Konkurransegrunnlag Kunnskapsstatusprosjektet Mat og helse

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Kunnskapsstatusprosjektet Mat og helse Norges forskningsråd 26. februar 2010.

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Generell beskrivelse Anskaffelsens formål og omfang Kontraktsperiode Om oppdragsgiver Kunngjøring Kommunikasjon og premisser Tentativ framdriftsplan Prosedyrer og avgrensinger Anskaffelsesprosedyre Beskrivelse av tjenesten Bakgrunn Innhold Organisering Leveranse Kvalifikasjonskrav til leverandør Generelle kvalifikasjonskrav Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Kvalitet på leveransen, herunder relevant kompetanse og erfaring hos tilbudt personell Oppdragsforståelse Pris Krav til tilbudet Språk Forbehold Tilbudt prosjektleder Organisering av prosjektet - bruk av underleverandører Tilbudets priser Innleveringsform Struktur og utforming av tilbudet Innleveringssted Tidsfrister Saksbehandling Åpning Avvisning/avlysing Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Gjennomgang av tilbudene Offentlighet Taushetsplikt Vedlegg Vedlegg 1: Utkast til kontakt Vedlegg 2: Forpliktelseserklæring underleverandører

3 1 Generell beskrivelse 1.1 Anskaffelsens formål og omfang Forskningsrådet ønsker å inngå avtale med én totalleverandør for utarbeidelse av Kunnskapsstatusprosjektet Mat og helse. Leverandøren vil ha det samlede ansvaret for gjennomføringen av oppdraget. For å sikre den nødvendige faglige integritet og uavhengighet som studien forutsetter, må totalleverandøren knytte til seg underleverandører for å dekke de ulike fagområdene. Dette er nærmere beskrevet i pkt. 3 og 6.4. Oppdraget skal utføres for et fast avtalt honorar, med en øvre ramme på 0,5 million NOK eks. mva. 1.2 Kontraktsperiode Det planlegges å inngå kontrakt for perioden , og med frist for ferdig rapport senest 2. juli Om oppdragsgiver Norges forskningsråd er et nasjonalt forskningsstrategisk og forskningsfinansierende organ. Forskningsrådet har tre hovedfokus: - finansiere forskning - gi råd om framtidige satsinger - skape møteplasser I rådgivingsrollen ligger det at Forskningsrådet tar initiativ til kunnskapsprosjekter som skal legge grunnlaget for en eventuell framtidig FoU satsing og sikre at underlaget for en satsing er best mulig kunnskapsbasert. Utgangspunktet for slike prosjekter kan være marked og verdiskapingspotensial, ny teknologi og FoU, eller tilpasning til rammebetingelser. Ofte er det en kombinasjon, og det er utgangspunktet for dette initiativet. For ytterligere informasjon vises det til Oppdragsgivers firmanavn og kontaktperson Firmanavn: Navn: Postadresse: Besøksadresse: e-post: Norges forskningsråd Øystein W. Rønning Postboks 2700, St. Hanshaugen, 0130 Oslo Stensberggt. 26, 0171Oslo oro@forskningsradet.no 1.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin. 1.5 Kommunikasjon og premisser Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan hun/han be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Likeledes varsles oppdragsgivers kontaktperson hvis det oppdages feil i konkurransegrunnlaget. Slike henvendelser skal sendes oppdragsgivers kontaktperson skriftlig pr e-post eller pr brevpost. Merk sending med Kunnskapsgrunnlag Mat og helse. 3

