens helsetilsyn og er sortert på kommunikasjonskanal. 2 Generelle temaer 2.1 Visuell profil - maler Den visuelle profilen ble lansert i 2002, og designmanualen ble revidert i Forvaltning av visuell profil og de enkelte malene hører under kommunikasjonsdirektørens ansvarsområde og utføres av avd. III. Designmanualens generelle regler for logo og typografi er obligatoriske. Designmanualen inneholder obligatoriske retningslinjer for disse malene: Rapport fra Helsetilsynet Rundskriv Brev 2.2 Språk og terminologi Statens helsetilsyn gjennomførte i 2006 et språkprosjekt. Det ble blant annet utformet en språkprofil og et obligatorisk skrivekurs. Det arrangeres jevnlig kurs for nye ansatte. Vi opprettet også en egen språkside på Losen med råd og veiledning. Ansvaret for språkrøkt ligger i linja, men kommunikasjonsdirektøren skal være pådriver i språkarbeidet. Det har vært gjennomført et spesialtilpasset kurs i å skrive vedtak med veiledende oppfølging. Kurset involverte ledere og medarbeidere i Avdeling for tilsynssaker. Resultatet av dette ble evaluert høsten 2011 og oppfølgingskurs er holdt. Det er også utarbeidet Retningslinje for rapportskriving og det er gjennomført kurs i å skrive rapporter. Dette er blant de viktigste trykksakene vi produserer. Rutinen skal evalueres medio Det skal årlig arrangeres en samling for rapportforfattere for å gi faglig påfyll. 2.3 Årlig publiseringsplan I ledermøte 1. desember 2004 (sak 3/12/04) ble det konkludert med at det i VP angis tydelig hvilke former for publisering som hører til hver aktivitet. Side 3 av 9 sider

4 Det lages en egen publiseringsplan i forbindelse med virksomhetsplanarbeidet som inneholder: utgivelser i Rapport fra Helsetilsynet, jf. rutine for serien artikler, kronikker formidling og undervisning eventuelle annonsekampanjer 3 Kommunikasjonskanaler 3.1 Løpende kontakt med massemedier og fagmedier Statens helsetilsyn har flere henvendelser fra media hver arbeidsdag. De fleste henvendelsene går til mellomlederne, avdelingsdirektørene, ledelsen og kommunikasjonsdirektør. Kommunikasjonsdirektøren har ansvar for å koordinere all pressekontakt og har sammen med avdelingsdirektørene og mellomlederne ansvar for å generere stoff til media. Kommunikasjonsdirektøren skal også drive opplæring for forværelsene/sentralbordet i å være førstelinjetjeneste i mediekontakten. Statens helsetilsyn har skrevne rutiner for mediehåndtering som også beskriver organiseringen av arbeidet: Mediekontakt - informasjonsrutiner Håndbok for Helsetilsynets håndtering av henvendelser fra media og utsending av pressemeldinger 3.2 Tilsynsmelding Dette er en årlig publikasjon hvor Statens helsetilsyn omtaler temaer ved sosiale tjenester i Nav, barnevern-, helse- og omsorgstjenester som fortjener offentlig oppmerksomhet og debatt. Tilsynsmeldingen innholder tematiske artikler som sammenfatter funn og erfaringer fra tilsynsvirksomheten og en statistikkdel som viser tall og fakta for året som gikk. 3.3 Rapport fra Helsetilsynet I serien Rapport fra Helsetilsynet formidles resultater fra klagebehandling og tilsyn med sosiale tjenester i Nav, barnevern-, helse- og omsorgstjenester. (nettstedet) Utgivelsene publiseres alltid i nettversjon og i noen tilfeller også i papirversjon. Dette avgjøres av ledermøtet. Uansett publikasjonsform sendes det brev til målgruppene. Utskrift fra nettet eller trykt versjon sendes til fast liste med sentralforvaltningen m.fl. Rutine for Rapport fra Helsetilsynet ble vedtatt i Side 4 av 9 sider