4 Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget og anskaffelsen for øvrig, skal rettes skriftlig per brev eller e-post til Norges forskningsråd ved kontaktpersonen innen 12. mars E-post skal være merket Kunnskapsgrunnlag Mat og helse. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Spørsmål og svar vil bli anonymisert og meddelt skriftlig via Doffin. Spørsmål/henvendelser som mottas etter angitt frist vil ikke bli besvart. Det vil ikke bli refundert utgifter som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet. Tilsendte tilbud vil ikke bli returnert. 1.6 Tentativ framdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Nr Milepæler Ansvar Ansvar Frist oppdr.giver leverandør 1 Kunngjøring X Frist for spørsmål vedrørende X 12.03, kl konkurransegrunnlaget og anskaffelsen 3 Frist for å inngi tilbud X 15.03, kl Evaluering av tilbud og innstilling av X leverandør 5 Meddelelse om innstilt leverandør X Klagefrist X 31.03, kl Planlagt kontraktsinngåelse X X Prosedyrer og avgrensinger 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen skal gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Prosedyre som skal benyttes er åpen anbudskonkurranse etter forskriftens Del I og Del II, (under EØS- terskelverdi og uprioriterte tjenester). Leverandørene vurderes først i forhold til oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (jf. kap. 4), dvs. de minimumskrav oppdragsgiver har satt til ytelsen som skal leveres. Dernest skal de kvalifiserte leverandørenes tilbud vurderes opp mot tildelingskriteriene (jf. kap. 5). Det presiseres at samtlige leverandører likevel er bundet fram til vedståelsesfristens utløp. 4

5 3 Beskrivelse av tjenesten 3.1 Bakgrunn Studien skal gi et best mulig kunnskapsgrunnlag for vurdering av framtidig FoU-behov knyttet til mat og helse i Norge. Begrepet mat og helse er å oppfatte i vid forstand og omfatter mat fra både landbruksproduksjon og sjømat. For å utdype nærmere hva hva mat og helse omfatter kan det henvises til følgende stikkord, uten at det nødvendigvis skal være uttømmende for begrepets omfag: Mat, folkehelse og kostholdsrelaterte sykdommer. Forbruker- og adferdsforskning knyttet til mat, måltid og spisevaner. Ernæring, fysiologi og immunologi knyttet til mat. Studier av bioaktive komponenter i maten. Helseskadelige effekter av fremmedstoffer og matbårne patogener (zoonoser). Sammenhengen mellom råvarene og produkter med bestemte egenskaper. Prosessering som opprettholder sunne matvarer og enkeltkomponenter gjennom hele verdikjeden. Plante-, dyre- og fiskehelse er ikke inkludert med mindre det har en direkte sammenheng med human helse. 3.2 Innhold Følgende forhold og problemstillinger er vesentlige og må med i utredningen: 1. En oversikt over FoU-miljøer som arbeider med problemstillinger knyttet til mat og helse. Dette gjelder både grunnforskningsmiljøer og miljøer som driver anvendt, industrirettet forskning. 2. En kort beskrivelse av den forskningen som drives ved hver institusjon/foretak. 3. En kort beskrivelse av den videre strategiske satsingen inne mat og helse ved de enkelte institusjonene/foretakene. 4. En kort vurdering av internasjonale hovedtrender innen forskningen på mat og helse. 5. Hvilken kunnskap mangler, og hvilket kunnskapsbehov bør dekkes nasjonalt og hvilket kunnskapsbehov er egnet for å tilegne seg gjennom internasjonalt samarbeid. 6. En vurdering av muligheten for å utvikle innovative produkter innen mat og helsesegmentet i Norge. 7. Andre forhold som kan påvirke fremtidig forskning innen mat og helse i Norge. 3.3 Organisering For å sikre nødvendig faglig integritet og uavhengighet som er essensielt for studien, skal oppdraget bemannes med et tverrfaglig team bestående av deltakere med både medisinsk/helsefaglig og naturvitenskaplig/teknologisk bakgrunn. De medisinsk/helsefaglig og naturvitenskaplig/teknologisk deltakerne skal ikke dekkes samlet hos totalleverandøren, men fordeles mellom totalleverandøren og en underleverandør. Totalleverandøren har ansvar for det samlede resultatet og gjennomføringen ovenfor Forskningsrådet, og skal stille med prosjektets leder. Leverandøren skal innhente relevant informasjon direkte fra relevante aktører. Innsamlet og systematisert informasjon skal presenteres og analyseres i en mest mulig nøytral form. 3.4 Leveranse Det skal utarbeides en rapport organisert som beskrevet i 3.2. I tillegg til rapporten skal det leveres en elektronisk presentasjon som inneholder hovedkonklusjonene, og viktige figurer, tabeller og illustrasjoner. Denne skal leveres på en minnepinne sammen med en elektronisk utgave av selve rapporten. 5