5 Rutine for rapportskriving ble vedtatt i Retningslinjene skal evalueres medio i samarbeid med aktuell fagavdeling og kommunikasjonsdirektør 3.4 Internserien Internserien kan være rapporter som i hovedsak er ment til internt bruk, retningslinjer, prosedyrer, kunnskapsoppsummeringer og veiledere til landsomfattende tilsyn og lignende. Flere av disse publiseres også på Artikler, kronikker og innlegg i fagmedier og aviser Det publiseres noen artikler i fagtidsskrifter, men omfanget er lite, og vi kan f.eks øke antall artikler knyttet til oppsummeringsrapportene fra landsomfattende tilsyn i. Omfanget må fastsettes i forbindelse med utarbeiding av virksomhetsplanen. Statens helsetilsyn bør også i større grad enn i dag svare på innlegg i avisene for å bidra til kunnskap om hvordan vi arbeider med tilsynssaker og andre sakstyper og temaområder. Artikler, kronikker og innlegg har egen undermeny på nettstedet med lenker til fulltekstversjoner på utgivernes nettsteder. 3.6 Foredrag, forberedte innlegg, forelesninger og taler Viktige foredrag som holdes, publiseres på nettsida vår, sammen med artikler og kronikker. I den grad det er mulig, bør det i forbindelse med virksomhetsplanarbeidet vurderes hvilke arenaer vi ønsker å prioritere. 3.7 Høringsuttalelser Antall høringer vi svarer på har gått ned. Ledelsen bør vurdere om dette skal økes igjen. Vi får stort gjennomslag for høringene våre, og de publiseres løpende på nettsida. Beslutning om hvilke høringer vi skal avgi uttalelser til tas i ledermøtene. Avd III publiserer høringsuttalelser på nettet i samråd med ledelsen og avdelingen som har skrevet uttalelsen, jf linjeprinsippet. Kommunikasjonsdirektøren skal konsulteres. Side 5 av 9 sider

6 3.8 Nettstedet Statens helsetilsyn fikk nytt nettsted i Det nye nettstedet er laget for å nå de viktigste målgruppene våre: Eiere, drivere og ansatte i sosiale tjenester i Nav, barnevern-, helse- og omsorgstjenester Befolkningen særlig når det gjelder rettigheter og klagemuligheter Journalister Bruker- og yrkesorganisasjoner Andre organer i forvaltningen De viktigste formålene med nettstedet er: eiere, ledelse og personell i tjenestene skal ha lett tilgang til myndighetenes krav til tjenestene (lover, forskrifter, rundskriv og annet som uttrykker myndighetenes forståelse av lover og forskrifter) informasjon om befolkningens rettigheter og klagemuligheter skal være tilgjengelig for befolkningen og for tjenesteyterne som skal ivareta rettighetene resultatene av tilsynsmyndighetenes arbeid skal være lett tilgjengelige enhver skal kunne se hvordan tilsynsmyndighetene arbeider (metoder, tilsynsplaner, saksbehandlingsrutiner, oversikt over oppgaver, myndighet, organisering osv.) Bruksmønsteret og responsen vi får, kan tyde på at interessen for nettstedet har en sammenheng med det å ha nok nyheter og nok stoff som omhandler det daglige virke i tjenestene. Det er utfordringer knyttet til bruk av tilstrekkelig ressurser i avd I og II for å ivareta sitt ansvar for informasjon om sine ansvarsområder på Mye av virksomheten i Statens helsetilsyn og hos fylkesmennene kan sammenstilles og publiseres. Kommunikasjonsdirektøren har et overordnet ansvar for nettbaserte informasjonsløsninger. Dette inkluderer det redaksjonelle ansvaret for internett og intranett. Linjeprinsippet tilsier at ansvaret for det faglige innholdet for det som legges ut på internettsidene og intranett, forankres i den avdelingen som har ansvar for et saksområde. Det anbefales at gjennomgang av det som er publisert på internett med forslag om forankring av ansvaret for det faglige innholdet, videreføres. Side 6 av 9 sider