6 4 Kvalifikasjonskrav til leverandør Søkere må oppfylle samtlige kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav for å delta i konkurransen. ene referert i etterfølgende punkter gjelder for både totalleverandør og underleverandører. 4.1 Generelle kvalifikasjonskrav Skatte- og avgiftsbetaling Leverandørene må ha oppfylt sine forpliktelser mht. betaling av skatt og avgifter. Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden (Skatteetaten). Skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Utenlandske leverandører skal framlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Skjemaene for de nevnte attestene har betegnelsen RF Skatteattestene skal foreligge innen søknadsfristens utløp, og ikke være eldre enn 6 måneder gammel Helse, miljø og sikkerhet Leverandører som skal utføre arbeid i Norge skal oppfylle lovbestemte krav innen helse, miljø og sikkerhet. HMS-egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. HMS-egenerklæringen skal foreligge innen søknadsfristens utløp. Skjema for HMS-erklæring er tilgjengelig som tilleggsdokument under kunngjøringen i Doffin Organisatorisk og juridisk stilling Leverandøren skal være et lovlig etablert firma. Firmaattest fra det register som er bestemt ved lovgivning i det land hvor tjenesteyter er etablert, for norske søkere i Foretaksregisteret i Brønnøysund Økonomisk og finansiell stilling Leverandøren må kunne vise til en tilfredsstillende økonomi. For foretak som har regnskapsplikt iht. regnskapsloven, 1-2 (jf. lovdata.no, lov nr. 56) kreves: - fremleggelse av foretakets signerte og fullstendige årsregnskap for de siste to årene i samsvar med det som er innlevert til Brønnøysund. For foretak som ikke har regnskapsplikt iht. regnskapsloven, 1-2 kreves: - fremleggelse av årsregnskap for de siste to årene Kredittinformasjon kan vedlegges som tilleggsinformasjon. 6

7 4.2 Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav Kapasitet Totalleverandør og underleverandører må kunne dokumentere at de har nødvendig kapasitet til å utføre de tjenestene som etterspørres. Oversikt over foretakenes totale bemanning innen relevante fagområder for oppdraget Kvalitet Leverandøren må ha evne til å gjennomføre oppdrag med høy kvalitet og må kunne vise til et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem Habilitet Leverandøren må besitte habilt personell. Redegjørelse for hvorvidt leverandøren besitter habilt personell i henhold til Forskningsrådets generelle bestemmelser for habilitet og tillit. Se dokument Bestemmelser om habilitet og tillit på Til hjelp for denne vurderingen er også en rapport som omhandler habilitet i forhold til institusjonelt eierskap. Se dokument: Rapporten fra utvalget som har vurdert habilitet og kvalitet i Forskningsrådets søknadsbehandling, kap Institusjonelt eierskap på Forskningsrådets internettside: 5 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil foretas til den leverandør som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud ut i fra tildelingskriteriene vist i tabellen under. For hvert kriterium er oppgitt innbyrdes prosentvis vekting. Tildelingskriterier: 1. Kvalitet på leveransen, herunder relevant kompetanse og erfaring hos tilbudt personell. Vektlegges: 45 %. 2. Oppdragsforståelse. Vektlegges: 45 %. 3. Pris. Vektlegges: 10 %. De etterfølgende punktene 5.1, 5.2 og 5.3 inneholder mer detaljert informasjon om tildelingskriteriene vist over. 5.1 Kvalitet på leveransen, herunder relevant kompetanse og erfaring hos tilbudt personell Vi vil legge vekt på kvaliteter i følgende kriterier hos personell i tilbudt team: Erfaring med tilsvarende utredninger og arbeidsform. Bred faglig kompetanse innenfor det området som skal dekkes. Gode evner til muntlig og skriftlig kommunikasjon. : - Presentasjon med individuell kompetanseprofil for tilbudt bemanning i teamet. - CV for tilbudt prosjektleder og stand-in. 7

8 - To referanser fra relevante oppdrag for hver av de tilbudte personer, som kan beskrive kvaliteten i relevant kompetanse og erfaring. Oppgi oppdragsgivers navn og adresse, navn på kontaktperson med telefon-nr og e-post, kort beskrivelse av oppdraget, omfang og periode. Ovennevnte dokumentasjonskrav gjelder også for det personell som tilbys fra underleverandører. Referanser kontaktes ved behov. 5.2 Oppdragsforståelse Vi vil legge vekt på kvalitet i leverandørens oppgaveforståelse, foreslått innholdsfortegnelse til rapport, planlagt framgangsmåte for innhenting av informasjon og analyse, samt arbeidets totale omfang. : - Skissert arbeidsplan og metode (maks ca. 2 sider). - Utkast til innholdsfortegnelse for sluttrapport (maks ca. 2 sider). 5.3 Pris Tilbyder skal oppgi pris eks. mva for utførelse av oppdraget med utgangspunkt i forslag til arbeidsplan, jf. pkt : Det skal spesifiseres hovedposter og totalpris for oppdraget. 6 Krav til tilbudet 6.1 Språk Tilbud skal skrives på norsk. 6.2 Forbehold Eventuelle forbehold og forutsetninger skal omtales særskilt i eget punkt i tilbudet (jf. pkt , nr. 1). Dersom ikke annet framgår av tilbudet, anses alle vilkår som akseptert ved innsendelse. 6.3 Tilbudt prosjektleder Tilbudet skal inneholde informasjon om en fast prosjektleder og en stand-in for denne. 6.4 Organisering av prosjektet - bruk av underleverandører Oppdraget skal bemannes med et tverrfaglig team bestående av deltakere med både medisinsk/helsefaglig og naturvitenskaplig/teknologisk som ikke skal dekkes samlet hos totalleverandøren, men fordeles mellom totalleverandøren og en underleverandør. Totalleverandøren har ansvar for det samlede resultatet og gjennomføringen ovenfor Forskningsrådet, og skal stille med prosjektets leder og stand-in. Utfylt forpliktelseserklæring (jf. vedlegg 2) fra underleverandører skal vedlegges tilbudet. 6.5 Tilbudets priser Priser skal oppgis i norske kroner eks. mva. Tilbudt totalpris skal dekke alle andre utgifter som måtte oppstå i forbindelse med gjennomføringen av oppdraget, herunder utgifter til normalt kontorhold, inklusive telefon, telefax, kopiering etc. Utgifter til avtalte reiser, diett og overnatting dekkes etter Statens særavtale for reiser innenlands av 17. april 2008, jf. vedlagt kontrakt. 8