7 Det anslås et ressursbehov tilvarende ett årsverk til denne oppgaven samlet for avdeling I og II i tillegg til det som i dag brukes i avd. III. Kommunikasjonsdirektøren leder nettredaksjonen. Avd I og II peker ut faste kontaktpersoner for nettredaksjonen. 3.9 Rundskriv Rundskriv inneholder forvaltningens egen fortolkning av regelverket, hva organet legger av innhold i en rettslig standard, retningslinjer for saksbehandling m.v. Formen bør beholdes fordi det er en innarbeidet form for formidling av myndighetsutøvelse med bredt nedslagsfelt og langvarig interesse, og fordi de fleste myndighetsorganer i sentral stat bruker den Møter Ledelsens kontaktmøter og løpende uformelle kommunikasjon med ledelsen i de andre organene i statlig barnevern, sosial- og helseforvaltning, yrkes- og brukerorganisasjoner, er viktige kommunikasjonskanaler. Vi bør også ha faste møter med aktuelle brukerorganisasjoner, pasientombud og pårørendegruppen. Dette kan organiseres f.eks som et panel i forbindelse med prioritering av tema for tilsyn Annonser Vi benytter annonser i ulike fagblader for å promotere nettsiden vår. I tillegg har vi enkelte annonsekampanjer for å nå enkelte viktige målgrupper, som eksempelvis gjennom Tidsskriftet for Den norske legeforening. Stillingsannonser er utformet også med tanke på profilering av Statens helsetilsyn. Kommunikasjonsdirektør har ansvar for eventuelle annonsekampanjer Lysarksett Lysarksett med presentasjon av Statens helsetilsyn på norsk og engelsk må oppdateres. Det er nødvendig å ha et oppdatert sett for å kunne presentere oss hensiktsmessig, uten urimelig ressursbruk i hvert tilfelle. Side 7 av 9 sider

8 3.13 Stands Statens helsetilsyn stiller i enkelte sammenhenger med en stand hvor tilsynet presenteres. Vi har utarbeidet enkelte roll up -plakater til formålet Distribusjon av pressemeldinger Det er inngått avtale med NTB om distribusjon av pressemeldinger. Kommunikasjonsdirektøren følger opp avtalen. Vi sender ut pressemeldinger i mindre og mindre grad. De fleste sakene legges i stedet som nyhet på vår egen nettside. Dette fanges vanligvis raskt opp av media Medieovervåking Avtale med Intermedium om system for medieovervåking er inngått. Kommunikasjonsdirektøren følger opp avtalen og vurderer søkekriteriene. Intermedium overvåker også sosiale medier hvor Statens helsetilsyn nevnes Sosiale medier De mest brukte blogger inngår i medieovervåkingsavtalen som Statens helsetilsyn har med Intermedium. Det nedsettes en egen arbeidsgruppe som skal se nærmere på hvilke muligheter sosiale medier byr på for Statens helsetilsyn, og utarbeide retningslinjer for bruk av sosiale medier i jobbsammenheng for medarbeiderne i organisasjonen Video Aktuelle mulige typer bruk av video og lydopptak er som følger: Streaming og fulltids videoopptak Streaming vil si å vise en hendelse som nett-tv samtidig som det faktisk skjer. Det vil i vår sammenheng som regel være snakk om pressekonferanse, seminar eller konferanser. Dette er tjenester som må kjøpes eksternt. Side 8 av 9 sider

9 Redigert video Redigerte videoopptak er gjerne av et par minutters varighet. Lydfiler Taler som blir holdt uten medfølgende presentasjoner, eller taler der lyden formilder budskapet alene, kan presenteres i form av lydfiler. Avd III etablerer en prosedyre for å lage redigerte videosnutter for intranettet. Hvis vi skal bruke video på internettsidene, må vi kjøpe inn profesjonelle tjenester. Forankring: avd. III 3.18 Skjemaer Skjemaer brukes til evaluering av konferanser, kurs og lignende. Det brukes også til påmelding. En ny bruk som vi bare har sett starten på er å bruke skjemaer til innhenting av opplysninger i forbindelse med tilsyn. Spørreskjemaer kan også brukes til jevnlige arbeidsmiljøundersøkelser for å se effekt av ulike tiltak over tid. Bruk av elektroniske spørreskjemaer har altså et stort potensial i vår samhandling med ansatte, samarbeidende etater og med tilsynsobjekter. Våre skjemaer skal i størst mulig grad følge ELMER2-standarden, og vi bygger opp kompetanse på å bruke skjemaer og ønsker å bruke skjemaer mer offensivt i evalueringer internt og til støtte i tilsyn. Vi vurderer å anskaffe et skjemaverktøy som kan lage skjemaer i tråd med ELMER2- standarden. Forankring: avd. III Side 9 av 9 sider