9 6.6 Innleveringsform Det skal leveres to komplette eksemplar av tilbudet (med vedlegg) i papirversjon. I tillegg skal det leveres et komplett eksemplar på minnepinne (Word/Excel-format, evt. Pdf-format). Tilbud skal ikke sendes pr. e-post. Dette kan medføre avvisning. 6.7 Struktur og utforming av tilbudet Leverandørenes tilbudsleveranse skal bestå av: 1. Følgebrev 2. Tilbud med vedlegg Under er krav til innhold i henholdsvis følgebrev og tilbud beskrevet mer detaljert Følgebrev Følgebrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å binde tilbyder. Brevet skal for øvrig inneholde: Tilbyders fulle navn og adresse Tilbyders organisasjonsnummer Tilbyders kontaktperson (i forbindelse med anbudskonkurransen) med telefonnummer og e- postadresse Tilbud Tilbudet skal inneholde og ha følgende struktur: Nr Innhold Referansepkt. i konkurransegrunnlaget 1 Innledning - Kort oppsummering av tilbud - Leverandørens navn, adresse og kontaktperson - Tilbudt prosjektleder for oppdraget, med stand-in - Eventuelle forbehold og forutsetninger Pkt Besvarelse av kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav, vedlegg Kap Tilsvarende gjelder for underleverandører. 3 Pris - Pristilbud for oppdrag eks. mva. (inkl. hovedposter og totalpris) 4 Kvalitet på leveransen, herunder relevant kompetanse og erfaring hos tilbudt personell - Presentasjon med kompetanseprofil for tilbudt bemanning i teamet - CV (vedlegg 1) - To referanser fra relevante oppdrag for hver av de tilbudte personer. Oppgi oppdragsgivers navn og adresse, navn på kontaktperson med telefon-nr og e- post, kort beskrivelse av oppdraget, omfang og periode. - Utfylt forpliktelseserklæringsskjema (vedlegg 10) Dokumentasjonen skal også leveres for det personell som tilbys fra underleverandører. 5 Oppdragsforståelse - Skissert arbeidsplan og metode (maks ca. 2 sider) - Utkast til innholdsfortegnelse for sluttrapport (maks ca. 2 sider) 6 Vedlegg 1) CV for tilbudt prosjektleder og stand-in. 2) Skatteattest for merverdiavgift Pkt. 5.3 Pkt. 6.5 Pkt. 5.1 Pkt. 6.4 Pkt

10 3) Skatteattest for skatt 4) HMS-egenerklæring 5) Firmaattest 6) Foretakets årsregnskap for siste 2 år 7) Oversikt over Foretakets bemanning 8) Leverandørens kvalitetssystem 9) Redegjørelse om habilitet 10) Forpliktelseserklæring underleverandører 6.8 Innleveringssted Tilbud skal leveres til resepsjonen i Norges forskningsråd, Stensberggata 26 eller sendes til Norges forskningsråd, Postboks 2700 St. Hanshaugen, 0131 Oslo. Tilbud skal leveres/sendes i lukket konvolutt og være merket: Kunnskapsgrunnlag Mat og helse v/øystein W. Rønning. Tilbyder er selv ansvarlig for at tilbud, uavhengig av leveringsmåte, ankommer Forskningsrådet innen angitt tidsfrist. Forskningsrådet tar ikke ansvar for eventuelle forsinkelser i postgang eller liknende. 6.9 Tidsfrister Frist for innlevering av tilbud er 15. mars kl Tilbudet skal være bindende fram til 15. april Saksbehandling 7.1 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. Tilbudene åpnes så snart fristen for innlevering er utløpt. 7.2 Avvisning/avlysing Forskningsrådet vil avvise for sent innkomne tilbud. For øvrig gjelder bestemmelsene i forskriften 11-10, og Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle tilbydere få skriftlig meddelelse. Evt. avlysning før tilbudsfristen vil bli meddelt samtlige tilbydere på e-post til oppgitt kontaktperson. 7.3 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å foreta mindre vesentlige rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til den fastsatte tilbudsfristens utløp. Dersom endringene likevel viser seg å være av en art som gjør det vanskelig for tilbyder å ta hensyn til dem i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere skal varsles om en evt. slik forlengelse. Eventuelle oppdateringer av konkurransegrunnlaget vil bli meddelt samtlige tilbydere via Doffin. 7.4 Gjennomgang av tilbudene Når tilbudsfristen er utløpt, vil Forskningsrådet rangere tilbudene i henhold til tildelingskriteriene oppsummert i kap Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr inntil valg av leverandører er bestemt. 10

11 Ved begjæring om innsyn etter at valg av leverandører er foretatt, skal oppdragsgiver vurdere om det finnes opplysninger i protokoll og tilbudet det er begjært innsyn i som er av en slik art at en plikter å unnta dem fra offentlighet. Forskningsrådet vil kontakte avsenderen av tilbud i forbindelse med en slik vurdering. 7.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven

12 8 Vedlegg 8.1 Vedlegg 1: Utkast til kontakt (Eget dokument) 12

13 8.2 Vedlegg 2: Forpliktelseserklæring underleverandører (Eget dokument) 13